引論：我們?yōu)槟砹?3篇個人檔案的重要性范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、資歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等等。
那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容？據(jù)我查閱準(zhǔn)確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關(guān)系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。
但在現(xiàn)在的社會中仍有許多自由人認(rèn)為檔案已經(jīng)不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關(guān)心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學(xué)生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù)，等到要去辦理的時候，又過了畢業(yè)派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業(yè)后未及時辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來的嚴(yán)重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟(jì)金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟(jì)金無法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，應(yīng)該說后果很嚴(yán)重。最后，等到我們達(dá)到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學(xué)時的學(xué)籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。
從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關(guān)鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。。從宏觀意思以上講，加強(qiáng)對人事檔案重要性的認(rèn)識，將可以促進(jìn)個人和單位的穩(wěn)定發(fā)展，對構(gòu)建社會主義和諧社會有重要意義。
那么結(jié)合我所在單位的實際現(xiàn)狀，我想從以下幾點制度來加強(qiáng)管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關(guān)檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學(xué)習(xí)，并結(jié)合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學(xué)習(xí)，目的是為了更好的加強(qiáng)管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴(yán)密的管理體系。
第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護(hù)人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。
第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，應(yīng)及時主動向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時間、組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，個人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時間、本人簽字等等。
第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：
（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
第五，人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動、職務(wù)變動、學(xué)歷教育等等原因引起的，轉(zhuǎn)遞人事檔案時必須通過機(jī)要交通或派專人送取，并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱的內(nèi)容，為查閱者提供相關(guān)資料，超出領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴(yán)格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。
綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，準(zhǔn)確化來積極的帶動現(xiàn)整個社會的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來增強(qiáng)檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進(jìn)一步的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
篇2
1.1《檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。”然而在實際工作中經(jīng)常會忽視這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題： 一是檔案交接不及時。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。使得人事檔案工作前后脫節(jié)。 二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些醫(yī)院人事檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些醫(yī)院人事檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
1.2做好人事檔案交接工作，應(yīng)采取如下措施：
1.2.1人事檔案交接要納入醫(yī)院的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的人事檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中
1.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做到對所保管的人事檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；撰寫人事檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做到了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時要了解或檢查人事檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。
2 醫(yī)院流動人員人事檔案管理
2.1醫(yī)院流動人員出現(xiàn)檔案移交不及時，已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員人事檔案，有些沒有及時移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，有些沒有人事權(quán)的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。人事費(fèi)普遍過高，也是導(dǎo)致“棄檔”的重要原因。
2.2為了保證醫(yī)院流動人員人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應(yīng)該加強(qiáng)對其的管理，認(rèn)真做到以下幾點。
