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篇1
在這一階段，人們在企業檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對檔案進行手工分類，也就是根據相關分類體系將混亂的檔案信息進行科學的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對檔案信息的管理。在這一階段對檔案信息進行分類，主要是為了滿足社會的需要，將檔案信息按照內容、形式等進行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發揮了檔案的利用價值。由于檔案信息是根據某一個規則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結構形式成線性結構。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進行分類整理的。其分類結果是一個單線排列結構，這就使導致檔案文件之間存在著一定的聯系，也不利于管理人員對其信息的深度開發。在手工分類中，首先需要對檔案的實體進行分類，然后再根據檔案信息的內容進行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關心，從而建立一個固定的信息檢索線索，但是這一階段對于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠對檔案信息的前度開發與利用。
二、電子目錄階段
隨著社會的發展，管理人員在對檔案管理的過程中應用了計算機輔助檔案，也就是利用電子技術來對檔案信息進行分類與檢索。首先，在檔案實體分類的過程中，我們可以將手工與計算機有機的結合起來，然后根據類別、時間將其進行分類整理并編號。在這一階段，由于是將手工模式與計算機相結合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進行分析，并將其形成一個條目，并存儲于設備當中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個電子目錄。
在一個電子目錄中，每一條檔案信息都是以數據項的形式而存在于計算機當中的，這些數據項既相互獨立，有相互聯系，有利于檔案人員對于這一信息的分類。此時檢索入口要比上述檢索入口要優越得多，具有隨機性、交叉性、多項性等多種優點。可以說，電子目錄階段是前計算機階段的重大改革。
在檔案信息分類的過程中，需要通過計算機系統，將所有檔案信息直接錄入到計算機中，然后根據需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據不同類型的檔案進行分類與整理，首先是將檔案的信息進行分類，然后再對其進行實體分類。
電子目錄階段所表現的特征有：1）其分類方式是手工與計算機相結合的方式，這是電子目錄階段對檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結果呈網狀結構。與前計算機階段相比，電子目錄在對企業檔案進行分類后的結果呈網狀分布，這是電子目錄階段對企業檔案信息分類的本質特征。
在企業檔案進行分類的過程中，對于檔案信息的分類便于檔案實體的分類，在對檔案實體的分類則是檔案信息分類的必然結果。通過計算機技術的應用。檔案信息分類與檔案實體分類都發生了巨大的變化，因此我們在實際工作中，必須要加強檔案信息的分類，使檔案數據向規模化、多元化方向發展，充分發揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優質的服務，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關規定要求，然后將其落實到實際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質量，使檔案分類之后更具有可操作性。
三、電子文件階段
已經出現并將得到廣泛應用的辦公自動化和“無紙化辦公”系統，必然導致計算機完全進入檔案領域，檔案管理工作完全置于計算機的控制之中，使檔案管理和檔案分類進入一個新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進制代碼形式存在的，它必須經過計算機解碼、“翻譯”，才可讀識。同傳統文件相比，電子文件是邏輯的，動態隨機的；對電子文件，人們既不可直接讀識，又無法直接控制，只能借助于計算機處理才能實現對電子文件的管理。但一點是相同的：都是存儲在特定介質的載體上，是實實在在的。
篇2
一、困惑的提出
（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當的。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機構、問題、保管期限單一分類的；也有以年代結合機構、年代結合問題、年代結合期限、類別結合機構分類的；最為常見的是年代結合機構參考問題分類，或年代結合問題參考機構分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。
（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎，或使得案卷類的特征不復存在，或使傳統的案卷概念發生嬗變，與過去的分類方式無法吻合而割斷了歷史的延續。二是這種文件級分類方式僅僅實現了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續沿用傳統的分類方式，便使得原本有機聯系著的檔案板塊發生了異步變化，必將引發檔案管理基礎上的紊亂。三是實行這種文件級分類，對于手工檢索存在由于取消了案卷分類號、案卷標題等案卷級檢索標志和檢索途徑，無法實現案卷級檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來。
（三）檔案工作者的經驗和分類方法沒有得到認真總結和及時推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實踐中找到合適的切入點，一直沒有以基層的檔案分類實踐為依托，建立在為指導檔案分類實踐服務的基礎之上。
二、走出困惑
首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環，應當遵循“維護歷史真實面貌、利用原有管理基礎、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護檔案真實面貌，而不能由于分類規則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎加以協調，搞好新舊兩種分類方法的過渡，這是實現檔案工作持續穩定發展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。
其次，檔案作為一個有機整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發動全身，易引起全局性的不協調問題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規則改革，應當是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計算機網絡管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學系統的檔案分類規則，才可以具備普遍實行的意義。
再者要實現檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進行統一規劃、整體推進之外，還需要理論上的整合與實踐上的踏步。在這個基本理論觀念指導下，檔案分類實踐應當是有目的的、整體推進和分階段實施的這么一種實踐活動。因而大多數企業的檔案分類實踐不再是盲目的、自發的或不自覺的狀態，而是按照統一部署、先進行某一方面的實踐，再進行另一方面的實踐，分步實施，相互協調，總結經驗，提出方案。這就是檔案分類實踐的踏步。理論整合與實踐踏步的最終目的，是建立一個完整的、系統的、可以適應全國檔案分類需要并適應于計算機檔案管理的一個分類規則。
最后，制訂出一個檔案分類規則，體現出檔案分類的原則性、統一性、權威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個分類規則，應當分步實施，分階段完成，允許企業根據自己的情況逐步實現分類工作標準化。總之，沒有這樣一個分類規則，全國的檔案分類標準化規范化就無從談起；沒有這樣一個分類規則，國家檔案部門對全國檔案工作有效的宏觀管理就無法實現；沒有這么一個分類規則，全國的檔案信息科學分類體系及高效率網絡化管理亦無從規劃。
三、結語
在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質及檔案不一樣，每個人的工作方法和經驗都不一樣，在現代技術發展的今天，利用計算機進行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術的方向發展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來啟發和幫助。
