引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理的基本要求范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、實(shí)行工作管理責(zé)任制
（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對(duì)那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。
（二）落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報(bào)告》《水文分析計(jì)算報(bào)告》《工程水文分析報(bào)告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報(bào)告，才能充分說明所分析研究的項(xiàng)目論證報(bào)告。在做某個(gè)項(xiàng)目報(bào)告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報(bào)告管理工作制度跟不上，報(bào)告中部分水文資料可能會(huì)造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實(shí)行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強(qiáng)規(guī)范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對(duì)外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識(shí)教育和管理制度；七是管理工作實(shí)行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。
（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護(hù)措施
（一）防護(hù)措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點(diǎn)放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強(qiáng)人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。
（二）技術(shù)措施到位。加強(qiáng)對(duì)整個(gè)水文系統(tǒng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實(shí)行分級(jí)保護(hù)，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強(qiáng)度的管理措施。二是計(jì)算機(jī)技術(shù)防護(hù)，設(shè)施、設(shè)備要按照國家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。三是要明確在計(jì)算機(jī)操作規(guī)程中禁止事項(xiàng)。四是明確網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問題損壞檔案資料事件發(fā)生。
（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強(qiáng)，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運(yùn)行設(shè)施、設(shè)備放置場(chǎng)所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計(jì)算機(jī)在購買前必須是未使用過的，沒有聯(lián)接過互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國產(chǎn)的，這樣才能做到萬無一失。
（五）技防措施到位。單位計(jì)算機(jī)處理涉及水文檔案信息時(shí)，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護(hù)沒有達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。
四、開展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個(gè)漫長的過程，在收集整編的過程中要經(jīng)過很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴(kuò)大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識(shí)到位，這樣才會(huì)取得實(shí)效。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對(duì)工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進(jìn)行新形勢(shì)下的法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)防范知識(shí)等方面的教育培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和保護(hù)技能。對(duì)從事檔案管理工作人員，要加強(qiáng)對(duì)新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實(shí)際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個(gè)人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時(shí)期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高針對(duì)性和實(shí)效性，從而做好水文檔案管理工作。
篇2
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋瑱n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)椋瑱n案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。
其次，實(shí)行績效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。
此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
篇3
血站是負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質(zhì)量體系認(rèn)證后，血站獻(xiàn)血檔案管理的制度化、系統(tǒng)化也進(jìn)入了規(guī)范發(fā)展的軌道。同時(shí)，隨著血站計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的普及，也給獻(xiàn)血檔案管理的安全問題注入了新的特點(diǎn)和內(nèi)容。
