引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理的特點(diǎn)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

公園檔案的管理是有效經(jīng)營(yíng)公園業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)與前提，但長(zhǎng)期以來(lái)，公園檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問(wèn)題。

一、公園檔案管理工作的作用

作為國(guó)家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實(shí)地反映了職工公園工作期間的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對(duì)于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見(jiàn)。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設(shè)的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟(jì)效益也相當(dāng)可觀。公園綠化部門對(duì)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建或改建等，均需要公園綠化檔案。

二、公園檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案來(lái)源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來(lái)自公園本身，同時(shí)也來(lái)自相關(guān)方面的各類資料。來(lái)源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時(shí)也是公園檔案管理重要性的充分反映。

（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時(shí)還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達(dá)到聲形并茂、動(dòng)靜結(jié)合的效果。

（三）保存具有針對(duì)性。公園檔案具有較高使用價(jià)值，該特點(diǎn)有檔案內(nèi)容來(lái)決定，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補(bǔ)，比方說(shuō)，有些錄音、照片、錄像損失就不能再?gòu)?fù)制。

三、公園檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。公園檔案填寫(xiě)與存檔主要以手工為主，而且建設(shè)公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p害，直接影響到公園檔案管理。

（二）管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。

所以加強(qiáng)公園檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。

（三）管理技術(shù)滯后。大部分的公園檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對(duì)相關(guān)資料的記錄是簡(jiǎn)單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意識(shí)，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

（四）服務(wù)意識(shí)薄弱。隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開(kāi)放程度有了明顯的提升，各級(jí)檔案部門通過(guò)積極向社會(huì)開(kāi)放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場(chǎng)的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對(duì)檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

四、加強(qiáng)公園檔案管理的建議

（一）提高公園檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。公園檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指得是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學(xué)化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務(wù)之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機(jī)制完善，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

（二）加強(qiáng)公園檔案安全保障體系建設(shè)。由于電子公園檔案和紙質(zhì)公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點(diǎn)有針對(duì)性地實(shí)施防護(hù)，按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則針對(duì)公園檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來(lái)達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對(duì)電子公園檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件，預(yù)防受到外界的安全威脅。

篇2

第一，多樣性特點(diǎn)。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績(jī)材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。

第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專院校檔案材料是對(duì)學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過(guò)去某一段時(shí)期及過(guò)去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德?tīng)顩r、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過(guò)學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫(xiě)的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫(xiě)的材料，也不同于手續(xù)不全或者無(wú)頭有尾等類似的材料。

第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。

第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。隨著高等院校擴(kuò)招趨勢(shì)的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對(duì)較短、穩(wěn)定性相對(duì)較差等。

新形勢(shì)下，高職院校檔案管理與實(shí)際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：

第一，受高職院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機(jī)制不健全。針對(duì)學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開(kāi)展。另外，很多高職院校并沒(méi)有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對(duì)薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問(wèn)題。

針對(duì)以上高職院校檔案管理存在的問(wèn)題，我們應(yīng)該如何有效推動(dòng)大專院校檔案管理工作的開(kāi)展呢？

第一，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來(lái)發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

篇3

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性

醫(yī)院檔案幾乎都是通過(guò)醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來(lái)看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來(lái)源看，除了有來(lái)自上級(jí)印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來(lái)文件或編史修志的材料。

1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書(shū)檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映。因此，它所記述的內(nèi)容無(wú)疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對(duì)的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)，相對(duì)保密性等特點(diǎn)，開(kāi)放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性

醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時(shí)間內(nèi)某項(xiàng)工作（如醫(yī)院管理年活動(dòng)、醫(yī)療質(zhì)量萬(wàn)里行活動(dòng)、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動(dòng)等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫(yī)院檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開(kāi)發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

2.1 實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開(kāi)發(fā)利用的手段

檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。

2.2 規(guī)范管理制度是做好開(kāi)發(fā)利用的前提

檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開(kāi)發(fā)利用的條件

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫(huà)等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對(duì)文書(shū)檔案未予以足夠的重視，沒(méi)有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，對(duì)納入檔案管理的文書(shū)范圍沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲(chǔ)藏的質(zhì)量。因此，要有針對(duì)性地拓寬有價(jià)值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲(chǔ)藏的檔案完整、有價(jià)值、可利用性。同時(shí)，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫(kù)，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開(kāi)發(fā)利用的保證

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性相對(duì)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時(shí)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學(xué)問(wèn)，尤其對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細(xì)致之心，對(duì)每一道程序，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊(duì)伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實(shí)現(xiàn)歸口化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無(wú)限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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2.政務(wù)公開(kāi)化使得政府樹(shù)立良好的形象。事業(yè)單位使用數(shù)字化的檔案能夠及時(shí)的公布相關(guān)信息，使得國(guó)家相關(guān)部門能夠更加便捷的對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)研究，同時(shí)使得老百姓對(duì)各種檔案文件可以查看，形成一種公開(kāi)透明的政務(wù)管理工作，群眾更加信任事業(yè)單位，也符合新時(shí)期實(shí)行陽(yáng)光政務(wù)的發(fā)展要求，達(dá)到科學(xué)合理的使用各種網(wǎng)絡(luò)信息的目的。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作就是對(duì)大量資料和文件的歸納、整理和存儲(chǔ)。因此大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為這對(duì)企業(yè)的發(fā)展有積極的影響作用，出現(xiàn)不認(rèn)真對(duì)待各項(xiàng)工作的現(xiàn)象，逐漸形成一種散漫的工作態(tài)度非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。這些簡(jiǎn)單的檔案管理任務(wù)可能并不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)什么盈利的機(jī)會(huì)，但是其對(duì)事業(yè)單位內(nèi)在的影響是非常巨大的，甚至?xí)故聵I(yè)單位受到各種好的社會(huì)服務(wù)評(píng)價(jià)，使得事業(yè)單位在今后能夠健康持續(xù)的發(fā)展下去。所以必須不斷提高人們對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

2.檔案管理的程序不夠健全。因?yàn)榇嬖趪?yán)重的輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，使得很多事業(yè)單位中檔案管理的程序有很多的不足有待解決，并且有些事業(yè)單位中檔案管理工作是一片混亂的現(xiàn)象，從而使得檔案管理工作一直處于一種低級(jí)的管理水平，檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間得不到正常的改革和發(fā)展，處于落后的狀態(tài)，一些檔案不能進(jìn)行及時(shí)的更新，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作今后的發(fā)展，也使得事業(yè)單位的發(fā)展速度緩慢。

