引論：我們為您整理了13篇民營企業人事檔案范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

一、大學生在非國有單位就業時人事檔案的幾種情況

按國家規定：目前我國只有機關、事業單位和國有企業才有人事檔案保管權，而隨著我國經濟建設的發展，多種體制經濟：外資企業、民營企業在經濟發展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規定沒有人事檔案保管權，而這些非國有單位如果聘用大學生的話，只能把他們的人事檔案放在人才交流中心并向他們交納一定的管理費用，這筆管理費用有的是非國有單位交納，有的是大學生自己交納。有的非國有單位為了節省一筆費用，根本就不去管理大學生的人事檔案的來龍去脈；而在非國有單位工作的大學生由于剛剛參加工作，人事檔案意識薄弱，再加上非國有單位“重能力、輕檔案”，于是遺棄人事檔案的現象經常出現。據某咨詢公司最近的一項調查數據顯示，約有80％的企業在招聘員工時根本不關心員工的人事檔案，而在乎員工的外在形象和潛在的工作能力。據統計，廣州市人事檔案托管中心聚集了2000年以來遺棄的檔案多達7000多份。

根據資料統計分析，目前大學生在非國有單位就業時人事檔案主要有以下三種情況：一是從國有單位跳槽后，自己開辦公司、下海經商或從事自由職業的，人事檔案從單位調出后就不再加以理會；二是大學生在非國有單位工作，由于單位不能接受人事檔案，而自己一時也用不著，于是放棄檔案；三是由于沒有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學畢業生，他們往往不到有關部門辦理檔案移交手續，于是出現遺棄檔案現象，而且第三類人群所占比例在逐年增大，已成為“死檔”的最大原因。

二、對應管理措施

社會學專家普遍認為：隨著社會經濟的發展，人事檔案的功能確實會相應淡化，“人檔分離”是一種社會發展趨勢。針對中國目前人事檔案管理現狀，廣州市人事部門有關負責人認為，人事檔案對于一個人來說并非可有可無，因為它作為記錄個人經歷的文件材料，仍然發揮著憑證依據和參考作用。大學生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具出國、考研等有關證明都會用到檔案。因此，教育部門有關負責人提醒大學生一定要“善待”自己的人事檔案，并提出了幾點建議：

(一)從思想上重視人事檔案。一方面，大學生自己不管在何地、何單位，從事何種職業，要從思想上重視人事檔案保管的連續性；另一方面，非國有企業也不能忽視大學生的人事檔案。在沒有人事檔案保管權的情況下，應該積極與當地的人才市場或人事檔案托管中心辦理人事檔案掛靠手續，使學生有一個安定放心的工作環境。

(二)應及時到托管中心辦理相關手續。大學生到不具備人事托管權的非國有單位就業時，應及時將自己的人事檔案托管到單位所在地的人才中心，并定期跟人才中心保持聯系。

(三)對于沒有落實工作單位的畢業生，如果沒有申請待業的，人事檔案將回轉到生源所在地的人事部門，畢業生應該在規定的時間內到當地人事部門報到，辦理人事檔案的相關手續，否則就會被認為是“放棄檔案”。

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三、部隊轉業干部到民營企業就業或自謀職業的，保留檔案身份，由各級人才交流機構人事關系，比照自收自支事業單位同等條件人員套改一次檔案工資，在兩年內因企業破產、被兼并而下崗的，如本人要求另行安排工作，可由安置部門負責介紹工作。以后錄用到機關或到事業單位工作的，工齡連續計算，比照同類人員工資標準套改工資。在民營企業工作每滿7年的，高套一檔職務工資。

四、民營企業人員評定專業技術職務資格，不受指標數額限制。評審可按國家制定的各專業技術職務《試行條例》和省制定的破格晉升條件執行，也可按照《河北省鄉鎮企業、民營科技企業職稱評審暫行辦法》執行，放寬學歷、資歷的要求。中級以上評審工作統一由市職改辦負責。申報評審牽頭單位，民營科技企業，由各級科委牽頭；工商聯會員企業，由各級工商聯牽頭；個體、私營企業，由各級工商局牽頭；委托人事業務的企業，由各級人才交流中心牽頭。

五、在民營企業工作滿一年以上的人員，可以不受資歷、學歷限制，直接報名參加中級專業技術職務任職資格或執業資格全國統考。

六、民營企業的專業技術人員，取得重大科研成果并創造可觀社會和經濟效益的，可按規定通過人事機構申報政府特殊津貼，參與中青年專家和各級拔尖人才的評選，享受相應的待遇。

七、參照冀人干〔1992〕24號、冀人才〔1994〕94號和邯人〔1997〕12號文件精神，在民營企業工作的專業技術人員和管理人員，可以向各級人才交流中心申報家屬子女戶口“農轉非”。

