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一、緒論

檔案是各企事業單位在依法行政和開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是各單位的核心信息資源與重要資產，檔案管理工作是維護自身經濟利益、合法權益的重要工作之一。隨著中國移動通信集團吉林有限公司（以下簡稱“吉林移動”）信息化建設的日益發展應用范圍越來越廣，文件種類日益繁多電子文件數量劇增，這些變化推動了文件檔案管理由傳統紙質模式向現代數字檔案管理模式的演進。

檔案管理系統的開發研制與功能設計嚴格在國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準指導下，遵循“規范、先進、實用”的原則，針對吉林移動的檔案業務管理工作，結合當今計算機技術與網絡技術開發一套檔案綜合信息管理系統。系統提供了基本覆蓋檔案各項工作的全部功能，包括檔案接收、檔案管理、檔案利用、開放檔案鑒定、多全宗管理、特種載體檔案管理、全宗檢索、查閱利用等功能模塊。

二、檔案管理系統的設計

（一）檔案管理系統技術架構設計

檔案管理系統要有不同層面的隔離，實現存儲層、數據層、業務層、表現層之間分離。界面層支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS體系結構，可根據用戶要求定制主頁及其內容，適合不同單位個性化要求。

（二）檔案管理系統安全管理架構設計

檔案管理系統是通過內部網絡系統構建檔案數據中心并配備與之相應的網絡管理平臺，在數據中心和網絡管理基礎上，通過將各方面資源的整合構建一個信息完備，資源豐富的資源中心，依托這個檔案資源中心可以為各部門提供服務支持并進行信息共享，各部門網絡通過瀏覽器基于B/S模式訪問吉林移動檔案數據中心的相關資源。

1.檔案管理系統安全需求分析

建立完整的系統管理和安全體系是非常復雜的系統工程，這個體系涉及以設備為中心的信息安全，技術涵蓋網絡系統、計算機操作系統、數據庫管理系統和應用軟件系統；涉及以用戶（包括客戶，內部員工和外部相關機構人員）為中心的系統和安全管理，包括用戶的身份認證、授權、審批等；涉及信息傳輸的保密性、完整性、不可抵賴性；涉及計算機病毒的防范等等。為了解決這一復雜的信息系統的安全，必須對其可能涉及的所有系統和安全風險有一個清醒的認識。

2.安全系統設計原則

吉林移動檔案管理系統的安全解決方案時應遵循以下原則：

（1）安全可靠原則：吉林移動檔案網絡系統服務于辦公需要，為了保障平臺系統的安全運行，必須有一套完整的安全保障措施，確保信息及系統的安全。

（2）易操作性：安全措施要由人來完成，如果措施過于復雜，對人的要求過高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影響系統正常運行；

（3）適應性、靈活性：安全措施必須能隨著網絡性能及安全需求的變化而發展，要容易適應、容易修改；

（4）多重體系保護原則：任何安全保護措施都不是絕對安全的。應建立多重保護系統，各層保護相互補充，當一層保護被攻破時，其它層仍可保護信息安全；

（5）有針對性的適度安全原則：吉林移動檔案網絡系統具有較高的安全性要求，要盡量考慮安全機制的合理性。對重點信息資源，一定要實現重點保護。在保證安全的前提下，應盡量減少安全機制的規模和復雜性，使之具有可操作性，避免安全措施過于復雜而導致安全制度難以執行。應作到有針對性的等級保護，根據系統的安全級別制定相應的安全保護措施。

三、檔案管理系統建設總結

截至目前，吉林移動檔案安全管理服務體系一期建設完成省公司機關及直屬單位數字檔案全宗5個，擁有數字檔案12大類34824件，其中檔案21972，約占檔案總量的63%，月均歸檔檔案約1000件，借閱檔案約30件次。通過按照不同門類、不同載體、不同保管期限、不同密級保護進行了科學管理，完善了案卷級、文件級的檢索體系同時制定了檔案的分類標準，形成了門類齊全、制度完善、網絡健全、安全有序的檔案安全管理服務體系。

