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一、我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識不到位

首先，我國的流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是人事檔案管理人員管理意識的不到位。一些檔案管理人員認為在經濟快速發展和人員流動巨大的今天，許多的用人單位、特別是私營企業根本就不關心應聘人員的檔案問題，只重視應聘人員的工作能力和社會經驗。所以，他們在具體的人事檔案管理中根本就不具有很強的管理意識，把許多的人事檔案沒有進行好好的保管工作和認真的檢查工作。

（二）管理方法不到位

其次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理方法的不到位。其主要的表現有手段單一，許多的檔案管理部門只有流動人員人事檔案的紙質材料，根本就沒有他們的電子檔案，所以一旦檔案室發生火災等情況發生時，這些檔案也就會付之一炬。同時，許多檔案管理單位缺少對于流動人員檔案信息的更新，導致許多的流動人員檔案的信息只停留在檔案信息填寫之初的狀態，而對其近況沒有一點的了解。

（三）管理的封閉性

再次，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是管理的封閉性。許多的檔案所有人都不清楚自己的檔案準確的存放地點，使其在需要自己的檔案時要費盡周折才能弄清楚。

（四）管理中傳遞程序不合理

最后，我國流動人員人事檔案管理工作中存在的問題是傳遞程序的不合理。一些檔案管理人員在對于檔案的傳遞過程中導致了檔案的丟失和損壞，從而使檔案的所有者無法對自己檔案的內容進行清楚的了解。

二、我國流動人員人事檔案管理工作中存在問題的解決方法

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是提高檔案管理人員的綜合素質。其具體的措施有第一，要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使許多地方的檔案管理工作由被動化向主動化服務轉變，做好檔案信息的咨詢、歸類、整理等工作，為廣大的流動人員未來的升遷、就業等做好鋪墊。第二，要開辦專業的培訓班，請來專業的人事檔案管理專家對于檔案管理的工作人員進行專業上的培訓和手把手的指導，全面的提高其專業技能和熟悉人事檔案工作的法律法規。同時在這個歷史的新時期，還要建立和健全流動人員檔案信息管理的規章制度，加強對流動人員檔案管理的理論研究和政策研究，提高流動人員檔案管理的質量和效率。

（二）加強人事檔案管理的科學化與正規化

其次，對我國流動人員檔案管理工作中存在問題的解決方法是加強人事檔案管理的科學化和正規化。第一，要認真的對流動人員的檔案進行接收和鑒別分類，把具有價值的人事檔案材料進行認真的保存和定期的檢查工作，把個人信息相關的內容要裝訂成冊。第二，加強檔案信息的收集和完善，把許多個人流動信息的新情況加入到個人原有的檔案信息內容之中，豐富個人檔案信息的內容。比如：獎勵情況、升遷情況、違法犯罪情況、婚姻情況等等，保持檔案信息的嚴肅性、真實性、實效性。第三，對于可以體現出檔案個人才能與興趣愛好的內容要進行重點的登記和說明，比如：思想政治素質、文化教養、實踐工作經歷、業務學習水平、留學經歷、科學研究成果、進修情況等內容可以在流動人員人事檔案中可以得到具體的體現，這些對于流動人員未來的升遷與工作都是非常有好處的。第四，要使用高效的計算機系統進行檔案信息的分類歸{和整理，同時還要對流動人員人事檔案信息進行計算機的備份工作，保障檔案信息的有效管理。在這種科學化和正規化的管理中可以很好的體現出檔案管理的實際應用價值。

（三）創新檔案管理模式

再次，對于我國的流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是要創新檔案管理模式。對于檔案信息的分類、利用、裝訂、歸檔等工作要進行科學的安排，提高檔案信息管理工作中的效率。同時，在流動人員人事檔案管理工作中對于計算機的使用上要做到集中化和快速化的處理，用具有強大功能的專業檔案處理軟件減少檔案查詢、歸類、處理的時間，提高了管理的效率。除此之外，在具體的檔案管理工作中要對于檔案進行不同化的分類，比如：有一些檔案要按照時間進行分類、有些要按照地域進行分類、有些要按照姓氏進行分類、有些要按照年齡進行分類等，針對這些具體的特點，對于流動人員人事檔案進行科學分類就可以更好地進行檔案的查詢和信息歸類，提高管理的科學性。

（四）對流動人員檔案管理加強開發與利用

最后，對于我國流動人員人事檔案管理過程中存在問題的解決方法是加強這些檔案的開發和利用，使其發揮出最大的應用價值。比如：可以創建出專業人才數據庫，并且擴大宣傳效果，讓越來越多的專業人才可以進行這個數據庫個人專業信息，而檔案管理人員經過審核認證后，就可以把其信息在數據庫中進行認證推廣，而相關的用人單位要進行付費瀏覽，可以在這個數據中挑選出自己需要的專業人才。簡而言之，這個數據庫可以發揮出幫助一些專業人才找工作的功能，讓工作信息獲取的渠道更加的方便快捷，同時還可以彌補目前的找工作網站魚龍混雜的局面。

三、結語

對流動人員人事檔案管理工作的現狀與解決方法進行認真的分析研究非常有利于我國檔案管理工作的科學化正規化發展，使其發揮出應有的社會價值，更好地為社會發展服務。

參考文獻：

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現狀與對策[J].圖書情報知識，2007，（03）.

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數據挖掘技術是一種基于統計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數據，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數據中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數據挖掘技術的方法

二十世紀末，計算機挖掘技術產生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數據，對需要解讀的數據進行識別。（4）關聯性分析。關聯性分析方法是對指定數據中出現頻繁的數據進行挖掘。（5）序列分析。與關聯性分析法一樣，由數據之間內在的聯系得出潛在的關聯。

1.3計算機挖掘技術的形式分析

計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數據不同，數據收集的方法也就不同。在對數據挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規則形式。

2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理

系統中的應用計算機挖掘技術，能夠將隱藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數據的利用價值。數據挖掘技術在檔案管理系統中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對數據庫中的數據進行分析的基礎上，建立對已知數據詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調查并將答案輸入到數據庫中。在該數據庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內容輸入的時候，系統會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業來說，發展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質進行系統的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業性。

3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性

計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現在：

3.1對檔案的保護更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質量

在檔案信息管理系統中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數據信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質量。

