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3．電子文件與電子檔案管理一體化。在婚姻登記工作中，工作人員使用的是《婚姻登記管理系統》，用來存儲、控制婚姻登記過程中生成的所有電子文件，包括部分紙質文件掃描后的電子文件。在檔案管理中使用的是適合檔案管理的專門數據庫系統，用來存儲管理歸檔后的電子檔案。電子文件與電子檔案管理一體化需要利用網絡和計算機技術將上述材料錄入系統和檔案管理系統實現無縫鏈接，建立文檔一體化軟件，針對從電子文件產生到歸檔為電子檔案進行全過程控制和管理。在建立文檔一體化管理模式的過程中，要實現登記材料全部電子化，同時優化兩個操作系統，通過開發一體化軟件，使文控操作系統與檔案管理系統相結合，逐步實現電子文件到電子檔案的一體化管理。

二、實現婚姻文檔一體化管理的前提條件

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由于我國各種各樣的辦公業務系統應用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理。現階段，我國很多文檔一體化軟件被研發出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業務，而有些則由于信息收集與開發。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經達到了國際水平，但也有一些研發出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發出來賺取利益；第二是軟件開發人員在進行開發研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發出來的軟件并沒有達到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運用

2.1 文檔一體化的系統架構

文檔一體化在檔案管理中的應用作用發揮的關鍵在于TPIP數據庫，在最初設計時，設計人員就將該數據庫看作是儲存引擎，而后再應用Struts、Spring技術等。整個系統框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復組件、同時還具有可以移植的特點，因此應用前景非常好。整個系統框架如下：

第一，領域對象是由一些層次結構對象構成，它們是對不同業務模型的抽象，如果需要完成這些狀態數據的存儲，通常每個領域對象對應一個TRIP數據庫表。

第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現了對TRIP系統內置的CCL查詢語言的支持，完成了領域對象到TRIP數據庫表的對象關系映射，對業務層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業務層的開發難度，縮短了系統的開發時間。

第三，業務層的組成是業務邏輯對象，Sring框架的控制反轉容器使得業務邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務管理的基礎上把業務邏輯的事務實現了。

第四，表現層使用MVC模式中的Struts把解耦的網頁和基于組件的業務邏輯進行了實現，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執行保存、復制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復制抄襲。對論文評語及成績系統則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網頁，使用反向Ajax技術DWRAjax框架實現數據的變化，Web服務器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業務數據實時的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實現模型

應用是研究的最終目的，在前述研究的基礎上，基于實踐類文檔的應用設計出系統的原型，并在系統中實現了主要功能。在設計的系統中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執行標準檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執行的功能之間是有時序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲存平臺

因為檔案文檔最顯著的特征就是非結構化數據，如若應用關系數據庫，系統無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達到各類附件的需求，即便系統可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數據量非常大，并不利于數據維護。應用關系數據庫所產生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設計息息相關。為此文檔一體化在檔案管理中應用就必須使用其他非結構化數據庫。經過大量的實踐證明，非結構化的TRIP數據庫應用效果比較好，這主要是因為這種數據庫具有非常多的優勢：

第一，可以進行跨平臺大數據存儲，采用的是二進制數據形式，對數據對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數據庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內容快速有效的查詢；第二，TRIP數據庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數據庫，也是搜索引擎，用戶能夠將檔案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數據庫具有多層次機制，首先，系統的登錄采用了用戶身份認證的方法；其次，對數據庫的訪問權限的方法，在數據庫級別，創紀錄的水平，領域層三個層次分別授權，訪問權限和用戶內容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

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（一）一體化管理的優點。經過傳統醫療機構的改革變遷，使醫院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區分開來，形成兩個相互獨立的體系進行管理，而其中缺乏良性互動，導致嚴重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯系，使之經常出現管理交叉和重復管理的現象。在醫院的圖書檔案信息，應服務于醫院的各級醫療人員和管理人員進行實時查閱，并確保信息的準確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫院的相關信息管理形成網狀數據庫，使其涵蓋醫院工作的全局內容，實現醫院內部的實時資源共享。比如，在醫院中進行的醫療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發到結尾中的相關工作，都可依賴醫院的圖書檔案信息進行。不僅如此，課題研究后對相關材料進行的整理歸檔工作，能為今后的相關課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學科，圖書館學與檔案學不論是基礎知識理論、認識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領域已逐漸實現了認知上的統一。因此，在醫院的管理中，將圖書檔案進行一體化的管理能幫助醫院形成涵蓋更加全面信息網絡，從而為醫院各項醫療和科研提供服務。

二、醫院圖書檔案一體化管理工作的展開

（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫院的相關工作提供參考。由此可見，在醫院圖書檔案一體化管理中，信息數據的優化尤為重要。網絡信息技術的接入能改變醫院館藏結構上的單一、彌補數據信息上的缺失、提升整個信息處理和調取速度。一體化管理能確保數據信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務于醫院的相關醫療活動與項目。

（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優點進行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進行不斷整合，進而推動管理工作的發展。對醫院的檔案來說，大多數的館藏檔案內容相對時間較為久遠，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數據則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫院的各級部門管理人員、維修人員和財務人員服務，而圖書管理則針對醫療、研究、醫護、技術人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎。在一體化改革中，圖書和檔案是數據信息的主要來源，需要進行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數據進行深刻的了解和運用，真正發揮圖書和檔案的使用價值。

