引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理學(xué)論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理主要是管理教學(xué)活動中的資料，包括教學(xué)類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學(xué)類檔案，主要包括教師教學(xué)課程的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、實(shí)施方案及實(shí)施的情況；教師教學(xué)的課程標(biāo)準(zhǔn)、課程安排、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)培訓(xùn)等；教師課件的設(shè)計(jì)、教學(xué)案例、教學(xué)模型；學(xué)生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結(jié)等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學(xué)情況的考察、教學(xué)評估材料的收集、教師教學(xué)檔案的整理、學(xué)生課程表的安排、教師課程資料的準(zhǔn)備、教師教學(xué)質(zhì)量的檢查，教學(xué)師資力量的建設(shè)、教師進(jìn)修材料的準(zhǔn)備、學(xué)生學(xué)籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關(guān)教育部門對學(xué)校下達(dá)的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量的考察、學(xué)校管理制度及學(xué)校的課程設(shè)置等。
2．教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
教學(xué)檔案管理工作是中職學(xué)校教學(xué)的重要后勤保障，對中職學(xué)校教學(xué)有重要的作用，教學(xué)檔案的特點(diǎn)有：（1）中職學(xué)校的教學(xué)檔案專業(yè)性高，在中職學(xué)校教學(xué)中，學(xué)校會設(shè)置不同的專業(yè)，有不同的學(xué)科，由于各專業(yè)培養(yǎng)的人才不同，各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)課程安排、學(xué)生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業(yè)的教學(xué)檔案也不相同，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案有很高的專業(yè)性。（2）中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源比較廣泛，在中職學(xué)校教學(xué)過程中，相關(guān)教育部門對學(xué)校教學(xué)文件的下達(dá)、學(xué)校本身的實(shí)驗(yàn)室、科研室、教學(xué)管理部門、學(xué)生服務(wù)部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學(xué)校的教學(xué)檔案形式具有多樣性，中職學(xué)校的教學(xué)存在多樣性，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案資料也存在著多樣性。中職學(xué)校的教學(xué)檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學(xué)校教學(xué)檔案資料的多樣性，也能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出教學(xué)的多樣性。
二教學(xué)檔案管理工作的重要性
1．教學(xué)檔案是學(xué)校形象的代表中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源于學(xué)校的發(fā)展、改革等過程，真實(shí)地記錄了學(xué)校在教學(xué)、管理、運(yùn)行等方面的發(fā)展情況，是學(xué)校形象的代表。通過學(xué)校的教學(xué)檔案，可以明確地了解中職學(xué)校的發(fā)展、中職學(xué)校教學(xué)工作的情況；也能幫助學(xué)校總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確地定位中職學(xué)校的價值。同時，科學(xué)的教學(xué)檔案能有效地提高中職學(xué)校的形象，有利于提高學(xué)校的招生工作和學(xué)生的就業(yè)。
2．教學(xué)檔案管理能提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量中職學(xué)校的教學(xué)檔案記錄著許多成功的教學(xué)案例和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，教學(xué)檔案的合理運(yùn)用能給教師教學(xué)指明方向，督促教師在學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)的同時，不斷地創(chuàng)新教學(xué)模式，有效地提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
三教學(xué)檔案管理存在的問題
1．中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督部門
目前，在我國的中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中，缺乏專門的中職教學(xué)學(xué)校檔案管理監(jiān)督部門。中職學(xué)校的檔案管理一般都是受相關(guān)的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學(xué)校的教學(xué)工作，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作檢查不嚴(yán)格，忽視了教學(xué)檔案對中職學(xué)校的重要性。
2．教學(xué)檔案收集資料不全
由于中職學(xué)校的部分教學(xué)檔案管理人員不是專業(yè)性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經(jīng)常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進(jìn)行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學(xué)檔案的不完整。
3．中職學(xué)校檔案管理工作沒有強(qiáng)力的制度保證
目前，在我國的學(xué)校檔案管理法中，沒有專門的中職學(xué)校檔案管理制度，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理使用的是高職學(xué)校的檔案管理方式，雖然中職學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)安排、學(xué)生就業(yè)等方面與高職學(xué)校相似，但中職學(xué)校在教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)管理、教學(xué)模式等方面同高職學(xué)校有很大的差別，中職學(xué)校采用高職學(xué)校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學(xué)校的實(shí)際情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案不能真實(shí)地反映出中職學(xué)校的實(shí)際情況。