2.2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和管理水平。
2.2.2明確職責(zé)，理順關(guān)系。本著對流動人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度及時與他們進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，明確各自的人事檔案管理范圍。根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案應(yīng)當(dāng)移交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，并建議流動人員的人事檔案應(yīng)當(dāng)打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。同時強(qiáng)化流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)職能，應(yīng)以服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)的辦法減少“棄檔”現(xiàn)象。
3 結(jié)論
人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實歷史記錄。醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，人事檔案人員離崗離職之前認(rèn)真做好檔案移交和做好醫(yī)院流動人員人事檔案管理工作，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。
篇3
大學(xué)生個人檔案信息；云計算；信息安全；高校信息素養(yǎng)教育
一、云計算下大學(xué)生個人檔案信息安全維護(hù)的意義
（一）大學(xué)生個人檔案信息的詮釋
在網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)時代，隨著云計算（cloudcomputing）技術(shù)被逐漸推廣運(yùn)用，與檔案有關(guān)的云數(shù)據(jù)服務(wù)平臺的運(yùn)營者時常從高校內(nèi)的檔案管理部門與其他職能部門處獲取到海量的大學(xué)生個人信息，進(jìn)而將信息加以管理，由此形成個人檔案信息。按照歐盟數(shù)據(jù)保護(hù)工作組的《關(guān)于公共部門信息和私人數(shù)據(jù)保護(hù)的意見》以及美國國家檔案館（NARA）的相關(guān)文件的界定，大學(xué)生個人檔案信息（personalarchiveinformation）通常包括他們的個人情況（如姓名、家庭狀況）以及在校表現(xiàn)情況（如學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、誠信記錄）等。[1]
（二）信息安全的意義及云計算下的安全風(fēng)險
信息安全的維護(hù)是個人檔案信息管理與利用活動所應(yīng)當(dāng)遵循的重要準(zhǔn)則。一般地，信息安全包括如下要素：一是完整性與真實性（Integrity）；二是保密性（Confidentiality）；三是可用性（Availability）。個人檔案信息需要被作為個體（如大學(xué)生）與組織（如校外企業(yè)）的利用者所獲取，以此來滿足他們的個性化需求（譬如大學(xué)生通過獲取自己和他人的信息來滿足就業(yè)和升學(xué)等發(fā)展需求，又如企業(yè)通過獲取信息來為大學(xué)生提供營利）。[2]然而云計算環(huán)境在提高了信息管理與利用效率的同時，也大大地增加了信息被篡改與披露的幾率，由此大學(xué)生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性被損害，前述問題已在實證資料得到了清晰的反映。[3]
二、國外安全維護(hù)經(jīng)驗的借鑒
美國、俄羅斯與歐盟的高校均培養(yǎng)學(xué)生在信息管理和利用當(dāng)中所應(yīng)具備的素質(zhì)，其經(jīng)驗值得被我國高校借鑒。美國美國圖書館協(xié)會和教育傳播與技術(shù)委員會為在校大學(xué)生制定了九條信息素養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，其中最主要的標(biāo)準(zhǔn)就是信息技術(shù)的培養(yǎng)以及相關(guān)知識的獲?。幻绹髮W(xué)與研究圖書館協(xié)會（ACRL）等機(jī)構(gòu)以及華盛頓大學(xué)與密蘇里堪薩斯大學(xué)等高校依據(jù)前述標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步制定了大學(xué)生信息素養(yǎng)的若干項執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與效果指標(biāo)，其中最主要的一項即為，大學(xué)生能夠熟練地獲取與分析信息進(jìn)而創(chuàng)造新信息。[4]近年來美國高校開始注重培養(yǎng)大學(xué)生的信息安全意識與道德，這體現(xiàn)在了該國檔案工作者協(xié)會（SAA）制定的行業(yè)自律規(guī)范當(dāng)中。[5]
（二）俄羅斯與歐盟
根據(jù)實施于2015年1月的《俄聯(lián)邦關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施安全方案》，高校教育者應(yīng)當(dāng)首先對大學(xué)生進(jìn)行信息道德與意識的培養(yǎng)，在此前提下才向大學(xué)生傳授關(guān)于獲取與利用信息的知識與技能。為貫徹這一方針，該國聯(lián)邦政府在《俄羅斯教育現(xiàn)代化構(gòu)想》中，將高校信息素養(yǎng)教育劃分為三個階段：第一階段主要培育學(xué)生的信息安全意識與信息道德；第二階段的主要任務(wù)是組織學(xué)生互動和參與；第三階段才是引導(dǎo)學(xué)生通過合理運(yùn)用信息知識與技能來進(jìn)行創(chuàng)新。[6]歐盟委員會數(shù)據(jù)保護(hù)工作組在于2014年修訂的《數(shù)據(jù)保護(hù)指令》第一章中也做了類似要求。
（三）比較和取精
通過比較我們不難發(fā)現(xiàn)，美國、俄羅斯與歐盟都全面地規(guī)劃了信息意識、道德、知識以及能力等方面的教育工作。不同的是，美國多數(shù)高校偏重于滿足可用性這一信息安全屬性的要求，而俄羅斯與歐盟的高校則更注重滿足信息完整性、真實性與保密性等要求。
三、以高校信息素養(yǎng)教育來維護(hù)信息安全的基本思路
（一）首先促使大學(xué)生維護(hù)信息的完整性、真實性與保密性，在此前提下引導(dǎo)他們實現(xiàn)信息的可用性
在云計算環(huán)境下，大學(xué)生個人檔案信息處于完整、真實與保密狀態(tài)是它得以被有效獲取與利用的前提。因為，按照科斯的解說，產(chǎn)權(quán)的清晰界定能夠促進(jìn)人們對個人檔案信息資源的開發(fā)與利用。大學(xué)生應(yīng)當(dāng)是該信息的產(chǎn)權(quán)的最終享有者；[7](p140)另一方面，個人檔案信息的完整性、真實性與保密性體現(xiàn)著大學(xué)生的尊嚴(yán)與自由等基本人格價值。
（二）通過層次化的教育規(guī)劃，體現(xiàn)信息安全各要素的重要性差異
大學(xué)生通過信息安全意識的培養(yǎng)，得以維護(hù)信息的真實性與保密性；同時大學(xué)生通過接受信息道德教育，自覺避免對他人信息真實性與保密性的破壞。由此我國宜重點借鑒前述歐盟與俄羅斯經(jīng)驗，將對大學(xué)生信息安全意識與信息素養(yǎng)的培育置于基礎(chǔ)與首要地位。
（三）分階段地實施規(guī)劃，以應(yīng)對在大學(xué)不同階段里信息安全所面臨的不同風(fēng)險
