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公園檔案的管理是有效經營公園業務的重要基礎與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱，管理者素質較低，管理技術滯后，以及檔案內容不全等方面的問題。

一、公園檔案管理工作的作用

作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發展建設的周期性與連續性提供重要參數與憑證。而且公園綠化檔案的經濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。

二、公園檔案管理工作的特點

（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。

（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。

（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內容來決定，很多檔案內容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。

三、公園檔案管理中存在的問題

（一）基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。

（二）管理隊伍專業素養不高。很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。

所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。

（三）管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。

（四）服務意識薄弱。隨著社會發展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

四、加強公園檔案管理的建議

（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。

（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性，根據電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。

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第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。

新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：

第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。

第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。

針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。

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1 醫院檔案管理的特點

醫院檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，基本反映了醫院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業檔案的特點：

1.1 醫院檔案管理具有綜合性

醫院檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的各種規定性、政策性和指導性， 業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫院檔案具有內容上的專業性

醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性，如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度，醫療科學研究以及院務管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。

1.3 醫院檔案管理具有相對的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院檔案具有業務性強，相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。

1.4 醫院檔案管理具有階段性

醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫院在某一短時間內某項工作（如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等）所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前，大部分醫院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫院檔案管理的開發利用

檔案管理工作是醫院管理工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理的開發利用已為醫院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫院檔案管理信息化建設尤其重要，科學規范的檔案管理，是衡量醫院業績與管理水平的重要尺度。

2.1 實現信息化管理建設是做好開發利用的手段

檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。實現檔案信息化也是順應醫療業務工作需要和時展的必然要求。

2.2 規范管理制度是做好開發利用的前提

檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設的步伐。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開發利用的條件

隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使各醫院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結構是否科學、合理，直接影響到檔案儲藏的質量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優化室藏檔案種類、數量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統一管理，配置信息系統管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是醫院檔案發展的客觀要求。建立規范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，提高檔案管理水平，發揮檔案應有的作用，為檔案的提供利用創造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質是做好開發利用的保證

檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限，多數醫院檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創新和活力，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學問，尤其對于醫院來說更是關鍵，必須要有大局之眼，細致之心，對每一道程序，每一個環節，都要嚴格把關，必須建立健全科學的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創新舉措，推陳出新，努力實現歸口化，標準化，規范化的目標管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發揮無限的作用。只有這樣，才能使醫院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據。

參考文獻

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2.政務公開化使得政府樹立良好的形象。事業單位使用數字化的檔案能夠及時的公布相關信息，使得國家相關部門能夠更加便捷的對檔案進行統計研究，同時使得老百姓對各種檔案文件可以查看，形成一種公開透明的政務管理工作，群眾更加信任事業單位，也符合新時期實行陽光政務的發展要求，達到科學合理的使用各種網絡信息的目的。

2 事業單位檔案管理工作的現狀

1.事業單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作就是對大量資料和文件的歸納、整理和存儲。因此大多數事業單位認為這對企業的發展有積極的影響作用，出現不認真對待各項工作的現象，逐漸形成一種散漫的工作態度非常不利于事業單位檔案管理工作向著更好的方向發展。這些簡單的檔案管理任務可能并不會給企業帶來什么盈利的機會，但是其對事業單位內在的影響是非常巨大的，甚至會使事業單位受到各種好的社會服務評價，使得事業單位在今后能夠健康持續的發展下去。所以必須不斷提高人們對檔案管理工作重要性的認識。

2.檔案管理的程序不夠健全。因為存在嚴重的輕視檔案管理工作的現象，使得很多事業單位中檔案管理的程序有很多的不足有待解決，并且有些事業單位中檔案管理工作是一片混亂的現象，從而使得檔案管理工作一直處于一種低級的管理水平，檔案管理工作長時間得不到正常的改革和發展，處于落后的狀態，一些檔案不能進行及時的更新，嚴重的影響了檔案管理工作今后的發展，也使得事業單位的發展速度緩慢。

3.處于檔案管理崗位的人員沒有正確的態度對待自身的工作。出現這種現象的重要原因還是事業單位對檔案管理工作的不重視現象造成的，檔案管理人員無法感受到自身工作的重要性。長期下來檔案管理人員的態度越來越不端正，有些工作人員甚至應付自身的各項工作任務，對檔案管理工作的工作質量造成了很大的消極影響作用，人員在工作中經常出現差錯，嚴重降低了工作的質量和效率水平，事業單位根本無法更好的發展各項檔案管理工作，同時也阻礙了事業單位的創新和改革發展。

3 新形勢下事業單位檔案管理工作的創新

1.充分認識到檔案管理工作的重要作用。要想大程度對事業單位檔案管理工作進行提高，對工作人員理念的教育是非常重要的，認識到檔案管理工作的重要作用是發展的基礎。首先應該從領導階層入手，教育他們認識到檔案管理的影響作用，然后對基層的管理人員進行相關知識的宣?骱凸嗍洌?最終使得整個事業單位的人員都形成一種對檔案管理工作的重視和認真的態度，使得檔案管理工作能夠更好的發展。