四加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施
1．加強(qiáng)中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理監(jiān)督
中職學(xué)校要加大對教學(xué)檔案管理的監(jiān)督工作，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能有序地進(jìn)行，同時中職學(xué)校要建議相關(guān)部門，將學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，看作學(xué)校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，獎勵檔案管理工作優(yōu)秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規(guī)范性。
2．增強(qiáng)中職學(xué)校教學(xué)檔案資料收集力度
中職學(xué)校要注意教學(xué)檔案設(shè)備的更新，檔案管理工作人員進(jìn)行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細(xì)節(jié)收集，積極地參加學(xué)校組織的檔案資料收集培訓(xùn)，不斷地提高自身收集檔案資料的專業(yè)能力。同時，中職學(xué)校要將先進(jìn)的技術(shù)有效地運(yùn)用在教學(xué)檔案管理中，要嚴(yán)格注意教學(xué)檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設(shè)備要齊全，檔案管理人員要做好教學(xué)檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運(yùn)行。
3．完善中職學(xué)校教學(xué)檔案管理制度
中職學(xué)校要完善學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，結(jié)合高等學(xué)校的檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，用嚴(yán)格的制度保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時，中職學(xué)校要加大檔案管理的監(jiān)督力度，嚴(yán)格檢查檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理的嚴(yán)肅性。
4．加強(qiáng)檔案宣傳工作
教學(xué)檔案管理在學(xué)校發(fā)展中有極其重要的作用，中職學(xué)校要充分地認(rèn)識到教學(xué)檔案的特殊價值，教學(xué)檔案是一個成功的學(xué)校最寶貴的財(cái)富。因此，中職學(xué)校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹(jǐn)慎、嚴(yán)肅的心態(tài)面對教學(xué)檔案，增強(qiáng)學(xué)校教師及其他職工的檔案意識，讓學(xué)校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關(guān)心檔案、支持檔案工作的良好環(huán)境。
篇2
（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數(shù)醫(yī)學(xué)院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機(jī)制。比如一些醫(yī)學(xué)院未建立規(guī)范的立卷部門，很少有固定的人員負(fù)責(zé)歸檔工作，多數(shù)是臨時抽調(diào)出的老師來負(fù)責(zé)。檔案管理中出現(xiàn)的問題也沒有具體的人員予以負(fù)責(zé)，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問題。（二）教學(xué)檔案質(zhì)量不高。教學(xué)檔案質(zhì)量直接影響到教學(xué)檔案所產(chǎn)生的價值和效果，而且和教學(xué)工作的開展以及教學(xué)管理的水平都有著重要的關(guān)系。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容大部分都是來自各種教學(xué)文件材料，因此，教學(xué)文件材料質(zhì)量是取決于教學(xué)檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當(dāng)前的情況來看，很多院校注重了教學(xué)質(zhì)量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫(yī)學(xué)教學(xué)中所形成的檔案資料或者沒有進(jìn)行及時歸檔總結(jié)，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學(xué)檔案的質(zhì)量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發(fā)展的情況來看，信息化建設(shè)已經(jīng)日漸成為高校建設(shè)的重要支撐。而信息化建設(shè)的輻射范圍也應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的管理，只有對教學(xué)檔案的管理不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設(shè)開展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)，也僅僅停留在基礎(chǔ)的檔案管理之中，水平不高。（四）服務(wù)水平有待提升。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的最終目的應(yīng)當(dāng)是服務(wù)教學(xué)，堅(jiān)持以教學(xué)為根本。但是，在當(dāng)前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學(xué)過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務(wù)性質(zhì)沒有得到體現(xiàn)，其在教學(xué)中的應(yīng)用還有很大提升空間。
二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的策略
