引論：我們?yōu)槟砹?3篇公司檔案如何管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

文書檔案管理是一項機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作，既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。公司文書檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。

一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策

（一）檔案分類方面

檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和魚龍混雜。

1.檔案分類脫離實(shí)際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實(shí)際相分離。為不脫離實(shí)際，二級類目最簡單的方法就是按機(jī)構(gòu)職能（結(jié)合問題）進(jìn)行分類，如一個集團(tuán)企業(yè)（包括黨群組織）有行政管理職能又有業(yè)務(wù)管理職能，在管理過程中形成的文件材料實(shí)際上都屬于文書檔案，那么它的分類應(yīng)該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業(yè)務(wù)。這里1.1黨群行政是按機(jī)構(gòu)分類。1.2業(yè)務(wù)是結(jié)合問題分類，從分類的標(biāo)準(zhǔn)上雖然缺乏統(tǒng)一性（一個是機(jī)構(gòu)、一個是問題），但按照檔案分類的習(xí)慣（機(jī)構(gòu)結(jié)合問題分類）是可行的，把相關(guān)問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。

2.檔案分類與檔案實(shí)體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實(shí)際的整理、編目、排列不相一致的現(xiàn)象，究其原因主要是檔案分類不是實(shí)質(zhì)性的分類，而是形式上的分類。要解決這個問題，檔案分類必須是“實(shí)類”而不應(yīng)是“虛類”，同時在編目中還應(yīng)強(qiáng)調(diào)和體現(xiàn)類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業(yè)務(wù)，在整理、編目和排列時就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)，不要分類是分開了，而實(shí)際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因為分類的目的就是為了把他們區(qū)分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區(qū)分開來。

3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復(fù)和混雜。檔案分類宜粗不宜細(xì)，過度細(xì)分檔案，反而容易造成類目條款對本企業(yè)業(yè)務(wù)涵蓋不全、不準(zhǔn)，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時要注意：

（1）按機(jī)構(gòu)設(shè)類與按問題設(shè)類時層次要少，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。

（2）在體例結(jié)構(gòu)方面根據(jù)立檔單位的職能設(shè)置問題類目。取消機(jī)構(gòu)類目，在同一問題類目中，按機(jī)構(gòu)順序列舉歸檔范圍，如業(yè)務(wù)類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。

（3）一級類目的設(shè)置同樣宜粗不宜細(xì)。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業(yè)的特定職能進(jìn)行增減）。如有必要細(xì)分，可在各自的一級類目下再設(shè)若干個二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實(shí)施電子化的文書檔案管理時，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標(biāo)識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現(xiàn)出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。

（二）文書檔案人員自身理論水平和業(yè)務(wù)能力

目前文書檔案人員大多是非專業(yè)的，培訓(xùn)機(jī)會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現(xiàn)使用、查詢時的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質(zhì)是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務(wù)需求的與日俱增，必定要實(shí)施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術(shù)，因此對文書檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力等方面提出了更高要求。

對于秘密文件歸檔時，雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn)，但我們可將其文件目錄輸入微機(jī)，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網(wǎng)文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實(shí)施提供可靠的依據(jù)。實(shí)施公司現(xiàn)代化制度的改革，必須充分發(fā)揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了根本性的變化，人事制度也會發(fā)生相應(yīng)的改變，這就需要依照法律和行政法規(guī)等等，進(jìn)行有步驟地清產(chǎn)核資，清理債權(quán)債務(wù)、評估有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，而這些內(nèi)容必須有大量的檔案信息作為依據(jù)， 才能有效地進(jìn)行企業(yè)的改造兼并資產(chǎn)重組。實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度，縮短勞動時間，提高文書檔案管理的工作效率。將現(xiàn)代辦公技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的重要途徑和發(fā)展方向。

二、加強(qiáng)公司文書檔案管理工作的建議

（一）公司對文書檔案的管理應(yīng)該予以高度重視，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在提高檔案管理水平的進(jìn)程中，一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，企業(yè)檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。公司領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現(xiàn)問題的及時糾正，有突出成績的予以表彰，充分發(fā)揮文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，使其檔案管理的亮點(diǎn)及特色得到充分發(fā)揮。

（二）切實(shí)有效地提高文書檔案管理人員的素質(zhì)公司有計劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學(xué)習(xí)，對通過自學(xué)或考學(xué)等方式提高學(xué)歷的人員應(yīng)給予支持和獎勵，使高素質(zhì)文書檔案管理人才培養(yǎng)形成良性循環(huán)。

（三）加強(qiáng)電子文件管理和保護(hù)

文書檔案部門應(yīng)分門別類整理組盤。對于內(nèi)部文件，應(yīng)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤：第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找；對于外來紙質(zhì)文件，應(yīng)通過文秘部門處理，掃描成影像文件進(jìn)入本單位局域網(wǎng)絡(luò)，其傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。文件則應(yīng)嚴(yán)格按保密原則辦理。

（四）改善存放檔案的檔案室的條件

篇2

一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題

石油開發(fā)中心成立時間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：

1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄

石油開發(fā)中心成立以來一直保持著高速發(fā)展，為使工程項目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。

