引論：我們為您整理了13篇檔案館保管利用處范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

一、加強開放檔案審查

審查工作為檔案開放工作的重要基礎，亦是檔案開放時的關鍵內容，此項工作主要任務為準確無誤的區分、判定檔案開放性，從而嚴格控制其使用范圍。應加強初審工作，檔案館中的工作人員要根據規定標準，嚴格審查開放期限中的檔案，以此準確判定其開放及控制范圍；且應加強中審工作，具有高政策水平及業務能力的同志審查初審中未確定的檔案，從而嚴格判定檔案開放及使用控制，根據實際情況取舍；再是要加強終審工作，根據所得的初審及中審結果，全面分析和審查檔案開放與否。

二、加強檔案解密

保密檔案具備相應的等級，保密等級均是以《保密法》規定的，通常是分為絕密、機密、秘密這三個級別。要根據實際情況嚴格確定檔案密級，從而為檔案工作人員提供不同的管理措施，以便提高檔案利用率。但秘密并不是始終不變的，若秘密保管時間到期，則當時便失去了其自身的保密價值，這時則不可按部就班的保密文件管理，要根據實際情況展開管理工作，這亦說明檔案保密極具時效性。為社會各界開放的檔案，到了一定時限的檔案應予以開放，但要根據實際規劃劃分解密，從而將未解密的檔案納入使用控制范圍中，之后則對相應的保密檔案予以解密，且根據《保密法》中的規定進行解密，也可以說解密為原確定密級的機關與單位、上級機關展開的，普通人員不可參與。

三、加強檔案開放基礎

開放檔案之前，應為檔案開放作好充分準備，要根據實際情況提高開放檔案案卷內在質量。根據原有基礎對檔案資料進行嚴格的整理，務必做到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統等規定要求；要構建完善的檔號，適當開放檢索及管理要求；并編制檢索工具，包括基礎性檢索工具、骨干性檢索工具、文字敘述性檢索工具等，要逐漸將開放檔案檢索工具促生為骨干性檢索工具，將基礎性檢索工具作為輔助工具，并將敘述性檢索工具作為補充檢索工具，從而確保檢索途徑多元化；應根據實際情況準備適當的副本，及時抄錄珍貴、重要的檔案，并對其進行詳細的復印與照相，要盡可能搞好檔案副本。

四、加強保密檔案解密時限設置

科學技術的飛速發展，催生了諸多新理論與新方法、新材料應用速度亦飛速提升，此時一密定終生的方式根本不可取。比如美國克林頓總統簽署的12958號總統令，其間規定了政府新機密，提出解密期限為10年，而25年前的機密文件僅是特例外自動解密。國內科研檔案保存時限為30年，所涉及到保密檔案亦是逐漸建立了相應的解密期制度，要根據實際情況，適時調整解除密級，從而更好的服務于各大行業和社會。

五、加強檔案分卷歸類

通常歸檔時，大都是一把抓的進行分卷歸類，其間設計的保密信息均分散于各種卷文檔中，而這并不利于檔案保密，且給普通內容檔案檢索工作帶來極大的困難。這時歸檔時應根據內容設置相應的保密卷，亦增加了檔案開放程度，從而更好的確保了內容安全。查與人可以根據自己所需的內容，降低因小部分文檔內容，從而影響到資料查閱工作。

六、加強檢索工作信息化

要根據實際情況，構建適當的檔案索引及全文數字化信息庫，并全面分析保密檔案的實際需求，其所涉及的內容應具備專門字段；數據表可采用口令或者是其他方式達到加密的目的，以便提高信息安全度，確保保密及普通檔案內容的有效隔離，從而提高檢索效率，并更好的確保信息安全。

七、加強管理者保密意識教育

日常生活中應不斷加強保密形勢教育，引導干部職工更深刻的掌握保密工作所面臨的重要形勢，要深層領會現代化保密工作的重要性，引導相關人員積極自主的將非常滯后的觀念摒棄，并將其于傳統體制中解放出來，這時便可有效提高其責任感與使命感。應全面結合法律法規教育，以提高職工群眾法律意識及法律素質，確保依法保密、依法治密，從而嚴格杜絕所有悖于常理的法律及法規行為。要對工作人員施以嚴格的保密知識教育，并嚴肅保密紀律，要根據實際情況加強防范，確保保密工作嚴格落實，引導保密工作人員政治堅定，思想純潔，業務精通，作風嚴謹，從而確保各項檔案保密工作有序開展。

八、結束語

機密檔案要嚴格保密，而保密有時間、地點、范圍等方面的限制，如果保而不用則根本沒有失保的意義，利用均是于保密基礎上而實現的，無限制的使用檔案會帶來極大的安全危害。檔案工作的保密與利用非常重要，要根據實際情況正確處理好檔案保密與利用關系，而始終不變的對待檔案秘密性，則其秘密性實效根本不能實現，無限制拓展開放利用范圍并不有效。本文探討了正確處理好檔案保密與利用的關系，并提出了實用性應用措施，要不斷加強開放檔案審查與檔案解密、檔案開放基礎，并根據實際情況加強保密檔案解密時限設置與檔案分卷歸類、檢索工作信息化，還應有效提高管理者保密意識教育，為檔案保密與利用提供參考依據。

篇2

首先，檔案與圖書的內容有所不同。由于圖書有商品性，所以其內容必須對社會大眾具有吸引力，內容可以是真實的，也可以是虛構的，有科技的，也有文學藝術的，社會上任何層次的讀者都可以在圖書中找到自己的興趣點。檔案則不同，它是社會活動的原始記錄，它從形成者形成的文件中直接轉化而來，不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料，其內容不允許有半點虛構成分，因此檔案不具備任何藝術性，可讀性不強，它存在的動因不是為了吸引讀者，而是記錄歷史，以備今后查考。兩者相比，檔案更具研究性，圖書更具趣味性和可讀性。再者，圖書是經過對檔案等原始記錄進行收集、歸納、提煉后形成的二手資料，對于那些只想宏觀了解，不想追根溯源的人來說，看圖書當然要比看檔案來得實惠。館藏主體在內容上的差異，是當前圖書館讀者的人數遠遠多于檔案館利用者人數的主要原因。

圖書和檔案內容的不同，決定了利用者的差異。圖書館的讀者中，多數人是為了滿足興趣，豐富知識，而進行深層次研究的讀者比例不大。任何一個走進圖書館的人，都可以找到他感興趣的圖書而成為圖書館的忠實讀者。而檔案館的利用者或為調查取證、工作查考，或為學術研究、編史修志，絕大多數都有十分明確的查檔目的，有急待解決的實際問題。以這部分利用者的人數去對比興趣點廣泛的圖書館的讀者豈不是小巫見大巫嗎？

其次，檔案與圖書的存在形式不同。圖書是一種商品，一冊圖書只要市場需要，可以上百萬冊的印刷，在社會上廣為流通。圖書館所保管的絕大多數圖書都不是孤本，而是可再生的，可謂取之不盡，用之不竭。而檔案作為歷史的真實記錄，產生于人類社會的實踐過程中，是國家珍貴的歷史文化遺產，不是作為商品存在。檔案具有唯一性，多為孤本，損毀后不可再生。因此，在利用過程中，檔案館會比圖書館更多地考慮到維護保管主體的完整與安全，即便對于開放檔案，在利用、復制等環節上也必須進行一定程度的限制。而圖書的特點決定了圖書館在圖書被讀者直接、反復使用過程中不必像檔案館一樣為了怕保管主體在使用時被損毀而制定很多的“條條框框”，對讀者進行太多的限制。就此而言，讀者當然愿意去圖書館，因為在那里，他們可以獲得更多的“自由”。

