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干部信息規范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理職工信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。

合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進職工工作的科學化和現代化。

2.職工檔案管理多媒體信息網絡系統的作用

為領導和有關部門提供全方位的職工信息。職工信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢職工諸如日常工作、學習、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解職工的傳統方式。

使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。職工檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在職工管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解每名職工，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解職工的局限性，在信息共享的基礎上提高對職工認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，職工的任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

可以使職工任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集職工的工作、學習、深入生產一線的情況，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態情況、資料和相應的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

建立和使用職工檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題：

要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。

要使職工多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量。

網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導提供優質、高效和全方位的信息服務?，F階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，職工信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成職工管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。

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2 自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，計生檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3 有重點地抓好數據庫建設

目前計生檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家計生檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同計生檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位計生檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4 實事求是地改進管理體制

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加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各環節的自動化，是實現檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的基礎和手段。所以，利用檔案信息自動化系統提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

一、提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。所以，我們要轉變認識。檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施，就要抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、要著眼于提高系統的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣，才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此，不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合。資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力?！熬盼濉苯ㄔO規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力。例如，引入競爭機制，對某些項目實行項目管理；在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務，等等。

八、科學民主決策

當前，我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

參考文獻：

[1] 王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平[J].檔案管理，2009，（2）.

[2] 張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009，（11）.

[3] 李敏.淺談醫院計算機網絡化管理[J].青?？萍迹?999，（2）.

Discussion about the automation system management of the file information

LI Shu-wei

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1云計算環境下檔案信息管理系統的管理風險

就管理風險來說，其主要指的是國家把檔案信息的管理推送至云服務只會所出現的相應組織，管理風險與云服務的提供商在商業活動種的發展此起彼伏或者是退出變化所導致的管理風險。準入和退出機制。雖然云提供商運用所有辦法對確保數據本身的安全性以及訪問連續性進行證明，然而所涉及的敏感數據，特別是和我國安全相關量的數據，所有國家都是非常小心的。檔案信息的管理系統作用在部門內的服務器時，好像能控制安全。將其向“云”進行推送只會，就要考慮終止服務之后，不能泄露數據，同時，所有數據都體現出完整性，還能夠向新服務的提供商進行遷移。因此，非常需要工作人員從體制和機制等不同方面考量服務提供商的設置標準。云計算業務具有很強的高彈性和大規模與分布化特性，應用人員在安全問題上非常敏感，如果該敏感遇到“檔案”，就會使得人們深入地思考風險問題。加強戰略思維的應用，站在長遠以及根本的立場上去觀察和分析與思考，在檔案事業的思考過程中，要具有一定的方向性和規律性，特別是緊密跟蹤‘物聯網’和‘云計算’與‘海計算’的信息技術，并對檔案工作的信息化發展前景進行分析，以此來確保檔案信息不會由于偶然和惡意因素遭受破壞和更改與泄露，確保云計算背景下，檔案信息的管理系統能夠持續性地運行，這是對風險進行分析的最終目的。

2云計算環境下檔案信息管理系統的技術風險

所謂技術風險，其主要指的是因為云計算技術并不夠成熟和不完善，導致在運行過程中會出現一定的技術障礙。就基礎設施來說，也就是服務云服務的提供商，其負責的主要是用戶的基礎設施，例如服務器和存儲與網絡以及管理工具等，然而云計算的基礎設施具有比較高的可靠性和物理安全性與網絡安全性以及信息存儲的安全性，這是云計算的職責范疇，主要涉及虛擬機入侵檢測和完整性的保護等。運用云計算的用戶需要對虛擬化的基礎設施的安全問題加強重視，例如操作系統和應用程序安全性等多方面。

2.1出現數據失真的風險

數據失真主要有，非法入侵所造成的數據篡改以及因為災難所造成的數據丟失。因為“云計算”特點，導致數據存儲會出現在不一樣的物理地址中，也就是所有用戶數據受到“云服務”的影響并未獨立存儲區，同時，是用明文形式對其進行存儲，導致數據本身的危險性非常強。當黑客入侵之后，就會造成數據被篡改以及不可抗力導致的數據丟失，這勢必會對于證據的檔案信息真實性有很大的挑戰。除去云服務的提供商以及別有用心的人員由于篡改和破壞所導致的數據失真問題，其他危害都是因為網絡行為所導致的。