1 基本要求
1.1 保障血液質(zhì)量安全：保障血液質(zhì)量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何閃失。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，獻(xiàn)血者檔案的完整、準(zhǔn)確，將成為考量整個(gè)采供血流程中“質(zhì)量第一”原則的最初保障。
1.2 保存獻(xiàn)血過程的記錄 ：目前階段，醫(yī)患矛盾日漸突出，各類醫(yī)療糾紛層出不窮，作為醫(yī)療衛(wèi)生單位的血站也勢(shì)必?zé)o法避免的面臨醫(yī)患沖突的危險(xiǎn)。隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，血站在糾紛中如何免責(zé)是一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)的問題，一份完整、翔實(shí)、準(zhǔn)確的獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)依。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價(jià)值。
1.3 篩選安全血源的依據(jù)：從經(jīng)血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻(xiàn)血者、受血者身體健康的基本要求，獻(xiàn)血者檔案的各項(xiàng)記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻(xiàn)血的安全血源，也有助于及時(shí)掌握獻(xiàn)血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻(xiàn)血周期提供依據(jù)。
2 獻(xiàn)血檔案材料歸檔范圍
獻(xiàn)血者檔案的歸檔范圍應(yīng)包含整個(gè)無償獻(xiàn)血的過程，即從體檢化驗(yàn)獻(xiàn)血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業(yè)務(wù)科室，應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、證件號(hào)碼、從事職業(yè)、聯(lián)系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運(yùn)輸記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3 如何管理獻(xiàn)血檔案
3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業(yè)務(wù)過硬、具有良好職業(yè)道德，還要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng),自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業(yè)道德,從黨和國家的利益出發(fā)做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業(yè)知識(shí)常識(shí)，能及時(shí)與相關(guān)科室溝通，為如何更完整的保存獻(xiàn)血檔案出謀劃策。
3.2 獻(xiàn)血檔案的正確采集是保障獻(xiàn)血檔案完整安全的前提，其具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)。這就要求各相關(guān)科室人員各司其職，及時(shí)準(zhǔn)確的記錄整個(gè)過程。同時(shí)，需各科時(shí)間交接的各類原始檔案和數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行核對(duì)，雙方確認(rèn)無誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。
3.3 建立獻(xiàn)血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時(shí)根據(jù)根據(jù)不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。
總之，要提高血站獻(xiàn)血檔案管理工作水平，還必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，以及相關(guān)工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
篇4
一、 檔案管理人員素質(zhì)的提升
古人有一句話說得好：“工欲善其事必先利其器”。檔案管理者作為檔案管理工作的關(guān)鍵，要做到檔案管理工作就必須提升檔案管理者的素質(zhì)。
在這里我們需要先介紹一下檔案管理者現(xiàn)今所面臨的狀況與問題。其問題表現(xiàn)以下方面，1、在以前檔案管理不是如此重視，檔案管理被看成是一件無關(guān)重要的事，管理者相對(duì)文化素質(zhì)低下，到現(xiàn)在許多管理者更不能適應(yīng)新形勢(shì)下科技信息化要求。2、在一些企業(yè)、事業(yè)單位缺乏對(duì)管理資金投入，造成管理者本身輕視管理這項(xiàng)工作，對(duì)新知識(shí)缺乏學(xué)習(xí)精神與創(chuàng)新。
以上兩點(diǎn)可以說造成管理者素質(zhì)低下重要原因，如何提升管理者素質(zhì)，一般應(yīng)從以下方面入手，首先應(yīng)加強(qiáng)管理者基本素質(zhì)的提高，其基本素質(zhì)應(yīng)從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、基本技能三方面，使管理者首先成為一個(gè)合格的管理者。其次還應(yīng)加強(qiáng)管理技能，認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)、掌握現(xiàn)代管理技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化。