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（二）電子文件分類是電子檔案存儲與備份的基礎。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數據的一體化管理系統所形成的文件，按照文件形成的領域范疇、項目、時間、來源、內容和形式上的聯系，分成若干層次和類別，構成有機的體系。城建檔案分類的內容廣泛，例如，城市建設工程檔案分類有：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；通信、電力、交通基礎設施工程；園林建設、風景名勝建設工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務器的存儲物理位置，不能按照電子檔案的保存價值分別劃分物理存儲空間，也不能實現留其精華、刪除無保存價值電子文件的科學管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲與備份的基礎，主要體現在以下三個方面：一是分類是保持電子文件有機聯系的重要舉措。一個城建檔案館的所有電子文件，如不經過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數據。其存儲在文檔服務器的數據是呈現出無序排列的現象，只有對其進行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內在聯系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個有機整體，便于系統存儲、備份和系統提供利用。二是電子文件分類是后續整理城建電子檔案環節有序開展的基本前提。就整個電子文件整理工作的程序而言，只有經過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環節才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優化可為城建電子檔案的全面管理創造有利條件。文檔服務器存儲與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質量密切相關。所以，各級城建檔案管理部門對電子文件分類的優化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎。
制定合理的電子檔案的存儲與備份策略
（一）歸檔電子城建檔案數據大集中的存儲策略各級城建檔案館應根據電子文件分類方案，制定電子檔案存儲與備份策略，對歸檔的電子檔案數據進行科學組合，合理劃分存儲服務器的數據存儲區域，便于備份工作的開展。為實現城建檔案信息數據資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設，必須打破目前小而全的數據管理方式，應采取城建檔案數據大集中方式，即將分散到各分支機構城建檔案數據庫，集中存儲到上屬主管單位城建檔案部門控制的計算機服務器中，建設符合國家電子檔案管理規范與統一數據標準的城建檔案信息數據資源庫。
（二）根據分類標準，合理進行城建電子檔案數據組合根據電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規則組合到計算機存儲服務器或者脫機保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲載體。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機保存一般可采用DVD光盤。對不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲策略，如依據電子檔案利用與保存價值從不同角度可分為：內部與外部使用(封閉與開放系統)；永久、30年、10年；重要與不重要；項目與重點工程建設、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則對歸檔的電子檔案數據進行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機構的城建檔案歸檔部門的項目文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。
（三）城建檔案信息管理系統的數據存儲與備份策略歸檔城建電子檔案數據采用微型計算機硬盤和DVD光盤的方式存儲與備份，已適應不了采用城建檔案數據集成化管理方式的需求，其存儲和備份的數據由單機版城建文檔管理的案卷級和文件級的數據，擴展到城建電子管理系統生成經鑒定歸檔的全文數據、多媒體文件、圖像文件、檢測數據等技術因素元數據。為有效地進行海量城建檔案數據的存儲與備份，必須合理制定存儲與備份策略。一是合理劃分存儲空間。按照城建檔案分類屬性、建設項目、歸檔年度、保管期限對數據進行存儲空間分配，按照來源關系，如城市規劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環境衛生、市政、公用、房地產管理、人防等，對歸檔的城建電子檔案數據進行科學排序。同時利用虛擬存儲技術提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲技術，將所有異構環境的存儲資源，在一個統一的控制器控制下，做一個統一的分配與調度，可使存儲空間從40%提高到80%。二是根據城建電子文檔管理需求，采用切合實際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統生成的數據，可根據本單位的數據管理財力和文檔人員、計算機技術人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計算機技術人員按照本單位數據生成和保管歸檔需求，設計備份時間，在規定的時間內，由生產機實時向備份機發送關鍵數據，將數據傳送到遠程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復制工作。遠程數據庫異地備份。根據《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規范》的有關規定，歸檔的電子公文，實現異地保管。就是在與本單位主數據庫所在生產機相分離的備份機上建立主數據庫的一套備份。網絡數據鏡像備份。這種方式是對文檔管理系統的數據庫數據和所需跟蹤的重要目標文件的更新進行監控與跟蹤，并將更新日志實時通過網絡傳送到備份系統，備份系統則根據日志對磁盤進行更新。遠程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術，將鏡像磁盤延伸到遠離生產機的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數據與主磁盤數據完全一致，。采用不同方式文檔數據備份，必須要考慮到數據恢復的問題，包括采用雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放、關鍵部件多套備件等多種災難預防措施。這些措施能夠在系統發生故障后對文檔數據進行系統恢復。
檔案部門應積極參與電
子文件分類與電子檔案存儲、備份工作建立一個完善的電子文件分類、存儲與備份系統，城建檔案部門要從城建電子文檔系統的使用者轉變為參與者，這就要求檔案工作者必須深入到現行電子文件管理工作領域，對本單位產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲、備份工作進行指導，將電子文件分類知識融合到城建檔案數據存儲與備份工作中。
（一）根據城建檔案信息管理系統生成的電子文件屬性，如文本文件、數據文件、計算機程序文件、圖形文件、設計文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件等,設定固定的類別代碼，，用以指導計算機技術人員結合分類編碼、保管期限合理設計數據存儲與備份的策略。
篇4
工業企業特殊介質檔案檔號編制方式
《規則》中提到分類編號方案由“各地區、各部門”“結合各自的實際情況”制定。自《規則》以來，各地區、各行業的檔案主管部門陸續了各自的分類編號規則，對于紙質檔案一般都采用了分類號+案卷號的形式編制檔號，但對于特殊介質檔號的編制規定卻不盡相同。概括起來，大致有如下幾種：
1.介質類型+案卷號
這種模式建立在仍然為特殊介質檔案設置單獨分類的基礎之上。如《機械工業企業檔案分類編號規則》增加聲像照片檔案類作為第十一個大類，“聲像照片檔案類的二級及二級以下類目，按載體形狀設置。載體形狀類下按問題設置。”檔號形式為：聲像照片類(特殊介質類)+介質類型+問題+案卷號。此外，在實際工作中有單位在十大類的每一類下設特殊介質類，再在該類下按介質類型區分的，檔號形式為：大類號+特殊介質類+介質類型+案卷號。這種編號形式與下述第2種類似，但從本質上講都是違背了《規則》的檔案分類精神，在按內容劃分的同時，又按介質類型進行了區分，因此歸入本類型。
2.類目號+介質類型號+案卷號
特殊介質不單獨設類，特殊介質檔案的檔號將十大類的一級分類號作為檔號的一級類目號，但不采用分類中一級類目的下級分類，而是按載體的不同，或分專題，或直接在一級類目號之后按案卷號排列特殊介質檔案。即在“特殊介質檔案的分類編號與紙質檔案相對應”的要求方面，采用了對應一級分類的方式。如蘇州市規定：“照片檔案的編號方法為：大類號+照片案卷號+照片流水張號。”
荊州市規定“企業特殊載體形式檔案的檔號，其大類代號之后，須加上載體標識，并加( )號，照片檔案，在其對應的紙質檔案大類代號后，直接以案卷為單位編寫順序號”，“錄音、錄像檔案，在其對應的紙質檔案大類代號后，以盒為單位編寫順序號……”
3.分類號+介質類型號+案卷號
該模式不設特殊介質類，按統一的檔案分類方案對特殊介質進行分類，但根據介質類型的不同，各介質類型的檔案分別編制流水號。在分類號后或檔號末尾加上介質類型號以示區別。例如，核工業檔案學會編制的《核電檔案分類標準》(NB／T20020)將介質類型作為特殊介質檔案的特征碼，在同一分類下，按不同的介質類型分別編制流水號。如某公司在成立的活動過程中形成3卷紙質檔案、1盒照片檔案，而公司成立屬于A經營管理大類下的A11公司籌建小類，那么這三卷紙質檔案的檔號為A11-001，All-002，A11-003，照片檔案的檔號為All-SA-001，其中SA代表介質類型為照片。
4.分類號+案卷號
特殊介質檔案同紙質檔案一起參與分類，單獨組卷，分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號的對照表。這種模式最大的特點在于各類介質檔案的檔號的要素和結構是完全一致的。如《陜西省工業企業檔案分類編號試行規則》指出：特殊介質檔案與其對應的紙質檔案“可作出參見卡或指引卡”。《浙江省工業企業檔案分類編號暫行規則》規定特殊介質檔案“可視其內容特征同紙質檔案一起分類，單獨組卷，列紙質載體檔案之后編號”。“分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號的對照表。”上海市的規定與浙江省的規定類似。
綜上所述，雖然各地區、各行業的規定、標準所針對的對象大體相同――都是工業企業，時間也大部分集中在20世紀90年代，但是對于特殊介質檔案的編號方式卻有很大的差異。那么這些不同的編號方式是否能發揮檔號的作用呢?
