引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案數(shù)字化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊?，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：
1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：
1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策
數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。
（一）予以科學(xué)規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。
（二）進(jìn)行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。
（三）建立雙套制管理機(jī)制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
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一、數(shù)字化檔案管理概述
根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、 合法基礎(chǔ)上進(jìn)行， 檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。
在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無(wú)疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強(qiáng)調(diào)的是如何使檔案載體延長(zhǎng)壽命，因?yàn)檩d體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，載體的保管和信息的保護(hù)同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問(wèn)題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應(yīng)的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、應(yīng)用系統(tǒng)和病毒等方面實(shí)施安全部署。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：
（1）實(shí)體安全，是指保護(hù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
（2）運(yùn)行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實(shí)現(xiàn)提供一套安全措施（如風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)跟蹤、備份與恢復(fù)、應(yīng)急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲(chǔ)和訪問(wèn)過(guò)程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn)，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的數(shù)字化載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝和遷移等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
數(shù)字化檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)
數(shù)字化檔案的管理思路已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴(kuò)展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、鑒定、開(kāi)放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個(gè)生命周期的全過(guò)程。其管理手段將是把嚴(yán)格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來(lái)，形成聯(lián)系造成的、具有即時(shí)校驗(yàn)、碎石糾錯(cuò)和及時(shí) 反饋的網(wǎng)絡(luò)化高效工作模式。
數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲(chǔ)手段，如光盤、磁盤、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲(chǔ)方式合理地結(jié)合起來(lái)，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機(jī)械模式，網(wǎng)絡(luò)化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。
數(shù)字化檔案的管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴(kuò)充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數(shù)字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過(guò)電子原文關(guān)聯(lián)掛接、存取訪問(wèn)的現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。
這種方案的提出是一個(gè)逆向思維的形成過(guò)程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對(duì)數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過(guò)程。
檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案的指導(dǎo)、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點(diǎn)投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過(guò)程中，將工作模式由“被動(dòng)接受”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)挑選”，將真正有價(jià)值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)需要的檔案資源。
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1.2視頻圖像數(shù)字化
在近幾年的藝術(shù)檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術(shù)檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術(shù)檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復(fù)技術(shù)，可以利用專業(yè)視頻的采集卡錄入，通過(guò)計(jì)算機(jī)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)字信號(hào)，并且能夠采用premiere等軟件來(lái)修補(bǔ)損害的視頻片段，然后通過(guò)后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤，這樣就會(huì)使視頻中的數(shù)據(jù)具備更大的價(jià)值，并且按照檔案管理要求的格式將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，如此以便長(zhǎng)期的存放，最終克服掉了錄像不能長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。
1.3文檔檔案數(shù)字化
對(duì)于文檔的保護(hù)來(lái)說(shuō)數(shù)字化檔案存在著很大的優(yōu)越性。因?yàn)槟副疚募诮?jīng)受復(fù)制和其他的處理中，就會(huì)遭受到空氣的氧化、光敏等等因素的影響，最終會(huì)導(dǎo)致檔案的質(zhì)量變得越來(lái)越差，因?yàn)樵n案的受損會(huì)使珍貴歷史檔案文獻(xiàn)遭受到巨大的傷害，對(duì)文化的傳承和記錄等等造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。所以應(yīng)該利用掃描儀將母本進(jìn)行錄入，通過(guò)這樣的方式來(lái)使母本得到復(fù)制，保障母本的完整性，即便是母本發(fā)生損害也有相對(duì)應(yīng)的副本。
1.4信息傳遞數(shù)字化
信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和信息的共享因?yàn)闄n案數(shù)字化的處理而得到了更好的展現(xiàn)，使之發(fā)展成為一個(gè)快捷的平臺(tái)，因?yàn)闄n案數(shù)字化的推進(jìn)，使各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接得到了更好的促進(jìn)，最終帶給信息傳遞一定的數(shù)字化，保障了信息傳遞的方便快捷，同時(shí)還可以保障信息傳遞的質(zhì)量。
2數(shù)字化檔案的利用
2.1戲劇的傳承
傳統(tǒng)戲劇的傳承，主要就是依靠老師對(duì)學(xué)生進(jìn)行傳授、幫助和帶引。近些年，一些劇院的著名老藝人相繼退休，不再登臺(tái)演出，而青年演員沒(méi)有老藝人成熟的經(jīng)驗(yàn)和技能，這對(duì)劇院的發(fā)展無(wú)疑是一個(gè)很大的問(wèn)題。要想應(yīng)對(duì)這樣的現(xiàn)狀，檔案室應(yīng)該做出相應(yīng)的舉措，要挽救這種現(xiàn)狀，所以就應(yīng)該利用數(shù)字化處理過(guò)后的視頻光盤等資料讓青年演員從中學(xué)習(xí)，帶給青年演員更多的啟發(fā)和思考，而且能夠令青年演員隨時(shí)調(diào)用檔案資料，讓青年演員通過(guò)反復(fù)的視聽(tīng)來(lái)對(duì)前輩的唱腔韻味進(jìn)行琢磨和體會(huì)，最終培養(yǎng)他們的演出技巧和能力。
2.2劇目的復(fù)排
對(duì)于劇院的一些經(jīng)典大劇來(lái)說(shuō)，常常會(huì)用到眾多的演員，而且具有非常大的場(chǎng)面，所以這就需要有一個(gè)十分困難的復(fù)排工作。而利用檔案數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)光盤便可以輕松的解決這個(gè)難題，數(shù)據(jù)光盤中包括了很多的內(nèi)容，無(wú)論是演員和樂(lè)隊(duì)，前臺(tái)還是幕后，燈光、服飾、道具、效果都一應(yīng)俱全的呈現(xiàn)在劇院工作者面前，能夠達(dá)到一應(yīng)俱全、一目了然的效果，劇組只需要照樣學(xué)樣即可，便可以在很短的時(shí)間內(nèi)使排練具有更加理想的效果，這樣既能夠省時(shí)也能夠省力，還可以節(jié)約演出成本，為劇院創(chuàng)造更大的效益。
2.3對(duì)外交流發(fā)展
無(wú)論是對(duì)外媒體進(jìn)行宣傳的資料，還是向上級(jí)單位進(jìn)行日常工作的匯報(bào)、藝術(shù)材料的申報(bào)以及兄弟單位之間的藝術(shù)交流等，只要具備了藝術(shù)檔案都會(huì)變得更加簡(jiǎn)單便捷，而且還在時(shí)間上有了很大的節(jié)省，并且能夠在人力財(cái)力方面得到很大的調(diào)整和改善，提升了作用力和工作效率，增強(qiáng)了劇院的對(duì)外影響力，而且為劇院創(chuàng)造了更多的收益，增加了文化單位的社會(huì)效益。
3數(shù)字化電子檔案管理
3.1整理歸檔要求
首先應(yīng)該對(duì)具有歸檔條件的數(shù)字化文檔和符合檔案管理要求的文檔按照一定的格式存儲(chǔ)到可以長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。然后將歸檔的數(shù)字化文件進(jìn)行檢索工具的編制，并且按照序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間和位置等等內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明和記錄，要使歸檔數(shù)字化文件的著錄符合國(guó)家檔案著錄的相關(guān)規(guī)定和要求。對(duì)于文字處理技術(shù)下的數(shù)字化文件要注明文件的存儲(chǔ)格式以及屬性。接著利用掃描儀對(duì)文檔進(jìn)行掃描進(jìn)而得到圖象電子文件。如果啟用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)該收集相關(guān)的軟件。若使用視頻設(shè)備來(lái)得到動(dòng)態(tài)圖象文件，那么壓縮算法和軟件就應(yīng)該派上用場(chǎng)。若是采用音頻設(shè)備來(lái)得到文件，則應(yīng)該收集文件的屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
