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科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。

（二）實用性

科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。

（四）專業性

各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。

二、科研檔案人員的基本任務和職責

《科學技術研究檔案管理暫行規定》第二十一條明確規定了科研檔案人員的基本任務和職責，主要有以下幾個方面：

貫徹國家有關科技檔案工作的方針政策和法規，制訂本單位的實施細則和有關規章制度。

參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術市場的開發活動，及時提出對科研檔案的管理要求。

指導、監督、檢查和協助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和

立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統。

三、醫學科研檔案管理存在的問題

（一）醫學科研檔案管理的特殊性

醫學科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究。許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究、共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統分析，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案。原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。

（二）課題組成員組成的特殊性

科研人員工作繁忙，往往身兼數職，既要每天應對臨床醫療工作，又要進行學術交流、進修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉中的住院醫師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日常科研材料的收集、整理，往往難有較高的收集完整度。

（三）科研人員科研檔案意識淡薄

一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經濟利益的驅動，造成部分科研人員對醫學科研檔案工作促進醫學科研事業發展的認識不夠，或認為科研資料是自己的心血，應該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內容資料完整地、系統地移交檔案部門。

四、醫院科研檔案的措施

（一）加強制度建設，實現集中統一管理

根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。醫院科研檔案做到集中統一管理要糾正兩種錯誤認識：

一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫院科研檔案只有實行集中統一管理，利用起來才能方便。至于有規章制度約束，使用時要辦手續，是為了保證醫院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。

（二）實行課題全過程管理，確保科研檔案質量

為保證醫院科研檔案內在質量的真實性，實現科研課題研究全過程的檔案管理，確保科研檔案的質量，根據我院科研檔案工作的特點，在遵照醫療科技檔案規范管理原則的基礎上，

從以下四方面確保科研檔案質量。

1.立項指導。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據科研設計的內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，

并對其進行指導，同時兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集。

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1．科研檔案的特點

1.1系統成套性

科研活動具有一定的規律性，它的進行是一個環節接著一個環節，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯系的文件材料，而是具有系統聯系的文件組合。科研檔案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據性材料、論證材料以及課題成果的總結鑒定材料。

1.2專業性

科研項目涉及的范圍和內容廣泛，既包含自然科學，也包含人文科學。科研材料中包含了不同科學的內容，對各種物質和現象的規律、特點進行了總結，具有很強的科學性。科研檔案材料要對這些科學規律進行準確的反映，因此就要求其具有一定的專業性。

1.3階段性

不同學科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發展顯示出不同的階段特征，都會經歷從準備、實驗、總結到應用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。

2.科研檔案管理存在的問題

2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整

科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料。現階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統中對總結性、鑒定性、成果性材料的涉及內容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計算數據、設計文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統性。

2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術性材料少

科研成果獲得的關鍵材料應該是技術性材料，技術性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創新的重要材料，集中了科研人員的創新思想和創新方法，它的歸檔有著重要的現實意義，但現階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術性材料。

2.3科研檔案中涉及的紙質材料多，其他形式的材料少

科研工作中對于一些物理現象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。

2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規范

現階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業的檔案歸檔意識，常用三色筆進行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統一的規格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數有限，在檔案的調動方面只能進行復印處理，在復印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。

3.科研檔案的管理創新

3.1意識創新

隨著社會主義市場經濟的發展，科研檔案的管理發生了改變，這就需要相關人員加快轉變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強管理的現代化意識，實現意識創新。意識創新的實現需要加強三個方面的意識。

3.1.1加強創新意識

加強創新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現代化管理理念，解放思想，實事求是，科學思想指導下實現對不合時展觀念、做法的摒棄。同時，要加強對科技的認識，實現現代科技在科研檔案管理中的應用，通過實踐不斷總結新的經驗和方法，實現科研檔案管理工作在制度、理論、技術等方面的創新。另外，要加強管理意識，建立科研檔案管理的長期實行機制，增強管理人員的責任心和熱情。

3.1.2加強服務意識

服務意識是科研檔案管理的一個重要方面，因為，科研檔案的管理是為科研人員服務的，服務質量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規律、特點、要求的分析，充分發揮科研檔案管理工作的信息和資源優勢，從而實現科研檔案管理對經濟和社會發展的服務。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務理念，加強服務的積極主動性，改變原有單一、被動的服務形式，形成主動、多樣的服務形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務領域、深度以及廣度，順應社會的發展，實現多元化的服務趨勢。

3.1.3加強利用趨勢

科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實現科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標之一，要不斷加強檔案的利用，從而實現科研檔案的經濟、社會等效益。首先，要實現檔案的創新化利用，將靜態的檔案利用轉化為動態的檔案利用。其次，要加強科研檔案的信息開發，將科研檔案信息開發和市場經濟發展需求結合，實現科研信息資源的大眾化，充分發揮科研檔案信息在社會、企業、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計算機網絡技術的支持下實現科研檔案信息資源的共享。

3.2科技創新

隨著社會的發展和科技的進步，科研檔案的數量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統的科研檔案管理手段和方法已經不能對現階段出現的問題進行解決，因此，要加強科研檔案管理的科技創新。科技創新主要體現在以下幾個方面:

3.2.1實現科研檔案管理的現代化

主要是利用現代科技理論、技術、方法來處理科研檔案管理中的問題，實現檔案管理的現代化、規范化和技術化。同時，計算機的應用還能提升管理工作的效率、增強系統性的管理技術、實現科研檔案信息的共享。

3.2.2實現科學化的科研檔案工作管理

實現科學化的科研檔案工作管理首先要實現科研檔案管理的數字化和規范化建設，為科研檔案額科學管理制定不同時期的規劃，加強現階段科研檔案管理的薄弱環節。其次，更新科研檔案管理的手段，實現科研檔案管理由傳統哈向現代化的轉變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯網，從而為科研檔案管理的數字化和規模化提供保障。

