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一、目前學校檔案管理人員的素質現狀
在高考指揮棒的指引下，學校的管理主要精力放在抓教學質量上，抓升學率上，而對于檔案的管理方面非常的不重視。隨著規范辦學的日益深入，也越來越顯示出學校檔案管理工作的重要性。目前學校檔案管理人員的基本素質相差很大：
（一）缺少檔案專業人員。目前學校檔案工作者多數是非農業戶口分配的或者是由普通教師轉行的。學校檔案專業管理人員非常缺乏，包括檔案專業職業高中畢業生在內，畢業于檔案專業學校的幾乎沒有。檔案專業畢業的大學生根本分配不到中學來。
信息化管理不論是從建立數據庫的過程，信息采集過程，還是后期維護，都離不開高素質的專業管理人員。檔案管理信息數據庫需要不斷的完善，開拓新的平臺，然而不同的數據庫的側重點不一樣，服務對象有所差異，不僅僅是具有一定的專業技術就能解決所有問題，而是需要專業人才與管理環境進行一定的融合，這就更加凸顯了檔案管理專業人員的缺失。
（二）缺少綜合型的檔案管理人才。
目前，學校的檔案工作人員思想觀念和管理水平跟不上快速發展的時代要求，歲數偏大、不求上進造成了計算機及外語水平不高，這一現狀嚴重影響了學校檔案管理工作，因此，加強中學檔案管理人員的素質建設勢在必行。
二、學校檔案工作者應具備的素質
（一）學校檔案管理人員的政治素質。身為一名學校檔案管理人員，必須做到忠誠黨的教育事業，忠于職守，愛崗敬業。履行自己應盡的檔案工作者的義務，為學校領導和教職工提供最便捷的服務。樹立良好的為教育教學服務的精神。
（二）學校檔案管理人員的知識素質。
學校檔案管理人員必須掌握檔案學基本知識以及與檔案專業工作有關的其他知識，例如，歷史知識、古漢語知識、外語知識、計算機知識等。只有具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。
（三）學校檔案管理人員的專業素質。
學校檔案工作人員必須各種基本的檔案管理理論編輯能力等技巧，做到能夠熟練完成自己的業務工作。檔案工作的目的在于保存歷史，利用歷史，因此，檔案管理人員還要具有服務意識，為學校領導決策服務，為學校中心工作服務，這是檔案工作向深層次發展的主導方向。
（四）學校檔案管理人員的信息素質。
在20世紀50年代末，計算機的出現和逐步普及，把信息對整個社會的影響逐步提高到一種絕對重要的地位.信息量，信息傳播的速度，信息處理的速度以及應用信息的程度等都以幾何級數的方式在增長.人類進入了信息時代。現代信息技術包括ERP、GPS、RFID等，可以從ERP知識與應用、GPS知識與應用、EDI知識與應用中了解和學習。現代信息技術是一個內容十分廣泛的技術群，它包括微電子技術、光電子技術、通信技術、網絡技術、感測技術、控制技術、顯示技術等。檔案管理人員必須要有相關的信息技術能力，才能夠做到準確和顧客溝通，確保提供給顧客完善及時的信息。
三、提高檔案管理人員素質的對策
要提高學校檔案管理人員的素質，要求學校各個部分對于檔案管理給予充分的重視。從組織上保證檔案工作的順利開展。針對當前學校檔案管理人員的實際情況，我認為提高檔案管理人員素質應抓好以下幾個方面：
（一）加強政治學習，不斷提高政治素質。隨著經濟社會的不斷發展，人們的思想覺悟、意識發生了很大變化，學校的主要精力是放在教育教學上，政治思想工作被忽視，因此，學校檔案工作者必須自覺學習黨的路線、方針、政策和科學理論，認真貫徹執行《檔案法》，使學校的檔案工作始終保持正確的政治方向。
（二）加強業務學習，不斷提高業務素質。要從多方面提高工作人員的素質：首先，檔案管理人員必須具備信息化工作的綜合能力，包括信息識別和信息篩選能力，人機、人際協調能力，組織、協調、管理能力等。其次，要想加快與國際接軌的步伐，必須要有良好的外語專業素質，甚至可以開發具有特殊的小語種溝通能力的人才。
合理配置信息化管理人員“熟練技術”，主要指學習和熟練信息化工程技術，包括操作技術、傳統技術、情報技術、信息收集、信息處理、信息庫網、信息檢索、信息分析、信息研究、信息咨詢、信息系統、信息服務等信息化工程技術。根據實際情況，可以采取在職培訓、在干中練、邊干邊學的方法。即每個員工在計算機上，學習和熟練操作技術和其它信息化工程技術，把每個檔案管理人員，都培訓成信息化工程技術能手。
學校檔案人員必須注重專業知識的學習與更新。根據各自學校的實際情況，我們可以通過加強對現有人員的繼續教育，使他們不斷提高自己駕馭檔案工作的能力。繼續教育應從以下三個方面著手：
1.要因材施教。學校檔案人員繼續教育的內容應根據學校檔案管理人員的不同情況，因人而異。可以分別參加省、市、縣檔案館組織的繼續教育。
2.要不斷提高外語水平。由于學校檔案工作者多數是非農業戶口分配的或者是由普通教師轉行的，因此，大多數檔案工作者的外語水平尚未達到工作需求，利用各種教育方式，如送出去培訓，或者與外語教師結對子，外語水平不提高，檔案工作的效率和質量就上不去。
3.加強業務培訓，提高專業素質。積極開展不同種類的技能培訓，尤其是專業知識和信息技術方面。同時，注重加強檔案工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。學習檔案先進單位的檔案管理工作經驗、知識及發展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發。
（三）加強信息技術學習，不斷提高信息素質。20世紀90年代以后，計算機技術在檔案管理中得到廣泛應用，極大地促進了文獻信息的加工整理和傳播刊用，使檔案管理向現代化、信息化方向迅速發展。我國信息網絡建設也取得了較大發展，檔案館管理的信息化建設邁上了一個新臺階。
科技的發展使得現代知識信息呈現出幾何爆炸式的發展，如果管理人員沒有不斷更新理論知識和基本技能，就會被時代淘汰，從而被社會拋棄，因此對于檔案管理人員而言，定期的展開多元化的多方位的學習和培訓就非常重要。主要可以從兩個方面進行：一方面要求檔案管理人員參加專業性質的培訓以及技能鍛煉；另外一方面，應該經常舉辦講座，進行社會化的信息普及，例如聘請著名的專家學者等方式，從而提高檔案管理人員的積極性和自覺性。此外，還可以從制度上進行考核，與檔案管理人員的業績掛鉤等。
（四）強化服務意識，不斷提高服務素質。提高檔案管理人員的素質中，最重要的一點是要提高管理人員的服務素質，這是由于其工作性質所決定的，因為作為檔案管理人員務必要開發好檔案的價值，從而為學校甚至為社會提供好氧策略上的信息條件和依據。沒有良好的服務，就談不上管理工作的價值。檔案管理人員的服務素質具體體現在工作中的效率態度，以及主動性等等，最終體現為是否能夠為各個服務對象提供所需要的檔案信息。
檔案管理隊伍的壯大發展離不開資金的投入，開拓籌資渠道對與檔案管理相關部門發展至關重要。因為檔案管理本身是一項非盈利的服務，要加快素質建設必然要有經費上的支持，通過提高公眾對檔案管理的認識和重視，加大加快籌資力度和廣度，包括各個領導部門的重視和當地區域的被服務對象的重視和關注。
參考文獻：
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3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續性。在畢業后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現象。第二類，企業引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據個人的實際工作業績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經濟的不斷發展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業對檔案不做要求，更加惡化了這種現象。
4.管理質量不高。管理質量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統觀念中偏重政治、輕視業務的影響，許多企業的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統信息。比如我們經常看到的政治面貌、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內容不夠實用，難于創新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高。科學技術不斷進步，計算機科學的飛速發展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經過鑒別確認、討論后根據相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發現問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發現不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監督。
3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發展，及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發，可通過局域網機建立的方式，在信息和網絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發展，人事檔案管理由人工化向數字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高，最好選擇作風優良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養他們的責任感，讓他們在未來的工作中發光發熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數集團公司的公司規模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規定：一旦發現不具有保存價值或者按規定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現代化的阻礙。
