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（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優點

1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機

如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

2.企事業單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。

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所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質印刷這種傳統的形式，采用新科技、新技術對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質的載體發展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內容，也改變了傳統的檔案存儲方式，優化了傳統的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統的檔案管理機構更快地向復合型檔案管理發展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構的現代化發展。

1.2檔案管理機構信息載體多元化的基礎

在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現的同時并沒有伴隨著傳統方式的消亡，而是在這種發展過程中同時體現出了兼容性，體現了信息載體發展的特點和規律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協調一致的發展、存在，并且以一個整體的形象出現在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。

1.3信息載體多元化發展的管理對策

對于檔案管理機構而言，現有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學技術的發展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應考慮不同的信息載體之間的科學分配問題。根據各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據每個檔案管理機構的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設的資金投入以及檔案管理機構空間大小對載體的影響等因素，做好規劃。

2.紙質檔案與電子檔案各自的特點

因為信息載體的巨大優勢，以及被人們所接受的程度，在擔負起現代科技信息活動任務的同時，電子檔案給紙質檔案帶來了很大的挑戰，但是這并不代表著紙質檔案會就此消失。紙質檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習慣已經養成，對紙質檔案的鐘愛依然無可取代。紙質檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質檔案，甚至在某些方面，紙質載體反而會比電子載體更具有優勢。比如，大眾更喜歡用紙質載體，因為其適合大眾的閱讀習慣。據有關統計顯示，有56%的人習慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質文獻更易于保管，不需要專門的設備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔信息交流的任務，它的性質也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術的快速發展不僅帶來了管理上的創新，同時也促進了紙質載體潛能的進一步開發。紙質載體的發展一直與生產力以及生產技術的發展水平密切相關。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現代的數字印刷，紙質載體的作用一直在得到不斷的開發利用，電子技術的發展，使紙質載體的潛能有了進一步的可開發性。

3.檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質形式存在的資料，通過計算機技術對其進行整理、分類以及加工，并將其轉化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當前，大多數檔案管理機構對計算機的應用還比較單一，開發出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發展，使一次投入多次產出成為可能。電子化的發展改變了信息加工受經費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設之中，但是要注意這方面的發展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎。

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一、建立電子檔案統計臺賬應注意的問題

（一）堅持“準確、及時、連續、系統”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應該及時進行統計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統計單位是“GB”，而數字化錄音錄像的電子檔案的時間在統計中以“小時”為準，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統計臺賬的登記過程中，應該充分注意各個計量單位的換算，并嚴格根據自身單位的實際情況選擇相應的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統計，而且還能夠更加準確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統計效率和準確性。

（三）統計方法要科學規范。在當前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內的電子文件儲存較多，統一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統計的過程中，應該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數量的大小，以確保檔案資料的統計規范性。

（四）電子檔案統計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現統計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數據。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統計臺賬的工作效率和準確性。

二、檔案館電子檔案統計臺賬的建立策略

（一）設立與館藏門類及分類、管理規則相匹配的統計體系。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該合理地將不同類別的檔案資料納入到統計體系中，其主要包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統計臺賬體系時，應該根據不同類型進行逐層下探，構建不同類型的檔案資料分賬。總之，為了保障檔案館電子檔案統計數據的真實性，避免出F不缺項、不漏項、不交叉、不重復的現象，需要在電子檔案統計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統計精細度。

（二）設立橫縱結合的檔案統計項目。檔案館通過建立電子檔案統計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發展情況。其中，電子檔案統計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統計工作人員的實際情況出發，堅持橫縱結合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統計體系的構建過程中，雖然縱向內容是主體，但是橫向的內容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設力度準確把握的重要指標。

（三）建立與管理層次相適應的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據統一領導、分級管理的檔案事業管理體制，應該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準確地維護檔案館內部各種資料的內在聯系；堅持構建與本單位相適應的統計層次，確保“全宗賬”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準確反映不同種類檔案案卷的總數、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據實際情況構建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細賬，確保各個層次相互對應，保障電子檔案統計臺賬建立的規范化。

（四）建立和維護精確的統計表間關系。電子檔案統計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數據表，所以無法避免在年表內、跨年報表之間出現承接、匯總和總分的關系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現出總值相等的數量平衡關系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關系。這種關系呈現出動態的現象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎上的一種需要統籌考慮的關系。

三、結語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統計過程中，應該始終保持清晰明確的統計思路，采用先進的統計技術和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學合理的統計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻】

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計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結

綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■

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key words ：The radio system; file management; research

要做好電視廣播的檔案管理工作，主要從檔案管理人員、檔案管理技術以及檔案發展方向入手，打破管理常規，總結管理經驗，在檔案管理方面投入更多的資源，例如人力、財力以及物力，尤其是對信息化管理資源的投入。

一、 廣電系統檔案管理工作存在問題

（一）形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中。

廣電系統檔案從開始至結尾沒有按照歸檔要求進行歸檔，實際操作中缺少相應的控制措施及后續的檔案管理、服務工作，造成了檔案材料流失。檔案存放沒有專用聲像檔案室或聲像檔案專柜，檔案混存，存放環境不具備恒濕、恒溫、防磁等特殊性要求，檔案防護管理不到位。