2.使得檔案管理的各項程序得到改進。要想更好的提高事業單位的檔案管理能力，開始要對檔案管理人員進行教育，使之形成正確的工作態度，認真耐心的做好本職的各項工作任務，然后對充分認識到檔案管理工作中存在的眾多不足和問題，對檔案管理程序不斷的完善和改進。就當前的檔案管理發展情況來看，事業單位的檔案管理工作是一種非常落后的狀態存在，造成這種現象的原因很大程度取決于檔案管理工作的各項程序中存在的問題。為了適應未來時展的需要，必須要對事業單位的檔案管理體制進行科學的創新和改進，一方面對事業單位的檔案管理程序進行改進。一個科學、規范的事業單位檔案管理程序，才能體現出檔案管理工作的價值和意義，從而使得事業單位能夠更好的發展進步。

3.對檔案管理人員的綜合素質和整體水平進行提高。事業單位中的檔案管理工作并不是對一些資料的簡單整理過程，要有專業的管理人員的全面指導和管理。新形勢下可以看出，大多數檔案管理人員并不具備一定的檔案管理經驗和知識。所以，最重要的是培養工作人員形成熟練的專業技術水平。通過多種方式對事業單位檔案管理人員進行必要的培訓和教育工作，形成更加扎實的專業能力。更好的完成事業單位的各項檔案管理工作，為事業單位今后的更好發展打下堅實的基礎。

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characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.

Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic

2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學院赴英考察培訓團成員，我在考察牛津大學、劍橋大學、曼徹斯特大學、愛丁堡大學、謝菲爾德大學和謝菲爾德哈勒姆大學等高校教育管理的同時，重點考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學的檔案管理情況。

1 松散的檔案管理體制

英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統一的檔案工作領導、指導機構。英國高校中，除劍橋大學設立檔案中心，牛津大學、利物浦大學、格拉斯哥大學等少數高校設立檔案館外，其他高校沒有統一的檔案管理機構，檔案分散在其他機構中。

謝菲爾德大學（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫學院（成立于1828年）、港灣學院（1879年）與謝菲爾德技術學院（1884年）等3所謝菲爾德地方學院合并而成“謝菲爾德大學學院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽，共出過4名諾貝爾獎金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內外眾多的學生，學校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個國家的3400多名海外學生。謝菲爾德大學的檔案有多家機構管理，主要有兩個機構，即信息與計算服務中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術服務中心的檔案室管理，學生成績、試卷等教學檔案以及財務檔案等由隸屬于信息與技術服務中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報、圖片、畫冊、圖書、報紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀的游樂檔案。謝菲爾德大學的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機構之間沒有上下隸屬關系，也無法定業務往來。但這些分散的檔案機構并不影響謝菲爾德大學各類檔案的收集和保存，各檔案機構分工協調，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。

2 多元的檔案資金來源

英國高校的檔案經費與高等教育經費一樣，主要來自政府撥款和社會捐贈。由Ross-CASE委托英國國家社會研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進行的調查顯示，在2008～200年度，英國大學所收到的慈善基金總數為5.32億英鎊。在所有英國大學中，牛津大學和劍橋大學獲得捐贈最多，超過所有捐贈的一半。另外，在羅素集團（RussellGroup）下的一流研究類大學得到的捐贈占捐贈總額的24%。[1]

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（二）檔案應用。1、施工依據。水利工程檔案在建設期間，施工的關鍵在于批復與立項；而施工的依據則主要是圖紙、設計、規范和標準；而合同和文件則主要起明確施工責任和分配施工任務的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據水利部門所頒發的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規定要求：未經過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環節。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質量監督部門以及行政主管部門的驗收依據。3、運行與維護依據。水利工程檔案在維修養護以及調度運行中同樣占據著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設計標準等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調度等方面的能力進行評估和實施；同時，檔案還能提供技術參數、設備工程安裝以及操作手冊等相關信息，是工程設備使用的必備資料。4、改建、擴建依據。由于各種原因需對水利工程進行擴建或改建時，首先應對原工程的設計、地基情況以及設計標準等各方面進行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴建設計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發生事故，其波及范圍非常廣，且損失數額也非常巨大，這就需要對責任方進行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進行調查的過程中，理清責任非常關鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據。

二、“三個工程”

檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設過程進行記錄；橫向上則對應實物水利工程。筆者認為檔案工作應分為三大工程，分別是財務工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財務工程。財務工程主要是指在水利工程建設的過程中，所涉及的財務檔案資料，而財務也是制約工程的主要因素，通過對財務數據進行查閱可清楚地掌握工程的進度及花費量。這里所說的財務工程主要是對預算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關信息的統指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環節都會產生大量的文字內容。通過文字工程，可使水利工程各環節更加準確、全面、翔實地展現。

（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術，例如，攝影機和照相機等設備，對工程建設過程中產生的重要事件通過圖像的形式進行記錄。截至目前為止，影像技術主要用于領導檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術對工程進行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續施工。