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引言
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。
知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。
一、檔案管理和知識管理
（一）檔案管理和知識管理的相異點
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹的制度，采取先進的管理技術，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創造出更大財富或找到提高生產力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識管理的相同點
檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：
（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。
（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規定，對檔案工作實行統一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發揮出知識的自身價值來服務于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務社會。
（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術。隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的發展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術基本相同。
二、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術相同
受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。
四、檔案管理的業務指導
（一）提高有關領導及檔案管理工作人員認識
檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。
（二）檔案管理的指導人員要加強自身的常規業務建設
管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規性、基礎性業務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業技能，減少因業務不熟練而造成的錯誤。[1]
（三）指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數
指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。
（四）建立完善網絡檔案管理
檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。[2]
（五）指導人員要注意語言藝術
指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。
（六）指導人員的管理手段要與時俱進
社會不斷向前發展，新事物層出不窮，檔案管理事業也在不斷的發展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發展。
五 結束語
以信息技術為基礎對檔案管理進行分析，合理的利用知識管理的關系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎，為實現檔案管理中信息的共享和數據化模式的提高奠定了理論依據。檔案管理與知識管理也在互相滲入，相互補充，使得人類的文明得到很好的傳承與發展。
參考文獻：
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（二）管理流程的趨同
我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎資料接收、整合、科學鑒定、長效保管與重編服務等流程進行系統調試，力爭發揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創新機理內涵實施科學存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準設定，強調集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發中仍舊會產生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創新知識延展力度的最佳手段。
（三）技術應用形態一致
透過數字化文件格式與檔案流轉功能鑒別，有關計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發展的核心產物類別，其中網絡通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數據庫整編、檢索媒介、門戶系統以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現代信息技術予以統一掌控操作的。
二、檔案、知識管理行為的差異效果解析
利用管理界面認知，檔案管理活動歸屬于專業技術項目行列；而知識管理則借助管理模式與創新價值理念進行人民思想結構完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側重點向基礎信息角度偏移，其將檔案結構顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內部隱形架構灌輸，確保日后多元材料規劃與日常服務的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護材料的真實性和可靠價值，力求穩定程序、制度的規范化特征，希望各類人員充分發揮創新思維效應，促使政策良好定義結果；知識管理在管理體系上一向寬松處置，希望發揮內部情報傳播功效，力求服務大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認知混亂結果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應造成對傳統組織格式輔助功效的忽視結果，這點應當引起現場規劃人員的強效關注。
三、檔案與知識管理銜接特征細節補充
（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認知功效
首先，知識管理能夠盡量延展檔案規范空間，過往企業標準化檔案搜集、整編強調與情報文件的區分，經常會對一些圖書資料排除職責界定范圍，基本與現實服務方向偏離，企業存在價值長期受到質疑，這對于其今后長遠綜合化發展勢必造成重大創傷。知識管理需要將各類文件進行多重載體形態的劃分，做好日常知識細節集成工作，力求借此開創相對完善的資源架構體系，其充分注重企業在不同生產流程下的共享、應用的知識要素，希望企業價值創造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領域之中，期間先進組織戰略以及業務活動充分融合，為企業秩序創新調整提供不少協調經驗。其次，知識管理進一步提升檔案規劃工作的基礎價值地位。過往企業內部檔案管理經常忽視綜合利用價值的呈現特征，基本就是利用廣泛借閱、復印等落后手段實施淺層服務，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業各類生產、管理活動嚴重脫節，生產動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進技術實用格局，根據智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務成果，爭取將企業核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發潛質，令文件管理人員全面理解知識規劃專家輔助意見，加快檔案開發利用效率，日漸提升內部統一管制能效與機構存在地位。
（二）檔案管理進一步為知識管理提供疏通機遇與適應空間
第一，檔案管理可以將創新知識挖掘、交流工作進一步協調。創新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創新經驗，但是由于內部時間、空間限制效應影響，信息知識傳播范圍不大，并且經過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應的書面記錄結果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創新思維產生一定的約束。但是，透過現代信息技術便可將一系列時間、空間限制效應清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應。由此可見，電子文件已經成為先進知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉效率，促進知識的高度傳播與交流能度。
第二，檔案管理可以進一步穩固創新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標準為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術廣泛交織，這類定義結果已經朝向鮮活動機指標過渡轉移。其實就是強調文件需要運用標準數據以及明確銜接結構予以調試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調的背景知識原理可以有效促進創新知識原理的銜接進度，適當方便工作人員盡快掌握知識應用拓展依據。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。