2.2出現服務中斷的風險

服務中斷主要指的是在云服務的過程中所出現的，因為不可抗力和人為因素導致的中心處理器和存儲設備以及網絡故障。云計算背景下，所有用戶的數據存儲和處理與保護都需要在“云”當中進行完成，“云”架構安全性不只是一臺服務器與檔案信息的管理系統進行掛接如此簡單。因為“云”具有龐大性，當出現事故之后，就會造成很大的影響。就現階段發生的影響比較大的事故來說，例如黑客入侵和誤操作與設計缺陷以及設備故障，還有自然災害等，其是云服務發生中斷的重要因素。盡管先進性的技術早已能夠化解絕大多數風險，甚至很多云計算服務的中心早已具備了比較完善的應急響應系統，然而當服務中斷之后，就會導致很大的損失出現?？傮w而言，不管是哪一種云服務提供商，其在系統設計的過程中都會結合災難備份與災難恢復的問題，災難備份主要是備份數據和數據的處理系統與網絡系統以及基礎設施，還有技術支持水平的過程；后者則是指把信息系統由災難導致的故障和癱瘓狀態向正常的運行狀態進行恢復，還要對其所支持的業務能力由災難所導致的不正常狀態向可接受的狀態進行轉移。然而因為電子文件的復雜性，在系統當中隨時都會發生大量信息流，當出現某一時刻的斷電現象，就會使得數據作廢，更有甚者，因為并沒有對計算系統當中的故障有所了解，也就是不能有效地對當時的操作進行完成。

2.3敏感信息出現泄漏風險

敏感信息發生泄露風險，不只是因為服務提供商的因素，系統設置也會導致云服務提供商對用戶本身的隱私數據造成泄露，但是大多數將服務還是推給云使用人員，在這一過程中，總是會錯誤地認為“云”就是“安全”，并沒有對自身的隱私數據制定任何的安全措施和手段。盡管云當中存在的防火墻可以保護惡意的攻擊所造成的風險，然而該架構模式還是會導致關鍵性數據發生泄露的可能，在延續性的社會記憶檔案館中，所有技術的引入都不會讓檔案館忽視比較基本的檔案信息管理系統中的安全問題。

3結束語

綜上所述，近年來，我國進入了云技術發展的熱潮。其在分布式的系統和網絡計算基礎上所形成，云計算環境下的檔案信息管理系統迎來了新的發展機遇，然而還是存在一系列風險，對于相關人員來說，要加強對于風險的研究，深入了解這一背景下檔案信息管理存在的問題，有助于我國云計算環境下檔案信息管理工作的有效進展。

參考文獻

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1 提高檔案自動化系統的整體水平

1.1 提高檔案規范化

檔案信息系統在發展過程中存在著很多的問題，其中技術水平方面的問題非常重要，技術水平在進行提高的時候，檔案的規范化程度也要進行提高，這樣能夠避免出現兩者之間差距越來越大的情況，同時也能更好的對檔案信息系統進行發展和推動。檔案管理工作在進行的時候一定要有相應的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時在進行檔案管理的時候也能更好的形成規范化發展。在科學技術水平不斷發展的情況下，檔案信息系統的規范化程度要進行提高，這樣能夠避免出現滯后的情況，避免在檔案信息自動化管理工作中出現矛盾和沖突，在進行檔案信息自動化建設的時候一定要對相關的制度進行規范化，這樣能夠更好的實現系統的集成化發展。檔案信息自動化建設要對整個系統的發展負責，因此，在進行管理的時候要從縱向和橫向方面都達到一定的水平，這樣能夠更好的發揮檔案的作用，同時也能更好的提高系統的綜合能力。

1.2 數據庫建設

檔案信息自動化系統在進行建設的時候要完善數據庫建設，在進行檔案信息工程建設的時候，開發和建設數據庫系統是非常重要的組成部分，同時也是核心部分。數據庫在進行建設的時候是為了更好的利用先進信息技術對資料進行科學的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時候更加方便和快捷，同時也能更好的對檔案信息進行利用。建立數據庫系統是一項非常復雜的過程，同時，在進行建設的時候，也是一項長期的工作，這樣在進行建設的時候是一個非常緩慢的過程，在進行數據庫建設的時候，計算機技術人員要和檔案管理人員進行配合，這樣能夠更好的實現數據庫以后的使用效果。數據庫在進行建設的時候一定要保證能夠突出重點，同時在進行建設的時候要保證數據庫能夠更好的綜合發展，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現檔案目錄建設，在進行檔案查找的時候進行索引的時候能夠更好的便捷。

1.3 技術路線的選定

信息技術的快速發展使得現在的技術也在不斷發展，在進行檔案信息自動化發展的時候，要不斷的對新的技術進行利用，這樣能夠更好的提高服務器的性能，同時，也能更好的使數據庫技術和應用技術更加的完善。網絡技術在發展過程中在不斷進行改變，這樣就使得信息在不斷的實現，信息技術的發展是非?？焖俚?，這樣就使得檔案信息自動化系統在技術路線選擇上出現了一些問題，在進行路線選擇的時候，先進的技術能夠更好的實現經濟效益和技術先進性的統一，同時也能更好的使技術路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對先進技術的潛在需求是非常大的，這樣就會慢慢出現需求無法滿足的情況，避免出現這種情況，人們在進行宏觀監測的時候要對信息量和使用頻率進行必要的分析，這樣能夠更好的對設備進行使用，同時也能更好的對實際情況進行分析，對技術發展情況進行掌握。