在檔案管理人員做到檔案工作的基本前提下，還應(yīng)從以下方面不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。1、作為一個(gè)檔案管理者應(yīng)牢牢樹立一個(gè)做好檔案工作的信念。要從意識(shí)里把檔案工作作為其人生一件大事去做，用平靜的心態(tài)去迎接工作中遇到的各種難題。同時(shí)檔案工作者必須有清醒的認(rèn)識(shí)，要在日常工作中注重培養(yǎng)自己的工作興趣，使枯燥的工作充滿情趣。2、樹立服務(wù)意識(shí)。檔案管理的最大價(jià)值就在于為工作決策提供應(yīng)有服務(wù)，使一個(gè)決策盡量科學(xué)化、合理化。應(yīng)積極發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，熱愛本職工作，忠于職守，積極開展職業(yè)道德的教育，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，周到的為檔案使用者服務(wù)。3、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。作為一個(gè)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)注重本職工作的加強(qiáng)，也不能忽略檔案管理工作。4、加強(qiáng)學(xué)習(xí)與開拓創(chuàng)新能力培養(yǎng)。創(chuàng)新是任何事業(yè)進(jìn)步的必然要求，檔案管理自然也不例外，創(chuàng)新作為檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學(xué)習(xí)中、其它專業(yè)的知識(shí)中吸取有益的經(jīng)驗(yàn)，活學(xué)活用的應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當(dāng)中開創(chuàng)出新局面。
二、 加強(qiáng)保密工作的基本要求和注意事項(xiàng)
保密工作對(duì)于檔案管理人員是頭等大事。這就需要檔案管理人員在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求應(yīng)從以下方面入手。1、要有較強(qiáng)的保密意識(shí)。2、以身作則，防止泄密。3、保守機(jī)密，不亂對(duì)人尤其家屬談及屬于保密的材料內(nèi)容。檔案管理人員加強(qiáng)好友親屬的叮囑，同時(shí)自己也要做到不該說的不說，不該做的不做。4、落實(shí)制度，加強(qiáng)檢查，規(guī)范保密工作。按照“控制源頭，加強(qiáng)檢查，明確責(zé)任，落實(shí)制度”的原則，國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)部門人員的監(jiān)督和管理，進(jìn)一步規(guī)范保密制度。5、認(rèn)真履行自己分內(nèi)工作。在這里就需檔案管理者做到誰管理，誰負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)做到哪里保密工作就做到哪里。6、檔案管理者要站穩(wěn)立場(chǎng)，堅(jiān)持原則，警惕和抵制不良圖謀，作為企業(yè)檔案管理工作人員還應(yīng)做到“富貴不能、貧賤不能移、威武不能屈”的境界。
在保密工作中還應(yīng)加強(qiáng)保密注意事項(xiàng)，盡量做到細(xì)致入微使保密工作不留一絲漏洞。保密工作應(yīng)注意以下事項(xiàng)，1、檔案管理工作者對(duì)待外界人員既要做到熱情友好，以禮相待，又要內(nèi)外有別，提高警惕，防范各種情報(bào)竊密活動(dòng)。2、檔案管理工作者不得攜帶屬于企業(yè)秘密的文件、資料和其他物品。如確需攜帶，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)加保管。3、檔案管理者在外出期間應(yīng)當(dāng)保持高度警惕，嚴(yán)格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摶蛱幚肀締挝幻孛苁马?xiàng)。4、檔案管理者在公文的接件、起草、醞釀、處理、簽署、復(fù)印、存檔、銷毀過程中，嚴(yán)格依據(jù)《保密法》的規(guī)定做好保密保管工作。不得私自竊藏檔案文件。5、檔案管理人員向外界投寄論文、稿件和其他資料，不得涉及本單位秘密。6，在現(xiàn)代信息化工程中，檔案信息很多要經(jīng)過電腦處理，這就需要注意加強(qiáng)電腦保密工作學(xué)習(xí)，防止黑客襲擊本單位電腦資料，竊取本單位秘密。
三、 結(jié)尾
檔案保密管理工作現(xiàn)在對(duì)一個(gè)單位至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)提高以及加強(qiáng)檔案管理工作基本要素與注意事項(xiàng)是一件非常艱巨的事，這需要檔案管理人員不斷在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)深入學(xué)習(xí)，尤其不斷掌握一些高科技技術(shù)，使檔案管理工作不斷完善。如此企業(yè)信息才有一個(gè)安全環(huán)境。
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篇5
人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。
1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。
2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享
在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)
以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競爭以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式。基于此，學(xué)校可以將電子信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
篇6
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
篇7
一、高校檔案與檔案管理的概述
1.高校檔案管理的內(nèi)容
高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。
檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等內(nèi)容,通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系,為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。
2.高校檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
(1)高校檔案管理工作的性質(zhì)
檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作,是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí),針對(duì)學(xué)院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分。
(2)高校檔案管理工作的特點(diǎn)。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣,包含了信息的輸入、存儲(chǔ)、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn),又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書、情報(bào)等其他文獻(xiàn)信息工作,主要表現(xiàn)在4個(gè)方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。
