引論：我們?yōu)槟砹?3篇工程檔案管理方法范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
水運(yùn)工程檔案指的是在項(xiàng)目建設(shè)過程中從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目建成投入運(yùn)營，在這個(gè)過程中所產(chǎn)生的能夠反映工作建設(shè)情況，并且對工作后期管理與維護(hù)有利的各種資料。水運(yùn)工程檔案與水運(yùn)工作建設(shè)的關(guān)系十分密切，水運(yùn)工程檔案是水運(yùn)工程項(xiàng)目建設(shè)工作安全，質(zhì)量，資金，科研等項(xiàng)目的基礎(chǔ)，是對工程建設(shè)情況的反映。水運(yùn)工程檔案管理工作是參與建設(shè)工作各單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作的有效開展對于其它各方面工作開展都是有利的，水運(yùn)工程管理工作水平也會(huì)由此而得到提升。因此在工作中，需要對該項(xiàng)工作重視并采用科學(xué)有效的方法促使相關(guān)目標(biāo)達(dá)成。
2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題
首先是管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理是一系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要參與建設(shè)工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負(fù)責(zé)人思想認(rèn)識(shí)不到位，相關(guān)人員在工作開展過程中就不會(huì)重視，工作結(jié)果得不到保證。工作開展過程中需要通過某些新的方法應(yīng)用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會(huì)主動(dòng)去學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。檔案管理團(tuán)隊(duì)的教育學(xué)習(xí)工作沒有開展或者是不會(huì)開展。在整個(gè)工程建設(shè)過程中，所有人工作的重點(diǎn)在于項(xiàng)目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。
其次是管理機(jī)構(gòu)自身存在問題。由于參與建設(shè)各單位間缺乏有效溝通與交流，責(zé)任沒有具體落實(shí)到位，管理工作存在空白地帶。部分企業(yè)考慮到企業(yè)成本問題，往往沒有設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作。而在人員構(gòu)成方面，非專業(yè)性現(xiàn)象非常突出，檔案管理人員通常不是水運(yùn)工程專業(yè)，并且人員具有流動(dòng)性。專業(yè)技術(shù)人員對于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環(huán)節(jié)存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規(guī)范開展。
檔案管理制度有待健全。由于水運(yùn)工作涉及到大量技術(shù)性的資料，但是管理人員的知識(shí)與技能又無法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資料收集歸整無序，缺乏系統(tǒng)性，資料收集與整理往往不能夠與項(xiàng)目建設(shè)同步開展。同時(shí)對于檔案存放沒有明確的制度規(guī)范，存放場所及管理設(shè)施無法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當(dāng)下工作開展，也不利于后期工作開展。
檔案質(zhì)量問題。由于工作在各方面存在不到位情況，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
3 加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)措施
3.1 項(xiàng)目檔案管理的制度要完善
在工程建設(shè)過程中由于參與建設(shè)的單位較多，因此有必要制定統(tǒng)一的制度。就檔案格式內(nèi)容等方面進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作流程，規(guī)范操作，從而來保證檔案能夠真實(shí)的反映項(xiàng)目建設(shè)情況，并且發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用。
要明確責(zé)任人，對檔案管理工作全面負(fù)責(zé)。同時(shí)要明確該責(zé)任人及檔案管理工作人員相關(guān)權(quán)限與職責(zé)，便于后期工作開展。同時(shí)要明確參與建設(shè)人員責(zé)任，配合檔案管理工作人員開展工作。檔案管理工開展的流程要明確。并將上述內(nèi)容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對所屬部門人員開展學(xué)習(xí)工作，便于后期檔案管理工作開展。
3.2 流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理工作人員要制定一套規(guī)范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內(nèi)容要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。流程與標(biāo)準(zhǔn)要以書面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關(guān)資料形成過程中依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。包括了在施工過程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化不只是將檔案管理部門考慮在內(nèi)，而是要將項(xiàng)目建設(shè)的所有單位與建設(shè)環(huán)節(jié)都考慮到其中，形成完整的體系。
3.3 管理人員
由于項(xiàng)目建設(shè)涉及到的專業(yè)性內(nèi)容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業(yè)性與非專業(yè)性的合理搭配。同時(shí)要考慮到管理人員與工程技術(shù)人員合理搭配。在檔案管理隊(duì)伍中要保證至少有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員。檔案管理人員要不定期開展學(xué)習(xí)工作，了解檔案管理相關(guān)知識(shí)和國家在此方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。加深管理人員對于工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)不必局限于某一種形式，可以靈活進(jìn)行，只要保證達(dá)到最終想要的效果。
除此之外，在日常工作中要重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)適應(yīng)水運(yùn)項(xiàng)目檔案管理人才，以此來滿足水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)工程不斷發(fā)生的變化對于管理工作及檔案管理人才的要求。
3.4 重視信息技術(shù)的應(yīng)用
對于收集到的資料應(yīng)該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對紙制資料的補(bǔ)充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時(shí)可以借助于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算與分析功能，對已經(jīng)收集的資料進(jìn)一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個(gè)方面來看，電子信息不會(huì)占用太大的物理儲(chǔ)存空間，資料保存較為安全。而計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)普及，只需要利用已有設(shè)施或者是稍作升級就可以滿足工作需要。對于已經(jīng)收集歸整的信息資料要定期進(jìn)行檢查。
3.5 檔案管理其它方面的輔措施
任何一項(xiàng)管理工作都不可能只依據(jù)單一方式實(shí)現(xiàn)理想的管理目標(biāo)。在檔案管理工作方面可以適當(dāng)?shù)膶⒖己伺c激勵(lì)結(jié)合。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)期間，對于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對于管理工作存在問題沒有成效的，則要予以相應(yīng)考核。激勵(lì)與考核可以是物質(zhì)性的也可以是非物質(zhì)性的。另外也可以從工作的不同環(huán)節(jié)來約束。如工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)。從而督促各單位在建設(shè)工作中做好檔案管理工作。
4 結(jié)束語
項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過程的見證，具有重要的研究與利用價(jià)值。目前在水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理工作還存在某些方面的問題，影響到了檔案管理工作正常開展。作為管理工作人員，要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對現(xiàn)有工作存在的問題找出解決方法。在已有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值與作用。
參考文獻(xiàn)
