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Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。

2 企業合同檔案建立的必要性

企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環境的影響

隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。

2.2 內部發展的需求

企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。

3.2 合同檔案的管理不規范

現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

4 深化企業合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。

4.2 規范企業合同檔案科學管理

現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。

在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。

企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。

5 結束語

在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。

參考文獻

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合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。

一、健全規章制度，明確管理責任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。

在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。

二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。

（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。

二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。

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合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業發展的重要參考憑證及企業文化的重要體現，對企業生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在企業經濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為企業檔案工作中的一項重要內容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據憑證性、法律約束力和實效性三個特點。

二、合同管理的關鍵

合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應注意以下幾個方面：

（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執行的《企業檔案工作規范》中明確規定：企業各職能或承辦部門應對本部門歸檔文件的完整和系統負責，合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯系。這些聯系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業的經濟和科技活動，是處理企業與企業之間、企業與國家之間、企業與其他經濟部門之間、企業各部門之間經濟關系的依據，維護企業經濟利益和合法權益的憑證。第二，同一合同內的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業為全面執行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內形成的文件，如補充、續簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經濟關系和經濟糾紛不可或缺的依據和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內容千差萬別，但都是實現一定的經濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內容：①合同條款。②技術條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協議書。⑧對方資質證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，對一般經濟合同而言，雙方當事人經過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設備儀器使用年限、安裝運輸合同的結束時間等。還有一些經濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統、發展的眼光綜合各方面信息。近年來，經濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業諸多商業秘密和技術秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據不同密級采取不同的管理措施，確保企業秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業生產經營活動正常進行、保障企業正當權益不受侵害的重要措施。

（五）統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質量，提出整理辦法和質量要求，考慮企業職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業的合法權益，發揮合同檔案在企業發展中依據、憑證和參考作用。

三、結論

合同檔案管理是否規范關系到合同簽約雙方的利益和權益，規范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

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目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規范

大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業檔案管理工作改進意見

（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。

（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門

根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓

企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。

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隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大?，F階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

[1] 楊海燕.石油企業檔案管理系統運行維護與體系建設[J].現代企業，2016.10（15）：847-849.

[2] 陳永生，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015.04（18）：63-66.

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一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用

1.1 建筑企業工程管理的創新觀念

時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創新建筑企業管理體制

為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業的技術創新管理

科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。

2.2、配備專業的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。

2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核

單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎

財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作

加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐

信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。

結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

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一、醫院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫院的高層領導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產生直接經濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫院合同檔案管理出現設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫院的服務質量和服務水平，從而影響醫院未來的長遠發展。現代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協調制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內容比較廣、要求較高，醫院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構的工作，相互協作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質量。但是，大部分醫院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫院合同檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫院甚至未設立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫院的進一步發展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術的全面發展，社會各行業都開始利用信息技術促進自身的發展。對于醫院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現代科學技術，提高自身服務質量和醫院的醫療水平，才能更好地迎接各種挑戰。在實踐過程中，醫院不僅要利用信息技術改進自身的醫療服務方式，同時還要利用信息技術改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫院只將信息技術應用于醫院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫院不斷發展。另外，部分醫院雖然重視將信息技術應用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術的復合型人才，使得醫院合同檔案管理信息化發展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質不高：目前，大多數醫院都存在合同檔案管理隊伍素質不高的問題，導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫院合同檔案管理工作創新造成極大阻礙。在安排人員時，醫院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質不高。隨著醫院合同檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，無法適應新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫院合同檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發展過程中，醫院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成合同檔案相關信息的缺失，使醫院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫院合同檔案信息出現不完整問題，給醫院各部門工作帶來嚴重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。

二、醫院合同檔案管理工作創新的策略

創新管理意識，提高服務質量：在制定合同檔案管理工作考核標準的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務意識和專業水平，從而提高服務質量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫院核心競爭力相結合，可以促進企業市場競爭力的不斷提高，從而提升醫院的經濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監督，嚴格按照國家規范標準執行，確保醫院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。創新管理機制，提升管理水平：在創新管理機制方面，醫院必須積極學習各行業在合同檔案管理方面的先進經驗和國內外的先進管理技術，以根據醫院的實際情況、工作性質和特點，制定出符合本醫院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫院的經營制度、經營模式、經濟水平、企業文化等有機結合起來，確保該制度能夠有效地協調各部門之間的合作，共同推進合同檔案管理工作的創新。創新管理隊伍，提高整體素質：醫院合同檔案管理工作的創新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養，提高合同檔案管理隊伍的整體素質。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎知識、信息技術能力等方面的培養，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發展需求，推動醫院合同檔案管理不斷創新，促進醫院長遠發展。創新管理模式，提高信息化程度：信息技術在醫院合同檔案管理工作中的應用，對于提高合同檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創新醫院合同檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了手工管理方式出現的各種錯誤，大大提高了醫院合同檔案的利用價值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學附屬醫院