3.高校檔案管理的基本要求
盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學(xué)性要求;規(guī)范性要求;經(jīng)濟(jì)性要求;現(xiàn)代化要求。
二、我國高校檔案管理存在的問題
隨著社會(huì)主義建設(shè)的不斷發(fā)展,特別是與發(fā)達(dá)國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:
1.檔案意識(shí)不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
檔案意識(shí)不強(qiáng)具體表現(xiàn)在:高校對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認(rèn)為既沒有經(jīng)濟(jì)地位、沒有社會(huì)地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認(rèn)為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動(dòng),沒有什么意義。
2.檔案工作人員素質(zhì)偏低,隊(duì)伍不穩(wěn)
在安排工作時(shí),一般不會(huì)由工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員;檔案管理人員大多數(shù)量身兼數(shù)職,半路出家,沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗;有些高校甚至不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì),即使學(xué)歷較高,也不是學(xué)檔案專業(yè)的;有的高校檔案人員是內(nèi)部調(diào)劑上崗,從未給在崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn),更沒有進(jìn)行正規(guī)的進(jìn)修或?qū)W習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)。凡此種種,致使檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏,業(yè)務(wù)不精通。
3.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全,硬件建設(shè)差
檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),一是用于檔案庫房設(shè)施的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè),科研經(jīng)費(fèi)比重大,不重視檔案工作,對(duì)于檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃中,有的即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。
4.管理模式呆板陳舊,手段落后
有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)代的步伐,很多高校檔案部門硬件設(shè)備落后,軟件還使用單機(jī)版,更新不及時(shí)。
5.對(duì)檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識(shí)薄弱
由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會(huì)上影響不大,知名度不高,很多人對(duì)檔案不了解,檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,還沒有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。
三、加強(qiáng)高校檔案管理的措施建議
高校檔案建設(shè)面臨挑戰(zhàn)的同時(shí),也面臨著機(jī)遇,高校檔案工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化,制定自己在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的戰(zhàn)略對(duì)策。
1.更新觀念,提高檔案管理意識(shí)
高校檔案界必須及早認(rèn)識(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機(jī)遇,解放思想,更新觀念,樹立并強(qiáng)化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的新的思想觀念和意識(shí)形態(tài)。
2.轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變。主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變;由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。
3.推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化
面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作必須加快現(xiàn)代化步伐,必須因勢(shì)利導(dǎo),與現(xiàn)代化建設(shè)接軌。運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,加速檔案應(yīng)用信息高速公路建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),充分利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
4.培養(yǎng)適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)要求的高校檔案人才隊(duì)伍
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1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針
1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門信息化建設(shè)的程度。
1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)
要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。
1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫的數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫是整個(gè)檔案部門存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。