3.3機制創新

隨著改革開放的進行以及社會主義市場經濟體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創新，逐漸將檔案管理中的法規和體系滲透在我國法律建設中，實現科研檔案的法制化管理。同時，要求有關科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應用到科研檔案管理中，不斷加強科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統性、規范性、完整性和實效性等特點，伴隨信息化、網絡化時代的到來，為了更好的發揮出科研檔案管理工作的特點，有關人員和部門要加強機制的創新。因為，科研檔案管理的規范化和標準化等特點是科研管理工作實現現代化的保障，也是管理工作順利進行的基礎和前提。因此，有關人員和部門要在充分進行調查和分析的基礎上，通過符合科研檔案管理工作規律和標準制度的建立來實現科研檔案標準化管理，保障一切人員按照一定的管理標準來進行工作，對科研檔案管理工作的技術、方法、原則第二個進行科學規范，及時在工作中實現分類、記錄、復制，從而為科研檔案的現代化科學管理進行有效保證。

3.4人才創新

人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發揮著重要的作用，因此，要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時，隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應用，科研檔案管理實現了管理設備的現代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質都要進一步提高，并要建立一支具有現代科技知識技術以及業務知識、富有創新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍。基于很多科研檔案管理人員素質較低、缺乏對現代化科研檔案管理認識、管理專業技術差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數職等問題，需要加強科研檔案管理人員的素質來實現科研檔案管理的科學化、現代化發展，從而提升管理效率和水平，促進我國科研檔案管理工作的發展。新時代科研檔案管理事業的發展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業的檔案管理知識和簡單的計算機操作，還要通過建立網絡系統來實現科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現代通訊技術、辦公室自動化、計算機網絡知識等，并要會使用復印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關技術，實現現代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養上，基于科研檔案管理工作的專業化、現代化發展特點，要求培養具有多學科技術綜合能力的人才，要求他們了解現代化的科研檔案管理技術和手段，不斷加深自我的知識和技能學習能力。除了培養人才現代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導向的培訓機制，從而不斷打造具有現代化管理能力的科研檔案管理隊伍。

4.總結

科研檔案管理工作的創新是一個不斷探索的過程，需要有關管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實踐中開拓創新，從而實現科研檔案管理工作的與時俱進，適應新經濟形勢發展需求，實現其在傳承的基礎上的創新發展，不斷開創科研檔案管理工作的新局面。

【參考文獻】

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一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。

參考文獻：

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科研獎勵與科研證書歸檔相掛鉤：各科研單位應結合本單位實際，制訂科研證書類檔案的管理規定，完善科研獎勵制度。科研證書類檔案上交歸檔與獎勵相掛鉤，要點是把科研證書的上交歸檔寫進科研獎勵制度，不管是誰，沒有上交科研證書歸檔，沒有檔案管理人員出具的接收證書憑據，不能兌現相關獎勵。理順科研管理部門、科研檔案形成部門、科研檔案管理部門之間的關系，形成一個相互關聯、相互制約、相互配合的聯合體，提高科研證書歸檔的積極性、主動性。改進接收管理科研證書類檔案的方式：規范接收科研證書類檔案，檔案管理部門變被動為主動。具體的做法是：一是接收證書類檔案要有移交檔案清單，有接收人、移交人，監交人（科研管理部門負責人）的簽字，不上交證書類檔案就沒有移交清單，以免造成證書類檔案的丟失；二是各課題組上交證書類檔案之前必須將證書進行掃描備份保存，目前科研證書類檔案是科研檔案中使用率最高的檔案，報項目、報獎、報職稱等都使用到，為了減少科研證書借出的次數，保證證書的完整、安全，避免證書在借出過程中丟失損壞或者是出借太多而手上汗水的滲透而變黃、損壞等，規定在課題組移交證書前先進行掃描，并將掃描件發給各個課題參加人保存；三是證書類檔案的借出歸還一定要做好登記，借出超過時限一定要及時追還，以免有的借出者忘記歸還而造成丟失、損壞等。

根據實際，科學合理進行分類歸檔

單位大的，證書多的單位整理時一般以年為單位，例如獲獎證書根據頒發單位從大到小，按國家級、省部級、廳（局）級等按順序排列。專利證書、成果證書、品種審定、品種登記可按頒發時間順序排列。單位比較小，證書少的單位，可按5年或10年為單位，按獲獎證書、成果證書、專利證書、品種審定、品種登記來排序，并按頒發時間順序來排列，并每一類證書作為一個卷宗。單位小，證書少的單位，也可不分類，按年度排序給檔案編流水號即可。因為計算機的應用及檔案管理軟件的開發應用，檢索檔案已不再繁瑣和復雜，因此，各單位可根據本單位的證書類檔案的多少等實際情況來編排歸檔。

統一“著裝”，合理規范編號

就目前的證書而言，專利證書都是國家專利局頒發，成果證書是科技部門頒發，品種審定、品種登記證書是農業部門頒發，它們大小規格基本上都是相同的，都可裝入普通的檔案盒，但是獲獎證書是由不同的單位或部門頒發的，有國家級的，省部級的，市廳（局）級的。它們的大小不一，長度不一，目前普通的檔案盒是裝不下的，因此可根據現有的獲獎證書必要跟檔案盒生產廠家訂制適合存放的大檔案盒用于放置獲獎證書，以達到美觀、耐用、利于存放的目的。科研證書類的檔案號應一證書一號，有的單位直接將檔號打在證書蓋有頒發單位紅章內容的右下角處。筆者認為，為保證證書的清潔美觀，檔號還是打在證書的背面的右上角比較好。證書編號與以各證書頭2個字的第1個大寫字母為標志，如獲獎證書，標記為“hj”，專利證書標記為“zhl”，成果證書標志為“chg”，品種證書標志為“pzh”，以頒發的證書的時間年月為依據，按已整理好的先后順序進行大流水編檔排號。

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一、科學技術研究檔案管理工作存在的問題

《科學技術研究檔案管理規定》提出科研檔案是指“在科研項目的規劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”，是科學研究的基礎，是科研實力的重要憑證，也是建設和發展的寶貴財富。總結科研檔案存在問題如下：

1.材料收集方面——重點不明，認識不夠，歸檔材料數量不全

歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現在：（1）科研成果、總結材料比較多，過程技術材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應該看它是否是項目全過程真實、完整的反映，包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結鑒定、科研成果申報以及應用轉化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看，科研成果、技術總結材料較多，研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關鍵性技術材料缺乏。關鍵性技術材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術創新的資料。這些材料揭示了科研項目的創新點，這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中，關鍵性技術材料缺乏。（3）載體形式單一化。科研項目歸檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學數據歸檔管理幾乎為空白。科學數據是指科研活動產生的，包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數據，傳統記錄通常是記錄在冊，目前科學數據多以電子文件存在，這部分數據往往價值大，歸檔情況不容樂觀，同時歸檔形式與格式有待進一步細化。

