引論：我們為您整理了13篇檔案管理的必要性范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求
檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。
為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。
公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。
首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
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Key words: ChenJian planning file management necessity
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
改革開放以來，我國的經濟建設取得了驕人的成績，城建規劃也取得了長足的發展，隨著社會主義市場經濟的快速進步，城建規劃檔案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規劃檔案管理工作的過程中，必須要充分重視城建規劃的社會效益和經濟效益，統籌好各個環節之間的工作關系，建立健全城建規劃檔案管理工作的統一體系，真正發揮好城建規劃檔案管理工作的重要意義。
一、加強城建檔案管理工作的重要性
1、為我國的社會主義經濟建設提供良好的信息依據。城建檔案對于發展我國的社會主義市場經濟，促進我國社會主義現代化的建設具有很強的現實意義，有效地對城建檔案進行保存和管理，能夠有力地推動我國城市建設工作的進步，是城市規劃、科研、管理、建設及工程擴建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據，能夠為我國的城市建設提供良好的信息資源，城市建設工作人員通過對城建檔案進行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設工作中的原材料損失率，節約人力、物力、財力，減少建設成本，還能加快城市建設的步伐，為我國的城市建設贏得寶貴的時間。
2、城建檔案是解決經濟糾紛案件的重要材料依據。在當前我國的經濟建設過程中，經濟糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國家面前的重要課題，我國有十幾億的人口，經濟糾紛的案件占據了案件解決人員的很多時間，如果經濟糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會給政府的行政工作帶來很大的壓力，而在這個時候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過對城建檔案進行查證，就能很好地解決經濟糾紛的案件，既節省了案件解決人員的時間，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國城市現代化的建設步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進行這些工作的過程中，難免會出現居民與城建單位的糾紛問題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進城建工作的順利進行，就必須要找到具有說服力的參照物和憑證，在這一過程當中，城建檔案就能夠發揮其自身的優勢，為拆遷工作和舊城改造工作中出現的問題提供解決的依據和辦法，促進我國城市化的更好更快建設。
二、城建檔案管理工作中呈現出的相關問題
1、檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有做到充分地重視。一方面，城市建設單位對城建檔案管理工作的重要性沒有一個科學的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認識使得城建單位在進行施工建設的過程當中總會抱有一種輕檔案、重建設的錯誤思想，認為城建檔案的管理工作沒有進行的必要性，在自己的工作范圍內嚴重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運行城建檔案管理工作的有效機制，尤其是在一些建筑類的行業，城建檔案管理人員沒有實際的業務水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有專業素質的城建檔案管理人員。隨著我國城市建設的不斷發展，城市建設的工程量日益加劇，城市建設工作中對城建檔案管理人員的素質要求不斷提高，但是受傳統的城建檔案管理思想的影響，我國現在嚴重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業人才，當前情況下，很多城市建設單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進行管理的，缺乏技術技能和專業素質，導致我國的城市建設信息化建設遇到了很多的困難。
3、我國的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學發展觀的角度出發，任何一項工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來說，對于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場所，對城建檔案管理建立專門的管理機制，切實制定相應的管理制度，我國的城建檔案管理工作之所以出現眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒有建立一個完善的檔案管理機構和機制，造成我國的城建檔案缺乏統一的管理，在進行城建檔案管理工作的過程中，缺乏先進技術的有力支持，沒有對城建檔案管理工作開展有效的網絡技術管理開發和應用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國家一定要給予大力的技術支持，不斷提高工作人員的相關技術技能，以先進科學的技術帶動我國城建檔案管理工作的有效進展，進而推動我國城市化的建設步伐，促進我國經濟的繁榮發展。
