引論：我們為您整理了1篇圖書館檔案工作思考范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
圖書館檔案工作思考:加強圖書館檔案管理工作的幾點思考
[摘 要]隨著科學技術的發展，目前已經進入信息化時代，給檔案管理工作也帶來了新的變化，傳統實體檔案管理模式已不能適應社會的發展，必須進行檔案信息化建設，檔案的服務職能也發生了轉變，提供多種社會化服務，檔案信息已逐步實現資源共享。本文在研究當前圖書管理工作現狀的基礎上，提出了幾點意見和建議，希望能夠對圖書館的檔案管理工作有所幫助。
[關鍵詞]圖書館檔案管理；創新；信息化；措施
隨著社會的發展，當前已經進入信息化時代，傳統實體檔案已不能適應當前社會發展的要求，必須進行信息化建設，檔案的服務職能也發生了轉變，提供多種社會化服務，檔案信息逐步實現資源共享，圖書館的檔案管理工作也應進行信息化建設。
一、圖書館檔案管理工作現狀研究
1.缺乏完善的檔案管理制度
在圖書館的檔案管理中，很多圖書館缺乏完善的檔案管理制度。關于檔案管理也沒有制訂統一的標準。很多檔案材料不能得到及時整理，只是臨時堆放在一起，管理工作不能有序進行。也不能及時進行檔案資料的分類，缺乏完整的標注，不利于查找與應用；在檔案管理當中，辦公室工作人員只重視日常檔案管理，忽視了業務檔案的管理工作。致使業務檔案不整齊、不統一，有打印的、也有手寫的，使用的紙張大小也不一致，這樣的檔案材料進行裝訂，非常困難，外觀也不整齊，更沒有建設電子檔案。
2.缺乏認真的檔案管理工作
圖書館檔案在圖書館的發展中具有非常重要的作用，屬于圖書館管理的一項重要工作，應該長期保存。但在實際操作中，并沒有重視到圖書館的檔案管理工作，主要表現有：及時，圖書館的檔案管理沒有專職工作人員，大多是由辦公室的工作人員兼職管理，沒有單獨設置檔案管理人員。而檔案管理工作千頭萬緒，任務繁重，是一項必須長期堅持的工作，要想短時期內完成檔案的整理、入檔，根本不可能，必須經過長時間認真細致的工作才能完成。由于檔案管理沒有專人負責，所以很多檔案材料都保存在臨時管理人員手中。形成了檔案資料不齊全、不完整的現象。長此以往，檔案工作則不能保障質量。第二，沒有單獨設置檔案室，所以檔案材料不能集中管理。現有的檔案材料都臨時存放在檔案盒當中，不利于長期保存。由于長時間內不能做到整理歸類，導致大量資料長期堆壓，對于開發文獻資料非常不利。
3.缺乏合理的檔案結構
分析檔案的類別，在很多圖書館當中，文書檔案占有絕大部分，缺少具有特色的業務檔案；分析檔案載體，紙質檔案較多，運用現代科學手段存放檔案較少。這種傳統特點的檔案建設已不能適應當前時代的發展，必須進行改革。
二、圖書館檔案管理工作的創新措施
1.圖書館檔案管理信息化
在圖書館的檔案管理當中，實現信息化管理是時展的必然要求。我們現階段工作的主要內容是，不但要重視收藏豐富的文獻資料，并且還需及時做好資料的分類入檔工作，大力抓好檔案的信息化建設，爭取在最短的時間內將圖書館資源轉變為數字信息，實現檔案信息的資源共享。工作人員要提高信息服務水平，加強檔案資源的信息化管理。在檔案管理工作中，運用現代化管理技術，使圖書館檔案資源發揮應有的作用。
2.創新管理觀念
圖書館檔案管理工作要緊跟時展的腳步，保障檔案管理工作的穩定發展。首先應該樹立新型檔案管理理念，不受舊思想、舊觀念的束縛。假如依然運用傳統管理辦法，片面追求檔案資料的齊全，只重視收藏大量文獻，思想守舊，不對外開放，就會使大量豐富的檔案資源白白擺放在那里，起不到應有的作用。管理人員管理觀念的創新可以促進管理手段的創新，所以要求管理人員必須首先改變管理理念，創新發展。運用現代化管理手段進行檔案資料的整理與歸類，使圖書館資源做到物盡其才。
3.創新管理內容
