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1.1 銀行卡犯罪表現形式多樣，呈現出復雜性。目前，銀行卡犯罪既有竊取、買賣銀行卡信息犯罪，又有偽造銀行卡、盜刷銀行卡犯罪；既有非法套現、惡意透支犯罪，又有短信詐騙犯罪，滲透到銀行卡產業從申領、使用到發卡、管理的各個環節，涉及罪名也涵蓋了偽造金融票證罪，信用卡詐騙罪，妨害信用卡管理罪，竊取、收買、非法提供信用卡信息罪和非法經營罪等多項罪名。

1.2 點多、線長、跨區域流竄作案，具有很強的流動性。為逃避打擊，犯罪分子往往利用現代化的交通工具、通訊手段和資金支付結算方式等，跨區域流竄作案，使受害人很難及時發現自己被侵害，也給公安機關的打擊帶來很大困難。不少犯罪分子在甲地盜取銀行卡信息，在乙地制作偽卡，在丙地等數地盜提資金，一些犯罪分子甚至在境外遙控指揮境內人員作案，手法多樣，手段隱蔽，使人不易察覺。

1.3 犯罪手法狡猾多變，具有隱蔽性。從公安機關已破的銀行卡犯罪案件看，既有通過傳統的刷卡類交易實施犯罪的，也有通過網絡購物、電子機票訂購等新興的無卡類交易進行犯罪的；既有通過偷窺、在ATM機上加裝盜碼器等手法盜取銀行卡信息的，也有在網上設置木馬程序等手段竊取銀行卡信息的。

1.4 犯罪專業化、團伙化程度高。此類犯罪熟知銀行卡設計上的缺陷，并具有一定的電腦專業知識，作案以3至4名成員的小團伙犯罪為主，團伙成員分工明確，有專人負責電腦操作和假卡制作，有專人負責放哨望風，有專人負責ATM機上安裝讀卡器和針孔攝像頭竊取持卡人相關信息，有專人負責在ATM機上取錢或持卡刷卡購物。

2 銀行卡犯罪的類型

目前，全國至少有數以萬計的人參與銀行卡的偽造、盜刷、非法套現等違法犯罪活動，主要圍繞著真卡、偽卡和機具展開，這三者環環相套。真卡是指騙取真銀行卡、洗錢、惡意透支等，偽卡就是偽造銀行卡，機具主要指利用POS機和ATM機竊取卡信息、變現、套現等。目前，利用POS機和ATM機作案約占銀行卡犯罪涉案金額的90%。

具體來說，常見的銀行卡犯罪有以下幾種類型：

一是惡意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能進行惡意透支，然后潛逃、隱瞞身份以逃避催收、還款責任。

二是騙領信用卡犯罪。冒用他人身份證明申領信用卡，或者使用偽造、變造的身份證明申領信用卡，提供虛假的財產狀況、收入、職務等資信證明材料，向銀行騙領信用卡，實施妨害信用卡管理犯罪活動。

三是偽造信用卡犯罪。竊取、收買、非法提供他人信用卡信息資料偽造信用卡，進行刷卡透支、消費、套現等信用卡詐騙活動。

四是利用ATM機犯罪。在銀行ATM機插卡口上安裝讀卡器和儲存器，同時，在輸密碼鍵盤上方擋板安裝針孔探頭和MP3、MP5小盒子，竊取他人銀行卡信息資料，之后，“克隆”銀行卡進行盜取。

五是非法套現犯罪。使用銷售點終端機具（POS機）、網上交易、電話支付等方法，以虛構交易、虛開價格、現金退貨等方式，向信用卡持有人直接支付現金，或者職業從事信用卡套現中介業務，實施信用卡套現非法經營犯罪活動。

3 銀行卡犯罪的防控

針對日益復雜的銀行卡風險管理形勢，中國人民銀行、銀監會、公安部和國家工商總局聯合下發了《關于加強銀行卡安全管理 預防和打擊銀行卡犯罪的通知》。金融機構要全面落實四部委文件要求，嚴格和規范金融檔案管理工作，防范、監測、打擊多管齊下，對銀行卡違法犯罪行為進行防控。

3.1 銀行卡犯罪的預防

3.1.1 切實規范銀行卡發卡行為。認真落實銀行卡賬戶實名制，充分利用聯網核查公民身份信息系統，驗證客戶身份信息，確保申請人開戶資料真實、完整、合規。控制信用卡發卡風險，根據申請人的資信狀況，合理確定授信額度。對申請首張信用卡的客戶，采取親訪親簽制度，不允許采取全程自助發卡方式。申領信用卡必須由本人持身份證原件親自辦理，不允許其他個人代辦；個人他人辦理借記卡的，必須同時留存人和被人的身份資料；單位員工集體開立的借記卡賬戶，須員工本人持身份證原件到網點辦理激活并當場修改密碼后方能正常使用。

3.1.2 強化對受理市場的風險控管。嚴把特約商戶準入關，落實特約商戶實名制，充分利用聯網核查身份信息系統、人民銀行征信系統、中國銀聯銀行卡風險信息共享系統等核查方式，核實商戶法定代表人或負責人的個人身份，了解商戶的經營背景、經營范圍、資信等。認真做好特約商戶信息登記工作，建立健全對特約商戶的現場檢查和非現場監控制度，對有受理偽卡、盜錄信息、套現、欺詐行為的商戶，暫停或終止其銀行卡交易。

3.1.3 加大宣傳教育力度，提高持卡人的防范意識。金融機構要廣泛利用公眾喜聞樂見的方式大力宣傳銀行卡犯罪的防范常識。例如，提醒公眾妥善保管好自己的銀行卡和身份證，避免被人冒用身份證申領信用卡。對可疑的語音電話、手機短信或電子郵件不要回應。在ATM機上取款或刷卡消費時，要注意觀察機器上是否有多余的裝置或攝像頭；輸入密碼時應注意遮擋，并保持銀行卡時刻在自己的視線范圍內；發現機具可疑情況和“吞卡”等異常情況要及時報警，切勿相信機具上張貼的“故障電話”，不給不法分子任何可乘之機。樹立合法使用信用卡意識，切勿參與非法套現活動，珍愛信用記錄；配合公安機關偵查取證。

