引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案存檔管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
啟示二：設(shè)置寄存者召回檔案的條件。出于館方編研利用的需要，協(xié)議第三條規(guī)定“寄存檔案無適當(dāng)理由不被寄存者隨意召回”，并設(shè)置三個(gè)召回的條件。一是“提前6個(gè)月通知館方”；二是“償付寄存費(fèi)用”；三是“館方保留收取用于接收、編目、保存和利用服務(wù)的全部或部分費(fèi)用的權(quán)利。”之所以在協(xié)議中設(shè)置這些門檻，主要出自于有計(jì)劃開發(fā)檔案價(jià)值和依法依規(guī)向可靠的有關(guān)方面和人員提供利用的需要，不至于因?yàn)闄n案被提前召回而使館方正在進(jìn)行的諸如辦展之類的開發(fā)利用檔案服務(wù)突然中斷，減少不必要的管理成本付出。
啟示三：明確寄存檔案利用限制性規(guī)定。一種情況是對(duì)檔案利用的限制。“凡協(xié)議注明或被寄存者確定為的檔案，形成時(shí)間少于50年的，一般都作為禁查范疇”，第七條規(guī)定“館方應(yīng)采取特別收藏措施，防止任何其他人接觸到這些檔案，除非檔案被寄存者特許利用。”另一種情況是對(duì)利用者公開出版學(xué)術(shù)研究成果的限制。第八條規(guī)定，應(yīng)遵循1988年修訂的版權(quán)設(shè)計(jì)專利法，研究學(xué)者在撰寫的出版物中對(duì)寄存者檔案和手稿部分的引用或復(fù)制要注明出處，對(duì)一些敏感問題的公布首先應(yīng)尋求寄存者或其人的同意。
篇2
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了全面建成小康社會(huì)的新時(shí)代，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問題。現(xiàn)階段，農(nóng)村各項(xiàng)工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時(shí)期，對(duì)農(nóng)村各項(xiàng)工作提出了全新的要求和變化，在實(shí)際工作過程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項(xiàng)工作的管理制度，認(rèn)真做好農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過程做出的積極的努力，對(duì)推動(dòng)基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案進(jìn)行管理過程中一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，這是農(nóng)村管理過程中一個(gè)比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的真實(shí)記錄，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過各種途徑進(jìn)一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少?gòu)目傮w發(fā)展情況來看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲(chǔ)存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴(yán)重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒有更換過，上級(jí)部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對(duì)農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對(duì)于經(jīng)管理部門來說，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級(jí)的農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動(dòng)以及檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現(xiàn)了丟失和無處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會(huì)的發(fā)展的需求，其未能緊跟時(shí)展的潮流合理對(duì)制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學(xué)，立卷不規(guī)范。同時(shí)，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過程中，因?yàn)闆]有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行檔案存檔和管理，對(duì)整個(gè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機(jī)制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實(shí)際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來，依據(jù)國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營(yíng)和農(nóng)村集體財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，綜合各方面意見出臺(tái)關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實(shí)施意見，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識(shí)；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進(jìn)行一次檔案檢查和部門互相檢查，對(duì)合格的單位給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的，存在的問題的單位，應(yīng)該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理?xiàng)l件首先，要保證與獨(dú)立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進(jìn)具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項(xiàng)資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時(shí)明確檔案管理的范圍和時(shí)間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過程中，會(huì)形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學(xué)檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責(zé)。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]翁貞林，阮華.新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)主體：多元模式、內(nèi)在邏輯與區(qū)域案例分析[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015（，5）：32-39.
篇3
XX檔案局的指導(dǎo)下，積極開展村級(jí)檔案工作，取得了良好的效果，推動(dòng)了全鄉(xiāng)檔案工作躍上了一個(gè)新的臺(tái)階。
不斷探索積極進(jìn)取
XXX年“撤、建、并”時(shí)，成立了XXXX鄉(xiāng)，因地質(zhì)結(jié)構(gòu)脆弱，頻繁發(fā)生泥石流自然災(zāi)害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對(duì)檔案工作的重視不夠，鄉(xiāng)級(jí)檔案工作無人問津，現(xiàn)存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉(xiāng)政府辦公樓遷址后，各項(xiàng)工作逐漸步入正軌，得到領(lǐng)導(dǎo)重視，開始了鄉(xiāng)村兩級(jí)檔案工作。歷時(shí)XX年，鄉(xiāng)級(jí)檔案整理結(jié)束，而村級(jí)檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農(nóng)村基層發(fā)展變化的檔案信息資源，對(duì)推動(dòng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用不明顯。主要原因是村干部報(bào)酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩(wěn)定，干部調(diào)整頻繁，集體經(jīng)濟(jì)薄弱，檔案保管條件差，村級(jí)檔案曾一度淪為村干部的私有產(chǎn)物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級(jí)檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農(nóng)村發(fā)展和穩(wěn)定。
XXXX鄉(xiāng)村級(jí)檔案工作始于XXX年。為探索發(fā)展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機(jī)遇，全鄉(xiāng)大面積實(shí)施退耕還林，共實(shí)施XXXXX余畝。退耕后農(nóng)戶享受錢糧補(bǔ)助，補(bǔ)助糧食歸農(nóng)戶所有，補(bǔ)助資金由政府統(tǒng)籌，年補(bǔ)助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報(bào)酬，調(diào)動(dòng)了村干部工作積極性，全面實(shí)行“村為主”管理，為村級(jí)檔案工作創(chuàng)造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級(jí)檔案工作，只是一個(gè)新的起點(diǎn)，就是收集零散材料。