1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理
電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。
2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術(shù)型人才
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專門的方案歸類，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。
2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。
3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門來說是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。
3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門來說也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。
3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
4 結(jié)束語
綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻(xiàn)
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篇9
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02
0 引 言
檔案管理工作是油田勘探開發(fā)研究院的重要組成部分，也是油田勘探開發(fā)研究院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)研究工作過程中，具有著不可或缺的作用，油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理，促進(jìn)了油田勘探開發(fā)工作的發(fā)展。為了將檔案管理在油田勘探開發(fā)研究方面起到的作用得到更好的發(fā)揮，將油田勘探開發(fā)檔案的價(jià)值得到最大程度的實(shí)現(xiàn)，服務(wù)于油田勘探開發(fā)研究院的各項(xiàng)工作和發(fā)展，筆者將之與油田勘探開發(fā)研究院的實(shí)際工作進(jìn)行聯(lián)系，研究檔案管理工作的重要性。
1 油田檔案管理概述
油田檔案主要包含油田開發(fā)經(jīng)營生產(chǎn)中，構(gòu)成的原始記錄、行政文書、人事檔案和重要憑證等。油田檔案對(duì)油田發(fā)展方向來說，是一種無形的資產(chǎn)，因?yàn)橛吞餀n案既將油田開發(fā)生產(chǎn)的過程進(jìn)行記錄，又可以將油田在各個(gè)時(shí)期的發(fā)展情況進(jìn)行縱向?qū)Ρ取Ｒ虼酥挥杏行Ч芾碛吞餀n案，才可以提供油田勘探開發(fā)的參考。統(tǒng)計(jì)檔案、編目檔案、開發(fā)利用檔案、檢索檔案、保管檔案、整理檔案和檔案價(jià)值鑒定等步驟構(gòu)成了油田檔案管理的主要工作內(nèi)容。
在開發(fā)油田檔案的過程當(dāng)中，加工信息和輸出信息這兩項(xiàng)最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填檔案目錄和文獻(xiàn)進(jìn)行收集和編制。而輸出信息則指的是，油田檔案的展示、出版、借出和閱覽。
要將油田檔案管理效率進(jìn)行提高，管理過程中就必須要遵守以下三個(gè)原則：
第一，使用現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)手段一體化管理油田檔案，使得檔案利用率得以提高。
第二，管理模式應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境變化進(jìn)行調(diào)整。這樣，檔案管理工作可以更好的服務(wù)發(fā)展油田的企業(yè)。
第三，同時(shí)使用分布式管理和集中管理兩種模式，在管理過程中要做到細(xì)致化，才能使得檔案管理工作的規(guī)范和高效獲得保證。
2 油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的重要性
2.1 有利于檔案管理工作隊(duì)伍的加強(qiáng)
隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建O的持續(xù)發(fā)展，也對(duì)油田勘探開發(fā)研究院的管理工作提出了更深層次、更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。全力實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的檔案管理工作，有必要將檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，在油田勘探開發(fā)研究院范圍內(nèi)進(jìn)行提高。所以，檔案管理人員要定期的接受油田勘探開發(fā)研究院領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理工作要達(dá)到精通的程度，打好檔案管理工作的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，還要將檔案管理工作人員的政治素質(zhì)和覺悟進(jìn)行提高，檔案人員的保密教育進(jìn)行加強(qiáng)。這些工作的進(jìn)行都有利于檔案管理工作隊(duì)伍的加強(qiáng)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還可以持續(xù)提升。
2.2 有利于檔案資料的規(guī)范
檔案管理水平得到提高的前提和基礎(chǔ)條件是公文制作。在檔案資料制作的過程中，首先要選擇較好的公文用紙，尺寸規(guī)格幅度都要遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。接下來，要統(tǒng)一排版的形式，合理的引用文字，規(guī)范使用字體，字跡一定要清楚。只有這樣進(jìn)行檔案管理的工作，才能達(dá)到油田勘探開發(fā)研究院和國家規(guī)定的要求。油田勘探開發(fā)研究院積極開展檔案管理工作，對(duì)于檔案資料的規(guī)范性有著提高作用。
2.3 有利于檔案管理體制改革
統(tǒng)一且集中地將油田各部門、各層次和各單位形成的全部檔案進(jìn)行管理，這是油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本原則，也是將檔案工作做好的重要前提和基礎(chǔ)，更是檔案相關(guān)法律法規(guī)對(duì)于油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本要求。所以，開展檔案管理工作，有助于目前檔案管理模式的改革，統(tǒng)一管理研究院內(nèi)各門類形成的檔案，將職責(zé)進(jìn)行明確，將崗位進(jìn)行分配，使得管理得到強(qiáng)化，促進(jìn)了檔案管理工作和檔案法律法規(guī)對(duì)油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的相關(guān)要求達(dá)到符合，有利于檔案管理體制改革，將檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的工作模式得到實(shí)現(xiàn)。