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當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，信息傳遞的速度高速發(fā)展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經(jīng)過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時(shí)間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰(zhàn)，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。
1目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問題
工程建筑檔案在建筑工程項(xiàng)目中有著舉足輕重的地位，因?yàn)樗苯佑涗浿嚓P(guān)數(shù)據(jù)，反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實(shí)施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢
科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，我們也在與時(shí)俱進(jìn)，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對其加以關(guān)注的同時(shí)也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時(shí)，在平時(shí)的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實(shí)體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。
1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個(gè)事實(shí)，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開始階段，必然會(huì)暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒能按規(guī)定處理事務(wù)，同時(shí)相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，在行業(yè)內(nèi)的競爭力不斷加強(qiáng)，為了提高工程單位的競爭力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對建筑工程檔案的信息化管理，如規(guī)范檔案信息的儲(chǔ)存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強(qiáng)檔案信息的管理。所以工程單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進(jìn)程，不斷提高我國建筑行業(yè)對檔案信息的管理。
2.1確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔
在加強(qiáng)建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計(jì)算機(jī)的掃面設(shè)備輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進(jìn)行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對這些檔案信息進(jìn)行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項(xiàng)目，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。
2.2加強(qiáng)檔案庫的信息化管理
為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存檔，同時(shí)也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過統(tǒng)一處理過的檔案信息可以通過數(shù)據(jù)庫這樣一個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業(yè)務(wù)能力
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時(shí)還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識(shí)，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項(xiàng)工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能滿足實(shí)際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。
管理單位在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，忽視了對檔案的機(jī)密性和安全性和相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的工程建筑檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合工程建筑檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對部分工程建筑檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實(shí)際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合； 同時(shí)，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國工程建筑檔案管理的科學(xué)性和有效性。
3 總結(jié)
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過程中還需要繼續(xù)遵循我國對建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過程中吸收知識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發(fā)揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學(xué)、有效的檔案信息化管理對建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然我國檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，但是經(jīng)過不斷的研究和學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就能夠推動(dòng)我國檔案信息化的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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篇3
建筑工程項(xiàng)目分為很多種，其建筑工程規(guī)模的大小也不盡相同，而那些規(guī)模較小的建筑工程的技術(shù)檔案管理，可以采用普通管理方式，而那些規(guī)模比較大且又復(fù)雜的工程，其技術(shù)檔案管理則應(yīng)采用多重角度思考管理的方法。現(xiàn)階段，建筑工程技術(shù)檔案的傳統(tǒng)管理模式應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面分析：（1）、技術(shù)維。其主要包括信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。（2）、人文維。其包含了工程檔案管理制度以及組織文化。（3）、管理維。其主要包括了戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)。（4）、經(jīng)濟(jì)維。其主要包括了相關(guān)市場的開發(fā)、資金的投入使用以及產(chǎn)品服務(wù)等等。隨著新時(shí)代的來臨，建筑工程技術(shù)檔案的管理方式也越來越現(xiàn)代化，傳統(tǒng)檔案管理模式中優(yōu)秀的地方是值得繼承與發(fā)展的，但其老式的管理方法將會(huì)被時(shí)代所淘汰，其管理模式將會(huì)朝著越來越科學(xué)化的方向發(fā)展。本文對某個(gè)大型建筑工程的技術(shù)管理中存在的問題，進(jìn)行了研究與分析，此工程采用手工的方法將檔案的目錄編制成word錄入到電腦中，其工作效率極為的低，如若需要尋找或分析相關(guān)的數(shù)據(jù)，都需要耗用很多的人力、時(shí)間。改傳統(tǒng)下的管理模式存在著許多的問題，其主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面；（1）只意識(shí)到了保管的重要性，而忽視了其利用價(jià)值，過于的對技術(shù)檔案進(jìn)行保管，導(dǎo)致技術(shù)檔案與“外界隔絕”，其相關(guān)的價(jià)值不能夠及時(shí)的被利用，偶爾進(jìn)行利用，也只是提供有關(guān)技術(shù)文件資料的復(fù)印件或者原件，而缺乏對技術(shù)檔案內(nèi)容的深入分析與研究；（2）在全過程當(dāng)中缺乏相應(yīng)的控制，在工程項(xiàng)目建設(shè)的過程中，有些檔案管理處在無關(guān)緊要的地位，不會(huì)提前進(jìn)入工程的文件管理，對檔案信息數(shù)據(jù)的有關(guān)疑問也沒有提出建議與疑問的權(quán)利；（3）技術(shù)檔案在進(jìn)行收集、整理資料，保存和被利用等整個(gè)過程中，也僅僅是關(guān)注到了技術(shù)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而忽視了對技術(shù)檔案管理的質(zhì)量以及效率的關(guān)注。
二、建筑工程技術(shù)檔案如何進(jìn)行科學(xué)化管理的相關(guān)分析
通過上文對建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢與不足的研究與分析，我們可以通過上文我們可以了解到建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)模式中存在的問題以及優(yōu)勢，但是存在的不足并不會(huì)影響技術(shù)檔案管理將會(huì)向著科學(xué)化的方向發(fā)展。所以在技術(shù)檔案科學(xué)化管理過程中要加強(qiáng)重視項(xiàng)目管理，以促進(jìn)技術(shù)檔案相關(guān)價(jià)值的發(fā)揮。
