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1 計劃生育檔案歸檔工作的意義
在計劃生育檔案管理工作中，結合管理需要，提升歸檔工作效率是不可忽視的內容，其重要意義表現在以下方面。
1.1 保證檔案資料完整
歸檔工作是檔案管理的重要流程，也是計劃生育檔案管理的重要內容。在開展歸檔工作時，通過采取有效措施，遵循規范流程進行歸檔，保證資料收集完整。有利于確保檔案資料完善，防止資料遺漏和丟失，進而為計劃生育管理和決策提供參考和依據。
1.2 提高檔案利用效率
要想實現對計劃生育檔案資料的有效利用，首先就要做好歸檔工作。作為管理人員，通過嚴格執行相關規范措施，有利于避免檔案資料丟失，提高檔案歸檔率。進而實現對歸檔工作的有效改進，也為提高計劃生育檔案管理工作效率奠定基礎。
1.3 促進作用有效發揮
加強計劃生育檔案歸檔工作，保證各項資料完整，能為管理和決策提供參考和依據。進而方便使用者對檔案資料進行查詢，有利于提高檔案資源利用效率，同時也能為各項工作的有效開展奠定基礎。
2 計劃生育檔案歸檔工作存在的問題
雖然歸檔工作具有重要作用，但在檔案管理工作中，相關制度沒有嚴格落實，一些工作人員素質偏低，制約歸檔工作效率提升，存在的不足表現在以下方面。
2.1 制度沒有嚴格落實
雖然很多單位制定嚴格的歸檔管理制度，對各項工作開展具有重要的指導作用和價值。但在歸檔工作中，相關制度沒有嚴格執行，一些工作人員歸檔和管理意識淡薄，難以有效規范歸檔工作，制約計劃生育檔案歸檔水平提升。
2.2 責任意識比較單薄
相關單位忽視提高檔案管理人員素質，他們沒有嚴格執行歸檔工作流程，信息技術應用不到位，檔案管理數字化被忽視，影響歸檔工作效率提高。此外，也沒有建立完善的管理培訓制度，難以提升檔案管理人員綜合素質，不利于激發他們的工作潛能，導致在歸檔管理工作中缺乏責任意識，制約歸檔管理的實效性提升。
2.3 管理流程不夠規范
歸檔管理有著明確的規范和流程，對各項工作開展產生重要指導價值。但在計劃生育歸檔工作中，相關流程沒有得到嚴格執行和落實，工作流程不規范，相關細節沒有得到有效把握，不利于提升歸檔工作水平。
2.4 獎懲激勵沒有執行
健全完善獎懲激勵機制有利于提升歸檔效率，充分調動檔案管理人員積極性。但在歸檔工作中，一些單位不注重激發工作人員熱情，獎懲激勵機制沒有嚴格落實。導致工作實效性不足，難以有效提升歸檔工作效率，也不利于激發檔案管理工作人員的主動性。
3 計劃生育檔案歸檔工作存在問題的解決方法
為彌補歸檔工作存在的不足，有效提升檔案管理的歸檔效率。結合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下解決對策。
3.1 嚴格執行管理規章制度
歸檔管理工作的有效開展，工作效率提升，離不開健全完善的制度約束和規范。作為管理人員，應該嚴格執行歸檔管理各項制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的歸檔管理規章制度，明確歸檔管理目標和流程，讓管理人員有效履行職責，嚴格執行和落實各項制度措施，提高歸檔管理制度化和規范化水平。其次，落實歸檔管理責任制。為防止相互推諉現象發生，在歸檔工作中要嚴格落實各項制度措施，明確管理人員職責，讓他們在規定范圍內開展各項工作。進而有效規范歸檔管理每個要點和工作流程，激發工作人員熱情。要增進歸檔工作人員相互之間的聯系，加強協調與配合，相互形成合力，實現對各項規定的有效執行，努力提高計劃生育檔案歸檔工作效率。最后，建立并落實管理培訓制度，綜合采用課堂授課、現場參觀和訪問學習、相互借鑒和交流、觀看視頻等形式，熟悉歸檔管理工作流程，提高檔案管理人員綜合技能和素質。并提高計算機應用技能，掌握檔案數字化管理和應用技巧，構建歸檔管理信息工作平臺，順應新時代和新形勢，促進計劃生育檔案管理水平提升。
3.2 提高管理人員責任意識
認真學習并掌握《檔案法》的相關規定，讓歸檔工作的開展具有制度約束和規范。讓檔案管理人員有效增強責任意識，加強相關制度和工作流程的學習和交流，尤其是加強對檔案管理人員業務和技能培訓。采用案例展示等形式，讓管理人員充分認識歸檔管理的重要作用，增強歸檔意識和責任意識，努力提升歸檔工作效率，為計劃生育決策和管理創造條件。檔案管理人員還要主動作為，積極履行職責，在歸檔過程中做好資料審核工作，確保檔案資料完整，實現對資源的有效開發和利用。另外還要積極配合本單位檔案資料檢查工作，加強質量審核，獲得本單位領導的重視。進而得到人力、物力、財力方面的支持，也為提升歸檔率，促進檔案管理水平提高創造條件。
3.3 落實歸檔管理工作流程
計劃生育檔案歸檔應該嚴格遵循工作流程進行，推動各項工作制度化和流程化，有效約束和規范各項活動，努力提高歸檔工作實效性。管理人員要嚴格執行歸檔工作流程，定期對工作人員開展業務和技能培訓，讓他們熟練掌握各項操作，努力提升工作效率。利用計算機和互聯網，構建歸檔管理信息系統，建立數據庫，促進資源共享。對歸檔流程做好詳細記錄工作，統計每個月檔案的歸檔情況，為改進服務和工作流程創造條件。設立專門負責人員加強檔案管理監控，保證各項制度得到有效落實，讓工作人員嚴格按規范流程對計劃生育檔案進行歸檔。
3.4 建立落實獎懲激勵機制
根據歸檔工作需要，建立并嚴格落實計劃生育歸檔管理獎懲激勵機制，激發管理人員積極性。對歸檔效率高，相關制度嚴格落實的單位和個人實施獎勵，包括物質和精神上的獎勵。對沒有認真履行職責，管理工作不到位的個人和單位采取懲罰措施。
4 結束語
作為計劃生育檔案管理的重要內容，歸檔工作是不可忽視的環節。因此，管理人員在開展檔案管理時，應該充分認識其重要作用，結合計劃生育工作需要，健全并嚴格落實各項制度措施，努力提高管理工作效率和歸檔率。從而確保檔案資料完整，為計劃生育管理和決策提供參考和依據，促進檔案歸檔工作水平提升。
參考文獻
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瓊海市開展村級建檔工作，得到了市委市政府和鎮委鎮政府的重視、支持。市里成立了村級建檔工作領導小組，由分管常委和有關部門的人員組成。鄉鎮、村也相應成立建檔領導小組，使村級建檔工作級級有人管、層層有人抓。市委市政府于1999年3月26日聯合下發《關于在全市村委會一級開展建檔工作的通知》，明確了任務，提出利用三年的時間完成全市村級建檔工作任務，建檔率要達到100％。
（二）抓好宣傳發動，提高建檔認識
在開展村級建檔過程中，瓊海市檔案局始終注意抓好宣傳發動工作，利用電視、廣播、報紙、宣傳車、橫幅、黑板報、大小會議等各種形式進行宣傳，同時吸收熱心檔案工作的老支書、老干部、老黨員、離退休人員作義務宣傳員，增強了大家的建檔意識，使村級建檔工作順利開展。
（三）抓好業務培訓，提高業務水平
根據上級的有關要求和村級建檔的實際，編寫了《瓊海市村級檔案歸檔文件材料收集范圍》、《瓊海市村級檔案室檔案保管期限表》、《村級檔案卷宗歸檔方法和步驟》、《建檔說明的擬寫》、《建檔說明范例》等規定、標準和制度。此外，還層層舉辦培訓班，對鄉（鎮）、村文書（檔案員）進行業務培訓，以便更好更快地掌握建檔方法。
（四）監督檢查指導，促進建檔落實
在檢查指導過程中，瓊海市檔案局主要采取兩個做法，一是分片指導，把局的全體干部分成四個組，把各鄉鎮分成四大片，每組負責一片，一包到底。遇到特殊情況，集體討論，共同解決。二是定期召開會議，如建檔工作會、情況通報會、討論交流會、總結表彰會等，及時了解村級建檔工作中出現的各種情況，及時指導、解決問題。
二、開展村級建檔工作初見成效
（一）促進農村民主政治建設，規范村務管理
嘉積鎮下寨村委會由于財務管理混亂，嚴重地影響了干群關系，群眾懷疑村支書貪污集體征地款，舉報到市檢察機關。在開展村級建檔工作中，瓊海市檔案局積極協助指導鎮工作組清理財務，按照規范要求建立起村級財務檔案，為檢察機關查處案件提供了幫助，對穩定該村的干群關系起到了積極的作用。
（二）促進農業生產和科技進步
陽江鎮棉坡村委會以種植胡椒聞名，在開展村級建檔工作中，不但幫助他們建立文書檔案的同時，還重點幫助他們建立胡椒栽培、防治病等技術種植檔案，為胡椒種植戶提供服務。幾年來，除了本村胡椒種植戶外，不少市內的胡椒種植戶都到該村查閱檔案資料，解決胡椒種植中的疑難問題，直接促進了農作物的增產增收。
（三）促進農村精神文明建設，維護農民利益
一是土地承包檔案給農民群眾吃了“定心丸”；二是檔案憑證在為解決農民切身利益的土地、房屋、分配等方面的矛盾中起到了決定性作用。2000年，嘉積鎮南堀村準備將村里的30畝地承包給客商建磚瓦廠，鄰近的南中村對該地提出權屬爭議，南堀村找出本村的檔案資料，證明該地是第一輪土地承包時發包給本村村民耕作的土地，一
場一觸即發的土地權屬糾紛通過利用檔案而化解，保證了價值近20萬元的經濟收入。
三、開展村級建檔工作的幾點體會
（一）領導重視，是做好村級建檔工作的關鍵
