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科學技術進步有力地推動了經濟社會的發展，也推進我國檔案管理現代化建設，讓檔案充分發揮其積極作用，是推動我國社會主義現代化建設事業發展的有力舉措。

2.適應信息化社會發展的需要

信息在現代社會發展中的作用日益突出。檔案是一個國家文獻信息的重要組成部分，也是社會信息系統的基礎。現代化的檔案管理有利于發揮信息促進經濟社會發展的積極作用。比如，傳統的紙質檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動畫等方式呈現，信息內容更加豐富全面。

3.檔案事業自身發展的需要

現代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開發利用創造了有利條件，通過合理配置檔案信息資源，實現檔案數字化、系統化，拓展了檔案的服務范圍。同時，現代化的管理手段在檔案分類、查找、傳輸等方面優勢明顯，大大提高了檔案收集整理和開發利用的能力，促進了檔案管理效率的提升。

二、當前檔案管理現代化建設中存在的問題

1.縣級檔案管理人員對檔案管理現代化的認識需要加強

當前縣級檔案管理人員對檔案管理現代化的認識主要存在三種誤區：一是部分縣級檔案管理人員現代化意識薄弱，認為檔案管理現代化沒有必要。這部分縣級檔案管理人員在以往傳統的檔案管理工作中，積累了較豐富的經驗，取得了一定的成績，認為傳統的檔案管理方法足以應對檔案管理事務，因此對現代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少縣級檔案管理人員將檔案管理現代化等同于購置計算機、刻錄機、微縮機等現代檔案管理設備；而且在檔案設備使用過程中，一些檔案管理人員不會使用這些設備，造成設備閑置浪費。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現代化。主要體現在檔案管理人員的培訓問題上工作不到位。隨著現代檔案管理技術手段的不斷更新和涉及知識領域日益多元化，受縣級檔案管理人員工作經驗以及專業知識的局限，在相關培訓跟不上檔案管理現代化對人員知識技能的要求時，檔案管理人員就難以利用現代化的檔案管理方法提高工作效率。

2.檔案資源共享度不高

檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分， 能否實現檔案信息資源共享， 是檔案及檔案管理工作主動適應新常態的重要舉措。然而， 各級各類檔案館（室） 檔案資源數字化、信息化工作量大，而且專項經費缺口也大， 導致館存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館增量檔案信息化工作任重道遠。

3.檔案管理現代化的相關標準有待改進

檔案管理涉及的相關標準滯后、不統一，客觀上影響了我國檔案管理現代化建設進程的推進。一是檔案管理相關技術標準滯后。隨著檔案管理現代化技術手段的日益發展和運用，現行的檔案整理、著錄標準、分類方法及有關規定，沒能及時跟上現代技術和社會發展的步伐。特別是當前云計算、云存儲等不斷被應用于檔案管理領域，而檔案管理對有關云計算、云存儲的技術標準及規定并沒有及時制定出臺。三是檔案基礎工作標準化、規范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門業務基礎不強，案卷質量較差，存在各類檔案著錄細則不一致，以及立卷、編目等規范不統一的情況，影響了檔案管理效率。

三、縣級檔案局現代化檔案管理工作的建議

1.現代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合

現代化電子信息技術的內容就是利用計算機技術進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替傳統的紙質檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率。現代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合后，還能創建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網絡體系。通過檔案信息網絡體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網站，人們可以通過網站查閱檔案信息，實現檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發，進而促進縣級地區的經濟發展。

2.培養現代化檔案管理工作的人才

現代化的檔案工作人員不但要掌握現代化信息技術能力，還應該不斷學習其他相關的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發展步伐。現代化檔案管理工作人員應具備以下三個方面的能力：第一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發展的必要條件。第二，業務能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。第三，掌握專業的知識，由于檔案工作中設計專業知識范圍較廣、內容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業的知識，以及其他相關專業的基本知識。