3.2與紙質(zhì)檔案的并存
首先要保存和紙質(zhì)等文件內(nèi)容一樣的數(shù)字化檔案的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)文檔和數(shù)字化文檔進(jìn)行有效的標(biāo)識(shí)，這樣容易使其區(qū)分開(kāi)來(lái)。在對(duì)數(shù)字化文檔和紙質(zhì)或者其他載體的文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，一定要對(duì)其內(nèi)容，相關(guān)說(shuō)明以及描述進(jìn)行充分的說(shuō)明，使之具備一致性。還有對(duì)有價(jià)值意義的電子文件進(jìn)行保存的時(shí)候，一定要做好紙質(zhì)等硬性的拷貝，如此使電子文件和紙質(zhì)文檔一起入檔。還有就是在計(jì)算機(jī)辦公的狀態(tài)下產(chǎn)生的數(shù)字化文檔一定要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，不能使其受到非正常的改動(dòng)。
3.3數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題
對(duì)于數(shù)字化檔案的安全應(yīng)該確保檔案實(shí)體的安全和檔案機(jī)密的安全。首先我們來(lái)看檔案實(shí)體安全的維護(hù)。對(duì)于歸檔檔案應(yīng)該做出防寫處理。不能對(duì)涂層進(jìn)行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應(yīng)該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對(duì)于數(shù)字化檔案的存放溫度應(yīng)該保持在14度到24度之間，而且濕度要保持在45度到60度之間。還要使其遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進(jìn)行檢查。其次我們來(lái)介紹一下檔案機(jī)密的安全。數(shù)字化檔案使用者應(yīng)該按照規(guī)定使用檔案，同時(shí)應(yīng)該注意檔案的保密性。數(shù)字化檔案上網(wǎng)或者聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候應(yīng)該符合國(guó)家或者單位的保密要求，能夠?qū)ΡＣ芪臋n做出有效的防范措施和監(jiān)管保障。保密文件的銷毀應(yīng)該連同不可擦除的載體一并進(jìn)行銷毀。對(duì)于數(shù)字化檔案的銷毀來(lái)說(shuō)，要先辦理審批手續(xù)。非保密文檔可以進(jìn)行邏輯刪除。
4結(jié)語(yǔ)
如今是一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，藝術(shù)檔案數(shù)字化能夠?yàn)槲幕瘑挝?、藝術(shù)團(tuán)體帶來(lái)更大的推動(dòng)力，面對(duì)充滿發(fā)展前景的未來(lái)只有抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，做好藝術(shù)檔案管理工作，為藝術(shù)事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量，讓藝術(shù)事業(yè)走向更加具有發(fā)展性的未來(lái)。
作者:張晨瀅 單位:上海市普陀區(qū)文化館
篇4
照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率
一、照片檔案數(shù)字化的重要性
照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過(guò)傳統(tǒng)的光學(xué)照片來(lái)進(jìn)行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)出現(xiàn)褪色、失真等諸多問(wèn)題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化掃描。
二、掃描分辨率選擇的注意事項(xiàng)
1.要選擇最合適的分辨率所謂的分辨率指的是單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像所包含的點(diǎn)數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點(diǎn)數(shù)來(lái)表示，也就是dpi。如果一個(gè)圖像包含點(diǎn)數(shù)越多，就說(shuō)明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細(xì)膩，同時(shí)也需要耗用更大的空間來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存。如果點(diǎn)數(shù)少的話，存儲(chǔ)面積會(huì)減少，但是相應(yīng)的圖像也會(huì)變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時(shí)候要進(jìn)行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲(chǔ)空間的問(wèn)題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無(wú)法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時(shí)候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來(lái)進(jìn)行掃描。
2.要選擇符合規(guī)定的分辨率由于國(guó)家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進(jìn)行了一系列的規(guī)定，所以在進(jìn)行掃描的時(shí)候就要參考國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來(lái)進(jìn)行掃描。
3.注意掃描設(shè)備等的選擇由于照片檔案的掃描最重要的一點(diǎn)就是要保持真實(shí)地反映原始照片的情況，所以在掃描的過(guò)程中對(duì)于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實(shí)情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進(jìn)去，因?yàn)橛械臅r(shí)候這些設(shè)備會(huì)影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯(cuò)誤色彩來(lái)進(jìn)行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實(shí)性反而會(huì)越來(lái)越遠(yuǎn)。所以說(shuō)在選擇顯示器和顯卡的時(shí)候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實(shí)地顯示出來(lái)。
三、掃描分辨率選擇的方法
1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛蕭呙枞藛T在進(jìn)行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來(lái)選擇合適的分辨率，掃描照片的時(shí)候有一定的分辨率計(jì)算公式，掃描者可以通過(guò)打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來(lái)選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機(jī)的情況來(lái)決定，如果打印機(jī)是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機(jī)是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時(shí)候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行以外，有的時(shí)候還可以根據(jù)實(shí)際工作需要得到的效果來(lái)進(jìn)行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時(shí)候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時(shí)候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時(shí)候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來(lái)的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進(jìn)行統(tǒng)一管理。
2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件在使用掃描設(shè)備的時(shí)候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無(wú)雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時(shí)候能夠得到更好的掃描效果。對(duì)照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進(jìn)行分辨率選擇的同時(shí)慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來(lái)配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時(shí)候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過(guò)程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來(lái)合理運(yùn)用，因?yàn)槿绻x擇了這些自動(dòng)功能的話，往往反而使得效果達(dá)不到預(yù)期的要求。尤其是對(duì)于色彩翻新、去除雜點(diǎn)、背光補(bǔ)償?shù)裙δ?，由于檔案照片要保持原始照片的真實(shí)性，所以掃描者在選擇這些項(xiàng)目的時(shí)候要特別注意，不能因?yàn)楹鷣y的選擇而破壞了原始照片的真實(shí)面貌。
3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行最終的調(diào)節(jié)，在進(jìn)行這一步的時(shí)候尤其要注意細(xì)心謹(jǐn)慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細(xì)節(jié)都掃描下來(lái)了，尤其在影響影像層次、細(xì)部存留參數(shù)這兩個(gè)方面要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實(shí)面貌被保留下來(lái)。對(duì)照片檔案來(lái)說(shuō)，保持照片的真實(shí)面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點(diǎn)。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長(zhǎng)寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時(shí)候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實(shí)面貌得到保留。掃描者要注意切不可對(duì)存檔用的檔案照片進(jìn)行改變顏色、移位遮擋等處理。
四、結(jié)論
照片檔案數(shù)字化掃描看似簡(jiǎn)單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細(xì)選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗(yàn)，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]卞咸杰.照片檔案數(shù)字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.
