引論：我們為您整理了13篇人事檔案日常管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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先介紹檔案服務成功的實例。由于注重提升檔案服務能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》。縣級轉發，并對年齡認定、勞動關系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務水準不容置疑，檔案服務能力倍受尊重。求助檔案服務、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關部門操作經驗不足，似乎與檔案服務能力沒有關系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關人事政策文件精神，提升檔案服務主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務能力的提高，相關知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務不盡如人意的實例。是有關“清退的公辦、民辦、代課教師”的統計、待遇問題，由于各種原因導致檔案服務能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發了關于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發了補充通知，不可謂不重視。統計時間跨度大，節點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應人員的統計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統計。檔案服務能力的弱化引發了相關人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質的材料都呈稀缺狀態。檔案如此缺失，怎么能指望相關人事政策順利實施、有關人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規規范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務能力；要提升檔案服務能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務能力”的問題。

一是：要加強身心修養，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規定期限內完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應急性的檔案服務，必須多一點義務思想、雷鋒精神，不斤斤計較經濟待遇，以高質量完成檔案服務為唯一追求。這是提升檔案服務能力的主體保證。

二是：要重視協調人際關系，包括與領導的關系，與其他部門的關系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領導臨時安排協助查檔人員。檔案服務過關，緊接著是干部、財務部門的流水作業，這就要與這些部門協調時間安排。良好的協調能力，是提升檔案服務能力的劑。

三是：要引進現代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務的例子，體現了提高檔案服務能力的必要性及部分實現途徑。追本溯源，提高檔案服務能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環節抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環節，每一個環節都關系到檔案服務能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務能力的關系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉正人員材料、年度考核材料等常規材料有關。每年的相應時間即通過寬帶教育網專線發出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務能力的提升打下了物質基礎。

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Keywords: personnel file; Problem; measures

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：

科學技術是第一生產力，是企業長期發展的重要因素，而人才是企業發展的核心力量。人事檔案管理作為企業日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續發展，研究人事檔案工作有著重要的意義。

人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性，是知人用人的重要依據，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。

人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護企業人力資源管理，促進人力資源可持續發展的重要保障。然而，當前很多企業的人事檔案管理出現了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續的發展。現狀主要表現在：

1.審核把關不嚴。社會經濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴，少數企業則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態度。

2.材料不實或信息不準。人事部門未按規定對材料進行認真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。

3.管理者素質不高。現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業人事檔案工作的需要。

4.檔案收集不當。管理意識的薄弱使得大多數企業招工時對于求職者的檔案資料沒有認真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當，“拋檔、棄檔”問題嚴重。

5.人事檔案管理手段滯后和基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。

6.人事檔案信息資源的開發利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現實中，由于人事檔案強調保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。

目前部分企業單位人事檔案的現代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發揮，已不適應新形勢下企業人事檔案管理工作的要求，這就亟需當前企業人事管理部門在檔案管理工作上改進和創新。

1.加強領導，健全制度

加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結合實際情況，在檔案管理部門的指導下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業應當通過競爭選拔的方式擇優錄用，通過競爭環節讓管理者上崗就業。

2. 狠抓培訓，提高素質

對于檔案管理工作者而言，提高自身內在知識水平，積累豐富的管理經驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業知識，實現知識創新，盡可能使檔案管理人員專業化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業務培訓，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，并要穩定檔案專業隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、嚴謹認真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。

3.注重收集，規范管理

在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發現缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應主動與單位聯系，及時補齊。人事檔案內容復雜，案卷內常有材料的收入取出，如工資調整、年度考核、調配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結經驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織干部人事等工作的政策、規定。