2 管理制度的改進

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。

3 系統建設上的投資管理

目前檔案信息系統的建設需要相當大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點，因此檔案信息系統的建設需要對資金進行良好的利用，特別是管理方面，應該以項目為管理單位，對各項目進行跟蹤考察?？墒乾F在檔案部門在項目方面并沒有一個長期投入發展的項目，而且在項目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領導的批文才能申請到，為此，檔案部門的領導大部分精力都是耗費在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統建設上，這樣的局面很難促進檔案信息系統建設工作的發展。應該在檔案信息系統建設資金來源上進行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因為資金問題而阻礙檔案信息系統建設的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統建設是一項現代化檔案管理建設工作，現代化不僅體現在設備、技術和思想方面，檔案人才也是其中的重要內容。優秀的檔案信息自動化系統管理隊伍可以促進檔案信息自動化系統的建設和發展。關于檔案信息化系統操作和管理人才都應該要具備很多要求，像是先進設備的使用，能夠自我學習新的管理技術，除了有檔案管理專業知識還應該要涉獵其他學科的知識，這些要求都比較嚴格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統建設中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業道德素養和工作責任心也都必須具備。檔案隊伍的建設還需要加強檔案隊伍管理，對檔案隊伍人員進行調度和配合，以發揮每一個個體的優勢，才能做好檔案信息自動化系統建設工作。

5 結束語

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（一）檔案管理信息自動化的前提是管理的規范化和標準化。當前各地事業部門的管理與規范化和標準化的管理還存在一定的差距，主要原因是計劃沒有變化快，還存在一陣風式的管理，有些上級領導，對各事業單位年末總結不重視，年初的計劃落實的不認真，全聽上級領導的臨時安排，使一些事業單位對具體的計劃還沒有做完，上級新的任務就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規范化和標準化管理很難形成良好的習慣，因此推進檔案工作的規范化和標準化工作是搞好檔案工作信息自動化的前提，失去這個基本的前提就失去檔案工作自動化信息管理的根本。

（二）對計算機硬件資源的開發程度不夠，使計算機沒有得到充分利用。檔案信息管理系統采用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實現檔案自動編目和檢索,對檔案存儲環境進行監測和控制,以及對檔案行政管理數據進行處理等等。主要設備是具有文字、圖像處理功能的計算機系統，包括根據系統的不同規模、不同目標配置的數據貯存、通訊、檢索和環境監測、控制等設備。因此需要掌握多學科、多專業、多部門人員相配合才能達到目的。而目前許多事業單位在這方面存在差距，沒有把計算機的硬件功能進行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲、輸出，遠遠沒有達到計算機所具有的功能，具體地講，每個設計的軟件都是按照使用者的要求進行設計，還要根據使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設計，同時也反映出設計者自身的能力，目前計算機對檔案自動化系統硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進步，使用者能力的不斷提高，設計者才能不斷對檔案管理系統的軟件進行挖潛，使檔案自動化軟件更加符合時代的要求。

（三）數據庫的建設沒有長期發展的計劃。事業單位的檔案信息自動化管理是一個長期系統的管理，首先要將原有的有價值的檔案進行存儲，再把現在發生的事件輸入儲存，這些都涉及到數據庫的建設，當前一些事業單位只重視當下發生的事件，對過去檔案卻不聞不問，同時對本單位檔案數據庫的建立不重視，或者應付了事，造成有些過去的事件很難查找，當今發生的事件記錄不全，失去了檔案存儲的目的。

（四）數據庫軟硬件水平有待提高。各單位的計算機設備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯合。

三、采取的對策

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1.1原料核算，費用報銷

我在2013年12月來到南寧公司，開始是從事原料核算方面的工作。首先，從原料的訂，購做起。對采購訂單的審核，然后是原料入庫，結算，付款一系列工作。從財務人員的角度對進場的原材料的質量，價格，數量進行審核，確保我們的原料是最優質的。

費用報銷工作過程中對照公司的各種報銷制度和發票管理辦法進行審核，在審核原始憑證時，對不真實、不合規、不合法的原始憑證敢于指出，果斷不予報銷；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回重開。通過認真的審核和監督，保證了會計憑證手續齊備、規范合法，確保了會計信息的真實、合法、準確、完整，切實發揮了財務核算和監督的作用。