篇5
2 實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來(lái)一直保持在高位，同時(shí)還在不斷擴(kuò)大，同時(shí)房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記時(shí)可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設(shè)完備的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要注意檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設(shè)置好管理邏輯，就可以自動(dòng)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢(shì)能夠不斷推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國(guó)家掌握詳實(shí)數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學(xué)的信息提供幫助，為我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務(wù)。
3 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略
3.1 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知
近年來(lái)，雖然不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進(jìn)和完善，但是進(jìn)度不快，效果并不是很明顯，一個(gè)很主要的原因就是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門沒(méi)有對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。很多的相關(guān)人員及部門，將不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡(jiǎn)單的文案處理工作，忽視了這項(xiàng)工作成果對(duì)于國(guó)家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)信息采集和分類工作抱有足夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過(guò)程形式化過(guò)重，嚴(yán)重破壞了信息的完整與準(zhǔn)確，從而降低了使用價(jià)值，也耽誤了工作時(shí)間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平
應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)的是，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)范疇，而發(fā)展到了知識(shí)型技能型的工作。我國(guó)缺乏不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)專業(yè)人才，管理人員只要具有相當(dāng)?shù)募?jí)別才會(huì)有相應(yīng)的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的識(shí)別與培訓(xùn)，有的是其他人員富余的崗位補(bǔ)充過(guò)來(lái)的人員，這些人對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)及技能，無(wú)法有效開(kāi)展相關(guān)工作。
數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對(duì)于專業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的相關(guān)人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識(shí)框架、強(qiáng)大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時(shí)還要有縝密的思維以及細(xì)致的工作作風(fēng)。管理部門必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用。相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團(tuán)隊(duì)。
3.3 其他措施
篇6
一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無(wú)紙化辦公已成普及之勢(shì)，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來(lái)一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開(kāi)發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。
（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)：
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篇7
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
篇8
二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)
過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：
（一）提供拷貝
在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。
篇9
所謂檔案數(shù)字化具體指的是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，把傳統(tǒng)與當(dāng)前的社會(huì)組織、個(gè)人的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、宗教等活動(dòng)所形成的對(duì) 國(guó)家與社會(huì)有較大利用價(jià)值，可以供社會(huì)共享的，將紙質(zhì)、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個(gè)有序的結(jié)構(gòu)，借助0與1數(shù)字編碼表達(dá)出檔案信息庫(kù)。待經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理以后，不僅能夠大大提高計(jì)算機(jī)檢索信息的速度，而且也節(jié)省了不少檔案儲(chǔ)存空間，這樣一來(lái)，大大緩解了庫(kù)房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，這樣一來(lái)，極大的發(fā)揮了檔案信息存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，增加網(wǎng)絡(luò)信息資源，與此同時(shí)，還要加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，這樣一來(lái)，更好的為檔案部門的特色服務(wù)打下牢固基礎(chǔ)。
1.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述
1.1檔案數(shù)字化的主要原因
近些年以來(lái)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，獲取信息、處理各種事務(wù)以及人們?nèi)粘＝煌戎T多方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、其他現(xiàn)代化先進(jìn)的新興技術(shù)的依賴性越來(lái)越大?，F(xiàn)代人們?cè)谶M(jìn)行各種各樣的活動(dòng)時(shí)，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機(jī)組成部分，作為重要的一種信息來(lái)源，檔案開(kāi)始逐漸的受到越來(lái)越多人的重視和青睞，所以，為了促進(jìn)檔案資源利用率的提高，為了盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動(dòng)檔案資源信息傳遞的加快，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來(lái)越迫切以及必要。除此之外，在事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以后，能夠切實(shí)的保存好檔案的原件，在日常的運(yùn)用當(dāng)中通過(guò)數(shù)字化的檔案資料，便能夠大大的促進(jìn)原始檔案的可靠保存。
1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)在涵義
按照《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》，可以將“數(shù)字化”當(dāng)中的“化”具體解釋成“轉(zhuǎn)變?yōu)槟撤N狀態(tài)或者某種性質(zhì)”，而所謂的“數(shù)字化”則指的是“轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”的意思，具體而言，“檔案數(shù)字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”，能夠把檔案數(shù)字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態(tài)不同的檔案信息借助于計(jì)算機(jī)設(shè)施處理、轉(zhuǎn)化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關(guān)信息切實(shí)的轉(zhuǎn)變成由1與0組成的一系列數(shù)碼序列，進(jìn)而將這些數(shù)碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進(jìn)行存儲(chǔ)的整個(gè)過(guò)程。
1.3檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
從總體上來(lái)看，檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個(gè)層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標(biāo)是對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標(biāo)引的規(guī)范化，同時(shí)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項(xiàng)逐頁(yè)的以圖像文件的形式加以存儲(chǔ)，同時(shí)為其編制出有序的目錄索引，或者通過(guò)光學(xué)字符的技術(shù)識(shí)別以后，以文本的格式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)。在檔案數(shù)字化的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案自身所具備的諸多特點(diǎn)把這兩種不同的方式有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。
1.4檔案數(shù)字化所存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)
就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實(shí)性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說(shuō)是最為重要的條件，檔案數(shù)字化所存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：
1.4.1人為修改所造成的風(fēng)險(xiǎn)
通常數(shù)字檔案的可操作性會(huì)使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實(shí)性上發(fā)揮著不可或缺的作用。在當(dāng)今電子檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，極有可能通過(guò)無(wú)意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質(zhì)要素，而數(shù)字檔案所具備的可操作性的顯著特點(diǎn)則大大的決定了一旦數(shù)字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)電子檔案信息所發(fā)生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復(fù)電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通?？赏ㄟ^(guò)設(shè)局加密文件加密技術(shù)。
1.4.2信息遷移所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
正是因?yàn)閿?shù)字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發(fā)展當(dāng)中，需要對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行長(zhǎng)期性的保存，只要不斷的隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展來(lái)對(duì)信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行不斷的遷移，從而使得舊技術(shù)環(huán)境當(dāng)中所形成的數(shù)字檔案信息能夠在現(xiàn)代化全新的讀寫技術(shù)當(dāng)中依舊能被讀出來(lái)，在數(shù)字信息遷移的進(jìn)程當(dāng)中，往往極有可能會(huì)導(dǎo)致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實(shí)性的破壞。
