引論：我們?yōu)槟砹?3篇財會檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實(shí)現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^文件形式存儲在計算機(jī)或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。
二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略
（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財會檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財會檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務(wù)辦公場所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點(diǎn)和財務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認(rèn)識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機(jī)準(zhǔn)確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實(shí)完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識對財會檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財會信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財會信息化進(jìn)程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財會信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務(wù)報表，達(dá)到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務(wù)軟件相同但版本不同或財務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
三、結(jié)語
信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財會信息化的功能作用，加強(qiáng)財會檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
篇2
一、會計電算化的特點(diǎn)分析
會計電算化的實(shí)現(xiàn)是基于計算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來的，計算機(jī)技術(shù)與會計核算的結(jié)合產(chǎn)生了會計電算化，計算機(jī)技術(shù)取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務(wù)工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點(diǎn)，一個就是它對數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會計電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過財務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對會計分錄進(jìn)行計算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點(diǎn)，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財務(wù)管理平臺進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握會計核算工作內(nèi)容，同時對計算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。
二、基于會計電算化下的財務(wù)檔案管理工作的完善策略
1.完善財務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施
基于會計電算化下的財務(wù)檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時還需要對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運(yùn)行環(huán)境[1]。在計算機(jī)的應(yīng)用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。
2.提高財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
會計電算化下的財務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ嬎銠C(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財務(wù)檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)安全等知識作為培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財務(wù)檔案管理水平的提升。
3.建立完善的會計電算化財務(wù)檔案管理機(jī)制
基于會計電算化背景下，為了增強(qiáng)財務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務(wù)檔案管理人員需要對產(chǎn)生的財務(wù)報表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的打印，根據(jù)審計部門提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對電子財務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對財務(wù)檔案進(jìn)行備份的時候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤進(jìn)行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內(nèi)容進(jìn)行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務(wù)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行編號儲存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費(fèi)。對財務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財務(wù)檔案的借閱的時候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財務(wù)檔案，則需要先去財務(wù)部門進(jìn)行申請，經(jīng)過審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會計電算化的應(yīng)用，財務(wù)檔案管理工作中還需要注意對檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務(wù)檔案管理人員需要對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨(dú)的儲存在一個專門的數(shù)據(jù)庫之中，對檔案備份的主要內(nèi)容、備份時間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。
三、結(jié)語
在財務(wù)檔案管理工作的開展中需要不斷的適應(yīng)新時代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會計電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時期，財務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務(wù)檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發(fā)展要求，這樣會計電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁艷.淺析實(shí)行會計電算化環(huán)境下的財務(wù)檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.
[2]張惠霞.探析會計電算化條件下的企業(yè)財務(wù)檔案管理[J].財會研究,2012,21:51-53.
篇3
高校檔案是高等院校活動的直接記錄，是學(xué)校科學(xué)研究、教學(xué)評價、教師晉升、教代會、學(xué)代會、畢業(yè)生報考第二學(xué)歷、補(bǔ)辦畢業(yè)證書等教學(xué)活動直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。
高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務(wù)活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學(xué)校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學(xué)到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎(chǔ)課、專業(yè)課、教學(xué)實(shí)踐課、畢業(yè)設(shè)計及論文答辯和嚴(yán)格的考核，同時還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴(yán)密的教育培養(yǎng)程序。檔案是由人們在社會實(shí)踐活動中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導(dǎo)人們的社會實(shí)踐活動。作為一種知識，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導(dǎo)人們的社會實(shí)踐活動，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財富。
高校檔案是記錄和傳承學(xué)校辦學(xué)歷史的主要載體，是反映一所大學(xué)的文化內(nèi)涵、辦學(xué)特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個不同層面的活動，是時間與空間的匯合，更是學(xué)校創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。在我國高等教育實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的新形勢下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機(jī)遇，以創(chuàng)新求發(fā)展，充分開發(fā)利用檔案資源，對傳承和培育豐富的大學(xué)文化，推動校園文化建設(shè)發(fā)揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。
高校檔案中的財會類檔案是指財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資清冊等材料。