3.處于檔案管理崗位的人員沒(méi)有正確的態(tài)度對(duì)待自身的工作。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的重要原因還是事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視現(xiàn)象造成的，檔案管理人員無(wú)法感受到自身工作的重要性。長(zhǎng)期下來(lái)檔案管理人員的態(tài)度越來(lái)越不端正，有些工作人員甚至應(yīng)付自身的各項(xiàng)工作任務(wù)，對(duì)檔案管理工作的工作質(zhì)量造成了很大的消極影響作用，人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)，嚴(yán)重降低了工作的質(zhì)量和效率水平，事業(yè)單位根本無(wú)法更好的發(fā)展各項(xiàng)檔案管理工作，同時(shí)也阻礙了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革發(fā)展。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

1.充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用。要想大程度對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行提高，對(duì)工作人員理念的教育是非常重要的，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用是發(fā)展的基礎(chǔ)。首先應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)階層入手，教育他們認(rèn)識(shí)到檔案管理的影響作用，然后對(duì)基層的管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的宣?骱凸嗍洌?最終使得整個(gè)事業(yè)單位的人員都形成一種對(duì)檔案管理工作的重視和認(rèn)真的態(tài)度，使得檔案管理工作能夠更好的發(fā)展。

2.使得檔案管理的各項(xiàng)程序得到改進(jìn)。要想更好的提高事業(yè)單位的檔案管理能力，開(kāi)始要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使之形成正確的工作態(tài)度，認(rèn)真耐心的做好本職的各項(xiàng)工作任務(wù)，然后對(duì)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的眾多不足和問(wèn)題，對(duì)檔案管理程序不斷的完善和改進(jìn)。就當(dāng)前的檔案管理發(fā)展情況來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作是一種非常落后的狀態(tài)存在，造成這種現(xiàn)象的原因很大程度取決于檔案管理工作的各項(xiàng)程序中存在的問(wèn)題。為了適應(yīng)未來(lái)時(shí)展的需要，必須要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理體制進(jìn)行科學(xué)的創(chuàng)新和改進(jìn)，一方面對(duì)事業(yè)單位的檔案管理程序進(jìn)行改進(jìn)。一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理程序，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值和意義，從而使得事業(yè)單位能夠更好的發(fā)展進(jìn)步。

3.對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和整體水平進(jìn)行提高。事業(yè)單位中的檔案管理工作并不是對(duì)一些資料的簡(jiǎn)單整理過(guò)程，要有專業(yè)的管理人員的全面指導(dǎo)和管理。新形勢(shì)下可以看出，大多數(shù)檔案管理人員并不具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。所以，最重要的是培養(yǎng)工作人員形成熟練的專業(yè)技術(shù)水平。通過(guò)多種方式對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育工作，形成更加扎實(shí)的專業(yè)能力。更好的完成事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案管理工作，為事業(yè)單位今后的更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.

Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic

2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學(xué)院赴英考察培訓(xùn)團(tuán)成員，我在考察牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、曼徹斯特大學(xué)、愛(ài)丁堡大學(xué)、謝菲爾德大學(xué)和謝菲爾德哈勒姆大學(xué)等高校教育管理的同時(shí)，重點(diǎn)考察了英國(guó)高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學(xué)的檔案管理情況。

1 松散的檔案管理體制

英國(guó)檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒(méi)有全國(guó)統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)構(gòu)。英國(guó)高校中，除劍橋大學(xué)設(shè)立檔案中心，牛津大學(xué)、利物浦大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)等少數(shù)高校設(shè)立檔案館外，其他高校沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散在其他機(jī)構(gòu)中。

謝菲爾德大學(xué)（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學(xué)院（成立于1828年）、港灣學(xué)院（1879年）與謝菲爾德技術(shù)學(xué)院（1884年）等3所謝菲爾德地方學(xué)院合并而成“謝菲爾德大學(xué)學(xué)院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學(xué)”。該校以其一流的教育及研究成果在英國(guó)享有盛譽(yù)，共出過(guò)4名諾貝爾獎(jiǎng)金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來(lái)自海內(nèi)外眾多的學(xué)生，學(xué)校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來(lái)自120多個(gè)國(guó)家的3400多名海外學(xué)生。謝菲爾德大學(xué)的檔案有多家機(jī)構(gòu)管理，主要有兩個(gè)機(jī)構(gòu)，即信息與計(jì)算服務(wù)中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書(shū)館。行政檔案由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的檔案室管理，學(xué)生成績(jī)、試卷等教學(xué)檔案以及財(cái)務(wù)檔案等由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國(guó)全國(guó)游樂(lè)檔案分別由圖書(shū)館的特藏檔案室和游樂(lè)檔案室管理。游樂(lè)檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學(xué)或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂(lè)檔案室收藏有大量歷史上英國(guó)跑馬場(chǎng)的海報(bào)、圖片、畫(huà)冊(cè)、圖書(shū)、報(bào)紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀(jì)的游樂(lè)檔案。謝菲爾德大學(xué)的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂(lè)檔案室等各檔案機(jī)構(gòu)之間沒(méi)有上下隸屬關(guān)系，也無(wú)法定業(yè)務(wù)往來(lái)。但這些分散的檔案機(jī)構(gòu)并不影響謝菲爾德大學(xué)各類檔案的收集和保存，各檔案機(jī)構(gòu)分工協(xié)調(diào)，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。

2 多元的檔案資金來(lái)源

英國(guó)高校的檔案經(jīng)費(fèi)與高等教育經(jīng)費(fèi)一樣，主要來(lái)自政府撥款和社會(huì)捐贈(zèng)。由Ross-CASE委托英國(guó)國(guó)家社會(huì)研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進(jìn)行的調(diào)查顯示，在2008～200年度，英國(guó)大學(xué)所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國(guó)大學(xué)中，牛津大學(xué)和劍橋大學(xué)獲得捐贈(zèng)最多，超過(guò)所有捐贈(zèng)的一半。另外，在羅素集團(tuán)（RussellGroup）下的一流研究類大學(xué)得到的捐贈(zèng)占捐贈(zèng)總額的24%。[1]

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（二）檔案應(yīng)用。1、施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項(xiàng)；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計(jì)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2、竣工驗(yàn)收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦【2005】480號(hào)）中第二十四條規(guī)定要求：未經(jīng)過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不能夠通過(guò)或進(jìn)行工程驗(yàn)收。由此可知，水利工程檔案驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗(yàn)收依據(jù)。3、運(yùn)行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運(yùn)行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對(duì)水利工程的防洪能力以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對(duì)工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評(píng)估和實(shí)施；同時(shí)，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊(cè)等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4、改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對(duì)水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時(shí)，首先應(yīng)對(duì)原工程的設(shè)計(jì)、地基情況以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評(píng)估，通過(guò)查閱檔案資料，不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計(jì)與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對(duì)責(zé)任方進(jìn)行追究，為其他項(xiàng)自工程的實(shí)施拉起警戒線。在對(duì)工程事故進(jìn)行調(diào)查的過(guò)程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時(shí)就成為了最重要的證據(jù)。

