引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案資料安全管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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其二，在檔案文件建立方式與存儲方式上的變化。首先，在建立方式上，傳統(tǒng)檔案文件的建立基本上是依靠鍵盤輸入，但數(shù)字檔案的建立更具多樣性，如掃描、攝像等。其次，在存儲方式上，數(shù)字檔案的存儲方式也將從傳統(tǒng)檔案的單機(jī)硬盤備份、磁盤存儲備份轉(zhuǎn)變成為服務(wù)器集中存儲或云存儲，這明顯提高了檔案文件存儲的完整性與安全性，同時也提高了人們查閱檔案文件的便捷性。
二、數(shù)據(jù)庫管理模式下的安全保障要務(wù)
（一）常用的計算機(jī)安全防護(hù)措施。首先，定期清理計算機(jī)。在計算機(jī)的使用中，對于人們在使用程序或上網(wǎng)時留下的一些記錄，會自動地保存下來（如瀏覽器，計算機(jī)會自動將人們在瀏覽過程中的信息自動保存到相關(guān)的設(shè)置當(dāng)中。臨時文件、緩存、歷史記錄等便是這些記錄的具體表現(xiàn)）。對于這些保存的記錄，一旦被人利用，將會從中獲得很多使用者的個人信息。另外，當(dāng)收到了一些來路不明的文件或郵件等，不要輕易打開，為了避免病毒的入侵，應(yīng)該立即采取刪除的手段。在“windows”系統(tǒng)中，自帶了一個更新漏洞補(bǔ)丁的功能，應(yīng)該定期進(jìn)行更新，以此來有效地保護(hù)計算機(jī)。同時，對計算機(jī)進(jìn)行定期的清理工作，對不必要的記錄進(jìn)行有效的刪除，不但能夠從根本上提高整個系統(tǒng)的運(yùn)行速度，更能夠?yàn)橄到y(tǒng)的安全性帶來極大的積極效應(yīng)。其次，靈活運(yùn)用殺毒軟件和防火墻。殺毒軟件，它是確保計算機(jī)拒絕非法訪問、不受病毒侵害的根本手段之一，而在數(shù)字檔案信息的保?o中也是一個最為基礎(chǔ)的方法。因此，身為檔案管理人員，如果能夠?qū)⒍拒浖膽?yīng)用達(dá)到非常熟練的程度且定期對病毒庫進(jìn)行升級，那么就能夠?qū)崿F(xiàn)對計算機(jī)的實(shí)時監(jiān)控，從而從根本上對最新病毒的侵害起到一個防范的作用。另外，所謂防火墻，它是位于“Internet”與內(nèi)部網(wǎng)之間的一個構(gòu)成，它的存在能夠有效地為計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供安全保護(hù)的硬件以及相應(yīng)的軟件。因此，殺毒軟件與防火墻都具備了較為關(guān)鍵的作用，二者有著互相補(bǔ)充的關(guān)系。
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風(fēng)險管理與檔案安全之間的關(guān)系
“安全”的基本內(nèi)涵是沒有危險、沒有損失、沒有威脅。“風(fēng)險”主要內(nèi)涵為危險、傷害以及遭受損失的可能性，二者之間具有極為密切的關(guān)系。但是，風(fēng)險并非意味著不安全。“風(fēng)險”重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)“可能性”，其具體含義為可能引起或者不會引起安全問題，風(fēng)險不是絕對的。“風(fēng)險”同時具有威脅與機(jī)會的雙重含義，其中的威脅是消極的，而機(jī)會則是積極的。此處的威脅不同于傳統(tǒng)含義的威脅，其關(guān)鍵點(diǎn)在于如何平衡安全、成本和效率，如何將威脅轉(zhuǎn)換為機(jī)會。在醫(yī)院的檔案管理中，盡管電子檔案更加便捷、易于管理，但其所存在的風(fēng)險遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于紙質(zhì)檔案的風(fēng)險，可是，不能由于這種風(fēng)險的存在就不再采納電子檔案。
風(fēng)險管理的基本內(nèi)容為對可能遇到的風(fēng)險情況全過程進(jìn)行計劃、識別、評估、應(yīng)對、監(jiān)控等。對風(fēng)險大小的正確識別，必須依靠準(zhǔn)確的風(fēng)險評估。進(jìn)行評估后，再采取對應(yīng)而適當(dāng)?shù)目刂品绞剑瑢δ繕?biāo)風(fēng)險進(jìn)行有效控制，根據(jù)實(shí)際情況制定針對性的信息安全管理方式，才可以確保將安全風(fēng)險發(fā)生率降低到可控水平范圍內(nèi)。風(fēng)險管理是安全管理的核心內(nèi)容，貫穿于安全管理的始終。風(fēng)險管理具有雙重意義，既可指導(dǎo)安全管理，又能應(yīng)用于安全工作實(shí)踐。只有在正確地了解和認(rèn)識到存在的安全、風(fēng)險后，才可以更加全面地、準(zhǔn)確地理解風(fēng)險管理，才可以從安全風(fēng)險的角度出發(fā)制定出合理而完善的決策，正確開展安全體系建設(shè)以及安全管理投資等。以風(fēng)險管理的視角對安全管理進(jìn)行透視，必須始終堅持將風(fēng)險管理貫穿于安全管理體系。建成的風(fēng)險管理安全管理體系并不表示可以完全消除安全風(fēng)險，但這種體系的完全實(shí)施，將可以確保安全風(fēng)險盡量減少到最低水平，最終實(shí)現(xiàn)安全風(fēng)險、安全成本與安全效率之間的有效平衡。
檔案安全風(fēng)險評估的必要性和作用