結語：隨著我國城市化建設步伐的不斷加快，城建檔案會越來越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關人員的足夠重視，我們要不斷加強城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機制，制定相應的管理策略，加強對城建檔案管理的立法工作，切實實行科學發展觀的領導思想，加強對檔案管理工作人員的素質培訓，提高他們的專業技能和專業素質，促使他們樹立正確的人生觀和價值觀，要求工作人員必須要有強烈的責任心和政治意識，本著全心全意為人民服務的理念，切實做好自己的本職工作，同時，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進的數字化信息技術，為城建檔案管理建立良好的網絡管理機制，樹立與時俱進的思想，不斷改進自己的管理方式，充分發揮城建檔案管理工作的積極作用。
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1.人事檔案管理的現狀如下
1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。
1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監交工作不嚴格。按照規定檔案的交接是有領導在場監交，并在交接內容署名的。而某些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
1.3人事檔案管理人員的業務水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續的培訓，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數據不準確。
1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。
人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。
2.針對上述情況對人事檔案的管理應該做到
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1.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的完整性維護企業產品檔案的完整性，就是要保證產品檔案的齊全成套，不能殘缺不全。船舶企業僅依靠生產圖紙并不能實現一條真正的船只，缺少了設備資料就相當于一條沒有任何動力的船，只是一個空殼。只有將船舶設備資料歸檔才能反映出船舶在建造過程中的所有活動和整個的歷史過程。
2.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的準確性維護產品檔案的準確性，就是要保證產品檔案同它所反映的對象相一致，保證產品檔案能如實地記錄和反映生產活動的客觀實際，確保產品檔案的質量和真實性。船舶設備資料幾經修改確認后，和最初廠家提供的資料會有相當大的不同，它們是根據每個系列船只，甚至是每條船的實際情況來確定的，并且這些資料的形成過程完全可以由船舶企業控制，能體現設備的準確性和唯一性。我公司曾經為南京長江油運公司建造了70000噸化學品/成品原油輪船，在安裝鍋爐系統時，由于施工期緊迫，且廠家沒有及時提供正確的設備圖紙，導致電纜鋪設錯誤，造成了不必要的返工和一定的經濟損失。可見，船舶設備資料的準確性對于船舶建造的重要性。
3.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的系統性維護產品檔案的系統性，就是要保持產品檔案材料之間的有機聯系，不能割裂分散，雜亂無章。例如，集控臺是在集控室內操縱主機、監控機艙狀態并與駕駛室聯系的重要設備，其上布置有各個系統的多種設備以及各種指示燈、開關、按鈕。所有布置在集控臺上的設備其外形開孔尺寸及接線情況都要有精確的數據，因此集控臺上的設備資料及臺內接線圖紙必須經歷反復幾次的校對與核查，最終完成集控臺的整體設計。所以設備資料和設計圖紙互為條件，互為補充，缺一不可，將設備資料做為船舶產品檔案的組成部分進行歸檔管理，才能確保產品檔案的完整性和系統性。
4.船舶設備資料的歸檔有利于維護船舶企業產品檔案的安全性維護產品檔案的安全性主要是指兩個方面：一是形式上的安全，即保護產品檔案的載體材料、線條、字跡不受損壞，延長產品檔案的自然壽命。船舶設備資料的樣本是由設備廠家提供的，船舶企業沒有原始的樣本，也無法保證設備廠家能保留這些資料的過程記錄和最終樣本，所以船舶企業保存的這些完整準確的資料一旦損壞或丟失就無法補救。二是內容上的安全，即保守產品檔案的機密，不向外泄露，建立健全產品檔案保密制度、保管制度和檢查制度。船舶設備性能是體現船舶性能的主要指標，一旦記錄這些設備性能的資料丟失或泄露，就相當于整條船技術的流失。目前各船舶企業競爭非常激烈，尤其是近年來船舶建造訂單逐漸由韓、日船廠向中國船廠轉移，中國船舶企業也逐漸由大噸位船舶建造向高科技船舶建造轉變。我們的迅速發展給韓、日船企帶來了巨大的威脅和壓力。他們不僅驚嘆我們建造的船只外形美觀、布局合理，而且感嘆我們建造船只的高性能、高附加值，更想方設法想要探尋我們設備的性能和參數。所以中國的船舶企業要高度重視設備資料的安全性和保密性，保證和維護中國船舶企業在國際上的競爭力。
二、建立船舶設備檔案管理機制對船舶企業具有重要意義