1.2成本核算，報表編制

2014年5月開始進行成本的核算。剛開始對月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作壓力，不能辜負領導，同事對我的信任，自己一定要做好南寧公司的成本核算工作。在蔣經理和同事們的幫助和指導下，結合理論知識和實際生產情況，經過半年的實踐和學習，對成本核算有了一定的認識和掌握。成本核算工作要求很精細，從原料，藥品，編織袋的耗用，到運費，動力成本的計提和分配，對成本造成影響的因素都必須精確。確保在月末成本核算的準確，進而使公司領導做出正確的決策。

在每月成本核算后，會進行當月財務報表的編制工作。會計報表，管理報表，經營分析表等等。在報表編制中，嚴格按照總部報表規范進行編制，同時完善金蝶報表取數設計，認真檢查。力爭在2015年的會計報表的準確性以及數據的勾稽審核上比2014年的報表工作大幅提高。

1.3稅務管理、會計檔案管理、ERP系統管理工作

每月月初完成上月稅款的納稅工作。嚴格按照國家稅法的要求計提稅款，并登錄國稅，地稅網站，按時申報上交。平時工作中，對國家稅務法律法規，加強學習。以適應日常的工作需要。

每月月中進行上月的憑證裝訂工作。做到會計憑證的規范，統一，整潔。按編碼要求對憑證編碼。日常工作中，對會計檔案進行日常歸類和整理，保證會計檔案的安全和完整。公司其他部門人員需借閱會計檔案時，應做到有相應的記錄，包括日期，時間，借閱人，借閱事由，歸還時間等。

在ERP系統管理工作中，我在總部信息處和系統管理員的幫助下，在日常工作中對南寧公司的ERP系統進行管理和維護。針對公司的老舊電腦比較多，系統老化，運行緩慢的情況，對部份電腦進行了系統重裝，提高電腦的性能。

2.工作中的不足

2.1在成本核算和平時五日測算工作中，應加強學習，認真領悟成本核算過程及原理，接受批評，總結經驗教訓，提高成本核算的準確性。

2.2 在原料核算和物資管理的工作中，下車間和到各崗位溝通不夠，造成公司內部的物資管理有不到位的情況。在今后工作中，認真檢查原始憑證，多和原料部、生產、品管同事相互溝通，多了解市場價格情況，多了解生產一線情況。

2.3在ERP系統管理工作中，有很多不明白的地方應加強學習，認真學習ERP系統管理的操作性文件，多向總部信息處和片區系統員溝通學習，提高ERP系統管理的水平。

二．2015年工作計劃

1.積極學習和規范ERP系統管理流程，保證工作質量，提作工作效率。

2.在物資管理，原料核算，費用報銷這方面，嚴格按照會計準則以及總部要求的會計核算要求處理。

3.加強細節意識，提高報表編制數據的準確性。

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伴隨著信息化技術的快速發展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規范的環境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統，避免出現人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統，同時還必須加強對制度執行力的監督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統的建設

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協調配合，才能真正實現對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協調性，避免使安全管理出現“空白點”，以此來真正發揮安全管理體系的作用。

五、加強數據庫的安全建設

所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統管理員擁有最高的系統管理權限，只有通過系統管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能有效的確保電子公文檔案系統的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可自動的記錄用戶對于系統的任何操作并形成日志文件，使系統管理員可以及時的發現系統存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統的安全運行提供額外的保障。為實現上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發揮協調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發現并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現“三管齊下”。

八、結束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

篇9

社會的發展，科技的進步，不但使通過計算機管理檔案成了現實，計算機檔案管理系統的開發應用，更使檔案管理信息化建設得到了不斷發展，可以說，管理信息系統的實施在技術上已逐步成熟。管理信息系統是一個不斷發展的新型學科，檔案管理要生存發展，就必須加強管理并且根據《企業檔案工作規范》要點中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設作為對企業檔案工作的方向性要求，對企業檔案信息化提出了目標和原則，對電子文件的歸檔存儲、傳統載體檔案數字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點相適應的管理信息系統是必要的。

1 企業檔案管理系統建立的重要性

由于知識型企業構成本身就是一種動態的組織結構，其檔案的載體形式、形成方式、運行程序、管理模式也將是一種復雜化的、流動的狀態，這勢必對學術界認定多年的檔案全宗理論，價值鑒定原則，統一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標準等傳統理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計算機的文本系統打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯，時間一長，將產生大量的文件和數據丟失，如果電子文件發生了丟失情況，那么這樣就會不利于文檔查找以及維護，在信息系統規范上面就比較利于達成目標，這樣所產生的困難是可想而知的。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用?，F在建立的檔案管理系統，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實行計算機統一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時查詢檔案的庫存量，以便及時、準確、方便地為設計人員提供借閱信息。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。

2 關于企業的信息管理系統

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了非常巨大的變化。首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業進行各項的管理活動中，電子文件它以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進行生產或者說是開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且顯得會更加有意義。