（二）廣電系統檔案信息化建設進展緩慢

檔案管理普遍存在管理軟件或硬件落后、軟件不適應社會的發展以及網絡化、數據化功能退化的現象，使廣播電視的事業進展受到嚴重局限。部分領導對檔案信息化建設的認識不到位;檔案的數字化監督力度不大，在廣電系統網上可提供查詢利用的檔案數量不多;檔案管理模式不新;從事檔案工作的專業技術人員不足。

（三）廣電系統檔案的長效管理機制還沒有形成。

廣電系統行政管理體制發生了巨大的變化 ，但檔案管理機制卻沒有與時俱進地進行改革和調整 ，各級領導對檔案管理工作的重視程度不夠 ，造成檔案管理工作不規范 ，有的地方在檔案管理方面甚至根本沒有建立起規章制度。

（四）廣電系統檔案存儲無序、混亂。

個別從業者認為只有上級發文 ，或者紅頭文件才是檔案 ，檔案意識淡薄，比如他們認為工作中形成的音像資料、新聞素材、播出作品等不是檔案。他們對拍完、錄完、播完后怎么處理這些聲像檔案并不在意 ，這就導致許多聲像檔案長期保存在個人或部門手中。使得單位檔案歸類不齊全、不完整 ，嚴重影響了廣播電視檔案的長久保護和開發利用。有些個人或部門為了應急 ，將一些具有重要保存價值的節目或作品帶洗掉 ，作為空白帶反復使用 ，等到以后認識那些作品的重要價值時 ，已經無可挽回了。廣電系統檔案與其他系統檔案最大的區別就在于它的聲像檔案內容。這種特殊載體形式的聲像檔案已成為國家檔案的重要組成部分。

二、 廣電系統檔案管理工作的措施

（一）加快廣電系統檔案的規范化、信息化建設

領導和檔案工作者要解放思想，與時俱進，更新觀念，變管理型為服務型，加強各類檔案的規范化管理，進一步強化依法治檔、制度治檔的意識，認真總結檔案管理經驗，結合實際調整建立檔案工作業務建設標準和規范;要落實資金，增配硬件，完善軟件，構建檔案資源共享網絡平臺。不僅要配備計算機等信息化建設的硬件，還要對當前使用的軟件進行完善、維護和更新，以提高管理系統的穩定性和工作效率;要加快檔案的數字化進程，為廣播電視信息的資源共享提供必要條件;要按照專業化現代化的要求，既要加強廣播電視檔案隊伍建設，又要培養既懂檔案業務又懂信息技術的復合型人才。

（二）財力物力保障檔案管理工作加大業務培訓力度

加強在資金上的投入力度，完善廣電系統檔案管理系統的整體框架做到信息采集與報送管理規范化，讓整個信息化管理系統不斷在檔案管理工作中發揮作用，最終為廣電新聞事業的發展服務。建立檔案管理數據庫在廣電新聞檔案的多媒體信息系統的應用中，從多媒體數據庫入手，加強廣電系統檔案管理。細化相應的落實措施，對已產生的檔案從收集、歸檔到移交做到規范化管理防止檔案流失。對檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。培養專業檔案管理人員，注重其政治品德素質和職業道德素質。廣電系統檔案管理有必要不斷對檔案信息管理人員的專業技能和專業水平進行培訓及考核評價以利于廣電新聞檔案管理信息化工作的有效進行。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就簡，積極創造條件，力求將聲像檔案妥善保管，要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的使用壽命。

（三）建立廣電系統檔案長效管理機制

按照檔案管理的要求，結合實際，因地制宜制定適合本單位的各項管理制度、操作規范和工作要求，并嚴格按照規定抓好落實。要立足長遠，常抓不懈，檔案管理工作只有堅持常抓不懈，才能不斷提高管理水平。

（四）檔案管理人員應樹立檔案管理意識

廣電系統應根據檔案管理情況設置相關的管理部門以及管理人員，引入與之相關的專業人士，重視組建開發與編研音像檔案的隊伍，優化管理人才構造，提高綜合素質。管理層應幫助管理人員樹立檔案管理意識，使管理人員明確信息化管理檔案的重要性，給予檔案管理人員主動關注信息化管理工作的動力，通過對管理人員的培訓，培養檔案管理人員的責任感、使命感。

（五）明確檔案信息的發展方向，推廣信息化管理

隨著數字化與網絡化在廣電機構的產品制造中不斷推廣，廣電機構的檔案管理、利用也面臨著更大的挑戰，使廣電機構的檔案管理方式建設不斷進步。檔案是清晰、確定的原始記錄性信息，而廣電機構要信息化的不只是檔案本身，還要將經過處理的檔案信息以及相關的社會信息進行信息化，經過融合后將檔案信息放大。

（六）推進檔案管理工作規范化、標準化

在推進檔案工作規范化標準化的工作進程中，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。隨著信息化技術的進一步發展 ，我國廣電系統檔案網絡數字平臺 逐漸發展為互動性或功能性數字平臺。現階段已開設在線咨詢、查檔答疑、業務答疑、個性化頁面和郵件雜志等與網站瀏覽者互動的欄目。加強廣電系統檔案與社會公眾的溝通與交流 ，多層次、多方位地滿足公眾的檔案信息需求。