二、“三個(gè)工程”

檔案管理，以時(shí)間為縱向主線對(duì)工程建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄；橫向上則對(duì)應(yīng)實(shí)物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財(cái)務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財(cái)務(wù)工程。財(cái)務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過(guò)程中，所涉及的財(cái)務(wù)檔案資料，而財(cái)務(wù)也是制約工程的主要因素，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費(fèi)量。這里所說(shuō)的財(cái)務(wù)工程主要是對(duì)預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無(wú)論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過(guò)文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實(shí)地展現(xiàn)。

（三）影像工程。影像工程主要是通過(guò)多媒體技術(shù)，例如，攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的重要事件通過(guò)圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會(huì)議、完工后工程實(shí)景等。通過(guò)影像技術(shù)對(duì)工程進(jìn)行記錄，使工程記錄信息更加真實(shí)、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過(guò)多媒體技術(shù)來(lái)記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗(yàn)收突破了時(shí)間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說(shuō)明，大大增強(qiáng)了工程的客觀性、真實(shí)性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無(wú)法得到有效落實(shí)，可直接導(dǎo)致工程返工，延長(zhǎng)工程時(shí)間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。

三、事件的時(shí)間對(duì)應(yīng)

水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對(duì)應(yīng)性來(lái)體現(xiàn)。無(wú)論是何種水利工程，在立項(xiàng)時(shí)。首先需要對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次，設(shè)計(jì)、勘測(cè)、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會(huì)產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對(duì)檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對(duì)檔案管理提出了進(jìn)一步指示；在對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時(shí)，需同時(shí)對(duì)工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理，沒(méi)有檔案的參與無(wú)法準(zhǔn)確掌握施工的全過(guò)程。在建設(shè)水利工程的過(guò)程中，若需要對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請(qǐng)以及業(yè)主單位同意，一定要保證時(shí)間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實(shí)物形式存在，更加具有說(shuō)服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，在統(tǒng)計(jì)和查詢上具有更強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢(shì)是不言而喻的。近兩年來(lái)，國(guó)家制定了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤(pán)技術(shù)的推動(dòng)下逐步朝著光盤(pán)庫(kù)載體的模式快速推進(jìn)，未來(lái)這就成為項(xiàng)目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無(wú)論是內(nèi)容、時(shí)間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。

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1.高校圖書(shū)館檔案管理的必要性

圖書(shū)館檔案是一種文獻(xiàn)資源，具有多種記錄形式，包括文字、圖表以及聲像等多種形式的記錄，是圖書(shū)館長(zhǎng)久發(fā)展的重要財(cái)富。高校圖書(shū)館對(duì)學(xué)校的眾多部門的有價(jià)值的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括移交學(xué)校檔案館保存的檔案和圖書(shū)館自存的檔案兩個(gè)部分。圖書(shū)館檔案管理，具有重要的意義。

1.1高校圖書(shū)館檔案記錄著圖書(shū)館的發(fā)展和演變。目前，我國(guó)的高等教育逐步普及，高校進(jìn)行大幅度的重組和整合，盡可能地實(shí)現(xiàn)教育資源的合理高效利用。而且，由于我國(guó)的學(xué)生數(shù)量在逐年減少，需要高校進(jìn)行合并，進(jìn)行教師資源的優(yōu)化整合，加強(qiáng)對(duì)教師隊(duì)伍的培養(yǎng)，不斷提高教師隊(duì)伍的質(zhì)量。在高校的重組和合并中，對(duì)于不同時(shí)期的的圖書(shū)館檔案材料進(jìn)行整理，可以留存圖書(shū)館的發(fā)展歷史，體現(xiàn)這些材料的寶貴歷史價(jià)值。而且，圖書(shū)館檔案材料也是對(duì)圖書(shū)館工作的準(zhǔn)確記錄，使圖書(shū)館工作具有延續(xù)性的價(jià)值。

1.2高校圖書(shū)館檔案管理反映圖書(shū)館管理水平。高校圖書(shū)館檔案記錄圖書(shū)館的各項(xiàng)活動(dòng)的有價(jià)值的文件材料，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的基本職能。檔案管理是高校圖書(shū)館管理的一個(gè)組成部分，將檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，可以使有效的信息進(jìn)行長(zhǎng)久的保存，發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)的作用。而且，高校圖書(shū)館檔案管理的好壞，可以充分反映出圖書(shū)館管理工作的水平和管理工作軌跡。有利于圖書(shū)館的決策者根據(jù)檔案順序信息及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，從而改進(jìn)決策工作，提高圖書(shū)館的管理效率和管理質(zhì)量。高校圖書(shū)館檔案管理工作的實(shí)施，使圖書(shū)館的工作有據(jù)可查，有助于樹(shù)立良好的圖書(shū)館形象。

1.3高校圖書(shū)館檔案為圖書(shū)館學(xué)研究提供可靠依據(jù)，新生入館教學(xué)的教材。高校圖書(shū)館檔案有助于記錄各個(gè)階段和時(shí)期的組織機(jī)構(gòu)和科研成果，為工作人員研究工作提供一定的可靠依據(jù)，方便圖書(shū)館工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)探討和學(xué)術(shù)研究，提供重要的原始材料。而且，高校圖書(shū)館檔案全面地記錄著圖書(shū)館的發(fā)展歷程、對(duì)于藏書(shū)的規(guī)模改善、現(xiàn)代技術(shù)的引入以及管理制度的改善等。對(duì)于圖書(shū)館借閱環(huán)境和借閱手續(xù)都要盡可能地改進(jìn)，在進(jìn)行新生入館教學(xué)中發(fā)揮重要的作用，從而吸引新生積極利用圖書(shū)館的優(yōu)秀資源。

2.高校圖書(shū)館檔案管理的特點(diǎn)

2.1非全宗性。全宗就是某一個(gè)單位工作全過(guò)程的檔案材料，而圖書(shū)館檔案是一個(gè)完整的文獻(xiàn)材料集合，不能在行政和人事等機(jī)構(gòu)獨(dú)立開(kāi)展活動(dòng)，所以高校圖書(shū)館檔案不能構(gòu)成一個(gè)全宗。高校各項(xiàng)工作都有相關(guān)部門來(lái)管理，行政由學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)處進(jìn)行管理，人事檔案可以由人事處進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而圖書(shū)館檔案具有非全宗性。