隨著退耕還林的實(shí)施，各類矛盾由此而生，群眾對(duì)檔案的利用需求也越來越強(qiáng)烈，特別是相續(xù)退耕還林后，大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級(jí)檔案工作提升到了一個(gè)重要的位置。為解決這些問題，鄉(xiāng)政府投入了資金建鄉(xiāng)檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務(wù)功能。
提升素質(zhì)強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
XXXX年，市人民政府出臺(tái)了《六盤水市村級(jí)檔案管理暫行辦法》，為村級(jí)檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對(duì)村級(jí)檔案制定了詳細(xì)的實(shí)施辦法，納入目標(biāo)管理體系并作為一項(xiàng)考核內(nèi)容推進(jìn)。
為進(jìn)一步搞好我鄉(xiāng)村級(jí)檔案工作，鄉(xiāng)成立了村級(jí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。黨政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，把村級(jí)檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實(shí)擔(dān)負(fù)起村級(jí)檔案工作的重任。鄉(xiāng)黨委、政府把村級(jí)檔案工作列為“村為主”考核的一項(xiàng)內(nèi)容，與其他工作一起安排、一起考核。
要搞好村級(jí)檔案工作，提高村級(jí)檔案管理員業(yè)務(wù)水平尤為重要。為此，由鄉(xiāng)政府出資金，為村級(jí)購(gòu)置必須的檔案裝具，積極開展村級(jí)檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)XXXX檔案局的業(yè)務(wù)人員到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。通過培訓(xùn)，使村級(jí)檔案員的業(yè)務(wù)水平得到了進(jìn)一步提高。
抓好試點(diǎn)穩(wěn)步推進(jìn)
為使村級(jí)檔案工作做細(xì)、做好，我們采取了先搞試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步鋪開的方法。在全區(qū)農(nóng)村基層組織現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在我鄉(xiāng)壩子村召開之前，利用兩個(gè)月時(shí)間，選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作組到壩子村指導(dǎo)、協(xié)助他們建村級(jí)檔案，對(duì)村級(jí)檔案進(jìn)行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經(jīng)過努力，壩子村檔案試點(diǎn)工作達(dá)到了預(yù)期目的，受到參加現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的一致好評(píng)。試點(diǎn)完成后，我們及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點(diǎn)村參觀，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，積極推動(dòng)此項(xiàng)工作。
試點(diǎn)工作結(jié)束，分派力量到村協(xié)助、指導(dǎo)工作，明確時(shí)限，整體推進(jìn)。全鄉(xiāng)X個(gè)行政村，自XXX年XX月開始，歷時(shí)XX個(gè)月，將村級(jí)檔案全部整理結(jié)束，共建村級(jí)檔案279卷。
建章立制完善管理
為進(jìn)一步提高村級(jí)檔案工作水平，保證村級(jí)檔案工作逐步進(jìn)入規(guī)范化、制度化管軌道，把村級(jí)檔案工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作抓好抓實(shí)、抓出成效，精心組織，周密部署，認(rèn)真實(shí)施，切實(shí)做到“一個(gè)加強(qiáng)、兩個(gè)強(qiáng)化、三個(gè)把關(guān)、四個(gè)到位”。
“一個(gè)加強(qiáng)”，就是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。鄉(xiāng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，各村相應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將村級(jí)檔案工作納入鄉(xiāng)、村兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入工作計(jì)劃和“村為主”目標(biāo)管理，隨時(shí)幫助解決工作中遇到的困難和問題。
“兩個(gè)強(qiáng)化”，即一是強(qiáng)化崗位職責(zé)，將檔案工作落實(shí)到人，做到定人員、定任務(wù)、定時(shí)間、定質(zhì)量；加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格監(jiān)督，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處。二是強(qiáng)化協(xié)調(diào)，形成緊密配合、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、齊抓共管的工作格局。
“三個(gè)把關(guān)”，即一是把好文件材料齊全完整關(guān)。二是把好案
卷質(zhì)量關(guān)。按照“分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)案卷要求做到“全、細(xì)、準(zhǔn)、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細(xì)”指在鑒定上要細(xì)，“準(zhǔn)”指在分類上要準(zhǔn)，美指在裝訂上力求美觀）。三是把好制度健全關(guān)。要求各村普遍建立符合實(shí)際的檔案保管、檔案立卷歸檔、檔案保密、檔案利用、檔案借閱、檔案防火安全等
篇4
由于現(xiàn)實(shí)種種原因，農(nóng)村經(jīng)營(yíng)管理檔案工作還處于混亂狀態(tài)，農(nóng)經(jīng)工作資料還有不重視、甚至少數(shù)人不當(dāng)回事的現(xiàn)象。
2.1對(duì)農(nóng)經(jīng)工作檔案的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員、尤其是一部分老農(nóng)經(jīng)人員有不重視農(nóng)經(jīng)工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農(nóng)扣部門的領(lǐng)導(dǎo)、干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：認(rèn)為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認(rèn)為檔案就是保管著就行，自己是領(lǐng)導(dǎo)、是干部就放在自己柜子里，要用時(shí)拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認(rèn)為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應(yīng)該及時(shí)存檔的資料長(zhǎng)久的滯留在其身邊，本應(yīng)存檔的資料長(zhǎng)時(shí)間未入檔。另一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：對(duì)于當(dāng)年本應(yīng)該移交存檔的材料抱著敷衍的態(tài)度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。
2.2檔案管理人員專業(yè)技能不高
農(nóng)經(jīng)工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案意識(shí)有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對(duì)檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質(zhì)量。管理人員在思想意識(shí)上提不起來，檔案管理這項(xiàng)工作自身的重視程度就不夠。極個(gè)別的檔案管理人員對(duì)日常事務(wù)中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時(shí)整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現(xiàn)象似乎還未引起重視，同樣是嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。
2.3檔案管理硬件設(shè)施差
對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理必備的硬件設(shè)施差，現(xiàn)實(shí)工作中農(nóng)經(jīng)檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設(shè)施差或設(shè)備不配套，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質(zhì)量。
3完善農(nóng)經(jīng)檔案管理工作的對(duì)策
3.1健全農(nóng)經(jīng)工作檔案管理制度
上級(jí)部門應(yīng)對(duì)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)管理的檔案管理工作建立對(duì)應(yīng)的檔案制度。體現(xiàn)如下的要求：
3.1.1 合理、科學(xué)。為適應(yīng)新需要，建立檔案管理制度要符合農(nóng)村經(jīng)營(yíng)管理工作實(shí)際和檔案管理工作實(shí)際。
