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二、填寫說明

1、《中原油田局級及以上勞動模范檔案表》要求正反面打印，填寫部分均用5號仿宋字，禁止改動表格結構（包括頁面設置）。《中原油田局級及以上勞動模范匯總表》填寫用默認字體、字號填寫。

2、“照片”請用電子照片粘貼至指定位置。

3、“籍貫”填寫格式為“河南濮陽”，“出生年月日”統一按以下格式填寫：“**.**.**”，“參加工作時間”統一按以下格式填寫：“**”，日期中間的小數點為半角。

3、“現用工狀況”請按以下類型進行填寫：在職，退休，協解，內退，病退。

4、“現管理單位”請寫至車間、班組。

5“離開崗位時間”指退休、協解、內退或病退時間。

6、“現家庭住址”：如居住在油田所屬社區內的，請直接填寫欄內上行內容，刪除下行內容；如不在油田相關社區居住，請直接填寫欄內下行內容，刪除上行內容。

7、“所獲榮譽稱號”按國家級、省部級及局級三個級別分別以獲得時間先后順序填寫。三項榮譽的表格行數可根據實際情況適當增減，但不能超出整個頁面。局級榮譽只填油田授予的勞動模范相關榮譽，包括油田歷年來評選出的勞動模范和*年油田表彰的100名雙文明模范個人、*年表彰的8名雙文明建設標兵、97名雙文明建設勞動模范等。授予時間、榮譽稱號要與證書原件認真核對后準確填寫，授予部門按公章內容填寫。如某榮譽獲得時，勞動關系不在中原油田，請在“其它需要說明情況”欄內寫明獲得該榮譽時所在省、市（油田）名稱和所在基層單位。

8、其它需要補充事宜，也請在“其它需要說明情況”里填寫。

9、《中原油田局級及以上勞動模范匯總表》表中相關內容要與《中原油田局級以上勞動模范檔案表》中相關內容一致。

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1 高職院校教學檔案在評估中存在的普遍問題

1.1 教學檔案不規范，檔案混亂、不齊全

由于高職院校檔案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏專業檔案人員，在檔案評估準備階段前期，我們不難看出：教學檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，而且一般只重視紅頭文件的收集與整理，而不重視教學管理等材料的收集。

1.2 統計數據出處甚多，口徑不一致現象嚴重

高職院校人才水平評估中各類數據的整理，就是對高職院校辦學條件、辦學水平、辦學效果等各項指數進行分析等[2]。我們在準備的過程中，一般數據多分為學生人數、師資比例、科研獲獎統計、專業職業資格證書獲取率及等級、教學經費、實踐課時比例等，統計數出處甚多，相互不一。

2 高職院校人才培養工作評估指標體系與教學檔案

在教育部關于高職高專院校人才培養工作水平評估的計劃表明，制定了針對高職高專院校人才培養工作水平評估的指標體系。該體系主要包含領導作用、師資隊伍、課程建設、實踐教學、專業建設與特色、教學管理、社會評價等7個主要評估指標，22個關鍵評估要素，設置了55項重點考察內容，這些體系涉及到高職院校的很多部門，涵蓋了高職院校工作的很多方面。教學檔案一般都是在教學實施過程中直接形成的，是學校教學活動的直接反應，具有一定的參考價值，是反映教學過程的系統而完整的“客觀證據”[3]。

3 基于人才培養工作評估指標體系的教學檔案內容、范圍與分類

3.1 教學檔案內容

在人才培養工作評估指標體系中的師資隊伍、課程建設、實踐教學、專業建設與特色、教學管理這些主要評估指標的考察內容均涉及教學。評估專家除通過現場聽課、座談會、專題研討、匯報會等現場考察外，大部分時間主要是依據評估指標體系查閱學校提供的各項支撐材料，特別是對教學檔案的審閱。教學檔案是評估專家對人才培養質量實際評價的依據，為提高評估工作的效能，使學校取得積極的評估結論。

3.2 教學檔案的范圍

根據指標體系，教學檔案的范圍如下：

①師資隊伍：主要包括在校內專職授課的教師的基本情況和授課教師的情況；還有就是在學校兼職的教師的基本情況、授課情況和其他的一些情況；最后就是校外兼職教師的基本情況和授課情況等。②課程建設：包括課程內容、教學方法與手段、主講教師、教學資料。③實踐教學：包括頂崗實習記錄、校外實習基地、實踐教學課程體系設計、實踐教學管理、實踐教學條件、雙證書獲取。④專業建設：包括專業設置、專業剖析材料、特色專業建設規劃。⑤教學管理：包括教學制度與運行管理、專職教學管理人員的基本情況、專職學生管理人員的基本情況、專職督導人員的基本情況、評教情況。

3.3 教學檔案的分類

根據教學檔案的內容，將教學檔案分為：①教師業務檔案。指校內專任、校內兼課、校外兼職和校外兼課四類教師的業務檔案，檔案內容包括教師的基本情況、技術職務、職業資格等級、雙師素質情況，學年授課情況（課程、工作量等），培訓進修、掛職鍛煉、社會兼職、獲獎項目、獲技術專利、主持教學改革課題、主持橫向技術開發課題、公開和著作等。②專業與課程建設檔案。包括專業設置、專業建設規劃、專業人才培養方案、課程標準，課程教學實施資料，課程資源等。③實踐教學檔案。包含頂崗實習材料、校內實驗實訓室材料、校外實習基地材料等。④教學管理檔案。教學管理人員業務檔案、教學管理制度匯編、評教統計等。