4結語

綜上所述，計算機數據挖掘技術涉及的內容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業的發展水平得到了很大的提高，推動社會經濟的發展，帶動社會發展模式的創新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創新，以適應時展的要求。

作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心

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企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：

企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：

①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。

③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。

2 企業合同檔案管理的分類優化措施

企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。

2.1 強化企業合同檔案管理機制

在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。

2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理

在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。

2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理

在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況

在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3 優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

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檔案管理工作不僅關系著當前的資金流動以及醫療能力的記錄，更關系著今后的檔案調閱與審核的順利實現，在醫院的發展與運作過程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現狀的問題與解決方法提供了現實的條件與必要性。

二、醫院檔案管理的現狀與問題

1.醫院檔案管理工作得不到重視

當期的醫療機構對于檔案管理的重要性都沒有一個正確的認識以及端正的態度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業的管理隊伍，這種不重視的態度自然就導致了檔案管理人員工作態度的消極以及工總過程中的應付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業務水平不高

當前醫院中的檔案管理人員多數都不是專業人員，檔案管理的知識體系不夠完善，專業技能也達不到要求，基本都是在實踐中現學現賣，具有較大的臨時性以及較明顯的應付性，對于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠專業，缺乏科學性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內容不全

醫院內部的檔案管理工作中效果最好的便是對于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時的調閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對于采購、建設以及科研類的文件檔案便沒能做到類似的負責與認真，即便是那些財務資料、業務資料或者是相應的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發揮資料的作用與價值。

4.管理工作不規范

大部分的醫院都沒有對于檔案管理工作系統化以及規范化的規定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據自己的經驗以及理解來進行，致使重要的文丟失或者歸類錯誤，為日后的調取以及審閱工作帶來了一定的困難。

5.管理工作現代化水平不高

由于醫院對檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現懶惰以及應對的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業務能力水平，致使檔案管理工作中的問題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當前的醫院檔案管理過程中由于硬件設備不足，難以實現現代檔案管理的現代化，限制了檔案管理工作的發展。即便是個別的醫院引進了先進的設備以及現代管理的技術，檔案管理人員也難以適應其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現代化水平。

三、優化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關的制度指導以及規章約束，為檔案的管理工作提供指導與約束，規范檔案管理的進行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領導層改變對于檔案管理的重視度，認識到檔案管理工作對于醫院運行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫院管理中一部分，不僅可以保證醫院工作的正確運行，保證醫院的正常運轉，還可以保證上級領導對檔案資料的隨時調閱，以便管理層對醫院運轉做出科學的安排，提高醫院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵制度以及獎懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴格的考核以及懲罰制度，體現出醫院對于檔案管理工作的重視的同時也能夠激勵檔案管理人員工作熱情，進而為檔案管理工作提供明確的依據，提高檔案管理工作的水平。

2.培養檔案管理人員的業務能力

鑒于檔案管理隊伍素質的參差不齊，需要在實踐的過程中對檔案管理人員進行業務能力培訓以及專業知識深化教育，進而提高檔案管理人員的業務能力以及綜合素質。

培訓的內容不僅要包含檔案管理的專業知識，還要包含對于檔案管理工作重要性的講解，進而提高了工作人員責任意識、培養了工作人員的從業道德同時也端正了工作人員的態度，不僅能夠培養出檔案管理人員的愛崗敬業精神，還能夠強化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務意識，有效的減少檔案分類歸檔中的錯誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現象的發生，從而切實的提高了檔案管理工作的質量與效率。

3.鼓勵檔案管理人員進行創新

檔案的管理工作對于醫院的正常運轉以及效益的實現都有著關鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經濟形勢以及醫療改革的深化而不斷的進行創新與做出相應的改變，適應新形勢與新要求。

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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02

國家經濟的穩健發展、社會的持續進步，均離不開企業的規范化、有序化發展，而企業檔案管理工作是企業經營管理的關鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業的經濟水平。但是，現如今企業在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業的發展。因此，本文分析知識經濟時代的企業檔案管理具有一定的現實意義。

1 知識經濟特征

首先，知識具有必要性，它在企業運行管理中占有重要地位，尤其是在生產力和生產關系兩方面。其次，知識具有豐富性、全球性以及先進性。在社會經濟發展落后時期，知識具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發展以及互聯網的逐漸普及，知識逐漸打破了空間和時間的限制，在網絡平臺中，知識逐漸融合在一起，它的應用價值被充分實現。在社會發展的傳統階段，知識形式單一，主要以書本、報刊以及文稿等形式呈現，現如今，知識形式越來越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語音、光碟以及圖像等形式呈現。再次，知識具有網絡性。知識的處理方式、處理手段以及知識傳播方式等均能實現網絡化，以往知識傳播主要通過廣播或者電視等單一設備，而隨著網絡信息技術的社會化、家庭化和工作化，人們身邊隨時發生著各種知識傳播的現象。然后，知識具有管理性。企業經濟效益的提高，離不開知識的有效運用，因此，知識運用的過程即知識管理的過程。最后，知識產權化。企業利用知識產權化的特點，能夠實現創新型知識的保護，利用知識可以促進企業效益化發展。

2 企業在檔案管理中常見的問題

2.1 傳統管理問題

傳統企業檔案管理的重點主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對象主要有事件、書報、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質記錄、分類存儲于檔案管理室。傳統階段的檔案管理受限于技術手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數較少。傳統檔案管理在歷史記載方面發揮著重要作用，后人可以此為依據滿足工作需要。傳統管理的具體問題表現為：工作內容較復雜，且耗時。在發展規模較大的企業中，由于企業檔案資源較多、涉及內容較廣，對這類檔案資源進行收集、整理時，需要專業人員進行督促、監督以及編輯整理，而隨著企業發展規模的擴大，檔案管理的難度也會隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。

2.2 信息時代管理問題

2.2.1 分類方法傳統

企業針對檔案開展管理工作時，經常沿用傳統的分類方法，且分類創新方法較少，分類管理規則形式化，這與企業的實際工作相脫離，當員工對檔案進行目標搜索時，由于搜索難度較大，目標檔案搜索經常以失敗告終，即使搜索成功，也會花費大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎上進行檔案查找，會大大增加查找難度，會使檔案搜集者失去查找信心。

