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2.1 檔案交接難度較大

在原有的不動產登記檔案管理模式中，不同類型的檔案是由不同部門進行管理的，包括國土、住建房管、林業、農業等，檔案管理職權比較分散。要想實現不動產登記檔案的統一管理，就需要將這些部門分屬管理的所有檔案集中到一起，這就要求完成檔案的順利交接。而在交接檔案過程中，經常會出現檔案遺失、損壞現象，尤其是存儲時間的較長的老檔案，極易出現損壞現象，難以保證檔案資料的完整性，影響了檔案交接的順利進行，檔案交接難度較大。

2.2 檔案整合難度較大

檔案的科學整合，也是當前不動產登記檔案管理中亟需解決的問題。不同部門在管理不動產登記檔案時，所用管理模式、管理機制、管理系統等都存在較大差異，并且在對檔案類型進行劃分時所用分類標準也是不一樣的，并沒有統一、規范的分類歸檔標準，在對檔案信息進行整合時，經常出現歸檔混亂現象。同時，不同地區的不動產登記檔案管理水平參差不齊，規范管理工作存在嚴重的不平衡現象，落后地區仍然以紙張作為檔案信息載體，檔案信息載體類型不統一，整合難度較大。

2.3 部門合并難度較大

原有檔案管理部門自身運行機制的完整性，使得部門合并過程中困難重重。在不動產登記檔案分散管理時期，各個管理部門在長期實踐工作中都制定了符合自身特?c的管理標準和管理模式，基礎設施建設比較完善，管理部門運行機制比較成熟。在不動產登記檔案統一管理模式下，只要求將管理職責進行統一，沒有對其他管理職能的整合進行明確規定，每個管理部門都希望能夠保留原有管理職能，在部門合并過程中經常表現為不主動、不配合，并且還容易出現管理職權沖突現象。

2.4 專業管理人才稀缺

專業管理人才稀缺，是影響不動產登記檔案管理成效的主要原因之一。不動產登記檔案具有動態性、法律性、嚴謹性等特點，其管理工作專業性較強，對工作人員的專業能力和綜合素質有著較高要求。但是，當前很多檔案管理人員缺乏對不動產檔案管理的深刻認識，存在敷衍、懈怠等不良工作現象，對檔案管理專業知識掌握不足，難以承擔起不動產登記檔案管理重擔。再加上不動產登記檔案數量的不斷增多，所需要的檔案管理人員也越來越多，人才需求方面仍存在較大的缺口。

3 不動產登記的檔案管理改善措施

要想提高不動產登記檔案管理水平，實現更加理想的管理效果，就需要從工作現狀出發，針對其中存在的問題提出有效的改善對策，為該項工作的科學、有序開展提供保障。

3.1 制定檔案交接規范流程

檔案的順利交接是轉變不動產登記檔案管理模式過程中，需要克服的第一個問題，通過制定規范的檔案交接流程，可以確保后續管理工作的順利進行。首先，國土資源部門應制定統一的不動產登記檔案交接方式，包括檔案信息整理、移交及保存方式，對檔案交接條件進行明確規定，只有符合標準后才可以進行交接。其次，還需要明確固定檔案交接具體時間，保證檔案交接的有序性。同時，檔案交接需要由專業人員完成，并提供辦公所需場所，為檔案交接的順利完成提供基礎保障。

3.2 加大檔案信息整合力度

檔案信息整合是不動產登記檔案管理中的一項重要工作。首先，應該制定統一的檔案分類標準，根據不動產登記檔案具體內容，對其進行科學劃分，確保歸檔的科學性、規范性，避免出現檔案分類混亂現象。其次，不動產登記檔案信息應逐步向三位地籍及房產方向發展，實現圖文一體化，將文字形式檔案與圖像形式檔案進行整合，以權籍調查結果為依據，明確不動產產權具體歸屬情況。除此之外，還需要加快各地區不動產登記管理平衡發展，提高檔案管理整體水平，為實現檔案信息的順利整合創造有利條件。

3.3 構建部門協同配合機制

不動產登記檔案從分散管理到統一管理的轉變，需要將多個部門進行合并，這就需要構建部門協同配合機制，確保檔案管理模式轉變的順利完成。國家應該針對不動產登記檔案管理工作的科學開展頒布完善的法律法規，明確不同管理部門管理職能的重要性，從法律層面對部門整合進行強制約束，并派遣專業人員進行監督審核，落實檔案管理部門合并情況，提出指導性的工作意見。同時，還需要以實際情況為出發點，制訂科學有效的統一計劃，清楚劃分檔案管理責任，促進不動產登記檔案統一管理的快速實現。

3.4 加大專業人才培養力度

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一、不動產登記檔案整合和集約化管理的必要性

從某種角度來說，不動產登記檔案整合有著重要的依據，即《物權法》，明確指出不動產登記檔案要由登記機構統一管理，相關部門必須永久保存這些檔案信息，也就是說，相關部門需要根據已有的資料，有效開展不動產登記檔案重建工作，優化利用相關法律法規，加以規范，動態管理各類不動產物權，物權登記是建立在檔案基礎上的，也是各項不動產物權登記工作有序開展的關鍵所在，是物權歸屬不可或缺的關鍵性依據，可以為社會全面發展提供關鍵性證明，有效維護社會大眾的合法權益。在這一背景下，有效整合不動產登記檔案已成為一種必然趨勢。其整合的必要性利于社大眾隨時隨地查找所需的不動產登記檔案信息，滿足他們在這方面的客觀需求，有效提高他們滿意度。此外，在新形勢下，檔案管理工作已被提出全新的要求，必須加強其集約化管理，這是不動產登記工作開展的必然結果，也符合檔案檔案管理的客觀要求，促使分散的不動產檔案信息處于統一化網絡結構體系中，高效保管重要的信息數據，尤其是成果性資料，確保不動產相關工作有序開展，有效提高不動產登記檔案方面的服務質量。

二、不動產登記檔案整合和集約化管理

1、不動產登記檔案整合具體內容

在日常管理過程中，檔案管理人員必須全方位客觀分析不動產登記檔案，根據其特點、性質、作用等，準確把握整合不動產登記檔案的核心內容，其并不指單一方面。檔案管理人員必須站在客觀的角度，準確、完整登記不同領域的不動產檔案，比如，房屋、土地，要根據相關技術標準，統一化管理不動產登記檔案，為檔案使用者提供優質的檔案服務。不動產登記檔案部門需要全方位有效整合檔案管理人員，使其積極、主動參與到不動產登記檔案管理中，要根據他們已有的管理水平，多角度對其進行系統化培訓，引導他們學習最新知識、最新理念等，強化他們責任意識，具備扎實的檔案管理知識，通過不同形式提高業務技能，熟練操作各類設備設施，提高他們綜合素質，更好地開展不動產登記檔案管理工作。此外，不動產登記檔案整合內容還體現其集約化整合，集中管理多種不動產登記檔案，使其具有鮮明的“標準化、規范化”特點，為不動產登記檔案工作有序開展提供重要保障，有效提高海量檔案資源利用率，避免出現嚴重的浪費問題。

2、不動產登記檔案整合難點

在社會市場經濟背景下，不動產登記檔案信息數據呈爆發式增長，其管理難度大幅度增加，想要對其進行合理化整合，檔案管理人員必須全方位客觀分析各方面影響因素，準確把握其整合難點，采取針對性措施有效整合不動產登記檔案信息。具體來說，就檔案移交來說，如果移交之前的整理工作不到位，不動產登記檔案整理等方面質量也會受到影響，而各個登記部門采用的管理形式、管理手段以及具有的管理水平并不相同，會在一定程度上增加不動產登記檔案整合難度，一定要準確把握這方面難點，科學整合各類不動產登記檔案。同時，不動產登記檔案入庫難度也比較大，其入庫是一項系統化、復雜化工程，極易受到多方面因素影響，需要做好檔案信息分類工作，根據不動產具體要求，進行合理化分類，比如，土地、房屋、林地，需要根據各方面情況，科學補建不動產登記檔案，正確、完整錄入對應的信息數據，便于其及時導入到所構建的不動產登記信息管理平臺中，各方面都必須建立在相關規定的基礎上，加上不動產登記檔案信息數據頻繁增加，類型又多樣化，整合難度相當大，需要花費大量的“人力、物力、財力”，否則，不動產登記檔案整合工作將無法順利進行。此外，在科學技術發展的浪潮中，各類技術頻繁出現，不斷應用到檔案管理中，合理化便編寫檔案庫的位號，借助物聯網技術，條形碼、二維碼等，和電子登記信息相同作用，構建關聯，還要對檔案進行掃描，構建影像檔案等，都在無形增加了檔案整合難度。