檔號的作用
檔號是檔案工作中最常見、最重要的編碼之一。根據1994年的《檔號編制規則》，“檔號”是“檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼”，是“存取檔案的標記，并具有統計監督作用”。《高等學校檔案實體分類法》指出：“檔號是存取檔案的代號，排架的依據。必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置”。《電子文件管理細則(征求意見稿)》中指出檔號是“以字符形式賦予電子文件的，用以固定和反映電子文件排列順序的一組代碼”，“揭示電子文件分類、組合、排列、編目的結果，便于統計利用，在電子文件與其傳統載體(雙套保存的)檔案之間提供關聯標識”。
此外，還有學者認為“檔號既是檔案系統整理成果的一種反映，又是檔案保管和利用工作的一種特殊工具，還具備統計監督的功能。”
綜上，我們可以看到，學術界對于檔號的定義雖然具體的表述各不相同，但對于檔號功能的描述基本是一致的。即以“存取的標記”和“整理成果的體現”兩大功能為主，并衍生出統計，監督等功能。各類特殊介質檔案編號的比較
從本質上來看，以上4種特殊介質檔案的檔號的區別在于介質類型是否參與到了檔號的編制中。第1種類型中，特殊介質直接參與了一級類目的檔案分類設置；第2種類型中，介質類型編制到了二級類目中；第3種類型中，介質類型編制到了最低一級類目中；而只有第4種類型，其檔號與介質類型沒有任何關系。
特殊介質類型參與檔號編制的情況下，其檔號中的“類目號”與檔案實體的分類號并不一致，這類檔號并不能“反映檔案的分類體系”，也不能揭示“分類的結果”，其作用更側重于作為“存取的標記”。這種編號方式容易割裂同一主題的各類介質之間的聯系。如企業在重大活動中，一般會形成照片、錄像、錄音、領導題詞、禮品等檔案，在編號時，如果按介質類型分別編號，就將這些檔案之間的聯系割裂開來，不便于展現整個活動的全貌。而且在利用時必須分別查詢、分別提供利用，容易造成不便。
當介質類型不參與檔號編制時，特殊介質檔案的檔號雖然能夠反映檔案的分類體系，但因特殊介質檔案分庫存放，其存放位置并不能在檔號中體現出來，必須借助保管目錄、參見卡、指引卡等手段來輔助排架。這種編號模式分類清晰，保持了檔案材料的成套性，檔案分類標準唯一。對于內容一致，載體不同的檔案，可以使用相同的檔號，不同的排架號來解決。但由于不具備排架功能，首先必須引入“排架號”、“存址碼”等額外的編碼。其次，特殊介質檔案，特別是聲像檔案產生的領域十分廣泛，且內容交叉的情況很多，檔案人員在接收這些檔案時，因為可人類目較多，判斷分類比較困難，對檔案分類人員的要求很高，一旦分類標準不統一，會對后續的查找和利用帶來不利影響。
結論
篇5
1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性
紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。
1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。
1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異
傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。
2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面
2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎
電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。
2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。
3結論
綜上所述，隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。
參考文獻
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篇6
1.提高對科技檔案利用工作的認識
做好科技檔案工作的最終目的就是開發檔案信息資源，提供檔案為各項工作服務，由此決定了科技檔案利用工作在檔案工作中占有重要地位。也就是說，我們檔案工作從收集、鑒定、分類、整理、立卷、保管等所有工作，都是為了提供利用，檔案工作者應把提供利用放在工作的首位，把檔案利用工作開展是否及時、準確、系統地提供檔案，看成是衡量檔案工作者的工作能力、業務能力的重要尺度。
1.1正確認識科技檔案利用工作及其重要意義是做好科技檔案工作的前提
要認識到科技檔案利用的重要性以及如何搞好科技檔案的利用工作，首先應了解檔案利用工作利用檔案的概念及其相互之間的關系。“檔案利用工作”是指檔案部門以館藏檔案信息資源為服務的手段，采取多種形式和方法，開發和直接提供檔案為工程管理、設計等服務的工作，稱為檔案利用工作或檔案的提供利用，也就是開發檔案信息資源的工作。“利用檔案”是指利用者為了研究和解決各種問題來檔案室使用檔案。“利用檔案”和“檔案利用工作”是密切聯系而又不同的兩個概念，兩者之間的區別在于：前者是利用者，后者是檔案工作者。兩者之間的聯系是：有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實現利用檔案，檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內容，只有兩者結合，才能充分發揮檔案的作用。
1.2開展科技檔案利用工作是實現檔案應有價值的必由之路
檔案發揮價值作用由兩個因素決定：一是社會需要，二是檔案自身滿足社會需要的可能。科技檔案作為一種重要信息，本身是一個動態事物，如不充分利用它，就會始終處于靜態之中，不能成為真正的信息，信息之所以能增值，是因為它置于流動之中。“秘而不宜，鎖之為廢”，檔案的價值平時顯現不出來，只有在利用時，才能發揮它應有的價值作用。隨著經濟建設的不斷發展，科技檔案的利用價值不斷顯現，利用檔案帶來的經濟效益的示例不勝枚舉，例如，我礦新建研石山工程施工過程中，就遇到過重復征地等問題，通過查檔案資料后都逐一得到了核實，不但為我礦挽回了經濟損失，而且還增強了企業形象。實踐證明，開展科技檔案利用工作是實現檔案應有價值的必經之路。
2.開展科技檔案利用工作要有熟練掌握庫藏的過硬本領
科技檔案利用工作的開展，一般是由兩個因素決定的，一方面是現實中各項工作要利用檔案，另一方面是檔案庫中有這樣的檔案可以提供利用，因此開發檔案利用就要求檔案工作者要有熟練掌握庫藏的過硬本領。科技檔案經過多年的積累形成了龐大的“隊伍”，要及時準確地提供利用服務，必須要求檔案工作者熟悉保存的檔案，它是檔案工作者的一項重要任務和基本功，同時也是搞好利用工作的保證。
2.1要有認真和嚴謹的服務態度
有句話說的好“態度決定一切”，科技檔案利用工作是一項非常重要的工作，服務性很強，要求檔案工作者要有認真和嚴謹的服務態度。認真是指檔案工作者在提供利用工作中，熱心服務，態度端正，即要有耐心，要細心，不怕麻煩。嚴謹是指檔案工作者嚴格執行科技檔案借閱規定，該借閱的借閱，不該借閱的一律不予借閱，把好借閱關。
2.2熟練掌握科技檔案分類標準
任何一個單位的科技檔案必定按照一定的分類方案進行分類保管。一般來說，科技檔案分別有以下幾個大類：地質勘測類按專業設置；基本建設類按工程項目性質設置；科學技術研究類按專業設置；設備儀器類、產品類按種類和專業用途設置。大類下面有二級類目，每一名科技檔案工作人員，都應當熟練地掌握本單位的分類方案和分類標準， 因為，只有熟記和掌握的分類標準，才能快捷、方便地提供科技檔案利用，而且在整理檔案進行檔案分類時能夠使分類快速準確，提高工作效率。
3.科技檔案提供利用的方式方法
科技檔案利用服務方式，就是檔案部門向利用者提供科技檔案材料的方法。科技檔案利用服務方式是實現科技檔案利用的重要手段，在科技檔案提供利用上有各種各樣的方式方法。從利用科技檔案的實際情況來看，主要有以下幾種：
3.1閱覽是檔案室提供利用服務的主要方式
閱覽是檔案室提供利用服務最普遍的方式，其特點是利用者直接到檔案室閱覽。科技檔案是原始記錄材料，多為單份，有些檔案在內容上還具有機密性，這就決定了檔案原件不外借，主要在閱覽室內供利用者閱覽。閱覽利用一般有兩種情況：一是所查問題比較簡單，看一下就能解決；二是查閱數量大、范圍廣，借出利用不方便，采用閱覽方式比較好。