(一)進(jìn)行全過程的控制
我國的建筑工程技術(shù)檔案不僅是工程施工過程中的一個(gè)項(xiàng)目，而是存在于整個(gè)工程的施工過程中。1.為了確保技術(shù)檔案內(nèi)容完整不缺，就要及時(shí)收集工程在施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)文件，對此，可以采用甘特圖方法，檔案的收集要緊跟工程的進(jìn)度，例如某個(gè)建筑工程的進(jìn)度規(guī)劃在以=一月至十二月，一月上旬進(jìn)行編輯設(shè)計(jì)任務(wù)書，一月下旬選擇建設(shè)地址，二月進(jìn)行工程勘測，二月下旬和三月上旬進(jìn)行組織設(shè)計(jì)，三月上旬計(jì)劃進(jìn)行年度建設(shè)計(jì)摘要：技術(shù)檔案在建筑工程技術(shù)管理方面發(fā)揮著巨大的作用，而在工程領(lǐng)域中對于技術(shù)檔案管理方法一直都存有爭議。所以本片文章就簡單的研究與分析了技術(shù)檔案管理內(nèi)容，通過了解傳統(tǒng)管理的優(yōu)點(diǎn)與不足，進(jìn)而從現(xiàn)代化管理的角度給出了科學(xué)合理的意見。關(guān)鍵詞：建筑工程；技術(shù)檔案；科學(xué)管理劃，三月下旬進(jìn)行建設(shè)準(zhǔn)備，四月至十二月進(jìn)行工程施工，十二月完工進(jìn)行驗(yàn)收。采用甘特圖方法，在進(jìn)行技術(shù)檔案相關(guān)資料的收集時(shí)，可以結(jié)合實(shí)際制定科學(xué)合理的管理方法以及發(fā)展方向。2.技術(shù)檔案中的相關(guān)文件。項(xiàng)目在進(jìn)行申報(bào)的過程中，工程前期的技術(shù)文件起著至關(guān)重要的作用，其中包含的文件有對于項(xiàng)目的相關(guān)建議書、項(xiàng)目在批復(fù)過程中的相關(guān)文件、項(xiàng)目是否可行的有關(guān)報(bào)告、項(xiàng)目在進(jìn)行評估過程中的形成的相關(guān)文件等等；在設(shè)計(jì)階段過程中形成的相關(guān)技術(shù)文件有:項(xiàng)目初步進(jìn)行審批過程中形成的有關(guān)文件、征地拆遷以及后續(xù)安排的相關(guān)文件、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的文件等等。工程在進(jìn)行施工的過程中以及完工后形成的相關(guān)文件，以某個(gè)工程作為案例進(jìn)行分析，比如該工程在進(jìn)行施工的過程中，首先要做的是審批開工報(bào)告，并及時(shí)記錄和整理施工過程中的相關(guān)資料，同時(shí)施工當(dāng)中的有關(guān)工程的總結(jié)、竣工圖、工程的驗(yàn)收等相關(guān)文件及資料也要進(jìn)行收集與整理。
(二)加強(qiáng)對檔案管理的質(zhì)量控制
我國對檔案管理制定了相關(guān)的法律條例，但絕大多數(shù)都只是進(jìn)行宏觀方面的規(guī)定。在實(shí)際的技術(shù)檔案管理過程中，對技術(shù)文件檔案提出了更高了要求與標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏對應(yīng)的規(guī)定，其控制效果將很難實(shí)現(xiàn)。1.有關(guān)需求特征的分析。在整個(gè)工程管理過程中技術(shù)檔案的管理都要以相關(guān)利益者的需要作為內(nèi)容，并將無縫服務(wù)理念貫穿整個(gè)工程過程中，進(jìn)而提高信息資源的利用效率。同時(shí)要注重提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，并及時(shí)跟蹤服務(wù)技術(shù)檔案形成的過程，一直到工程完工。2.完善反饋制度。要想技術(shù)檔案內(nèi)容完善，就要及時(shí)做好反饋信息的收集工作。其相應(yīng)的方法就是以技術(shù)檔案使用者的需要及愿望作為依據(jù)，進(jìn)而不斷完善和提高技術(shù)檔案管理。
三、結(jié)束語
通過上文的論述，我們可以得知建筑工程技術(shù)檔案在實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的過程中，要不斷的加強(qiáng)收集和整理施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)資料及文件，并以需求的特點(diǎn)、制度反饋及計(jì)劃實(shí)行等作為出發(fā)點(diǎn)，以保障并提高技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。通過上述文章的研究我們可以得知技術(shù)檔案在進(jìn)行科學(xué)化管理中，由于不同的工程技術(shù)檔案在進(jìn)行管理中的需求也不盡相同，所以上述的方法在其他工程管理應(yīng)用過程中，要考慮到實(shí)際情況，予以合理的應(yīng)用。
參考文獻(xiàn)
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篇4
盡管很多部門印發(fā)了檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步，但從當(dāng)前我國基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展現(xiàn)狀來看，在公路工程全壽命周期內(nèi)，缺乏對檢測檔案管理的重視度，同時(shí)也缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上造成了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，而且公路工程的進(jìn)一步發(fā)展也受到阻礙。
（二）公路工程檢測檔案管理管理方式陳舊
對于公路工程項(xiàng)目，一般采用的是多極化管理方式，這無疑加長了信息傳輸?shù)木€路，使得內(nèi)部管理之間變得比較遲緩。與此同時(shí)，公路工程檢測涉及的周期比較長，其技術(shù)的應(yīng)用和檔案的管理等都變得比較復(fù)雜，若不能對其檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，將很難提高公路工程檢測檔案管理的效率。
（三）路工程檢測檔案管理缺乏信息化管理
隨著信息化技術(shù)應(yīng)用，為公路工程檢測檔案管理的創(chuàng)新帶來了更多的活力源泉，實(shí)現(xiàn)了公路工程檢測數(shù)據(jù)資料迅速和高效的傳輸，能夠更加準(zhǔn)確、合理的對公路工程的質(zhì)量做出判斷。當(dāng)前在公路工程檢測過程中，已經(jīng)逐步引入了信息化技術(shù)，并取得了不少顯著的成效，但是信息化技術(shù)在公路工程檢測中的應(yīng)用方式、時(shí)間等方面還需要不斷的完善，更為科學(xué)合理的信息化檔案管理方式還需要我們進(jìn)行更深層次創(chuàng)新。
二、公路工程檢測檔案信息化管理的創(chuàng)新內(nèi)容
（一）觀念創(chuàng)新是公路工程檢測檔案管理創(chuàng)新的思想保證
實(shí)現(xiàn)公路工程檢測檔案管理的創(chuàng)新，必須全面履行以下兩種職能：檔案事業(yè)行政管理和檔案保護(hù)利用，必須學(xué)習(xí)新的知識(shí)觀念，轉(zhuǎn)變陳舊的觀念。因此公路工程檢測檔案管理人員必須首先進(jìn)行知識(shí)觀念的創(chuàng)新學(xué)習(xí)，采用新的知識(shí)管理觀念進(jìn)行公路工程檢測檔案的管理。其次，我國公路產(chǎn)業(yè)在發(fā)展迅速，而但公路工程檢測檔案的管理方式卻相對比較落后，公路工程檢測檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代化管理方法，應(yīng)采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備強(qiáng)化管理方式，逐步將公路工程檢測檔案管理由實(shí)體管理向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變，參與信息市場，適應(yīng)發(fā)展的需要。
（二）管理模式創(chuàng)新是公路工程檢測檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵所在
加強(qiáng)公路工程檢測檔案的管理創(chuàng)新，關(guān)鍵是建立公路工程檢測檔案管理工作的有效管理模式。在具體操作中，我們通過開展公路工程檢測檔案的編制、執(zhí)法檢查、下基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)咨詢、舉辦培訓(xùn)班等活動(dòng)，從宏觀指導(dǎo)思想、政策制定上、戰(zhàn)略目標(biāo)上創(chuàng)新；我們還把一些重大公路工程因檢測不到位而造成的事故責(zé)任追究的事例整理成冊，作為學(xué)習(xí)資料，送發(fā)給公路工程檢測單位負(fù)責(zé)人和資料員，提高他們的警示度。在堅(jiān)持“依法行政、依法治檔”的同時(shí)，我們不斷加強(qiáng)了公路工程檢測檔案管理的法制建設(shè)，也是公路工程檢測檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段。還要從檔案室的微觀管理上進(jìn)行創(chuàng)新，綜合各種因素實(shí)現(xiàn)公路工程檢測檔案的管理。
（三）技術(shù)創(chuàng)新是公路工程檢測檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力
公路工程檢測檔案管理應(yīng)進(jìn)行以下兩方面的技術(shù)創(chuàng)新：其一公路工程檢測檔案管理人員必須將先進(jìn)的科技成果應(yīng)用在檔案管理和保護(hù)中，確保檔案的完整性；其二公路工程檢測檔案管理人員應(yīng)針對當(dāng)前檔案管理技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出適應(yīng)時(shí)展的新型檢測檔案管理技術(shù)，進(jìn)而提高檢測檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
三、公路工程檢測檔案信息化管理創(chuàng)新途徑
做到觀念創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，將現(xiàn)代化的通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到檔案管理中是進(jìn)行公路工程檢測檔案管理信息化管理的核心，從而有效的解決了公路工程檢測信息的采集、加工和利用等問題，為公路工程檢測資料的收集和編制整理解決公路工程檢測資料在檔案管理中存在的問題提供了方便，將傳統(tǒng)的公路工程檢測檔案管理模式升級到現(xiàn)代信息化管理模式。