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1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內部各個項目所在部門只注重合同對正在進行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環節，而忽略了合同本身的質量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。不少合同缺少某些重要的條款，在實施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質量，運行后造成不安全事件發生。

2.加強火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項、資質審查、入場管理、施工監督和竣工驗收等管理環節信息，對各項施工工程進行在線管理和監督，確保各項合同檔案信息準確、完整。第二，建立合同網絡審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規有關的內容以及所涉及到合同的規定，明確發承包雙方各自的權利義務，保證工程施工質量，不發生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實完整合同檔案是工程建設檔案的重要組成部分，是反映工程建設真實情況的基本資料，是工程項目竣工驗收的重要依據。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項進行詳細著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統一著錄工程的名稱或統一的工程編號，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時。實行發包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、穩定的合同管理人員網絡體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強合同管理人員培訓，使檔案人員應充分利用信息時代的資源，通過計算機對合同檔案特別是建設工程施工合同、大、小修技改項目施工合同檔案進行管理，并實時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準確。與此同時，合同檔案管理人員還應提高防范意識，加強合同檔案管理的保密工作，維護火電廠自身的合法權益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規范有序合同檔案管理是一個環環相扣的過程化管理，任意一個環節不規范就可能造成檔案的失實或缺失。為此，各有關單位相關專業管理部門應通力協作，共同做好相關的工作。第一，合同履約責任部門負責收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權利義務終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協議書、合同條款、有關紀要等文件。招標項目還應包括招投標的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機組大、小修和部分日常維護項目，外包合同由生產技術部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規定辦理好借閱手續，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

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二、如何做好土地承包合同檔案管理工作

1、做好土地承包合同檔案的收集工作

（1）土地承包合同檔案的收集工作要強化責任，注重時效。

全力抓好土地承包合同檔案收集中的監控工作，做到責任規范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領導負責，有專職的業務人員管理，做到各層有人管，人人有專責，形成一個完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時、及時、隨時收集。

收集是檔案管理的主要工作環節，不按時收集會影響整理、保管、利用各個環節的正常運行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據有法律效力，農場土地承包合同簽訂后，做到及時收集，避免合同在基層長期存放后，其完整性和準確性受到影響；農場土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時間基本也是一致的，這給合同的按時和及時收集提供了便利，但也有個別種植戶因土地面積、土地等級或其它原因不能與單位達成協議，導致個別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時要特別關注這些合同的形成，檔案部門不能因其個例不管不問，應該主動了解情況，做到隨時簽訂，隨時收集，確保合同歸檔率。

（2）土地承包合同檔案收集要注重質量、明確范圍。

土地承包合同是維護雙方利益的重要依據，其據有法律效力。因而在收集過程中一是要統一標準，統一要求，認真檢查，嚴格把好收集質量關，發現質量問題及時處理，符合標準后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數、明確合同內容。凡是農場發包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內，農場土地承包合同面積應與農場發包的土地面積相符；承包農場土地的人員，不論什么身份，農場職工、非農場職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數與承包戶數相符；每份承包合同收集內容要齊全，合同主體、合同變更、流轉、合同符加協議、承包人信息、承包土地信息等情況也應一并收集。以確保合同收集的完整性與準確性。

2、做好農場土地承包合同檔案的整理工作。

土地承包合同檔案要系統分類規范整理。農場大規模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據《中國檔案分類法》、《黑龍江省農墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農業類（土地管理MA）。農場土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長期。2000年12月6日，國家檔案局中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，取消案卷。根據《歸檔文件整理規則》，農場土地承包合同檔案采取年度-機構（各作業點）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強調同一作業點按合同號順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業點、同一流水號，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機檢索。

3、明確目的，做好農場土地承包合同檔案的利用工作。

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Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

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二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補充協議、往來重要文件和會議紀要等，特別是涉及合同內容變化的，應及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續完備。傳真件或其他形式復印件，需加蓋受控章予以確認。對于設備采購合同，重要設備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據合同條款，檢查驗收設備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設備監造過程形成的質保大綱、質量計劃、不符合項等質量記錄等也應收集歸檔。對于技術服務合同，合同承辦部門應會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質量和套數是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關聯的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關的相關許可文件,技術協議,有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業執照復印件,授權委托書以及其他相關憑證的原件。技術服務合同中，與履行合同有關的技術背景資料、可行性論證和技術評估報告、項目任務書和計劃書、技術標準、技術規范、原始設計和工藝文件以及其他技術文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數量龐大，劃歸技術檔案，應予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標識具體年限。建設項目一般投資金額較大，應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環節

談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關負責人進行審批。五、常見問題在以往建設項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經常發現合同文本的規范性方面還有待進一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數太少，或因保管不當，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術規格書、圖紙等技術資料未同時收集歸檔，鏈接標注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關配套文件時沒有依據，局面被動。

綜上所述，作為建設項目業主方，在合同管理方面，應設置專門崗位，建立科學合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關注合同的動態管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念，做好內部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設項目相關方，加強檔案工作監督、檢查和指導，注重協調與溝通，為今后建設項目管理全面留存更多的依據憑證，積累更多的寶貴經驗，從而促進企業又好又快發展。