要做好村級建檔工作，首先必須爭取各級領導重視和支持。幾年來，瓊海市檔案局積極主動地去請示、溝通、宣傳、說服，取得了各級領導的重視和支持，為按時、按質、按量完成村級建檔任務提供了一個先決的條件。
（二）抓好業務培訓，是做好村級建檔工作的重要基礎
村級建檔工作，地域廣大，檔案人員專業知識缺乏，業務基礎薄弱，不確定因素很多，因此，相對機關檔案工作來說，難度也就更大，而抓好鄉村檔案人員的培訓就顯得更為重要。幾年來，瓊海市檔案局采取邊培訓理論學習，邊進行實際組卷操作，并選點讓學員現場學習觀摩等方法，使他們不僅迅速掌握到整理歸檔的相關技能，而且通過現場觀摩，從中得到啟發，煥發出建好本村檔案室的激情和動力。
（三）深入檢查，監督指導，是做好村級建檔工作的保證
檢查促進度，指導帶上路，幫助割尾巴，一環扣一環，緊緊地貫穿于整個村級建檔工作的始終。實踐證明，開展村級建檔工作，檢查、監督指導必不可少。在村級建檔工作中，有時候好話說千遍，道理講萬遍，不如親自幫一幫。由于地域經濟發展的差異等原因，能不能建檔，受到諸多客觀因素的制約，要求檔案部門的業務指導必須因地制宜、切合實際。有些村委會經濟基礎較好，早就萌發了開展檔案工作的愿望，但對檔案專業知識知之甚少，針對這種類型，檔案部門就派員上門指導，手把手教會他們方法。有些村委會經濟發展不很富裕，想建檔又心有余而力不足，對于這種情況，檔案部門就不辭勞苦，加班加點，無償提供裝具、人力服務。有的村委會因為原來管理不到位，文件材料損壞、散失現象嚴重；有的有能力、有條件建檔，但沒有人愿意承擔建檔任務，總想無事一身輕；有的發動建檔時，滿口答應，過后無動于衷；有的得過且過，沒有按規定、標準建檔；有的謊報進度。凡此種種，檔案部門都通過加強檢查監督的力度，做到勤檢查、勤幫助，逐一加以解決，取得明顯效果。
（四）發揮試點示范作用，是做好村級建檔工作的有效手段
常言道，學有榜樣，趕有目標。嘉積鎮南堀村委會是省檔案局親自抓的點，是海南省第一家行政村建檔示范點單位。在建檔工作全面鋪開的過程中，瓊海市檔案局注意發揮這個試點村的典型示范作用，起到了不可估量的作用。村級建檔工作期間，全市到南堀村參觀學習的村委會達到95％以上。
（五）建章立制，是村級建檔工作健康、持續發展的有力措施
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在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高
近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。
（三）對文書檔案管理工作不重視
當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。
2 提高文書檔案管理工作的強化措施
（一）重視文書與檔案工作的銜接效果
文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。
（二）建立現代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（三）采用現代化的文書檔案管理技術
在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。
（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍
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一、歷史文化檔案編研工作的意義
（一）編研工作是檔案工作的重要組成部分。是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。2004年，中央和國務院曾頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，從國家政策層面上首次明確了文化檔案編研工作的戰略地位，強調“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位”。
歷史文化檔案是檔案的重要內容之一，歷史文化檔案的編研，也是檔案編研工作的主要內容之一，在檔案編研工作中具有十分突出位置。余姚是省歷史文化名城，歷史文化底蘊深厚，素有“文獻名邦”之稱，近年來，市檔案管理部門在社會各界的大力支持下，興起歷史文化檔案編研熱潮，目前編研歷史文化檔案已達100多種、200多冊。
（二）歷史文化編研工作是保護歷史文化檔案史料、方便利用的有效措施和途徑。歷史文化檔案大部分為孤本，如余姚市檔案館、博物館、五桂樓藏書樓收藏的“四先賢”等歷史文化名人的一些文稿和其它檔案資料，包括現代從海內外收集的，絕大多數為孤本，在開展利用服務時，直接提供原件，容易破損，影響檔案質量和壽命，導致這部分檔案不能對外開放。
而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以使這些資料長久保存，又不影響它的開放利用。如王陽明的詩，目前分散在各種原始檔案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年編研出版了《王陽明詩集》，在內部發行，便于利用。
（三）開展歷史文化檔案編研工作，對于建設歷史文化名城具有重要作用。余姚歷史文化淵遠流長，檔案資料十分豐富。余姚是七千年前的河姆渡文化遺址的發源地，曾是遠古時期長江流域中華文明的搖籃;秦時建縣，明清時期形成的姚江文化，更是在中國文化思想史上具有重要地位，期間出現了王陽明、朱舜水、黃梨洲等杰出思想家，連同嚴子陵成為中國文化史上具有重大影響的余姚“四先賢”;抗戰時期，作為全國十九個革命根據地之一四明山抗日革命根據地，形成了獨特豐富多彩的革命文化。
這些歷史文化檔案，從上世紀九十年代后期就規劃編研出版《姚江文化叢書》，已陸續編研了二十余種檔案資料，如《姚江傳統建筑》《姚江文化史》《姚劇劇作選》《浙東抗日根據地革命文化史料》《姚江名人》《姚江風俗》等，對余姚的歷史文化名城的軟件硬件建設起到了積極作用，特別是《姚江傳統建筑》對于傳統歷史特色街區的設計和名人建筑的復原，提供了大量真實的資料。
（四）開展歷史文化檔案編研工作，對于加強愛國主義教育也具有十分重要的意義。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。通過編研，檔案可以提高社會利用率，擴大公眾認知度，很多檔案材料還通過再編研、再創作成為愛國主義教育題材。
根據河姆渡遺址發掘過程中所形成的檔案資料，編研成《河姆渡遺址》，并根據這個編研材料設計了河姆渡遺址文化遺址展覽，已成為省愛國主義教育基地;根據《浙東革命文化史料》《余姚文史資料?余姚解放四十周年專輯》等編研資料，在2015年4月革命老區梁弄鎮重新復原了抗日革命根據地的舊貌，已成為全國愛國主義教育基地;又如余姚姚劇團根據王陽明和嚴子陵的編研資料，撰寫了《王陽明》《嚴子陵》劇作，在省內公演，王陽明的“真三不朽”，嚴子陵的“高風亮節”，被形象地展現出來，引起了強烈反響，被推薦為余姚中小學生愛國主義教育教材。
二、當前歷史文化檔案編研工作存在的問題
（一）檔案保管的分散性。歷史文化檔案資料的豐富性和多樣性，決定了當前檔案資料館藏的分散特點，但對于編研工作來講，不利于綜合開發利用。
余姚素有“東南名邑”之稱，歷史文化積淀十分豐厚，但沒有集中收集館藏，分別散藏在市檔案館、博物館、史志辦、黨史辦、政協辦、梨洲文獻館、文化館、圖書館及一些民間編研機構、學會、協會和個人收藏愛好者手中。這對編研工作帶來了負面影響，如確定專題編研時，先要做大量協調工作，對各類分散的檔案進行調查摸底，還要辦理借閱手續等。
另外，由于各類收藏檔案側重面不同，還存在著檔案的安全問題，這將給編研工作帶來較大影響。
（二）檔案編研的功利性。檔案編研是一項十分嚴肅、十分嚴謹的工作，承擔著“存史”的職責，真實性和嚴謹性是最為重要的原則，也是編研材料的價值所在。但是，一些單位和部門存在著為編研而編研，為出書而出書的偏向，如為召開某某名人學術研討會，為紀念某某名人幾十周慶典活動，由于編研工作時間倉促，收集查閱資料有限，草草出書，同時又請名家題詞，領導寫序等，帶有明顯的功利性，影響了編研成果的質量。
（三）編研工作者知識的單一性。檔案編研工作者一般是單位在編人員，他們歷史文化知識豐富，工作勤懇，任勞任怨，年齡普遍較大，對歷史文化檔案編研工作作出了巨大貢獻。但隨著當前科技的迅速發展，特別是信息化、數字化技術在檔案中的應用，要求檔案編研工作者不僅要掌握檔案相關知識，掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識，還應掌握相應的外語及計算機知識，才能更好更有效地開發檔案信息資源。他們單一性知識又在一定程度上制約了編研工作的發展。許多編研者不善于利用數字化技術查找和編研檔案資料，也不懂外文，來查閱外籍人士對我國歷史文化的研究，如日本人對王陽明的“心學”“良知”的研究非常系統，著有大量學術論文;朱舜水在反清復明失敗后，東渡日本講學多年，他的“實學”思想在日本有巨大的影響，形成了大量豐富的檔案材料，由于不懂日文，一些編研工作者只能望文興嘆。