4 完善教學檔案建設與管理的對策

教學檔案直接影響到學校評估的結果，充實和完善教學檔案是學校順利通過評估的必要條件，是學校評估的基礎和依據。只有加強教學檔案的建設，不斷提升檔案管理水平，才能保證評估工作的順利進行。

4.1 強化意識，建立教學檔案管理制度

建立一整套完善的教學檔案管理制度，對檔案材料的收集范圍及立卷、查閱、利用等方面都作出統一、具體的規定。建立教學檔案信息反饋制度，廣泛收集校內其他部門的意見或建議，積極創新管理模式，提高教學檔案的真實性和完整性。

4.2 提高教學檔案管理人員的整體素質

進一步提高教學檔案管理人員的整體素質，積極優化組合有效的檔案人力資源，使之與現代化、立體化、規范化的檔案管理相匹配。

4.3 豐富教學檔案建設內涵

隨著教育改革的深入，高職院校也進入改革時期，學校建設不斷深化，檔案管理范圍也不斷擴大。高職院校也將教學改革中的典型材料納入教學檔案管理的范圍內，以此來豐富教學檔案。

4.4 創新教學檔案管理手段，實行信息化管理

隨著信息時代日益發展，高校檔案管理工作已經發生翻天覆地的變化，高職院校利用計算機網絡來提高對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度，因此電子檔案也逐漸成為教學管理工作的重中之重，因此學校的檔案管理也進入信息化時代。

5 結語

我們對教學檔案進行分類整理，就需要完善評估材料，適當地對教育評估指標體系進行材料補充，這樣才能在教學檔案的評估中發揮重要的作用。我們為了保證提高高職院校各方面工作的順利發展，就需要讓教學檔案工作步入正軌。

參考文獻：

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企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。

二、企業人事檔案管理對企業的重要性

企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。

三、企業人事檔案管理對個人的重要性

對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。

加強企業人事檔案管理的措施

現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。

一、充分利用現代化的管理手段

為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。

二、健全管理體制，保證人事檔案的真實性

企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。

三、加強人事檔案管理隊伍建設

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1 檔案管理模式的創新

1.1 觀念的創新

首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性；其次，提高認識，做好充分的準備。現在醫療衛生檔案事業面臨著新的挑戰，電子檔案的出現，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認識、去解決；最后，轉變思想。從被動服務轉變成主動開發檔案信息資源為利用者服務，從重保管、輕利用轉變為保管、利用“兩手抓”。

1.2 現代化管理手段的創新

要采用現代化手段和管理措施，實現檔案信息資源的網絡化，建庫建網，建立向社會開放的檔案信息數據庫和檔案信息網絡，完成目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫和檔案目錄中心的建立，實現檔案信息存儲電子化、檢索網絡化，以現代化手段向社會提供利用，同時，還應建立檔案信息庫，要加強對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。要建立檔案信息咨詢平臺，深化咨詢服務。

1.3 檔案管理服務上的創新

首先是服務方式上，衛生機構檔案工作者要變被動服務為主動服務，把檔案實體的靜態管理轉變為檔案信息動態管理。充分利用檔案信息和現行文件資源優勢，進行科學整合；其次內容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，編研質量的高低，是反映檔案管理整體水平以及人員素質的一個直觀指標；最后是檔案管理所提供的服務內容上，衛生機構的檔案工作人員要根據本部門檔案工作的性質、任務和服務對象，按照有關的規定加強檔案征集工作創新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。

2 衛生機構檔案管理模式的建立

為加強衛生檔案管理的規范化、制度化建設，為科學，及時有效地開展衛生執法監督工作提供基礎的信息資料，為醫療機構自身的管理、規劃、建設提供詳細的科學依據，依據法律、法規等有關規定，我們建立了衛生機構檔案管理模式，以加強在衛生監督工作中衛生機構檔案管理的建設。具體如下：

2.1 醫療機構建立醫療機構衛生監督檔案管理模式共建立13個類別檔案

（1）醫療機構基本情況，包括醫療機構名稱、批準機關，法人代表、地址、所有制性質、經營性質、類別性質、評審級別等。

（2）衛生監督檢查及處理意見記錄、參加衛生法律法規培訓記錄、執業診療范圍及臨床醫技科室管理體制形式。

（3）執業醫師（護士）情況：①人員姓名、性別、年齡；②畢業學校、學位；③執業醫師（護士）證書內容；④執業醫師（護士）注冊證書內容；⑤技術職稱及晉級時間；⑥從事該專業年限。

（4）醫院感染管理檔案。

（5）醫療機構消毒管理檔案。

（6）醫療機構醫療廢物管理檔案。

（7）醫療機構服務設施衛生監督管理檔案。

（8）傳染病防控工作情況。

（9）外國醫師來華短期行醫情況。

（10）射線診療情況。

（11）臨床用血記錄。

（12）登記從事母嬰保健工作的醫療機構和人員取得許可證書情況。

（13）登記從事計劃生育技術服務的機構取得計劃生育技術服務機構執業許可隋況，并按許可蝥記的范圍開展工作情況。

2.2 衛生監督機構建立醫療機構衛生監督檔案管理模式

共分4個類別：①醫療機構基本情況；②醫療機構消毒管理情況；③醫療機構醫療廢棄物處理管理情況；④醫療機構的傳染病防治管理情況。

2.3 建立醫療機構信息電子化檔案醫療機構衛生監督檔案實行電子文件檔案一體化，建立遠程電子文件歸檔系統

衛生機構信息查驗電子檔案分三類，詳細錄入了需要查詢的相關信息，內容是：①醫療機構的基本情況查詢。②醫師執業登記查詢。③護士執業登記查詢。上述三大類檔案中的每個小類別都附有科學合理的表格和填寫要求，項目全，操作簡便易行，確保醫療機構能夠有序高效地依法執業并全面地記錄在案。