3.2 加強銀行卡交易監測和使用管理。錢學森曾經說過：“管理問題歸根結底是技術問題?！卑l卡機構應積極采用新的技術手段，研究、建立有效的信息安全防護系統，保護持卡人信息安全；建立和完善銀行卡交易監測系統，建立持卡人主體交易信息數據庫，實現對持卡人信息的風險防控。對同一持卡人大量辦卡、頻繁開戶銷戶、短期內資金分散匯入集中轉出等異常情況，要及時發現并進行反洗錢報送。對有疑似套現、欺詐行為的持卡人，發卡機構可采取臨時鎖定交易等措施，并及時向公安機關報案。對確認存在套現、欺詐行為的持卡人，發卡機構應采取止付卡片、追索欠款等措施。發卡機構要將相關銀行卡風險信息及時報送人民銀行征信系統，并積極報送中國銀聯銀行卡風險信息共享系統，充分利用共享機制進行風險防控。

3.3 依法嚴厲打擊，震懾銀行卡犯罪行為

3.3.1 加強銀行卡相關法律建設。依據發達國家信用卡業務發展的經驗，加強有關金融交易的立法，利用法律明確持卡人及銀行的權利與義務，明確利用信用卡犯罪、違約的概念及范疇，明確違約的責任與處罰等，是保護銀行利益、防范個人信用風險的根本保證。以信用卡業務較為發達的美國為例，關于消費信貸和信用卡的相關法律有：《高利貸法》、《貸款實情法》、《公正信用記賬法》、《信貸機會均等法》、《公正資信報告法令》、《公正索回債款行為法》等，這些法規對信用卡業務的規范發展具有舉足輕重的作用。我國在信用卡立法方面還存在很大的空白區域，因此，要進一步完善銀行卡相關法律法規，為打擊銀行卡犯罪行為提供法律保障。

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以制定國家利率政策來說，我們可以從檔案信息中，通過分析了解其變化情況，預測其發展趨勢，掌握和調節全社會的消費、經濟結構和市場供求。從而發揮金融信息對經濟的宏觀調控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據人總行的決定，對無力支付到期債務的海南發展銀行進行了關閉，為了防止社會上出現擠競現象，出現不安定的社會因素，查1992—1998年以來人總行頒布的利率情況，制定了相關的規定保證支付存款的正常運行，維護了海南金融的穩定和社會的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強的專業特點和操作性。可以充分發揮和利用，隨時向領導及有關部門提供有重要參考價值的資料，使之成為領導決策活動的參謀。例如，建省后，海南的典當行開始興起，由于典當行的主管機關及批設、管理混亂的局面，造成海南的典當行迅速膨脹，到1995年海南典當行達到300多家。這種管理無序、擾亂金融秩序的現象，潛伏著金融的風險。原人行海南省分行領導根據檔案室提供的信息：即人總行關于典當行的金融信息機構屬性及人行分支行的管理職責后，決定對全省典當行機構進行整頓，將不符合條件的典當行機構撤銷或合并，并經人總行批準保留符合條件的典當行，使海南的典當行從300多家減少到100多家，消弱了金融風險。同時為了規范典當行的管理，行里還制定實施了《海南省典當行管理細則》使我省典當行動作有規可循，有章可依。

二、金融檔案信息的開發利用為其他領域的經濟建設發揮了憑證的作用。

人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實地記載和反映了在開展金融業務以及管理工作中積累的文字、數據、圖表等綜合材料的內容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價值，而且有重要的現實作用。主要表現在：社會使用價值和經濟價值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經濟案件、民事糾紛等方面取得較好的社會效益和經濟效益，便是一個證明。

1、利用檔案調解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產開發公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬人民幣，還本付息的時間是11個月。貸款期滿后，怡豐房地產開發公司沒有按時歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關文件。我檔案室根據案情為其提供大量證據和法律依據文件。經過二審開庭審理達成了協議，瓊海市喬泉信用社同意調解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產開發公司和喬泉信用社挽回了經濟損失。

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數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。隨著信息技術日新月異的發展，高校建立數學檔案館勢在必行。信息數字化能夠使檔案管理更加現代化、檔案電子及信息查詢更加便捷等。而檔案信息管理系統作為數字檔案館的基石，更發揮著不可替代的作用，可以說數字檔案館的大多數服務都是建立在檔案信息管理系統之上的。

所謂系統，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結合而成的，并具有特寫功能的有機整體。從一般意義上講，系統由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個基本部分組成。在系統理論中，系統分析是指對系統性能的理解。系統最佳化是系統設計成綜合的內容。系統工程即用教學方法進行系統分析或優化，把傳統的組織管理工作總結成技術并使之數值化。用系統工程來分析系統問題是比較科學的，利用系統工程這門學科的概念和原則，來進行人事組織管理方面的工作，是實現人事管理現代化的重要途徑和有效手段。

河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統開發，對學生端口的服務進行了增加，學生不僅可以方便的查看自己的成績單，還可以打印出自己的成績單，也可以直接查看自己的檔案信息。對于管理員而言，實現了批量導入的功能，方便管理員管理。

一、河北金融學院學生檔案系統可行性分析

河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統采用的環境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技術是JAVA，JSP，SSH開源框架的開發。JSP對于在Web應用中集成JavaBean組件提供了完善的支持，SSH開源框架，分為action層，Dao層，pojo層和service層，他們各個層控制和執行屬于自己范圍內的功能，彼此之間互相調用。本系統的頁面是JSP頁面，只有在登陸的時候用到了靜態頁面的特效。同時作為一個開發人員，需要熟悉JDK和JRE的路徑配置。由此可見，該系統在技術上具有可行性。系統的開發基于本人對程序開發以及學生的實踐學習而來，無需資金投入，并且系統開發過程投入的成本不高，因此經濟上是可行的。

二、河北金融學院學生檔案系統功能設計

通過對目標系統的分析和研究，做出了河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃，這是全面開發系統的重要基礎。在對河北金融學院學生綜合信息管理系統全面分析調查的基礎上，制定出河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃。