1.建立船舶設備檔案管理機制能為船企建造船只、安裝設備提供有力依據船舶設備的安裝和調試必須有設備安裝圖紙和說明書做為依據。船舶設備科技含量較高、結構復雜，如果沒有設備資料，就無法安裝、調試，設備無法正常運轉，出現問題也無從下手解決。我公司在為新加坡太平集團建造6600箱集裝箱船時，由于鍋爐系統的說明書沒有及時提供，導致船舶交船期推延，造成巨大的經濟損失，而這種無法按期交船的名譽和信譽損失，更是我們無法估量的。
2.建立船舶設備檔案管理機制能為后續船舶設備的選型訂貨提供依據由于船舶設備的功能強大、價格不菲，在參考船舶的需要和設備的性能時，設計人員會和廠家進行詳細反復的技術協商，并簽訂技術協議，而設備檔案就能為此項工作提供依據和參考。我公司在為新加坡萬邦航運公司建造45000噸化學品/成品油輪(CP450MKII)時，就是以46000化學品船(CP450)為設計母型船，CP450MKII船的設備選型完全參照了CP450船，從設備的設計階段、生產階段和安裝調試階段都有準確的資料做為依據，在圓滿交工的同時為我公司大大降低了設計成本，增加了經濟效益。
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（二）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設
工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環節的具體細節，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現出了工程檔案的價值和活力。
二、強化工程檔案管理的措施
（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓
工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等。可以加強對檔案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質。定期組織學習專業理論知識。要積極培養檔案工作人員懂技術、業務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現持證上崗；集中組織業務培訓。此類培訓如果單位內部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內容作詳細培訓。
（二）進入施工現場，增強檔案的真實性
加強工程檔案管理工作是工程規劃、建設以及管理的重要依據。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現場，對登記在冊的工程項目進行現場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現場的同時也要與建設單位一同進行現場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。
（三）通過計算機與互聯網資源，強化檔案的網絡化管理
利用軟件對檔案實行信息化管理已經成為檔案管理的發展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯網技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協調能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實行崗位責任制
檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內容缺乏真實性的現象發生。檔案編制需要經過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環節如果某一部分出現紕漏，都會影響下一環節，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發現檔案出現問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。
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1.2檔案管理水平較低
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業人員，缺乏實際工作經驗，對檔案管理的相關工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關資料裝進袋子，并沒有按照嚴格的相關管理規范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關管理人員的管理手段比較落后，大多數檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。
2、提高人事檔案管理的措施
2.1提高人事檔案管理的意識
要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發現問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。
2.2完善人事檔案管理制度
人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據社會的發展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現代化的設備結合相關管理制度來輔助人事檔案的管理，根據相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現代化的設備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位的人事工作提供更好的服務。