3 衛生機構檔案管理模式建立的成效

3.1 檔案管理的實現了統一化、規范化

以往衛生機構有的照抄上級醫療機構檔案模式建立檔案，有的根據歷史遺留檔案模式制作檔案，有的根據各項檢查需要制作檔案，各醫療機構檔案缺乏完善和統一的管理。從2008年開始，建它統一的醫療機構衛生監督檔案管理模式。并在二級以上醫療機構進行試點，實現醫療機構檔案管理的統一和規范。

3.2 檔案管理實現資源的充分共享

利于持續積累、動態更新、共建共享，便于查找和發現問題、及時統計匯總，找出繁雜數據資料中的有科學價值的實用數據，實現資源快速共享，為政府及時做出相關衛生決策提供依據。改變多年無序的狀態，避免資料的重復建立，節省了寶貴的醫療衛生資源，節省了人力.物力、財力，利于衛生資源的開發利用。逐步改變衛生監督檔案管理工作方面處于資料積累階段的薄弱基礎狀況。

3.3 提高了社會監督的力度，實現社會和衛生部門的雙贏

使醫療行為逐步走向公開、透明，接受群眾的監督，社會輿論的監督；使醫療管理體系逐步完善，創建良好的患者就醫環境，群眾從中得到實惠。另外，醫療機構各項工作依法有序開展，通過衛生醫療機構衛生監督檔案管理模式的建立，逐步消除院內感染事件和非法行醫行為，實現經濟效益與社會效益的雙豐收。

4 結論

總之，衛生機構檔案管理模式的建立主要從管理思想，管理方式、管理手段上著手進行，滲透新管理、新技術。衛生機構檔案管理模式是以檔案實體、及其相關信息為管理對象，采用文件，檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發、利用。全面提升衛生監督檔案管理水平，為解決群眾看病難的問題奠定良好的基礎。

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清原滿族自治縣念好“三字訣”，貫徹落實從嚴管理干部要求，創新檔案管理方式，規范操作程序，建立共享體系，有效提升了干部人事檔案管理水平。

念好一個“建”字，不斷夯實工作基礎。建立健全《干部檔案工作制度》《干部檔案安全保密制度》《干部檔案管理人員職責》等制度；規范了《干部檔案借閱登記簿》《干部檔案查閱登記簿》《干部檔案材料收集登記簿》等8類簿冊，使干部檔案管理記載清晰、查閱方便。按照《干部檔案轉遞工作制度》，在干部提拔、調動時，采取“三看”的方式對檔案進行嚴格審查。一看材料是否齊全；二看內容是否真實；三看有無涂改現象。同時，在接轉過程中堅持“三不轉遞”原則，即個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接收單位不明不轉，確保檔案轉遞無差錯。

念好一個“嚴”字，不斷規范日常管理。嚴把“材料收集關”，在檔案材料收集過程中，嚴格審核干部提供的表彰獎勵、學歷學位和入黨資料等，并對干部違紀、違規、違法處理材料及時裝檔。對材料不完整、模糊不清、殘破難辨的不予接收。各類材料均實行登記后入檔，確保檔案材料的真實性、完整性和有效性。嚴把“政策規定關”，干部檔案轉入后，首先對干部的年齡、黨齡、工齡和學歷學位進行嚴格審核認定，通過認真查閱原始資料，依據認定原則，進行客觀認定，確保“三齡兩歷一身份”準確無誤。嚴把“整理歸檔關”，凡屬應歸檔的材料，均按照《干部檔案整理工作細則》整理立卷。將收集的每份檔案材料進行分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

念好一個“享”字，實行干部信息動態管理。利用計算機、掃描儀等設備，將干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息整理錄入系統。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務變動、工作履歷等動態信息，做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使干部檔案管理工作達到數據化、信息化的要求。同時建立了干部檔案信息網絡化管理體系，按照干部管理權限，在領導和相關組室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網，使信息得到共享。在使用權上，根據不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息。改變過去從紙面上靜態了解干部人事情況的傳統方式，實現從形式上變被動服務為主動服務，內容上由單一狹窄變為豐富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。（作者單位：清原滿族自治縣委組織部）

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1 完整性

加強醫院醫保檔案管理的質量，從而為社會提供更好的服務，首先必須要加強醫保檔案的完整性。從目前醫保檔案的內容來分析，醫保檔案主要記錄、收集、保存了醫保參保單位、參保個人的基本情況，其中還會涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內容覆蓋的范圍來看，很多與醫保相關又較為重要的相關內容沒有納入到檔案管理當中，可以說醫院醫保檔案在內容上來說還比較單薄，還無法實現真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。

基于目前醫保檔案內容上存在的這一問題，筆者認為應該在醫保檔案管理中增強一些管理內容，主要包括這些方面：一是，相關的法律法規，我國各地醫保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關法律法規納入到管理當中，目的是讓醫保檔案管理能夠時時刻刻關注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對當前的醫保檔案管理工作進行更好的指導與規劃；二是，個人健康信息。針對個人參保的檔案，筆者認為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應該加強一般疾病的記錄，將力所能及的相關信息納入醫保檔案管理范疇當中。針對有特殊疾病、突出大病等等需要進行重點跟蹤管理的參保人員，筆者認為可以有意識的加強他們的健康與醫療指導；三是，全面的醫療機構詳細資料。對于本地區所有的醫院，必須在檔案管理中將醫院的等級表明，其中醫院當中的主要門診科室、醫療技術人員以及他們的業務素質與能力，醫院的收費標準、醫保門診記錄等等，這些都是屬于醫療結構的詳細資料，都是醫保檔案的內容，而這些信息的記錄可以充分體現醫院的醫療服務水平，為社會提供更加全面的醫保服務；四是，醫保藥品信息要完善。納入醫保范圍的所有藥品，必須要有詳細的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產日期、生產廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫院、藥店與價格等等，不斷加強醫保檔案內容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務。