2.檔案管理方面——職責不清，條件不足，歸檔材料質量不高

科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上，往往忽視項目執行過程中形成的文件材料的收集和積累。科研人員重視科研論文的發表和科研成果的評獎，不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責，這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態。（2）科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠。科研項目執行中，沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規章制度健全，但是缺乏監督考核機制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導和監督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時掌握科研項目立項情況；不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應的制度和機制保障。科研檔案重視度明顯不足，投入不足的現象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質量不高，珍貴的科研材料流失。

3.檔案開發利用方面——思想保守，服務被動，科研檔案利用率低

科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發和利用。科研檔案只有通過利用，才能發揮作用，實現價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣，不能很好地發揮利用價值。（1）利用主體的局限性。一個科研項目的檔案，其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整，在科研檔案開發利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開發主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強，認為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業務能力和專業知識的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發。

二、提高科研檔案管理質量的應對措施

為了使科研檔案管理工作逐步走向規范化，以適應科技發展需要，立足當前的實際情況，建議應當采取以下的應對措施：

1.增強科學研究檔案工作意識，明確科研材料歸檔范圍與管理職責

加強科學技術研究檔案工作，首先要加強對科研檔案重要性的認識，首先要提高科學研究檔案工作的意識。首先，要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環節，也是國家科學研究項目管理的重要組成，加強認識，從根本上解決當前科學研究檔案工作中存在的薄弱環節。其次，要提高科研工作人員檔案意識。科研人員是科研檔案形成者，檔案意識提高，科學研究檔案工作管理才能真正做到規范化。

2.實施全流程管理，提高科研檔案質量

科研檔案產生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質量，應當加強科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項目的管理工作中，與科研項目建設同步進行。科研項目從立項到結題涉及科研項目組和科研、財務乃至設備等管理部門，這就要求科研檔案工作應實施全方位和全過程的管理，也就是以項目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程管理。第一，源頭抓起。科研項目自立項開始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領導責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二，過程管理。科學技術研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質量高低。科研項目實施過程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規律，抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報以及應用轉化等階段和科研項目布置、檢查、總結和驗收項目科學研究這四個重要環節，應當做到主動指導、定時檢查和嚴格把關。隨著國家檔案局新規的制定，在科研項目過程中的原始數據、科研過程實驗數據（電子形式）以及其他反映項目過程的重要文件材料，包括重要會議、相關評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項目全流程的文件材料管理，從制度上規避科研項目在結項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現象，確保科學技術研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效，從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此，科研項目檔案管理必須建立統一規范，采取有效的管控措施，在科研項目全生命周期的檔案管理基礎上，立足科研項目流程管理的實際情況，歸檔的要求從結果歸檔轉為過程歸檔，立項、中期檢查、年度檢查、結題等，重大節點設立資料節點，科研文件責任主體同時應該歸檔的材料向檔案機構移交。

3.完善管理制度，促進科研檔案依法治檔

針對科學技術檔案管理，國家經委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學技術檔案工作條例》（1980年），科技部和國家檔案局了《科學技術研究檔案管理規定》（國家檔案局科技部令15號，2020年），行業標準《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2-1992）于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規定，這為提高科研檔案質量、做好科研檔案工作提供了依據。應結合實際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時，要保障制度有力的執行，做到有法必依，違法必究。第一，結合實際情況，對科研檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等環節制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二，對科研檔案工作來說，落實“四同步”工作：下達科研項目計劃任務應與提出科研文件材料的歸檔任務同步；檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項目工作的關鍵環節上，要設置“關卡”，納入制度。對于科研項目來說，項目完成后，在申請結題或獎勵之前，科研人員必須將該項目形成的文件資料按規定立卷歸檔，經檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后，方可進入經費決算、項目結題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質量不合格的，一律不予結題或參與評獎。

4.加大檔案開發力度，提高科研檔案的利用率

加強科研檔案開發，提供科研檔案信息資源，變潛在價值為現實價值，不僅是創新科研檔案管理的現實需要，也是服務科研發展的必然要求。第一，實現館藏科研檔案數字化，從科研檔案信息資源建設著手，形成特色科研數字檔案，通過科研檔案館藏數字化和新增檔案電子化，形成和建設科研檔案信息數據庫，打造科研檔案信息服務品牌。第二，進一步完善科研檔案管理業務流程，深入挖掘檔案資源，有針對性解決科研人員的痛點、難點，實現科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統,快速準確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求，并實現科研檔案信息資源的主動和增值服務。第三，建設面向知識服務創新的科研檔案管理系統。建立系統功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統，實現科研檔案信息資源共享和安全保管，實現科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務平臺建設，實現專題服務、推送服務等。第四，建立科研檔案內容、管理、利用系統，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數據打包等，實現條件性自助式服務、即時性瀏覽式服務以及研究性推送式服務，提升服務體驗。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學科發展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎研究等方面為主題形成系列編研產品重大成果專題檔案等系列電子書編研產品，實現全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識產權問題，在提供利用和開發科研檔案信息時，一定要嚴格遵守國家有關規定，防止科研成果的流失和擁有自主知識產權檔案管理的失控。既要堅持內外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。

5.在信息時代新背景下，逐步加強數字環境下科研項目檔案的管理

在當今新的信息化背景下，科研項目開展的方式發生了新的變化，逐漸由傳統的線下管理協作向線上協作轉變，新的電子設備、新的網絡信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設施等在科研項目實施過程中正在行業內大范圍地應用和推廣。第一，在新的信息環境下，科學技術研究項目過程中產生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩定等特點的科研文件，尤其某些科學數據依賴于特定的軟件環境，這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次，新時代科研項目檔案管理關注的要點在于實現對海量科研項目檔案和科學數據的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料，如何做好新媒體網絡服務，同時減少各科學的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取，推動新的科學研究進一步開展，成為科學技術研究檔案工作的新任務。最后，科研檔案元數據標準制定、新環境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學技術研究機構知識庫標準設計以及科研大數據庫利用檢索工具的開發，這些順應新的信息時代背景產生的新技術應用，都會在不久的將來成為科研管理機構與檔案部門不斷尋求進步和突破的關鍵點，以更好地為社會經濟發展提供科研創新平臺。