3、不動產登記檔案集約化管理

在新形勢下，不動產登記檔案工作日漸統一展開，檔案信息數據海量增長，類型日漸復雜化，檔案信息數據管理已成為一大難點。在這一背景下，檔案部門必須安排專業人員對不動產登記檔案進行必要的集約化管理，優化利用先進的技術，計算機技術、網絡技術等，充分發揮其多樣化作用，借助信息化手段，加大數字不動產檔案建設力度，確保不動產登記檔案各項工作有序開展，具有鮮明的信息化特點。在集約化管理方面，檔案管理人員必須以社會市場為導向，多層次優化利用一系列相關技術，云計算、大數據，根據各分檔案情況、特點等，為其配置合理化的身份證，科學設置其中的芯片，對不動產登記檔案信息進行一系列操作，比如，定位、監督，最大化降低不動產登記檔案信息出現失聯現象，為提高檔案管理工作整體質量做好鋪墊。檔案部門要優化利用移動通信技術，借助多樣化優勢，大力推廣移動通信終端，便于檔案信息使用者自動查詢相關數據信息，可以借助檔案網站，加大宣傳力度，促使檔案管理人員全方位正確認識不動產登記檔案，認真做好本職工作，充分發揮微信平臺作用，促使檔案管理人員相互探討、交流，比如，不動產登記檔案政策、社會大眾提出的意見、建議等，進一步優化不動產登記檔案管理工作，提高其集約化管理水平。

三、結語

總而言之，在新形勢下，不動產登記檔案具有鮮明的“系統化、復雜化”特點，其整合和集約化管理重要性不斷顯現。在日常工作中，檔案管理人員必須全方位正確認識不動產登記檔案，準確把握其整合內容以及難點，加強其集約化管理。以此，確保不動產登記檔案工作有序開展，最大化提高檔案信息利用率，將其靈活應用到實踐中，充分展現其多樣化價值，促使新時期不動產登記檔案事業不斷向前發展，走上健康穩定發展的道路。

參考文獻

[1] 周文奇，彭健.不動產登記檔案信息化管理的問題分析與改進建議[J].浙江檔案，2016，12：54-55.

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（1）不動產包括土地、海域以及房屋、林木等定著物。不動產登記檔案是不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更等工作中形成的真實記錄。

（2）不動產登記檔案信息資源的基本組成包括：不動產登記檔案、不動產登記簿和在不動產登記行為中產生的相關資料。

（3）不動產登記機構依法將不動產權利歸屬和其他法定事項記載于不動產登記簿的行為稱之為不動產登記。

（4）不動產登記檔案信息資源的完整性、準確性、安全性，是審查和確定產權、保障所有權人合法權益的必要條件，也是進行城市規劃和建設必備的基礎材料，它是體現一個城市管理和房地產管理水平的標志，也是城市房屋和土地現狀的縮影。

（5）不動產登記檔案信息資源的重要作用：無論是在國土資源保護、地籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收，還是在戶籍管理、個人信用等管理等領域都起著不可替代的作用。

2. 特點

2.1憑證性。

（1）專業性要求高。如房屋面積的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪等，都必須由具有專業資質的部門出具報告。

（2）提供可靠的法律依據。在實施產權管理和產權保障時，記錄和管理都是唯一能夠合法證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證。

2.2多樣性。 構成多樣，涵蓋了不動產登記的所有形式，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面構成。形式復雜，傳統與現代相結合（紙質檔案與電子檔案相結合），原始檔案資料以紙質為主，現代電子檔案以圖像文件為主。信息多樣，既含有與地理分布有關的數據，也包括權利屬性、自然狀況等基本信息，可稱得上空間地理信息與屬性綜合信息相融合。

2.3連續性。 房屋土地登記與老百姓日常生活息息相關，現代社會市場經濟的高度發展，也促進了房地產市場的交易劇增。不動產登記檔案體現了房產全部：從土地的劃撥、流轉，房屋的買賣、過戶、繼承，房屋的司法拍賣，一宗土地、一處房產，反映了房屋產權的真實情況。在房地產交易市場中，產權轉移頻繁更替，甚至存在過戶辦理尚未完成而下一次的買賣轉移已促成。因此，不動產登記檔案信息存在動態常規性和連續必然性。

2.4增量性。 由于交易頻繁，不動產登記業務量不斷增加，不動產登記檔案不斷擴容。所以不動產登記檔案既要永久保存又必須要求高質量的保存條件。 以上幾點決定了不動產登記檔案信息資源管理模式要有專業性，復雜多樣性，管理模式要適應于連續性，保障高質量永久保存的管理。

3. 管理模式

2015年3月1日《不動產登記暫行條例》正式實行，不動產統一登記工作在全國展開。《物權法》規定，不動產物權歸屬和內容的根據是不動產登記簿。《不動產登記暫行條例》規定，不動產登記簿由不動產登記機構永久保存。不動產登記簿損毀、滅失的，不動產登記機構應當依據原有登記資料予以重建。可見，不動產登記工作的原始依據是不動產登記檔案，也是不動產登記工作開展的基礎。因此，不動產登記檔案信息資源管理模式的確定和建立非常重要。不動產登記檔案基本構成：電子檔案和紙質檔案，不動產登記檔案信息資源管理模式包括兩個方面：虛擬管理與物理管理。

3.1虛擬管理模式，是對不動產檔案信息資源中電子檔案信息資源的管理。虛擬管理必須符合對信息平臺建設的要求：建立不動產登記信息管理基礎平臺，實現信息在有關部門間依法依規互通共享，消除孤立信息；推動建立依法公開查詢系統，保證交易安全，保護群眾合法權益。信息管理基礎平臺應當匯集管理行政區劃內的各類不動產檔案信息數據資源，成為登記檔案數據中心，建立統一查詢系統，并按管理層次和登記類別設置查詢權限、對外查詢服務，維護交易安全，保障個人隱私，確保信息數據準確、完整和安全。

3.2物理管理模式：主要指紙質檔案、權籍圖冊的管理。就目前全國各省市不動產登記檔案管理的現狀，面對不動產登記檔案管理問題，如館藏檔案、管理水平、庫房條件、規模、人員狀況等諸多情況，要采取不同的管理模式，符合檔案管理的基本原則，要因地制宜，統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會使用。專業性程度較高，分為高度集中式和相對集中式兩種模式。

（1）高度集中式。 確保檔案保管條件符合國家標準，對本行政區劃內土地、房屋等不動產登記結果和原始資料進行集中存放與保管。 高度集中式管理模式的優點：檔案的完整與安全，同時要求高標準的檔案庫房。目前無錫房地產檔案館藏房產檔案約為240萬卷，庫房面積約為1500平方米，密集架總容量約為1600立方米，庫房壓力不小。要豐富館藏，也要優化館藏。如果采用高度集中式，需要科學合理建設庫房甚至新建庫房，相關方案的制定、審批、動工建設等手續需要一定的周期性，相關資金、人員也要及時到位。

（2）相對集中式。 比如房屋等建筑物、構筑物和森林、林木等定著物應當與相應土地、海域登記檔案相關聯，可通過二維碼、物聯網等現代信息技術實現。 相對集中式的管理模式，可在現有庫房管理條件基礎上進行不動產登記檔案管理，可以在不動產登記檔案管理的實踐中尋找其適用性。缺點是庫房管理存在局限性，僅就某一類型的不動產登記檔案進行管理，分散的庫房存在一定的安全隱患，易出紕漏，甚至造成檔案資料遺漏、遺失。

4. 措施

兩種管理模式都應當執行標準化、規范化、一體化、實用化和科學化原則，建設符合標準的現代庫房，從而達到管理規范化、標準化、科學化。

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由于不動產登記工作分散在多個政府部門，各個政府部門獨立地對不動產登記工作進行管理，這就在一定程度上阻礙了不動產登記信息共享工作的發展。近年來，我國正加緊研究不動產登記信息數據整合及管理平臺建設研究工作，該工作對不動產登記的發展產生了深遠而巨大的影響，有效地促進了不動產信息登記管理工作的發展。

1.平臺建設思路

1.1 頂層設計

在充分調研和研究分析已有的不動產（土地、房屋等）調查、登記簿冊、圖件成果、軟件系統、和數據庫成果的基礎上，以《不動產登記暫行條例》和現行有關法律、法規、標準和規范為依據，通過梳理土地、房屋、相關權利登記業務流程，結合土地、房屋等不動產統一登記的管理需求，建設不動產登記發證系統，實現不動產登記業務全流程網上運行；通過制定不動產登記數據整合、建庫、交換等方面的標準和規范，基本形成標準統一、內容全面、覆蓋全市、時序清晰、相互關聯、布局合理、實時更新的不動產登記數據資源體系；實現不動產登記信息與審批和交易信息網上實時互通共享；實現向同級公安、民政、財政、稅務、工商、金融、審計、統計等部門共享的信息完備、準確、可靠；最終實現各類不動產從分散登記到統一登記的轉變，實現對不動產的全面、統一的監管，保障不動產交易安全，保護不動產權利人的合法權益。

1.2 開展不動產數據整合工作

按照中央和省政府的相關工作部署，為全面完成不動產統一登記工作，在對《不動產登記暫行條例》充分理解的基礎上，遵循《不動產登記暫行條例》和信息化建設標準要求，以建設實用性、規范性的應用系統和數據庫為目標，實現土地、房屋等不動產信息的統一確權登記。目前關于不動產整合的基礎數據主要集中在不動產登記局。存在著土地檔案數據未電子化、房產數據無矢量坐標、土地登記數據無固定坐標基準等諸多問題。要求不動產數據整合工作實現：統一整合標準，規范建設方案；加強整合力度，深挖數據價值；加強檢查力度，確保數據質量；數據的繼承性與可持續性。