1.院系管理模塊

院系管理模塊包括了院系的瀏覽，可看見院和系的瀏覽。院系的添加，在添加的時候對其進行了一下限制，就是所添加的系必須從屬于已經存在的院，在添加系的時候不可以手動輸入院的名字。院校的添加，就是單純的增加一個新的院。

2.學生信息管理模塊

此模塊的信息并非是學生信息的全部，其和學生的信息放在一起才是學生信息的全部。在這個部分實現了圖片和論文的上傳，而且還可以對上傳的論文進行下載。實現的時候，強制了上傳的論文的格式為“.zip”的形式。這個模塊的信息顯示的時候，不是單一從數據庫中一個表調出來，而是分為幾個表一起調出來，其滿足的條件就是所調的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。

3.課程管理模塊

這個模塊的信息是針對課程而言，對所開的課程進行了一個大體的瀏覽，為了方便顯示學生的英文成績單，在新添課程的時候，要求輸入該課程的英文名字。同時可以實現對課程的查詢，其中部分查詢是模糊查詢。

4.成績管理模塊

此模塊單純的就是為了管理學生的成績。其中管理員模塊實現了密碼的修改，數據的批量導入。而且為了方便，把每頁顯示的信息顯示數設置成一個固定的數值，存放在util下。

三、河北金融學院學生檔案綜合系統的實現

1.數據批量導入

在batch.jsp的頁面對其上傳的頁面進行的編輯，同時調用

s：form action="uploadExcel.action"，當點擊上傳時，BatchAction.java類控制上傳：

"application/vnd.ms-excel"是控制上傳的數據必須為excel表格。

InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；

String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；

File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；

OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；

然后執行讀文件，讀文件的時候是一條循環的語句，然而令循環的語句中的i從1開始，因為excel表格中第一行是屬性。把數據讀進來后先對其進行數據類型的轉化，即實體化，然后把數據封裝成對象。同時注意了在轉化數據類型時，注意double和string的區別，而時間一般為data。在把數據封裝成對象時，和其在service層對應的類是相關聯的，注意大小寫的問題。最后保存在數據庫中。

2.課程查詢服務

這是一個模糊的查詢，令選擇框為其賦的值為selectvalue。當你沒有選擇查詢的條件時，selectField的值為0，當你對其賦值后。并在value中給予其值。點擊查詢后，就會讓dao層的數據庫進行查詢。if（"3".equals（selectField.trim（）））{

hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；

}

這里的3代表著課程的中文名稱，因為是模糊查詢。所以用like進行查詢。

最后通過service層的classservice.java中的getAllCount，返回其查詢的值。

資助信息：保定市科技計劃資助項目（11ZC001）。

參考文獻

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近年來，各級金融部門對檔案工作都比較重視，在人、財、物上予以重點傾斜，并且注重從上至下的金融檔案管理考核與升級，使得檔案管理工作得到了較好的發展。但是，隨著以辦公自動化、金融信息化為核心的新一輪金融體制改革的深入發展，金融部門的檔案管理工作已明顯滯后于金融工作的要求，強化數字金融檔案建設已成為數字金融過程中亟待研究和解決的問題。

金融檔案信息具有自身的特點：一是政策性。國家頒布的具有法律效力的金融法規、金融政策等文件，有很強的行業指導和法律制約作用。以制定國家利率政策來說，我們可以從數字金融檔案信息中，通過分析了解國家利率政策變化情況，預測金融發展的方向，掌握和調控整個社會的內在消費、經濟產業結構和社會市場供求，進而發揮金融信息對社會經濟和經濟社會的宏觀調控作用，因此，數字金融建設的重要性日趨彰顯。

現就數字金融檔案建設現狀及存在問題和發展方向作一些探討。

1 數字金融檔案建設現狀及存在問題

1.1 數字金融檔案管理方法滯后。一是金融電子檔案文件憑證作用缺失。到目前為止，絕大多數金融部門已全面實現了辦公自動化，工作中形成的電子文件也已經開始作為正式文件使用，長久以來使用的紙質和拷貝的文件只是作為工作中的輔文件。但是，各部門在開展金融工作中形成的各類文書并未加蓋電子印章，電子文件的憑證作用受到置質疑，致使很多重要的文書依然只能以紙質而不能以電子文件形式進行傳遞并保存。二是草稿電子文件管理失當。金融部門已基本應用辦公自動化軟件進行起草、處理公文，經過有關領導審閱和反復修改后，傳送的文件基本上是最后的正式文件，也就是說的定稿。原始的草稿文件大部分被修改后的電子文件覆蓋，歷次修改稿并未納入檔案管理范疇，而歸檔文件都是領導簽發的正式文稿，使得一些具有許多重要修改過程信息的草稿電子文件被隨意刪除。

1.2 缺失數字檔案建設理念。金融機關信息化建設意識較強，近年來投入大量精力開發各類金融管理軟件，但對檔案信息化建設的投入卻相對較少。尤其在數字金融建設發展規劃時的制定時，未將數字檔案管理納入規劃中。使得金融檔案管理無法真正介入數字金融全面規劃和系統建設中，從而造成數字金融檔案管理在制度上、管理模式上、服務理念上的盲目、無序和滯后。

1.3 數字金融檔案管理安全性差。一是在采用辦公自動化系統時沒有考慮到電子文件的歸檔，或者有的盡管考慮到了，但設計也不全面，立卷歸檔時非常的不方便?；蛘咧皇呛唵蔚纳呻娮游募?，也就是說只設計了邏輯歸檔功能，無法進行傳輸對接。只能把相關的文件目錄移交到檔案部門使用的服務器上，而沒有進行相關的備份或者下載到可脫機保存的一些載體上，從而導致產生的電子文件有丟失的可能。二是檔案管理軟件與金融軟件無法對接，檔案管理部門難以建立完整的金融電子檔案。而現行的金融管理系統時刻面臨全省甚至全國范圍內的重新整合，新系統所處的開發平臺與老系統肯定不一致，在整合時，一旦出現新、老系統難以對接的問題，數據傳輸就極有可能受阻，經過多年努力逐步完善的金融信息數據極有可能混亂或丟失，帶來難以彌補的損失。