2 連續性

醫保檔案實際管理的過程中會受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會影響到醫保檔案的連續性。醫保檔案一旦失去連續性，參保人在工作變動等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫，在外地醫院查詢此人的醫保檔案就比較困難。而且就醫院轉診的情況來說，醫院轉診本身難度就較大，而且還會出現“死人領活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對醫保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產生的原因可以得知由于醫保檔案相關信息內容傳遞的不夠及時，導致醫保信息失去了連續性，從而導致信息上的缺失。

針對此類情況，要求醫保檔案管理過程中要更加重視醫保信息的傳遞性，最大限度確保醫保信息管理的連續性。筆者認為可以從這些方面入手：一是，要保障醫保信息的傳遞性，應該及時做到立卷歸檔，進一步保障醫保檔案相關的每一個單位都在醫保檔案管理當中。醫保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識，關于需要納入到醫保檔案范圍當中相關文件、單位規定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫院規定時間之內做好整理歸檔工作。要嚴格控制因為歸檔不夠及時而影響到醫保信息的傳遞，導致醫保信息缺乏連續性。因此，做好醫保信息及時傳遞的工作，為醫保信息的使用打下堅實的基礎；二是，對醫保檔案要及時更新，醫保檔案建立之初會產生很多的新的檔案，這就需要在實際的工作中及時做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統當中，及時更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫保檔案信息的新穎、實效與有效，從而避免由于醫保檔案信息失效而導致醫保制度無法有效實施；三是，醫保檔案的及時跟蹤轉移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進行轉院的情況下，需要將參保人員的醫保檔案及時轉入到對應的醫院或者單位，需要在醫保檔案管理過程中，要根據醫保檔案轉移必須遵守的相關規定進行轉移工作，同時還必須對轉移檔案工作實施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進行轉移時，能夠從檔案管理系統中及時為參保人員辦理相關轉移手續，從而提高醫院醫保檔案管理的效率與質量。

3 參考性

醫院醫保檔案管理的創新還需要注重發揮醫保檔案的參考性。隨著電子信息化技術的發展與進步，醫院醫保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫院醫保檔案管理過程中，首先要將醫保檔案信息輸入電腦系統，醫保檔案管理信息系統依托先進的計算機技術、互聯網技術，以醫保經辦單位為管理核心，醫保信息收集的主線依托于醫保卡，從而對醫保檔案實現系統的管理，進一步將醫保檔案信息輻射到醫院、各個參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關單位的醫保檔案管理信息系統當中，從而讓醫保檔案信息管理網絡更加完善，在實際使用過程中更加具有參考性。發揮醫保檔案的參考性，還需要實現單位之間的共享，在醫保檔案信息共享的前提上才能進一步實現適時傳輸，充分利用醫保信息為參保單位、個人、醫生診斷等等方面進行良好的服務，進一步加強醫院醫保檔案信息使用的快捷性。

從目前醫院醫保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫保檔案的內容在查詢過程中比較有限，因此，醫院醫保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發揮醫保檔案的參考性，需要從醫院醫保檔案信息系統查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個人信息。醫院醫保檔案信息化管理系統查詢的基本功能主要是個人信息的查詢，主要查詢內容是個人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實際報銷情況等等；二是，醫保政策查詢功能。隨著我國對醫保制度的重視，醫保政策不斷發展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時查詢到相關訊息，從而提高醫保服務的效率與質量；三是，咨詢功能。醫保檔案信息化管理系統發展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費到就醫、報銷、結算等等每個環節的辦事程序，而這些功能可以當做參保人員享受的基本權利，筆者認為醫院醫保檔案管理可以堅持按照這一程序進行，從而更好的做好醫保服務工作。

綜上所述，隨著我國醫保體系的不斷發展與完善，醫院醫保檔案管理水平無法滿足現實的需求，需要不斷進行創新與完善相關管理內容與管理方式，從而為社會為參保人員提供更多更好的服務。

參考文獻

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醫學生以及與醫學關系密切的非醫學專業學生共同構成了醫院實習生的隊伍，這些實習生在醫院實習過程中形成的實習檔案是反映其醫風醫德、專業素質、業務能力、勞動表現的真實、完整、準確的記錄，主要是指實習生進入醫院實習期間所形成的各種文件材料，包括實習指南、實習生基本情況調查表、實習科室輪轉表、實習考核成績、實習過程中各種獎懲材料、實習鑒定等基本內容。有關單位通過對實習生實習檔案的審查，能較全面地了解實習生而做出針對性的決策[1]，另一方面實習檔案的歸檔壓力和潛在作用也激發了實習生在實習中的積極性。醫院實習生檔案管理的現狀1.建立實習生檔案的淡薄醫療乃醫院的中心

作者簡介：農永英（1966-），女，廣西西林縣人，小學高教。

工作，在醫院的管理工作中，重醫療而輕檔案管理現象尤為普遍。由于檔案的價值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價值的檔案之一的實習生檔案，在短期里對于醫院經濟效益以及發展的作用更是不顯著，再加上實習生在醫院實習具有階段性、流動性、過渡性的原因，傳統的觀念認為學生實習檔案是由學生所在院校建立的，與實習單位關系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實習檔案的自身價值被削弱。