3.完善檔案管理現代化標準

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1.1 促進單位用工管理水平的發展

對每個單位來說，人事檔案管理工作中使用信息化技術可以有效的提升人事檔案管理的質量和效率，同時也為員工辦理各種必要的手續提供更多的便利，舉例來說，可以根據個人人事檔案來辦理公積金和養老保險等，在工資調整和計算工齡的時候也可以有更加準確的參考依據。同時對員工的人動也可以提供更多的依據，從而對人事管理工作的順利開展提供更多的優勢條件。

1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據

人事檔案的內容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個人信息的一個有效的依據，人事管理活動中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項內容，因為檔案信息所涵蓋的內容比較多，同時顯示內容的時間跨度也非常大，所以如果繼續使用傳統的紙質檔案就會造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應用信息化技術就可以將紙質文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優勢條件。這樣一來也可以將員工的檔案信息更加便利的及時的應用到單位正常運行中，管理者在工作的過程中完全可以根據單位的需要和員工的實際情況進行人才選拔和人員調動。

1.3 簡化工作流程，提高人事檔案管理效率

在以往的很長一段時間內，我國的人事管理一直都處在封閉的狀態中，人事檔案材料也大多以紙質的形式來保存，這種工作方式會使得人事檔案的管理流程很復雜，同時需要完成的工作內容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優秀人才被埋沒的狀況，在工作中實施了檔案信化之后可以對人事檔案信息進行采集確認和生成以及歸檔，之后再進行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時在這一過程中也可以隨時的抽調需要的人事檔案，同時也在這些檔案中發現有潛質的優秀人才。

2 加強人事檔案信息化的必要性

人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動數據，為單位做出各項經營決策提供重要的參考依據。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優化人員配置，完善各職能部門人事數據，真實、快速、準確地記錄人事數據，并建立起寶貴的人事數據資料庫，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個新臺階。當前，我國許多單位在人事檔案管理上面臨各種問題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長期止步不前，不利于對專業人才數據的掌握，缺乏優秀的人才作為支撐，最終導致發展狀況出現困境。

3 當前我國人事檔案工作信息化中存在的問題

3.1 專業信息化檔案管理人員缺失

我國信息化水平不斷提高，同時我國人事檔案管理過程中存在的一些硬件方面的問題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專業人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應用信息技術，但是在自己的崗位上還沒有退休，這就導致很多新的管理人員一直無法上崗，這樣的狀態就使得人事檔案信息化管理無法很好的得以發展和實現。

3.2 信息化管理制度缺乏

雖然我國的一些單位在人事檔案管理的過程中已經使用了信息化的管理方式，但是在相關制度的建設方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無法得到一個強大的制度支撐，人事檔案工作的過程中也會呈現出非常大的隨意性，所以也容易導致各種問題。

4 加強人事檔案管理工作信息化需要注意的事項

4.1 必須轉變思想觀念，把信息化

管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統的檔案管理模式中轉變過來，緊跟時代潮流，充分利用現代信息化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規范、高效，為單位的發展提供有力的人力資源支撐。

4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學、規范、合理

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二、做好文件的收集工作

文件材料收集是立卷歸檔工作的重要基礎工作。文件材料收集工作的好與壞，直接關系到檔案的齊全完善問題。

文件材料收集工作是一項涉及面廣、難度大、時間性強的工作，也是一項艱苦細微的工作。注重文件材料的收集工作，做到平時收集和年終收集相結合，重點收集和一般收集相結合，文號檢查與登記檢查相結合，把文件收集齊全，保證立卷質量。所以，必須從形成抓起，做到隨時收集。具體方法是要做好：一是處理完畢的文件要隨時收。在個人手里不能保存文件，以免散失或影響他人使用；二是經常用的文件要履行借用手續定期收，在貫徹執行過程中經常用的一些條例、辦法等法規性文件，可以履行借閱手續定期收回。這樣可以使借用文件者產生一種責任感，能注意文件的管理防止散失；三是單位發文，在蓋章時當時收，特別是業務部門起草承辦的，以單位名義發的，在蓋章時一定連同底稿一次收齊，堅持數次就會形成規律，收到明顯效果；四是內部形成的各種材料，要注意掌握線索有針對性的收。內部形成材料發現線索以后，就應及時點名去收集，以免形成打埋伏，留后手不交；五是常規性的文件材料要逐項收。如領導會議記錄、各種統計報表、各種關系信和存根等年年都有的常規性文件材料，在立卷前一定要逐項收集齊全；六是立卷前要全面收。在立卷前，要按照具體歸檔范圍，對各種文件材料進行全面收集，部門借用的文件材料，也應收回放好卷再借用；七是在立卷過程中，發現不全要反復收。通過分類、組卷及卷內文件排列等程序，發現文件材料不全的，還應反復收集達到齊全完整為止。