二、高校財會檔案的管理辦法
財會類檔案按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）自2008年9月1日起實(shí)施[1]?！掇k法》分為總則、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎勵與處罰、附則七章，共四十三條。在《會計檔案管理辦法》中規(guī)定，各單位形成的會計檔案，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)有會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時需直接主管人、主管領(lǐng)導(dǎo)以及上級分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后簽字。《高等學(xué)校財會檔案管理工作規(guī)范》中規(guī)定，高校財會檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。[2]根據(jù)上述規(guī)定，高校的財會檔案實(shí)行集中統(tǒng)一的管理?！陡叩葘W(xué)校財會檔案管理工作規(guī)范》與《會計檔案管理辦法》[3]中規(guī)定的保管期限對照表：
表1-5中，《會計檔案管理辦法》和《高等學(xué)校財會檔案管理工作規(guī)范》中有關(guān)高校財會檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報表”、“上級有關(guān)部門財務(wù)會計工作的文件材料”、“涉及外事會計賬薄”、“涉及外事會計憑證”和“財會檔案移交保管清冊”的保管期限為永久是相同的。
三、高校財會檔案管理的改進(jìn)措施
1.財會檔案管理人員應(yīng)具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)
加強(qiáng)人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當(dāng)人們認(rèn)識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認(rèn)識，反過來價值又增強(qiáng)了人們的意識。[4]由于人們對檔案價值認(rèn)識不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對財會檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強(qiáng)其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。
2.配備專人管理，實(shí)現(xiàn)財會檔案的有效管理
檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強(qiáng)會計檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實(shí)現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。
3.加強(qiáng)財會部門與檔案管理部門的溝通
財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
4.財會檔案管理工作應(yīng)根據(jù)財會制度體制的調(diào)整及時調(diào)整
加強(qiáng)檔案管理，財會制度體制的調(diào)整不能忘了財會檔案管理制度的調(diào)整，會財檔案管理工作應(yīng)始終作為財會人員職能的一部分。加強(qiáng)財會人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的財會人員，才能有了實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時學(xué)校檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強(qiáng)同財會部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)：
[1]會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號）[z].
[2]高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 [z].
篇4
企業(yè)建立財務(wù)共享模式必然導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)體系、企業(yè)會計檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導(dǎo)企業(yè)會計基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會計檔案管理工作進(jìn)行變革。
一、會計檔案管理環(huán)境：基于財務(wù)共享模式下的變化分析
一般認(rèn)為，財務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機(jī)構(gòu)（即財務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)模化交易的成本效應(yīng)。吳一平（2009）進(jìn)一步認(rèn)為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財務(wù)共享模式的運(yùn)用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團(tuán)優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強(qiáng)化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。
2005年，由于急劇擴(kuò)張帶來的管理壓力，國內(nèi)大企業(yè)集團(tuán)中興通信等開始推行財務(wù)共享模式，財務(wù)共享服務(wù)理念開始風(fēng)行。財務(wù)共享模式在企業(yè)財務(wù)組織中的推行，為會計基礎(chǔ)工作，特別是會計檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。
1.從會計檔案的管理體系上看，財務(wù)共享模式的建立往往導(dǎo)致財務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營實(shí)體的屬地化財務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務(wù)共享模式可能會對傳統(tǒng)的屬地化財務(wù)管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。
2.國內(nèi)大部分FSSC建立的財務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠(yuǎn)程提供的影像資料（電子會計檔案）進(jìn)行操作，紙質(zhì)會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財務(wù)共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗(yàn)。
3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務(wù)共享模式的大企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理模式從橫向的屬地化財務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責(zé)可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責(zé)任開始模糊，甚至隨著財務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。
4.會計基礎(chǔ)工作、會計檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會計檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5.除紙質(zhì)媒介外，會計檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會計檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規(guī)性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。
二、環(huán)境變遷條件下會計檔案管理工作的特點(diǎn)與內(nèi)涵
（一）會計檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導(dǎo)致財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)
1.從工作地點(diǎn)上看，由于財務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財務(wù)管理體系為縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，為符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會計檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時間是會計檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期。
2.從工作范圍上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會計檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險控制、成檔等多項(xiàng)工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進(jìn)一步延伸到FSSC提供財務(wù)共享服務(wù)的全范圍。
3.從工作內(nèi)容上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會計檔案流轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)對會計檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。
4.從政策條件配合上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現(xiàn)行相對滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認(rèn)識，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。
5.會計檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會計檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會計檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財務(wù)共享模式下工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，日趨分離的會計檔案并行流轉(zhuǎn)流程實(shí)際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。
（二）財務(wù)共字模式下，會計欄案管理工作的內(nèi)涵