由于檔案和圖書在內容、存在形式上的差異，造成了檔案館利用者與圖書館讀者人數上的差距。雖然這不是唯一的原因，檔案界社會服務意識不強，工作方式和設備落后也是造成人數差距的因素，但是如果只把眼光盯著后者，忽視了館藏主體上的差異，甚至以接待人數多少作為衡量檔案部門服務觀念正確與否、工作得力與否的標準，那就太片面了。難道檔案館也像有些圖書館一樣365天天天開放，就可以真正的、長時期的門庭若市而不是門可羅雀了嗎北京市人大常委會副主任陶西平同志在視察檔案工作時曾說過“我們講檔案開發利用，到檔案館查閱利用檔案，不能奢望像開飯店那樣有成百上千的人，擠得水泄不通，那也是不切合實際的。”

因此，現階段檔案利用工作要想發揮更大的作用，與其在增加利用人數上絞盡腦汁，不如將更多的精力放在提高利用質量上。這需要做好以下工作：

一、在提供利用中提高查全率、查準率。

對于來館查檔的利用者，除熱情的接待外，更重要的是準確快速地提供他所需要的檔案。

二、了解社會需求，主動上門服務

檔案工作不是孤立的，它必須走出自我封閉的小圈子，與經濟建設、文化建設同步，與人民生活緊密聯系起來。檔案工作者不但要熟悉館內業務，還要隨時關注社會發展的動態，捕捉社會熱點，根據需要主動上門服務。將“你上門，我來查”和“你需要，我提供”結合起來。以北京市檔案館利用處為例，1996年初，他們了解到很多單位正在進行房產核實登記，有的單位因拿不出檔案憑證而失去了產權。根據這一情況，他們及時整理有關檔案，主動走訪了16個單位，上門提供檔案信息。雖然利用人數沒有因此增加多少，但卻發揮了檔案的作用，為一些單位挽回了幾千萬元的經濟損失，從而真正提高了檔案的利用質量。

篇3

2，檔案材料雜亂。其一，在極個別撤銷單位的檔案移交過程中，除應交的文書檔案登記在冊外，還有一些獎狀、獎杯、錦旗等實物，都一并列入了移交清單，轉交到檔案館。例如，單位內部舉辦活動的獎狀，群眾業余文體活動的錦旗、獎杯等，甚至還有的獎杯等實物已有損壞，如這種情況，筆者認為就不應該登記造冊進館。當然，一些能夠反映和見證本單位有關歷史活動的有保存價值的實物還是應該一并進館的。但是，進館物品一定要有標準，并不是所有的東西都要存放在檔案館。其二，極少數單位的移交人員，把一些未曾整理登記在冊的，平時積累的零星散落的文書材料、沒有任何說明的錄音錄像材料，也一并送交到檔案館。他們的愿望是好的，認為這些材料丟之可惜，放到檔案館以后有可能會有用處。豈不知這種做法會給檔案館造成很大的麻煩，因為檔案館的同志并不了解你單位，也不了解這些材料的具體情況，沒有“能力”來整理這些被本單位“遺棄”的東西。

3．分類標準不嚴。檔案的分類應按照檔案內容和載體的不同，根據有關標準進行統一分類。分類一般應采用年度一組織機構(或問題)歸檔。但是個別單位的檔案分類是按照不同的內設機構或業務工作單設目錄號，例如：工作、科研工作、勞動保障、計劃生育、職稱評定、紀檢等方面工作，都分別以單設目錄號來分類歸檔，致使一個全宗內包含了20幾個目錄號，一個目錄號內有的三至五卷，有的十到二十卷，使整個全宗內檔案零亂，即不符合歸檔分類標準，也不利于全宗檔案的管理。

4．以件為單位裝訂的歸檔文件存在的問題。2001年以來，隨著立卷制度的改革，機關單位立卷改為以件為單位的立卷方式。在我們接收的撤銷單位檔案中，就有部分改革后的以件為卷的檔案。發現的問題有：一是裝訂不規范、不科學。對于只是一頁或兩頁紙的文件，有的將兩份文件裝訂在了一起；還有的是把單頁紙的文件原樣存放。前者會給庫房管理造成麻煩，后者從理論上說是對的，但在利用過程中容易對文件造成損害，不利于檔案文件的保護。二是歸檔項目填寫不規范、不完整。歸檔文件首頁的歸檔章內容存在著填寫不完整不規范現象，如，歸檔章內的全宗號漏填寫，有的保管期限不寫，還有的件號用鉛筆填寫，且書寫潦草。這幾種情況都會不同程度地影響著檔案的利用和保管工作。

以上幾種問題，雖然只是極個別現象，并且我們在接收進館過程中也進行了必要的更改和整理規范，但通過這些問題反映出了某些工作環節存在的漏洞。因此，筆者認為，在此把問題提出來還是有必要的，以引起廣大檔案工作者的注意，避免類似問題繼續出現，確保案卷的規范性、科學性和完整性。

工作中應注意的幾個問題

1．增強工作責任心，保證歸檔案卷的質量。首先檔案工作人員要充分認識檔案工作的重要性，增強事業心和責任感。要了解熟悉本單位的工作職責范圍和主要業務工作情況。其次，要努力提高業務工作能力，熟練掌握檔案立卷整理的各個環節、步驟，嚴格執行檔案工作的有關標準，做好檔案的立卷管理工作。要發揚嚴謹細致、一絲不茍的工作作風，把工作做細做精做實。

2．提高工作主動性，做好平時立卷工作。檔案的管理是各單位綜合管理的一個重要方面，應有完善的管理制度與工作規范。如：檔案材料的收集范圍，檔案的整理方案等，都是做好檔案管理工作中不可缺少的制約條件。一是做好平時的材料收集、整理歸檔工作。要保證檔案的齊全完整，做好隨時收集是關鍵。應有意識地建立收集類別、收集范圍，注意把常規工作中形成的檔案材料積累下來整理入檔。二是年度立檔時要做好檢查工作，力求應歸檔材料齊全完整。尤其是年末年初，在把年度內處理完畢的文件材料進行立卷歸檔時，要對歸檔材料進行必要的檢查，看主要業務部門的材料是否齊全，看主要業務工作的材料是否齊全，要主動做好與各有關部門的溝通協調工作，避免應歸檔的材料不歸檔或不齊全。三是做好跟蹤收集。主要是一些臨時性活動、人員外出參加會議材料、調出人員手中的檔案材料等，一定要認真負責地及時地跟蹤收集歸檔。