在圖書館的發展中，應緊緊圍繞城市建設的主題，使圖書館結構更加合理，提供各種專業知識與文獻資料，打造特色知識服務，著手創建新型數據庫，以滿足日益增多的讀者需求。另外，圖書館還應重視開發各種知識，對各種知識進行二次加工和生產，以新穎形式呈現在廣大讀者面前，工作重點不應只是提供圖書的借閱服務。圖書館工作人員應該是“知識傳播員”，加快文獻開發和網絡專題數據庫的建設，創造新型服務項目。
4.開發檔案信息資源
圖書館檔案建設的主要目的就是為了方便人們的應用，使檔案資源得到廣泛應用，才能不斷促進圖書館檔案工作的發展。在檔案資源的開發與應用方面，要做到下面幾點：及時，必須實現檔案資源的信息化建設，目前已經進入網絡化時代，讀者要求隨時隨地獲得的信息，所以要求檔案管理人員必須順應時代潮流，運用現代信息技術進行檔案資料的管理。第二，在圖書館的檔案管理當中，為了使領導決策更具前瞻性，工作人員應該及時提供近期信息，積極開展各項工作。第三，宣傳當前檔案管理的特點，依據城市發展目標和圖書館檔案建設特點，不斷推出新型服務方式，開放檔案內容，努力做到檔案資源共享。
三、結語
總之，在圖書館檔案管理發展中，隨著時展的要求，必須進行檔案資料的信息化建設。因此當前我們的工作重點是，不但要重視收藏豐富的檔案資料，還應及時做好檔案資料的分類整理工作。另外，還應不斷開發檔案信息資源，將現有的文獻資料轉變為數字信息，檔案管理工作也應實行信息化管理，在圖書館的檔案管理當中應用現代化管理方法，大力發展圖書館檔案信息化建設，使圖書館檔案發揮應有的作用。
圖書館檔案工作思考:圖書館檔案管理工作探析
1 圖書館檔案及其特點
1.1 概念。檔案是指人們在社會活動中形成并保存下來以備查考的文件。“是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眻D書館檔案就是指圖書館及其工作人員在各項工作活動中產生并歸檔保存下來，且具有查考價值的材料。其內容十分豐富，它主要包括文件（上級文件、館內文件）、規劃計劃、報告批復、工作人員的基本情況、科研成果記載、年度工作總結、考核評估、業務工作、館舍情況，等等，真實地記錄了圖書館每一個時期的基本狀況，揭示圖書館發展軌跡，所以檔案管理是圖書館管理工作的組成部分，也是社會文化的一部分。它為圖書館向更高層次的發展，提供真實的依據。
1.2 圖書館檔案的特點。圖書館檔案除有其他檔案具備的特點外，又具有自身行業特性。
歸屬性：圖書館檔案一般隸屬于上一級組織，并接受上一級組織工作指導。比如社會圖書館隸屬文化部門，學校圖書館隸屬學校。所以，圖書館所保存的檔案大多數是關于自身建設、活動、館員情況等文件資料，一部分是上級部門下發的文件及檔案復制品。比如文化部門針對單位頒發的有關圖書館的政策性、指導性文件；圖書館移交上級部門的館發展規劃、年度總結等文件。
針對性：社會各行政組織都有自己的行政材料、通知、行業制度等，圖書館不會把所屬行政單位的全部資料作為檔案保存起來。以檔案方式保存下來的，都是涉及圖書館或者與圖書館工作相關的資料，比如文化建設、讀書活動等材料。對于一些時效性特別強文件、通知、政治學習材料等，因為上級部門保存，圖書館一般不作為檔案重復保存。但是，對于行業重要文件，比如《文化部、財政部關于推進全國美術館、公共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見》、《全國公共圖書館事業發展“十二五”規劃》等綱領性文件，圖書館要倍加關注，復制保存。增強針對性才能防止圖書館檔案的龐雜，保障圖書館檔案的行業特性。
具體性：圖書館檔案有很強的具體性，它不僅是上級部門管理工作的一部分，又是圖書館各項工作的組成部分。圖書館各部門工作細則、行為規范、工作流程、業務檔案、統計數據、統計報表，等等，真實地記錄圖書館各工作崗位狀況，真實反映圖書館每一階段的工作狀態，這部分資料在圖書館檔案中占了重要部分。
2 圖書館檔案在圖書館發展過程中的作用