（三）提升配套服務工作質量。對數據信息進行利用的過程，就是根據圖書或檔案資料的幫助，進行相關研究產生新數據信息的過程，在醫院的研究和建設中，這種新數據具備更高的使用價值，這種本質也體現了知識經濟時代的數據信息管理特點。在醫院簡稱圖書檔案館后，工作人員應注重配套服務工作的完善與優化。比如，創辦醫院內部的《醫學快訊》，介紹醫療上相關方面的最新指示，帶領醫院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫院圖書檔案館的管理與臨床醫療運用之間聯系的加強進行了解與溝通，幫助院方實習醫生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數據進行論文的撰寫和創作。

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早在1985年6月，國家教委和國家檔案局聯合印發《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中，就提出了“檔案、圖書、情報一體化”問題。信息資源是要為社會服務的，實現資源的共享是信息化時代必須要解決的問題。因此，圖書情報和檔案管理這兩個原本獨立的工作最終走向了聯合，成為新的符合市場經濟發展的信息產業。

一、圖書情報檔案一體化管理涵義

圖書、情報、檔案一體化管理指的是把三者原本“獨自為政”的系統整合為一個整體的管理方式。一體化管理圖書情報檔案，就是努力找尋或選擇三者的最佳功能點，突破三者之間的種種界限，增強圖書、情報、檔案工作之間的合作與協調，利用遠程存取、網絡互建、分布式收藏、資源共享等策略，達到信息、信息標準、信息相關工作人員、信息設備設施與技術等因素相互間的磨合與適應，給予圖書館使用人員一體化的集成式服務。

二、圖書情報檔案管理一體化的必要性分析

1.圖書情報和檔案管理的一體化是大數據時代的必然要求

資源的整合造成了現代商業的繁榮發展，信息的全球化開始對商業的發展走向產生巨大影響。在現實的商業環境中，各家公司都十分注重商業信息的收集，越多的信息就意味著在做決策時能夠考慮的更加全面，對于決策的合理性和前瞻性都有很好的幫助。圖書情報和檔案管理正是由于這樣的特點，大量的信息和數據在這兩個系統中進行體現，成為信息快速傳播和掌握的重要平臺。

大數據時代要求的是將盡量多的信息在一個平臺上進行提取和整合，使決策者全方位多角度進行事物的判斷，目前這個正在快速發展的系統叫作“云系統”。因此，圖書情報和檔案管理這兩個同屬于一類的信息系統合并起來，就成為了一個必然。

2.圖書、情報、檔案一體化是經濟和社會發展和信息技術發展的需要

隨著知識經濟時代的迅速發展，知識、技術等要素在經濟增長中的作用不斷增強。社會組織之間的依存度增強，社會各界對信息資源需求質量不斷提高，并且呈現多元化的趨勢。將檔案、圖書、情報集為一體，實行一體化管理，形成綜合性信息網絡，有利于檔案、圖書、情報資源的融合與集成，進而為社會提供多維的、綜合的、一體化的信息服務，以滿足社會主義現代化建設各項事業的需要。

3.圖書情報和檔案管理的聯合成就了一個新的行業

并不只有資本才能成為資源，隨著經濟發展的演進，獲取信息的重要性甚至超過了資本在商業運行中的地位。在以圖書情報和檔案管理這兩個系統進行合并的典型案例背后，是一個新興行業的迅速崛起，那就是通過對信息的收集、分析和提供行業咨詢的信息咨詢行業。信息咨詢公司通過對某一領域的信息進行全面收集，并且進行專業的分析，再將這些分析結果提供給自己的客戶，通過這種方式從信息流中衍生出了新的先進的生產力，不僅使經濟的發展更具合理性，并且避免了很多因為重復投資帶來的浪費。

圖書情報和檔案管理作為兩個典型的信息系統，走向聯合能夠為現代經濟的健康有效發展提供很大的幫助，同時二者的聯合本身就是一個經濟產業，參與到經濟發展中，使發展和決策變得更加合理。

三、實現圖書情報檔案一體化管理的有效途徑

1.整合資源，搭建一體化網絡平臺

以網絡為平臺，建立以國家圖書館、情報中心、檔案館為節點，以省市圖書館、情報中心、檔案館為網點，以各基層單位圖書館、情報中心、檔案館為成員，最大限度地實現圖書、情報、檔案三大系統之間的文獻資源的交流與共享。各系統以其所擁有的信息資源的組織、轉換與開發為主要任務，共建電子信息資源體系。這樣圖書、情報、檔案所包含的信息都可以融入到一個虛擬的世界之中進行一體化管理。這個共建的一體化電子信息資源體系在實現一體化管理的同時，還能實現圖書、檔案信息資源的統一檢索和利用，更好地為用戶提供服務。

2.加強宏觀管理，統一制度標準，政府出臺相應的法律法規

從全局出發，加強統一的規劃和管理，制定統一的規范，對工作中的各種行為加以控制和約束；改變三個獨立的工作系統各自相對封閉、孤立的狀態，理順專業系統和各方面關系；加強三者橫向聯系，盡快實行檔案、圖書、情報實體的相互交叉管理。只有制定了統一的、權威的機構和系列的規章制度，實現了管理制度的一體化，才能使三個獨立但本質上又相同的工作系統在統籌安排、全面規劃下互相溝通、互相補充、互相協調、互相配合、協調發展。行業內部應該出臺統一的業務標準，為不同機構不同地域制定相同的游戲規則，以保證其于未來能夠統一接入到一體化的網絡當中。只有有了法律法規和業務標準規范的支持，圖書情報和檔案管理的一體化才有更好的實施空間。

