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所謂文書檔案，也叫做管理性檔案，即事業單位、企業、團體、機關以及其它社會組織在行政管理和領導等工作、活動中形成的文件，這些文件具有一定的查詢和保存價值。在檔案管理工作中，文書檔案管理占據著舉足輕重的地位，是所有事業單位、企業、團體、機關的一項重要工作。可以說，企業文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關系，只有堅持創新和與時俱進，才能落實好文書檔案工作，使之為企業的健康發展奠定堅實的基礎。

一、企業文書檔案管理中存在的主要問題

（一）企業領導沒有從意識上重視檔案管理工作。在不少企業管理者意識中，檔案管理工作是無法為企業創造財富的。這些管理人員認為，這是一份沒有什么難度的工作，而且通常會下意識的下調招聘的標準，更不用說花時間和精力來培訓檔案管理人員了。意識上的不重視以及投入上的忽視，難免會影響檔案管理工作的整體水平。與此同時，有些部門為了圖方便，在對檔案進行搜集的過程中不會主動把一些本屬于檔案范圍的檔案交給管理人員歸檔，由于歸檔不及時，因此檔案管理人員無法及時記錄下重要資料。在借閱檔案的過程中，經常出現催還未果，過期不換的問題，加之檔案部門沒有及時采取處理措施，因而導致這該崗位形同虛設。

（二）文書檔案與檔案工作契合度低，資料不全面。對某些機關單位而言，文書檔案管理是一份可有可無的工作，而且存在“重經營、輕檔案”的現象，致使其他科室根本沒有把文書檔案的搜集和管理放在心上，這不但有礙工作人員能動性的發揮，同時還會影響文書檔案的可靠性，導致其無法與檔案工作銜接，正是因為檔案工作與文書檔案管理之間缺乏契合度，加之當前的管理制度存在許多漏洞，因而導致二者處于一種“各自為政”的狀態，經常出現編號和裝訂不規范、文種使用不當、原稿不完整的問題。

（三）企業文書檔案管理水平普遍偏低。一直以來，企業檔案管理人員的任務就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時期對檔案的質量、整理、裝訂規范出現了不同的要求，加之領導沒有從意識上給予這項工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個可有可無的崗位，也沒有針對檔案管理部門建立檔案部門經濟責任制、管理制度和考核制度，導致檔案管理水平普遍偏低。

二、企業文書檔案管理的改進方法

（一）從意識上重視檔案文書管理工作。提升文書檔案管理部門在單位內部地位的途徑之一就是使領導從意識上認識到這項工作的重要性。只有保證領導對檔案文書管理工作有一個明確的態度，才能形成上行下效的效果，使全單位的工作人員都重視這項工作，也才能獲得其他部門的理解、支持和幫助，從而為檔案管理工作的開展創造有利的條件。在領導重視文書檔案管理工作的時候，一定要在會議上將文書檔案管理工作的地位上升到企業戰略的高度。

（二）努力協調文書檔案管理與檔案管理工作的關系。嚴格來說，檔案工作的順利開展離不開文書檔案管理工作的支撐，二者是相輔相成，缺一不可的。落實檔案管理工作的前提條件就是做好文書工作；文書檔案管理的水平很大程度上是由文書工作的好壞決定的。所以，文書工作人員必須具有一定的檔案管理意識，在搜集和歸檔時一定要堅持準確性、及時性和完整性的原則，這樣才能通過開展工作加強自身與其他部門之間的聯系，還要認真辦理檔案的借閱、查詢和審批手續，做好檔案的統計與保護工作。

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隨著社會的進步與科學技術的發展，特別是計算機、掃描儀等一系列現代化設施進入文件形成與管理領域，自動化進程明顯加快，傳統的立卷方式難以適應這一形勢的需要，推行立卷改革將成為一種趨勢。

一、文書檔案立卷改革的必要性

（一）“卷”改“件”是檔案部門面向計算機時代的一種選擇，計算機技術的引入，對于檔案管理現代化有著重要的意義，使檔案管理能夠跟得上計算機發展的時代，利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號、檢索以及存儲上具有明顯的優勢。在辦公自動化系統中，文檔一體化管理的理念正在不斷地為人們所接受。這是因為與傳統的文書立卷相比，它更具有科學性和可操性。以“件”為保管單位與“文檔一體化管理”有相同的管理基礎，符合“文檔一體化管理”

要求。

（二）傳統的檔案管理，強調檔案的立卷管理。對于紙質檔案來說，由于強調立卷，使工作流程非常繁瑣。首先要對文件進行實體分類，然后按問題、重要程度、保管期限排列卷內文件，編寫卷內文件頁號，編制卷內文件目錄。這些工作環節，可是說是“費力不討好”的工作程序。組卷時，要對卷內文件編流水頁號，文件原始的頁號作廢；對稍大載體的檔案進行裁剪，不注意還會把重要內容裁掉；沒有裝訂線的文件，還要貼邊，這些都破壞了檔案的原始狀態甚至檔案的本質屬性――原始記錄性。組卷后，為利用者提供復制利用時，有時必須拆卷復印，否則復印內容不全，且容易泄密。

（三）立卷難是大家的共識。由于傳統立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工勞動難度大，尤其是案卷組合和案卷提名的擬寫。一個案卷的質量高就在于卷內文件涉及相關問題要具有一定的聯系，聯系越緊密問題越集中，案卷就越容易成立，標題也比較好擬。反之，卷內文件之間聯系很少，該卷就成了雜卷，任何概括性標題都無法如實反映案卷的全貌。

（四）傳統的文書立卷方法已不適應檔案管理現代化的需要。傳統的文書立卷方法必須改革，包括立卷不裝訂，按時間排、隨辦隨歸，采用單份文件歸檔將是我們改革的方向，是適應未來機關辦公現代化和檔案管理現代化需要，符合文檔一體化發展的趨勢。我們撫順石化公司也要適應時代的發展，進行文書檔案立卷方法。

總之，以“件”為保管單位的文書立卷方法是最為科學、最能從根本上改變文書立卷工作難、繁、緩現象，是今后檔案工作發展的大趨勢。

二、文書檔案立卷改革方法

根據國家檔案局的《文書檔案整理規則》的精神，按照“需要、可能、合理、科學”的原則，突出“簡化整理、深化檢索”的宗旨，以及城市發展對企業文書檔案立卷改革的要求，著重加強以下幾方面的立卷內容改革。

（一）、歸檔文件的編目改革。主要有三個方面，第一歸檔文件的編號；即檔案室編件號和檔案館編件號。室編件號是按照分類方案的最低一級類目，按年度、機構（問題）、保管期限分三個流水進行編號。館編件號是根據檔案室移交進館的檔案，按照館銜接的需要，分別在歸檔章和檔案盒盒脊等處重新編號。國家《文書檔案整理規則》中規定；按問題（類目）分三種保管期限一年為一段，用阿拉伯數字自然流水編號。第二編制歸檔文件目錄；按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，突出以“件”為保管單位，采用橫式的歸檔文件目錄，其設置的內容有分類號、件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數、盒號和備注項目。歸檔文件目錄應一式三份。第三編制檔案盒盒內歸檔文件目錄；即將盒內件編制目錄，其格式與歸檔文件目錄相同，分別填寫盒脊；盒脊的格式為全宗號、類別號、年度、保管期限、起止年號和盒號。盒內要存放備考表，不同的年代、類別、保管期限不能放在同一盒里。

（二）、取消卷號、實行文件級管理。過去以案卷為保管單位，就是在組卷過程中，將同一組問題的單份文件，在卷內歸檔文件是否齊全完整的基礎上，按照文件的形成規律，根據文件內容的重要程度，時間前后順序和責任者的級別進行排列、編目、擬寫案卷標題、切邊、打頁號、裝訂和填寫備考表等一系列整理工作。而以“件”作為保管單位，克服了案卷整理的繁雜手工操作。其主要特點有；（1）不需要編制全引目錄，編制歸檔文件目錄即可。（2）不需要打頁號，在錄入條目時，將歸檔文件的頁數數一下錄入計算機就行了。（3）不需要擬寫標題和填寫案卷封面。（4）不需要切邊，盡量保持歸檔文件的原貌，除去金屬物，（5）采用左上角裝訂，將左、上側對齊用線或不銹鋼訂書釘裝釘即可。具體的件內排列原則是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、復制件在后；轉發文在前、被轉發文在后；復文在前、來文在后。

（三）、設置歸檔章。即在文件的首頁右上角上瑞空白處加蓋歸檔章，并填寫相關內容，其設置的內容為全宗號、類目號、年度代號、件號、盒號。一般文件形成后，隨及蓋上歸檔章，隨時或按時向檔案部門移交。