還有就是企業檔案的分類變化的情況。像有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個管理系統當中去了，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細、更科學、更規范。此外、在企業檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應當在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導以及相關職能。比如說在進行計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，應當懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性以及實時性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關工作。

3 努力做好檔案系統管理工作

網絡系統通過利用檔案服務是檔案利用工作的新領域，要求檔

案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念。對于檔案館及其工作人員來說重點在于利用方式的變革，利用范圍的擴大，利用對象的拓展，以及努力提高檔案信息對社會發展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。

根據檔案利用工作的特殊性，網絡系統中開放的檔案還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經過身份確認并實行有償的服務，這部分檔案信息經過雙層加密，利用者辦理一定手續后才能獲得使用密碼，于規定時間內在網上獲得閱讀利用所需檔案的一些機會。

4 總結語

隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正在逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量的電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰，傳統的管理方式會越來越無法適應現在的步伐了。

總而言之，信息化是新世紀檔案事業發展的非常重要的方向，檔案信息也是經濟發展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識結構的更新速度，從而加快實現檔案管理信息化建設的進程。檔案工作者只有通過審時度勢，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進行不斷地挑戰規則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！

參考文獻

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1.檔案管理系統軟件的配置應滿足本集團的實際工作需要，并適應本集團信息化建設發展需要。

2.檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。

3.檔案管理系統應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。

二、檔案管理系統操作制度

（一）組織管理

1.集團檔案室負責本檔案管理系統的規劃工作，并通過本系統來開展日常業務辦公，同時促進本系統的不斷完善和優化。

2.集團有關部門應負責配合檔案室保證檔案管理系統的正常運行和管理、制定網絡管理的標準規范，幫助檔案室及時解決應用過程中出現的技術問題。同時有計劃地進行計算機知識培訓，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。

3.各級主管領導要重視檔案管理系統建設工作，積極檔案信息化工作。

（二）系統管理

1.檔案系統各模塊的使用均由集團檔案室系統管理員所分配的使用權限來控制，如果用戶對使用權限有疑問，應及時聯系。

2.所有用戶必須按照使用手冊中的規范要求來填寫數據和操作軟件，以免出現錯誤或不可讀信息；如果出現數據錯誤，當前用戶應該負責。

3.對檔案管理系統有調整和優化意見，可先提交信息中心，待信息化領導小組會議討論通過后協調軟件商統一修改。

（三）用戶管理

檔案管理系統用戶分為系統管理員、應用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責：

1.系統管理員。

（1）負責檔案管理系統軟硬件平臺的參數設定和日常運行管理與維護，并做好日志管理。

（2）管理和檢查檔案管理系統日志。

（3）負責密碼管理，以及為檔案管理系統用戶設置賬號和授權。

（4）負責檔案管理系統軟硬件平臺的升級工作。

（5）發現并及時向有關領導反映檔案管理系統故障，診斷并排除一般性故障，確保系統處于良好的運行狀態。

（6）負責對相關使用人員（主要為檔案室人員）進行技術支持。

2.應用操作員。

（1）負責對相應功能模塊數據的錄入和日常維護，并確保數據的有效性和及時性。

（2）及時發現并向系統管理員反映檔案管理系統故障。

（3）確保對檔案管理系統進行授權以內的合法操作。

3.一般用戶。

（1）遵守檔案管理系統的密碼管理。

（2）遵守應用系統操作使用手冊的規定，按照相應授權進行信息查詢與借閱，不得進行授權以外的非法操作。

（四）使用規范

1.每個用戶在系統管理員開通賬號和授權后，必須及時更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數量不應太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數字。

2.用戶如果忘記密碼，要及時與系統管理員聯系；用戶不得把自己的賬號密碼告訴其它任何人，因此所導致的所有后果均由自己承擔。

3.檔案室人員應及時錄入檔案信息、及時處理歸檔信息（包括收發文、工程技術資料等）、及時處理借閱申請。

4.用戶對企業相關檔案資料的查看與借閱必須通過系統發起申請流程，并在自己的職權范圍內，應盡快處理待辦文件，以免出現超時情況，如果超時應由自己承擔相關責任。

（五）數據管理

1.檔案管理系統數據由系統管理員負責，應履行下列對數據庫數據的維護職責：

（1）保障數據的安全性和完整性。

（2）負責數據的交換和統計數據的匯總。

（3）監督、檢查數據質量和更新情況。

（4）及時、準確地對系統數據進行備份、核對。

2.檔案管理系統數據屬于公司機密，要保證和維護數據的嚴肅性、準確性、完整性和權威性。錄入的數據要真實反映數據的原始情況，不得隨意更改數據。

3.系統管理員對系統數據定期進行備份，并檢驗備份數據的正確性和完整性。

（六）安全管理

1.檔案室對檔案管理系統實施安全和保密管理，建立并落實責任制，采取有效的安全和保密預防措施，避免檔案管理系統出現癱瘓，防止發生涉及企業安全、保密信息丟失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的檔案管理系統用戶訪問權限管理體系，并登記備案。