2.2針對(duì)性。由于學(xué)校的管理是個(gè)巨大的系統(tǒng)工程，比較復(fù)雜。學(xué)校的各個(gè)行政部門都會(huì)下發(fā)不同的材料和通知，圖書(shū)館不能進(jìn)行全部的保存，會(huì)造成檔案管理內(nèi)容較為極其復(fù)雜，不具備合理的針對(duì)性。而且，學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置較為復(fù)雜，不同的部門都有各自的管轄范圍，對(duì)于組織和宣傳的內(nèi)容都不同，有些材料內(nèi)容與圖書(shū)館無(wú)關(guān)，可以直接交由校檔案室進(jìn)行整理和保存。對(duì)于涉及圖書(shū)館工作的文件和材料需要圖書(shū)館進(jìn)行及時(shí)的存檔，充分反映了圖書(shū)館檔案的特性。

2.3從屬性。圖書(shū)館檔案是高校檔案室的下屬管理單位，接受高校檔案室的直接統(tǒng)一管理和工作指導(dǎo)。對(duì)于圖書(shū)館檔案的內(nèi)容設(shè)置，多半來(lái)自于學(xué)校檔案的復(fù)制品，就是學(xué)校圖書(shū)館的相關(guān)文件資料。而且，圖書(shū)館檔案的文件也有部分需要移交到學(xué)校的檔案館存檔，關(guān)于圖書(shū)館的發(fā)展規(guī)劃、會(huì)議記錄以及工作總結(jié)等。這些材料是互通的，需要相互留檔。

3.針對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理的特點(diǎn)，提出加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理的措施

對(duì)于圖書(shū)館檔案管理工作，從其諸多的特點(diǎn)考慮，高校檔案管理的作用巨大，需要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，充分發(fā)揮高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將檔案工作不斷完善。

3.1高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視圖書(shū)館檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。圖書(shū)館為學(xué)校輔助教學(xué)提供重要的保障，因而需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視了檔案管理工作，才能為檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作和檔案管理工作的結(jié)合發(fā)展。圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)也較為重要，需要指派專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，而且要與高校檔案室之間進(jìn)行緊密的聯(lián)系，對(duì)檔案室的業(yè)務(wù)之間進(jìn)行緊密聯(lián)系，促進(jìn)高校檔案管理工作的高校開(kāi)展。

3.2高校圖書(shū)館檔案管理要建立合理的管理體制。高校圖書(shū)館是二級(jí)工作單位，也是高校檔案管理的重要部門。由于高校圖書(shū)館檔案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理體制，要符合本館的工作實(shí)際。在圖書(shū)館檔案管理中，也要進(jìn)行合理的資源整合，對(duì)于一些與圖書(shū)館工作聯(lián)系不大的文件資料不需要保存，交由特定的部門進(jìn)行管理，從而體現(xiàn)出非全宗性的特點(diǎn)，突顯出圖書(shū)館檔案的特色之處。合理的管理體制具有高效的制約力，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

3.3高效圖書(shū)館檔案資料體制針對(duì)性特點(diǎn)。高效圖書(shū)館檔案資料管理本身就是一個(gè)復(fù)雜的工作，重要的文獻(xiàn)資料繁多，資料管理不能講求細(xì)和全的觀念，需要有針對(duì)性地整合與圖書(shū)館工作相關(guān)的檔案資料。最重要的是要進(jìn)行資料的準(zhǔn)確分類，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況進(jìn)行多項(xiàng)分類。在科學(xué)分類的指導(dǎo)下，才能將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來(lái)，從而準(zhǔn)確真實(shí)地記錄圖書(shū)館的發(fā)展歷程。不能追求一概而論的模式，將圖書(shū)館檔案的范圍過(guò)分?jǐn)U大，會(huì)造成工作的冗雜而沒(méi)有效率。

3.4引入電子信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理。目前，圖書(shū)館工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)現(xiàn)代化的范疇。檔案從單純的紙質(zhì)向大規(guī)模的電子檔案發(fā)展，促進(jìn)了高校圖書(shū)館檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理上受到很多的制約因素，例如溫度、濕度以及防蛀蟲(chóng)等，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量存在一些不確定因素。所以，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)的支持下，有效地改變了紙質(zhì)檔案的局限之處。然而，電子檔案也存在自身的不足之處，在檔案信息輸入電腦程序過(guò)程中存在很大的不確定性和可變性，所以檔案的原始性很難考證。而且，一旦電腦設(shè)備受到攻擊，會(huì)影響很多的檔案資料的作用。所以，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行結(jié)合，才能促進(jìn)新的管理模式的創(chuàng)新。

結(jié)束語(yǔ)

高校圖書(shū)館檔案管理是圖書(shū)館工作的一個(gè)重要部分，也可以有效地支持圖書(shū)館多項(xiàng)工作的開(kāi)展。所以，樹(shù)立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)，從而促建檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和完善圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張芳.論高校圖書(shū)館檔案管理工作的特點(diǎn)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010（10）.

篇8

1住房公積金檔案的特點(diǎn)

1．1檔案形成者較多

我國(guó)住房公積金制度實(shí)施過(guò)程中，作為住房公積金管理、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文件和材料，都是會(huì)作為公積金檔案進(jìn)行歸檔保存會(huì)。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。

1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內(nèi)容豐富的特點(diǎn)

目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業(yè)務(wù)檔案下面還進(jìn)行了多層次的細(xì)分。而且業(yè)務(wù)類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內(nèi)容存在較大的差異。因此可以說(shuō)住房公積金檔案在種類和內(nèi)容上較為豐富。

1．3留存材料基本相同

住房公積金辦理過(guò)程中，繳存單位和職工需要提供業(yè)務(wù)辦理時(shí)所需要的各種材料，并對(duì)材料進(jìn)行審批，當(dāng)合格后這部分材料則會(huì)進(jìn)行留存，留存的材料多為紙質(zhì)材料和數(shù)字載體的資料，而且對(duì)于同一業(yè)務(wù)，留存材料與審批材料具有一致性的特點(diǎn)，基本上沒(méi)有什么差異。

1．4整理立卷具有時(shí)效性

在住房公積金業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，前臺(tái)窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)較多，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都存在著緊密的聯(lián)系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業(yè)務(wù)辦理完成后即需要對(duì)所形成的材料進(jìn)行整理、立鄭、復(fù)核，不能存在材料積壓的情況，避免對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作帶來(lái)影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性特征。

1．5查閱和使用具有針對(duì)性

住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強(qiáng)的針對(duì)性，多為上級(jí)監(jiān)管部門、本單位業(yè)務(wù)部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴(yán)格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個(gè)人都不能隨意對(duì)公積金檔案進(jìn)行查閱。

2加強(qiáng)住房公積金檔案管理的策略

2．1提高對(duì)住房公積金檔案管理的認(rèn)識(shí)

作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)住房公積金檔案的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，清晰認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化住房公積金檔案管理對(duì)完善住房保障體系及防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構(gòu)建完善的檔案管理體系，落實(shí)好相關(guān)的責(zé)任，使各種檔案管理部門能夠相互協(xié)調(diào)，提高檔案管理工作的規(guī)范性。同時(shí)加快考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制的建立，充分的調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，使其在工作中能夠不斷創(chuàng)新，加快推動(dòng)住房公積金檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2．2建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范