（四）、歸檔文件的分類。國家《文書檔案整理規則》中規定，歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程，經過多方面論證，決定采用期限-年度-機構（問題）的分類方法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，在再年度下面按問題進行分類。目前企業大多結合國家檔案分類的有關規定，制定本企業的《歸檔文件整理規則》，采用問題-年度-保管期限的分類方法。按問題分類；即在歸檔文件材料整理過程中將文件按其形成或承辦的問題（類目）進行分類。按年度分類；就是將歸檔文件材料按其形成年度進行分類。按保管期限分類；就是根據歸檔文件材料保存價值和重要程度分永久和定期保存的分類方法。

（五）、保管期限的劃分。在劃分歸檔文件材料保管期限過程中，一定要按照國家檔案局的《關于機關檔案保管期限的規定》，要重質量，把握劃分歸檔文件材料保管期限的準確性，克服傳統的“就高不就低”的保管期限劃分的做法。保管期限的填寫采用代碼字母，即G（永久）、C（定期30年）、D（定期10年）。在編制歸檔章、填寫檔案盒脊的保管期限欄時，分別填寫G、C、D即可，也可以采用阿拉伯數字的填寫方法，即1（永久）、2（定期30年）、3（定期10年）。

三、計算機的介入促進了文書檔案立卷改革的快速發展

隨著現代化科學技術的發展，辦公自動化的先進技術的介入給檔案工作的發展提供了更新的要求和契機，檔案立卷工作如何做到既要強調檔案的保密、安全，又要發揮檔案信息服務，為社會提供館藏資源。尤其在當前的新形勢下，傳統的以案卷提供利用，被利用者可能接觸到不在其利用范圍內的其它檔案內容，因為同一案卷內的文件，內容往往并不單一，再者以案卷為保管單位，其卷內內容比較復雜，頁數有的達到200頁，不易復印或縮微，限制了利用方式的多樣化。因些，必須加強對傳統的以案卷的立卷方法進行改革，采用以文件級的整理方法，充分發揮館藏檔案信息向社會開放利用工作。

由于以文件級作為保管單位，單靠傳統和落后的檢索查找手段，是很不適應檔案管理的需要，但計算機的介入就解決了檔案檢索難的問題，依靠計算機一次性輸入條目，就能生成各類目錄，并有強大的文件級檢索功能。因此，做好歸檔文件的數據采集是關系到檢索檔案信息正確如否的重要保證。所以在錄入歸檔文件條目時，一定要嚴格要求，按照規范化和標準化來采集每一條檔案信息，采集的內容主要有；

（一）檔號。每份文件都必須編制固定的檔號，也是必須采集的內容，檔號由全宗號、檔案類別號、年度、保管期限、歸檔文件順序號組成。

（二）責任者。責任者一般采集簡稱，在一個全宗內要求統一，多部門聯合發文的，要采集主辦單位和不超過三個責任者。

（三）文件編號。是利用者常用一項重要內容，一定要采集。

（四）題名。題名是計算機數據采集重要環節，是計算機檢索檔案數據的重要依據，因此，在錄入題名時，一定要按照檔案管理的標準化和規范化來采集歸檔文件題名，對有些歸檔文件的題名不能全面揭示文件內容的要進行補充，如有些文件題名過于簡單或題名含義不清，不能揭示文件材料內容，填寫時也照實抄錄，但應重新似寫準確的題名附后，并加“（）”標識。如一份關于加精神文明建設的文件，原題名是《通知》，應重新似為（關于加強精神文明建設的通知）附在其后，對于沒有題名的文件，可直接填寫擬好的題名，加“（）”標識。有些干部任免、職稱評聘、介紹信存根、啟用印章等文件的題名不能揭示文件內的所有內容，但凡涉及到本機關的相關內容也要將任免名單和印章的全稱采集進去。

（五）主題詞。一般設置在文件后面，是檔案檢索的重要途徑。

（六）形成日期。以文件公章日期為準，或主管領導簽發日期為準。有些歸檔文件把領導批示件與請示文件為一件保管時，應以主管領導批示日期采集。

（七）頁數。歸檔文件實際頁數。

（八）保管期限。永久、30、10三種。

（九）密級。對有些設置密級的文件，一定要采集。保證檔案在提供利用過程中的安全工作。

（十） 附注。有的文件附注內容也很重要，是很有利用價值的檔案。

完成了文件條目采集后，還要將電子原文掛接，這樣計算機不但能檢索文件條目，還能檢索所需的電子文件，為全文掃描、網絡檢索、復印、縮微等提供利用的技術手段帶來了種種便利條件。克服了傳統的檔案案卷整理的繁瑣、復雜的組織形式。

四、結束語

總之，檔案管理現代化、信息化的快速發展進程，要求傳統的文書立卷方法必須改革，文書立卷改革的內容是文檔一體化管理的重要體現，它不僅僅是一種管理方法的改革，也是管理思想與思維觀念的根本改變，因此，我們要不斷研究文書立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地適應高速發展的信息產業的需要。

參考文獻：

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隨著我國《檔案法》的頒布與實施，對于檔案管理的重要性提到了新的高度。現代企業普遍都建立檔案室，尤其是營企業，其檔案室的規模較大，機制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業或是民營企業、私人企業等文書檔案管理存在較多的問題。本文將針對這種狀況，對問題進行深入的分析，并提出一些建議。

二、企業文書檔案管理問題

隨著時代的進步，一些企業的結構調整不斷深入，使得企業的檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，但同時還存在一定的缺陷。

（一）文書檔案保密管理信息化建設滯后

由于受傳統思想的束縛，部分企業文書檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒有健全的規章制度；除此外，文件歸檔、登陸統計等一系列的環節，仍舊采取手工操作；并且文書檔案員一般由企業辦公室人員兼職，而接受高級的專業系統的學習的人不多，因此他們對于計算機知識掌握甚少，也就難以應對現代文書檔案信息化的要求。

（二）文書檔案保密管理制度建設不到位

一些企業的檔案意識淺薄，不僅缺乏對文書檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設計，而且還沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細化方案；企業文書檔案管理工作沒有嚴格制定工作計劃和規章制度，各級領導的分工監督也不到位。除此外，要足夠的重視各個檔案管理制度，而對于企業文書檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對每一步都要有較高的標準和要求。各部門領導要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進行工作管理的視察和不定期抽查。

（三）文書檔案管理工作中人員隊伍建設亟待加強

企業文書檔案管理人員中存在專業素養和知識素養的欠缺，有些企業為節省人力而有些職員身兼多職，因此對于文書檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當中大多缺乏對專業知識的掌握，因此不能對文書檔案管理工作做到認真鉆研，使得企業的檔案管理工作得不到有效保障。

（四）各個部門對檔案管理工作的配合不夠

文書檔案的保密管理涉及收發、登記、送批、歸檔、銷毀等工作環節，工作程序性強，急需各個部門的協助，完成一整套的業務流程，各單位應制定工作標準化程序，形成操作性強的工作規范，加強各個部門的聯系，為崗位人員做出工作上的指導，使工作更為流暢。

三、企業文書檔案管理對策

文書檔案管理工作是企業的一項重要工作，同時也是國家法律賦予的責任，尤其是對于百年昌盛的大企業，更不能夠忽視文書檔案管理工作。鑒于此，要樹立對企負責，對歷史負責的高度責任心，才能夠做好文書檔案管理工作。

（一）強化企業文書檔案保密管理的信息化建設

正如當今，電子文件的優勢對檔案管理的轉型提出了新的要求。目前，在各項檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優勢取代了傳統的紙質文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進的信息查詢方式；除此之外，要進一步加強企業的軟硬件設施建設，如配備必要的掃描儀、打印機等，以提高文書檔案管理的物質信息化條件。

（二）建立健全完善的管理規章制度

例如針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規章制度，監督相關部門江收集和保管等的電子文檔當成一項重要的任務來完成，以保證電子檔案內容的齊全和完整。據有關的檔案管理辦法，企業要根據實際情況，健全檔案工作機制，明確原則和管理方式等。要嚴格規定文書檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。

（三）加強管理人員隊伍建設

加強教育培訓，提升業務能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進方面，要選擇良好的檔案管理專業人才加入企業，以提升企業的專業化人才數量；在人員培訓的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等的專業機構的理論業務知識培訓，將文書檔案基礎業務、信息化知識和應用技能作為崗位人員培訓的重要內容，以提升業務能力。