2.4 有利于檔案的收集和整理
檔案管理人員在檔案管理工作中的基本要求是將檔案資料整理工作和收集工作做好，檔案資料收集的方法和方式，是檔案管理人員必須掌握和精通的。全方位的檢查和監(jiān)督形成檔案的過程，檔案資料要保證從根源上全面準(zhǔn)確的收集，檔案管理工作只有這樣進(jìn)行，才能夠?qū)崿F(xiàn)比較優(yōu)秀的檔案準(zhǔn)確率、完整率和歸檔率。油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的開展，有利于檔案的收集和整理，使得檔案資料的準(zhǔn)確度和完整度都得到了保障。
2.5 有利于提高檔案管理工作的重視程度
油田勘探開發(fā)研究院工作的基礎(chǔ)是檔案管理，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要對(duì)檔案管理工作給予高度重視和支持，要有為職工負(fù)責(zé)、為油田行業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)和為歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感和使命感。對(duì)檔案管理工作的開展和進(jìn)行要做到切實(shí)的增強(qiáng)，重視和投入檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作中的問題，要及時(shí)的進(jìn)行充分的研究并解決，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使得檔案管理工作可以順利的進(jìn)行。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理工作的資金投入要到位，檔案管理工作的相關(guān)硬件要及時(shí)進(jìn)行改善，完備齊全的物質(zhì)條件是檔案管理工作進(jìn)行的重要條件之一。油田勘探開發(fā)研究院進(jìn)行檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的重視程度。
3 結(jié) 語
綜上所述，做好油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理工作，有利于檔案資料的規(guī)范、檔案管理工作隊(duì)伍加強(qiáng)、檔案管理體制改革、檔案的收集和整理。所以，在日常工作中，對(duì)于檔案管理工作存在的不足要及時(shí)進(jìn)行注意，采用相應(yīng)的措施積極的進(jìn)行改善。除此之外，管理油田檔案還要采取多種綜合的方法，對(duì)當(dāng)前的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法進(jìn)行不斷的總結(jié)和有效持續(xù)的創(chuàng)新，使得油田檔案信息的作用得到應(yīng)有的發(fā)揮。
主要參考文獻(xiàn)
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1.1 高校檔案信息化管理能大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率
體系的構(gòu)建使得高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)得以簡化，包括檔案資料的收集、歸檔、保存階段，還包括在使用階段對(duì)檔案的檢索、查詢階段等。不再局限于紙質(zhì)版資料的查詢，而是將檔案電子化，簡化工作流程的同時(shí)提升了相關(guān)人員的工作效率。
1.2 使高校檔案資料中的科研成果實(shí)現(xiàn)共享
高校檔案中含有大量的學(xué)術(shù)、科研等成果。建立高校檔案信息化管理體系后，通過建立學(xué)術(shù)、科研研究成果的平臺(tái)，使資料共享，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸亦方便教師及學(xué)生查閱、檢索，促進(jìn)高校學(xué)術(shù)科研活動(dòng)的發(fā)展。
1.3 降低了高校檔案管理的工作量
高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建，通過使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將原有的工作模式改良為通過應(yīng)用簡單的操作系統(tǒng)而進(jìn)行檔案資料的管理，使檔案電子化，通過網(wǎng)絡(luò)檢索平臺(tái)快速的找尋到所需資料，因此檔案管理的工作人員最重要的任務(wù)就是將檔案資料的信息錄入正確，減少了原有的冗余的工作程序，降低高校檔案管理的工作量。
1.4 構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會(huì)的基本要求之一
檔案管理的信息化，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)量使檔案資料的電子化極大的節(jié)約了紙張，保護(hù)了環(huán)境，同時(shí)虛擬化的存儲(chǔ)方式為高校節(jié)省了大量空間，縮減了檔案管理的各項(xiàng)開支，因此高校檔案信息化管理體系平臺(tái)的建設(shè)是構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會(huì)的基本要求之一。
2 高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
近些年，雖然我國高校在檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)上有長足的發(fā)展，但相比于高校信息化的程度依然差距較大，建設(shè)的過程中仍然存在一些問題。
2.1 高校檔案管理之間具有差異性，檔案管理系統(tǒng)未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使信息化平臺(tái)的可用范圍降低
各高校間管理方式有差異導(dǎo)致了檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，因此建設(shè)高校共享的統(tǒng)一平臺(tái)的難度較大。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)也隨之而生，有些高校往往忽視了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全會(huì)給高校的檔案管理帶來巨大的問題。此外，系統(tǒng)升級(jí)所需的技術(shù)要求較大，必然的要求高校投入更多的資金給予支持。