國(guó)家應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的住房公積金檔案管理規(guī)范，出臺(tái)指導(dǎo)性文件，使各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)能夠在上級(jí)部門制定的管理規(guī)范下結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出既符合上級(jí)宏觀協(xié)調(diào)需要，又符合自身工作實(shí)際的管理規(guī)范制度，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化具有非常重要的意義

2．3要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

在住房公積金檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要加大資金的投入，購(gòu)置各項(xiàng)信息化管理的配套設(shè)施，加快對(duì)住房公積金檔案工作環(huán)境進(jìn)行改善。配備各種硬件設(shè)施，加快住房公積金檔案管理體系的構(gòu)建。同時(shí)還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，利用各種先進(jìn)的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)及監(jiān)測(cè)系統(tǒng)來(lái)提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，數(shù)字化已成為檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，因此在實(shí)際工作中，需要加快推進(jìn)文書(shū)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，加快住房公積金檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案的無(wú)紙化管理，利用紙質(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務(wù)于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。

2．4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業(yè)素質(zhì)的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質(zhì)。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，熟悉公積金管理工作的各項(xiàng)流程，從而利用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)加強(qiáng)住房公積金檔案的管理。同時(shí)還要做好后備檔案管理人才的培養(yǎng)工作，有高校內(nèi)采取定向培養(yǎng)的模式來(lái)為住房公積金檔案管理工作提供高素質(zhì)的人才供應(yīng)。

3結(jié)語(yǔ)

由于住房公積金直接關(guān)系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規(guī)范化管理，則需要加強(qiáng)住房公積金檔案管理，通過(guò)對(duì)住房公積金進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點(diǎn)，不斷的對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國(guó)住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

參考文獻(xiàn):

篇9

病歷檔案是關(guān)于臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)的檔案資料，它完整地記錄了病人歷次的檢查、治療和轉(zhuǎn)歸的全過(guò)程，以及與疾病有關(guān)的所有問(wèn)題。病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員給病人進(jìn)行診斷和治療的記錄，是病人就醫(yī)期間身體和心理情況的真實(shí)反映，是醫(yī)院臨床、教學(xué)、研究工作的寶貴資料，從一定意義上講它也是臨床醫(yī)學(xué)的法定文件。但當(dāng)前從病歷檔案的全過(guò)程管理和自身的管理相對(duì)于臨床醫(yī)學(xué)發(fā)展和要求，以及傳統(tǒng)病歷檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代病歷檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)衡量，任務(wù)還十分艱巨。

二、病歷檔案的組成

大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，病歷檔案的內(nèi)容包括門診病歷檔案、住院病歷檔案、醫(yī)療事故檔案、死亡檔案等四個(gè)方面。一般的病歷檔案多含門診病歷檔案和住院病歷檔案。

（一）門診病歷檔案

醫(yī)院門診是病人的首診，也是形成病歷檔案最多的地方。門診病歷檔案包括患者的病歷本、門診化驗(yàn)單、X光檢查報(bào)告單、B超報(bào)告、心電圖報(bào)告等記錄以及醫(yī)生診斷的結(jié)論、各種治療處方，同時(shí)包括門診中西處方的存根。

（二）住院病歷檔案

嚴(yán)重患者由門診轉(zhuǎn)入住院部進(jìn)行一段時(shí)間的治療，在此治療過(guò)程中就形成了大量的病歷檔案，它包括門診醫(yī)生開(kāi)出的住院證及其初診的結(jié)論；住院部醫(yī)生觀察的各種記錄、化驗(yàn)報(bào)告單、X光片、心電圖、腦電圖、B超、CT等檢查記錄材料及其診斷結(jié)論等；護(hù)理人員對(duì)病人的觀察、治療護(hù)理所做各項(xiàng)記錄；需做手術(shù)的患者產(chǎn)生的諸如術(shù)前會(huì)診結(jié)論、手術(shù)方案、手術(shù)同意書(shū)、麻醉記錄單、術(shù)中意外情況的處理方案等文字材料。

（三）醫(yī)療事故檔案

在治療中有時(shí)產(chǎn)生醫(yī)療事故和意外事故，必須有檔案的記載，以便查考。醫(yī)療事故檔案包括病人的病情和醫(yī)生的治療方案、醫(yī)治過(guò)程中形成的所有記錄，以及事故發(fā)生后，事故鑒定委員會(huì)的鑒定結(jié)論、傷殘等級(jí)評(píng)定證書(shū)，有些事故還含有法醫(yī)進(jìn)行尸體解剖形成的尸體勘驗(yàn)筆錄。

（四）死亡檔案

經(jīng)過(guò)醫(yī)院多方搶救無(wú)效而逝去的病人，必須建立死亡檔案。死亡檔案包括搶救病人的全部記錄，以及寫(xiě)有死亡時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容的通知單。

三、病歷檔案的特點(diǎn)

（一）服務(wù)對(duì)象單一

病歷檔案服務(wù)的主要對(duì)象是病人和醫(yī)務(wù)人員。

（二）病歷檔案提前形成

病人就診之始，醫(yī)院就要給病人辦理立卷、登記、編號(hào)、建立姓名索引卡等手續(xù)。因?yàn)橹挥性卺t(yī)師診治之前建立病歷檔案，醫(yī)師所做的記錄以及實(shí)驗(yàn)室檢查結(jié)果的報(bào)告文件才能按號(hào)歸入該病人的病歷檔案。

（三）使用頻繁

病歷檔案服務(wù)的對(duì)象決定了它的使用頻率，每一份病歷檔案在該病人每次來(lái)院就診時(shí)都要使用。特別是某些慢性病或難于根治的疾病患者的病歷檔案則隨著就診次數(shù)的增加而多次使用。

四、病歷檔案的作用

（一）為醫(yī)療管理提供信息資源

病歷檔案是醫(yī)院最寶貴、最有特色的檔案財(cái)富。它是臨床實(shí)踐的原始記錄，是患者的保健參考資料，是醫(yī)務(wù)人員對(duì)疾病正確診斷和決定治療方案所不可缺少的重要依據(jù)。病歷檔案記載了每個(gè)患者的疾病情況、診療方法和效果，所以它在一定程度上反映了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展史。因此，可以說(shuō)病歷檔案是一個(gè)醫(yī)院最寶貴的珍藏，也是最有利用價(jià)值的檔案財(cái)富。病歷檔案，特別是罕見(jiàn)病例檔案具有重要的信息利用價(jià)值，對(duì)于類似病案的診治具有重要的參考和指導(dǎo)作用。

