引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案信息論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

2.1正確認(rèn)識(shí)并提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加大投入

隨著醫(yī)院的發(fā)展，圖書(shū)檔案管理的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，工作人員所要面對(duì)的信息量也大大的增加，傳統(tǒng)的手工管理與實(shí)體管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)員工對(duì)圖書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，首先要不斷的提升員工自身的素質(zhì)，員工作為醫(yī)院發(fā)展的最重要的因素，其素質(zhì)的提高直接關(guān)系著醫(yī)院的未來(lái)；其次要在醫(yī)院建立起和諧、溫馨的工作環(huán)境，只有在一個(gè)良好的環(huán)境中，員工才能真正的投入到工作中去，并真正的做到為醫(yī)院服務(wù)；最后，醫(yī)院也要給足提供檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)，眾所周知，醫(yī)院的發(fā)展與資金一直掛鉤，只有有了足夠的資金，才能真正的提高醫(yī)院的辦事效率，從而不斷的促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展?？傊?，在促進(jìn)醫(yī)院圖書(shū)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵，加大投入已獲得足夠多的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是基礎(chǔ)。

2.2不斷加強(qiáng)工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)，完善網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)

在醫(yī)院圖書(shū)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，員工發(fā)揮著異常重要的作用，因此，必須充分發(fā)揮工作人員的作用，努力的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，本文從以下幾個(gè)方面論述如何加強(qiáng)工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)。首先，在醫(yī)院內(nèi)部，要積極的轉(zhuǎn)變員工的傳統(tǒng)觀念，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；其次，醫(yī)院還要不斷的加強(qiáng)工作人員技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，只有擁有超強(qiáng)的技術(shù)，才能在工作的時(shí)候得心應(yīng)手；最后，由于信息化內(nèi)容的不斷變化，醫(yī)院必須培養(yǎng)出一批全能的工作人員，以適應(yīng)檔案工作管理的新要求。近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)得到了飛速發(fā)展，在醫(yī)院圖書(shū)檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為促進(jìn)其發(fā)展的必不可少的因素，完善網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，是醫(yī)院、員工的共同心愿。除此之外，還要建設(shè)一個(gè)比較完備的信息管理及共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化協(xié)調(diào)管理，使檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠被人們廣泛的應(yīng)用。

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2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

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目前，影響數(shù)字檔案信息安全最大的瓶頸問(wèn)題就是標(biāo)準(zhǔn)的不健全，造成這一問(wèn)題原因主要有：首先，從橫向上看，部門(mén)與部門(mén)、單位與單位之間的藩籬，影響標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。國(guó)家檔案局雖然出臺(tái)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》等文件標(biāo)準(zhǔn)，但總體來(lái)看，這些標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，降低了統(tǒng)一的規(guī)范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的通用性、共享性較差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息的無(wú)縫交流，甚至出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，如若該單位發(fā)生災(zāi)害等情況時(shí)，檔案信息很難恢復(fù)重建，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項(xiàng)目、造聲勢(shì)，開(kāi)發(fā)出管理軟件沒(méi)有充分考慮信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的影響，一些看似當(dāng)前管用、可用的管理系統(tǒng)，若干年后很難保證還可以繼續(xù)使用，若要重建或并入其它系統(tǒng)，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統(tǒng)中全部繼續(xù)可用。

3數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的安全漏洞

各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來(lái)安全隱患，數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也不例外，其自身的安全漏洞嚴(yán)重影響著數(shù)字檔案信息的安全。其一是網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的安全漏洞。多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是依托開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，所使用的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議如TCP/IP協(xié)議等，也是大家所熟悉的，但這些協(xié)議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網(wǎng)絡(luò)所采用的系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中不可避免地都會(huì)存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門(mén)，這些后門(mén)和漏洞極易被黑客所利用，造成對(duì)數(shù)字檔案信息的擴(kuò)散、盜取、篡改等，嚴(yán)重時(shí)可導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計(jì)算機(jī)病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統(tǒng)的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數(shù)字檔案信息系統(tǒng)造成較大的安全威脅。

4存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇及保存環(huán)境不當(dāng)

