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淺談水利科技檔案管理:水利工程科技檔案管理與資料整理
摘要:水利科技檔案是水利工程管理、運行、維修養護等技術工作決策、設計的重要依據，對于水利工程的安全運行和充分發揮效益至關重要。收集、利用和管理好水利科技檔案，更好地為水利事業服務，是水利建設和管理者的責任。工程資料整理作為整個水利科技檔案管理工作的主體，成為了水利科技檔案的形成、利用與管理的基礎。文章針對水利科技檔案的管理以及工程在建設過程中其資料的整理,更好地實現正規化、標準化管理，進行了實踐總結。
關鍵詞:水利工程; 科技檔案; 管理; 重要性; 資料整理
水利工程科技檔案包括從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。本文在著重闡述水利科技檔案的管理重要性及其做法的同時，結合實際事例重點詳述了工程資料整理的步驟，因為只有做到整理好工程建設資料，才能更好實現水利技術檔案的正規化、標準化管理，更的服務于水利工程建設事業。
1.檔案工作的重要性
水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。
它來源于工程建設全過程，不僅在建設過程中具有重要作用,而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不，將直接影響檔案資料作用的發揮。所以水利部領導曾經強調，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。因此，對每一個工程項目不管是建設法人的甲方，承建項目的乙方以及設計、監理等任何一個單位，對工程設計、報批立項、建設與竣工的全過程、務須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強工程檔案管理，是加強工程建設與管理工作的重要內容，同志曾題詞:“檔案工作是各項事業發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。主席也指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。可見檔案管理工作的重要性與肩負的神圣責任。
2如何做好水利科技檔案管理工作
建立檔案管理網絡，確保管理規范化、標準化加強對檔案工作的集中統一管理是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保障。一是成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由主管檔案工作的領導負責對檔案室配備專職檔案人員，在各業務部門指定專門人員擔任兼職或專職檔案員。二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保障文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。 3.工程資料的整理要求
一是工程檔案工作應與工程建設同步管理；二是檔案應完整、、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。強化檔案人員的業務培訓，提品質案管理水平水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關的一些專業類別檔案，因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。
4.S8標工程資料整理實例
4．1資料編碼程序
根據監理S8資料管理范圍，資料編碼分為:①工程開工建設資料;②工程建設及施工技術資料;③工程鑒定檢測資料;④工程驗收報告資料;⑤工程驗收質量評定資料。其中:
(1)工程開工建設資料分為:①可研、初設、地勘、批復計劃等有關文件資料;②工程招標文件等資料;③承發包、設計、施工、監理等各種合同書資料;④監督、質量保障、項目劃分等有關批準資料;⑤其它資料。
(2)工程建設及施工技術資料分為:①會議記錄資料;②監理資料;③施工圖紙、變更、技術說明、圖紙會審、通知及審批等資料;④施工組織設計、方案、日記、往來函件及檢查處理等資料;⑤運用、度汛、調度方案等資料。
(3)工程鑒定檢測資格分為:①設備產品說明、調試、鑒定及試運行等資料;②施工測量、測試及各種觀測記錄;③各種原材料構件質量鑒定、檢查、檢測試驗資料;④各種試驗報告單;⑤其它相關檢測資料。
(4)工程驗收報告資料:①建設、監理、設計、管理、運行、報告等資料;②竣工決算、竣工審計、竣工自查等報告資料;③其他有關資料;④竣工圖紙;⑤工程照片。