三、事件的時間對應

水利工程檔案管理主要從工程建設與檔案的同步性、工程建設流程的對應性來體現。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關文件資料進行收集整理。其次，設計、勘測、監理以及施工等相關協議，均會產生大量的文字信息，此外，這些環節對檔案的份數、質量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進一步指示；在對施工質量進行檢查以及了解施工進度時，需同時對工程檔案管理情況進行收集整理，沒有檔案的參與無法準確掌握施工的全過程。在建設水利工程的過程中，若需要對設計進行變更，則必須以施工圖紙為基礎；監理單位批復、施工單位申請以及業主單位同意，一定要保證時間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術的發展，計算機成為了當前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質版仍然在檔案管理中占據著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關信息記錄到數據庫中，在統計和查詢上具有更強的優勢，且隨著計算機技術的發展，電子檔案在工程建設中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標志著電子檔案在CAD光盤技術的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內容一致，無論是內容、時間還是結構，均必須保持一致。

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1.高校圖書館檔案管理的必要性

圖書館檔案是一種文獻資源，具有多種記錄形式，包括文字、圖表以及聲像等多種形式的記錄，是圖書館長久發展的重要財富。高校圖書館對學校的眾多部門的有價值的文件材料進行統一管理，包括移交學校檔案館保存的檔案和圖書館自存的檔案兩個部分。圖書館檔案管理，具有重要的意義。

1.1高校圖書館檔案記錄著圖書館的發展和演變。目前，我國的高等教育逐步普及，高校進行大幅度的重組和整合，盡可能地實現教育資源的合理高效利用。而且，由于我國的學生數量在逐年減少，需要高校進行合并，進行教師資源的優化整合，加強對教師隊伍的培養，不斷提高教師隊伍的質量。在高校的重組和合并中，對于不同時期的的圖書館檔案材料進行整理，可以留存圖書館的發展歷史，體現這些材料的寶貴歷史價值。而且，圖書館檔案材料也是對圖書館工作的準確記錄，使圖書館工作具有延續性的價值。

1.2高校圖書館檔案管理反映圖書館管理水平。高校圖書館檔案記錄圖書館的各項活動的有價值的文件材料，實現圖書館的基本職能。檔案管理是高校圖書館管理的一個組成部分，將檔案進行科學、規范的管理，可以使有效的信息進行長久的保存，發揮長遠的作用。而且，高校圖書館檔案管理的好壞，可以充分反映出圖書館管理工作的水平和管理工作軌跡。有利于圖書館的決策者根據檔案順序信息及時發現和解決問題，從而改進決策工作，提高圖書館的管理效率和管理質量。高校圖書館檔案管理工作的實施，使圖書館的工作有據可查，有助于樹立良好的圖書館形象。

1.3高校圖書館檔案為圖書館學研究提供可靠依據，新生入館教學的教材。高校圖書館檔案有助于記錄各個階段和時期的組織機構和科研成果，為工作人員研究工作提供一定的可靠依據，方便圖書館工作人員進行業務探討和學術研究，提供重要的原始材料。而且，高校圖書館檔案全面地記錄著圖書館的發展歷程、對于藏書的規模改善、現代技術的引入以及管理制度的改善等。對于圖書館借閱環境和借閱手續都要盡可能地改進，在進行新生入館教學中發揮重要的作用，從而吸引新生積極利用圖書館的優秀資源。

2.高校圖書館檔案管理的特點

2.1非全宗性。全宗就是某一個單位工作全過程的檔案材料，而圖書館檔案是一個完整的文獻材料集合，不能在行政和人事等機構獨立開展活動，所以高校圖書館檔案不能構成一個全宗。高校各項工作都有相關部門來管理，行政由學校進行統一管理，財務有財務處進行管理，人事檔案可以由人事處進行統一管理，因而圖書館檔案具有非全宗性。

2.2針對性。由于學校的管理是個巨大的系統工程，比較復雜。學校的各個行政部門都會下發不同的材料和通知，圖書館不能進行全部的保存，會造成檔案管理內容較為極其復雜，不具備合理的針對性。而且，學校機構設置較為復雜，不同的部門都有各自的管轄范圍，對于組織和宣傳的內容都不同，有些材料內容與圖書館無關，可以直接交由校檔案室進行整理和保存。對于涉及圖書館工作的文件和材料需要圖書館進行及時的存檔，充分反映了圖書館檔案的特性。

2.3從屬性。圖書館檔案是高校檔案室的下屬管理單位，接受高校檔案室的直接統一管理和工作指導。對于圖書館檔案的內容設置，多半來自于學校檔案的復制品，就是學校圖書館的相關文件資料。而且，圖書館檔案的文件也有部分需要移交到學校的檔案館存檔，關于圖書館的發展規劃、會議記錄以及工作總結等。這些材料是互通的，需要相互留檔。