圖書館檔案真實、具體地記錄了圖書館的建立、發展與演變。社會文化建設快速發展，數據時代到來，使圖書館不斷涉及新的文化領域，所產生的社會影響也越來越大，檔案管理與挖掘在圖書館發展過程中顯得尤為重要。
2.1 圖書館檔案為圖書館發展提供依據和參考。圖書館檔案是對圖書館各方面最原始記錄，它包含圖書館組織、館舍設施、人員編制、科研成果以及圖書館開展和參與各項活動詳細情況，有著很強的真實性與性。通過檔案可以了解圖書館各階段工作環境，業務狀況、讀者服務以及專業技術人員的科研情況；了解圖書館各階段信息資源結構及資源建設狀態；在管理決策過程中可以從中發現問題、解決問題，有的放矢地制定出發展規劃。同時，圖書館檔案是行業評估最有力的佐證，在全國第四次公共圖書館評估定級中，評估標準所涵蓋的六大項工作，需提供相關檔案材料的項目高達 60%以上。由此可以看出，豐富翔實的檔案資料是圖書館工作步上新臺階的重要保障。
2.2 圖書館檔案為圖書館人才建設和情報學研究提供保障?？蒲写碇粋€圖書館的專業研究水平和業務工作水準。圖書館檔案真實地記錄著每一個館員的業務素質及學術情況。這些資料為后人開展理論研究、提升業務素質打下了基礎。圖書館管理者根據檔案資料，制定出科學合理的人才培養與科研規劃，進行科學合理的考評與管理，為圖書館人力資源建設提供真實依據。檔案更是新人接受業務骨干的傳、幫、帶，盡早進入工作狀態的途徑。系統完整的檔案資料，為圖書館學、情報學研究提供現實依據。
2.3 圖書館檔案是社會、組織文化建設的一部分。無論是社會圖書館還是高校圖書館，檔案是社會文化建設的一部分，是文化建設的歷史記憶。就圖書館本身而言，圖書館是社會文化發展和文化展示的窗口，社會信息的集散地。因此，圖書館檔案資料有著很高的社會文化價值，對社會文化建設有著特別的意義。
2.4 圖書館檔案是對讀者進行教育的重要教材。圖書館的服務職能決定了其檔案資料來源于社會各階層的文化需求，有相當一部分檔案資料是讀者與圖書館的聯系信息。圖書館通過檔案資料了解讀者的需求意向，利用自己的館藏數據、管理數據、館員介紹等及時手資料向讀者展示圖書館的發展情況，教育公眾、引導公眾利用圖書館、熱愛圖書館。
3 圖書館檔案管理存在的問題
3.1 管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數字化、服務現代化是展現圖書館工作的亮點，忽略檔案管理是圖書館的共性。計算機技術的普及，人們對數字資源的利用率遠遠超過紙本資料。數字圖書館建設成為圖書館管理的重中之重，檔案建設與管理邊緣化已成事實。意識缺乏、認知薄弱導致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習慣性無序存放，對大部分圖書館建設、發展以及在各項政治、文化活動中相關資料不做歸整和深度開發，導致重要檔案信息缺漏項普遍，丟失現象時有發生。一旦使用，便出現檢索困難，查準率低，造成無法彌補的損失與遺憾。
3.2 管理模式落后，檔案利用率低。圖書館檔案管理模式落后，嚴重脫離新時期的管理方法。一個書柜裝載一個圖書館歷史的檔案管理模式非常普遍，尤其是在數據庫、行業網絡、資源共享等信息技術深入社會領域的今天，傳統的檔案形式、落后的管理方法、無序的資料存放都為圖書館檔案利用帶來困難。這種局面且不說為社會文化建設提供高質量的信息服務，就是對圖書館行業網絡開發也很困難，更談不上行業檔案共享。在這種條件下，圖書館檔案利用率也只是保留在資料的傳統查驗，起不到應有作用。
3.3 管理人員專業素質有待提高。圖書館檔案管理人員的綜合素質決定檔案管理水平的高低。目前圖書館檔案管理人員大多是辦公室人員兼管，他們缺乏檔案管理意識和專業知識，只做一些日常工作檔案的簡單歸類與存放，不重視檔案歸檔，更談不上挖掘資料科學建檔的能力。
4 提高圖書館檔案管理水平的對策