三、搞好檔案整理工作

提高立卷質量就要搞好檔案鑒定、分類、立卷整理，我們在這個方面主要做了兩項工作：一是科學編制檔案分類方案。根據規范要求，結合本單位檔案形成的特點，分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、項目工程類、基建類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，每個大類按年度、問題分類，做到了分類科學、細致、便于運用。二是合理組卷，在組卷時，我們堅持逐份文件分析，具體研究每份文件分到哪個類更合理，組在哪個卷更確切，在同一卷內的文件排在哪個位置更符合規范要求等等。

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具體表現在一是檔案管理機構不健全。部分單位檔案管理組織機構不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構編制，也沒有設置檔案管理機構，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區，主要領導不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。

（二）檔案管理工作還不夠科學規范

一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段，一些規章制度不夠規范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統一標準，檔案目錄與實際內容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統形同虛設，無法推廣使用，導致檔案管理工作不能保持系統性和完整性。四是檔案管理基礎性工作還有待加強。檔案室硬件設施不齊全，部分單位檔案基礎設施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設備配置、檔案裝具都達不到標準要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。

（三）檔案管理人員的整體素質還有待提高

一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業務技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業知識和工作經驗，檔案管理工作基礎不扎實，還不能適應檔案管理的需要，檔案管理整體質量不高。三是檔案管理員不夠專業。不少基層單位缺乏專業的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業術語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。

（四）檔案管理保障服務能力有待提升

一是檔案管理信息化建設落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，認為做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴重，直接影響檔案信息化建設進程。二是檔案管理數字化建設滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統，數字檔案信息資源開發利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設備的應用，視聽型檔案資源不斷涌現，一些檔案管理人員素質不能適應這種變化需要。

二、檔案管理的有關對策

（一）切實加強領導，提高思想認識

搞好檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業務能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關規定，提高檔案法制意識、責任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環境。

（二）完善基礎設施，優化軟硬件環境

一是加強基礎設施建設。加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。二是注重提升素質能力。要加強業務知識學習。堅持以個人自學為主，向書本學、向領導學，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理員的業務素質與管理水平。要強化業務培訓。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區以及本地本部門檔案館跟班學習，實現理論與實踐的有機結合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業務知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數。

（三）建立健全管理體系，提高科學管理水平

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（三）有效提取疾控中心檔案本身價值，打通收集、管理、利用之間壁壘。檔案是有價值的，疾控中心檔案本身的價值在現實工作中是相對難以實現的，許多檔案正是因為其價值沒有被挖掘并實現，導致這些檔案被束之高閣。新形勢下疾控中心檔案管理?M一步規范化，能更有效提取疾控中心檔案本身價值。通過規范的收集和管理，理清檔案管理思路，有效打通收集、管理、利用之間壁壘，有利于檔案的利用工作更便捷有效地開展。

二、進一步推進新形勢下疾控中心檔案管理工作的規范化建設的有效途徑

（一）健全疾控中心檔案管理的組織機構，將工作落實到各崗位并進行有效考核。一個健全的疾控中心檔案管理的組織機構是規范化建設的中心樞紐。實現檔案管理工作集中性、統一性有賴于綜合檔案資料管理機構的建立，此部門負責收集、保管、整理疾控中心各部門檔案，同時設立相應監督部門，以監管指導檢查綜合檔案資料管理機構的工作。執行國家、省的業務規范及法律法規，根據《檔案法》《全國疾病預防控制機構工作規范》中的相關規范及疾控中心的實際情況，制定科學合理的檔案分類大綱、歸檔范圍。這個組織機構需要有專門的人負責專門的工作，在檔案管理中，首先要做到專人專職，疾控中心應盡可能保證每個崗位上有專人任職，同時要把細分的檔案管理流程落實到每個崗位及崗位上的員工身上，實現檔案規范化管理事項到人、責任到人。同時，依據檔案管理工作規范化建設目標，將目標分解到崗位上，并依據崗位的完成度進行考核，深入推進檔案規范化工作的落實。