3.針對高校圖書館檔案管理的特點，提出加強高校圖書館檔案管理的措施

對于圖書館檔案管理工作，從其諸多的特點考慮，高校檔案管理的作用巨大，需要加強高校領導的關注，充分發揮高校檔案管理的優勢，將檔案工作不斷完善。

3.1高校領導需要重視圖書館檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質。圖書館為學校輔助教學提供重要的保障，因而需要高校領導的重視。只有領導者重視了檔案管理工作，才能為檔案管理工作進行指導，促進業務工作和檔案管理工作的結合發展。圖書館檔案管理人員的素質也較為重要，需要指派專業的人員進行檔案管理工作，加強相關檔案管理知識的培訓，而且要與高校檔案室之間進行緊密的聯系，對檔案室的業務之間進行緊密聯系，促進高校檔案管理工作的高校開展。

3.2高校圖書館檔案管理要建立合理的管理體制。高校圖書館是二級工作單位，也是高校檔案管理的重要部門。由于高校圖書館檔案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理體制，要符合本館的工作實際。在圖書館檔案管理中，也要進行合理的資源整合，對于一些與圖書館工作聯系不大的文件資料不需要保存，交由特定的部門進行管理，從而體現出非全宗性的特點，突顯出圖書館檔案的特色之處。合理的管理體制具有高效的制約力，可以促進檔案管理工作的有效進行。

3.3高效圖書館檔案資料體制針對性特點。高效圖書館檔案資料管理本身就是一個復雜的工作，重要的文獻資料繁多，資料管理不能講求細和全的觀念，需要有針對性地整合與圖書館工作相關的檔案資料。最重要的是要進行資料的準確分類，根據圖書館的實際情況進行多項分類。在科學分類的指導下，才能將檔案的內容展現出來，從而準確真實地記錄圖書館的發展歷程。不能追求一概而論的模式，將圖書館檔案的范圍過分擴大，會造成工作的冗雜而沒有效率。

3.4引入電子信息技術，將紙質檔案和電子檔案進行同步管理。目前，圖書館工作已經進入了一個現代化的范疇。檔案從單純的紙質向大規模的電子檔案發展，促進了高校圖書館檔案的長遠發展。由于傳統的紙質檔案在管理上受到很多的制約因素，例如溫度、濕度以及防蛀蟲等，紙質檔案的質量存在一些不確定因素。所以，在現代化的信息技術的支持下，有效地改變了紙質檔案的局限之處。然而，電子檔案也存在自身的不足之處，在檔案信息輸入電腦程序過程中存在很大的不確定性和可變性，所以檔案的原始性很難考證。而且，一旦電腦設備受到攻擊，會影響很多的檔案資料的作用。所以，將紙質檔案和電子檔案進行結合，才能促進新的管理模式的創新。

結束語

高校圖書館檔案管理是圖書館工作的一個重要部分，也可以有效地支持圖書館多項工作的開展。所以，樹立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案管理制度，加強管理人員的專業培訓，提高高校圖書館檔案管理人員的素質，從而促建檔案管理工作的現代化發展和完善圖書館事業的發展。

【參考文獻】

[1]張芳.論高校圖書館檔案管理工作的特點[J].內蒙古科技與經濟，2010（10）.

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1住房公積金檔案的特點

1．1檔案形成者較多

我國住房公積金制度實施過程中，作為住房公積金管理、經辦機構、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過程中所產生的各種文件和材料，都是會作為公積金檔案進行歸檔保存會。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。

1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內容豐富的特點

目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業務檔案下面還進行了多層次的細分。而且業務類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內容存在較大的差異。因此可以說住房公積金檔案在種類和內容上較為豐富。

1．3留存材料基本相同

住房公積金辦理過程中，繳存單位和職工需要提供業務辦理時所需要的各種材料，并對材料進行審批，當合格后這部分材料則會進行留存，留存的材料多為紙質材料和數字載體的資料，而且對于同一業務，留存材料與審批材料具有一致性的特點，基本上沒有什么差異。

1．4整理立卷具有時效性

在住房公積金業務開展過程中，前臺窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業務辦理環節較多，而且每一個環節之間都存在著緊密的聯系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業務辦理完成后即需要對所形成的材料進行整理、立鄭、復核，不能存在材料積壓的情況，避免對下一個環節的業務工作帶來影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強的時效性特征。

1．5查閱和使用具有針對性

住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強的針對性，多為上級監管部門、本單位業務部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個人都不能隨意對公積金檔案進行查閱。

2加強住房公積金檔案管理的策略

2．1提高對住房公積金檔案管理的認識

作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉變，對住房公積金檔案的重要性有一個深入的認識，清晰認識到強化住房公積金檔案管理對完善住房保障體系及防范公積金貸款風險的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發揮主觀能動性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構建完善的檔案管理體系，落實好相關的責任，使各種檔案管理部門能夠相互協調，提高檔案管理工作的規范性。同時加快考核機制、獎懲機制及激勵機制的建立，充分的調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其在工作中能夠不斷創新，加快推動住房公積金檔案的現代化管理進程。

2．2建立健全住房公積金檔案管理規范

國家應當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規范，出臺指導性文件，使各級住房公積金管理機構能夠在上級部門制定的管理規范下結合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協調需要，又符合自身工作實際的管理規范制度，這對于實現檔案管理工作規范化、標準化具有非常重要的意義