4.1 樹立一盤棋思想，健全圖書館檔案管理機制。提高管理意識是做好檔案管理的基礎。圖書、信息資源、檔案對圖書館來說是不可分割的整體。圖書館要發展，一定要把檔案管理納入圖書館發展規劃中來，并把它作為衡量圖書館管理水平的重要標志。管理上采取分工不分家的模式，設置專人管理圖書館檔案。保持檔案管理人員崗位穩定性，定期進行專業培訓。制定具體管理制度、規范工作程序、明確管理職責，把檔案管理納入圖書館建設軌道上來；另一方面，通過講座、宣傳等方式提高讀者對圖書館檔案的利用意識。引導讀者從圖書館檔案信息中了解圖書館的人力資源、各項規章、信息分布及近期信息狀況。實現檔案信息與信息資源價值共存的良性狀態，使圖書館與讀者相融相得，以此促進圖書館的建設與發展。
4.2 科學鑒定，有序挖掘。圖書館檔案關系到圖書館方方面面，可納入檔案的信息廣泛而龐雜，檔案鑒定尤為重要。設立鑒定小組，從實用價值、歷史價值、保存意義等角度對要收集的資料做出科學鑒定；根據來源、時間、內容等來判斷信息資料對本館的意義，確定保存的長期性或臨時性，并制定相應的時間表，對檔案進行上交、復制和剔除。
有序挖掘是圖書館檔案管理的關鍵。圖書館在考慮獨立性的同時，要兼顧與檔案部門的橫向聯系，重視信息共建。把與圖書館相關的文件、材料吸納到圖書館檔案中來，突出特色，實現獨立完整，又具特色的多方位的圖書館檔案信息系統。
4.3 加快檔案信息的數字化建設，實現管理“雙軌制”。圖書館檔案管理數字化，就是利用計算機對檔案信息進行檢索、統計、收集、登記等，減少檔案歸檔的各項手續與流程。數字技術是現代圖書館的核心，利用優勢，爭取上級部門的支持，改善管理設施，實現檔案信息數字化。但是，檔案信息數字化，并不代表廢除傳統的紙質檔案。數字化了的檔案講究存放環境高，又脫離原始載體，其穩定性變弱，在特定環境下影響信息再現；而紙張的物理性能和固態特征，決定了它的耐久性和原始性，壽命可達數百上千年。因此，數字化了的檔案與紙質檔案存在著緊密的互補關系，實行電子檔案、紙質檔案并存的“雙軌”管理，是提高圖書館檔案管理水平的方案。
4.4 注重檔案管理人員的綜合素質，提高服務層次。圖書館檔案現代化管理屬于一種人與機的結合系統，圖書館的檔案管理工作人員是該系統中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識；其次，注重復合型人才的培養，有步驟、有計劃地對管理人員進行在職培訓，提高圖書館專業知識、檔案管理知識。培養管理人員的責任心。較強的鉆研能力、良好的專業素質、熟練應用計算機、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現代化圖書館這個平臺，建立面向用戶的多方位服務系統和高效便捷的溝通平臺，提供快、準、穩的信息服務。
（作者單位：河南省委黨校圖書館 來稿日期：2014-08-18）
圖書館檔案工作思考:對高校圖書館檔案工作的思考
摘要：在分析圖書館檔案工作現狀的基礎上，分析了圖書館檔案工作在圖書館工作中的重要作用，并針對存在的問題的提出了相應的發展對策，以促進圖書館檔案工作的完善和發展。
關鍵詞：高校；圖書館；檔案管理
檔案是國家機關、社會組織、公民個人在社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的不同載體的原始記錄。圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體，主要包括圖書館在各個工作環節中產生和直接形成的，是圖書館發展的歷史見證，它、系統、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發展軌跡，是不可或缺的信息資源。做好圖書館檔案工作 有利于圖書館各項工作的交流和提高，對于圖書館工作的總結、計劃的制訂、圖書館工作的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，加強圖書館檔案的管理和開發利用顯得十分必要。