篇4

河南省檔案館1999年至2013年各年度利用總量統計表

從以上統計表看出，檔案利用量呈逐年遞增趨勢，檔案利用與國家政策導向和社會變革有密不可分的聯系。

2 從十五年檔案庫房管理看“十防”工作

河南省檔案館按照國家有關規定，制定了“十防”工作制度。館庫各樓層都懸掛有“禁煙禁火”的標識牌，每層庫房都配備有手動和自動滅火設施，庫房內外安裝有煙感溫感防火監測報警系統。檔案庫房門均采用耐高溫阻燃材料做成，有效防范了火災安全隱患。檔案庫區除了管理人員外，外來人員出入要辦理登記手續。庫房門鎖實行指紋辨認開啟功能，制定實體鑰匙存放制度。庫房門口安裝有視頻安全監控設施，保證庫區的防盜安全性。庫房內安裝溫濕度自動檢測系統，保證庫房溫濕度的恒定范圍。因為溫濕度超標會導致檔案紙張老化、字跡褪色和發生蟲害霉變，也是加速照片膠卷脆化降解、影像檔案失真模糊的直接原因，因此，我們把庫房溫濕度控制始終作為“十防”工作的重中之重。為了使庫房溫濕度數值更加準確，2005年，我們淘汰了精準度不高的毛發式針式溫濕記錄儀，更換為好讀式溫濕度計表。庫房管理人員每天結合當日天氣情況記錄庫房溫濕度，作為今后庫房管理的參考佐證。鄭州地處東經113.65、北緯34.76，一年之中四季分明，庫房溫濕度不同月份有著不同數值。以2012年為例：

2012年河南省檔案館庫房溫濕度各月統計表

從列表情況看，高溫高濕主要集中在夏秋交替季節，干燥少雨濕度低是鄭州天氣的特征。雖然我們采取了恒溫恒濕措施，外部天氣對庫房的影響還是客觀存在的。在初春深秋無塵天氣，我們對庫房進行通風換氣和清潔除塵，定期清查檔案，放置殺蟲藥片，確保“十防”工作落到實處。

3 從十五年庫房溫濕度變化看科學建設檔案庫房的重要性

河南省檔案館庫房樓于1999年建成使用，上下共有13層，4層至11層為檔案庫房，每層庫房使用面積為400，檔案館可用庫房面積為3200。庫房的東面、西面和南面都建有環廊，環廊外墻體平均厚度為35cm，東環廊寬距為90cm，南環廊寬距為110cm，西環廊寬距為150cm厘米。環廊由東向西距離逐漸加大，符合隔離陽光照射的規律，環廊建筑有效防御了冷熱空氣對檔案庫房的影響，對防塵、防光、防潮也起到了作用。我們通過檢測，冬夏室外溫度與環廊內的溫差約10℃，夏季室外溫度是38℃左右，環廊內的溫度是30℃左右，庫房內的自然溫度是28℃左右，通過調控降至20℃左右。冬季室外溫度為0℃左右，檔案庫房環廊內的溫度是10℃左右，庫房內的自然溫度是15℃左右。室外常年平均相對濕度為85%左右，檔案庫房環廊的相對濕度為70%左右，庫房內的自然相對濕度為60%左右。以上數值表明，環廊建筑是庫房恒溫恒濕的重要防御屏障。庫房北面沒有環廊建筑，其墻體平均厚度為50cm，每層庫房安裝有8個180cm×55cm雙層窗戶，窗框四周用膠泥和膠帶密閉，阻隔了戶外的風沙雨水的侵入。在上世紀90年代，這樣的檔案庫房建設還是比較科學的，給檔案保管工作創造了很好的條件。

4 從十五年檔案庫房管理看檔案管理人員的素質問題

有人認為，庫房管理是技術性不強的工作，這是片面認識。隨著社會的快速發展，現代化的館庫建設和自動化管理設備不斷更新換代，新的檔案庫房管理手段逐漸取代了舊的管理模式。檔案庫房管理人員除了具有較高的政治素質和很強的責任心之外，還具備有過硬的檔案專業知識和新形勢下的檔案管理能力。檔案庫房管理是檔案工作的“多面手”，“實踐是檢驗真理的唯一標準”，庫房管理人員天天與檔案實體打交道，積累了豐富的檔案管理經驗和檔案工作專業技能，檔案工作環節的成果是在保管工作里得到體現，檔案的社會利用價值和長久的歷史價值也在保管工作中驗證。檔案保管工作既是檔案工作的大后方，也是檔案工作的前沿陣地，檔案保管人員的綜合素質，決定了館藏檔案標準化管理的水平。

5 對十五年檔案庫房管理工作實踐的幾點思考

5.1 檔案數量不代表檔案質量，優化館藏結構任重道遠。在檔案界，館藏數字是一級檔案館綜合實力的體現。豐富館藏是檔案工作的方向和目的，把好檔案質量關始終是我們必須堅持的檔案工作原則。1999年，河南省檔案館館藏總量為20多萬卷（冊），2013年底，館藏總量已接近90萬卷（冊、件），其中“建國”前檔案占館藏總量8%，“建國”后檔案占館藏總量92%；館藏檔案占總量99.3%，館藏資料占總量0.7%。在館藏資料里，好的文學作品和政治、經濟、文化與科技領域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，幾年不調卷的短期檔案占用了大量空間，已使當前接收檔案存放位置緊張，鑒定銷毀工作已經迫在眉睫。從館藏檔案結構上看，除省直各廳局常規文書檔案外，我館雖設立有檔案珍藏室，但真正的鎮館珍品檔案卻屈指可數，能反映河南地方特色的檔案更少，館藏檔案的門類單一，且結構也不合理。這就需要我們改變工作思路，大膽創新，打開優化館藏的新局面。

5.2 當前檔案保管工作崗位的窘境。近年來，省檔案館檔案保管工作多次得到各級領導的肯定和好評。由于檔案保管工作具有自身的特殊性，檔案管理工作者常年待在庫房里默默整理檔案，與別的處室交流機會不多，工作守時守點有“深閨”難出的窘境。這就很容易造成檔案保管人員在工作上墨守成規難有創新。十五年來，檔案數量逐年在增加，檔案保管人員卻逐年在減少，這就顯得檔案保管部門工作壓力大，加上庫房管理人員年齡結構不合理，人心浮動難以安守現狀，思想上背有包袱，年輕人易產生跳槽思想，形成檔案庫房管理工作的被動局面。各級領導應該加大對庫房保管崗位的關注度，解決好有關問題，使檔案保管崗位上的年輕人能夠穩定思想安心工作，做好檔案保管工作的接班人，這些問題值得我們思考。

篇5

高校檔案事業的數字化建設對商業技術有著嚴重的心理依賴性，這種崇拜技術的心理造成了一種依賴性，即對任何商業開發的技術不作過多的考證：我是否能用?是否適合我?而是盲目肯定，從而導致被商家所左右，失去了辨別力。

全國高校檔案事業發展嚴重不平衡，這種不平衡性不僅表現在南北檔案館的差異，還表現在同一地區不同學科背景高校檔案事業發展的差別。無法獨立開發數字檔案系統使得很多高校依賴商業操作。一些商家往往缺乏信譽，在立項、應用實施方案前期，做出種種口頭承諾，人勤腿勤嘴勤，但是項目結束錢到手后，馬上變得人懶腿懶嘴，系統維護、升級服務跟不上，信譽大打折扣；一些軟件公司流刊、作坊式作業，在市場中的穩定性較差，往往做了幾年就破產，留下一個爛攤子給檔案館；而且由于各個高校的檔案結構、設置等具體情況千差萬別，往往很難用統一的數字化建設標準統―。

高校檔案事業的數字化建設對商業的嚴重依賴性還表現在數字化軟件本身開發的“二手”特征。我們知道，目前的多數軟件都建立在微軟操作系統基礎上的，很多軟件適用于IE瀏覽器6.0，但是卻無法應用于IE瀏覽器7.O、8.0的環境，這使得某些高價買的數字軟件的一些功能變得毫無用處。隨著商業軟件不斷升級而不得不進行更新的數字檔案館軟件令高校檔案館叫苦不迭，進退維谷，繼續投入資金如同無底洞，而中斷某些與微軟等公司軟件綁定功能升級又使得購買的商業數字化軟件逐漸被不斷更新換代的商業潮流淘汰，最終隨著“蟻穴效應”而喪失其本來應用的目的。