2.檔案歸檔不及時，質(zhì)量存在缺陷

中心建設(shè)參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設(shè)過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。

3.檔案管理制度不健全

由于檔案室屬于起立時間較晚的部門，各項檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。

4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔

一直以來，有個誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。

5.利用檔案意識差，檔案利用率低

往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。

二、工程建設(shè)檔案管理措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

沒有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。

2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過程控制

項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，才知道項目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項目檔案驗收，這時往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。

3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式

開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲數(shù)字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用

做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過來也會促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對工程項目的管理、設(shè)計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺階。

5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級別

檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個具有庫房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測、自動采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報警與消防聯(lián)動控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。

6.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)此項工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

同時要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

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1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)下我國雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴(yán)重浪費(fèi)，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數(shù)據(jù)信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因為相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)遭受到嚴(yán)重?fù)p失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，這就造成計算機(jī)檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開始對傳統(tǒng)的紙張辦公方法進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運(yùn)用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實(shí)現(xiàn)信息化，對企業(yè)中各個部門的運(yùn)用和查詢造成了非常大的困擾，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對策

2.1 加強(qiáng)對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對辦公室檔案管理機(jī)制進(jìn)行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機(jī)制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對辦公室檔案管理工作的認(rèn)識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識程度得到加強(qiáng)，定期組織培訓(xùn)，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識的同時，重點(diǎn)講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認(rèn)真的認(rèn)識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業(yè)性進(jìn)行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)工作，針對不同程度的人員要有針對性的實(shí)施培訓(xùn)，對在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識為主，來對其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來進(jìn)行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識為主，重點(diǎn)傳授他們專業(yè)性的知識，可以實(shí)施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實(shí)施一對一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。

2.3 增強(qiáng)辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來，以此來對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識，讓每一個工作人員都能夠認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，增強(qiáng)IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

2.4 運(yùn)用集成化信息管理體系

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檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當(dāng)前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結(jié)合工作實(shí)際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。

一、建立完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理工作提供組織保障

檔案資料是高校的重要資源，它詳實(shí)地反映了一所高校的整個發(fā)展歷程，并以多種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，它是每一個教職員工及學(xué)生勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識，才能增強(qiáng)大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。

要加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案的齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)―領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設(shè)立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務(wù)部門、教務(wù)處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成全校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環(huán)節(jié)之中。同時，要明確每個人的職能與職責(zé)，明確分工，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。讓高校每個人都參與進(jìn)來，通過全員全方位收集相關(guān)檔案信息，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來。

二、強(qiáng)化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術(shù)支撐

隨著社會科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)，成為各大高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強(qiáng)度大，重復(fù)勞動多。將信息技術(shù)與高校檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領(lǐng)導(dǎo)、各教研室和相關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

高校要強(qiáng)化資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。高校要將數(shù)字光纖技術(shù)、芯片技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發(fā)及利用等各工作環(huán)節(jié)，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作要從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實(shí)現(xiàn)“無紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)步伐。

三、完善檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

沒有一個嚴(yán)格的規(guī)章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，根據(jù)學(xué)校的特點(diǎn)，制定適合自身的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化。從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定一系列檔案管理細(xì)則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發(fā)利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，并根據(jù)形勢發(fā)展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

四、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)，是推動高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現(xiàn)代化的檔案管理知識，改善現(xiàn)有知識結(jié)構(gòu)，新思想、新知識、新技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)一步加強(qiáng)。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。健全檔案管理工作隊伍，設(shè)立專兼職相結(jié)合的檔案管理工作組。培養(yǎng)一批具有文化專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個人的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能夠適應(yīng)高校檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案管理者自身也要努力學(xué)習(xí)，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責(zé)任感，要有較高的政策水平，要有嚴(yán)格的保密意識。在職業(yè)道德素質(zhì)上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業(yè)愛崗，熱情服務(wù)；默默奉獻(xiàn)，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從全局，團(tuán)結(jié)協(xié)作。

五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務(wù)

高校檔案是高校教職工勞動智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發(fā)檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發(fā)的發(fā)展服務(wù)。高校檔案部門要突出服務(wù)這條主線，積極進(jìn)行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務(wù)工作。檔案管理人員要應(yīng)主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學(xué)校在不同時期和階段的教學(xué)、科研的情況，積極主動地深入各教學(xué)和行政部門，走訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學(xué)校各項工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。對學(xué)校的工作安排心中有數(shù)，了解學(xué)校教學(xué)、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動過程的規(guī)律和特點(diǎn)。認(rèn)真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據(jù)本校檔案利用情況，分析其利用規(guī)律，積極主動地為學(xué)校各項工作提供檔案服務(wù)。

檔案管理人員要有超前的服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學(xué)校的各部門提供檔案服務(wù)，對于一些難查資料通過點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高。在服務(wù)方式上，要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機(jī)檢索等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，既要充分利用館藏檔案文獻(xiàn)資料，又要營造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務(wù)和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，主動的把檔案工作重點(diǎn)與高校中心工作結(jié)合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學(xué)與科研服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]安愛君.如何管理“紙質(zhì)檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑，2008.