通過建設吉林移動檔案安全管理服務體系實現了以下建設成果：

（一）堅持一個原則，服務企業全局

我們在建設吉林移動檔案安全管理服務體系時堅持以改善檔案管理服務質量，實現檔案數字化、規范化、自動化管理為基本原則，通過對公司內部文件、合同、工程等方面的檔案管理，著力為公司全局的經營、管理及決策提供準確、高效的服務。

（二）夯實二個基礎，促進健康發展

吉林移動的每一個功能出發點都以中華人民共和國《檔案法》和《保密法》中相關法律條文為基礎，通過認真解讀“檔案管理”與“檔案保密”二者緊密關聯而又相輔相成的關系，從而使各項業務服務與安全管理互為補充，推動系統整體向良性、健康、可持續方向發展。

（三）聚焦三大領域，提升支撐能力

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檔案管理系統；BS系統；CS系統；現代化管理

目前我公司使用的檔案管理系統V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統以CS版本為基礎，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進行錄入檔案數據、上傳電子原文，系統V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統提供給專職檔案人員，進行錄入、打印卷內目錄等報表、移交清冊的統計等移交統計收進統計、設置項目的錄入界面與授權。

一、BS系統體系

（一）BS系統簡介。

當前BS結構作為企業信息系統體系結構已基本成熟。在結構上，BS系統采用三層分布式，它是以BS應用系統結構為基礎，縮小了整個系統的維護量，為客戶機提供便利。該結構省去客戶機與數據庫互動的過程，客戶機可以直接調用服務器的應用邏輯，然后由邏輯替代客戶機對數據庫進行存取。從而減少向服務器發SQL請求的次數，提高了服務器性能。在BS系統的三層分布式中，整個系統由三部分組成：應用服務器、數據庫服務器及客戶機。客戶機主要負責處理與用戶之間的交互和應用服務器的交互。而應用服務器的職責則是處理應用邏輯，接收客戶機方應用程序的請求，然后通過轉化為數據再與數據庫服務器交互，將結果傳達到客戶機方的應用程序中。

（二）BS系統在企業檔案管理中的重要作用。

項目應用檔案BS系統大大提高了工作規范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數據，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統的利用Excel錄入檔案數據而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點，它最多可執行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應條件，即可查詢到相應文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現的文字即可顯示查詢結果，方便快捷。在BS系統中還可進行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統還可實現檔案預約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。

二、CS系統體系

（一）CS系統簡介。

CS模式體系的結構分為兩層：一是在客戶機系統的基礎上添加了用戶界面與業務邏輯的客戶端程序。二是利用網絡結合了數據庫的服務器端。CS結構能夠合理地將任務分配到服務器端及客戶端，大大降低了系統的通信開銷，充分發揮了服務器端與客戶端硬件環境的優勢。在早期軟件系統中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結構的優點在于其能夠充分發揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經客戶端處理然后提交給服務器，從而使客戶端的響應速度快，便于操作。

（二）CS系統在企業檔案管理中的重要作用。

CS系統較BS系統具有更強大的功能。在BS系統錄入檔案數據后，在CS系統可打印卷內目錄、案卷目錄等各類表報，實現移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機關檔案管理人員可給項目設置用戶并授予相應權限，從而通過網絡檢查檔案數據錄入是否規范，指導項目完成檔案數據錄入及更改。較傳統的指導、答疑方式節省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發利用工作。在檔案年報管理方面，在系統中填寫年報數據后，利用數據上傳功能，即可將數據上傳至上級檔案管理部門進行數據接收，無需報送紙質報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。

三、BS系統與CS系統的比較

企業管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統與BS系統，他們各有優點和缺點，同時適用的業務范圍也不相同。在系統的投入成本上，BS系統由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務器端的特點，它的投入成本比CS系統少很多。在系統的安全維護上，BS系統相比于CS系統略顯不足，因為BS系統的前臺效率不高，表現力低下所以安全系數并不高。企業應當根據自身發展狀況及業務需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統適用于業務量較大且復雜的企業，因為CS系統能使企業在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統則適用于有眾多異地分支機構的集團及企業或者業務量小且邏輯簡單的企業，因為BS系統能簡化網絡模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。

四、結束語

綜上所述，檔案綜合管理系統的使用能夠提高檔案管理的效率，促進檔案管理的標準化、規范化。它是檔案現代化管理進程中的里程碑，是檔案現代化管理模式的必然發展趨勢。

作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團第二工程有限公司

【參考文獻】

[1]范豫峰.加強檔案信息化建設促進企業可持續發展[J].蘭臺世界,2013(z2):52.