（一）建立健全教學(xué)檔案管理制度。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學(xué)院教育的實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化教學(xué)檔案管理人員的相關(guān)責(zé)任。在此方面應(yīng)該由分管的校長進(jìn)行負(fù)責(zé)，通過相關(guān)的專業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機(jī)制。另一方面，必須要創(chuàng)建適應(yīng)各個教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學(xué)院起步較晚，缺少足夠的教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒有及時進(jìn)行歸檔和收集，而且很少進(jìn)行系統(tǒng)的分類，很難真正滿足教學(xué)管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善學(xué)校醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的工作規(guī)范，建立適應(yīng)各系教學(xué)檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學(xué)檔案管理工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。（二）提高教學(xué)檔案質(zhì)量。真正要提高教學(xué)檔案質(zhì)量，就必須重視教學(xué)文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學(xué)材料在內(nèi)容必須具有真實(shí)性，也就是說其檔案的內(nèi)容必須真實(shí)的來自于教師教學(xué)工作的開展，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄。這就需要教師做好教學(xué)內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行及時記錄，讓開展的教學(xué)工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實(shí)和保存。另一方面，各類教學(xué)文件必須具有相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也就是所保存的檔案必須依照相應(yīng)的規(guī)范而進(jìn)行，通過具體、統(tǒng)一的要求保證其教學(xué)檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。此外，每一種教學(xué)文件材料必須要?dú)w檔完整，所保存的檔案應(yīng)當(dāng)貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學(xué)生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進(jìn)行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。在教學(xué)檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方法進(jìn)行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業(yè)未來發(fā)展上的必然趨勢。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案上，必須實(shí)施案卷級、文件級的計(jì)算機(jī)錄入的保存和檢索，努力實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫，最終達(dá)到向數(shù)字化儲存利用的發(fā)展目標(biāo)。另外一方面，必須注重電子載體類教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔工作，對于學(xué)校的多數(shù)教學(xué)檔案必須實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學(xué)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實(shí)行教學(xué)檔案的雙向信息輸送，努力實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學(xué)檔案管理的閱讀上完成全面的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，使得教學(xué)檔案信息真正的公開化，利用現(xiàn)今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)完成教學(xué)檔案資源上的共享以及教學(xué)檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程終端服務(wù)。（四）做好檔案服務(wù)工作。將建立的教學(xué)檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學(xué)服務(wù)工作，這才是檔案存在最大價值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學(xué)檔案信息的需求，這樣才能提升教學(xué)檔案的使用率，促使檔案價值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的情況下，為了提高教學(xué)檔案的利用率，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實(shí)際情況，對各類的檢索工具進(jìn)行及時的編制，這里特別要注重的是對教學(xué)檔案的內(nèi)容上進(jìn)行充分的分析和研究，教學(xué)中重大事件，現(xiàn)有在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)等，在這方面檔案的編寫上，可以根據(jù)實(shí)際的情況由檔案部門自行編制或者與學(xué)校其他部門聯(lián)合編制。
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2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
不論哪一部門，領(lǐng)導(dǎo)對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強(qiáng)血站領(lǐng)導(dǎo)對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計(jì)劃范圍內(nèi)。要嚴(yán)格把關(guān)檔案科室人員的選拔，必須要有相關(guān)專業(yè)的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業(yè)知識，還要有領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)下屬之間關(guān)系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責(zé)的做好自己份內(nèi)的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡(luò)，建立分級式的管理政策，要完全落實(shí)管理責(zé)任制度，并且擬定相關(guān)的獎懲條例、年度考核，嚴(yán)格遵照管理規(guī)定實(shí)施。
2.2加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)