篇5

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設(shè)計或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。

二、強(qiáng)化檔案管理職能作用的發(fā)揮

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

篇6

文書檔案是事業(yè)單位的一種重要信息資源，直接影響到事業(yè)單位的重要決策，因此我們應(yīng)給予其高度重視。首先，文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻(xiàn)內(nèi)容具有主觀性，而文書檔案不同于一般文獻(xiàn)，它是對員工個人信息和事業(yè)單位工作的真實(shí)記載，具有強(qiáng)烈的客觀性，法律作用十分明顯。其次，文書檔案彌補(bǔ)了國家檔案的不足。事業(yè)單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分，由于一些國家檔案信息并不詳細(xì)，此時事業(yè)單位的文書檔案信息便很好的彌補(bǔ)了這一缺陷。最后，為社會提供信息服務(wù)。事業(yè)單位的文書檔案信息較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息，能夠較好的為我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供信息服務(wù)。

三、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重技術(shù)、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的開展。

2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。

3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

四、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

1.加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。

2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來。

3.進(jìn)一步完善文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，對已經(jīng)過時的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來欠缺的檔案管理制度。

4.加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

篇7

面對公司改革、改制，從檔案管理學(xué)的角度應(yīng)正確面對以下幾個問題。

1 檔案管理思路的改變

公司檔案管理的總思路，是一個公司隨著社會的進(jìn)步，經(jīng)過工作實(shí)踐和長期積累凝聚與發(fā)展而逐漸形成的，它是屬于精神層次的東西，既有對公司歷史淵源的沿襲，又有對公司發(fā)展的沿續(xù)，是歷史價值與時代價值的雙重反映和體現(xiàn)。因此，公司檔案管理的思路是一個公司的追求和內(nèi)在靈魂的體現(xiàn)。

公司管理體制的改革，伴隨著經(jīng)營活動的內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。改制后，塑造和培育合格的市場競爭主體和企業(yè)法人主體，實(shí)行產(chǎn)權(quán)重組、政企分開，法人治理結(jié)構(gòu)，建立董事會制度。從而建立市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，檔案工作者也必須學(xué)習(xí)和了解公司化改制的基本內(nèi)容。隨著公司的不斷發(fā)展，檔案的收集面也越來越廣，內(nèi)容也越來越豐富，檔案人員要改變原有的管理思路和方法，與時俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新的企業(yè)發(fā)展需要，提升自身的綜合能力。

2 檔案管理體系的改變

公司的檔案部門是在改革、改制之前就已經(jīng)形成的，既具行政管理職責(zé)，又有業(yè)務(wù)管理特色的一級機(jī)構(gòu)。而公司檔案管理是一個相對封閉和完整的管理體系，并以一定的規(guī)則維持著一種相對固定的模式，這種長期固化了的管理體系，往往與原公司的價值追求、利益關(guān)系緊緊聯(lián)系在一起，保持著自身相對的平衡狀態(tài)，如果公司不存在改革、改制的需要，這種平衡狀態(tài)也許很難被打破。

公司改革、改制后，檔案管理發(fā)生了重大的變化，更應(yīng)履行自己的職責(zé)：

①開展檔案工作的調(diào)研，摸清檔案形成的內(nèi)容。

②針對改制后檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，加強(qiáng)對檔案工作者的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步開展檔案學(xué)理論的研究，使之指導(dǎo)我們的實(shí)踐。

③制訂出相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理流程。

④在充分尊重企業(yè)自和檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對企業(yè)檔案的工作的法律監(jiān)控，依法規(guī)范企業(yè)各種檔案事務(wù)行為，更好地發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)多提供政策服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，形成與社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制相配套的宏觀的企業(yè)檔案管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制。

3 檔案管理主體地位的改變

公司改革、改制后，公司檔案管理的主體，即公司檔案管理者的地位將會發(fā)生這樣或那樣的改變，這是不可避免的。無論是公司還是檔案管理主體本身如果不能以足夠的重視對待這種改變，其所帶來的不良后果，有時是后續(xù)工作所無法彌補(bǔ)和挽回的。在以往一些公司的改革改制過程中，就有部分公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的理解和重視程度不夠，致使檔案工作人員變動大，造成檔案工作交接不清，檔案散失等的事件發(fā)生，如：有些公司的協(xié)議、合同丟失等，非常不利于公司以后的發(fā)展。 因此，要樹立“兩個理念”，把握“三個問題”，與時俱進(jìn)，求實(shí)創(chuàng)新，做好公司的檔案工作。“兩個理念”一是效率效益理念，用效率效益理念來指導(dǎo)和衡量檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案價值功能的最大化和檢索利用便捷化。結(jié)合上海市藥材有限公司的特點(diǎn)，經(jīng)營檔案是該公司的一大特色，重點(diǎn)加強(qiáng)經(jīng)營活動檔案的收集歸案。二是服務(wù)理念。樹立檔案為經(jīng)營和各項工作服務(wù)的思想，變被動等待為積極主動地為經(jīng)營和生產(chǎn)提供服務(wù)。把握“三個性”一是把握歸檔的時效性。及時跟蹤檔案產(chǎn)生全過程。二是把握檔案資料的完整性。在歸案工作中要掌握重點(diǎn)檔案的收集，確保檔案的齊全。三是把握工作的主動性。檔案人員要做有心人，平時注意關(guān)心公司發(fā)生的重大事件和重要活動，主動收集相關(guān)檔案，求真務(wù)實(shí)扎實(shí)做好檔案管理工作。充分實(shí)現(xiàn)檔案人的價值，提高檔案工作對公司的貢獻(xiàn)度。而從另一方面來講，作為檔案管理主體也應(yīng)正確面對改革、改制帶來的各種變化，調(diào)整管理體系和工作方法，努力適應(yīng)改革和改制的新發(fā)展需要。