八、民營企業進入人才市場招聘人才，涉及人員聘用、人員流動等事宜，由各級人才交流機構負責辦理手續，并提供相關服務。

九、民營企業從外地引進專業技術人員和管理人員，由各級人才交流機構負責進行人才測評，并辦理審核等手續。

十、各級人才交流機構作為民營企業的人事機構，為其提供政策咨詢、人事策劃服務，人事檔案管理、檔案調資、職稱申報，出境出國審查、社會保險、人才招聘、推薦、測評、培訓以及專業技術人員和管理人員的聘用、辭職、辭退手續等有關人事業務。

十一、各級人才交流機構負責對被民營企業的專業技術人員和管理人員進行知識、技能培訓考核。

篇3

一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

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一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。超級秘書網

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

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一、原始檔案，真實的提供了原始的經營數據，保證被改制企業和員工的利益

改制前的企業有大量的關于廠房、企業經營、土地使用等檔案資料。企業和當地的檔案管理部門提供的大量原始建檔案資料，可以使改制有據可查，有法可依，從而企業的改制得以使順利進行，檔案中所記載的企業當年實現銷售收入和利潤數據。提供了真實的原始財務資料。改制企業檔案的處置工作必須引起高度的重視，根據這些原始的檔案信息，制定好可行性較強，且保證又有資產和企業職工利益的有效改制方案。來保證國家和員工的合法權益。

二、原始的檔案為改制后的提供重要企業再發展信息

原始的企業檔案是企業知識水平和管理經驗的長期積累，有著較強的連續性。作為企業管理工作的基礎和條件，同時也是企業再發展和再提高的重要資源和保障信息。企業檔案是企業生產和經營管理非常重要的組成部分。企業的一切生產和社會活動以及企業創造與發展。整個過程都真實地反映在企業檔案上。改制后的企業現狀既是歷史企業的延續，又必須是未來企業的歷史。改制后企業新的經營管理、新的技術開發和新的產品研發與認證，都不可能完全脫離原來企業的人力、財力、物力、生產、供應、銷售等各種基礎條件所固有的原始數據，而所有這些原有的技術和信息資料都是企業檔案中才能提供的。

三、檔案是保護改制后民營企業合法權益的法律憑證

改制后和改制中的企業檔案，都是企業資產權益的具有法律效益的原始憑證。是維系該企業生存和發展的生命線和保護神。改制后企業檔案工作做的好與壞，直接關系到該企業以后最基本的合法權益是否得到保障。企業在改制后的生產經營過程中，重建的組織機構、新啟用經營管理人員、企業經營范圍都是不斷變化的。有的企業改制后，由于采用先進的管理方式突飛猛進的發展，發展成了跨行業和跨地區的多種成份的經濟組織聯盟。企業和企業之間在生產和經營過程中的經濟活動，大多都呈現多元化和復雜化的網絡結構，并不斷產生新債權和新的債務。要保護好自己企業的既得利益和應享受的合法權益，及時解決好債權問題和債務問題，以及企業和企業之間的經濟糾紛，還有企業與職工之間的勞動糾紛等諸多問題，企業就必須把檔案管理工作做到最好，使這一原始憑證得以長期的保存并保證其準確性和真實性。來作為保證改制后的民營企業的合法權益的法律憑證。

四、建立好新的信用檔案，可以提升改制后民營企業信譽度

建立好新的企業檔案可以使新企業的社會誠信度越來越高，越來越被社會所承認。誠信有著深厚的經濟效益。講誠信就是信譽，就可能持續發展。這已經成為全社會的共識。信用檔案真實的記載了企業的誠信，信用檔案主要是為了企業自身的生存和發展而專門建立的保存各種信用記錄的檔案。信用檔案是一個企業信用真實狀況的長期積累。信用好經營狀況就一定會好，經濟效益也就一定會好。人們固有的思維還是更信任國企。而改制建立的信用檔案，即可以擴大和提升企業的信用，同時也有利于推動社會信用檔案的建設。信用檔案是整頓和規范市場經濟秩序的根本策略。企業信譽是企業的無形資產，信用檔案是企業無形資產的產權證。它是企業的基礎性資源。當今的世界，市場經濟就是信用經濟。企業信譽和企業的效益息息相關，它是企業經濟發展的一種無形的推動力。企業的信用檔案是企業檔案中不可或缺的重要組成部分。為提升改制后的企業的信譽度提供了可靠的保證。