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近些年，計算機技術不斷地發展，同時在計算機工作人員的努力下，對于人們日常生活中難以應付的，工作量大的困難工作都由計算機代替人工來運行。計算機早在幾十年前就已經存在，當時的計算機就能夠十分精確且快速的完成一系列人工無法媲美的工作，所以在這幾十年的發展中，計算機的性能優點也越來越顯著，人們將他穿插在日常工作中已成為十分普遍的現象。對于檔案管理工作來說，該工作建立在大量的數據基礎之上，而處理數據恰巧就是計算機最擅長的地方，其能夠比人工更高效地完成檔案管理工作。因此，將檔案管理工作與計算機技術相結合是很有必要的。
1檔案管理工作與計算機技術
計算機技術之所以能夠被利用到檔案管理工作中去，基于檔案管理工作的工作性質，所以了解計算機技術在檔案管理應用中的必要性首先要了解檔案管理工作究竟是什么，在此基礎上對計算機技術應用于檔案管理工作的必要性的分析才更具說服力。
1.1檔案管理工作內容
檔案管理工作，是指對檔案進行管理并對其提供利用服務的工作。在檔案初到檔案室時，檔案管理員需要對檔案進行收集，再進行詳細的分類，最后經過一系列工作后將其保存供給下次利用。在這個過程中，最重要的就是對檔案的進行分類，因為檔案管理員往往保管著大量的檔案，且檔案往往零散混亂、量大難以分類，在檔案逐漸增多的過程中，對檔案進行合理的分類對于下次快速找到檔案并予以利用具有非常重要的影響。同時，快速找到檔案位置，是工作效率能否提升的關鍵之處。因此分類檔案保存檔案是每個檔案管理員的最重要的工作部分。所以我們說檔案管理是建立在大量數據的基礎之上。
1.2計算機技術在檔案管理應用中的必要性
根據上文對檔案管理的論述，我們可以了解到檔案管理是一項工作量大、難度大，需要在保存大量數據的同時又確保精確的一門工作。這樣的工作對于人來說，確實是一項很耗費精力的工作，且工作效率難以得到保障。但將檔案管理工作與計算機技術結合后會有很大改變。計算機技術是一種高速而精確的技術，他本身的運行就建立在計算機數據的運行之中。而且計算機擁有大量的儲存空間，它能夠在自己的計算運行中建立起一個豐富的分類儲存程序，可以將大量的檔案精確的進行分類。計算機在計算分類后可形成檢索窗口，人們可以根據自己的需要通過計算機檢索功能快速找到自己需要的東西。另外，計算機技術改變了以往傳統的檔案管理方式，他不再是將數據記錄在紙面上，而是將數據記錄在計算機中，不僅方便了記錄，同時利于檔案的保存，而且保存在計算機中的檔案可以利用計算機的網絡傳遞功能快速地在不同計算機之間傳輸，從而提高工作效率和檔案保存的保密性。基于以上計算機技術在檔案管理應用中的種種優點，我們可以說計算機技術在檔案管理中是很有必要的。
2計算機技術與檔案信息管理的創新結合
根據前文論述計算機技術在檔案管理中的應用十分必要，因此隨著計算機技術發展的不斷進步，計算機與檔案信息管理的功能也應該隨之而提升，我們可以根據檔案利用的實際要求對檔案和計算機技術結合進行創新，這樣在未來的發展中，計算機技術就會對檔案管理產生更加重要的利用價值，我們的工作效率就會隨之提高。
2.1利用計算機技術設計多樣化檢索工具
計算機技術可以利用多媒體顯示數據，那么，在計算機檔案管理工作完成后，我們可以利用計算機技術設計出更便于檢索檔案的工具，再利用多媒體技術顯示出來。例如對于網絡虛擬檔案，我們可以精煉提取檔案關鍵詞和檔案類別，需要者可以根據檔案關鍵詞、檔案類別等等進行篩選。其次對于實體檔案文件，我們可以利用計算機進行位置導航，精確篩查出檔案放置的位置，幫助需要者找到檔案。其次，計算機同時也可以記錄檔案取閱者的信息，以便檔案在出現問題時可以找到責任人。利用計算機進行設計檔案檢索工具可以將計算機對檔案的分類利用的優點發揮的更大。
2.2利用計算機技術幫助使用者理解檔案
檔案記錄在計算機中時計算機會對其進行讀取提煉關鍵詞，所以計算機對檔案信息的讀取十分全面，計算機可以明確地對檔案內容進行分列概述，那么我們就可以利用計算機的這一優點對檔案進行轉化以幫助使用者更方便的利用檔案，例如我們可以將檔案文字在需要時轉化為語音以便檔案利用者方便利用檔案資料或者是在必要時可以采用語音記錄將語音轉化為文字生成檔案保存。又或是檔案資料在具有一定的關系時我們可以將其轉化為關系圖表以便我們可以直觀地看出資料關系以提高工作效率。計算機技術同樣在圖像、字符、影響等方面進行轉化，我們都可以利用計算機的這一優勢將各種不同形式的檔案資料進行不同形式之間的轉化從而方便保存利用。
2.3利用計算機技術進行檔案保密
檔案有時是需要保密的，而人工的保密存在一定的不確定性因素，那么我們就可以依靠計算機技術對檔案進行保密，同時還可以計算機技術對重要檔案進行來訪記錄，以確保重要檔案在保存中能夠確保安全。例如我們可以計算機技術建立一個專門供檔案傳輸的通道，這個通道不需要聯網且僅供檔案傳輸，計算機兩邊的交換者可以利用這一通道進行檔案之間的交換傳輸，在這個絕密通道交換的時候需要使用者錄入使用者信息，這樣就能大概率的保證檔案可以在安全的情況下被使用，同時又避免了實體檔案在傳輸過程中可能會出現的丟失損壞情況。另外計算機可以利用數據編程系統在檔案出現被盜取的情況下自動將檔案進行封鎖，這樣又對檔案的安全提供了另一重保障。
3順應社會信息化的要求,全面提高檔案工作者的素質
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二檔案管理專業改革的途徑探索
檔案管理專業的教學改革要從以下幾個方面做起。
（一）改善教學方式
進入新世紀以來，我國各行各業都重視對專業人才的使用。過去，一些小型企業的文秘工作，一般都是找個中學生來代替，或者是家族企業的家屬擔任。但進入新世紀以來，企業管理越來越專業化，小型企業和家族企業也步入正規化。因此文秘人員的市場需求也越來越大，在教學方式方面，要將實用型人才的培養放在首位，而實用性就是要強調學生的動手能力。在教學檔案管理這門課程時，要強調檔案的重要性。像我國目前就有很多與檔案有關的電視節目，如《國寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關，可以將這些內容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學生明白檔案管理的重要性。在教學課程中，教師要鼓勵學生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關檔案，來強化他們的理論知識。