2.實習生檔案管理制度不健全在各地的教學醫院管理中，一般都按照國家衛生部門的要求，制定了較為健全的醫院相關管理制度，以及適用于各級各類人員的工作職責，然而，針對教學方面的實習生檔案管理的制度、職責則較少，相關的制度和檢查考核措施更是寥寥無幾。在教學醫院目標管理考核方案中，實習生檔案管理也未能納入目標考核之中。實習生檔案制度的不完善和缺失，可致實習生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影響醫學實習生的順利畢業及其就業。同時，醫學實習生檔案管理制度的不健全或缺失，也使用人單位在招聘醫護人員時缺少良好的考量標準。

3.檔案管理人員不到位現階段專職檔案管理人員嚴重不足，兼職甚多，素質參差不齊。對一些實習資料沒有形成足夠的專業敏感性，未能及時收集、整理，在一定程度上造成了實習檔案的缺失。加上編制嚴重不足，直接影響部分檔案管理員的工作積極性，從而影響了檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，醫院實習生檔案管理人員參差不齊，無論是在業務水平、理論水平，還是文化程度等方面，均未能順應新時代的要求與發展。以檔案管理專業出身人員少、專業知識老化、知識結構不合理、高學歷高層次的人員少、現代科技知識貧乏為主要表現，以上這些已不再適應高科技時代的醫院實習生檔案管理事業的發展[2]。

4.實習管理檔案意識不強不少帶教教師對于實習檔案的認識不充分，未能了解其重要性，容易忽略學生在實習過程中形成的檔案。或者由于日常醫療工作繁重，沒能及時移交實習生檔案，使得許多寶貴的一手實習資料沒能保存下來，或丟失，或殘缺不全。雖然實習檔案與學生的就業等方面息息相關，但部分實習生并未能充分認識，對實習檔案抱著不以為然的態度，不重視實習期間形成的檔案資料，出現了對實習資料的任意涂改或資料造假、保管不當等現象，給實習檔案的完整性、客觀性、真實性、嚴肅性造成了極大地影響[3]。

5.檔案的現代化管理水平不高目前在大多數的教學醫院，其擁有龐大的醫療信息檔案管理系統，計算機及網絡技術得到廣泛運用，但是卻沒有實習生檔案的一席之地，運用計算機及網絡技術管理檔案的更是少之又少，陳舊的管理設備，落后的管理技術，使大部分醫院的實習生檔案管理處在手工收集、檢索的低級階段，狹小的信息量，妨礙了實習生檔案的收集、檢索、管理、開發及利用。加強醫院實習檔案管理對策1.高度重視，提高認識實習檔案記錄了實習生參與各類實踐工作表現出來的專業素質、能力程度、醫德醫風，是實習生就業時毛遂自薦的必要憑據，是醫院教育對實習生實踐能力培養做出貢獻的有力佐證，更是有關單位審視實習生各方面能力的窗口。因此，要通過各種宣傳渠道使實習帶教老師教學、實習管理人員以及實習生，充分認識在當今時代實習生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰，自覺地把實習檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實習當中，消除工作和實習中的盲目性，及時自覺地收集整理工作或實習期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實職責有規矩方成方圓，實習檔案的有效管理首先要著力建立和完善一套完整的實習檔案管理制度，確定實習檔案的歸檔范圍、歸檔時間及歸檔實施辦法，明確實習檔案管理人員及其職責范圍，并配套相關的考評與獎懲制度，規范實習生實習期間形成的實習檔案的收集、整理、移交工作，使實習生檔案工作能有規可依、有事可糾，運作科學有序。并且歸檔制度應不斷推陳出新，工作手段不斷改進，簡化工作步驟，順應檔案管理現代化的需要。

3.轉變思路，提高配備樹立創新理念，采用創新的技術和方法，不僅要注意紙質文件收集，把信息高速通道、計算機、網絡等先進技術和軟件大量運用于實習生檔案管理，把新型載體不斷充實到實習生檔案管理領域。醫院實習生的檔案管理應與實習生所在的醫學高等院校溝通，使實習生的在校信息系統與醫院教學管理部門的信息系統相連接，建立一個醫學生實習檔案網絡，有實習生填寫相關的個人信息，帶教老師填寫相關科室的實習表現，醫院教學管理部門完善實習生的各項實習考核成績、獎懲情況等信息。并上傳實習生在各項活動中的相關媒體宣傳的圖片、聲頻、視頻等，反映實習生臨床實踐的信息材料，使醫學實習生的檔案管理做到網式整體收集，切實保障信息資源不流失，保證檔案完整、齊全、規范，實現科學化、規范化、網絡化、無紙化，以方便學校及用人單位對實習生的實習情況的考察，督促其更好地完成實習任務，為其就業創業及繼續升學提供寶貴的臨床實踐工作良好業績的證明[4。

4.助推就業，實現價值實習是學生對于今后工作環境的提前適應，是通過提高動手操作等各方面的綜合能力，為學生今后從事相關工作培養必要的技能和積累工作經驗。因此，實習經歷已經成為用人單位招聘畢業生時所參考的重要依據。實習檔案管理可根據這個實際，一方面利用實習為爭取反映自己突出能力實習檔案的心態，激勵其在各方面積極表現，配合檔案管理工作；另一方面又要引導用人單位利用實習檔案，了解學生的求學、求知、辦事能力以及心理、智力潛能等狀況，使用人單位事得其人，人事相宜，最大程度地實現實習檔案的利用價值。