4 對檔案資源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以求公司自身價值和所創(chuàng)社會價值的最大化，改制后的公司檔案工作要最大限度的服務(wù)于公司發(fā)展的新目標(biāo)，對檔案資源的收集和館藏結(jié)構(gòu)方面也應(yīng)做必要的和相應(yīng)的調(diào)整，以充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢，方便開發(fā)和利用。如果死守過去的模式不變，勢必給新情況下的檔案利用、開發(fā)帶來諸多不便和不利。公司改革、改制后，檔案工作者要迅速適應(yīng)新的公司形式，變換思考問題的角度，把新知識、新觀念和新鮮的氣息帶到公司檔案工作中，深層次開發(fā)和挖掘檔案信息資源的價值，為公司檔案事業(yè)的發(fā)展開辟新的空間。

①應(yīng)該特別重視檔案工作的服務(wù)特性，在提供利用上下功夫。根據(jù)檔案工作自身的性質(zhì)和發(fā)展要求，努力做到檔案工作在服務(wù)中求創(chuàng)新。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的條件，檔案服務(wù)是檔案工作的重心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作持續(xù)發(fā)展的根本動力，要堅持創(chuàng)新和創(chuàng)造性地開展檔案工作，檔案工作才能達(dá)到有高度、有特色。

②要注意利用和發(fā)揮協(xié)作的優(yōu)勢。現(xiàn)代社會，協(xié)同學(xué)理論為我們發(fā)展各項事業(yè)提供了理論的支持。公司改革、改制后，檔案工作要尋求新的發(fā)展點(diǎn)，可以考慮與本單位有關(guān)部門合作，乃至引入社會力量和資金共同開發(fā)、挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案工作人員和各專業(yè)技術(shù)人員在各個領(lǐng)域方面的優(yōu)勢，這樣既能解決檔案部門人員、經(jīng)費(fèi)不足的狀況，又能解決檔案開發(fā)利用和深層次挖掘與各方面需求的矛盾。同時，通過合作，密切了檔案工作與公司其他部門乃至社會各方面的關(guān)系，為以后檔案工作的發(fā)展提供有利契機(jī)，使公司檔案工作更好地貼近公司、貼近社會、貼近服務(wù)對象。

③要學(xué)會把“產(chǎn)品”的理念引入檔案管理。公司檔案工作在新的形勢下，應(yīng)該用新的思維、新的視角來看待，把開發(fā)和利用及檔案編研成果當(dāng)作“產(chǎn)品”來生產(chǎn)不失為一種好的做法。檔案是公司文化的一部分，是一種特殊的公司文化產(chǎn)品。因此，對于在不同公司的不同部門，檔案的開發(fā)和利用是有不同的特色和作用的，檔案工作者要在深層次開發(fā)和挖掘檔案信息的價值上多下功夫、多做文章，要力爭多出“好產(chǎn)品”，多出“龍頭產(chǎn)品”，為公司經(jīng)營發(fā)展提供服務(wù)，有作為才能有地位，以此樹立和不斷提高檔案工作在新型公司中的地位。

④隨著公司信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，要求公司檔案工作不斷接受知識、更新觀念，跟上信息化發(fā)展進(jìn)程的步伐。要重視檔案工作與辦公自動化（OA）、管理信息系統(tǒng)（ MIS）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、公司資源計劃（ERP）等的結(jié)合點(diǎn)，并考慮如何為其提供相應(yīng)的檔案信息方面的服務(wù)。

現(xiàn)代社會，信息化的意義和價值已被越來越多的公司認(rèn)識和重視，公司正是通過信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加快公司信息化進(jìn)程，以推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，升華公司的競爭能力。公司檔案部門要相應(yīng)地逐步推進(jìn)公司檔案信息化的建設(shè)。公司檔案信息化是檔案信息化和公司信息化的一個重要內(nèi)容，是指運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對公司檔案工作進(jìn)行改造，重建公司檔案工作的館藏結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、動作模式和管理理論。

篇8

四川綿竹產(chǎn)酒的歷史悠久，從現(xiàn)有的文獻(xiàn)記載和考古發(fā)掘來看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。