3.1.2 簡(jiǎn)明、實(shí)用。建立的檔案管理制度具有適應(yīng)農(nóng)經(jīng)工作的操作性，分類方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性要強(qiáng)，以更好的發(fā)揮檔案管理的作用。
3.1.3 制度要有約束性。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執(zhí)行，而檔案管理人員是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。
3.1.4 制度要體現(xiàn)嚴(yán)肅性。農(nóng)經(jīng)檔案管理工作好壞體現(xiàn)了農(nóng)經(jīng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，農(nóng)經(jīng)檔案工作制度在執(zhí)行的過程中，應(yīng)該有上級(jí)部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)提供交流平臺(tái)。如果平普拉塔的、抱著不思進(jìn)取的思想還以老套路管理農(nóng)經(jīng)檔案，那再有完善的制度也只會(huì)是空殼。
3.2加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使農(nóng)經(jīng)檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，應(yīng)盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高農(nóng)經(jīng)檔案工作的效率和水平。
3.3提高檔案管理人員素質(zhì)
要加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步熟悉檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，真正掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質(zhì)量，同時(shí)也提升了服務(wù)；二是上級(jí)部門應(yīng)創(chuàng)造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行有效溝通的平臺(tái)。三是領(lǐng)導(dǎo)要注意對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理人員作正確引導(dǎo)，在工作上應(yīng)體現(xiàn)關(guān)心、理解、支持，以充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)選擇政治思想可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓(xùn)的方式或自學(xué)方式提高農(nóng)經(jīng)檔案管理工作水平、規(guī)范檔案管理工作、提高服務(wù)質(zhì)量。
3.4強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高管理水平
農(nóng)經(jīng)檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)性觀念。要端正服務(wù)態(tài)度，吃得苦、耐得氣，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。使農(nóng)經(jīng)檔案資料充分地為農(nóng)村工作服務(wù)，這也是農(nóng)經(jīng)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。
篇5
社區(qū)和農(nóng)村檔案不僅反映社會(huì)最基層的管理，而且反映與人民群眾生活息息相關(guān)的各種信息，為處理糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、解決下崗再就業(yè)、繁榮社區(qū)和農(nóng)村文化、促進(jìn)居民村民健康、落實(shí)最低生活保障、打擊違法犯罪、保證社會(huì)穩(wěn)定，維護(hù)社區(qū)居民和農(nóng)村村民的合法權(quán)益，為廣大社區(qū)居民、農(nóng)村村民積極參與自我管理、提升社區(qū)與農(nóng)村管理水平，完善社區(qū)與農(nóng)村各項(xiàng)服務(wù)功能，改善民計(jì)民生，推進(jìn)城鄉(xiāng)基層民主政治建設(shè)、促進(jìn)社區(qū)與農(nóng)村物質(zhì)文明、精神文明進(jìn)步和建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)發(fā)揮了重要的作用。社區(qū)、農(nóng)村檔案是社區(qū)居民委員會(huì)、農(nóng)村村民委員會(huì)行使管理職能，服務(wù)人民群眾活動(dòng)中形成的原始記錄，這些檔案資料貼近百姓，具有較強(qiáng)的服務(wù)針對(duì)性。
二、現(xiàn)行《檔案法》缺乏對(duì)社區(qū)、農(nóng)村檔案管理的規(guī)范
當(dāng)前，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理中還存在一些問題。由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的不平衡，社區(qū)、農(nóng)村檔案的積累和所發(fā)揮的作用差異很大，有不少社區(qū)、農(nóng)村對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不高，特別是一些落后地區(qū)的社區(qū)和偏遠(yuǎn)農(nóng)村尚未建立檔案工作，多憑腦子記，嘴巴說，形成的一些文件材料也都散存在個(gè)人手中。初步建立檔案工作的，由于檔案工作人員兼職的多，且流動(dòng)性大，經(jīng)常變換工作崗位，造成檔案業(yè)務(wù)工作薄弱，加之缺乏資金的投入，使已形成的檔案資料不能很好地收集和提供有效地利用，難以在社區(qū)、農(nóng)村科學(xué)發(fā)展中發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
同時(shí)，社區(qū)和農(nóng)村檔案工作與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)和要求還不適應(yīng)，面臨著一些困難。如縣級(jí)檔案部門人員較少，農(nóng)村檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量薄弱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)縣級(jí)檔案局(館)平均不足10人，有的地方從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)的只有一到兩人。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)一般只有一名檔案員，還大多身兼數(shù)職。面向農(nóng)村的檔案信息服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)培訓(xùn)的力量嚴(yán)重不足。在全國(guó)還有相當(dāng)一部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，村級(jí)建檔的任務(wù)還很艱巨，檔案保管的基本條件都還不具備。隨著國(guó)有企業(yè)改革和政府機(jī)構(gòu)改革的深化，企業(yè)剝離出來的社會(huì)職能和政府轉(zhuǎn)移出來的服務(wù)職能，如職工福利、社會(huì)保障和社會(huì)化服務(wù)等事務(wù)，都由社區(qū)組織來承接，社區(qū)承擔(dān)的職能越來越多，形成的檔案也就越來越多。由于缺乏檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理還存在一定的混亂現(xiàn)象，如歸檔范圍界定不清，應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料得不到及時(shí)歸檔，檔案管理方式五花八門，不能很好地提供利用服務(wù)等。
對(duì)于社區(qū)和農(nóng)村檔案管理存在的問題，現(xiàn)行《檔案法》缺少有效的監(jiān)管規(guī)定。縱觀現(xiàn)行《檔案法》，全文對(duì)社區(qū)檔案的管理沒有規(guī)定，對(duì)于農(nóng)村檔案的管理，也僅在《檔案法》第六條第三款提到“鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”而對(duì)于社區(qū)和農(nóng)村檔案機(jī)構(gòu)的建立與運(yùn)轉(zhuǎn)、社區(qū)檔案人員的配備、村委會(huì)和居委會(huì)在檔案工作方面的職責(zé)以及檔案利用與服務(wù)等方面都沒有提出明確的要求。隨著社區(qū)建設(shè)和農(nóng)村發(fā)展，檔案工作迫切需要在上述諸多方面取得突破，以更好地服務(wù)于社區(qū)建設(shè)和農(nóng)村發(fā)展。檔案工作的這一迫切需求也尤其需要得到《檔案法》的支持和保障。
三、修改《檔案法》應(yīng)與相關(guān)法律相銜接。對(duì)社區(qū)、農(nóng)村檔案管理提出明確的要求
一是與《中華人民共和國(guó)城市居民委員會(huì)組織法》和《中華人民共和國(guó)村民委員會(huì)組織法》相銜接，明確規(guī)定居委會(huì)和村委會(huì)在檔案管理方面的職責(zé)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)城市居民委員會(huì)組織法》和《中華人民共和國(guó)村民委員會(huì)組織法》的規(guī)定，城市居民委員會(huì)和農(nóng)村村民委員會(huì)是基層群眾性自治組織。基層群眾性自治組織在自我管理中形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅是基層群眾性自治組織自我管理的記錄，也是法律要求公開的信息，既是接受居民、村民監(jiān)督、查詢的憑證，又是有關(guān)政府機(jī)關(guān)調(diào)查核實(shí)的依據(jù)。管理好這些檔案對(duì)于城市居民委員會(huì)和村民委員會(huì)的建設(shè)，維護(hù)居民、村民的合法權(quán)益將起到重要的作用。建議修改《檔案法》時(shí)明確規(guī)定村民委員會(huì)、居民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定專人按照有關(guān)檔案管理規(guī)定管理所形成的檔案，并根據(jù)法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定提供利用服務(wù)，同時(shí)接受鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處檔案機(jī)構(gòu)和工作人員的監(jiān)督和指導(dǎo)。這樣才能確保檔案安全和科學(xué)的管理，充分發(fā)揮檔案的作用。