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在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

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會計檔案管理系統是通過掃描儀的掃描，將紙質的會計檔案轉化成電子式的會計檔案，然后再用OCR技術將會計檔案的電子化影像建立精確的索引，實現檔案的電子化，最后采用容量大的存儲設備對會計電子檔案進行長久的保存。

借助現代的網絡技術，可以將會計檔案的信息進行分享，提高會計檔案保管與其他環節的工作效率。比如，會計檔案管理系統還可以根據實際的需要，提取相關的管理數據，然后對其進行加工、處理、生成有關管理信息。

二、會計檔案管理系統中與金融系統有關的兩個特點

2.1形成過程的嚴密性

每一項經濟業務的發生，都是要取得憑證的。會計人員在接到原始憑證的時候，要對其合法性、真實性、合理性進行一系列的審核，并根據原始憑證填制記賬憑證，在根據原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機整體，所以說，會計檔案的形成過程是十分的嚴密的，會計檔案管理系嚴密性遠遠超過了其他的一般的管理系統。

2.2記載事物的連續性強

資金的運轉是一個無休止的過程，她的具體的內容的表現形式是多種多樣的。會計為了完整地反映和監督資金的運轉全貌，必須系統、連續地予以記錄、計算、分析和評價。所以，會計工作中所產生的會計檔案本身就具有連續性，從會計憑證到會計賬簿，再到進銷軟件中的財務報表，時間上依次連接，內容上組成了一個連續不斷的整體。

三、什么是金融系統

金融管理系統是關于資金流動、集中和分配的一個綜合體系。是一個由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場和金融中介機構一起構成的有機體。廣泛被家庭、公司、政府為了執行金融決策而使用的機構，囊括了股票、證券和債券的市場，當然還涵蓋了保險公司和金融中介機構。金融系統的資金是通過金融系統從資金盈余者流向資金短缺者的。

四、會計檔案管理系統在金融系統中的應用

（1）在金融系統建設中，要形成的文件數量是很多的，而且系統建設必備文件又不是同于一般的技術文件。在系統建設的每一個階段，為了總結和協調的需要，要產生很多詳細的技術文件，而且還得在這些文件的基礎上總結系統建設的每一個階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統管理會計理論已經不能適應新時代的經濟環境，金融系統決策者所要考慮的不僅是數據化的指標核定，更加需要著眼于成本的分析與執行者行為的結合。金融系統的性質決定了它是一個盈利性的系統，通過資金的安全性、流動性和效益型的三者結合，實現凈利潤的最大化。膨脹不斷的經濟使業務和會計信息量大大增加，所以，會計檔案管理系統變成了金融系統內部管理機制首要選擇。（3）會計檔案管理系統具有用戶管理的功能，可以實現對系統管理用戶的維護，比如說是新增系統用戶，對系統用戶信息進行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統上面的，金融系統是一個中介機構，里面有證券、債券、保險等的市場，設計道德用戶也是很多的，所以在這一點上，利用會計檔案系統的用戶管理功能可以對金融系統里面的大批量的用戶信息進行保護。（4）機構維護也是會計檔案管理系統的一個不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機構隸屬關系，從而來進行增加機構的操作，或者是用于機構信息的修改以及機構撤并后機構的刪除和隸屬關系變更后的維護。（5）會計檔案管理系統可以提供一定的統計功能，便于管理。用戶可以根據范圍、檔案的種類或者是保管的狀態對會計檔案進行統計，計算出檔案的記錄數。而金融系統里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統的統計功能可以更為清楚地記載交易的數量和情況。