商業利益的資金杠桿：建設投入的不可持續性

高校的檔案部門是全額撥款事業單位，其相對獨立性只是就它和其他同一級部門而言的，這種關系使得高校檔案部門在建設和日常辦公的經費上不能超越其他同一級部門的平均投人水平，甚至多數檔案部門連平均水平都無法達到。多數高校檔案信息化建設因資金缺乏，在必要的技術支撐方面也相對滯后。

我們發現，以專項資金、特殊審批方式開展數字化的高校檔案館占據了多數。而在沒有相關專項資金制度化、長期保障的情況下，高校檔案館數字化投入和維持的資金鏈條隨時都有可能遭遇中斷的命運。

此外，高校檔案事業的數字化建設不得不依賴龐大的數據服務器，計算機的脆弱性使得數據服務器每到一定年份就要進行更新和變化，這種對物質硬件的依賴性將是持續不斷的資金投入，在沒有確切學校資金投入制度保障的情況下，很難能夠做到科學發展、健康、可持續。

商業運作：數字化應用前景的不可持續性，不確定性

數字化應用到何種程度在學術界是有爭論的，但是要數字化已經基本成為了共識。我們看到，商業的欲望驅動著高校檔案館充當商業技術“小白鼠”實驗品的角色。一些商家將那些并不成熟、缺乏長期檢驗的技術推銷給急于上馬數字檔案館建設的高校。這種人為推動的機制在高校內部通過經驗交流等方式傳播開來以后，又成為所謂的“前沿”而被推崇，這種方式是否科學，值得商榷。商業化帶有投機性，因此往往導致高校數字檔案館建設中數字化應用帶有不可持續性、不確定性。

在西方國家檔案館和他們的大學檔案館，檔案工作者只從事管理的工作，只簡單把案卷的標題和基本內容介紹提供給利用者，他們自身并不從事科研活動，也沒有科研任務，因而沒有這一矛盾。但是在中國，這一情況卻是異常的矛盾體。

隨著數字化的影響，電子文件管理以及日常計算機辦公的需要，導致了高校各個部門包括檔案館對計算機專業人員的需求，甚至一定程度上左右了招聘人員的門檻設置。對于那些需要數字化作為支撐的高校兼職檔案員，數字化建設如同新開了一門專業和工作內容，無形中使得人力缺乏的檔案館增加了各種成本，這種成本使得檔案館的精力無法專注于某―工作本身，不得不對多種不同內容的工作疲于應付。目前高校檔案館除了引進技術人才外，繼續教育和培訓也是兩種最重要的方式。這些方式都是需要成本投入的，是高校檔案館沒有計算到實際投入中的部分

商業化：高校數字檔案館建設缺乏全感

對安全保管的追求是檔案管理部門的基礎目標。如果檔案部門連檔案的安全性都不能保證，那么檔案管理部門設立的基礎就會動搖。而商業動機推動的數字化使得高校過度專注數字化，忽視了紙質文件的基礎性重要地位。因此，單純就管理而言，檔案部門對電子化的慎重程度越高越好。筆者上面已經分析，檔案部門有管理和開發兩種定位的矛盾。但是對于開發，電子化的慎重又阻礙了信息的快速流通、被人們利用的便利性。因此，電子化在管理和利用中面臨的矛盾也說明了高校檔案部門的尷尬。

篇6

1領導重視程度不高，檔案機構不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機構主要為學校科研、教學等工作服務，而非主要的行政職能部門，領導重視不夠。鄭州地區的14所本科院校只有鄭州大學、河南工業大學、華北水利水電學院、鄭州輕工業學院、鄭州師范學院、黃河科技學院6所學校建立了獨立檔案館，其余學校一般都在黨政辦公室下面設立檔案科（室），也有未設置獨立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負責檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨立的管理機構，缺乏獨立的經費預算和系統的管理體制，工作人員的自主性不強，導致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關政策宣傳出去，學生對檔案和相關規定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達69%的同學認為檔案的價值只是參考價值，教育作用卻只有28%的同學選擇，可見，學生對檔案的價值和作用了解得不多；了解《高等學校檔案管理辦法》的同學僅占2%,98%的同學表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關規定有所了解的也只占37%，均不足全部調查人數的二分之一；高達61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2檔案機構門禁森嚴，工作人員服務意識淡薄，網上服務功能不完善。長期以來，檔案機構一直被視為機要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規定嚴格，造成學生對檔案機構的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學生檔案的利用持被動態度，缺乏主動服務意識。調查顯示，在有檔案利用經歷的學生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務態度不夠友善，不理想的利用經歷嚴重影響學生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調查的14所本科院校中，只有6所擁有獨立檔案館的學校建立了檔案網站，其他均無相關網上系統。在設有網站的6所學校中，只有河南工業大學和黃河科技學院有網上查詢服務功能，鄭州輕工業學院雖設有查詢端口，但鏈接出錯無法實現查詢，其他三所學校均無實際查詢功能。這造成學生個人以及用人單位網絡查詢困難，不能滿足網上查詢檔案信息的需求，必須到實地的檔案館（室）才能得以查證。

學生原因。學生，包括在校生和歷屆畢業生，都是學生檔案的主人，也是學生檔案利用的主要群體之一。在調查中發現，學生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調查數據如表4所示。解，剩下80%的學生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進而導致63%的學生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時，如畢業后學籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學生僅占所調查人數的19%。學生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關注，如調查所示，經常主動關注檔案相關信息的學生僅占4%，96%的學生不怎么關注。由此可見，學生的檔案意識淡薄、對檔案關注度不高是造成學生檔案利用率較低的另一個原因。

加強高校學生檔案利用工作的對策

重視學生檔案工作，完善基礎設施，注重檔案隊伍建設。

1檔案館（室）的基礎性建設是做好學生檔案管理及利用的最基本的條件。學校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現代化設備的添置與更新、學生檔案信息數據庫的建立與維護、檔案網站的開通與運行等。

2檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學生檔案利用工作的關鍵所在。領導的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，學校主管領導可不定期召開檔案工作會議，加強檔案工作人員對學生檔案管理及利用重要性的認識，努力培養其愛崗敬業的精神，增強其責任感。同時，創造條件，增加檔案工作人員在職培訓、進修和與其他高校交流的機會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務意識，二則提高其業務素質、工作能力，尤其是現代化管理知識和技能。總之，檔案工作人員要在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容，切實提高學生檔案利用的數量和質量，充分發揮學生檔案在其生活、就業等方面的作用。

擴大學生檔案宣傳面，加強學生檔案宣傳力度。檔案機構可結合本校實際情況，開展形式多樣、內容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統方式與現代方式的有效結合，并注重實際效果。傳統宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內媒體進行檔案相關法律法規、學校檔案利用的相關規定的宣傳。網絡信息時代，在做好傳統宣傳的基礎上，還要注重現代方式，在調查中，有64%的同學希望通過網絡及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關信息，可見利用網絡手段進行宣傳備受歡迎。

1充分利用學生訪問較多的網站。將有關學生檔案的新聞和通知掛到學生處、校團委網頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨立檔案館（室）網的高校可以在當前熱門的網站，如人人網、騰訊網等開通檔案相關頁面。用戶與之成為好友后便可隨時了解并獲取學生檔案利用的最新動態。

2嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學生導入好友中，形成學校-院系-學生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發送給學生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進行實時在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養，也有利于歷屆畢業生對學生檔案信息的及時獲取。

加強學生檔案教育工作，培養和提高學生檔案意識。做好學生檔案教育工作是培養和提高學生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業教育，而是指做好非檔案專業學生的通識教育，使學生能夠系統、全面地學習檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運用檔案信息的方法，[3]以此增強檔案利用意識。調查顯示，高達79%的學生有接受檔案教育的意愿，這表明多數學生認為檔案教育具有一定意義。如何開展學生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

1要選擇理論基礎扎實、實踐經驗豐富的老師作為檔案通識教育的引導者。因為學生檔案工作相對比較枯燥，涉及內容比較單一，日常學習生活所牽涉的又比較少，所以要培養學生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

篇7

（三）建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系。為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。首先，必須突破“自我服務”的傳統編研方式。根據本地經濟建設、技術進步、科研生產以及各項社會事業的需要，開展檔案編研工作，有計劃的編研一些適應形勢發展的信息資料，不能只顧資料積累、文化財富堆積，要把編研工作重點放在“精、管、用”的基礎之上。其次，必須建立檔案信息利用預測制度。通過對檔案信息利用可行性的分析預測，了解社會各行業對檔案信息的需求動向和發展趨勢，掌握他們需求的重點，建立需求信息預測點和預測網絡，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。同時，也應經常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。再次，必須建立信息銷售制度。要主動出擊、服務上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強聯系。在推銷信息方面，可以采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規范科學。

檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系。從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案。從檔案館來看，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制。要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，想方設法收集散存在社會和個人手中的歷史檔案資料。努力改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度。注意加強與專業檔案館、圖書館、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。

篇8

在這一時期，基礎設施建設、法規標準制度以及人才體系建設也得到全面發展。21世紀第二個10年，檔案信息化迎來了全新的發展機遇，即將建成以廣州電子地圖為基礎、網上地理信息技術為核心的城建檔案信息系統。館藏規劃管理檔案的信息化為提高檔案利用效率，提升服務質量，保護檔案原件等方面發揮了重要作用。特別在城市規劃管理工作中發揮了巨大的作用，在幸福民生方面做出了貢獻。

一、為城市規劃提供基礎數據，提高了規劃的可行性

城市是市民生活、工作、生存和發展的全部空間。回顧過去，在上一個世紀，只有13%的地球人口是生活在城市當中的。而到了2007年，歷史上第一次城市的人口超過了城市以外的人口。這樣一個過程正在加速，估計到了2050年，大約超過70%的全球人口將會生活在城市當中。所以關注民生，就要關注城市規劃。城市規劃的最高原則應該是“利民、宜居”。城市規劃應以幸福居住為目的。城市的規劃和建設是人類智慧的結晶，而城建檔案工作部門正是為城市發展規劃建設正常運轉提供便捷服務的部門。2006年11月，廣州啟動了“數字城市規劃”的建設，以數字技術作為主要技術手段、以數字信息作為主要的信息形式、系統地應用各種數字城市技術、實現城市規劃編制與規劃管理的有效銜接。提高規劃編制的科學性和效率，保證總體規劃與其他層次規劃實現動態的聯動，實現“一張圖”規劃管理，建立以“一張圖”為核心的數字規劃管理系統，使規劃編制“面向管理、立足實施”成為可能。?數字化規劃包含的內容主要分為三個層次：數據支撐層、應用和決策層、規劃服務層，其中數據支撐層包括以4D數據為核心的空間基礎數據、規劃專題數據、行政事務數據和綜合檔案數據，這些基礎數據為規劃業務應用和規劃服務平臺提供數據支撐。應用層是以3S集成空間分析、工作流優化配置為特點的圖文一體的應用體系。決策層在數據基礎和業務應用的支持下，進行數據分析與挖掘，使城市規劃決策從定性分析走向定量分析。規劃服務層則是利用基礎數據和業務結果為社會提供規劃服務。數據支撐層的主要內容就是規劃管理檔案信息化數據，可見，規劃管理檔案在數字城市規劃中的地位舉足輕重。沒有基礎數據，“數字城市規劃”將是空中樓閣。

二、為規劃審批業務提供支撐，提高了規劃業務辦事能力和效率

隨著城市建設的飛速發展，高度集成，圖文合一的地理基礎信息、地形圖、紅線圖、地下管線資料、規劃編制資料等規劃管理檔案信息，不但是規劃設計的依據，同時也為規劃審批業務提供依據，為實施規劃審批、管理、監察提供了強大的信息支撐。可以節約人力、財力，而且加快速度，贏得時間。近年來，廣州市城建檔案館堅持樹立和落實科學發展觀，緊緊圍繞我市城市建設中心工作，認真貫徹落實國家有關法規規定及標準規范，依法治檔，不斷強化城建檔案管理工作，并加大力度做好規劃管理檔案工作，做到檔案管理專業化、規范化、信息化。自上個世紀90年代初開始檔案信息化工作，目前，檔案在線利用已經和廣州市規劃局業務審批緊密結合，并形成了規劃業務審批案件一經辦結即刻歸檔，檔案信息及電子文件7天上網的良性循環。規劃局工作人員能夠通過檔案管理系統實現數字檔案信息的實時共享，高效便捷地查詢、利用有關的檔案信息資源，提高工作效率。

三、規劃管理檔案信息化拓寬了檔案社會服務的作用，提高了為公眾服務的水平

信息化時代，公眾對信息公開的需求日益突顯。城市規劃管理檔案，以其本源性、真實記錄性，成為城市管理執法部門依法管理的憑證、單位和個人解決糾紛、依法維護自己權益的關鍵證據。廣州市城建檔案館參與政府信息公開工作，應該說是走在全國檔案系統的較前列。從2004年1月參與政府信息公開工作至2010年底，共處理依申請公開案件12123宗，從當年的214宗/年至現在的3659宗/年，平均每年以60%的速度遞增。廣州市城建檔案館大力做好依申請信息公開等檔案信息服務工作，積極主動提供便民服務，打造文明窗口。加大力度探索便民措施，包括簡化立案標準、優化辦案方式等，堅持以人為本的理念，耐心細致為公眾服務，不斷提升窗口服務質量。配合相關業務部門、國家公檢法、建設單位、企、事業單位和社會公眾，及時提供檔案及檔案信息服務。同時，進一步加強與廣州市規劃局及分局相關業務部門的溝通協調能力，簡化內部辦事流程，提高會辦工作效率。政府信息公開有利于營造誠信友愛、充滿活力的社會氛圍。辦理依申請公開政府信息案件能讓檔案工作做到切實為廣大人民群眾服務，達到提高檔案信息的利用價值，發揮檔案對社會應有作用的目的，實現檔案工作的可持續發展。符合檔案館追求“更高社會貢獻率、更大社會影響力”的目標，#p#分頁標題#e#

四、信息的真實性、權威性對和諧社會的前進

發展起到促進作用隨著我國改革開放的深入和市場經濟體制的逐步完善，社會對信用的需求大大增加，但是社會信用的缺失，甚至是信用危機的出現，已嚴重阻礙了我國經濟發展，成為社會和諧的瓶頸。各種制假售假、偷稅漏稅、經濟欺詐等行為屢屢曝光。政府信息共享可以有的放矢預先查驗資料的真實性，有利于全體社會成員對自己的信用記錄倍加珍視，同時使信用欺詐者無處藏身，從而凈化經濟市場。所以，除了滿足公眾的檔案信息公開需求，針對單位的需求，只要是利民為民的，我們一樣提供服務。如，我館和房地產交易中心2009年底建立了規劃管理檔案信息核查平臺以來，通過采用FTP訪問方式，實現點對點信息利用服務，兩年來，共提供查詢2050宗，充分凸顯了規劃管理檔案真實性、權威性的價值。