3.2外借服務是科技檔案提供利用服務不可缺少的方式
檔案一般不借出檔案室，由于借出的檔案完全脫離了檔案工作者的監督，容易發生意外，但由于情況特殊，為了解決一定的問題，需要檔案材料借出利用，例如，我們經常遇到的需要檔案原件作為憑證，或者需要底圖以及其他不便在閱覽室利用檔案時可以暫時外借。外借服務也是提供科技檔案利用的一種方式，但對外借檔案一定要從嚴掌握，一般不輕易借出，對檔案借出利用，一定要嚴格審批手續，并提出相應的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借檔案申請，說明借出檔案的充足理由和調卷范圍。第二，借出檔案要進行認真的登記，注明借出時間、借出人姓名、借出檔案的名稱、件數等。第三，借檔人應負責保護檔案的完整與安全，不得轉借拆散、調換、抽取、污損、加注標記等。
3.3復制服務是科技檔案提供利用的重要手段
隨著科技進步和經濟的快速發展，利用者對檔案復制件的需求日益增長，檔案復制服務成為提供利用工作中一種重要的服務方式。復印件就是根據現存檔案文件重新復制而成的同樣形式、同樣內容的文件。復制件的利用目前比較普遍，也很受利用者歡迎。檔案復制服務的優點是：第一，提高了科技檔案的利用率，能滿足各方面的需要。第二，能節省時間，方便利用。檔案室采用現代化的復制技術，可以減輕過去手抄的繁重勞動，利用者邊查閱、邊復制。第三，用檔案復制本提供利用，可以減少對檔案原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。
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由于辦理變更土地登記的工作量非常大，變更土地登記的類型多種多樣，范圍極其廣泛，形成的檔案非常多，所以必須一套完整的管理方式。否則將對檔案的開發利用極為不利，并嚴重地影響著國土資源事業的發展。
二、 變更土地登記檔案的歸檔范圍
土地登記是國家依法對國有土地使用權、集體土地所有權、集體土地使用權的土地他項權利的登記。土地登記又分為初始土地登記和變更土地登記兩種方式。當初始土地登記工作完成以后，所發生的土地登記工作都屬于變更土地登記工作。
初始土地登記又稱總登記，是指在一定時間內，對轄區全部土地或者特定區域的土地進行的普遍登記；變更土地登記，是指初始土地登記以外的土地登記，包括土地使用權、所有權和土地他項權利設定登記，土地使用權、所有權和土地他項權利變更登記，名稱、地址和土地用途變更登記，注銷土地登記等。
土地登記部門將在變更土地登記過程中形成的檔案移交給檔案管理部門，檔案部門在按《檔案法》和有關檔案整理規范的規定接收、鑒定、整理、編目以后，再進行分類管理，以便高效快捷地向社會各界提供利用，這是檔案管理的核心工作。
變更土地登記檔案的形成十分豐富，涉及的類型非常多。變更土地登記有劃撥轉出讓、土地使用權作價入股、購買商品房、土地用途發生改變等。結合《土地登記規則》的規定，應當屬于變更土地登記檔案整理的歸檔范圍有：
1. 劃撥土地使用權依法辦理土地使用權出讓手續后，辦理土地登記形成的資料；
⒉ 企業將通過出讓或者國家入股等形式取得的國有土地使用權，再以入股方式轉讓后，辦理土地登記形成的資料；
⒊ 集體土地所有者將集體土地使用權作為聯營條件興辦三資企業和內聯企業，辦理土地登記形成的資料；
⒋ 依法轉讓土地使用權后，辦理土地登記形成的資料；
⒌ 因買賣、轉讓地上建筑物、附著物等一并轉移土地使用權，辦理土地登記形成的資料；
⒍ 因單位合并、分立、企業兼并等原因引起土地使用權變更，辦理土地登記形成的資料；
⒎ 因交換、調整土地而發生土地使用權、所有權變更，辦理土地登記形成的資料；
⒏ 因處分抵押財產而取得土地使用權，辦理土地登記形成的資料；
⒐ 購買商品房（即房屋所有權變更而使土地使用權變更）后，辦理土地登記形成的資料；
⒑ 購買公有住房（包括房改住房、集資建房和經濟適用房）后，辦理土地登記形成的資料；
11. 土地使用權抵押期間，抵押合同發生變更，辦理土地登記形成的資料；
⒓. 土地使用權租賃期間，租賃合同發生變更后，辦理土地登記形成的資料；
⒔ 變更法律、行政法規規定需要登記的其他土地他項權利形成的資料；
⒕ 依法繼承土地使用權和土地他項權利，辦理土地登記形成的資料；
⒖ 土地使用者、所有者和土地他項權利者更改名稱、地址后，辦理土地登記形成的資料；
⒗ 國有土地的用途發生變更，辦理土地登記形成的資料；
⒘ 農村集體所有土地進行農業結構調整涉及已登記地類變化，辦理土地登記形成的資料；
⒙ 集體土地建設用地的用途發生變更后，辦理土地登記形成的資料；
⒚ 集體所有的土地依法被全部征收、征用或者農業集體經濟所屬成員依法成建制轉為城鎮居民后，辦理土地登記形成的資料；
⒛ 縣級以上人民政府依法收回國有土地使用權后，辦理土地登記形成的資料；
21. 國有土地使用權出讓或者租賃期滿,未申請續期或者續期申請未獲批準形成的資料；
22. 因自然災害等造成土地權利滅失形成的資料；
23. 土地他項權利終止形成的資料；
24. 土地使用者、所有者和土地他項權利者未按照《土地登記規則》規定申請注銷登記形成的資料；
25. 將原礦山（區）、磚廠等廢棄工業用地復墾，轉為建設用地或農業用地，辦理土地登記形成的資料；
26． 其他形式的土地使用權、所有權和土地他項權利變更形成的資料。
三、 變更土地登記檔案的管理方式
土地登記部門必須嚴格按照《土地登記規則》的規定程序完成變更土地登記，并將工作中形成的檔案資料移交給檔案部門，檔案部門依照中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）的規定，對其進行鑒定、整理、分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒后，在對變更土地登記檔案集中統一管理中，應區分不同的情況，采取不同的管理方式。
（一）初始土地登記檔案與變更土地登記檔案分開管理方式
按照原國家土地管理局《關于印發〈縣級土地管理檔案分類方案（試行）〉〈土地管理檔案案卷構成的一般要求〉的通知》中《縣級土地管理檔案分類方案說明》第八條規定：農村地籍檔案按鄉、村、隊、使用者組成保管單位、排列，城鎮地籍檔案按城區、街道、街坊、使用者組成保管單位、排列。初始土地登記檔案材料的主要內容有：C42為國有土地使用權申報登記材料，其檔案號為全宗號+分類號（C42）+城區+街道+街坊+使用者；C43為集體土地所有權申報登記材料，其檔案號為全宗號+分類號（C43）+鄉+村+隊+使用者；C44為集體土地建設用地使用權申報登記材料，其檔案號為全宗號+分類號（C44）+鄉+村+使用者。變更土地登記檔案材料的主要內容有：分類號為C45，其檔案號的編制參照上述初始土地登記檔案材料檔案號的編制，將分類號更改為C45即可。
當初始土地登記檔案整理完成以后，組成保管單位分類裝盒、放入密集架保管，檔案轉入開發利用工作。由于檔案工作是國土資源管理工作的最后一個環節，其變更土地登記的依據和權屬情況就需要查閱初始土地登記檔案資料。經濟發達的地區或者最適合人類居住的地區，土地二級市場交易就活躍，其辦理變更土地登記的工作量非常大，變更土地登記的類型多種多樣，形成的檔案非常多。檔案部門將這些檔案資料按《規則》整理完成后，在保管方式上，變更土地登記檔案按城區、街道、街坊、使用者組成保管單位，編好檔案號，并將原土地使用者的檔案號抄寫到新的土地使用者的檔案卷宗上。同時，還要將變更以后的土地使用者的檔案號抄寫到原土地使用者的檔案卷宗上，做到一一對應。要做到既有變更后新的土地使用者的檔案號，又有原土地使用者的檔案號，分類裝盒、放入密集架，與初始土地登記檔案分開保管，并在檔案全引目錄（計算機和紙質）的原土地使用者的備注欄注明“更名為***”。此種方式的優點是：容易區分哪些是初始土地登記檔案，哪些是變更土地登記檔案。適合于土地二級市場交易活躍，辦理變更土地登記的工作量非常大，形成的檔案非常多的地級市、縣（市）國土資源檔案部門。缺點是需要的庫房容量大，占用密集架多，在人、財、物上耗費多，查詢利用費時費力。
（二）初始土地登記檔案與變更土地登記檔案合二為一管理方式