五、結語

本文大概講述了會計檔案管理系統在金融系統中的應用，只有將會計檔案好、管理系統的功能和優點真正運用到金融系統當中，才能真正地發揮其作用。

參考文獻

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一、人事檔案管理系統的現狀和開發前景

人事檔案管理系統從技術基礎上來區分，主要有兩種。第一是傳統的檔案管理方式，完全依靠人力進行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現代化的人事檔案管理系統，是基于電腦軟件和現代化數字技術應用為基礎的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統的人事檔案管理系統的升級版。

當前國內眾多企事業單位中，有效的人事檔案管理系統尚未普遍建立。而且有很多中小企業覺得人事部門是事業單位、國有企業才需要的，這也是觀念上的誤區。在今天現代化企業建設的需求中，進行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現代化的人事檔案管理系統來落實有效的人力資源開發和管理，也成為迫切的需要。當前很多專業的程序開發機構已經設計推出了幾款新型的人事檔案管理系統，為企業的現代化人事檔案管理系統建立提供了參考和支持。

二、人事檔案管理系統的功能需求

（一）數字化

數字化是指人事檔案管理系統在系統組建、功能模塊設置、系統信息錄入存儲、內容的隨機調閱、機密內容的加密和調閱權限設置、信息拷貝和安全性保護、系統防火墻設置和漏洞修復、系統數據改動記錄等方面都要實現數字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進行日常操作和隨機調閱，一方面確保建立在數字信息平臺基礎上的系統安全和智能防護能力經得起考驗，不會造成數據丟失，引發安全風險。

（二）安全性

對于像我們殯葬管理所這樣的事業單位來說，從目前全國各地的就業形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點。其實不只是事業單位，任何企事業單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴格的保密措施和安全防護。如果人事檔案管理系統的內容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調動、職位刪減和機構組合和工資發放、福利待遇發放等很多內容。

出于保護內部人員的檔案信息，避免違規操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統漏洞、系統升級換代或軟硬件設施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統無法正常工作或數據庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統的安全防護和保密措施。

（三）現成的模塊化設計和先進人力資源管理理念的融合

企事業單位的人力資源調整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經過了一系列的人動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現代化的方向發展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統能顧在秉承當前和未來人力資源管理發展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設計來滿足各項功能的需要。

比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準、入職時間和學歷等標準來劃分的信息歸類設計，可直接進行打印填報的表單設計等，包括符合人力資源管理各項需要的各類型數據匯總分析報表，都應該在系統建立的時候就準備好，方便企事業單位更快速的開展人力資源開發管理工作。

換句話說，要將現代企業人力資源管理需要的人事檔案管理系統功能進行靈活、規范、可操作的模塊組合，讓企業在現代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統設計，滿足企業個性化發展需求。

三、人事檔案管理系統在實踐工作中需要注意的問題

（一）落實人事檔案管理系統的權限分級制度

在事業單位內，人事調動和人事資料的調閱、打印、錄入、存儲、更改等各項內容，事關重大。在一定程度上說，人事檔案管理關系著單位所有人員的切身利益，因此更應該將針對人事檔案管理系統的所有動作納入分級權限管理和監督體系中，避免有、假公濟私和惡意篡改資料等行為。

（二）進行人事檔案管理系統的信息審核

為確保人事檔案管理系統的信息沒有進行違規操作更改，應該以領導責任制和領導帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規避信息遺漏和違規操作。

（三）建立人事檔案管理系統和人力資源管理規劃協同機制

人事檔案管理系統除了更加細化各項信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統建立的各項數據表單來輔助落實人力資源管理的長期規劃和近期調動。切勿將人事檔案管理系統僅當作一個數據存儲系統來應用，而是要憑借其強大的功能和準確的數據分析能力為長遠的人力資源開發和管理服務。

四、結語

人事檔案管理系統是現代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業單位要加快落實人事檔案管理系統的應用，盡快實現內部人力資源結構的改良優化，為強化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費，對動人才計劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。