加強醫院實習生實習檔案管理的方法與要求1.構建實習生實習檔案信息的基本要素完整的實習生檔案主要由幾部分構成。一是《實習指南》，即學校相關部門編制的學生實習指南，闡明了不同專業學生的實習內容、任務和要求；二是實習生基本情況調查表，記錄實習生的學校、專業班級、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛好特長、曾獲獎勵、個人簡介等基本情況；三是實習科室輪轉表，明確注明實習生的實習科室，實習期限和起止時間；四是實習過程中各種獎懲材料，包括實習照片、實習單位表揚信、獎勵證書等，能證明實習生在醫院實習期間的突出表現；五是實習鑒定，含出科考核成績、出勤記錄、自我鑒定、出科評語、實習單位評語等，其綜合反映了實習生的實習整體情況。

2.規范實習生實習檔案信息歸檔工作分階段、分步驟地規范實習生的實習檔案及信息歸檔。實習前，在實習生報到時，注意接收實習生所在學校的介紹信、實習指南，要求實習生認真填寫個人基本信息表，初步建立實習生資料信息庫；制定實習生科室輪轉表，明確標注實習生在各個科室的實習時間。實習期間，實習生個人形成自我鑒定，自我評價該階段的基本素質、道德素質和專業素質方面的表現；帶教老師依據實習生的實習表現，記錄每個實習生完成實綱要求的實習內容情況，包括實習期間的考核、考查、考試成績，教學查房、上班考勤等記錄，以及醫風醫德、表彰與處分等記錄，同時要形成科室評語，由科室負責人簽字、蓋章。實習結束后，實習鑒定移交實習生所在學校，納入學生學籍檔案。其他形成的實習檔案由帶教老師以及實習生本人交由實習管理部門統一管理。

3.實習檔案管理要求①實習檔案記錄要有所側重，避免流水賬。實習生實習信息收集不僅要保證實習檔案的完整、齊全，而且要根據人才市場信息需要完善檔案內容，注意側重收集能展現實習生實踐能力、醫風醫德、專業素質等方面的材料，準確反映學生實踐能力與綜合素質的表現，盡量滿足用人單位對畢業生的信息需求。②實習生檔案工作要有所宣傳，避免檔案意識淡薄。加大檔案基本知識和對就業重要性的宣傳教育，加強介紹我國人事制度雙軌制的現狀，培養實習生的檔案危機意識，使其正確對待實習檔案建檔工作。③實習生檔案管理要有所突破，避免止步不前。要實現醫院實習生檔案管理規范化、利用服務網絡化、保存縮微化。就要從原來的分散型向網絡化、科學規范化轉變，向電子技術、無紙化檔案轉變。用科學的態度和發展的眼光來看待實習生檔案管理，不應僅局限于目前對于畢業生能力的證明和用人單位選拔人才的依據上，還應該加以綜合利用，對其進行系統的編研，總結醫院實習生帶教過程的經驗、方法，為今后的實習帶教提供參考，使“死材料”變成“活信息”[5]。

參考文獻

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[2]王金鳳.新形勢下醫院檔案管理工作的現狀與對策[J].華章，2011（36）：327.

[3]鄭慧，楊靈歌，揚沛霖.淺議衛生職業院校畢業生檔案管理[J].衛生職業教育，2009，27（7）：45.

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1 保全視聽資料、軟件公證

保全視聽資料、軟件公證書內容包括公證書編號，申請人基本情況，關系人基本情況，公證事項（保全視聽資料、軟件），證詞內容：

（1）必備要素包括：1.申請人姓名或全稱、申請日期及申請事項；2.保全標的的基本情況。包括：保全視聽資料、軟件的名稱、數量、表狀特征，所有人或使用人、經營人、傳播者、實驗者的名稱，視聽資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運行的地點等；3.保全視聽資料、軟件的時間、地點；4.保全的方式方法。包括：申請人提交、公證人員提取、現場實驗記錄、技術鑒定、錄音、錄像、復制、下載等其他能夠固定并再現證據的方式；5.保全證據的關鍵過程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場的相關人員的人數、姓名。②公證人員保全過程中所做的主要工作。如購買、拷貝、下載、復制、發送視聽資料、軟件的過程，對取得的證據履行了提示義務等。③視聽資料、軟件取得的時間、方式、地點等。④取得的證據數量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當事人對取得的證據予以確認的方式和過程；⑤公證員結論。應包括以下內容：保全證據的方式、方法、程序是否真實、合法，用于作證的書面文件（如發票、產地證明等）要同時證時這些書證的真實性。取得證據的數量、種類、日期，取得證據的存放方式及存放地點。

（2）選擇要素包括：1.申請保全證據的原因、用途或目的；2.辦理該項公證的法律依據（公證法規或有關規章等）；3.有書證能夠證明視聽資料、軟件的來源或存在的，應寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。

（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。

2 檔案管理問題

視聽資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質檔案，同時也涉及電子檔案，公證過程中不僅要對紙質文件進行審核，還要求對視頻資料和軟件進行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對視聽資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識，確保視聽資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質檔案，需要保存工具和保存介質，還需要計算機相應知識，能夠熟練運用計算機，Internet技術解決視頻資料、軟件檔案存儲、備份、異地備份、網絡備份，甚至云備份。

（1）存儲介質。視聽資料、軟件需要存儲介質才能存檔保管，從計算機發展歷史上存儲介質包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經基本淘汰，光盤存儲也逐漸淡出人們的視線，隨之而來的是存儲海量的U盤、移動硬盤、硬盤、網絡硬盤、云存儲。

（2）不同介質的存儲保管特點。保全視聽資料、軟件公證檔案管理選用介質不同，存儲效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計算機的不斷升級換代已經被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時間內需要查考、利用、作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長的保管期限，如何確保保全視聽資料、軟件公證檔案不受計算機更新換代影響值得研究。過去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽資料、軟件公證檔案如今恐怕已經很難找到打開設備了，那么隨著計算機更新換代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質何時被淘汰也是一個大問題。即便是硬盤由于接口技術更新，過去普遍使用的IDE接口如今已經被SATA接口所取代，再過幾十年乃至更長的時間還能不能找到打開IDE接口的設備也是未知數。所以一定要用長遠的眼光思考問題，瞄準新技術，使用新設備，這樣才能確保保全視聽資料、軟件公證檔案正常使用。