2.2.2 網絡化優勢較弱

雖然現今處于網絡信息時代，但大多數企業的檔案管理者經常弱化網絡化優勢，當人們搜集檔案、獲取檔案信息時，網絡便捷化優勢未能充分彰顯，而管理者主要發揮了人工優勢。

2.2.3 管理耗時、耗力

管理耗時、耗力與傳統檔案管理具有相同性，企業檔案管理者對信息的獲取能力、計算機操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會浪費大量的人力、物力資源。

2.2.4 資料分類模糊

社會是動態發展的，知識類檔案是要與時俱進進行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識經實踐檢驗后，會再次優化、完善，這時就要及時進行修正、保存，然而部分企業在管理檔案時存在分類模糊、不及時的問題。

3 檔案管理與知識資源管理間的關系

知識資源管理，指的是企業利用特定方式，管理知識從產生、發展、傳遞到實踐應用的過程，這不僅能豐富員工的知識量、開闊知識視野，還能提高員工的工作水平，優化企業的工作質量，增加企業經濟效益。企業經濟效益以企業知識為主要來源，因此，提高對知識管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識的同時，還要提高相應的管理能力，只有這樣，才能促進管理工作高效進行，才能充分展現企業的文化理念，提高企業在市場中的競爭實力。

3.1 企業管理核心正向知識資源管理轉變

企業知識具有兩種類型，第一種是顯性知識，第二種是隱性知識。其中，第一種是指已經保存下來，具有可觀、可讀、可聽等特點的知識；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數據中以及行為中表現的知識。知識資源主要傾向于顯性知識，因此，企業檔案管理也就是對顯性知識的管理。需要注意的是，由于隱性知識為顯性知識提供來源，因此，知識資源管理是企業知識管理的重點和核心。由于知識資源是支撐企業發展的重要保障，且它作為企業發展的經營成果，具有較高的資產價值，因此，管理知識資源即是管理知識資產。

3.2 尊重資源管理的基本規律

知識管理規律指的是，促進企業知識動態變化的規律。知識管理具有明顯的特征，一是員工是知識的產生者。二是知識在企業環境中具有共享性。三是知識規范化后，能夠得到員工的全面認可和支持。四是知識應用于實際工作，是知識資源目標化的充分體現。五是知識創新，即對企業集體全面創新，它能改工作模式以及工作方法，促進企業進入新的發展階段。

3.3 現檔案知識管理到知識資源管理的過渡

檔案資源屬于顯性知識，且該知識資源已經經過標準化處理。因此，強化、管理檔案知識這一知識資源時，理應從知識資源管理的角度入手，以實現檔案知識管理到知識資源管理的過渡。

3.4 現實需要

知識資源管理后，企業檔案知識會利用知識資源管理規律進行管理，從而能夠有效避免信息時代檔案管理中存在的問題。首先，企業內部員工積極參與，形成規范的知識資源優化處理，將過去管理者一人管理轉變為人人管理。其次，知識資源參與實際分類工作和應用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應用不及時等問題。最后，應用了正確、規范的知識管理方法開展檔案知識管理工作，從而減少了錯誤方式的應用。

3.5 實施性較強

檔案知識是經過規范化處理的知識資源，它能實現知識的應用和創新，同時，這與檔案知識管理規律相符，因此，具有一定的發展生命力。

3.6 為企業提供價值

傳統檔案管理的最大價值在于歷史記載性，信息時代檔案管理的最大價值在于歷史數據數字化。企業檔案管理的實質是實現企業經濟效益最大化，提高企業發展的利潤空間。傳統的檔案管理受技術條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴重，在一定程度上制約了企業檔案管理實質的發揮，不利于企業經濟效益的及時實現。

4 結 語

在知識經濟時代，企業檔案管理順應社會發展要求實現知識資源管理，有利于促進企業優化經營管理結構，有利于提高企業的經濟效益、增強員工參與檔案管理的責任感。知識資源管理是企業檔案管理的必然趨勢，它不僅能增強企業競爭力，還能促進企業持續、健康發展，同時，還能加快我國建設和諧社會的進程。

主要參考文獻

[1]張曉娟，馬瑜，左田原，等.知識經濟時代的企業檔案管理――一種知識資產觀[J].檔案學通訊，2012（4）.

[2]劉昕.試論知識經濟時代的企業檔案管理[J].中國新技術新產品，2011（6）.

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二、醫院檔案管理現階段所存在的問題

2.1、醫院檔案管理的分類問題

醫院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫院的等級、經驗、優良等，它是醫院精神財富的具體體現，而確保各個檔案整齊有序的排放的關鍵就是醫院檔案的分類排放等問題。傳統的醫院檔案的原始積累來源于醫院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統的、規范的管理分類的有效手段。但是在現階段醫院的發展過程中，大多的醫院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規范的方式去分類管理檔案，而且多數原因在于醫院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫院檔案的發霉、老化等問題，給資料的查找帶來很大的困難。

2.2、醫院檔案管理人員的專業素質較低

在大多數的醫院中，醫院對于醫院檔案管理的工作并不是很重視，醫院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新換代的水平跟不上醫學發展的步伐，導致現階段醫院檔案管理的水平嚴重的影響著醫院的發展節奏。而醫院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現階段醫院檔案管理對于醫院發展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關的專業知識和法律意識，想當然的以為醫院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數醫院檔案管理者的思維中，受到其專業素質和文化水平的限制，導致現在的醫院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫院正常的工作運轉受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現階段醫院發展的需求。

2.3、現存的醫院檔案管理制度不夠規范

醫院從開始出現以來，經過不斷的發展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規范和行事準則，而醫院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規范，使得醫院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規范的流程，缺少對檔案的監督和審查，不成形的醫院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫院的正常管理。

三、規范現階段醫院檔案管理

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醫院檔案管理作為醫院管理的一個組成部分，其發展的狀況可以反應醫院的整體面貌，實現醫院檔案管理現代化.做為我們基層醫院就必須做到：

1 進行醫院檔案管理現代化的知識培養，了解醫院檔案管理現代化的具體內容

醫院檔案管理現代化是指利用現代化科學技術手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應對現代化醫院檔案工作的要求。這就要求醫院在這方面下功夫，采取多種方法，培養和提高醫院檔案工作者對現代化檔案管理知識的認識，醫院應投入一定的資金和人力，提供場所和條件，讓醫院檔案工作者系統地、全面地學習現代化科學管理方面的本領。