根據(jù)對財務(wù)共享模式下會計檔案管理環(huán)境變遷的認(rèn)識，以及會計檔案管理工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為會計檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化。財務(wù)共享環(huán)境下的會計基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風(fēng)險控制、質(zhì)量保證和會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會計檔案管理工作的內(nèi)涵。
1.財務(wù)共享模式下，原來屬地財務(wù)管理體系下的會計稽核責(zé)任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會計依賴影像系統(tǒng)會計資料進(jìn)行局部會計稽核，進(jìn)入FSSC的各種紙質(zhì)會計檔案的真實(shí)性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會計檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化等問題成為財務(wù)共享模式下需要面對的新的內(nèi)控防范點(diǎn)，不加以防范可能會影響核算整體質(zhì)量并造成支付風(fēng)險。
因此，風(fēng)險控制成為財務(wù)共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第一項(xiàng)，主要解決隨會計檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)入FSSC的外部風(fēng)險。
2.財務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化差異的會計檔案進(jìn)入FSSC進(jìn)行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會計檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風(fēng)險，最終保證財務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。
因此，質(zhì)量保證是財務(wù)共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第二項(xiàng)，主要解決FSSC內(nèi)部會計檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風(fēng)險。值得一提的是，財務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認(rèn)可成為日后推廣以電子會計檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會計檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。
3.剔除和控制會計檔案外部風(fēng)險和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。
會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會計檔案管理工作范圍，但結(jié)合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。
究其實(shí)質(zhì)，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作其實(shí)就是財務(wù)共享實(shí)施過程中各類會計檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會計稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。
三、未來之路：基于共享模式的判斷
20世紀(jì)80年代，西方經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個財務(wù)共享服務(wù)中心。從那時起，財務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國公司、500強(qiáng)企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟(jì)全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)推動了這一趨勢不斷增強(qiáng)。
中國企業(yè)推行財務(wù)共享模式對節(jié)約企業(yè)成本、增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國企業(yè)推行財務(wù)共享模式的同時也面對國家對會計基礎(chǔ)工作、特別是會計檔案工作更加嚴(yán)格的管理，構(gòu)成了中國推行財務(wù)共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化?？赡苈窂接校?/p>
（一）擴(kuò)大處理規(guī)模
在財務(wù)共享的基本模式下，進(jìn)一步整合與會計檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會計基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會計檔案處理工作相關(guān)的會計基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)?；A(chǔ)上的標(biāo)準(zhǔn)化形成國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，大型企業(yè)FSSC會計檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。
（二）增加處理事項(xiàng)
在財務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計、風(fēng)險控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)并進(jìn)行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日?；A(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會計檔案導(dǎo)致的成本。比如在檔案形成后進(jìn)行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會計基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)，并定期出具檢查結(jié)果報告提供給相關(guān)職能部門進(jìn)行共享。
在中國特定國情下推行的財務(wù)共享模式，企業(yè)會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進(jìn)一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會計檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會計檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］ 上海國家會計學(xué)院.成為勝任的CFO
篇5
提到創(chuàng)新，每個時代都賦予著不同的內(nèi)涵，最根本的一條是“吐故納新，標(biāo)新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步的歷史，沒有創(chuàng)新就沒有整個社會的發(fā)展和進(jìn)步，只有創(chuàng)新才能給人類帶來活力，只有創(chuàng)新才能使社會繁榮，只有創(chuàng)新才能使檔案管理步入一個暫新的時代，做為一名現(xiàn)代的大慶石油檔案管理人，我們應(yīng)該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰(zhàn)勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關(guān)的科學(xué)知識鞭策自己，不斷在檔案管理領(lǐng)域探索嘗試，開拓進(jìn)取，只爭朝夕，一往直前，用進(jìn)取精神、奮斗精神和創(chuàng)造精神的復(fù)合精神，構(gòu)鑄新時期檔案管理的創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮新時期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實(shí)際工作中，求知、求實(shí)、奉獻(xiàn)。只有這樣才能成為創(chuàng)新的主體和先鋒；為投身新時期檔案管理做好充分準(zhǔn)備。
二、 新時期檔案管理人才，必須提高創(chuàng)新能力
提高檔案管理能力，是做檔案管理創(chuàng)新人才的重要基礎(chǔ)，“萬仗高樓平地起”，靠的是堅實(shí)的基礎(chǔ)，一個人的創(chuàng)新能力不是與生俱來的，而是建立在一定的知識儲備基礎(chǔ)上的，知識積累到一定程度才能達(dá)到，由量變到質(zhì)變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動、是一種希翼。
日本著名企業(yè)家大橋武夫先生，在二戰(zhàn)后，面對企業(yè)的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國的《孫子兵法》積累知識，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業(yè)重振的用人規(guī)劃，把歷史的檔案歸納起來，去指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展，最后獲得成功。古人云：“書是自有黃金屋”，這就是知識積累豐富了，知識功底扎實(shí)了，特別是掌握和學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)知識，對檔案管理的創(chuàng)新，才有了基礎(chǔ)的保證。創(chuàng)新能力的高低，一是取決于知識的積累；二是個性的發(fā)展；創(chuàng)新是體現(xiàn)獨(dú)特性而不是普遍性，是突破常規(guī)，而不是墨守成規(guī)。是標(biāo)新立異，而不是因循守舊。所以作為新時期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創(chuàng)新人才，就必須大膽來試驗(yàn)、探索，敢為人先，發(fā)揮我們的特長潛能，展示個人的特色和風(fēng)格。為爭做檔案管理的創(chuàng)新人才奠定基礎(chǔ)。
篇6
電子環(huán)境下，計算機(jī)是財務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：
1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛嬎銠C(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財務(wù)檔案被訪問時的安全。同時應(yīng)建立多級權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級權(quán)限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對獨(dú)立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進(jìn)行升級，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。