第三，檔案管理可以為知識產權維護做足補充貢獻。企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。
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一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系
傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。
三、知識管理對檔案信息管理的創新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。
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三是檔案數據制作必須符合標準化要求，即明確規定著錄上的必要項目和選擇項目、格式上的著錄項目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對著錄標引結果審校的統一，做到著錄數據的準確性、一致性、完整性、穩定性、可靠性和適應性，使之不但揭示檔案的主題內容、科學價值、載體的物質形態，而且還揭示了檔案的保管狀態和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。
四是保障數字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項檔案數字化安全制度；技術上要以先進、有效、安全的技術作保障，如對加密的檔案通過對用戶分類、數據分類、審計功能和數據加密等方法來進行有效的保護，運用數據加密、數字簽名、數字水印等技術來加強數字化檔案著作權、隱私權的保護，并做好檔案數據的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。
五是定期對檔案軟硬件平臺進行升級，使用仿真、復制、再生性保存、遷移等技術方法，持續地保存數字檔案。
檔案信息網絡化
在信息化時代，傳統的檔案管理和服務方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴大、利用系統性和時效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數字化方面已做了大量的工作，與以前傳統的紙質檔案管理和手工操作方法相比已進步不少，能夠自動生成案卷目錄、卷內目錄，但至今使用的是單機版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享。現在，社會各行各業對檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務的要求，都要求檔案信息的網絡化。通過檔案信息網絡化管理體系，檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網絡操作實現，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準”的要求，實現檔案信息資源共享。
我國在2002年提出《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案信息網絡化服務作為我國檔案事業發展的一項重要內容做出戰略規劃。2006年《檔案事業發展“十一五”規劃》，其指導思想便是以檔案信息化建設為重點，檔案信息化建設也被列為“十一五”規劃主要任務中的重要一條。《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十一個五年規劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網絡化服務作為未來社會發展的重要內容將以闡述。
檔案信息網絡化建設主要包含網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備等網絡基礎設施建設，數據庫、網站等檔案網絡信息資源建設，用戶服務管理等檔案信息資源開發系統建設。建立檔案網站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網絡化建設的重點與核心。首先是需要建立檔案網站，使人們能夠在網上“看”到這個檔案部門，進而利用所提供的各種檔案信息。要認真考慮哪些檔案信息能夠上網，哪些不能上網；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進行權限和費用等方面的控制使用，并提前進行相應的數字化處理。將準備好的檔案信息分類，系統有機地組織起來，確定以靜態頁面還是以數據庫形式，歸入相應的欄目。二是對網絡系統運行維護。隨著電子文件管理的逐步發展，對系統還會不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進行修改、升級、擴充。定期檢查已著錄標引的數據質量，不斷補充新的數據。三是要建立健全網絡檔案信息利用服務的管理體系，制定管理法規，并在工作中嚴格執行，有效監督，從制度上保障網絡檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術措施，提高在網絡中的自我防范能力，可將內部網和外部網在物理上加以分隔，內部網還可以隔離成不同網段，以保證網絡檔案信息范圍，減少各部系統之間被正面攻擊的機會。利用防火墻過濾通過的數據包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網絡邊際安全。可以通過身份證明、數據加密、數字簽名等技術阻止計算機病毒的侵入。在檔案信息網絡化建設過程中，必須迎接各種挑戰，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實現檔案信息服務便利化。
文檔信息一體化
在傳統檔案學中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個時期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實現分塊管理，文件到檔案的轉化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統籌規劃、順暢銜接和有效利用，數據要輾轉多次輸入，使得工作人員要進行大量的重復勞動，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時地實現交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應該存在的聯系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現如收集不齊全，標引深度不好掌握，目錄編制不科學，難以反映使用者的需求。信息化時代，由于采用了現代信息技術，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統上完成，模糊了傳統文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。
文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發，滿足連續性和整體性規律，通過信息技術將其有機聯系起來，按照統一的規范和標準，組成綜合的管理系統，對文件和檔案信息進行存儲、控制、加工、傳輸，實現從文件生成制發到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產生到運轉的每一個環節上體現出檔案管理現代化的要求，實現文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規范一體化，使檔案收集更加完整、系統、便捷、準確、安全，源頭上提高檔案信息的質量，保證檔案信息的真實性和可靠性。在信息化時代，利用多媒體、數據庫、網絡等信息技術可有效實行和實現文檔一體化，滿足檔案數字化、檔案信息網絡化和檔案信息服務的需要。
實現文檔一體化有兩種模式。一為部門內部文檔管理一體化，實現文件處理、登記、分類立卷、著錄標引同步完成。二為部門間結構和職能一體化，設置統一的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用各個環節聯系起來的實體性機構，配備專職人員，統一組織管理各機關文書、檔案工作。在實行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結構，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯系，打下扎實的組織基礎，保證實現文檔工作的整體優化。二是要加強標準化與質量建設，應統一、強化和有效執行標準，確立質量第一的觀念，明確各自負責，制定和實施文檔工作制度和技術操作規范。三是檔案信息管理系統要與辦公自動化網絡化管理系統融合，統籌考慮，統一安排，同步建設，協調發展。四是要切實增加辦公設備的投入，不斷改善、配置和優化基本的辦公設施。總之，各個單位可根據自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實現文檔部門管理工作的平滑結合。
檔案人員現代化
在信息化時代，檔案資源作為社會的基礎性原生信息源需要得到深入廣泛地開發和利用，檔案管理作為社會的基礎性管理工作應該在管理模式和方式上進行變革。需要把先進的技術管理手段應用到檔案工作中，用現代化管理理念駕馭信息技術，用信息技術提升現代管理，努力實現檔案現代化。檔案管理人員要認識到檔案管理的現代化是檔案管理內涵和手段的深刻變革，其內涵不僅是實物對象，其手段不是簡單的手工操作計算機化，其目標也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學先進的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務社會。