數(shù)字信息存儲(chǔ)技術(shù)快速發(fā)展，使得存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對(duì)介質(zhì)的要求也不一樣，因此存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇成為了其中的關(guān)鍵。如何選擇存儲(chǔ)介質(zhì)，也沒(méi)有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，為了能使數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期安全地保存，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實(shí)際、質(zhì)量過(guò)硬的存儲(chǔ)載體。但有些單位在選擇存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，沒(méi)有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經(jīng)濟(jì)承受能力的制約，選擇一些所謂"質(zhì)優(yōu)價(jià)廉"的產(chǎn)品，對(duì)存儲(chǔ)在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息的載體多為光電介質(zhì)或磁電介質(zhì)，這些載體對(duì)環(huán)境的適應(yīng)力較差，受溫度、濕度、磁場(chǎng)強(qiáng)度等外部因素影響較大。因此，保存數(shù)字檔案信息的載體對(duì)物理環(huán)境的要求比傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境更加苛刻，應(yīng)滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠(yuǎn)離靜電及磁場(chǎng)干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環(huán)境條件，只能將這些載體置于普通環(huán)境中，這就加快了其老化速度，容易出現(xiàn)各種故障，使存儲(chǔ)在其中的信息讀取不出來(lái)。

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首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)電子檔案的專項(xiàng)的同步式管理，加強(qiáng)管理手段和相關(guān)政策制定的健全程度。在實(shí)踐的檔案和相關(guān)技術(shù)文件收集過(guò)程之中還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的存儲(chǔ)和管理，對(duì)于一些原件，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善的保管，雖然電子檔案的相關(guān)技術(shù)當(dāng)前發(fā)展相當(dāng)先進(jìn),但是需要注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不是非常的安全，所以如果出現(xiàn)有電子檔案受到破壞的情況，則會(huì)帶來(lái)巨大的損失。所以，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息安全管理的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過(guò)程之中增強(qiáng)資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運(yùn)行，這樣可以在最大程度之上降低網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全性所帶來(lái)的不良影響，使得檔案信息安全管理和保密技術(shù)的發(fā)展真正意義上發(fā)揮出應(yīng)有的效應(yīng)。所以，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在實(shí)踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真的進(jìn)行歸納和總結(jié)，并且樹(shù)立起良好的工作意識(shí)和思想觀念，最鯰使得檔案信息安全管理的發(fā)展進(jìn)入到一個(gè)嶄新的階段之中。不斷的加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)信息的積累，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理工作的改進(jìn)和相關(guān)項(xiàng)目的完善。對(duì)于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定程度上的修改和補(bǔ)充，常見(jiàn)的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲(chǔ)的過(guò)程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對(duì)于一些合同性的文件，則應(yīng)當(dāng)保證其存儲(chǔ)格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點(diǎn)是當(dāng)前檔案信息安全管理的基本原則。

1.2健全檔案信息安全管理相關(guān)制度和規(guī)定

除了上述分析到的電子檔案的同步管理之外，在實(shí)踐之中還應(yīng)當(dāng)充分的結(jié)合現(xiàn)有的資源情況制定出健全并且完善的檔案信息安全管理控制制度，以保證工作的開(kāi)展可以真正意義上達(dá)到有章可循的標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的完善需要實(shí)現(xiàn)制度和法規(guī)的健全，所以還應(yīng)當(dāng)建立起一個(gè)完善的信息控制系統(tǒng)，對(duì)其中的各個(gè)子系統(tǒng)以及資源等進(jìn)行全面的完善，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證相關(guān)政策和制度的制定可以充分的符合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本狀況，保證工作幵展的健全程度和制度制定的完善程度，構(gòu)建出一個(gè)和諧的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境。最后還需要注意的是針對(duì)檔案信息安全管理相關(guān)制度和政策的完善還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)、信息人才以及相關(guān)投資方面的建設(shè)，在當(dāng)前的環(huán)境之下，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的平臺(tái)，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其中相關(guān)條例的制定。在實(shí)踐的工作幵展過(guò)程之中不僅應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前工作的基本趨勢(shì)，提出計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密技術(shù)的防范措施，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)今后的管理方案和管理的政策等進(jìn)行研究，旨在更好的促進(jìn)實(shí)踐工作的改革。而在信息技術(shù)的安全層面之中也應(yīng)當(dāng)保證政策制度的制定者可以結(jié)合安全管理的現(xiàn)狀，制定出可行的措施方案，只有這樣才能夠真正意義上建設(shè)出安全的、和諧的、可靠的、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境。