2 引進現代化的管理技術和新設備，利用進行信息管理

計算機是現代化管理方式不可缺少的工具，醫院應從實際出發，力爭采用計算機管理，形成網絡系統，實現檔案管理的自動化、現代化。用計算機儲存醫院的各種業務及行政檔案，方便使用者及時查找、閱讀。也加快了工作效率。由計算機編印出文件的分類，主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確。所以，引進現代化的技術和設備是現代化醫院檔案管理所必需的一個條件。

3 建立一套科學的檢索系統，做到檔案管理要規范化、標準化

首先，科學的檢索系統是快速查閱檔案的基礎，投放力量，苦心鉆研一套適合我院檔案的檢索系統，熟練掌握，按內容進行分類、排列好順序，根據各種歸類的標準裝訂成卷，在編寫目錄時，注重理論與實踐相結合，才能保證檔案利用率的提高。

檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有法可依，有章可循，在檔案管理的各個環節，各個步驟，從收集、整理到最后，都要存入微機，都要做到條理清晰，保證檔案完整，避免漏洞。

醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。

4 注重培養一支懂得現代化科學管理醫院檔案的隊伍，提高現代化管理水平還未素質

一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備有現代化管理水平的檔案管理者。否則，現代化醫院管理無法實現。醫院檔案工作者在現代化管理檔案的工作中，不僅要具備自己檔案管理專業知識的培養，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。隨著醫院檔案管理現代化程度的不斷提高，檔案室勢必會以計算機為核心，還有打印、復印機。不單純是保存檔案，還要妥善整理檔案，科學地查閱檔案。

5 要注重對現代化各類信息的收集和整理

醫院檔案管理的現代化要盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，挖掘各種渠道，豐富自己的檔案管理經驗，多借鑒社會其他領域和其他層次的各方面信息，發現不足之處，立即修正。對已淘汰的信息及時清整，對缺點盡量盡早彌補，注意積累各種信息的反饋，并明確地記錄和儲存。在工作中遇到困難，不斷解決矛盾，改進工作，對信息的內容進行篩選，不可局限于自己醫院的檔案收集，要放開眼界，通過網絡走開放式管理。

6 拓寬醫院檔案的服務領域，是現代化醫院檔案管理的發展趨勢

在以前醫院檔案管理的工作實踐中，醫院檔案最多地是為醫務人員服務，沒有競爭意識，被動地查閱檔案，局限一一個狹小的領域，沒有長遠的發展計劃。而現在社會在發展，這就要調整醫院檔案的服務方式，由被動變主動，網上舉辦的一些醫學檔案信息展覽，為醫務人員、患者及社會公眾服務，要多角度多層次地為整個社會提供檔案內容，既可提高社會效益也可以提高經濟效益，這是現代化檔案管理的一個重要內容。

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環保檔案是指各級環境保護行政主管部門及其直屬單位，在環境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2 環保檔案管理的重要性

環保檔案管理是指在環境保護工作開展時，對環境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環保檔案管理的對象是環境保護文件資料，是環境保護工作的信息載體。配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。具體體現在下列方面：一方面，對環保檔案進行科學管理，可以為環保工作的順利開展創造良好的條件。在環境保護工作過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以環保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環保信息資源，是環境保護工作者進行環境保護目標控制的客?^依據。另一方面，對環保檔案進行科學管理，可以提高環境保護工作效率。環保檔案進行科學、系統的整理歸類，形成環保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。

2 環保檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作不充分

目前，環保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環保單位檔案工作的發展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2 檔案管理人員的素質偏低

配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。但是，在環保部門檔案管理人員中，尤其在基層環保部門，卻缺乏專業的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數職。當前信息化時代，專業的檔案人員不僅要精通傳統的檔案管理業務，還必須掌握自動化網絡技術，使用計算機管理環保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰[2]。

2.3 環保檔案管理系統有待完善

環保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規范化十分重要，然而，目前并沒有統一健全的環保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉化為決策依據，大大降低了檔案的利用效率。

3 完善環保檔案管理工作的主要對策

3.1 提高環保檔案現代化管理的認識

首先，分管檔案工作的主要領導要有足夠的認識，要為實現環保檔案現代化管理創造條件，投入一定經費，配備檔案現代化管理所需設備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統保守的習慣，破除應用現代化管理的畏難情緒，要有實現環保檔案工作現代化的思路，加強相應的業務學習，對傳統檔案管理進行革新和完善。

3.2 建立現代化的環保檔案管理制度

檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規范的制定，積極組織貫徹實施。國家環境保護總局制定頒發的《中國環境保護檔案分類規范》、《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》為加強我國環境保護檔案工作、科學地管理環境保護檔案、統一環境保護檔案分類檢索、實現環境保護檔案的分類檢索系統的標準化、規范化、現代化管理打下了堅實的基礎。《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統一的微機信息管理分類標識，符合環境管理職能和環保檔案的特點[2]。運用《環保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環保檔案分類表分類類目標識所規定的內容和適用范圍，做到信息分類符合環境管理職能，保持各種信息的有機聯系，便于微機信息管理。

3.3 加強環保檔案現代化管理人才隊伍建設

現在社會上普遍缺乏復合型的現代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術又有檔案專業知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現代化設備，由于缺少專業人員，結果微機僅起到條目輸入、統計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發揮其在檔案工作標準化、現代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現代化的開展，所以環保檔案要實現現代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現代化管理技能，否則環保檔案的現代化管理就能難以實現，這是前提條件。實現環保檔案管理現代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，提高自身素質，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業基礎知識，要求對環保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業知識，環保科技文獻編撰難以開展；二是掌握相近和相關學科的知識，這是由當代科學技術高度綜合趨向統一和現代學科的相互滲透、交叉、分化的現實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網絡等先進技術和設備的工作原理并能進行熟練的操作。