（一）提高信息化設(shè)備和管理人員的專業(yè)化能力，加強(qiáng)檔案管理的觀念創(chuàng)新
處于信息化時(shí)代，雖然檔案管理人員不再從事繁重的體力勞動(dòng)，但他們需要處理的信息量更加的復(fù)雜繁重。因此，要加強(qiáng)公路工程檢測單位信息化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)以及提高檔案管理人員的專業(yè)化能力。
首先，公路工程檢測單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加大檔案管理的資金投入，提高檢測單位進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。在這是因?yàn)闄z測單位基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是確保了公路工程檢測檔案管理工作的順利進(jìn)行。如果檢測單位缺乏有效的基礎(chǔ)設(shè)施，檢測檔案信息化管理將是很難實(shí)現(xiàn)的。公路工程檢測單位的基礎(chǔ)設(shè)施包括以下幾種：檔案庫房的建設(shè)，文件存儲(chǔ)設(shè)備的配置，檔案庫房管理制度的建設(shè)以及其他相關(guān)方面的建設(shè)。以此確保公路工程檢測檔案信息化管理的能夠順利有效的開展。
其次，開發(fā)檔案信息化管理工作，公路檢測單位應(yīng)配備高素質(zhì)、高技術(shù)的檢測檔案管理團(tuán)隊(duì)。他們在進(jìn)行檢查檔案管理中能夠及時(shí)采用進(jìn)行的信息化管理技術(shù)進(jìn)行管理，比如計(jì)算機(jī)忘了技術(shù)等。管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，提高公路工程檢測檔案的管理效率和管理質(zhì)量。公路檢測單位應(yīng)通過各種渠道對檔案管理人才的選拔、培訓(xùn)，特別是既懂檔案管理又能利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。公路工程檢測檔案管理人員不僅要不斷的學(xué)習(xí)管理知識(shí)，更應(yīng)注重管理理念和方法的創(chuàng)新，從而不斷提高公路工程檢測檔案的管理水平。
（二）確保公路工程檢測檔案信息的系統(tǒng)性和完整性，加強(qiáng)檔案工作的管理創(chuàng)新
充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等是實(shí)現(xiàn)公路工程檢測檔案信息化管理的重點(diǎn)，更加科學(xué)的進(jìn)行檔案信息化管理。首先，公路工程檢測單位管理者要不斷地審時(shí)度勢，針對檢測檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，設(shè)置專業(yè)的檔案信息化管理部門，并委派優(yōu)秀的檔案管理人員，建立一個(gè)完善的公路工程檢測檔案管理體系，將公路工程的進(jìn)度和檢測資料聯(lián)系起來，通過對公路工程進(jìn)行事前規(guī)劃、事中控制和事后檢查的方法，逐漸形成一套合理的現(xiàn)場資料、審批、填報(bào)和檢查的科學(xué)信息化系統(tǒng)，進(jìn)而提高公路工程檢測檔案管理水平。
實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值就必須確保公路工程檢測檔案完整性。公路工程檢測資料的收集和材料的系統(tǒng)化兩環(huán)節(jié)能夠有效的銜接直接關(guān)系到公路工程檢測檔案管理的效率，因此要重點(diǎn)把握這兩項(xiàng)工作的銜接性。檢測資料歸檔的完整性大大降低公路工程檢測檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔和收集的難度，這主要是因?yàn)楣饭こ虣z測檔案數(shù)量眾多，而且具有很長的周期，為了確保公路工程檢測檔案的完整性，就必須高度重視檢測檔案收集工作的落實(shí)過程，而且更要注重細(xì)節(jié)，完成階段性的檢測檔案收集工作后，需要及時(shí)檢測公路工程檢測資料內(nèi)容的完整度，檔案管理人員必須具有很高的目的性和針對性，對公路工程檢測的情況進(jìn)行充分的了解，確保檢測檔案沒有遺漏，使公路工程檢測檔案管理越來越具有科學(xué)性和完整性。
（三）建立完善的公路工程檢測檔案信息資源庫，加強(qiáng)檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新
篇5
1.1 市政工程檔案是對城市管理和建設(shè)的重要依據(jù)
現(xiàn)如今，城市已經(jīng)由以前的單純名詞發(fā)展成為了一個(gè)綜合性的、涉及范圍較廣的概念詞。由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)在的一些小的城鎮(zhèn)也會(huì)在不遠(yuǎn)的將來變成一座大城市。城市現(xiàn)代化的進(jìn)程已經(jīng)有了逐步加快的趨勢，而很多矛盾也就被凸顯出來了，而要想很好的解決這些矛盾，城市立體化的程度必將越來越高，也必將更充分的利用城市地上和地下的空間，所以地下建筑物和地下構(gòu)筑物等隱蔽工程將會(huì)越來越多，而要想做好對這些隱蔽工程的改建、管理以及維護(hù)等工作，僅僅依靠人的記憶顯然是不行的。人的記憶力是會(huì)變的，是會(huì)衰退的，而工程檔案才真正是儲(chǔ)備城市建設(shè)資源的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。所以要想避免市政工程施工出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，做好工程管理、規(guī)劃和建設(shè)的工作，就必須以工程檔案作為依據(jù)。
1.2 城市建設(shè)造就了市政工程檔案，市政工程檔案中有豐富的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，檔案同時(shí)包含了城市建設(shè)的各種技術(shù)。城市建設(shè)活動(dòng)的成果主要有建筑物實(shí)體和工程檔案兩個(gè)方面，工程檔案不但真是的記載了工程施工生產(chǎn)活動(dòng)的全國成，它也是記載人們工程思想和技術(shù)的載體，所以工程檔案也是儲(chǔ)備工程經(jīng)驗(yàn)和工程技術(shù)的最重要的工具，對于一個(gè)現(xiàn)代化的城市而言，如果這個(gè)城市具備了數(shù)量多并且質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就意味著這個(gè)城市具備非常雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)。
2 市政工程檔案的管理工作
2.1 做好市政工程檔案的歸檔工作
要想做好市政工程檔案的歸檔工作，不僅僅是工程的管理單位，項(xiàng)目工程的投資單位、施工單位以及監(jiān)理單位都必須加大管理力度，相互配合。投資單位、施工單位以及監(jiān)理單位在編寫市政資料時(shí)都必須注意準(zhǔn)確性和真實(shí)性，編寫時(shí)也必須嚴(yán)格的執(zhí)行國家的相關(guān)文件，另外施工單位也必須要非常重視市政工程檔案的編寫工作。
2.1.1 施工單位的所有人員都應(yīng)重視資料的編寫工作。施工單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)首先就非常重視資料的編寫工作，這也對市政工程資料最終形成的優(yōu)與劣有著重要的影響，而現(xiàn)實(shí)情況是大部分施工單位的領(lǐng)導(dǎo)都不重視資料的編寫工作，他們往往更重視工程實(shí)體的施工工作。
2.1.2 施工單位還應(yīng)安排專門的人員負(fù)責(zé)資料的編寫工作。根據(jù)國家建設(shè)部門的相關(guān)要求，資料編寫人員在上崗前必須是經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)的，只有獲得了資料員章以及資料員證，才能夠具備編寫資料的資格。
2.1.3 施工單位要真正的認(rèn)識(shí)到市政檔案的指導(dǎo)意義。市政工程檔案不但能為對工程的管理和維護(hù)工作提供有力的保證和重要的參考，同時(shí)它也能為領(lǐng)導(dǎo)今后所進(jìn)行的決策提供重要的依據(jù)，同時(shí)它也是日后解決項(xiàng)目工程中出現(xiàn)的事故或是問題提供重要的參考依據(jù)。
2.2 市政工程檔案應(yīng)滿足的要求
2.2.1 市政工程檔案管理中易出現(xiàn)的問題及改善對策。市政工程檔案是能夠真實(shí)準(zhǔn)確的反映工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)的，它對工程建設(shè)完成后維護(hù)、擴(kuò)建以及改建工作都是有著指導(dǎo)性的意義的，因此在建設(shè)工程歸檔之前，工程技術(shù)人員和檔案管理人員對檔案資料必須嚴(yán)格把關(guān)，不符合規(guī)范要求的檔案文件必須拒之門外，從而確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.2.1.1 檔案文件是否為原件。只有原件才是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，所以只有歸檔的文件是原件才是真實(shí)有效的，如果是復(fù)印件或是傳真件進(jìn)行歸檔，一方面這些文件不利于長期的保管，另一面之后在利用這些文件時(shí)也一定會(huì)帶來麻煩和損失。所以，檔案管理人員在檢查文件時(shí)必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，確認(rèn)這些檔案文件必須是原件。
2.2.1.2 文件的內(nèi)容應(yīng)是完整的，工序的日期和順序也必須是正確的。施工過程中形成的技術(shù)文件能夠真實(shí)的反映出工程建設(shè)的實(shí)際情況，它也是評價(jià)工程施工質(zhì)量好壞的重要依據(jù)。而施工技術(shù)人員的思想一般都是輕內(nèi)業(yè)重外業(yè)的，所以施工技術(shù)文件經(jīng)常都是內(nèi)容殘缺不全的文件。常見的如編制施工工序報(bào)審文件時(shí)，只有申報(bào)的內(nèi)容，卻沒有監(jiān)理單位的審批意見；或是編制原材料的試驗(yàn)記錄時(shí)，只有試驗(yàn)數(shù)據(jù)而沒有試驗(yàn)結(jié)論等。所以針對這一類施工技術(shù)文件，監(jiān)理人員應(yīng)連同施工技術(shù)人員對其嚴(yán)格審核并補(bǔ)充完整。