高校需要分階段地幫助大學(xué)生獲取知識和能力。按照美國教育學(xué)家A.S.Pardard闡發(fā)的通識教育（generaleducation）理論，大學(xué)生剛?cè)雽W(xué)時就需要了解相關(guān)個人檔案信息管理的基本知識（如信息的內(nèi)涵、特征、信息安全的重要性、各安全要素的具體要求），這些知識的獲取不太可能危及大學(xué)生個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全屬性；[8]但是大學(xué)生往往需要在高年級才能深度學(xué)習(xí)有關(guān)知識并提升能力。由于這些活動難免會影響到信息真實性、完整性與保密性的維護(hù)，信息學(xué)家稱之為“增值利用”。[9](p288-311)
四、基本思路下的具體安全維護(hù)措施
（一）為維護(hù)信息的完整性、真實性與保密性，對大學(xué)生開展以信息安全意識與信息道德為主要內(nèi)容的基礎(chǔ)素養(yǎng)教育。
為滿足個人檔案信息的完整性、真實性與保密性等安全要素的要求，高校需要開展以下方面的基礎(chǔ)信息素養(yǎng)教育工作：第一，培育大學(xué)生的信息安全意識。第二，培養(yǎng)大學(xué)生的信息道德。第三，向大學(xué)生傳授有關(guān)個人檔案信息管理的基本知識。
（二）為滿足信息的可用性要求，向大學(xué)生傳授信息知識并幫助其提升相關(guān)能力。
高校有必要向大學(xué)生傳授如下知識：第一，信息管理與利用對大學(xué)生發(fā)展的作用。第二，大學(xué)生獲得他人個人檔案信息的合法途徑以及在利用信息時中所享有的權(quán)利。大學(xué)生需要了解自己在利用他人信息時，應(yīng)當(dāng)如何處理自己作為利用者所享有的權(quán)利與本人的初始權(quán)利之間的潛在沖突；[7](p115)第三，信息管理與利用的具體手段。
五、結(jié)語
在數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)時代，個人檔案信息安全的充分維護(hù)不能僅僅依靠對作為信息本人的大學(xué)生進(jìn)行信息素養(yǎng)教育。在信息管理學(xué)與新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)視野中，檔案管理者與立法者還需要通過合理的制度安排，設(shè)定管理和利用者在收集、歸檔、傳輸和分析信息中應(yīng)當(dāng)遵循的制度規(guī)范，從而督促他們改變自身片面追求管理和利用效率而損害信息安全要素的不良偏好。在信息安全維護(hù)中，制度與信息素養(yǎng)教育是功能互補(bǔ)、相輔相成的。而對于如何協(xié)調(diào)發(fā)揮二者的作用，則尚需進(jìn)一步探討。
作者：李儀 秦祖?zhèn)?祝順欣 單位：重慶三峽學(xué)院東南大學(xué)
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篇4
通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗，員工對人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現(xiàn)實中經(jīng)常會出現(xiàn)由于以前對個人檔案資料重要性認(rèn)識的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續(xù)辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實中往往會出現(xiàn)職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時間的確認(rèn)等，如個人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認(rèn)的依據(jù)。
3人事檔案管理在現(xiàn)實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導(dǎo)致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調(diào)整等與反映個人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個人檔案中，會導(dǎo)致將來調(diào)閱個人檔案相關(guān)資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
篇5
1 醫(yī)院聘用制職工人事檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理意識薄弱
在檔案管理工作中，規(guī)范的檔案管理意識是檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。目前，大部分醫(yī)院檔案管理意識薄弱，檔案管理人員對職工檔案的重視程度較低、服務(wù)意識較淡薄，進(jìn)而一定程度上不利于社會信息系統(tǒng)的完善，不利于醫(yī)院持續(xù)、健康發(fā)展。
1.2 檔案內(nèi)容缺乏完整性
檔案信息完整是人事檔案開展工作的基本要求。在以往的人事檔案管理中，對檔案的完整性要求較高，即檔案管理人員要對檔案信息進(jìn)行逐字逐句的檢查，以免出現(xiàn)差錯和遺漏。但是，醫(yī)院在執(zhí)行職工聘用制以后，檔案信息的完整性落實的不到位，經(jīng)常出現(xiàn)信息缺失現(xiàn)象。職工檔案信息不完整對職工以后的晉升、崗位調(diào)動具有重要影響。
1.3 檔案真實性較低
真實的檔案，能夠?qū)︶t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者提供合理的決策支持。如果檔案真實性較低，那么醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的決策會出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)如今，職工在填寫基本的檔案信息時，為了實現(xiàn)個人利益，經(jīng)常弄虛作假；隨著檔案流動性的增大，檔案篡改現(xiàn)象也日益頻發(fā)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息真實性在逐漸降低。
1.4 遺棄檔案現(xiàn)象嚴(yán)重
在聘用制的影響下，醫(yī)院大部分職工為了實現(xiàn)自由轉(zhuǎn)業(yè)，常常放棄個人檔案，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的重要性逐漸弱化。棄檔現(xiàn)象主要發(fā)生在未就業(yè)人員、出國人員以及跳槽人員等三種類型人身上。
2 醫(yī)院聘用制職工人事檔案管理信息化的基本措施
2.1 完善人事檔案信息化培訓(xùn)
醫(yī)院聘用制職工在進(jìn)行正式工作之前，醫(yī)院首先要針對聘用制工作人員開展系統(tǒng)性培訓(xùn)，使員工在參加培訓(xùn)的過程中深化個人檔案的重要性，使工作人員深刻意識到個人檔案所包含的重要內(nèi)容以及在個人未來發(fā)展中所起的重要作用，個人檔案與職工的薪水、組織關(guān)系、就業(yè)保障等方面具有重要影響。隨著社會信息技術(shù)水平的不斷提高，職工人事檔案在管理的過程在實現(xiàn)信息化是未來發(fā)展的重要方向。檔案信息化管理即以網(wǎng)絡(luò)信息管理取代紙質(zhì)化管理。
醫(yī)院職工通過系統(tǒng)培訓(xùn)或者手冊宣傳等方法加強(qiáng)自身對檔案的認(rèn)識，能夠促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部工作的穩(wěn)定和平衡。與此同時，在網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展中，職工檔案中補(bǔ)錄了繼續(xù)教育情況、文章發(fā)表情況、個人工作業(yè)績、社會化考試情況、干部評比情況等。進(jìn)而職工在進(jìn)行檔案填寫時，能夠在意識檔案填寫工作重要性的基礎(chǔ)上完善檔案信息，認(rèn)真進(jìn)行檔案填寫。