（3）云存儲技術。云存儲是在云計算（cloud computing）概念上延伸和發展出來的一個新的概念，是指通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能的一個系統。當云計算系統運算和處理的核心是大量數據的存儲和管理時，云計算系統中就需要配置大量的存儲設備，那么云計算系統就轉變成為一個云存儲系統，所以云存儲是一個以數據存儲和管理為核心的云計算系統。應用云存儲技術做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理是一種廉價安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯想快盤等等為網絡存儲提供了強大的平臺，在不同云存儲公司之間進行存儲和備份，能夠有效解決存儲介質更新換代帶來的麻煩。

（4）數據安全問題。國際標準化組織（ISO）對計算機系統安全的定義是：為數據處理系統建立和采用的技術和管理的安全保護，保護計算機硬件、軟件和數據不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計算機網絡的安全理解為：通過采用各種技術和管理措施，使網絡系統正常運行，從而確保網絡數據的可用性、完整性和保密性。所以，建立網絡安全保護措施的目的是確保經過網絡傳輸和交換的數據不會發生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽資料、軟件公證檔案數據安全問題也是不容忽視的大問題，要不斷學習計算機數據安全知識，掌握數據安全常識，妥善做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理工作。

作者簡介

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1.3 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。有些較小的單位由于定員緊張，沒有專門的檔案室及專業檔案管理人員，造成檔案管理混亂，造成檔案管理無序，查檔不方便。這種輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2、切實抓好煤炭企業檔案管理途徑分析

2.1 建立保障檔案數字化的制度。在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

2.2 煤礦企業檔案管理要建立科學規范的體系。煤礦企業的檔案管理要建立一套行之有效的體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，為了適應市場化競爭的需要，要根據市場競爭的需要，根據檔案群體性的特點，要按照常規分類和特殊分類相結合的方法，對檔案進行專業的統計分析，把查閱頻率高和限時要求緊的檔案獨立出來，建立專門的 整理檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。其次，要做到對檔案的集中管理，建立檔案的集中管理體制，并落實好檔案的集中管理工作。對檔案實行集中管理是做好檔案管理的行之有效的措施。實踐證明，檔案的集中管理有利于企業內部工作的順利進行，也有利于理順其他各種縱橫關系。同時建立相應的監督考核機制，對檔案管理工作人員進行督促。

2.3 創新檔案信息開發方式，提升檔案工作的服務功能。傳統的檔案工作方式單一，往往造成檔案信息開發與收集的不足。另外，一些檔案信息加工處理工作與咨詢服務工作等都體現出相對的局限性。對此，檔案工作應當實現手段的信息化與多元化。一方面，可以運用科技手段對檔案信息進行編研、開發、整理，使檔案工作手段信息化。并利用計算機的優勢進行匯編、加工，有利于檔案查詢與提高管理的效率。與此同時，也不要忽略文書檔案的作用，根據需要的不同各有側重，使文書檔案與計算機信息化的檔案兩者充分發揮對應的優勢。如此一來，使檔案管理工作現代化、信息化，不僅方便了信息的查詢、使檔案工作更簡單卻又更嚴密，為煤炭企業的利用提供了更便捷的服務。

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高職藝術類院校評估檔案是由不同性質的檔案組成的，這些檔案對藝術類院校自身所起的作用也存在很大的不同。加強高職藝術類院校評估檔案的管理，首先必須要了解這些評估檔案是如何構成的以及它的作用是怎樣的。

一、高職院校評估檔案的構成

我們對高職院校評估檔案的構成的考察，可以從評估檔案本身的形成過程來進行考察。筆者認為在高職院校的評估檔案主要包括以下兩個重要組成部分：一是迎評檔案；二是評估過程檔案。這兩種分類就是按照評估檔案的形成過程來進行分類的。其中迎評檔案主要是在學校評估之前產生的，而評估過程檔案則是在高職藝術類院校評估前期、中期、后期產生的。我們要加強高職院校的評估檔案管理工作就必須要充分認識到這兩者的概念，筆者結合多年的檔案管理經驗，認為迎評檔案是評估檔案的主體，它主要是由迎評材料構成的。

（一）迎評檔案介紹

迎評檔案主要指的是學校自評以及接受評估的資質以及材料。迎評檔案主要是由兩部分構成的：一種檔案是在藝術類院校教學過程中形成的原始檔案；另一種是根據評估需要重新整理的檔案。迎評檔案的具體形式是多種多樣的，根據筆者多年的經驗，認為可以把迎評檔案分成四大類：體材料、備查材料、支撐材料以及工具材料。接下來，筆者就來詳細論述這四種材料。

1.體材料。體材料主要指的是在高職藝術類院校評估過程中學校必須要具備的材料。必須要具備的材料通常是指自評報告。自評報告在學校評估能起到十分關鍵的作用，它是學校評估的主要依據。學校的自評報告是學校對學校基本情況的介紹以及發展思路、發展水平的闡述。專家組對學校的評估主要是通過學校的自評報告來進行評估。除了自評報告外，某些高職院校在評估工作中還準備了特色報告。特色報告不是明確要求要交的報告，但它也是體材料的重要組成部分。

2.備查材料。備查材料主要指的是為了專家更加深入地了解高職院校自身的特點，而準備的材料。備查材料主要是一些教務檔案、考試試卷、論文等材料。備查材料一般具有真實性與原始性的特點，評估結束后這些備查材料不是所有的都需要備檔存儲。要有選擇性的進行備儲。