廣電系統檔案管理人員必須拋棄過去的陳舊觀念和封閉做法 ，適應時展 ，塑造檔案服務新形象 ，讓檔案信息服務切實走入社會公眾生活。提升檔案管理社會價值。

參考文獻

[1] 探析廣電事業單位檔案管理的改進措施 陳麗英 城建檔案 2014-02-15 期刊

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通過應用云計算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節約IT業務成本，更容易發揮檔案館的資源優勢。隨著“云”概念的深入及應用，越來越多的軟件服務和虛擬計算資源將放入“云”中，這樣無疑會增大對網絡寬帶的需求，同時也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機初始化的種群中的個體進行變異操作產生變異矢量，變異矢量與目標矢量進行交叉操作產生試驗矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產生新一代種群。將“云”中的每臺服務器看做一個個體，整個“云”看做一個種群，采用基本的DE算法對種群進行全局搜索，每代搜索結束后，采用優化最優解機制構建局部搜索策略的初始解，以達到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發又能利于種群的收斂，姜立強等對差分進化算法縮放因子取值策略進行了研究，通過仿真實驗表明，F隨迭代次數的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。

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前言

近年以來，隨著我國電子信息技術的不斷發展和完善，辦公條件的自動化和標準化正在不斷進行完善。同時，現代計算機技術和通信技術在辦公上發揮著越來越重要的作用。從本質上改變傳統辦公條件，從而更好地實現了辦公上的自動化，但是，可能會對企業機構的內部檔案管理產生巨大的影響力，為此，針對當前電子檔案和傳統檔案管理方面的共同點和不同點進行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計算機盤片和磁盤等一些化學磁性材料為平臺的文字資料，當然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統的檔案管理有著非常大的區別，電子檔案管理必須要通過復雜的編碼和解碼過程，才能進行相應的處理。同時，這也可以進行相應的復制并且存儲在不同的介質當中，利用者只是需要獲得相應的使用權，就能夠隨時查閱相應的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統的檔案管理共同點分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統的檔案管理是電子檔案形成的基礎之一，并能夠將其迅速將信息資源轉為電子化資源，這是當前電子檔案管理最為顯著的特點之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設過程中，需要傳統檔案管理的有效支持。在當前企業和管理機構中，信息資源是不會自動地進入到網絡的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網服務外，還有一部分是需要依靠具體傳統檔案館進行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉錄為電子檔案后才能網上使用。只有這樣，才能有效地發揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統檔案管理工作，必須要努力做好相應的管理工作，通過建設更加完備的檔案信息數據庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實性必須要有傳統檔案管理的信息作為保證，尤其在當前電子檔案缺乏相應的法律效應的前提下，就必須要充分好傳統檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達到最佳的效果，在利用電子檔案管理調出實際檔案的所在地和具置，之后就可以直接進行使用，這種比傳統的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當前電子檔案管理和傳統檔案管理兩者結合的完美體現。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統檔案管理兩者也是這種關系，都是充分利用技術條件來進行一系列的整合改進形成的，在工作管理方式上在前者的基礎上進行革新，達到工作的高效率，同時，對于其自身的服務方式和質量方面都有明顯的提升，這是當前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統檔案管理中的社會功能進一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時限上有所不同

現階段來看，電子檔案和傳統的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內統一進行歸檔整理，通過計算機的方式制成文件形式，通過網絡傳送到檔案部門中去，讓電子數碼簽名封簽進行相應的認證，同時，讓檔案管理人員進行接收，并記錄相應的歸檔信息，詳細記錄檔案分類號，嚴格限定相應的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進行相應的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴格遵守了電子文件自身的特點，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術，其中文件的內容上的可以進行相應的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關鍵性信息，但是，我們可以發現，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實性產生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復雜而且困難。所以，相應的技術人員在進行更改信息時候，就特別要注重數字簽名和信息上的認證，切實做好相應的加密保護措施。這樣就能夠更好地保護文件在傳送過程中信息的真實性，以免發生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進行確立。

（三）電子檔案和傳統檔案管理方式上的不同

在當前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統檔案管理有著本質上的區別，其中，電子文件與紙質的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進行相應的分類和歸檔號，嚴格根據上下行之間的關系，之后就可以給出相應的文件號。

在文件歸檔時，可以更好地進行主題詞著錄，只有在技術條件成熟的時候，進行多角度和全方位地進行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異

在電子文件的載體上可以會發生變質的情況，但是，隨著各種信息技術的革新發展，以及新的存儲介質產生和發展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質檔案進行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計算機技術管理部門和文件形成部門之間進行高度合作，在當檔案管理部門接收相應的電子文件時，必須要對格式進行相應的轉換，使得所有的文件格式以統一的方式進行保存，這樣就能在計算機技術發展后，能夠及時準確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術條件上，用戶先進行注冊、登記，才能成為獲取相應電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進行遠程登錄進行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關費用。而傳統檔案管理，并不需要進行獲取相應的需求，而是可以直接進行查閱相關信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術要求不同

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一、傳統檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統檔案管理與電子檔案管理的聯系