3.鼓勵各部門進行二者一體化實踐探索

針對我國一體化建設過程中的種種辯論和現實情況，國家應該在出臺相應法律法規的基礎上，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位參與到信息一體化的實踐中來。加大信息一體化的宣傳力度，從宏觀和微觀兩個角度分別從國家和個人的層面對信息一體化的各項優點進行闡述和宣傳，樹立起現代化的信息一體化管理理念。另外，政府應該主導一些論壇類的活動，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位建立起立體多層次和廣維度的一體化管理和協調組織，探索出一條符合中國經濟發展現實情況的一體化管理模式。

參考文獻：

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（一）管理思想上存在的問題

現階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計算機管理系統，對現行的管理體制產生了一定的影響，尤其是傳統的手工文件處理方式已經沿用多年，已經形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習慣了公文處理模式，而采用計算機技術進行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習慣，很難避免部分工作人員產生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強宣傳工作，逐步進行思想觀念的統一和提升，逐步推動自動化的辦公模式。

（二）實踐理論上存在的問題

現階段，許多企業的文書工作以及檔案工作，是分別進行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識相對薄弱，只考慮到現階段的工作內容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導致二者的銜接存在許多問題，以及不規范的現象，直接影響了文書檔案一體化管理質量。

二、文書檔案管理一體化的對策

將文書工作以及檔案工作進行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產品。文書質量的好壞對檔案的管理質量具有直接影響，也就是說如果沒有高質量的公文就不會產生高質量的檔案。因此，檔案管理是在規范的公文工作基礎之上形成的，由此可見，文書工作是進行檔案管理工作的基礎，他們是一個有機結合的整體。隨著科學技術的不斷發展，尤其是計算機網絡技術的迅猛發展，文書檔案一體化管理模式應運而生。

（一）進行組織機構的合并，培養文檔工作者

文書檔案管理一體化實質是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實施兩個層面進行融合，進而實現文書檔案管理工作的科學化和有效性。

（二）逐步明確部門職責，檔案立卷前移

文書工作人員應嚴格按照國家相關工作要求進行文件材料的處理，之后M行統一的保存和管理，根據立卷的方式和原則進行歸檔管理，確保文件立卷工作的規范性。在工作過程中應及時進行會議文件的收集整理并在會后進行歸檔。對于聯合辦理的公文應由主辦單位進行管理，收集和歸檔由協辦單位進行復印件以及副本的保存，進而方便平時的查閱。

（三）強化制度建設實現全過程管理

為有效保障文書檔案管理一體化，應建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴格按照標準規定進行公文的處理，樹立全面質量管理意識，進行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質水平的優秀檔案工作隊伍并配置計算機管理系統實現文書檔案全過程一體化管理。

（四）利用信息化技術進行文書檔案管理一體化管理

為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術進行一體化的管理，采用OA系統進行檔案數據庫的管理，直接進行檔案的歸檔，對不能導入的個別文件采用掃描的方式進行歸檔，并采取系統設置功能對文書檔案進行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實現，確保實現文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發揮文書檔案信息資源的作用

（五）通過檔案業務來促進文書處理工作

通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強文書檔案的立卷歸檔和監督管理作用，不僅會有效提升文書檔案的立卷歸檔質量，而且能夠鑒定文件之間的關系。因此，文書檔案管理人員應嚴格進行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發文機關、作者、區域以及文件的形成規律進行處理，確保文書的質量。有效區分文檔兩者之間的區別，并將兩項工作進行有機結合，確保文書檔案工作的規范化。

（六）優化隊伍結構滿足人文需求

為進一步提升文書檔案工作的一體化水平應不斷優化隊伍結構，通過引進具有一定文化層次和相應知識基礎的人員來加強檔案管理隊伍的綜合素質水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認識水平，從實際出發根據不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點、有計劃的進行培訓教育，不斷更新文書檔案工作人員的業務儲存。首先選擇質量好、規格統一、尺寸合適的公文用紙，并進行合理的排版，橫排左側裝訂；第二，嚴格審查公文的簽發手續，確保其符合審批權限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進行嚴格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應合理、格式要規范。避免使用簡稱和不規范的字詞，以便采用現代化和標準化的檢索手段。

參考文獻：

[1]趙艷萍.如何加強文書工作與文書檔案管理工作的一體化[J].黑龍江史志，2008（11）：28-29.