2.2.1.3 圖紙變更文件必須有施工單位、設(shè)計(jì)單位以及建設(shè)單位的簽字蓋章。很多施工單位沒有經(jīng)過設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位的同意或是只經(jīng)過他們的口頭同意時(shí)，就更改設(shè)計(jì)圖紙了。這是嚴(yán)格禁止的，施工單位是沒有權(quán)力對設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行私自變更的，當(dāng)施工的過程中有需要更改設(shè)計(jì)文件時(shí)，施工單位應(yīng)連同設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位共同會(huì)審圖紙文件，并編寫設(shè)計(jì)變更通知書，設(shè)計(jì)變更通知書上必須有設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建設(shè)單位的三方簽字蓋章，否則是不能生效的。
2.2.1.4 隱藏工程的簽字蓋章也必須是齊全的。由于隱藏工程施工完成一般都是埋在地下的，他們是不會(huì)被看到的，而隱藏工程施工質(zhì)量的好壞對整個(gè)工程的質(zhì)量也是有著重要的影響的。所以，施工單位在進(jìn)行隱藏工程的施工時(shí)，要邀請?jiān)O(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、投資單位、建設(shè)單位以及接管單位到施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查，并在相應(yīng)的檔案文件上簽字蓋章，各個(gè)單位都確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行下一道工序的施工。
2.2.2 當(dāng)市政工程建設(shè)完成處于竣工驗(yàn)收階段時(shí)，施工單位也必須及時(shí)的將這些工程檔案資料裝訂完成，將這些資料移交給工程的接管單位，對檔案文件進(jìn)行歸檔和管理，做好工程項(xiàng)目的交接工作。
通過以上的論述，我們對市政工程檔案的作用以及市政工程檔案的管理工作兩個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的分析和探討。市政工程檔案是城市基礎(chǔ)建設(shè)過程中技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)的最為重要的信息資源，它所發(fā)揮的作用也越來越明顯了，而要想真正做好市政工程檔案的管理工作，最關(guān)鍵的因素還是人的因素，在管理市政工程檔案時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮人的潛力，從而更好的為工程檔案事業(yè)服務(wù)。只有真正的做好了對市政工程檔案的編制、開發(fā)、管理以及利用的工作，才能真正將施工技術(shù)轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，才能繼續(xù)加快城市現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程，從而為社會(huì)創(chuàng)造更多的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。
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隨著中國石化工程建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，中國石化內(nèi)部資源開始了重新組合，原石化系統(tǒng)內(nèi)部的建設(shè)公司和設(shè)計(jì)院，根據(jù)中國石化集團(tuán)總公司的統(tǒng)一部署，將原單一的建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位組合成新的以設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目總承包（EPC）和核心專業(yè)施工為主體的工程公司，因?yàn)閱挝恍再|(zhì)的改變，如何適應(yīng)新的檔案管理方式，加快應(yīng)用電子檔案管理已經(jīng)是擺在我們面前迫在眉睫的任務(wù)。所以，根據(jù)工程公司檔案管理特點(diǎn)，開發(fā)的檔案管理軟件除滿足通用的檔案管理要求之外，還必須充分考慮工程檔案特點(diǎn)。
一、工程檔案管理工作流程圖
工程公司的檔案管理是由文件收集、整理、歸檔、驗(yàn)收、整編、入庫、管理、利用等幾項(xiàng)工作組成。
首先是工程設(shè)計(jì)文件的收集、積累。工程設(shè)計(jì)文件分為項(xiàng)目文件和非項(xiàng)目文件兩類。項(xiàng)目文件包括項(xiàng)目管理文件與設(shè)計(jì)文件，非項(xiàng)目文件是指與項(xiàng)目相關(guān)，但不是在項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，如科研、標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)參考資料。文檔人員在文件收集、積累完成后，進(jìn)行整理編目，交付檔案室歸檔，檔案室在接到歸檔文件后，按照檔案管理規(guī)定檢查驗(yàn)收，然后整編登記，歸入檔案庫房中相應(yīng)的柜架進(jìn)行保管。對庫存檔案進(jìn)行管理是檔案室的重要工作，它包括整理檔案資料，編制檔案目錄和索引工具，檔案的鑒定與銷毀，根據(jù)用戶的不同的需求提供檔案利用服務(wù)。
二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗(yàn)收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。
（一）文件整理過程
項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。
（二）歸檔文件驗(yàn)收過程
檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。
（三）檔案管理過程
檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對庫存檔案進(jìn)行整理編排 組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。
（四）檔案利用過程
系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。
（五）系統(tǒng)管理過程
系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。
三、檔案管理軟件軟件模塊的劃分
系統(tǒng)共包括8個(gè)模塊：項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理。如下圖所示：
（一）項(xiàng)目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢這四個(gè)功能
（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。
（三）驗(yàn)收管理功能模塊包括：項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫是否完備齊全，對驗(yàn)收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯(cuò)信息修改單”。
（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。
（五）檔案利用管理
利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽 復(fù)制 打印管理。2、實(shí)體檔案的利用：包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù)，實(shí)物檔案條碼管理，實(shí)物檔案借閱歸還記錄。
（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。
（七）檔案統(tǒng)計(jì)管理：統(tǒng)計(jì)管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計(jì)工作，包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，歸檔統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)，電子檔案匯總統(tǒng)計(jì)，實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計(jì)等。
（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。
數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
工程檔案管理系統(tǒng)除以上的基本功能之外，還需要考慮增加單獨(dú)的數(shù)字化管理接口模塊，隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工具和手段也發(fā)生了日新月異的變化。包括掃描儀，數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、條形碼設(shè)備在檔案部門不斷應(yīng)用，故在設(shè)計(jì)工程檔案管理軟件時(shí)必須預(yù)留能調(diào)用這些數(shù)碼設(shè)備和專業(yè)軟件的接口。
工程檔案管理系統(tǒng)的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)圖文自動(dòng)歸檔，電子編目、曬圖、復(fù)用、查詢審批、利用統(tǒng)計(jì)、工程領(lǐng)號的自動(dòng)化管理。
隨著電子信息的不斷發(fā)展，檔案管理手段也發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)字化檔案管理過程已不可逆轉(zhuǎn)。如何在新的形勢下，加強(qiáng)檔案信息化管理，充分開發(fā)和應(yīng)用檔案管理軟件，我們必須予以重視。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學(xué)出版社.