在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認(rèn)識。因此，首當(dāng)其沖的是要做好血站內(nèi)部的宣傳教育工作。要領(lǐng)會貫通《檔案法》的各項(xiàng)條例，自己學(xué)習(xí)的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應(yīng)該開展必要的培訓(xùn)班、研討會、專題講座等，大家在學(xué)習(xí)檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補(bǔ)每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓(xùn)，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進(jìn)了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎(chǔ)。另外，要加大力度對維護(hù)、開發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔(dān)的責(zé)任。維護(hù)電子設(shè)備的人員專業(yè)知識要過硬，對于電子檔案的維護(hù)、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。
2.3建立健全的檔案管理規(guī)定
檔案管理者需要認(rèn)真落實(shí)檔案法的相關(guān)規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團(tuán)體組織、不同發(fā)展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內(nèi)容，歸檔的具體流程，根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關(guān)訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。
2.4實(shí)施兩套檔案方式管理
新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認(rèn)可并且廣泛應(yīng)用。而以往的紙質(zhì)檔案，其占地空間較大，查找檔案費(fèi)時費(fèi)力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣既實(shí)現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢，又保留了檔案的原始真實(shí)性，雙管齊下，互補(bǔ)不足。
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2.建立專門管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才
檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實(shí)際行動，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計(jì)劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實(shí)驗(yàn)的作用價值。保證各類先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價值體現(xiàn)出來。
3.做好檔案收集工作
3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實(shí)施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。
3.2普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點(diǎn)，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場跟蹤，加強(qiáng)對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔并簽字驗(yàn)收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。
3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級別的開發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發(fā)。高校互助平臺的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫(yī)學(xué)院之間的平臺對接，實(shí)現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。
3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強(qiáng)互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。
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信息時代,學(xué)校檔案工作和整個社會發(fā)生著千絲萬縷的聯(lián)系,新問題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,每一個檔案管理人員都要善于學(xué)習(xí)新知識,不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。同時，檔案人員還應(yīng)積極主動地爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué)，在學(xué)中干，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)。另外，新時期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。
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學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
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（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來整理檔案，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時需要對管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
篇8
2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范。《辦法》實(shí)施五年來，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實(shí)行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢，但主要有兩個方面，一是人才優(yōu)勢。學(xué)生檔案有其自身的特點(diǎn)，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業(yè)知識的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時事務(wù)性工作就比較多，很難有專門的時間和精力來管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業(yè)知識，因此常常感到力不從心，從近年來社會用人單位對學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問題中可以看到這種管理形式帶來的各種負(fù)面后果，從這個角度上來講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢。檔案館以外的部門管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時有發(fā)生，而高校檔案館有專門的庫房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會各方面的查閱和利用。