（四）建立相關部門間的溝通聯系機制

要建立完善的責任保證體系和監督管理網絡，在這其中，檔案管理部門起到中樞和主導的地位，要全過程的參與其中，并通過崗位責任制來約束各部門及其相關人員的行為，以保證所經辦文件責任落實到人，保密工作有據可依，同時要有相關領導帶頭，協調各部門人員的行為，以保證嚴格按照規章制度，進一步落實文書檔案保密管理工作。

四、結束語

企業文書檔案是推動企業發展的重要資源，其為企業的文化水平和管理經驗的積累，也是企業管理工作的基礎和條件，為該企業的進一步發展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎，對此，加強保密工作是保障檔案安全的重要措施，因為只有做好檔案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎。

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現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。   

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。   

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。   

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段   

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。   

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。   

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。  

三、電子文件階段   

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了cad電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。   

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。   

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：   

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用cims的必然結果。   

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。   

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。   

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文書檔案作為企業檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業多項歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級領導決策問題、組織問題、企業建設情況等問題，為后續企業工作提供有力的依據，同時，文書檔案中也記錄了企業發展所取得的成果，是企業非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術不斷發展，當今信息技術已經融入到社會的各個角落，信息技術能夠切實提高企業管理質量與運作效率，因此，現代化管理模式對傳統的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來，隨著企業內部管理水平、發展水平不斷提高，對文書檔案管理要求也越來越高，系統、效率、準確的管理模式已經成為當今文書檔案管理的必然要求。

一、當今文書檔案管理中所存在的問題

（一）文書檔案管理不夠規范

隨著企業不斷發展，在長期發展中勢必會不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規范想象，主要變現在：檔號不規范、案卷目錄不規范、案卷標題不規范、組卷不規范等。這一系列不規范現象從實質上分析就是企業高管的不重視，使得文書檔案管理沒有形成一個規范的規章制度與管理制度，進而造成文書檔案管理出現問題。

（二）文書檔案檢索效率不高

當今企業文書檢索的形式主要分為計算機檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據主體地位。雖然，企業文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時，過重在意檢索效率與內容，而往往忽略了檢索質量。這不僅在質量上無法保障，檢索效率也沒有切實提高。

（三）文書檔案管理人員專業素質層面

現如今，很多企業的文書檔案管理人員雖處于平穩發展階段，也有些管理人員在企業工作了諸多念頭，已經形成了自身獨有的管理理念，而這種理念是非常難以轉變的，使得管理人員的專業能力、文化水平無法適應現代化文書檔案管理需求。信息技術作為21世紀的標志性技術，實現現代化、自動化、信息化、電子化管理已經成為必然趨勢，但一些資歷較老的管理人員甚至連計算機都不會使用，對一些現代化專業知識也不夠了解，使得企業文書檔案現代化管理建設進程緩慢。而企業工作人員往往都是“術業有專攻”，能夠滿足現代化檔案管理研究與開發的人才非常局限，嚴重影響企業文書檔案管理創新進程，無法提高文書檔案管理質量與管理效率。

二、文書檔案管理創新的有效渠道

（一）強化制度建設，加強執行力度

首先，想要實現文書檔案管理創新必須要加強文書檔案管理制度的創新，進一步規范原有的規章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創新必須要建立在企業實際運營情況的基礎上，要剔除一些不符合現代化需求的管理制度，并采用現代化管理制度進行填充，打造全新的文書檔案管理體制。總之，企業要建立文書檔案管理系統的標準化建設，對企業文書檔案管理中的內容、要求、形式作為明確的統一規定。其次，要落實文書檔案管理責任制，為文書檔案管理創新提供堅實的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應現代化發展需求，企業必須要針對電子化檔案建立一套標準的規章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業建立健全文書檔案管理規章制度之后，必須要加強執行力度，落實相應的管理責任，并且定期對規章制度的落實情況進行審查，并組織文書檔案管理力量，對文書檔案體系制度內容進行修、補充、篩選，保障檔案管理體系制度的時效性，充分發揮文書檔案管理體系制度的積極作用。

（二）創新工作機制

企業文書檔案管理必須要適應現代化社會發展步伐，創新相應的檔案管理工作機制。筆者認為，企業必須要建立健全以下幾點：①自我營銷機制。該種管理機制主要是根據企業階段安排和總體要求作為出發點，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務及提出檔案管理要求，為后續檔案管理奠定堅實的基礎。②主動參與機制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動中去，加強文書檔案管理質量，充分體現出文書檔案對企業發展的積極作用。③互動協調機制。加強文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關部門在檔案方面達成共識，構建一套系統的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監督、指導、服務等職責，加強文書檔案管理與各個部門之間的聯系，提高企業各個部門之間的協調性。

（三）構建文書檔案管理隊伍，提高管理人員的工作質量

待到企業現代化文書檔案管理機制構建完成之后，要進一步加強企業文書檔案管理的人才隊伍建設工作，讓檔案管理人才來實施檔案管理工作。第一，單位要認真挑選檔案管理人才，在面向社會招聘人才時，必須要保障應聘人員的知識基礎與文化層次，同時也應考慮應聘人員的專業和計算機能力。第二，加強企業內部人才培養，定期展開有層次、有計劃、有重點的現代化檔案管理培訓工作，加強行業內部文書檔案管理業務交流，提高企業檔案管理人員的道德修養與業務修養，加強檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業要建立“能者居上”的崗位競爭制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競爭制度，為了工作人員的職位晉升、評定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎。第四，加強危機意識教育，構建一套考核體系，明確考核標準，進而激發檔案管理人員的創造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。

（四）加強技術創新，提高服務質量

想要實現文書檔案管理的工作創新，企業首先要淞⑾執化檔案管理理念，無論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過程中，都必須要充分利用現代化手段作為媒介，即借助信息技術、計算機技術來管理文書檔案，提高檔案管理質量與效率。基于此，企業想要不斷滿足現代化文書檔案管理的發展需求，就必須要不斷開展創新技術活動，構建一套符合企業自身發展的電子檔案管理系統，并將該系統融入到企業系統中。要求企業將檔案管理信息化建設歸納到企業總體規劃中，制定出相應的規劃細節，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個環節，實現企業各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務質量。

（五）保障細節功能能夠做到位

文書檔案管理工作的細節工作非常多，因此，想要加強文書檔案管理的服務質量，做好細節工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點：①制定相應的規章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴格尊重規章條例。②加強具有機密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個層次，以備不時之需。③企業文書檔案必須要按照規章流程進行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強文書檔案存檔工作，無論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進行信息核對，從而確保文書檔案的完整性、真實性、精準性。

（六）加強管理人員的創新意識

創新意識是創新模式的基礎與前提，文書檔案管理要一改傳統文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業的創造者與先行者。由于信息技術的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應朝向開放性發展。在符合保密規定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強檔案信息的積極作用。

三、結束語

文書檔案管理工作作為衡量企業管理水平的重要標準，同時檔案信息能夠為企業提供有效參考依據，對企業的發展至關重要。文書檔案管理質量會直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業展開一系列經營活動的重要參考依據，不容忽視。例如企業經濟建設、社會發展都需要借鑒文書檔案內容。因此，企業必須要提高文書檔案管理的地位，實現文書檔案管理工作創新，構建高專業、高素質檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應現代化檔案管理發展需求，推動企業建設與發展進程。

參考文獻：

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業技術學院學報，2014（04）：12-13.

[2]韓宏.淺析文書檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案，2012（04）：1-2.

篇6

文書就是企業在生產經營活動中為處理各種事物而形成的、具有特定效用的信息記錄。檔案是企業在生產經營活動中直接形成的有一定價值且形式不同的歷史記錄。文書與檔案是一種事物的不同歷史形態。隨著供電企業的快速發展，企業文書、檔案越來越多，管理起來也更為復雜。加上管理人員的素質偏低、管理制度不完善、管理方式不夠科學等問題，供電企業的文書檔案管理已經不能適應企業發展需求了。另外，互聯網的快速發展給供電企業文書檔案管理帶來了機遇和挑戰。互聯網背景下的電子信息使得文書檔案的產生、傳遞、利用效率都大大提高，文書檔案管理可以利用先進的網絡技術來不斷促進其發展，改變傳統的管理方式，提高工作效率，以科學的文書檔案管理來促進供電企業的發展。互聯網背景下的電子文件具有易逝性、流動新、易分離性等特點，對電子環境和應用程序的依賴性高，這樣有使得文書檔案管理受到一定限制。加上互聯網背景下的網絡安全隱患問題，企業文書檔案管理中又要注意電子文檔的安全問題。