醫(yī)院的檔案管理與其他行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理工作一樣，存在著較大的安全隱患問題，這些安全隱患成為誘發(fā)檔案安全事故的潛在威脅。加之檔案管理工作人員的基本素質(zhì)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在著較大的差異，其認(rèn)識上表現(xiàn)為不一致性。①不少檔案管理部門以及檔案管理人員尚未形成風(fēng)險管理意識。工作人員期望實(shí)現(xiàn)檔案的絕對安全，但實(shí)際上絕對安全是不存在的。即便是對隱患進(jìn)行認(rèn)真排查或?qū)︼L(fēng)險進(jìn)行有效控制，都只能實(shí)現(xiàn)檔案的相對安全，隨著環(huán)境的變化，其安全問題依然存在。和檔案資料安全的相對性相比，檔案資料的風(fēng)險卻表現(xiàn)為絕對性，不管采用何種方法進(jìn)行控制預(yù)防，風(fēng)險始終一直存在。正是由于上述關(guān)系，檔案管理部門以及工作人員必須牢固樹立對檔案安全以及風(fēng)險管理和控制的正確意識，始終緊繃安全這根弦，一直致力于檔案安全管理。②部分檔案管理工作人員的風(fēng)險意識比較淡薄，其麻痹思想嚴(yán)重。在工作過程中，存在僥幸心理，自己認(rèn)為不會出問題。③部分檔案管理人員沒有對檔案工作的重要性引起足夠的重視。檔案資料具有保密性、完整性、實(shí)用性以及真實(shí)性，其業(yè)務(wù)內(nèi)容相對復(fù)雜。因此，要始終堅持形成檔案安全風(fēng)險評估機(jī)制，且努力將這一機(jī)制認(rèn)真貫徹實(shí)施。
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盡管數(shù)字化技術(shù)具備無可比擬的優(yōu)勢，但數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：
1.1 注意服務(wù)理念的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應(yīng)的咨詢和證明等被動型服務(wù)即可，缺乏主動服務(wù)和優(yōu)化服務(wù)的意識。因此，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員需改變自身的服務(wù)理念。
1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞
隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作[1]。
1.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)
由于房地產(chǎn)檔案管理趨于數(shù)字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓(xùn)，并讓其熟練掌握房地產(chǎn)專業(yè)知識、檔案管理技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)維修技術(shù)等知識，并加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫管理技能、網(wǎng)絡(luò)知識等管理知識的培訓(xùn)力度，為房地產(chǎn)企業(yè)培養(yǎng)一批實(shí)用型人才。
2 房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略
2.1 建立健全的管理制度
在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進(jìn)行密級分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性[2]。
2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料
在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。如圖1。
2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺
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要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認(rèn)為,利用合同控制來強(qiáng)化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設(shè)項目的資料大多產(chǎn)生于建設(shè)合同的執(zhí)行過程中。項目檔案資料的收集就應(yīng)該從合同抓起。企業(yè)要在與施工方、監(jiān)理方、設(shè)備供貨商簽訂合同時就將檔案資料的歸集、移交提出具體細(xì)致的要求,設(shè)立專門條款,明確規(guī)定設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等;規(guī)定施工單位、供貨商的資料移交手續(xù)與“質(zhì)量保證金”、“工程結(jié)算”、“工程尾款”等掛鉤,通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強(qiáng)化各參建單位的責(zé)任,以及相關(guān)經(jīng)濟(jì)處罰措施,與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。同時,在合同執(zhí)行過程中,要認(rèn)真進(jìn)行檢查督導(dǎo),并以合同內(nèi)容為依據(jù),對施工方加以考核,督促,定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協(xié)調(diào)會議,通報各項工程項目進(jìn)度和該項目檔案資料收集工作進(jìn)度,促進(jìn)施工方、供貨方及時做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補(bǔ)資料。這樣,利用合同控制,輔以經(jīng)濟(jì)手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達(dá)到較好的效果。
二、投資方與建設(shè)方雙方擔(dān)責(zé),共同負(fù)責(zé)檔案資料的收集