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醫院主要是為大眾提供安全、優質的醫療服務，對如何提高醫療質量，促進醫藥業務的發展成為管理人員關注的重點，而忽視了其他方面的工作，特別是醫院的行政后勤等方面的工作。因此，導致了各個科室對個人檔案意識不重視，對歸檔和檔案利用的意識都不強烈，缺乏這方面的動態信息，導致醫院人事檔案不能全面反應工作人員的真實工作情況。由于在管理上沒有對人事檔案進行足夠的重視，因此，帶來的直接后果就是對此工作投入大大減少，基礎設施陳舊落后，主要的收集，整理歸類等工作都沒有做到真正的無紙化、網絡化、電子化，因此造成了檢索困難、校對費時費力、保管困難等情況。

各個醫院應根據自身醫院的實際情況選擇一個適合的人事檔案管理制度。因為人事檔案在不同的渠道、部門和時間移送給檔案管理部門，由于差異性導致移送材料的不規范。另外，隨著人事制度的不斷發展，人員的流動，導致醫院人事檔案都變得相當簡化。要想提高人們對醫院人事檔案管理工作重要性的認識，需要在日常管理工作中將人事檔案管理工作納入到平日的決策議事日程中來，另外可以安排一個專門負責監督單位人事檔案管理工作的團隊，進一步明確各級單位領導對人事檔案管理工作的責任。單位對人事檔案工作制定出每年相應的財政預算，利用制度化的預算體系建立人事檔案管理工作的配套設備，設置專門的檔案室和檔案柜，在檔案保管中保護措施上應多下功夫，最好是將原件進行掃描，以便更好的保護原始檔案，避免原始檔案在不可抗力的因素下丟失或受損。

強化人事檔案信息化管理和現代化的建設，主要是提高人事檔案的管理效率，利用現代化的信息技術，通過一系列的技術處理，將檔案轉化為數據資料，讓紙質和電子版的并存，使得人事檔案管理效率不斷向新臺階邁進。建立完善的人事檔案管理制度可以使得人事檔案管理更加的規范化、程序化和專業化。

從檔案的收集、整理、歸檔到移交檔案室管理以及對檔案的日常保養工作等一系列業務流程都要制定出嚴格的制度，檔案管理的每一步都要嚴格依照制度執行，如對于檔案的借閱查閱要嚴格執行檔案登記制度，以防止檔案泄密和篡改。對檔案管理執行過程中出現的問題，要嚴格按照所定制度追究其相應的責任。

三、總結

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檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結論多，內容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業績的現實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，所以，可利用的價值不大。

2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統的管理辦法。

由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產生了有失真材料的出現。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現了失實甚至虛假的內容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。

3、檔案意識淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發展對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。

4、材料缺漏嚴重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發展，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發現，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

5、管理人員業務不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業知識的學習，造成管理人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規格和書寫工具也不夠規范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業發展發揮積極作用。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員自身素質

為保證人事檔案工作能夠適應高校的快速發展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業知識。在短時間內要提高高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務水平的提高提供保證。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業務培訓方面要繼續開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規范化發展的軌道。要積極開展檔案人員繼續教育，繼續教育是對在職專業技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業技術人員的創新能力和專業技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”；選配工作有責任心、事業心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業務建設。一方面學習檔案專業知識理論，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。

4、加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。

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在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。

(1)進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

(2)進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。

(3)在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。

(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。保存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發揮好人力資源的優勢。

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1 新建單位人事檔案管理不規范的種種表現

一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監管不嚴，在交接、經辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴肅性，也給實際工作帶來了許多不應有的麻煩，具體表現為：

1.1 交接手續不嚴肅。新建單位人員調入頻繁、數量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強，極易出現他人代交檔案，甚至調入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉遞等現象，違背了人事檔案管理的嚴肅性原則。

1.2 信息核實不認真。有些檔案在轉遞過程中未嚴格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調入單位的人事工作人員不嚴格審查核實，勢必影響檔案的完整性和正確性。

1.3日常管理不規范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經驗不足，方法不得當。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經領導批準、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。

1.4 硬件設施不達標。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機等必要的設備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。

1.5管理人員政審不嚴格 人事檔案管理人員沒有經過嚴格政審即走上工作崗位，有的政治素質低，有的保密意識差，有的原則性不強，不該外傳的機密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，以權謀私。