3.4 加強環保檔案現代化管理物質基礎建設

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1我國油田勘探開發檔案管理現狀

1.1缺乏對油田勘探開發檔案管理的重視

油田勘探開發檔案管理是油田勘探開發過程中的重要內容，同時也是勘探開發的基本材料的信息依據。然而，有些工作人員甚至一些領導，對檔案管理不能夠進行充分的認識，在這些人眼里，油田勘探開發的檔案管理只是對平時勘探開發所形成的數據資料進行簡單記錄，并且只需對這些記錄進行保管，一般涉及不使用。還有一些工作人員認為，油田勘探開發最多也只不過是輔助工作而已，絕非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可見，這些工作人員以及相關部門領導，對油田勘探開發檔案的管理工作還缺乏相應的認識，而由于檔案管理工作被忽視，所以檔案管理的效率非常低，無法滿足目前油田企業對檔案管理的要求。

1.2油田勘探開發檔案管理的深度和廣度不夠

當前油田企業對油田勘探開發的檔案記錄，僅僅停留在對油田勘探開發過程中，產生的資料、數據文件以及圖表進行整理和管理，而針對一些與油田勘探開發存在密切聯系的資料卻收集的不夠，最終導致檔案管理在深度上達不到具體的要求。在油田勘探開發檔案管理的過程中，油田企業缺乏檔案管理專用的工具和硬件設施，致使增加了檔案的科學化管理難度。可見，油田勘探開發的檔案管理從廣度上也存在缺陷。

1.3油田勘探開發檔案管理的水平和方法不足

油田勘探開發的檔案管理工作離不開相應的管理人才和管理方法。而從目前的狀況來看，我國的油田勘探開發檔案管理人員仍不夠專業，很多檔案管理工作者并沒有相關的檔案管理工作經驗，并且未經過相關專業部門的嚴格培訓就直接進入崗位工作。這導致一部分工作人員對檔案資料的收集、整理、歸類、分檔以及保管等業務不熟悉，對檔案管理工作的意識非常淡薄，檔案管理的水平不高，導致檔案管理工作不能有效進行。由于檔案管理工作人員的水平較低，沒有掌握檔案管理工作的方法，從而引發了一連串的問題。

1.4檔案管理的信息化程度不高

雖然有些單位已將電子檔案管理手段投入使用，但仍有一些單位停留在檔案的紙質化管理上。紙質化檔案在保存的過程中，如果保存的方法不夠得當，會造成紙質檔案的嚴重損毀，且目前正處于科技信息時代的新時期，紙質化檔案管理的方式注定要被電子檔案所取代。

2油田勘探開發檔案管理的主要內容

2.1檔案資料的收集

在油田勘探開發的過程中，必定會產生大量的石油勘探信息資料、各種圖表附件以及重要的文件，且這些重要信息資料需要專業人員對其進行全面收集，使油田勘探開發的檔案資料得以全面保存。除此之外，檔案管理人員還應該收集和油田勘探開發相關的一些資料，使檔案資料向深層次發展。

2.2檔案資料的整理

將所有的檔案進行收集后，檔案管理人員還需要對所有的資料進行整理，在整理的過程中要堅持“去粗取精、去偽存真”的原則進行整理，將一些粗略的、無用的、冗余的以及無科學依據的資料進行剔除，以保證油田勘探開發檔案資料的準確性和精煉性，為下一步分類歸檔做準備。

2.3檔案資料的分類歸檔

一般來講，油田勘探開發檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學勘探類等。在分類歸檔的過程中，檔案管理人員必須要根據實際的工作情況，以及各部門工作的具體流程，制定相應的歸檔范圍，并且還需要建立歸檔范圍的備案制和確認制。同時，檔案管理人員還應該使各類檔案在分類過程中明細化、清晰化，若檔案內容存在兩類檔案或者兩類檔案以上重復的情況，其應將重復的內容做好標注，且歸檔的方向也要進行相應的標注，以便于以后查找。

2.4檔案資料的保管工作

檔案資料的保管工作是檔案管理的重點內容，也是最為關鍵的一項工作內容。在對檔案資料進行保管的過程中，檔案管理人員應做好檔案資料的備份，在對紙質檔案管理的過程中，應該注意保持檔案資料的平整性和完整性，還需要對其進行防蟲、防潮、防霉變、防污以及防火等，并且還需要增強其保密性。對于電子檔案的管理，相關檔案管理人員應配備較好的設備和硬件，并對電子檔案備份至移動設備。除此之外，相關檔案管理人員還需要對電子檔案進行加密處理，防止各種檔案資料泄漏。

3加強油田勘探開發的檔案管理的措施

3.1規范油田勘探開發檔案管理工作的流程

目前，根據國家對檔案管理方面的具體要求，油田勘探開發的檔案管理流程應該規范化，油田企業必須使勘探開發檔案的內容包含，從石油勘探開發的形成到收集的整體過程，對檔案的移交和接收工作必須形成規范的流程，并建立相應的機制。在整個油田勘探開發檔案管理工作的流程中，油田企業需要對兩個重點環節進行合理把握。其一，在對油田勘探開發相關資料進行著錄的過程中，相關人員需要保證著錄的準確性、完整性，并且要對此環節進行高度重視，使其能夠發揮正常的作用，這也是后期進行油田勘探開發的重要基礎。其二，相關人員需要對實體檔案（紙質檔案）的整個移交流程進行規范化管理，且必須要謹慎地進行，使其能夠準確、完整地移交到接收者的手中。與此同時，檔案管理的相關部門一定要對檔案源頭進行科學、合理的管理，使檔案的準確性得到保證。

3.2對檔案歸檔的具體范圍進行確定

前文已經提到過，油田勘探開發檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學勘探類等。而在這些分類中還包含其他的一些子分類，具體分類見表1。由于油田勘探開發檔案分類較為復雜，所以在進行歸檔的過程中，相關人員必須對歸檔的范圍進行確認，使每一種檔案都能各歸其檔。在對檔案歸檔的具體范圍進行確定的過程中，相關人員必須要根據油田勘探開發單位的實際工作狀況，以及相關部門的詳細工作流程，對歸檔范圍進行確定，從而使歸檔范圍具備實際性和真實性，確保相關工作能夠順利進行。

3.3對歸檔范圍進行確認和備案

在進行檔案管理的過程中，相關檔案管理人員首先要對檔案資料進行收集，還要保證檔案資料的全面性、完整性，只有這樣，才能使檔案資料的作用得到最大限度的發揮。所以，油田企業要了解歸檔范圍的具體內容，并對這些內容進行備案，從而保障檔案資料的嚴密性以及完整性。