（二）改善教材內容
高職教育是目前我國高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實用性掛鉤，編寫適用于高職學校使用的教材。增加實用性和現代化內容，摒棄那些不適合時代的陳舊內容，將動手能力作為教材的主要部分。由于目前出現的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關內容，這樣，學生走上社會就會利用自己掌握的技服務于社會。
（三）課程設置的改革
在課程設置上，也要將動手能力的課程時間加大，讓學生在學習中實踐，這樣便于鞏固知識，也鍛煉了他們的實踐能力。動手能力不僅是掌握計算機技術，還要通過實習，幫助企業制作檔案，這樣才能使學習和生活聯系在一起。閉門造車式的制作不能適應社會需要。
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一、信息化檔案管理的必要性
科技不斷發展，使得紙質化的辦公形式向無紙化轉變，對于檔案如何形成也有著較大的改變，譬如傳統文件的草擬、手簽、催發辦理及歸檔等這些過程統統都經計算機及互聯網進行，而之前的檔案工作由機讀文件為其重要形式，所以檔案應由“機讀”方式出現，這便形成了傳統紙質與如今信息化檔案管理的使用形式出現較大差別。如此變化代表著管理檔案的人員需較多地針對機讀方式是磁盤作為介質的檔案。對于檢索信息的人們來說，信息的具體內容是其最為關心的，管理檔案的人員將所有存于各種“機讀”方式下的檔案信息整體地提取出來，是其工作的重點。有價值的檔案信息，必須經過一個特選過程，方可讓“機讀”方式下的檔案擁有真實感、整體感及價值感，讀者方能得到較為完備的服務。所以，檔案使用工作進展的必然之路便是信息化的檔案管理。
二、信息化檔案管理的意義
隨著信息時代的迅猛發展，文件原本傳統式的草擬、修改、印刷及分發，統統都通過計算機來運行，因其利于更改及復制，輕松編輯等特點，致使最先體現檔案記錄的方式與內容不再出現。通過計算機對文字進行處理過程時，其電子文件作為全部過程最后一環節的文本，有別于手稿及印刷稿，更異于正本及副本，由此檔案及文件兩者中較難區分出明顯的分割線。這對于檔案工作來說，必然會造成全方位且深遠的打擊。信息化的檔案工作預示著檔案由傳統跨向現代，充足地使用不斷發展的信息科技，進行信息化的檔案工作，也代表著創新的檔案工作擁有十分重要的意義。具體來看，信息化的檔案需管理檔案者對檔案管理有全新的思考，特別是出現的新型理論、準則及狀況，明確其與互聯網環境里的管理檔案及服務的根本方式及架構，達到服務于社會的信息化檔案管理。所以，信息化檔案管理已成為創新檔案工作的必然需求。
三、信息化檔案管理的措施
1、提高建設硬件設備，達到技術及設施的現代性
需有效地為信息化檔案工作配置相應的現代式的辦公設施，如電腦、刻錄機、掃描儀及網絡設施等，需有效地將現代科學及縮微技術運用在檔案管理里，提高通用及實用軟件的研究及開發，加速解決數字化檔案管理問題。所以，有關部門需擴大在財政方面的投入度，檔案管理機構需主動提升自我的工作技能，努力獲得較多的經費支持。與此同時，檔案管理機構還可利用其豐富檔案資源的長處，擴大不同面的潛能，著重增強使用及供應檔案工作，在較短時間內研發出大量的檔案資料來保證社會各方的需求，把潛在的不同檔案價值轉變成經濟效益。現代性科技與措施廣泛地被使用于檔案機構里，能為檔案工作注入新型的能量，也較大地提升使用檔案工作的能力，營造出更多的經濟及社會效益，確保信息化檔案工作更具現代性。
2、形成標準的管理制度
建設信息化檔案工作，需要明確其過程中的有關責任制，確保有安全的互聯網環境及其運行的數據，應以現實存在為主成立相關標準的管理制度。一方面需規范檔案工作，形成一致性的標準。建設信息化的檔案工作，是其規范化的主要根本之一。檔案整理、統計、服務及不同項目技術等構成其規范，它已是權衡檔案工作是否有效率的標準。若無此標準，則不能形成檔案庫里的資源信息。若每個檔案機構沒有依照一致的規范執行，自做自的，沒有統一的體系，則檔案工作所需信息在互聯網上不能暢通無阻地進行，更別提達成共享資源。另一方面需對檔案工作機制進行創新。檔案管理機構需建設順應信息化的檔案管理機制。形成及完備檔案工作進程及標準技術，將檔案數字工作步驟及階段細致化。并規定相應的安全辦法，尤其是數字檔案及文件的建立上，保證其檔案數字化的整體性與安全性。
3、加強理念，提高管理檔案的現代性思想
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一、加強人事檔案信息化管理的必要性
1、滿足人事檔案使用要求的需要。人事檔案信息數據庫、人事信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格，不過人事機構在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內容，此類信息是當前的數據庫不能夠提供的。要想合理的開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的。建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查閱以及打印了。
2、人事檔案信息管理可以提高利用效率。應該在確保信息高度私密的前提之下，借助信息技術，尋求新的措施，積極利用檔案，發揮出信息的作用，將死板的檔案變為靈活的信息，為社會法發展貢獻力量。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態化管理，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升人事檔案的價值。