2 數字金融檔案建設的建議和措施

數字金融檔案建設是金融事業發展的一次重大變革。作為重視信息化建設的金融部門，更應深刻地認識到這一點，進一步加大對數字檔案建設的投入，加強與檔案業務指導部門的聯系與溝通，充分考慮金融部門檔案管理的需求，共同研究、提高數字金融檔案建設水平。

2.1 建立與數字金融相配套的金融檔案管理系統。我們應要意識到金融檔案管理系統的設計、選擇與開發的重要性，將金融檔案管理系統與金融管理系統相銜接，做好模塊的設計、檔案的分層管理、循序漸進，對傳統的檔案收集、整理流程、方式方法進行重新構建，完成軟件管理適應數字金融管理的全面性、系統性、兼容性、規范化的檔案管理要求。加快建立金融系統數字檔案管理的步伐，嚴格按《中華人民共和國檔案法》及《金融管理法》的要求，制定完善的數字金融檔案管理的辦法，在金融系統內部建立專業的金融檔案管理隊伍，對數字金融檔案進行專門的管理、專業的維護和便利的提供利用，充分發揮數字金融檔案的作用，為金融管理和領導決策提供優質服務。

2.2 加強金融檔案數據庫的海量建設。金融部門應按照國家有關文件材料歸檔規定，在管理制度建設上，在技術設計上充分做好兼顧，確保金融檔案數字建設的的安全，確保金融檔案數據庫建設的的安全。一是建立完整準確的原始數據庫。這就要嚴格把握好金融檔案數據來源的準確性，保證數字金融檔案數據與紙質材料的內容相一致，這是數字金融系統建設先決條件。其次，文件歸檔要嚴格實行“兩套制”進行，即電子文件與紙質文件同時保存?；鶎咏鹑诓块T的重要信息數據，在草擬、修正、審批和匯審、甚至簽發、分發、歸檔的每一個部分，都是金融管理的一部分，具有很高的保存價值，是檔案原始記錄的唯一依據。此外，要做到金融檔案數據庫的安全萬無一失。

2.3 建立數字金融檔案管理中心。建立數字金融檔案管理中心，對整個系統的各類業務檔案實行統一的領導和管理、采用分類存放與集中保管相結合的充分發揮綜合利用的方法，從而做到管理嚴格、檢索快捷、查詢順利、利用方便、效率彰顯。數字金融檔案管理中心堅持統一領導，納入機要保密重點部位。合理配置人員。金融檔案的特點之一，是專業性較強，因此檔案人員的配備還需要一定金融專業水平的人員，業務上必須接受檔案中心的業務技術指導，形成統一領導下的松散組織，做到散而不亂，散中有序，以形成數字金融檔案工作各自獨立又集中統一，能自成一體又能自我完善的高效的數字金融檔案管理機制。

2.4 建立高素質數字金融檔案執法網絡隊伍。建立高素質數字金融檔案執法網絡隊伍，是做好數字金融檔案管理工作的基礎。數字金融檔案執法人員與其它檔案工作人員一樣，要有旺盛的精力、滿腔的工作熱情，要有正確的人生觀和世界觀，熱愛自己的事業，要愛崗敬業，不為自己所從事平凡工作而后悔。同時，要培養數字金融檔案工作者的較高的政治素質和道德文化修養。此外，數字金融檔案工作者還要努力學習《中華人民共和國檔案法》及其他相關的法制法規。本著事實清楚，程序合理的原則，認真做好規范檔案工作行為，不但要做到知法、懂法、更要做到守法和用法，嚴格依法行政，大力開展依法監督的力度，增強檔案法規的可操作性。因此，立足于強基固本，建立高素質數字金融檔案執法網絡隊伍。

2.5 建立數字金融檔案備份建設常態化考核制度。數字金融檔案備份是將電子檔案數據以載體的物理形式進行的。備份時必須做到所備份的檔案材料數據具有與原件的一致性。應詳細記載檔案所形成和處理的原始記錄、憑證記錄的元素。在數字化過程中要同時開展備份工作，這樣才能保證金融檔案資源的安全性，以及充分發揮資源的整合功能。要將數字金融檔案備份建設常態化進行全面的宣傳，要將在工作中形成的檔案材料隨辦隨歸的同時立即進行備份的工作工作方法作為考核制度。

2.6 發揮數字金融檔案服務功能作用。定期利用金融檔案舉辦展覽活動，提高數字金融檔案服務功能作用。檔案展覽是資政育人最好方法、是宣傳數字金融的重要手段，是數字金融檔案的宣傳展示，是金融歷史軌跡的再現，是檔案功能發揮的集中體現。金融部門應定期舉辦金融工作檔案展覽活動，并將其作為常規性工作任務。以地區為單位，每3-5年整合一次檔案資源，舉辦一次金融檔案展覽，向社會宣傳金融管理工作的成果。通過舉辦展覽，讓社會了解金融檔案，認識金融檔案，以進一步提升金融檔案工作的地位，擴大金融管理工作的影響。通過開發利用金融檔案，為金融管理提供科學分析正確決策的重大依據。

數字金融檔案建設是一項任務重而且工作量極大并且又是十分具體的工作，數字化建設不只是檔案管理部門的工作，也不能單憑一些專業人員就能達到，不但需要所有檔案人員的積極參與和全力配合，更需要各級金融部門對檔案工作的重視，在人力上財力上給予大力支持?？傊?，數字金融檔案建設任重而道遠。

參考文獻：

[1]楊冬權.在檔案與電子文件登記備份工作現場會上的講話.