五、改制前的檔案和改制后檔案的一體化管理，保證了企業檔案的連續性

新老檔案的一體化管理要遵循文件的運動周期理論，從文件的制作到現行的使用。可分為暫時保存、限時保存、長期保存和永久保存四個階段。對改制前后的檔案工作要進行統籌規劃、科學管理。使得新老檔案一體化。來確保企業的現行檔案管理的連續性、高效性和優化性。

檔案管理工作在企業的改制中發揮了巨大的作用，由上可見，檔案管理改制對我國現代企業制度和企業的健康發展都起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作必須是立足于我國的現代企業管理的現狀。大量吸收和借鑒優秀的檔案管理成果。不斷提高檔案管理工作的水平，進一步培養優秀檔案管理人才，是企業發展的必要條件。也是社會賦予企業的歷史使命。

參考文獻

［1］人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探. 《中國新技術新產品》.2011(14)

［2］論現代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理.《學理論》. 2009(25)

篇6

1 人事檔案對高校畢業生的社會生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生檔案是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續等，都起到最原始的依據作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎。

自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業、自主創業，市場調節就業，政府促進就業”的積極就業政策。高校畢業生就業也由國家統包統分，相應調整為推薦就業、自謀職業和市場就業的就業政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業創業、敢于自謀職業、敢于自主創業的高校畢業生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策，做好公共就業服務工作、踐行“政府促進就業”的重要手段，必須抓緊抓實。

2 當前高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

當前，高校畢業生人事檔案管理工作存在問題如下：。

一是個別地方對高校畢業生人事檔案管理工作不重視。

主要表現為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規范、不完善，或者有制度不堅持、不執行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。

二是部分民營企業對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。

三是部分高校畢業生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。

某學院04年畢業生張先生大專畢業以后，決心自主創業。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業工作，企業要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業后未及時辦理檔案轉接手續，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態的高校畢業生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發檔為例，該市每年共接納各類畢業生檔案1.8萬份，實際每年發檔、轉檔約1萬份，現存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業生對自己人事檔案的淡漠心態。

以上情況的存在，導致了高校畢業生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據不完全統計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續而扣留人事檔案。2015年5月，某企業醫院因13名高校畢業生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業生聯名狀告公共就業和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰”的焦點，引發人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。

3 公共就業服務對人事檔案加強管理的措施建議

1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統一的高校畢業生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。

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（一）實踐上的可行性

目前，無論是在國內還是在國外，各種專門本文由收集整理檔案都出現了各自集中保存的趨勢，如城建檔案集中于城建檔案館。實踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問題。同為專門檔案，人事檔案是否也適合于集中到專門人事檔案管理中心進行管理呢？這個問題可從深圳市企業人事檔案管理的方法中得到啟發。深圳市的做法是實行分層次和相對集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實行分層次管理體制。全市局級干部和一、二類企業領導的檔案由市委組織部統一管理；流動干部（辭職、辭退、出國留學、受聘到三資企業、外商駐深代表機構、民營企業、私營企業、“三來一補”企業，工作的專業技術人員和管理人員的檔案由市人事局人才服務中心統一管理；上述企業流動工人檔案由市勞動局就業服務中心統一管理。二是實行集團、總公司集中統一管理，如國有免稅商品公司等單位檔案由集團公司集中管理。三是實行相對集中與分級管理體制，如建設集團本部的干部、工人、二級公司的經理、副經理、黨委（支部）書記、人事部長、辦公室主任、財務部長由集團集中管理，其他人員的檔案由二級公司自己管理。如果深圳市建立一個人事檔案管理中心，那么對于第一個管理模式來講，就是將一個全宗中的三個子系統即企業人事檔案全宗中的三個管理單位集中到一起進行管理。對于第二個模式來講，只是按照來源原則對領導干部檔案、流動干部檔案和企業流動工人檔案進行分類管理，即將一個集團、一個總公司作為一個管理單位進行管理。第三個模式與第二個模式基本是相同的，只是在一個管理單位中再分一、二級管理單位而已。區域性的人事檔案管理中心，其具體的運行機制可從非國有企業的人事檔案管理中得到體現。在具體的運作過程中，人事檔案管理中心可以按現代化管理的要求，實現非國有企業員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業職工檔案管理工作規定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動合同材料，獎懲材料，專業技術職務評審材料，參加黨、團等材料報送人事檔案管理中心裝入個人檔案。企業需要聘用這類人員時，可按照規定到人事檔案管理中心查閱其檔案。

（二）理論上的可行性

建立區域性的人事檔案管理中心可對人事檔案進行集中統一的管理。一方面體現了人事檔案現實性、真實性、動態性、集中性的要求：另一方面，符合《檔案法》關于檔案工作實行統一集中領導、分級管理的原則，檔案管理要便于社會各方面對檔案的利用的規定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區域性人事檔案管理中心的建立，體現了“統一領導、分級管理”的原則，既有利于維護人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，