（2）采取嚴密的安全措施防止無關人員進入服務器系統，嚴禁用自帶的U盤或移動硬盤等設備連接到檔案管理系統的服務器上。

（3）操作人員應有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時及時推出系統或關閉電腦，不允許其它人代為操作。

（4）各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，系統管理員應定期檢查操作員的權限，由相關領導進行審定。

（5）對數據備份等記錄建立定期查驗制度。

（七）相關責任

1.相關單位和部門應嚴格執行本暫行規定，出現以下情節將追究有關人員的相應責任。

（1）軟件系統上線后由于各單位各部門未按進度要求進行相關模塊和節點的測試或數據初始化錄入，造成工作延誤，由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。

（2）各單位各部門應按信息中心要求提交軟件修改和調整意見，超出時間的由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。

（3）各單位各部門未按要求保質保量完成數據錄入，造成系統運行延誤的，由該單位或部門承擔延誤責任。

（4）各單位各部門應保證進入檔案管理系統數據的正確性，因數據錯誤造成的危害追究該單位主要負責人或直接責任人的責任。

（5）應用軟件功能上線后，業務單位沒有按時使用，造成程序變更、修改或驗收延期的，由該單位承擔相應責任。

（6）因下列行為致使檔案管理系統感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導致檔案管理系統發生故障的，根據造成的危害程度追究該部門或單位主要負責人、直接責任人的責任：

①未及時安裝、使用、升級防病毒軟件的。

②未及時安裝系統補丁的。

③業務系統申報等環節所需介質未查殺病毒的。

（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統主機服務器或數據庫的，將追究單位負責人或直接責任人的責任，直至追究其法律責任。

（8）權限、口令等系統資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導致檔案管理系統數據等系統資源受損的，根據其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。

（9）的系統資源如因管理不善造成泄漏，根據其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。

（10）業務人員操作失誤造成嚴重后果或多次操作出現非正常問題的，將予以通報批評。

篇11

一、功能設計

功能設計如圖1所示。

二、功能描述與實現

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統建立檔案信息數據庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務系統審批的案卷建立檔案信息條目時使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數據掛接等內容。

2.1.2 檔案歸檔

通過電子政務系統審批的案卷，使用此功能將審批數據導入檔案系統中進行預歸檔。該功能模塊中，按照政務系統的業務分類，顯示已辦結案卷信息。當檔案管理人員對某一案卷進行歸檔時，在此根據受理編號等信息查詢到對應審批條目后，將該案卷審批信息及要件數據導入檔案系統中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對從政務審批系統中導入的案卷信息進行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應的分類后，系統建立著錄表單，并根據設置的對應關系讀取審批信息和要件數據。審核并補全著錄信息與要件數據后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對已歸檔的案卷信息和要件進行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統中對到期檔案進行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統賬號的用戶在特定權限下使用系統對檔案信息進行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對外提供檔案查詢服務時，使用此功能對查閱申請人基本情況進行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結果。

2.2.3 檔案借出登記

對外借出檔案時，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時間、應歸還時間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對已借出檔案進行管理。實時了解借出檔案數量、分類、是否超期未還、超期時間等。并對超期檔案進行延期續借、催還等操作。

2.3 檔案統計

對系統內檔案管理及利用情況進行統計分析。主要包括全宗統計、分類統計、利用統計等。

功能要點：（1）采用固定圖表與自定義統計字段相結合的方式設計。對于全宗統計、專業檔案統計、文書檔案統計、查詢統計等常用檔案信息使用固定圖表實時統計。同時，針對檔案管理需求，建立自定義統計模式，通過時間、利用情況、檔案分類、數量（卷數、頁數）、載體、材質等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數據，便于檔案管理和利用。（2）統計結果的輸出及圖表化，包括導出、打印等。

2.4 系統設置

對檔案管理規則、表單、字段及系統有關數據進行配置，確保檔案管理信息系統運行規范、準確、高效。

2.4.1 檔案分類設置

檔案分類結構，是檔案系統管理、設置、運行的核心內容，關系到檔案著錄表單設計、權限配置、數據類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設置

對各分類檔案的著錄表單模板進行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設置

對著錄表單中擁有固定選項的字段內容進行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規范著錄、提高效率。主要內容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區號、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統打印輸出的資料自動添加水印，以標示該檔案資料的權屬，避免用戶越權輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對檔案系統與電子政務系統有關字段的接口和對應關系進行配置，確保數據歸檔時，檔案系統能夠正確讀取電子政務系統中的所需信息。