對于經濟不發達的地區，土地二級市場交易不活躍，辦理變更土地登記的工作量又非常小，變更土地登記的類型不多，形成的檔案資料也非常小，檔案部門將這些檔案按《規則》整理完成后，在保管方式上，變更土地登記檔案按城區、街道、街坊、使用者組成保管單位，并將原土地使用者的檔案號抄寫到新的土地使用者的檔案卷宗上，與原土地登記檔案裝訂在一起，合二為一，使用同一個檔案號進行分類保管，并在檔案全引目錄（計算機和紙質）的原土地使用者欄上注明“更名為***”。此種方式的優點是：有利于查詢利用，需要的庫房容量小，占用密集架不多。適合于土地二級市場交易不活躍，辦理變更土地登記工作非常小，形成的檔案不多的地級市、縣（市）國土資源檔案部門。缺點是不容易區分初始土地登記檔案和變更土地登記檔案，當一宗地進行多次變更后，需要進行分檔案盒裝訂，工作量大、煩瑣。
（三）注銷土地登記檔案管理方式
縣級以上人民政府國土資源部門依法辦理國有土地使用權、集體土地所有權、集體土地建設用地使用權注銷土地登記，注銷土地證書后，將收回的土地證書和注銷土地登記資料要歸入檔案中，這些資料要區分不同的情況，按以下的方式管理：
1. 將收回的土地證書和注銷土地登記資料歸入原檔案卷宗中。土地登記部門將收回的土地證書和注銷土地登記資料在檔案管理部門調出原檔案卷宗(含初始、變更土地登記檔案)，土地登記經辦人在檔案卷宗上注明注銷本宗地的注銷登記文件依據、日期，簽名并加蓋公章。檔案部門將增加的資料按原流水號編頁碼號，在卷內文件目錄中按其內容填寫齊全，并在檔案軟卷皮的變更記事欄中將增加資料的件數、頁碼數和日期注明，檔案部門經辦人簽名蓋章。這種方式適用于：集體所有的土地依法被全部征收、征用或者農業集體經濟所屬成員依法成建制轉為城鎮居民；縣級以上人民政府依法收回部分或者全部國有土地使用權；國有土地使用權出讓或者租賃期滿,土地使用者未申請續期或者續期申請未獲批準；因自然災害等造成土地權利滅失；土地用途、住址、名稱等發生變更。土地使用權暫時沒有明確的土地使用者，以及土地證書多次進行抵押或者分割登記，需要重新換發土地證書的，應當將收回的土地使用證（含國有、集體土地證書）和注銷土地登記資料歸入原檔案卷宗中作為收回和注銷該宗地的依據。
⒉ 將收回的土地證書和注銷土地登記資料歸入新檔案卷宗中。土地登記部門在檔案管理部門調出原檔案卷宗，土地登記經辦人在檔案卷宗上注明注銷本宗地的注銷登記文件依據、日期，簽名并加蓋公章。檔案部門將增加的資料按原流水號編頁碼號，在卷內文件目錄中按其內容填寫齊全，并在檔案軟卷皮的變更記事欄中將增加資料的件數、頁碼數和日期注明，檔案部門經辦人簽名蓋章。這種方式適用于：房地產開發公司和相關單位拆遷使用原建設用地；集體所有的土地依法被全部征收、征用或者農業集體經濟所屬成員依法成建制轉為城鎮居民；縣級以上人民政府依法收回全部國有土地使用權；國有土地使用權出讓或者租賃期滿；土地使用者未申請續期或者續期申請未獲批準等情況。收回的土地使用權有明確的土地使用者，應當將收回的土地證書歸于新的檔案案卷中,作為本宗地的變更土地登記權屬來源依據。
（四）宗地合并、分割土地登記檔案資料的管理方式
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我們要認識到電子檔案的管理與紙質檔案的管理各具優勢，同時，其優勢也是相互之間的劣勢所在。例如紙質檔案具有穩定性，但是電子檔案卻受到網絡信號等影響，不具有穩定性，如果發生斷電的情況，人們就很難通過計算機查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發明了光盤等信息化的產物，通過將檔案存儲其中，就能夠有效的避免上述問題的出現。這是網絡技術為人們帶來的便利之處。在電子檔案的管理過程中，歸檔是一項重要的工作，過去要想將檔案進行歸檔，一般需要耗費大量的時間，有些檔案存在關聯性，對檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過計算機的應用，能夠有效的對檔案進行資源的整合，可以將檔案進行編目，同時也能夠加快檔案整理的時間，形成具有實際價值的檔案資源。綜上所述，我們應該認識到檔案管理是現代企業或各個部門必然要進行的信息資源的管理，在長期發展的過程中，電子檔案必將會成為相關部門主要的工作重心，通過對檔案進行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實性以及可靠性，為企業的發展做出貢獻。
2、電子檔案的分類
由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實體的屬性聯系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。但考慮到企業生產經營實際情況及所產生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號和檔案分類號劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經營管理文件、生產管理文件、財務審計文件、人事勞資文件、生產技術文件、科研文件、基本建設文件和設備設施文件。同時，考慮到我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據，并根據企業實際制定相應的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統性和合理性。
3、電子檔案在管理工作中的影響
過去，檔案管理人員主要管理的是紙質的文件，因為紙質檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責任心。但是在計算機得到發展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過磁盤錄入的方式對檔案進行管理，紙質檔案由此發展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時也促進了電子信息化產業的發展。人們通過對檔案進行有效的管理，逐漸形成了統一的管理系統，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時效率也得到了進一步提高。所以說電子檔案的發展，為檔案管理工作帶來了重要的意義。
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1 檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用
檔案管理是針對于檔案分類而言，進行的一種管理方式，其主要目的就是為了檔案信息的管理規范化，流程分類的有序化。檔案管理的形式多樣且復雜多變，所以在進行管理過程中要尤其注意檔案的分類，劃分。將不同的檔案按照一定的原則進行分類，可以從大的方向向小的方向逐漸分類區分，再從小的方向進行細致的分類，這樣做的主要目的不僅僅能夠將龐大的檔案進行有效的劃分和管理，還能夠為日后的查詢奠定基礎。
傳統意義上將檔案進行分類的過程中主要是依據標準進行的，并沒有一個清晰準確的概念和界定。也有一種方法是將檔案按照時間，保存時間的長久進行有效的合理分類，這種分類方式可以有效的針對事件存儲的時間對檔案有一個整體的宏觀把握。強調的是一種以現實為基準的生態分析，更加貼近于事實的本身。現實來講，這種分類方式是一種歸于全宗形式的原則分類，有助于了解檔案的整體發展內容，這也是有別于數據庫管理分類的一個重要特征，所以某種程度上將，傳統的分類方式與現代的分類方式所說不同，但兩者之間也是相互獨立存在的，不能被取而代之。
2 數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足
隨著各個行業的不斷發展壯大，傳統的檔案管理方式已經很難適應時代社會發展的需要，對此必須加強改革。利用現代化信息技術手段完善檔案數據的管理。計算機作為未來發展建設的主流，在整個信息化時代起到了至關重要的推動作用，檔案信息化的出現更加說明了數據庫建設在檔案中的作用。原有的檔案信息管理都是通過紙質媒介進行記載，這在很大程度上存在著一定的缺陷，檔案管理人員很容易因自己的失誤而出現檔案登記錯誤等現象，這將嚴重影響檔案的使用。不僅僅工作效率差，而且還容易浪費大量的人力，物力，財力，這就說明在進行檔案數據管理的同時，也要針對檔案人員進行合理的培訓，豐富他們的專業知識以及計算機的使用能力。避免因操作人員失誤而出現的各種問題，影響檔案的發展。在未來的發展過程中，信息化將占據主導地位，檔案將越來越規范化。數據化技術將在檔案管理中起到越來越重要的作用，對此，必須建立完善的數據庫管理體系，促進檔案事業的發展。促進經濟建設中對于檔案管理的重視。