2.2 強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的必要組成部分，檔案信息化管理能夠促進(jìn)醫(yī)院正常、有序運(yùn)行。因此，檔案管理人員在開展檔案信息化管理工作的過程中，要強(qiáng)化自身素質(zhì)、加強(qiáng)自身的職業(yè)修養(yǎng)。與此同時，還要增強(qiáng)工作責(zé)任感，在檔案管理工作中真正做到愛崗敬業(yè)、用心為人民服務(wù)。檔案管理者，一方面要不斷豐富自身的知識儲備，開拓自身的知識視野；另一方面要做到知識和觀念的及時更新，與時俱新的開展檔案管理工作。此外，檔案管理者要對檔案信息進(jìn)行及時的總結(jié)和整合，避免出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、信息缺失等現(xiàn)象，進(jìn)而充分保障職工的利益，促進(jìn)醫(yī)院的檔案信息化管理工作穩(wěn)健發(fā)展。
2.3 提高檔案管理隊伍的水平
為了檔案管理信息化工作能夠有效開展，醫(yī)院檔案管理隊伍的發(fā)展要朝向?qū)I(yè)化、系統(tǒng)化以及全面化。在檔案管理工作中，打破檔案管理工作的單一性，在聘用制的要求下，豐富檔案信息化管理的內(nèi)容，建立網(wǎng)絡(luò)信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化、人事管理、信息管理等系統(tǒng)性的檔案管理團(tuán)隊，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)一體化的管理水平。與此同時，醫(yī)藥要發(fā)掘和培養(yǎng)專業(yè)性信息人才，加大對創(chuàng)新型人才的打造和培養(yǎng)。此外，醫(yī)院要為檔案管理團(tuán)隊提供較多的外出考察機(jī)會，在實踐考察的過程中，借鑒先進(jìn)的信息化管理經(jīng)驗，提高信息化管理水平，進(jìn)而使檔案管理工作能夠及時滿足醫(yī)院的發(fā)展需要，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)檔案信息安全化管理
醫(yī)院傳統(tǒng)的職工人事檔案管理是以紙質(zhì)管理方式為主，在實際的檔案管理工作中，這不僅浪費(fèi)了時間和人力資源，而且還不利于加強(qiáng)檔案信息的安全性。實施檔案信息化管理，能夠在一定程度上提高人力資源利用的有效性，能夠提高檔案信息的安全系數(shù)。與此同時，醫(yī)院要根據(jù)本院發(fā)展的實際情況，建立科學(xué)、合理的檔案管理制定，進(jìn)而為檔案管理提供可靠的制定保障。此外，為了降低檔案信息的風(fēng)險，減少檔案信息的丟失，醫(yī)院要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對檔案信息進(jìn)行一式多份的保存，避免數(shù)據(jù)丟失。并且醫(yī)院還要做到信息安全意識普及，定期對電腦的病毒進(jìn)行查殺，對電腦中存在的威脅及時處理和解決，進(jìn)而對檔案信息進(jìn)行全方面的保護(hù)和安全化管理。
3 結(jié)論
醫(yī)院聘用制職工人事檔案實施信息化管理，一定程度上順應(yīng)了社會的發(fā)展趨勢，滿足了當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展需要。與此同時，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院有效性管理、促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟(jì)效益雙贏。由此可見，醫(yī)院聘用制下，職工人事檔案在管理方面實現(xiàn)信息化具有重要的現(xiàn)實意義。
參考文獻(xiàn)：
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篇6
1 做好數(shù)據(jù)化檔案的前期準(zhǔn)備工作
做好檔案的管理工作就要把檔案進(jìn)行實現(xiàn)的分類。數(shù)據(jù)化檔案按照檔案的保密性質(zhì)可分為，一般檔案、秘密檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案。按照檔案的網(wǎng)絡(luò)連接又可分為互聯(lián)網(wǎng)檔案、局域網(wǎng)檔案、專線檔案、不聯(lián)網(wǎng)檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應(yīng)的檔案等級建立其相應(yīng)的安全保護(hù)措施。
1.1 建立專門的檔案管理部門
檔案管理應(yīng)該是獨立的部門，同時應(yīng)該具有獨立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個基礎(chǔ)之一。在檔案管理部門內(nèi)部安裝相應(yīng)的監(jiān)控，同時一定要對其辦公室的出口，包括窗戶等進(jìn)行監(jiān)控，用時對相應(yīng)的資料存儲設(shè)備也進(jìn)行監(jiān)控。同時監(jiān)控的視頻窗口應(yīng)該在監(jiān)控室的一個醒目的地方，能幫助值班人員隨時的查看。另外根據(jù)相應(yīng)的檔案的重要性，還可以使用相應(yīng)生物體征識別的方式精心設(shè)置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復(fù)制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進(jìn)行多重的方式防止數(shù)據(jù)的防盜。有些檔案是依靠局域網(wǎng)和專線等方式進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)傳遞的，但是針對于長距離布線的安全性一直是檔案工作的一個難點問題，如果讓不法分子找到了傳遞數(shù)據(jù)的專線就可能造成相應(yīng)的檔案失竊的問題，但是可以利用數(shù)據(jù)加密的方式，保護(hù)檔案的安全性，數(shù)據(jù)加密是重要檔案的一個關(guān)鍵手段之一，它的特點就是就是讓他人竊取到了相應(yīng)的檔案文件也不能對其檔案的內(nèi)容進(jìn)行解讀，隨著信息技術(shù)的發(fā)展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護(hù)系數(shù)最重要的就是與檔案的機(jī)要程度是相關(guān)的，如果一個重要的文件被放置于互聯(lián)網(wǎng)上，那么多完美的預(yù)防措施也沒有相應(yīng)得作用，因為互聯(lián)網(wǎng)的漏洞過多。另外一個不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價值的文章等，如果采用采用嚴(yán)密的保護(hù)，這明顯不利于檔案部門的管理，同時也支出了很多本可以省下的費(fèi)用。對一般性檔案，因為被竊取后獲利小，很多非法人員是不愿意進(jìn)行攻擊和竊取的，因為本身竊取檔案的行為就面臨著被逮捕的風(fēng)險，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經(jīng)費(fèi)和時間的，所以對于一般檔案，做好監(jiān)控工作和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)即可，不必如此大費(fèi)周章，浪費(fèi)大量資金。
1.2 完善相關(guān)法制