3.4推動檔案的信息化管理

進行檔案管理工作是為了檔案得到更好的利用，在當今信息化高速發展的年代，油田企業一方面需要通過科技信息技術，提高檔案管理工作的效率；另一方面要使檔案管理發揮其信息作用，以達到利用的目的。與此同時，油田企業還需要改變檔案管理的形式，使電子檔案得到充分運用，并加大對硬件設施的投入，為檔案管理工作提供有利的條件。

4結語

油田勘探開發的檔案管理工作，在油田勘探開發的過程中發揮著重要的作用。它是石油勘探開發的導向，也是人們進行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企業需要對此項工作加以重視，并提供條件來完善檔案管理工作，還要通過采取相關的措施，對現實檔案管理存在的問題進行解決，只有這樣，才能促進油田開發事業快速發展。

主要參考文獻

［1］張宇.油田勘探開發的檔案管理［J］.油氣田地面工程,2014(9).

［2］楊靜.淺析油氣田勘探開發檔案的接收管理與開發利用［J］.辦公室業務,2016(23).

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1 目前學校檔案管理工作存在的主要問題

目前，我國的計算機普及率大大提高，計算機在越來越多的領域中發揮著作用，一些學校和部門開始嘗試使用計算機管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過計算機管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節省空間，避免傳統檔案出現發霉變質的情況。但是，計算機管理方法也需要通過各項原始數據信息進行，如果原始數據出現問題，會影響管理的質量，輸入的數據信息是“垃圾”，輸出的結果則是更高級的“垃圾”。所以，做好檔案管理的基礎工作非常重要。

目前，我國的學校在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進行保管，不讓檔案出現丟失情況。這種宗旨會造成館藏的內容過于龐雜，無法形成科學的分類，而且檔案的時間跨度非常長，查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個方面：一是檔案的編號不規范，有的檔案沒有目錄號，有的卷宗內出現多個檔案；二是檔案的標題不規范，有的檔案的標題不能反映出檔案的主題內容，有的檔案的標題過長，在查找時非常不方便，有的檔案甚至沒有標題；三是大多數的檔案缺少內容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內容時，會浪費較多的時間；四是多數案卷沒有標注頁碼，在查閱時需要自己計算頁數；五是組卷非常混亂，有的組卷按照時間進行組合，有的按照職能部門的管轄權限進行組合，有的按照文種進行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內只有一、二頁紙，有的檔案內有五、六百頁紙。綜上所述，學校的檔案管理基礎工作亂象較多，必須要對管理工作進行創新和改進[1]。

2 創新學校檔案管理工作的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值和制作精良的檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。學校應當設置一個綜合性的檔案管理部門，其主要的職責是要對管理的檔案進行清查，剔除這些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

（二）按照規范標準進行重新組合

對于厚度過厚、內容比較復雜的檔案，要進行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯系的文件組合到一起，對于那些沒有頁碼、沒有目錄的檔案，要重新進行編碼和制作目錄，保證重新組合之后的檔案更加規范和標準，通過重新組卷的方式，能夠最大限度地解放館藏場地，優化管理資源，提高管理的效率。

（三）規范著錄工作

著錄工作是實行計算機管理的一項重要基礎工作，會對計算機管理的真實性和可靠性產生重大的影響，因此，相關部門要按照《檔案著錄規則》中的規定，規范自己的著錄行為，由于各個檔案管理部門的條件存在差異，且計算機管理又提出新的技術性要求，所以各個檔案管理部門，要從自己的實際情況出發，結合計算機管理方法的技術要求，制定出相應的著錄細則[2]。

（四）統一分類號

計算機在檢索時，會根據檔案的分類號進行，所以，分類號制作的質量會影響計算機檢索的結果和效率，為了保證檢索的效率，檔案管理人員在分類過程中，要根據我國的《中國檔案分類法》進行分類，同時，還要根據各地的具體情況進行劃分，提高檔案的可利用價值，另外，在分類工作中，要加強分類的審查力度，及時糾正不合理的分類，并且要經常組織工作人員統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，實現規范化管理的目標。

（五）規范題名

由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時會遇到障礙，為此，需要對這些缺少題目的檔案進行重新命題，保證這些檔案在檢索時能夠出現，命題過程中，要注意題目的準確性，工作人員最好對檔案內容熟悉一遍，確定其主要內容，再根據內容進行命題，對于那些題目過長的檔案，要進行改變，減少題目的字數，并保證題目的概括性。

（六）加快檔案現代化管理進程

目前，通過計算機進行檔案管理是一個重要的趨勢，相關部門一定要認識到計算機技術的優越性，擴大其應用的范圍，促進計算機與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過程中，要注重計算機檢索與原始資料的聯系，使得原始檔案資料能夠及時找到，提高查全率，在著錄工作中，要采取分級次著錄的原則，這樣不僅能夠節省著錄的時間，還能有效地節省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或參考價值不高的檔案，進行案卷級著錄；對于那些一卷內包含幾個文件，或者多個檔案涉及同一個內容的案卷，且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而重要的文件或者反映主題龐雜的文件，則使用文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，還能減少著錄的條目和錄人條目，提高工作效率[3]。

總之，目前我國職業院校的檔案管理工作還有許多不足之處，其中管理工作問題是最先需要解決的問題，相關部門要正確認識檔案基礎工作的重要性，要進一步規范檔案的基礎工作，增加創新的內容，讓更多先進的技術應用進來，對檔案的題目、內容、組合等進行重新確定，提高其規范化水平，同時，要注意檔案基礎工作與計算機的銜接過程，使得檔案能夠通過計算機發揮出作用，提高我國學校檔案的管理能力和水平。

參考文獻

[1]孟凡蕾.強化檔案意識，提升學校檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2011，31.

[2]武云娜.試論中等專業學校的檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟，2011，15.