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一、民營企業檔案管理工作現狀及原因分析

（一）民營企業檔案工作存在的問題

1.管理觀念落后，跟不上企業的發展規模。民營企業大多是從家庭作坊開始起步，隨市場經濟的發展逐步把企業做大。目前，“有經營思想、無檔案意識”是民營企業主中普遍存在的一種現象，這些企業主往往把大量資金投入到企業的生產、設備、技術人員上，卻在檔案管理工作的人員、設備、庫房、經費配備等方面十分吝嗇，至于檔案方面的專業知識更是缺乏。大多數民營企業主心目中沒有檔案管理，更別提檔案管理的規范化、科學化和信息化。2003年在上海和江浙的一項調查表明：13%的民營企業無人管理檔案；55.4%的民營企業未建檔案室，僅有人兼管檔案。十年過去了，此現象仍然存在。據筆者調查了解金華本地民營企業大多數未設立檔案室，有的甚至無人管理檔案。例如浙江高峰新材料管業有限公司，雖然擁有固定資產2.8億元，員工800余人，但它也未設立檔案室，只是由辦公室人員兼管文書檔案。又如浙江太陽金屬有限公司根本就無人管理檔案。這些民營企業主看不到檔案在生產、經營中的重要作用，沒有把企業檔案當作企業的無形資產的觀念。因此，即使企業產值增加和規模擴大了，檔案材料增多了，但檔案管理工作卻未能與企業的發展同步。

2.檔案管理人員缺乏專業知識，業務不熟悉，無上崗能力，不懂如何整理歸類、保管。為節約成本，民營企業的很多檔案管理人員由辦公室人員和后勤人員兼職，往往是人手少、兼職多，由于工作量大，業務繁雜，平時對檔案工作置之不理，用時才慌忙翻尋。他們沒有受過專業的培訓，不清楚檔案管理的技術和標準，導致檔案信息得不到有效地開發利用。

3.管理資源分散，缺乏健全的檔案管理制度。民營企業檔案資料四分五裂地分散在各個部門，查找利用相當不便，這是由于缺乏健全的檔案管理制度所致，各部門隨意采用自己的檔案管理辦法，應該歸檔的材料既沒有組成案卷，也沒有查找目錄。例如一些民營企業，它的基建檔案、產品檔案、技術檔案、工、青、婦、黨、團檔案、人事檔案分別由基建負責人、銷售部、技術部、工會、辦公室管理，形成典型的分散管理局面。加上監督機制不到位，如果有員工“跳槽”，就會造成核心材料和技術泄露，知識產權白白流失，那將是一種無法彌補的損失。

4、落后的法治管理辦法與新時期依法治檔的要求不相適應。目前，我國檔案管理體制和運作模式已經陳舊，難以適應民營企業檔案管理工作，由于新的體制和運作模式還沒有形成，導致檔案行政管理人員無所適從，從而忽視對民營企業檔案管理的調查研究和監督指導，而一些民營企業主由于觀念落后，也把企業檔案當成一種內部的、機密的信息，外人無權進行調查研究和指導。因此，必須盡快制定一項適合民營企業檔案管理的法律法規來解決這一課題。

（二）存在上述問題的主要原因

1.民營企業管理者缺乏檔案管理意識導致其檔案管理不能與企業發展同進步。在民營企業發展過程中，民營企業主大都忽視檔案管理而只重視生產經營。對檔案概念認識模糊的不僅是企業主，還包括管理層。幾乎沒有人認識到企業管理工作的重要組成部分不僅包括生產、銷售等內容，還包括了檔案管理這一技術工作，認識不到企業的檔案不僅僅是人事檔案，還包括企業在經營管理和生產技術活動中形成的歷史記錄，民營企業要想掌握內外部經濟技術信息資料，保證企業經營決策科學性以及提高企業效益，必須高度認識這種歷史記錄的重要性。由于認識的局限性，因此民營企業的決策者沒有把檔案工作擺到應有的位置，更不舍得投入人力、物力來管理檔案。

2.民營企業管理者檔案法制觀念淡薄導致其檔案管理成為法制盲區。1988年1月1日，我國正式頒布實施《檔案法》，20多年過去了，《檔案法》已深入國家行政事業單位中，但卻一直沒有在民營企業主中產生較大的影響，不少民營企業管理者不但自己不學習《檔案法》，而且也不組織管理層和員工進行學習，導致企業變成檔案法制的盲區。因此，他們不能依法做好本企業的檔案工作是必然的。