參考文獻：

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[2]王春暉，車艷紅.動態發展視閾下科研檔案管理現實著力點分析[J].黑龍江檔案，2019

[3]謝能偉.科研檔案管理信息化思考[J].教育管理管理觀察，2019

[4]邵永同.科研檔案信息化建設的對策研究[J].檔案學研究，2018

篇6

在醫院的科研檔案管理領域，具有十分嚴謹的程序和模式。它是整個檔案管理事業的一個重要組成部分。其主要收錄的內容是醫院在科研和醫學實踐中的成就和具體情形。只有詳盡、準確的檔案資料才能為科研提供理論和實踐上的依據，保證我國醫療行業發展的不竭動力。隨著整個社會的進步，醫務事業領域也不斷進行改革，這就要求對醫療科研檔案的管理不斷進行創新，以體現管理的自身價值。要進行管理模式和手段的開拓，于創新中求發展。

1 醫療科研的具體程序及科研檔案管理的特征

1.1 醫療科研的主要程序

鑒于醫學科研的重要性，它具有自身的程序和相關規定。通常包括：科研題目的選擇、有關選題的設計、具體實驗過程、資料的整理以及數據的分析。根據科研的內容，檔案主要是針對科研文書、項目和成果的檔案。其中針對項目進行的檔案收錄是主要部分，包括申報項目的詳細說明、申報文件、相關合同、成果及相關證書；針對科研文書的檔案主要是指科研法規、醫療文件以及相關的管理文件，這是進行科研行為的主要標準；針對科研成果的檔案是科研項目的最終成果，主要是項目文章、獎項等。

1.2 醫院科研檔案的主要特征

科研檔案的特征取決于研究的目標和特點，是進行檔案管理的主要理論依據。系統性明顯，需要主題明確。檔案管理涉及的周期比較長，具有加強的銜接性。為了突破時間和周期的限制，對檔案必須進行階段性的歸檔；在進行分類的時候，要彰顯系統與成套的有機統一；對于一些重要的科研項目，需要較多、較專業的協作，綜合性比較明顯。需要對很多學科進行整個研究。簡言之，就是既要體現綜合性，又要彰顯單獨學科的唯一性；具有較強的學科性，專業特點突出。由于醫療研究具體分為眾多科室，對檔案的管理也要進行專業的劃分，按照專業的不同進行檔案的歸納。彰顯檔案管理的專業性的特點。

2 對醫學科研檔案管理產生影響的主要因素

2.1 檔案管理的相關機制不完善

檔案管理作為一項系統的工作，需要健全的工作模式和管理手段，但是很多醫院的檔案管理尚未形成完善的內部和外部管理機制。同時，在管理的過程中，監督和合作機制不夠成熟，很大程度上影響了管理工作的進行。就目前實際狀況看，很多在醫院從事科研檔案管理的人員都存在編制的問題，阻礙了對檔案的合理分類。管理人員調動性比較大，缺乏一定的穩定性，阻礙了對外交流的正常進行，使檔案管理不能為科研服務。

2.2 思想上沒有對檔案管理加以重視，歸檔的觀念比較單薄。相關的領導和管理人員在對檔案的管理工作存在不嚴謹的情況，缺乏相關的管理思維。首先，科研工作人員沒有給予歸檔管理以足夠的重視，檔案形成后沒有切實落實管理。其次，對于歸檔的材料，管理上不夠嚴謹，缺乏成熟的管理經驗的知道，忽略每個環節的銜接性。最后，檔案管理部門沒有形成對各種材料的統籌，檢查和監督力度不夠，缺少專業的引導。

2.3 完成歸檔的材料質量不高

在醫院的歸檔管理工作中，文件材料的醫學質量低，管理模式相對落后。主要體現在材料的不完整和精準性差。歸檔的材料完全沒有體現中心，真實性差。一些工作人員盲目追求經濟效益，不愿分享成果，影響社會效益。也使得資料的專業性和技術性下降。科研檔案沒有發揮其應有的功能，直接導致資源的荒廢。

3 如何實現對醫學科研檔案管理的創新

3.1 對管理制度進行創新

管理形式的創新根本是制度的創新。只有實現機制的創新，才能為管理工作創造良好的環境和背景。隨著科技的發展，醫學科研檔案也要引進先進的思想，轉變觀念，加強檔案制度的重視。對機制的創新，要對醫院不同的級別進行分別管理的方式。醫院作為主體，抓主要部門。部門自身也要進行檔案的統籌，與領導的職責相聯系。人事部門也要根據成效進行綜合考量。將對檔案管理的水平和成效作為年度考核的一個標準。為檔案管理的質量和效率提供堅實的保證。

3.2 注重管理方式的創新

對于管理方式的創新要求管理人員要具有檔案管理的思維，對有關項目的資料、人員等進行系統的總結，派專人組織工作。正確處理檔案管理和科研項目組的關系，互相進行監管，相互指導，實現雙方的良性發展。檔案管理者要對項目進行全程監控，分階段進行檢查，如發現任何有違歸檔的情形，要立即進行糾正，否則可以拒絕收錄。在項目完成后，雙方共同進行檔案歸檔。

3.3 對檔案管理技術進行不斷地創新

3.3.1 對于檔案管理技術的創新是提高管理水平的根本保證。對管理人員創造良好的工作環境。調動他們工作的熱情和創造性。對相關人員進行專業的培訓，促使新時期的檔案管理者成為既具有現代知識，又懂計算機技術，職業道德素質高的全能型人才，順應檔案管理的時展的要求。

3.3.2 為了實現檔案管理的保密性，要不斷完善和發展一個集科技、規范、法制于一體的電子檔案系統。運用網絡技術實現資料的傳遞，實現數字化的管理模式。實現多種方式對資料的儲存和歸檔。有利于空間的劍圣，提高檔案管理的效率，為醫院科研事業的發展提供強大的理論體系。

3.4 不斷加強開發利用的創新

對開發利用的創新主要是指對數據和信息資源的拓展，對共享平臺進行創新，以便實現檔管理對科研的服務作用，促進醫療事業的進步。醫院科研檔案代表了醫院最新的科研成果、最高的科研水平，體現了與社會的同步發展。

結束語：

綜上，醫院醫學科研檔案管理進行不斷創新的目的是為了實現其對科研項目、科研管理和科研行為的指導作用，提供強有力的理論依據。從而提升整個醫療行業的技術水平，實現醫院綜合實力的增強。為此，必須重視創新思維對科研檔案管理工作的重要性，更新觀念，運用全新的模式去改善內部管理，建立科學的管理機制。充分應用和開發檔案數據和信息，為整個醫療科學的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]鄭勝軍. 淺談醫院科研活動中的檔案管理[J]. 中華醫學科研管理雜志，2003，03：54-56.