(5)工程驗收質量評定資料:①隱蔽工程驗收記錄資料;②單元工程質量評定資料;③分部工程質量評定資料;④單位工程質量核定資料;⑤其他有關資料。
4．2建立資料庫
我們實施信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供更的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保障工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階
對工程建設的各種資料進行分類、歸檔、錄入、打印、裝訂，經過驗收存入相關的資料庫中，這樣，即快捷方便，又保障了資料的真實，完整。通過我們的工作，S8標工程科技檔案有一套較的數據庫。一式三份，一份交南水北調中線局檔案室，一份交南水北調建管局檔案室，一份由河北省水利工程局檔案室保管，確保了資料的性、完整性
5.結語 工程檔案如實反映了水利工程建設管理的全過程，具有依據和憑證作用，對于工程運行和充分發揮效益至關重要，而水利工程檔案管理工作是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理人員愛崗敬業、增強服務意識，規范檔案管理行為，使檔案在水利工程建設中發揮較大利用效率。
淺談水利科技檔案管理:淺談如何做好水利企業科技檔案管理工作
摘要：檔案管理工作是企業管理工作的基礎，是企業信息系統的重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要工作環節，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。目前，水利企業現代化管理水平日趨提高，科技檔案管理工作作為企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平以適應現代企業的管理要求。
關鍵詞：水利企業；科技檔案；檔案管理；
水利作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著中央一號文件首次聚焦水利,黨中央、國務院對水利改革發展作出戰略部署,水利事業迎來了歷史機遇,全國水利事業進入新的可持續發展階段。水利事業的發展必然以水利科技創新作為支撐,水利科技創新必將產生大量的科技檔案,但是在水利檔案管理中,科技檔案管理目前還比較薄弱，針對水利科技檔案管理的特點,分析了當前檔案管理中存在的主要問題及其解決方法,提出了管理創新的幾點建議,討論了水利科技檔案利用的潛力。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源,更好地為水利企業生產經營、科學決策和科學研究提供及時、、的服務。以下結合本企業科技檔案管理，談談對水利企業科技檔案現代化管理的認識。
一、企業檔案管理的存在問題剖析
水利行業是資金、技術密集型的行業，雖然隨著時代的發展水利企業在檔案管理中取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方面的原因，與現代企業檔案管理及今后水利發展的需要還存在著一些差距和不足。
（一）企業對檔案管理的重要性認識不足
中國水利的大發展也就近幾十年時間，一直以來，水利企業只注重加快水利工程的建設，而忽視了企業的檔案建設。再加上部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，水利企業庫藏科技檔案資源不夠豐富，影響了日后為水利建設、企業發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。造成檔案技術落后的主要原因有三點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些企業雖然購買了先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備閑置無人問津，沒有起到推進作用；三是領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但缺乏制度化的管理程序，存檔資料并沒有錄入電腦，還按傳統手工在進行操作。
（二）企業檔案管理與水利科技技術發展還不能有機融合
為實現管理需要，水利企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的水利企業管理信息，并且隨著水利的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去,則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。
（三）企業檔案管理現代化體制機制還不健全