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一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素；二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現；三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓I，靠電視、廠播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識(產品技術知識、商業推廣知識、高效工藝知識、商業模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業檔案管理中存在的問題
(一)傳統企業檔案管理中存在的問題。傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以發生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質或實質)記錄下來，并分’Iqg3l類地存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。特別是在大型企業，這個問題特別突出。因為大型企業的檔案資料來源是多方面的，技術的、人事的、財務的、政策的、管理的，甚至有設施、設備、工具的。若要收集上來，就得有專門人員催辦、審查，還要進行編目編冊。企業規模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據空間較大。特別是大型企業，檔案資料經過幾十年的積累，已經不勘重負，而現在更是“檔案爆炸”。面對如此情況，傳統檔案管理已經無能為力。三是查找困難。傳統檔案的借閱必須到檔案室現場，還要在書“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費大量的時間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無法滿足其他人的需求。在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發、企業規劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。因為多是紙質記錄，被蟲咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。
（二）信息時代企業檔案管理中存在的問題。
I、收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。
2、檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實際相關的信息。因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題。最后，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。
3、檔案中的信息類、數據類、知識類資料區分不清。就知識類的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優化、提高、創新，那么就要及時地送到其他地方去應用、實踐、檢驗，并再修正、存入系統，循環往復，得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。
4、網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三、企業檔案管理與知識資源管理的關系
企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。企業知識是企業利潤的核心來源，知識管理也就是企業核心利潤源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當的知識，使管理者既有能力，又高效率地開展管理。所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業核心素質的管理。
1、知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
2、知識資源管理須遵從知識管理的規律。所謂知識管理的規律，就是推動知識運動的規律。企業的知識管理具有如下特點：一是“產生者是企業各類工作崗位上的員工；二是“沉淀”在企業的環境中，供大家共享；三是“規范”(優化1是全體參與者共同的事，也必須經過大家形成共識，并經過專家加以確認；四是“應用”到工作中，支持需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；五是“創新”知識，是集體的創新，是讓集體系統地、規模地改變工作的方式、方法，進而使企業工作步入新的境界。
3、檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理(格式化編目、編號)得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
(1)企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創新”知識、“創新”工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
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3.對檔案工作者自身素質提出的挑戰：知識經濟的社會里，勞動密集型的社會結構將被知識密集型的社會結構所取代。要想在知識經濟時代有所作為，必須具備一定的理論知識和專業技能，否則將被這個時代所淘汰。因此運用檔案來傳播知識，促進經濟發展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。
三、面對知識經濟時代檔案管理應采取的對策
1.要建立適應知識經濟時代檔案管理的新思路和新方法
首先，要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統環境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術的迅速發展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。其次，要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一份軟件，輸入微機三部曲。檔案管理工作現代化是一個系統工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的基礎工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發階段，而應更深入地發掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業的發展。在市場經濟條件下充分開發檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規范化的科學管理模式，改變封閉的現行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向經濟，面向公眾和社會的需求。
最后，要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案資源現代化的標志。因此，檔案部門要把數據庫建設作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓。現行檔案館的館藏檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環。
2.要大力推進檔案管理的信息化和數字化進程
(1)建立“需求—開發—利用”的科學開發機制：首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這將是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作，因此必須要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系。
(2)以電子文件歸檔為管理重點。當前，檔案數字化相關技術標準尚不完善，在此情況下大量開展數字化工作存在風險，有可能影響到今后的數字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務盡早接軌，為機關單位提供有效服務的同時，又能抓住機遇依托電子政務平臺推進檔案信息化的進程。
(3)有效整合檔案信息資源。合理整合檔案信息資源是充分發揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發工作的必須。檔案信息化建設作為一項新興事業，并無多少經驗可循，理論指導又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發時難免各自為政，缺乏溝通，出現信息資源開發的“孤島”現象。
3.要為檔案管理人員建立多元化的繼續教育培養體系
繼續教育是全體在職檔案管理人員不斷調整知識結構，適應知識經濟時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機會到高校進行系統學習的，而繼續教育采取專題講座、實習培訓、現場研討等方式，具有時間短、效率高、內容專一、形式靈活等特點，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。