篇7

隨著經濟與社會的快速發展，尤其是近幾年建筑行業發展的突飛猛進，必然會對建筑科研單位的科研檔案管理工作產生影響，從而導致檔案管理工作的深化發展，形成檔案管理現代化體系。建筑科研單位的科研檔案是綜合類建筑科研院所研究人員從事建筑科研工作中所形成的文本、影像、聲像資料等，主要包含建筑行業所涉及科學研究中從項目立項、課題申報、具體研究進程、科研成果總結、結題報告以及科研成果鑒定等一系列過程中形成的檔案資料。它是建筑行業科技檔案的重要組成部分，是重要的建筑科研和生產資源。

目前，我國建筑科研領域每年都有數以萬計的科研成果，但這些成果分布于全國各地的科研院所、企業，隸屬于不同的地區的組織，無法發揮它的集成效應，造成科研資源的浪費。如何科學管理建筑科研檔案信息資源，進而促進我國建筑科學研究的發展服務，是目前建筑科研單位的科研檔案管理工作的重點，也是我院的重中之重，而基礎就是做好現有建筑科研單位的科研檔案管理，完善、健全建筑科研檔案的存儲及資源共享機制，為建筑領域科研、生產人員提供簡便的獲取信息通道，進而電子化，最終進行知識化管理。因此，本文分析了建筑科研單位的科研檔案管理特點，并就當前建筑科研單位的科研檔案管理中存在的問題及現代化管理思路提出一些看法。

二、建筑科研單位科研檔案管理的特點

1科研檔案專業性強

建筑類科研檔案的專業性強，一般的課題都是按專業分類進行研究的，如材料類、綠色建筑類、結構類、設計類、檢測類等。一般的課題研究都是在這些專業范圍內分方向進行的，而建筑類科研檔案是按各自的專業自然形成的。在建筑科學研究中不同學科專業的科研工作有著各自不同的特點。因此，建筑類科研檔案的分類應體現出專業性的特征。

2建筑學科綜合性強

建筑科學研究本身是多學科的綜合研究。隨著科學技術和工程應用領域的發展，交叉學科、邊緣學科的出現使建筑研究已不是一個學科或專業所能完成，必須多學科的綜合應用才能形成高度集成的協同創新成果。

3學科連續性強、周期性長

建筑科研課題由于其內容豐富、涉及領域較廣，建筑科研檔案從立項到課題結束都要經歷一個相對長的周期。因此，建筑科研檔案的管理必須從項目開始就要保持科學的管理模式，對科研文件歸檔、保持其固有的聯系，為其他建筑科研工作者避免和少走彎路奠定基礎，從而使建筑檔案管理不受科研周期的影響。

三.建筑科研檔案管理存在的問題

1對檔案管理重視度不夠

建筑行業由于其工作量較大，建筑科研單位對科研檔案法律法規的學習和貫徹力度不夠，認識不足，導致建筑科研單位對檔案管理工作不夠重視，制度落實不到位，忽視了對建筑科研檔案的全過程管理，只有在課題結題及成果鑒定的時候進行資料收集歸檔，未能從始至終貫穿于整個建筑課題的研究過程中，進而造成科研檔案資料的斷檔、缺失。

2檔案管理的創新性不夠

創新是民族進步的靈魂、國家興旺發達的不竭動力，也是各項事業保持競爭優勢的可靠保證。現階段的科研檔案管理人員應使建筑檔案管理工作在制度、方式上有所創新，進而使科研檔案管理工作與時俱進，實現科研檔案管理工作的經濟、社會效益。

3檔案管理銜接性不強

目前建筑科研單位檔案管理部門人員相對較少，而且缺少對后備檔案管理人員的培養，導致建筑檔案管理在人員不足情況下無后備補充，臨時接手的檔案管理人員由于對業務不熟，易造成科研檔案管理無法正常進行，進而導致建筑科研檔案出現斷檔現象。在建筑行業中，檔案管理人員涉及的檔案領域甚多包括建筑結構、地基、建筑設計、建材等，不是專門的建筑科研檔案管理人員，對建筑科研檔案管理的一些業務知識不了解，不能與其他建筑科研檔案管理部門實現有效的銜接，造成建筑科研檔案在收集整理過程中不能實現同步收集，也易出現斷檔現象。

4檔案管理的現代化設施落后

由于建筑科研單位的檔案管理部門一般都是非盈利性的科室，對檔案管理的重視度不高，導致對建筑科研檔案管理工作的資金投入不足，進而許多建筑科研單位存在存儲空間較小、設備陳舊、設施運行速度較為緩慢等問題。在建筑科研檔案存儲和保護措施也沒有按要求進行設置，例如檔案庫房無通風、防潮、防蟲、防火措施等，易導致建筑科研檔案的損壞、缺失。

5建筑科研檔案的共享和利用不夠

一般的科研單位在檔案管理工作中往往只重視檔案的收集、整理、保存等工作，缺乏對科研檔案的分類歸檔、研究成果的說明，各個科研單位的相關檔案管理人員認為檔案只要不丟失，保存到一定年數就行，而忽視了各單位對建筑科研檔案成果的的有效利用以及資源共享，進而造成建筑科研檔案利用率和共享程度較低。建筑科研檔案是珍貴的科研資料，對促進我國建筑領域的發展具有重要意義，建筑科研檔案管理部門在管理過程中應最大限度的開發和利用這些資源，讓這些檔案最大限度發揮它的價值。