2 加強新建單位人事檔案管理的必要措施

人事檔案管理是一項嚴肅的工作，一旦管理不善，發生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規范新建單位人事檔案管理工作，應從源頭入手，抓好環節管理，主要應做好以下幾方面的工作：

2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調離。

2.2 搞好人員業務培訓。人事檔案管理人員應為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應指定專人負責此項工作。走上工作崗位之前，應進行認真的業務培訓，強化保密意識，嚴肅工作紀律，端正工作態度，能夠以嫻熟的業務技能、良好的職業規范勝任此項工作。

2.3 配好相應的設施設備。新建單位應進行科學規劃，在條件許可的情況下設立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機等必要設備。

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二、傳統紙質檔案管理模式的優缺點

（一）傳統紙質檔案管理模式的優點。1.原始記錄性、安全性。紙質檔案因其材質特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質檔案作為現今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態度。（二）傳統紙質檔案管理模式的缺點。1.紙質檔案保管成本偏大。紙質檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設成本較之一般建筑偏高。同時紙質檔案在進入檔案庫房前，還需要經過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設備成本較高。2.紙質檔案易損壞，不易傳播。紙質檔案因材質原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現紙張老化變脆、發霉等現象，且紙質檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質檔案整理時，已經對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。

三、鐵路人事檔案管理的改革方向

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2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業處為調查樣本，其死亡人員人事檔案數量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應該接收國有企業、國有改制企業、非國有企業的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數量、來龍去脈等底子不夠清晰。

3. 機關、群團組織：死亡人員人事檔案未統一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關中，有的主管部門除本系統副處級以上干部人事檔案組織部門統一管理外，系統及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級機關中，除部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門統一保管外，大部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現“無頭檔案”的現象。

4. 國有企事業單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。

5. 國有改制企業：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業主管部門管理改制前相關人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數量、情況無法統計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或將招聘人員檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數據不清楚。

6. 非國有企業：部分企業自行保管人事檔案，但多數沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業委托專業機構托管人事檔案。據查，非國有企業多數人事檔案建立欠規范，欠完善，無統一標準，甚至少數沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉鎮勞動保障站負責管理當地非國有企業人員人事檔案。

7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業單位委托、企業委托、個人委托托管的人事檔案，數量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統計，不少生者、死者人事檔案未分開。

9. 社區、居委會：從選取的調查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區內有人員死亡情況時，一般是報送當地派出所，由派出所負責戶籍薄（卡）上核銷，并登記管理。個別社區試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉鎮管理村委會、社區的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內容缺、不齊全、不規范的問題。

二、存在的主要問題及原因分析

1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業務的有之；檔案員兼職過多，疲于應付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發黃、褪色、發霉、丟失等現象。

2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現“無頭檔案”乃至丟失現象。二是多頭保管加之聯系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統內改制單位職工人事檔案。

3. 日常指導與監管缺位，檔案業務水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業務水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規范，分開存放、流轉登記、統計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質量不高。尤其是企業死亡人員檔案整理標準不統一，內容不完整，建檔欠規范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關意識，或是受客觀因素制約，相關單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。

4. 現有制度少且約束有限，無章可循、無規可依的問題突出。在調查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續難到位。現實中，各級、各行業經過調研形成人事檔案管理制度的很少。調查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內容、目標任務，也無原則手續、操作流程，更無職責權限，責任追究，久而久之便形成了被動應付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。

三、對死亡人員人事檔案管理的建議

1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內容，具有很強的政治性、原則性、業務性，應明確專人負責，納入單位工作總體規劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務要求等必須明確，并且有領導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關法規和業務知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結合等方式，了解相關工作的規律，掌握專業知識與技能，不斷增強業務素質和專業水平。

2. 實施歸口統一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數據庫。單位檔案室、專業檔案館、專業機構等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業直屬并接受檔案行政部門指導的專業檔案館，實行專人專管，專門管理。