基建項目的檔案資料的收集工作是一件十分復(fù)雜的工作,投資方與建設(shè)方必須協(xié)作作戰(zhàn),共同全程負(fù)責(zé)檔案資料的收集。一般地說,因?yàn)轫椖拷ǔ珊鬄橥顿Y方長期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認(rèn)為,建設(shè)單位同樣應(yīng)該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)分管,配備檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理工程檔案資料。項目檔案資料的收集工作,建設(shè)方不能馬虎從事,投資方不能被動地接收,因此,最好的方法是雙方明確項目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視無疑是非常重要的,可以設(shè)立一個有雙方領(lǐng)導(dǎo)參加的工程檔案收集領(lǐng)導(dǎo)小組,項目雙方各自明確一名或數(shù)名專(兼)基建項目檔案員,作為項目檔案資料收集小組成員,全程負(fù)責(zé)工程項目資料的跟蹤收集工作。基建項目工程涉及的專業(yè)知識多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場,收集資料。根據(jù)工程進(jìn)度,與項目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系,針對性地列出需收集的資料名目,主動出擊;另一方面,建設(shè)方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實(shí)完備、記錄準(zhǔn)確符合規(guī)范要求,及時整理移交。這樣,投資方與建設(shè)方共同擔(dān)責(zé),可以確保資料收集工作有序進(jìn)行。
三、注重項目電子檔案資料的收集
1. 要第一時間收集電子檔案資料。在基建項目中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計算機(jī)中的各種電子文件往往不會引起人們的重視,有時會忽視它的檔案資料價值,沒有及時的收集存儲。而沒有及時收集存儲的電子資料很容易因?yàn)橹饔^或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲介質(zhì)容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時間的收集、備份,并存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。
2. 要盡量運(yùn)用通用軟件、采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲。隨著技術(shù)的進(jìn)步,計算機(jī)的各種軟件版本升級頻繁。要保證信息的長期保存和便捷利用,我們應(yīng)該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時盡量采用標(biāo)準(zhǔn)格式的儲存方式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式;通用軟件產(chǎn)生的電子資料,收集時應(yīng)注意收集其軟件版本型號和相關(guān)參數(shù),并注意相關(guān)軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件如不能轉(zhuǎn)換為通用格式,應(yīng)注明專業(yè)軟件的名稱和版本,或者在收集時連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。
3. 要切實(shí)做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬萬不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網(wǎng)絡(luò)使用日益廣泛,項目管理中又存在經(jīng)常大量的與相關(guān)方進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時加密,以限制無授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進(jìn)行編輯、復(fù)制等;其次,保存項目電子檔案的計算機(jī)應(yīng)專人使用和管理,經(jīng)常修改登錄密碼。再次是安裝并及時更新殺毒軟件,及時進(jìn)行備份等。
四、工程項目檔案資料收集應(yīng)“不分巨細(xì)”忌“抓大放小”
基建項目檔案資料門類多、來源廣、周期長、內(nèi)容雜,收集工作十分繁復(fù)。整個建設(shè)項目應(yīng)該收集的檔案資料數(shù)量龐雜,有“大”(如勘測設(shè)計圖紙)有“小”(如一項檢測記錄),我們進(jìn)行資料收集時應(yīng)該“不分巨細(xì)” 悉數(shù)保存。同時,我們在資料收集時切忌“抓大放小”。在收集資料時,重要的會議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會及時收集,而建筑材料單據(jù)等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過程中,凡是具有保存價值的各種形式的歷史記錄,必須應(yīng)收盡收。尤其要做好項目建成后行將消失或?qū)⒈浑[藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過程中形成的材料,包括拆遷前的實(shí)景照片、錄像、前期測量圖紙、拆遷協(xié)議等;項目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎(chǔ)上“去粗取精”,才能夠確保基建項目檔案整理工作的高質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
[1]國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局:基本建設(shè)項目檔案管理辦法.
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不同于過往的檔案記載，信息化的檔案資料再也不是一支筆、一份紙記錄的過程，從輸入到輸出都是經(jīng)由計算機(jī)與其輔助設(shè)備實(shí)現(xiàn)，管理與傳輸也都依賴各種軟件與網(wǎng)絡(luò)資源共享，信息處理速度與質(zhì)量在某些程度上依賴于計算機(jī)的性能與軟件的適應(yīng)性。