篇6
一、加強(qiáng)人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動(dòng)。人事檔案中，針對(duì)醫(yī)院工作人員真實(shí)的歷史工作表現(xiàn)、工作實(shí)際等有翔實(shí)的記錄。同時(shí)，醫(yī)院會(huì)根據(jù)歸檔制度，對(duì)工作人員的德、能、績(jī)、勤、廉方面動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行補(bǔ)充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎(jiǎng)勵(lì)等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實(shí)施管理。
二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績(jī)效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實(shí)施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個(gè)人的德、能、勤、績(jī)四項(xiàng)的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵(lì)員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠(yuǎn)。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個(gè)人的績(jī)效情況。其中，僅僅存在一個(gè)人的某一階段的業(yè)績(jī)成果，而不能提供個(gè)人量化考核動(dòng)態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對(duì)于績(jī)效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進(jìn)行。同時(shí)，醫(yī)院的人事檔案管理在績(jī)效管理方面較為欠缺，主要是因?yàn)槠淙鄙倏茖W(xué)的管理方法。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事管理對(duì)檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會(huì)打亂檔案管理的秩序。
三、加強(qiáng)人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗(yàn)收把關(guān)上加強(qiáng)管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實(shí)。目前，關(guān)于加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績(jī)效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績(jī)效材料。為了收集材料的全面翔實(shí)，應(yīng)按期驗(yàn)收績(jī)效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理工作立卷和移交材料，確保二級(jí)管理單位上報(bào)檔案材料的全面翔實(shí)。同時(shí)，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對(duì)負(fù)責(zé)課題兼職檔案人員，進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負(fù)其責(zé)，協(xié)力合作。在績(jī)效檔案歸檔工作中，具體有項(xiàng)目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對(duì)于這些環(huán)節(jié)的整體運(yùn)作，應(yīng)該由各部門各負(fù)其責(zé)，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責(zé)范圍，課題組也有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，兩個(gè)組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對(duì)于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負(fù)責(zé)，人事檔案室和課題組應(yīng)進(jìn)行督促、指導(dǎo)。歸檔的績(jī)效檔案文件材料也有嚴(yán)格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實(shí)，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準(zhǔn)確，個(gè)人簽字清晰，形成材料的時(shí)間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制較為適合。一旦科研項(xiàng)目完成或部分完成，歸檔時(shí)間應(yīng)確定，一般為項(xiàng)目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負(fù)責(zé)人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負(fù)責(zé)匯總，對(duì)于文件材料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理、立卷，并按時(shí)移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項(xiàng)目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對(duì)三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對(duì)象不明確的。對(duì)于退回的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進(jìn)其信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理，對(duì)于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。
【參考文獻(xiàn)】
篇7
聲像檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說明的具有保存價(jià)值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來并予以再現(xiàn)，具有現(xiàn)時(shí)性和不可重復(fù)性。
一、聲像檔案歸檔與保存管理存在的問題
由于過去物質(zhì)和技術(shù)條件所限，產(chǎn)生的聲像資料很少。隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)的使用越來越廣泛，隨之產(chǎn)生了大量的聲像文件。如何對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔與保存，是其有效管理與利用的首要問題。
1.攝錄人員對(duì)聲像檔案的歸檔意識(shí)薄弱。或者對(duì)聲像檔案的性質(zhì)并不了解，導(dǎo)致未能得到妥善的歸檔保存；或者在數(shù)碼、影音設(shè)備使用過程中，因存儲(chǔ)空間不夠等原因，將原有聲像資料在沒有備份的情況下進(jìn)行覆蓋、刪除，造成聲像檔案大量流失；或者部分聲像檔案未及時(shí)移交檔案部門統(tǒng)一保存，因無相應(yīng)的記錄和說明導(dǎo)致歸檔困難。另外，檔案人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，也會(huì)造成聲像檔案的失控或流失。
2.檔案部門在聲像檔案收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，檔案部門對(duì)其拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量沒辦法進(jìn)行相應(yīng)的控制措施，聲像檔案的歸檔往往處于被動(dòng)地位，滯后于業(yè)務(wù)活動(dòng)，且多數(shù)情況下收集到的聲像檔案僅為不完整的一部分。因此，不能全面完整反映當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。
3.聲像檔案歸檔范圍不明確。目前多數(shù)單位在歸檔材料類別中均有聲像檔案的類別，但對(duì)于哪些范圍內(nèi)的聲像檔案應(yīng)該歸檔沒有明確規(guī)定，這在很大程度上影響了攝錄人員將聲像資料主動(dòng)歸檔的積極性。
二、聲像檔案歸檔與保存中的數(shù)字化管理引入
如何保管好聲像檔案的完整性，最大限度地延長(zhǎng)聲像檔案的壽命，是擺在檔案人員面前的一項(xiàng)重要課題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，聲像檔案的數(shù)字化管理，是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的大勢(shì)所趨，有利于實(shí)現(xiàn)聲像檔案的應(yīng)有價(jià)值，也是人類社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。