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由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

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一、以檔案數字化建設為基礎，才能實現文檔一體化管理

檔案數字化是檔案信息化建設中任務繁重的一項階段性工作，它是將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始的紙質檔案、圖像照片、聲像檔案和微縮照片等通過掃描、壓縮、攝錄、采集、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術等相配于每張圖片的科學手段，再運用分級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網上的過程。檔案數字化建設是目前我國檔案工作需要解決的重要問題，它與檔案信息化建設、電子檔案管理以及文檔一體化管理密切相關。

檔案數字化建設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。數字化過程需要使用掃描儀、數碼相機、數字攝像機等信息采集設備，綜合運用掃描技術、多媒體技術、數據壓縮存儲技術和數據庫技術等。檔案部門配備電腦、構建信息網絡，只是營造了檔案信息利用的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發揮效能，取決于有無充足的運送對象——數字檔案資源。由計算機代替手工完成的各項業務工作，改變業務流程，對于檔案實行數字化管理顯得尤為重要，加快檔案數字化建設，為研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，實現檔案利用服務的數字化、網絡化、信息化，實現文檔一體化管理有著極其重要的意義：

1.提高檔案信息的利用效率

數字化后的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化后的檔案可以與辦公OA系統生成的線性電子文件在同一系統中提供利用，極大地提高了文檔信息的利用效率。

2.保護歷史檔案

許多歷史檔案因老化或管理不當變得脆弱易損，如不及時進行“搶救”，很有可能徹底損壞，通過掃描等制作其數字化副本代替原件流通利用，將原件信息存儲于易于保存的光盤等載體中，可保護重要歷史檔案免遭進一步的破壞。

3.規避安全風險

通過異地存放多套檔案數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或人為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。

4.緩解庫房空間的緊張

對于日益增多的非永久保管的半現行文件，可通過制作數字化文本來取代原件進行保管，可以緩解檔案庫房保存空間不足的壓力，提高空間利用率。

5.便于檔案移交工作

以數字化檔案代替檔案原件，以檔案“信息流”代替檔案“物流”，可以解決已到移交年限檔案的移交與利用之間的矛盾，便于檔案移交工作的正常進行。

6.在數字環境下，文檔實現一體化管理

在數字環境下，隨著電子文件數量的不斷增多，特別是電子文件結構對背景信息和元數據的依賴性，使電子文件在形成與現實使用過程中形成質量狀態對文件整體質量將產生決定性的影響。檔案工作者對電子文件具有不容回避的監控、管理職責，電子文件的“前端控制原則”和“文件連續體理論”都要求將電子文件和數字檔案看成一個連續的、無明顯分接界整體，要求檔案工作者從文件形成之時甚至形成之前就提前介入，進行入口控制和滯后控制，對文件自形成到歸檔、利用的各個環節實現一體化管理，對文件檔案生命的全過程負責。

二、加快數字化檔案建設，有利于實現檔案信息服務社會化

網絡連接著世界，利用檔案的傳媒實現了跨時空的嬗變，網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理、查詢和集成在一起，發揮出強大的整體效應。只有加快檔案數字化建設，實行一體化管理，避免信息資源在產生者那里無效保存導致的浪費和價值生命的縮短，確保檔案信息價值得到最充分的利用，使檔案這一人類共同的文化遺產被人們共享，才能推進世界上多種文化共生和交融。

館藏資源數字化、空間虛擬化、信息資源共享化、服務對象及需求擴大化和傳輸網絡化、檔案信息社會化這些特征表明，加快檔案數字化建設符合檔案管理現代化發展的需要。

1.檔案管理自動化

這是對檔案自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。檔案管理具體業務環節的計算機管理問題是基礎性的，它是開展檔案數字化工作的前提條件。

2.檔案信息管理規范化、標準化

所有數字化的檔案信息必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化。檔案信息組織形式從紙張上順序的、線性方式轉變為電子計算機的直接的、網狀的方式。索引文件、超文本技術等使得信息可以按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，這為方便用戶檢索、提高檢索效率奠定了基礎。

3.檔案信息存儲海量化

傳統載體的檔案數字化，需要機讀系統和機檢系統提供海量存儲介質予以保存；而電子文件∕檔案的管理，更需要有海量的存儲系統作為技術支持。因而，各個物理位置的檔案保管單位，必須采取海量存儲技術。

4.檔案信息社會化

傳統介質的檔案在一段時間內只能供一個使用者使用，其他讀者如果也想獲得這種檔案信息，則必須上檔案部門排隊等待，因而，很難實現真正意義的檔案信息服務化。世界上一些藏有極其珍貴檔案和文物的檔案部門為了保護這些檔案、文物，每年只批準每月2000名左右的學者和專家來此研究。為此，很多學者等了數年也依然無法如愿。如果建立了數字檔案，這個問題迎刃而解。利用者在任何時間任何地點都可以進入檔案部門查找資料，可以在計算機網絡上利用，這些檔案、文物則可以得到真正永久的保存與收藏，也實現了真正意義上的檔案信息服務社會化。

參考文獻：

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圖書、情報、檔案的一體化管理于20世紀50年代首先由國外的優秀學者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學者的重視和研究。圖書、情報、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發展，新型技術和信息技術為圖書、情報、檔案的一體化管理創造了優越的外界背景，信息化為圖書、情報和檔案管理實現一體化、系統化、科學化的發展水平提供了契機。

2.圖書、情報、檔案實現一體化管理的必然性和可行性

2.1三者一體化管理的必然性

知識經濟和精神文化的發展標志著新時代的進步，隨著生活水平和社會經濟的發展使得信息用戶對使用系統提出了新的需求。在信息化技術如此發達的今天，使用用戶對繁瑣、復雜、單一的信息應用能力較反感，因此追求系統、完整、動態的信息管理系統是競爭的主體力量。高校圖書、情報、檔案一體化管理結束了多重單一管理的復雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動態的、便捷的服務信息;另外，隨著計算機網絡平臺的推進，打破了傳統的信息查收弊端，為用戶創造了時間自由、信息量廣的搜集平臺，可見，圖書、情報、檔案的一體化管理是時展的必然要求和結果。