不動產登記數據整合建庫整體流程如下圖1所示：

2.不動產登記管理基礎平臺的實現

2.1 基礎平臺的總體框架

以國家級《不動產登記信息管理基礎平臺》總體框架為指導，構建不動產登記數據匯交整合服務和不動產登記發證系統，對不動產登記資源、應用服務進行整合，統一配置、集中管理與調度，提供服務。不動產登記數據匯交整合和不動產登記發證系統的建設將采用Oracle、ArcGIS等成熟可靠的軟件產品，基于面向服務的體系架構（SOA）進行設計，運用優秀的企業級軟件開發框架開發建立系統應用框架。采用C/S與B/S結合的多層架構進行組織，確保系統的優越性。總體框架如下圖2：

2.2 部署模式

采用大集中的部署模式，即不動產業務應用系統和不動產數據庫均部署在不動產登記局，系統在部署上采用網絡分布的B/S運行模式通過不動產業務專網實現不動產登記業務管理和不動產數據共享，縣級不動產登記機構通過不動產業務專網連接到市級開展不動產業務辦理、信息共享查詢等工作。在不動產業務專網的基礎上，提供不動產登記數據的共享、查詢分析服務，為房產等相關審批交易部門提供數據推送共享服務。系統通過國土資源業務網，實現不動產登記數據上報省級平臺。通過與互聯網對接，提供公開查詢功能，為社會公眾提供公開查詢服務（見圖3）。

2.3 登記發證系統建設內容

2.3.1不動產登記權籍調查及應用管理系統

系統實現對所有不動產登記管理所需要的空間信息、屬性信息等各類數據管理，支持不動產單元圖形處理、數據分類查詢等功能，為不動產登記提供數據支撐。提供不動產登記信息管理基礎平臺的后臺管理功能，包括：權限管理、流程管理、圖形配置管理、統計分析配置管理及數據共享服務管理等。

2.3.2不動產登記發證及檔案管理系統

系統實現不動產登記申請、受理、審核、登簿、繕證、繳費發證、歸檔全流程的網絡化、信息化管理。通過不動產檔案管理的標準化和規范化，實現電子檔案的有效整合、檔案數據安全的有效管理、檔案信息的高效共享利用。

2.3.3不動產登記數據庫管理系統

不動產登記數據庫管理系統是按照特定策略組織存儲的覆蓋不動產登記結果數據的數據集合，對不動產登記信息相關的空間數據、屬性數據、圖片等各類數據進行統一組織、存儲、管理、維護和更新，滿足不動產登記數據的檢查入庫、組織管理、查詢檢索、導入導出、數據分發、專題制作、更新維護、日志管理、監測預警等要求。

2.3.4不動產登記信息共享查詢分析系統

面向國土、住建、林業、農業等交易審批部門，實現不動產登記-審批-交易信息實時互通共享。同時系統面向公安、民政、財政、稅務、工商、金融、審計、統計等部門，提供不動產登記信息共享服務，滿足這些部門日常管理工作對不動產登記信息查驗需求。

3. 結語

新的發展形勢下做好不動產登記信息數據整合及管理基礎平臺建設研究工作具有重要的現實意義，為此，廣大平臺研發人員應當積極學習先進的科學知識，善于總結借鑒優秀的技術經驗，在實際工作中秉持認真嚴謹的精神，從而促進我國不動產登記工作的長足進步。

參考文獻

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《物權法》中規定：“不動產權屬證書是權利人享有該不動產物權的證明。不動產權屬證書記載的事項，應當與不動產登記簿一致；記載不一致的，除有證據證明不動產登記簿確有錯誤外，以不動產登記簿為準。”這里面提到的“證據”，既包括當事人重新提交的證據，也包括已經形成的證據。而已經形成的證據，無疑就是指房屋登記檔案。在房屋登記工作中，理順房屋登記檔案管理的各個環節，形成良性的循環機制，是房屋登記機構自我保護的一道強有力的“防火墻”。筆者從工作一線的實際出發，就房屋登記檔案工作的管理模式創新、管理流程創新等方面略抒己見，以拋磚引玉，共同推動該項工作規范、迅速地向前發展。

一、阻礙房屋登記檔案良性循環機制建立的三大難題

1.管理技術相對落后。與各行各業的檔案管理整體水平相比，房屋登記檔案管理的技術水平已經走到了前列。但是，從房屋登記工作本身來看，房屋地理信息技術、分幅分丘技術、身份認證技術、數據傳輸技術等已經廣泛運用于受理申請、資料審核和登記審批的各個環節，而房屋登記檔案管理技術卻始終沒有取得全面性的突破，這讓房屋登記檔案的管理工作總是處于吃力追趕的被動地位，成為整個房屋登記工作中最弱的一環，極大地制約了房屋檔案管理發展的手腳。

2.管理資金難以保障。檔案管理工作的軟硬件建設規范，在《檔案法》《檔案法實施條例及住建部的《房地產登記技術規程》中都有明確規定。這些標準的具體實施，需要大量的資金支持。并且，從應用新型管理技術、完善先進管理手段、提高科學管理水平的角度看，引用新技術及新設備的經費，并不亞于完成檔案管理工作基礎設施所需的資金。而房屋登記檔案管理資金長期依賴外部“輸血”的模式，常常會引發房屋登記檔案管理資金的不足，這也成為限制房屋登記檔案管理工作再上新臺階的一個重要因素。

3.管理理念尚需突破。長期以來，一種錯誤的觀念一直妨礙著房屋登記檔案管理工作的發展，即檔案管理部門是一個單位的“冷部門”，其地位和作用與單位的主業根本無法相提并論。其實，具有物權證據、區域壟斷、使用頻繁、動態發展等特性的房屋登記檔案管理工作，才是整個房屋登記工作的核心環節，只有它在管理體制、工作流程等方面突破了思維定勢，呈現出勃勃生機，房屋登記工作才能夠真正走出一片新天地。

二、建立房屋登記檔案管理良性循環機制的主要途徑

筆者對于建立房屋登記檔案管理良性循環機制的總體構想是：檔案管理部門要以房屋登記檔案數字化為基礎，推動檔案管理上檔升級；要利用檔案數字化成果對外提供有償查詢服務，以積累資金保障檔案管理工作上檔升級的需要。

（一）以檔案數字化建設為突破口，夯實模式創新基礎

1.購置硬件。進行房屋登記檔案數字化，必須擁有大內存的網絡服務器、掃描儀、數碼像機、高質量防火墻、微機終端等設備，并且要建立起完善的局域網，以應對數碼成像、數據傳輸、信息儲存等工作的需要。因此，在硬件配置時，要充分考慮其屬性特征，確保其能夠滿足數字化管理的要求。同時，各硬件間要能夠有效聯接、系統兼容，形成一個有機統一的工作機組。

2.開發軟件。選擇科學實用的數字化管理軟件，直接關系到房屋登記檔案數字化工作的速度、質量、管理效果和應用水平。因此，在進行軟件開發時，要充分考慮各方面的因素：一是要與現有房屋登記程序有效銜接，即將房屋登記檔案數字化成果作為一個子模塊，加載到現有登記程序之中。在進行房屋權屬登記時，能夠在同一界面之下調取檔案數字化信息，為交易與權屬管理工作服務。二是能夠進行優化升級。軟件在試運行和正式運行過程中都會出現一些問題，因此，不能將數字化軟件作“死”，要留有充分的修改余地。同時，也要充分考慮不斷提高管理水平的需要，為版本升級做好鋪墊。三是要注意分析統計工具的設置，為全面、便捷、準確地開發利用房屋登記檔案信息做好準備。

3.整理數據。房屋登記檔案經過數字化后，各種數據將直接進入到房屋登記工作之中。如果數字化過程中出現問題，那么房地產管理工作將從信息源頭開始即是不正確的，并將引起連鎖反應，導致房地產交易與權屬管理出現一連串錯誤。這就要求在進行檔案數字化時，必須對相關內容進行仔細的質量檢查，例如錄入的數據是否正確、掃描圖像是否清晰、圖像與著錄內容是否相對應、上下手產權關系與實際是否相符等等，確保房屋登記檔案的數據處理準確無誤。同時，為安全起見，還應建立異地容災制度，將整理好的數據進行異地備份儲存。

（二）以流程再造為突破口，提高檔案查詢效率

房屋登記檔案的利用主要分為內部利用與外部利用兩種。以往大部分房屋登記機構在利用檔案時都是一條人工通道，即受理窗口發調檔指令檔案管理部門把登記檔案送至調檔窗口檔案利用使用完畢歸檔。在整個過程中，不僅效率低下，并且還增加了檔案損毀丟失的風險，影響辦事群眾的滿意程度。而檔案數字化后，便可輕松實現檔案查閱對內、對外兩條線服務。

1.內部查閱自主化。將形成的房屋登記數字檔案儲存在專門的數據庫中，并與房屋登記信息相聯。在辦理房屋登記業務的過程中，如果需要查詢房屋登記檔案確認相關事項，受理人員可直接通過自己的電腦終端讀取數字檔案。為確保數字檔案安全，每名查閱數字檔案的操作者都必須使用密碼，軟件系統自動生成操作記錄。操作者查閱的數字檔案應為辦理房屋登記業務所必須的，所辦業務應與自動生成的數字檔案查閱記錄一致，以防止任意查閱導致房屋登記數字檔案信息外泄事宜，避免對數據庫造成損害。