五、存在問題

1、檔案的真實性、完整性、可靠性是信息資源建設中至關重要的問題。一旦信息不完整、不可靠、不真實，那么將不會具備紙質檔案的法律效應，也喪失它可利用的價值。

2、數據在數字化加工后缺乏有效檢測手段，如果人工數字化輸入不正確，將影響到后期電子文檔的查詢結果，結果是事倍功半。

篇9

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒什么關系，也不能為學校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，很少有領導過問，使人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）檔案存放分散

受校區分散的制約，高校合并中有的是相鄰學校的合并，有的是距離較遠的數校合并，客觀上導致了合并后人事檔案的分散性。我們學校是由四所學校合并而來，校區跨瀏陽、長沙、望城兩市一縣，合并后的前兩年，人事檔案分散在幾個不同的校區存放。管檔員因為工作的需要，常常不得不奔走于幾個校區之間。

（三）管理設施較差

合并后的高職院校檔案館大多基礎設施差，庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。檔案的收集、整理、歸類等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化程度低。

（四）管理制度不規范

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的學校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實。比如由于管理規范不一，導致歸檔材料規格不一，我們學校合并前材料規格就有三種。檔案材料收集過程中紙張大小不一，沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

（五）材料收集較難

高職院校合并后，機構、院系領導班子和教職工都做了適當調整，有些需歸檔的材料難以收集齊全，認為以往的資料沒有多少用處，隨便丟棄；或將一些珍貴資料留在個人手中，不按正常手續移交，給檔案收集工作帶來一定的難度。如教職工的年度考核表，以為沒什么用，合并時隨便丟棄，等通知歸檔時，有的不完整，有的根本找不到。我們學校南校區就是這樣，2002-2005四個年度的教職工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教職工參加學歷和其他短期培訓后，認為有了畢業證或結業證就能證明自己達到了某種學歷或參加了某種培訓，而將培訓過程中的學籍和成績材料仍放在培訓單位或自己保管，造成檔案材料中學歷學籍資料、培訓資料不完整。還比如，有的專業技術人員職稱評審后，認為只要取得了資格證，加了工資就行，而真正反映他職務晉升的材料，如《專業技術人員職務評審表》等卻沒有歸檔，給學校平時查閱及以后的職務晉升帶來很大難度。

二、解決合并高職院校干部人事檔案管理問題的對策

（一）爭取領導的重視與支持

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，在機構設置和人員編制上給以充分保證；還要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，要讓他們享受同等的升遷機會，這樣可以促進人事檔案工作績效的提高。

（二）檔案集中統一管理

高職院校合并后由于人員情況不熟悉，因此查閱、利用檔案較為頻繁，特別是涉及領導干部任免、職稱評定、工資制度改革時，需要大量查閱教職工的檔案材料，因此合并后應盡量將分散在各校區的檔案集中統一管理。只有這樣，才能更好地實現人事檔案為學校工作服務的功能。我們學校在合并后的第三年實現了三個校區的人事檔案集中統一到主校區管理。

（三）加強基礎設施建設

要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案館，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

（四）完善檔案管理制度

篇10

1企業技術檔案管理的重要性

現在的社會發展，已經基本進入了信息化時代，企業技術檔案的管理工作在企業中被逐漸忽枧的狀況，技術檔案的儲存成為了企業不可或缺的一項。市場經濟體制在我國社會發展中已經占據了主要地位，我國近年來技術檔案事業不斷發展，這得益于科學高效的管理理論的不斷進步。對于企業而言，技術檔案信息可以在企業發展過程中，提供不同階段的發展數據，可以為企業發展轉型，提供評價依據。因此活用技術檔案信息可以為不同企業創造不同的價值。技術檔案信息具有非比尋常的價值，也需要高效科學的管理。利用好技術檔案信息，高效的管理好技術檔案，是技術檔案管理工作者的努力目標。

2企業檔案管理的缺陷

2.1管理者管理意識松懈

企業技術檔案管理工作帶有一定的機密性，企業技術檔案管理工作短時間內不會出現效果。目前的一些領導認為檔案的工作作用用處較小，忽視了技術檔案管理工作對企業長久發展的影響，片面的以是否能增強經濟效益來衡量其存在的意義。管理的弱視也是技術檔案管理工作不能很好進行的主要方面。

2.2材料鑒定缺乏責任感

針對發展歷程較為豐富的企業來說，因為材料具有一定的歷史性和長期性，或者其它原因，在進行材料鑒定時，會有一些困難。大部分管理者為了不承擔責任，存有“寧有勿缺”的思想。檔案管理人員工作責任心的匱乏使得技術檔案管理工作的發展較為片面，企業技術檔案中的部分“假資料”與此有著直接關系。

2.3檔案價值尚未利用

現代檔案資料在隨著企業發展不斷更新和增多，歸檔材料的規格不同，一般都是需要進行加工、折疊、剪裁、裱糊。檔案管理人員通常會重復相關工作，沒有足夠的時間開發檔案的利用價值，挖掘其中的有用信息，因而導致技術檔案的作用沒有發揮出來，久而久之，就造成技術檔案管理工作被漸漸忽枧。

3企業技術檔案的管理與應用

凡事預則立，首先，要管理好技術檔案信息，就應該事先制定好詳細的管理條規。按管理辦法管理條規嚴格進行技術檔案管理。尤其是一些重要性大，或者的技術檔案文件，更要按技術檔案法和相關技術檔案管理辦法嚴格管理。其次，要提升管理人員的工作能力與責任心。技術檔案管理人員，每天進行著相對繁瑣的工作。如果沒有專業技術檔案管理能力，很難完成好技術檔案管理工作。同時技術檔案管理工作.還需要細心的工作態度。這是對工作人員責任心的考驗。只有不斷力提升自己工作能力。認真負責的管理技術檔案信息，才能成為一名稱職的技術檔案管理工作者。最后，一些技術檔案信息是可以開放的。便于企業的應用。但在信息開發工作要建立嚴格的審查工作是技術檔案開放利用的前提，技術檔案管理人員應根據相關標準，對開放期限內的技術檔案逐件進行審查，初步定開放與控制使用范圍。對初審中沒能準確判定開放與控制使用程度的技術檔案，應會同具有較高政策水平和業務能力的技術檔案管理人員進行重點審查，以確定利用范圍。有關領導應根據初審和中審的情況，對前期審查結構進行權衡，進行綜合分析審查，最終批準涉及技術檔案的開發利用的程度與范圍。最后，在技術檔案資源的開放與利用中，應根據不同內容的技術檔案資源，針對不同利用對象的不同目的，有重點的對開放的技術檔案加強監護。

4企業技術檔案管理與應用中信息化技術的體現

信息化技術迅猛發展，在技術檔案管理和應用當中也綻放異彩。通過信息化技術可以打造局域網絡。利用計算機和信息技術來實現技術檔案電子信息的存儲與管理。技術檔案管理的信息化技術主要體現在以下幾個方面：

4.1信息的數據庫儲存

技術檔案信息脫離完全的紙質文件保存，也可以通過數據的方式存儲在數據庫中。數據庫具備海量存儲功能。使得存儲能力不斷增大。而且利用數據庫，可以定向的選擇數據的查詢方式。這樣不僅僅讓操作方便快捷，更加節省了實際的文件存儲空間和人力消耗。