2.4.6 檔號設置

配置不同類型檔案的檔案號生成規則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

2.5 系統管理

為確保系統的安全正常運行，系統管理員對系統進行的維護和管理。包括對組織機構（部門）、用戶、角色權限的管理與配置，系統參數設置、數據備份、系統日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對使用系統的用戶信息進行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機構、部門管理

對本單位組織機構和部門信息進行管理，可新增、修改、刪除機構和部門信息，并以樹形層級顯示。

2.5.3 角色管理

根據對系統使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權限管理

對系統各字段信息和操作進行細化和權限控制，實現對系統數據和用戶的精確管理。主要的權限控制包括系統菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強系統安全管理，系統自動記錄運行的整體情況，包括登陸日志和操作日志。可分別按需查詢各類日志信息，并導出至Excel。

2.5.6 數據備份

為保證系統數據安全，提供對數據庫及要件數據的備份存儲功能，增強系統數據安全性和容災能力。

篇12

相較于其他管理工作，文書檔案管理的一個顯著特點就是具有整體性，其工作不是簡單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書檔案數據資料的收集過程需要各個職能部門的協助，經過歸類整合后的資料也不是僅僅服務于哪個部門，而是對整個企事業單位起指導作用和借鑒意義。

2.規范性原則

文書檔案管理工作的規范性主要體現在業務和數據兩個層面，其中，文書檔案工作需要嚴格的業務流程化管理方式，貫穿于收文管理、發文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個環節，應通過規范性的操作方式和管理模式為文書檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時間內獲取有效信息，提高單位運轉效率。

3.保密性原則

由于文書檔案記錄了許多單位內部核心技術，在管理過程中，一定要注意保密行為，對于重要程度不同的文書檔案采用分類歸置，核心文檔應妥善保存，管理職責應落實到人，對于重要文書檔案的經手人需要進行詳細記錄核實，確保核心資料的安全。

二、文書檔案工作現存問題及檔案管理系統的優勢

1.目前文書檔案工作的主要問題

（1）單位領導對文書檔案工作認知不足

意識是行為的基礎，只有提高單位高層管理人員對于文書檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統的建立、文書檔案工作水平的進步掃清障礙。由于傳統檔案觀念的束縛，部分單位領導依舊認為文書檔案工作只是簡單的記錄收集保存，應付檢查的一種無關痛癢的行為，沒有意識到檔案管理對于單位發展和潛在風險預測的重要意義，進而導致檔案管理人力財力投入較少，嚴重制約了文書檔案工作的進一步發展。

（2）文書工作與檔案管理脫節現象

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質的區別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。目前實際文書檔案管理過程中，常實行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對科學合理，卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現失誤的現象時有發生。究其根源，是因為部分文書工作人員缺乏檔案意識，在進行信息收集過程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節的現象，降低了文書檔案管理質量。

（3）文書檔案管理工作人員專業素質較低

由于長期對文書檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導致其自身的責任感不強，不能將文書檔案工作擺在一個正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長期未能接受進一步培訓，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應新時代的發展要求，從而不利于文書檔案工作效力的發揮。

2.運用系統管理文書檔案的優勢

（1）大幅度提高工作效率

檔案系統管理文書檔案工作的最大優點就在于檔案系統強大的信息處理能力，在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時費力，工作效率也比較低，手工操作對于某些數據的計算還極易出現錯誤偏差。檔案管理系統為文書檔案材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡單易行，通過互聯網和信息技術，文件材料的轉移可以便捷實現，省去了以往的搬運過程，大大提高工作效率。

（2）充分共享檔案信息

在傳統的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實現信息共享，大量信息閑置在檔案庫房，不僅給管理和信息查閱帶來諸多不便，還造成了資金和資源的浪費。電子技術和網絡信息技術簡化了信息載體，節省了存儲空間，并可便捷地與其他信息系統建立共聯，提供局域性網絡檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動的單向性，實現了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質量和效率。

三、檔案管理系統應用于文書檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統應用意識

單位高層管理應加強對現代檔案管理重要作用的認知，主動將現代化手段引入本單位文書檔案管理工作中，加大企業檔案管理資金投入，結合單位自身情況和實際需求，配置檔案管理系統硬件設備和應用軟件，為檔案管理系統現代化提供基礎保障。同時，也要注意對檔案管理人員的培訓，增強其管理意識和責任感，提高其檔案管理專業知識儲備量，還要對其進行現代化信息技術基礎培訓，使其能自覺將現代化手段運用到檔案管理工作中。

2.加強企業檔案收集整理力度

篇13

一、背景

按照國家法律、法規及衛生行政部門規章、管理辦法、標準的要求，根據醫院自身規模及近幾年快速發展的需要，對各種管理全部進入統一信息管理，尤其是放射衛生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環節，放射衛生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實現分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關重要的作用。作為一所集醫療、教學、科研為一體的現代化綜合醫院，放射人員檔案管理系統設計與開發就顯得尤為重要。