2．3要加強檔案的信息化建設

在住房公積金檔案信息化建設過程中，需要加大資金的投入，購置各項信息化管理的配套設施，加快對住房公積金檔案工作環境進行改善。配備各種硬件設施，加快住房公積金檔案管理體系的構建。同時還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開發和建設，利用各種先進的管理系統、檢索系統及監測系統來提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當前信息化技術快速發展的新形勢下，數字化已成為檔案管理工作的未來發展趨勢，因此在實際工作中，需要加快推進文書檔案向電子檔案的轉換，加快住房公積金檔案信息化建設，實現住房公積金檔案的無紙化管理，利用紙質和數字相結合的方式進行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。

2．4提高檔案管理人員專業素質

住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業素質的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓工作，努力提高檔案管理人員的專業知識和專業技能，熟悉公積金管理工作的各項流程，從而利用現代化的技術來加強住房公積金檔案的管理。同時還要做好后備檔案管理人才的培養工作，有高校內采取定向培養的模式來為住房公積金檔案管理工作提供高素質的人才供應。

3結語

由于住房公積金直接關系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規范化管理，則需要加強住房公積金檔案管理，通過對住房公積金進行動態的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點，不斷的對管理工作進行創新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國住房公積金事業的健康發展奠定良好的基礎。

作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會主義學院

參考文獻:

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病歷檔案是關于臨床醫學科學的檔案資料，它完整地記錄了病人歷次的檢查、治療和轉歸的全過程，以及與疾病有關的所有問題。病歷檔案是醫務人員給病人進行診斷和治療的記錄，是病人就醫期間身體和心理情況的真實反映，是醫院臨床、教學、研究工作的寶貴資料，從一定意義上講它也是臨床醫學的法定文件。但當前從病歷檔案的全過程管理和自身的管理相對于臨床醫學發展和要求，以及傳統病歷檔案管理轉變為現代病歷檔案信息管理的發展趨勢來衡量，任務還十分艱巨。

二、病歷檔案的組成

大多數學者認為，病歷檔案的內容包括門診病歷檔案、住院病歷檔案、醫療事故檔案、死亡檔案等四個方面。一般的病歷檔案多含門診病歷檔案和住院病歷檔案。

（一）門診病歷檔案

醫院門診是病人的首診，也是形成病歷檔案最多的地方。門診病歷檔案包括患者的病歷本、門診化驗單、X光檢查報告單、B超報告、心電圖報告等記錄以及醫生診斷的結論、各種治療處方，同時包括門診中西處方的存根。

（二）住院病歷檔案

嚴重患者由門診轉入住院部進行一段時間的治療，在此治療過程中就形成了大量的病歷檔案，它包括門診醫生開出的住院證及其初診的結論；住院部醫生觀察的各種記錄、化驗報告單、X光片、心電圖、腦電圖、B超、CT等檢查記錄材料及其診斷結論等；護理人員對病人的觀察、治療護理所做各項記錄；需做手術的患者產生的諸如術前會診結論、手術方案、手術同意書、麻醉記錄單、術中意外情況的處理方案等文字材料。

（三）醫療事故檔案

在治療中有時產生醫療事故和意外事故，必須有檔案的記載，以便查考。醫療事故檔案包括病人的病情和醫生的治療方案、醫治過程中形成的所有記錄，以及事故發生后，事故鑒定委員會的鑒定結論、傷殘等級評定證書，有些事故還含有法醫進行尸體解剖形成的尸體勘驗筆錄。

（四）死亡檔案

經過醫院多方搶救無效而逝去的病人，必須建立死亡檔案。死亡檔案包括搶救病人的全部記錄，以及寫有死亡時間、地點等內容的通知單。

三、病歷檔案的特點

（一）服務對象單一

病歷檔案服務的主要對象是病人和醫務人員。

（二）病歷檔案提前形成

病人就診之始，醫院就要給病人辦理立卷、登記、編號、建立姓名索引卡等手續。因為只有在醫師診治之前建立病歷檔案，醫師所做的記錄以及實驗室檢查結果的報告文件才能按號歸入該病人的病歷檔案。

（三）使用頻繁

病歷檔案服務的對象決定了它的使用頻率，每一份病歷檔案在該病人每次來院就診時都要使用。特別是某些慢性病或難于根治的疾病患者的病歷檔案則隨著就診次數的增加而多次使用。

四、病歷檔案的作用

（一）為醫療管理提供信息資源

病歷檔案是醫院最寶貴、最有特色的檔案財富。它是臨床實踐的原始記錄，是患者的保健參考資料，是醫務人員對疾病正確診斷和決定治療方案所不可缺少的重要依據。病歷檔案記載了每個患者的疾病情況、診療方法和效果，所以它在一定程度上反映了一個醫院的發展史。因此，可以說病歷檔案是一個醫院最寶貴的珍藏，也是最有利用價值的檔案財富。病歷檔案，特別是罕見病例檔案具有重要的信息利用價值，對于類似病案的診治具有重要的參考和指導作用。