對于這樣一個有著悠久歷史和豐富文化內(nèi)涵的企業(yè)，其歷史和文化資源的積累、開發(fā)與利用具有得天獨(dú)厚的條件和優(yōu)勢。作為一個在國內(nèi)外都很知名的企業(yè)，當(dāng)然不會錯過這個機(jī)會。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻(xiàn)資源，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的？何天正先生娓娓地向記者道來。

四川綿竹釀酒史最早見諸唐代文獻(xiàn)。唐代李肇著《國史補(bǔ)》，對唐代正史以外的歷史進(jìn)行補(bǔ)記。書中，特別提到當(dāng)時一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問題，當(dāng)做一樁國家大事來討論。從盛唐至民國，在2000多年的時間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。

1958年，劍南春酒廠（當(dāng)時稱做四川綿竹縣地方國營酒廠）的師傅，在傳統(tǒng)釀酒工藝的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經(jīng)四川大學(xué)龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質(zhì)，劍南春一步步地，從川西一隅，風(fēng)行于海內(nèi)外，為識者和飲者稱道。

近年來的考古發(fā)掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關(guān)專家對四川劍南春酒坊遺址“天益老號”進(jìn)行考古勘探、發(fā)掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規(guī)模大，設(shè)施完備，是我國古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發(fā)現(xiàn)，因而被評為2004年“全國十大考古發(fā)現(xiàn)”之一。其中有一塊南北朝時期永明五年（公元488年）的紀(jì)念磚，證明天益老號酒坊可以上溯到唐朝以前。

從檔案的角度看，這些文物資料也是實(shí)物檔案。利用文物、文獻(xiàn)、檔案等資源，劍南春公司開辟了頗有規(guī)模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽(yù)展覽室”、“劍南春及其系列產(chǎn)品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來者、宣傳企業(yè)的良好作用。

在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來朗朗上口，記得住，對市場推廣、消費(fèi)者的認(rèn)知起到了很大作用，是對企業(yè)文化進(jìn)行提煉和升華的結(jié)果，是產(chǎn)品宣傳和企業(yè)文化緊密結(jié)合的一個佳作。”何天正告訴記者。

賦予檔案部門掌控公司檔案事務(wù)的權(quán)威地位

劍南春集團(tuán)注重對企業(yè)檔案文獻(xiàn)資源的開發(fā)與利用，并取得豐碩的成果，來源于公司對企業(yè)檔案信息工作的清晰認(rèn)識和準(zhǔn)確定位：“檔案是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財富，企業(yè)檔案信息工作不僅是企業(yè)科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)，而且是體現(xiàn)企業(yè)科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。”

在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權(quán)力，擔(dān)負(fù)檔案信息儲存、利用和檔案行政管理、監(jiān)督的雙重職能。檔案管理部門一方面對公司檔案實(shí)體進(jìn)行管理，一方面對整個公司的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，被真正地賦予權(quán)威的地位。何天正非常明確地說：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權(quán)威的一個系統(tǒng)，不是一個冷僻的部門。”

除純粹的檔案業(yè)務(wù)外，劍南春公司還發(fā)揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優(yōu)勢，賦予檔案信息中心承擔(dān)公司的情報職能。檔案信息中心工作人員從網(wǎng)絡(luò)上、報刊上收集、整理與公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動相關(guān)的信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供重要的經(jīng)濟(jì)信息、經(jīng)濟(jì)情報，便于領(lǐng)導(dǎo)決策和各項管理工作利用參考。

2002年，按照國家一級檔案庫房建筑標(biāo)準(zhǔn)，公司對原總裁辦公大樓進(jìn)行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個新的臺階。

檔案部門權(quán)威地位的樹立，檔案業(yè)務(wù)和情報業(yè)務(wù)的積極開展，使劍南春公司獲益良多。近年來，檔案信息中心獲取有價值的信息近十萬條，3000多萬字，為公司的科學(xué)決策做出了巨大貢獻(xiàn)。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規(guī)范，成功地從國有企業(yè)改制為股權(quán)多元化的民營企業(yè)，檔案信息工作發(fā)揮了絕對重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長喬天明深有感觸地說：“如果沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)檔案信息工作，我們的改制工作絕對不可能這么快、這么順利地完成。”

面對公司股權(quán)多元化和企業(yè)迅速擴(kuò)張的需要，何天正代表公司對企業(yè)檔案信息工作提出更高的要求：“進(jìn)一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質(zhì)。同時，強(qiáng)化對公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平。”

回饋社會，支持檔案事業(yè)

劍南春公司的檔案工作在為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動提供服務(wù)的同時，也獲得了社會的關(guān)注和認(rèn)同。1996年被評為全國首家“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家一級”，1999年榮獲“全國檔案工作優(yōu)秀集體”，2003年再次獲得“全國檔案工作優(yōu)秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見。

上個世紀(jì)90年代以來，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學(xué)習(xí)、參觀，國家和地方的一些重要的檔案工作會議也選擇在此召開，海峽兩岸檔案縮微技術(shù)交流考察團(tuán)、日本企業(yè)史料協(xié)議會也到劍南春公司進(jìn)行交流。劍南春公司的檔案管理經(jīng)驗被觀摩、學(xué)習(xí)、借鑒，被社會和世界認(rèn)識。