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（一）業務辦理順利，實現良好銜接

自2016年11月1日開始全面受理不動產統一登記業務以來，中心全體工作人員不斷學習不動產登記法律法規和業務知識，研究解決工作中出現的疑難問題，實現了與區房屋交易部門業務的良好銜接，各項登記業務（預告、首登、轉移、抵押、變更等）均能夠正常辦理，順利的實現了不動產“統一登記”的平穩過渡。截至2017年底，中心共核發不動產權證書5845本,不動產登記證明11906份。（其中首次登記證書4705本，轉移登記證書1140本，預告登記證明8086份，預告抵押登記證明2584份，抵押登記證明1236份）共收取不動產登記費及證書工本費89.98萬元。

（二）按時完成數據整合匯交

數據整合是實施不動產統一登記的基礎性工作，對于建立不動產統一數據庫、發揮信息平臺功能、提升登記工作效率、保障登記安全具有重要意義,此項工作也是我中心2017年的工作重點。中心成立之初我們就通過招投標方式確定了技術協作單位進行存量房地掛接以及相關數據整合工作。一年來，技術協作單位通過補錄土地、房屋的產權及歷史登記信息等系統功能，持續推進該項工作。于11月14日按照國土資源部的要求順利導出了需要整合匯交的數據，成功提交省國土資源廳信息平臺并通過驗收，完成了我區的數據整合匯交工作。

（三）人員落實到位，培訓扎實開展

去年以來，按照鄭州市機構編制委員會文件要求和管委會主要領導指示精神，根據“職能劃轉，調劑解決”的總體思路，在管委領導、局領導的關心和支持下，中心通過劃轉、選調工作人員5名，招聘派遣制工作人員17名，調劑派遣制工作人員2名，加上原有的7名工作人員，目前共有在崗人員31名。

為了使工作人員快速扎實的掌握不動產登記的相關業務知識和技能，中心一直把學習培訓作為一項重要工作來做,積極安排職工參加國土資源部、省和市舉辦的不動產統一登記業務培訓班。通過培訓，讓我們多方面了解了整個不動產統一登記工作的歷史背景、政策法規、辦理程序、法律依據等進行不動產登記工作必備的知識，使我們的工作能力也有了較大幅度的提高。在平時的業務會中，我們都能夠積極研究政策，學習各項法律法規和新出臺的政策、辦法，中心上下形成了濃厚的學習氛圍；通過業務會審、疑難問題共商、登記卷宗“回頭看”等方式，大大提高了我們的登記水平和效率，有力的保證了我區不動產統一登記的質量。

（四）服務意識增強，便民力度加大

為了提高辦事效率，讓群眾少花時間、少走彎路，中心堅持推行便民利民措施，盡力簡化流程為不動產登記工作再增速提效。一是對涉及不動產登記的54項確認事項進行了再梳理，結合不動產登記大廳的情況重新制定辦事流程，將原來分散在不同職能部門的登記（備案）事項集中在一個大廳完成，實現了“一套”資料，“一窗口”受理，“一站服務”，“一次性”辦結的“四個一”模式。二是將原先的“受理、初審、復審、核定”四級審核全部變為“受理（初審）、復審核定”兩級審核。三是按照上級的要求取消“確認單”等申請材料，進一步提升了不動產登記工作的效率。

為給辦事群眾營造良好的服務環境，提升服務形象，加大便民服務力度，中心進行了軟硬件升級改造。一是在原有的8個業務辦理窗口基礎上又增設4個，加快了業務辦理速度。二是實行對公業務預約制，對辦理面簽業務比較集中的小區，與交易部門實現了聯合面簽、預約受理；個人業務實行即來即辦制。三是對大廳環境進行升級改造，為服務對象創造舒適、便利的辦事環境。四是積極推行文明服務用語，嚴格落實“首問負責制”、“一次性告知制”等服務制度。將“為民、務實、廉潔、高效”的服務要求內化于心、外化于形，融入服務的每一個環節，讓每一位辦事群眾“高興而來，滿意而歸”。截至目前，中心收到企業和群眾送來的感謝信10余封，錦旗5面。

（五）明確規章制度，搭建信息平臺

為了便于規范和開展工作，我們制定了相關工作管理制度，包括例會制度、重大問題會審制度、檔案管理和借閱制度以及不動產登記收費等制度，用制度規范各項工作。在省廳文件的指導下，在房管、社會事業等部門的積極配合下，按照標準化、規范化的要求，整合建立土地、房產等不動產登記數據庫，完善不動產登記信息統計、分析、查詢和管理等功能，做好信息平臺的建設，為不動產登記工作的順利開展奠定基礎。

（六）完成資料移交和數據平臺加密

我區的不動產登記技術平臺能夠實現與房管部門數據的相互推送和共享查詢，能夠順利辦理各項登記業務；局地籍（不動產）檔案室已建設完畢，具備了存放、查閱檔案條件。去年11月，按照國家土地督察濟南局不動產登記專項督察會議關于移交房管登記檔案的精神，我們積極與區房管部門及新鄭、中牟房管部門溝通對接，順利完成了紙質和電子檔案資料（約2萬余件）的整體復制移交，目前，復制檔案已全部入庫。為更好加密登記系統，我們隨鄭州市本級對登記平臺運行環境進行VPN加密處理。同時，我們在鄭州市局對我區不動產存儲設備進行擴容，保證了登記平臺的安全平穩運行。

（七）推動合署辦公，提高工作效率

本著便民利民的工作原則，我中心主動與區房管部門對接，向房屋交易服務大廳派駐兩名工作人員，增設了兩個服務窗口，與房管部門共同受理房屋交易及抵押登記業務，實現了“一站式”辦理，防止服務對象兩邊“跑腿”的現象發生。同時，按照國土資源部最新要求，最大力度壓縮承諾辦結時限。我們克服了機構編制批準晚、工作人員少、時間緊、任務重等諸多困難，實現了一般登記發證業務由30個工作日壓縮至7個工作日辦結，抵押類業務壓縮至5個工作日辦結，查封解封業務當天辦結，工作效率明顯提升。截至目前，我區的不動產登記工作沒有出現群眾排長隊、多跑路現象，受到企業和群眾的一致好評。

（八）權籍調查工作成果豐碩

不動產權籍調查工作是不動產統一登記業務能否順利辦理的基礎性工作，也是不動產統一登記工作的重中之重。通過權籍調查，形成的調查成果能否按技術規程順利入庫，房地數據能否順利掛接是我們登記業務開展的重要依據。中心遴選的6家具有乙級以上測繪資質的單位作為權籍調查工作技術協作單位，運用多種技術手段對我區約50平方公里建成區范圍內有權屬來源的國有土地及地上房產進行調查，形成存量權籍調查數據并入庫，為登記業務的順利開展打下了堅實的基礎。同時，通過權籍調查，使我們掌握了全區范圍內已有權屬的國有土地和每個不動產單元，同時也發現了一部分宗地或樓幢存在壓占、越界及跨宗等問題，為日后歷史遺留問題的處理提供了第一手資料。截至年底，共完成權籍調查488宗,面積28.11平方公里。

二、盯緊目標、聚焦發力，確保完成2018年工作任務

2017年，我們的工作取得了一定的成績，但是我們必須清醒地認識到我們的工作中還存在著很多不足之處。對比先進地市的不動產登記工作差距還很大，2018年我們仍面臨著非常艱巨的工作任務，需要我們在新的一年中，繼續加大工作力度，力爭有新的突破。

（一）優化程序，進一步加大便民服務力度

2018年，我們將以創建全國“百佳”不動產登記便民利民窗口為目標，進一步健全各項規章制度，簡化工作程序，加大便民服務力度。對登記系統設定的繁冗程序進行適當調整和簡化，加快各項業務流程的辦理。大力推行短信提醒、自助查詢、證書郵寄等便民服務措施，使服務對象能夠通過手機、自助查詢機等多種媒體隨時掌握案卷的辦理進度，充分發揮互聯網+的優勢。待我區政務服務中心正式運行后，中心將與房管、稅務部門一道進駐，實現交易、完稅、登記一體化，最終實現群眾辦證“只跑一次”的目標。

（二）強化培訓，不斷提升工作人員業務水平

2018年我們要繼續加大對工作人員的業務培訓力度。除分批次安排人員參加上級不動產管理部門組織的業務培訓之外，我們還將通過其他途徑安排人員進行業務學習和拓展培訓，努力使工作人員掌握最現勢的政策規定和棘手問題的處理辦法，將我區不動產登記人員打造成為政治素質高、業務能力好、服務意識濃、協作意識強的精品團隊。

篇7

一、前言

不動產登記是不動產物權變動的法定公示手段，是因法律行為而產生物權變動的生效要件，是物權依法獲得承認和保護的基本根據。為推進不動產登記制度建設，《中華人民共和國物權法》（以下簡稱《物權法》）立法時提出“國家對不動產實行統一登記制度”，但一直未能得到有效落實，這主要表現在登記機構、登記范圍、登記程序和城鄉登記等方面“不統一”。下面對其進行了相應的探討