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烈士檔案管理一直將“褒揚先烈、教育后人”作為工作宗旨。為充分發揮烈士檔案的社會價值，可將烈士檔案引入到愛國主義教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事跡，對革命先烈產生崇拜敬仰之情，這樣一來有助于彌補以往過于生硬的教條式教育弊端，增強愛國主義教育的感召力和說服力。

1.2 是編制各類宣傳教育資料的重要依據

烈士檔案管理需要收集整理與革命烈士相關的各項資料，這些資料具備歷史真實性，能夠客觀真實地反映革命烈士的光輝形象。而當前有關革命烈士的個人傳記、影視作品層出不窮，在制作這些宣傳教育類作品時可充分借助烈士檔案資料，還原出更加生動真實的烈士形象，實現烈士檔案的宣傳教育價值。

1.3 是促進革命烈士紀念館發展的有力保障

烈士檔案管理是革命烈士紀念館管理的重要工作內容，紀念館管理水平的高低在一定程度上受烈士檔案管理的直接影響。為促進紀念館可持續發展，必須以烈士檔案管理工作為基石，收集、整理、陳列烈士檔案資料與遺物，增強紀念館的發展能力，發揮紀念館在宣傳革命烈士精神方面的作用。

2 烈士檔案管理的實踐做法

2.1 提高烈士檔案管理重視程度

烈士檔案管理人員要認清楚本職工作的重要性，轉變過去被動式收集檔案資料的做法，采取主動走訪、實地調查的方式，收集更加全面的資料信息，補充烈士檔案材料的空缺。同時，有關部門還要加大對烈士檔案管理的資金投入力度，建立起專項經費，為烈士檔案管理人員擴大資料收集范圍，配備必要的硬件設施，穩定管理人員隊伍提供資金保障，從而不斷提高烈士檔案管理水平。

2.2 做好烈士檔案收集與整理工作

由于烈士檔案的組成材料種類繁雜，因此，在對此類檔案進行歸檔時，可采取隨時收集的方法。烈士檔案是機關文書與人事檔案等的結合，但它的收集方法卻與機關文書和人事檔案的收集方法有所差別。故此，在對烈士檔案進行收集時，應依據我國現行《檔案法》的規定要求，確保烈士檔案的完整性及信息的安全性，從而更加全面地反映出烈士的革命事E，具體收集的資料內容如圖1所示。在對烈士檔案進行整理時，應當按照檔案的形成規律及特征，進行分類整理，可采用文書檔案的分類方法和人事檔案的歸檔形式完成烈士檔案的整理工作。大體上可將烈士檔案的分類編目分為以下幾種情況：其一，按照每個年度出現的烈士及其居住地分類；其二，根據烈士生前所從事的職業性質分類；其三，按機關文書檔案分類編目形式，當該年度出現烈士單獨組卷時進行統一編號對不同載體進行區分。

2.3 加強烈士檔案保管

我國現行的《檔案法》對烈士檔案的管理給出了明確的要求，實際工作中，必須以《檔案法》的規定作為指導依據，加大對烈士檔案的保管力度。烈士檔案應統一保管，并接受同級部門的監督，嚴格按規范要求進行檔案收集，并確保收集資料的完整性、真實性，以免影響后續檔案管理工作的開展。同時，應建立相應的規章制度，并對有關的要求及措施加以落實，從而使烈士檔案保管工作的開展有章可循、有制度可依，確保檔案管理工作的有效性。由于烈士檔案本身所具有的特殊性，故此必須對其進行專門的保管。組卷應按照國際標準的要求進行裝訂、分類，采取規范化的管理方式，不同載體、門類和保管期限的烈士檔案，應分別排列，統一編號，這樣便于查找利用。此外，應對烈士檔案進行定期檢查，并加強保管場所的防火防潮防塵防蛀等工作，為烈士檔案的安全提供保障。

2.4 建設高素質烈士檔案管理隊伍

烈士檔案管理隊伍整體素質的高低直接關系到管理效率和水平，為此，有必要建設一支高素質的烈士檔案管理隊伍，從而使其更好地勝任烈士檔案管理工作。一方面應當配備數量充足的專業檔案管理人員，另一方面應加大對他們的培訓力度，可定期組織培訓班，學習檔案專業知識和管理技能，提升工作水平。同時，要讓烈士檔案管理人員掌握現代化的檔案管理方法，樹立創新意識，以檔案管理信息化建設推動烈士檔案管理工作的有序開展，構建相關的信息網絡，將原本紙質的烈士檔案轉變為數字化檔案，實現資源共享，擴大服務對象，滿足社會需要。作為一名優秀的烈士檔案管理人員，要不斷豐富自身的知識結構體系，積極學習各種先進的管理理念和管理方法，主動參加相關的知識和技能培訓，做到對現代化管理方法的熟練運用，為烈士檔案管理工作的開展提供保障。

3 結論

總而言之，烈士檔案是革命烈士英勇事跡和光輝形象的真實見證，是寶貴的歷史資料。為了更好地褒揚先烈、教育后人，必須加強烈士檔案管理，從檔案收集、整理、歸檔、利用等環節入手，構建起烈士檔案管理長效機制，充分發揮烈士檔案的文化價值和社會價值，提高烈士檔案管理工作成效。

參考文獻：

[1] 焦宏偉.重視烈士檔案工作 推進愛國主義教育[J].現代交際，2013（07）.

[2] 蔣會蘭，劉秀娟，陳從會.淺談烈士檔案管理工作存在的問題及其改進措施[J].人才資源開發，2015（11）.

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1.檔案管理意識不強

就目前山東省濱州市沾化區村鎮建設檔案管理的現狀來看，許多管理部門的領導對管理工作還處于忽視的階段，只注重村鎮建設發展的過程，很少注重管理相關的具體活動。管理工作中受到過去傳統的思想觀念影響，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。

2.檔案管理的范圍不明確

就目前村鎮相關部門針對檔案管理還沒有制定出一個完整有效的管理辦法，檔案管理的內容也隨著社會的快速發展發生了相應的改變。當前村鎮建設檔案管理沒有先進的經驗可以參考，只能在實踐的過程中加深對各項管理工作的理解。長期的發展下去，會導致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實效性，影響了檔案的完整性[2]。

3.檔案缺乏現代化的管理理念

現階段由于許多醫療機構用地資源緊張，在后續的各項工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其它空間使用。在科學技術高度發展的今天，仍有許多村鎮還采取人工錄入的方式進行信息的錄取和收集，導致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。