二、供電企業文書檔案管理中存在的問題分析

2.1文書檔案管理基礎薄弱。在過去，供電企業的文書檔案以紙質文檔存在，在管理中以不丟失為原則，進行的是封閉式的管理，文書檔案的利用率低。近年來信息網絡技術的發展使得企業的文書檔案以紙質文檔和電子文檔的方式存在，但是由于企業領導不重視文書檔案管理工作，因而投入較低，文書檔案管理沒有明確的規范和標準，文書檔案的質量低下，文書檔案的管理較為混亂。

2.2文書與檔案管理工作無法銜接。供電企業在文書檔案管理上采取的是分離式管理，也就是文書與檔案管理分離，互不干擾。但是，在實際工作中，文書與檔案之間是緊密聯系的，檔案管理工作對文書管理工作有一定的指導意義，能夠促進文書管理的規范化。文書與檔案管理工作的分離導致了兩者之間無法有效銜接，無法相互促進、共同發展。

2.3電子檔案的保存不注重安全。網絡環境帶來了電子文化，電子文件的產生、傳遞效率非常高，但是網絡環境又帶來了網絡安全漏洞，電子文檔容易遭受病毒侵害、容易被他人截獲。而供電企業的文書檔案是企業內部資料，很多都是機密性資料，這就要求企業要做好文件的安全保存。但是，在文書檔案的管理中企業并不注重安全保存，經常出現電子文檔的丟失現象。

2.4檔案的利用率低。 文書、檔案是對企業過去生產經營活動實踐中的信息記錄和價值總結，對企業發展具有一定的指導意義。但是在供電企業中，文書檔案的利用率較低，極少人去借閱文書檔案。另外，文書檔案的管理人員素質偏低，造成了文書檔案管理的混亂，因而借閱時也無法在短時間內找到文件，這也是造成文書檔案利用率低的一個原因。

三、改進供電企業文書檔案管理的具體策略

3.1提高思想認識，重視文書檔案管理。首先要提高思想認識，重視文書檔案管理，尤其是企業領導的思想認識，這是提高文書檔案管理工作水平的前提。企業領導重視文書檔案管理工作，進而在企業管理中提高文書檔案管理的地位，帶動企業各個部門和員工重視文書檔案管理工作。加大文書檔案管理的投入，促進文書檔案管理基礎設施的建設。提高管理人員的業務素質，以業績考核制度和激勵機制來激發管理人員的工作熱情，促進工作效率的提高。加強各個部門之間的交流和聯系，不斷帶動文書檔案管理工作的改革創新，提高文書檔案管理水平的提高。

3.2推行文書檔案一體化管理。所謂文書檔案一體化管理就是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、數據結構的一致性，保證從文書到檔案數據流通的順暢和完整。

文書檔案一體化管理可以通過辦公自動化與檔案系統相結合的方式來實現。首先要建立電子文件管理的規章制度以及明確管理人員的職責。其次是制定文書檔案一體化實施方案。最后是開展文書檔案一體化應用培訓，提高工作人員的業務素質和職業道德素養，促進文書檔案一體化管理工作的順利開展。供電企業要正確認識文書檔案一體化管理的作用，根據企業發展狀況制定穩步發展策略，逐步促進文書檔案一體化管理的實現。將文書與檔案管理有機結合起來，保證檔案的質量，提高檔案的利用率。

3.3促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。要提高檔案的質量，提高文書檔案管理水平的提高，最重要的是要促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。首先，全面貫徹落實“檔案集中統一管理”的原則。其次，上級部門制定文書檔案工作的流程，文書檔案的生成、傳遞、保存等方面的工作流程和注意要點以明確的制度形式存在，促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。最后，文書部門要及時做好文書的歸卷、收集、整理，并將整理的信息迅速傳遞給檔案管理部門，促進檔案部門做好檔案的歸檔分類工作，避免積壓現象的出現。

3.4加強信息系統建設，提高文書檔案管理的現代化水平。網絡的發展帶來了信息技術的發展，供電企業在進行文書檔案的管理中要注意信息系統建設，以先進的信息技術來促進工作效率的提高，轉變工作方式，促進文書檔案工作的創新。企業要抓住網絡背景下的機遇，以信息系統建設來帶動文書檔案工作的發展，提高企業發展的內動力。

3.5加強文書檔案管理的安全保障制度建設。網絡環境帶來了電子文件保存的安全隱患，供電企業要正確認識網絡環境，注重檔案的保密建設，加強安全保證制度建設，為文書檔案的管理提供較為安全的環境。在安全保障制度建設上，包括安全制度、安全措施和安全技術，如：采用身份認證、數字備份、防火墻、內外網等安全防護措施，為文書檔案管理營造良好的網絡環境。

四、 結束語

網絡背景下的供電企業文書檔案管理要不斷創新，轉變工作方式，利用先進信息技術和先進管理理念來促進企業文書檔案管理水平的提高。正確認識網絡帶來的文書檔案管理工作的利弊，揚長避短。提高文書檔案工作人員的業務素質和職業素養，以高水平的文書檔案管理來為供電企業提供優質的服務。

參考文獻：

[1]梅姣.文書檔案管理信息化建設淺談[J].資治文摘（管理版），2010（2）.

篇7

企業文書檔案的最終成型首先需要進行有效收集與整理，而后完成科學的開發應用，以上環節需要經歷大量時間，因此可以說，在某種層面，企業文書檔案管理存在滯后性實屬必然。企業文書檔案管理也叫做管理類檔案管理，由于資料來源廣泛、較為分散，涉及業務部門收集標準不一致，便會導致管理類檔案資料無法全面完整的問題，阻礙了企業后續的查考編研管理。另外，一些業務單位沒有全面重視本部門檔案，使得收集環節進展緩慢，存在滯后性。開發應用企業管理類檔案是企業發展的根本需要，一些單位卻僅僅收集過時資料存儲在檔案室，沒有合理開發應用，呈現出較多資源的閑置現象。即便一些單位進行了開發，然而檔案系統卻欠缺深度，導致檢索應用與查詢紙質文件不能有效銜接。任何單位均存在組織結構變化、員工調動等問題，因此檔案員工隊伍也存在變化，由于他們素質水平參差不齊，一些新進員工不熟悉工作業務，無法掌握全面的工作技能，導致檔案管理工作并不規范。一些年齡較大的員工則欠缺創新意識，無法符合現代化管理標準。部分企業文書檔案管理顯現出閉門造車的問題，由于較為封閉，無法適應管理類檔案管理的現實要求，再加上領導階層不夠重視，導致檔案工作現代化水平不高。現實工作中企業文書與檔案采用分管體制，因此在交接環節較易形成相互脫鉤、信息丟失等問題。具體成因在于員工意識淡薄，欠缺專業知識，監督機制不完善，使得檔案收集范疇不清晰、裝訂管理不規范、編號不清晰。當前，較多單位應用管理類檔案效率不高，成因在于一些企業沒有配備網絡化系統，員工專業水平有限，使得管理類檔案應用不便利，服務水平不高。

二、企業文書檔案管理科學對策

1.規范文書檔案管理為全面優化企業文書檔案管理，應提升該項工作規范性，確保各項責任全面落實到位。另外，企業可采用一體化管理模式，由文書檔案用紙樣式、標準直到檔案信息的存儲格式、撰寫要求等均應做出一致統一的要求，制定工作細則。應由資料的最初環節便進行層層控制，對文檔資料管理流程做細致把控，同時對做完整理的資料要第一時間存儲，進而有效杜絕企業管理類檔案資料丟失的問題。2.提升員工專業技能員工具備較高的專業技能方能開展好文書檔案管理工作，因此企業應加強員工技能訓練，使他們可在內心之中形成對管理類檔案管理科學重要性的清醒認識，不應單純的停留在口頭層面。企業可通過集中培訓、定期組織講座增強員工管理意識。管理文書檔案的員工自身也應重視理論學習，為自己充電，提升各項工作技能與整體素質。另外，伴隨科技的快速發展以及現代社會的穩步向前，企業應根據時代特征，創建現代化辦公環境，優化辦公流程，進而全面提升工作效率以及檔案管理專業性。文書工作以及檔案管理密切關聯，文件始終是形成檔案的核心基礎，而檔案則是文件的終極形式。因此，文書內容的好壞直接影響到檔案管理的效果水平。負責文書的員工應提升檔案意識，定期參與培訓，唯有通過培訓，方能形成強烈的責任感以及管理意識，掌握豐富的專業知識。企業應針對崗位人員組織信息技術應用培訓，使員工熟練應用現代化工具做好檔案管理。可通過企業內部廣泛宣傳加強教育，使企業全員明確文書檔案管理重要性，積極組織各類檔案管理知識普及教育，使得各崗位員工均能認識了解檔案管理，明確該項工作重要性，并為文書檔案管理開創優質、有序的工作環境，形成良好的工作風氣。3.創建完善的企業檔案管理網絡系統伴隨現代化信息技術的快速發展，企業應加快創建完善的檔案管理網絡系統，圍繞檔案部門這一核心，各個職能單位組成二級機構，進而形成一體化、全員合作、全方位、覆蓋面廣泛的檔案管理現代化網絡系統，企業檔案管理部門與各業務單位負責直接領導，確保文書檔案管理的層級化開展。文書檔案是企業建設發展進程中一項寶貴的無形資產，是當前激烈的市場競爭中的一項重要因素，企業可否占據更高的市場份額，贏取競爭主動，關鍵要看信息基礎是否牢固。因此，為確保檔案信息資料的完整、全面與有效，企業應做好文書檔案信息的整理與收集，通過科學有效的信息化管理，提升工作效率，達到良好的效果。另外，企業應創建完善健全的管理制度以及監督體系，通過設置有效的獎懲管理制度促進檔案管理的更新改革與有效提升。歸檔管理制度應力求深入到各個單位，預防權責不清晰的問題，應做到切實、認真、客觀、具體，細化到文檔歸檔日期、種類范圍、各項歸檔標準等。