對于檔案的管理我國與之相關(guān)的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因為在其中檔案的價值難以被認(rèn)定，所以經(jīng)常造成相應(yīng)的盜取檔案人員的判罰不公，同時檔案管理中國家的檔案被劃分相應(yīng)等級，但對于相應(yīng)的私企中檔案沒有一個明確的分級，同時檔案的性質(zhì)比較難以界定。比如有食品企業(yè)，它對其他企業(yè)的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，并評測消費(fèi)者滿意度，同時建立一個完善的相關(guān)企業(yè)資料檔案。這種檔案是可以控制該行業(yè)發(fā)展的形勢，以及未來產(chǎn)品發(fā)展方向的。是競爭企業(yè)十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國家的法律檔案規(guī)定中，沒有相應(yīng)的地位，在被竊取后維權(quán)也得不到應(yīng)有的賠償。因此這就造成相應(yīng)的檔案的重要性與法律規(guī)定的性質(zhì)嚴(yán)重不符的現(xiàn)象。同時有些檔案的價值并不高，反而受到特別重要的保護(hù)，其中比較突出的就是學(xué)生個人檔案，學(xué)生個人檔案主要記載了學(xué)生的成績，和各個學(xué)期教師的相關(guān)評語，因為這個個人檔案最后會進(jìn)入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評，即使有犯錯誤行為也不進(jìn)行填寫，所以檔案的實際價值很低，但是個人檔案卻屬于國家秘密檔案的范疇中，個人信息的確屬于一種重要的信息，但是學(xué)生檔案的有效信息過少，所以可以適當(dāng)?shù)姆艑拰W(xué)生檔案制度，然后采取一種簡單的檔案形式，減少相應(yīng)的檔案減少工作。同時檔案的保護(hù)應(yīng)該向一種更加準(zhǔn)確，更加合理的方向上發(fā)展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業(yè)檔案的處罰力度，然后對企業(yè)損失能夠做出合理的估算，幫助企業(yè)維護(hù)自身的合法利益。
2 遵循檔案數(shù)字化管理工作流程，引入有效監(jiān)理制度
檔案數(shù)字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對于很多企業(yè)來說，部分檔案的保管十分重要，關(guān)系著公司重大事件決策，如投標(biāo)方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，在檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)引入“第三方”監(jiān)理制度。
2.1 細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序，確保環(huán)節(jié)之間的緊密聯(lián)系性，遵循科學(xué)的管理方法和理念，嚴(yán)格規(guī)范每一份檔案的進(jìn)出。數(shù)字化檔案管理主要依托計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，資料的進(jìn)出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時，必須做好相關(guān)保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當(dāng)文件被“返檔”時，應(yīng)仔細(xì)核查文件是否缺失或整改，如果出現(xiàn)此類現(xiàn)象，應(yīng)馬上報告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數(shù)字化管理工作的效率。
2.2 確定監(jiān)理單位與監(jiān)理人在檔案數(shù)字化管理過程中，可以引入有效的監(jiān)理制度，主要包括以下三個部分，首先，選擇合適的監(jiān)理單位，管理部門應(yīng)考核單位資質(zhì)、成立時間和工作成果，結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監(jiān)理單位。
結(jié)束語
在檔案的數(shù)據(jù)化過程中，檔案管理迎來了很多新的調(diào)整，但是數(shù)據(jù)化帶來的相應(yīng)優(yōu)點要更大于缺點，數(shù)據(jù)化的缺點就是增加了資料出現(xiàn)意外和被盜取風(fēng)險，所以要控制這種風(fēng)險就要學(xué)會相應(yīng)的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認(rèn)知到檔案本身的重要程度，然后根據(jù)檔案的程度選擇檔案安全管理的設(shè)備還有網(wǎng)絡(luò)模式。然后積極維護(hù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全。另一方面，國家應(yīng)該加快相關(guān)法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業(yè)和有關(guān)檔案管理部門中應(yīng)該加強(qiáng)人員的素質(zhì)，提高檔案管理能力，多個方面出發(fā)就能減少檔案泄露的現(xiàn)象。
參考文獻(xiàn)
篇7
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長的真實記錄，是學(xué)校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調(diào)查和文獻(xiàn)查閱，對高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進(jìn)行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學(xué)生檔案的重要性
目前，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當(dāng)前個人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產(chǎn)生許多消極影響。
第一，影響個人利益。
有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動、人事、社會等的保障服務(wù)。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據(jù)。
第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和工齡計算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
第三，耽誤職稱評定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評定就會因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調(diào)動工作的時候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。
第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險斷檔。
現(xiàn)在自費(fèi)出國留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強(qiáng)檔案管理意識，要充分認(rèn)識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識檔案工作給社會、給學(xué)校帶來的效益，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對檔案管理工作的認(rèn)識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實實、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識與技能，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識，辦事效率高，能靈活運(yùn)用電子計算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個是間接的反映當(dāng)前社會對大學(xué)生在知識、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對自己進(jìn)行有意識的設(shè)計，使自己適應(yīng)社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計劃，使培養(yǎng)出來的學(xué)生更加適應(yīng)市場的需求。
3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)
篇8
1、大學(xué)生畢業(yè)后的檔案留存現(xiàn)狀
經(jīng)在工作中調(diào)查，大學(xué)生畢業(yè)后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。