1.2易控性和可變性。
信息化的檔案資料一般是以通用的文檔、圖片、視頻、音頻等形式儲存下來，這給信息共享帶來了便利，但也增加了檔案資料的易控性和可變性，對于文檔資料可以通過office工具刪除修改文字、對于圖片資料可以通過photoshop輕易地改變其原有的面貌、對于音頻和視頻資料可以通過adobeaudition和premiere工具的剪輯變成完全不同的模樣，這些都造成了檔案信息易丟失的現(xiàn)象。
1.3復(fù)雜性。
檔案信息量不斷增加、信息存儲形式也變得豐富多樣，不僅有前文所述的文檔、圖像、視頻、音頻等形式，不同格式之間的信息資料還可以相互轉(zhuǎn)換，如視頻與圖片、文字與圖片的轉(zhuǎn)換等等，進(jìn)一步增加了檔案信息的復(fù)雜性。
2目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理存在的問題
2.1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全問題的特性。
檔案信息化有其顯著特征，在此基礎(chǔ)上的檔案信息安全問題屬性也發(fā)生了較大變化。首先表現(xiàn)在信息共享的無邊界性，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得整個世界變成一張巨大的網(wǎng)，上傳的信息即使在大洋彼岸也能及時查看，一旦信息泄露，傳播的范圍廣、造成的危害難以估量。同時，在某種程度上檔案信息化系統(tǒng)也存在著脆弱性問題，計算機(jī)病毒可以入侵系統(tǒng)的眾多組成部分，而任何一部分被攻擊都可能造成整個系統(tǒng)的崩潰。此外，網(wǎng)絡(luò)安全問題還存在一定的隱蔽性，無需面對面交流，不用對話溝通，只需打開一個網(wǎng)頁或是鼠標(biāo)輕輕點(diǎn)擊，信息就會在極短時間內(nèi)被竊取，造成嚴(yán)重后果。
2.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全面臨的主要問題。
1）檔案信息化安全意識薄弱。很多情況下，檔案信息被竊取或損壞并不是因?yàn)槿肭终呤侄胃呙鳎菣n案信息管理系統(tǒng)自身安全漏洞過多，其本質(zhì)原因是檔案信息管理安全意識不夠。受傳統(tǒng)檔案管理觀念的桎梏、自身技術(shù)水平的限制，很多管理人員并未將檔案信息看作極為重要的資源，對相關(guān)資料處理的隨意性大，也無法覺察到潛在的風(fēng)險，日常操作管理不規(guī)范，增加了檔案安全危機(jī)發(fā)生的可能性。2）檔案信息化安全資金投入不夠。現(xiàn)代信息環(huán)境復(fù)雜多變，數(shù)據(jù)量急劇增加，信息管理難度也越來越大，對各種硬件、軟件設(shè)備的要求也進(jìn)一步提高，需要企業(yè)在檔案信息管理方面投入更多的人力、物力，定期檢查系統(tǒng)漏洞。而就目前情況而言，大部分企業(yè)在這方面投入的資源還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，檔案信息管理的安全性得不到有效保障。3）檔案信息化安全技術(shù)問題。技術(shù)問題首先表現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)自身的開放性特征中，互聯(lián)網(wǎng)的基石是TCP/IP協(xié)議，以效率和及時溝通性為第一追求目標(biāo)，必然會導(dǎo)致安全性的犧牲，諸如E-mail口令與文件傳輸?shù)炔僮骱苋菀妆槐O(jiān)聽，甚至于不經(jīng)意間計算機(jī)就會被遠(yuǎn)程操控，許多服務(wù)器都存在可被入侵者獲取最高控制權(quán)的致命漏洞。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境資源良莠不齊，許多看似無害的程序中夾雜著計算機(jī)病毒代碼片段，隱蔽性強(qiáng)、傳染性強(qiáng)、破壞力大，給檔案信息帶來了嚴(yán)重威脅。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息安全保障原則
3.1檔案信息安全的絕對性與相對性。
檔案信息安全管理工作的重要性是無需置疑的，是任何企業(yè)特別是握有核心技術(shù)的大型企業(yè)必須注重的問題，然而，檔案信息管理并沒有一勞永逸的方法，與傳統(tǒng)檔案一樣，不存在絕對的安全保障，某一時期看起來再完善的系統(tǒng)也會存在不易發(fā)現(xiàn)的漏洞，隨著科技的不斷發(fā)展，會愈來愈明顯地暴露出來。同時，檔案信息安全維護(hù)技術(shù)也沒有絕對的優(yōu)劣之分，根據(jù)實(shí)際情況的需求，簡單的技術(shù)可能性價比更高。
3.2管理過程中的技術(shù)與非技術(shù)因素。
檔案信息管理工作不是單一的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)人員工作，也不是管理人員的獨(dú)角戲，而需要技術(shù)與管理的有機(jī)結(jié)合。檔案管理人員可以不具備專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的知識儲備量，但一定要具備發(fā)現(xiàn)安全問題的感知力與責(zé)任心，對于一些常見入侵跡象要了然于心，對于工作中出現(xiàn)的自身無法解決的可疑現(xiàn)象應(yīng)及時通知更專業(yè)的技術(shù)人員查看。可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況建立完善的檔案安全管理機(jī)制，充分調(diào)動各部門員工的力量，以系統(tǒng)性、全面性的理念去組織檔案信息管理工作。
4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理具體保障方法
4.1建立制度屏障。