篇5

廣東金融學院從全方位對電子檔案管理進行分析并做好技術研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設計一個操作性較強的電子檔案收集與移交規范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當中，并在研究過程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術問題，把提高檔案工作人員的知識積累放在了重要位置，以圖做到科學收集、管理、利用、檢測和保護檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術儲備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學院在充分分析電子檔案產生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項或幾項規范而需要一個科學、完備的規范體系，而規范體系也不是單個規范的簡單相加。這就從客觀上要求制定規范既不能“想當然”，也不能僅滿足于對當前實踐需要的“應付”。簡單地按照“需要一個，制定一個”的思路往往會導致規范制定的滯后、規范作用削弱、規范之間協調、配套性差等諸多問題。

二、建立了部門采集檔案的功能模塊

廣東金融學院檔案館在設計檔案管理系統的時候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學院各部門需在規定的時間內向檔案館移交檔案，圖1為系統采集截圖：

這里采集的是各部門以其他形式產生的電子檔案，OA系統產生的電子檔案直接由系統抓取，圖2是系統向OA抓取電子文件：

三、建立功能強大的采集審核模塊

對于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個中心首先要確認所有需要移交的電子文件和對應的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對照同時移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實性、準確性、完整性。然后對這些電子文件材料進行病毒或其他問題的檢查，這是一項非常艱巨的工作，它需要借助一套專業設備來完成，這套設備完全處于獨立狀態，即不與任何其他檔案信息網絡相聯結，這種獨立運行的環境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問題被檢查并解決時，不會影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時轉換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規范化格式版”，即經過規范化處理后被檔案館（室）長期保存的新的數據格式。目前以美國信息交換標準碼（ASC11碼）作為文本文件的標準代碼，用這種代碼存儲的文件成為“純文本文件”。這類標準形式可以被不同系統所識別，不管什么電子文件用什么軟件產生的都可以識別。

五、強化檔案信息管理員的整體素質

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首先，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校職業道德建設的組成部分。高校職業道德建設是高校辦學發展的重要任務，高校職業道德建設狀況關系到學校整體風氣和教學質量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務學生、奉獻社會。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業素質不僅關系到檔案工作的質量，而且關系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業素質，對于推進高校職業道德建設是非常必要的。其次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校健康發展的客觀要求。隨著事業單位改革的深入推進，使高校內部收入差距日趨明顯。這就導致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強調個人意識，追求個人利益和重視個人價值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價值，把名和利作為工作的出發點；在思想上，缺乏敬業精神和無私奉獻的高尚品德，對自己的得與失斤斤計較；在業務上，缺乏鉆研業務的干勁，不思進取，等等。這些現象和問題的存在，嚴重阻礙了高校辦學質量的進一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業素質，不僅能夠使之確立愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務學校、奉獻社會的基本行為準則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學發展中的作用更為有效地發揮出來。再次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是檔案管理技術進步的客觀要求。信息時代，檔案的載體形式、種類、數量、用途和管理方式都會發生很大的變化，以互聯網、計算機為代表的新的“書寫”技術、存貯技術和信息傳輸手段，在行政管理中將發揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數量在日益增多，檔案載體正在從傳統的紙質檔案和少量的聲像檔案向紙質檔案與電子檔案并存的方向發展。隨著時間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進入新世紀后，檔案的用途范圍也在不斷擴大。信息時代為高校檔案管理工作帶來的機遇和挑戰，歸根結底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰、抓住這些新機遇的專業人才，因此，高校必須培養一支具有較高職業素質的檔案管理人才隊伍。

二、高校檔案管理人員職業素質現狀

首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學歷人員不多，鮮有精通檔案管理業務者。就檔案管理人員的學歷構成來看，其中研究生學歷占24.1％，本科學歷占40.7％，大專學歷占39.4％，大專以下占6.8％。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現為缺乏創新意識，理論水平不高、學術意識不強，很多高技術和現代化工具使用率不高，無法適應信息化時代檔案管理工作的需要。檔案管理人員素質低下的問題在民辦高校表現得更為突出。在長春大學旅游學院只有專職檔案管理人員兩人（資產管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經過簡短的培訓即上崗，另一人自上崗至今未曾經過任何培訓，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當中，未受過專業培訓的占40%，接受過基礎培訓的占50%，畢業于檔案管理專業、受過系統教育的不足10%，即絕大多數檔案管理人員都是“半路出家”，這就導致了高校檔案人員的職業素質不是短期內能夠得到迅速提升的。其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進行，使學校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些檔案，由于檔案管理人員的職業素質不高，使泄密風險大增。隨著信息化時代的到來，互聯網改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結構老化，導致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業素質。

三、提高高校檔案管理人員職業素質的思路

首先，高校要加強檔案管理人員的業務培訓，使之盡快熟悉、適應現代化的檔案管理技術。高校要從自身實際出發，積極開展檔案管理人員的培訓和交流工作，可以定期去兄弟院校進行參觀學習，使其專業素質在學習中得到有效提升?；诖?，高校要組織檔案管理人員開展在職進修，擴大崗位培訓的范圍和內容，使之在掌握理論知識的同時提高職業道德水平。高校特別要扎實開展檔案管理人員的保密教育工作，做到不該看的不看、不該記的不記、不該聽的不聽。2017年秋季開學伊始，齊齊哈爾大學以校史館面向全校開放為契機，加大檔案管理人員的培訓力度，在開展專業技能培訓的同時，選送一批年富力強的檔案管理人員進修檔案管理專業研究生的課程，極大拓展了檔案管理人員專業素質的提升空間。不僅如此，齊齊哈爾大學檔案館、校史館每年組織形式多樣的學習實踐活動，敢于直面問題、敢于揭短，形成了人人熟知檔案、人人善用檔案的良好態勢。其次，高校要建立健全競爭機制，建立有效的激勵機制。在高校內部，由于檔案管理工作看起來不如教學、科研工作重要，導致了檔案管理人員工作熱情不高，其潛能沒有充分發揮。因此，高校要采取有力措施改變這一狀況，采取競爭上崗的方式，建立競爭機制，使檔案管理人員產生危機感、緊迫感，不斷激勵檔案管理人員“自發、自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業素質。”高校要積極推進分配制度改革，在職稱評定和業務考核過程中向檔案管理人員傾斜，調度其工作的積極性。對那些業務成績突出、職業素質高的年輕檔案管理人才，學校主管部門要采取低職高聘的方式大膽提拔任用。高校要想方設法為檔案管理人員提供更為廣闊的發展空間，最大限度提供拴心留人的環境，唯有如此才能真正提高檔案管理工作的質量。再次，高校要采取有效措施，提高檔案管理人員自我提高的意識。要提高檔案管理人員的職業素質，應采取走出去的辦法，與地方圖書館、博物館開展學習交流活動。2017年秋季學期伊始，齊齊哈爾大學組織檔案館、學校辦公室的檔案管理人員到齊齊哈爾市檔案館開展交流活動。為了達到相互促進、相互提高的目的，雙方聯合舉辦了崗位技能比賽，高校與地方檔案管理人員同臺競技，相互取長補短，極大地激發了高校檔案管理人員提升職業技能的意識，使之充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到自身職業素質的高低關系到學校未來的發展。對于處于辦學發展關鍵期的高校而言，如何提高檔案管理人員的職業素質，是有效發揮檔案作用的關鍵。因此，高校要下大力氣將檔案管理工作的重心轉移到依靠科學技術進步和提高檔案管理人員的素質上來，唯有如此才能真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。