2.2三者一體化管理的可行性

首先，就目前的圖書館管理模式調查來看，一般將圖書、情報和檔案分開進行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預，自行購買管理設備和信息資源，這種現象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經費投入中消耗過高，無法實現經費的最優化使用;其次，圖書、情報和檔案具有想通的本質意義，在網絡信息時代的發展背景下，將三者協調結合，共同管理，形成系統、科學、綜合化的管理系統，便于對信息資源的搜集、整理和服務，保證信息的高質量、高效率、高動態地服務用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財力等方面提出優化的使用結構，避免分散管理所造成的一些資源浪費和重復建設，創造了良好的經濟保障基礎。

3.高校構建圖書、情報、檔案一體化管理的實現途徑

3.1轉變傳統管理思想，樹立一體化觀念

實現三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認識到圖書、情報和檔案統計管理的優勢和價值，轉變自身的傳統管理思想，正確認識到在長期工作中所養成的不良習慣、消極怠工和安于現狀的不良現象。積極探索和轉變管理思維，在圖書、情報和檔案管理工作中樹立遠矚性、主動性和科學性的觀念，認識到三者一體化管理所產生的價值。將圖書、情報和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設性戰略目標，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻的共享措施，各部門之間應加強交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創新性的建議和方案，落實到高校圖書、情報、檔案一體化的實踐工作中。

3.2加快高校信息化基礎設施建設

在信息全球化的外部環境中，高校管理部門要積極引入網絡、通信、計算機操作技術等現代化科學手段，從而為高校圖書、情報和檔案的信息管理系統奠定堅持的設備基礎，提高三者管理系統的發展進程，這就需要高校積極投入到信息化基礎設施建設中。高校圖書、情報和檔案信息含量大，且處于動態變化中，因此要將網絡基礎設施作為后臺支撐，從而借助網絡平臺建立統一的技術標準和管理措施。據調查，我國高校圖書館在信息基礎設施建設上已初具規模，但是在設施建設的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發展進程。針對此現象，高校還應不斷地為信息化基礎設施投入精力，積極開拓多渠道的發展機會，為圖書、情報和檔案一體化管理提供物質保障。

3.3優化文獻資源的配置

隨著網絡數據、信息資源平臺的載入，在高校的圖書、情報和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網上信息情報與電子檔案等資源，這些電子與網絡信息打破了傳統的時間限制和空間局限性，應積極開發和利用電子與網絡圖書、情報和檔案信息資源，針對傳統文獻資源的管理模式，進一步優化文獻信息的配置和使用效能。

3.4培養復合型的管理人才

傳統的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業知識技能，但是隨著高校圖書建設和現代化技術的引進，對圖書、情報和檔案管理人員的職業技能和素養都提出了新的要求。人才是圖書、情報和檔案管理體系中的基礎保障，扎實的專業能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復合型圖書工作者的重點要求，此外，對圖書、情報和檔案的專業管理能力、信息檢索能力也是實現符合型人才的必需技能要求。

總之，高校圖書、情報和檔案的一體化管理是一項長遠的戰略性發展過程，因此，高校圖書館管理部門應高瞻遠矚，制定科學、系統的發展目標和規劃，有條理、有計劃地推進高校圖書、情報和檔案進程，在借鑒優秀單位的管理模式基礎上，結合本校特色，最終實現資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學圖書館館員）

參考文獻：

[1] 陳潔.網絡環境下圖書情報一體化管理模式的構建[J].新課程（教研版），2012，（2）：96-97.

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一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發展的產物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標記，于是就產生了文書。檔案作為文書的產物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負責檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎和前提是文書工作，文書工作的發展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯系。檔案和文書是出自一源，形式和內容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯系到一起，對工作人員相關要求的差異也較小，只是因為二者工作機構形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當今社會正處于高速發展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務。從古代到現代社會，文書工作和檔案工作經歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環。“分”令二者形成了兩個獨立的工作系統，完善了各自的制度、工作內容，“合”不是簡單的將兩個系統加在一起，而是把兩個系統合起來發揮出1+1>2的效果。經歷過“分”，才能認清兩個工作的區別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協調，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業務人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發展，缺乏聯系，束縛了二者的發展，難以適應現代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現代化管理必然會影響現有的手工處理方式，工作人員已習慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預防針。（4）紙張類型的文件規格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復印機等現代化設備的運用，紙張的大小不同，就出現了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復印紙的選擇不注意，將會出現紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調動頻繁，文件的丟失給后續的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態度，杜絕“事不關己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協調工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質量，減少工作失誤。（2）樹立認真負責，從我做起的工作態度，要明白檔案工作的重要性質，記錄無差別的歷史，發揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術和通訊技術，為文書檔案一體化提供技術支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統的手工書寫中解放出來，實現文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構和檔案管理機構，使管理工作更加靈活、更具有科學性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復的工作環節，保證文件質量，更好地做到文書工作和檔案工作的標準化、規范化。（4）建立相應的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業性，避免濫竽充數，拉低單位實力。（5）統一領導，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關單位相互協作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統一管理，節省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監督文件產生的過程，統一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環節，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協調合作，缺一不可，明確各個部門的職責。同時，要給某個部門全新的權力，確保每個工作環節都在控制中。工作人員要在工作中總結經驗，跟上社會發展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結語