完善的制度是任何工作順利進(jìn)行的前提與基礎(chǔ)，對于復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全管理工作來說更是如此。在現(xiàn)今高度發(fā)達(dá)的信息背景下，檔案管理再不是鎖好一扇門、看好一臺計算機(jī)的簡單工作，而是眾多高新技術(shù)的集合體，因此，做好檔案信息安全管理工作首先要加強(qiáng)安全意識的宣傳，包括保密意識教育與信息安全基礎(chǔ)教育，加強(qiáng)檔案管理人員特別是技術(shù)操作人員的培訓(xùn)工作。同時，應(yīng)注重責(zé)任制度的落實(shí)，詳細(xì)規(guī)定庫房管理、檔案借閱、鑒定、銷毀等責(zé)任分配，詳細(xì)記錄檔案管理培訓(xùn)與考核工作、記錄進(jìn)出檔案室的人員信息，具體工作落實(shí)到人。在實(shí)際操作中，應(yīng)嚴(yán)格記錄每一個操作步驟，將檔案接收、借閱、復(fù)制等過程完整、有條理地編入類目中，以便日后查閱。
4.2建立技術(shù)屏障。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全技術(shù)主要體現(xiàn)在通信安全技術(shù)和計算機(jī)安全技術(shù)兩個方面。1）通信安全技術(shù)。通信安全技術(shù)應(yīng)用于檔案資料的傳輸共享過程中，可分為加密、確認(rèn)與網(wǎng)絡(luò)控制技術(shù)等幾大類。其中，信息加密技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理的關(guān)鍵，通過各種不同的加密算法實(shí)現(xiàn)信息的抽象化與無序化，即使被劫持也很難辨認(rèn)出原有信息，這種技術(shù)性價比高，較小的投入便可獲得較高的防護(hù)效果。檔案信息確認(rèn)技術(shù)是通過限制共享范圍達(dá)到安全性要求，每一個用戶都掌握著識別檔案信息是否真實(shí)的方案，而不法接收者難以知曉方案的實(shí)際內(nèi)容，從而預(yù)防信息的偽造、篡改行為。2）計算機(jī)安全技術(shù)。從計算機(jī)安全角度入手，可采用芯片卡識別制度，每一名合法使用者的芯片卡微處理機(jī)內(nèi)記錄特有編號，只有當(dāng)編號在數(shù)據(jù)庫范圍內(nèi)時方可通過認(rèn)證，防止檔案信息經(jīng)由計算機(jī)存儲器被竊的現(xiàn)象發(fā)生。同時，應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)的防火墻設(shè)計，注意查找系統(tǒng)漏洞。
篇6
（一）房地產(chǎn)企業(yè)不配合工作。有些人認(rèn)為一個人擁有什么應(yīng)該受到隱私權(quán)保護(hù)，但是我國推行了不動產(chǎn)登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)逐步回歸到一個正常的水平線上來，對投機(jī)者起到警示作用。同時是實(shí)現(xiàn)我國共同富裕的一個重要的手段。但是房地產(chǎn)企業(yè)手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國的行政人員的工作，導(dǎo)致工作難以展開。
（二）檔案填寫不規(guī)范，重要信息全無。檔案信息的不規(guī)范是一個重要的問題，首先檔案信息因?yàn)槭欠康禺a(chǎn)企業(yè)進(jìn)行對內(nèi)部資料的轉(zhuǎn)錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個姓名，身份證號碼以及其他信息都沒有。所以不能用于不動產(chǎn)登記以及其他的用途，檔案形同虛設(shè)，同時在檔案中還存在很多檔案的填寫不全的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作
（三）缺乏人才的管理培養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是一個重點(diǎn)的項目，在人才的管理上，我國房地產(chǎn)檔案自動化發(fā)展有著很多問題，其中最大的問題在于不同形式的檔案文件需要一個統(tǒng)一的制式進(jìn)行資料的整理的分析，在檔案的處理過程中，人員素質(zhì)低就會造成檔案的管理工作進(jìn)展很慢，在施工的過程中，檔案整理的進(jìn)程慢直接影響了下一步不動產(chǎn)登記的進(jìn)度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對常見的計算機(jī)軟件操作熟悉，對于一些冷門的軟件知識也要熟練掌握。
二、房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略
（一）建立健全的管理制度。在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進(jìn)行密級分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性。
（二）規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料。在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。
篇7
安全檔案建設(shè)內(nèi)容包括安全制度、日常工作、責(zé)任落實(shí)、安全檢查、隱患排查及整改措施等，對幼兒園安全隱患問題的解決和辦學(xué)質(zhì)量的提升都有著極為重要的意義。《中小學(xué)幼兒園安全管理辦法》第二十七條指出：“學(xué)校方面通過建設(shè)安全工作檔案，通過記錄日常安全工作，進(jìn)而進(jìn)一步落實(shí)安全責(zé)任，消除安全隱患。”它為幼兒園安全管理考核評估提供重要的參考依據(jù)，也為幼兒園安全事故的處理與相關(guān)責(zé)任的追究提供重要保證。
（三）建設(shè)原則與要求
幼兒園安全檔案建設(shè)是指“部署收集整理生成保管利用”的整個過程，建設(shè)原則一般為：“分散形成”、“分類整理”、“統(tǒng)一歸檔”、“集中管理”、“檔案保密”、“檔案利用”。建設(shè)要求：第一，隨時積累和保存各種安全工作資料；第二，所有資料必須保持絕對的真實(shí)和完整；第三，專人負(fù)責(zé)安全檔案的收集、整理并上交給幼兒園檔案室或檔案管理人員。