（二）疾控中心檔案管理制度方面要跟上，打造疾控中心檔案管理工作規范的流程。不可否認，其規范化建設的持續推進，使得疾控中心檔案管理工作進入一個新的階段，組織機構健全與之配套的是疾控中心檔案管理制度，制度跟上了疾控中心檔案管理工作規范化建設才能做得更好。疾控中心可以根據自身的實際情況，通過參考法律法規制定出因地制宜、實事求是的檔案管理制度。制度的確立使得檔案管理有理有據，同時檔案管理的規范化也有相應的材料支撐。流程是作為檔案管理工作的精神所在，在檔案管理規范化中扮演著十分重要的角色。在疾控中心檔案管理制度方面需要注意的是，要在制度中嚴格確立檔案管理工作的規范流程，充分發揮出流程的規范作用，使得檔案管理在規范化的同時也能達到科學化、合理化。

（三）負責人重視和業務培訓推進，是疾控中心檔案管理進一步規范化的力量源泉。機構負責人高度重視是做好檔案管理工作的關鍵，各類檔案不僅記錄了疾控機構歷史發展軌跡，還包括各類重要決策、重要事宜、重要疾病防控措施等，為了保證檔案管理充分發揮作用，使各類檔案有效應用，機構負責人應高度重視檔案管理工作。負責人的重視能進一步加強疾控中心檔案管理工作規范化建設的進程。此外，檔案管理人員的能力和檔案管理規范化的推進是息息相關的，為了增強檔案管理人員的綜合素質，疾控中心應組織相應的業務培訓，致力于提升檔案管理人員開展檔案規范化工作的能力。

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從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4、統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地（下轉70頁）（上接68頁）點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作

不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄、對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。

（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高

近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。

（三）對文書檔案管理工作不重視

當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。

2 提高文書檔案管理工作的強化措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。

（二）建立現代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

（三）采用現代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。

（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍

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一、歷史文化檔案編研工作的意義

（一）編研工作是檔案工作的重要組成部分。是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。2004年，中央和國務院曾頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，從國家政策層面上首次明確了文化檔案編研工作的戰略地位，強調“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位”。

歷史文化檔案是檔案的重要內容之一，歷史文化檔案的編研，也是檔案編研工作的主要內容之一，在檔案編研工作中具有十分突出位置。余姚是省歷史文化名城，歷史文化底蘊深厚，素有“文獻名邦”之稱，近年來，市檔案管理部門在社會各界的大力支持下，興起歷史文化檔案編研熱潮，目前編研歷史文化檔案已達100多種、200多冊。

（二）歷史文化編研工作是保護歷史文化檔案史料、方便利用的有效措施和途徑。歷史文化檔案大部分為孤本，如余姚市檔案館、博物館、五桂樓藏書樓收藏的“四先賢”等歷史文化名人的一些文稿和其它檔案資料，包括現代從海內外收集的，絕大多數為孤本，在開展利用服務時，直接提供原件，容易破損，影響檔案質量和壽命，導致這部分檔案不能對外開放。

而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以使這些資料長久保存，又不影響它的開放利用。如王陽明的詩，目前分散在各種原始檔案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年編研出版了《王陽明詩集》，在內部發行，便于利用。

（三）開展歷史文化檔案編研工作，對于建設歷史文化名城具有重要作用。余姚歷史文化淵遠流長，檔案資料十分豐富。余姚是七千年前的河姆渡文化遺址的發源地，曾是遠古時期長江流域中華文明的搖籃;秦時建縣，明清時期形成的姚江文化，更是在中國文化思想史上具有重要地位，期間出現了王陽明、朱舜水、黃梨洲等杰出思想家，連同嚴子陵成為中國文化史上具有重大影響的余姚“四先賢”;抗戰時期，作為全國十九個革命根據地之一四明山抗日革命根據地，形成了獨特豐富多彩的革命文化。