3.有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國家的全部檔案是我國檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國家檔案，必須由檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著我國高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實(shí)現(xiàn)對高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)高校檔案的完整與完全。《辦法》在文件材料的歸檔范圍中，對學(xué)生類檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對學(xué)生檔案形成院、系、班級進(jìn)行指導(dǎo)，及時歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。
二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑
高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實(shí)準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長歷程，其根本途徑就是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。
1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系。《辦法》對“學(xué)生類”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國家有關(guān)部門應(yīng)制定具有較強(qiáng)針對性和較強(qiáng)操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國高校的規(guī)模、所有制千差萬別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個相對集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評價制度，定期開展系統(tǒng)考核，強(qiáng)化過程管理和監(jiān)督。
2.充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。《辦法》頒布以來，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實(shí)際情況，沿著學(xué)生自身成長的軌跡，根據(jù)社會對人才的需求，進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程，從而實(shí)現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實(shí)全面的信息，同時也為學(xué)生本人在日后的成長發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高校現(xiàn)階段對學(xué)生檔案的不斷充實(shí)基本集中在以下幾個方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個性傾向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會實(shí)踐活動情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評價，參加大型活動，科技活動效果等，反映學(xué)生社會活動及社交情況。六是信用情況，個人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會關(guān)心的基本要素。經(jīng)過不斷充實(shí)，使學(xué)生檔案更具個性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實(shí)工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動態(tài)跟蹤機(jī)制，及時收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動態(tài)地記錄大學(xué)生的成長歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。
3.運(yùn)用現(xiàn)代科技推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國已進(jìn)入信息化時代，高校招生、就業(yè)都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，整合各方面信息資源，開發(fā)運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會提供各種學(xué)生檔案咨詢、查詢等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢。
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學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
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同樣，將大學(xué)生在校期間的其他信息納入征信范圍也缺乏合法性前提。這主要是一個個人隱私的界定和使用問題。我國最高人民法院在《關(guān)于審理名譽(yù)權(quán)案件若干問題的解答》中只規(guī)定了未經(jīng)權(quán)利人許可而公布、披露他人隱私的行為是侵權(quán)行為,但對什么是個人隱私、如何保護(hù)和披露沒有進(jìn)一步的規(guī)定。在沒有獲得法律授權(quán)之前，高校的征信行為多少有些盲目，并可能在未來引發(fā)侵權(quán)爭議。
我國現(xiàn)在于上海、深圳、石家莊新華區(qū)等地建立了信用檔案，事實(shí)證明，沒有法律作為堅(jiān)強(qiáng)的后盾，這些地方的信用檔案無法顯示出其應(yīng)有的價值和威力，而且備受人們的懷疑。如，2002年6月14日的《中國青年報(bào)》以《將公民的不良行為上網(wǎng)對不對？》為題，對石家莊新華區(qū)的“社區(qū)信用檔案系統(tǒng)”提出了質(zhì)疑，原定推出的上海大學(xué)首份大學(xué)生信用檔案也面臨“難產(chǎn)”的尷尬。
地方立法中，上海已出臺《上海市個人信用征信管理試行辦法》。央行也有意將征信體系的建設(shè)盡快向全國范圍推廣，目前正抓緊制定有關(guān)征信法規(guī)，以規(guī)范社會征信機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)營和征信市場管理。反觀美國，在它發(fā)達(dá)的信用體系背后是以《公平信用報(bào)告法》為核心的45項(xiàng)法律，對個人信用檔案的收集和共享都有明確的法律條文，鼓勵誠實(shí)守信，對違反信用者也規(guī)定了具體的懲罰條款，同時也注意維護(hù)公民的個人隱私等正當(dāng)權(quán)益。特別是《公平信用報(bào)告法》和《格雷姆—里奇—比利雷法》這兩項(xiàng)法律對個人信用檔案的收集和共享及個人信息的使用做出了明確規(guī)定，是規(guī)范信用報(bào)告行業(yè)的基本法。①高校在無法可依的情況下貿(mào)然建檔，有些把自己放在火上烤的意味。
二、高校尚不具備建檔所需的物質(zhì)支撐