水利企業內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致水利企業的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。另外，企業科技檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規劃，雖然有些單位企業檔案進行了達標升級工作。但達標后，出現后力不足，沒有長期性和連續性，再就是部分領導對檔案綜合管理工作的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，甚至有部分領導認為檔案室就是沒用的資料存放的地方，更有甚者認為檔案室就是某些人眼中的廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果，檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃。
（四）檔案隊伍的素質與水利科技的發展還不相適應
由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前水利檔案隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才,不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。
（五）科技檔案后期開發利用不足
科技檔案的利用服務是衡量企業科技檔案工作的較高標準，檔案的開發利用也是做好企業檔案工作的最終目的。檔案管理人員對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，在管理科技檔案過程中對科技檔案的后期開發服務利用的重要性在逐步淡化。加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在企業發展中的積極作用和重要意義。工作中存在脫崗現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠。企業管理層關心不足、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙。
二、如何做好水利企業科技檔案管理
（一）提高科技檔案工作責任感和使命感
領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業科技檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。
（二）管理機制健全是做好科技檔案管理的保障
要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合水利企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程,嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。
（三）加強業務培訓，提品質案管理人員綜合素質
在檔案管理現代化建設中,人是最關鍵的因素,水利檔案管理人員除了掌握歸檔和水利專業的基本知識外,還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識,在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式提品質案管理人員業務能力和知識水平。
（四）加強有效防控，確保網絡檔案信息安全
水利企業已建立了統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。及時，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全；第二，登陸企業信息系統平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開；第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質；第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新；第五，電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。
（五）加快提升檔案信息資源的開發利用水平
企業科技檔案既要保管好，更要利用好，做好檔案價值的開發利用工作，要善于多角度、深層次的開發和集成，形成一批高質量的檔案信息資源編研成果，主動為企業領導決策和企業發展提供檔案信息服務，力爭將檔案資源轉變為企業的競爭優勢，轉變為企業的現實生產力和現實財富。