參考文獻：

[1]楊延軍，米青，張索祥.基于WEB的高校工資人事管理系統的開發與研究[J].中國科技信息，2006；6

[2]張麗，戴躍洪.基于B/S結構的人力資源管理系統設計與實現[J].成組技術與生產現代化，2005；3

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一、檔案管理現狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1.提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

2.能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

2.發文登記

可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

3.組建檔卷

可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。

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為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更精確地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以唯一地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。

3關鍵技術分析

3.1用戶模型應用研究

從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。

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當前，檔案管理系統同辦公、業務等管理系統之間通常獨立運行，各系統之間所形成的數據信息，難以直接寫入檔案管理系統中，多個系統間缺乏有效的通訊平臺。因此，通過構建接口通訊平臺，可以有效整合各系統之間的信息資源，實現檔案信息資源的優化配置，同時，還有助于降低重復勞動，提高工作效率。就檔案管理系統而言，接口通訊平臺的搭建主要涉及到各系統之間如何開展數據導入、通信，解決各自信息孤島問題。

1）系統之間的數據信息存儲與交換。就辦公、業務等管理系統所產生的數據信息，結合程序定義及內容存儲情況，實現了電子檔案與文件發文時期、單位、編號、名稱等詳細信息的自動化寫入，并完整儲存于數據庫對應數據表內。就電子檔案及文件而言，其全文及圖像是依據程序定義規則，分別存儲于數據庫數據表中，實現了數據即時歸檔。其中，收文是在檔案或文件辦結過程中歸檔；發文是在檔案或文件過程中定時歸檔；自動歸檔是就每時每刻所產生的新數據于事先設定好相應的時間進行自動化歸檔。

2）數據挖掘與利用。借助于辦公、業務等系統中已有數據，通過組合、抽取等方式，以原數據為基礎，重新進行挖掘，以確保數據的完整性與格式統一性，提高數據利用效率與標準化程度，繼而提高系統可重用性，提高系統綜合效率與信息化水平，最大限度地減少重復性投入，提高系統運行與工作效率。

3）保障數據安全與系統穩定性。就系統數據傳輸過程而言，需確保系統同辦公、業務等其他系統的數據安全與完整性。一方面，應保障數據傳輸時的安全性，確保其內容不會暴露或遭到截留，要求系統能夠有效存儲數據；另一方面，保障數據的完整性，切忌傳輸中存在數據丟失、缺失等問題。

2 系統接口通訊平臺的設計與構建

2.1 設計思路

當前，檔案管理系統接口通訊平臺設計包括如下

方法。

1）聯機傳輸歸檔。將各系統數據加以整合，共同存儲于檔案管理系統數據庫中，將電子公文數據直接寫入系統中，以防數據出現丟失或缺失問題，將數據加以集成，還需要設計標準化數據接口。其中，接口程序是通過登錄系統，利用“歸檔”按鈕實現操作的。點擊至后會啟動相應的接口程序，系統將自動同子系統及其他功能模塊相連接，將數據寫入對應程序中。

2）數據傳輸與歸檔。鑒于空間、時間方面存在的差異性，各部門所采用的信息系統及數據源不同，因而導致數據類型及訪問方式存在差異，致使各系統之間難以實現資源共享。為使不同系統之間可以互通互聯，可通過系統集成方法，對各部門系統加以整合，實現其無縫連接，也可將原有系統整合到檔案管理系統中，對系統按統一標準重新構建。后者需耗費大量人力、物力、財力，因此，本文采用系統集成方式，實現各系統的無縫連接。

2.2接口技術的應用

本文接口通訊平臺主要采用的接口技術如下。

1）Web Service技術。該技術可以直接為系統提供相應的接口，并對系統接口的函數加以調用，將辦公、業務等系統數據直接歸檔于檔案管理系統內，并對檔案信息進行實時更新，使各系統孤立的流程與數據實現了互通，使檔案管理系統成為開放式集成化系統。