（四）編研工作的重復性。由于檔案保管的分散性和編研工作的功利性，又導致了編研工作的重復性。如對余姚市革命文化史料，不同部門曾出現過多次編研活動，形成了多個編研材料，如《余姚革命文化史料選編》《浙東抗日革命根據地史料選編》等，內容大同小異。雖然文化和學術講究百花齊放、百家爭鳴，但對歷史文化檔案的編研工作由于其真實性和嚴謹性的特點，應有序開展，不宜重復編研，否則就會浪費有限的資源和財力物力。
三、歷史文化檔案編研工作新途徑
（一）統一規劃，增強歷史文化檔案編研工作合力。由于歷史文化檔案收藏的分散性，對歷史文化檔案的編研應由權威部門統一規劃，還應根據文化建設發展需要，根據歷史文化檔案特色，統一編制編研計劃，整合所有歷史文化檔案，整合編研人員力量，分階段實施，提升編研材料的質量，擴大編研成果的影響力。
如余姚自上世紀90年代開始，就對歷史文化檔案的編研工作制訂了規劃，由市政府出面協調，確定《姚江文化叢書》編研25冊，分別由檔案局、政協辦、史志辦、黨史辦、文化局等單位和部門落實，檔案材料實現共享，該叢書已基本編研完畢，對檔案的利用工作發揮了較大影響。
（二）精確選題，突出地方歷史文化特色和亮點。歷史文化檔案的編研，其目的是如何讓檔案更好為社會利用，更好地為文化建設、經濟建設服務，為社會發展服務。因此歷史文化檔案的編研，一定要注重選題，選題上既要堅持有創意，突出特色，又要注重實用。
近年來，余姚編研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化叢書》25冊以外，還編研出了《認識黃宗羲》《河姆渡遺址》《余姚文史資料》（30多輯）、《余姚名人》，及反映抗戰文化的《紅色記憶》《古邑紅旗揚》等，這些編研材料專題性強，有深度，具有一定的史料價值，體現了地方文化特色，有利于促進余姚文化建設和歷史文化名城建設，在社會各界均產生了良好的影響。
（三）采用先進技術，提高檔案編研現代化工作水平。隨著現代科技的迅猛發展，社會生產方式和生活方式發生了重大變化，人們對檔案的利用和需要已不滿足于過去在檔案室查閱復印一下資料的手工方式，數量大，時效性強，專題性和準確性要求提高，這也要求歷史文化編研過程中采用計算機編目檢索技術、檔案編研材料數字化處理手段，實現編研材料的網絡化。編研材料的網絡化，是指一定區域內，符合條件的檔案室、檔案館、博物館、文化館、圖書館等建檔單位，都可通過計算機網絡來查閱編研材料，以提升檔案編研工作水平，提高檔案編研材料的社會利用效率，更好地達到檔案編研工作服務社會、服務發展的目的。
（四）努力提高編研人素質，提升檔案編研成果質量。檔案編研工作是一項專業性、技術性和知識性較強的工作，檔案編研人員應具有良好的政治素質和業務素質，應忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規。檔案編研工作的專業性、技術性特點，要求檔案編研人員除了具備系統扎實的檔案學的基本理論、基本知識和基本技能外，還需要有淵博的歷史文化知識和地方文獻知識脈絡，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機技術水平和一定的外文知識，利用現代化的檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富歷史文化檔案編研材料，增強編研工作的實效性，提高編研成果的水平和質量。
總之，歷史文化檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是一項功在當世，利于后代的偉業，也是一項持久的建設工程。作為檔案編研工作者，一定要加強學習，提升自身素質，勤奮工作，勇于探索，克服編研工作中存在的問題和困難，努力編研出更好、更多的歷史文化檔案材料，努力為文化建設服務，為社會服務。
【參考文獻】
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一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
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第三條本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在各項活動中直接形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
第四條民營企業檔案是企業全部活動的真實記錄，是維護企業經濟效益、合法權益的重要依據。企業應本著自我治理、自我完善、自我發展的原則，統一治理本企業全部檔案，維護檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第五條民營企業應當依法治理本企業檔案，明確治理檔案的部門或者人員，提高職工檔案意識。
第六條民營企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力，積極參加檔案業務進修和培訓。
第七條市檔案行政治理部門負責對本市行政區域內民營企業的檔案工作進行監督和指導。
第二章檔案收集與整理
第八條民營企業負責檔案工作的部門應當建立健全各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔等制度，確保企業各項活動的歸檔文件材料的完整、準確、系統。
第九條民營企業的文件材料的歸檔范圍主要包括：
（一）企業開辦和變更的申請、審批、登記、注冊、企業章程、投資各方簽訂的合同以及終止破產后清算等方面的文件材料；
（二）董事會或者治理機構形成的文件材料；
（三）產品生產方面有關產品的設計、工藝、工裝、圖樣和技術文件；
（四）經營治理的各種記錄、合同等文件材料；
（五）設備儀器圖樣，設備儀器安裝、調試、驗收、維修改進過程中技術性、憑證性文件材料；
（六）生產技術治理的各種計劃、統計報表及分析活動形成的文件材料；
（七）科學技術研究、技術引進、技術改造、技術轉讓方面的文件材料；
（八）基本技術工程竣工圖紙及文件材料；
（九）勞動工資、人事、法律事務方面的文件材料；
（十）財務治理的各種賬冊、報表、憑證和文件材料；
（十一）情報信息和專利性文件材料；
（十二）對員工教育培訓方面的文件材料；
（十三）其它具有利用和保存價值的文件、照片、錄音、錄像等。
第十條民營企業文件材料的形成、積累及立卷歸檔，可以由企業內部各部門負責。歸檔后的文件材料，應當定期向企業負責檔案工作的部門移交，任何人不得據為己有。
第十一條民營企業在產品試制、課題研究、基建工程或者其它科技活動中形成的文件材料，應當在任務完成后日內歸檔。其它文件材料在次年的第一季度歸檔。
第十二條民營企業在各種項目驗收、技術引進和購置設備開箱時，企業有關業務部門應通知企業檔案工作人員參與驗收并及時指導整理歸檔。
第十三條歸檔文件材料應當參照國家有關檔案治理的標準和規范進行科學分類立卷，編制檔案目錄及必要的檢索工具，以便查找利用。
第三章檔案的保管與利用
第十四條民營企業負責檔案工作的部門應按照國家頒布的檔案業務建設標準、規范，并依據有關規定，建立健全檔案的保管、統計、保密和利用等制度。
第十五條民營企業應當采取有效措施對檔案進行保管，確保檔案的安全。
第十六條民營企業檔案的分類與編號，規模較大的企業，按國家檔案局《工業企業檔案分類施行規則》進行分類編號；規模較小的企業，可自行分類編號。
第十七條民營企業根據檔案的保存價值和國家有關規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。具有長遠考查利用及研究價值的永久保存；在一定時期內有查考利用價值的，長期或者短期保存。
第十八條民營企業應當定期對檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關規定報經批準后予以銷毀。
第十九條民營企業向社會公布對國家和社會具有保存價值的檔案時，應當遵守國家有關規定，不得損害國家、社會、集體的利益和其他公民的合法權益。
第二十條民營企業應當建立健全檔案利用、查閱制度，不得修改、涂抹、拆取、標注和損毀檔案。國家機關工作人員依法執行公務需要查閱企業檔案時，民營企業應當及時、準確地提供。
第四章檔案的歸屬與流向
第二十一條民營企業檔案屬企業所有，受國家法律保護。企業承擔保護檔案的義務。
第二十二條民營企業分立、合并、轉讓或者發生其它形式的權屬變更時，其檔案向變更后的企業或者個人移交，不得產權分離。但企業轉讓給外國公民法人和其他組織時，對國家和社會具有保存價值的檔案，不得隨之轉讓。
第二十三條民營企業與外方合資合作，企業終止、解散后其資產與產權變動時，屬于中方部分的，企業檔案由中方有關企業保存，也可寄存市檔案館。