（二）為醫(yī)療科研提供參考

病歷檔案對(duì)于醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展科學(xué)研究具有十分重要的意義。病歷檔案是提高醫(yī)療水平和護(hù)理水平的重要資料。對(duì)于患者診斷的確立和選擇恰當(dāng)?shù)闹委煼桨付家獏⒖疾v檔案。一個(gè)完整的病歷檔案可以指出通向正確診斷的途徑，所以它是決定診斷的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)病歷檔案進(jìn)行科學(xué)研究，就能提出各種有價(jià)值的資料，來(lái)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高醫(yī)療質(zhì)量和護(hù)理質(zhì)量，研發(fā)新藥品。

（三）為醫(yī)療保險(xiǎn)雙方維護(hù)合法權(quán)益提供依據(jù)

如何使保險(xiǎn)公司及被保險(xiǎn)人雙方利益均得到保證，病歷檔案便成為一個(gè)重要依據(jù)，病歷檔案可以為保險(xiǎn)公司提供所有需要的真實(shí)信息，醫(yī)院病案室為保險(xiǎn)公司提供被保險(xiǎn)人的病歷檔案已成為一項(xiàng)重要工作。

五、病歷檔案的現(xiàn)代科學(xué)管理方法

病歷檔案管理的目的就是用科學(xué)的方法，對(duì)病歷檔案進(jìn)行收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、保管和利用等一系列的處置，以便保管好病歷檔案，并充分利用它來(lái)為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。

（一）制度化管理

建立和完善病歷檔案管理制度，使病歷檔案的管理走向法制化、規(guī)范化軌道，是做好病歷檔案工作的必要條件。根據(jù)檔案工作的基本原則和檔案法規(guī)，病歷檔案必須集中統(tǒng)一管理。當(dāng)前許多醫(yī)院成立了病案室，集中統(tǒng)一管理和保管病歷檔案，監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)病歷檔案工作。有些醫(yī)院設(shè)立了“病歷管理委員會(huì)”，加強(qiáng)對(duì)病歷檔案的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全病歷檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，從而使病歷檔案工作有了可靠的w制保障。病歷檔案是由醫(yī)療文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，為了確保病歷檔案的完整、準(zhǔn)確、精練和系統(tǒng)，必須在病歷檔案材料形成過(guò)程中把好質(zhì)量關(guān)，這也是搞好病歷檔案的前提。要加強(qiáng)對(duì)病歷檔案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量的管理和簽署審批管理，做到病歷書(shū)寫(xiě)內(nèi)容完整準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練明了，記錄及時(shí)，手續(xù)齊全，書(shū)寫(xiě)整潔。同時(shí)，當(dāng)一個(gè)病人診療結(jié)束并取得相應(yīng)的結(jié)果后，應(yīng)及時(shí)地將記錄診療全過(guò)程及其結(jié)果的材料整理歸檔，把有使用價(jià)值的醫(yī)療文件材料完整而系統(tǒng)地保存下來(lái)。

（二）規(guī)范化管理

篇10

2、建筑工程檔案的特點(diǎn)

在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱為工程文件。具有分散性、復(fù)雜性、繼承性、時(shí)效性、全面性、真實(shí)性、隨機(jī)性、多專業(yè)性、綜合性等特點(diǎn)。

2.1 復(fù)雜性。由于建筑工程建設(shè)的周期長(zhǎng)，建設(shè)過(guò)程中階段性和季節(jié)性較強(qiáng)，涉及的建筑材料種類繁多，施工工藝比較復(fù)雜等，導(dǎo)致建筑工程文件和檔案資料的復(fù)雜性。

2.2 時(shí)效性。建筑工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的時(shí)效性，工程文件和檔案生成后，要及時(shí)移交到有關(guān)部門，否則如果有關(guān)部門可能不予認(rèn)可。盡管隨著施工工藝、材料、設(shè)備的不斷更新，管理水平的不斷提高，文件和檔案資料的價(jià)值也會(huì)隨之衰減，但仍可以被借鑒，以避免再次出現(xiàn)類似問(wèn)題。

2.3 真實(shí)性。真實(shí)性是對(duì)所有文件、檔案資料的共同要求，但對(duì)建設(shè)工程的文件和檔案資料來(lái)講，這方面的要求更為迫切。工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，是該項(xiàng)工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照。只有建設(shè)工程文件和檔案資料全面反映建設(shè)工程的各類信息，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，才更有實(shí)用價(jià)值。

2.4 綜合性。建設(shè)工程項(xiàng)目常常都是涉及建筑、消防、電力、電信、市政等多個(gè)專業(yè)、多個(gè)工種的綜合系統(tǒng)的工程，是多個(gè)專業(yè)和單位的文件檔案資料的集成，因此具有很強(qiáng)綜合性。

2.5 實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，通過(guò)檔案，可以全面了解工程建設(shè)情況。

2.6 單一性。每個(gè)單項(xiàng)工程檔案資料都是唯一的，獨(dú)立的，不能與其他工程項(xiàng)目混淆使用，這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

3、建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案材料不完整。工程項(xiàng)目歸檔率偏低，材料不完整，甚至部分工程項(xiàng)目根本就沒(méi)有工程檔案。

3.2 缺乏復(fù)合型檔案管理人員。檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

3.3竣工檔案移交不及時(shí)，不能夠及時(shí)將檔案資料移交給檔案管理部門。

4、建筑工程檔案有效管理的措施

4.1 思想上要重視。工程建設(shè)中普遍存在對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，在工程即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。為此，我們必須加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作，認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，引起各有關(guān)方面的重視，避免大量工作的堆積及檔案的缺失。

4.2 建立健全檔案管理制度。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，在工程立項(xiàng)開(kāi)始就應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施，明確工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 把好竣工驗(yàn)收關(guān)。在進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收時(shí)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，查遺補(bǔ)漏，使竣工材料做到真實(shí)、完備。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不予辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。

4.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

4.5 充分利用現(xiàn)代化檔案信息管理手段。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。由于目前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。

4.6 及時(shí)做好變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的變更、修改、作廢等增減變動(dòng)情況做出相關(guān)記錄，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性。

4.7 強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用。開(kāi)發(fā)利用是城建檔案的價(jià)值所在，城建檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，就是通過(guò)各種有效的方式和方法，提供和開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，充分發(fā)揮城建檔案的依據(jù)和查考作用，發(fā)揮城建檔案的技術(shù)效用、社會(huì)效用、經(jīng)濟(jì)效用。

5、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，我國(guó)的建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間，為工程檔案管理工作提出了更高要求。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揚(yáng)自身優(yōu)勢(shì)，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡金墀、張玉平主編：《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01―51―2003。

[2]謝咸頌、陳錦平：《建筑工程資料管理》；化學(xué)工業(yè)出版社；2009年9月1版。

[3]中華人民共和國(guó)建設(shè)部；《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》；中國(guó)建筑工業(yè)出版社；2002年5月。