2 幼兒園安全檔案資料建設(shè)現(xiàn)狀
就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，幼兒園安全檔案建設(shè)體系存在的主要問題：
（一）意識不強(qiáng)，觀念陳舊，安全工作認(rèn)真做了卻未留痕跡，大量資料零星、分散保存在幼兒園各人或各科室，因疏于收集和整理原始材料保存殘缺現(xiàn)象時有發(fā)生。
（二）制度不完善，要求落??不到位，一些記錄及表冊的填寫不及時、不完整，很多檔案資料因無專人分類管理而造成收集不到位。
（三）有考評來時就組織人員臨時“做”檔案，往往是為了檢查而惡補(bǔ)資料，“假、大、空”不實(shí)用現(xiàn)象顯著。缺乏專門的檔案室及專業(yè)的檔案管理人員，資料整理模式死板，立卷歸檔不規(guī)范。
3 安全檔案建設(shè)實(shí)踐
（一）思維活起來：建設(shè)管理 “兩必須”
1.必須一：解放思想更新觀念。作為幼兒園管理者和教職工都應(yīng)徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念，確立“知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化”的現(xiàn)代化意識，把知識和創(chuàng)新作為幼兒園安全檔案建設(shè)工作的管理目標(biāo)。把滿足社會、家長和幼兒園的需求作為幼兒園安全檔案建設(shè)工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，開辟出幼兒園安全檔案建設(shè)發(fā)展新途徑。
2.必須二：訂立制度明確職責(zé)。按照《中小學(xué)幼兒園安全防范工作規(guī)范（試行）》要求，結(jié)合實(shí)際建立健全幼兒園安全檔案建設(shè)制度，明確各部門的分工和責(zé)任，明確管理規(guī)則，保證及時準(zhǔn)確地收集、分類、歸檔、清理相關(guān)資料，把安全檔案建設(shè)作為制度納入到幼兒園日常管理和各部門工作規(guī)劃中。如S幼兒園制定了幼兒意外傷害事故處理流程圖（見圖一）明確發(fā)生事故情況必須在1小時內(nèi)報告園方，若沒有按流程及時匯報，所造成后果由當(dāng)事人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任及賠償。
圖1：S幼兒園幼兒意外事故處理流程圖
3.必須三：現(xiàn)代化手段來推動
隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)如互聯(lián)網(wǎng)、平安校園工程等走進(jìn)我們的學(xué)習(xí)和生活，
（二）讓合作活起來：規(guī)范管理“三步走”
（二）合作活起來：規(guī)范管理“三步走”
1.第一步：責(zé)任承擔(dān)征集上交。按照幼兒園現(xiàn)行的“一崗雙責(zé)”安全工作責(zé)任制要求，幼兒園每一位教職工同是安全工作的承擔(dān)者和責(zé)任人。幼兒園安保主任（或安全員）應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向各部門、各教職工征集園內(nèi)分散的各種安全檔案資料，并按照“一年一卷”的原則組卷。原則為：每年的12月份對本年度安全工作資料進(jìn)行整理；每年的2、3月份對上年度的安全工作資料進(jìn)行立卷，同時做好登記造冊后移交給幼兒園檔案室或檔案管理員。
2.第二步：集中管理統(tǒng)一歸檔。幼兒園檔案室工作人員按照專業(yè)規(guī)范要求對安保主任（或安全員）上交的安全檔案資料進(jìn)行及時分類、組合、排列、編號和編目，充分發(fā)揮出幼兒園安全檔案建設(shè)的“實(shí)效性”和“規(guī)范性”。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個方面，一是對幼兒園安全檔案實(shí)體實(shí)行集中保管，統(tǒng)一整理提供利用；另一方面對幼兒園的全部安全檔案信息（目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度進(jìn)行集中管理。
3.第三步：分類數(shù)據(jù)一目了然。安全檔案資料編件立卷后一定要分類匯總，將相同類別或同一性質(zhì)的資料依序分類編號以便查考利用。
（三）形式活起來：保管利用杜絕“零價值”
1.形式一：保管利用價值體現(xiàn)。當(dāng)幼兒園安全檔案出現(xiàn)嚴(yán)重破損、丟失、毀損或查找困難時，該幼兒園的日常安全管理工作體現(xiàn)為“零價值”。 那么，安全檔案的有效保管和利用則是實(shí)現(xiàn)幼兒園安全檔案建設(shè)本身價值的前提條件。在進(jìn)行檔案保管和利用時相關(guān)人員還應(yīng)注重檔案室內(nèi)防火、防盜、防水、防霉等，減少因外在條件導(dǎo)致的檔案資料損毀的發(fā)生
幾率。
2.形式二：信息化、網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)。幼兒園應(yīng)開展信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，本著“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，建立一批直接服務(wù)大局的重要專題數(shù)據(jù)庫，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。電子檔案不僅可以使安全檔案資料收集更趨合理化和規(guī)范化，還可解放一些人力，釋放更大的庫房空間。
3.形式三：編研創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)分享。幼兒園可根據(jù)某些安全活動、項目課題建設(shè)等成功案例編研成各種安全手冊，通過不同形式對安全檔案資源進(jìn)行宣傳和分享，既利于搜索、查閱和攜帶，又?jǐn)U大了安全檔案服務(wù)范圍及有效利用。如S幼兒園通過對“意外事故處置應(yīng)急預(yù)案”開展研討-實(shí)施，經(jīng)過實(shí)踐選取合理部分，摒棄不合理部分，然后再研討-再實(shí)施，通過長時間的實(shí)踐積累和創(chuàng)新整合，匯編成獨(dú)具園本特色的《安全工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)操》。