任何事物都會隨著社會的發展而不斷改變，這是現代社會的發展規律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務，滿足當今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經營開發有限公司

參考文獻：

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1985年6月，國家教委和國家檔案局聯合印發的《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中提出了“檔案、圖書、情報一體化”問題，并提出了檔案、圖書、情報的發展規劃，至今已有二十余年了。學界和業界皆對圖書、情報、檔案一體化從理論上進行了諸多討論和分析，在實踐中，各國也確實取得了一定的成果。但是，在我國，由于受我國國情以及各種體制等多種因素的影響，真正實現中國特色的圖書、檔案、情報一體化，還需要一個相當長的過程。在此，筆者根據自己在圖書館、檔案室多年的工作實踐，就圖書、情報、檔案一體化管理談談自己的看法。

一、一體化管理的理論依據

1.圖書、情報、檔案學科同出一源、同為一體。情報產生在語言文字未出現之前，人們起初用手勢、聲音傳遞情報，語言產生后又用語言傳遞，這些信息被稱為“口頭情報”。直到文字產生后才有了“文字情報”。遠古結繩記事，可以看作是最早的檔案萌芽。后來中華先民把這些檔案加以匯輯，傳播到外界，流傳于后世，是原始檔案功能升級，從而形成最早的圖書[1]。信息技術和網絡技術的發展，使得三個學科更是呈現出一種融合的趨勢。

2.圖書、情報、檔案本質屬性相同。情報、圖書、文獻和檔案都是一種信息[2]。信息是三者的本質，是相互聯系的紐帶，是共同的基礎和出發點。圖書、情報和檔案都是社會信息資源的組成部分，都可以被存儲、傳遞和利用。它們都來源于實踐，又可脫離產生它的實踐活動而被存儲和傳遞；都有現實的實用性；都是實現現代化的物質基礎和先決條件[3]。

3.圖書、情報、檔案的職能、管理手段和發展方向相同。圖書、情報、檔案工作的核心問題都是信息及其載體的搜集、選擇、整序、存儲、傳播及利用。管理手段主要是分類、編目、歸檔、主題、索引等，在過去都是手工操作，現今大都是自動化管理。廣泛采用現代化技術是圖書、情報、檔案管理的共同發展方向，它可以使信息傳遞網絡化，從而達到高速、高層次、高效的目的。

4.根據著名的貝塔朗菲定律：整體系統的屬大于各孤立子系統的總和。這一定律應用到圖書、情報、檔案一體化研究中，就是圖書、情報、檔案各自作為一個獨立的系統，其功能簡單相加的總和，將小于圖書、情報、檔案一體化的整體功能。因此，圖書、情報、檔案一體化的本質就是整體內各個子系統在物質、能量、信息的合理流通中，向著“合”的方向發展，促進系統屬性和功能的增加[4]。

二、一體化管理的可行性

1.圖書、情報、檔案一體化是經濟和社會發展的需要[5]。隨著知識經濟時代的迅速發展，知識、技術等要素在經濟增長中的作用不斷增強。社會組織之間的依存度增強，社會各界對信息資源需求質量不斷提高，并且呈現多元化的趨勢。實行一體化管理，將圖書、情報、檔案集為一體，形成綜合性信息網絡，有利于圖書、檔案、情報資源的融合與集成，為社會提供多維的、綜合的、一體化的信息服務，滿足社會主義各項事業現代化建設的需要。

2.圖書、情報、檔案一體化是信息技術發展的必然。高速發展的信息網絡打破了傳統技術條件下地域、時間和行業限制，使得全方位的信息共享在技術上成為可能。網絡型信息共享是資源共享最理想的模式。在實踐中也有一些機構進行了三者的一體化，從其表現形式分：一種類型是把圖書、情報、檔案集中到某個部門管理，實現全部的一體化，例如美國國會圖書館既是圖書館，又是檔案館，還是情報研究機構；另一種類型是把圖書、情報和檔案相互交叉地保管在一個部門，實行部分的一體化，如中科院文獻情報中心、上海圖書館等；也有的將圖書館與檔案工作合在一起的，如玻利維亞國家圖書館和檔案館、柬埔寨國家檔案圖書館。

三、一體化理論和實踐中存在的問題

1.缺乏正確的理論指導。在我國，各高校的圖書、情報、檔案學專業在院系歸屬上呈現多樣化的特點：有的設在管理學院，有的設在信息學院，有的設在人文學院，等等。這說明這些專業長期處于一種依附狀態，一直未能形成統一獨立的專業定位，其發展和走向也未能形成學明確的思路，其理論水平也處于一種滯后狀態。學科建設現狀無法為一體化提供堅實的理論基礎和正確的理論指導。

2.宏觀管理無力。宏觀管理的一體化是一種戰略管理的過程，是圖書、情報和檔案三個獨立的系統改變封閉、孤立的各自為政的狀態，加強橫向聯系和縱向伸展，組成一個統一協作網絡的過程。目前，三個系統從上到下處于三足鼎立的狀態，缺乏橫向聯系。圖書館系統基本上屬于文化部和教育部管理，檔案系統由國家檔案局指導與協調，而情報系統則主要由國家科技部管理。因此，成立全國性的以及各省市、各行業的圖、情、檔協調機構和統一的規章制度是一體化的核心內容[6]。