二、不動產登記信息化建設面臨的主要問題

1、登記機構整合后信息歸整難度較大

從部門角度來看，多年來，土地、房屋、林地、海域等不動產資源分屬國土、住建、農林、海洋等不同部門管轄，機構撤并劃轉牽扯較多利益矛盾，國土部門還需要較長時間進行牽頭協調；從地方政府角度來看，不動產登記與地方政府經濟利益緊密相關，又與考核權重掛鉤，由于擔心統一登記后不動產基礎信息的公布可能會涉及地方債、土地財政等問題，不排除部分地方政府從地方發展考慮，不愿意曝光家底，沒有動力去推進登記工作落實。在推動登記數據聯網方面，多年的分散登記造成了很多原始信息都散布在地方政府相關部門內部辦公系統或檔案管理系統中。同時，由于各地登記標準不一，信息化水平存在差距，多數地區還以紙質登記為主，再考慮到技術、人員、經費和檔案、部門不愿共享數據等方面原因，數據整合匯總并實行聯網，需要更加科學有效的方式。

2、平臺準確性、開放性和易用性不夠突出

不動產涉及范圍廣種類多，《暫行條例》第五條明確規定了能夠依法進行登記的10種不動產權利的具體類型。詳實準確的不動產登記數據是跨部門聯網的重要基礎，因此信息準確性有待提高。同時，部分政府職能部門和地方政府對不動產登記信息公開持保留態度。多數政府網站都需投入了大量人力、物力、財力進行建設管理，但往往存在內容不夠全面、更新不夠及時、后期無人維護等問題，“僵尸網站”現象并不少見。部分網站還存在查詢要素缺失、搜索路徑繁瑣、數據庫連接不暢等問題，點擊率始終偏少，群眾知曉率低。這些都是網絡化過程中需要解決的問題。

3、網絡安全與個人隱私保護還需加強

《暫行條例》規定了可以依法查詢、復制不動產登記資料的主體范圍，并嚴格限制了查詢目的和用途，要求查詢單位、個人應當向不動產登記機構說明查詢目的，未經同意不得泄露查詢獲得的不動產登記資料。國土部表示，個人房產信息屬于個人隱私，只對管理部門和住房產權所有人公開。但在推動住房信息聯網過程中，部分擁有多套房產的群體或既得利益者，不愿意主動配合聯網工作，給登記審查帶來了不少困難。由于不動產登記涉及私有財產，關乎個人隱私問題，而登記又是完全自愿的，因此有相當一部分當事人不愿意配合登記，即使申請登記也會故意提供不真實不準確的申請材料，以此掩飾名下私人財產。

三、不動產登記信息化與網絡化的建議

1、加快推進系統融合

根據《暫行條例》《實施細則》和國土資源部《關于做好不動產登記信息管理基礎平臺建設工作的通知》的規定，要求建立統一的不動產登記信息管理平臺，并全國聯網登記。

跨部門的數據交換共享平臺，目前主要有兩種主流模式可供參考：一種是由國土資源部牽頭，多部委協作，在國家層面建立一個統一的不動產登記管理系統，允許各地各部門直接在線登陸使用。這種模式的特點是通過標準化建設，能夠實現統一更新、統一使用、統一管理。另一種是在省級國土部門的指導下，各地自行籌建不動產登記系統，采用標準接口與聯網系統對接，在全國范圍內實現數據的實時更新和共享。

2、實現移動化操作

不動產登記應依托互聯網和數據庫技術實現不動產信息的數字化管理，為權利人、利害關系人、國家機關提供配套的查詢服務，提高不動產交易、登記以及查詢等效率。而不動產登記移動互聯網化，就是在所有登記信息通過互聯網公開的基礎上，借助智能手機、平板電腦等可聯網移動終端設備，利用云計算技術，實現隨時隨地查詢登記資料、修改基本信息和部分手續預交辦等模塊化功能，為公眾提供便利高效的行政服務。

以“互聯網+”為載體的登記服務，可以減少辦證環節，節省登記費用，便利企業和群眾。較傳統互聯網，移動互聯網更加智能高效，不受時間、空間等客觀條件的限制。此外，移動互聯可以與基礎信息平臺和不動產登記中心互聯互通，推廣“一站式”服務與公開有償查詢服務，推動政府簡政放權與信息公開，加快職能轉變。

3、實現大數據化管理

不動產實現統一登記后，將產生海量數據。特別是當不動產登記信息管理基礎平臺以及相應移動互聯軟件投入運行后，將會面臨在全國聯網數據庫中重復調取數據的問題，不但會給網絡服務器增添巨大壓力，增加網絡系統安全風險，而且也會因頻繁調用數據，造成網絡延時或擁堵，增加各項維護費用。利用大數據分析技術，就能很好解決上述問題。大數據（big data）是指無法在可承受的時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合。比如，不同查詢人在不同地區某一時段內均查詢了相似字條，計算機自動分析數據，并根據查詢頻率、點擊率等條件將查詢結果從數據庫提取并予以保存，當下次又有查詢人查詢相似字條時，有用的搜索結果將以最短時間呈現供查詢人選擇。大數據分析技術的意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有意義的數據進行專業化處理，無需巨額財政投入和高端技術投入，就能成為不動產檔案存儲與查詢應用的最佳手段。

4、依法保護登記信息

首先要確保信息準確。《暫行條例》引入了“不動產單元”概念，在新版不動產登記簿證啟用后，統一以“不動產單元”為基本單位進行登記，包括權利人、共有情況、坐落、不動產單元號、權利類型、權利性質、用途、面積、使用期限以及權利其他情況等信息，編碼具有唯一性，有利于更加直觀準確地反映不動產的真實信息。其次是要確保信息安全，對有權查詢登記信息的對象范圍應予以進一步細化。同時，也要明確查詢不動產登記資料的單位與個人的保密責任。最后是要明確賠償責任。登記機關提供登記服務時，有義務做好形式審查，將不動產有關信息準確記錄在案。因不動產登記機構泄露登記材料或信息給他人造成損害時，應根據《暫行條例》第三十二條的規定承擔相應賠償責任。對于錯誤登記，不動產權利人也可以提出異議，并進行更正登記。避免不動產機構因等方式侵害不動產權利人的合法權益，為不動產權利人提供了救濟途徑。

四、結束語

篇8

我國《物權法》第二十條第一款規定：“當事人簽訂買賣房屋或者其他不動產物權的協議，為保障將來實現物權，按照約定可以向登記機構申請預告登記。”這一規定明確了預告登記的目的是“保障將來實現物權”；預告登記的內容為以取得、變更和消滅不動產物權為目的的債權請求權，至于房屋的租賃無論是現房租賃還是期房租賃，都不能辦理預告登記。此外，法院或其他有權機關對不動產進行查封、預查封等限制不動產處分的情形，依據最高人民法院的有關司法解釋，采取的是查封登記的方式，也不能適用預告登記。

同時，《房屋登記辦法》進一步明確了房屋預告登記的范圍，第六十七條規定：有下列情形之一的，當事人可以申請預告登記：預購商品房；以預購商品房設定抵押；房屋所有權轉讓、抵押；法律、法規規定的其他情形。但是，該規定并沒有涵蓋全部的期房和現房的買賣、抵押，被排除在預告登記范圍之外的是預購商品房轉讓及預購商品房抵押權轉讓。原因是目前預購商品房不得轉讓，所以不能辦理預購商品房轉讓的預告登記，更不可能辦理預購商品房抵押權轉讓的預告登記。

2.預告登記的特征

2.1預告登記的目的

為了保證將來實現物權，包括可以實現的用益物權、擔保物權及房地產登記時涉及的房地產抵押登記。

2.2預告登記的前提

當事人簽訂了不動產物權的協議，例如買賣協議、不動產抵押協議、分割協議等。

2.3預告登記的必要條件

當事人之間必須事先約定預告登記。

2.4預告登記的效力

具有排他效力，預告登記時限范圍內具有阻止轉讓方處理不動產的效力，可以保護預告登記權利人的利益。

3.明確預告登記與商品房預售合同登記備案的區別

在預告登記制度出臺前，房產登記部門有一項商品房預售合同登記備案工作，《物權法》出臺后，很多人認為商品房預售合同登記備案就是預告登記。其實，它們屬于兩種不同的制度，有很多不同之處。

一是性質不同。預告登記是由《物權法》規定的一種不動產登記制度，屬于民事制度。而預售商品房登記備案制度是由《城市房地產管理法》規定的行政管理措施，屬于行政管理制度。

二是功能不同。預告登記制度的主要目的是為了保障債權人將來能夠實現物權，就預購商品房的預告登記而言就是為了使得預購人在預購的房屋辦理了所有權初始登記之后，能夠辦理所有權轉移登記，從而確定取得房屋的所有權。但是，預售商品房登記備案制度不僅具有保護預購人的功能，還有助于建設行政管理部門加強對房地產市場的監督管理，維護房地產市場制度的功能。

三是有無強制性上的不同。預告登記必須是在雙方有預告登記的約定之后才能申請的，如果沒有當事人的約定，任何人不得強制預購人或者預售人進行預購商品房的預告登記。預告登記原則上必須由雙方共同申請，除非法律法規另有約定。預售商品房登記備案制度是一種針對房地產開發企業的強制性制度。只要房地產開發企業與承購人簽訂了商品房預售合同，該企業就應當自簽約之日起30日內，向房地產管理部門和市、縣人民政府土地管理部門辦理商品房預售合同登記備案手續。