篇7
（二）檔案應(yīng)用。1、施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項(xiàng)；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計(jì)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2、竣工驗(yàn)收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規(guī)定要求：未經(jīng)過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不能夠通過或進(jìn)行工程驗(yàn)收。由此可知，水利工程檔案驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗(yàn)收依據(jù)。3、運(yùn)行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運(yùn)行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評估和實(shí)施；同時(shí)，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4、改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時(shí)，首先應(yīng)對原工程的設(shè)計(jì)、地基情況以及設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計(jì)與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對責(zé)任方進(jìn)行追究，為其他項(xiàng)自工程的實(shí)施拉起警戒線。在對工程事故進(jìn)行調(diào)查的過程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時(shí)就成為了最重要的證據(jù)。
二、“三個(gè)工程”
檔案管理，以時(shí)間為縱向主線對工程建設(shè)過程進(jìn)行記錄；橫向上則對應(yīng)實(shí)物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財(cái)務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。
（一）財(cái)務(wù)工程。財(cái)務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過程中，所涉及的財(cái)務(wù)檔案資料，而財(cái)務(wù)也是制約工程的主要因素，通過對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費(fèi)量。這里所說的財(cái)務(wù)工程主要是對預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。
（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實(shí)地展現(xiàn)。
（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術(shù)，例如，攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要事件通過圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會(huì)議、完工后工程實(shí)景等。通過影像技術(shù)對工程進(jìn)行記錄，使工程記錄信息更加真實(shí)、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術(shù)來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗(yàn)收突破了時(shí)間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說明，大大增強(qiáng)了工程的客觀性、真實(shí)性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實(shí)，可直接導(dǎo)致工程返工，延長工程時(shí)間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。
三、事件的時(shí)間對應(yīng)
水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對應(yīng)性來體現(xiàn)。無論是何種水利工程，在立項(xiàng)時(shí)。首先需要對相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次，設(shè)計(jì)、勘測、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會(huì)產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進(jìn)一步指示；在對施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時(shí)，需同時(shí)對工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理，沒有檔案的參與無法準(zhǔn)確掌握施工的全過程。在建設(shè)水利工程的過程中，若需要對設(shè)計(jì)進(jìn)行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請以及業(yè)主單位同意，一定要保證時(shí)間的先后順序。
四、電子版與紙版
伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實(shí)物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，在統(tǒng)計(jì)和查詢上具有更強(qiáng)的優(yōu)勢，且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤技術(shù)的推動(dòng)下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進(jìn)，未來這就成為項(xiàng)目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無論是內(nèi)容、時(shí)間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。
篇8
（二）影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因。在這個(gè)信息時(shí)代里，我國的科學(xué)技術(shù)在不斷地進(jìn)步，逐漸創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步，盡管目前我國的工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度以及投資力度都有所增加，但是結(jié)合相關(guān)媒體資料來看，當(dāng)前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程速度依然比較慢，仍然沒有辦法跟上我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的腳步。
除此之外，影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因還有兩點(diǎn)：1.工程建筑檔案來源地不盡相同，做到統(tǒng)一、規(guī)范管理的程度就會(huì)比較困難。2.在實(shí)際的單位操作中，部分單位仍然注重實(shí)體的工程建筑檔案管理，對于工程建筑檔案信息化的建設(shè)還是引不起重視。
二、實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案信息資源共享的方法
篇9
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號：TU74文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號：2095-2104(2013)
地理信息系統(tǒng)從50年代開始提出概念到現(xiàn)在，不斷得到發(fā)展和完善，并廣泛得到應(yīng)用。日益發(fā)展起來的城市信息系統(tǒng)作為地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，已被視為現(xiàn)代城市建設(shè)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。80年代，城市地理信息系統(tǒng)開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴(kuò)大。現(xiàn)在，我國有十幾個(gè)城市已建立具有一定規(guī)模的城市地理信息系統(tǒng)。各個(gè)城市建立起來的城市地理信息系統(tǒng)在規(guī)模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫為核心，以服務(wù)于建設(shè)各行各業(yè)為目的而進(jìn)行開發(fā)建立的。
(圖一) 一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)
一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)包含的功能內(nèi)容大致可以用(圖一)進(jìn)行說明。
城建檔案館作為城市建設(shè)檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的數(shù)據(jù)源。城市地理信息系統(tǒng)可以在城建檔案管理中充分得到運(yùn)用發(fā)展，并可以把城建檔案管理帶入全新領(lǐng)域。雖然目前國內(nèi)充分利用城市地理信息系統(tǒng)來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統(tǒng)在城建檔案管理中的廣泛應(yīng)用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現(xiàn)在大多采用的檔案管理系統(tǒng)相比，具有極大優(yōu)越性，在許多方面是一般檔案管理系統(tǒng)不可能做到的。
城建檔案館現(xiàn)在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進(jìn)行的，微機(jī)自動(dòng)化檔案查詢檢索管理系統(tǒng)也是基于檔案分類分級管理方法而開發(fā)設(shè)計(jì)的。城建檔案的分類分級管理方法，確實(shí)使城建檔案進(jìn)入了科學(xué)有序的管理階段，應(yīng)該說是一個(gè)較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點(diǎn)，筆者在長期的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的分類分級管理及微機(jī)自動(dòng)化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統(tǒng)應(yīng)用于城建檔案管理不僅對傳統(tǒng)管理方法是一個(gè)有益補(bǔ)充，而且可以把城建檔案事業(yè)建設(shè)引向一個(gè)全新領(lǐng)域。
城建檔案按門類劃分為十八個(gè)大類，一百多個(gè)屬類。但是，如果對城建檔案按性質(zhì)劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎(chǔ)信息的檔案資料(如規(guī)劃、地形勘測、道路管線等)；
②城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理檔案資料；
③工程性質(zhì)檔案資料(含聲像)。
對于城市基礎(chǔ)信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的圖形功能，不僅能建立圖形數(shù)據(jù)庫，而且能建立圖形要素的拓?fù)潢P(guān)系，具有較強(qiáng)的多層次空間疊置分析統(tǒng)計(jì)功能，既可以保持對城市歷史基礎(chǔ)信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又可以保持城市基礎(chǔ)信息資料的現(xiàn)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)城市信息資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)的。
對于城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設(shè)的各個(gè)部門，有一定的時(shí)間順序，條目清楚，只需建立一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(最好在地理信息系統(tǒng)的支持下)，就可以方便地對有關(guān)資料進(jìn)行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復(fù)雜的就是工程檔案。現(xiàn)在城建檔案館對工程檔案按門類進(jìn)行劃分，利用微機(jī)，基本上能夠完成檔案的科學(xué)有序、自動(dòng)化迅速檢索的管理過程。就這一點(diǎn)而言，由于地理信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)側(cè)重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現(xiàn)在檔案目錄分類分級的管理方法及微機(jī)自動(dòng)化檢索管理方法在操作上有時(shí)不好把握，而利用地理信息系統(tǒng)恰恰可以彌補(bǔ)這一方面的不足。