這些歷史文化檔案，從上世紀九十年代后期就規劃編研出版《姚江文化叢書》，已陸續編研了二十余種檔案資料，如《姚江傳統建筑》《姚江文化史》《姚劇劇作選》《浙東抗日根據地革命文化史料》《姚江名人》《姚江風俗》等，對余姚的歷史文化名城的軟件硬件建設起到了積極作用，特別是《姚江傳統建筑》對于傳統歷史特色街區的設計和名人建筑的復原，提供了大量真實的資料。

（四）開展歷史文化檔案編研工作，對于加強愛國主義教育也具有十分重要的意義。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。通過編研，檔案可以提高社會利用率，擴大公眾認知度，很多檔案材料還通過再編研、再創作成為愛國主義教育題材。

根據河姆渡遺址發掘過程中所形成的檔案資料，編研成《河姆渡遺址》，并根據這個編研材料設計了河姆渡遺址文化遺址展覽，已成為省愛國主義教育基地;根據《浙東革命文化史料》《余姚文史資料?余姚解放四十周年專輯》等編研資料，在2015年4月革命老區梁弄鎮重新復原了抗日革命根據地的舊貌，已成為全國愛國主義教育基地;又如余姚姚劇團根據王陽明和嚴子陵的編研資料，撰寫了《王陽明》《嚴子陵》劇作，在省內公演，王陽明的“真三不朽”，嚴子陵的“高風亮節”，被形象地展現出來，引起了強烈反響，被推薦為余姚中小學生愛國主義教育教材。

二、當前歷史文化檔案編研工作存在的問題

（一）檔案保管的分散性。歷史文化檔案資料的豐富性和多樣性，決定了當前檔案資料館藏的分散特點，但對于編研工作來講，不利于綜合開發利用。

余姚素有“東南名邑”之稱，歷史文化積淀十分豐厚，但沒有集中收集館藏，分別散藏在市檔案館、博物館、史志辦、黨史辦、政協辦、梨洲文獻館、文化館、圖書館及一些民間編研機構、學會、協會和個人收藏愛好者手中。這對編研工作帶來了負面影響，如確定專題編研時，先要做大量協調工作，對各類分散的檔案進行調查摸底，還要辦理借閱手續等。

另外，由于各類收藏檔案側重面不同，還存在著檔案的安全問題，這將給編研工作帶來較大影響。

（二）檔案編研的功利性。檔案編研是一項十分嚴肅、十分嚴謹的工作，承擔著“存史”的職責，真實性和嚴謹性是最為重要的原則，也是編研材料的價值所在。但是，一些單位和部門存在著為編研而編研，為出書而出書的偏向，如為召開某某名人學術研討會，為紀念某某名人幾十周慶典活動，由于編研工作時間倉促，收集查閱資料有限，草草出書，同時又請名家題詞，領導寫序等，帶有明顯的功利性，影響了編研成果的質量。

（三）編研工作者知識的單一性。檔案編研工作者一般是單位在編人員，他們歷史文化知識豐富，工作勤懇，任勞任怨，年齡普遍較大，對歷史文化檔案編研工作作出了巨大貢獻。但隨著當前科技的迅速發展，特別是信息化、數字化技術在檔案中的應用，要求檔案編研工作者不僅要掌握檔案相關知識，掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識，還應掌握相應的外語及計算機知識，才能更好更有效地開發檔案信息資源。他們單一性知識又在一定程度上制約了編研工作的發展。許多編研者不善于利用數字化技術查找和編研檔案資料，也不懂外文，來查閱外籍人士對我國歷史文化的研究，如日本人對王陽明的“心學”“良知”的研究非常系統，著有大量學術論文;朱舜水在反清復明失敗后，東渡日本講學多年，他的“實學”思想在日本有巨大的影響，形成了大量豐富的檔案材料，由于不懂日文，一些編研工作者只能望文興嘆。