4.2建立企業技術檔案信息管理軟硬件環境

利用信息技術，管理企業技術檔案信息。需要打造軟硬件的環境。如暢通的網絡。分層的拓撲結構、相關的硬件共享設備。如打印機、傳真機、服務器端等等。同時軟件方面，也可以使用高效的管理系統軟件，軟件直接提供了技術檔案管理工作的絕大多數服務。技術檔案管理人員需要掌握基本的信息技術。做到熟練的操作技術檔案的軟件管理系統，就可以大幅度的提高工作效率。

5企業技術檔案工作人員應提升素質與技能

對保管技術檔案的相關管理人員，由于其所承擔的任務比較巨大，因此，從事技術檔案保管的管理人員應具備較高的業務素養，應具備高度的保密意識和較強的責任心，要保持嚴謹的工作作風；應具備環境適應能力，應樹立積極負責的思想。由于技術檔案保管的管理人員所負責的內容較多，要對調閱的情況積極掌握，因此，技術檔案管理人員必須具有積極嚴謹的工作作風；要積極開展技術檔案保管中的利用工作，在技術檔案保管過程中，應嚴格按規定積極將技術檔案進行電子化處理，對技術檔案原檔進行調閱必須經措定領導審批，認真履行相關手續，嚴禁無權調閱。技術檔案使用后應及時清對檢查。

參考文獻

[1]劉長欣.淺析知識經濟時代對檔案管理的挑戰與對策[J].商惰（教育經濟研究），2008（2）.

[2]李澤鋒.基于知識管理的數字檔案館建設框架[J].檔案學通訊，2007（2）.

[3]任麗,陳麗,王淑梅.知識管理及其對檔案管理的啟示[J].黑龍江交通科技，2006（6）.

[4]金衛東,溫愛珍.民營企業檔案管理工作的調查與分析[J].上海檔案，2006（6）.

篇11

初期建檔階段。早在1997年，平谷縣鄉鎮機關檔案管理全部達到市二級標準，實現了“滿堂紅”。此后又有峪口鎮、夏各莊鎮、山東莊鎮、馬昌營鎮等7個鄉鎮晉升為市一級，檔案管理進一步規范；1998年召開了全縣農村檔案工作大會，村級建檔工作全面啟動；1999年年底，全縣270多個行政村全部建檔，實現了第二個“滿堂紅”，全縣農村檔案工作如雨后春筍般發展起來。

強化鞏固階段。在村級建檔工作的基礎上，全縣農村檔案工作持續得到加強，檔案管理水平逐步提高。一是對村級檔案管理辦法進行修訂，從制度上加以規范，使其更加符合農村工作的實際。二是先后舉辦各類農村檔案業務培訓班17次，村級檔案員培訓率達到100％，人員素質普遍提高，基本滿足了工作需要。三是在南獨樂河、馬昌營、夏各莊等鄉鎮開展了齊全歸檔試點工作，清查、整理了萬余份具有保存價值的檔案，時間跨度近40年，有效地維護了檔案的完整與安全，農村檔案工作基礎進一步鞏固。

全面發展階段。近年來，全區檔案部門緊緊圍繞社會主義新農村建設，制定了“提前介入、全程指導、齊全歸檔、引導利用”的工作方針，推動農村檔案工作全面、深入地開展起來。一是適應農村工作實際，檔案管理機制逐步完善和成熟。為避免因農村檔案保管條件較差而造成的負面影響，我們分別開展了“村檔鎮管”和“村重要檔案鎮管”試點，并在不斷總結完善的基礎上制定了《關于“村檔鎮管”的實施辦法》。2006年，此項工作在全區迅速全面推開。實行“村檔鎮管”，既改善了村級檔案的保管條件，又有利于檔案的整合使用，這一做法被國家檔案局作為典型經驗在全國檔案系統推廣應用。二是加強了新農村建設工作文件材料的收集和整理。2003～2005年。全區共有10家民俗旅游接待戶和23個農業標準化基地建立了檔案；2007年，我區玻璃臺村、北四道嶺村、大華山村、雕窩村和南定福村等5個新農村建設檔案試點村，對風土民情、旅游資源、特色農產品等方面的資料進行了整理，形成了各具特色的新農村建設檔案管理體系。

幾分耕耘幾分收獲。在歷經十年的磨礪之后，平谷區村級檔案數量目前已經達到6萬卷，內容涵蓋了村級基層政權建設、精神文明建設、建設規劃、產權制度改革、土地確權、村務公開、農業科技、社會保險等各個方面，既為社會主義新農村建設這一強國富民的偉大創舉留下了寶貴的歷史見證，又為服務農村經濟和社會發展積累了豐富的素材。

服務“到農家”

檔案工作的最終目的是提供利用服務。有了如此殷實的“家底”，就要物盡其用。如何有效地把新農村建設檔案利用起來，做到“取之于民，用之于民”，成為檔案工作的一項新課題。

近年來，平谷區檔案部門提出了“由原來的單事查詢向綜合查詢的轉變；由坐等查詢向主動服務的轉變；由單一利用檔案向綜合利用檔案、社會信息、文件資料，進行整合，進行利用服務的轉變；由把檔案當作資源提供利用向既當資源、又當工具提供利用的轉變”的服務理念，圍繞新農村建設大局，立足于實際，開展了深入、扎實的服務工作，檔案逐步成為農民生產、生活中不可或缺的“好幫手”。

切實維護好農民的切身利益，是新農村建設的根本，也是農村檔案工作的出發點和落腳點。據區檔案館多年的查檔統計分析顯示，農民關注的不僅僅是房地產檔案、婚姻檔案、獨生子女檔案、農業、林業、養殖業合同等直接與自身利益相關的檔案，同時也關注著黨的富民政策，關注著農村的發展。為了滿足農民的需要，2002年，區檔案館主動提供服務，在南太務村開展了“檔案入村鎮，服務到農家”檔案利用服務活動，將農民需要的檔案送到他們手中，使他們足不出戶就能夠詳盡地了解黨和國家的政策，利用檔案解決了身邊的實際問題，檔案服務新農村建設工作就此拉開了序幕。此后，區檔案館分別在劉店村、張各莊村、大北關村、杜辛莊村開展了“涉農檔案務農行”、“檔案服務人鄉鎮，貼心關懷送農家”、“拓寬服務功能，民生檔案為人民”系列下鄉服務活動，深受農民的歡迎。區委領導評價這些活動“宣傳了檔案的價值，提高了檔案的社會意識，這是檔案資源開發利用工作不斷深入創新的重要途徑，是黨和政府提倡和要求的，是符合‘三個代表’精神的”。

全區涉農部門在不斷規范新農村建設檔案管理工作的同時，充分利用檔案為群眾辦實事、辦好事，既解決了百姓生產、生活中存在的問題，保護了群眾的切身利益，又提高了農村基層領導班子科學決策和民主管理事務的能力，檔案真正成為領導和老百姓用得上、信得過、離不開的得力助手，為推動和諧農村建設奠定了堅實的基礎。

檔案“顯身手”