第二十四條民營企業破產、關閉、解散時，其檔案對國家和社會具有保存價值的或者涉及國家利益和安全的，應由所有者妥善保管，也可向市檔案館寄存、捐贈或者轉讓。向國家檔案館以外的任何單位或者個人轉讓或者贈予的，必須報經市檔案行政治理部門批準。
第五章檔案的指導與監督
第二十五條市檔案行政治理部門通過以下形式對民營企業檔案工作實行指導：
（一）宣傳國家檔案工作方針政策和檔案工作法律、法規；
（二）召開信息會，傳遞檔案工作信息；
（三）提供技術服務、業務咨詢；
（四）其它方式。
第二十六條市檔案行政治理部門對民營企業檔案工作實施以下方面的監督：
（一）貫徹執行檔案有關法律、法規情況；
（二）民營企業內部對國家和社會具有保存價值的檔案的保管條件、處置與流向；
（三）檔案工作開展的情況；
（四）檔案的銷毀。
第二十七條市檔案行政治理部門對民營企業檔案工作進行以下宏觀治理：
（一）制定全市民營企業檔案工作計劃并組織實施；
（二）開展企業檔案工作目標治理認定活動；
（三）舉辦檔案業務培訓；
（四）推薦檔案人員參與職稱評審；
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第三條鄉鎮企業檔案是鄉鎮企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對企業具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護鄉鎮企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。
第四條鄉鎮企業檔案屬企業所有，由企業管理。企業安全保管條件暫不具備、檔案安全無保障的，可由鄉鎮檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條鄉鎮企業檔案工作是鄉鎮企業檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉鎮企業管理基礎工作的組成部分。鄉鎮企業應當加強對檔案工作的領導，將其列入企業工作計劃和發展規劃，切實解決檔案庫房、設備等實際問題，保障檔案工作與企業各項工作同步發展，更好地為企業服務。
第六條鄉鎮企業檔案工作在企業內實行統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便于企業各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經費納入企業財務預算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機構與人員
第八條根據企業規模和需要，建立檔案機構，配備檔案人員。檔案工作由一名企業負責人分工領導。具備條件的企業應建立企業檔案館。
企業檔案機構主管全企業的檔案工作，對企業內各部門的檔案工作進行監督和指導；統一管理本企業的檔案及有關圖書、資料和信息，形成企業檔案信息中心。
企業各部門應開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業檔案工作管理網絡。
第九條檔案管理人員應具有高中以上文化程度，政治素質好，并經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務。鄉鎮企業檔案管理人員參照國家有關規定評定專業技術職務，享受和其它專業技術人員同等待遇；保持相對穩定。
第十條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應給予表揚和獎勵；對危害檔案安全的行為應按《中華人民共和國檔案法》有關規定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉鎮企業文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業產權文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經營管理文件材料
六、生產技術管理文件材料
七、產品文件材料
八、科學技術研究文件材料
九、基本建設工程文件材料
十、設備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料（詳見附件）
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續完備，便于長期保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管單位，由產生文件的職能部門負責人審定簽字后歸檔。
2、產品、設備、基建、科研等方面的文件材料，在任務完成后或告一段落時組成保管單位，由項目負責人審定簽字后歸檔。
3、產權方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。
第十五條檔案人員應參加產品試制定型、創優、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、設備開箱驗收等活動，指導、監督文件材料歸檔工作。
第十六條企業工作人員，因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑒定、銷毀及圖紙更改補充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢體系。
第十九條鄉鎮企業檔案分類，依據文件材料形成情況，參照國檔發（1991）20號《工業企業檔案分類試行規則》進行。檔案形成數量少的，可將有關類目適當合并；歸檔的案卷質量要符合國家標準。
第二十條進行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。
第二十一條根據國家及中央有關部門的規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存；對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業領導、專業人員和檔案人員組成的鑒定小組負責進行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經企業領導審核批準后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監銷。
第二十二條逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進行修復，確保檔案的完整與安全。
第二十三條開發檔案信息資源，實行檔案、有關圖書資料和信息一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案信息服務；積極配合技術部門參與信息市場和技術市場交流；保護知識產權；嚴格執行國家和本企業的保密制度。
第二十四條檔案管理現代化應納入企業現代化管理的統籌規劃中，逐步采用先進技術和現代化管理方法管理檔案。
第二十五條企業實行兼并、破產、產權拍賣和實行承包、租賃、股份制改造以及與外商合資合作經營等資產產權變動時，檔案的處置參照《國有企業資產產權變動檔案處置暫行辦法》執行。其黨群工作、行政管理、生產技術管理、經營管理類檔案應按產權關系，決定是否向鄉鎮檔案管理機構移交或寄存。
第五章附則
第二十六條會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》執行。
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一、從觀念層面增強城建檔案意識
首先,領導的重視是決定城建檔案工作發展快慢的關鍵。我們要多作宣傳,提高他們對城建檔案工作重要性的認識,爭取各級領導的重視和支持,把城建檔案工作入列入議事日程和工作計劃中,把政策落到實處,以政策管理城建檔案。其次,轉變建設單位、施工單位重建設、輕檔案的觀念是城建檔案工作的重點。要認識到工程檔案是工程項目使用的說明書和名片,是建筑維修、維護、建筑改建、擴建、工程質量保證、工程結算以及建筑糾紛的重要依據,不僅城鎮需要,建設單位更需要。再次,我們應盡可能地通過相關媒體,拿出利用檔案社會效益、經濟效益好的實例和檔案不全造成重大損失的實例,加大對城建檔案的宣傳,擴大城建檔案的社會影響,務求增強全社會的城建檔案意識。
二、從專業技術層面加強城建檔案建設