（六）加強檔案工作隊伍建設
水利科技企業要加強檔案隊伍規劃，注重檔案專門人才的培養，鼓勵和支持人才到檔案部門工作，完善人才選拔、引進和培養機制，促進檔案人才的合理流動，不斷提品質案工作隊伍的整體素質和水平。從事檔案工作的同志，要發揚刻苦鉆研、精益求精的敬業精神，培養淡泊名利、無私奉獻的崇高品質，不斷提高做好檔案事業的神圣使命感和崇高責任感。
積累的豐富科技檔案資料，不僅是企業資產的憑證和企業活動的記錄，還是企業經營智慧和發展歷程的結晶。通過檔案我們可以更好地把握企業發展的客觀規律，增強決策的預見性和主動性。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
因此，做好企業科技檔案管理工作對于促進經濟社會的發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。隨著檔案信息化建設的不斷深入檔案本身也發生了轉變。在此討論做好檔案管理工作的目的也在于吸收和借鑒的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，促進企業的檔案管理工作，以達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員的工作熱情。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業經濟發展和社會進步做出更大的貢獻
淺談水利科技檔案管理:當前水利科技檔案管理的探究
一、水利檔案的價值和意義
在水利工作中，有至關重要的一環，那就是開發水利檔案，其可以直接表現到服務社會實踐，并且對社會發展意義重大。
（一）充分認識水利單位建檔工作的意義
在孝義市，在建國時期開始到現在，已經建起了很多的水利工程，這一工程體系包括供水、灌溉、排澇和防洪等，在很多方面都起著至關重要的作用，包括保護沙土，促進社會和生產科學化發展，對經濟社會直到保障作用，以及對水旱災害進行抗御。并且孝義市在這幾年以來，也大規模地進行了安全達標建設，面向當前所有的水利工程，進行了大規模的檢查，加固，以及進行達標建設。在水利工程的工作中，管理工作尤其做好，這一項工作，不僅僅關系到水利單位本身對自己的約束，另外一個關鍵的因素是整理好水利資料。及時，我們可以遵循自然的規律來利用好檔案，針對檔案的特點，做好的把握，自覺地做好遵循，有效且科學地把服務提供。在日常的很多應用中，都是利用檔案來進行資料的查找，從而達到對單位的利益進行維護的目的，這一舉措，會有著很長的時間跨度和比較大的數量；第二，在工程建設中，有一個組成部分特別重要，就是檔案工作，這一項工作對工程完整性有著重要影響，另外還對廉政監督、質量評定和科技人員借鑒等方面起到不容忽視的作用。
（二）水利檔案的價值
水利資料的原始性很重要，水利單位又是這資料的及時手記載單位，所以其所掌握的是最原始的資料。在水利單位的管理活動和相關管理建設過程中，也會有很多種形式的材料產生，并且可以給后人提供參考以及取證，水利單位掌握著這些的資料，其他單位都很難對這些進行通徹的了解。所以，水利單位負責整理保存這些水利資料，以及時手資料的優勢進行保存，這些水利資料都會是最寶貴和最劉備的。所以，我們要抓緊檔案工作這一個點，從基礎方面做好資料的收集工作，要對這一方面特點重視，對資料進行加工和鑒定，對收藏結構進行調整，對歸檔質量進行提高，從而創造出開發利用的條件。另外，這一些檔案有著其他方面的應用。及時，起到考查作用，在其日常工作中，可以用到這一些檔案，在設計水利工作，行政執法，進行工作總結和計劃的擬訂的時候，作為憑據進行考查；第二，在防汛搶險中，檔案也會直到很大的幫助，領導的決策可以借助檔案，通過檔案對水情的歷史狀態還有工程的狀態進行詳細的了解；第三，在相關學術研究方面，可以在通過水利檔案這一途徑，查找到大量的歷史資料，通過參考這一些資料，可以較快地對研究成果進行獲得；第四，檔案查找的方法經濟實用，在節約方面有著不容忽視的作用，能夠讓不必要支出減少。
二、新時期如何做好水利檔案管理工作
（一）強化水利檔案收集工作
在收集和整理水利檔案的工作中，有著長期性的特點，而且非常乏味，把比較多的部門牽涉其中，有著很廣的覆蓋范圍，所以，這需要全體員工的共同協作才能把這一項工作做好。在工作中，我們應該樹立新的工作觀念，應該改變封閉的工作局面，要把舊觀念“不重要的檔案工作”摒棄，努力把視野開拓，進行創新，多方位進行檔案信息的搜集工作。各個科室都應該明確各自的職責，對數據文件要有責任心，領導的部署要周密，詳細可以，每個工作人員的工作應該落實到位，指定負責部門的各項數據，文件，在收集聲像資料方面和歸檔工作方面，不得馬虎，出不能漏過水利工程項目和臨時機構方面，要把在施工和工作中做好的會議記錄、協調活動、賬冊、招投標書、合同、圖紙、請求批復和報告等做好詳細的收集并且歸檔，應該有責任感地保障好這一些資料的完整性。“檔案意識”是每一們職工都應該增強的一項素質，可以用大力宣傳作為傳導的媒介，讓全體職工的熱情都點燃，把檔案管理工作落到實處，做到“人人負責”，營造出濃厚的工作氛圍，在組織上為檔案工作做出強有力的保障。在收集檔案資料的過程中，有兩個“結合”要做到：及時，辦公室工作人員把關收發文件時的收集和專項收集結合，第二，年底查漏補缺整理歸檔和日常收集結合。共同努力要靠全體工作人員，要盡量齊全地收集好水利檔案資料，向使用者傳遞具價值和最系統的檔案信息，為現代化建設更好地服務。