大學(xué)生信用檔案的建設(shè)要以一定的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件為基礎(chǔ)，從信息采集到最終形成信用評估報(bào)告的整個過程花費(fèi)不菲，并要有一定的通訊、計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支持。僅就這一點(diǎn)而言，目前我國國內(nèi)許多高校尚不具備建設(shè)大學(xué)生信用檔案的客觀條件。事實(shí)上，國內(nèi)也只有少數(shù)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件允許的高校開展了這項(xiàng)工作。
高校建檔的資金從哪里來？易家言在他的《中國教育的尖銳問題：學(xué)校、市場和政府的重新定位》中說：“中國的學(xué)校實(shí)際是一級教育中的黨政社團(tuán)組織，它在辦社會，它在發(fā)揮政府的職能，而不是完全意義上的學(xué)校。高等學(xué)校除教育之外，其他的如政府和社會功能越多，內(nèi)部結(jié)構(gòu)就越復(fù)雜。組成結(jié)構(gòu)本身和結(jié)構(gòu)的運(yùn)行需要支付成本，于是這些與孩子的教育根本無關(guān)的費(fèi)用都要由越來越高的學(xué)費(fèi)來承擔(dān)。”
已建立的高校誠信檔案相互之間并未實(shí)現(xiàn)完全聯(lián)網(wǎng)，這種分散式的信用檔案管理模式會產(chǎn)生的結(jié)果是，在建設(shè)初期，信用數(shù)據(jù)的采集任務(wù)浩繁、前期投入大、周期長，各個分散的信用檔案管理機(jī)構(gòu)很可能會不堪重負(fù)，重復(fù)投資嚴(yán)重。而建成后因?yàn)閷W(xué)生畢業(yè)后流動性大，留在當(dāng)?shù)氐男庞脵n案是否轉(zhuǎn)出？如不轉(zhuǎn)出，信用檔案受到地域、時間限制，其功能被大大削弱。如轉(zhuǎn)出，誰來承接？建檔后實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理還要耗費(fèi)大量人力、物力，高額的運(yùn)行成本也是個難題。
大量的投入必定尋求回報(bào)，即征信數(shù)據(jù)的有償使用可以鼓勵高校建檔，現(xiàn)狀卻是由于社會普遍缺乏使用信用產(chǎn)品的意識，我國對個人征信服務(wù)的社會需求嚴(yán)重不足，尤其是銀行等在開展消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理時并不要求由公正的第三方信用評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評分，個人信用評估公司也就沒有市場，無法商業(yè)化運(yùn)作。投入了卻沒有產(chǎn)出，高校的建檔熱情能持續(xù)多久？
三、具體實(shí)施和監(jiān)督環(huán)節(jié)存在的問題
1、征信數(shù)據(jù)的來源
以往由于信息長期被各行政機(jī)關(guān)封閉管理和分割使用，社會公眾難以通過公開渠道獲取個人信息，信用機(jī)構(gòu)也無法以合法身份采集、加工和出售這些信息。近年來，上海市以地方立法的形式頒布《上海市個人信用征信管理試行辦法》、《上海市企業(yè)信用征信管理試行辦法》、《上海市政府信息公開規(guī)定》等，授予信用服務(wù)行業(yè)協(xié)會信息采集權(quán)，打破征信領(lǐng)域中的條塊分割，使上海成為全國最早啟動個人信用征信的城市。在《上海市信用服務(wù)指南》中，征信信息的來源包括直接來源和間接來源。其中，直接來源是被征信對象，間接來源包括行政和司法部門（工商、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)、海關(guān)、技監(jiān)、勞動人事、公安、法院等機(jī)關(guān)）、社團(tuán)組織（行業(yè)協(xié)會、商會、貿(mào)促會等）、媒體傳播機(jī)構(gòu)、與被征信對象存在業(yè)務(wù)關(guān)系的合作企業(yè)、金融機(jī)構(gòu)、其他征信機(jī)構(gòu)及被征信對象股東和附屬機(jī)構(gòu)等。《中華人民共和國政府信息公開條例》的實(shí)施解決了在全國范圍內(nèi)信息采集公開合法的問題。根據(jù)該法的精神，高校僅能選擇從行政機(jī)關(guān)主動公開政府信息中收集所需信息，而這些信息中又有多少與大學(xué)生誠信檔案內(nèi)容實(shí)際相關(guān)？即使相關(guān)，所載信息又往往與其他征信機(jī)構(gòu)提供的信息重復(fù)。明確不重復(fù)的只剩學(xué)生在校成績、獎懲情況了，這又與學(xué)生檔案記載重復(fù)。那么，高校還有必要建立誠信檔案嗎？
2、采集內(nèi)容的界定
哪些信息應(yīng)納入誠信檔案，各高校不盡相同。一般包含個人基本信息、經(jīng)濟(jì)信息、操行信息、信用信息、大學(xué)生去向記錄。但對這一界定存在爭議。如，個人基本信息、經(jīng)濟(jì)信息中的家庭住址、父母姓名、父母身份證號碼、家庭經(jīng)濟(jì)收入情況、在校期間的消費(fèi)表現(xiàn)等，究竟是征信必需的可公示材料，還是純粹個人私生活內(nèi)容或個人隱私？還有一種意見認(rèn)為，學(xué)生的信用表現(xiàn)主要體現(xiàn)在學(xué)生是否誠實(shí)守信等方面，與此無關(guān)的情況如學(xué)生的思想政治表現(xiàn)、道德表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績、專業(yè)素質(zhì)等應(yīng)排除在外，否則，就是學(xué)生的普通檔案了。這也意味著信用和道德并不一致。對于道德和信用的關(guān)系，先期建立社區(qū)信用檔案的石家莊市新華區(qū)堅(jiān)持“一個人的總信用，應(yīng)該包括他生活在社區(qū)中的方方面面，而在社區(qū)的日常生活中，信用的體現(xiàn)面之廣，幾乎可以包括道德的所有內(nèi)容，道德就是對社會的承諾。”這樣看來，信用檔案幾乎就等同于“道德檔案”。
那么，究竟什么才是應(yīng)當(dāng)記入信用檔案的呢？在這個問題沒有水落石出之前所有的建檔行為都具有相當(dāng)?shù)拿つ啃浴?/p>
3、市場需求不足
最有可能青睞誠信檔案的用人單位實(shí)際上對大學(xué)生信用檔案的作用持保留態(tài)度。在招聘中，雖然企業(yè)對于員工的誠信問題相當(dāng)重視，但不少企業(yè)認(rèn)為，中國現(xiàn)有信用體系還不完善，僅憑一紙證書無法說明大學(xué)生的誠信問題。市場對大學(xué)生誠信檔案的漠然戳中了誠信檔案的軟肋：公平性。
4、如何實(shí)現(xiàn)公平
首先，誠信標(biāo)準(zhǔn)的公平。大學(xué)生誠信檔案的評價標(biāo)準(zhǔn)是什么？這一標(biāo)準(zhǔn)由誰制訂？制訂者的權(quán)威性由誰授予？雖然通行的做法是誠信得分由學(xué)生個人自評、經(jīng)由班委和學(xué)院雙重審核并打分。一個大學(xué)生，誠信如何，到底誰最有發(fā)言權(quán)？是代表“管”方的班委和學(xué)院，還是他的普通同學(xué)？不解決這些問題，大學(xué)生誠信檔案本身的客觀性、中立性就令人懷疑。而一項(xiàng)充滿懸疑制度，我們還能指望它推進(jìn)社會誠信嗎？
其次，在大學(xué)生誠信度測評中誰來監(jiān)督信用的監(jiān)督者（高校）？沒有監(jiān)督和競爭，誰能保證高校不產(chǎn)生尋租沖動？有人質(zhì)疑，在中國這個人情社會，“誠信檔案”很難不被形式化、庸俗化。
參考文獻(xiàn)：
[1]《誠信檔案可解大學(xué)生“誠信危機(jī)”？》，《新華每日電訊》2007-年4月11日。
[2]劉勇強(qiáng)：《美國的個人人信用檔案管理》，《檔案時空》2005年第四期。