3 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用
首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。
其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數據庫設計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數據庫建設中實現，包括全宗內部管理層次、管理聯系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過數據庫的設計得以體現。
4 依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作
全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。在數據不斷變化發展的同時，按照一定的順序，可以將全宗理念應用于其中，這樣不僅僅能夠促進數據庫的發展，而且對于管理者來講也將是一種很好的管理，數據的集合不僅僅可以節省大量的資金更加能夠有效的提供工作效率。
5 電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養
電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。檔案數據庫在電子文件管理環境中如何發揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。
與傳統檔案進行事后管理不同，現代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規則等進行系統分析，將需要在文件形成階段實現的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數據結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數據元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。換言之，檔案數據庫不能像傳統方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數據建設，而是要在第一時間規劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態跟蹤，將各個環節需要記錄的數據各就其位，構成一個完整的數據鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。
電子文件，顧名思義與傳統的紙質媒介文件不同，它是利用計算機技術進行對資源的一種整個，在很大程度上不僅僅提高了工作效率，還對于數據管理進行了合理的使用，可以利用數據最基本的元素對象建立一定關系的數量圖表對檔案進行管理，嚴格意義上，這種電子呈現方式更能簡潔明了的對檔案進行查詢搜集，在數據庫進行建立的同時，可以利用一定的信息軟件技術，這樣能夠更加合理的保存檔案數據。
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1、傳統的以“卷”歸檔的利與弊
優點：首先，以“卷”歸檔可以將檔案資料裝訂成冊，不僅整齊美觀，還可以便于保管，不易被查閱者隨意抽取或者拆卷，因此有利于保證檔案材料的完整性。其次，以“卷”歸檔便于人們進行查閱，查閱者可以根據查閱內容的性質進行查找，提高查準率；而且還可以查閱同類性質的問題，提高查全率，有利于全面地分析查閱的資料，提高對檔案材料的理解程度。缺點：第一，以“卷”歸檔的工作量比較大，往往需要“化零為整”進行分類整理，工作效率比較低，而且容易出現紕漏，比如檔案遺漏，錯置等等。第二，缺乏安全性，由于檔案裝訂成冊，因此人們在查閱資料時可以整冊翻閱，這樣不利于檔案信息的安全。第三，當發現同類的新檔案材料時不方便增加，因此增加檔案需要通過申請后再拆卷、裝訂，過程異常繁瑣。第四，“雜卷”難以避免，由于檔案管理人員對檔案材料的理解存在歧義，因此在檔案的歸類方面往往產生爭議造成檔案無法歸類。第五，卷名擬寫困難，因為有時候檔案材料不只是體現一個問題，因此有時候存在同一份檔案材料往往會出現在不同的案卷里，當然，如何擬寫卷名也就成了一項困難的工作。第六，以“卷”歸檔的程序異常復雜，需要專職的人員進行收集，并移送相關的檔案部門，然后再進行編目、入庫。
2、改革后以“件”歸檔的利與弊
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一、健全農村檔案收集制度，確保檔案信息真實、完整
首先，完善檔案收集制度，是檔案收集工作開展和順利實施的基本保障。根據檔案制度細則，檔案收集人員可以清楚地知道哪些信息材料應當作為檔案內容歸檔，哪些可不必入檔。根據檔案的意義，農村檔案的收檔標準是：具有真實數據性、具有保存價值，對新農村建設、農村經濟發展、農民發展具有數據支持、考證依據的文件、資料等都應該入檔保存。當前，隨著社會主義新農村建設的不斷推進，農村檔案內容也有了新的內容變化。所以，農村檔案的重心轉向了農業生產的現代化、農村社會的新面貌、農村基層建設的新方向及農村管理的新策略上。比如，農業產業化經營檔案、村容村貌整治檔案、村兩委選舉檔案等等。
具體來說，農村檔案內容主要有兩個來源：第一，來自村支部、村委會、婦委會、民兵組織等自治機構內容已經完備的檔案。該類檔案隨著新農村建設的不斷深入，會不斷有內容需要添加到檔案記錄中去。所以，農村檔案室必須有專人負責，隨時將新的檔案內容入檔，確保重大事件都有檔案記載。第二，村辦企業和村民檔案。該類檔案是本村的特色檔案。其次，完善的收集制度為檔案工作人員采取合適的收集方式指明了道路。傳統的檔案收集方式一般為定期接收。這種被動的接受方式，使很多有價值的、需收檔的文件、資料被遺漏，有的因收檔不及時，造成了真實性的降低，失去了存檔的意義。所以，檔案征集應該發揮檔案部門的積極性和主動性，采取多種方式采集檔案內容，使得盡量多的有參考價值、借鑒意義的原始材料收歸檔案，為社會主義新農村建設提供優質服務。
二、細致農村檔案分類，實現檔案內容的有序化
檔案整理時一項繁瑣而細致的工作，也是檔案管理工作的重要環節，該環節主要是完成檔案內容的分類，使整個檔案內容依據一定的內在聯系，有機排序，成為完成的邏輯性強的整體。傳統的檔案室所保存的文件存在著門類不全、雜亂無序的狀態，給以后的查閱工作帶來了極大的麻煩，以至于檔案不能很好地被利用，所以，檔案的分類歸檔勢在必行。依據農村機構設置、隸屬關系等，可將檔案分為以下幾類：文書類、科技類、會計類、聲像類、實物類、村民類等。各類檔案的入檔具體內容如下：文書類內容為黨和群眾的工作要點、村民自治規則、社會保障、計劃生育、村農建設等內容；科技類內容主要為農業生產的設備儀器、村內基礎設施、農業研究史料等；會計類檔案內容主要為賬簿、報表、憑證等；聲像類內容為照片、錄音帶、光碟等；實物類內容為獎狀、近期、印章、禮品等；村民類內容為各農戶的大事要事等。
依據以上的分類整理細則，檔案工作人員可以有針對性地將這些內容按要求分類、保存，并隨著時間的推移，不斷將相應類別的內容添加到相應的門類中去，很容易就可將工作做得井然有序，為以后的查閱工作提供了很大的方便。
三、革新農村檔案保管思路和途徑，確保檔案安全性
優質的檔案保管工作，是確保檔案載體的安全和信息完整性的重要保障。檔案保管在檔案管理中具有重大意義，它為檔案管理工作提供了工作對象，沒有保管好的檔案，管理也就失去了意義。受傳統思想的影響，農村地區對檔案的重視度不夠，又因檔案人數有限、經費不足及管理水平有限等因素，檔案保管的條件更要得到重視，因為檔案保管質量的好壞直接決定了檔案保管工作的成功與否，也關系到檔案的后期利用。調查發現，現在農村的檔案室一般都較為簡陋：一臺電腦、幾個檔案柜子，甚至有些檔案只是被對方在墻角等做簡單的存放。可見，改善農村檔案保管工作迫切需要被重視，有關部門應改善檔案保存環境，將檔案保管中作作為檔案管理的重點來抓。