城建檔案傳統(tǒng)管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現(xiàn)在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進(jìn)行劃分，有時(shí)在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進(jìn)行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預(yù)留空間，既浪費(fèi)庫房、空調(diào)，同時(shí)還不可避免地要經(jīng)常發(fā)生倒柜現(xiàn)象，增大工作量。
三、更為嚴(yán)重的是，微機(jī)自動(dòng)化檢索問題。微機(jī)自動(dòng)化管理檢索就是要達(dá)到方便、快速、準(zhǔn)確、可靠的效果，必須注意避免微機(jī)檢索出現(xiàn)陰差陽錯(cuò)、張冠李戴.及“死”檔現(xiàn)象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫軟件，往往不可避免地出現(xiàn)這種現(xiàn)象。
常規(guī)工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時(shí)間檢索法、地點(diǎn)檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時(shí)間檢索法，要求能提供確切的時(shí)間，然而隨著時(shí)間的推移，經(jīng)辦人員的調(diào)離，不可能知道得很確切；地點(diǎn)檢索法，由于地點(diǎn)范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準(zhǔn)確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報(bào)建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統(tǒng)、不規(guī)范等原因，就給檔案管理、微機(jī)自動(dòng)化檢索造成困難和麻煩。其表現(xiàn)在：·
①工程名稱更改問題
工程從報(bào)建到竣工及其管理過程中，歷經(jīng)時(shí)間長，由于一些客觀需要，名稱說法會(huì)有所變化，若建設(shè)管理單位沒有及時(shí)作出有關(guān)說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區(qū)建設(shè)中，一期商品房的幢號到二期建設(shè)，常有隨便更改現(xiàn)象。
②工程名稱的含糊、籠統(tǒng)、重復(fù)問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學(xué)校的教學(xué)樓、綜合樓，甚至出現(xiàn)xx房地產(chǎn)開發(fā)公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、混亂現(xiàn)象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機(jī)構(gòu)的調(diào)整增減、歸口隸屬關(guān)系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準(zhǔn)確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規(guī)范性問題
篇10
水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動(dòng)中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實(shí)情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。
在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對比較嚴(yán)格。水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因?yàn)樗莫?dú)特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。
《水利基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》(水利部水辦[1997]275號)明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級評定和工程驗(yàn)收包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量,并在驗(yàn)收后,及時(shí)整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實(shí)的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,在實(shí)際應(yīng)用中,在擬定計(jì)劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計(jì)等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險(xiǎn)時(shí)起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過前人的真實(shí)的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會(huì)隨著實(shí)際的需要而變化,因此在對水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時(shí),檔案可以作為合理設(shè)計(jì)和施工的依據(jù),既節(jié)省的時(shí)間,有節(jié)約了開支。總之有利于創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。
在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收,否則,不可進(jìn)行竣工驗(yàn)收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時(shí)對水利工程的驗(yàn)收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實(shí)可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革
隨著水利建設(shè)工程項(xiàng)目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收提出了新的要求,尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時(shí)代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長期以來,水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程輕檔案、未就項(xiàng)目檔案管理工作開展過專項(xiàng)整治,對此項(xiàng)工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動(dòng)和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。
(三)對檔案管理的重視不足
隨著工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查等制度逐漸完善,工程檔案內(nèi)容、形式等都發(fā)生相應(yīng)變化,而相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,如何盡快完善建設(shè)項(xiàng)目檔案法規(guī)制度,目前缺乏相應(yīng)的研究和應(yīng)對措施。水利工程檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實(shí)中一些水利工程項(xiàng)目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時(shí)間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。
(四)管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏
水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點(diǎn)多線長,且施工隊(duì)伍流動(dòng)性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實(shí)。從近幾年參與我市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識(shí),對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施
(一)加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展
加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報(bào)工作,成立檔案情報(bào)室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(二)轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實(shí)踐,超前管理。要意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進(jìn)行超前管理。
從實(shí)際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時(shí)間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平
應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時(shí),按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需詳細(xì)講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。
(四)通過開發(fā)利用檔案信息,加強(qiáng)服務(wù)意識(shí),促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展
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2 檔案管理與知識(shí)管理的聯(lián)系
2.1 管理流程類似
在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的各項(xiàng)管理在流程上都很相似，大致可以概括為檔案的收集、整理和保管這三個(gè)步驟。這三個(gè)步驟對于檔案管理和知識(shí)管理來說都是缺一不可的，這兩者之間表現(xiàn)的差異主要在于除了上述三個(gè)步驟之外，在其他實(shí)施管理步驟上的差異。
2.2 管理目的接近
不管是檔案管理還是知識(shí)管理，其自身的根本目的都是促使企業(yè)得到更好的發(fā)展。在實(shí)施檔案管理的過程中是通過對檔案信息的整理和收納，為人們進(jìn)行檔案查詢工作提供一定便利。而對于知識(shí)管理來說其根本目的在于管理人員通過自身知識(shí)素養(yǎng)，對企業(yè)內(nèi)部存在的相應(yīng)信息進(jìn)行管理，借以滿足相應(yīng)信息自身知識(shí)層次的提升。另外在企業(yè)內(nèi)部采用檔案管理或者知識(shí)管理還可以在本質(zhì)上提升企業(yè)自身競爭力度，對企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展有著不可忽視的作用。
2.3 管理對象重疊
檔案管理的對象是檔案文件，知識(shí)管理的對象是知識(shí)。有知識(shí)性意義的東西，才能納入檔案管理，而能夠納入知識(shí)信息檔案管理的，都不外乎以紙質(zhì)的書面形式或是以電子檔案形式而存在。知識(shí)可來源于日常各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件與檔案，也可來源于通過收集整理方式得來的各種紙質(zhì)數(shù)據(jù)庫等。也就相當(dāng)于文件檔案也是屬于知識(shí)的范疇，也是知識(shí)管理工作中的重要管理對象。文件檔案是檔案管理和知識(shí)管理的管理對象相重疊部分，可見檔案管理與知識(shí)管理的管理對象是相近且有重疊的。
2.4 管理技術(shù)相同