1.1 仍將檔案放置于高校
當(dāng)前，高校畢業(yè)生多為自主擇業(yè)，有的畢業(yè)生畢業(yè)一兩年甚至畢業(yè)幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續(xù)，檔案仍存于高校中。有的畢業(yè)生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴(yán)格，對畢業(yè)生的檔案沒有強(qiáng)制性的轉(zhuǎn)移要求，學(xué)生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業(yè)生即使找到了工作，也不愿將檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的人才市場，因為各地的人才市場每年數(shù)百元的存檔費(fèi)對剛畢業(yè)的大學(xué)生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費(fèi)一說，又有安全性系數(shù)可言。
1.2 檔案放在各地人才市場
各省市的人才檔案管理中心一般經(jīng)常對失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)上公示，以促使相關(guān)人員回人才交流中心交納檔案保管費(fèi)。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數(shù)規(guī)?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，進(jìn)行解除原檔案的托管關(guān)系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關(guān)人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費(fèi)了。
2、“棄檔”原因分析
當(dāng)前的就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，大學(xué)生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業(yè)模式已早不適應(yīng)于當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)的選擇。這一方面說明了社會的進(jìn)步，另一方面，也引發(fā)了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業(yè)模式，導(dǎo)致了整個社會漠視檔案的現(xiàn)象。由此也發(fā)生了大量“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。
2.1 就業(yè)單位不重視檔案
在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業(yè)單位考察、選拔人才的惟一標(biāo)準(zhǔn)。 大學(xué)生的擇業(yè)觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態(tài)，完整的人事檔案不再成為就業(yè)與人才進(jìn)步的重要根據(jù)。由于畢業(yè)生工作單位的不確定性、不穩(wěn)定性，致使有的大學(xué)生寧愿將個人檔案放在高校內(nèi)，也不愿意轉(zhuǎn)到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業(yè)單位在選拔人才時，不再以檔案為準(zhǔn)，人力資源部門將本單位的人員分為事業(yè)編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機(jī)制，也導(dǎo)致對檔案的要求不再那么嚴(yán)格。重視專業(yè)和技能，已成為最大的用人標(biāo)準(zhǔn)，檔案則放置一邊了。
2.2 對檔案的用途知之甚少
盡管人事檔案的作用正在進(jìn)一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學(xué)性。在當(dāng)前的社會轉(zhuǎn)型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學(xué)畢業(yè)生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認(rèn)識上有欠缺，對檔案的重要性認(rèn)識不足。
3、長期不重視檔案易發(fā)生的問題
盡管檔案的作用在部分大學(xué)畢業(yè)生中沒有引起足夠的重視，但當(dāng)他們在選擇就業(yè)時，尤其在報考國家公務(wù)員或事業(yè)單位崗位時，檔案是必須要過的一關(guān)。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學(xué)生的就業(yè)選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學(xué)生的工作日程上。
3.1 檔案放高校工齡難計算
沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業(yè)生到人才交流服務(wù)中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉(zhuǎn)正定級、年度考核、檔案工資審批等手續(xù)，計算成本工齡。畢業(yè)生檔案放在高校中，畢業(yè)生與學(xué)校之間無人事隸屬關(guān)系，學(xué)校沒有資格為畢業(yè)生出具涉及人事關(guān)系的證明。檔案留在學(xué)校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉(zhuǎn)正定級及職稱評定事宜。
3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務(wù)員
有的高校由于與畢業(yè)生的聯(lián)系不暢，把畢業(yè)生的人事檔案轉(zhuǎn)回原生源地的人事部門，而畢業(yè)生本人不想在自己的原籍就業(yè)。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務(wù)員，嚴(yán)重影響了個人的發(fā)展。
3.3 戶口難以落戶
篇9
第一，學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強(qiáng)管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應(yīng)用價值。第二，隨著高職院校建校規(guī)模的擴(kuò)大，招生人數(shù)增加，在教育體制改革的大背景下，學(xué)生應(yīng)征入伍、出國留學(xué)、考公務(wù)員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學(xué)校管理好學(xué)生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，以及對高職教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學(xué)生檔案是高職院校評估的一項重要內(nèi)容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學(xué)生檔案中記載著學(xué)生在各個時期的學(xué)籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設(shè)、管理、使用好學(xué)生檔案是高職院校應(yīng)盡的義務(wù)。
2高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題
當(dāng)前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學(xué)管理以及招生就業(yè)上。在學(xué)生檔案管理方面還存在管理不夠嚴(yán)格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問題。