而劍南春公司支持檔案等社會公益事業(yè)，則表現(xiàn)和表達(dá)了一個民族企業(yè)回報社會的高度責(zé)任感和負(fù)責(zé)精神。

1999年，劍南春公司與中國檔案報社聯(lián)合舉辦“建國五十周年劍南春杯檔案工作知識競賽活動”，涉及全國三十多個省、市、區(qū)的檔案工作者；2001年，《中國檔案》雜志創(chuàng)刊50周年紀(jì)念活動，得到劍南春公司的協(xié)助與支持；2002年，為紀(jì)念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國家檔案局聯(lián)合舉辦了“劍南春杯”全國檔案法制知識競賽活動，全國有10萬多人參加；中國人民大學(xué)檔案學(xué)院“中國首屆檔案學(xué)博士論壇”也得到劍南春公司的大力協(xié)助……

篇9

面對新形勢，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。

3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

4外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題

*（集團(tuán)）公司引進(jìn)外資、對外投資，合作項目不斷擴(kuò)大，范圍涉及文化事業(yè)、煤炭資源、電力、建材、醫(yī)療衛(wèi)生、高科技產(chǎn)品開發(fā)等多個領(lǐng)域，形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)的以煤炭為主業(yè)、多種產(chǎn)業(yè)并存的大企業(yè)集團(tuán)。隨之而來，集團(tuán)公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現(xiàn)多載體、多專業(yè)行業(yè)。如與美國合資建設(shè)的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業(yè)的分類方案進(jìn)行整理。檔案門類的新構(gòu)成，檔案分類規(guī)則的不同，事實(shí)上已形成了煤礦企業(yè)檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業(yè)分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學(xué)習(xí)、掌握電力行業(yè)的分類方案，使檔案管理工作更加適應(yīng)電廠的生產(chǎn)建設(shè)。又如*四礦與泰國萬浦集團(tuán)合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協(xié)議、章程等，檔案工作者應(yīng)及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況均受泰方監(jiān)管，在今后的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎(chǔ)。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應(yīng)積極與對方溝通，及時收集有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營方面的檔案資料，確保集團(tuán)公司投資的根本利益。以往國有企業(yè)占主導(dǎo)地位，現(xiàn)在煤炭企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略重組，與外資企業(yè)、其他行業(yè)企業(yè)合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結(jié)果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)）形式的多元化，即從以往獨(dú)有的國有企業(yè)檔案，逐步新增了國有企業(yè)與其他行業(yè)企業(yè)、外國企業(yè)合資的聯(lián)營經(jīng)濟(jì)檔案、國有控股經(jīng)濟(jì)檔案、參股經(jīng)濟(jì)檔案等門類。檔案所有制發(fā)生的改變，客觀上決定著檔案工作性質(zhì)發(fā)生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關(guān)系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學(xué)管理、檔案信息資源開發(fā)、改制前后企業(yè)檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業(yè)素質(zhì)的再培訓(xùn)等。

篇10

雖然我國的城市化進(jìn)程加快，建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，但是，我國的建筑施工企業(yè)科技檔案意識相對薄弱，與之有關(guān)的機(jī)構(gòu)部門，以及與之相關(guān)的管理人員的檔案觀念薄弱，歸檔意識很低。我們知道建筑施工企業(yè)科技檔案直接反映在我國建筑中的工程活動以及工程建筑項目的全部技術(shù)含量。相關(guān)的收集和歸檔人員的檔案意識薄弱，使我國的項目負(fù)責(zé)人以及工程技術(shù)人員不能對工程的技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益都及其重視，但是因為對工程中產(chǎn)生的資料、檔案的不重視，使其散失，不能做到及時的整理改正。這樣就可能造成技術(shù)壟斷，一些先進(jìn)的技術(shù)就不能得到推廣，使我國的建筑施工技術(shù)不能得到更快的發(fā)展。

1.2我國缺少高質(zhì)量的檔案人員

由于我國對建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔不重視等客觀環(huán)境的局限，我國對檔案人員的培訓(xùn)力度不夠，致使我國缺少高質(zhì)量的檔案人員。而且就我國的建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作繁瑣，并且對其不重視，一般情況下不會特定的設(shè)定檔案的管理人員對其進(jìn)行收集與整理，而是讓一些缺乏管理檔案經(jīng)驗與技術(shù)的工程人員兼職完成，這樣就使其整理出來的檔案不夠全面，不夠詳細(xì)，使其檔案中的建筑機(jī)構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項目的技術(shù)含量不能詳細(xì)的體現(xiàn)，失去了根據(jù)檔案改進(jìn)建筑方案，推廣建筑方案的價值。