二、放射衛生檔案管理系統開發的意義

現代化醫院管理信息量大、隨機性強，工作繁雜、分工精細、協作緊密，如果沒有一套嚴格、完整的規章制度或執行的不夠嚴謹、認真、都將會導致醫院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據《中華人民共和國職業病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》和《醫療機構管理條例》等法律、行政法規的規定，我們制定了《青島大學附屬醫院管理模式 》，明確指出，安排專人負責個人劑量監測和職業健康檢查管理，建立輻射工作人員個人劑量檔案和職業健康監護檔案。檔案應當保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業健康監護檔案應當包括勞動者的職業史、職業病危害接觸史、職業健康檢查結果和職業病診療等相關的個人健康資料。建立健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。因此管理好放射衛生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統的開發也是十分必要和緊迫，對醫院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛生檔案管理系統理論依據及目的

第一，依據：在編制該系統過程中，我們按照國家頒布的放射衛生法律、法規為依據，并參考院內其他管理系統制定的放射防護工作規范和檔案模式，使該系統具備良好的規范性、實用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛生檔案管理系統管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護知識培訓、配戴個人劑量等放射防護措施一一進行登記，以掌握全院放射防護人員的動態管理，有利于進一步規范放射工作人員的技術操作、保證質量、防止差錯事故的發生。

三、系統設計

平日工作中用到的數據及資料檔案只有進行互聯網管理，才能發揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進行信息化處理，我們醫院信息部根據我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設備購買日期、型號、實際使用日期、編號、設備主要參數、工作人員培訓日期、健康檢查日期、設備具體場所、個人劑量計檢測結果等等管理軟件。

（一）總系統的設計

基于Excel服務器的信息系統，分為三個層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎軟件，包括操作系統、數據庫、電子表格軟件等。在基礎軟件層之上，就是Excel服務器，它提供了構建一個信息系統所必需的各種功能?；贓xcel服務器之上，就是我們自己構建的各種應用系統。我們把實際業務和管理需求，做成一個個模板，固化到系統中，并且隨著業務的發展，不斷優化和發展。

此版本構建的信息系統，最終用戶就在Excel的環境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統：以數據交換、內網及科室數據交換以及各系統之間的數據提取及交叉使用，涵蓋了一個信息系統需要具備的各種特征。

2.統計數據系統：用來實現各種數據統計及數字統計并以分析為功能，使各種數據能為領導決策提供重要依據。

3.設備檔案管理系統又分為兩大部分：一部分為全院設備查詢HIS系統，全院所有設備自購買之日管理的同時，實現信息化管理與信息共享，促進現代化發展和規范化管理；另一部分為放射衛生檔案管理系統。放射衛生設備及工作人T所有信息及管理同時納入數據庫統一管理，建立放射衛生設備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛生檔案資料的收集入庫：以市南院區為中心點，支持市北院區、嶗山院區、黃島院區三個分院區科室多種途徑的上傳檔案，內網、外網均可。

5.文件和數據之間建立關聯：文檔的集中存儲與共享、權限控制、并發修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛生檔案資源共享：具有網絡硬盤功能，可以建立網絡硬盤并設置權限，需要精細化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數據要掛鉤在組織內共享文件。與傳統的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數據）、或軟件系統故障（如感染病毒）等原因而導致業務數據損毀或丟失是一種常見的安全風險，定期進行數據備份是信息系統管理的一項重要內容。

（二）數據的備份與恢復

1.自動備份：Excel服務器提供了定期自動備份數據的功能，我們設定好備份的周期、備份時間和備份目錄，系統就會自動完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側樹型中展開“自動任務”，選中其下的“自動備份”，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數據庫自動備份計劃”窗口。（4）選擇要備份的應用系統。（5）選擇備份路徑，點擊【設置】按鈕，彈出“任務發生頻率”窗口。設置備份頻率。（6）點擊【確定】，返回“數據庫自動備份計劃”窗口。（7）點擊【確定】，用上述方法設置了自動備份計劃后，系統會自動按設定好的周期和時間在備份路徑下產生備份。

2.手工備份：除了設定自動備份計劃外，還可以隨時做手工備份，操作方法如下：（1）在服務端計算機上，以SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺。（2）在左側樹形選中節點“Excel服務器―應用系統”，在右側列表中選中要備份的應用系統，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單【備份應用】，彈出“備份應用系統”窗口。（3）點擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。最后點擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會發現在您指定的目錄下產生一個新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當前的年月日時分秒 >_< 應用系統數據庫名 >.bak，例如，假設當前的日期時間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應用系統名稱為：ABC，那么產生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。