繼續教育必須制度化、全員化。所有在職人員都要定期參加各種類型的繼續教育，并要將參加繼續教育的情況列入考績、評審的范圍。《全國檔案信息化建設實施綱要》中已明確提出，要“堅持各級檔案部門領導干部進修制度”。
繼續教育必須多元化、規范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學資源，靈活開展各種形式、多個層次的檔案管理繼續教育，另一方面要嚴格審批和監管開展檔案信息化繼續教育的機構，統一繼續教育的內容體系，教學材料及實驗環境，制定規范統一的分級、分類考評體系，建立“學考結合”的專業考核制度。
參考文獻：
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文章編號：1004-4914（2015）10-233-02
近年來，高職教育蓬勃發展，內部人事檔案管理工作也需要進一步提高，以更好的記錄教職工工作業績，為學校教育事業發展服務。
一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題
（一）人員機構配置不盡合理
當前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨立機構，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執行而非決策。比如，忻州職業技術學院目前在職教職工總計540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案傳統意義上的管理也是疲于應對，與科學創新管理的目標相差甚遠。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應人事檔案科學管理的要求。
（二）人事檔案歸檔整理滯后
多年來，高職院校人事檔案管理不夠規范，創新意識比較淡薄，很多教職員工調動調整工作，常常出現新檔案不能及時歸檔，舊檔案不能及時更新，查詢時有時還出現缺失的現象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補全的現象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時，還存在著對人事檔案管理不嚴，在檔案借閱、轉遞的過程中發生遺失等現象，給人事檔案管理工作造成一定的負面影響。
（三）管理人員業務能力較低
近幾年我國高等教育規模不斷擴大，高校教職工人數明顯增加，人事檔案庫存量增長，個人材料進檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經過專業的培訓，部分高職院校把檔案管理工作人員當作高校富余人員的臨時安置點，只能忙于應付日常事務，沒有學習的時間，對檔案的管理采取以往循規蹈矩的方式，與國內國際的高標準管理模式差距很大，嚴重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發展。我針對忻州部分規模較大高校檔案管理人員計算機應用技能情況做了一項調查，反應情況如下：
（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足
目前，高職院校的人事檔案管理大多數還是采用單一的傳統管理模式，沒有統一的干部人事管理軟件系統。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理條件，對于個人檔案的提取十分的困難，無法形成對人事檔案資源的開發和合理利用。
大多數高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長期存放會導致很多檔案的潮濕發霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴重制約著檔案管理工作的發展，不能緊跟社會發展。
（五）檔案管理模式簡單粗放
人事檔案主要內容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學歷、學位、培訓和專業技術職務情況還有政審、職務任免、入黨、入團的材料、獎懲材料、工資調整等，它能充分反映個人經歷、德才成績、工作表現、受獎勵、處罰、歷史背景及重大事件的經歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統守舊的模式，并沒有隨著科學技術水平的不斷提升實現檔案管理的創新。對于一些教職工的個人成果或者是科研貢獻，不能及時歸檔，檔案無法及時反映教職工的當前狀態，更不能體現檔案管理的個性化需求，無法保障教職工檔案信息的準確性和科學性。
二、高職院校人事檔案管理的創新
（一）管理模式的創新
國家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。一些高職院校已認識到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機構改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實了專職人員，人事檔案實現了“職能分離，集中管理”的管理運行模式。這種模式由被動執行變為主動決策，對促進高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規的研究執行，專業人員的分類管理和培訓等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學校的發展方向和特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，只有這樣，才能實現高職院校人事檔案工作的超越。
（二）管理理念的創新
人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現代化管理意識。一要樹立“以人為本，服務至上”的工作理念，對人事檔案室管理水平的評價不僅要看場所、設備，更要通過對人事檔案管理水平的評價來確定。更直觀地說，主要應看檔案室對資源的開發利用程度和服務效果，工作重心要從對檔案室設備、檔案資料的管理轉向對教職工服務。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實現“人”與“檔”的有機融合。二要努力營造互動共贏的工作氛圍。學院主要領導要提高認識，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優秀的管理人才資金保障，否則，創新人事檔案管理就無從談起，難以真正實施。其次，要強化校內宣傳，取得學院各方面的理解和支持。
（三）管理人才的創新
檔案管理人員的綜合素質和業務水平，直接決定了人事檔案管理創新的結果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，著力加強高職院校人力資源管理創新，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新的良好環境。一是全員聘任競爭上崗，在全院范圍內選拔政治強、業務精、作風正、工作實的專業人員，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業的本科院校畢業生充實到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強在職培訓與繼續教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業培訓學習，或參加國家和省織織的各類檔案管理培訓活動，提高檔案培訓質量，保證專業知識的不斷更新和充實，防止檔案管理人員知識老化，著力提升現職檔案人員的文化和專業程度，增強檔案人員運用專業理論解決實際問題的能力。同時，鼓勵檔案人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。三要吸納勤工助學學生作為兼職人事檔案管理人員進入檔案管理隊伍，挖掘學生的潛能，使得他們了解相關的知識和工作職責，不僅能在生活上對學生給予幫助，也為他們鋪設了鍛煉自我的平臺。
（四）管理內容的創新
人事檔案內容雖然是按照國家和黨的政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現及業績成果等內容的原始材料收集與規范化管理，是人事檔案工作的基礎，沒有收集就不會有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規范化收集和管理，才能把分散在部門或個人中的材料集中統一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料，對于不符合規范要求的資料，要及時通知形成檔案資料的部門，補送資料或補辦手續。二要創新規范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規體系，建立人事檔案管理細則和標準，規范歸檔機制、健全歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，通過制定相關制度，完善人事檔案的管理。
（五）管理手段的創新
信息化技術的高速發展，不斷影響著各個領域。人事檔案管理為了適應發展形勢，必須進行全方位、多層次信息管理系統提升改造，把先進的技術和手段應用到檔案管理中，達到提高效率的目的，實現檔案管理現代化，是各類高職院校管理手段創新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設步伐，以信息化推動檔案利用服務模式的創新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數字化、利用的網絡化，積極推進網上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統服務方式在時間與空間上的局限，構建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務的水平和質量。二要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，提出人事檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決人事檔案現代化管理與學院辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把人事檔案工作重點與學院中心工作結合起來，為教學、訓練、科研等服務，使高職院校人事檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