三、結語

透過企業文書檔案管理水平可清晰的判定企業現代化發展的程度，反映企業整體實力與綜合水平。提升文書檔案管理質量可全面推動企業單位的長效持久發展。因此，實踐工作中應樹立現代化工作理念，建立信息化工作系統，符合新時期發展需要，夯實文書檔案管理基礎。眾所周知，企業文書檔案印證了其發展的歷史進程，通過優質的檔案管理可為企業現代化發展形成強有力支撐。為此，應本著科學、嚴謹的態度規范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各單位的有效銜接，方能確保文書檔案管理工作的科學規范性，令其更好的為企業單位建設發展貢獻力量。

參考文獻

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[3]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013，（9）：50-51.

篇8

1.新時期開展文書檔案管理工作創新的必要性與緊迫性

隨著改革開放的深入推進，我國的社會經濟不向前發展，市場化程度也越來越高，而對企業單位而言，人們對檔案工作的要求也變得更高，傳統落后的檔案管理形勢顯然已經無法滿足時代的需求，而文書檔案管理工作同樣需要不斷創新才能跟得上時代的發展腳步，在新時期，如果文書檔案管理工作跟不上時代的步伐，不能創新，一味守舊，只能埋沒于歷史的塵埃。因此，我們說新時期開展文書檔案管理工作創新不僅很重要而且極為緊迫。

2.當前文書檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理機制不健全，不能與時俱進

新形勢下，文書檔案管理工作面臨的問題主要表現在缺乏制度創新，從而無法適應普遍提出的檔案科學化管理，而且當前時代背景下，大部分的政府、國企、事業單位都非常注重體制改革和制度創新，通常大的創新都有專門負責的領導干部，而細分到檔案管理層面，則幾乎無人問津。更為值得注意的是，目前很多檔案管理從業者都為兼職，同時在單位還身兼其它職位，檔案管理工作處于從屬地位，這種形勢下，創新工作幾乎無從談起，這不僅與追求高效的時代旋律不協調，而且也極大的阻礙了檔案管理工作的與時俱進。

2.2 管理方式落后，工作效率低下

當前社會經濟的迅速發展，使得文書檔案的數量較之以往有了天壤之別。當前瞬息萬變的信息社會，對企業單位的應急反應能力提出了全新的要求，而目前的企業單位在文書檔案管理工作方面還依賴于陳舊落后的檔案管理手段，最終導致工作效率地下。在當前時代背景下，文化檔案和信息的整理收集工作比以往任何一個時候都顯得更為迫切和重要，這也必須要求檔案部門和檔案從業者肩負起時代的使命，真正以創新精神服務于文書檔案工作，開創文書檔案管理新局面。

2.3 管理人員整體素養亟待提升

現代化文書檔案管理工作需要一大批專業技能過硬和工作創新意識強的人才，而縱觀當前檔案管理人員，很大一部分人都非科班出身，技能水平參差不齊，對計算機互聯網的知識了解甚少。還有很多企業單位的文書檔案管理人員均為兼職，主要職業不是檔案管理，最終使得整個企業的檔案管理工作趨于混亂局面，管理人員整體素養亟待提升。

3.創新文書檔案管理工作的建議

3.1 推進制度創新，確保執行力度

要想創新文書檔案管理工作，首先需要從制度上著力推進，在遵循公司各項規章制度的前提下，依據自身單位檔案工作的實際情況，對檔案工作相關制度進行修訂完善，淘汰與時展不相適應的舊規則，健全新的的檔案工作管理制度，同時要設定專門的人員負責監督制度創新的執行力度，制定出本單位文書電子檔案管理規劃，最終形成全面可行的制度創新體制機制。

3.2 注重技術創新，實現文書檔案管理信息化

傳統的文書檔案管理方式已經無法跟得上信息時代的高節奏，隨著計算機和互聯網技術的發展，這種不適應現象會越來越明顯。因此，文書檔案管理工作必須要主動求變，注重創新，積極擁抱現代信息技術，加快實現文書檔案管理信息化進程，這樣不僅可以節省大量的精力和時間，也能確保在調閱查找檔案的時候更為輕松靈活，從而確保高效的開展文書檔案管理工作，促進整個企業單位工作效率闊步提升。

3.3 加強人才隊伍建設，提升檔案從業者綜合素養

我們上文談及的文書檔案管理方式與方法陳舊落后，還有另外一個方面的原因，即文書檔案從業者綜合素養不夠，受制于自身的專業化水平，無法更為高效和創新的開展文書檔案管理工作，比如一個多年的手工檔案管理者，要想短時間通過計算機互聯網實現檔案管理工作的轉型升級，幾乎是一件不可能完成的事。因此，必須要加強檔案管理隊伍的綜合素養培訓和應用現代化技術的能力，不斷提升文書檔案管理從業者對工作的認識，從自身單位實際出發，有計劃、有重點地充電學習，調整專業知識，提高綜合素養。同時，企業單位自身也可以需要重視檔案從業者的培養，必要的時候可以開展分支機構和部門之間的檔案管理技術交流，推行檔案工作崗位亂換，構建起優勝劣汰的檔案工作用人機制，從而增強檔案人員的工作實力和職業風險意識，最終調動檔案從業者的積極性和創造性，實現企業檔案工作邁上新臺階。

4.結語

綜上所述，對企業單位而言，文書檔案管理工作并非一個可有可無的工作項目，而是關系到企業的長期健康可持續發展直接決定了一個企業的辦公水平及效率。而針對當前文書檔案管理工作陳舊落后的局面，我們必須要積極大膽革新意識，推進文書檔案管理工作的創新，只有不斷創新才能跟得上時展的步伐，才能更好的為企業管理和發展提供參考借鑒材料，幫助企業更好的做出科學決策，實現企業運轉有序，讓企業在時代的車輪下闊步前行。

參考文獻

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文檔管理類課程是高職秘書專業的主干課程，各院校大多開設“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業教材建設的重點項目。受制于專業特點、學生就業崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業文檔管理類教材在內容構建上應追求適合于高職秘書專業學生就業實際的模式。本文以實證為基礎對目前出版的高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式做一些分析。

一、“文書工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業出版社2010）、《企業文檔管理》（崔淑琴，暨南大學出版社2010）等。

最早的高職秘書專業文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內容構建的主要模式沿襲至今。這種模式實際上將教材分為前后兩大相對獨立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實際上主要是機關文書工作）的內容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發文、整理與歸檔等環節和內容，即傳統文書學的內容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內容構建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結構而成。這種模式的構建主要基于“文書與檔案的特殊關系”，認為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結”。各版本在結構上基本沒有太大差別，內容上基本以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理為構建基礎，其中某些內容往往又和秘書（應用）寫作教材中的相關內容交叉或重復，如公文格式及常用文書寫作。

崔淑琴、李艇主編的《企業文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業”這個定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研、經營和管理等活動的真實記錄，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業運作及管理等各方面發揮著重要的作用”的角度，介紹“適應企業特點、體現企業規范化和科學管理水平的檔案體系”內容，區別于以往同類教材以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理內容為構建基礎的做法，介紹了企業現行文書及其形成、企業文書管理工作和企業檔案的收集與整理、鑒定、保管與統計、開發利用、檢索與編研，以及企業檔案現代化管理、企業特殊載體檔案、企業文檔管理軟件應用，還特別介紹了中外合資、合作經營企業與中小型企業檔案管理的特點。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業實踐，如企業現行文書的形成分別介紹了企業黨群工作和行政管理文書的形成、企業產品科技和基建設備文書的形成、企業生產技術和經營管理文書的形成及國家標準公文格式自動排版系統，明顯不同于以往版本。企業文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機關特點的收文、發文等各個環節，而是立足企業文書運轉實踐的簡潔說明。還有像中小型企業檔案管理的特點等內容也是此前版本鮮見的。