1.1電子檔案的形成建立在傳統檔案的基礎之上

隨著科學技術的飛速發展，電子化信息資源在檔案管理中的應用已經比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統檔案的支持。檔案的信息資源不會自己進入到網絡當中，而是通過電子的形式傳輸到網絡當中，然后在傳統檔案的基礎之上作出進一步的加工與整理，形成電子檔案在網上使用。

1.2電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息資源

網絡的儲存空間非常大，能夠將各種類型的檔案資料全部收集在其中，有關人員隨時都能夠在網上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠實現互助互利的目標，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調出實體檔案的所在地，然后進行直接獲取，與傳統檔案管理相比節省了更多的時間，是電子檔案與傳統檔案的完美結合[1]。

2.傳統檔案管理與電子檔案管理的區別

傳統檔案與電子檔案管理的區別主要表現在三個方面，分別是歸檔時限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時限的角度來看，電子檔案可以在文件辦理結案后進行歸檔，也可以在某一特定的時間周期內進行統一的歸檔，歸檔后通過網絡傳輸到有關管理部門進行統一歸類，避免出現檔案遺漏、檔案丟失的情況發生。從查詢方式的角度來看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時對檔案進行查詢和復制，方便調檔。而傳統檔案管理需要根據記錄進行檔案位置的查詢，在查詢的過程中浪費了很多時間，不利于其他工作的順利進行。從保管方式的角度來看，電子檔案可以通過網絡數據庫和存儲載體的方式進行保管，在經歷多年之后必然會發生老化的現象，從而影響了存儲載體中的內容。而且，現代科學技術的發展非常迅猛，計算機更新的速度非常快，在更新的過程中也不能避免對電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統檔案管理有效的改善了這一問題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會因為檔案丟失的情況而無法進行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強對電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎工作，為工人文化宮后續的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實性與準確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業務檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎之上，從而更好的進行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來看，也應該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎工作，像是收集工人文化宮舉辦活動的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進行電子文件的收集過程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規定，與傳統檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對電子文件的整理，根據電子文件中的內容確定其屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，為電子文件的長期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據其電子文件的產生條件來確定，如果工人文化宮有計算機網絡系統，就可以通過電子數據庫的形式對電子文件進行歸檔；如果工人文化宮是以存儲載體的形式對電子文件進行保存，就需要進行相應的輔助工作與認證工作，結合傳統檔案進行電子文件的歸檔。

3.健全?子檔案管理審核制度

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《國家行政機關公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質公文制定的。其中，紙質公文的管理是由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關的專業知識。電子公文檔案由于其自身的特點，不但能無限制地復制，還能進行編輯和修改。因而，其保密性更應該被重視，對系統安全保密的任務也更加嚴峻。要從制度上加強對檔案管理人員的培訓和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關注，有目的地加強他們的檔案安全保密意識和相關專業知識。電子公文從文件向檔案轉化以及存儲、利用等環節都需要有指定專人，各人對自己的工作環節負責。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護數據庫存儲介質、網絡服務器、應用程序服務器、打印機和通信鏈路等物理實體免受自然災害、人為破壞和攻擊。確保系統有良好的電磁兼容環境、建立完備的安全保護措施防止非法進入系統操作環境和各種盜竊、破壞措施發生。

系統的光存儲方案從另一層面保證了數據的安全性。磁、光、電三種存儲介質中，光盤的壽命最長，可達到50年以上，可用作長期存儲數字化公文的介質。而磁、電存儲介質的壽命較短，只能用作臨時存儲數字化公文的介質。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統設備硬件的正常運轉，使系統的實體硬件不受自然和人為破壞，為系統安全建立了良好的前提。

3 網絡安全

網絡安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統所運行的網絡及其節點所面臨的網絡攻擊威脅和系統的脆弱性而采取的保護措施。電子公文檔案系統最大的優越性就是用戶在異地可以通過網絡方便地利用。因此，網絡安全就成為用戶真實有效地利用檔案的保障。這也是系統安全機制的重要內容。

保證網絡安全主要采用物理隔離、應用防火墻以及網絡身份認證等安全措施。本文在項目實施中，使數據庫服務器和提供遠程訪問的Web服務器分離，在Web服務器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網絡安全提供了硬件支持。嚴格、分等級的網絡用戶身份認證保證了通過Web訪問系統的用戶合法性。

4 數據庫安全

安全性對于一個數據庫管理系統來說至關重要，所謂數據庫的安全性，是指保護數據庫避免不合法的使用，以免數據的泄露、更改或破壞。

本文在項目實施中選用的是最成熟的非關系全文檢索數據庫Trip。Trip數據庫的安全機制是多層次的，系統的登錄采用用戶身份認證的方法；對于數據庫的訪問采用授權的方法，在數據庫級、記錄級、字段級三個層面分別進行授權，控制用戶的訪問權限和訪問內容；當數據庫意外發生破壞時，可以進行數據庫的恢復，甚至可以根據日志文件進行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數據庫的備份，可以簡單地將數據庫BAF文件進行整體備份，當該文件比較大時，甚至可以對數據庫進行拆分和合并處理。

TRIP有四級用戶權限：系統管理員（system）、文件管理員（文件經理FM）、用戶管理員（用戶經理UM）和一般用戶（user）。每個TRIP系統只有一個系統管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統權限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權建造數據庫，并授權給用戶或用戶組去訪向該數據庫。只有經他授權的用戶（包括生成文件管理員的系統管理員）才能使用他生成的數據庫。用戶經理（UM）有權建立新的用戶或用戶組。一個TRIP系統可以有不限量的文件經理或用戶經理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權限圖