（四）編研工作的重復性。由于檔案保管的分散性和編研工作的功利性，又導致了編研工作的重復性。如對余姚市革命文化史料，不同部門曾出現過多次編研活動，形成了多個編研材料，如《余姚革命文化史料選編》《浙東抗日革命根據地史料選編》等，內容大同小異。雖然文化和學術講究百花齊放、百家爭鳴，但對歷史文化檔案的編研工作由于其真實性和嚴謹性的特點，應有序開展，不宜重復編研，否則就會浪費有限的資源和財力物力。

三、歷史文化檔案編研工作新途徑

（一）統一規劃，增強歷史文化檔案編研工作合力。由于歷史文化檔案收藏的分散性，對歷史文化檔案的編研應由權威部門統一規劃，還應根據文化建設發展需要，根據歷史文化檔案特色，統一編制編研計劃，整合所有歷史文化檔案，整合編研人員力量，分階段實施，提升編研材料的質量，擴大編研成果的影響力。

如余姚自上世紀90年代開始，就對歷史文化檔案的編研工作制訂了規劃，由市政府出面協調，確定《姚江文化叢書》編研25冊，分別由檔案局、政協辦、史志辦、黨史辦、文化局等單位和部門落實，檔案材料實現共享，該叢書已基本編研完畢，對檔案的利用工作發揮了較大影響。

（二）精確選題，突出地方歷史文化特色和亮點。歷史文化檔案的編研，其目的是如何讓檔案更好為社會利用，更好地為文化建設、經濟建設服務，為社會發展服務。因此歷史文化檔案的編研，一定要注重選題，選題上既要堅持有創意，突出特色，又要注重實用。

近年來，余姚編研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化叢書》25冊以外，還編研出了《認識黃宗羲》《河姆渡遺址》《余姚文史資料》（30多輯）、《余姚名人》，及反映抗戰文化的《紅色記憶》《古邑紅旗揚》等，這些編研材料專題性強，有深度，具有一定的史料價值，體現了地方文化特色，有利于促進余姚文化建設和歷史文化名城建設，在社會各界均產生了良好的影響。

（三）采用先進技術，提高檔案編研現代化工作水平。隨著現代科技的迅猛發展，社會生產方式和生活方式發生了重大變化，人們對檔案的利用和需要已不滿足于過去在檔案室查閱復印一下資料的手工方式，數量大，時效性強，專題性和準確性要求提高，這也要求歷史文化編研過程中采用計算機編目檢索技術、檔案編研材料數字化處理手段，實現編研材料的網絡化。編研材料的網絡化，是指一定區域內，符合條件的檔案室、檔案館、博物館、文化館、圖書館等建檔單位，都可通過計算機網絡來查閱編研材料，以提升檔案編研工作水平，提高檔案編研材料的社會利用效率，更好地達到檔案編研工作服務社會、服務發展的目的。

（四）努力提高編研人素質，提升檔案編研成果質量。檔案編研工作是一項專業性、技術性和知識性較強的工作，檔案編研人員應具有良好的政治素質和業務素質，應忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規。檔案編研工作的專業性、技術性特點，要求檔案編研人員除了具備系統扎實的檔案學的基本理論、基本知識和基本技能外，還需要有淵博的歷史文化知識和地方文獻知識脈絡，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機技術水平和一定的外文知識，利用現代化的檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富歷史文化檔案編研材料，增強編研工作的實效性，提高編研成果的水平和質量。

總之，歷史文化檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是一項功在當世，利于后代的偉業，也是一項持久的建設工程。作為檔案編研工作者，一定要加強學習，提升自身素質，勤奮工作，勇于探索，克服編研工作中存在的問題和困難，努力編研出更好、更多的歷史文化檔案材料，努力為文化建設服務，為社會服務。

【參考文獻】

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一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。