二、“檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《檔案管理學簡明教程》（王立維，浙江大學出版社2004）、《檔案工作實務》（吳廣平，北京大學出版社2008）、《檔案管理技能訓練》（陳琳，機械工業出版社2009）、《檔案管理實務》（樓淑君，重慶大學出版社2010）、《檔案管理實務》（何屹，北京大學出版社2010）等。

這種模式的內容設定就是檔案管理活動的一系列環節和內容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統計、專門檔案管理（人事檔案管理、會計檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結合專業特點等作出了一些調整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實務》采用“項目導向、任務驅動”的編寫模式，除項目一“檔案與檔案工作”（相當于概述）外，項目二至項目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會計檔案管理、特殊載體檔案管理；項目七至項目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內容則沒有納入；項目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設與管理、檔案事務所的創建。陳琳編著的《檔案管理技能訓練》以訓練貫穿全書，但內容設定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。

三、“信息工作+檔案管理”內容構建模式

該模式的版本如《商務秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國勞動社會保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實務》（余紅平，外語教學與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉，浙江大學出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國人民大學出版社2011）等。

這種模式出現較晚，版本總體數量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內容構建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲、信息傳遞、信息開發與利用服務、信息決策服務與反饋等內容。檔案管理部分仍如常規。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構建，體現了文檔管理類課程教學及教材建設在內容選擇上的新探索。事實上，大多數院校在教學實踐中還是傾向于前兩種模式的。

此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。

四、兩個需要深入思考的問題

上述三種高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式，既有傳統認知的延續，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業教學，或者說更有利于學生未來就業？由于各院校課程設置、課程目標等不盡一致，難以也不宜作出統一的評判。但著眼于今后的教材建設，下述兩個問題需要進行深入思考。

一是文檔管理類教材內容構建要以學生就業實踐為基礎。高職秘書專業學生就業的主要去向是中小型企業，而非大型企業、黨政機關或專業檔案機構。中小型企業文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設立了專門機構并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業學生到中小型企業就業，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業文檔管理類教材的內容構建應以中小型企業文檔管理工作實踐為基礎，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設對中小型企業文檔管理工作進行深入研究的契機。用大型企業乃至黨政機關或專業檔案機構的工作方法指導中小型企業的文檔管理工作是不現實的，將屬于本科層面的內容簡單橫移到高職秘書專業教材中來也是不切實際的。目前許多高職秘書專業文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內容并未見少，不自覺地還存在追求學科化和系統性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。

二是文檔管理類教材中相關內容的組合與銜接要更科學。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應進行更深層次的探究。如文書工作的內容基于傳統文書學的內容，事實上在追求效益和講求效率的企業管理運行機制下，由于受人員規模等因素制約，中小型企業的文書工作不可能像大型企業乃至黨政機關那樣繁雜，所以目前基于黨政機關特征的文書工作內容其實與學生就業崗位實踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規則等內容往往與秘書（應用）寫作類教材存在交叉或重復。同時，組合在一起的內容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因為文書檔案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨“擺放”，這是教材編寫者應該進一步要做好的工作。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設述評[J].蘭臺世界，2008，11（下）.

篇10

一、我國企業文書檔案管理現狀

1、對企業檔案管理工作認識不充分

就目前我國的發展狀況而言，在文書檔案的管理方面還存在著許多問題，在開展文書檔案管理工作的時候必須要先具備一個清醒的認識。文書檔案的管理雖然不能給企業帶來直接效益，但從長遠意義上來講，對企業的可持續發展具有重要作用。很多企業沒有明確這一點，忽視企業的文書檔案管理工作的重要性，極大的制約了企業管理制度的有效實施，也阻礙了企業的發展。第一，企業領導者在這方面不夠重視，總是要求企業效益的最大化，只追求短期的短暫效益，忽視企業的長遠發展，對企業文書檔案管理工作投入不夠，認為是一個沒有多大用處的職位，簡單的以為就是保存好文件就是該工作的內容，沒有制定正規的制度來規范和約束，也沒有對該工作的管理有過長遠計劃。第二，企業員工在這方面也不夠重視，員工也是單純的認為企業文書管理這一工作是個冷門，工作沒有技術含量，也沒有績效可言，工作不上心、沒有積極性，大多都是采取敷衍的態度，工作質量低、工作效率低，還很容易出現管理失誤。這種消極的工作狀態，不利于企業的成長，也影響著自身的發展。

2、文書、檔案鏈接混亂

文書檔案管理工作中，文書和檔案是兩個不同的工作項目，他們相互連接又相互區別，在一定程度上相互影響。文書工作是完成檔案工作的必要條件，所有的檔案工作都是以文書工作的順利完成為基礎的。也正是因為這個原因，他們互相又制約影響著，所以兩個工作的鏈接順利是兩個工作能夠有效完成的重要保障，具有重大意義。但是，就目前中國企業文書管理工作現狀而言，在文書工作和檔案管理工作中還存在著許多問題，文書和檔案的銜接不當是這些問題中最主要的部分，由于文書工作的不準確、不規范，經常導致檔案管理工作混亂，影響文書管理工作的正常運行，同時也降低了文書檔案管理工作的效率，對檔案的質量也會造成影響。

3、員工質量不高

由于我國對文書檔案管理工作一直都不夠重視，所以聘請的相關人員也大都缺乏專業的檔案管理知識，在入職前很多也都沒有經過專業的工作培訓，在檔案管理、檔案分類的認識上都比較模糊，操作也不夠熟練，缺乏個人專業素養，工作質量和工作效率得不到保障。而且自開展現代化建設以來，隨著科技的不斷進步，社會的不斷發展，信息化的不斷普及，要求企業掌握的有效信息也越來越多，這就決定了企業文書檔案的管理工作也將朝著信息化的方向邁進，這就要求文書檔案的管理者在具備專業的文書檔案管理知識、數量的工作技巧以外，還要懂得對計算機的運用。

二、提高文案管理水平的方法

企業領導對企業文書檔案管理水平的重視程度，對企業文書檔案管理水平的高低有直接的影響。只有在企業領導在意識到企業文書檔案管理工作的重要性的情況下，對其加以重視，提高其管理水平，才能使企業文書檔案管理有效的進行。只有企業領導高度重視和充分理解文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作應有的地位，不斷提高各部門和員工對檔案工作的認識，為檔案管理部門配備懂專業綜合素質好的人員，不斷加大對檔案設施的資金、技術等的投入和檔案管理人員培訓力度，切實提高檔案管理人員工作的積極性和主動性，加強各部門與檔案管理部門的溝通與協調，才能有助于文書檔案管理水平的提高和文書檔案管理工作的順利開展。

1、加強部門間協作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。因此，處理好與各部門的關系，不斷完善檔案的結構與質量，是檔案部門的一項重要工作。檔案員必須做到“三勤”（嘴勤，即經常主動了解業務部門又開展了什么新的工作；腳勤，即要經常到業務部門走動走動，以獲取有關信息；腦勤，則要常常根據本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作）。加強與各部門的協調與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。要著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現狀和未來發展，為開展實際工作和科學研究服務，具有證據和情報價值的信息資料，切實發揮檔案部門在雙文明建設中的參謀依據作用。

2、認真理順文書工作與文書檔案管理工作

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員必須要有較強的檔案意識，虛心接受檔案管理人員的指導和監督，認真遵守相關的法律、法規，在實際工作中通過認真執行完善的立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準確，通過科學分類、劃分組合，使文件材料形成有機的聯系。檔案管理部門應嚴格執行檔案歸檔管理制度，密切關注文件資料的收集、整理工作，按時接收檔案，對新接收的文書檔案資料一定要嚴格按照規定認真核對，對不符合規定的文件，一律按照要求返回文書重新整理，嚴格把好文書檔案質量關，嚴格按照檔案保管期限表對檔案的價值進行鑒定，同時，對文書檔案的利用工作，一定要按照規定認真履行檔案查、借閱審批手續，對未按時歸還的檔案要及時催還，對歸還的檔案要及時歸位，并認真做好檔案的保護和統計工作。

3、做好文書檔案的基礎工作、監督指導與溝通協調工作

文書檔案管理人員應立足于本崗位，樹立服務意識，認真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統計等文書檔案管理的基礎性工作，切實發揮檔案部門的參謀作用。由于企業文書檔案中的許多有價值的檔案往往來源于重要的業務部門。因此，文書檔案管理人員應積極與各相關部門和人員及時溝通，定期對各業務部門的兼職檔案員進行檔案法律法規和相關業務知識培訓，認真指導和監督各部門的檔案收集工作，保障檔案收集渠道的暢通，切實發揮檔案部門的作用。