四、一體化實現的條件

1.改變傳統思維，統一思想認識。首先，解決觀念上的種種偏見，在思想上明確是圖書、情報、檔案一體化是科學發展規律所決定的，是經濟社會發展的必然，是圖書、情報、檔案三界所面臨的一件迫切的任務。在信息化、數字化網絡環境下，研究圖書館、情報學、檔案學三者協調發展及相互融合、相互影響的理論與方法，探索圖書館、情報、檔案一體化的途徑，是信息時代的現實需要，是創新管理機制的必要手段。

2.加強宏觀管理，統一制度標準。從全局出發，加強統一的規劃和管理，制定統一的規范對工作中的各種行為加以控制和約束，改變三個獨立的工作系統封閉、孤立的狀態，理順專業系統和各方面關系，加強三者橫向聯系，盡快實行圖書、情報、檔案實體的相互交叉管理。只有制定了統一的、權威的機構和系列的規章制度，實現了管理制度的一體化，才能使三個獨立但本質上又相同的工作系統在統籌安排、全面規劃下互相溝通、互相補充、互相協調、互相配合、協調發展。

3.尋找三者共性，統一技術標準。圖書、情報、檔案一體化建設的前提是基礎工作的規范化和標準化。沒有統一的技術標準，一體化管理就無從談起。目前，作為三個獨立的工作系統，它們的標準化工作均取得了令人矚目的成績。今后的任務是要以一體化為目標，重新審視已制定的各項標準，結合圖書、情報、檔案工作的工作特點，尋找三者具有互換性和交融性的結合點，制定出凸顯共性、適用更廣的技術標準，以推動一體化的進程。

4.加強隊伍建設，培養通用型人才。圖書、情報、檔案一體化需要一支具有新型知識結構的通用型人才隊伍。他們要有較高的知識層次和先進技術水平，具有一定的組織協調能力和科學研究能力、熟練掌握圖書、情報、檔案管理技能、專業理論知識、有資源共享意識，為一體化工作提供堅強的后盾支持。通用型人才的培養，有賴于專業教育。圖書館學、情報學和檔案學各有自己特定的研究領域、研究方向和研究對象。

參考文獻：

[1] 孫偉江，付杰.檔案、圖書、情報工作一體化管理的思考[J].蘭臺世界，2004（4）.

[2] 錢學森.論系統工程[M].湖南：湖南科學技術出版社，1982：87-98.

篇11

（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環節的實施，期間需要經歷的環節較多，而且時間花費很長，手續也繁瑣，尤其是在采購進口醫療設備時，手續不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當的方案，從而能夠在短時間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。

（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當的檔案資料內容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現資料不合理的現象，應當第一時間進行處理，從而確保檔案的完整性。

二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式

醫療設備作為醫療衛生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發展。在這個醫療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料。基建檔案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。

三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續形成的檔案歸檔

因設備屬固定資產，在有些非醫療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢。基建檔案和醫療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發，實行一體化管理也是必要的。

四、從利用實際出發，在基建和醫療設備檔案卷內目錄中設置互見號

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將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。

一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。

二、實行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進行高校的抽樣調查

說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。

（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性

在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性

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隨著現代信息技術的高速發展,網絡和信息數字化的普及,圖書、報刊、檔案的工作模式發生了較大的改變,其角色正在發生著深刻的變化。對于學校來說,也必須充分利用新的科學技術成就,主動適應現代教育條件下的教學需求,將學校的圖書、報刊、檔案等資源實行一體化管理和服務,其主要特征有以下幾個方面:

1.文獻資料的集中管理

淡化出版物的類型、語種以及信息資源的載體,強化按科別進行分類,使師生能夠按照科別分類系統高效查閱相關的信息,而不至于把有限的精力花費在不同信息源之間的轉換或重復查閱上。

2.服務方式的多元化

對文獻信息的搜集、整理工作,目的是為了給師生提供系統的、連續的、完整的教育教學信息,服務于學校教學是學校圖書、報刊、檔案等文獻資源不變的主題,因此信息的管理與服務就必須根據現代教育理念下教育教學改革對教學信息的需求,運用各種方法和手段,及時溝通各種信息渠道和網絡資源,利用所掌握的文獻信息資源及檢索工具,檢索、篩選、加工出師生所需要的專項教學信息。將單純提供文獻的淺層服務向提供綜合信息等多元化、深層次服務轉變,將單純的收藏、借出與還入向集收藏、借還、閱覽、咨詢、導讀等各種服務形式于一身的綜合轉變。

3.分類知識的網絡化和密集化

依托校園網和教育網或因特網,將電子出版物、學科專業特色文獻以及分類收集的網絡資源有機地結合在一起,鏈接到校園網主頁下,實現電子出版物和網上資源的網絡化,資源的網絡化便于將相關信息進行篩選、濃縮和密集,方便師生的查詢和信息的獲取,從而為他們提供更為有效的便捷化服務。