3、人事檔案信息管理可以實現資源共享。實施人事檔案現代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。
二、加強人事檔案信息化管理的措施
1、強化人事檔案管理的信息化意識。要想提高人事檔案信息化管理水平，首先就要讓檔案工作人員接受人事檔案管理信息化的觀念，強化他們人事檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對人事檔案管理人員進行信息化意識的培養，營造信息化管理的氛圍，工作人員對人事檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統的人工管理檔案更加順利的轉變為人事檔案的信息化管理，為人事檔案管理的信息化建設打好思想基礎。
2、完善人事檔案信息化管理的設備基礎。先進的信息管理設備是對人事檔案進行信息化管理的物質基礎，為了提高人事檔案管理的信息化建設水平，企業或政府單位一定要加大對人事檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的信息化建設進程的步伐也會加快。
3、提高檔案管理人員的專業素質。人事檔案的管理的主體是相關的工作人員，他們是對人事檔案進行管理的主宰，決定著人事檔案管理信息化進程的速度，要想提高人事檔案管理的建設水平，一定要想辦法提高檔案管理人員的專業素質，提高他們的理論水平，對他們進行一定的計算機操作技術、信息管理技術等相關的培訓，幫助他們熟悉網絡環境操作，還可以引進一些檔案信息管理的專業人才，他們擁有深厚的理論基礎和高水平的管理技術，創新意識強，在他們的帶動下，實現人事檔案管理的專業化，加快人事檔案管理信息化進程。
4、實現所有檔案數據化。有了思想基礎、物質基礎以及專業與技術基礎作保證，人事檔案管理的信息化建設接下來要做的，就是把所有的檔案都形成信息數據，現在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質檔案，需要經過工作人員的努力，把這些材料的原始信息都經過掃描、錄入電腦，還需要設計一個合理的、完善的人事檔案管理系統，將單位內的所有人的檔案進行統一的信息化管理，通過資源共享，在全國范圍內，所有企業的人事檔案數據之間可以互相參考，建立起全國性質的人事檔案信息管理系統，提高人事檔案信息化管理的建設水平和高度。
結束語
綜上所述，加強人事檔案進行信息化管理，可以提高檔案管理工作人員的工作效率，實現檔案資源的共享，方便了企業對人力資源的管理和有效利用。
參考文獻
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當今社會是信息化時代，伴隨著計算機技術的快速發展和廣泛應用，計算機已經在各個領域中創造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學習和工作習慣。為了滿足社會現代化發展需要，人們將先進的計算機技術應用到檔案信息管理當中，這樣既可以解決傳統紙質管理模式中無法克服的各種問題，也實現了檔案管理的現代化、科學化、自動化管理，有利于促進檔案管理工作的進一步發展，推動檔案管理事業的健康發展。因此，為了實現檔案管理的現代化，計算機的應用勢在必行。
一、檔案管理引入計算機技術是檔案管理實現現代化的發展要求
當今社會是信息化時代，世界各國對計算機技術的應用日益廣泛，隨著現代化信息技術的快速發展和應用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰日益增大，這就要求檔案管理進行改革，促進檔案管理事業的發展。將計算機技術引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實現檔案管理的現代化。在檔案管理中將計算機引入，具有明顯的優勢：
1.廣泛應用計算機技術。在日常的檔案管理工作中，計算機技術可以對大量的數據和信息進行存儲，同時還可以實現自動整理和歸類管理，當人們需要查找所需的信息時，只需要在建立的計算機系統中將相關的檢索信息輸入，計算機系統就可以快速的搜索出相關信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節約了大量時間，同時也可以保證信息檢索的質量。
2.滿足信息查找需求。由于電子檔案的大量產生，人們為了更好地將其運用，又將傳統的固態檔案錄入到計算機系統當中，這就建立了一個內容豐富數字檔案館，檔案館將先進的技術作為依托，促進了檔案管理工作的進一步發展。另外，相關技術人員利用互聯網建立了與檔案館類似的網站，滿足了人們對各種檔案信息快速查找的需求。
3.加強電子檔案管理。當前，在檔案管理工作中，由于建立了計算機系統，管理人員在計算機系統中將大量的紙質文件信息錄入進去，將其轉化成電子文件，這時管理人員只需要對電子文件進行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實現了檔案管理的現代化、智能化。人們在日常生活、學習和工作中，利用計算機獲得各種所需信息，促進了電子檔案的快速發展。隨著社會的快速發展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計算機技術來對各種檔案進行科學、高效的整理和管理，采用先進的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。
二、將計算機信息處理與檔案信息管理相結合的創新