4、實現文書檔案管理數字化

目前，在部分企業，計算機作為一種高效地處理龐大信息的現代先進工具被引入了文書檔案的管理。通過該技術的應用大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間、提高了效率。

結束語

在文書檔案的工作開展過程中，要把握企業的發展方向，明確檔案的主題，讓檔案發揮出為企業發展戰略服務的作用，嘗試從不同角度考慮檔案管理工作，使檔案更好地為全局服務。總之，只有在不斷完善企業管理機制的基礎上，做好企業文書檔案管理這一基礎性的工作，才能為企業的發展做出更大的貢獻。

篇11

目前，信息化建設主要目的在于通過對現有信息資源的開發和利用，將信息的帶動服務作用充分發揮出來。電力行業是一個涉及知識和技術的高密集單位，其直接關系到我國國民經濟的發展，而電力企業文檔是企業在進行經營生產活動中產生的，其記錄了企業發展過程中的主要活動，能夠為企業發展規劃提供最為直接的依據。因此，電力企業應將文書檔案管理和信息化建設緊密結合起來，提高檔案的利用率，充分發揮文書檔案管理的實時服務功能，并利用現有的信息技術手段來提高文書檔案管理的現代化水平，以確保電力企業能有效提高文書檔案管理工作的質量和水平，同時這也是電力企業文書檔案管理在新時期需要滿足的新要求。

3電力企業文書檔案管理存在的主要問題

3.1忽視了文書檔案管理的重要性

目前，諸多電力企業僅認為文書檔案管理工作是文字性工作，只需要一些簡單的文字說明，未意識到文書檔案管理在電力企業發展中的重要作用，不清楚文書檔案對電力市場的影響。由于文書檔案管理得不到企業高層應有的重視，導致這些電力企業在文書檔案管理方面的投入不足，出現檔案室設施不全、保管條件和保管手段落后等現象，從而無法為企業提供高質量、高效能的服務。

3.2文書工作與檔案管理缺乏銜接性

在實際工作中，諸多電力企業并沒有將文書工作與檔案管理工作很好的聯系到一起，在一定時間內，針對同一件事情文書工作和檔案管理工作若不能有效的整合在一起，極易產生差距，且在出現問題后的處理方式也不相同，這對文件的統一性與完整性造成一定影響，不利于促進電力企業的持續發展。

3.3文書檔案利用率低

由于部分電力企業的文書檔案管理工作流走于表面形式，導致很多檔案資源不能有效利用到電力企業的管理工作中，再加上現階段的文書檔案管理工作未能充分運用到科學信息技術，很多數據資料無法實現數字化管理，很多工作需要以傳統的人工方式完成，極易在實際工作中出現誤差。若電力企業的文書檔案管理工作到位，數據資料完整，可為電力企業的持續發展提供可靠的資料資源，提高電力企業的工作效率，從而為電力企業的發展奠定堅實的基礎。

3.4文書檔案數字化管理水平低

結合當前社會經濟發展的主要特點，數字化管理是適合當前電力企業文書檔案管理的最佳形式，提高文書檔案管理的科學性與有效性，可有效滿足現代社會發展的趨勢。但電力企業對數字化建設不重視，缺乏對數字化管理的相關專業知識，缺少詳細的標準和制度來實行數字化管理，未能將電力文書檔案資源的效用充分發展出來，嚴重制約了電力企業發展的腳步。

4電力企業加強文書檔案管理的措施

4.1加強檔案專題管理，提高檔案利用率

專題檔案是指電力企業及個人在某項重大活動或專題工作中直接形成的載體檔案，可為電力企業制定科學決策提供可靠的材料依據。專題檔案的領域相對廣泛、檔案形成時間具有偶然性，因此，電力企業在收集專題檔案時需采用專門的收集方法，結合電力企業專題檔案的管理特點及原則等，針對性的采取不同方法對文件材料進行調整，比如針對企業各項重大主體活動的專題檔案可構成一個獨立的全宗，再由檔案管理部門按照整理檔案的規則對專題檔案進行編目和鑒定。企業重大活動文件檔案應組卷，按照重大活動中形成文件的規律及原則，依據問題的特征實施檔案分類分卷工作，盡量為電力企業提供文書檔案實時服務，充分發揮專題檔案的重要價值，提高檔案的利用率。

4.2加強文書檔案數字化管理，提高數字化水平

所謂的文書檔案數字化管理主要是指利用數據壓縮技術、高速掃描技術等將企業的文書檔案系統組織成一個合理有序的檔案信息庫。①電力企業文書檔案數字化建設的目的在于針對文書檔案建立目錄數據庫，從而為電力企業實現企業信息活動的全面掌控奠定基礎。②電力企業文書檔案信息的數字化即是在目錄數據庫的基礎上運用高速掃描技術，通過掃描錄入的方式將文書檔案中所涉及的內容按照原貌圖像進行存儲，并編制相應的目錄索引，以為電力企業文書檔案的數字化建設提供優質服務。

4.3加強人才隊伍建設，提高工作人員的業務水平

①完善人才的任用制度。通過多種有效措施吸引專業能力強，且具備現代管理意識的人才，并根據崗位及人才的實際情況進行編制；②根據現代社會對電力企業發展的需求，加強對檔案管理人才的培訓，不斷優化管理人員的知識結構；③利用講座、交流會等形式，加強電力企業內外人才之間的信息交流，實現信息資源的共享；④企業應為檔案管理人員的未來發展提供更多的機會，幫助其做好職業生涯規劃，以實現其自身價值，提高人員對崗位及企業的責任意識。

4.4提高文書工作與檔案管理的銜接性

加強文書工作和檔案管理工作的相互融合，相關工作人員應加強研究自身所處崗位的特點和性質，在兩者存在差異化的基礎上，實行統一管理。電力企業檔案管理人員需嚴格執行相關的管理制度，及時準確的接收文件、核對文件，整合資源，若發現與實際不符或出現錯誤，應及時向文書工作人員反饋，確保文書檔案的質量。另外，電力企業檔案管理部門應對借閱制度進行完善，做好文書檔案的保護工作，避免丟失遺漏。

5案例分析

A是從事電力企業文書檔案管理工作的人員，在剛開始從事文書檔案管理工作時，所有的文件檔案均是在記錄本上登記后，將其送至檔案室，若企業內部員工需要進行查詢或借閱的話，需從記錄本上逐一查找，且記錄好借閱人的借閱時間和歸還時間，一旦工作處于繁忙狀態，極易出現登記錯誤。近兩年，該企業越來越重視文書檔案管理工作，加強文書檔案管理的數字化建設，將傳統手工模式與現代先進技術相結合。該企業每年三月份均會開展“電力設施保護宣傳月”的活動，2016年2月份，企業領導要求A將2015年3月“電力設施保護宣傳月”活動的相關檔案調出來，以借鑒相關數據來擬定今年的活動計劃。A通過數字化檔案管理信息系統在檢索的地方輸入“2015年電力設施保護宣傳月”，系統會立即檢索出2015年電力設施保護宣傳月的相關內容，如表1所示，大大提高檔案的查詢速度和效率。

6結語

綜上所述，在市場經濟不斷發展的背景下，對電力企業文書檔案管理中存在的問題進行分析，并根據新時展對檔案管理的要求，不斷創新改革，建立與現代文書檔案管理相適應的制度規范，并積極探索與當前電力企業發展相適應的運行模式，以將文書檔案管理在企業發展中的推動作用充分發揮出來。

作者:馬永麗 單位:國網重慶市電力公司北碚供電分公司

參考文獻：

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1 文書檔案管理存在問題

（一）缺乏明確目標和規劃

目前很多企業單位檔案部門其文書檔案管理工作還沒有形成系統化的目標，沒有科學的規劃，更多的是工作的堆砌或只是簡單進行檔案分類，工作的安排不合理不科學。此外，對文書檔案管理的理解還不到位，缺乏科學的管理方法，其工作內容不夠全面不夠詳細，弱化了檔案管理部門對進企業單位工作的推動作用，沒有徹底起到關系管理工作的科學作用。

（二）沒有建立科學完整的操作手冊

目前很多企業單位檔案管理并沒有制定執行標準，相關從業人員沒有科學的指引，而且目前大部分還是依靠人手錄入數據的相識進行檔案管理工作，其次，在檔案過程過程中容易出現主觀性過強、經驗主義過于明顯等現象，使文書檔案管理工作缺少了科學指導，導致在檔案管理處理時缺少事前、事中、事后的科學系統的處理流程，相關工作缺少標準，一旦出現問題，就會出現只是憑領導的個人經驗和感覺進行處理的現象，往往與實際情況相差甚遠，導致文書檔案管理效果不佳。