2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識，使之明確管理特征。強(qiáng)化計算機(jī)會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動態(tài)化地對制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛嬎銠C(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時化的備份處理，在賬務(wù)管理與報表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時化備份的要求，即根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對存放時間較長的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進(jìn)行保存。而對于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務(wù)知識也需要其具備一定的計算機(jī)知識，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會計電算化系統(tǒng)的各個崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財務(wù)檔案的安全性。不能擅自對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時，在財務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）
篇7
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進(jìn)。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：
（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。
材料是檔案管理工作的對象，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實(shí)、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。
（二）檔案材料失真，嚴(yán)肅性削弱。
真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴(yán)重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假的材料順利進(jìn)入個人檔案。
三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施
新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進(jìn)，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：
（一）增強(qiáng)全民檔案意識。
檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強(qiáng)全民的檔案意識，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實(shí)處。要增強(qiáng)全民檔案意識，首先，要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，進(jìn)一步完善檔案法律體系。法律是增強(qiáng)全民檔案意識的有力武器，只有加強(qiáng)立法、完善法律體系，才能促進(jìn)全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。
（二）增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識。
干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實(shí)可靠。真實(shí)是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實(shí)性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責(zé)。職能部門責(zé)任意識的強(qiáng)弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護(hù)干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責(zé)任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識是確保干部檔案材料真實(shí)的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強(qiáng)辦事的責(zé)任意識。
（三）要加強(qiáng)自身建設(shè)。
新世紀(jì)干部檔案工作任重而道遠(yuǎn)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。干部檔案工作的政治性、政策性很強(qiáng)，要求檔案工作人員運(yùn)用馬列主義的立場、觀點(diǎn)和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。檔案工作人員只有勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實(shí)際，認(rèn)真實(shí)踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學(xué)、情報學(xué)、系統(tǒng)學(xué)知識及計算機(jī)應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學(xué)習(xí)，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。
篇8
改革開放以來，我國確定了市場化經(jīng)濟(jì)為我國主要的經(jīng)濟(jì)模式，經(jīng)濟(jì)迅速增長，實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，也意味著財務(wù)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國的財務(wù)工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務(wù)管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的財務(wù)管理也有了升級和革新，企業(yè)的財務(wù)組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡的企業(yè)財務(wù)組織。而財務(wù)共享模式正式在財務(wù)轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息共享的管理模式。
財務(wù)共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響
會計檔案管理工作是企業(yè)財務(wù)工作中非常重要的一部分，根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務(wù)報告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，一般來說，一個企業(yè)的會計檔案都要進(jìn)行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當(dāng)檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時進(jìn)行銷毀。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步運(yùn)用到了會計檔案的管理當(dāng)中，形成了目前的財務(wù)共享模式，同時，企業(yè)的財務(wù)工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財務(wù)共享服務(wù)中心，這樣，大部分的財務(wù)職能就都集中到了一起，使財務(wù)工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足。
財務(wù)共享模式的建立使企業(yè)的財務(wù)有了更加精細(xì)化的管理模式，為會計檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務(wù)管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载攧?wù)服務(wù)中心為主體的新型管理模式，同時，傳統(tǒng)的會計檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾?，并利用電子檔案的形式彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會計檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復(fù)雜。在財務(wù)共享的模式下，會計檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經(jīng)營單位所在地延伸到了財務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就使檔案管理工作的過程變長，環(huán)節(jié)變多。第四，是責(zé)任主體的變更，從原來的單一財務(wù)部門的管理，到目前的財務(wù)共享服務(wù)中心的共同管理，使財務(wù)責(zé)任的主體發(fā)生了變更，也就對監(jiān)理工作提出了更高的要求。
財務(wù)共享模式下會計檔案管理的建議
針對目前的財務(wù)共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們要利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)手段，對關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進(jìn)行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。
建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的處理平臺。財務(wù)的共享模式從根底上將就是要實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的推進(jìn)并不夠深入。在接下來的工作當(dāng)中，我們要結(jié)合當(dāng)前的會計檔案管理規(guī)定，推動國家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。
建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規(guī)定，對檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進(jìn)了管理制度體系的建立。第一，是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔工作，并進(jìn)行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題。第二，是要建立嚴(yán)格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴(yán)格的落實(shí)手續(xù)制度，保證安全。第三，是要對檔案進(jìn)行定期的備份。