4 激活安全檔案大有可為
（一）為幼兒園的對外宣傳服務(wù)
一方面幼兒園安全檔案中的資料可以作為與家長交流和宣傳的重要資料，讓家長更加放心地將孩子交給學(xué)校；另一方面，資料也方便了幼兒園同其他幼兒園的交流，通過不斷的探討與總結(jié)不同幼兒園的安全保障經(jīng)驗(yàn)，能有效提升幼兒園的安全質(zhì)量整體水平。
（二）為幼兒園的各類評估考核服務(wù)
為進(jìn)一步提高辦學(xué)質(zhì)量，幼兒園往往會在不同時期進(jìn)行各式各樣的評比，而檔案資料在評比中則發(fā)揮著非常重要的參考價值。如在省級幼兒園的安全示范幼兒園評估時，上級一般會對幼兒園每季度的安全設(shè)備（如滅火器、警報器）的購置情況，教學(xué)中實(shí)施安全演練的情況及幼兒園的值班記錄，入園登記等進(jìn)行考察。完善的檔案能夠反映出基本情況，為各類評估考核做好鋪墊。
（三）為幼兒園文化底蘊(yùn)的內(nèi)涵發(fā)展服務(wù)
篇8
一、明確職責(zé)，狠抓落實(shí)
為確保扶貧數(shù)據(jù)和檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧精準(zhǔn)脫貧工作中的積極作用。明確了縣政府分管檔案的副縣長為精準(zhǔn)扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組副組長；縣***局長為領(lǐng)導(dǎo)小組成員；各鎮(zhèn)（街）負(fù)責(zé)具體相關(guān)工作，并責(zé)任到人，各村（居）委會安排了專人負(fù)責(zé)檔案資料整理工作。通過層層抓落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與精準(zhǔn)扶貧各項工作同部署，人員、責(zé)任同落實(shí)。
二、精準(zhǔn)扶貧檔案工作與精準(zhǔn)扶貧工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收
為加強(qiáng)和規(guī)范***精準(zhǔn)扶貧檔案工作，確保精準(zhǔn)扶貧工作材料的完整、齊全、規(guī)范建檔，實(shí)現(xiàn)脫貧攻堅工作順利驗(yàn)收，***聯(lián)合縣扶貧辦，深入到全縣7個鎮(zhèn)（辦）扶貧辦，與鎮(zhèn)（辦）的同志一道，認(rèn)真查找脫貧攻堅檔案存在的問題，研究制定了全縣脫貧攻堅檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和具體操作流程。要求各鎮(zhèn)（辦）的扶貧辦：一是加強(qiáng)對脫貧攻堅檔案工作的重視；二是嚴(yán)格按照云檔聯(lián)發(fā)【2016】3號文件要求做好文件材料的收集與管理;三是確保精準(zhǔn)扶貧檔案的準(zhǔn)確、規(guī)范、安全管理，為接下來的全縣精準(zhǔn)扶貧檔案收集整理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，我縣已完成現(xiàn)有建檔立卡人口801戶（卷）的精準(zhǔn)扶貧檔案的歸檔工作，做到一戶一檔，實(shí)行動態(tài)管理；全面完成易地搬遷10戶36人建檔立卡貧困人口25卷檔案的歸檔工作。
三、規(guī)范建檔，確保精準(zhǔn)扶貧檔案整理取得成效
及時轉(zhuǎn)發(fā)了云檔聯(lián)發(fā)【2016】3號文件和《歸檔文件整理規(guī)則》、《會計檔案整理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》、《數(shù)碼照片歸檔與管理》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等工作規(guī)范要求。
四、集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全
縣級扶貧辦和鎮(zhèn)（街道）都明確了分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，設(shè)置了符合檔案安全管理要求的庫房及裝具，確保檔案的有效管理和絕對安全。
五、建立資源體系，為精準(zhǔn)信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)
及時將數(shù)據(jù)錄入全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)，截止8月31日，動態(tài)管理各項工作任務(wù)圓滿完成。為實(shí)現(xiàn)扶貧檔案與全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)的無縫對接。
六、存在問題
篇9
前言
在公路工程的建設(shè)中，公路建設(shè)項目資料的完整和準(zhǔn)確對工程建設(shè)的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，而且也可以反映出檔案資料的編制和整理的質(zhì)量。在公路工程的建設(shè)中，檔案資料的編制存在于項目建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，貫穿于工程建設(shè)的整個過程。在公路工程的建設(shè)中，從項目的立項、審批、設(shè)計以及竣工等每個過程都會有各種形式的圖文、表格和聲像資料需要進(jìn)行管理。因而，每份資料都是對公路建設(shè)的記錄，用于反映工程項目的性質(zhì)和質(zhì)量等，對于保護(hù)和監(jiān)督工程的質(zhì)量起到重要作用，同時也是工程驗(yàn)收的重要依據(jù)。
一、高速公路項目檔案管理的現(xiàn)狀
對于公路檔案的管理來說，能否進(jìn)行妥善的保存是關(guān)系到公路工程完工后對公路進(jìn)行養(yǎng)護(hù)以及改建等工作的極為重要的信息依據(jù)，大量的公路信息在進(jìn)行信息化記錄和保存后，對于公路的信息能夠做到長時間有效的保存。然而我國目前的信息化公路檔案管理建設(shè)還存在著一定的不足，應(yīng)當(dāng)采取有效的形式發(fā)現(xiàn)問題的所在。