篇11
文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實(shí)用、知識精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認(rèn)識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時用一個學(xué)期左右的時間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認(rèn)識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問題的應(yīng)用能力。:
2.3.2情境教學(xué)法面對沒有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點(diǎn)時，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認(rèn)識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實(shí)物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認(rèn)識客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
3加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。
參考文獻(xiàn)：
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篇12
2、出現(xiàn)了嚴(yán)重的人檔分離問題
由于缺乏健全完善的制度與科學(xué)有效的管理，使得流動大學(xué)生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執(zhí)行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學(xué)生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學(xué)生經(jīng)過若干年的打拼出現(xiàn)了離職、跳槽等現(xiàn)象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴(yán)重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學(xué)歷等的泛濫。
3、流動檔案管理不規(guī)范
當(dāng)前社會上的流動大學(xué)生數(shù)量較多、范圍較廣，所以，其檔案數(shù)量、類型也是五花八門，不同流動大學(xué)生有不同的檔案內(nèi)容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機(jī)構(gòu)，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態(tài)，檔案沒有得到真正的管理，后期出現(xiàn)查找不利、轉(zhuǎn)遞不及時等問題，甚至出現(xiàn)了檔案丟失、遺漏等現(xiàn)象，嚴(yán)重違反了人事檔案管理紀(jì)律。
二、流動大學(xué)生人事檔案管理的有效對策
1、建立健全流動人員檔案管理規(guī)章制度
針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現(xiàn)狀，國家應(yīng)該先從規(guī)章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規(guī)，實(shí)現(xiàn)流動檔案的制度化、規(guī)范化管理。當(dāng)前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規(guī)系統(tǒng)，也正是因?yàn)槿狈ν晟频姆煞ㄒ?guī)約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現(xiàn)了不負(fù)責(zé)任、勉強(qiáng)應(yīng)付的局面，所以，我國必須重點(diǎn)針對流動人員檔案的管理制定嚴(yán)格的法規(guī)制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。
2、加強(qiáng)流動檔案的規(guī)范化管理
流動檔案的管理必須依照統(tǒng)一的規(guī)范和規(guī)定，流動檔案必須收集齊全、內(nèi)容要確保真實(shí)準(zhǔn)確，實(shí)行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)，要從以下方面做起：（1）要規(guī)定只有縣級以上的國家行政性人事機(jī)構(gòu)才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機(jī)構(gòu)都無權(quán)依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)都必須本著“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則進(jìn)行流動檔案管理，要嚴(yán)禁分散管理的現(xiàn)象出現(xiàn)。（3）對于數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的流動性檔案要進(jìn)行逐層分類、分檔規(guī)范化管理。
3、積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和方法
檔案管理必須迎合現(xiàn)代化的發(fā)展形勢，積極采用現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備、手段和方法，流動檔案管理機(jī)構(gòu)要引進(jìn)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，創(chuàng)建流動人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)流動人事檔案的信息化管理，并選擇現(xiàn)代化的信息檢索系統(tǒng)，加大信息管理軟件的開發(fā)力度，加快實(shí)現(xiàn)流動檔案的現(xiàn)代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網(wǎng)絡(luò)服務(wù)式管理模式，為流動人事檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造機(jī)會。
4、重視人事檔案的開發(fā)和利用
流動大學(xué)生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發(fā)和利用。所謂人事檔案管理服務(wù)，其服務(wù)對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學(xué)生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機(jī)構(gòu)等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責(zé)和義務(wù)，在保管好流動大學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上，也要重視這些流動檔案的開發(fā)和利用工作，例如：可以采用網(wǎng)絡(luò)鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機(jī)構(gòu)等建立聯(lián)系，同時，也要同存檔的流動大學(xué)生建立聯(lián)系，為流動大學(xué)生實(shí)時提供求職、就業(yè)方面的相關(guān)信息，使流動性大學(xué)生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。