1.3我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不健全

我國沒有制定健全的對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理制度，我國檔案管理缺少對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理方法，只能通過一些網(wǎng)絡(luò)、電話、短信對其施工單位進(jìn)行索要整理，進(jìn)而進(jìn)行歸檔，這樣不能高效的對建筑機(jī)構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項目的技術(shù)問題整理記錄，這樣時間間斷的記錄，使其不能體現(xiàn)檔案記錄的連續(xù)性。而且，由于沒有建立與完善建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度，缺少收集和歸檔方法，使檔案的收集與歸檔無章可循，使其檔案的收集、整理、歸檔工作難以展開。

2.應(yīng)該如何做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作

2.1加強(qiáng)對檔案收集與歸檔重要性的宣傳

要想做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔工作，就必須要強(qiáng)化各個員工對于這方面的意識。也就是說，要在企業(yè)中加強(qiáng)對檔案收集與歸檔重要性的宣傳。在企業(yè)中，應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的部門，對于如何宣傳檔案收集與歸檔做好詳細(xì)的計劃，系統(tǒng)、明確地向企業(yè)員工展示檔案收集與歸檔的重要性。這樣做可以加強(qiáng)員工對于自身的約束，更好的配合公司做好檔案的收集工作，在借出檔案后做到及時地歸還。宣傳力度對于一項工作的成功與否有著很大的影響，所以建筑施工企業(yè)一定不能忽視宣傳的重要性，要把檔案的收集與歸檔的重要性及時的對員工做好宣傳。

2.2確定相應(yīng)的檔案管理人員并且進(jìn)行定期培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)

建筑施工企業(yè)的檔案完整性對于整個公司資料的安全和公司的利益相當(dāng)?shù)闹匾Ｋ越ㄖ┕て髽I(yè)要對于檔案的收集與歸檔工作引起做夠的重視。檔案管理部門管理著整個企業(yè)員工的檔案，對于員工信息安全起著決定性的作用。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對于檔案管理部門的監(jiān)管力度，保證該部門嚴(yán)格的按照制度做好檔案的收集與歸檔工作。同時，企業(yè)要加強(qiáng)對于檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的考察，并定期對檔案管理部門的員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使每一個員工都起到應(yīng)有的作用。有了高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員和專門的檔案管理部門，就可以在很大程度上做好建筑施工企業(yè)科技的收集和歸檔工作。

2.3健全我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度

針對于我國建筑施工企業(yè)科技檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)大部分的企業(yè)在這項工作上存在著很多漏洞，而這些漏洞的存在主要源于我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不夠合理。所以要想從根本上做好科技檔案的收集與歸檔工作，就要改良我國現(xiàn)有的檔案管理制度。因此，我們要吸取其他國家的經(jīng)驗和先進(jìn)的管理制度，在他們的基礎(chǔ)上加以改良，從而找到最適合我國國情的檔案管理制度。各個建筑施工公司都應(yīng)該主動摒棄原有的不良管理制度，引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理制度，來使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

篇11

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實(shí)體文件和電子文件并列運(yùn)行的過渡時期內(nèi)進(jìn)行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學(xué)、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實(shí)施情況

目前檔案管理軟件能實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護(hù)等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動組合卷（件）功能；

（3）自動歸檔――根據(jù)分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能；

（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實(shí)體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習(xí)慣簡單點(diǎn)擊就能進(jìn)行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫：在已歸檔庫內(nèi)對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。

（4）檔案接收進(jìn)庫

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進(jìn)庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進(jìn)庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉(zhuǎn)入進(jìn)庫的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計

保管期限統(tǒng)計――統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同分類檔案的數(shù)量；組織機(jī)構(gòu)檔案統(tǒng)計――分別統(tǒng)計各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計

5、系統(tǒng)維護(hù)

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。

三、探索與思考

篇12

經(jīng)過60多年的改革發(fā)展，黑龍江省機(jī)場集團(tuán)檔案從無到有，檔案管理也經(jīng)歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理，逐步向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過渡。目前，公司設(shè)立專門的綜合檔案室，配備了專職檔案管理人員，對全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案設(shè)備齊全，檔案室配備了密集架、底圖柜、空調(diào)、計算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度測試儀、防磁柜等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設(shè)有文書、基建、設(shè)備、會計、照片、聲像、人事及圖書資料等8大門類檔案，庫藏總量15000余卷。建立了檔案門類齊全，管理制度健全的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。文書檔案管理達(dá)到省一級，企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到國家二級。

隨著科技的進(jìn)步和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。2005年，公司率先購買了清華紫光檔案管理軟件，通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機(jī)編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動化系統(tǒng)、設(shè)計院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實(shí)時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。在公司制定發(fā)展規(guī)劃、開辟航線、征用土地、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析

雖然隨著時代的發(fā)展，民航企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后民航發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。

（一）民航企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

一直以來，民航企業(yè)更注重安全和效益，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，民航企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

（二）檔案管理與企業(yè)發(fā)展還不能有機(jī)融合

為實(shí)現(xiàn)管理需要，民航企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的民航企業(yè)管理信息，并且隨著民航企業(yè)的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全

民航企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致民航企業(yè)的檔案管理工作與其他工作相比相對滯后。