1.3加強(qiáng)檔案信息安全管理中的保密工作

加強(qiáng)保密工作是真正意義上促進(jìn)檔案信息安全管理水準(zhǔn)持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵點(diǎn)。在實(shí)踐的網(wǎng)絡(luò)工作過(guò)程之中不少檔案是可以進(jìn)行瀏覽的，常見(jiàn)的諸如個(gè)人簡(jiǎn)歷以及人事檔案等等，但針對(duì)公司項(xiàng)目檔案或保密檔案等應(yīng)當(dāng)充分的結(jié)合我國(guó)保密法之中的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行有效的加密，因此應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類，進(jìn)行專項(xiàng)的技術(shù)管理，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置工作的標(biāo)準(zhǔn)化方案，以保證檔案信息安全管理的基本的保密性。此外針對(duì)檔案的保密程度也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的而劃分，一些較為貴重的檔案資料應(yīng)當(dāng)避免進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)之內(nèi)，最后，結(jié)合檔案信息安全管理的保密程度不同，還可以釆取不同的安全標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)議，以達(dá)到最佳的控制和管理的效果。

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近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理模式基本上分為兩種：實(shí)體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對(duì)不同的檔案信息管理模式，對(duì)其現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1.實(shí)體檔案信息管理

實(shí)體檔案信息管理是長(zhǎng)期以來(lái)一直沿用的管理方法。實(shí)體檔案信息管理需要大量的檔案館庫(kù)做支撐，但是我國(guó)目前的檔案館庫(kù)多是20世紀(jì)80年代的建筑，特別是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)緩慢、生活貧困的地區(qū)，其中不少檔案館庫(kù)及設(shè)施在漫長(zhǎng)的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫(kù)房的功能大大減弱，這對(duì)檔案信息的存放和保管構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。不僅檔案館庫(kù)等建筑設(shè)施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴(yán)重的安全漏洞。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質(zhì)檔案書(shū)寫(xiě)所用的材料不符合規(guī)范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時(shí)間久遠(yuǎn)，檔案保護(hù)不當(dāng)，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護(hù)環(huán)境不良。在檔案存放和保管過(guò)程中，由于存放環(huán)境的惡劣導(dǎo)致檔案的破壞屢見(jiàn)不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴(yán)重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時(shí)間比較久遠(yuǎn)，記錄檔案信息的載體經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的時(shí)期發(fā)生了不同程度的損壞，導(dǎo)致所記錄的檔案信息隨之發(fā)生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，特別是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節(jié)省了檔案信息管理的經(jīng)濟(jì)成本。但是由于受到技術(shù)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴(yán)峻的安全問(wèn)題，主要存在以下兩方面問(wèn)題。

(1)檔案信息在查詢利用過(guò)程中面臨安全威脅

由于目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理并沒(méi)有形成統(tǒng)一的機(jī)制。因此導(dǎo)致電子檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)不一致，在管理上無(wú)法達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范，造成電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，極易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前并沒(méi)有專門(mén)為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網(wǎng)，也沒(méi)有針對(duì)檔案信息安全管理的完善的法律法規(guī)，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過(guò)程中受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不夠強(qiáng)大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個(gè)單位檔案信息的失竊可能會(huì)給一個(gè)企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，一個(gè)國(guó)家的檔案信息泄漏，嚴(yán)重的會(huì)引發(fā)國(guó)與國(guó)之間的矛盾或戰(zhàn)爭(zhēng)。盡管國(guó)家對(duì)電子檔案信息管理十分重視，并且出臺(tái)了涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)審批管理相關(guān)法律法規(guī)，但是由于受到各種條件的限制，不少地區(qū)的電子檔案信息管理系統(tǒng)功能并不能達(dá)到國(guó)家相關(guān)規(guī)定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。具體到系統(tǒng)的登錄權(quán)限、身份識(shí)別、數(shù)字認(rèn)證、指紋識(shí)別等功能都有待進(jìn)一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強(qiáng)檔案實(shí)體管理