四.建筑科研檔案現代化管理思路

1重視建筑科研檔案的歸檔

下轉第179頁

上接第177頁

應將建筑科研檔案進行系統的歸檔，實現統一化的管理模式，是實現建筑科研檔案現代化管理的基礎。建筑科研檔案的歸檔是檔案管理人員的職責，但由于種種原因，相關的研究人員對科研成果的保密意識較強，擔心被剽竊或泄密等，這不僅給科研檔案歸檔工作帶來了麻煩，更可惜的是給國家和科研單位造成無形資產的損失。為了保證科研檔案歸檔的及時性和準確性，相關課題的研究人員應組織專人負責課題資料的收集、整理和歸檔。在課題結束后，應由課題負責人對所形成的全部資料進行審查并歸檔。同時，為了保護研究人員對科研檔案歸檔的積極性，應確保建筑科研檔案不泄密，確保科研成果的保密性，讓研究人員放心科研檔案的歸檔。

2重視檔案管理專業技術人才的培訓和引進

隨著建筑行業科技的發展，建筑領域所涉及的知識面越加廣闊，而目前相關建筑科研單位的科研檔案管理人員的綜合素質、業務能力和知識技能趕不上時代的變化，這些問題直接影響著建筑科研檔案管理工作的開展和質量。因此，建立一支能與實現檔案現代化相適應的檔案隊伍，是實現檔案管理現代化的根本途徑，而加強對現有科研檔案管理人員的培養和技能培訓尤為重要。具體參考方法如下：一是有計劃的組織學習《檔案法》、《檔案管理辦法》，學習現代化的管理模式等；二是組織相關檔案管理人員參觀、學習外單位對建筑科研檔案的現代化管理方式。檔案管理人員知識結構相對較窄，相關單位應加強培養一批高層次的檔案管理專業人才和新型的檔案管理人才。要盡快培養一批既懂專業知識，又熟練掌握網絡技術，具有綜合業務能力的檔案管理專業人才，使他們成為檔案管理現代化建設的骨干力量。

3重視檔案管理現代化基礎設施的建設

隨著時代的發展，僅靠傳統手工操作，難以滿足建筑科研檔案管理的需要。建筑科研檔案的管理基本實現了計算機全程管理，并適時實現了科研信息資源的遠程共享。在科研檔案的各項管理工作中，以電子文檔的傳播速率最為快捷，電子文檔有著紙質資料無可比擬的優勢，電子文檔可隨時保存、修訂和查詢。因此，增加建筑科研檔案管理的基礎設施投入，例如滿足需求的計算機設備、文件存儲空間、配套設施等，提高設施運行的效率、資源管理的便捷性，才能使科研檔案管理更加規范化、系統化和標準化。

4重視檔案管理的資源共享

篇8

2檔案定級返工沒有約束

對于高校的科研檔案，一般都會對其進行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題，此時，就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時，由于課題申報定級后，仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作，再次對課題進行歸檔時，可能距離課題申報高等級課題時間已經過去數月，在統一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據我國已經出臺的相關政策，凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現象。

二、存在的問題

數十年以來，科研檔案的管理工作已經有了初步的發展，無論是從技術管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是，實行統一管理模式的高校科研檔案管理僅是近幾年才興起的，在建立統一管理模式實踐時，由于缺乏相關的理論知識研究與實踐經驗，劉科研檔案管〕蟹丈程中產生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統管理理念束縛，難以完全實現統一管理的優勢;在重建的高校科研檔案管理的統一機構方面，由于工作職能分割太細，經常出現部門機構間的推誘扯皮等現象;由于統一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術人員學歷普遍較低，或者實踐技能仍然不熟練等現象，產生人才與管理互相矛盾的現象;相關的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發，導致技術水平與管理互才目矛盾的現象。

篇9

（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產、學、研三結合的重要工作內容。對科研檔案進行規范化管理是提高教學科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。

（二）分時段、分類別、系統收集我院教職員工科研成果，并進行統計分析，為學院及上級領導機關準確、有效地提供相關信息作好基礎工作。

（三）對科研成果的全面收集、系統整理、歸檔保存、建立調檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉化的有力措施。

二、科研檔案管理原則

（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統一管理。

（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處。科研處負責全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責本分院（部）的科研成果建檔管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應有成果的復印件。

（四）應盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。

（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結合的檔案管理模式，年內要動態地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態保存，任何修改都要履行嚴格審批手續后方可進行。

（六）科研檔案管理應遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續方可調閱或借閱，原則上禁止外借。

三、科研檔案歸檔范圍

凡具有指導性、理論性、學術性、技術性、應用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領域的文章、論文、有學術價值的自編教材和實驗報告、專利及教學科研成果的系統資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：

（一）科研文書檔案

1．上級機關有關科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結。

4．本院（分院、部）科研成果的統計分析資料。

5．科研項目的申請及批復。

6．科研成果的評審結果和獲獎情況登記。

7．科研學術活動審批存單。

8．科研項目、學術活動、財務核算清單。

9．本校教職員工在各類學術組織任職情況。

（二）科研信息檔案

1．國內外相關專業的科研動態。

2．國內外高校管理及教育研究動態。

3．高等職業教育專業設置、課程改革、學科建設、產學研結合動態。

4．全國職業本科院校系列學術交流活動動態。

（三）科研成果檔案

1．有一定學術價值的自編教材、實驗指導教材和實驗報告的原稿或印制品。

2．已出版的著、譯作或主要部分的復印件。

3．國內外各類報刊上發表的論文、文章的復印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。

4．在省級以上各類學術會議上發表的論文復印件。

5．獲省級獎勵多媒體課件。

6．各類相關科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復制品、照片

7．專利證書、編文證書復印件。

8．科研成果轉讓協定書復印件、成果利用或推廣的使用資料。

四、歸檔要求和程序

（一）歸檔材料由個人或項目組負責人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。

（二）歸檔資料紙質要優良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫，紙張規格統一為16開（或A4）書寫紙。

（三）歸檔材料必須一年進行一次系統整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標識，由有關人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。

（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。

（五）學院科研歸檔材料由科研處第一負責人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。

（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。

五、檔案管理與交接

（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發揮科研檔案的應用功能，檔案工作者應盡量滿足、方便利用者的需要。