近幾年，隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案事業發生了較大的變化和改革，檔案管理得到了進一步發展。其中檔案管理人員的綜合素質具有較大的提升，但是在檔案的信息化管理方面卻滯后于技術的發展。檔案管理作為一個復雜的系統性工作，不僅要保管各種檔案材料，提高檔案材料的利用，盡可能的保持歷史原貌，同時還要注重對檔案信息的開發與再利用，提高對信息的服務意識。而在信息的處理和管理方面，計算機技術具有非常大的優勢，通過利用計算機技術對傳統的管理模式進行改革和變動，進而實現檔案的現代化、自動化管理。
1.實現多媒體信息演示系統開發方式的工具化。一些檔案館利用計算機技術建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統，如利用者借閱引導、檔案館指南等。但是也可以發現，這些系統大多數都是專門性開發，軟件不具備通用性，每次在進行系統的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發軟件具有通用性，實現軟件的工具化，那么只需要對一些參數進行少量修改，隨機填充一些相關內容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統，從而節約了大量的人力、物力、財力，實現方便快速安裝具有廣闊的應用前景。
2.實現多媒體檔案信息處理的標準化和長久化。多媒體信息技術的設備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當前已經在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關標準。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關的載體篩選，面對數量龐大、種類多樣的光盤等介質，對它們的研究非常少，沒有一個標準的結論。這些工作投入大、周期長，相關的檔案管理者要引起重視，認真研究分析，制定出有效的措施解決。
3.通過多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機技術已經從內部信息的多媒體處理轉化成了處理功能的多媒體化。如利用語音的方式將各種文字信息錄入到計算機系統當中，同時通過計算機技術也能夠將簡單的字符轉化成圖像、影像或者語音的形式。另外還有超媒體技術等將這些技術應用到檔案管理當中，不僅僅實現了檔案信息錄入的方便快捷，同時還能夠將計算機進行擬人化，加強了檔案人員與計算機的聯系，使檔案管理邁入了一個新的階段。
三、總結
隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化得到了快速的發展。在檔案管理中引入計算機技術，是信息時代對檔案管理的要求，也是檔案管理自身發展的必然趨勢。檔案管理通過引入計算機技術，實現檔案管理的現代化、智能化、自動化，提高了檔案管理的工作效率，計算機技術在檔案管理中起到的作用將會越來越大，因此檔案管理者要不斷學習和吸收新技術，改革傳統檔案管理模式，使檔案現代化不斷邁入新的臺階。
參考文獻：
[1]王莎.試析計算機技術在檔案管理應用中的作用[J].黑龍江科技信息，2014，05：123.
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環境檔案管理是一項涉及多學科多領域的工作，它需要一定的技術基礎。環境檔案管理的對象就是在環保過程中所產生的真實材料，這些專業活動包括環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科技環境法制及環境研究。
一、目前環境檔案管理的現狀及存在的問題
1.傳統的環境檔案管理方法
檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態度。傳統的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環保科技檔案可以分為以下八類：環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科學研究、環境工程與基本建設、儀器設備與環境標準、計量；然后按系統的方法將檔案迅速地整理好，并以適當的方法保存，防治紙質檔案發生霉變、長蟲、發霉、遺失等問題
2.電子文檔管理方式不受重視
使用電子文檔來保存信息不僅可以節省大量的紙質資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術投入，必須以一定的計算機設備為基礎，對檔案管理人員的管理要求、技術要求也更高，工作量也增大。在實現環境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設備和軟件設備不能達到要求，缺少資金投入和技術支持；其次，檔案管理人員的技術水平落后，尤其是缺少專業的計算機操作技能。因此，要實現環境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術投入，也需要加大對管理人員的培訓。
3.當前我國環境檔案管理存在的問題
一方面，我國環境檔案管理體系沒有保障機制，表現為既沒有專門的環境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關的法律中也很少有涉及環境檔案管理的條例，也沒有環境檔案和信息披露的制度和規范，對信息披露的范圍、內容、形式都沒有統一的規定。另一方面，從技術層面來看我國還沒有建立完整的環境檔案管理技術體系，沒有統一的技術標準。
二、環境檔案管理電子化信息化的特點和方式
1.環境檔案管理電子化信息化的特點
環境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現代辦公設備的支持，最主要的設備即計算機；通過這些現代化的設備可以實現文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環境沒有紙質文檔的保存環境要求高，只要這些設備不發生損壞即可。
2.電子文件歸檔的方式