檔案實(shí)體管理是一種重要的管理形式，針對(duì)檔案實(shí)體管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)著力發(fā)揮國(guó)家的財(cái)政支撐作用，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的館庫(kù)及時(shí)進(jìn)行修整，對(duì)庫(kù)房的防護(hù)功能定期進(jìn)行檢查和確認(rèn)，確保檔案信息管理硬件環(huán)境的安全。

2.營(yíng)造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

眾所周知，檔案信息具有嚴(yán)格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營(yíng)造一個(gè)安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先對(duì)于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的硬件和軟件系統(tǒng)要進(jìn)行有效的保護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級(jí)防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對(duì)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和升級(jí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登入采用先進(jìn)的指紋識(shí)別技術(shù)，進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，從而建立強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)行政保護(hù)

檔案信息來(lái)源于社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展提供必要的信息支持。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案信息的發(fā)展與傳播步伐也越來(lái)越快，并逐漸對(duì)社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生不可估量的影響和作用。首先國(guó)家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹(shù)立檔案信息的保密意識(shí)，其次還要采取一定的行政手段，制定相關(guān)的法律法規(guī)，約束和規(guī)范檔案信息安全管理，特別要對(duì)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)制定嚴(yán)格的規(guī)范，從而在制度保障的前提下建立強(qiáng)大的檔案信息安全系統(tǒng)。

篇6

在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對(duì)檔案管理的信息資源的開(kāi)發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。

企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向

檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個(gè)途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。

1檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺(tái)，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個(gè)平臺(tái)，能使非檔案管理的部門(mén)也能查詢到檔案信息。

2檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對(duì)策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來(lái)。

3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門(mén)，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會(huì)地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。

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這種模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。

1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才世界秘書(shū)網(wǎng)版權(quán)所有,的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。

1.2人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來(lái)源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來(lái)源要廣泛得多，可以來(lái)自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

1.3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門(mén)使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。

二、檔案管理改革新模式特點(diǎn)

2.1人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。

2.2人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理

由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。

流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒(méi)什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性和市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化、開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

2.3社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)

即將到來(lái)的21世紀(jì)，是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)、愛(ài)好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時(shí)，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長(zhǎng)、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁，構(gòu)成逐漸復(fù)雜，不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門(mén)分開(kāi)管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。

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1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

1.2內(nèi)涵

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。3.2檔案信息資源建設(shè)

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。

3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)

從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

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而且軟件管理系統(tǒng)智能化、數(shù)字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應(yīng)用水平較差，實(shí)際管理過(guò)程中極易導(dǎo)致重要的檔案信息數(shù)據(jù)丟失。

3）管理軟件現(xiàn)代化程度不高

導(dǎo)致檔案查詢及使用軟件過(guò)程中出現(xiàn)難以查詢，或查詢信息錯(cuò)誤等狀況。由此可見(jiàn)，亟需進(jìn)一步深化檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用，加快構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息平臺(tái)，以解決這些問(wèn)題。

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1.2.1電子文件對(duì)于信息具有不可識(shí)別的特點(diǎn)。電子文件在對(duì)檔案進(jìn)行記錄時(shí)，一般記錄的形式以符號(hào)代替，人們不能用肉眼直接進(jìn)行識(shí)別，需要用技術(shù)進(jìn)行解碼和分析，可是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件中的信息是直接用文字和圖片進(jìn)行記錄，可供人們直接進(jìn)行閱讀。

1.2.2信息具有動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)。電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲(chǔ)存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質(zhì)文件存在一定差異，它是根據(jù)邏輯的形式建立起來(lái)的，用鍵盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點(diǎn)。電子文件相比紙質(zhì)文件，直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件檔案進(jìn)行處理和修改，一是為了創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發(fā)生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質(zhì)文件。