2.2 受傳統(tǒng)案案管理模式束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)
高校檔案管理工作普遍由年齡較大的教師擔(dān)任，這類教師的思想受傳統(tǒng)檔案管理模式所束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)的使用，使原本簡單的工作程序變復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校構(gòu)建檔案信息化管理的平臺(tái)就是為了轉(zhuǎn)變?cè)袡n案管理的工作模式，隨著時(shí)間的推移，高校學(xué)術(shù)工作的開展，使得檔案管理工作的難度增加，檔案的數(shù)量增加，檔案的材質(zhì)等為檔案管理工作都提出了新的要求，因此相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的檔案管理模向信息化的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理工作要求。
2.3 片面追求檔案資料數(shù)量會(huì)間接造成檔案信息化管理系統(tǒng)的浪費(fèi)
高校檔案信息化管理為了應(yīng)對(duì)學(xué)校或上級(jí)主管機(jī)關(guān)的檢查，通常會(huì)追求檔案的數(shù)量而忽視其質(zhì)量，對(duì)高校檔案信息管理系統(tǒng)缺少分析和研究，這樣就會(huì)造成學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息資源的浪費(fèi)，應(yīng)用較高的檔案管理系統(tǒng)卻未真正的將其效能發(fā)揮出來，是一種間接資源浪費(fèi)。
2.4 檢索功能未落到實(shí)處
即使高校檔案信息管理系統(tǒng)投入到日常工作中，但是多數(shù)高校僅僅是實(shí)現(xiàn)了檔案資料的電子化，將目錄、內(nèi)容進(jìn)行掃描和上傳，重要的檢索功能卻未落到實(shí)處，在查找使用方面還未處分的體現(xiàn)出高校檔案信息化的管理。實(shí)際上如果檢索功能未落到實(shí)處，在人們使用該檔案管理系統(tǒng)時(shí)，亦不便捷、易操作。
2.5 當(dāng)今社會(huì)處在風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)，高校的檔案信息管理系統(tǒng)也受到威脅
系統(tǒng)的設(shè)計(jì)并非毫無漏洞，若一旦被不法分子識(shí)別或被人進(jìn)行惡意操作，那么高校的檔案將會(huì)面臨巨大的破壞危險(xiǎn)，且這種破壞很難補(bǔ)救，因?yàn)闄n案資料上傳后由于其的電子屬性，代碼被篡改或數(shù)據(jù)被改變，那么該檔案資料就很難進(jìn)行修復(fù)，因此如何對(duì)高校的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)是風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)對(duì)體系構(gòu)建提出的又一難題。
3 高校檔案管理體系信息化建設(shè)措施研究
3.1 強(qiáng)化高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是構(gòu)建高校檔案管理信息化體系的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施是：計(jì)算機(jī)、顯示器、顯示屏、存儲(chǔ)器、復(fù)印、掃描等。軟件設(shè)施包括：編程、代碼的維護(hù)、系統(tǒng)的升級(jí)等。不論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)施，都需要高校投入大量的人力、物力、財(cái)力。
3.2 完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
高校檔案管理系統(tǒng)的信息化的最終目的是簡化檔案工作流程，便于檔案資料的查閱，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。因此，為了提高高校檔案資料的使用以及實(shí)現(xiàn)資源的共享，就應(yīng)當(dāng)不斷的完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。具體而言，將高校檔案管理系統(tǒng)主要分為三個(gè)部分：檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，檔案查詢（檢索）系統(tǒng)，檔案管理維護(hù)系統(tǒng)。這三個(gè)部分就是綜合了存儲(chǔ)、查詢、維護(hù)于一體的高校信息化管理體系。
3.3 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化
工作的開展應(yīng)當(dāng)履行一定的規(guī)范，管理系統(tǒng)的建設(shè)亦不能例外，高校的檔案資料管理，國家檔案局制定了相應(yīng)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》以及《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等規(guī)范，各高校都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行，其次高校收集的科研、學(xué)術(shù)類的檔案資料較多，也應(yīng)當(dāng)遵守教育部對(duì)電子檔案管理而制定的相關(guān)規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案資料的共享。
3.4 加強(qiáng)高校檔案信息化管理的師資隊(duì)伍，對(duì)高校檔案管理的教師進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)
檔案管理信息化意味著相關(guān)的工作人員既能負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理，又能熟練的使用信息化管理系統(tǒng)，在面對(duì)系統(tǒng)的漏洞時(shí)，能作出及時(shí)而必要的維護(hù)，從而防止高校電子檔案的不可挽回的損失，因此在檔案信息化管理體系下，對(duì)檔案工作管理人員提出了更高的要求，在上崗之前進(jìn)行必要的培訓(xùn)是不可或缺的。
4 結(jié)束語
高校檔案信息化管理體系構(gòu)建是實(shí)現(xiàn)檔案資料共享的關(guān)鍵，各高校應(yīng)當(dāng)給予充分的重視，實(shí)踐中，高校檔案信息化管理體系還存在一些問題，針對(duì)相對(duì)應(yīng)的問題，做好檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)做好必要的預(yù)防措施，按照相關(guān)部門的規(guī)定履行檔案管理工作從而實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。提高檔案信息化管理的師資隊(duì)伍建設(shè)，上崗前進(jìn)行必要的培訓(xùn)等等，以此來不斷地加快高校檔案信息化管理體系構(gòu)建的進(jìn)程。