3.支撐材料。在高職院校評估過程中專家組只會提供一些評估指標，通過這些指標來對高職院校進行評估。高職藝術類院校必須要根據這些指標來規范材料。這些按照評價指標加工而成的材料，就是支撐材料。支撐材料是直接應用型材料，是專家認定等級的時候參考的主要資料。

4.工具材料。工具性材料主要指的是評估過程中學校各種可供對比的材料。最為典型的工具材料就是學校的基本狀態數據，當周的課程表、學生名冊、教學管理人員名單等。工具材料是進行評價的主要參考依據。通過分析這些工具材料，專家組可以深入地了解學校的基本情況。

（二）評估過程檔案

評估過程大難主要指的在高職院校評估過程中形成的各種檔案，評估過程中形成的文字、圖標、聲響材料等都可以當作評估過程檔案，評估過程檔案在形式上也可以分為三個大類：準備類、進校類、整改類。

1.準備類。所謂準備類主要指的是高職院校在接到評估通知后，就開始準備的材料。在這個階段形成的綜合性材料主要包括學校、系部的自評以及預評估等內容。具體而言主要是指評估工作通知、評估學習、會議、工作的材料；評估相關的展覽、聲響、通報等材料；

2.進校類。進校類材料主要指的是在專家組正式進校以后評估過程中產生的各種材料。進校類材料主要有專家填寫的各種形式的工作表、會議記錄、專業意見，宣傳報道材料，學校評估方案，安排等內容。

3.整改類。整改類材料不僅包括專家組提出意見后學校進行整改的材料，而且還包括專家組評估以前的各項整改材料。整改類檔案的管理貫穿于學校評估的全過程，在評估過程中必須要嚴格按照相關規定來進行管理。整改類材料具體包括整改任務書，整改情況通報，整改動態報道等內容。

二、高職院校檔案評估檔案的作用

在分析了高職院校評估檔案的構成后，我們就來探討一下高職院校評估檔案的作用。筆者認為高職院校評估檔案主要有以下兩個作用：一是高職院校評估檔案有助于學校評估，提高學校的認證等級。二是能夠為教學改革提供必要的數據。

（一）有助于學校評估。上文提到高職院校評估檔案是專家對學校進行評估的重要參考資料，是可靠真實的一手資料。學校評估檔案的準備情況直接影響著學校評估效果。在高職藝術類院校評估過程中學校要實事求是地準備學校自評報告，按照專家提供的評價指標來完善支撐材料。只有把各種資料準備好以后才能夠順利實現學校評估。

（二）為教學改革提供了必要數據。如今教學改革成為了高職藝術類院校教學的主流，深化教學改革有賴于對學校自身實際情況地了解，而對學校自身情況地了解，主要是通過學校各項基本數據來進行分析對比來得出結論的。在學校評估過程中形成的學校評估檔案幾乎涵蓋了學校的各個方面，這些檔案能為教學改革提供最基礎的數據。

三、加強高職院校評估檔案管理

在文章的結尾，筆者想要就高職院校評估檔案管理提出一點建議。筆者根據多年的檔案管理經驗，認為針對高職藝術類院校的評估檔案管理，必須要做到以下兩點：一是要及時收發，收發工作是高職院校檔案管理工作的重要內容，做好收發工作是提高檔案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重記錄。在檔案管理過程中管理人員要高度重視檔案管理的記錄工作，做好檔案管理記錄工作有助于保證檔案不丟失，不失真。

高職院校評估檔案是學校評估過程中的重要環節，加強高職院校評估檔案管理工作對于提高學校的教學水平具有重要意義。本文結合高職藝術類院校的檔案管理經驗探討了評估檔案的構成和作用，筆者認為做好檔案管理必須要重視檔案收發與記錄工作。

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一、中小企業建立檔案機構的職責

企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。檔案機構的設置既要依據相關的法規，還要考慮單位實際和檔案工作現狀、發展和檔案管理成本。

二、中小企業檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業檔案工作的管理體制是指機構設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉移機構的設置、職能分工、運行方式等內容。而中小企業的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構的設置及職責、檔案工作人員的配備等內容。

三、中小企業選擇檔案分類的方法

由于企業規模大小不一、性質不同，檔案管理分類方法也有區別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構界限不清、檔案數量少的中小企業單位。

2.組織機構分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯系，歸檔較準確，共同內容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內部機構較穩定的中小企業單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯系，集中同性質的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數量少的中小企業單位。

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文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機管理系統。文件、檔案一體化的計算機管理系統是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的管理系統。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理電子化的同時，加強管理的規范化工作。

1.電子文書檔案與紙制檔案的關系

在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機結合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。

2.實現文書檔案管理電子化規范化的好處

1）可以輕松的實現對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進行少量的調整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實現檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。另外在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞。

3）可以實現多媒體檔案信息的集中統一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態圖像、動態影象、聲音等多種形態的檔案信息集中統一管理。

4）可以實現檔案業務的計算機輔助管理。檔案業務工作，是指檔案管理的各個環節工作內容。可以利用計算機輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業務工作的管理信息及動態變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機對檔案基本情況的統計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備、經費等基本情況及變化情況。

綜上所述，實現檔案管理電子化規范化，可以提高檔案業務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。實現檔案管理的電子化，通過網絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。實現電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：

3.1 開放性

基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

3.2規范性

系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴展性

方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

3.5先進性和前瞻性

采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.檔案管理系統應具備以下特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間和誤操作的機會。。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

【參考文獻】

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[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎.高等教育出版社,2002,12.

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