目前,東莞只有兩家檔案館是具有集中保管城建檔案的職能(東莞市城建檔案館和大朗檔案館),其他的各個鎮街的城建檔案還是分類保管在不同的單位和部門,沒有形成集中統一保管和利用。因此,其他各鎮街應參考大朗檔案館管理模式,加快建設屬于鎮街的城建檔案館,配備好相關的專業人員和必要的庫房、設備,把分散的城建檔案集中統籌到檔案館保管和利用,進一步加強城建檔案管理,實現城建檔案規范化管理。另外,城建檔案專業隊伍素質的高低直接影響城建檔案的管理水平,要吸收具有檔案或建設專業知識的人才充實到城建檔案管理崗位,并保持相對穩定,并且不斷加強其業務知識培訓,使城建檔案工作人員不斷向更高層次提升;要為建設、監理、施工等單位的檔案從業人員提供城建檔案工作的專業培訓。
三、從規范管理層面推進依法治檔
健全規章制度是加強城建檔案管理工作的重要措施,實施依法治檔是做好城建檔案工作的保證。一是貫徹落實國家、省和市有關城建檔案工作的法律、法規和規章制度,建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制;二是根據地方的實際情況,加快制定符合實際的相關工作細則和城建檔案相關管理辦法;三是加大城建檔案行政執法檢查力度,對不按規定報送城建檔案的單位和個人,要嚴格依據相關法律、法規予以查處。只有城建檔案的行政執法真正開展起來,通過監督檢查、行政許可、行政強制、行政處罰等措施,加大行政執法的力度,確保城建檔案的完整、齊全收集,才能不斷豐富城建檔案的信息資源。
四、從合作層面創新工作方法
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第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；
（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；
（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。
第二章機構設置與人員配備
第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：
（一）建校歷史在50年以上；
（二）全日制在校生規模在1萬人以上；
（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。
未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。
第八條高校檔案機構的管理職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；
（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；
（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作；
（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：
（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；
（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；
（三）年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。
第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。
第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。
（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。
（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。
高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。
第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的；
（二）涉及專利或者技術秘密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成單位規定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；
（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規的行為。
第七章附則
第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。
篇10
第三條本縣轄區內的國家機關、社會團體、企業事業單位和其它組織（以下統稱各單位）以及個人，均應遵守本辦法。
第四條各鄉鎮、各單位應加強對檔案工作的領導，把檔案事業列入本單位的工作計劃，提供必要的業務經費，保持檔案工作人員的相對穩定，保障檔案工作的正常開展。
第五條縣人民政府對向國家捐贈重要、珍貴檔案或者在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人應當給予獎勵。
第二章檔案機構及其職責
第六條本縣檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第七條縣檔案行政管理部門主管本縣的檔案事業，依法對本縣的檔案事業實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。
各鄉鎮、各單位的檔案機構或者檔案工作人員，負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
第八條縣檔案館負責接受、收集、整理、保管所管轄范圍內的檔案，并向社會提供利用。
各專業檔案館、單位檔案館的建立，由縣檔案行政管理部門提出意見，報縣人民政府批準。
第九條本縣境內中外合資企業、中外合作企業和外商獨資企業，應當按照我國有關法律、法規的規定建立檔案，其檔案工作接受縣檔案行政管理部門的監督和指導。
第三章檔案的管理
第十條各單位應當按照檔案管理的要求，配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設施，對本單位檔案資料行行集中統一管理，確保檔案資料的齊全、完整和安全。并根據檔案事業發展的需要和可能配備各種存貯、復制、檢索等技術設備，逐步實現檔案管理現代化。
第十一條各單位應根據自己的業務，制定本單位、本系統、本專業的檔案管理制度和業務建設規范，經檔案行政管理部門審核同意后組織實施。
第十二條各單位及其工作人員在職務活動中形成的檔案資料，由業務部門按照國家規定的歸檔范圍收集齊全，及時交本單位檔案室，按國家規定的標準和要求整理立卷、分類歸檔、集中管理。任何單位和個人不得據為已有或者拒絕歸檔。
國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
第十三條各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造、重要設備更新等項目在驗收、鑒定時，應有本單位的檔案工作人員參加，并按照規定要求，對所形成的檔案資料進行驗收。
縣級重點工程建設竣工驗收和重大科學技術研究項目鑒定時，要有縣檔案行政管理部門和項目主管部門的檔案工作人員參加，并對項目檔案進行驗收。
本縣境內的重大活動、重大事件以及中、省、市領導來潼視察工作所形成的檔案資料（含錄像、照片），由承辦單位隨時向縣檔案館移交；中、省、市部門在本縣境內進行重點工作建設，其檔案資料（含設計圖紙、予、決算）在工程結束后一年內，由縣級協辦單位負責向縣檔案館移交。為了保證檔案資料的齊全完整，各有關承辦、協辦單位應通知縣檔案行政管理部門，協助收集、整理所形成的檔案資料。
第十四條各單位應當按照下列規定向檔案室（館）移交檔案：
（一）各鄉鎮、各單位列入城鎮規劃內的基本建設檔案（含地下管網），自工程結束后，一年內向城建檔案室（館）或縣檔案館移交。
（二）司法案件檔案及其它專業檔案自結案之日和專業項目結束之日起，三個月內交本單位檔案室（館）整理歸檔。
（三）凡列入各單位檔案室（館）收集范圍的其它檔案資料，自檔案形成之日至第二年月底前交單位檔案室（館）整理歸檔。
第十五條凡列入縣檔案館接受范圍的各鄉鎮、各單位的檔案，自形成之日起滿十年，向縣檔案館移交。
特殊情況需要提前或延長移交期限的，應征得縣檔案行政管理部門同意。
第十六條國家機關，國有企業、事業單位和其它組織保存的檔案歸國家所有，列入國有資產管理范圍。
國有企業、事業單位在分立、合并、解散、重組或者依法撤銷、破產時，應當在專業主管部門、國有資產管理部門和檔案行政管理部門的監督指導下，對檔案資料對其他國有資產一起，統一評估、移交和處理，在資產轉讓時，有關檔案應當依照國家規定辦理。
非國有單位的檔案歸該單位所有，國家和省、市、縣另有規定的除外。
個人在非職務活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等全法方式獲得的檔案歸個人所有。