1.照片檔案歸檔的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)原有已歸檔的紙質(zhì)照片檔案，如果數(shù)量較多，可以用掃描儀分批進(jìn)行掃描，并標(biāo)注說明，包括時(shí)間、事件背景、人物、地點(diǎn)。而作為檔案保存的數(shù)碼照片，原則上不要進(jìn)行處理，照片上的原始數(shù)據(jù)，不僅是拍攝時(shí)間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數(shù)碼照相機(jī)拍攝的照片檔案，可以直接用數(shù)據(jù)線傳輸進(jìn)電腦，存儲(chǔ)在硬盤盤上，并可編寫程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理及利用。
以電子文檔形式保存的照片檔案，電子文檔即是照片也是底片，可以根據(jù)用戶的需要，隨時(shí)進(jìn)行打印。同時(shí)，對(duì)于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop圖形處理軟件進(jìn)行修復(fù)和處理，以達(dá)到最佳效果。調(diào)看電子照片檔案，次數(shù)再多也不會(huì)對(duì)圖像效果有任何損耗。
2.磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式，進(jìn)行數(shù)字化處理，并存儲(chǔ)入硬盤，可以長(zhǎng)久保存。在歸檔的過程中，可根據(jù)其所反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進(jìn)行，使同一內(nèi)容或同一事物的照片歸入同一類中。
聲像檔案的數(shù)字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時(shí)，就可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)或相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，在歸檔的同時(shí)，即可進(jìn)行電子檔案的主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。用戶查閱時(shí)，只需給出文件號(hào)或主題詞，即可以檢索出相應(yīng)的文件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
聲像檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔后，利用計(jì)算機(jī)可對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行信息整合和加工處理，克服手工信息加工模式時(shí)間長(zhǎng)的缺陷，縮短信息整合加工的時(shí)間，提高了檔案信息利用的時(shí)效性；與紙質(zhì)照片檔案相比，電子檔案信息傳遞更快捷、更方便。
三、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的風(fēng)險(xiǎn)控制
由于國(guó)內(nèi)外至今沒有聲像檔案歸檔、保存的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此很多單位采取與紙質(zhì)檔案同樣的存儲(chǔ)方法來保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時(shí)采取遷移或多次遷移聲像檔案來達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，在遷移過程中常常伴隨著很多風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，存儲(chǔ)硬件設(shè)備在歸檔過程中也存在著幾個(gè)需注意的問題。
1.數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換的遷移風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)環(huán)境的變化主要體現(xiàn)在格式的轉(zhuǎn)換方面，格式的轉(zhuǎn)換對(duì)數(shù)字聲像檔案來說具有至關(guān)重要的影響，而通常的格式的轉(zhuǎn)換就是將文件由一種格式（多數(shù)為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進(jìn)行壓縮。數(shù)字聲像檔案格式的轉(zhuǎn)換過程中，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性都可能造成嚴(yán)重的危害，面對(duì)這樣的風(fēng)險(xiǎn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）》做出規(guī)定：音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
以WAV為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規(guī)范》的規(guī)定也是考慮到了避免經(jīng)過有損壓縮破壞文件的二進(jìn)制數(shù)據(jù)流配置，進(jìn)而破壞聲像檔案內(nèi)容信息。然而作為聲音文件的“源”，WAV占用了極大的存儲(chǔ)空間，因此，在保存檔案時(shí)要綜合考慮檔案價(jià)值與存儲(chǔ)空間，根據(jù)不同情況做出不同選擇。然而，《規(guī)范》提出了聲像檔案的通用格式并不意味著檔案工作人員在存儲(chǔ)檔案時(shí)要將檔案全部轉(zhuǎn)換成一種格式。目前并沒有統(tǒng)一的格式規(guī)范，也沒有形成真正的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了一旦格式規(guī)范由某個(gè)組織或個(gè)人所專有，一旦這個(gè)組織或者個(gè)人消亡，則所有的數(shù)字檔案將成為不可解讀的無用信息。因此，采用專有格式存儲(chǔ)聲像檔案面臨數(shù)據(jù)丟失的巨大風(fēng)險(xiǎn)。
2.數(shù)字化硬盤存儲(chǔ)的設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲(chǔ)在硬盤中，如果硬盤發(fā)生老化，就會(huì)導(dǎo)致聲像檔案數(shù)據(jù)的損失。一方面，可以對(duì)存儲(chǔ)聲像檔案的硬盤采用“自監(jiān)測(cè)、分析及報(bào)告技術(shù)”，監(jiān)測(cè)磁頭、磁盤、馬達(dá)、電路等，當(dāng)監(jiān)測(cè)對(duì)象出現(xiàn)安全值范圍以外的情況時(shí)，會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告，自動(dòng)降低硬盤的運(yùn)行速度，把重要數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)存到其他安全扇區(qū)，甚至把文件備份到其他硬盤或存儲(chǔ)設(shè)備。因此，可以對(duì)硬盤潛在故障進(jìn)行有效預(yù)測(cè)，提高數(shù)據(jù)的安全性。另一方面，可以采用驅(qū)動(dòng)器健康檢測(cè)技術(shù)，讓用戶方便快捷地檢測(cè)硬盤的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，通過讀取伺服位置錯(cuò)誤信號(hào)來計(jì)算出盤片交換、伺服穩(wěn)定性、重復(fù)移動(dòng)等參數(shù)，并給出圖形供用戶或技術(shù)人員參考，可以對(duì)硬盤式聲像檔案進(jìn)行備份，以移動(dòng)硬盤的方式在合適條件下保存，并定期在獨(dú)立系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案安全。
四、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的措施建議
1.有計(jì)劃、有步驟地開展數(shù)字化管理工作。這是實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的有效途徑。首先，對(duì)原有的聲像檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理；其次，把數(shù)字化的聲像檔案材料實(shí)行信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理。各單位可利用局域網(wǎng)，建立檔案館主頁，把數(shù)字化的聲像檔案放到局域網(wǎng)服務(wù)器上，直接通過網(wǎng)頁點(diǎn)擊來選擇和播放相應(yīng)的聲像資料，設(shè)立相關(guān)聲像檔案資料庫(kù)查詢專欄，方便檢索；最后，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防毒措施，對(duì)聲像檔案實(shí)行分級(jí)、分類管理。
2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這是實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的組織保證。要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)、又有較高專業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。“人才先行”是加快聲像檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程的前提。由于歷史原因，企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)不熟悉信息技術(shù)。為此，必須突出做好以下兩個(gè)方面的工作：首先，通過在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的再教育；其次，繼續(xù)加強(qiáng)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及與信息技術(shù)相關(guān)的專業(yè)英語學(xué)習(xí)，使她們盡快適應(yīng)數(shù)字化、信息化工作的要求，是當(dāng)前乃至今后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，檔案管理人員繼續(xù)教育的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳玲.創(chuàng)新聲像檔案的收集和歸檔模式[J].科技資訊，2009，(33).