2、信息媒體時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1社會(huì)環(huán)境給傳統(tǒng)檔案帶來(lái)的挑戰(zhàn)。檔案信息管理最開(kāi)始是為了查閱者提供檔案資料，經(jīng)過(guò)專門(mén)的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統(tǒng)的管理模式將紙質(zhì)檔案不被損壞作為保護(hù)重點(diǎn)，紙質(zhì)的保存方法成為了信息化時(shí)代中的缺點(diǎn)，管理者除了保護(hù)資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對(duì)于資料的保護(hù)是很有益的。隨著信息化的時(shí)代出現(xiàn)，使人們對(duì)信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對(duì)檔案進(jìn)行管理，這些檔案會(huì)幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對(duì)檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案的整理和對(duì)歸檔，更好的適應(yīng)時(shí)代變化。在信息化時(shí)代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會(huì)的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進(jìn)來(lái)，可以大大的滿足人們的需要。

2.2社會(huì)的信息化發(fā)展。人們對(duì)于信息化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及，信息化的應(yīng)用使我們的生產(chǎn)和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應(yīng)用到社會(huì)的服務(wù)領(lǐng)域，社會(huì)服務(wù)促進(jìn)檔案管理模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，服務(wù)信息化可以使用戶從被動(dòng)的地位上升到主動(dòng)的位置，建立信息化的服務(wù)之后，可以直接要求服務(wù)部門(mén)提供相應(yīng)的服務(wù)，傳統(tǒng)的管理模式使用戶處于被動(dòng)的位置，將信息化和檔案管理相結(jié)合之后，就可以使用戶在網(wǎng)上直接獲得自己想要的信息。由于社會(huì)的信息化發(fā)展，使人們的要求變得越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不會(huì)滿足人們對(duì)于資料的需求，并且傳統(tǒng)的管理方式使服務(wù)的質(zhì)量受到影響，為檔案管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

2.3信息化管理檔案方式的出現(xiàn)。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，使電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。從信息化的服務(wù)層面來(lái)看，電子化管理模式對(duì)檔案管理的創(chuàng)新起到了基礎(chǔ)性作用，為檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)入信息化模式起到了推動(dòng)作用。電子檔案的管理模式產(chǎn)生的影響：第一，將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為媒體服務(wù)，將電子檔案中單一的方式轉(zhuǎn)化為媒體，第二是傳統(tǒng)的定期模式轉(zhuǎn)為隨時(shí)模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時(shí)的在電子檔案中進(jìn)行查找資料，第三，可以將專業(yè)的服務(wù)和休閑服務(wù)結(jié)合在一起，不管是方案的對(duì)象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。

3、進(jìn)行電子檔案管理的建議和意見(jiàn)

3.1使思維方式得到轉(zhuǎn)化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會(huì)在不久之后，使檔案管理面臨危機(jī)，電子檔案的重要性需要一個(gè)漫長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)進(jìn)行建立，并且需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上，和信息技術(shù)相結(jié)合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時(shí)檔案管理更加規(guī)范化。

3.2檔案管理應(yīng)依賴科學(xué)技術(shù)解決檔案中存在的問(wèn)題。很多事例證明：計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題無(wú)法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統(tǒng)編輯和工作人員的管理中進(jìn)行解決，使檔案管理在技術(shù)上得到保障，實(shí)施的方法有：一是對(duì)電子檔案進(jìn)行物理方面的保護(hù)。第一，注意防磁，因?yàn)殡娮訖n案的空間中存在著很多磁場(chǎng)，應(yīng)使錄磁介質(zhì)和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環(huán)境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機(jī)械受到損傷。二是建立一套有效的防災(zāi)措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機(jī)制，備份機(jī)制可以滿足多方面的要求。進(jìn)行備份之后就可以避免物理故障的發(fā)生，將軟件技術(shù)和人工的方式相結(jié)合，有效的解決因操作產(chǎn)生的問(wèn)題，使電子檔案形成多層防護(hù)模式。三是可以加強(qiáng)保密措施來(lái)保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術(shù)中保密的常用方法，這一方式尤為重要。