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二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
篇12
（一）重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應(yīng)對(duì)無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競爭機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類。科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類：包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過科學(xué)分類，便于檔案查找利用
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一、審計(jì)檔案的作用
（一）為證明、查考提供依據(jù)審計(jì)監(jiān)督是審計(jì)機(jī)關(guān)的主要職能，查處違規(guī)犯法的現(xiàn)象是審計(jì)工作的重點(diǎn)。通常情況下審計(jì)工作的重要材料都包含在審計(jì)檔案里，在需要的時(shí)候作為查證復(fù)審的有力證據(jù)，供審計(jì)部門了解整個(gè)案情。（二）能積累材料，提高審計(jì)工作質(zhì)量能夠從客觀、公正的角度反映本級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的相關(guān)政策水平的是審計(jì)文件材料，它可以作為上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)檢查時(shí)的重要依據(jù)。深入研究審計(jì)文件材料不僅能夠使審計(jì)人員深刻了解審計(jì)工作的基本規(guī)律，還能從根本上提高審計(jì)工作的質(zhì)量。（三）能提供信息，供審計(jì)工作綜合研究審計(jì)機(jī)構(gòu)以及科研部門進(jìn)行綜合研究的重要素材就是審計(jì)檔案中保存的各種案例，有計(jì)劃、有目的地對(duì)審計(jì)檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行綜合研究以及開發(fā)應(yīng)用，對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)控制有著很重要的不可替代的作用。（四）為開展審計(jì)宣傳提供大量可用素材審計(jì)檔案可以向國家干部以及人民群眾對(duì)黨的國家財(cái)經(jīng)法規(guī)以及國家財(cái)經(jīng)政策進(jìn)行大力宣傳，因?yàn)閷徲?jì)檔案包含著有關(guān)國家經(jīng)濟(jì)效益、財(cái)務(wù)收支以及經(jīng)濟(jì)規(guī)律的大量材料，進(jìn)而提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和深化改革起到良好的宣傳教育作用。
二、進(jìn)一步提升審計(jì)檔案管理工作
（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)審計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分是審計(jì)檔案，它是審計(jì)人員辛苦勞動(dòng)的成果，同時(shí)它也真實(shí)、全面地記錄著整個(gè)審計(jì)工作的過程。我們要始終堅(jiān)持檔案工作的基本原則，重點(diǎn)把握檔案工作的基本環(huán)節(jié)，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，我們應(yīng)該把檔案管理工作納入機(jī)關(guān)日常考核制度中，從而也能更好地推進(jìn)審計(jì)檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）提高檔案工作人員素質(zhì)為了使檔案管理工作能夠有效進(jìn)行，檔案工作人員要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就要求有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)他們專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。審計(jì)人員要嚴(yán)格按照要求對(duì)每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業(yè)務(wù)評(píng)比與考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入績效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。（三）使檔案工作制度進(jìn)一步健全完善檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理工作法制建設(shè)，體現(xiàn)審計(jì)程序的規(guī)范性、審計(jì)定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點(diǎn)，要使審計(jì)檔案的格式、核查、內(nèi)容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴(yán)把檔案形成關(guān)、收集關(guān)、檢查關(guān)以及歸檔關(guān)，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、法制化以及規(guī)范化。（四）加快推進(jìn)審計(jì)檔案計(jì)算機(jī)運(yùn)用進(jìn)程，發(fā)揮辦公自動(dòng)化技術(shù)效應(yīng)審計(jì)機(jī)關(guān)管理檔案應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)展的要求使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的整理，提高檔案管理的效率。應(yīng)當(dāng)加大審計(jì)檔案管理技術(shù)和物質(zhì)的投入的力度，有條理地實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理工作。同時(shí)要加快推進(jìn)檔案管理的手工操逐步向自動(dòng)化操作轉(zhuǎn)化，利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行編目、檢索、借閱、立卷、統(tǒng)計(jì)，從而提高檔案管理工作的工作效率，達(dá)到利用辦公自動(dòng)化技術(shù)的高效率推進(jìn)審計(jì)事業(yè)健康蓬勃發(fā)展的目的。
作者：趙軼群韓璐單位：吉林省高速公路管理局伊通管理分局吉林省高速公路管理局長春管理分局