（四）檔案隊伍的素質(zhì)與民航的發(fā)展還不相適應(yīng)

目前，檔案隊伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

三、如何加強(qiáng)民航企業(yè)檔案管理的認(rèn)識

（一）提高對檔案工作重要性的認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要工作議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

（二）管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證

要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合民航企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

（三）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

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一、新時期電力企業(yè)檔案工作面臨的新形勢新任務(wù)

（一） “精簡、統(tǒng)一、效能”原則，始終貫穿于電力企業(yè)機(jī)構(gòu)改革始終，檔案工作人員逐年減少，而檔案工作量越來越大。隨著電力企業(yè)進(jìn)一步深化改革，機(jī)構(gòu)精簡，“三集五大”體系的成功導(dǎo)入，從事檔案工作的人員越來越少，而工作量卻日益增加。從原來只是實(shí)體檔案的收集整理歸檔，到現(xiàn)在實(shí)體、電子檔案的雙套制歸檔、備份；室存檔案的數(shù)字化以及電力企業(yè)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生的大量電子文件，都給檔案工作者帶來了巨大壓力。

（二）信息時代的飛速發(fā)展和信息技術(shù)在電力企業(yè)的廣泛應(yīng)用，給電力企業(yè)檔案工作增添了新的動力，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)變革的重要力量。大力推進(jìn)信息化，是覆蓋電力企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是建設(shè)一流現(xiàn)代化公司的迫切需要和必然選擇，檔案信息化是新時期電力企業(yè)檔案工作必須面對和思考的問題。

（三）新的檔案行業(yè)規(guī)章、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)為企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)，同時也給傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案工作管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和產(chǎn)權(quán)制度建立的要求，明確了企業(yè)在執(zhí)行《規(guī)定》中的職責(zé)和義務(wù)。那么，怎樣貫徹執(zhí)行《規(guī)范》和《規(guī)定》；如何利用《規(guī)范》和《規(guī)定》來指導(dǎo)企業(yè)檔案工作正常、有序、規(guī)范地開展，是電力企業(yè)檔案工作今后面臨的重要工作任務(wù)。

（四）企業(yè)檔案隊伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。由于歷史原因，電力企業(yè)檔案人員隊伍不穩(wěn)定，整體素質(zhì)不高，觀念陳舊，未能走出“重檔案實(shí)體管理，輕開發(fā)利用”的誤區(qū)，意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)發(fā)展的重要性。檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要，制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

二、如何應(yīng)對新形勢下的電力企業(yè)檔案管理工作

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式。電力企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的真實(shí)記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的記錄和憑證，是企業(yè)合法權(quán)益的維護(hù)者。在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理持續(xù)發(fā)展，在企業(yè)資產(chǎn)保值增值和延續(xù)企業(yè)歷史等方面具有不可或缺的地位和作用。這就要求我們檔案工作者、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及全體員工都應(yīng)該樹立重視檔案工作觀念、樹立依法管理檔案的觀念、樹立檔案為企業(yè)服務(wù)的觀念。

檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。電力企業(yè)檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改進(jìn)工作方法，才能更好地服務(wù)于企業(yè)。必須打破傳統(tǒng)單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習(xí)慣，要由過去的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)、超前服務(wù)。新形勢下，電力企業(yè)檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，及時了解各級人員對檔案信息的需求，圍繞企業(yè)工作重點(diǎn)、中心來開展，服務(wù)大局，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。要把檔案工作的服務(wù)體現(xiàn)到三個層面上來，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)各職能部室服務(wù)，為企業(yè)員工服務(wù)，最大限度滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展的需要。

（二）完善管理制度，規(guī)范工作流程是做好檔案管理工作的保證。按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到企業(yè)各項工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理機(jī)制，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，各職能部室和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，通過大家的共同努力，來達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，企業(yè)全體員工上下形成合力齊抓共管，共同承擔(dān)企業(yè)檔案管理工作的重任。

（三）融合企業(yè)信息平臺，做好檔案信息資源的開發(fā)利用。一是充分利用已有的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（生產(chǎn)管理系統(tǒng)、營銷管理系統(tǒng)、經(jīng)法管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，全面地傳遞信息，建立完整系統(tǒng)的檔案信息庫。使檔案不再受時間和空間的限制，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)滿足利用者的需求，最大限度滿足生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息共享。二是根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息來源和管理者需求，進(jìn)行檔案編研、編制檢索工具，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提高信息查詢速度與準(zhǔn)確性。三是積極取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和員工的支持，盡可能擴(kuò)寬信息來源，保障信息的完整性、及時性和供給信息的可利用性。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力企業(yè)檔案管理人員必須不斷更新觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，除了掌握檔案專業(yè)的基本知識外，還要了解一些電力專業(yè)、文秘、目錄學(xué)等相關(guān)學(xué)科知識。在檔案管理工作中還應(yīng)具備積極主動的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。因此企業(yè)首先必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育等方式全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平。其次通過招聘懂法律、精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才，合理調(diào)整企業(yè)檔案管理部門的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個體知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要，更好地為企業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和快速發(fā)展提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，

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