參考文獻：

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一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現狀

目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理。三是按會計基本制度的規定,由分管行領導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。

目前,會計檔案的保存有紙介質、磁介質、光介質三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質檔案,磁介質及光介質會計檔案的保管期限與相應的紙介質會計檔案相同;無明確期限規定的磁介質、光介質會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統備份數據,基層行比照會計核算系統日終備份數據要求保存30天。基層人民銀行會計檔案的日常管理規定和流程主要有以下幾個方面:

1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質的會計檔案。

對紙介質會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。

對磁介質會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,個別行備份磁介質、光介質數據未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統以來的會計核算系統備份數據刻錄到光盤中,做到數據雙備份。

2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質會計檔案。

3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規定的期限內有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統的操作環境不同,復制所有磁介質檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。

4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質會計檔案(如會計核算系統月終備份數據),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題

1.現行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發展需要。目前人民銀行會計檔案管理執行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規定相比,內容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發展,人民銀行會計資料的內容、形式也發生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規章予以規范指導。

2.會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式。據調查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監督部門,沒有實行檔案管理部門統一管理,在調閱資料時也是由事后監督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統一管理流于形式。在這種管理現狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內部人員調閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現漏檔現象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。

3.會計檔案管理未與核算系統升級同步,磁介質檔案調閱難度大。大部分磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是,隨著應用系統版本的升級、換代、更新,部分磁介質會計檔案已無法調閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。

4.內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。此規定在實際操作中的執行難度較大。如司法部門在執行公務時,強制將會計憑證調出,如果不同意將按妨礙執行公務處理,給檔案管理帶來困難。

5.會計檔案監督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監督管理的漏洞。

三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議

1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關管理規定予以修訂和完善,有效解決現有的會計檔案管理規定多分散在多個會計制度及業務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍?，F有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質、光介質的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質會計檔案,還是磁介質、光介質會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關規定入檔、歸類、調閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。

2.不斷改進現行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質會計檔案應由本單位檔案管理部門統一管理。不斷改進磁介質、光介質的備份、調閱、管理方式,使磁介質、光介質會計檔案的調閱盡可能不受特定應用環境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(IAS)中相關檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統的現實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統的查詢和歸檔功能進行完善,實現IAS系統多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統計、查詢結果集中顯示、保存查詢結果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統積累經驗。

3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環節。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。

4.完善司法部門調閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯系,進一步規范司法執行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。

參考文獻:

[1] 董安家. 淺談人民幣銀行結算賬戶檔案管理[J]. 內蒙古金融研究, 2009, (06) :70

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關鍵詞 住房公積金；檔案管理；對策探討

0　前言

隨著住房貸款數量以及住房公積金業務的不斷增加，住房公積金的檔案數量也急劇增加，住房公積金檔案的擁有量和使用量也隨之增多,如何加強新形勢下住房公積金檔案的管理，解決住房公積金檔案中暴露的問題和風險隱患，已成為住房公積金管理工作的一個重要課題。

1　住房公積金檔案工作的含義

公積金檔案是住房公積金管理工作的產物和住房公積金制度穩妥推進的基礎,在實踐中日益顯示出其重要作用。住房公積金的規范化管理包括繳存、提取、貸款等相關業務。住房公積金檔案是各級住房公積金管理機構管理和服務工作的重要載體,也是考量管理機構整體素質的重要體現。無論是管理機構內部的稽核，還是廣大繳存人進行外部監督,都需要依托住房公積金檔案作為基礎依據。住房公積金檔案是研究區域居民收入體系和房價運行軌跡和發展規律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源,科學加以分析、研究。不僅可以完整體現當地住房公積金制度運行現狀,還能作為未來住房保障體系分析的依據。隨著住房公積金業務的發展,廣大繳存職工維權意識也不斷增強,特別是住房公積金貸款業務量的日漸增長,導致公積金檔案與貸款人的聯系日益密切。一方面,住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡,具有原始性和法律效用,可以使貸款風險降到最低限度。另一方面,由于個人住房貸款跨越時間長,經辦人員變化大等因素,對貸款管理就必須始終以原始檔案為依據,強化風險意識。

2　住房公積金檔案管理中面臨的問題

2.1　檔案管理基礎設施落后

住房公積金管理機構建立較晚，辦公場所基本上都是租借的，因而在檔案庫房安排設計上都達不到檔案管理規定的要求，尤其是縣一級的條件就更為簡陋，連最基本的存放要求都達不到，更別說是“九防”措施了，檔案被遺失、毀壞的可能性隨時都存在。

2.2　缺乏統一的檔案管理制度

目前全國公積金檔案管理還沒有出臺統一規范的管理標準和制度，各省也缺乏可操作的《實施意見》，各地市住房公積金管理中心雖然依據自己的情況，制訂了一些檔案管理方面的規章制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導致這些管理制度無法做到全面性和系統性，對住房公積金檔案的管理無法做到全面的指導作用。

2.3　檔案資源無法充分利用

公積金檔案在歸檔過程中，大量文件資料來源于其它社會部門，由于各個部門的軟件系統各自為政，難以對接，造成了公積金檔案資源難以共享，導致了檔案信息資源在利用上的不必要浪費。

2.4　住房公積金檔案信息化管理水平較低

一方面,由于檔案數字化、多媒體化和網絡化程度較低,不利于檔案信息的共享和公開,不利于提高利用服務效率,不利于檔案信息的直接利用。而且大量的紙質檔案既占據了空間,又造成管理成本的上升。另一方面,現行的“大而全”的住房公積金檔案資料保存理念造成了存檔資料的過度膨脹,不僅給繳存人帶來了不便,還增加了日常的工作量。