3.檔案行政管理部門宣傳和引導不到位，服務水平跟不上導致民營企業檔案管理形成“空檔”。民營企業經營者不了解檔案工作，不清楚哪些工作應該建檔，沒有看到檔案工作重要性。長期以來，我國對國有企業有一套較為完善的監督指導思路，但對非國有企業卻沒有，而檔案行政管理部門跟不上民營企業發展的步伐，沒有及時制訂和出臺關于民營企業檔案管理的規定，導致民營企業的檔案管理無章可循，工作也處于落后狀態。

因此，我國必須大力加強民營企業檔案管理工作，以改變民營企業檔案管理工作的現狀。

二、做好民營企業檔案工作的重要意義

（一）做好民營企業檔案工作是檔案工作適應我國經濟社會發展新形勢的必然要求。非公有制經濟是促進我國社會生產力發展的重要力量，積極發展非公有制經濟，對于全面建設小康社會和加快社會主義現代化進程具有重大的戰略意義。民營企業是非公有制經濟重要組成部分，做好民營企業檔案工作將對民營企業健康持續發展產生積極的影響。

（二）做好民營企業檔案工作是民營企業自身發展的客觀需要。良好的檔案管理，有助于民營企業增加技術和知識儲備，促進企業保護好知識產權和商業秘密，為企業的可持續發展提供強有力的保障；有助于民營企業在國際國內市場競爭中增強抵御風險的能力，并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益；有助于民營企業構筑企業信用體系，提高企業誠信度，樹立企業形象；展示企業創業發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，創新企業經營理念，提高企業的文化品位。2002年，康恩貝集團申報首批浙江省誠信示范企業就是一個很好的例子。當時集團檔案室及時提供了有關銀行、合同、產品服務、財務、納稅、勞動、環保等信用方面的原始資料，證明集團完全符合省誠信示范企業的條件，2003年3月康恩貝集團順利被評為省誠信示范單位。

（三）做好民營企業檔案工作是各有關部門建立和完善非公有制經濟管理服務體系的重要措施。社會主義經濟體制的完善要求民營經濟向著規范化、制度、誠信發展。政府有關部門的管理和服務也需要依據企業真實、可靠的信息和數據。

三、積極探索民營企業檔案工作的有效途徑

1.要做好心理引導，不斷激發民營企業的建檔熱情，鼓勵民營企業建立檔案室。民營企業檔案工作能否順利開展，最重要因素是其企業主的檔案意識。所以，能否激發私企的建檔熱情，必須要從正向和逆向思維兩方面進行積極的心理引導。正向思維就是要對國家相關檔案法律法規和國有企業檔案工作經驗進行宣傳，對那些成功利用檔案的民營企業要進行特別宣傳，使“檔案是財富、檔案是效益”的觀念在民營企業中確立，使保護和利用檔案成為民營企業的一種自覺行為。逆向思維就是要從反面讓民營企業主認識到，制約企業經濟發展原因包括落后的檔案工作觀念和行為，致命的管理漏洞皆因沒有完善的檔案管理方法和制度。

2.要勇于創新，探索民營企業檔案管理新模式。民營企業存在各種不同的情況，這種不同不僅包括人員的整體素質和企業的生產經營的不同，還包括收集保管的資料完整程度和建檔物質條件的不同。因此，根據《檔案法》的規定，結合民營企業實際情況，可以采用不同的形式讓民營企業走出檔案管理的困境。例如集中式管理、網點式管理和寄存式管理等。所謂集中式管理，是指將本企業各類檔案集中統一保管；所謂網點式管理，是指檔案實體按類別分散保管在有關部門，各類檔案的目錄集中統一保管在綜合檔案室；所謂寄存式管理，是指民營企業將自身形成的檔案寄存在地方檔案館或檔案中介機構。

3.要改變觀念，為民營企業提供形式多樣的服務。在市場經濟條件下，僅靠宣傳和行政手段來要求民營企業搞好檔案管理工作是行不通的，只有為民營企業提供形式多樣的服務才能讓他們心甘情愿地接受。一是建立新型服務體系。通過建立數字型檔案，打開檔案信息化服務的通道，讓民營企業可以在網上查詢檔案工作信息。同時建立市場咨詢檔案，使商業信息進入民營企業的存檔空間。二是宣講國家相關法規。運用檔案網站的傳播優勢，使最新的法規、標準、成功作法得到有效傳播，同時聯合新聞單位，把增強全社會的檔案意識和普及檔案知識通過現代傳播手段進行傳播：三是編寫工作指南和業務指導材料贈送給民營企業，指導其用科學的理念來搞好建檔工作。民營企業有別于國有企業，在指導民營企業規范管理檔案時，要簡化有關程序，簡化各類文件歸檔整理要求，分類盡量簡單靈活，便于操作，編發的指導材料也要具有針對性和操作性，使檔案人員做起來得心應手。四是加強有針對性的培訓。針對民營企業檔案人員“兼職過多”的特點，檔案部門可采取現場培訓、上門培訓、遠程培訓等各種形式，幫助民營企業檔案人員掌握檔案管理的基本要求和應用計算機的技能，真正解決民營企業在檔案工作中遇到的問題。