單位和個人對檔案所有權和管理權有爭議時，由檔案行政管理進行鑒定，鑒定結果應當書面通知當事人。
第十七條中外合資企業、中外合作企業以及中外合資、合作項目在協議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協議。合同終止時，檔案原件移交縣檔案館保管，雙方可以保存復制件。
第十八條國家所有檔案，任何組織和個人不得出賣；需要向國外組織或者個人贈送、交換、出賣其復制件的，必須依照國家規定報縣檔案行政管理部門審查批準。
第十九條集體所有和個人所有的對國家和社會有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管或者贈送、寄存、出售給縣檔案館；未經縣檔案行政管理部門批準，不得向檔案館以外的任何單位和個人出賣、交換和贈送；不具備檔案保管條件或其保管條件惡劣，有可能危及檔案安全時，縣檔案行政管理部門有權采取代為保管、收購征購等強制措施。
第二十條縣檔案館、各單位檔案室（館）應當按照國家檔案行政管理部門制定的標準、程序和辦法對保管期限已滿的檔案，進行鑒定和處理，禁止擅自銷毀檔案。
第四章檔案的利用和公布
第二十一條縣檔案館保存的檔案，按照《檔案法》第十九條規定的類別、年限分期分批向社會開放。
我國公民和組織持有合法證件，可以利用縣檔案館已開放的檔案。
外國組織或者個人利用本縣已開放的檔案，須經有關主管部門介紹，縣檔案館同意方可查閱利用。
第二十二條各單位和公民利用檔案時，應當遵守查閱檔案的有關規定，不得損毀、丟失、抽取、涂改、偽造或者擅自抄錄、復制和公布檔案。
第二十三條縣檔案館對所保存的重要、珍貴檔案，應當用復制件代替原件提供利用，原件要妥善保存。
載有縣檔案館及法定代表人印章或者簽名的檔案復制件，具有與檔案原件同等效力。
第二十四條非國有單位和個人在檔案館寄存、代管的檔案，需要向社會公布或者利用時，應當征得檔案所有者同意。
第二十五條集體、個人所有的對國家和社會有保存價值或保密的檔案公布時，應經縣檔案行政管理部門審核同意。
第二十六條縣檔案館提供利用檔案，要按規定收取費用。
第五章法律責任
第二十七條違反本辦法規定，有下列行為之一的，由縣檔案行政管理部門和有關主管部門對直接責任人給予行政處分和五百元以上三千元以下的罰款，并同時對責任單位處三千元以上一萬元以下的罰款，造成檔案損失的，責令賠償損失。構成犯罪的，由司法機關追究刑事責任。
（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄，公布、銷毀屬于國家所有檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者違法轉讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案出售、贈送給外國人的；
（六）不按規定歸檔、不按期移交檔案或將檔案據為已有的；
（七）對本單位檔案不實行集中統一管理，檔案管理混亂的；
（八）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案出現破損、霉變、字跡褪變直至散失、損壞的；
（九）檔案人員，造成檔案損失的。
篇11
1、用科學發展觀引領檔案事業的發展
科學發展需要檔案事業，檔案事業需要科學發展。一是各級檔案部門和全體檔案工作者要深入學習和實踐科學發展觀，全面理解和把握其精神實質和主要內容，聯系檔案工作的實際情況，認真分析和研究檔案工作中存在的不適應、不符合科學發展觀的思想觀念和突出問題，樹立新的工作理念，確定新的工作目標，開辟新的工作領域，探索新的工作方式，使檔案工作更好地為建設現代新*和構建和諧社會服務。二是增強學習和貫徹市委九屆五次全會精神的實效性，充分認識檔案工作服務于現代新*建設的重要性和緊迫性，找準檔案工作的突破口，確立檔案工作的抓手，銳意進取，頑強拼搏、扎實工作，奮力開創檔案工作追趕型、率先型、跨越式發展的新局面。三是按照市十二屆五次人代會和市政府全會確定的目標和任務，結合檔案工作的實際，制定檔案工作的目標和任務，層層負責、突出重點、狠抓落實，促進檔案事業與經濟社會協調發展。四是對照《*市檔案事業發展“十一五”規劃》的要求，找準差距，狠抓落實，加快檔案事業發展步伐。
2、積極推進檔案法治建設
檔案法治建設是一項長期而艱巨的任務，必須長抓不懈。不但要抓緊檔案立法，更要抓好檔案法律法規的宣傳和執法檢查工作。一是搞好檔案系統“五五”普法宣傳教育活動，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》、采取多種形式宣傳《*檔案條例》，不斷提高全社會的檔案法律意識。二是各級檔案部門要深入推行檔案系統行政執法責任制，建立健全檔案執法檢查工作長效機制，定期開展檔案執法檢查工作。三是認真組織好《*市檔案管理條例》的立法調研，在學習先進發達地區經驗的基礎上，廣泛征求上級檔案部門和全市檔案工作者的意見，聘請法律專家和學者進行論證，形成提交人大審議稿。
3、加強檔案館規范化管理
檔案館規范化管理是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案安全管理和開發利用的前提。一是繼續做好重點工程、重點項目、重大事件、市屬國有破產企業以及到期進館檔案的接收工作。二是開展民生檔案資源建設，將涉及民生部門檔案列入重點監督和接收進館范圍。三是做好到期檔案的鑒定、開放和利用工作。四是加大檔案征集工作力度，要注意收集各種專門檔案和不同載體的檔案，特別是要加強對重大活動檔案的收集，將反映本地區特色的檔案征集進館，不斷改善館藏結構和豐富館藏內容。
4、加快檔案信息化建設步伐
按照《*市檔案事業發展‘十一五’規劃》目標任務，加快檔案信息化建設步伐。一是各縣（市）區檔案部門要積極爭取各級政府和部門和支持，加大投入力度，還沒有建立局域網的縣區，今年內要完成建立檔案局域網任務，并加快利用率高的館藏檔案數字化轉換工作。二是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，建立面向社會、服務公眾的檔案信息網站，在不涉及國家秘密的前提下，本著資源共享的原則，通過互聯網對公眾提供利用服務。三是認真貫徹執行《*市電子公文歸檔與管理實施辦法（試行）》，做好電子公文的接收管理和提供利用工作。四是在檔案信息管理系統的基礎上，進行*市檔案信息資源共享利用平臺、公共服務平臺和政務信息公開平臺的建設，整合各門類的檔案信息資源。各部門、各立檔單位應加快對檔案的數字化轉換工作，及時向當地檔案館移交。
5、廣泛開展爭先創優活動
今年確定為檔案系統“爭先創優”活動年，在檔案系統內迅速掀起創建先進館（室）、文明單位、爭創一流工作業績活動。一是根據《全國文明城市測評體系》的要求，積極爭取各級黨委和政府支持，開展創建國家級標準化檔案館活動。市檔案館力爭在年內創建國家“一級”館，盤龍、五華、西山、官渡四個區2010年8月以前要實現創建國家級標準化檔案館“保二爭一”的目標任務。其他縣（市）區檔案館要在鞏固提高的基礎上，積極開展創建國家級標準化檔案館活動。二是按照全省檔案工作“八項工程”建設的要求，各級檔案館和檔案室要加快創省“星”級檔案館室活動。還沒有申報省“星級”評審的縣區檔案館，要制定工作計劃，爭取多方支持，在兩年內完成轉“星”或升“星”目標任務。各級機關檔案室、科技事業單位檔案室要創造條件，加快轉“星”或升“星”步伐。使檔案館室進入全省制度化、規范化、科學化管理的先進行列。三是各縣（市）區檔案局館要廣泛動員，精心策劃，認真組織開展創建文明單位活動，為全市檔案系統創建文明行業奠定良好基礎。四是認真組織全市檔案系統“雙先”評選活動。
6、努力提高檔案服務水平
今年在檔案系統全面開展檔案“服務質量年”活動，各級檔案部門和全體檔案工作者要不斷創新服務機制、拓展服務領域、提高服務水平，積極探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。一是以服務民生為重點，不斷豐富檔案工作服務大局、服務經濟社會發展軟環境建設的內容和手段，做好檔案查閱利用服務、現行公開文件查閱中心工作。二是認真貫徹執行《中華人民共和國政府信息公開條例》，把檔案館建設成為各級黨委、政府指定的政府公開信息場所，積極做好政府公開信息提供利用工作。三是圍繞科學發展觀和構建社會主義和諧社會，加強和做好農業農村、林權改革、社會保障、勞動就業、社區等檔案工作的指導服務。四是建立和完善檔案寄存、檔案鑒定整理、檔案搶救保護、檔案目錄、檔案信息資源中心管理工作。五是建立為非公經濟建檔服務體系，積極主動為非公經濟建檔提供指導服務。六是大力宣傳家庭建檔知識，積極做好家庭建檔指導，廣泛推廣家庭建檔。七是積極探索檔案協作組工作方式，抓好機關檔案協作組工作，采取豐富多彩的形式，定期或不定期開展檔案業務學習與交流活動，掀起檔案館室和檔案工作者之間“比、學、趕、幫”的熱潮。