篇11

一、我國(guó)建筑工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)性強(qiáng)

建筑工程設(shè)計(jì)的過(guò)程中需要考慮大量的可行性要素，并且在每個(gè)階段都有與設(shè)計(jì)相關(guān)的專業(yè)內(nèi)容，如材料、設(shè)備、工藝、結(jié)構(gòu)、安全等。因此，整個(gè)建筑工程設(shè)計(jì)是各種專業(yè)性要素的結(jié)合。客觀上，這也形成了設(shè)計(jì)檔案“綜合性”的特點(diǎn)，以專業(yè)性促成的綜合性特點(diǎn)表現(xiàn)為大量的原始數(shù)據(jù)，它們結(jié)合起來(lái)后才呈現(xiàn)整個(gè)工程的“藍(lán)圖”。其中，大部分內(nèi)容都是以紙媒載體呈現(xiàn)的，作為后期施工、安裝、運(yùn)營(yíng)的相關(guān)依據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。

2.周期長(zhǎng)

很顯然，建筑工程設(shè)計(jì)內(nèi)容不是一蹴而就的。因此，形成的設(shè)計(jì)檔案也需要一定的周期。檔案形成本身就是一個(gè)“事后機(jī)制”，它具有一定的總結(jié)功能，而建筑工程的應(yīng)用周期會(huì)存在很長(zhǎng)時(shí)間（幾十年到上百年），也會(huì)不斷地為檔案補(bǔ)充相關(guān)材料，所以建筑工程設(shè)計(jì)檔案在同一項(xiàng)目中的更新周期也會(huì)很長(zhǎng)。

3.檔案數(shù)量繁多復(fù)雜

一般來(lái)說(shuō)，建筑工程設(shè)計(jì)檔案的形成會(huì)呈現(xiàn)不同的完善階段，每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生同類型的大量資料、信息和數(shù)據(jù)，最終匯集一起造成檔案數(shù)量繁多復(fù)雜，需要的整編工作量極大。這一過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員形成極大的挑戰(zhàn)，如果管理不善或工作無(wú)序，就會(huì)很容易造成檔案遺失、破壞。

二、建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化途徑

建筑工程設(shè)計(jì)檔案具有周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、工作量大、綜合性突出等特點(diǎn)，再加上建筑工程項(xiàng)目具有較長(zhǎng)的使用周期，設(shè)計(jì)檔案必須長(zhǎng)期保存。從改革開(kāi)放至今，在城市化建設(shè)過(guò)程中，我國(guó)建筑行業(yè)已經(jīng)歷多次改革，在年度跨徑大、企業(yè)重組、行業(yè)改革等作用下，各種規(guī)格不一致的“海量”檔案資料很難實(shí)現(xiàn)有效地管理，傳統(tǒng)檔案管理方式只能簡(jiǎn)單保存，而在城市規(guī)劃建設(shè)過(guò)程中不能有效地運(yùn)用，喪失了其存在的價(jià)值。基于此，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入設(shè)計(jì)檔案管理中就顯得至關(guān)重要。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)背景下，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化既是一種趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)管理效能、自我完善的重要途徑。

1.完善建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化收集模式

傳統(tǒng)建筑工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中主要依賴紙質(zhì)圖紙、圖表等展開(kāi)，缺乏信息化生成模式，這直接限制設(shè)計(jì)單位與施工單位之間的溝通，造成后期施工中設(shè)計(jì)修改的問(wèn)題。

2.構(gòu)建建筑工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建有利于設(shè)計(jì)檔案分享的最大化，在規(guī)模上、層次上，可以形成區(qū)域性數(shù)據(jù)庫(kù)和全國(guó)性上數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)單位資質(zhì)驗(yàn)證的方式，有限制條件的開(kāi)放。這樣一來(lái)，建筑工程設(shè)計(jì)檔案不僅能產(chǎn)生全新的經(jīng)濟(jì)效益（如有償使用），還能實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域的設(shè)計(jì)理念、技術(shù)交流。

3.建立健全建筑工程設(shè)計(jì)檔案的管理制度

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的過(guò)程中，管理方式也發(fā)生了根本變化，應(yīng)全面構(gòu)建和完善相關(guān)的管理制度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全性和可靠性，例如實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的隨時(shí)更新和補(bǔ)充，有效完善檔案的合并工作等。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)當(dāng)前已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，“十三五”以來(lái)國(guó)家層面不斷推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略，這對(duì)建筑工程設(shè)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理方式形成具有很好的指導(dǎo)性作用。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟和廣泛應(yīng)用，為設(shè)計(jì)檔案的管理提供了大量契機(jī)，設(shè)計(jì)單位通過(guò)分析自身需求和市場(chǎng)定位，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的“聯(lián)姻”，可以更好地為我國(guó)的建筑產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚婷婷,于雪菲.規(guī)劃設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)及網(wǎng)絡(luò)化管理[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2009(4):35.

[2]王亞清.基于信息化管理理念的工程設(shè)計(jì)單位檔案管理研究[J].工程建設(shè)與設(shè)計(jì),2010(12):93-95.

篇12

二是知識(shí)性特點(diǎn)。教學(xué)檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)的過(guò)程與成果，可以反映出教師的教學(xué)思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，本身具有知識(shí)的屬性，是學(xué)校日后開(kāi)展教學(xué)、教研等活動(dòng)的重要依據(jù)。

三是廣泛性特點(diǎn)。教學(xué)檔案涉及范圍很廣，產(chǎn)生渠道也多，比較分散。通常來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案主要來(lái)自學(xué)校、教師和學(xué)生這三個(gè)方面。學(xué)校方面主要有教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)安排表、課表、學(xué)籍管理規(guī)定等。教師方面主要有教案、教學(xué)進(jìn)程計(jì)劃表、學(xué)生成績(jī)表、教研材料等。而學(xué)生方面包括學(xué)生的思想政治表現(xiàn)、參加比賽活動(dòng)情況等。

二、中學(xué)教學(xué)檔案管理的對(duì)策

（一）完善教學(xué)檔案管理制度。學(xué)校通過(guò)制定健全的教學(xué)管理制度，能夠確保教學(xué)檔案管理工作順利開(kāi)展，提升工作的效率。一是學(xué)校要從自身實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合制定的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，健全各項(xiàng)管理制度，將教學(xué)檔案管理工作的實(shí)施細(xì)則明確下來(lái)。二是制定完善的崗位管理制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，對(duì)于學(xué)校教學(xué)檔案的收集、保管與利用等工作，應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)，規(guī)定其具體的職責(zé)范圍，確保權(quán)責(zé)明確。三是由于中學(xué)教學(xué)檔案管理工作量較大，涉及事項(xiàng)眾多，也比較復(fù)雜。學(xué)校除了要健全制度以后，還要采用其他管理方法，比如加強(qiáng)宣傳工作，提高檔案管理人員的重視程度，能夠主動(dòng)做好工作，讓教學(xué)檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，從而將更好地服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。