要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯網移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網絡版辦公自動化管理系統歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統籌管理工作，而信息部門依靠其技術設備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網絡存貯的同時把文件存入光盤。
三、實現環境檔案管理電子化和信息化的必要性
檔案管理方式的電子化與信息化已經成為信息時代的大勢所趨，環境檔案管理也不例外。
1.環境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作
電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務，最終實現信息資源的合理配置、科學管理。
2.環境檔案管理電子化和信息化是形勢發展的需求
21世紀是信息化高速發展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環境檔案管理也不例外。環境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領導和普通群眾的充分利用，充分實現資源共享，為國民經濟發展及環境保護服務。近年來，環境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設。
3.環境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求
在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數據也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環保意識的加強，人們對環境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統的管理方式，利用現代化的技術提供多功能而快捷的服務。
四、結語
傳統的環境檔案的紙質管理方法已經不再適合現當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環境檔案管理由紙質管理方法轉變為電子信息化管理是必然趨勢，只有順應時代潮流利用現代化的技術提供更舒適的服務，才能讓環境檔案的管理和使用更加安全更有效率。
參考文獻
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二、檔案創新服務的必要性
檔案管理的創新服務是為了與企業的快速發展在步履上實現和諧一致，檔案管理工作必須跟上企業發展的步伐，這樣才能通過檔案的編研與分析為企業發展提供咨詢。
1.煤炭企業檔案信息管理方式需要創新
煤炭企業作為人力密集型企業，在工作中，不管是基層人員還是領導都有查閱檔案的需要，而且頻率比起一般企業還要高一些，因此，在檔案管理方式上，做到分類明晰，方式多樣化就顯得很重要。不管是信息化平臺還是紙質檔案包括實物檔案等都有各自的特性與優勢，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時明晰地分類也便于快速找到自己所需的資料，實現檔案管理的系統化。
2.擴大檔案資料收藏和管理范圍
除了傳統的紙質資料實物資料之外，在高度信息化的今天，對于電子形式的檔案資料也要加以收集儲藏。這樣不僅能彌補紙質與實物資料的漏洞，完善檔案，同時也能保存更加大量的信息資料，為企業員工查閱提供更豐富詳實的資料庫，也為企業運用檔案籌謀發展提供優勢。檔案管理范圍擴大之后，能更加仔細準確地記錄企業的一切動態，在日后的編研工作中，形成有效的、系統的企業數據分析。
3.將檔案工作正式列入企業工作計劃
將檔案工作正式列入企業工作計劃之內，是對檔案管理重要性的體現與承認，這樣不僅能制定出更加切實可行的工作計劃，對于實際工作的執行也大有益處，同時還能使企業員工明確認識到檔案管理工作的必要性與重要性。在檔案工作中遇到問題與困難時，可以群策群力，共同解決，對于發揮企業工作人員的個體智慧，增強企業凝聚力也有著積極作用。
三、檔案創新服務的方法途徑
檔案管理創新是新時期煤炭企業發展的必然要求，我們將通過以下幾個方面來實現管理上的創新。
1. 體制創新
現代企業的發展在管理制度上追求精簡與集約化，為了適應企業制度的發展變革，企業的檔案管理體制也要與時俱進，簡單來說就是，檔案管理的體制也要實現精簡與集約化。在管理方式上實現高效、精簡，在管理范圍上擴大、拓深，既充分發揮檔案管理部門的能力與潛力，也不給企業帶來額外的成本負擔，將創新的目的立足于高效、完善，進行整合運營。通過管理要素的合理配置，必然能達到集約化帶來的良好發展效果，實現企業部門投入與產出，成本與效益的最大優化。在這種模式的運營之下，將檔案管理從簡單的資料搜集、存放向情報、信息、科技為一體的管理機制轉換，讓檔案管理成為企業實現科技創新與技術改造的動力源之一。
2. 管理創新
管理上的創新其實更多的是運用現代信息技術，雖然現在很多企業確實在應用計算機對檔案進行管理，但是也僅僅止于目錄的輸出與檢索，其實，信息技術在檔案管理上的應用發展還有很大提升空間。信息技術的目的不僅僅在于方便工作，更重要的是它能把復雜的工作簡單化，混亂的工作條理化，不僅能提高日常工作的效率，降低人力資源成本，精簡部門，同時還能做到資源的有效利用，實現安全、方便、快捷的檔案管理。例如高校圖書館的條形碼管理制度，不僅能快速處理學生借閱歸還圖書這項工作，還能對圖書館內龐大的圖書數量進行合理化、高效化的管理。這對于煤炭企業而言，具有很大的借鑒意義。在信息化平臺的運作之下，檔案管理部門就相當于一個小型信息中心，不但能與各部門實現信息、技術連接，資料共享，還能確實做到對信息的利用與保護。
3. 從業人員選擇