3　解決住房公積金檔案管理的措施

3.1　提高檔案管理認識并落實相關責任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應充分認識到檔案管理在公積金管理工作中的地位和作用，須知檔案是住房公積金日常業務的真實記錄，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風險、構建信用社會和諧社會的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認識，才有利于發揮人的主觀能動性，真正將提高檔案管理工作上升到應有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個人住房公積金貸款，財務會計和公文管理等多個門類，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為依托，使形成各種檔案的業務部門能充分相互協調的網絡管理體系，落實責任人，加強日常工作的監督力度，建立科學的考核、獎懲和激勵機制，使每個人都能切實負起責任。

3.2　公積金檔案的獨特性，加大了檔案管理的難度

一是時間上的長期性。如住房公積金貸款工作，由貸前、貸中、貸后三個階段組成的，按照相關政策，每筆個人住房貸款的完成，最長需要30年的時間，這種長期性導致了檔案收集的不確定性和管理的動態性。二是內容上的多樣性。住房公積金工作涉及到開戶、賬戶轉移、銷戶、繳存、提取、變更、對賬、查詢、繳存基數調整、繳存比例調整、個人住房公積金貸款等多種業務，這種多樣性加大了住房公積金檔案在收集、整理、編目、分類、歸檔和管理上的復雜性。

3.3　加強領導，明確責任

各級住房公積金管理機構要切實擔負起責任，真正把檔案管理納入住房公積金目標管理考核體系，及時協調解決檔案管理工作中遇到的困難和問題。另外，基層住房公積金管理機構還應與檔案管理人員簽訂管理目標責任狀，將目標責任落實到人，建立對檔案工作人員的激勵競爭機制，完善獎懲制度，營造良好的依法管理住房公積金檔案的工作氛圍,充分調動檔案管理人員的工作積極性和主動性。

3.4　推進數字化建設,實現住房公積金檔案管理信息化

加大數字化檔案轉換工作,積極發揮計算機管理的優勢,推進住房公積金檔案信息化建設。選擇購買功能完善的數字化檔案管理操作系統軟件,建立以市級中心為樞紐,各管理部、分中心聯網,與受托銀行系統同步運行的網絡化聯合管理的模式,從而實現公積金檔案的輕松快捷錄入、完整高效統計、匯總和快速準確檢索。加大網絡安全和信息安全的維護力度,確保系統安全、穩定運行。

4　結語

住房公積金檔案管理對于住房公積金管理來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理工作也會得到不斷的完善，為住房公積金事業的健康發展提供更好的支持。

參考文獻

［1］程旭.加強水務檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案,2011(4).

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3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規范，主要表現為：一是貸款申請書、調查審批表中缺失內容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統查詢不規范，有些網點對人行征信系統查詢只有一個客戶經理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統查詢授權。四是擔保手續有漏洞。主要表現為擔保法人代表未簽名，擔保機構缺少營業執照復印件等。這些農戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產生極大的危害。

4.檔案資料的管理不規范。雖然上級行對農戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農戶小額貸款檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農戶貸款業務一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規范的檔案管理設施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農戶小額貸款業務是農行近年來推出的新業務，由于這項業務具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農戶多等特點，這給農戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存

在的問題，為了加強農戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。

1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經理規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經理的業務素質和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據貸款類別、單位不同來確定相應信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險。

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調研材料是行黨委決策的重要依據，由于我們忙于日常事務，深入基層調研不夠，掌握基層情況較少，向行黨委和上級行反映重頭信息較少，上級行采用我行信息少，致使我行的調研流于形式，沒有很好地發揮為領導決策服務、為指導業務經營服務、為基層行服務的職能。針對這些問題，今后調研工作的重點是，在繼續編好《農行簡報》《金融周報》的基礎上圍繞三個方面開展。

1、緊緊圍繞全行工作思路開展信息和調研。

2、緊緊圍繞服務領導需求開展信息和調研。

3、緊緊圍繞業務經營中熱點、焦點、難點開展調研。

二、努力提高公文管理質量和效率，保證各項工作的貫徹落實。

公文是各級行開展公務活動的基本工具和重要載體，也是各級行管理水平和工作效率高低的集中現，要實現公文管理的科學化、規范化和高效化，發揮提升機關管理水平和促進業務發展的作用，應重點做到三個加強。

1、加強制度建設，夯實公文管理運行基礎。

2、加強過程控制，提高公文管理質量和效率。

篇11

（一）歸檔門類不全

檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質、信息公開檔案等相對較少。

（二）歸檔文件不齊全、不完整

表現在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發的簡報、調查報告、典型（先進）材料、各專業會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協議書、公證書、責任書、電子郵件、網絡新聞宣傳報道、網絡輿情監測、綜合信息網站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產管理相關材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。

（三）科技檔案收集不全

在2005年中國人民銀行印發了《中國人民銀行信息化建設檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數科技檔案因建設工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。

（四）檔案收集范圍窄

隨著時代的變化，新業務、新技術不斷運用到金融工作中，各項金融創新業務、服務功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災、應急演練等；實物檔案收集，如獎章、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀念活動、匯編材料、學術交流、各類報刊、雜志等。

二、影響檔案收集的因素

（一）檔案意識不強，檔案執法不嚴

由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業務相關的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執法力度不夠。

（二）人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的主觀因素

一是檔案人員學習專業知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協調、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。

三、加強檔案收集工作的措施

（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識

檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關領導的重視。從“等、靠、要”的狀態中走出去，使檔案收集工作關口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領導的理解、支持，從而使檔案收集工作常態化、制度化，增強檔案意識。

（二）堅持做好檔案的主動服務工作，獲得領導的重視和支持

檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發揮作用，利用檔案為領導決策和金融工作提供服務。檔案作為一種信息資源，在機關工作中，領導重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領導決策參考提供優質服務，主動宣傳黨和國家有關檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領導反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關歷史真實面貌和維護機關合法權益等發揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關各項工作中的威信，獲得領導支持，從而促進檔案的收集工作。

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一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