做好檔案保管工作，需要注意以下幾點。第一：按檔案的價值、唯一性程度等因素進行評估，實行分級管理。這樣就能使最為珍奇的資料被重點保管，保障了該資料較長的使用價值。由于農村檔案室條件簡陋、保管設備落后，可以考慮將重要檔案做本地備份異地保管措施，一方面避免了避免了惡劣自然環境及人為原因造成的損壞問題。另一方面也警醒檔案保管人員要安全管理，自覺提高防范安全隱患的意識。對于檔案保管的技巧，筆者建議各村檔案管理人員可創辦檔案協會，通過協會活動交流、探討最佳的檔案保管措施和方法。
四、多措并舉，提高農村檔案利用率
檔案利用是檔案管理工作的最終目的。傳統的檔案管理，只重視保管過程，不重視價值利用。所以，我們要重視檔案對社會主義新農村建設的意義，并采取多種方法，使檔案發揮其最大的服務能效。由于農村檔案室規模小、檔案內容相對粗糙、影響力不大等因素的限制，對農村檔案室的利用工作相對較難。為使農村檔案發揮更大的服務作用，筆者提出幾點提高檔案利用率的方法：第一，農村檔案工作人員要主動提供檔案服務。由于農民們沒有使用檔案的習慣，所以他們積極有利用檔案的需求，也不可能想到通過到檔案室查閱信息解決問題。這就需要檔案工作人員通過主動的服務態度，主動為農民和社會機構提供相應的檔案服務。第二，提高村民的檔案利用意識。在農村，農民對檔案知識了解有限，以至于他們想不到用檔案解決問題。所以，檔案工作人員應走進村民中，通過正式或非正式的走訪方式普及檔案知識，讓村民了解檔案的用途。同時，檔案工作人員還要不斷完善檔案查閱、外借、復印等利用方式，并做好相應的記錄，歸納總結各類檔案的利用率，并有針對性地提高檔案工作效率，切實將農村檔案工作與農民的需求有機結合起來，提高檔案的利用價值。
總之，農村檔案管理工作是一項意義重大且流程復雜的重要工作，所以，檔案工作必須健全管理制度，確保檔案內容的完整性、真實性、價值性，并對其合理分類、妥善保管，以實現農村檔案最大的利用價值。
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由于煤化工建設項目具有投資大、工期緊、項目復雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業、多專業的特點，每個項目產生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設的順利建設，嚴格監控文件流轉，實現項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業的項目檔案業務手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設中加以應用，有效地支撐了神華煤化工項目建設、生產管理與運營、科技創新、技術升級和改造工作，也為探索和創新整個行業項目檔案管理體系，保證煤化工行業檔案管理的科學化、標準化、規范化有重要的指導作用，并填補了國內本行業的檔案管理空白。
一、項目檔案創新管理的總體特點
根據國家檔案局《國家重大建設工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規定，神華集團在多項現代煤化工工程建設中，探索和總結出的項目檔案創新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業空白
按照“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”分類原則，在國內率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內新型煤化工行業基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號對應。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
二、項目檔案創新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發、建設開始，神華集團在充分借鑒《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）《國有企業文件材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設交工技術文件規定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等標準規范的基礎上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設計基礎資料管理規定》《工程技術文件出版管理規定》《商務文件控制及管理辦法》《采購文件管理規定》《工程設計文件管理規定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設、企業管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應項目建設、公司檔案管理的發展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據項目建設的具體特點和經驗總結，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規定》《財務與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業檔案分類規則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設類和設備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構-――保管期限”制定的，強調了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設類和設備儀器類按照：“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”的方式分類。其中，專業性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內容和性質”逐級細分；對于專業性強的技術類文件則以“裝置（或單位工程）和專業”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復雜的基建、設備檔案，在充分研究分析、權衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內的基本順序。如果出現表中非列入內容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結合分類的一致性，將“基本建設類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結合分類統一性，將類目編碼設定為2位數字（項目代碼為字母，案卷號為3位數字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設備儀器類檔案中，文件類型往往復雜且數量龐大，結合實際工作經驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
對較復雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規范性、內容的真實性以及簽署是否完備，并根據施工節點，及時組織進行質量驗收，并履行相關的簽署手續，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監理文件）的形成要按照公司的統一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內容包括施工記錄，質量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監理單位、項目組要及時做好相應的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號的對應。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業（S1）第101份工程聯絡單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業的施工記錄冊（專業代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯絡單為L；記錄（非報審）為J；設計變更為B；（設計變更由設計院編號；如果設計院沒有編碼的，執行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據實際情況，用數字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分考核，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