1 高校圖書館檔案工作的內容
高校圖書館檔案的收集與管理是檔案管理人員一項基本性工作，從圖書館的管理和業務流程看，圖書館檔案有兩大類：一是圖書館日常管理檔案：二是圖書館的業務流程檔案。高校圖書館的日常管理檔案是圖書館檔案的基礎，它包括圖書館經費、預測、匯報等文書檔案。圖書館業務流程檔案，包括文獻采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好流程中的每一項檔案工作，才更有利于開展圖書館工作。對業務流程檔案應由各業務部門分散管理。文獻資源采購檔案歸采編部：情報交流檔案課題跟蹤服務檔案歸信息咨收集管理；文獻典藏檔案，借閱檔案歸流通部管理：讀者閱覽檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結合原則，有利于各部門結合自己的業務進行管理與利用。
2 圖書館檔案管理工作的意義
2.1 為圖書館領導決策提供依據
圖書館領導在工作中需要了解館內的歷史數據和工作情況時，可參考館內保存的檔案材料，不斷健全和完善各項規章制度、崗位責任制。新上任的領導可通過檔案資料很快的熟悉本館的基本情況，順利地開展業務。由于高校圖書館檔案不斷在工作中得到豐富和充實，這為圖書館領導利用檔案信息進行決策、總結工作和制定計劃提供了依據。
2.2 為圖書館的各項工作研究提供重要參考
圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業務工作過程中各類統計數據和統計報表。如《圖書利用統計表》、《閱覽人次統計表》、《圖書館主頁點擊率統計表》等，以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而，它不僅成為提供圖書館調查工作思路，保障各項工作的高效率運作的依據，而且成為圖書館業務探討、學術研究的材料。
2.3 檔案工作為圖書館業務統計分析工作奠定了基礎
圖書館各項業務數據的統計工作，并不是一些數字的簡單累加匯總，而是一種科學的方法.通過對一些數字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析。找出工作上的優勢與差距，分析原因并加以改善和解決，從中也可以提出新觀點、新思路，引導圖書館服務工作重點的轉移.使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展。業務統計分析工作的連續，是以前面工作為依據的，以系統完整的記錄作為工作的參考，進行歸納、分析、總結，得出科學的理論依據，用以指導今后的工作更好地向前發展。
2.4 為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據
圖書館檔案真實地記載著圖書館自創建以來的發展歷史，系統地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況，成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據，也是上級領導對圖書館進行評估時可查閱的重要依據。
3 圖書館檔案管理中存在的問題
3.1 檔案意識淡薄
圖書館只重視保存文獻資料，忽視檔案的自身建設。檔案在圖書館業務工作中處于弱勢地位，圖書館主要工作是圖書的管理、流通、閱覽等服務讀者的工作，而檔案在圖書館內不會引起人們對它的注意，所以利用得較少，加之領導對圖書館檔案重視程度遠不及對圖書管理的重視，因此，圖書館檔案人員處于被動的工作局面，只限于機械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想認識偏差，許多圖書館的領導還沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，忽視檔案的自身建設。