四是適用范圍不同。依據《物權法》第二十條第一款規定，只要是當事人簽訂買賣房屋或者其他不動產物權的協議，為保障將來實現物權，都可以按照約定向登記機構申請預告登記。因此，在房屋的買賣、抵押中可以進行預告登記，在建設用地使用權的轉讓中也可以申請預告登記。但是預售商品房登記備案制度只是適用于商品房預售活動

4.推行預告登記規范化管理，有利于做好預告登記

4.1加大宣傳力度。各級房屋登記機構要通過報紙、電視、廣播、網絡等多種途徑，向全社會廣泛深入宣傳，讓群眾了解預告登記對保護購房者和債權人合法利益的重要性，提高群眾對預告登記的認識。

4.2整合信息資源。各房屋登記機構要加強信息系統建設，整合商品房預售許可、商品房預售合同登記備案、房屋交易、房屋登記、房產測繪管理、檔案管理等業務系統，建立統一的信息平臺，實現信息的適時傳遞和共享，為預告登記的做好打下良好的基礎。

4.3健全和完善登記規則。各房屋登記機構要根據預告登記的要求，建立健全各類房屋登記的操作規程，梳理業務流程，完善工作標準，積極推行規范化管理，不斷提高預告登記管理和服務水平。

5.辦理預告登記需要注意的事項

5.1預告登記順序

預購商品房抵押權預告登記應該在預購商品房預告登記辦理之后，兩個登記程序是相互獨立，不能省略，不可相互替代，更不能顛倒順序，但可同步進行，并同時完成。

5.2預告登記可單方申請

在房屋登記程序中，要求買賣雙方共同申請。只有預告登記符合條件即可單方申請。《房屋登記辦法》第69 條規定“預售人和預購人訂立商品房買賣合同后，預售人未按照約定與預購人申請預告登記，預購人可以單方申請預告登記。”

5.3預告登記的失效

預告登記只完成了物權的請求權，只有進行了本登記，才能取得真正意義的物權。但下列情形時，預告登記失效。一是主債權消滅的情形；二是自可以進行登記之日起的三個月內沒辦理本登記的情形。

結 語

篇9

一、對檔案管理人員的要求

公證檔案管理人員應由具有一定專業知識的人員擔任。公證檔案管理人員應堅持四項基本原則，能夠認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀，熱愛公證檔案工作。

二、檔案的立卷歸檔、接收和整理

公證事項辦結后，首先應當對公證文書進行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當事人為同一目的而辦的多項公證可以合并成一卷，辦證人員應當在三個月內將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續。

檔案管理人員在接收檔案時，應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項要求，嚴格檢查案卷質量，對于符合要求的進行接收，辦理好檔案移交手續。公證檔案分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機進行歸檔。對以密卷保存的檔案，應當單獨編號進行歸檔。

三、檔案的借調與查閱、保管和防護

在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續，并限制一定的借閱期限，在限期內因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經領導批準后辦理延期借閱手續。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續及借據，并在規定的期限內按期歸還檔案。還回時如發現文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應立即向領導匯報，并及時進行追查。

對公證檔案的管理應當做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內要保持清潔、整齊，并經常通風。檔案室應由公證機關專門設立使用，不應存放與公證檔案無關的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應定期對公證檔案進行檢查和清點，對出現破損、變質、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補和復制等補救措施，盡可能地減少損失。

四、檔案的保管期限

公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權利、義務關系方面及涉及不動產所有權轉移方面有關系的公證檔案，如收養、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關于履行期取限在十六年以上的合同、協議等屬于在相當長時期內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應嚴格按照《公證管理辦法》進行，以免造成不必要的損失。

總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進行的真實記錄，因此它對當事人合法權益的維護、公證效力的保障發揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發展，對公證活動的實施、監督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應強化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實現公證檔案的規范化管理，在公證檔案管理的每一環節都要本著嚴謹的工作態度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實現。

篇10

永昌縣公證處年以來共辦理各類公證373件，其中民事類117件，經濟類256件。本次公證質量檢查全面檢查了所有辦結案卷。經統計，合格證為373件，占總數的100％；未發現不合格證。

在檢查中，市司法局和兩級公證處采取承辦公證員匯報自查結果、填寫“質量檢查閱卷筆錄”、座談檢查體會等多種方式，找出實踐工作中存在的問題，大家幫助提出改進意見。公證員們還利用這次檢查提供的交流機會，研究和探討了一些公證理論熱點和實踐難點，如能否提供刑事訴訟證據保全公證、遺囑公證如何達到保密要求等等，從而提高了自身的業務水平。

綜上，本次公證質量檢查通過全面自查和地區互查，重點檢查了市、縣兩級公證處各類公證事項辦結案卷1161件，合格與基本合格率達到100％。我市公證人員確能堅持真實、合法、程序、規范的公證原則，辦理公證時嚴格審查、認真把關，保證了公證質量。

二、存在的問題

1．存在輕視實體與程序其中一方的工作誤區。一些公證員在辦證時，或因事項簡單而不仔細詢問、理順法律關系，或一味追求事實準確無誤而忽視公證程序要求。

2．談話筆錄制作水平有待進一步提高。如談話不能緊扣主題、切準要害，談話內容缺乏“告知義務”內容，談話針對性不強，談話文字書寫不規范等。

3．個別公證卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要證據、《受理通知書》，公證書無頁碼，公證書出證日期與審批日期不一致等。

4．具體辦證中把關不嚴的問題時有出現，特別是現場監督類公證，由于申請單位的原因，往往導致先公證后補相關材料。

5．檔案管理方面存在安全隱患，沒有專用保險柜，遺囑等保密卷宗存放不安全，安全措施不完備。

6．限于實踐操作困難，大部分案卷無法做到收費憑證入卷，公證處一般采用變通辦法，僅將發票號碼抄錄在案卷中。

三、改進措施

針對檢查中發現的問題和不足，我們爭取能糾正的，及時糾正；對目前無法補救的，如大量案卷缺少受理通知書等，將之納入公證處內部制度建設解決，在今后工作中注意改進。同時，還提出一些具體的改進措施：

1．進一步加強政治理論和業務知識的學習，充分認識公證工作的重要作用，提高公證人員的素質。

2．堅持高標準、嚴要求，嚴格執行公證質量標準，落實各項規章制度，及時查漏補缺，力爭今后公證質量實現新的突破。

篇11

雖然住房保障內部關于申請、審核、分配、管理等工作檔案不斷得到完善，但在現有條件下以部門為主的檔案信息建設，距離完全的信用體系建設仍有較大差距，并可能對住房保障工作的提升帶來影響和風險。

一是準入風險。建立在個人誠信申報和人工要件審核基礎上的申請方式，耗費申請人和審核人員的大量時間。為準備申請材料并現場提交，申請人需要從工作單位、戶籍地、居住地等不同渠道搜集住房、收入等證明，而審核人員不得不花大量時間審核要件的形式、數量。由于材料不齊備或形式不正確，往往造成審核人員的大量解釋和申請人的多次往返。若申請人有偽造相關證明的，通過人工審核受理材料，還不能完全發現。另外，有些行為習慣，如在家養鴿子，可能在入住保障房后繼續產生不良影響，由于目前未有效納入信用管理，無法在準入時就采取預防措施。

二是分配風險。由于沒有健全的個人信用體系，申請家庭通過審核后，住房保障部門只能根據家庭結構、收入、住房及是否是老弱病殘特困對象等有限的幾項要素進行分類，無暇從家庭信用等級、家庭需求強烈程度進行更細化的分類。在分配方式上，除去優先特殊困難家庭，其他符合條件家庭的住房需求被視作均等對待，從而一般采用搖號制為基礎的隨機分配方式，缺乏精細管理。

三是超標風險。申請家庭在輪候或選房入住后，住房、收入等保障資格發生變化，特別是超出保障標準后，家庭往往沒有動力主動向住房保障部門申報變化情況，而申請家庭的住房、存款、納稅、消費、就業等信息分散在社會的很多領域，涉及多個部門，住房保障部門往往不能及時發現變動情況。如果按照申請程序，定期開展復核工作，不僅存在類似準入的風險，家庭配合度不高，而且隨著申請量的積累，審核人員工作量將越來越大，管理機構和人員配備也將難以為繼。因此，現實中靠人工核實的方法無法及時發現超標風險。

四是監管風險。保障房入住后的不良信用行為，包括拖欠公共租賃房租金、不交水電氣暖及物業費、改變房屋結構或用途、違規出租等，涉及發現、調查、取證、查處及向司法機關移送等環節，房屋使用監管存在點多面寬、環節長的特點，管理單位和部門不僅涉及一線的日常管理單位和產權單位，也包括住房保障、房屋管理、城市管理、工商等部門及法院等司法機構，沒有統一的信用管理平臺和處理流程，監管過程中的失信行為如破墻開店等，不能得到有效制止和處理，極易造成管理被動，提高處理成本。