篇9
（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當(dāng)前情況看，在醫(yī)院很多財會檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導(dǎo)致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。
二、加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理的相應(yīng)措施
（一）提高檔案管理意識。為了保證醫(yī)院財會檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對財會檔案對于醫(yī)院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當(dāng)作財務(wù)管理工作中的一個重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對檔案進(jìn)行管理，還要對醫(yī)院中的財務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關(guān)管理工作，對財會檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。
（二）對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。當(dāng)前，社會處于不斷發(fā)展之中，從財會檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對其進(jìn)行強(qiáng)化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進(jìn)行操作，承擔(dān)自己的責(zé)任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責(zé)任落實(shí)到每個人以及每個崗位，對分工進(jìn)行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。
篇10
二、企業(yè)會計檔案管理范圍及種類內(nèi)容
（一）會計檔案的管理范圍包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關(guān)會計核算專業(yè)資料。它是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
（二）會計檔案種類和內(nèi)容
1、按照內(nèi)容分類。（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，查賬報告、驗(yàn)資報告、其他財務(wù)報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、票據(jù)，存儲財務(wù)資料的光盤、磁盤、
U盤，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他應(yīng)保存的會計核算與管理資料，以及合同、章程、董事會紀(jì)要等與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件資料。
2、按照保管期限分類。會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會計檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。
3、按照密級分類。分為秘密、機(jī)密、絕密三類。
三、加強(qiáng)會計檔案管理的措施
（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。
（二）加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管
1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。
（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
篇11
1會計檔案的特點(diǎn)及作用
1.1會計檔案的特點(diǎn)
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會計檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨(dú)立會計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。
2會計檔案科學(xué)管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識
各單位要加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚(yáng)獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用
3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
3.4加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語
在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]馬秀英.談會計檔案管理的規(guī)范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.
[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.
篇12
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)國家會計法律法規(guī)的要求，各學(xué)校必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。要使學(xué)校會計檔案規(guī)范化，必須將會計檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會計檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責(zé)》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項(xiàng)工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進(jìn)會計檔案工作規(guī)范化。
2.加強(qiáng)會計檔案人員上崗培訓(xùn)。建議進(jìn)一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業(yè)知識，又要有檔案管理專業(yè)知識。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強(qiáng)對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓(xùn)工作，使他們認(rèn)識到檔案的價值，只有當(dāng)他們認(rèn)識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學(xué)校決策者提供決策有用信息為主導(dǎo)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強(qiáng)化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強(qiáng)日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會計核算、財務(wù)管理、內(nèi)部審計等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社?；鶖?shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級工資調(diào)整，年度預(yù)算追加等發(fā)生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財務(wù)報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實(shí)的原始依據(jù)。
4.加強(qiáng)財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國家有關(guān)會計法規(guī)對學(xué)校的會計檔案管理工作進(jìn)行考核，通過評優(yōu)爭先促進(jìn)學(xué)校會計檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。
5.強(qiáng)化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)工作責(zé)任制，明確每個人的工作職責(zé)，才能保證此項(xiàng)工作的落實(shí)。積極組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識，通過提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。
6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學(xué)、管理學(xué)以及計算機(jī)相關(guān)知識，熟練使用相關(guān)的財務(wù)會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。
7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會計檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計算機(jī)以及適配的軟件系統(tǒng)；會計信息的網(wǎng)上查詢、對賬等功能的實(shí)現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。
篇13
(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
(三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案管理中存在的問題
(一)會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
(二)會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
(一)加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機(jī)構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
(二)規(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。
(三)規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。
(五)加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
(六)完善會計檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。實(shí)行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)
[1]《中華人民共和國檔案法》.