在兩種不同的檔案管理方法中，運(yùn)用的管理技術(shù)卻是相同的。由于這兩種方法都要順勢時(shí)代的發(fā)展需要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們對信息化、數(shù)字化的要求不斷提高。檔案管理作在對相關(guān)案卷進(jìn)行整理、錄入、保管的時(shí)候，大多都采用計(jì)算機(jī)工作的方式。這樣不僅提高工作效率更能有效地減少一些錯(cuò)誤的發(fā)生。知識(shí)管理工程中，也在越來越多的利用大的信息環(huán)境，對先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用程度也在不斷地提升，進(jìn)而滿足人們對知識(shí)層面的各種需求，可見這兩種管理方法所運(yùn)用的管理技術(shù)是相同的。
3 檔案管理與知識(shí)管理相差相異
3.1 人們通常運(yùn)用的檔案管理，主要是相關(guān)的檔案管理工作人員對一些紙質(zhì)的案卷進(jìn)行整理和保管。是一項(xiàng)較為單一的工作，所需要的知識(shí)含量不一定非常豐富，但是知識(shí)管理方法則是進(jìn)行理論化和概念化的工程，包含著更高層面的東西在其中。
3.2 信息化不斷發(fā)展的今天，電子檔案的管理得到了充分的運(yùn)用。傳統(tǒng)的檔案管理著重強(qiáng)調(diào)對文本本身的管理，而知識(shí)管理則更加重視對檔案文件中所包含的信息和知識(shí)的管理，二者的側(cè)重點(diǎn)不同。
3.3 傳統(tǒng)的檔案管理主要是強(qiáng)調(diào)對檔案文件的整理和保管，使其具有長遠(yuǎn)的存在性，以方便個(gè)人和企業(yè)對相關(guān)文件的查閱，這一工作相當(dāng)于博物館的管理工作，目的是要使其長久的保留。而知識(shí)管理則不同，強(qiáng)調(diào)的是對檔案文件中的知識(shí)部分和信息內(nèi)容進(jìn)行有效地利用，側(cè)重應(yīng)用性。這是兩者之間較為深層次的差異。
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一、科技檔案管理中存在的問題
以中泰化學(xué)阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預(yù)計(jì)在今年4月份開展工作建設(shè)糊樹脂項(xiàng)目，該項(xiàng)目工程將全新培育10個(gè)以上產(chǎn)品牌號，吸收了超過20名高科技人員，為工程項(xiàng)目提供技術(shù)支持。為了推進(jìn)糊樹脂項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)有序開展，就需要檔案管理人員同工程項(xiàng)目管理部門協(xié)調(diào)配合開展工作，提供一期項(xiàng)目建設(shè)聚合廠房、出料回收廠房、出料汽提、PVC界區(qū)外線走向圖等52個(gè)工號的竣工圖和施工檔案。與此同時(shí)，檔案管理員由于自身素質(zhì)水平較高，可以更為及時(shí)、快速地開展檔案查詢工作，為工程項(xiàng)目活動(dòng)開展提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見問題，具體如下：
（一）設(shè)備資料管理分散，資料歸檔責(zé)任不明確。企業(yè)在科技檔案管理工作開展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員應(yīng)該提高對檔案工作的重視和認(rèn)知程度，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作更加高效開展。但是就當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀來看，其中存在很大的問題，設(shè)備資料管理過于分散，由多個(gè)部門進(jìn)行管理，資料歸檔責(zé)任不明確，致使移交檔案室的設(shè)備檔案出現(xiàn)不完整的問題。與此同時(shí)，在關(guān)于設(shè)備購買時(shí)同供貨商簽訂的合同協(xié)議、安裝調(diào)試、檢測驗(yàn)收等材料又分別由公司采購事業(yè)部和項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)管理，資料較為分散。
（二）檔案資料移交不及時(shí)，忽視檔案資源建設(shè)工作。公司內(nèi)部的項(xiàng)目管理部門在檔案資料收集和管理工作時(shí)，由于管理人員自身的疏忽，致使未能嚴(yán)格遵循預(yù)先設(shè)定的移交計(jì)劃時(shí)間要求，及時(shí)有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門，檔案資料歸檔不及時(shí)現(xiàn)象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時(shí)，公司內(nèi)部的項(xiàng)目管理部門為了確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，會(huì)從其他部門臨時(shí)抽調(diào)部分人員進(jìn)行整理，但是由于這部分臨時(shí)人員自身檔案管理意識(shí)不高，實(shí)際工作開展中出現(xiàn)一系列錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響到檔案資料歸檔效率和質(zhì)量。
（三）檔案形式不規(guī)范，影響檔案資源數(shù)據(jù)庫構(gòu)建。檔案管理中，公司內(nèi)部個(gè)別部門在數(shù)據(jù)資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規(guī)范現(xiàn)象，歸檔文件的格式不清晰，導(dǎo)致檔案資料填寫不規(guī)范，不符合實(shí)際要求，嚴(yán)重影響到檔案管理成效。
二、科技檔案管理對策
（一）提高檔案利用價(jià)值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應(yīng)該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類程序，選擇合理的管理方法，嚴(yán)格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現(xiàn)。檔案管理中應(yīng)該對可供利用的復(fù)印文件資料進(jìn)行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發(fā)揮檔案資料作用。
（二）提高科技檔案技術(shù)文件資料完整性。檔案管理人員在開展工作中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作標(biāo)準(zhǔn)和制度要求，充分了解工程項(xiàng)目的技術(shù)方案和技術(shù)路線，探究工程項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系和因果關(guān)系，為科研人員實(shí)際工作開展提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。更加客觀準(zhǔn)確地了解工程的具體實(shí)施過程和主要內(nèi)容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實(shí)性，檔案管理人員應(yīng)該選擇合理的管理方法，列出工程項(xiàng)目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。
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檔案管理，是我國檔案事業(yè)中重要的組成部分，對于各個(gè)具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個(gè)社會(huì)都具有重要意義，它也是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的一個(gè)重要事項(xiàng)。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務(wù)是將各個(gè)分散、量大、零亂的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術(shù)水平的提升，檔案管理工作者必須加強(qiáng)自身的管理知識(shí)與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進(jìn)程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個(gè)行業(yè)中的作用[3]。
檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對其建立相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時(shí)候，例如：某些企業(yè)的檔案儲(chǔ)備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲(chǔ)在不同的位置中，這種檔案庫結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對這一實(shí)際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學(xué)序列化管理的方法，對檔案進(jìn)行一個(gè)序列化的管理，對各個(gè)不同類型的檔案進(jìn)行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。
3檔案科學(xué)序列化管理的方法分析
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它要對一些分散的檔案進(jìn)行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類型進(jìn)行劃分，分別存儲(chǔ)在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結(jié)合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際狀況，在對檔案科學(xué)序列化管理方法進(jìn)行分析與研究的基礎(chǔ)上，對檔案科學(xué)序列化儲(chǔ)存方案進(jìn)行改進(jìn)，主要是根據(jù)相關(guān)的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進(jìn)行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨(dú)自的定義，通過對字符串進(jìn)行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個(gè)條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學(xué)序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。
將一條檔案中的前12個(gè)條目假設(shè)為一串?dāng)?shù)字，即135571409901。如果不對這一串?dāng)?shù)字進(jìn)行說明，很難有人能夠準(zhǔn)確地理解這一串?dāng)?shù)字所蘊(yùn)含的意思。這一串?dāng)?shù)字實(shí)際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個(gè)代碼對其中一個(gè)漢字進(jìn)行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數(shù)字的轉(zhuǎn)換，將姓名進(jìn)行序列化之后形成一個(gè)相關(guān)的字符串，如果將每一條檔案中的前12個(gè)條目設(shè)定為相關(guān)的姓名，那么每次需要對檔案進(jìn)行檢索與管理的時(shí)候，就只需要對相應(yīng)的數(shù)字串進(jìn)行檢索就能夠找到檔案。可以通過這一種方式對檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，但是要嚴(yán)格規(guī)定每一條經(jīng)過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設(shè)定固定的內(nèi)容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設(shè)置相應(yīng)的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進(jìn)行管理，這是檔案科學(xué)序列化管理中的一種方法[2]。
檔案科學(xué)序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個(gè)地區(qū)不同類型的檔案在序列長度的設(shè)置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個(gè)方面，檔案序列化的標(biāo)準(zhǔn)還沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內(nèi)，運(yùn)用同一種方式對檔案進(jìn)行序列化管理；第三個(gè)方面，我國在檔案科學(xué)序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導(dǎo)致檔案工作者無法科學(xué)地對檔案進(jìn)行合理的序列化管理。