五是退出風險。目前政策文件對于騙租騙購、違規出租保障房等嚴重失信行為已經有了明確的處理意見，主要包括取消保障資格、罰款、要求退出保障房或補交租金、5年內不得再次申請保障房等，但在實際操作中，由于保障家庭僅有這一套住房，強制執行退出面臨很多困難，而其他措施違規成本較低，不能起到應有的懲處作用。如果僅僅從保障房入手，可采取的措施不多且效果有限，如果不能有效制止或處理違規現象，容易引起“破窗效應”，使其他家庭效仿。而且，違規家庭占用有限的保障資源，對于社會公眾特別是其他輪候家庭極為不公。

二、建立住房保障個人信用體系的意義和愿景

一是進一步健全公開透明的住房保障管理體系。應建立全生命周期的管理體系，其準入、分配、管理、退出等規則和管理信息全程公開。對于個人信用信息有異議的，可以申訴并要求及時給予核查、答復。個人信用評價記錄作為家庭分配保障房的優先因素之一，在房源供應類型、輪候時間、租金補貼等方面予以統籌考慮。

二是進一步健全多部門聯網的社會管理體系。2013年3月起實施的《征信業管理條例》是目前征信領域層級較高、較為全面的信用管理法規，在此基礎上，中國人民銀行組織商業銀行建立了全國統一的信用信息基礎數據庫，應用于個人信貸等金融領域。2013年7月最高人民法院《關于失信被執行人名單信息的若干規定》，通過“中國執行信息公開網”建立全國失信被執行人名單。隨著《不動產登記暫行條例》的和國家不動產登記局的成立，對于全國不動產的統一登記也提上了議事日程。因此，全國對于房產、金融、法院執行等信用信息正不斷趨向完善和統一，公安、工商、稅務等部門也都有自己的信息數據庫，當務之急是在目前的部門信息數據庫基礎上，打破地域、行業、領域限制，建立共享互動、動態監管、實時更新的統一信用信息管理平臺。這樣不僅能把住保障房的“入口關”，更能及時預警保障家庭的人口、再購房、大額消費等變化情況，對于拒不配合查處、退出的違規家庭，形成一處違規、處處受限的局面，加強監管力度。

三是進一步健全社會綜合信用體系。完整的信用體系由信用制度、信用機構、信用產品、信用標準、信用平臺等組成，從信用管理流程上包括信用信息的采集、評價、運用等環節。如美國商業信用評價報告由企業性質的征信機構提供，征信機構通過收集個人分散的信用信息，按信用評價模型整理加工后，出售給銀行等信用使用機構，后者將之作為是否向個人發放貸款的依據，從而建立了市場化的信用管理體系。借鑒此思路，住房保障部門可以購買第三方機構提供的信用產品，加強準入審核，同時也可以將保障房的信用信息作為社會信用體系的一部分，按規定向有關單位提供。

三、發展住房保障個人信用體系的具體措施和建議

一是個人信用體系制度建設。個人信用制度應是包括法律法規到一般政策性文件的系列制度，包括個人信用信息的采集、評價、運用等，應明確信用來源如何采集、如何采用第三方信用產品、如何確定信用指標和評價標準、家庭如何參與信息采集和申訴等系列問題。在信用信息采集方面，應建立信用信息溯源和責任追究機制，確保信息源的真實性、完整性和及時性；在信用信息評價方面，應建立信用指標分檔評價標準，通過公開公平程序，科學合理遴選評價指標和確定信用評價模型，充分保障家庭的隱私權、申訴權和參與權；在信用信息運用方面，應建立工作機構和人員權限制約和廉政風險防范機制，防止信息的泄露、濫用和工作人員失職、違規。由于住房保障信用管理相對還是一個新生事物，應加強與已有法律法規的銜接，提升立法層級，對于嚴重失信行為，從法律層級進行嚴處。

二是個人信用信息平臺建設。整合現有的部門信息數據庫，建立跨行業、跨地區、跨領域的綜合信息平臺，相關信用信息實現聯網運行，各部門實時共享。統一信用信息產品標準，規范信息源的交互和使用，各部門根據實際需求，提出相應的信用指標遴選體系及信用評價模型，做到記錄、采集、評價與運用工作相對獨立，確保信用信息的針對性和操作性。信息建設部門加強信息數據的兼容和維護，同步開發信用信息運營監管系統，建立信息使用追蹤記錄，確保信息安全和使用規范。

三是信用信息管理流程。主要在于四個階段：

第一，準入階段。家庭只需通過身份認證信息即可提出住房保障申請，住房保障部門通過統一的信用信息平臺，查詢家庭住房、收入、戶籍等基本情況和信用記錄，包括是否有以往使用房屋的違規信息、欠交費用信息、未處理罰單、犯罪記錄等，以此評價家庭的申請資格及輪候序列。住房保障部門可以把工作重點放在申請信息的疑點排除上，減輕申請人的舉證負擔。對于有騙取低保、社保及騙租騙購保障房等嚴重失信行為的，住房保障部門可以依據規定拒絕受理申請。

第二，分配階段。住房保障部門通過公開征求意見，建立保障房分配先后次序的具體操作辦法，在對特困家庭優先、無房家庭和低收入家庭加快分配速度的基礎上，根據家庭結構、年齡及信用評價等級等因素，優化分配措施。在準入、分配的輪候時期，家庭相關信息發生變化或有異議的，通過信用信息平臺申報，經后臺審核比對后，按程度予以調整，并及時反饋到分配過程。

篇12

1、專業性。房地產檔案產生于房地產專業部門，是專業性材料，房地產管理工作，特別是登記工作，面廣量大，政策性強，形成的檔案資料專業性強，在內容形式上與一般公文有明顯的區別，內容上反映了房地產權屬狀況、房地位置和面積大小，文件名稱上用房地產術語多。形式上，結構規范，多為表格式、填寫式。

2、動態性。房屋檔案的動態性是最顯著的特點。房屋檔案形成后，其所涉及情況并不是固定不變的，隨著產權人的變化，房屋的損壞倒塌，城市建設的發展，房地產市場的活躍，房屋的買賣、變換、繼承、贈與、分析等房屋權屬不斷發生轉移，房屋的拆除、擴建趨于頻繁，土地分割、合并等房地變更不可避免。因而房地產權屬處于不斷轉移和變更之中，具有強烈的動態性。目前，房地產檔案因產權變更引起異動的每年約有20%。隨著產權人的變化，房屋現狀的變更，檔案體系中的圖、檔、卡冊多項內容也作相應變更，檔案資料要作動態登記，檔案多項及時補充新資料，以確保檔案的真實性、系統性、和完整性。產權的動態性，使檔案成為“活”檔案。

3、真實性。房屋檔案是產權嚴格的歷史記錄，這種記錄多與實際相符，記載的產權人產權范圍必須清晰，能在產權審核和排解產權糾紛中起憑證和參考作用。真實性是房地產檔案的生命，也是發揮檔案的現實效用的基礎和前提。

4、完整性。權屬檔案的完整性體現在兩個方面，一是房地結合。二是圖、檔結合。

5、價值性。房地產屬于不動產，價值高，在單位和個人的財產構成中占有重要地位。因此房屋檔案屬于財產檔案。

6、法律性。由記載房屋所有權屬的憑證材料組成的房地產檔案，具有法律效力，是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。

2 房地產檔案的管理與保存要求

1、職貴規范化。房地產檔案具有較強的專業性，因此，在檔案的收集與整理中，必須具有規范化的職責分工。在房地產交易過程中，首先，根據職責要求，各部門在受理房屋交易時，要求買賣雙方出示所需資料，在辦理完畢之后，統一送交資料科。其次，資料科把所收集上來的資料進行進一步的劃分，收集整理后立卷歸檔。隨著科學技術的不斷發展，房地產檔案的現代化管理已經提上議事日程。計算機網絡技術的應用打破了多年房地產檔案手工記錄的傳統模式。房地產檔案信息和數據處理速度，以前所未有的快捷方式為內部行政管理和外部監督所接受。隨著社會主義市場經濟的飛速發展，特別是住房制度改革的深化和房地產交易市場的日益活躍，房地產檔案的利用頻率日漸加快，對房地產檔案管理也提出了更高的要求。先進的技術手段如何與現代化管理理念相結合，將政策與信息技術相結合，提高房地產檔案的利用價值，成為目前需要迫切解決的問題。

2、內容具體化。根據檔案形成的不同規律和特點，要求我們把檔案按照不同的內容加以分類整理，進行加工處理，為不同門類的檔案制定出不同的歸檔范圍，提出歸檔時限，并作為每個部門的工作標準及考核的依據。這種雙向互動，有效地解決了部門和整體間的個性和共性沖突給檔案管理帶來的難題，使形成的全部檔案基本處于全局的監管之下。

3、工作程序化。在房地產交易過程中形成的文件材料，我們確定了階段性和隨時性相結合的檔案接收原則。我們把每天辦理完畢的檔案分門別類地整理好，由專門的檔案管理人員統一歸檔，這是一項非常繁雜的工作，僅私房交易科每月就形成近2000卷的檔案。為了保證資料的完整齊全，使其結構合理，有利于編研，以便能夠提供及時、全面、準確的服務，我們必須做到工作程序化，來適應房地產檔案的不斷變化的需要。