4.紙質文獻與數字文獻的有效融合

從文獻資料構成要素來看,紙質文獻多是關注藏書、讀者、管理人員、技術和設備,而數字文獻則多是關注數字化資源、網絡連接、電子設備管理維護人員、技術和設備。由此看來,兩種文獻既有收藏、整理、傳遞文獻的共同屬性,從而有著不可分割的聯系,同時又因構成因素、特征、功能、作用等方面的差異而形成了兩個相對獨立的體系。一般來說紙質文獻提供的資料教學專業水平高,內容分配和布局合理,而數字文獻在信息傳遞的速度和廣度上則更勝一籌,并使管理與服務向更深層次發展成為可能,所以兩者是相輔相成、互為補充的混合體,以紙質文獻為依托,有效融合數字文獻應是學校信息管理服務一體化的一個發展方向。

5.管理服務人員的一專多能

管理服務人員的一專多能是信息管理服務一體化的又一特征,文獻信息的多元化需要一專多能的管理服務人員,他們不僅要精通一個學科,對該學科師生的咨詢進行解答,還需要具備對本學科檔案文獻進行綜合利用,甚至是進行二次開發的能力。

二、實現信息管理服務一體化的條件

學校書報刊及檔案實現一體化綜合服務的條件概括起來可以分為兩個大的方面。

1.相適應的硬件建設

相應館舍和配套設施的建設,如書架、計算機、閱覽室等要落實到位,這是實現文獻一體化綜合服務的基礎,沒有這些硬件的支持,一體化服務只能是一句空話。

學校自動化、網絡化的工作環境是實現書報刊及檔案文獻一體化綜合服務的前提。學校圖書檔案沒有自動化的管理系統,沒有優秀的學校圖書檔案管理系統軟件,實現不了書、刊、報等文獻資源的快捷檢索,也就談不上快捷的服務;沒有網絡的連接、沒有局域網、教科網、公共網、因特網等的依托,也就談不上書報刊及檔案的檢索與利用,更談不上所有文獻的一體化綜合服務。

2.高素質的管理服務隊伍

觀念的轉變是實現文獻一體化綜臺服務的動力。書報刊及檔案服務方式的變革,要求學校圖書館的管理理念必須由重藏輕用到藏用并舉轉變,服務方式必須由分散服務向一體化服務的轉變。如果不能清醒地認識到這種變化,必將導致學校圖書檔案管理服務的滯后,因此必須從思想上轉變觀念,并以此為動力,切實提高自身的綜合素質。

高素質的服務隊伍是實現一體化綜合服務的關鍵。學校書報刊及檔案文獻一體化綜合服務需要集多種服務于一身,必然要求一崗多能的服務人員。傳統服務框架下,管理人員長期工作在單一的崗位上,技能單一,這已嚴重阻礙綜合服務的效率,因此必須大力進行人才的引進和自身員工的技能培訓,以適應現代教育條件下工作的需要。

三、實現信息管理服務一體化的措施

1.人才保障

現代教育條件下的文獻信息管理服務需要掌握新技能的新人才,根據學校實際情況,一般來說可采用針對性地引進專業骨干人員和對現任工作人員開展繼續教育相結合的方法,通過崗位培訓、短期培訓、學術活動等方式,使他們掌握圖書、報刊、檔案的信息管理和信息服務知識,掌握現代的信息技術;使他們具有收集、篩選、整理網上信息的能力;具有較強的規劃能力和應變能力,能較好地處理可能出現的意外問題;具有一定的外語基礎,以便從網上收集調閱相關的教育教學信息。

2.宏觀上建立統一的書報刊及檔案信息中心

首先將原有的封閉管理和相對獨立的運轉體系轉變為開放性的服務機構,面對師生的信息服務形成統一的整體以達到資源合理配置,統一管理。嚴格按照國家統一的分類、著錄、標識等規范標準對文獻進行加工、整理、編目等,做好基礎工作。

3.微觀上進行分門別類的收集與整理

比如可按學科分為文科類、理科類、綜合類,每類下面再按文獻的相關性設置相應的分類,這樣對文獻基礎層面的管理工作可以做到各司其職,責任明確,為宏觀層面的一體化服務提供資源保障。

4.業務機構重組與服務內容延伸

從機構上徹底改變傳統的書報刊及檔案分別管理、分別服務的模式,設置與圖書、報刊、檔案以及電子文獻一體化綜合服務的相應機構,從現實情況出發,機構可設置為某一類文獻整理部和文獻服務部。

5.夯實常規管理與提高服務層次

從服務內容上除了為師生提供信息咨詢、文獻查詢、新書導讀等傳統服務外,還應開展新書通報、預約、教改查詢、學科導航、教科研選題等服務。另外還應把文獻資源利用情況的調查分析作為一項日常性工作,以提高文獻資源服務的層次、服務的水平和服務的針對性。

綜上所述,建立學校書報刊及檔案一體化管理服務體系,是教育教學改革的需要,是現代信息化社會的要求,它需要先進的科學技術和高素質的管理服務人員作支撐,因此,在管理與服務的過程中,必須緊跟時代步伐,不斷提高人員素質,完善服務體系,以最大程度地發揮書報刊及檔案的資源效益,最大程度地服務于學校的教育教學工作。

參考文獻

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[2]李玉琴.淺談圖書檔案情報工作一體化管理.河南教育學院學報(哲社版),2005(6).