1.4.3網(wǎng)絡(luò)攻擊所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)
由于數(shù)字信息有著較強(qiáng)的流動(dòng)性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性帶來(lái)直接的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開(kāi)放性以及因特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性，使得因特網(wǎng)時(shí)常面臨十分嚴(yán)重的諸多不安全因素。以往傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，較多的都是數(shù)據(jù)的共享，并且促進(jìn)軍事部門、開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)、政府研究機(jī)構(gòu)和高等院校的科學(xué)研究方面的工作。當(dāng)時(shí)，能夠入網(wǎng)的單位和機(jī)構(gòu)往往被一致認(rèn)為是可信任的、可靠的，然而當(dāng)美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)將互聯(lián)網(wǎng)中不得進(jìn)行任何商業(yè)活動(dòng)這一限制取消后，大大的增加了互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)構(gòu)，從而使得很多不法分子想方設(shè)法的闖入到互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者的商業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問(wèn)題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案也無(wú)法避免的被網(wǎng)絡(luò)黑客所攻擊；另一方面，由于因特網(wǎng)是資源共享的，除了處理信息與存儲(chǔ)信息以外，還需要對(duì)信息加以傳輸，這便使得因特網(wǎng)受到攻擊的可能性大大增加。網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)主要有：網(wǎng)絡(luò)偵查，也就是在進(jìn)行攻擊前需要竊取互聯(lián)網(wǎng)中的有關(guān)信息，一旦網(wǎng)絡(luò)偵查獲得成功，那么便會(huì)嚴(yán)重的威脅到正在傳輸中的以及系統(tǒng)中的電子檔案；拒絕服務(wù)攻擊，也就是服務(wù)器無(wú)法正常的工作及運(yùn)行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進(jìn)而使得電子檔案的保存系統(tǒng)不能順利進(jìn)行；緩沖區(qū)溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見(jiàn)的攻擊形式就是緩沖區(qū)溢出的安全漏洞，甚至緩沖區(qū)溢出漏洞會(huì)占據(jù)絕大多數(shù)的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網(wǎng)用戶趁機(jī)獲取主機(jī)的全部控制權(quán)或者部分控制權(quán)。
2.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀
從最初的人類發(fā)明了紙張后，紙質(zhì)檔案就開(kāi)始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質(zhì)檔案的不斷發(fā)展以及推廣和使用，充分證明了它的優(yōu)勢(shì)所在。其中這種優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，直讀性。人們直接利于視覺(jué)就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質(zhì)的易取性所決定的，與此同時(shí)，也更好的解決了紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間占據(jù)館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲(chǔ)類型相比，紙質(zhì)檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時(shí)，存儲(chǔ)的信息量也是非常大的，這樣一來(lái)，便利人們的攜帶。第四，穩(wěn)定性較強(qiáng)。和電子檔案相比較來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現(xiàn)出了較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
上述這幾點(diǎn)都是利用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，從而人們更加偏愛(ài)這種存儲(chǔ)方式，使紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期的發(fā)展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)也勢(shì)必會(huì)存在一定的問(wèn)題。其中，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，有較強(qiáng)的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產(chǎn)得到的，所以，有很強(qiáng)的易燃特性。這樣一來(lái)，防火安全也就成為了紙質(zhì)檔案管理首要解決的問(wèn)題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過(guò)于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運(yùn)紙質(zhì)中保持原有品質(zhì)的程度。但是，由于人為搬運(yùn)的疏忽，很容易使紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)時(shí)間的保存下去。第三，紙質(zhì)檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩(wěn)定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯(lián)系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來(lái)源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們?cè)诠芾砑堎|(zhì)檔案時(shí)，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當(dāng)前，字跡褪色快是影響檔案實(shí)際使用價(jià)值最主要的威脅之一。由此看來(lái)，人們所高度關(guān)注的重要任務(wù)就是保存好紙質(zhì)檔案的字跡。第四，對(duì)周圍環(huán)境要求偏高。在檔案管理室內(nèi)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質(zhì)檔案應(yīng)該必須滿足的環(huán)境條件。因此，對(duì)檔案存儲(chǔ)室建設(shè)、實(shí)施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現(xiàn)場(chǎng)。長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案存在一定的局限性，并不能實(shí)現(xiàn)空間上的流動(dòng)，所以，人們?cè)诓殚喯嚓P(guān)的紙質(zhì)檔案時(shí)，就必須要到檔案保管室，同時(shí)，同一檔案在同一時(shí)間只能供一人使用，所以，無(wú)論是在時(shí)間還是在空間上都給檔案使用者帶來(lái)了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時(shí)間和空間上都可以隨時(shí)使用。通過(guò)上述的論述，我們必須要進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，克服到檔案管理室查閱信息的弊端?？梢哉f(shuō)，無(wú)紙化辦公是一大型檔案辦公改革。
對(duì)于無(wú)紙化辦公來(lái)說(shuō)，主要指的是利于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上進(jìn)行辦公，這樣一來(lái)，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質(zhì)檔案而快速發(fā)展起來(lái)。由此看來(lái)，紙質(zhì)檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對(duì)數(shù)字化檔案運(yùn)行的結(jié)果加以展望。第一種結(jié)果，大量的電子檔案應(yīng)該及時(shí)做好歸檔工作。將電子檔案進(jìn)行集中管理，就應(yīng)該建立電子檔案集群，等同于傳統(tǒng)檔案管理室。第二種結(jié)果，數(shù)字化的檔案管理表現(xiàn)出較強(qiáng)的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質(zhì)檔案一樣，在不借助其它設(shè)備就可以查閱到相關(guān)的檔案信息資料。因此，由于長(zhǎng)期受紙質(zhì)檔案管理的影響，因此，在短時(shí)間內(nèi)很難改變紙質(zhì)檔案閱讀的習(xí)慣。第三種結(jié)果，電子檔案代替紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然結(jié)果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應(yīng)新設(shè)備的需求，所以，存在過(guò)多的顧慮。第四種結(jié)果，電子檔案穩(wěn)定性不強(qiáng)，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復(fù)制，黑客又成為攻擊電腦的主要對(duì)象。和紙質(zhì)檔案相比較來(lái)說(shuō)，我們?cè)诒９茈娮訖n案還需要付出更多的代價(jià)，所以，電子檔案的使用特性需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過(guò)程中，也必須相應(yīng)的保管好某些紙質(zhì)檔案。
總體來(lái)說(shuō)，在一較長(zhǎng)的發(fā)展階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的局面是發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存在已經(jīng)成為事實(shí)，所以，很多電子檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，這已是電子檔案的來(lái)源的唯一途徑。另外，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生很多相關(guān)的電子檔案。從紙質(zhì)檔案方面來(lái)看，已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案不會(huì)因電子檔案的存在就會(huì)銷毀，這是因?yàn)槿藗冞€沒(méi)有不理性到這種程度，并且這也是現(xiàn)實(shí)生活所不允許的。另外一方面，人們還沒(méi)有對(duì)電子檔案的保證性有充足的認(rèn)識(shí)，因此，人們?cè)谒鸭驼黼娮訖n案時(shí)，更要不斷的搜集和整理、保管紙質(zhì)檔案。這屬于一種雙保險(xiǎn)對(duì)策。所以，對(duì)于紙質(zhì)檔案或者是電子檔案來(lái)說(shuō)，人們都應(yīng)該引起足夠的重視。傳統(tǒng)檔案的形式為紙質(zhì)檔案，因此，一定會(huì)長(zhǎng)期存在下去；而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，是近幾年新興的一種檔案存儲(chǔ)形式，正有所起步，依然處在初級(jí)發(fā)展階段，所以，人們必須給與足夠的關(guān)注。
3.當(dāng)前的事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作中存在的諸多問(wèn)題
3.1有關(guān)檔案數(shù)字化的硬件缺少
從硬件使用方面來(lái)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該要有基本的三類設(shè)備，即信息采集設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備、信息利用設(shè)備。但是，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)分析，檔案數(shù)字化硬件還是比較缺少的。
3.2關(guān)于檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)比較落后