特色檔案抓得好，旅游富民用處多。近兩年，黃松峪鄉先后被批準為北京市級地質公園、國家級礦山公園和國家級森林公園。鄉檔案室及時收集“三園”創建的文件資料，建立了完整齊全的“三園檔案”，并主動與旅游部門聯合搞起了旅游資源宣傳，提高了該鄉的知名度，旅游產業蒸蒸日上；雕窩村將民俗檔案放到平谷民俗旅游網上進行展示，提升了民俗旅游品位和宣傳效應，吸引各地游客前來觀光旅游，農民的腰包一天天“鼓”了起來。

村務管理事務忙，檔案規范不用慌。園田隊村共與60余家企業和個人簽訂有土地或房屋租賃合同。該村對這部分經營檔案認真整理歸檔，村委會利用這些檔案及時掌握合同履行情況、收取承包費用、科學管理集體資產，對規范村務工作起到了重要作用。

搶險救災遇難題，檔案出面解紛爭。2006年，一場突如其來的雹災，給平谷區的廣大果農帶來了巨大經濟損失。災情發生后，國家對受災果農進行了救助，但面對國家下發的各種救濟物資，應該按什么標準發放、怎么發放，如何做到公平合理，使大華山村的村干部犯了難。一時間，眾說紛紜，莫衷一是。村檔案員及時將檔案室保存的各家各戶的果樹承包原始合同檔案拿了出來，整理了涉及全村十個生產隊、685個家庭、2485個個人的果樹承包的詳細資料。村委會據此制定出了合理的發放方案，將國家救濟物資及時發放到災民手中。

篇12

2.缺乏利用檔案意識。一個人的檔案材料能夠反映本人的政治素養、教育歷史、學業成就和發展軌跡等情況。有不少正面和反面的案例表明，一個人的好的記錄可以幫助其順利發展，而不好的記錄將會對其人生帶來挫折和考驗。網上曾有一案例，某人在畢業后20年里，無數次求職，在初試通過卻在調檔審查后均被拒絕，在偶然一個機會，查閱了其檔案材料才發現問題：其檔案內材料被某些不負責任的當事人隨意的加了兩句話：“該生有抑郁癥”、“該生有神經官能癥，不適合××工作”。

3.學生建檔意識薄弱。平時學生在填寫各種表格時，如果老師不強調，將有過半數的學生用圓珠筆填寫，個別學生還會用藝術字、用同音字或用繁體字簽名、與身份證不符，歸檔時不得不返工。很多學生在畢業前準備自我推薦材料時，無從下手，在忙亂中設計、打印自己的材料。各科成績是多少，什么時間入團、入黨，哪一學期擔任什么職務，獲得什么獎勵等，絕大部分同學都沒有個人記錄，平時也沒有收集原始資料。

4.管檔意識隨意。大學生的人事檔案觀念正在發生變化，不少大學生認為人事檔案可有可無，置之不顧。大學生管理檔案的意識隨意，主要表現為：認為“現在都是聘用制了，戶口都放開管理了，人事檔案沒有什么用處”；就業過程因違約需賠償原單位一定數額的違約金，于是直接走人，檔案也不要，認為“檔案對我而言，是一種束縛”。在高校、各人才中心遭遺棄的檔案為數不少。

二、大學生檔案意識問題產生的原因

1.由于傳統上傳襲下來的檔案神秘感、保密論使他們無從涉及這個領域，接觸檔案。對個人的鑒定與考評大多是暗中進行，離當事人有一定的距離，檔案在人們的心目中顯得非常神秘，使人們產生利用檔案的畏難情緒。

2.現在我國高校對學生檔案管理工作的重視程度不一致，有的高校有專門的部門和專人建檔、管理和派遣，經常組織相關人員培訓，加強各個環節的監督，加強對學生檔案意識的培養；有的高校卻由兼職管理員負責，待遇較低導致人員經常流動，學生檔案管理員對業務不熟悉將直接影響檔案工作的質量，對學生就業也會產生不好影響，尤其是在畢業生檔案派遣環節中問題較多，如派遣檔案單件不符、派遣地址無法投遞、該裝的材料不裝、甲學生的檔案材料跑到乙學生檔案袋里面去了等現象均有發生，其后果可想而知。

3.我國人事檔案在建立過程中信息收集方面透明度不高。我國人事檔案的信息來源于當事人的學習、工作、生活等實踐活動，但很多信息是在當事人不知不覺中被記錄檔案的。如每年的考核，本人只填一個模板似的表格，上繳后由單位負責人填上評價等級和評語，直接交給檔案管理人員存檔，當事人很少有機會了解自己的檔案信息。在這種建檔體制下人們的檔案意識是不可能很強的，更不用說沒有工作經歷的大學生了。

4.我國檔案知識教育的長期缺位。通過調查我們了解到，從小學讀到大學的587位學生中，僅有97人曾從老師的講授中獲得過檔案知識。這是因為我國的教育體系中，從小學到大學都沒有檔案知識的教育，甚至在大學歷史專業中也不開設檔案課程。同時，社會教育也不盡如人意，各媒體對檔案的宣傳十分有限，盡管許多檔案館掛牌成為青少年教育基地，而且也有些年頭了，而其中絕大多數僅僅掛牌而已，并沒有開展過實際的活動。

三、加強大學生檔案意識教育的思考

1.把大學生自我檔案意識養成作為“大學生素質拓展計劃”的內容來實施。開設檔案基礎知識公共選修課，列入學校的教學計劃，系統地、全面地對學生進行檔案基礎知識教育，這是大學生自我檔案意識養成最直接、最廣泛的教育方法。通過學習，學生學會怎樣建檔，明白自我建檔的價值。

2.讓學生適當的參與建檔的實踐，在日常管理中激發學生對檔案的興趣，指導學生模擬建檔，拉近學生與檔案的距離。在大學生日常管理中加強檔案意識的培養，可分三個階段。開學初，對大學生進行入學教育的同時加強檔案知識的宣傳和教育。如人事檔案的作用、人事檔案的建檔過程等。舉辦展覽、知識競賽、專題報告會和檔案信息會，制作檔案知識視聽材料，在校園內設置宣傳欄、辦校報和檔案信息報，在校園網站設立檔案信息網頁等。使學生意識到檔案信息的原始性和利用價值等基本特征；促使大學生明白“檔案是個人經歷的記錄”，從而更加自律、自強、積極向上，為他們的發展起到積極的推動作用。

3.加強畢業生檔案意識教育，在就業指導課中重點講解個人檔案的各個流程和對本人發展的重要性，讓學生關注自己的檔案去向，避免不必要的遺憾。同時，呼吁社會用人單位規范用人程序，“檔如其人”，人事檔案應作為聘用人才的重要依據。“檔隨人走”，用人單位應有高度社會責任感，花一定的人力、財力來為自己的職工保管好人事檔案，做好增檔工作或在人才流動非常頻繁的新型人事體制下，建立人事檔案中心，負責人事，雖人檔分離，但可以利用人事檔案信息資源進行人力資源的整體配置與合理開發，從而做到“檔隨人走”，使人事檔案隨人才有序流動。總之，做到大學畢業生的檔案不要滯留在學校或人才中心，增強大學生自我人事檔案的觀念，認識到自我人事檔案的重要性。

篇13

目前很多單位已經開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發展不深入，特別是經濟欠發達的山區縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優化資源配置

大多數單位對檔案的管理還停留在紙質的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質的形式表現出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現資源的合理優化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發專門檔案管理的電子系統，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現檔案信息化

檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將現有的書面紙質檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統，按照級別分類建立檔案數據庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發件管理，按照發件的文號，編制《發文匯集》，建立年度發件文件信息庫。

3.2 檔案系統無縫連接，提高工作效率

傳統的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。