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(一)做好民營企業檔案工作是檔案工作適應我國經濟社會發展新形勢的必然要求。非公有制經濟是促進我國社會生產力發展的重要力量，積極發展非公有制經濟，對于全面建設小康社會和加快社會主義現代化進程具有重大的戰略意義。民營企業是非公有制經濟重要組成部分，做好民營企業檔案工作將對民營企業健康持續發展產生積極的影響。積極鼓勵、支持和引導民營企業檔案工作發展，是檔案部門為我國經濟建設和現代化建設服務的一項重要內容。

(二)做好民營企業檔案工作是民營企業自身發展的客觀需要。民營企業檔案是民營企業在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，它反映了民營企業成長與發展的歷程，是企業的重要資產和信息資源。建立健全檔案工作對民營企業提升整體管理水平、維護企業和職工合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業發展具有重要作用。

(三)做好民營企業檔案工作是各有關部門建立和完善非公有制經濟管理服務體系的重要措施。社會主義市場經濟體制的完善要求民營經濟向著規范、制度、誠信發展；政府有關部門的管理和服務也需要依據企業真實、可靠的信息和數據。各有關部門和工商聯要充分認識檔案工作在規范非公有制經濟發展中的重要作用，加強協作，引導和促進民營企業經營者樹立檔案意識，健全檔案工作，完善基礎管理。

二、鼓勵支持和引導民營企業建立健全檔案工作

(四)促進民營企業檔案工作與民營企業同步發展。各級檔案行政管理部門、中小企業管理部門和工商聯要貫徹落實黨和國家關于促進非公有制經濟發展的方針政策，把推動民營企業建立健全檔案工作列入議事日程，為民營企業創造平等競爭的法律環境、政策環境和市場環境，促進民營企業提升檔案管理水平：

各級檔案行政管理部門要利用多種形式，向民營企業廣泛宣傳國家有關檔案工作的法律、法規和標準規范，遵循指導民營企業檔案工作的原則，誠心誠意、一視同仁地為民營企業服務，推動民營企業檔案工作實現制度化、規范化管理。

各級中小企業管理部門在貫徹執行黨和國家有關非公有制經濟發展政策時，要提出建立健全檔案管理的要求。在積極鼓勵民營企業提高自身素質，改善經營管理水平，完善公司法人治理結構和企業組織制度的同時，引導民營企業建立檔案工作，承擔好保護檔案的義務。

各級工商聯要主動發揮黨聯系非公有制經濟人士的橋梁紐帶作用和政府管理非公有制經濟的助手作用，為民營企業提供交流、研討檔案工作的平臺，并把建立健全檔案工作列入對民營企業經營者培訓和對民營企業發展進行指導的內容。

(五)不斷提高為民營企業檔案工作服務的實效。各級檔案行政管理部門要加強統籌規劃，拓寬服務渠道，突出服務主題，主動為民營企業提供檔案業務咨詢、檔案整理和代存、檔案技術服務及檔案人員推薦、培訓等服務；適時引導建立檔案業務協作組織，提供互相交流和學習的機會；逐步建立適應民營企業檔案工作特點的社會化服務體系，滿足民營企業對檔案工作的需求。

(六)加強對民營企業檔案工作的分類指導。各級檔案行政管理部門對民營企業檔案工作的指導，要堅持自主管理、因企制宜的原則，樹立和培養典型，宣傳和推廣典型經驗，啟發民營企業對檔案工作的內在需求，引導民營企業做好檔案工作。要從實際出發，對不同行業、不同規模的民營企業檔案工作實行分類指導。

檔案行政管理部門要加強對民營企業中關系國家利益和安全、涉及公共利益、記錄社會重大事件和活動，以及企業應當承擔社會責任等方面檔案的監管。具體范圍由各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門確定。

(七)加強領導、協調配合，全面推動民營企業檔案工作。各級檔案行政管理部門、中小企業管理部門、工商聯以及有關行業組織應加強領導和指導，密切配合，針對民營企業的特點，深入調查研究，不斷總結經驗，探索適應市場經濟要求、符合民營企業實際、有效促進民營經濟健康發展的企業檔案管理模式。