從我國(guó)當(dāng)前檔案管理室使用的軟件來(lái)看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當(dāng)前，我國(guó)各地區(qū)的檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)并不相互一致，規(guī)格偏多，然而，對(duì)于自主研發(fā)或者是從市場(chǎng)中購(gòu)買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒(méi)有出現(xiàn)不僅可以應(yīng)用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。
3.3缺少一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
檔案數(shù)字化管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，然而，因長(zhǎng)期受歷史因素的影響，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲(chǔ)、管理等質(zhì)量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強(qiáng)，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)加以全面考慮，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，然而，對(duì)當(dāng)前的檔案管理、分類等相關(guān)規(guī)定都完全不能適用。所以，使得檔案數(shù)字化缺少一個(gè)完善而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是著眼于某個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行研究，沒(méi)有得到全面推廣和使用，因此，這將對(duì)檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。
3.4檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低
由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)不是很高，想要真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須要提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，擁有較高的技術(shù)水平，既要滿足一般計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)又要滿足特殊計(jì)算機(jī)的操作。然而，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，我國(guó)的大多數(shù)檔案管理室缺少高素質(zhì)的技術(shù)人才，因此，復(fù)合型人才就更缺少了，由此看來(lái)，當(dāng)前事業(yè)單位檔案人員的數(shù)字化水平是非常低的。雖然從國(guó)外引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，但是并沒(méi)用充分發(fā)揮出其內(nèi)在的作用，所以，我們也就更談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化了。
4.常見(jiàn)問(wèn)題的處理措施
4.1非掃描件與掃描件的區(qū)分
相關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范當(dāng)中對(duì)非掃描件與掃描件的區(qū)分為根據(jù)具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區(qū)分開(kāi)來(lái)。區(qū)分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無(wú)關(guān)文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數(shù)字化開(kāi)展之前，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的對(duì)其他單位的做法進(jìn)行熟悉和了解，對(duì)同時(shí)才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數(shù)字化掃描規(guī)定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對(duì)定稿進(jìn)行掃描，既沒(méi)有定稿也沒(méi)有正本的則掃描草稿。然而，經(jīng)過(guò)大量的實(shí)踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態(tài)檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分，不可以將檔案前后形成的關(guān)系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無(wú)法形成最終的正本，它們應(yīng)當(dāng)全部被劃分為掃描件。對(duì)于我國(guó)諸多事業(yè)單位的現(xiàn)狀，處理的對(duì)策主要包括：（1）只要是屬于文件內(nèi)容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進(jìn)行編號(hào)掃描；（2）不剔除與檔案內(nèi)容無(wú)關(guān)和重份文件，如果沒(méi)有進(jìn)行編號(hào)則不能夠采取掃描措施。
4.2檔案的裝訂和拆卷
現(xiàn)階段，根據(jù)裝訂的方式來(lái)劃分，通?？梢詫n案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據(jù)三點(diǎn)一線裝訂加以案卷級(jí)整理組卷的，因而也被稱作“老規(guī)則”檔案；而另外一類則是2001年實(shí)施國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以后所實(shí)行的文件級(jí)的整理方法，也就是每一份檔案在進(jìn)行三點(diǎn)一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)就是人們經(jīng)常提到的“新規(guī)則”檔案。
對(duì)于檔案的數(shù)字化，在對(duì)掃描標(biāo)準(zhǔn)加以確定后，切實(shí)進(jìn)行具體的掃描工作之前，進(jìn)行拆卷掃描與否已經(jīng)成為當(dāng)前一個(gè)無(wú)法避免的重要問(wèn)題。目前經(jīng)常采用的做法是無(wú)論屬于“新規(guī)則”檔案，還是“老規(guī)則”檔案，在選擇哪個(gè)數(shù)字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結(jié)束掃描以后再進(jìn)行重新裝訂。針對(duì)此類問(wèn)題，需要我們立足于檔案的保護(hù)，若要進(jìn)行裝訂或者拆卷，因?yàn)橄嚓P(guān)操作人員的責(zé)任心以及熟練程度等一系列問(wèn)題，往往難以真正的做到在原來(lái)裝訂的位置和原來(lái)打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產(chǎn)生不同程度的影響，與此同時(shí)還會(huì)破壞檔案的保護(hù)。
在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化工作過(guò)程當(dāng)中，許多單位基本上都對(duì)檔案進(jìn)行了再次裝訂和拆卷的工作，切實(shí)的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優(yōu)點(diǎn)在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質(zhì)量并非優(yōu)于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對(duì)后部分或者前部分掃面時(shí)也許影響不是太大，而對(duì)中間位置的文件進(jìn)行掃描時(shí)，通常很難完整的掃描其內(nèi)容；對(duì)于內(nèi)容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無(wú)法有效的將內(nèi)容完整的加以掃描；（2）借助于對(duì)檔案的拆卷，能夠?qū)妇懋?dāng)中頁(yè)碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續(xù)性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據(jù)原來(lái)案卷的順序進(jìn)行存放，即使仿真復(fù)制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護(hù)檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導(dǎo)致內(nèi)容的缺失及混亂；（4）雖然看起來(lái)拆卷以后再重新裝訂比較費(fèi)力費(fèi)時(shí)，但是拆卷以后的檔案在進(jìn)行掃描時(shí)無(wú)論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節(jié)省為防止漏光而采取人工翻頁(yè)處理的精力以及時(shí)間，并且其速度也會(huì)得以明顯的提高。
4.3材料和密級(jí)文件的控制管理
事業(yè)單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)和基本任務(wù)，在數(shù)字化工作開(kāi)始時(shí)期各個(gè)事業(yè)單位便著重強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化必須重視檔案數(shù)據(jù)信息和檔案實(shí)體的安全。要想切實(shí)的將這一要?jiǎng)?wù)加以落實(shí)，從根本上確保文件以及密級(jí)文件的控制管理，那么就應(yīng)當(dāng)及時(shí)的制定行之有效的相關(guān)管理辦法，真正的做到：（1）嚴(yán)格的要求整理人員對(duì)秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件填寫密級(jí)文件登記表，并且對(duì)這些檔案的文件標(biāo)題、案卷號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)等內(nèi)容加以詳細(xì)登記，然后再由相關(guān)部門組織進(jìn)行必要的鑒定，最后確定是否需要進(jìn)行數(shù)字化。
4.4涉及人名的檔案數(shù)字化
通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關(guān)人事處分、獎(jiǎng)勵(lì)以及任免等文件當(dāng)中所涉及到的部分人員名單；（2）一個(gè)單位或者團(tuán)體眾多人員的名冊(cè)和名單等。根據(jù)檔案內(nèi)容重要性的程度、檔案利用率高低進(jìn)行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項(xiàng)當(dāng)中，請(qǐng)所應(yīng)用軟件系統(tǒng)系統(tǒng)公司加入“人名索引”一項(xiàng)，對(duì)表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定、人事任免等所涉及到個(gè)人利益的資料和文件，要求數(shù)字化加工公司在文件標(biāo)題錄入應(yīng)當(dāng)錄入的人員名稱，比如“題名”項(xiàng)字段已經(jīng)錄滿，那么就應(yīng)當(dāng)在“人名索引”項(xiàng)加以補(bǔ)充，以便于保證所有人員的查準(zhǔn)率和查全率切實(shí)達(dá)標(biāo)，進(jìn)而從根本上實(shí)現(xiàn)真正的有效利用。
4.5對(duì)案卷文件與檔案卷內(nèi)目錄不符的處理
在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化進(jìn)程當(dāng)中，往往難以避免的會(huì)遇到案卷文件內(nèi)容和檔案卷內(nèi)目錄不符的狀況，究其根本原因可以發(fā)現(xiàn)，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業(yè)單位早期檔案條目著錄疏忽而導(dǎo)致的。如果在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)期沒(méi)有及時(shí)的修正此類錯(cuò)誤，那么最終便無(wú)法達(dá)到數(shù)字化目的，并且也會(huì)逐漸失去檔案數(shù)字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數(shù)字化流程過(guò)程當(dāng)中的整理環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)一步修正和校對(duì)數(shù)字化檔案，對(duì)無(wú)目錄而有文件的應(yīng)當(dāng)對(duì)目錄進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)無(wú)文件而有目錄或者檔案缺頁(yè)、缺失的狀況，數(shù)字化公司應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案登記備查表進(jìn)行如實(shí)的填寫，由保管部與管理中心相關(guān)人員加以認(rèn)可和簽字，同時(shí)在掃描檔案原件時(shí)把備查表掃描于缺失內(nèi)容的部位，以便于在對(duì)該卷檔案進(jìn)行查閱時(shí)，能夠?qū)Σ煌暾腿笔У那闆r做到一目了然，并且更好的體現(xiàn)出檔案信息的完整性。