（三）管理部門人員素質不高

要想跑得快，全靠車頭帶。領導的素質會對一個文書檔案管理工作作風和工作效率產生重大而深刻的影響。很多企業單位檔案管理部門都出現工作作風松懈、責任意識不強，對檔案管理訴求反應不敏感，處理不及時，或者缺乏綜合的素質，對上級的政策只是領悟不深、執行不力。大部分的檔案管理部門墨守成規、思維僵化，不會靈活處理問題；有的甚至脫離實際，沒有深入調研了解文書檔案管理實際情況，全憑主觀的意識來做出決策。

（四）檔案機構的設置不完善

大部分企業單位在檔案管理系統是一個封閉的管理系統，自上而下等級森嚴，管理層次過多導致了文書檔案信息的傳遞效率不高，信息傳遞遲緩，渠道不夠暢通。一些信息的傳遞出現了扭曲和時效性不夠重視的問題。這導致了上層的意志和政策往往得不到有效的執行，一些反饋機制也不健全，管理的幅度過于寬泛導致的是企業單位文書檔案的效率極其低下。

（五）激勵、用人機制不健全

對企業單位文書檔案管理機構而言，人才的重要性也同樣不言而喻。現階段，一些激勵機制和人才挖掘機制不夠健全，加之檔案管理工作枯燥，往往對職業的興趣銳減，工作沒有動力和熱情，這影響了行政機關工作人員的工作效率和人員的素質。一些企業的文書檔案人員的工作作風粗暴，嚴重影響了企業工作正常進行，冗雜多余而且效率低下。

2 文書檔案管理的創新建議

（一）建立合理的文書檔案管理制度

企業單位檔案工作必須設定完善的管理制度，用嚴格規章制度來幫助企業單位社保的完成，讓檔案管理做事有章可循，有據可依。其檔案管理制度就要求根據當地企業單位具體情況制定出合理的規章制度，使文書檔案管理高效的順利的完成。企業單位在制定文書檔案管理制度時，必須要考慮到企業發展特點以及現實情況，制定出一個符合實際的檔案管理模式，避免受企業單位的不良作風影響，一方面要有益于領導工作的規章制度，另一方面也要符合下級檔案管理員工的要求的制度，要深刻明確文書檔案管理制度是為企業整體服務的，不是為某一個部門或者個人。

（二）制定電子化檔案管理流程

在企業單位發展管理中，要利用現代的管理工具來對文書檔案進行管理。一方面管理人員要不斷提高自身的信息化和管理水平。社會的現代化不斷推進，檔案管理人員要要跟上社會的發展，會用現代工具來處理文書檔案管理中的問題，提高工作效率，要及時掌握新的管理模式，不斷的學習。例如可以建立電子化管理。隨著互聯網技術的普及，管理信息系統越來越滲透到各部門的管理之中，這對提高整個文書檔案管理效率有重要的意義，需重視辦公設備與辦公系統的更新與換代，制定從上至下電子化的管理流程，運用現代網絡技術的優勢高效辦公，利用大數據庫的優勢特點將企業單位社保的數據準確分類歸檔，實施動態管理、及時更新，計算機網絡系統是一個整體，可以充分整合各類資源，這樣就大大提高了檔案管理的辦事效率，真正實現了電子化、系統化的辦公。

（三）提高檔案管理人員的素質

文書檔案管理的工作非常復雜的，在檔案管理部門工作的人員每天都要面對很多復雜的事情，但他在檔案管理中的作用是不可替代的，起到一個橋梁作用。但隨著企業單位事務及員工人數增多，就需要檔案管理人員要有很好的專業素質、心理素質、能力等各個方面的素質。隨著社會不斷發展，同樣也要求檔案管理人員能根據企業單位工作的變化和發展不斷的提高自身素質，做到與時俱進，從企業角度與考慮問題，為檔案管理部門的發展做出貢獻。

（四）優化檔案管理組織結構設置

檔案管理機構設置不合理是大多數企業單位單位面臨的問題，結構繁瑣、人員冗雜在一些單位檔案管理部門中大量存在，而這就會導致文書檔案工作效率低下。因此，必須在滿足企業單位工作合理運轉的情況下，適當調整檔案管理組織結構，裁撤部分效率低下人員，明確檔案管理部門職能，制定組織結構圖與工作流程圖，明確責任，落實到人，合理設定管理層級，簡化審批程序，明確上級責任人，明確界定各部門職責、劃清責任，不能出現一個問題檔案管理部門互相扯皮的現象。

（五）強化競爭意識，完善激勵制度

引入競爭機制、激勵機制，獎勵優秀、淘汰落后，樹立危機意識，建立合理的文書檔案管理考核機制，引進先進的管理思想、管理人才，強化管理職能，充分調動廣大文書檔案管理人員的工作積極性，對文書檔案管理與任用實行任人唯賢、監督的方法，強化文書檔案管理機制，實行責任制、權利與義務對等，將個人的晉升、獎金福利與業績、政績結合起來，完善文書檔案管理規章制度、人事晉升制度，實現管理標準化。將工作效率的提升列入文書檔案評定獎勵的范圍，將時間管理的理念落實到日常的文書檔案管理行為習慣上，從根本上提高單位人員的時間意識、效率意識，培育積極向上、勇于實干的文書檔案管理工作作風與氛圍，建成一支高效負責的文書檔案管理隊伍。

3 結語

篇13

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02

文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關及社會團體、企事業單位，也包括以個人名義出現而代表一定組織的負責人；二是它產生于公務活動，是公務活動實踐的結晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉化而來，這種轉化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規律集中存放而形成文件的組合。

文書檔案管理是企業管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業中的文書檔案一般歸屬于企業黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。

一、堅持文書檔案管理的保密化原則

文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據國家有關規定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內部文件——是指內容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內某系統、某單位內部使用的公文。

電力企業文書檔案的秘密級別也可依據以上規定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內部文件。電力企業把自身的安全穩定當做生存發展的前提，所以電力企業文書檔案管理必須從維護企業的根本利益出發，從維護職工隊伍的穩定局面出發，堅持保密化原則。由于現代科技的發展，現代通信、辦公自動化設備的普及，使泄密渠道增多，高新技術被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內容都面臨著許多挑戰。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現代意識和創新姿態，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術防范能力和檢查能力。

堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業發展為己任，力爭做到保密工作不出現任何紕漏。

但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業中心工作的關系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。

二、堅持文書檔案管理的標準化原則

文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質量、概念、設施等，都要實施統一的標準，以求得協調統一的最佳的程序與效益。

文書檔案標準化的內容很多，可以說包羅萬象，其中主要內容包括：專業名詞術語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發文，是指本單位向外單位包括上級部門發出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內部文件（是指限于本單位內部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領導單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業職代會工作報告、黨委工作總結、黨委及總經理辦公會議紀要、企業的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。

文書檔案管理堅持標準化原則，便于應用現代科學技術，提高管理質量和利用價值。

三、堅持文書檔案管理的信息化原則

文書按物質載體大致可分為紙質文件、感光介質文件、磁介質文件、電子文件四種。其中，紙質文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。

在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質文件，充其量有少許感光介質文件。而當今是一個信息化高度發達的時代，信息網絡已經鋪天蓋地。由于信息網絡具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優點，而文書檔案中的四種物質載體都可以運行于信息化網絡中，如其中的紙質文件經過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網公布、審閱、批復等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。

檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網絡上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應該清醒地認識到，由于紙質文件具有保存壽命長的優點，具有原始性、真實性、權威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導地位是不可動搖的。

為此，堅持文書檔案信息化的出發點是要堅持管理現代化，也就是文書檔案工作技術現代化，其主要標志是文書檔案工作網絡化，具體應用于檔案的接收、編目、借閱、統計等工作。另外，可采用信息化網絡，增強與現代化技術相配套的文書檔案科學管理方法和組織手段。如紙質文件易磨損，當前許多電力企業將紙質文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質文件得以有效保護。

四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則

具體而言，企業文書有五個作用：一是指導作用。文書是上級單位對下級單位進行領導與指導的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導與領導。這些公文一經發出，下級單位必須執行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規范作用。企業通過公文的法律、法令、法規、規章制度一經制定和生效，必須堅決執行。它們不僅是企業員工的行為準則，也是企業員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯系、協調的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發誘導，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據作用。各種公文反映了制發單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據。