2.1檔案管理意識不強(qiáng)。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學(xué)生技能的培養(yǎng)和實踐能力的提高，對學(xué)生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學(xué)校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學(xué)生畢業(yè)時才完善歸檔材料，出現(xiàn)問題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對畢業(yè)離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風(fēng)，很多學(xué)生為提升自己的就業(yè)競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。
2.2檔案材料內(nèi)容不齊全。學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)包含：學(xué)生登記表、學(xué)籍登記表、獎勵處分材料、軍訓(xùn)成績、入黨和入團(tuán)相關(guān)材料、學(xué)年評語表、計劃內(nèi)學(xué)生高考成績單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關(guān)材料。多數(shù)高職院校在學(xué)生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達(dá)不到真實、完整、規(guī)范的要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評價的內(nèi)容，反映學(xué)生成長軌跡的客觀材料不足，對學(xué)生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊協(xié)作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關(guān)注的信息。
2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設(shè)專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂或缺失。
3加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施
3.1建立健全規(guī)章制度。為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則，保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學(xué)校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學(xué)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和崗位職責(zé)制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責(zé)任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學(xué)生檔案的管理工作。各系（部）都應(yīng)至少有一個專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學(xué)院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學(xué)生檔案的完整性。
3.2增強(qiáng)檔案意識，宣傳引導(dǎo)畢業(yè)生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進(jìn)其檔案意識的提高。另一方面，增強(qiáng)學(xué)生對檔案工作重要性的認(rèn)識，使學(xué)生能積極主動參與檔案的管理和維護(hù)。讓學(xué)生認(rèn)識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內(nèi)容，且書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求。引導(dǎo)畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場和公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大對高職畢業(yè)生的服務(wù)力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續(xù)、職稱評定等服務(wù)，其中對未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當(dāng)減、免收檔案托管等費(fèi)用。
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篇10
1. 是社保改革的重要條件
隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境；但如果沒有積極創(chuàng)新的檔案管理模式，同樣會影響到社會保險改革的步伐。
1.2 是各項基本業(yè)務(wù)的有力保障
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫個人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費(fèi)、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)；社會保險檔案管理的好壞、創(chuàng)新的多少，將直接關(guān)系到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參保單位、參保部門對個人檔案的正常使用。
1.3 是社?；A(chǔ)工作的加速器
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動，為決策者提供準(zhǔn)確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社會保險工作的前提條件，而更新現(xiàn)有的檔案管理模式將會為社會保險工作大大的提高辦事效率。
2 社會保險檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 軟硬件設(shè)施方面投入低、基礎(chǔ)工作不便開展
社會保險檔案的專項費(fèi)用較少、人員配備以及檔案室面積都達(dá)不到相應(yīng)的要求，既不能滿足社保檔案的進(jìn)一步擴(kuò)大發(fā)展需要，也沒有為今后發(fā)展預(yù)留足夠的空間。
2.2 專兼職工作人員培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高
社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機(jī)會也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往專業(yè)知識掌握不夠，影響了檔案管理的日常工作。
2.3 未實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，影響查詢統(tǒng)計工作
隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會保險機(jī)構(gòu)實施了檔案的簡單的數(shù)字化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。大部分社會保險機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。
3 創(chuàng)新改變傳統(tǒng)檔案管理模式的設(shè)想
第一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大社會保險檔案工作宣傳力度
利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備落后、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。