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1.轉變檔案管理思想，以服務公司為基本宗旨

公司內的每一個員工都應該完善或建立屬于自己的人事檔案，只有把歷史資料和現有資料相結合才能真實完整的反應一個人的資歷，發揮人事檔案對人力資源的重要作用。人事檔案管理人員每天面對大量的信息、數據和表格，必須認真仔細核對、收集、整理，最后完善每一個員工的人事檔案。因此，人事檔案管理人員應以為公司服務為基本宗旨，重視人事檔案的收集、整理過程，加強對人事檔案的管理，嚴格要求自己，才能更好的完成本職工作。

（二）完善人事檔案管理制度，充實人事檔案管理依據

俗話說：“無規矩不成方圓”，一個企業如果沒有系統的人事檔案管理制度，人事檔案管理就缺失了準則，工作將無法順利進行。人事檔案管理制度是完成人事檔案管理工作的重要依據，也是人事檔案管理人員的工作標準。在人事檔案管理工作中，大量基礎性工作都是零碎的，如何使這些工作變成有序的、讓分散的東西統一起來，這就需要制定符合公司實際情況的人事檔案管理制度，明確檔案歸檔方法、檔案歸檔要求、檔案查借閱手續、檔案檢查管理辦法等，讓日常人事檔案管理工作提升到制度層面中來。人事檔案制度的完善使檔案管理人員有章可循，做到及時、整理規范、轉遞清楚、查借閱手續齊全，還可以避免人事檔案材料丟失、泄密、涂改、造假等一系列現象的出現，確保每一個公司員工的人事檔案內容齊全、規范。

（三）以收集鑒別、歸納總結等方法建立人事檔案管理基礎

人事檔案的收集整理。人事檔案材料眾多，如個人履歷、自傳、鑒定材料、考核材料、學歷技術職務材料、整理審查材料等，檔案管理人員應熟知人事檔案材料的主要內容，并根據資料屬性分類整理，將同一類型材料裝訂在一起，并做好目錄，方便查找和使用。

人事檔案的審核。主要的審核應由人事檔案管理人員的直接領導參與負責，首先應審核新收檔案的完整性，與交接單相對應，嚴審是否有內容的缺失，若有，應及時登記并與交接人對接缺失原因。其次應審核已接收資料整理是否規范，是否做到賬目與實物相符，是否及時更新檔案內容，組卷方式是否合理，內容是否真實，確保檔案的真實性和完整性。

人事檔案日常管理。企業應建立人事檔案查借閱登記簿，列明查借閱日期、查借閱原由、查借閱人、歸還日期，嚴格辦理查借閱手續，確保檔案的安全。在檔案轉遞上，要明確做到按規定辦理，做到各人帶檔不轉，沒有調檔函不轉，接收單位不明不轉，避免人事檔案流失現象的出現。

二、以現代化為媒介，促進人事檔案的管理

現今社會，隨著科技的進步，人事檔案管理軟件也如雨后春筍般出現，大中型企業的發展速度日益加快，尤其是勞動密集型企業，人員眾多，人事檔案管理軟件不僅可以滿足企業發展現狀，更能滿足大量人員調動需求。管理軟件具有手工表格無法比擬的優勢，大量人員信息可以建成人才數據庫，使用者只需將人事檔案資料的更新到軟件上，查找方便，各部門之間設置好權限還可以實現資源共享。在程序上設定好類別、權限、檔案調入調出的管理，方便快捷。

三、加強人事檔案對企業發展的作用

（一）為企業選人用人提供依據

企業在錄用、選拔、調動員工時，首先要對員工的基本信息進行考察、比較，如果不能熟知員工的各項信息，就不能確定這些人員是否滿足公司所提供的崗位要求。現在有些企業的個別崗位都對從業人員是否有類似的工作經驗有明確要求，而真實、準確的人事檔案則為企業提供了重要的決策依據和參考。