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近年來，國家為應對國際金融危機沖擊、保持經濟平穩較快發展，把加大投資、擴大內需作為政府施政重點，建設施工企業處于難能可貴的戰略發展機遇期。站在新的歷史起點，對于廣大的施工企業來講，加強內部管理，提升發展質量，推動經營結構戰略升級是企業的當務之急，而檔案管理作為企業按照市場經濟和現代企業管理制度要求進行日常管理工作中重點，是企業科學管理的基礎和生產經營與改革發展的重要保證，是維護企業經濟利益、合法權益，體現工程建設真實面貌的一項重要工作。

一、檔案在企業經營決策中的重要作用

當前，企業正面臨著進一步改革深化，經濟發展方式也在向集約型、知識型、創新型轉變。檔案管理必須進一步強化服務意識，堅持與時俱進，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，才能適應新形勢的需要，充分發揮檔案在企業生產經營及各項工作中的重要作用。利用綜合檔案信息，為企業的生產經營決策提供重要依據。隨著現代化建設的發展和改革的深化，企業的生產經營決策已由領導者的經驗決策轉變為科學決策?？茖W決策是需要在掌握大量信息的基礎上，經過系統分析、思考、判斷的過程后作出。尤其是在企業生產經營面臨重大決策的關鍵時刻，如何搶抓歷史機遇，推動經營結構戰略升級，開拓新的經濟增長點，怎樣深入地開展技術研究和科學管理、建立健全和不斷調整完善現代化企業的各項規章制度等，已成為當前必須解決的問題。作為真實地記載和反映企業的生產經營、行政管理、組織機構、生產技術以及科技成果、經營業績等多項重要內容的企業檔案，在企業經營決策各環節的地位和作用是舉足輕重的。

利用工程檔案，為企業的生產經營服務。工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，到勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成并應歸檔保存的各種信息資料，是企業十分寶貴的技術財富。工程檔案在企業生產經營過程中，起著重要的作用。因此，在企業進行生產經營中，要充分發揮工程檔案在項目選擇、可行性研究論證、招投標、施工管理、項目盈虧平衡等在生產經營方面中的作用。

利用財務審計檔案，在企業生產經營的資金運作中發揮重要的參考作用。財務審計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料以及審計報告、資料等，它是記錄和反映單位經濟活動的重要史料和證據。企業的各種應收賬款檔案、知識產權檔案、金融票據檔案、股權檔案、動產檔案、不動產檔案、年度、專項審計檔案等，不僅是企業進入金融市場、尋求融資的工具，更是企業進行市場經營、資金運作的重要依據。特別是對于一些生產項目的重大投資，在進行調研論證決策時，企業的財務審計檔案信息是不可缺少的重要因素。

利用人力資源檔案，提供真實可靠的信息。企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須掌握員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平等。通過查閱員工檔案了解員工的歷史及工作經歷，從而為企業的選人、用人提供重要的依據，人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。人事檔案可以優化人力資源的合理配置，促進人才在組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

二、企業檔案如何更好地為生產經營服務

企業檔案要想做到更好地為企業生產經營服務，就必須加強對檔案綜合管理工作的領導，建立健全機構，把檔案工作納入生產經營工作中。各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，并形成完善的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。企業還應定期組織召開檔案工作會議，聽取工作匯報，部署工作計劃，落實工作任務，研究解決檔案工作出現的新問題，檢查、督促各部門兼職或專職檔案員抓好本單位的檔案管理工作。

（一）制定規范，及時立卷。首先，堅持科學發展觀，圍繞生產經營的中心工作，做到工程項目在哪里，檔案服務就延伸到哪里；其次，積極開展檔案綜合管理，形成完善的管理體制，在檔案各項業務中，檔案收集工作是檔案工作的起點和基礎，是整個檔案管理系統中的重要環節。檔案收集質量的好壞直接影響到檔案管理工作的質量。重視和做好檔案的收集工作對推動施工企業的檔案管理工作，提高企業的管理水平具有重要的意義。創新思維，與時俱進，開辟新途徑、探索新問題，努力開創檔案工作的新局面。再次，是組織專職和兼職檔案管理人員參加各種檔案管理業務培訓。通過這些形式多樣的活動，使大家進一步提高檔案意識和檔案法制觀念，加強對檔案工作重要性和必要性的認識，重視和支持檔案工作，更好地為各項工作服務。使得各部門對辦理完畢的文件和工程項目資料能及時歸檔，特別是黨務會議、生產經營會議記錄等重要文件和工程項目技術資料都能及時移交檔案室進行整理歸檔。在此基礎上，應制定《文書檔案立卷歸檔方法》、《工程、基建檔案立卷歸檔管理方法》，同時還應制定《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》等一系列管理規定，堅持以規范化的作業方式，把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理，立出預備案卷，可以裝訂成正規卷的及時把它們裝訂成正規卷，使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化的軌道。

（二）加強檔案信息化建設，確保檔案信息的安全管理。企業檔案信息是企業自主創新、提高核心競爭力的重要信息資源。如何充分利用現代信息手段，全方位、多角度、高質量、高效率地揭示檔案信息的內容及特征，方便、快捷地為使用者提供服務，成為當前和今后一個時期檔案工作者必須解決的重要課題。在新形勢下，企業須進一步提高檔案的科學管理水平，加快檔案的現代化、信息化建設，以更好地實現檔案的社會價值和經濟價值，創造出最佳的社會效益和經濟效益。加強電子文件的歸檔管理。要注意電子文檔的歸檔保存、保密工作。加強檔案實體安全的同時，確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作。另外，檔案室還制定相應的檔案安全管理體系，以解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾，以更直接、更有效地解決信息化管理工作中的檔案保密問題。

（三）圍繞生產經營中心工作，積極開展檔案的利用服務工作。企業檔案管理工作的終極目的是為企業生產經營提供服務。做好檔案資料的收集、歸檔、積累貯存工作，是為了更好地開發利用檔案信息。施工企業檔案的形成是企業進行項目施工建設過程中產生的智慧結晶，通過文件、圖紙、資料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給企業各部門使用。通過對檔案資料的整理，企業可以進行技術創新和管理創新。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業務部門進行技術創新、管理創新、施工人員和管理人員都親身體驗到檔案信息的價值，也促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。同時，檔案室應充分開發利用企業的檔案信息，緊緊圍繞生產經營這個中心，主動開展檔案的利用服務工作，擴大檔案利用范圍，為企業創譽創效。