二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。

2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。

二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。

三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。

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我國各地（市）廣播電視臺在檔案信息化管理方面存在較大差異。一些一線城市廣播電視臺檔案管理信息化工作起步早，進程快，效果好。如北京、上海、廣東等地檔案信息化工作早在20世紀80年代已經開展。而地（市）廣播電視臺在2000年國家全面推進檔案信息化建設戰略部署后才開始啟動，這幾年基層廣播臺和電視臺合并改革之際，導致這些二線、三線地（市）基層臺在音像檔案管理信息化方面普遍受到合并改革、網絡、數據庫、數據存儲等因素的制約，從而影響了該地（市）廣播電視宣傳事業的發展。

基層廣播電視臺音像發展信息化工作進程中，首先要解決兩大問題：

一是解決存儲數字化進程問題。與傳統存儲介質相比，數字化存儲具有存儲量大、安全性高、格式統一、便于查詢等優勢。實現音像檔案的數字化存儲，有利于用戶迅速檢索并下載需要的任何鏡頭或片斷，適應了當前廣播電視機構數字化生產的需要，提高了業務部門的工作效率，并大大增加了節目資料的價值。

二是解決傳輸網絡化發展問題。對于基層廣播電視臺來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為廣播電視節目的生產服務。廣播電視媒體檔案管理系統必須是一個能與節目制作網相關聯、全面的網絡管理體系。目前，基層廣播電視臺也已經開始積極探索新路徑與新模式。

2 推動基層廣播電視臺音像檔案信息化管理工作的對策

2.1 加大基礎設施建設。軟硬件基礎設施建設是音像檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是音像檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。廣播電視媒體作為新聞宣傳部門，承擔著各地市的對內、對外宣傳任務，積累了獨具特色的新聞宣傳、重大事件聲像檔案，是各地市經濟和社會發展珍貴的歷史記錄。把音像檔案硬件建設與信息化建設結合起來，配齊檔案現代化管理設備，對音像檔案工作需要的電子設備隨時更新，為音像檔案等專業檔案配置相應的檔案管理軟件。基層臺主管領導要積極支持檔案信息化建設，在各地臺辦公用房緊張的情況下，保證音像檔案庫房使用，配齊所需軟硬件設備，保證音像檔案工作快速發展所需的各項經費，為音像檔案信息化積極創造良好條件。

2.2 規范標準體系建設。廣播電視臺音像檔案的標準體系建設是信息化管理工作的重要基礎之一，是科學管理信息化工作的前提。加強廣播電視臺檔案員對音像檔案管理電子軟件的應用培訓，使音像檔案員達到規范操作。加強電子文件形成管理學習，歸檔前必須符合錄入標準格式，為歸檔錄入嚴格把關。建立機讀目錄，達到文件級檢索。實現檔案數據庫的建設。加強對音像電子文件收集整理、鑒定、著錄、歸檔等工作，需歸檔紙質文件，通過掃描轉化為規范標準的電子文件，保證電子文件的齊全完整。基層廣播電視臺每年移交進館的音像電子檔案質量，要符合進館標準。每年紙質檔案與電子檔案同步歸檔管理，要全部達到規范標準。

2.3 開發信息資源建設。 檔案信息資源開發利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。基層廣播電視臺也應從實際出發，開發音像檔案管理系統。一是加快建立健全音像檔案管理規章制度，完善音像檔案管理體制。按照音像檔案管理的要求，結合實際，制定切實可行的檔案管理辦法。二是完善音像檔案的收集、整理、編目、借閱等一系列規章制度，嚴格按照規定抓好落實，確保音像檔案的完整收集、科學管理和合理使用，避免造成資源流失，使具有廣播電視專業特色的音像檔案管理進一步制度化，促進檔案規范化管理程度不斷提升，檔案信息資源合理有序開發，實現檔案信息資源共享效益。

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二、堅持正確的立卷歸檔原則

“以我為主”是我們必須堅持的立卷歸檔原則，這一點不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。堅持正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，我們應該予以高度重視。檔案工作的實踐中，我們深刻地認識到，相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。

三、切實提高案卷裝訂質量

提高案卷裝訂質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

1.提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

2.做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

3.明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案。要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的。這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