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數(shù)據(jù)備份。按照制度要求做好日常備份按照要求向牧場(chǎng)報(bào)送數(shù)據(jù)備份。硬件維護(hù)。每臺(tái)硬件設(shè)備必須指定專人使用和維護(hù)。每天上班，首先檢查服務(wù)器及不間斷電源（UPS）是否運(yùn)行正常。檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是否運(yùn)行正常，檢查電線、開(kāi)關(guān)、插座是否有漏電現(xiàn)象。認(rèn)真打掃機(jī)房衛(wèi)生，重點(diǎn)清除服務(wù)器、UPS、客戶機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備機(jī)體表面與周邊灰塵。檢查客戶機(jī)能否正常啟動(dòng)。保持機(jī)房?jī)?nèi)衛(wèi)生，重點(diǎn)注意防塵。每天下班后，在確保信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提下，應(yīng)關(guān)閉與系統(tǒng)無(wú)關(guān)的電子設(shè)備。操作系統(tǒng)維護(hù)。每天檢查服務(wù)器、客戶機(jī)操作系統(tǒng)是否運(yùn)行正常。安裝統(tǒng)一的正版殺毒軟件，并按照要求定時(shí)對(duì)殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，確保系統(tǒng)無(wú)病毒。因工作需要而使用外來(lái)存儲(chǔ)器時(shí)，必須在指定的機(jī)器上進(jìn)行查毒、殺毒或格式化處理，確認(rèn)無(wú)毒后方可使用。軟件維護(hù)。每天檢查牛場(chǎng)管理軟件是否運(yùn)行正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處置，并做好記錄，及時(shí)上報(bào)牧場(chǎng)信息中心。每次升級(jí)，由牧場(chǎng)信息中心統(tǒng)一下發(fā)升級(jí)包進(jìn)行升級(jí)，禁止私自升級(jí)。升級(jí)前須做好數(shù)據(jù)備份，升級(jí)后及時(shí)填寫(xiě)備份記錄和升級(jí)記錄。客戶機(jī)按照使用人崗位和權(quán)限安裝應(yīng)用軟件，禁止安裝游戲軟件。

3檔案數(shù)據(jù)的管理

原始單據(jù)。指定專人負(fù)責(zé)原始單據(jù)分類、存檔，檢查確認(rèn)每張?jiān)紗螕?jù)已經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行編號(hào)、分類、排序、歸檔。每月10日前完成對(duì)上月原始單據(jù)的裝訂、編號(hào)、排序、存放。信息中心必須加強(qiáng)原始檔案的保管工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞原始單據(jù)。數(shù)據(jù)管理。指定專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸出。按照牧場(chǎng)、牧場(chǎng)規(guī)定和要求，及時(shí)統(tǒng)計(jì)、報(bào)送各項(xiàng)數(shù)據(jù)。未經(jīng)牧場(chǎng)場(chǎng)長(zhǎng)同意，禁止向無(wú)關(guān)單位或個(gè)人報(bào)送數(shù)據(jù)。指導(dǎo)、協(xié)助各生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)完成牛只信息的查詢、輸出。外單位調(diào)閱數(shù)據(jù)檔案，必須經(jīng)場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)，并要求在信息主管處作備案記錄。電子備份的數(shù)據(jù)檔案，不得帶出公司。信息中心必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案的保管工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、備份光盤(pán)。

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（二）多媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的關(guān)系

當(dāng)前，檔案建設(shè)面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會(huì)發(fā)展需要。而多媒體技術(shù)擁有信息儲(chǔ)存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點(diǎn)，可以為檔案信息化的建設(shè)帶來(lái)很大的便利，為檔案信息化的管理與建設(shè)提供先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值，對(duì)于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的難題

（一）檔案信息傳輸中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)

實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以及網(wǎng)絡(luò)資源的共享是檔案建設(shè)的最終目的。然而，網(wǎng)絡(luò)傳輸這種新的信息傳播技術(shù)雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時(shí)間和空間的限制。同時(shí)，也為數(shù)字化產(chǎn)品帶來(lái)了侵權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)形式之一，是受到版權(quán)保護(hù)的。社會(huì)的發(fā)展讓人們逐漸開(kāi)始重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所以檔案信息化管理工作務(wù)必要注重對(duì)著作權(quán)的保護(hù)。在實(shí)際工作中，確定館藏檔案的著作權(quán)和所有權(quán)人，作品在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播之前必須取得著作人的授權(quán)，否則未經(jīng)著作權(quán)所有人同意任意使用檔案便屬于侵權(quán)行為。