2）中間件技術。本文檔案管理系統采用的是三層結構體系，構建過程中利用面向對象方式，包括數據層、中間層、應用層架構。其中，應用層往往獨立開，以便減少客戶端負擔，便于系統升級與更新；數據層為系統提供了數據庫，可對各種資源文本、影像資料進行存儲，并提供數據的備份與恢復功能，提供訪問其他數據庫的接口功能；應用層主要對應的是客戶端瀏覽器，用戶可借助于瀏覽器接收數據和發送請求；中間層主要服務后臺系統，實現檔案資源的全面管理與流程的綜合控制，并對工作流進行定義，利用J2EE與系統，提供Web信息功能，并對數據庫進行即時管理。就接口角度來看，中間層技術采用標準化語言，對電子文件進行描述與封裝，使各系統之間能夠識別來自不同數據源的信息，并結合所需集成系統，利用相應的通信協議，采用有效的方式，將系統所需實現服務加以集成。此外，該技術還確保了信息傳輸的安全性。

3）XML文件。就系統所需歸檔資源及數據進行選取，將數據組織為滿足系統需求的XML文件，并將所需歸檔文件分別放入指定文件夾中，并對系統的歸檔接口程序加以調用。

2.3接口對接模塊功能設計

對系統接口對接模塊進行設計時，需要結合各系統接口問題，即數據庫到系統之間的信息傳輸問題。在此需要設計通用型接口，實現各業務及辦公等系統數據自動化歸檔于檔案管理系統內，也可為系統提供必要的歸檔數據，以供業務、辦公等系統用戶查詢，充分發揮檔案管理系統的作用。接口對接模塊采用的是Web Service技術，以及XML、FTP 數據交換方式。功能設計圖如圖1所示。

圖1 接口功能設計圖

在接口模塊功能開發中，最關鍵是要實現系統間數據的通信，利用Web Services服務，為系統提供了統一的瀏覽器接口，用戶可利用微軟MS IE，對文件加以傳輸。Web Services利用XML文件，將檔案資源信息進行形式化描述，針對各事務數據進行定義。利用XML格式對信息進行格式化描述和封裝，與此同時，考慮到各系統對于XML文件支持情況，利用Java服務器的系統，可支持XML文件，因此，采用XML文件對信息進行封裝，以確保其可操作性。

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目前在我國，檔案管理工作已經開始廣泛應用電子信息技術，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統存在分離性以及電子檔案管理的不穩定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現有效管理的，而并非用傳統的紙質介質進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規律的數字編碼來實現的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統與結構是存在分離現象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現有效管理的，并通過網絡來傳遞信息，實現資源共享。而由于計算機與網絡系統自身的不穩定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網絡病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統帶來了很大的不穩定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統紙質檔案管理工作的摒棄，只是大力發展電子檔案，而忽視了傳統紙質檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現現代化發展。

3實現電子檔案管理系統

現代化發展的措施我國對電子檔案管理系統的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現電子檔案管理系統的現代化發展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結合自身經驗，提出了一些改進的措施，具體內容如下：

3.1加強電子檔案的分類管理

隨著社會發展進程的加快，電子檔案信息的數量越來越多，內容也越來越廣泛，為了使檔案資料發揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統一規章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網絡系統的安全性

電子檔案管理系統不但借助了多項電子設備，還利用了網絡傳播技術，網絡傳播的速度比較快，實現了電子檔案的共享，但是網絡系統的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權限管理工作，還要健全監督機制，避免不法分子竊取保密檔案現象的發生。檔案管理部門的領導者要加強網絡安全建設，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內部監管力度，加強對員工的管理，做好內部控制工作。

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就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。

4總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室

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[3]李超.檔案管理系統在文書檔案工作中的應用[J].現代國企研究,2015(12):90-91.