（二）檔案主要為校內教師和職工服務，一般不對外。

（三）調檔或借閱要經過主管部門領導批準后辦理調檔或借閱手續，并在規定時間內迅速退還，不得拖延。

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科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。

2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍

目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項目檔案歸檔內容

2.1.1科研項目準備階段

準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。

2.1.2研究實驗階段

立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項目驗收階段

驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。

2.1.4成果推廣應用階段

推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。

2.1.5成果申報和獎勵階段

成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內容

科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。

3.4科研檔案利用價值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。

4.2強化科研檔案意識

學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。

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篇11

科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

一所高校科研實力的高低直接取決于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。

二、高校科研檔案管理創新的具體措施

（一）強化科研檔案的開放性

科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。

（二）強化科研檔案的可延續性

高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎。科研檔案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。

（三）強化科研檔案的輻射面

為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。

（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量

首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。

篇12

1醫學科研檔案的特殊性

醫科院科研檔案是在實施科研過程中的真實記錄，它真實記錄了一項研究課題從選題、設計、實施（實驗）、鑒定、報獎到成果轉化的全過程，而這個過程都要經歷一個時間長（如我院的DNA檢測、雷公藤等科研項目，歷經多年研究）、內容多、范圍廣的過程；雖然一般的課題都是按專業來進行的，但由于大量的新科技不斷應用于醫科院科研領域，使得一項科研課題的完成可能是多學科的綜合與多部門的協作，這就決定了科研具有連續性強、周期長、專業性強、綜合性強、協助多的特點，這一特點必然使得其檔案具有形成分散、周期長、成套性強、載體形式多樣且數量大等特征。

2醫學科研檔案質量存在的問題

醫學科研檔案形成的分散性特征決定其收集困難，多數科研課題從立項到完成周期較長，文件材料在分期分階段中零星產生。一些課題由若干人或兩個以上單位組成課題組，他們可能來自不同的專業、不同的部門（單位），在各自的崗位分散從事著共同的任務，零星產生著文件材料。由于時間長、人員分散，加上有的科研人員在科研檔案管理方法和意識上較為欠缺，沒有保管科研材料的有效辦法和良好習慣，易造成檔案材料的遺失，從而導致檔案材料收集的不齊全。在課題研究實驗階段，容易發生實驗記錄、實驗報告、計算材料、關鍵核心文件質量參差不齊的現象，容易發生沒有詳細的科研背景交代材料和實驗記錄不完整、不系統，有的對實驗目的、結果、步驟、方法等記述不清楚或殘缺不全，有的沒有按要求進行涂改、修正，隨意性大，缺乏統一的記錄和規格標準。

醫學科研檔案專業性強、綜合性強的特點，決定了課題文件材料無法用一個簡單的范圍去框套，對歸檔范圍的確定不盡明確詳細、不便操作，從而影響科研檔案的準確性、系統性。

部分科研人員過分強調保密的需要，不愿上交全部文件材料，從而使一些關鍵技術、核心技術的文件材料無從收集；此外，科研項目鑒定、報獎材料與檔案歸檔材料要求的不一致，即科研鑒定、報獎只需來源性材料、鑒定性材料，而一項課題從立項到結束這一過程所產生的凡屬于科研檔案歸檔范圍的均要歸檔，也是造成核心部分技術資料缺乏的原因。

3提高醫學科研檔案管理質量的對策

3.1采取定期收集和隨時收集相結合的方法強化管理

針對科研課題文件材料產生分散的特點，強化科研檔案工作收集是有效的管理方法。如采取提前介入和全程跟蹤等措施，在課題開始時即建立檔案跟蹤袋，規定統一的記錄用紙等，要求課題組嚴格按照要求做好記錄、收集、歸檔工作，并定期檢查，全程跟蹤；建立課題負責人立卷歸檔責任制、申報建檔審批制及歸檔保證金制度，即明確課題負責人為立卷歸檔第一責任人，在科研課題完成鑒定之前，如果沒有歸檔證明，則不予驗收、不予鑒定。通過以上措施，讓科研檔案的收集歸檔成為科研活動的一部分，成為科研人員的自覺行動，從而從根本上確保科研檔案材料的收集齊全。

很多科研課題由來自不同部門的人在各自的崗位來進行，如不及時將散存于個人手中的實驗材料進行收集，很容易遭到自然或人為的毀壞，導致科研材料破損甚至丟失，不利于科研檔案的收集。因此，課題開始時，檔案管理部門應會同科研管理部門及課題負責人，根據該課題的研究特點，對其各個階段所應形成的各類科技文件材料進行詳細劃分，明確收集的要求、時間、份數，并在課題組指定一名資料專管員，負責收集、整理科研各階段所應形成的各類科技文件材料，在每一階段完成時，將該階段所產生的科技文檔進行收集整理。

除了定期收集歸檔外，還可以采取隨時收集的方法。如立項文件、學術論文、查新材料、驗收鑒定等與科研項目有關的其他材料都可隨時收集。

3.2 明確該課題的具體歸檔范圍

針對科研課題文件產生的專業性特點，及科研課題文件產生的情況，全面確定歸檔范圍。檔案部門要根據國家檔案局等部門關于科研檔案歸檔范圍的規定，結合本單位科研人員從事的專業和研究方向，廣泛征詢有關部門和人員的意見，區分專業制定歸檔范圍，特別是要把不易歸檔的關鍵技術、核心技術的文件材料列入歸檔范圍。在每個課題開題之前，會同有關人員明確該課題的具體歸檔范圍。

科研課題文件材料歸檔缺少關鍵及核心技術材料，很大一部分屬“人為”障礙因素，針對這一“人為”原因，要提高科研人員的檔案意識，不斷強化科研人員對科研材料的積累歸檔行為，讓其明確科研材料歸檔是科研人員的職責和義務，建立健全對科研人員的監督約束機制。一是要建立科研考核機制，用目標責任書加以督促。要把科研課題文件材料的歸檔納入科研人員年度考核，并簽訂責任狀，年終由檔案部門進行考核評分。二是把好課題研究參與人員的歸檔情況的審查。調動人員所經手的課題如果已結題，必須整理歸檔，如果課題尚未結束，本人必須做好材料移交工作。