（二）檔案規(guī)范化管理的原則

只有制定和實(shí)施檔案管理的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)才能切實(shí)的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化目的的現(xiàn)實(shí)需要。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，必須堅(jiān)持管理規(guī)范化的原則，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行保管、傳送、使用等工作。加強(qiáng)人員的素質(zhì)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)、崗位與個(gè)人之間的權(quán)責(zé)關(guān)系明確，避免出現(xiàn)檔案保管不完整、不規(guī)范及其價(jià)值被浪費(fèi)的情況。

（三）檔案信息安全保障體系的建立

安全保障體系對(duì)于檔案信息化的建設(shè)有著關(guān)鍵作用。目前，我國(guó)的檔案信息安全保障體系不完善，相關(guān)的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現(xiàn)缺乏有效的安全技術(shù)，健全的管理體制等，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)不便。而隨著設(shè)備和技術(shù)軟件的發(fā)展，從事黑客等網(wǎng)絡(luò)不法事業(yè)的相關(guān)組織技術(shù)也在進(jìn)步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動(dòng)態(tài)的，不能以絕對(duì)的目光來(lái)看待檔案的安全性，應(yīng)該時(shí)刻保持警醒，不斷的升級(jí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質(zhì)，以確保信息數(shù)據(jù)的安全、保證檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定的前行。

三、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

（一）建立檔案信息庫(kù)

以現(xiàn)有館藏為基礎(chǔ)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息庫(kù)，對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。在建立檔案信息庫(kù)之前，必須要做好相關(guān)準(zhǔn)備：構(gòu)建一個(gè)檔案管理的多媒體平臺(tái)。建設(shè)子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)以及數(shù)字化處理和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個(gè)完整的體系，不再獨(dú)立分散；對(duì)于媒體之間工作時(shí)間進(jìn)行控制，需要同步的媒體工作進(jìn)行同步控制。系統(tǒng)應(yīng)該滿足操作界面的生成、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的運(yùn)行，提供安全的運(yùn)行環(huán)境。還需要對(duì)數(shù)字化信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來(lái)的資源浪費(fèi)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和處理信息數(shù)據(jù)的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。

（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制

檔案信息數(shù)字化的首要要求就是目錄信息的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的條理性，是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基本。首先，要建設(shè)一個(gè)目錄信息的倉(cāng)庫(kù)，完善相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)以及各類資料文獻(xiàn)的目錄數(shù)據(jù)的輸入、媒體制作和檢索體系，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確快速的查找信息數(shù)據(jù)。其次，建立檔案的著錄標(biāo)引和機(jī)讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標(biāo)引檢索自動(dòng)化是檔案自動(dòng)化管理的核心，對(duì)于檔案信息資源的要求很高。要實(shí)現(xiàn)檔案的著錄標(biāo)引檢索自動(dòng)化，首先要輸入大量的數(shù)據(jù)，以檔案著錄表現(xiàn)出相關(guān)信息數(shù)據(jù)的主旨和參考價(jià)值，注明檔案的出處與來(lái)源，保管現(xiàn)狀等。同時(shí)對(duì)檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來(lái)工作便利的同時(shí)使用戶的查找也更加輕松。建立機(jī)讀目錄可以實(shí)現(xiàn)用戶在計(jì)算機(jī)上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)個(gè)的集合，為檔案目錄的數(shù)據(jù)管理提供相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)。

篇13

信息時(shí)代的到來(lái)，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。這無(wú)疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計(jì)算機(jī)操作能力，兼具其他學(xué)科的相關(guān)內(nèi)容，在檔案信息化建設(shè)中貢獻(xiàn)自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學(xué)無(wú)止境的精神，有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，積極參加多元化形式的學(xué)習(xí)，將實(shí)際的工作與所學(xué)的知識(shí)緊密結(jié)合在一起，養(yǎng)成工作學(xué)習(xí)化的良好習(xí)慣，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，拓寬自己的知識(shí)面和視野，注重綜合型人才的培養(yǎng)，提高自身的綜合實(shí)力和綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。