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實現企業檔案管理的信息化減少了大量的人力，物力，財力，維護了日常的管理工作，大大地節約成本，為國家財政減少了很大的開支，因此檔案管理由傳統的形式轉變成創新型管理方式對企業的發展有重要的意義。

2.檔案管理系統的設計

2.1資料的收集與保存

檔案是企業的信息資源是企業生產，發展，經營時應該真實記錄的資料，全面的收集資料對企業的管理起了重大的作用。檔案收集是全部檔案工作中重要的環節，提高檔案的使用率就要提高企業檔案管理系統的安全性，只有通過行之有效的檔案收集工作，建立完備的檔案管理收集保存的機制才能更好的發揮檔案管理的作用，才更好地體現檔案室的工作程度和質量，才能形成統一的檔案信息保管基地，這樣才可以有效地開展收拾、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發展。

2.2檔案的查詢

目前在信息化的時代信息是最重要的資源，網上檔案管理平臺較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務，網上查詢、借閱等功能應用率不高，削弱了檔案信息化建設與管理的效能。伴隨著信息化的深入，企業在發展中對數字化越來越重視，檔案管理的核心內容應該是檔案信息資源的建設，傳統的檔案管理已經不能滿足企業檔案保管的需要，在查詢時管理員只要通過計算機操作便可以找到相應的結果，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。所以信息化的時代檔案系統設計必須以查詢檔案方便快捷為主旋律，最近幾年檔案管理的信息化不斷發展，越來越多的企業建立了局域網，以前查找檔案、檢索檔案費時費力的狀況已經明顯改善。檔案信息化管理不僅可以保存各類資料，而且數據一次錄入計算機儲存、備份，可方便以后利用查找。電子文件更容易管理不用擔心文件的丟失，提高了檔案管理的安全性和效率。

2.3功能的設計

企業檔案管理系統的開發是符合時代特征的，它的總體任務是實現企業員工檔案管理的系統化和自動化，檔案管理為企業單位提供人員信息管理，考勤管理，檔案存取，員工考核，依據檔案出具各類證明材料等服務。檔案管理系統還可以錄入和維護企業員工人事資料，例如個人基本信息，家庭成員情況，工作經歷，獎懲情況，職稱評定情況，培訓情況等等。

此外它還可以對部門進行管理，主要記錄的信息有部門名稱，部門負責人以及部門聯系電話等，用于建立公司部門結構信息，還可以增加部門，修改部門，刪除選擇部門。

3.企業檔案管理系統的實現

3.1.檔案管理系統的重要性

為加強檔案管理的進程，首先要強化檔案管理的隊伍，更全面的提供檔案信息化服務，檔案管理的信息化是為工作量大而且種類多的工程服務的，它要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，對信息的意識提高，掌握基本的知識，與此同時還要增加業務的水平和計算機的操作技能，只有這樣才能更好的完成檔案管理的重任，滿足新時代對人類信息化技術使用的要求。為了對信息化知識深刻的理解，管理人員還應該積極參加有關方面的講座，實踐是檢驗真正知識的標準，提高對信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問題。

由于檔案與人們的生活密切相關，它包括了個人信息等資料，所以管理時要認真核對信息，保證數據的真實性和詳細性，這對推動信息化工作的發展是有優勢的，各地信息的共享和網絡的融合也會加強信息化管理的進程。所以我們要充分認識檔案管理現代化的重要性，緊迫性。

3.2檔案管理的創新

現代企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業的檔案管理工作要適應現代企業的制度，所以必須對企業檔案工作進行創新的設計。大量的檔案基礎工作包括繁雜的整理、編目、統計、檢索、信息加工等但是如果僅僅用手工完成是非常困難的，因此要對企業檔案管理進行創新，才能適應當今社會的發展進程。各個部門要協調合作，因此必須創建檔案信息化管理工作運維機制和制度，做到有章可循。

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一、傳統手工檔案管理現狀及存在的問題

現在，許多學校檔案管理工作仍然是傳統手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統計、鑒定與開發利用等。傳統手工檔案管理模式的主要缺點是無法保證檔案的及時歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會，傳統模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識和長期習慣的影響，經常會發生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經常變動的情況，問題更加嚴重。同時，傳統手工檔案管理下的編目工作，會導致檔案工作者大量的重復勞動。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠遠跟不上信息化時代對檔案的要求。學校對檔案的管理，迫切需要網絡化。檔案管理實行網絡化，可以大大縮短查檔時間，提高查全率與準確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統數據庫的設計