（二）為企業的績效、考核提供依據

員工的績效、考核很大程度上都是和獎金、薪資掛鉤的，企業應給予員工怎樣的薪資待遇，員工為企業產生多少效益，這些都要以員工個人的工作成績為依據，也就是說，在人事檔案中員工的日常考核結果、員工在一年中所獲得的各種獎懲經歷等都是人力資源管理部門對員工的業績、素質、能力等綜合分析的依據，也是職務晉升和聘用、職稱評聘、資格考察、選派人才掛職鍛煉、任期考核等等的依據。

（三）為員工的職業發展提供依據

人事檔案伴隨著員工個人的職業生涯，對員工個人具有同樣重要的意義。一個人從學校走進工作崗位，不僅是他人生的重要轉變，也是未來將會有何發展的開端。隨著工作年限的增長，員工個人的職位晉升、職稱評定、工作調動等都離不開人事檔案。人事檔案還是員工辭退、退休、離職之后，劃定工作年限的重要依據。

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1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。

2 當前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

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目前，我國客運管理所人事檔案管理工作問題頻現，這些問題直接制約了客運管理所自身的發展，對其未來經營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發展。具體而言包括：

1.合作不積極，協同不配合

其主要體現在現有的客運管理所在實際檔案管理過程中缺乏良好的協調，各個管理所內部的部門都建立了相應的獨立的人事檔案管理部門，并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流，導致現有的客運管理所整體的檔案管理效率下降，并且因為各個部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員，直接帶來的是實際的人力資源管理的脫節與沖突。

2. 觀念不先進，效率不明顯

目前客運管理所的檔案管理受制于過去計劃經濟的影響，依然秉持傳統的計劃管理理念與管理方式，他們沒有切實有效的結合自身的實際情況以及社會經濟發展，進行相應的管理方式以及體制的轉變，由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低，沒有較好的滿足現代企業的實際管理需求。

3.定位不明確，服務不到位

客運管理所其本身沒有充分認識到自身的定位，沒有意識到自己的社會責任，他們的服務方式以及定位尚停留在傳統的計劃經濟時代，缺乏足夠的服務意識，無法結合現有的企業人力資源管理需求，實現有效的“保管員”的角色的意識形成，從而在一定程度上影響了企業人事檔案管理的工作質量。

4.結構不合理，素質跟不上

客運管理所檔案管理最終是落實在人，因此在管理人才的素質直接決定了管理內容以及管理效率，決定了管理成果。但是，現有的客運管理所，其本身并不重視相關人才的素質建設以及應用，而且管理人才的結構也不合理，無法滿足新時期客運管理的檔案管理需求。

5.制度不完善，收集不齊全

在制度設計上，目前客運管理所本身的人事檔案制度沒有與市場接軌，沒有有效地結合現有企業自身的實際日常管理需求，使得在實際的人才招聘中無法尋找到合適企業發展的人力資源，并且在實際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整，導致了無法真正物盡其用，不能真正反映出企業現有的實際人力資源狀況。并且，在管理中由于硬件設備的滯后，更多的是依賴于人工手動的管理，而沒有真正采用現代人力資源管理信息系統，從而制約了實際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。

二、建立客運管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探

當前的客運管理所人事檔案管理工作的改革必須知識經濟時代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念，本文著重從客運管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協調分別闡述客運管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。

1.準確定位

客運管理所必須要明確自己的檔案管理定位，要認清社會發展形勢，依據市場化的發展管理需求，滿足新時期客運管理所人力資源發展需求，明確自己和企業的職能定位。切實有效的利用人事檔案管理，將現有的檔案管理服務于自身企業的發展需求，提升員工之間的流動性以及檔案查詢和記錄效率，對其進行分門別類，能夠有效地體現與反應現有客運管理所實際的人力資源狀態，為企業的發展提供良好的人力資源儲備。