5、全面提高檔案工作人員的素質(zhì)與水平
必須提高流動檔案管理人員的素質(zhì)與水平，首先他們應(yīng)具備合格的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)以及職業(yè)精神，能夠帶著一份責(zé)任心、責(zé)任感投入到流動大學(xué)生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強(qiáng)對她們的檔案管理法律法規(guī)方面的教育，使他們掌握流動大學(xué)生人事檔案管理的相關(guān)方法、規(guī)定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實(shí)、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學(xué)生人事檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。
篇13
1.3硬件設(shè)施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施差，防火、防水、防蟲、防霉等設(shè)備不配套，防盜設(shè)施也不具備，安全措施落實(shí)不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。
1.4人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后如今的社會已進(jìn)入信息化時期，一些發(fā)達(dá)國家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會共享。同發(fā)達(dá)國家、先進(jìn)地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒有把一些先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費(fèi)時、費(fèi)力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2做好人事檔案管理的對策和思考
2.1加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案工作者的素質(zhì)要提高人事檔案的管理水平，一是應(yīng)依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質(zhì)。二是嚴(yán)把隊(duì)伍的進(jìn)口關(guān)，實(shí)行執(zhí)業(yè)資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書，“準(zhǔn)入”上崗；三是加強(qiáng)培訓(xùn)。從政治思想、業(yè)務(wù)能力等方面對檔案人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，同時鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。四是增強(qiáng)檔案工作者的事業(yè)心、責(zé)任感。人事檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜、單調(diào)、艱苦細(xì)致的服務(wù)性工作，檔案工作者要充分認(rèn)識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績，實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價值。
2.2加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術(shù)支持。因此，在人事檔案管理中，應(yīng)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案的動態(tài)化管理。可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務(wù)職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓(xùn)等動態(tài)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實(shí)行計(jì)算機(jī)操作，為人力資源管理提供準(zhǔn)確的人事信息和數(shù)據(jù)。
2.3推行人事檔案科學(xué)化管理人事檔案的科學(xué)化管理，就是把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學(xué)化管理，是人事檔案服務(wù)于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學(xué)化管理：首先，檔案管理人員應(yīng)全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理?xiàng)l例》、《檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)法規(guī)條例，提高業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力；其次，要強(qiáng)化規(guī)范管理意識，加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)，嚴(yán)格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實(shí)檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時了解掌握和收集員工在各項(xiàng)工作中的獎懲情況、教育培訓(xùn)情況等，一旦發(fā)生變化，及時的補(bǔ)充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是住處化管理的基礎(chǔ)工作。
2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發(fā)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，離不開領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，在新時期，要充分開發(fā)人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進(jìn)行科學(xué)合理的歸類、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應(yīng)的培訓(xùn)督導(dǎo)機(jī)制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎(chǔ)上落實(shí)員工的管理考核政策，實(shí)現(xiàn)檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學(xué)習(xí)優(yōu)秀公司的先進(jìn)人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內(nèi)涵，把人事管理同檔案管理相互有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)內(nèi)部員工組織關(guān)系的和諧順暢發(fā)展。