三、結語
全面加強高等職業院校人事檔案管理的建設，以創新的思路促進管理的規范化、科學化，使傳統檔案管理向創新管理者轉化。只有這樣，才能推動人事檔案管理向更好的方向發展。
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篇10
高校檔案是高校歷史的積淀和文化的基石，是高校重要的知識資源，具有原生性和唯一性。高校檔案管理本身就是對學校歷史知識的記錄和當前知識的管理，既包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、統計等顯性知識的管理工作，也包涵對檔案資源隱性知識的挖掘、加工和開發利用工作。檔案知識管理范式的知識核心向度、“人本”向度、技術的傳承創新以及文化顯化向度，對高校檔案管理工作具有深刻的啟迪和指導作用。高校檔案管理工作唯有樹立知識管理理念，融會貫通顯性與隱性知識，挖掘隱藏在顯性知識背后的隱性知識，使隱性知識顯性化，顯性知識集成化，知識創新常態化，推進知識“螺旋式”縱深發展，擴大知識共享，重用知識型人才，創建學習復合型檔案團隊，高校檔案事業才會蓬勃發展。
3高校檔案管理的現狀
檔案知識管理范式是伴隨著社會生產力發展而出現的一種管理范式，它代表了當前檔案管理發展的必然趨勢，為高校檔案管理工作指明了前進的方向。但由于社會和高校自身因素的影響，當前高校檔案管理中存在一些急需改進的地方。
3．1檔案管理重傳統，輕創新
當前，我國高校檔案以傳統經驗管理為主，創新理念比較淡薄。學校領導對檔案工作不重視，師生員工的檔案意識也較薄弱，檔案工作一直處于邊緣化的地位。檔案人員管理觀念滯后，片面側重于檔案的收集、整理、鑒定、統計等傳統的“保管”工作，忽略了檔案的開發利用，檔案管理呈現封閉半封閉狀態，不利于新知識的吸取和新技術的引進，高校檔案發展進程比較緩慢。
3．2檔案服務重形式，輕人本
在檔案的服務利用方面，檔案人員缺乏主動服務意識，消極被動地等人上門查檔，借閱手續復雜，手工查檔效率低下，無法滿足檔案用戶快速閱檔的需求;檔案的利用囿于紙質案卷，電子文件數量較少，無法滿足檔案用戶多元化和個性化的需求;服務對象局限于校內單位和師生員工，社會服務項目較少，檔案開發利用的深度和廣度不足，不利于檔案資源共享和社會價值的實現。
3．3檔案隊伍重使用，輕培養
檔案隊伍的素質是檔案管理工作能否順利開展的關鍵因素。目前，我國高校檔案人員整體素質偏低，理論水平有待提升。檔案人員外出調研學習，參加業務和理論知識培訓的機會較少，對檔案最前沿的發展動態和檔案發展方向了解不多，檔案隊伍創新能力較弱，急需補充創新能力強、學歷層次高，理論知識豐富的檔案人才，以及能夠熟練運用現代化技術手段從事網絡數據庫、資源共享平臺建設的高技術人才。
4高校檔案知識管理范式的研究與實踐
檔案知識管理范式是一個動態的發展過程，與社會變遷息息相關，并隨著生產力的發展而調適變化。它“既是一種實踐活動，又是一個理論學派”，指引人們在檔案管理實踐中逐步揭示和確認檔案領域潛在價值信念和行為準則，并通過檔案學者和檔案管理主體之間的互動，探求檔案發展的內在規律和必然聯系，塑造檔案共同體的主體意識，增強檔案理論整合度，提高檔案管理的現實功能和服務利用功能，確保檔案事業健康和諧發展。
4．1摒棄滯后的管理理念，樹立知識管理理念
高校檔案管理應摒棄“重管輕用”的傳統管理理念，樹立知識管理理念，不僅注重豐富館藏資源，積累顯性知識，而且重視挖掘潛藏的隱性知識，實現隱性知識顯性化，顯性知識集成化，知識服務核心化。野中郁次郎精辟地指出，正是由于暗默知識和形式知識之間的相互轉換，或者形象地說形成了一種“知識螺旋”運動，新的知識被源源不斷地創造出來，企業才會獲得持續不斷的創新理念和實踐智慧。高校檔案要贏得發展的空間，就必須注重知識創新，激發檔案人員所蘊藏的暗默知識，重視由暗默知識所引發的知識創造，鼓勵個體親身體驗、切身領悟和共享知識活動，通過檔案編研、課題研討、項目合作、會議交流等形式交流工作經驗，分享個體技術訣竅，提升團隊理論水平，增強創新實踐能力，科學整合顯性與隱性知識，開發檔案知識產品，高校檔案工作才會持續健康發展，檔案知識服務的最終目的也才能實現。
4．2繼承優秀服務傳統，創新現代服務機制
我國著名的檔案學家吳寶康教授說過:“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務，并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密地聯系起來，實現檔案的自身價值。”高校檔案是高校最寶貴的資源，只有通過服務利用，實現資源共享，才能發揮它的價值。在知識管理范式“人本”向度的指引下，高校檔案人員要轉變觀念，樹立“以檔案用戶為中心”的服務理念，在傳承手工服務方式的基礎上，拓展服務利用方式，提供電話、傳真、郵寄、網絡、預約等多項服務，滿足檔案用戶多形式的利用需求;豐富檔案服務內容，增加電子查檔、信息審核、出國材料翻譯，網上案卷瀏覽、復印、利用等服務內容;建立網絡交流平臺，實現檔案人員與用戶直接的互動交流，及時收集案卷利用反饋信息，調整完善檔案服務機制，為檔案用戶提供多元化和個性化的服務;擴大檔案服務范圍，秉承“走出去，請進來”的原則，開展與校內單位、校外企業、國內外兄弟院校之間的交流合作，學習最先進的服務理念，把握最前沿的檔案發展動態，借鑒現代檔案開發利用方式，提升整體服務水平，把檔案推向社會，發揮檔案的社會價值。
4．3注重技術傳承創新，創建學習創新型團隊
知識經濟社會，知識和人才的重要性進一步凸顯，創新成為時代的主旋律。高校檔案工作要獲得長遠發展，就必須尊重知識和人才，重用人才，建立人才激勵機制，為人才創造施展才華的舞臺和空間，激發人才的創造力，吸引人才參與檔案管理工作，并學習前瞻的管理理念，培養團隊和創新意識，注重知識、經驗、技術、智慧的傳遞分享，加快技術創新。注重團隊計算機技術、網絡技術、數據庫操作技術、信息技術等現代化技術的培訓學習，以提升檔案隊伍的整體技術水平，創建業務精、技術高、能力強的學習創新型團隊，確保高校檔案事業蒸蒸日上。
篇11
所謂素質是指人們通過學習、訓練和內化過程而形成的相對穩定的、內在的、人的整體質量水平。從某種意義上說，素質就是具有復雜結構的身心各方面的能力及品質特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項業務性強而又極其平凡的服務性工作，但就其深遠意義來說它又是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。隨著信息化、網絡化的發展，檔案人員只有不斷提高自身的素質，特別是信息素質，才能適應信息社會的需求。那么，信息時代的檔案人員應當具備怎樣的素質呢?筆者認為有以下幾個方面。
1．檔案人員的信息素質
在信息時代，檔案人員首先應具有信息素質。信息素質作為人的整體素質的重要組成部分，它是人們在信息社會生存的基本條件之一，也是人們在信息時代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產業協會主席波爾(PaulZurkouski)在1974年向全美圖書館學與信息學委員會提交的一份報告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術和技能。”此后，這一概念不斷得到發展。1997年，紐約州立大學圖書館館長將信息素質定義為：“能清楚地認識到何時需要信息，并能確定、評價、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認為，信息素質是人們對信息與信息活動的認知能力和對信息綜合利用能力的一種體現。它是信息社會的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統檔案館員也需要具有很好的信息素質，但是在信息時代，數字檔案館人員與傳統相比，其所具有的信息素質在內容上和程度上都有很大的不同。從內涵上講，現代檔案人員的信息素質應包括三個方面：信息意識、信息道德和信息能力。
(1)信息意識
良好的信息意識是具有較高的信息素質的前提，同時也是信息資源開發和利用的強大動力。檔案館是各類文獻信息的集中保管基地，檔案人員擔負著準確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責，因此要求檔案人員必須具有強烈的信息意識。檔案人員的信息意識應包括兩層涵義：Bp一般意義上的信息意識和特殊的檔案信息意識。一般意義的信息意識是指人對信息的敏感程度，是人們對自然界和社會各種現象、行為、理論觀點等從信息角度的理解、感受和評介。它是特殊的檔案信息意識的基礎。檔案人員的檔案信息意識是指其對檔案的信息屬性、對檔案信息組織、開發、傳播、利用的一種內在的、專注的心理傾向。這種信息意識具體表現在：
a．充分認識到信息的重要性，認識到有價值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有時甚至是決定性的作用。檔案信息是社會的寶貴資源和財富，應當并且能夠在社會上流通，而且應當認識到，檔案工作者在信息社會發揮著重要的作用．肩負著傳播檔案信息為大眾服務的重任。
b．對信息具有分析鑒別能力。一是對所接觸的信息，能判斷出屬于哪種類型，產生于哪個領域，主要服務對象是誰。二是能判斷出此信息是否有價值，并能估測出價值大小。
c．充分認識到信息社會信息量的膨脹程度以及信息流動速度和更新速度的快捷性。
(2)信息道德