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一般醫院在處理行政管理事務的活動的時候，會將普通式的文書轉為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫院管理內容上關鍵的組成方面，針對醫院后續的發展前景起到極其有效的作用。醫院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫院后續發展決策保證關鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫院的健康有序進步。

1醫院文書檔案工作的現狀

通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征有四個方面：第一，文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。第二，文件的標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：第一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調過來的，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。第四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2醫院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。

22對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用

促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示了整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達。

目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續地被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、互聯網和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網絡上共享；②醫療服務管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時效性更強；④檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結論

醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯地表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次，更好地做好醫院文書工作。

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1.1 檔案意識不強。由于基層事業單位對檔案收集、利用能力較差，加之人手不足、日常工作量較大，在日常工作中，大多數職工都存在著重視業務工作，輕視檔案工作，對自身業務工作形成檔案的意義和價值缺乏有效認識，不懂得利用檔案的價值。

1.2 歸檔材料欠缺系統性，完整性。一是由于平時檔案管理人員收集意識不強，導致應該形成的業務文件材料沒有及時形成；二是業務科室對日常歸檔材料的積累和保管不夠重視，一些資料散存在個人手中，致使一些已經形成并應歸檔的文件資料未能歸檔。三是檔案管理人員少，流動性大，一些在崗人員不安心本職工作，直接響到檔案工作質量的提高。最終造成歸檔材料系統性欠缺、完整性不強，案卷質量不高。

1.3 缺少專職檔案人員，兼職檔案管理人員交接手續不嚴密。以乳山市疾病預防控制中心為例，檔案管理工作屬于辦公室職能，由于人員編制及工作量等原因，辦公室只能安排一人進行專職或兼職檔案管理。兼職檔案管理人員的離職或調動工作崗位時，未能按要求嚴格執行交接程序，則必然導致檔案數量、材料等問題責任不明，界限不清。

1.4 檔案管理手段滯后。現階段各基層事業單位的檔案管理沒有單獨的計算機和檔案管理軟件。在手段上，查閱檔案信息仍采用手工查找，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也不能較理想應用。

2 提升管理手段，加強基層事業單位檔案科學化管理

2.1 加強領導，強化檔案意識。

基層事業單位要成立檔案工作領導小組，把檔案管理工作納入重要議事日程，對檔案管理過程中存在的各種問題，及時解決。將檔案管理工作納入科室考核目標，層層分解責任，責任到人，促進各科室積極配合做好檔案工作，切實增強檔案意識，自覺地把檔案工作納入到各項業務工作中。

2.2 提高檔案服務水平、創新檔案服務手段。

創新檔案管理服務機制，必須打破去過那種看家守攤的傳統服務方式。因此檔案工作必須從完善服務措施入手，不斷提高檔案服務水平，創新檔案服務手段，提高服務質量。提高檔案服務水平實質上就是要把檔案的各項服務功能挖掘和開發出來，樹立全心全意為人民服務的宗旨，把為最廣大人民的利益服務作為檔案工作的最終落腳點，把群眾滿意當做標準，使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務，感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。

2.3 加強檔案管理人員隊伍建設，提高管檔人員素質。

2.3.1 條件具備的基層事業單位要有專職檔案管理人員，認真做好檔案工作的人員配置、業務指導、安全保密等各方面的工作。要嚴把檔案管理人員的入口關，從政治素質、業務能力等各方面進行嚴格要求，進行管檔人員持證上崗，明確崗位職責，加強日常管理。通過檔案管理人員的規范化管理，不斷促進基層事業單位檔案管理的科學化、制度化、規范化建設。

2.3.2 加強檔案管理人員政治思想教育，使之成為能嚴格遵守各項規章制度，認真按照組織原則辦事，具有不怕苦、不怕累、不為名、不為利的奉獻精神。特別要重視對檔案員進行業務培訓，因為當前基層事業單位管檔人員專業人員少，專業素質較低，制約檔案管理工作向更高層次發展。有條件的單位可選送比較優秀的檔案管理人員到專業院校進行學習，同時選調專業素質比較好的人員充實到檔案管理隊伍中來。