3.2 檔案管理不規范，檔案工作滯后于圖書館業務現代化進程
由于圖書館的檔案管理并沒有規范的管理機制，這樣就造成了圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確：如圖書與資料的區別、資料與檔案的區別等。加上圖書館的檔案管理一般都是由辦公室兼職，所以工作人員對檔案工作責任不明確，收集的資料不，不能反映圖書館的工作及發展。
3.3 電子檔案有待完善
圖書管都配備有電子化管理信息系統，要加強檔案管理，必須同步構建信息化檔案管理系統、提升檔案管理水平。逐步把檔案的保存向數字化轉變，便于館藏檔案信息的查詢利用，并較大限度地提品質案信息的使用頻率。
4 加強圖書館檔案管理工作的有效途徑
4.1 領導重視是加強圖書館檔案管理工作的關鍵
圖書館領導應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。只有領導重視了，檔案工作人員才能引起警覺和重視，真正從思想上、工作中將檔案工作與圖書館工作一樣認真對待。
4.2 增強檔案意識是做好檔案工作的前提
加強培訓和宣傳，提高全館人員檔案意識，這樣大家才會關注檔案的收集和利用，檔案作用因此也能得以發揮。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用。勢必影響檔案作用的發揮。
4.3 制度建設是做好檔案工作的保障
規范圖書館檔案歸檔范圍是做好圖書館檔案工作的前提和基礎，根據學院綜合檔案室制訂《檔案分類方案》，結合圖書館實際情況，制訂適合本館的檔案歸檔范圍、分類依據、編目標準、保管期限等基本要求。搞好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，認真抓好每個環節，逐步實現檔案管理工作的制度化、規范化、為規范、高效地開展圖書館檔案工作奠定了良好的基礎。
4.4 實現現代化管理手段
在檔案管理工作中，要發揮人的主觀能動作用，用更新技術手段促使檔案管理工作上檔次，逐步把檔案的保存向數字化轉變。這樣才有利于館藏檔案信息的查詢和利用，并較大限度地提品質案信息的使用率，由此推動檔案管理工作逐步的提高，更好地為圖書館工作提供高效品質的服務。
圖書館檔案工作思考:對國家圖書館人事檔案庫房管理工作的幾點思考
摘要：人事檔案保管工作是人事檔案管理工作的重要環節,人事檔案庫房管理工作是人事檔案保管工作的主要內容，如何做好人事檔案庫房管理工作，維護檔案的完整和安全，更好地服務于人事檔案利用工作，是值得深入探究的課題。筆者以國家圖書館人事檔案庫房為例，通過建立健全人事檔案庫房管理規章制度、明確庫房管理人員的職責、加強人事檔案庫房的日常管理等方面進行論述。
關鍵詞：人事檔案；庫房管理
人事檔案庫房管理工作的主要任務是維護檔案的完整和安全, 防止檔案的丟失與損壞，為檔案的利用工作提供服務，因此，它在人事工作中占有重要的位置。
中組部《干部檔案工作條例》明確規定：“干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備?！薄案刹繖n案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開?！?
國家圖書館人事檔案庫房存有在職人員、離退休人員、死亡人員的人事檔案幾千卷，還存有人事處自1949年至今的各類文書卷千余卷，由于各類文書卷是人事檔案內容的重要延伸，所以，同人事檔案一樣，具有機密性，屬于人事檔案庫房的管理范圍。人事檔案和各類文書卷的數量呈逐年遞增的趨勢，舊的國家圖書館人事檔案庫房，因條件有限，面積只有10平方米，無閱檔室，條件簡陋，設施不全，離《干部檔案工作條例》的有關規定相差甚遠。