（二）為醫療科研提供參考

病歷檔案對于醫務人員開展科學研究具有十分重要的意義。病歷檔案是提高醫療水平和護理水平的重要資料。對于患者診斷的確立和選擇恰當的治療方案都要參考病歷檔案。一個完整的病歷檔案可以指出通向正確診斷的途徑，所以它是決定診斷的關鍵。通過對病歷檔案進行科學研究，就能提出各種有價值的資料，來總結經驗教訓，提高醫療質量和護理質量，研發新藥品。

（三）為醫療保險雙方維護合法權益提供依據

如何使保險公司及被保險人雙方利益均得到保證，病歷檔案便成為一個重要依據，病歷檔案可以為保險公司提供所有需要的真實信息，醫院病案室為保險公司提供被保險人的病歷檔案已成為一項重要工作。

五、病歷檔案的現代科學管理方法

病歷檔案管理的目的就是用科學的方法，對病歷檔案進行收集、整理、編目、統計、保管和利用等一系列的處置，以便保管好病歷檔案，并充分利用它來為醫療、教學、科研服務。

（一）制度化管理

建立和完善病歷檔案管理制度，使病歷檔案的管理走向法制化、規范化軌道，是做好病歷檔案工作的必要條件。根據檔案工作的基本原則和檔案法規，病歷檔案必須集中統一管理。當前許多醫院成立了病案室，集中統一管理和保管病歷檔案，監督、檢查和指導病歷檔案工作。有些醫院設立了“病歷管理委員會”，加強對病歷檔案的領導，建立健全病歷檔案管理各項規章制度，從而使病歷檔案工作有了可靠的w制保障。病歷檔案是由醫療文件材料轉化而來的，為了確保病歷檔案的完整、準確、精練和系統，必須在病歷檔案材料形成過程中把好質量關，這也是搞好病歷檔案的前提。要加強對病歷檔案書寫質量的管理和簽署審批管理，做到病歷書寫內容完整準確，文字簡練明了，記錄及時，手續齊全，書寫整潔。同時，當一個病人診療結束并取得相應的結果后，應及時地將記錄診療全過程及其結果的材料整理歸檔，把有使用價值的醫療文件材料完整而系統地保存下來。

（二）規范化管理

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2、建筑工程檔案的特點

在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。具有分散性、復雜性、繼承性、時效性、全面性、真實性、隨機性、多專業性、綜合性等特點。

2.1 復雜性。由于建筑工程建設的周期長，建設過程中階段性和季節性較強，涉及的建筑材料種類繁多，施工工藝比較復雜等，導致建筑工程文件和檔案資料的復雜性。

2.2 時效性。建筑工程文件和檔案資料具有很強的時效性，工程文件和檔案生成后，要及時移交到有關部門，否則如果有關部門可能不予認可。盡管隨著施工工藝、材料、設備的不斷更新，管理水平的不斷提高，文件和檔案資料的價值也會隨之衰減，但仍可以被借鑒，以避免再次出現類似問題。

2.3 真實性。真實性是對所有文件、檔案資料的共同要求，但對建設工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，是該項工程實體的真實寫照。只有建設工程文件和檔案資料全面反映建設工程的各類信息，形成一個完整的系統，才更有實用價值。

2.4 綜合性。建設工程項目常常都是涉及建筑、消防、電力、電信、市政等多個專業、多個工種的綜合系統的工程，是多個專業和單位的文件檔案資料的集成，因此具有很強綜合性。

2.5 實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，通過檔案，可以全面了解工程建設情況。

2.6 單一性。每個單項工程檔案資料都是唯一的，獨立的，不能與其他工程項目混淆使用，這是工程檔案最突出、最重要的特點。

3、建筑工程檔案管理中存在的問題

3.1 檔案材料不完整。工程項目歸檔率偏低，材料不完整，甚至部分工程項目根本就沒有工程檔案。

3.2 缺乏復合型檔案管理人員。檔案管理人員專業水平參差不齊，缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

3.3竣工檔案移交不及時，不能夠及時將檔案資料移交給檔案管理部門。

4、建筑工程檔案有效管理的措施

4.1 思想上要重視。工程建設中普遍存在對工程檔案管理工作不太重視的情況，在工程即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。為此，我們必須加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作，認真進行督導檢查，加強業務指導，引起各有關方面的重視，避免大量工作的堆積及檔案的缺失。

4.2 建立健全檔案管理制度。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，在工程立項開始就應制定相應的檔案管理制度、措施，明確工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 把好竣工驗收關。在進行工程竣工驗收時，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。工程竣工驗收時，嚴格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，查遺補漏，使竣工材料做到真實、完備。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不予辦理竣工驗收備案手續。

4.4 提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

4.5 充分利用現代化檔案信息管理手段。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。

4.6 及時做好變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的變更、修改、作廢等增減變動情況做出相關記錄，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性。

4.7 強化開發利用。開發利用是城建檔案的價值所在，城建檔案的開發利用工作，就是通過各種有效的方式和方法，提供和開發城建檔案信息資源，充分發揮城建檔案的依據和查考作用，發揮城建檔案的技術效用、社會效用、經濟效用。