（二）抓實檔案工作的軟、硬件建設
把水利檔案這一項工作做好，就一定要以人為本，把檔案設施建設工作加快，做到“硬件”和“軟件”兩手抓，在這里，隊伍的建設是軟件，辦公設施建設是硬件。首先，我們要把隊伍建設加強，對管理人員加強培訓，把高素質的人才打造出來，通過培訓，把工作人員的現代化意識，保密意識，經濟意識和信息意識，把業務技能提高并且把他們的職業操守培養好。讓檔案工作人員到其他地方的單位學習，把先進的經驗進行吸收，通過學習，改進自己單位和自己工作中的不足。其實，要把硬件的投入加大。一方面要把檔案室設施加快建設，把必要的設備都配置好，把保管條件改善，要做好“四防”工作。另外一個方面要完善好軟件設備，通過購置相關軟件和電腦等設備，多元化存儲介質，網絡化信息交流途徑，與時代接軌，把管理環境做好改善工作。第三方面，在完善了軟硬件設施的基礎上，要往現代化和信息化的方向發展，不能“重藏輕管”，要把工作人員的積極性充分地調動起來，在工作中要有進取心，大膽創新，把先進的技術手段和信息資源管理知識利用起來，實現檔案資源的化利用，為各部門服務。在當今的檔案工作中，要把創新和發展體現出來，把先進科學技術運用好，更品質地管理檔案，把利用效率提高，例如用先進的存儲介質，把檔案存儲的地方減少；圖紙保管問題可以用微縮技術做得更好；數據共享方面可以通過數據庫更好地實現。通過電子檔案和網上查詢檔案這些服務和工作方法，更好地利用好和保管好水利檔案。
本文作者：李艷君工作單位：義縣水利局
淺談水利科技檔案管理:水利科技檔案管理發展趨勢
1水利普查成果檔案的形成與作用
水利普查檔案是指我省各級水利普查辦、各級水利普查技術支撐單位等，在水利普查工作過程中形成的具有保存價值的資料，包括各種文字、圖表、聲像及實物憑證等形式的歷史記錄。水利普查檔案真實、、、系統地反映我省水利普查工作的過程與結果。水利普查檔案屬于科技檔案范疇，管理文件、普查成果、音像、實物等均按科技檔案要求進行歸檔。水利普查成果檔案不僅直接記載和反映我省及時次水利普查工作的全過程，更重要的是它的開發與利用具有以下作用:一是查清了我省江河湖泊基本情況;二是掌握了水資源開發利用與保護狀況;三是摸清了經濟社會用水情況;四是了解了水利行業能力建設狀況;五是為建立國家基礎水信息平臺提供了依據。它的指導與借鑒作用在于為我省落實國務院《實行最嚴格水資源管理制度》，確定我省水資源配置、節約和保護的“三條紅線”，即水資源開發利用控制紅線、用水效率控制紅線、水功能區限制納污紅線提供了依據。水利普查成果檔案是我省至建國以來，水利行業及時次較大范圍、最、詳細的水利信息記載，是我省水利行業一筆巨大的財富。
2水利普查成果檔案的兩種管理方式
2.1水利普查成果檔案的分類架構
水利普查檔案屬于水利科技檔案，具有較強的專業性、使用性。這就要求我們從業人員在歸檔時，不但要具有科技檔案管理工作的素質，同時也必須具體參與到水利普查工作中去，才能地做好水利普查檔案的分類歸檔工作。在分類過程中按檔案介質、載體，可分為紙質類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等(以下簡稱“一大類”)。另一類為數字信息化的電子檔案，即空間數據庫。按照數據庫模式錄入，簡稱“二大類”。
2.2水利普查成果檔案的案卷組卷
2.2.1在紙質檔案方面，我們按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822－2008)和《及時次全國水利普查檔案管理辦法》第二條之規定進行整理編目，
2.2.2實物檔案以件為單位進行排序、整理、編目。
2.2.3照片檔案的整理、編目應符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821－2002)的要求。例如把每個會議、活動或事由的照片分別放在一起，每次會議各選1～2張有代表性的照片并配相應的文字。
2.2.4錄音帶、錄像帶的整理、編目應符合《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15－95)的要求，以盤為單位排序。
2.2.5幻燈片、電子(光盤)檔案按套、張排序、整理、編目。