3 房地產檔案的管理與保存措施

從管理角度講，檔案不僅是歷史的記錄，更為重要的是，作為動態管理的一種手段，可以通過檔案管理情況，來洞悉房地產交易的各種指數，從而達到對房產交易的統籌管理及宏觀上的控制。房地產交易檔案是房產交易的載體和依據，為房地產交易者提供借鑒和參考。所以，它是直接記述和反映房產交易過程、保存備查的各種文件材料，是房地產經營管理的有機組成部分。因此，檔案部門必須抓住機遇，迎接挑戰，加強房地產檔案墓礎建設，使房地產檔案工作再上一個新臺階。

積極探索房地產檔案管理的新模式。經過一個時期的努力與探索，房地產交易中心根據中心的實際情況，確立了統一領導、統一制度、集中管理的中心檔案管理模式。即組建了全面履行監督指導和保管利用雙重職能的房地產檔案管理如何為房產交易服務的交易中心資料科，并建立了以交易中心資料科為中心的現代化管理網絡，較好地理順了各方面的工作關系，協調好檔案工作的各項活動。

把檔案作為一種企業財富。房地產檔案要發揮檔案管理網絡作用，做好檔案的收集歸檔工作，不斷豐富檔案內容，優化室藏結構，就要收集、保管更多、更好、更有價值的房地產檔案，增強市場競爭力，保證檔案不流失與損毀。

檔案要在服務中體現其價值。房地產事業的改革與發展對檔案利用需要更加廣泛、多樣化，為企業提供了一個充分發揮檔案作用、證明檔案工作存在和發展價值的大好機會。大力開發房產檔案信息資源，使檔案工作在市場經濟中顯出勃勃生機，是房產檔案工作的生命力所在。檔案部門要熟悉和了解房產交易的需要，為房產交易中心改革和經營決策服好務。就是要提供先進的檔案服務手段，認真執行國家有關檔案工作業務標準、規范，積極采用檔案管理現代技術、方法和手段，不斷提高檔案的科學管理水平。

4 結束語

總的來說，為獲取更好的社會效益和經濟效益，應該在房地產交易中加強檔案管理工作，力爭提供系統性、成套性、集約性的檔案信息服務。

參考文獻

[1]李莘園. 細致入微的產權交易檔案管理工作[J]. 產權導刊，2013，04：60-61.

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隨著信息化建設水平的不斷提高,無紙化辦公時代已經到來。如何加強公證電子文件的歸檔管理,是實現辦公自動化過程中亟需解決的一個問題。公證處要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發的有關法規和規定，結合本處的實際情況，建立、健全文書檔案管理工作的各項規章制度。

1公證文書立卷歸檔案工作中存在的問題

早在1988 年司法部、國家檔案局就制發了《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》兩個專門性文件，為公證檔案的收集、整理、立卷、歸檔起到了規范作用。這表明公證文書的立卷歸檔工作是有章可循、有法可依的。然而，我們在檢查、指導公證文書立卷歸檔時卻發現，由于公證員和兼職檔案員對兩個《辦法》學習不夠，加上對檔案專業知識涉獵較少，所以在公證文書立卷歸檔中就容易出現以下幾個方面的問題：

1.1 文書材料收集不齊全

根據《公證文書立卷歸檔辦法》規定，公證機關受理申請后，公證事項的承辦人應著手開始收集有關各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調查材料，制作公證文書等，并著手立卷的準備工作。公證事項辦理結束或終止后，由承辦人檢查該公證事項的全部文書材料，進行立卷歸檔工作。立卷時要補齊遺漏的證明材料，去掉不必要立卷歸檔的材料。但在實際工作中，因公證人員沒有養成良好的及時歸檔習慣，多數公證案卷都是在兼職檔案員再三催促下立卷歸檔的，往往是有則歸檔，無則遺漏不歸。存在著主要文書材料能夠歸檔(如：公證文書、公證申請表、當事人的談話筆錄、公證事項報批表等)，證明材料則難以齊全(如：當事人應提供的有關證明性材料，公證處審查、調查所取得的證明材料等)的問題。造成案卷內檔案材料不能齊全完整，致使已形成的案卷與規范要求尚有差距。

1.2公證檔案立卷不規范

《公證文書立卷歸檔辦法》規定，公證檔案按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷，同一當事人為同一目的而辦的數項公證，可合并為一卷。實際組卷中，存在著同一當事人為不同目的而辦的數項公證合為一卷；不同當事人為同一事由而辦的數項公證合為一卷。同時，還存在著卷內文件排列順序不一致，應歸檔的材料沒有歸檔，卷內目錄填寫、起止頁號編碼不規范，歸檔材料用筆、用紙不規范等問題。

1.3檔案分類定位不準確

根據《公證文書立卷歸檔辦法》規定，公證檔案的分類原則是：凡涉及公民個人的人身關系、財產關系的公證事項，包括保管遺囑和其他文件事項，均列為民事類；凡涉及經濟活動的公證事項，無論當事人是法人或自然人，均列為經濟類；凡當事人或文書使用地有涉外因素的公證事項，均列為涉外民事或涉外經濟類；其他則列為國內民事類或國內經濟類。但我們在檢查中發現，涉及公民個人的人身關系、財產關系，如遺囑公證、遺產公證等案卷，往往出現既被分為國內民事類，又被分為國內經濟類的現象。

1.4 檔案的期限劃分不準

根據《關于機關檔案保管期限的規定》，公證檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久保管的公證檔案，一般是變更人身權利、義務關系方面或涉及不動產所有權轉移方面的，需要長遠利用、查考的公證事項。長期保管的公證檔案，一般是涉及不動產事務方面或合同履行超過十五年等公證事項的檔案。在較短的時間內查考、利用，作為證據保存而無保存價值的，以及合同履行期限在十五年以下的公證事項的檔案，均列為短期檔案保管。但我們檢查時發現：同一事由同一承辦人員劃定出不同的期限；同一事由不同的承辦人劃定出兩種以上的期限；長期劃為永久或短期劃為長期的現象較為常見。

另外，還存在著總登記簿(冊)登記不及時，造成公證發文號編制隨意性較大，出現了重號(一號多證)、漏號等現象。而且，公證發文號沒有確立固定的編制方法，造成公證文號年度與年度編制不一致，無延續性。

存在以上問題主要原因：一是少數公證人員對兩個《辦法》學習理解不深、不透，業務水平尚不能滿足工作需求；主要承辦人對公證文書立卷歸檔監督、檢查的力度不夠。二是公證及檔案部門組織開展公證檔案業務知識學習、培訓較少，對公證文書立卷歸檔工作檢查、指導力度不夠。三是公證及檔案部門對公證檔案出現新情況、新問題研究不夠，沒有根據公證業務的拓展和變化，及時調整、修訂分類方案等。

2公證文書檔案工作中存在問題的解決方案

2.1抓學習培訓

學習、培訓是提高公證人員檔案業務技能最基本的方法。公證文書制作以及公證檔案的形成是由具體公證員操作完成的，公證檔案的質量與公證員的檔案業務知識密不可分。因此，加強對公證人員檔案業務知識的學習、培訓就顯得十分重要。公證部門要根據本單位工作特點，每年至少組織安排1次檔案業務知識培訓。公證人員也要自覺學習檔案業務知識，以增強理論功底。特別對新上崗的公證人員，要及時安排檔案業務培訓，即使沒有時間安排，也要發放公證檔案業務規范，講清重要性，促使其自學。只有加強對公證員檔案業務知識的學習培訓，才能從根本上保證公證檔案質量。

2.2 抓檢查監督

認真組織案卷質量檢查，是確保每一份公證檔案規范、齊全、完整的有效措施。《公證文書立卷歸檔辦法》規定，公證文書的立卷歸檔由承辦人負責，歸檔前由公證事項的主要承辦人負責立卷質量的檢查。公證承辦人員從公證事項辦理結束起就應檢查、整理文件材料，補齊遺漏的證明材料，去掉不必歸檔的材料。主辦公證員必須履行職責，認真監督檢查，確保案卷質量。部門檔案員平時要加強立卷指導。檔案在移交進庫時，部門檔案員必須對每一份檔案進行認真仔細地檢查，對質量不合格的案卷，予以退還重新整理。

2.3抓考核獎懲

公證部門要建立嚴格的獎勤罰懶機制，實行考核與獎懲掛鉤。要將檔案工作納入公證人員的崗位責任制，年終一并考核。公證檔案不同于黨政機關一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據作用，可作為證據在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調與查閱應履行嚴格的審批和登記手續，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要借閱公證檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經公證處主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應立即追查。

2.4 抓整體協作

公證和檔案部門要對公證檔案給予重視，齊心協力抓好檔案工作。公證部門要經常與檔案部門保持業務聯系，取得檔案部門的支持；檔案部門也要為公證部門主動提供服務，并根據公證業務變化情況，及時幫助調整、修訂分類方案，適時對公證人員進行檔案業務培訓；要做好立卷歸檔跟蹤指導工作，從源頭嚴把案卷質量關。

結束語

總之，公證機關的公證文書是國家重要的專業文書之一，它所形成的檔案是公證機關進行公證活動和當事人從事民事活動的真實記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價值。因此公證和檔案部門要加強公證人員的檔案意識教育，提高公證人員檔案觀念，使公證檔案工作再上新臺階。