5 應用程序安全

管理電子公文檔案的應用程序安全是系統安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業務系統應用程序中建立了一套完整的安全機制，首先從源頭上確保檔案數據的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統。但按照檔案的類別，每個部門管理員分別建立自己的數據庫并管理自己的檔案，如果他不授權給別的部門（或個人），那么，別人也無權查看，更無權管理。每個部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認授權給部門組。對于WEB檢索，提供三種權限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統可以根據用戶的權限控制其進行相應的操作，嚴禁越權操作。

當然，為了系統的安全性，系統需要定期或不定期（人工）地備份數據庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時服務器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

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1 水利工程檔案的特點

水利工程檔案具有法制性、成套性、實用性及同步性的特點。我國檔案局與水利部門對水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項目檔案工作開展時有法可依，項目部必須要按照規定要求建立健全的工程檔案管理系統，否則將會受到相關部門的行政處罰。同時，對于水利工程的各類文件的收入，如設計圖紙、竣工驗收材料等都必須經過有關政府部門與資質部門的認可，這也是其合法性的體現。水利工程建設是一項復雜的系統工程，是由若干單項組合而成，因而檔案體系也形成了一個配套齊全的完整的檔案系統，缺少任何一個單項的檔案都不可。水利工程檔案的實用性是指水利工程自建設到竣工驗收期間的真實、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據，也是監理、行政主管部門、工程質量監督部門、運行管理部門的依據，因而水利工程檔案是最具有保存價值的歷史性材料。此外，國家檔案局與水利部門規定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。工程立項與檔案收集、整理同步；項目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進度、質量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質量評定和驗收與歸檔材料同步等。以此及時反映水利工程建設的整個過程。

2 水利工程檔案管理系統的建立

（一）檔案工作人員職責的建立

檔案是水利工程建設質量責任制的重要憑證，國家對于水利工程建設質量實行終身負責制，而水利工程館檔案管理人員是執行者，是否真實、完整的記錄檔案是當事人履行的重要憑證，無論是項目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設檔案管理中，明確相關部門、人員的崗位職責。在職責劃分中，項目法人應對水利工程檔案工作起到統籌作用，收集、整理與保管自身產生的檔案，并監督與檢查各個參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項目要配備與之相應的檔案室。其次，參建單位要切實做好自己職責范圍內的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項目法人等單位應移交的文件材料，應在整理、審核后及時提交。

（二）加強文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應根據工程檔案分類歸檔范圍來進行管理活動，針對水利工程特點可以分為除險加固與病險水庫兩類來收集、保存有價值的文字、聲像及圖表。同時進行整理工作，給材料進行分類、編號、編目等。在檔案收集與歸檔時，要衡量水利工程檔案的完整性與準確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續完善，工程檔案不可缺項，資料內容要準確，尤其是竣工圖，必須要能對工程建設的實際情況有所反映。歸檔的文件材料要確保可以有機的聯系，將有關聯的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據水利工程檔案管理的特點，同步管理是十分必要的，必須從立項之初就開始進行文件收集與整理；并同時在工程實施中對收集與整理的情況進行檢查，做好工程驗收時的文件材料的完整與質量保證。在此之中，對竣工圖的編制情況要進行重點檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設后投入、運行等實際狀況不可缺少的依據，因而必須要保證其完善、修改規范、有完備的簽字手續，做到圖物相符。對竣工圖變更的地方要標注清楚，在重新繪制時要標注重繪依據。

綜合上述，水利工程檔案管理的好鬧苯庸叵檔剿利工程建設的質量及后期的安全運行，因此，加強水利工程檔案管理系統的建立是水利工程建設項目不可忽視的重要環節，必須要重視對水利工程檔案完整、準確、系統的衡量。明確檔案工作相關人員的職責，確保檔案工作與工程建設進行同步管理；各參與單位應積極開展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確保竣工圖的質量。只有建立科學、完善的檔案管理系統，才能綜合反映水利工程質量狀況，才能促進水利工程建設達到優質標準。

參考文獻

[1]張明.淺析水利工程檔案資料的收集與整理[J].農業與技術.2016（20）

[2]劉兢珍.做好水利工程檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江檔案.2015（06）

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1 建立完善的檔案數據管理系統

利用網絡信息技術的優勢建立一套完善的數據管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，構建完整的檔案信息資源共享服務平臺，利用先進技術對檔案數據進行即時更新，解決信息報送不及時問題。同時對檔案信息進行數據分類，按照不同的種類進行不同的分組，同時這些信息可以重復利用，但數據的統計分類并不是一件簡單的工作，需要相關部門發揮最大的作用，真正實現檔案管理信息化、便捷化、科學完善的自身管理機制，也是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放和過期檔案的銷毀，都要實施集體決策。

1、資源共享、強化整合

以現階段檔案信息系統和信息資源為基礎加強整合，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價值，實現互聯互通資源共享，在管理信息系統設計時，充分考慮應用原有設備保護現有系統的建設，把現有系統資料和數據進行合理有效的整合，充分利用和保護現有資源，為資源共享強化整合工作，科學有序的開展奠定了良好的基礎。