二、解決村鎮建設檔案管理中存在問題的具體辦法

1.加強相關人員的檔案管理意識

山東省濱州市沾化區村鎮相關管理部門對于檔案管理的重視程度是進行管理工作的重要前提，村鎮的各個部門要將檔案管理的重要性進行全面的宣傳并執行。通過各類研究討論會和參觀學習的方式為村鎮員工講解檔案管理的重要意義，更全面地提高醫務人員的管理意識。

2.建立檔案管理制度，完善規范化管理

山東省濱州市沾化區村鎮要加強檔案管理制度的建設，從根本上實現檔案的規范化管理。首先對村鎮現有的資料進行相應的整理分類，對檔案管理中所執行的各個步驟加強管理，讓每項措施活動都能有規定的制度指導。最后將所有的檔案作為一個整體進行管理，對每個有效的資源進行分類，擴大檔案管理的綜合全面性[3]。

3.加強檔案的現代化管理

在當前村鎮建設檔案管理過程中，要想全面實現現代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發展，村鎮建設檔案所包括的內容逐漸增多，憑借過去傳統的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現代計算機技術取代過去手工管理，實現智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性的提升，符合當今社會發展的趨勢。

4.加強檔案管理人員隊伍建設

當前村鎮建設檔案管理人員都沒有經過嚴格的選取，而是由村鎮其他相關部門人員進行調動的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業的管理知識，都沒有經過系統的培訓學習就上崗工作，使得專業管理技術不具備應有的科學性。所以企業要加強檔案管理人員的招聘活動，選取更多優秀的管理人才。經過嚴格的刪選培訓才能上崗，從根本上提升村鎮建設檔案管理人力資源的力量，從而進一步推動各項管理工作的有效開展。

三、村鎮建設檔案管理工作的創新

當今社會經濟在告訴發展，社會主義市場經濟改革進程加快。村鎮各項管理運行過程都應建立在改革發展的基礎上進行。相關管理機構要以現代化的科學方法對村鎮內部管理設備進行有效的維護，從根本上減少檔案管理系統自身存在的危害，提高管理的實效性。制定科學合理的管理體系，完善檔案管理的各項流程，維護信息資源的穩定和有效利用率。

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關鍵詞 ]流動大學生；人事檔案管理；問題；對策

市場經濟的發展推動了企業的優化改制與重組，也為大學生就業帶來了壓力和難題，更多的流動性大學生出現在人才市場上，這樣就出現了巨規模的流動大學生檔案。流動大學生檔案管理工作任務繁重，需要科學的方法，要想提高流動大學生人事檔案管理水平，就要首先明確其中存在的問題，對應采取科學的解決對策。

一、流動大學生人事檔案管理中的問題

1、重視接收、輕視開發利用

從目前來看，社會性人才檔案管理中心在流動性大學生檔案管理方面取得了一定成績，然而，其中的一些問題也不可忽視，那就是大多數人才中心存在著嚴重的功利化思想，只重視流動性檔案的接收，收取檔案接受金，卻實行封閉式管理，忽視流動性檔案的開發利用，使得很多流動性檔案失去了存放的意義，大學生的就業問題依然得不到關注和重視。在這種情況下，就出現了很多社會不良現象，例如：一些私企用人單位在不查閱人事檔案資料的情況下就隨便招聘用人，使得一些假學歷、假文憑泛濫，嚴重擾亂用人單位的人事管理；由于流動性檔案得不到開發和重視，導致棄檔現象不斷出現，甚至出現了大學生私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴重損害了檔案管理的嚴肅性。

2、出現了嚴重的人檔分離問題

由于缺乏健全完善的制度與科學有效的管理，使得流動大學生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學生經過若干年的打拼出現了離職、跳槽等現象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學歷等的泛濫。

3、流動檔案管理不規范

當前社會上的流動大學生數量較多、范圍較廣，所以，其檔案數量、類型也是五花八門，不同流動大學生有不同的檔案內容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態，檔案沒有得到真正的管理，后期出現查找不利、轉遞不及時等問題，甚至出現了檔案丟失、遺漏等現象，嚴重違反了人事檔案管理紀律。

二、流動大學生人事檔案管理的有效對策

1、建立健全流動人員檔案管理規章制度

針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現狀，國家應該先從規章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規，實現流動檔案的制度化、規范化管理。當前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規系統，也正是因為缺乏完善的法律法規約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現了不負責任、勉強應付的局面，所以，我國必須重點針對流動人員檔案的管理制定嚴格的法規制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。

2、加強流動檔案的規范化管理

流動檔案的管理必須依照統一的規范和規定，流動檔案必須收集齊全、內容要確保真實準確，實行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達到這些標準，要從以下方面做起：（1）要規定只有縣級以上的國家行政性人事機構才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機構都無權依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機構都必須本著“集中統一、歸口管理”的原則進行流動檔案管理，要嚴禁分散管理的現象出現。（3）對于數量巨大、結構復雜的流動性檔案要進行逐層分類、分檔規范化管理。

3、積極采用現代化技術和方法

檔案管理必須迎合現代化的發展形勢，積極采用現代化的技術、設備、手段和方法，流動檔案管理機構要引進現代化的計算機設備，創建流動人員人事檔案信息數據庫，實現流動人事檔案的信息化管理，并選擇現代化的信息檢索系統，加大信息管理軟件的開發力度，加快實現流動檔案的現代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網絡服務式管理模式，為流動人事檔案的開發和利用創造機會。

4、重視人事檔案的開發和利用

流動大學生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發和利用。所謂人事檔案管理服務，其服務對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機構等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責和義務，在保管好流動大學生檔案的基礎上，也要重視這些流動檔案的開發和利用工作，例如：可以采用網絡鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機構等建立聯系，同時，也要同存檔的流動大學生建立聯系，為流動大學生實時提供求職、就業方面的相關信息，使流動性大學生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機遇，迎接挑戰。

5、全面提高檔案工作人員的素質與水平

必須提高流動檔案管理人員的素質與水平，首先他們應具備合格的思想素質、道德素質以及職業精神，能夠帶著一份責任心、責任感投入到流動大學生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強對她們的檔案管理法律法規方面的教育，使他們掌握流動大學生人事檔案管理的相關方法、規定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規范性。

總結

流動大學生人事檔案管理是一項重要又充滿挑戰的工作，檔案管理機構必須明確流動性人員檔案管理的重要性，提高自身的工作責任意識，嚴格檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

參考文獻