5、結束語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間，為工程檔案管理工作提出了更高要求。我們應積極學習和借鑒先進建筑工程檔案管理經驗，充分發揚自身優勢，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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[2]謝咸頌、陳錦平：《建筑工程資料管理》；化學工業出版社；2009年9月1版。

[3]中華人民共和國建設部；《建設工程文件歸檔整理規范》；中國建筑工業出版社；2002年5月。

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一、我國建筑工程設計檔案的特點

1.專業性強

建筑工程設計的過程中需要考慮大量的可行性要素，并且在每個階段都有與設計相關的專業內容，如材料、設備、工藝、結構、安全等。因此，整個建筑工程設計是各種專業性要素的結合。客觀上，這也形成了設計檔案“綜合性”的特點，以專業性促成的綜合性特點表現為大量的原始數據，它們結合起來后才呈現整個工程的“藍圖”。其中，大部分內容都是以紙媒載體呈現的，作為后期施工、安裝、運營的相關依據，具有重要的參考價值。

2.周期長

很顯然，建筑工程設計內容不是一蹴而就的。因此，形成的設計檔案也需要一定的周期。檔案形成本身就是一個“事后機制”，它具有一定的總結功能，而建筑工程的應用周期會存在很長時間（幾十年到上百年），也會不斷地為檔案補充相關材料，所以建筑工程設計檔案在同一項目中的更新周期也會很長。

3.檔案數量繁多復雜

一般來說，建筑工程設計檔案的形成會呈現不同的完善階段，每個階段都會產生同類型的大量資料、信息和數據，最終匯集一起造成檔案數量繁多復雜，需要的整編工作量極大。這一過程中，對檔案管理人員形成極大的挑戰，如果管理不善或工作無序，就會很容易造成檔案遺失、破壞。

二、建筑工程設計檔案管理的網絡化途徑

建筑工程設計檔案具有周期長、專業性強、工作量大、綜合性突出等特點，再加上建筑工程項目具有較長的使用周期，設計檔案必須長期保存。從改革開放至今，在城市化建設過程中，我國建筑行業已經歷多次改革，在年度跨徑大、企業重組、行業改革等作用下，各種規格不一致的“海量”檔案資料很難實現有效地管理，傳統檔案管理方式只能簡單保存，而在城市規劃建設過程中不能有效地運用，喪失了其存在的價值。基于此，將計算機網絡技術引入設計檔案管理中就顯得至關重要。在當前網絡化社會背景下，檔案管理的網絡化既是一種趨勢，也是實現管理效能、自我完善的重要途徑。

1.完善建筑工程設計檔案的信息化收集模式

傳統建筑工程項目開展過程中主要依賴紙質圖紙、圖表等展開，缺乏信息化生成模式，這直接限制設計單位與施工單位之間的溝通，造成后期施工中設計修改的問題。

2.構建建筑工程設計檔案數據庫

數據庫的構建有利于設計檔案分享的最大化，在規模上、層次上，可以形成區域性數據庫和全國性上數據庫，通過單位資質驗證的方式，有限制條件的開放。這樣一來，建筑工程設計檔案不僅能產生全新的經濟效益（如有償使用），還能實現不同領域的設計理念、技術交流。

3.建立健全建筑工程設計檔案的管理制度

將紙質檔案轉化為數字化檔案的過程中，管理方式也發生了根本變化，應全面構建和完善相關的管理制度，實現系統的安全性和可靠性，例如實現數據的隨時更新和補充，有效完善檔案的合并工作等。

三、結語

我國當前已全面進入信息化時代，“十三五”以來國家層面不斷推動互聯網經濟戰略，這對建筑工程設計檔案的現代化管理方式形成具有很好的指導性作用。同時，網絡技術的不斷成熟和廣泛應用，為設計檔案的管理提供了大量契機，設計單位通過分析自身需求和市場定位，實現設計檔案管理和網絡技術的“聯姻”，可以更好地為我國的建筑產業發展服務。

參考文獻：

[1]姚婷婷,于雪菲.規劃設計單位工程設計檔案的特點及網絡化管理[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2009(4):35.

[2]王亞清.基于信息化管理理念的工程設計單位檔案管理研究[J].工程建設與設計,2010(12):93-95.

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二是知識性特點。教學檔案記錄了學校教學、科研等活動的過程與成果，可以反映出教師的教學思想、方法和經驗，本身具有知識的屬性，是學校日后開展教學、教研等活動的重要依據。

三是廣泛性特點。教學檔案涉及范圍很廣，產生渠道也多，比較分散。通常來說，教學檔案主要來自學校、教師和學生這三個方面。學校方面主要有教學計劃、教學任務安排表、課表、學籍管理規定等。教師方面主要有教案、教學進程計劃表、學生成績表、教研材料等。而學生方面包括學生的思想政治表現、參加比賽活動情況等。