2、追求先進、力求實用

采用先進、實用的信息技術，既能保證系統現在的功能，又充分利用自身的優勢，結合目前檔案管理現狀，借鑒其他單位先進經驗，認真比較和選擇先進技術路線，優化設計任務，使建成的檔案信息管理系統既是技術先進的系統，也是經濟實用，符合實際需求的系統。

3、擴大開放、確保安全

應用需求的不斷發展和電子檔案信息系統規模的不斷擴大，采用具有良好的開放性和擴充性的方案，來保證業務系統的增加，業務量的增長，社會公眾需求的延伸和新應用的開發等應用需求的發展，盡可能利用結構化的設計方案，在功能設計上，適當引入高新的先進技術，加強信息的安全，信息的集成和利用，更有利于將來系統的安全和開放。

2 電子檔案管理系統的現代化功能與優勢

隨著社會科技的快速發展，以紙質為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替。為了適應社會經濟體制改革的需要，并在市場競爭中占有優勢，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源共享。真正實現檔案管理信息化、便捷化。

1、數據錄入功能是檔案部門的一項重要工作，檔案管理員在收集整理中按照分類，對各種類型的檔案進行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息，施工資料和竣工資料的詳細信息和圖紙。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過在網上瀏覽、查詢實現對已錄入信息的電子檔案庫進行搜索和查詢所需資料。檔案管理人員也可以通過錄入、編輯各種檔案數據完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進行修改和重新歸檔。實現了辦公自動化和無紙化的目標。

2、數據檢索功能是提供檢索數據和瀏覽圖紙等相關功能。注冊人員只要登錄檔案信息系統，首先要選擇需要檢索的檔案類型，再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機上的系統瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進行設置。在用戶權限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需要的檔案信息的全文，可以下載到本地機上供檢索者利用。也可以φ廡┩賈膠妥柿轄行借閱，借閱必須通過審核后，方可看到借閱的電子圖紙或藍圖，傳統的底圖保存方式會占用大量的庫房，管理不便，檔案電子化可以節約大量的庫房和人力資源，提高檔案的檢索效率。因此，也提高了檔案的查詢率和查準率。檢索完畢后，應用“退出系統”關閉檢索子系統，防止他人盜用用戶的身份和權力。

3 、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制， 以前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，紙質檔案的信息化管理是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。電子信息的檔案化管理是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案。為了進行數據轉換，首先需要進行轉換關系的定義，即指定原來數據庫的字段與本系統中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

3 電子檔案管理系統的保密工作和風險控制

隨著網絡技術的發展與信息化的全面推進，給電子檔案信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在關于保護電子信息檔案方面也不夠健全，規章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高，因此，建立完善的電子信息檔案管理系統不僅要從系統標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子檔案信息管理系統在運用過程中的保密工作和風險防范工作。保密工作不僅要對文件進行加密保護，更重要的是對人員的專業素養要及時更新，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估和控制，防范于未然。

1、從制度上保證檔案形成以及管理部門的權威性。檔案部門的工作性質本身就是權威和嚴肅的代表，這也是檔案部門工作的價值體現。所以在對電子檔案進行管理的時候，同樣要運用和傳統的紙質檔案管理時候利用的同一個甚至高于傳統的管理標準進行檔案的管理。主要包括建立相關的制度規范部門的職責義務和權利。要規范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應該落實并嚴格把關蓋章簽章制度，使其得到法律制度的保護。還可以利用外部群眾的監督措施來保證電子檔案的權威性。

2、在技術上保證電子檔案的原始狀態。為建立的檔案信息管理系統，安裝病毒查殺軟件，建立防火墻等安全措施，防止他人的惡意攻擊造成系統癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內容的篡改等。還要對系統進行加密，限制訪問權限等，防止無關人員的隨意進入查看，設定電子檔案密級，設置訪問權限。并且根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。對內容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。另外要對文件檔案進行備份防止在丟失和被破壞后及時回復管理。

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加強電力系統文書檔案管理工作是電力企業提高管理水平、快速健康發展的必然趨勢，是強化電力系統內部管理、提高工作效率的重要體現，是其工作業績和管理水平的歷史記錄和再現，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導單位領導科學決策的重要依據，還是檔案科學管理研究的基石，是衡量電力系統檔案管理水平的高低的關鍵標準之一。電力系統檔案管理是其經營活動中必不可少的管理要素，是電力企業管理中一個重要部分，具體負責日常公務文書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等。隨著現代化進程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發展趨勢，成為其最佳技術手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時，開發電力系統文檔信息平臺，能夠及時、動態地查閱電力文書檔案，用于內部員工熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復網上閱覽，在做好政策性、專業性、保密性的同時，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發利用價值。

三、加強電力系統文書檔案管理的對策研究

1、加大法律、法規的宣傳力度，增強電力系統全員文書檔案意識，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視

加大檔案法律法規的宣傳，提高電力系統法治意識和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規范》等法律法規的力度，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，增強員工的檔案意識，變被動為主動，從而加大開發利用的力度，提高工作效率和經濟效益。領導的支持力度在一定程度上影響了電力系統文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進電力系統內部各部門協調合作的重要一環，為實際的文書檔案研究和服務工作奠定了堅實的基礎。