信息道德習慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個信息化活動中調節信息創造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關系的行為規范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內涵，它與職業道德密切相連，可以說是職業道德在信息社會的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發、傳遞和利用服務等活動中，其思想與行為所應遵循的信息規范和倫理準則。檔案人員在工作中，應該兢兢業業地為用戶服務。及時、全面地向用戶提供信息。這里除了一般的職業道德問題外，還需特別指出的是關于知識產權的保護問題，由于在網絡環境下，往往缺乏社會有關機構的監督和管理，而且數字檔案館本身也要進行檔案信息的數字化工作，所以這個問題在信息時代就顯得重要、復雜和敏感。
(3)信息能力
這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發檔案信息的能力。
a．對檔案信息的獲取能力。在信息社會，由于數字信息產生和傳播的特點，信息的密集程度，信息分布的復雜程度以及更新程度都是工業社會不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個數字館藏的內容及查找方式、各種商業數據庫的內容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時收集各類檔案信息，以豐富館藏。
b、鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項基本信息素質。對檔案信息的鑒別包括對其原始性、真實性的判別和檔案價值的評估。確定檔案信息的真偽，是一項十分重要的工作，特別是在信息社會．產生了大量的電子文件和數字檔案，其真實性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業的信息鑒別能力。對檔案信息價值的評估和鑒定，區分其價值的大小，是在確定了真實性后的又一個重要工作，是檔案信息開發利用的基礎。
c．檔案信息的組織開發能力。檔案信息組織開發己成為信息時代檔案工作的核心內容，各類檔案信息必須按照一定的方式進行組織整理，形成各種專題數據庫，并能根據用戶需求對信息進行深層次的開發，形成二次文獻、三次文獻等。而檔案信息開發的深度和廣度，以及檔案信息開發的時效性，則依賴于檔案人員的信息開發能力。組織開發能力決定著檔案服務的質量和社會用戶的檔案信息利用程度，影響著檔案事業的發展進程。要求檔案人員有一種對檔案信息的職業敏感性，能及時了解用戶的需求熱點，有效地組織檔案信息并向社會傳播。因此．檔案信息組織開發能力是檔案人員信息能力中最主要、最核心的內容，居于信息能力的最高層次，是具有創新性質的能力。
2、其他各項基本素質
這些基本素質是對傳統檔案人員素質的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質的基礎，涉及的范圍較廣，包括政治素質、業務素質、心理素質、身體素質等等，這與傳統檔案人員的素質要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強調一下在信息社會必需的幾項基本素質。
(1)掌握檔案專業基礎理論與方法
作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業知識，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學理論與現代信息技術相結合。
(2)掌握現代信息技術
21世紀是信息高速發展的時代，現代檔案信息管理與傳統上有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進的信息技術的“復合型”人才方可勝任。這里的“現代信息技術”主要是指計算機網絡與通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術、數據存取技術、人工智能技術等。信息數字化和網絡化為用戶提供了在更大范圍內查閱信息的機會，但同時也把用戶帶入了一個陌生的數字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應信息環境，能根據用戶需求及時通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員。
(3)較好的外語能力
隨著國際交往的加強，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因為檔案館是對外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強，這不僅是因為外文信息在館藏中占有重要比例，而且隨著網絡化程度的加強、聯機檢索的需要、資源共享的擴大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識才能更好地為用戶服務。
(4)具有豐富的科學知識和科學管理能力
檔案專業人員，除具備檔案專業知識外，還應具有比較全面、系統的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。
檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關系等都是檔案工作中值得研究學習和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規律，還要了解各業務部門之間的內在聯系。
二、目前檔案人員的素質現狀及培養途徑
在信息社會，檔案作為一種“原生信息”或“信息資源”，其重要意義不言而喻。無論是發達國家還是發展中國家，都在積極地發展其檔案事業。而是否擁有充足的、高素質的人才資源已成為檔案事業能否持續發展的關鍵所在，人才資源的開發必然涉及到檔案專業的教育培訓問題。
1、檔案人員的知識結構狀況
近二十年來，隨著檔案學教育的發展，檔案專業人員的素質有了明顯的提高。接受檔案專業教育的人占總檔案人員的60％以上，而且教育程度也呈上升趨勢。大中專教育已不再是培訓的主體，而是轉向本科生教育，國家也加大了檔案專業教育的投人力度。但問題在于，一是檔案專業人員的總體教育程度不高。據統計，從業人員中，大部分只接受過專科或在職短期培訓，具有本科學歷的約占5％，有研究生學歷的更是寥寥無幾，僅占0．5％左右。仍有不足4o％的檔案人員未接受過任何專業訓練，并且年齡大都在35歲至5O歲之間，這些人很難勝任信息時代的檔案工作。這是一個十分嚴峻的現實，解決這個問題是中國檔案教育最迫切的任務。二是檔案專業教育尚未走出傳統的桎梏。首先是專業設置過窄，培養目標過專，為檔案館(室)機構外殼所束縛；再者，課程設置不合理，未能反映出信息社會發展的趨勢，學生知識面狹窄，且缺乏必要的實踐技能；三是在職教育以“針對性教育”為模式，培訓不系統，檔案人員信息素質問題未能從根本上解決。
2、提高檔案人員自身素質的途徑
以學校專業教育為主體，大力發展在職繼續教育，以全面提高檔案人員的素質，具體地說應從以下幾個方面進行。
(1)完善檔案專業的教育體制，發展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅持“大檔案學”的觀念，既把檔案學放到信息學和管理學的大系統中，而不要只局限于檔案學。在課程設置上要增加現代信息技術的內容，從而擴大學生的知識面和綜合能力，其中著重培養其信息素質。使未來的檔案工作者成為具備良好的信息能力、合理的知識結構、掌握現代信息技術的高素質“通才”。
(2)對在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續教育模式。可以從以下幾個方面著手：首先，檔案館可以在經費允許的惰況下有計劃地組織培訓，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識、新技能，提高其業務素質。另一方面，可聘請信息專業教授、專家有針對性地舉辦一些專題講座。為促使檔案館員自覺地學習新的技能，還可將計算機、信息網絡技能的考核與館員的提拔、使用、晉級、聘任等掛鉤，并使其制度化，以此調動檔案人員參加繼續教育的積極性。
篇12
根據目前來看，我國當代檔案管理工作主要分為以下兩個方面，首先，對檔案進行保存與管理。檔案的保護工作是保障其完整性與安全性的活動，從而為后期應用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對檔案資料進行保護，并且為公眾提供檔案信息服務工作，從而更好的為國內社會主義現代化建設提供服務；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應用。通過當前檔案管理部門與相關部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對檔案信息進行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應用提供有力相應服務，從而體現出檔案管理工作人員在檔案管理活動中的價值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務意識對檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動具有著十分重要的作用，因此，其服務意識水平決定著檔案管理工作水平，同時，對檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當前檔案管理工作人員的服務管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價值，因此，筆者認為需要通過提高檔案管理工作人員的服務意識水平，即可實現提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關管理工作人員需要結合當今科學檔案管理方式對檔案信息進行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進而保障國內檔案管理工作得到可持續發展。