數(shù)字化工作，不但要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化更細(xì)致的完善及整理工作方法，呈現(xiàn)出更為完整、更為詳細(xì)的情況信息，這也是確保數(shù)字化工作不同全宗、不同時(shí)期檔案數(shù)字化工作以及檔案數(shù)字化工作前后統(tǒng)一的必要手段。
5.強(qiáng)化當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效舉措
5.1歸檔和文書處理過(guò)程數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)
日常事業(yè)單位的一項(xiàng)基本性工作就是文書工作，文書工作質(zhì)量的好壞及管理執(zhí)行的優(yōu)劣會(huì)對(duì)整體檔案的成果帶來(lái)直接的影響。因此，為了能夠更好的與當(dāng)前事業(yè)單位工作的迫切需求相適應(yīng)，我國(guó)的事業(yè)單位會(huì)無(wú)法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預(yù)處立卷的整理等等。除此之外，發(fā)文處理過(guò)程同樣也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)加以進(jìn)行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，再經(jīng)過(guò)辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、辦公室修改、辦公室蓋章及分發(fā)以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節(jié)省實(shí)踐的時(shí)間，還能夠有效的將辦公作業(yè)人員的工作量和負(fù)荷強(qiáng)度減輕。
5.2開(kāi)發(fā)適宜的數(shù)字化檔案應(yīng)用硬件和軟件設(shè)施
事業(yè)單位要想促進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的加快，進(jìn)而促使檔案管理能夠切實(shí)的踏入組織管理效率化的重要運(yùn)行軌道，那么就要求事業(yè)單位可以具備與單位自身管理和作業(yè)相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，只有這樣才可以正確的引導(dǎo)數(shù)字化檔案的作業(yè)和辦公。比如內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設(shè)備，比如數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備、路由器、交換器的使用等等。
5.3制定科學(xué)有效的管理體系機(jī)制
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的具體特點(diǎn)，制定和建立一個(gè)與自身單位辦公以及實(shí)際管理需求相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，因此，這便需要事業(yè)單位可以全面的保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機(jī)制等可以相互聯(lián)系，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。眾所周知，數(shù)字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進(jìn)系統(tǒng)軟硬件功能的發(fā)揮，從而為辦公作業(yè)效率化的實(shí)現(xiàn)提供前提，最大限度的防止機(jī)密檔案的竊取或者丟失、數(shù)據(jù)的惡意篡改、系統(tǒng)非法訪問(wèn)的入侵，實(shí)現(xiàn)真正的信息安全。
5.4加強(qiáng)檔案信息安全程度
必須保證事業(yè)單位重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全，只有這樣才可以確保文件數(shù)據(jù)及檔案信息的使用價(jià)值免受破壞和影響，促使事業(yè)單位再次突破檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。所以，檔案數(shù)字化模式下的檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于實(shí)際，將后續(xù)防護(hù)墻的維護(hù)和訪問(wèn)設(shè)置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數(shù)據(jù)及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發(fā)生意外情況而發(fā)生無(wú)法挽回的被動(dòng)局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴(yán)格的要求可以例行數(shù)字化檔案的管理機(jī)制，其最終目的是保證檔案數(shù)字化建設(shè)可以切實(shí)的遵章辦事，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，進(jìn)而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發(fā)生率減少的最小，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。
6.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)
6.1檔案管理技術(shù)與安全問(wèn)題方面的挑戰(zhàn)
6.1.1檔案管理技術(shù)是不斷發(fā)展、堅(jiān)持不懈的重要技術(shù)
把檔案數(shù)字化管理技術(shù)加以集成和綜合應(yīng)用是檔案數(shù)字化管理的一大特點(diǎn)。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理信息化階段，應(yīng)當(dāng)積極的對(duì)電子檔案進(jìn)行構(gòu)建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。
6.1.2安全管理不可忽視
事業(yè)單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴(yán)格控制機(jī)使用的，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理。通常事業(yè)單位可以采取的策略可劃分為技術(shù)保證與制度管理兩大方面，事業(yè)單位在今后的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的建立一套有效的管理制度體系，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)由與之相應(yīng)的技術(shù)策略來(lái)對(duì)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行自動(dòng)控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴(yán)密。
6.2數(shù)字化工作人員和建設(shè)資金投入的挑戰(zhàn)
人才問(wèn)題與檔案數(shù)字化建設(shè)有著直接的關(guān)系，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的人才挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的建設(shè)是與新技術(shù)、新知識(shí)的普及密切相關(guān)的，因此，事業(yè)單位今后應(yīng)當(dāng)高度的重視各類相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。除了人才挑戰(zhàn)以外，我國(guó)事業(yè)單位也面臨著檔案數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)資金投入問(wèn)題，不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)所必不可缺的物質(zhì)基礎(chǔ)就是建設(shè)性資金，因此，事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。
總而言之，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大背景下，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的滿足新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的多樣化要求，不斷的加強(qiáng)檔案信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案工作負(fù)荷擺脫，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高檔案的功能，真正意義上促進(jìn)信息的管理、采集的實(shí)現(xiàn)以及檔案信息服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化，從而提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平。
【參考文獻(xiàn)】
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篇10
對(duì)于檔案信息本身來(lái)說(shuō)，無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)，還是現(xiàn)代化的數(shù)字檔案，安全問(wèn)題都是首要問(wèn)題。由于現(xiàn)代化的數(shù)字檔案是傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合，所以影響檔案信息安全問(wèn)題的因素較多，這些因素的出現(xiàn)，對(duì)數(shù)字化檔案信息安全造成了不同程度的影響。以下是對(duì)數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題的具體分析。
2.1數(shù)字檔案信息的安全管理。
檔案信息安全管理問(wèn)題是決定數(shù)字檔案信息安全的直接因素。如果安全管理方面存在缺陷，例如制度的不完善、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理措施無(wú)效等，必然會(huì)失去數(shù)字檔案信息的基本保障。所謂的數(shù)字檔案信息安全管理主要包括管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、管理措施，不僅如此還包括數(shù)字檔案信息歸檔流程等，相關(guān)流程不規(guī)范也會(huì)使數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題受到威脅。
2.2計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題。
由于數(shù)字檔案信息的歸檔及利用均以計(jì)算機(jī)為載體，所以計(jì)算機(jī)本身的不確定因素會(huì)影響數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題，其中計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題是影響數(shù)字檔案信息安全的主要問(wèn)題，其中計(jì)算機(jī)故障又包括硬件故障與軟件故障。以下是對(duì)兩種故障的具體分析。
2.2.1硬件故障。
計(jì)算機(jī)硬件條件良好時(shí)數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題的基本保障，當(dāng)計(jì)算機(jī)硬件發(fā)生故障時(shí)，數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)、查詢、利用等就會(huì)受到較大的影響，其在一定程度上導(dǎo)致檔案信息的丟失或損害，影響了檔案信息的完整程度，大大降低了數(shù)字檔案的使用質(zhì)量與效率，為使用者造成較大的不便。
2.2.2軟件故障。
計(jì)算機(jī)的軟件是處理數(shù)字檔案信息的必要條件，一旦計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)故障亦或是性能無(wú)法滿足現(xiàn)階段數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的要求，檔案信息的處理能力就會(huì)大大下降，工作質(zhì)量與效率也會(huì)隨之下降，而數(shù)字化檔案信息本身也無(wú)法發(fā)揮最大作用。計(jì)算機(jī)軟件故障直接影響數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作，但是與計(jì)算機(jī)硬件故障相比較，其發(fā)生故障的幾率較小。
3探究數(shù)字化檔案信息安全管理相關(guān)策略
前文已述，管理問(wèn)題直接影響著數(shù)字化檔案信息安全，故而要確保檔案信息的安全，首先要從管理策略方面抓起。以下是對(duì)數(shù)字化檔案信息安全管理相關(guān)策略的具體分析。
3.1加強(qiáng)數(shù)字化檔案宏觀管理。
加強(qiáng)數(shù)字化檔案的宏觀管理檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性、綜合性很強(qiáng)的工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，建立健全組織機(jī)構(gòu)，比如建立專門的檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)組織機(jī)構(gòu)，組織國(guó)家檔案信息網(wǎng)絡(luò)的總體設(shè)計(jì)與技術(shù)攻關(guān)，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的宏觀管理。檔案數(shù)字化工作要納入科學(xué)管理體制，作為機(jī)關(guān)管理工作的一部分，制定相應(yīng)的工作分工范圍及管理權(quán)限。