3.3 實行科研工作和建檔工作同步管理

一份高質量的科研檔案不是單純的材料堆積，而應能準確、系統、完整地反映出科學技術研究活動的相關過程和具體成果。在遵循醫療科技檔案管理原則的基礎上，應從立項指導、中期檢查、參與驗收、審核鑒定四個方面對科研活動進行全程跟蹤管理。科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，必須納入研究機構的科研計劃、規劃、管理制度和有關人員職責范圍之中，與計劃管理、成果管理等工作緊密結合，實行科研工作和建檔工作同步管理。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、評審科技成果與驗收、評審科研檔案同步；申報科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

篇13

農業科研檔案管理是農業科研工作中的重要環節。深入認識農業科研檔案管理工作，加強管理手段，及時思考和分析農業科研檔案管理過程中遇到的問題，加以調整和改進，必將使農業科研檔案在農業科研工作中發揮重要的科學性、前瞻性作用。

1　當前農業科研檔案管理工作現狀

1.1重視不足，管理力量薄弱

由于對科研檔案在農業科研工作中的重視力度不足使得農業科研檔案管理意識薄弱。部分科研單位認為檔案保存不出錯，檢查時可以過關就行。并沒有將檔案工作計入年底考核范圍內，無法調動起科研人員對于檔案工作的重視。加之檔案員兼職現象普遍存在。農業科研單位中檔案管理人員大多不具有檔案管理專業理論知識，又因為身兼他職，也就沒有時間按要求展開檔案工作，必然導致檔案管理質量大打折扣。在檔案管理人員發生工作變動時，大多更替倉促，移交手續缺失。由于對科研檔案管理的認識不足，部分科研單位常常忽略檔案工作的復雜性和專業性。檔案人員工作發生變動，沒有必要的移交清單，檔案移交大多缺失或不力。這就直接導致了新老檔案人員在沒有專人負責監督的情況下倉促交接。致使舊任“一甩包袱”，新任“一頭霧水”。舊任檔案員怎么交，新任檔案員就只能怎么接。

1.2歸檔材料不足

在農業科研管理過程中，雖已將農業科研檔案管理納入日常的科研管理工作，但由于部分科研人員將工作重心放在科研實踐和科研成果上，忽視了項目實施過程中產生的原始材料移交的環節；以及部分科研工作者由于意識上的缺失，逃避科研檔案的歸檔管理，直接將本應屬于科研單位的成果保存在個人手中，成了私有成果；還有些項目執行期較長，參與的人數多，項目文件沒有一處保存，也造成了歸檔文件的散失。這既不利于保證科研檔案的完整性與系統性，又造成了科研成果的散落。由于缺乏系統的保存數據，項目文件散落各處，必然導致檔案的實用性不佳，無法使農研檔案得到更高效的拓展及利用。

1.3保護工作不細

科研檔案的保存和利用是一個復雜的過程。目前，大多科研單位沒有對檔案利用場所制定相應的規章制度。有些檔案被外借到不利于檔案保存的環境中造成檔案的損壞。對于保存檔案的載體，也未做到專業性的防護，如此勢必會影響檔案的保存期限。

2　提升農業科研檔案管理水平的對策

2.1爭取支持，加大重視力度

農業科研檔案管理工作順利開展并可以不斷的提高，這和領導的支持分不開的。這就要求檔案管理人員在不斷提高檔案管理水平的同時，還要就檔案管理過程中遇到問題及時跟領導進行溝通，并定期匯報檔案工作管理情況，以增加領導對農業科研檔案的關注與重視。

2.2規范化管理，健全各項管理制度

在農業科研工作進行之初，農業科研檔案管理就隨之開始。首先，使科研項目材料完整歸檔，需要制定相應的歸檔制度。應結合農業科研項目的實際情況，合理性、科學性的制定出農業科研材料歸檔制度。該制度既要符合科研單位的實際應用，又能夠發揮出歸檔制度的指導及規范的作用；其次，在檔案使用過程中要建立檔案使用記錄制度。做好農業科研檔案使用的真實記錄。可包括：檔案編號、檔案名稱及數量、使用人姓名、使用目的、使用時間、歸還日期，領導批示后，移交檔案時還要有交件人及收件人簽字，歸還后還要檢查清楚是否完好；再次，為了避免由于檔案管理人員變動，檔案移交倉促引起的檔案管理混亂。還應該建立檔案管理工作交接制度。新、舊任檔案管理人員在領導監督下，要按照交接制度進行檔案管理的交接工作，經確認后在交接單上簽字。

2.3對檔案的載體加強保護

首先，設有獨立的檔案室。農業科研工作中，科研檔案的管理人員大多是兼職人員，科研檔案時常跟著檔案員走。檔案管理人員的研究室也是檔案室，除了出現歸檔材料與其他工作材料劃分不清的情況外，更主要的是日常工作的研究室也無法提供檔案保存所需要的溫度、濕度、光照等條件。其次，優化復印方式。在農業科研項目中所形成的原始材料除了是科研項目過程的真實記錄、科研成果的組成部分之外，更是科研成果產權的法律保障。這類紙質檔案保存期限很長且利用率高。為了減少該類檔案在復印過程中的損害，應該采取較為先進和科學的復印方式。復印機光源的高強度照射容易破壞紙質檔案的理化性能，一些保存久遠的紙質文件就會受到強烈的破壞。為了延長其保存時間，可以再利用原件的復印件進行復印，并對其復印件定期的拷貝替換。另外，有條件的科研單位也可選用數字復印機以降低對檔案的損傷程度。最后，做好檔案保存和利用場所的安全防火工作。農業科研工作中，大多科研項目都需要歷經數年甚至數十年的研究才能完成。由此農業科研檔案才所以珍貴。因此做好保存和利用場所的安全防火也就尤為重要。檔案管理人員除了做好檔案室的溫度、濕度、光照監控等工作外，還應該定期檢查有無安全隱患。

2.4提高檔案管理人員專業素質

結合實際中的農業科研檔案管理工作，進一步加強檔案學的專業知識，隨著知識更新不斷調整，深化服務理念，最大限度的熟悉歸檔材料，整合檔案中的信息，最快速的為農業科技人員提供所需科研數據，并結合信息化的管理手段，真正做到使農業科研檔案科學化、高效化、前瞻化的服務農業科研工作。