2.2.6空間數據庫。按照《水利普查空間數據采集與處理》有關具體規定整理。
2.3水利普查成果檔案的保存方式
此次全省及時次水利普查成果檔案的保存方式，實行“統一管理、分級實施”。“一大類”即紙質類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等，由各級水利普查辦統一向同級水行政主管部門的檔案部門移交，各級檔案部門負責保存管理;“二大類”即數字信息化的電子檔案(空間數據庫)，由各級水利普查技術支撐單位獨立保存。各級水利普查機構的檔案工作，接受上級和同級水行政主管部門、檔案行政管理部門的監督、指導。“一大類”與“二大類”兩種保存方式并存的模式，更有利于保護“一大類”傳統檔案，較大限度地開發與利用“二大類”數字信息化的電子檔案。
3兩種管理方式的優勢與存在的問題
3.1傳統檔案管理方式的優勢與存在的問題
“一大類”即紙質類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等檔案，采用傳統的檔案管理方式，它的優勢是較大限度地保障了水利普查檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。存在的問題主要是:
(1)傳統的檔案檢索速度很慢、提取手續復雜，不利于檔案的及時利用;
(2)在提供利用時，檔案原件的頻繁調進調出容易氧化、磨損，不利于長期保存;
(3)傳統檔案保存對檔案庫房的硬件設施要求很高，特別是長期保存檔案(要求恒溫、恒濕、避光……等等)，管理費用投入很高。
3.2電子檔案管理方式的優勢與存在的問題
“二大類”即數字信息化的電子檔案(空間數據庫)，優勢在于開發利用方面:
(1)不再受“孤本”限制，可以拷貝;
(2)檢索速度很快，可以通過網絡遠距離傳輸，異地使用;
(3)可以重復使用、交互使用，提取的檔案信息可以根據需要加工處理。存在的問題:
(1)“原始性”、“真實性”問題。電子檔案可以復制、修改，出錯的概率和機會遠高于傳統紙質檔案;
(2)網絡“安全性”問題。若局域網絡的軟、硬件檢測工作不及時，防入侵檢測技術和防病毒技術滯后，服務器極易受到黑客的攻擊，給數字信息化檔案的安全帶來威脅，甚至造成巨大損失。
4結語
隨著水利科技檔案的管理措施和技術措施的不斷發展，數字信息化的電子檔案已成為發展趨勢，用戶日常提取水利普查數據檔案也都是訪問空間數據庫，為用戶帶來了方便、快捷的服務。但在電子檔案提供利用過程中，一旦對提取數據產生疑問時，就不得不提取傳統紙質檔案作為憑證，以判斷其真偽。如德陽水利設計院一專家曾對我們提供的某站點年較大洪峰流量產生質疑，為了打消對方疑慮，我們復印了原始資料憑證與電子版本一并提供，使對方心服口服。現代水利科技檔案的管理模式，必須適應當前信息技術發展的需要，不能僅停留在對傳統庫存檔案資料上，還需要兼有情報、信息等多種功能。現代與傳統兩種管理方式相輔相成，互為補充，缺一不可。這兩種管理方式并存的模式，是現代水利科技檔案管理發展的方向，更有利于水利科技檔案的開發和利用。
作者：范家惠 牟虹 單位：四川省水文水資源勘測局 四川省水利科學研究院
淺談水利科技檔案管理:淺談水利科技檔案管理
水利科技檔案是在水利各項科研設計、工程勘察與測量、科學研究與技術改進等活動中形成的具有憑證、參考價值的重要信息及其載體。是直接記述和反映水利科技活動的歷史記錄，是水利科研成果的重要表現形式，是國家重要的科技信息源。為了維護水利科技檔案的完整與安全，必須建立完善的水利科技檔案服務體系以適應國家水利事業發展的需要。
一、加強法制宣傳，增強責任意識
各級水利管理部門要通過多種形式學習、宣傳、貫徹《檔案法》，進一步提高各級領導、科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對水利科技檔案重要性的認識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法律、法規，增強有關人員的檔案意識，讓科研人員明確“應歸檔的水利科技文件材料，須由文件材料產生、經辦部門或項目（課題）組，指定專人進行收集整理后，按規定移交給本單位檔案工作機構集中管理，任何部門與個人均不得據為己有或拒絕按時歸檔”。從而在思想上重視科技檔案工作，自覺承擔積累、整理科技文件材料的義務，主動履行科技檔案歸檔的職責，切實將科技檔案工作納入科技管理的各項工作職責之中。
二、加強制度建設，為科技檔案管理創造條件