3.2完善相關(guān)管理制度。
在完善管理制度時(shí)，要綜合考慮各種因素對(duì)數(shù)字化檔案信息安全的影響。在人員安全管理方面，要設(shè)立具體的安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度等。對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)的數(shù)字信息均應(yīng)進(jìn)行密級(jí)分類，對(duì)敏感信息與機(jī)密信息應(yīng)當(dāng)加密并脫機(jī)存儲(chǔ)在安全的環(huán)境中，防止信息被竊聽(tīng)、變更與毀壞。在系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，要做好機(jī)房出入控制、環(huán)境條件保障管理、自然災(zāi)害防護(hù)、防護(hù)設(shè)施管理、電磁波與磁場(chǎng)防護(hù)等工作。設(shè)立操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等制度。從技術(shù)上防止文件被人為地修改，增強(qiáng)電子文件的憑證性和可靠性。
3.3計(jì)算機(jī)安全管理。
由于計(jì)算機(jī)故障對(duì)數(shù)字化檔案信息安全造成較大的損害，所以要做好計(jì)算機(jī)安全管理工作。應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際情況選擇性能良好的的計(jì)算機(jī)硬件和軟件。在選擇計(jì)算機(jī)硬件和軟件的過(guò)程中應(yīng)注重計(jì)算機(jī)的品牌和服務(wù)器，全面對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的兼容性和可擴(kuò)展性進(jìn)行一定的審核，這樣做的目的是為了避免當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在升級(jí)時(shí)數(shù)字化檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)丟失。不僅如此，還要定期更新軟件，選擇更有利于處理數(shù)字化檔案信息的軟件，確保最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的優(yōu)勢(shì)。
3.4信息技術(shù)安全管理。
依靠數(shù)字化檔案信息安全管理人員在強(qiáng)度安全管理是不夠的，還需要現(xiàn)階段科學(xué)信息技術(shù)援助。為了保證數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的安全，在數(shù)字化檔案信息安全管理工作中可以運(yùn)用一些先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)來(lái)提高數(shù)字化檔案信息安全。例如，可以設(shè)置信息的訪問(wèn)認(rèn)證，防病毒系統(tǒng)，同時(shí)也對(duì)數(shù)字化檔案信息相關(guān)機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密操作，以數(shù)據(jù)加密的形式，可以有效地防止數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)被一些木馬病毒和被非法網(wǎng)站入侵，進(jìn)行安全管理對(duì)保護(hù)數(shù)字化檔案信息安全是非常有效的。
3.5提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。
管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，故而提高管理人員自身專業(yè)素質(zhì)也是安全管理中的重要策略。相關(guān)的工作人員利用電子設(shè)施在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開(kāi)展對(duì)應(yīng)的相關(guān)工作，對(duì)相關(guān)的數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)有效地管理，也就是個(gè)相關(guān)人員自身的能力大小對(duì)相關(guān)的數(shù)字檔案工作的安全性有著比較大的影響。這就要求在具體的工作中，相關(guān)的數(shù)字檔案管理人員要熟悉管理方面的相關(guān)專業(yè)理論，還要在具體的工作中樹(shù)立其較強(qiáng)的管理安全意識(shí)，不斷充實(shí)自己，提高數(shù)字化檔案安全管理的實(shí)踐工作技能。一旦工作中內(nèi)部成員想要泄露檔案信息，相關(guān)的管理人員就要切實(shí)提高警惕，有效的增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)思想，確保信息在實(shí)際的工作中受到嚴(yán)密的保存;與此同時(shí)，有關(guān)的組織機(jī)構(gòu)還要組織針對(duì)性的人員培訓(xùn)活動(dòng)，有效地提高相關(guān)管理人員的安全理念，以此達(dá)到萬(wàn)無(wú)一失。除了以上幾種管理策略之外還存在著其他管理策略，例如規(guī)范數(shù)字化檔案信息歸檔存儲(chǔ)流程，確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性，進(jìn)一步確保數(shù)字化檔案信息安全。
篇11
隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，各種電子技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，使得我們的工作以及生活方式都發(fā)生了很大的改變。各種工作的發(fā)展都逐漸傾向于智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理也是這場(chǎng)變革中的一部分。企業(yè)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯(cuò)。隨著數(shù)字化檔案在企業(yè)管理過(guò)程中的逐漸普及，數(shù)字化檔案的應(yīng)用和管理也成為企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。在數(shù)字化檔案的歸檔、管理以及應(yīng)用中，其安全性是一個(gè)十分關(guān)鍵的問(wèn)題。本文淺述企業(yè)的數(shù)字化檔案在安全應(yīng)用方面存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。
1 企業(yè)數(shù)字化檔案在應(yīng)用管理中存在的安全問(wèn)題
數(shù)字化檔案指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改進(jìn)，形成的一種電子檔案，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享。在企業(yè)數(shù)字檔案的應(yīng)用中存在的安全問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。
（1）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題指的是數(shù)字檔案的各種網(wǎng)絡(luò)載體，即物理設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的安全問(wèn)題，這種安全問(wèn)題包括很多方面，比如網(wǎng)絡(luò)布線、連接、局域網(wǎng)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇等都有可能會(huì)帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。這種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是企業(yè)數(shù)字化檔案管理中比較常見(jiàn)的問(wèn)題，一般是通過(guò)設(shè)置防火墻以及權(quán)限、采用可靠的硬件設(shè)備等措施來(lái)對(duì)數(shù)字檔案管理和應(yīng)用過(guò)程中潛在的危險(xiǎn)進(jìn)行控制。網(wǎng)絡(luò)安全是整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵，也是重要的基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中占有十分重要的地位。
（2）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題指的是各種數(shù)字檔案中包含的信息數(shù)據(jù)的安全。包括很多方面，比如數(shù)字檔案的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份、格式的轉(zhuǎn)換、電子文件的保管等，各種數(shù)字檔案的收集、整理、應(yīng)用以及管理的過(guò)程中，為了防止數(shù)據(jù)在這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化失效從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，應(yīng)該要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理。數(shù)字化檔案面臨的一個(gè)十分重要的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題也是企業(yè)數(shù)字檔案管理中應(yīng)該要加強(qiáng)的一個(gè)方面。在數(shù)字檔案應(yīng)用管理中，操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理主要是取決于各種軟件的穩(wěn)定性以及安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中也要考慮上述兩個(gè)方面的安全性，首先要考慮到操作系統(tǒng)的種類，當(dāng)前數(shù)字檔案的應(yīng)用和管理中常用的系統(tǒng)一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的選擇過(guò)程中應(yīng)該要根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行實(shí)際的選擇，為數(shù)字檔案的安全應(yīng)用提供基礎(chǔ)的保障。
（3）在數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全問(wèn)題。數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全主要是在檔案應(yīng)用過(guò)程中潛在的一些安全問(wèn)題，是在實(shí)際操作中應(yīng)該考慮的重要問(wèn)題之一。這方面是否安全主要是取決于企業(yè)的檔案管理部門所采用的具體的應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)于用戶模型的定義規(guī)則。數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統(tǒng)一般會(huì)將用戶分成幾類，不同種類的用戶對(duì)于數(shù)字檔案信息的查詢應(yīng)用等有一定的權(quán)限，為了控制數(shù)字檔案的應(yīng)用安全問(wèn)題，需要對(duì)信息系統(tǒng)中的各個(gè)功能模塊都要進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置操作，也要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分層管理。以保證數(shù)字檔案在應(yīng)用過(guò)程中的安全性。
2 企業(yè)數(shù)字化檔案安全應(yīng)用管理措施
（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制是保障企業(yè)數(shù)字檔案安全應(yīng)用管理的一個(gè)重要措施，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)，對(duì)于系統(tǒng)外部的各種不安全的因素可以進(jìn)行有效的防范，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全環(huán)境的過(guò)程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設(shè)置、身份權(quán)限設(shè)置等。
1）加強(qiáng)防火墻的設(shè)置。防火墻設(shè)置是安全管理的重要措施。防火墻本身對(duì)于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，可以限制一些沒(méi)有被授權(quán)的未知用戶的進(jìn)入，防止外部的侵害者對(duì)檔案信息系統(tǒng)的入侵，為監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)完全提供更加便捷的服務(wù)。防火墻設(shè)置也是當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理中常用的措施，如果有的企業(yè)數(shù)字化檔案室需要服務(wù)器來(lái)指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認(rèn)證來(lái)進(jìn)行限制，除去那些已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)證的用戶，外來(lái)的用戶想要進(jìn)入系統(tǒng)中時(shí)都要經(jīng)過(guò)防火墻的過(guò)濾，可以對(duì)一些可以的數(shù)據(jù)包、外來(lái)的用戶等進(jìn)行抵制，保護(hù)數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全。