三、促進民營企業檔案管理水平不斷提高

(八)建立與企業發展相適應的企業檔案工作。民營企業應按照《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理規定》的要求，加強企業檔案管理，確保檔案真實有效。把檔案信息資源的積累、保管和利用納入企業生產、經營和管理的各個環節。在保證檔案齊全、完整和準確，便于有效利用的前提下，檔案管理方式可采取集中統一管理、分級管理或寄存等多種形式。倡導企業實行檔案、圖書、情報、資料等信息資源一體化管理。

(九)制定企業文件材料歸檔和檔案管理各項規章制度。民營企業應明確本企業文件材料歸檔范圍、歸檔時間與歸檔要求，確保歸檔文件材料齊全、完整、準確與系統。企業應強化對資產產權、商業信譽、知識產權、合同協議、客戶信息和企業文化等方面文件材料的收集和積累。制定檔案管理工作各項規章制度，采取有效措施，確保檔案歸檔齊全、整理規范、保管安全、利用便捷。

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1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

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1.軟件系統更新滯后于硬件設施建設

當前，經批準有人事檔案管理權限的絕大多數為政府所屬人才中介服務機構，經長期運營發展，與人事檔案總量相匹配的硬件設施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設施、系統上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務中心目前的人事檔案管理系統系21世紀初期配置，近十年來，人事檔案數呈幾何倍級增長，使用的管理服務系統卻沒有及時升級，出現原始檔案信息不能加入管理系統，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統外遠程查詢、受理無法實現等情況。由此帶來諸多管理服務中的不便，導致優質人事檔案管理服務不能到位。

2.信息化程度不高制約服務水準提升

隨著上世紀末高校持續“擴招”，高校畢業生總量近年劇增，處在“擇業期”的大中專畢業生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數人事檔案都進入工作地或居住地所在的人才服務機構。這批高學歷、高素質檔案托管人使用網絡的頻次非常強，大多都習慣使用網絡處理個人有關事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項只能往返于人才機構和居住地之間，既給機構前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當事人增加了較大的辦理成本。

3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費

長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務辦理程序、服務通道等方面存在一定的滯后，導致當事人對個人檔案不關心、不重視。這也是人才服務機構每年都出現相當數量的“死檔”、“無人檔”的關鍵原因。另一方面，一部分民營企業對員工檔案不重視，沒有認識到通過檔案了解員工相關情況從而達到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費。

二、加快人事檔案管理信息化建設有效途徑

檔案資源對企業、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計算機和網絡通信技術的迅猛發展和應用，傳統檔案管理與服務方式已經不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數量的劇增，以信息化建設為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務機構的必然選擇。要建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網絡系統，建設一個有限開放性檔案管理系統，把檔案信息轉化為可利用的社會資源，便于企業更快捷方便尋找合適人才。

1.加大資金投入，開發一整套人事檔案管理系統

隨著流動人員及大中專畢業生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數量成倍增加，現行管理系統已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統勢在必行。

這套系統既要包括內部管理系統，又包括遠程使用、服務系統。內部管理系統將檔案原有的基礎數據重新導入，并在現有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數據庫，讓常規性查閱利用、統計、調取等實現自動化，替代現行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠程管理系統應將存檔人員檔案基本信息上傳至網絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質量。從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業技術力量，開發建設市場化人事管理系統，將獲得比投入更大、更有效的產出，實現遠程服務和資源共享。

2.加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能

實現檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統只是基本，要實現長期穩定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質高水平的檔案管理人員。

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1.1多頭管理問題突出

受到客觀因素的影響，當前我國諸多部門都有檔案保管職能，不論是省市的人才交流機構還是各級職業介紹機構，乃至社保部門都有這一權限，同時社會中介組織、行業機構所辦的人才交流機構、職業介紹都可以管理流動人員檔案，多頭管理，毫無秩序，無法實現統一管理。

1.2流動人員對檔案管理不夠重視

很多流動人員都將檔案找到可以存放的單位后便置之不理，而一些民營企業更是不在乎流動人員的檔案在何處。一些流動人員認為檔案在其找工作或求職中不夠重要，而且這種情形還受到年紀影響，越年輕越不夠重視檔案，同時也反映出檔案管理在黨政機關、事業單位和大型國有企業中的種種管理制度同其他各類非公企業和自主創業人員檔案在用途上的差異較大。而從企業的角度來說。人事檔案并無法準確判斷人才的真實情況及準確客觀背景，這都在一定程度上影響流動人員檔案管理的標準化與正規化趨向。