三、不斷提升創新能力以及樹立創新意識以提高檔案管理水平
隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，人們對提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進一步提升，則相關檔案管理工作人員不僅需要具備與時俱進的管理工作思想，而且還需要具備有創新能力，從而有效推動當前檔案管理工作的發展，因此，對于當前檔案管理工作而言，創新能力是相關檔案管理工作人員必須具備的素質，這不僅是當代檔案管理工作的發展需求，而且也是檔案管理工作未來發展形勢所決定的。另外，隨著科學技術廣泛的應用于檔案管理工作中，使得傳統檔案管理工作與高新技術之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創新能力發揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創新能力或者創新思想，則不僅不適應當代檔案管理工作的發展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發展，因此，作為新時期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業知識水平以及相應業務能力，從而更進當前管理模式，將低水平的管理模式進行改革與創新，進而有效提高檔案管理工作水平，同時，相關檔案管理工作人員需要不斷地發揮自身創新意識與創新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進而提升國內檔案管理實效性與利用效率等。
四、檔案管理工作人員需要提升自身業務素質水平以提高其工作效率
相關檔案管理工作人員需要具備一定的職業道德素質以外，還需要具備一定的業務素質，業務素質是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學習相關檔案工作業務知識，同時，熟練掌握檔案管理科學技術的操作應用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關檔案管理工作人員通過提升自身業務素質水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對檔案管理業務中所存在的問題進行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業務素質水平，無論對檔案管理工作效率而言，還是對檔案管理現狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質水平，而且還需要具備有創新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進而有效推動我國檔案管理工作走向可持續發展，繼而為檔案信息資料的歷史價值以及現實價值提供有力保障。
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1.2檔案工作基礎設施、技術手段落后
近年來，隨著國家對高等教育投入資金的增加，高校教學設施配備、實訓基地建設等取得了長足的進步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導致檔案管理工作需要的一些現代化設備難以及時兌現，檔案管理部門也往往被設置在高校不起眼的位置，檔案庫房面積和各項指標達不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會打擊檔案工作人員工作的積極性和主動性。與此同時，部分高校依然采用傳統的手工檔案管理方法。計算機是高校現代化檔案管理工作必備的設施，盡管計算機辦公已經成為高校日常管理的常態，高校的財務部門、教學部門等早就配備了各種高性能的計算機設備，甚至一個辦公室配備多臺。但檔案室的計算機通常使用其他部門淘汰下來的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機、服務器等設備都十分短缺，導致高校檔案工作的效率大打折扣。
1.3檔案隊伍整體素質不高
正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業的檔案專業人才來負責檔案管理工作，往往是從其他部門抽調部分行政人員，或者由其他工作人員進行兼職，盡管在數量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數工作人員都不是檔案管理專業出身，缺乏基本的檔案管理技能學習和訓練，有的檔案管理人員不知道應該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標題，有的不知道如何利用計算機來進行檔案資料的查詢和搜索等，嚴重影響了高校檔案工作的質量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計算機等設備，但由于工作人員知識老化、素質不高，不懂得如何使用，導致計算機成為單純打字的工具，不能充分發揮計算機的高效率的優勢。特別是隨著知識經濟的興起和計算機技術的不斷發展，高校檔案管理工作的國內、國際交流日益頻繁，高校嚴重缺乏既懂檔案管理專業知識，又會熟練使用計算機、懂得外語的復合型人才。
1.4檔案信息開發利用工作相對落后
高校檔案是高校師生在多年的發展過程中所形成的寶貴的知識和智慧資源，具有無可比擬的價值。如果高校檔案沒有被充分的加以利用，再有價值的資源也會成為無用之物，對于高校檔案工作者而言，不僅要加強高校檔案的收集、整理和歸納，更重要的是充分發揮高校檔案的價值，提高其利用效率。目前高校檔案信息資源大多屬于被動式服務狀態，檔案管理者缺乏主動服務意識，依然是傳統的"等客上門"的服務模式，師生有需要時才來檔案室查詢相關的資料，這遠遠不能發揮高校檔案工作的優勢。同時檔案工作人員忙于日常的檔案裝訂工作，沒有時間和精力來編研和開發檔案資源，即便開發出一些編研產品，也往往深度不夠或者缺乏應用性而流于形式，檔案管理工作為高校科研、教學的服務效果差，社會效率和經濟效率差強人意。
2知識經濟時代提高高校檔案管理工作的建議
2.1樹立新的檔案管理意識
知識經濟時代，提高檔案管理意識、更新檔案管理觀念，是提高檔案管理工作效率的前提和基礎。首先，樹立檔案的開放意識。在現代社會，檔案已經從部分群體的特權向全體公民開放，縱觀世界各國的高校，都有意識的將檔案資源開放給師生和社會公眾使用，只有少數涉及機密的檔案資源才進行封存保管。我國高校的檔案管理者和工作人員也應該樹立開放的檔案管理意識，根據服務者的實際需求，提高檔案工作的開放性和服務性。其次，樹立檔案實效意識。知識經濟時代，社會發展日新月異，生活工作節奏加快，高校檔案管理工作也應該順應信息社會發展需要，提高檔案工作的時效性，及時進行檔案的收集和整理，搶時間、爭效益，根據服務對象的要求，第一時間將開發出來的檔案信息傳播出去，提高檔案服務的價值。第三，樹立檔案服務的競爭意識。知識經濟時代，高校之間的競爭主要是科研實力和教學質量的競爭。作為高校科研和教學的重要服務部門，高校檔案管理部門也要樹立競爭意識，通過優勝劣汰，引入競爭機制，給予檔案管理人員以壓力和動力，提高其工作積極性和主動性。
2.2推進高校檔案管理的現代化
隨著高校在校生人數的不斷增多，以及高校服務社會能力的提高，現代高校在發展中形成了大量的文件、視頻等資料，傳統的手工檔案管理方法不僅效率低下，而且很容易出現檔案資料丟失或者殘缺等問題。因此，高校要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數字化、網絡化進程，從檔案資源的產生到歸檔都進行計算機操作，實現檔案管理的信息一體化，實現一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產品開發，以適應知識經濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發揮網絡的優勢，將有價值的檔案信息公布在網上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。
2.3大力開發檔案信息資源
提高高校檔案的利用價值是高校檔案管理的主要目的。高校檔案管理部門要加強檔案信息資源的開發力度，實現高校工作的應有價值。為了真正了解用戶的檔案需求，高校檔案部門必須加強市場調研，更多地與師生進行交流和溝通，及時了解學校教學和科研工作的重點，只有這樣，高校檔案部門才能合理地確定檔案信息資源的開發主題和入編內容，有的放矢地開展編研工作，最終向各種不同用戶提供與之需求相吻合的、高質量的檔案信息編研成品，以實現高校檔案信息資源開發利用的社會效益及經濟效益。此外，為了提高編研質量，高校檔案部門也可走聯合編研，共同開發信息資源的路子。為了彌補高校檔案部門人手少，編研力量不足，專業水平有限的不足，高校檔案部門可以采取"走出去，請進來"的方式，開發檔案信息產品。高校檔案部門既可以采取檔案系統內部進行縱向聯合的方式，又可采取檔案部門與校內外科研部門、經濟部門等跨系統的橫向聯合方式，來共同進行檔案信息編研開發，使開發出來的產品更具針對性、時效性。
2.4檔案部門要做好宣傳工作
高校檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務工作，直接服務于本校教學和科研等工作以外，還應通過多種途徑強化宣傳工作，不斷增強人們的檔案利用意識。高校檔案部門要做好宣傳工作，一方面可采取舉辦陳列展覽或利用校報、校內閉路電視、校園廣播、校園網向本校人員進行檔案宣傳，又可以利用報紙、廣播、電視和互聯網等社會上的大眾傳播媒介，大力開展對檔案和檔案工作的宣傳，在普及檔案知識和加強公眾檔案意識方面多作努力，逐漸改變人們對檔案工作的神秘感和陌生感，擴大檔案工作的社會影響，增加檔案部門的透明度，培養人們自覺利用檔案信息的意識，教會人們怎樣利用檔案，交給人們打開檔案信息寶庫的鑰匙。另一方面要加強對館(室)藏內容的揭示和報道，讓全社會認識到檔案工作的重要性和對自身的價值。