篇8
高校的檔案是高校發(fā)展歷程的物質(zhì)載體，在大多數(shù)情況下，高校的教學(xué)、科研以及管理都會(huì)在高校檔案中有所記載，這對(duì)于高校今后的發(fā)展具有極為重要的作用，所以對(duì)于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對(duì)此，下文在基于筆者工作實(shí)踐基礎(chǔ)上，重點(diǎn)圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對(duì)策展開探究，力圖為做好此項(xiàng)工作貢獻(xiàn)自己綿薄之力。
二、檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理工作得不到重視。很多高校對(duì)于檔案管理都缺乏一定的重視，認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)走流程的過程，對(duì)于用于保存檔案的地點(diǎn)也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對(duì)落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會(huì)由于年份原因或多或少都會(huì)有遺失甚至是錯(cuò)漏，電子版大多也會(huì)因?yàn)楣芾聿划?dāng)而遺失或者泄露。（二）檔案管理人員的專業(yè)不足。由于很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視不足，所以相對(duì)的，在人員的招收上也是一個(gè)隨意的過程，往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯(cuò)亂，導(dǎo)致很多人員的檔案沒有得到及時(shí)的清理，也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規(guī)范，造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對(duì)輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因?yàn)榻^大多數(shù)情況下，沒有一個(gè)相對(duì)嚴(yán)格的管理，所以檔案的信息泄露也是極為容易。（三）檔案收集的不齊全。很多時(shí)候高校的領(lǐng)導(dǎo)者都對(duì)檔案不太關(guān)注，所以導(dǎo)致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個(gè)系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。這也導(dǎo)致很多檔案在收集這些信息的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細(xì)致，甚至?xí)霈F(xiàn)一堆過期信息，導(dǎo)致在人才的選拔方面后知后覺。（四）檔案部門管理疏松。因?yàn)槁殬I(yè)的特殊性，很多情況下，對(duì)于這部分人都沒有一個(gè)嚴(yán)格的管理程序，導(dǎo)致很大程度上，檔案的嚴(yán)密性，完整性，系統(tǒng)性都缺乏一個(gè)重要保障。對(duì)于高校來說，檔案的安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通企業(yè)，但是這類單位在很大程度上對(duì)于檔案的保護(hù)卻要普遍低于普通企業(yè)。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導(dǎo)致檔案信息存在有很大的誤差，不能及時(shí)地對(duì)一些手續(xù)不全的材料退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)辦，也對(duì)檔案信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費(fèi)大量的時(shí)間去錄入信息。（五）檔案的現(xiàn)代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對(duì)還是很落后，甚至有的高校只是采用簡(jiǎn)單的A4紙進(jìn)行保存，這樣不單對(duì)檔案的嚴(yán)密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對(duì)于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學(xué)和信息化的存儲(chǔ)了，可是即使有的高校有條件購(gòu)買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，導(dǎo)致工作效率的低下，也導(dǎo)致檔案信息時(shí)效性嚴(yán)重不足。
三、高校檔案管理的對(duì)策及思考
（一）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度。提高對(duì)于檔案的管理，對(duì)于檔案的保存加大安保力度，對(duì)于存放檔案的地方要保持整潔，統(tǒng)一，對(duì)于檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護(hù)。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時(shí)代高速的發(fā)展，使得檔案信息更新也不斷加快，如何準(zhǔn)確的保存檔案對(duì)于高校來說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。（二）嚴(yán)格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個(gè)很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴(yán)密性對(duì)人才來說都是一個(gè)很重要的保障，所以對(duì)于管理人員檔案的員工也要進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的防護(hù)意識(shí)。要求他們進(jìn)行信息采集的時(shí)候能夠認(rèn)真、細(xì)致，將各種信息都能準(zhǔn)確地錄入。要求必要時(shí)采取一定的制度，嚴(yán)懲那些不太重視的人員。（三）全面完善檔案收集。建立一個(gè)完善的檔案管理體系，將檔案資料收集作為一個(gè)很重要的流程，讓檔案部門加強(qiáng)這方面的認(rèn)識(shí)，對(duì)于每一個(gè)收集的資料都要有一定的責(zé)任感，對(duì)于檔案的存放也要有一定的秩序，讓檔案管理變得全面，客觀，動(dòng)態(tài)性，對(duì)檔案的不同功能進(jìn)行歸類，加強(qiáng)檔案信息的權(quán)威性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有完善的管理體系才能規(guī)范檔案員工的行為，從而達(dá)到最大的工作效益。（四）加強(qiáng)檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道，這使檔案能夠得到及時(shí)的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實(shí)有效。（五）實(shí)現(xiàn)檔案建的現(xiàn)代化和信息化。想要合理利用檔案，最大限度的發(fā)揮這個(gè)資源庫(kù)的作用，就必須要進(jìn)行一個(gè)現(xiàn)代化的建設(shè)，將檔案通過高科技進(jìn)行一個(gè)整合，不單只可以加強(qiáng)檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長(zhǎng)檔案的存放時(shí)間。充分的利用網(wǎng)路對(duì)于檔案信息的處理是相當(dāng)必要的，加上部門的配合，技術(shù)人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時(shí)候準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸檔案信息，加強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性各高校在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)館藏開放檔案的全文掃描工作，依據(jù)破損、老化、利用頻繁檔案優(yōu)先掃描的原則進(jìn)行，并將其放在檔案館網(wǎng)站上加以利用，實(shí)行網(wǎng)上全文檢索。各高校要建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。
四、結(jié)束語
總而言之，高校檔案管理質(zhì)量與高校發(fā)展息息相關(guān)，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項(xiàng)工作中的作用越來越明顯，所以，高校師生應(yīng)當(dāng)要對(duì)檔案管理工作予以充分重視，正視管理中存在的問題，并采取有效的對(duì)策進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化，以有效提高高校檔案管理水平。
作者:金愛新 單位:長(zhǎng)春工程學(xué)院檔案館
【參考文獻(xiàn)】
篇9
【關(guān)鍵詞】 檔案； 管理； 對(duì)策
Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China
【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.
【Key words】 Archives; Management; Countermeasures
筆者所在醫(yī)院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫(yī)院，有病區(qū)26個(gè)，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區(qū)域醫(yī)療中心，有2個(gè)省市重點(diǎn)專科，近期將修建32 900平方米住院綜合樓，醫(yī)院正以良性態(tài)勢(shì)向前發(fā)展。在本院的發(fā)展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛(wèi)生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》，衛(wèi)生部和國(guó)家檔案局制定了《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》。衛(wèi)生檔案是指各級(jí)衛(wèi)生行政管理部門和各醫(yī)療、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)等機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱各衛(wèi)生機(jī)構(gòu)），在工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料［1］。本文所指檔案（下同）是醫(yī)院在人事、醫(yī)療、科研、教學(xué)、文秘、設(shè)備、基建、病案、財(cái)務(wù)管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，它在醫(yī)院發(fā)展過程中起著重要作用。如何科學(xué)管理這些檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化、為醫(yī)院發(fā)展提供更多具有價(jià)值的檔案資源信息至關(guān)重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析探討，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。
1 存在的問題
1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠 很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院的中心工作是抓醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是提高醫(yī)療技術(shù)水平，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要還是認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的潛在作用。
1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應(yīng)歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對(duì)檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)，致使檔案資料不能及時(shí)有效匯總，檔案完整性達(dá)不到要求。從不同性質(zhì)、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。