第二、健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制
依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。
第三、加大專屬硬件投入，夯實社會保險檔案的基礎(chǔ)工作
各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)克服資金緊張的困難，建立單獨或擴(kuò)大現(xiàn)有檔案室的使用面積，購置先進(jìn)的檔案密集柜以及符合省檔案管管理要求的檔案柜、檔案盒、卷皮等相關(guān)工具，配備監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等，在檔案安全及日常維護(hù)中配置必要的設(shè)備，如加濕器、去濕機(jī)、紅外線殺菌劑、溫濕度周記儀、換氣扇、空調(diào)機(jī)以及各種防火防蟲設(shè)施、檔案維修工具等。
第四、定期開辦檔案管理培訓(xùn)班，造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍
社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機(jī)實際操作能力。首先，社保部門應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，制定出檔案管理人員的定期培訓(xùn)計劃，開展經(jīng)驗交流。其次要培養(yǎng)和造就一些具有檔案、圖書、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、信息技術(shù)開發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求必須調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修，從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。同時加快各級社會保險檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，掌握基本的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。同時，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性。
第五、更新檔案裝訂模式，增強(qiáng)社保檔案的實用功能
篇11
大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對檔案重視意識的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學(xué)生各個時期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
篇12
鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是應(yīng)該實現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案傳遞制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機(jī)構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國營單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對函授檔案工作的思考
隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？
篇13
一、干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題
（一）始終未能認(rèn)識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業(yè)未對人事檔案管理予以足夠的重視，認(rèn)為檔案管理不過是保存曾經(jīng)的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導(dǎo)致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴(yán)，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應(yīng)付的狀況。
（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業(yè)或單位的檔案管理工作根本無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內(nèi)容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經(jīng)專業(yè)處理，只是機(jī)械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現(xiàn)以往檔案歸檔不及時，導(dǎo)致部分檔案在使用時所查無據(jù)，影響工作中的使用。
（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)也未能做到嚴(yán)格把關(guān)。于是，常常出現(xiàn)人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現(xiàn)。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續(xù)，致使檔案數(shù)量、檔案真實性等問題責(zé)任不清，長此以往便會產(chǎn)生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續(xù)的不規(guī)范。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項責(zé)任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的交接工作。然而現(xiàn)實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規(guī)定程度來執(zhí)行，該查不查、該簽字不簽字等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監(jiān)管不嚴(yán)格。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接過程必須接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，待領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)并簽名后方可生效。然而部分單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案交接的監(jiān)督工作視為其他事務(wù)，認(rèn)為這是檔案人員之間的事而與自身無關(guān)。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負(fù)責(zé)制，甚至從不過問檔案交接的準(zhǔn)備工作。1.人事檔案內(nèi)容失真。在人事檔案審核工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)個人檔案內(nèi)容中出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負(fù)責(zé)任地隨意填寫，給相關(guān)部門帶來不便，使得相關(guān)部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2.人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經(jīng)常填，有的人在填寫表格時，不根據(jù)要求填寫；有的人不知道應(yīng)及時將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。