2.多方協調

鑒于現有客戶管理所檔案管理的分散化，小型化，要對內部的各個檔案部門管理進行整合，進行統一化的管理，并且切實有效地協調各個部門之間的溝通以及交流，讓他們可以更好地對現有企業彼此之間的人事狀況進行交流，并且定期展開人事檔案管理的調查。同時，建立企業檔案協會。建立企業人事檔案協會可以發揮較大的作用：其一能及時傳達檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神；其二能加強各企業人事檔案管理部門之間的經驗交流、及時有效地企業檔案工作中的新問題、難問題；其三能匯集檔案管理方而專家加強指導，提高企業人事檔案管理部門人員的理論素養和管理水平，從而推動企業檔案管理工作的開展。

3.依法治檔

進入新世紀以來，我國的企業都在不斷地轉型，從過去的計劃經濟逐步轉變而市場經濟，由此對于企業的檔案管理也提出了新的要求。客運管理所檔案管理必須要結合市場經濟發展需求，依據現有的企業發展需求，逐步實現依法治檔，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，實現現有的客運管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。

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在改革開放年代，人事制度在選人擇業中發揮了重大作用，為促進人才市場的培育和發展提供了政策依據。建議在確定屬于基礎性的、為公共利益服務的人事檔案公共服務范疇之后，應將圍繞人事檔案管理派生出來的、屬于特定服務的、非公共服務范疇的人事業務劃歸為人事業務，作為人事檔案公共服務的補充部分，由人才交流機構（或者叫人事事務所）根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，提供相關服務。人才交流機構為自收自支的公益型事業單位，提供的人事業務為有償服務。具體而言，人事業務（有償服務）可以包括：

1.代辦職稱評審業務：專業技術職稱初定、專業技術職稱申報評審、專業工作年限證明等；

2.代辦轉正定級手續：高（中）等學校畢業生見習期考核鑒定表等；

3.出具各類證明：工齡核定（購買房改房專用）、經濟適用房購房申請、內地的中國居民赴港工作同意書、教師資格申請人思想品德鑒定表、《上海市居住證》人員人事檔案核實情況表、工作履歷證明（辦理非轉農）等；

4.出具各類公證信息：出生公證、學歷公證、親屬關系公證等；

5.查（借）閱人事檔案：因公出國（境）政審手續等。

三、設立社區化管理中心，管理戶籍衍生業務

依托于人事檔案管理而派生的集體戶籍掛靠業務，曾經作為畢業生就業落戶、人才引進、人才流動等管理工作的重要配套環節，為各類人才解決后顧之憂發揮過重大作用。基于建立人事檔案管理中心的大前提下，建議對此類業務逐步梳理剝離，由所屬地社區成立戶管中心，實現人戶一致的大社區化管理，從而提高服務的專業性，降低戶籍、婚姻、教育等相關服務的管控難度。剝離的戶籍管理業務可以包括：

1.集體戶口遷入初審：人才引進程序、出具《同意落戶證明》等；

2.集體戶口遷出；

3.常住人口登記卡日常管理；

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《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學生檔案管理有了規章依據，但對具體如何操作并沒有明確規定。所以，有必要修訂業務規范，以使學生檔案的日常管理規范有序。成教生檔案最終將充實到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業生學歷進行認定的依據材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號文印發，以下簡稱《規定》）中的相關規定可以作為修訂成教生檔案業務規范的主要依據。根據此《規定》，結合學校實際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網絡報名信息卡、入學考試各科成績表、學生（學員、學籍）登記表、學習成績單、畢業生登記表、學位授予材料、畢業證書、學位證書復印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護歸檔材料的嚴肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產生之日起一個月內歸檔；②歸檔材料填寫規范、內容真實、手續完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復印件，必須注明復制時間，并加蓋檔案材料復制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標準A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環節：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關人員催收產生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進行內容、形式等方面的核對，這一環節要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數等相關信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學習階段會產生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復多次。轉遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學生檔案移交給畢業生人事檔案保管單位，或直接交給學生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉遞工作需要注意轉遞手續的完備性，填寫學生檔案轉遞通知單，并及時查收回執，以方便今后可能出現的檔案去向信息查詢。由學生自行攜帶檔案時，學校還需向學生強調兩點：①為維護材料的嚴肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實個人人事檔案，為用人單位開展學歷認證等工作提供依據材料。