例如：對承包商監理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創新創新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，為項目建設、企業日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協會管理創新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質封存技術開發及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關鍵技術示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術”專利金獎和煤炭工業協會科學技術特等獎，成功提供了檔案利用服務。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應用，為本行業本公司節省了100多萬的培訓費用，為項目建設提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設和生產正常運行提供強大的保障。
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二、 在歸檔文件裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成本，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對"件"的處理擴大或縮小。《規則》對"自然件"及"可為一件"的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知"可為一件"的歸檔文件是同一事由中具有"來文與復文"性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。有的單位將件的范圍縮小，嚴格按"自然件"來處理，這種方法雖然不影響計算機檢索，但影響檔案實體的存取，手工檢索和存取就更麻煩。
三、 在歸檔文件分類上的錯誤
一是選擇的分類標準交叉。如在選擇分類方案時，既使用"機構"，又使用"問題"標準（如綜合類、業務一科、業務二科等，其中的"綜合類"為"問題"標準，"業務一科"等為"機構"標準）。按這種方法設置的類目整理歸檔文件，容易造成文件材料的分散，影響檢全率。二是在編制分類方案時，設"會議類"（如按"機構"調置辦公室、業務一科、業務二科等類目，在辦公室類下設置會議類；按"問題"設置黨群類、行政類、業務類，在行政類下設會議類）。按這種分類方案對文件歸類時，必然致使業務一科或業務類的業務會議文件材料歸到辦公室或行政類的會議類中，從而破壞了業務機構或類目中歸檔文件的完整性。三是采用級次分類法，收文、發文分類法，文號分類法進行分類。《規則》規定，歸檔文件材料采用年度、機構或問題、保管期限這些標準進行分類。采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法都沒有執行全國統一的分類標準，沒有體現歸檔文件間的歷史聯系及形成規律，沒有反映歸檔文件的內容，從而造成檢索上和存取上的困難。四是當采用機構分類標準時，完全按歸檔文件署名的責任者歸類，如署名為辦公室的屬業務一科職能的歸檔文件歸入辦公室。這種錯誤的原因主要是不了解現行文書處理辦法中規定發文部門只能以本單位黨、政機關，文秘部門名義，而不能以其他業務部門名義。因此，業務部門的業務文件只能以整個機關或文秘部門名義制發。為了保持業務部門的完整性，增加業務部門歸檔文件的檢全率，應將以辦公室名義制發的屬業務部門職能的歸檔文件歸入業務部門。
四、 在歸檔文件排列中的錯誤
《規則》規定，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。以下不按此規定的排列方法都是錯誤的。一是按文號排列。按文號排列的主要問題是不方便按事由途徑進行查找歸檔文件；檔案實體存取不便；不利于業務部門整理歸檔文件；不利于隨辦隨歸整理方式的執行；無文號的重要材料不便排列等。二是按問題排列。按問題排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理難度和工作量都大，不利于簡化原則的實行；不便于隨辦隨歸方式的執行。三是將全部歸檔文件都按時間順序排列，能按事由集中的也不集中。這種錯誤主要是不能集中同一事由的歸檔文件。四是不按保管期限分類，直接按事由排列。造成鑒定和移交的困難。
五、 在歸檔文件編號上的錯誤
一是跨年度編大流水號。二是同一年度內編跨機構或跨問題的大流水號。三是同一年度、機構或問題的歸檔文件編跨保管期限的大流水號。以上三種編號方法都不利于業務部門整理歸檔文件，不利于檔案的移交、保管和鑒定。此外，前兩種編號方法因其編號項目中沒有反映出機構或問題的類目，故檢索也困難。四是分盒編件號。這種編號方法勢必編盒號，增加了編號的層次，不符合《規則》的簡化原則。五是在歸檔章中用代號（數字或字母）代表機構或問題類目。這種方法只有整理人員才明確，整理人員更換后，便不知其含義了。
六、 在歸檔文件編目中的錯誤
一是編目的各項目填錯。這種錯誤有多種情況，其一是將件號填錯，如將"可作為一件"的若干份文件分別填件號，正確方法是應為一個件號。其二是責任者填錯。如責任者填寫不全、太簡化、不規范的簡稱等，個人責任者沒填寫與文件相應的職務，多個責任者沒選三個以內的責任者或選擇的責任者不是本單位、本系統的重要責任者等。文件上無責任者的沒有考證或考證出的責任者沒加方括號等。其三是文號填錯。如省略了文號中的發文代字、年度、順序號中的某個部分，將會議文件材料之幾、內部刊物期號、圖紙號等作為文號填寫。其四是題名填錯。如隨意省略歸檔文件的標題，當正題名沒有反映出文件內容時沒有填寫副題名、說明題名的文字等。當文件沒有標題時沒有根據文件內容擬寫題名。當文件標題含義不清、不能揭示文件內容時沒有補充題名。十分重要、獨立性強的文件附件沒有抄錄在正文題名后。其五是日期填錯。如將日期填寫為收文日期，格式上8位數字填為一行。正確的方法是應填為兩行，上一行填年度，下一行填月、日。文件上沒寫日期的沒有考證出正確日期。文件上日期有誤的沒有更正等。其六是頁數填錯。如將空白頁也算作一頁，將大于或小于A4幅面的紙張算作兩頁或忽略不計頁數，沒有將正文與定稿的頁數合并計算等。其七是備注欄填寫不對。如隨意填寫"本文齊全"、"含附件"等無意義的文字，沒對文件缺損、復印件、聲像檔案參見號、文件密級、歸檔后修復、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進行說明，沒對需補充和說明的情況較多的條目加注"?鄢"號并在備考表中說明。
二是目錄表裝訂單位錯。如一般的單位不是一年裝訂一本歸檔文件目錄，而是裝訂成多本；檔案數量多的單位（5000份以上）沒有分機構或問題、保管期限裝訂目錄，致使目錄體積增大，不便查找；檔案數量少的單位（100份以上），仍將一年的歸檔文件目錄裝訂成一冊，致使目錄頁數太少、本數太多。
三是目錄封面填錯。如全宗名稱是必填項，有的單位沒填，有的聯合全宗只填寫一個單位名稱，如某市紀委、監察局，只填市紀委而未填市監察局。
七、 在歸檔文件裝盒時的錯誤
一是在檔案盒中裝入歸檔目錄，其實沒有必要。因為過去按問題立卷查找卷內目錄有依賴性，但歸檔文件整理新方法打破了問題組卷的傳統，加之一般有計算機檢索，很容易查到所需文件。二是備考表未填寫或填寫錯誤。有的單位對盒內文件紙張缺損、文字修改、復制件、缺底稿、補充、移出、銷毀以及盒內文件材料收集完整程度、文件字跡模糊等情況沒有在"盒內文件情況說明"中說明；有的單位整理人、檢查人未簽名，日期沒寫等。
八、 在歸檔文件排架上的錯誤