作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院

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在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設周期。在這個動態的管理過程中，只有在建設各方的共同合作下，才能確保進度管理目標得以實現。特別是大型的建設項目其建設規模大、投資多、周期長，參與建設單位間的關系復雜，這勢必導致在建設過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質量對企業尤其重要，直接影響企業建設工程施工全過程。作為衡量工程目標的主要依據，只有在確定工程的建設實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現在以下幾個方面：

1.1合同是安排項目施工的指導性文件

每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設備應按合同約定的規格、數量、價格進行采購，工程的進度、質量等目標也需要根據合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據工程合同中所規定的內容，進行工程施工組織、計劃、竣工結算的編制和報送。

1.2合同是進行索賠的依據

合同索賠主要包括以下內容：一是由于業主違約引起，主要指業主未按《示范文本》規定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現場簽證等；三是由施工條件和環境變化引起，如一周內連續停水，停電超過8h，連續大雨不能進行室外作業等。

1.3合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據

合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節約工程開支、辦理工程結算打下基礎。

2、加強工程合同管理的措施

伴隨著工程設計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關系越來越復雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現形式可以是多樣的，并同時是工程建設與管理工作中的重要內容。當前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業的合法權益和提高企業經濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：

2.1增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質與要求，對合同管理工作起著至關鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎和基礎前提。

2.2建立完善的管理制度

企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規范，充分發揮工程合同在工程各個方面的作用。

2.3加強合同信息化建設

伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。工程建設應該運用這點，充分利用先進的科學技術，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數據庫，加快合同信息化建設的節奏，全面提升工程的檔案管理水平。

2.4加強專業知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現行合同管理專業知識的培訓工作，使工程從由始至終都規范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質量。

2.5嚴格控制竣工驗收關

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。

3、結語

合同是企業安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結算的依據，也為轉移風險提供可能。所以企業不僅要重視合同的簽訂過程，還應重視合同管理，加強相關法律法規的培訓與學習，提高制度建設水平，建立科學的合同管理體系?？梢?，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。

參考文獻

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檔案管理是一門專業學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業人才進行管理。以我們公司為例，每年經營管理中產生的檔案數量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數量還是難度都無需匹配專業科班人員。由于專業領域較為狹窄，往往造成“專業性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業復雜的分類索引，而是找出檔案專業知識與本企業特點相結合的方法即可，即“適度專業、因地制宜”，將專業性與實用性結合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質”的關系

檔案管理在于標準，但更在于培養素質。標準是從穩定的業務形態中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩定的業務形態，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養素質了。這也符合人類社會的發展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質的提升，這是辯證關系。

當然，不可否認，盡快出臺統一標準也是改善目前現狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養檔案意識和素質，讓標準和素質彼此結合起來，雙向發揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優勢在于標準統一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業務差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規模小、數量少、業務種類單一、規模穩定的企業；而對于業務種類多元、處于擴展階段的企業來說，檔案的集中管理與分級管理相結合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統一、相互協同，專業區分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關系

在電腦系統的數據庫設計中，為避免無效冗余，節省存儲空間，應盡量減少同一信息在不同維度或區域的重復存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現實中，在規范的編碼規則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復印，將復印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關聯的檔案平日里根據其屬性各存于不同的區域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結合的發揮兩種方式的優點是明智選擇。即，編碼、物理相結合，篇幅適度、關聯緊密或屬同一項目的檔案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規檔案用編碼方式：

例如：以某市場調研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調查研究方案以及執行過程中的數據分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業務過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監察部）編合同檔案編號，同時注明與其關聯的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務部編碼，但應同時注明對應的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調研結論及結項總結應以報告形式經公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質”檔案的關系

公司辦公區每個人每天都在產生電子檔案，尤其隨著OA系統的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質檔案，紙質檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質檔案共同保存，“紙質為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質檔案之間關系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務器中，便于實現操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統上的電子審批能夠替代紙質審批后，電子流轉的單據、憑證、公文應定期打印，形成紙質檔案另行存儲，即系統上的電子審批記錄與打印出來的紙質審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規則，同時各部門經理要把關所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結構，員工只需將所產生的電子文檔按照規范的文件名進行命名，并存入已經確定好的文件夾中即可。

紙質檔案方面：

部門負責人應在年初參照上述電子文件夾的層級結構為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結構，實際配置各類大小文件盒，產生電子文檔后，除在電腦中存入對應文件夾外，還應將最終版打印出來放入對應盒中，各類無電子版的紙質文檔（如檢查記錄、收到的紙質文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質文檔大于電子文檔（最終版），實現紙質、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎。

二、加強企業檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關系，總結起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設上

1.以實用為目標，結合檔案知識，總部設立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉和整體檔案的組織管理；各事業部、業務板塊設立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質培養，強化培訓，強調檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監管機制，對事業部和板塊進行檢查。