（二）提高服務(wù)質(zhì)量，做好歸檔查檔工作。開(kāi)展中學(xué)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與各科教師的配合，確保歸檔和查檔工作可以及時(shí)開(kāi)展。因?yàn)榻處熖幱趯W(xué)校教學(xué)工作的一線，他們掌握了第一手的教學(xué)檔案，通過(guò)這些材料，能夠?qū)W(xué)校教學(xué)情況反映出來(lái)。學(xué)校要增強(qiáng)一線教師的意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值，能夠主動(dòng)將教學(xué)檔案移交給學(xué)校檔案管理部門，這樣教學(xué)檔案才能及時(shí)歸檔，從而確保了學(xué)校教學(xué)檔案的完整性。如教師可以提供講稿、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教學(xué)研究論文等，可以將學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)展情況反映出來(lái)。對(duì)此，學(xué)校必須激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理，將教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用發(fā)揮出來(lái)。

（三）提升教學(xué)檔案管理信息化水平。在中學(xué)教育事業(yè)發(fā)展與改革過(guò)程中，教學(xué)檔案資料的數(shù)量與日俱增，大大增加了管理工作的難度。如果仍然采用以往的教學(xué)檔案管理方法，則很難滿足現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理工作要求，不僅效率很低，也不利于教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提升教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，這樣才能讓教學(xué)檔案得到有效的保存與利用，最大限度地發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值。學(xué)校應(yīng)加大資金投入，使用最新的信息系統(tǒng)，如成績(jī)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等，這樣在檢索與查詢學(xué)校教學(xué)檔案時(shí)，才變得更加高效與便捷。

篇13

1　從產(chǎn)生的范圍來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多、涉及范圍廣。按照知識(shí)產(chǎn)權(quán)的客體，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括商標(biāo)檔案、專利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現(xiàn)行的企業(yè)檔案十大類分類方案，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案，涉及產(chǎn)品檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等多個(gè)門類。

2　從內(nèi)容上看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點(diǎn)，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)在創(chuàng)造、申請(qǐng)審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護(hù)、維權(quán)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的全部有保存價(jià)值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機(jī)整體。

3　從形成的過(guò)程來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的權(quán)利獲得及有效期時(shí)間跨度大，具有漸全的特點(diǎn)，有一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷增加的過(guò)程，這是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)間性、需要法定程序的特點(diǎn)決定的。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要?dú)v時(shí)一段時(shí)間，有些需要幾年甚至十幾年。知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，我國(guó)專利法規(guī)定：發(fā)明專利權(quán)的期限為二十年，實(shí)用新型和外觀設(shè)計(jì)專利權(quán)的期限為十年，在這期間，每年定時(shí)都需續(xù)繳年費(fèi)。商標(biāo)注冊(cè)證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標(biāo)注冊(cè)證許可使用、注冊(cè)信息的變更、爭(zhēng)議裁定、商標(biāo)侵權(quán)、商標(biāo)的使用等情況，都會(huì)形成新的檔案，而且時(shí)間上會(huì)不斷地延續(xù)下去。

4　從管理和利用的方式來(lái)看，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有專有性的特點(diǎn)，因此檔案有保護(hù)性要求。很多知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都屬于企業(yè)的技術(shù)秘密和經(jīng)營(yíng)秘密，它們是眾多競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手極為關(guān)注、競(jìng)相爭(zhēng)奪的目標(biāo)，可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值，因此應(yīng)做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保護(hù)工作。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施

劍南春集團(tuán)公司現(xiàn)有各項(xiàng)專利、商標(biāo)、商標(biāo)注冊(cè)證、國(guó)際商標(biāo)注冊(cè)證及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案合計(jì)萬(wàn)余件。面對(duì)數(shù)量如此豐富的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點(diǎn)，加強(qiáng)科學(xué)管理顯得尤為重要。

1　企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全的特點(diǎn)，應(yīng)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據(jù)歸檔范圍將知識(shí)產(chǎn)權(quán)各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)立項(xiàng)時(shí)就應(yīng)有檔案人員參與，屬于合作開(kāi)發(fā)及技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目的應(yīng)將文件的歸檔要求寫(xiě)入相關(guān)合同；在該項(xiàng)目完成后，檔案還會(huì)有增添或修改，應(yīng)與檔案形成的相關(guān)部門多交流、溝通，及時(shí)收集補(bǔ)充歸檔。

2　保持企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的成套性、完整性。整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。屬于同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件材料應(yīng)集中在一起，不得隨意分割開(kāi)來(lái)，從而保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的一致性，按檔案形成時(shí)間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數(shù)卷。整理檔案時(shí)，檔案盒不宜裝得過(guò)滿，例如，商標(biāo)注冊(cè)證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無(wú)法放在同一檔案盒內(nèi)。若該盒實(shí)在已裝滿，可再組一卷，并在卷內(nèi)備考表說(shuō)明，使同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，方便查找。

3　科學(xué)分類。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個(gè)大類后，再增加第十一類“知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案類”，但筆者認(rèn)為，對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案形成時(shí)間久遠(yuǎn)、檔案數(shù)量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團(tuán)公司為例，近萬(wàn)件知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案已于過(guò)去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個(gè)大類里，如果檔案分類上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動(dòng)全身，引起相應(yīng)工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實(shí)在是一種浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間，又傷害檔案實(shí)體的無(wú)效勞動(dòng)。檔案的分類方案宜保持長(zhǎng)期的相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)盡量執(zhí)行原有檔案分類框架，可通過(guò)建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調(diào)處理來(lái)促使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息相對(duì)系統(tǒng)、集中。

商標(biāo)、專利類檔案概念明確，獨(dú)立性較強(qiáng)，可放在產(chǎn)品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個(gè)類目，按知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的客體，設(shè)為商標(biāo)類、專利類；著作權(quán)類檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)包括學(xué)術(shù)論文、專著、工程圖、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)等；商業(yè)秘密類檔案涉及范圍廣，我國(guó)《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采用保密措施的技術(shù)信息和商業(yè)經(jīng)營(yíng)信息。”因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、投資計(jì)劃、分配方案、客戶名單、原材料進(jìn)貨渠道、產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方、新技術(shù)研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、科研等各類檔案中，可繼續(xù)按原有分類方案將檔案歸人相應(yīng)檔案類別，隨各類檔案統(tǒng)一分類編號(hào)、整理編目，再通過(guò)建立專題目錄，將屬于不同職能領(lǐng)域的檔案信息集中起來(lái)；科研類檔案自身就是一個(gè)獨(dú)立的一級(jí)類目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。