篇12
在民營(yíng)企業(yè)發(fā)展中，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)提高安全意識(shí)。在一些企業(yè)中，受思想觀念的制約，一些管理人員還在使用傳統(tǒng)的方式。工作人員未掌握先進(jìn)文化知識(shí)，導(dǎo)致安全管理工作面對(duì)較大問(wèn)題。為了制約該現(xiàn)象的產(chǎn)生，在民營(yíng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要做好積極宣傳與引導(dǎo)工作。如：利用電視、講座、廣播等方式實(shí)現(xiàn)教育宣傳工作，為企業(yè)員工傳授相關(guān)的法制知識(shí)。通過(guò)檔案信息安全管理工作的數(shù)字化宣傳工作，能夠讓企業(yè)人員增強(qiáng)安全意識(shí)，構(gòu)建堅(jiān)固的思想防線。在宣傳工作中，還要將利益發(fā)展和安全作為主體，保證能夠?qū)?shù)字化檔案信息安全管理工作完好發(fā)展。在工作具體執(zhí)行期間，還需要根據(jù)數(shù)字化檔案信息安全工作執(zhí)行期間的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌性規(guī)劃，分項(xiàng)目實(shí)施。在企業(yè)積極引導(dǎo)下，明確人員的責(zé)任和意識(shí)，保證專業(yè)人員都能積極參與到檔案信息安全管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)數(shù)字化檔案信息的安全發(fā)展。
二、健全法律法規(guī)
加強(qiáng)法律法規(guī)的完善性，保證數(shù)字化檔案信息安全管理工作的規(guī)范執(zhí)行。在該執(zhí)行期間，需要從法律法規(guī)角度對(duì)其進(jìn)行研究，基于信息化時(shí)展需要，為民營(yíng)企業(yè)的檔案信息安全管理工作營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。執(zhí)行過(guò)程中，需要根據(jù)信息化發(fā)展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規(guī)。在該體系執(zhí)行時(shí)，不僅能加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理工作的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)放性發(fā)展，還能保證民營(yíng)企業(yè)檔案信息完整、真實(shí)使用。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，民營(yíng)企業(yè)面臨較大的挑戰(zhàn)，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數(shù)字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執(zhí)行，保證在具體實(shí)施工作中，能夠?qū)踩砟顫B透到企業(yè)檔案信息管理工作中去。在實(shí)施工作中，還要為數(shù)字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進(jìn)數(shù)字化檔案開(kāi)放工作的執(zhí)行期間，保證能夠開(kāi)放一些信息。還需要為檔案信息的數(shù)字化管理建立維護(hù)制度，促進(jìn)管理工作流程的規(guī)范發(fā)展，保證工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的人員職責(zé)都能充分落實(shí)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分布明確，職責(zé)合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項(xiàng)和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時(shí)期的發(fā)展要求，維持民營(yíng)企業(yè)的健康進(jìn)步。
三、利用先進(jìn)手段
在民營(yíng)企業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展的背景下，為了提升數(shù)字化檔案信息安全管理水平，需要引進(jìn)先進(jìn)執(zhí)行手段。先進(jìn)手段的引入能夠?yàn)槊駹I(yíng)企業(yè)的檔案信息管理工作提供有效保障，在內(nèi)部管理工作中，需要相關(guān)部門根據(jù)自身的發(fā)展條件，借鑒一些成功經(jīng)歷，引入有效的數(shù)字化檔案信息安全軟件，促進(jìn)信息安全設(shè)備的有效配置，保證企業(yè)在數(shù)字化檔案管理工作中，提高其中的技術(shù)含量。不僅如此，在具體執(zhí)行期間，還需要根據(jù)企業(yè)建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)化，分析運(yùn)行的實(shí)際情況，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件進(jìn)行優(yōu)化選擇，提高其使用性能。在對(duì)計(jì)算機(jī)軟件與硬件進(jìn)行選擇過(guò)程中，要重視計(jì)算機(jī)的品牌和服務(wù)器，以全方位的角度對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的兼容性、可擴(kuò)展性進(jìn)行思考、嚴(yán)格審核，在該工作中，不僅能避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，還能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)。并且，還需要為其設(shè)置信息訪問(wèn)認(rèn)證工作，開(kāi)發(fā)防病毒軟件，為數(shù)字化檔案信息執(zhí)行加密工作，這樣不僅能防止數(shù)據(jù)信息被非法侵入，還能促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的安全管理。
四、提高人員素質(zhì)
提高工作人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，能夠?yàn)閿?shù)字化檔案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平十分重要。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展環(huán)境下，為了促進(jìn)數(shù)字化檔案信息管理工作的有效執(zhí)行，工作人員的能力高低與其存在較大關(guān)系，因此，需要提高管理工作人員的文化知識(shí)，引導(dǎo)他們掌握先進(jìn)技術(shù)的利用方式，學(xué)會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行熟練使用。還要認(rèn)識(shí)到檔案信息管理知識(shí)的重要性，尤其在數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的充分結(jié)合，提高自身的安全意識(shí)，在工作中具備警惕意識(shí)，這樣才能對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范。基于該情況的分析，在民營(yíng)企業(yè)逐漸發(fā)展時(shí)期，提高工作人員與管理人員的業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)十分重要。尤其在數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)下，不僅能為檔案信息管理工作提供保障，維護(hù)執(zhí)行工作的安全性，還能提升民營(yíng)企業(yè)的地位，進(jìn)而使其獲得更高效益。
五、總結(jié)
對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理工作，改變傳統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)，保證其符合新時(shí)期的發(fā)展要求，一定要形成正確的管理意識(shí)，增強(qiáng)自身的安全理念和文化水平，在高速發(fā)展趨勢(shì)下合理利用數(shù)字化管理方式，保證能夠符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求.
【參考文獻(xiàn)】
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篇13
加強(qiáng)法律法規(guī)的完善性，保證數(shù)字化檔案信息安全管理工作的規(guī)范執(zhí)行。在該執(zhí)行期間，需要從法律法規(guī)角度對(duì)其進(jìn)行研究，基于信息化時(shí)展需要，為民營(yíng)企業(yè)的檔案信息安全管理工作營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。執(zhí)行過(guò)程中，需要根據(jù)信息化發(fā)展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規(guī)。在該體系執(zhí)行時(shí)，不僅能加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)數(shù)字化檔案信息管理工作的?范化，實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)放性發(fā)展，還能保證民營(yíng)企業(yè)檔案信息完整、真實(shí)使用。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，民營(yíng)企業(yè)面臨較大的挑戰(zhàn)，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數(shù)字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執(zhí)行，保證在具體實(shí)施工作中，能夠?qū)踩砟顫B透到企業(yè)檔案信息管理工作中去。在實(shí)施工作中，還要為數(shù)字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進(jìn)數(shù)字化檔案開(kāi)放工作的執(zhí)行期間，保證能夠開(kāi)放一些信息。還需要為檔案信息的數(shù)字化管理建立維護(hù)制度，促進(jìn)管理工作流程的規(guī)范發(fā)展，保證工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的人員職責(zé)都能充分落實(shí)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)分布明確，職責(zé)合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項(xiàng)和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時(shí)期的發(fā)展要求，維持民營(yíng)企業(yè)的健康進(jìn)步。
三、利用先進(jìn)手段
在民營(yíng)企業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展的背景下，為了提升數(shù)字化檔案信息安全管理水平，需要引進(jìn)先進(jìn)執(zhí)行手段。先進(jìn)手段的引入能夠?yàn)槊駹I(yíng)企業(yè)的檔案信息管理工作提供有效保障，在內(nèi)部管理工作中，需要相關(guān)部門根據(jù)自身的發(fā)展條件，借鑒一些成功經(jīng)歷，引入有效的數(shù)字化檔案信息安全軟件，促進(jìn)信息安全設(shè)備的有效配置，保證企業(yè)在數(shù)字化檔案管理工作中，提高其中的技術(shù)含量。不僅如此，在具體執(zhí)行期間，還需要根據(jù)企業(yè)建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)化，分析運(yùn)行的實(shí)際情況，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件進(jìn)行優(yōu)化選擇，提高其使用性能。在對(duì)計(jì)算機(jī)軟件與硬件進(jìn)行選擇過(guò)程中，要重視計(jì)算機(jī)的品牌和服務(wù)器，以全方位的角度對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的兼容性、可擴(kuò)展性進(jìn)行思考、嚴(yán)格審核，在該工作中，不僅能避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，還能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)。并且，還需要為其設(shè)置信息訪問(wèn)認(rèn)證工作，開(kāi)發(fā)防病毒軟件，為數(shù)字化檔案信息執(zhí)行加密工作，這樣不僅能防止數(shù)據(jù)信息被非法侵入，還能促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的安全管理。
四、提高人員素質(zhì)