基于Web的檔案管理系統使用業內先進的MySQL數據庫作為基礎平臺，Apache作為研發平臺，采用PHP語言作為編程語言。MySQL＋Apache＋PHP被譽為網絡程序開發的黃金組合。選取這樣的開發工具，對于信息檔案的管理和存儲有獨特的優勢，對檔案數據進行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴格的存儲方式有助于數據的保存，實現檔案資料的一致性和唯一性，方便系統的維護、操作和拓展，提高系統的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統模塊的闡述

做好相應的模塊劃分是系統的首要任務。基于學校檔案管理系統的需求，在規范化文檔內容格式基礎上，將該系統劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結構管理檔案(部門結構可通過系統管理的部門管理設置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統管理模塊——主要實現部門管理、用戶管理、權限管理、檔案級別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統相關幫助信息和系統屬性。

四、關鍵技術與系統實現

（一）基于Web的檔案管理系統核心技術。本系統選擇比較易于操作和配置的Win server2003數據庫系統，主流Web服務器Apache，PHP語言，MySQL數據庫作為構建檔案管理系統的平臺。

（二）檔案添加的實現。下面以新增檔案添加的實現為例：

1.設計輸入表框與變量的對應關系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能為空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性別不能為空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你沒有選擇部門"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數據傳給數據庫中相應字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校驗完整性，以避免數據被錯誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必須輸入檔案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代碼的作用是檢測是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實現。從數據庫中讀取指定條件的職工數據，各變量取出數據后顯示在輸出頁面：

echo"

$leng

$date

"；

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1、建設背景

房地產企業的檔案管理是企業諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內容涵蓋了企業內的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業開發項目由于其規模大、工期長，在開發過程中形成的資料多；特別是其關聯和涉及的專業、部門和單位環節眾多，因此使企業對工程檔案的有效管理成為必要。

《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工作領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。

工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預算；項目中期的施工現場記錄；項目后期的竣工資料、工程結算以及項目的銷售合同等。

目前常規的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關負責人簽字的單證，終因難以召回當事人，拖延資料整理的進度。

鑒于上述原因，我們引入房地產企業檔案管理系統，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產企業的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。

2、房地產企業檔案管理系統的搭建構想

從2010年起，試圖構建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產企業內部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結束為止的，綜合檔案管理的系統。做到所有數據由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權限進入開放利用。

3、什么是房地產企業檔案管理系統

房地產企業檔案管理系統是建立在企業局域網內，提供數據訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業內部檔案建設、管理利用提供支撐、保障、服務的應用系統。

3.1房地產企業檔案管理系統主要包括：

3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現多客戶端同時錄入。

3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。

3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務。

3.1.4檔案利用：根據員工所在職位的權限，瀏覽對應開放的檔案，并提拱利用服務。

3.2實現的目標

該系統的應用就是要改變工程檔案傳統的管理模式，實現工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。

3.2.1在系統的“文件管理”，各部門一線的資料員根據工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統。

3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數據進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。

3.2.3在每個施工結點，如一個標段結束時，一線資料員將紙質檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質檔案與系統中“檔案管理”內的數據進行逐一核對，帳實統一后，進行檔案的入庫管理，為紙質檔案進行編號入庫，同時在系統中“檔案保管”內為每條數據錄入紙質檔案在檔案庫房內的存放位置。

3.2.4經過入庫管理的檔案可以開放給公司內部人員利用，公司人員根據自己的崗位、級別擁有不同的利用權限，因工作原因需要超出自己權限利用檔案的，可以通過系統的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經過該檔案所屬部門領導審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據審批意見，對該檔案進行開放使用。

3.3效益分析

3.3.1以往房地產企業對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結算問題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導致無法竣工驗收。現在，使用了檔案管理系統，房地產公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。

3.3.2過去由于房地產公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業務時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統，多數資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。

3.3.3檔案系統中文書檔案及會計檔案管理的應用

房地產企業除了工程檔案外，還有企業內部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務部門使用。

文書檔案可以通過系統對企業的收發文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統進行管理及利用。