7、高度重視檔案學術研究和理論研討
堅持科技興檔方針，大力開展檔案學術研究和理論研討活動，為創新發展檔案事業作積極貢獻！一是充分發揮各級檔案學會的作用，積極開展檔案學術研究、理論研討活動。二是圍繞市委、市政府和各級各部門的中心工作，積極開展檔案編研工作，特別是做好為領導決策作參考、為部門和單位工作做查考、為民生服務和編史修志作依據的檔案資料編研工作。三是市、縣（市）區檔案局館要做好愛國主義教育基地展廳的參觀接待服務，加強與省內外同行的交流與協作。四是今年內組織1—2次檔案學會會員考察學習活動，開闊視野、拓展思路、增長知識，不斷增強做好檔案工作的能力和本領。
8、堅持不懈抓好檔案安全管理工作
篇12
1、用科學發展觀引領檔案事業的發展
科學發展需要檔案事業，檔案事業需要科學發展。一是各級檔案部門和全體檔案工作者要深入學習和實踐科學發展觀，全面理解和把握其精神實質和主要內容，聯系檔案工作的實際情況，認真分析和研究檔案工作中存在的不適應、不符合科學發展觀的思想觀念和突出問題，樹立新的工作理念，確定新的工作目標，開辟新的工作領域，探索新的工作方式，使檔案工作更好地為建設現代新*和構建和諧社會服務。二是增強學習和貫徹市委九屆五次全會精神的實效性，充分認識檔案工作服務于現代新*建設的重要性和緊迫性，找準檔案工作的突破口，確立檔案工作的抓手，銳意進取，頑強拼搏、扎實工作，奮力開創檔案工作追趕型、率先型、跨越式發展的新局面。三是按照市十二屆五次人代會和市政府全會確定的目標和任務，結合檔案工作的實際，制定檔案工作的目標和任務，層層負責、突出重點、狠抓落實，促進檔案事業與經濟社會協調發展。四是對照《*市檔案事業發展“十一五”規劃》的要求，找準差距，狠抓落實，加快檔案事業發展步伐。
2、積極推進檔案法治建設
檔案法治建設是一項長期而艱巨的任務，必須長抓不懈。不但要抓緊檔案立法，更要抓好檔案法律法規的宣傳和執法檢查工作。一是搞好檔案系統“五五”普法宣傳教育活動，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》、采取多種形式宣傳《云南省檔案條例》，不斷提高全社會的檔案法律意識。二是各級檔案部門要深入推行檔案系統行政執法責任制，建立健全檔案執法檢查工作長效機制，定期開展檔案執法檢查工作。三是認真組織好《*市檔案管理條例》的立法調研，在學習先進發達地區經驗的基礎上，廣泛征求上級檔案部門和全市檔案工作者的意見，聘請法律專家和學者進行論證，形成提交人大審議稿。
3、加強檔案館規范化管理
檔案館規范化管理是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案安全管理和開發利用的前提。一是繼續做好重點工程、重點項目、重大事件、市屬國有破產企業以及到期進館檔案的接收工作。二是開展民生檔案資源建設，將涉及民生部門檔案列入重點監督和接收進館范圍。三是做好到期檔案的鑒定、開放和利用工作。四是加大檔案征集工作力度，要注意收集各種專門檔案和不同載體的檔案，特別是要加強對重大活動檔案的收集，將反映本地區特色的檔案征集進館，不斷改善館藏結構和豐富館藏內容。
4、加快檔案信息化建設步伐
按照《*市檔案事業發展‘十一五’規劃》目標任務，加快檔案信息化建設步伐。一是各縣（市）區檔案部門要積極爭取各級政府和部門和支持，加大投入力度，還沒有建立局域網的縣區，今年內要完成建立檔案局域網任務，并加快利用率高的館藏檔案數字化轉換工作。二是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，建立面向社會、服務公眾的檔案信息網站，在不涉及國家秘密的前提下，本著資源共享的原則，通過互聯網對公眾提供利用服務。三是認真貫徹執行《*市電子公文歸檔與管理實施辦法（試行）》，做好電子公文的接收管理和提供利用工作。四是在檔案信息管理系統的基礎上，進行*市檔案信息資源共享利用平臺、公共服務平臺和政務信息公開平臺的建設，整合各門類的檔案信息資源。各部門、各立檔單位應加快對檔案的數字化轉換工作，及時向當地檔案館移交。
5、廣泛開展爭先創優活動
今年確定為檔案系統“爭先創優”活動年，在檔案系統內迅速掀起創建先進館（室）、文明單位、爭創一流工作業績活動。一是根據《全國文明城市測評體系》的要求，積極爭取各級黨委和政府支持，開展創建國家級標準化檔案館活動。市檔案館力爭在年內創建國家“一級”館，盤龍、五華、西山、官渡四個區2010年8月以前要實現創建國家級標準化檔案館“保二爭一”的目標任務。其他縣（市）區檔案館要在鞏固提高的基礎上，積極開展創建國家級標準化檔案館活動。二是按照全省檔案工作“八項工程”建設的要求，各級檔案館和檔案室要加快創省“星”級檔案館室活動。還沒有申報省“星級”評審的縣區檔案館，要制定工作計劃，爭取多方支持，在兩年內完成轉“星”或升“星”目標任務。各級機關檔案室、科技事業單位檔案室要創造條件，加快轉“星”或升“星”步伐。使檔案館室進入全省制度化、規范化、科學化管理的先進行列。三是各縣（市）區檔案局館要廣泛動員，精心策劃，認真組織開展創建文明單位活動，為全市檔案系統創建文明行業奠定良好基礎。四是認真組織全市檔案系統“雙先”評選活動。
6、努力提高檔案服務水平
今年在檔案系統全面開展檔案“服務質量年”活動，各級檔案部門和全體檔案工作者要不斷創新服務機制、拓展服務領域、提高服務水平，積極探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。一是以服務民生為重點，不斷豐富檔案工作服務大局、服務經濟社會發展軟環境建設的內容和手段，做好檔案查閱利用服務、現行公開文件查閱中心工作。二是認真貫徹執行《中華人民共和國政府信息公開條例》，把檔案館建設成為各級黨委、政府指定的政府公開信息場所，積極做好政府公開信息提供利用工作。三是圍繞科學發展觀和構建社會主義和諧社會，加強和做好農業農村、林權改革、社會保障、勞動就業、社區等檔案工作的指導服務。四是建立和完善檔案寄存、檔案鑒定整理、檔案搶救保護、檔案目錄、檔案信息資源中心管理工作。五是建立為非公經濟建檔服務體系，積極主動為非公經濟建檔提供指導服務。六是大力宣傳家庭建檔知識，積極做好家庭建檔指導，廣泛推廣家庭建檔。七是積極探索檔案協作組工作方式，抓好機關檔案協作組工作，采取豐富多彩的形式，定期或不定期開展檔案業務學習與交流活動，掀起檔案館室和檔案工作者之間“比、學、趕、幫”的熱潮。
7、高度重視檔案學術研究和理論研討
堅持科技興檔方針，大力開展檔案學術研究和理論研討活動，為創新發展檔案事業作積極貢獻！一是充分發揮各級檔案學會的作用，積極開展檔案學術研究、理論研討活動。二是圍繞市委、市政府和各級各部門的中心工作，積極開展檔案編研工作，特別是做好為領導決策作參考、為部門和單位工作做查考、為民生服務和編史修志作依據的檔案資料編研工作。三是市、縣（市）區檔案局館要做好愛國主義教育基地展廳的參觀接待服務，加強與省內外同行的交流與協作。四是今年內組織1—2次檔案學會會員考察學習活動，開闊視野、拓展思路、增長知識，不斷增強做好檔案工作的能力和本領。
8、堅持不懈抓好檔案安全管理工作
篇13
檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級檔案館的工作。從廣義上講，檔案收集工作的內容主要包括三方面：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作。機關各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關內文件材料的歸檔工作制度是機關檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現行機關和撤銷機關的檔案，特別是接收現行機關的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經常性任務。三是對歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指前，各機關、團體、企業、事業單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。
檔案具有延伸人類記憶作用；檔案具有文化存貯作用；檔案具有社會教育作用；檔案具有文化傳播作用；檔案具有資政決策作用；檔案具有知識產生作用；檔案具有社會調解作用。總書記在黨的十七大報告中指出：“深入貫徹落實科學發展觀。要求我們積極構建社會主義和諧社會。”而構建和諧社會，檔案工作是一項重要工作，把地方資料歸檔起來是各級檔案館發展的必然趨勢同時檔案收集能夠更好的了解地區歷史與發展情況。也就是說只有通過檔案的收集工作，才能把全部的檔案資料集中到檔案保管機構，形成統一的檔案基地，實行統一的科學管理。