一要制定接收保管制度。凡是反映水利科學技術研究、勘測與規劃設計、基礎數據觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結果，具有保存價值的、按一定的歸檔制度保存起來的文字、圖表數據、聲像等各種形式載體的科技文件材料必須集中統一保管。二要制定整理制度。整理必須維護和確保科技檔案的齊全完整，抓好標準化、規范化工作，對接收的科技檔案進行分類、編目。三要制定借閱制度。借閱時應根據檔案的機密等級履行不同的審批手續，歸還時，應詳細檢查。借閱人員應愛護科技檔案，注意安全和保密，嚴禁私自涂改、翻印、抄錄、拆散及轉借。四要制定鑒定銷毀制度。科技檔案工作人員與有關部門組成鑒定小組，定期進行科技檔案的鑒定工作，剔除并銷毀已失去保存價值的科技文件材料，同時根據本單位科技檔案的種類和價值，編制保管期限表，作為鑒定工作的主要依據。
三、加強收集工作，豐富科技檔案信息資源
檔案管理人員在科技檔案收集中應提前介入，主動服務。一要主動到有關部門收集應歸檔的科技文件材料，不能坐等上門；二要協助有關部門學習國家制定的水利科技文件材料的歸檔范圍，建立健全科技檔案的收集、整理、歸檔制度，抓住各個重要環節和關鍵階段，協助他們搞好科技文件材料的收集工作，不斷拓寬科技檔案收集范圍，加強對科技檔案形成過程的控制，保障科技檔案的齊全、完整。
四、做好科技檔案的鑒定工作，保障歸檔的科技檔案真實
要以實事求是的科學態度對科技檔案進行鑒定，避免造成不必要的損失。一是鑒別歸檔的科技文件材料有無保存價值，從而確定科技文件材料的取舍，剔除無保存價值的科技文件材料。二是判定科技文件材料價值的大小來確定保管期限的長短，對歸檔的科技文件材料劃出保管期限。三是對已過保管期限的科技檔案要提交鑒定委員會重新進行鑒定，對已失去保存和利用價值的科技檔案要剔除銷毀，對原劃分保管期限不當的科技檔案要重新劃分保管期限。四是根據國家有關保密規定，審查科技檔案的密級劃分，對該解密的予以解密，鑒別、核對歸檔的科技文件材料的完整性和性。
五、運用高新技術，實現資源共享
一要利用先進的計算機設備和軟件，將傳統紙質的科技檔案進行數字化，建立科技檔案信息數據庫，實現資源共享。數據庫以文本為主，包括聲像、影像等多種媒介的信息，檢索、分析、復制、利用十分方便。二要建立網絡。由于建立了計算機數據庫，可以比較方便地對各級主管部門的科技檔案信息進行處理，及時補充進數據庫，充分利用計算機網絡的即時性，在網上。同時，還可以開展網上咨詢服務工作，為成果的推廣、應用提供快捷方便的信息服務。
六、加強安全保密工作，保障科技檔案信息安全
一要健全和完善科技檔案保密制度。隨著市場經濟體制的建立，科技檔案保密制度需要不斷完善。各單位應依據《水利部保密工作管理規定》和《科學技術保密規定》的要求，建立健全保密制度，加強對水利科技檔案的保密管理，使水利科技檔案保密工作做到有章可循。二要加強涉密科技檔案日常管理。對涉密科技檔案特別是機密科技檔案要單獨保管。在提供利用時，對與所查內容無關的涉密科技檔案進行密封。同時，按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密檔案統計臺賬和存放地點索引，為科學管理、掌握、有效保密創造條件。檔案庫房管理也是保密工作的重要環節，應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。三要嚴格機密檔案利用的逐級審批管理。機密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。機密檔案使用完畢后，應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。
七、加強科技檔案編研工作，做好科技檔案信息開發
科技檔案編研工作作為一項科學研究工作，要求所有從事開發科技檔案信息資源編研工作的人員和非檔案部門的技術人員共同參與，這樣可以發揮檔案管理人員和技術人員的協作互補優勢，取得良好的編研效果。科技檔案編研不應關起門來，而要加強館（室）之間的聯合。各單位的科技檔案信息資源在構成狀態、資料信息量、質量上都有較大差異，但又各有特點，各有優勢，如果加強橫向聯合，取長補短，發揮各自優勢，聯合開展科技檔案編研或編研信息交流，實現資源共享，無疑有助于推動科技檔案編研工作，對推進科技檔案產業化也具有積極意義。因此要加強館（室）之間科技檔案編研信息的交流，徹底改變“關門編研”的工作局面，走出一條銳意開拓、聯合編研的工作新路。
八、提高自身素質，塑造科技檔案工作者的良好形象
科技檔案工作者如何才能得到各方面的支持，除靠有關法律法規和規章制度外，還要具備自身的協調能力。科技檔案工作者經常與文字打交道，要有一定的寫作能力。有了一定的文字修養水平，才能將零散的文件材料系統化，直接為各項工作提供品質、高效、深層次的服務。科技檔案工作者要具有應用現代化手段的管理能力。科技檔案部門提供的不只是紙質檔案，還有大量的電子檔案。科技檔案工作者要具備能夠對檔案信息進行數字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時提供信息的能力。