1.3 檔案人員專業(yè)素質(zhì)滯后 （1）由于醫(yī)院檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數(shù)人未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，缺少檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)意識(shí)不強(qiáng)。檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與技能不高。（2）在工作中關(guān)于檔案管理員的培訓(xùn)教育相對(duì)較少，缺少不斷提高的機(jī)會(huì)。造成檔案管理水平滯后，日復(fù)一日，檔案管理被簡(jiǎn)單認(rèn)為就是保管資料而不被重視，難以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。
1.4 檔案工作管理職責(zé)不明，缺乏監(jiān)督機(jī)制 檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。醫(yī)院無相應(yīng)的監(jiān)督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中；作為科室第一責(zé)任人的科室主任重心大都在科室經(jīng)營(yíng)、人才培訓(xùn)上面，對(duì)歸檔材料的收集、整理缺乏認(rèn)識(shí)，隨意性大。當(dāng)崗位輪換時(shí)缺乏對(duì)檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。
1.5 檔案硬件、設(shè)備投入不足 由于醫(yī)療用房緊張，致使醫(yī)院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設(shè)備陳舊，達(dá)不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導(dǎo)致部分檔案損毀等情況發(fā)生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡(jiǎn)，就地長(zhǎng)期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價(jià)值。
1.6 檔案信息化建設(shè)利用不夠 隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍和利用，醫(yī)院電腦管理信息系統(tǒng)的建立是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)［3］。然而，醫(yī)院對(duì)檔案信息化建設(shè)投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發(fā)，影響了檔案管理水平的提高。
2 醫(yī)院檔案管理的對(duì)策
2.1 高度重視檔案管理工作，將醫(yī)院檔案管理工作納入工作日程。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，并把檔案工作列入全院的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中；把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核；同時(shí)，形成以院長(zhǎng)或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負(fù)責(zé)，各科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)醫(yī)院要在檔案設(shè)施上加大投入，設(shè)立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經(jīng)費(fèi)，添加檔案柜、除濕機(jī)等專用設(shè)備，使檔案管理在硬件上有保障，適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。
2.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責(zé)》等，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，制定《檔案人員崗位職責(zé)書》和考核，獎(jiǎng)懲制度。
要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。
2.3 在檔案管理中，要增強(qiáng)法制意識(shí)，依法管理已經(jīng)成為該醫(yī)療行業(yè)的行為準(zhǔn)則，無論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理工作。醫(yī)院檔案部門在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，認(rèn)真抓好《檔案法》及實(shí)施辦法以及配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的實(shí)施，并結(jié)合實(shí)際制定本單位的規(guī)章制度體系，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。長(zhǎng)期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起大家的重視，如果以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給大家，其效果更易于接受。
2.4 加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓(xùn)項(xiàng)目，不斷“充電”拓寬視野，并把學(xué)到的知識(shí)通過醫(yī)院業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的平臺(tái)進(jìn)行延伸，讓每個(gè)醫(yī)務(wù)人員都有檔案管理意識(shí)，了解所涉及工作領(lǐng)域的檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。
2.5 加大對(duì)檔案室的硬件投入和技術(shù)更新，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發(fā)揮檔案的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達(dá)標(biāo)升級(jí)、基建等方面提供了大量的依據(jù)和參考。用規(guī)范檔案保管方法準(zhǔn)備等級(jí)醫(yī)院評(píng)審材料，使評(píng)審專家一目了然，非常清晰。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的意義在于“ 以評(píng)促改、以評(píng)促建、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”。檔案工作者在今后擴(kuò)大檔案收集范圍的同時(shí)，要充分利用等級(jí)評(píng)審的契機(jī)， 加強(qiáng)與各職能部門的聯(lián)系，反復(fù)宣傳醫(yī)院檔案建設(shè)在創(chuàng)建等級(jí)醫(yī)院中的重要作用，強(qiáng)化檔案材料的日常收集與整理［4］。
綜上所述，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理工作的重要性，科學(xué)管理檔案，進(jìn)一步開發(fā)、利用，發(fā)揮檔案的最大效能，也是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
參 考 文 獻(xiàn)
［1］ 衛(wèi)生部和國(guó)家檔案局.衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定，2008.
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篇10
1.檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1對(duì)檔案的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以不被看重。
1.2缺少專職人員
負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。尤其在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。
1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
1.4檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
1.5人事檔案管理手段落后
在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
2.提高檔案管理科學(xué)工作法的措施
2.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作
檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案工作重視到位、投入到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件。
2.2收集收齊歸檔文件材料
做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，對(duì)檔案形成的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。
2.3建立健全企業(yè)檔案工作管理體制
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.4采用信息化管理手段
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多，實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
2.5強(qiáng)化檔案保管條件及措施
加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫(kù)房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。
2.6提高檔案人員素質(zhì)
作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
2.7做好檔案管理工作,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平是很有必要的
檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］李多．市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué)，2005．
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二、管理機(jī)制滯后
目前的人事檔案管理還是沿用長(zhǎng)期以來行成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚，缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制滯后，已不能適應(yīng)干部工作發(fā)展的需要。另外，對(duì)離任審計(jì)，任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性，管理要求，檔案材料的收集，整理，歸檔，裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)，準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反應(yīng)本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
三、管理方法滯后
目前的人事檔案方法落后，方法繁瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高。在檔案管理水平上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能合理應(yīng)用。因此，必須圍繞新《條例》要求，適應(yīng)形勢(shì)需要，更新觀念，強(qiáng)化檔案規(guī)犯化和信息化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的培訓(xùn)，為檔案工作提供更好的服務(wù)。
四、檔案渠道不暢，收集歸檔不及時(shí)
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1 由于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越迅速，許多事業(yè)單位由于擴(kuò)張的原因?qū)е铝巳耸聶n案管理中的許多問題逐漸的明顯起來
1.1 過于傳統(tǒng)的管理方式
目前來看，即使我們修訂了相關(guān)的管理規(guī)定，但對(duì)于目前的信息社會(huì)來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，過于傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)是二十多年前形成的了，很多制度都和現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展脫節(jié)，單一的工作重點(diǎn)，沒有一個(gè)制度能夠把我們這個(gè)現(xiàn)有時(shí)代的新鮮信息添加進(jìn)去，模式太過于陳舊。