二、中學教學檔案管理的對策

（一）完善教學檔案管理制度。學校通過制定健全的教學管理制度，能夠確保教學檔案管理工作順利開展，提升工作的效率。一是學校要從自身實際情況出發，結合制定的規定與標準，健全各項管理制度，將教學檔案管理工作的實施細則明確下來。二是制定完善的崗位管理制度，明確檔案管理人員的工作職責，對于學校教學檔案的收集、保管與利用等工作，應該安排專人負責，規定其具體的職責范圍，確保權責明確。三是由于中學教學檔案管理工作量較大，涉及事項眾多，也比較復雜。學校除了要健全制度以后，還要采用其他管理方法，比如加強宣傳工作，提高檔案管理人員的重視程度，能夠主動做好工作，讓教學檔案管理工作更加標準化、規范化和科學化，從而將更好地服務學校的各項教學活動。

（二）提高服務質量，做好歸檔查檔工作。開展中學檔案管理工作時，應加強與各科教師的配合，確保歸檔和查檔工作可以及時開展。因為教師處于學校教學工作的一線，他們掌握了第一手的教學檔案，通過這些材料，能夠將學校教學情況反映出來。學校要增強一線教師的意識，讓他們充分認識到教學檔案的價值，能夠主動將教學檔案移交給學校檔案管理部門，這樣教學檔案才能及時歸檔，從而確保了學校教學檔案的完整性。如教師可以提供講稿、教學經驗總結、教學研究論文等，可以將學校教學工作進展情況反映出來。對此，學校必須激發檔案管理人員的工作熱情，切實加強對教學檔案的管理，將教學檔案在學校教學、科研等活動中的作用發揮出來。

（三）提升教學檔案管理信息化水平。在中學教育事業發展與改革過程中，教學檔案資料的數量與日俱增，大大增加了管理工作的難度。如果仍然采用以往的教學檔案管理方法，則很難滿足現階段教學檔案管理工作要求，不僅效率很低，也不利于教學檔案的開發與利用。對此，學校領導與檔案管理人員要及時轉變理念，主動引進先進的技術與設備，提升教學檔案管理工作的信息化水平，這樣才能讓教學檔案得到有效的保存與利用，最大限度地發揮出檔案資料的價值。學校應加大資金投入，使用最新的信息系統，如成績管理系統、學籍管理系統等，這樣在檢索與查詢學校教學檔案時，才變得更加高效與便捷。

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1　從產生的范圍來看，企業知識產權檔案內容多、涉及范圍廣。按照知識產權的客體，知識產權檔案包括商標檔案、專利檔案、著作權檔案、商業秘密檔案等。按現行的企業檔案十大類分類方案，知識產權檔案包含了科研檔案，涉及產品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。

2　從內容上看，企業知識產權檔案具有成套性的特點，包括知識產權活動在創造、申請審批和登記、轉化、保護、維權等各個環節形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環緊扣一環，具有系統性，是不可分割的有機整體。

3　從形成的過程來看，企業知識產權的權利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態的不斷增加的過程，這是由知識產權的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產權的研發、創造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產權取得后，它只有在法定的期限內才是有效的，我國專利法規定：發明專利權的期限為二十年，實用新型和外觀設計專利權的期限為十年，在這期間，每年定時都需續繳年費。商標注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續展。商標注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標侵權、商標的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續下去。

4　從管理和利用的方式來看，企業知識產權具有專有性的特點，因此檔案有保護性要求。很多知識產權檔案都屬于企業的技術秘密和經營秘密，它們是眾多競爭對手極為關注、競相爭奪的目標，可以為企業帶來巨大的經濟效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應做好知識產權檔案保護工作。

知識產權檔案管理的措施

劍南春集團公司現有各項專利、商標、商標注冊證、國際商標注冊證及其他知識產權檔案合計萬余件。面對數量如此豐富的知識產權檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。

1　企業知識產權檔案具有漸全的特點，應在知識產權管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據歸檔范圍將知識產權各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質文件同時歸檔。在知識產權立項時就應有檔案人員參與，屬于合作開發及技術引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應與檔案形成的相關部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。

2　保持企業知識產權檔案的成套性、完整性。整理檔案應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件的有機聯系。屬于同一知識產權的文件材料應集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產權檔案與知識產權活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標注冊證每十年就需要面臨續展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內備考表說明，使同一知識產權檔案信息發生關聯，方便查找。

3　科學分類。有的檔案同行建議在企業檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產權檔案類”，但筆者認為，對于知識產權檔案形成時間久遠、檔案數量龐大的企業，這種方法并不可行。以劍南春集團公司為例，近萬件知識產權檔案已于過去二十多年規范地整理于企業檔案的十個大類里，如果檔案分類上發生變化，則牽一發動全身，引起相應工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩定，應盡量執行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調處理來促使知識產權檔案信息相對系統、集中。

商標、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產權檔案的客體，設為商標類、專利類；著作權類檔案對于企業來說包括學術論文、專著、工程圖、計算機軟件開發等；商業秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當競爭法》規定，“商業秘密是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采用保密措施的技術信息和商業經營信息。”因此企業應根據生產經營管理需要，明確商業秘密的歸檔范圍。通常包括企業財務狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進貨渠道、產品銷售網絡、生產工藝、產品配方、新技術研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續按原有分類方案將檔案歸人相應檔案類別，隨各類檔案統一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。