總之，檔案的收集時檔案管理工作的一個前提，也是一個起點，除外它是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發展的前提條件。也就是說，檔案收集是檔案業務管理工作的首要環節，是檔案館、檔案室工作的首先必須步驟。
從上面對檔案收集工作的重要性的分析中，我們都可以很清晰明白的了解到檔案收集的重要性，但是基于被收集者種種原因，當今檔案收集仍存有難收集的現象：
（1）擔心心理；從利益的角度看問題，如果你辛辛苦苦研究出來的東西愿意和別人共享嗎？相信不想吧。因為市場的競爭那么激勵，如果自己不能有屬于自己的專利研制，很容易被社會淘汰，社會上，之所以打擊盜版也就是這個原因。所以從檔案收集的角度上看，被收集人就是擔心自身的資料或一些文件機密泄露，很多時候當你想把資料取回來歸檔時，但因為某些機密的沖突、生怕自己研發出來的東西被別人共享，不愿意交接全部文件和原件。
（2）面子問題，現實生活中，當我們想對某個人的資料歸檔時，有時候因為該人涉及的范圍比較廣，資料分散，也就是資料寄存在多個不同的地方，所以當我們需要更多資料時，還得通過當事人獲取。這時就有可能出現一些因為當事人利益或面子的問題，“家丑不外揚”這是一句古話，對于被收集單位（或者個人）也是一樣，而使得當事人可能會給予有點個人化的資料，甚至是錯誤的資料。
（3）煩躁心理；從健康檔案看，老百姓明知（建立健康檔案）對自己有好處（老百姓）卻不接受……筆者認為，這是煩躁問題，記得我們給老百姓建立健康檔案的初期工作中，我們先設計了一個極為詳細、長達好幾十頁的問卷，再拼上人力，上門入戶進行宣傳實施。滿以為這樣公益的、惠及老百姓的做法可以得到認同，但實際上卻忽略了居民可能存在的逆反心理和對陌生人不信任的心理。這是“方法導向”做事帶來的弊端。大家想想，對于老百姓總是希望著自己的利益能得到確實的保障，例如，關心更多的是福利或者農田莊稼，可你拿長達好幾十頁的問卷，忽視老百姓的接受度，自然會碰壁。
（4）被收集人的檔案意識不高；檔案收集不僅僅是檔案人的事情，它要各單位配合，而對于被收集單位，有時候問題地方的變更，被收集單位可能會遺漏或仍丟一些自己認為無關的資料，當我們想收集更多的資料時，可能會因為被收集單位（或者個人）資料缺失而導致檔案收集不全。我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實際的工作中，我們的檔案收集工作中還是不免存在一些這樣那樣的問題。
（5）目前，還有一些檔案沒有保存在檔案部門，而是保管在博物館、文化館和紀念館等非檔案機構中。其原因主要有兩個方面：一是共和國建立初期，檔案工作體系沒有建立，許多檔案已經流入博物館、文化館和紀念館。后來國家文件，要求將這種文件移交給檔案館，但是這種移交工作并不徹底。二是最近一些年，博物館、文化館、圖書館以及黨史辦、方志辦等加強了資源的收集工作，使得一些珍貴的檔案流入到這些部門。
我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實際的工作中，我們的檔案收集工作中存有難收集的問題，那么為了完善我們檔案收集工作以及更好儲備我們的檔案室，我們該如果解決一些現實的問題呢？依照我們法治觀念，我們是該對我們的這些工作人員也就是要對檔案收集工作實施剛性措施來解決出現的一系列問題。
那么什么是剛性措施呢？所謂的剛性措施是指：服從管理，服從安排，對于檔案收集工作要在規定時間內完成工作，不能亂找借口這里體現了法律的強制性。
對于剛性措施，它的規范性和管理性主要是體現在以下這幾個方面：
（1）加強思想教育；針對檔案收集中，被收集單位或個人素質不高對檔案收集不重視的問題；筆者認為首先轉變觀念，端正被收集單位或個人對檔案材料收集工作的認識，加強思想教育，可以給他們講明立卷歸檔范圍以及檔案收集作用和意義。
（2）完善法律制度；制度是科技檔案工作走向規范化、科學化的保證。機關部隊依據《中華人民共和國檔案法》的規定，結合本單位實際，制定或完善檔案管理制度。真正做到歸檔要求同步進行；嚴格規定被收集單位（或者個人）怎樣上交資料，不能拒交或者借口受弄丟了。
（3）要加強檔案行政管理。要將檔案行政執法檢查作為依法管理檔案事業的重要手段，并使之經常化、制度化。對于拒交資料或者把收集單位拒絕門外的單位或者個人我們可以給予一定的警告或者處罰，保障收集工作可以順利完成。對于被收集部門檔案失策或導致錯誤的情況，我們給予警告。從過法律強制性使被收集單位服從和配合工作。
（4）落實分工制度；建立健全有關規章制度。將檔案工作納入機關部隊的工作計劃和年度考核內容，負責人對的檔案工作負全責，各處室負責人兼管部門的檔案管理工作并指定兼職檔案人員，具體負責檔案的收集和預立卷工作，同時根據機關單位所規定的歸檔范圍，逐條落實到人，做到職責明確，任務到人，使檔案收集工作的觸角深入到部隊機關每一個部門、每一項工作中去。檔案部可以加強對被收集個人或被收集部門嚴重的處罰，同時頒布，如果，檔案收集是因為某一個人失誤導致的，檔案收集失誤的責任當人要承擔最大的處罰，這樣，被收集個人就會更加警惕，并且對于工作也不敢放松。
（5）考核政策；根據《檔案法》的需求，結合自身實際情況，對被收集者下達指標，并把它當做考核被收集單位的政策，檔案部根據情況，對于一些經常出現錯誤的部門給予警告，同時檔案部也要收集一些大致的資料，如果發現被收集部門上交的資料不完整或資料出現不符，檔案部應該進一步調查，并收集資料，同時給被收集部門參考，在考核本子上給他們減分。被收集部門如果能一改以前的風并且變得更好，檔案部就考慮抹去以前的記錄。
剛性措施理所當然的也就是突出法律的強制性，是按照規范條例的工作。顯然，面對規章條例這些死定律人也會變的麻木，更不會有發自個人內心的工作。為了體現我們現代以人為本的觀念，我們更容易接受的就是柔性化措施。
所謂的柔性化措施，究其本質，是一種“以人為中心”的“人性化管理”，它在研究人的心理和行為規律的基礎上，采用非強制性方式，在員工心目中產生一種潛在說服力，從而把組織意志變為個人的自覺行動。其中柔性化措施主要體現在以下這幾個方面：
（1）加大宣傳力度；檔案工作是各項事業發展的一個重要部分，通過宣傳方法提高全社會檔案法則的意識，可以通過檔案教育使廣大被收集單位或個人充分認識到檔案共工作的重要性，使他們真正認識到自身提供真實檔案資料的重要性。另外，就被收集單位或者個人檔案意識不高，所以可以加強對收集單位的培訓，同時在休息室粘貼一些檔案資料收集重要性思想教育報刊。
（2）“模范”制度；對于一些信譽較好而且準時真實地給予我們收集工作人員所需檔案資料的單位或者個人給予一些獎勵或文件鼓勵證書，也就是設立“模范對象”的方式。在給予這些單位獎勵的同時也給予一些單位或個人一些學習的對象，促使他們做的更好。就如一些公司采用閃光點的方法一樣，通過以優秀單位為閃光點，吸引更多的部門向它學習。
（3）對于被收集部門擔心自己的資料會泄露或別人共享，上交資料往往不肯上交一些核心資料這樣，檔案收集的資料就會不完整，筆者想從兩方面改善：
一方面，基于被收集者擔心自己的資料會被別人共享，我們可以向被收集者保證，檔案資料如果沒有本人或者法律允許是不會被外人共享。另一方面，可以根據實際情況，簽訂一份合同，加大監督。這樣雙方辦起事既方面，又能消除被收集者的戒心。另外還可以，用熱情的服務態度、扎實的工作作風去贏得被收集收集單位（或者個人）的信任和理解，，讓他們移交檔案心甘情愿，使用檔案時方便快捷。這樣，就能使檔案的收集工作做到良性循環。
（4）爭取各部門的大力支持，使其愿意與我們合作，為檔案收集提供相應的監督和制約的保障。如通過在與質監部門移交檔案時，嚴格按手續辦事，做到責任明確。實行檔案合格證制度，加強與有關職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強與各部門之間的信息交流，特別是請檢察部門共同參與管理和監督檔案的收集工作。
（5）科學收集，無論是誰，看到一份上百道題目的問卷，都會不自覺地打退堂鼓。特別是老百姓，因此，我們適當地將問卷精簡再精簡，對于問題不再急于一次性解決所有問題。特別是對于私人問題能避則避，至少開始不問；避不開的就換個說法，從另一個角度達到目的。同時更多的涉及到被收集人關心的地方，做到一蹴而就。
堅持剛性機制與柔性機制相結合，營造一種宣傳檔案、關心檔案的良好氛圍。堅持剛性機制與柔性機制相結合是提高我們現代社會機關中檔案收集工作的重要保障。
結論
檔案事業關系到社會政治建設和經濟建設，改革開放以來，檔案事業得到很大的提高，對于基層檔案收集工作也有很大的改善，但是仍然存在一些不足，采用剛性措施和柔性機制，完善機關檔案工作，提高被收集單位或個人對自身責任的認識和執行，改變一些不良的收集檔案資料的情況，具有重要的指導意義。面對新時期檔案工作機遇與挑戰，我們要進一步解放思想，與時俱進，不斷開拓創新，加大對被收集單位或個人思想和責任的教育和規范，促進機關檔案工作新發展、新創造，要充分發揮檔案資源利用，使檔案工作更好地服務于機關工作，服務于社會，服務于經濟建設。
【參考文獻】