1.2 沒有作為一項(xiàng)重要工作
嚴(yán)格的來說，對(duì)于人事單位檔案的管理，這應(yīng)該是一項(xiàng)非常重要的工作，只有更加專業(yè)的管理單位才能勝任，但是由于很多事業(yè)單位對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視，沒有意識(shí)到他的嚴(yán)重性，交托的管理單位并不是非常專業(yè)，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)問題。
2 重視人事檔案安全管理問題
2.1 存在假檔
由于管理不夠嚴(yán)格，虛假檔案，檔案造假是經(jīng)常會(huì)的一個(gè)現(xiàn)象，也是目前來說一個(gè)比較嚴(yán)重的問題。舉個(gè)例子，很多握有一些權(quán)勢(shì)人會(huì)利用檔案的造假來做一些不好的事，像學(xué)歷不夠高的把自身的學(xué)歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴(yán)重的假檔，是為了在評(píng)審等中消滅證據(jù)修改證據(jù)等。
2.2 丟失檔案
以現(xiàn)有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時(shí)有發(fā)生。檔案的材質(zhì)通常都是使用紙張，并且檔案是由個(gè)人所在的事業(yè)單位所保管的，一旦個(gè)人不要這份檔案，檔案就會(huì)被發(fā)回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時(shí)候會(huì)發(fā)生不可預(yù)測(cè)的一些自然或人為災(zāi)難等，例如地震水災(zāi)等，這時(shí)就會(huì)不可挽回的導(dǎo)致檔案的丟失并且是永久性質(zhì)的。當(dāng)然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會(huì)造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對(duì)于事業(yè)單位和國(guó)家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應(yīng)該是我們盡量避免發(fā)生的事情，所以我們一定要把改進(jìn)人事檔案管理的工作提到日程上來。
3 如何解決
3.1 實(shí)行檔案規(guī)范化管理
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的完善和改進(jìn)是刻不容緩的，必須認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性。首先，這項(xiàng)工作要被排進(jìn)日常工作中去，負(fù)責(zé)人要在很多方面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持，最為主要的就是在設(shè)備，工人和規(guī)定上對(duì)其進(jìn)行支持。其次，檔案管理的工作設(shè)施以及環(huán)境需要加強(qiáng)，從軟件到硬件設(shè)備的建設(shè)都是需要進(jìn)行改善。第三，對(duì)于檔案管理的基本工作人員，其專業(yè)方面知識(shí)的需要得到統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更加專業(yè)的進(jìn)行檔案管理工作。事業(yè)單位和員工都應(yīng)該把目標(biāo)放的更遠(yuǎn)，單位在有條件的情況下應(yīng)當(dāng)請(qǐng)檔案管理部門專業(yè)的指導(dǎo)人員指導(dǎo)加強(qiáng)工作，把之前不規(guī)范的管理方式進(jìn)行改進(jìn)， 員工得到更好的培訓(xùn)后也爭(zhēng)取能夠走出大門。
3.2 提升檔案管理水平
對(duì)于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進(jìn)行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規(guī)定的進(jìn)行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個(gè)單位的上級(jí)批準(zhǔn)，并且要進(jìn)行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴(yán)格復(fù)雜的一項(xiàng)工作，工作人員的文化知識(shí)程度應(yīng)該較高一些，在聘請(qǐng)時(shí)應(yīng)該注意把關(guān)。最后，對(duì)于檔案的安全存放意識(shí)也要提高，濕度計(jì)，溫度計(jì)和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項(xiàng)設(shè)備要保證正常運(yùn)行和衛(wèi)生情況，即使檢查修理，對(duì)于有個(gè)別需要的檔案存放室，應(yīng)當(dāng)更具其需求提供相關(guān)的設(shè)施。
3.3 自主收集相關(guān)資料
作為一個(gè)合格的檔案管理人員，自主收集各項(xiàng)材料是必須的工作態(tài)度，這本身對(duì)于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項(xiàng)工作。收集也不是簡(jiǎn)單的收集信息，還要對(duì)這些信息進(jìn)行總結(jié)和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據(jù)性。一旦發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案資料，需要及時(shí)的進(jìn)行更正，確保檔案的準(zhǔn)確真實(shí)性等。
3.4 專業(yè)人員的互動(dòng)
對(duì)于各個(gè)單位的檔案管理的工作人員來說，互相學(xué)習(xí)和幫助對(duì)于人事管理工作的創(chuàng)新都是有著很大作用的。
3.5 緊跟時(shí)代腳步，完善信息建設(shè)
對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理方式要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息共享。
4 總結(jié)
想要把一個(gè)問題解決掉，方法絕對(duì)不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個(gè)最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調(diào)動(dòng)起來，檔案管理工作中的各個(gè)問題，需要有心人去探索和發(fā)現(xiàn)，呆板的重復(fù)工作，沒有創(chuàng)新，只會(huì)讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創(chuàng)新，讓法律在檔案管理工作方面越發(fā)的完整，把漏洞填補(bǔ)上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進(jìn)行，有一個(gè)更加健康的發(fā)展方向。
參考文獻(xiàn)
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篇13
在新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理體系中，我國(guó)農(nóng)村參保人數(shù)眾多，內(nèi)容復(fù)雜，在農(nóng)民的養(yǎng)老檔案中涉及到個(gè)人參保的詳細(xì)個(gè)人信息、農(nóng)民交納的養(yǎng)老保險(xiǎn)金額、個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶中基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的管理以及保險(xiǎn)關(guān)系因變動(dòng)產(chǎn)生轉(zhuǎn)移發(fā)生接續(xù)等內(nèi)容，都要全面細(xì)致地記錄在案，但由于農(nóng)村人口流動(dòng)大，情況較復(fù)雜，不及時(shí)將變動(dòng)信息提供給社保經(jīng)辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項(xiàng)，就從此不再有所更改的現(xiàn)象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細(xì)，對(duì)農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案對(duì)象統(tǒng)計(jì)不全，管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，對(duì)資料的歸檔口徑、分類標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理以及檔案管理的保存期限等事項(xiàng)，經(jīng)辦人缺乏熟知程度，無規(guī)范、無要求地處置檔案資料。
三、加強(qiáng)新農(nóng)保檔案管理工作的建議
1.制定法律法規(guī)，依法治檔新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作，要依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)，求真務(wù)實(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，吉林省政府先后頒發(fā)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會(huì)保障局統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設(shè)立規(guī)范管理的檔案管理庫(kù)，添置檔案柜、檔案袋及其他相關(guān)檔案整理工作的管理要件，進(jìn)行集中管理并制定相關(guān)的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務(wù)于廣大農(nóng)村民生。
2.加強(qiáng)宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)通過新農(nóng)保的普及宣傳，參保人員更加了解新農(nóng)保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進(jìn)新農(nóng)保深入人心。吉林省社會(huì)保障局每年舉辦一次組織全省新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)，加強(qiáng)社會(huì)保障人員的素質(zhì)，時(shí)間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質(zhì)，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識(shí)中改變?cè)械挠^念，明確自身所在位置的責(zé)任及重要性，意識(shí)到養(yǎng)老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農(nóng)保的責(zé)任心，增加他們?yōu)槊裰\福的幸福感，為新農(nóng)保資料內(nèi)容完整做好服務(wù)工作。同時(shí)，減少檔案管理人員的調(diào)動(dòng)頻率，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。
3.加強(qiáng)現(xiàn)代化信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享系統(tǒng)，提升檔案管理水平新型農(nóng)村各具特點(diǎn)，人數(shù)多且分散，參保繳費(fèi)的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對(duì)較長(zhǎng)。農(nóng)村居民向城鎮(zhèn)流動(dòng)頻繁，工作單位也處于變動(dòng)之中，尤其是農(nóng)村女性由于結(jié)婚嫁到男方所在地而將戶口進(jìn)行遷移，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案也隨之變動(dòng)，提供的檔案信息變動(dòng)情況不及時(shí)，要保證檔案資料完整、準(zhǔn)確性，工作量很大。積極推崇通過與政務(wù)網(wǎng)絡(luò)連接，各地檔案資料通過數(shù)據(jù)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，完成對(duì)農(nóng)村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實(shí)有效的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案輸入計(jì)算機(jī)，在檔案資料管理庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老信息辦公、資料存檔及對(duì)外查詢一體化，保密性強(qiáng)，安全性高，可以有效地防止不法分子對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行非法修改，以免農(nóng)村居民的經(jīng)濟(jì)受到損失。