2、開展繼續教育和終身學習制，全面提高電力系統文書檔案管理人員的業務技術素質，有效提升文書檔案管理水平

電力系統文書檔案管理水平關鍵取決于文書檔案專業人員的素質高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強的檔案意識、扎實的業務功底，還要有較高的服務意識和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質、業務技能的培訓和學習的機會，持續拓寬工作思路和知識面，提供機會加強行業交流與學習的機會，借鑒兄弟單位以及國內外成功的管理經驗，成功打造一支復合型文書檔案人才隊伍，并不斷提升其綜合素質，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎，也是電力系統加大檔案科技進步、提高管理水平、深入開展檔案開發利用的關鍵所在。明確電力系統文書檔案工作人員繼續教育和終身學習制的目的，從目的性、現實性和實效性出發，本著缺什么補什么、“學以致用”的方針，在學習專業知識的同時應注重對相關科學知識的補充和更新。電力系統走向國際化的標志有兩個，一個是電力系統設備的自動化，另一個就是電力業務的網絡化和數據電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負著為電力企業轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任，信息技術的發展以及企業信息化進程的逐步深入，給電力系統文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時更賦予檔案管理巨大的發展機遇。尤其是加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，確保能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質量的文書檔案隊伍打下堅實的基礎。開展電力系統文書檔案工作人員在職學習的約束、激勵措施，與工資、技術職稱以及管理人才培養、提拔相結合，增強文書檔案工作人員繼續學習的主動性和積極性，不斷更新知識、拓寬視野，用現代化的科學知識、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統文書檔案管理的技能，更好地適應電力系統企業和社會發展的要求，不斷提升電力系統文書檔案管理的水平。

3、建立健全電力系統文書檔案管理的規章制度，不斷創新電力系統文書檔案管理模式

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檔案管理現代化是現代科學技術特別是數字化技術和網絡技術發展的必然要求, 利用這一現代科學技術, 將檔案管理工作從傳統的紙質載體向“無紙”的數字載體轉變, 從而實現工程檔案資料的數字存儲與查閱, 其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。現在普遍使用的方法就是將紙質載體檔案信息通過手工著錄、掃描等形式, 以數字記錄方式存儲到服務器、光盤等計算機的各類存儲器中。

1. 1 數字化技術

數字化技術是以數字電子計算機硬軟件、周邊設備、協議為基礎的信息離散化表述、定量、感知、傳遞、存貯、處理、控制的集成技術。在檔案數字化技術中, 關鍵的環節之一就是將檔案紙質載體轉變成“數字”載體, 而利用現代掃描技術將紙質檔案轉化成計算機可閱讀使用的數字信息的過程, 是實現紙質載體轉化成“數字”載體的過程。這種依靠掃描設備、計算機等硬件設備進行數字化掃描技術, 符合國家電網公司紙質檔案數字化技術規范的要求。

（一）設備選型

掃描設備是實現檔案紙質載體轉化成“數字”載體的手段, 我們通過對紙質載體檔案的分類分析,數字化文件的技術要求, 以及對檔案進行掃描的要求與掃描設備的對比, 遵循“經濟合理、技術先進”的原則, 來選擇功能適當的掃描設備。

(1)檔案類型分析

按照檔案數字化發展的方向, 目前, 公司以下檔案需要從紙質載體轉化成“數字”載體:

文書檔案: 反映公司黨務、行政管理等活動的檔案；

科技檔案: 反映公司生產、基本建設等活動的檔案；

照片檔案: 反映工程施工的照片、領導視察工程項目的照片、各種活動的照片等。

這些紙質載體的檔案, 其功能、用途、保管期限等不同, 因而紙張大小不統一、紙張厚薄不一致、裝訂形式不一樣等。客觀上要求掃描設備的不一樣, 增加了設備選型的復雜性。

(2)技術要求

􀀂《國家電網公司紙質檔案數字化技術規范》中, 對數字化文件的質量提出了明確的技術要求, 具體有:a.圖像頁面清晰可辨；b.數字圖像中不能有雜點、黑邊等；c.數字圖像的偏斜角度要小于1度；d.圖像偏斜不超過頁面內半個文字。

(3)檔案掃描的要求和掃描設備參數對照表

綜合上述分析, 在充分論證的基礎上, 通過對掃描設備的市場調查、經濟技術比較分析, 按照“滿足功能要求、優質高效適用”, 選用松下kv- s7065ccn彩色平板式高速掃描儀, 該掃描設備能夠實現高速和平板掃描的一體化。分辨率在100～ 600dpi之間, 滿足不同清晰度的要求。圖像輸出有黑白和24位真彩色, 能夠最大限度保持圖像的原貌。圖像處理軟件R.T.I.V.能夠對數字文件進行糾偏、去污等技術處理。

（二）檔案“數字”載體的形成

將一份紙質載體的檔案, 轉化成“數字”載體, 一般要經過以下8道工序:

(1)檔案出庫, 整理檔案, 去除裝訂物。

(2)檢查檔案紙張大小、厚薄, 選擇手動平板掃描或自動高速掃描。

(3)根據檔案原件的清晰度, 調整分辨率。

(4)彩色圖像應采用真彩色掃描, 其它采用黑白二值。

(5)對掃描的圖像進行糾偏、去污等技術處理。

(6)將數字文件保存到服務器上, 文書檔案和科技檔案的文件采用TIFF文檔保存, 照片檔案采用JPG文檔保存。文件用實體檔案的檔號命名,一一對應。

(7)檔案恢復原裝訂, 還回庫房。

(8)將數字文件刻錄光盤備份。

1. 2􀀁 網絡技術

將紙質檔案信息轉化為數字化信息, 就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源, 要實現這一點, 必須依靠網絡。利用公司現有的局域網構建檔案數字化網絡, 是檔案信息化建設得以進行的最經濟有效的必要基礎。另外, 有了網絡, 沒有相應的檔案管理軟件, 硬件就會像一盤散沙, 無法運作。

按照國家標準規范, 結合電力行業的實際情況, 按照經濟適用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則, 經過廣泛的調研和比較, 決定選用清華紫光企業檔案管理系統軟件和紫光檔案檢索系統實現檔案的網絡化。

（一）利用清華紫光企業檔案管理系統軟件實現實體檔案和數字檔案的對接功能

清華紫光企業檔案管理系統軟件功能齊全, 有11個子系統, 分別能完成權限設置、數據錄入、檔案查詢、檔案借閱等功能。其中的數據錄入子系統, 將文件信息錄入, 能夠形成電子條目和檔案數據。數字檔案通過該子系統的掛接功能, 將數字文件直接掛接到該實體檔案的電子條目下, 點擊瀏覽, 就能在計算機上查看到與實體檔案一致的數字文件, 操作方便快捷。

（二） 利用紫光檔案網絡檢索系統實現網絡檢索功能

利用公司現有的局域網, 各終端客戶機通過公司主頁上的紫光檔案網絡檢索系統, 運用檔號或關鍵字查詢, 可直接查找到所需檔案信息, 并能原文瀏覽和下載保存, 方便而快捷。

實踐表明, 利用清華紫光企業檔案管理系統軟件和紫光檔案網絡檢索系統, 將實體檔案和數字檔案的準確對接與網絡快速檢索, 實現了紙質載體檔案轉化成“數字”載體后的網絡傳遞, 是檔案信息化的基石。現代數字化技術和網絡技術在檔案管理中的成功運用, 將傳統的檔案管理“脫胎換骨”, 檔案信息化帶來的文件形成電子化、檔案信息傳遞網絡化、檔案信息存儲數字化、檔案文件管理動態化, 使檔案人員利用計算機管理檔案、儲存和保管檔案, 通過網絡查找檔案、利用檔案, 標志著檔案管理由傳統走向現代化。既是檔案管理的轉折點, 也必將引導企業管理的創新, 為進一步提高企業的競爭能力和經濟效益, 發揮應有的推動作用。

2􀀁 公司檔案信息化建設的優點

2. 1􀀁 先進的掃描技術

經過科學比選而采用的松下kv- s7065ccn彩色平板式高速掃描儀, 體現了“經濟合理、先進適用、操作友好、質量可靠”宗旨, 能實現彩色、黑白掃描自動識別功能, 自動糾偏功能, 顏色濾除功能, 去黑邊、黑跡、斑點等功能, 達到最完美的圖像效果。

2. 2􀀁 強大的文件壓縮功能

掃描圖像處理軟件能對數字文件進行壓縮處理。一般200張紙質檔案形成的電子文件容量大約900兆, 經過軟件壓縮后1000張紙質檔案形成的電子文件容量大約為200兆, 大大減少文件的容量, 減少占用的空間, 提高文件的瀏覽速度。

2. 3􀀁 高效

自動高速掃描技術能達到每分鐘60頁的掃描速度, 大大減少了時間, 節約了人力, 物力, 財力。

2. 4􀀁 技術的創新引領管理的創新

隨著計算機網絡的進一步發展, 檔案信息化建設的不斷完善, 信息高速公路逐步拓展, 數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域。公司員工和部門只要通過計算機網絡, 均可擁有和使用檔案信息。顯然, 以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用了, 必須改變工作方式, 建設工作規范。這樣, 檔案信息化的建設向傳統的檔案管理模式、制度提出了嚴峻的挑戰, 將引領決策者、檔案工作者需要不斷摸索, 研究新方法, 解決新問題。

2. 5􀀁 工作效率的提高和利用方式的便捷

傳統紙質載體檔案的利用流程, 是利用者確認身份后, 提交利用目的, 然后由檔案工作者查閱檔案目錄, 再進入庫房提取檔案原件, 交于利用者閱覽。檔案信息化建設改變了這一過程。檔案信息化建設的成果使得利用者不必到館, 在網上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全文信息, 或者經授權后, 自己在計算機上查閱相關檔案信息, 以往繁瑣的工作步驟消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。

2. 6􀀁 更好地保護檔案

公司檔案見證了公司整個發展歷程, 是寶貴的財富。紙質檔案由于受到溫度、環境、時間等因素, 不利于保管, 檔案數字化可以有效地, 更好地保護檔案。

2. 7􀀁 充分有效的利用檔案, 提升企業競爭力