隨著我館事業的發展和干部人事制度、分配制度改革的不斷深入，每年入庫的人事檔案和各類文書卷數量不斷增多，其使用率亦逐年遞增，歸檔材料入卷頻繁，庫房管理難度日漸增大，舊庫房已不適應新形式下人事工作的需要。國家圖書館領導非常重視人事檔案庫房的建設，根據中組部的有關規定，經過三年的舊房改造，新的人事檔案庫房于2011年竣工，庫房的建筑設計及各項硬件條件基本符合國家規定的標準，檔案庫房和閱檔室分開，庫房建筑堅固耐用,有安全防護措施，并且為未來幾年人事檔案和各類文書卷的逐年遞增預留了一定的空間，庫房條件有了很大的改善，人事檔案庫房管理工作逐步走向正軌，但也存在一些問題，如庫房內有雜物堆積等安全隱患，筆者認為還應從以下幾方面加強庫房的管理工作：
一、建立健全人事檔案庫房管理規章制度
人事檔案屬于黨和國家的重要機密，人事檔案庫房是存放人事檔案的機要重地，因此，庫房管理工作至關重要。人事檔案庫房管理規章制度是庫房管理工作的根本保障。國家圖書館人事檔案庫房雖然有管理規定，但還不夠全，不夠細。應根據中組部有關人事檔案庫房的管理規定，結合我館實際情況，細化我館人事檔案庫房管理工作的規定，使人事檔案庫房管理工作有章可循，有據可依，其內容應包括庫房管理工作的原則、目的、范圍、程序、要求、監督檢查等。另外，為使人事檔案庫房管理的各項工作規范化、制度化、科學化，應根據實際情況制定以下人事檔案庫房管理制度：
（一）建立庫房管理責任制：配備庫房管理專職人員，負責庫房管理工作，明確庫房管理職責，明確規定非庫房管理人員不得入庫。
（二）建立入庫檔案、材料、文書卷登記制度：詳細記錄入庫時間、名稱、數量等內容。
（三）建立借閱檔案、文書卷登記制度：詳細記錄檔案姓名、文書卷名稱、借閱日期、借閱者姓名等內容。
（四）建立各類人事檔案、文書卷的統計臺賬和年度庫房盤點制度：建立各類人事檔案、文書卷的接收和出庫等庫房管理統計臺帳，結合年度庫房盤點工作，做到發現問題及時解決，使庫房所藏實際檔案和各類文書卷的數量與年度庫房盤點數量相等，做到統計臺賬清楚，庫房盤點數字。
二、重視對人事檔案庫房管理人員的選拔和培訓 提高庫房管理人員的綜合素質
人事檔案庫房工作的好與壞，庫房管理人員是關鍵。選用高素質人事檔案庫房管理人員是做好庫房管理工作的必要條件，應選擇那些政治、作風正派、事業心強、責任心強、保密意識強、工作作風嚴謹的共產黨員從事人事檔案庫房管理工作，并注重對他們進行專業知識的教育和保密意識的培養。檔案庫房管理人員也應注重對檔案庫房管理工作專業知識的學習和積累，嚴格按照庫房管理規定和制度辦事，牢固樹立保密觀念，不斷探索和改進庫房管理方法。
三、明確庫房管理人員的職責
維護檔案的完整與安全，是人事檔案庫房管理工作的任務，也是庫房管理人員的職責，具體如下：
（一）做好庫房安全保衛工作，維護檔案和各類文書卷完好無損，避免因人為或自然因素而造成其損壞、丟失或被竊。
（二）嚴格遵守保密制度，不準以任何理由私自向任何人提供人事檔案材料或泄漏檔案內容，不準攜帶人事檔案進入公共場所。
（三）以集中的原則保管檔案，避免因檔案材料的分散保管造成檔案材料的損壞、丟失等情況。
（四）庫房管理工作應條理清晰，干凈整潔、排架整齊規范、松緊適度，各項記錄。
檔案庫房管理人員應以嚴謹的工作作風和認真負責的工作態度對待庫房管理工作，時刻保持高度的警惕性，不可有絲毫懈怠。
四、加強人事檔案庫房的日常管理
（一）庫房內檔案、文書卷的排列。
將人事檔案柜和各類文書卷柜分成兩個區域，并預留相應的發展空間。各類文書卷從上到下、從左到右按年代順序入柜上架，卷柜的左上角用標簽注明該柜所存文書卷的起止年代。在人事檔案區域，將在職人員、離休人員、退休人員、死亡人員的檔案分別排放，從上到下、從左到右按檔案號順序入柜上架，檔案柜的左上角用標簽注明該柜所存檔案的類別和起止檔案號。做到柜架排列有序，標簽整齊，便于查找，并經常順架，避免錯架。
（二）加強庫房的日常巡視工作。
每天巡查庫房并認真記錄，巡查工作應包括以下內容：
1.保持庫內清潔整齊，保持防火通道暢通，禁止堆放雜物。