1.3部分檔案的管理職能無法有效發揮

在我國現有的體制中，對檔案接收有一定限制，例如沒有報到證或民辦院校畢業生的檔案接收問題等；其次是各省區彼此間轉移檔案時對轉正定級的要求不同，由于當前我國個人托管的檔案很多是在轉遞的時候才根據對方接收單位的要求辦轉正定級，那么現辦、補辦等問題各省區的處理標準不統一；最后是政策與收費方面，某些省份在畢業生畢業后的2年是免費的，但大多數省份仍然是收費的，是必須要支付一定的費用的。可以說人力資源和社會保障部門承擔著合理配置人才資源的職能，通過加強流動人員檔案管理來推動流動人才的管理，實現人才流動管理的規范化。

2.增強流動人員人事檔案管理社會化服務水平的對策

為了適應社會主義市場經濟和國家實施西部大開發戰略的需求，要增強政府人力資源和社會保障部門公共服務水平，提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平勢在必行。

2.1建立共識，推動發展

要想強化流動人員的人事檔案管理工作必須要強化對流動人員認識檔案轉遞過程的控制，受到當前我國流動人員特征的影響，而且各省所采取的標準不一，導致檔案在轉遞過程中調節問題較難。對此，國家人力資源及社會保障部門必須要發揮主動作用，規范全國各省區間的檔案轉遞的標準，通過強化人事檔案流轉過程的管理實現對檔案管理的標準化與規范化，引導人才流動，體現出人事檔案的價值。

2.2增強檔案材料的收集、歸檔與鑒別的規范化

要想提高人事檔案管理的的質量，關鍵是要做好檔案的一系列工作，包括從材料的收集到后期的補充與歸檔，這些都將影響到歸檔的質量，對所收集的檔案材料必須要按照規范檢驗其手續是否完備，核實其內容是否準確，精煉，仔細鑒別，確保所歸檔的產品是符合規定的，而對不符合要求的材料要及時返回，限期修改，確定準確后方可歸檔，而對那些不在歸檔范圍內的材料要及時退還給相關單位，避免丟失與積壓。

2.3受到地域影響較大

受到地域特征的影響，各地流動人員數量不等，情形不同，尤其受到經濟發展影響較大，因此我國在進行流動人員管理的過程中要考慮到各地的情況采取不同的管理方法，促進管理水平的提高。

2.4加強人口分類管理效率

人事檔案管理必須要遵循我國的相關法律，不僅要按照《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》進行管理，要遵循集中統一、歸口管理的原則，所以流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，當前我國檔案多頭管理問題較為嚴重，檔案服務水平差距較大，而且各地、各部門服務水平差距較大，無法實行統一的規范標準，要想改善流動人員的人事檔案工作效率，就要改善人口檔案管理的效率，做好分類管理工作。

2.5做好人事檔案的保密工作

一直以來，我國的檔案工作的都被定義為服務型的工作，但其實該項工作涉及面較廣，牽涉到很多機要部門，因此其保密工作同樣重要，與一般的服務工作不同，該項工作的保密性較強，一般我國檔案工作是被歸類為機要部門，是自然形成的，很多材料都是單一性的，不可復制的，一旦丟失那么將無法修補，因此，做好人事檔案的安全工作十分重要。所以，要想增強流動人員人事檔案管理工作的社會化水平就必須要在結構設置、人事安排、經費保障等環節做好相應的規范，從制度上、組織上對流動檔案人事管理提供充分的保障。

2.6實現流動人員檔案管理的法制化目標

篇13

一、企業人事檔案管理中的路徑依賴

1.企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現象不斷自我強化，導致了企業人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

2.企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

目前，仍有不少企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

3.企業人事檔案管理不規范，利用率低。

有些民營企業是從家庭小作坊發展起來的，管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。這些原因相應地造成了企業人事檔案價值不高，利用率降低。

二、企業人事檔案管理的路徑選擇

企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業的一切管理工作都是以是否有利于企業獲得利潤為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業的人事檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能生存和發展[4]。因此，針對企業的特點，應突破傳統人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現代化的新路徑。信息化是從原始靜態檔案管理到動態檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創新的起點。這一路徑的選擇對企業人事檔案管理提出了新的要求。

1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2.依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓，培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3.建設人事檔案管理系統是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統的主要功能如下圖所示：

人事檔案管理系統

數據復制

文件傳輸

報表管理

員工管理

系統安全

一方面，通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書，業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理[5]。

另一方面，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。

三、路徑選擇中應注意的問題

1.信息化檔案管理面臨的經費問題。

檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業，尤其是中小企業去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統的人事檔案管理上。超級秘書網

2.檔案保密和檔案安全受到挑戰。

信息網絡已經不斷的深入到各個領域。在網絡環境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業檔案管理現代化的高度重視，需加以研究解決。

總結

綜上所述，本文分析了我國企業現行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業人事檔案管理，以網絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為企業提供服務。

參考文獻：

[1]諾思.制度、制度變遷與經濟績效[M].上海：三聯書店，1994

[2]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005，5：10-12