1、高速公路項目檔案信息不能得到充分的利用
一方面，對于高速公路項目檔案信息來說，在整個前期施工、后期維護(hù)過程中起到了指導(dǎo)性作用，減少不必要的人力、物力的投入；另一方面，對于大多數(shù)高速公路施工單位而言僅僅注重高速公路項目檔案的“管”上，沒有把所管的高速公路項目檔案運(yùn)用到“理”中，只是一味的走出出現(xiàn)問題、解決問題模式，并沒采取發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的模式。
2、高速公路項目檔案管理基本構(gòu)造不合理
就目前高速公路項目檔案而言，給予大家呈現(xiàn)的高速公路項目檔案大多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，并沒有形成高速公路項目檔案電子化。除極個別具有特殊功能的高速公路項目檔案出具紙質(zhì)的格式，其他高速公路項目檔案都要以電子的格式進(jìn)行保存，這樣不僅可以減少不必要人力物力的浪費(fèi)，還在一定程度上方便了工作人員的查找。
3、高速公路項目檔案管理工作得不到相應(yīng)的重視。
公路建設(shè)工程大多比較分散，檔案管理工作相對來講也比較分散，工程施工期間形成的檔案散亂現(xiàn)象較普遍，往往出現(xiàn)移交的檔案資料與工程項目檔案資料相脫節(jié)現(xiàn)象。個別項目負(fù)責(zé)人檔案意識不強(qiáng)，片面強(qiáng)調(diào)工程質(zhì)量與工程進(jìn)度，不重視工程檔案材料的形成、積累和管理，造成部分工程檔案資料殘缺不全。有些建設(shè)工程平時不注重收集、整理檔案資料，往往拖延到工程結(jié)束后搞突擊整理，甚至有造假嫌疑，從而造成工程檔案資料雜亂無章，沒有真正篩選有價值的檔案資料，為日后檔案管理增添了難度。
二、加強(qiáng)公路工程技術(shù)檔案信息化管理措施
1、加強(qiáng)檔案管理人員信息化培訓(xùn)
隨著信息化快速普及和電子文件的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案必將被電子檔案代替。當(dāng)前，計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化（OA）和自動化工程設(shè)計，己產(chǎn)生了大量的計算機(jī)輔助設(shè)計（CAD）或公文性電子文件，電子圖紙、電子文件必將以其快捷的工作進(jìn)度和傳遞速度取代紙質(zhì)文件。通過信息化管理公路工程技術(shù)檔案，使設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便，能夠?qū)崿F(xiàn)電子圖紙和電子文件管理方便、省時、省力。要實(shí)現(xiàn)公路檔案管理信息化，必須要提高檔案管理人員隊伍素質(zhì)。因?yàn)楣こ碳夹g(shù)檔案的收集、歸檔、保管、利用，以及文檔的存儲、檢索、傳輸、銷毀等處理，都由檔案管理人員進(jìn)行操作。因此，加強(qiáng)檔案管理的職業(yè)技能培訓(xùn)至關(guān)重要。一是要重視檔案人員的職業(yè)道德教育，做到每個公路項目建設(shè)配備專職檔案人員，引導(dǎo)檔案人員愛崗敬業(yè)，推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化。二是抓好檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。按照國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作的意見》的通知，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息化水平，培養(yǎng)既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案人員持證上崗。三是要加強(qiáng)檔案管理交流學(xué)習(xí)。檔案人員不僅要精通檔案管理知識，還要懂得公路交通、建筑施工、環(huán)保安全等多方面知識。要加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)交流合作，引導(dǎo)檔案人員多學(xué)習(xí)外省公路建設(shè)項目檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，不斷提高檔案管理水平。
2、加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要做到檔案管理信息化，必須依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立面向社會、服務(wù)公路參建各方的檔案網(wǎng)站，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平。首先，建立建設(shè)項目管理信息化平臺。圍繞公路建設(shè)項目，各參建單位使用共同文件處理軟件系統(tǒng)，運(yùn)用計算機(jī)、掃描儀進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還、銷毀，為文件歸檔利用和管理奠定基礎(chǔ)。特別是公路建設(shè)項目大多處于偏僻地帶，施工、監(jiān)理單位要實(shí)現(xiàn)文件信息化傳輸?shù)碾y度比較大。其次，加快檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)是高效率和低成本的。按照交通運(yùn)輸部的有關(guān)規(guī)定，公路竣工檔案分為：綜合文件、決算和審計文件、監(jiān)理資料、施工資料、科研、新技術(shù)資料等五部份。結(jié)構(gòu)層次劃分為卷、篇、目、冊四級。針對具體的公路建設(shè)項目，利用計算機(jī)做好檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄等工作，為檔案利用提供便利。再次，加快檔案信息流通網(wǎng)絡(luò)化。由于紙質(zhì)檔案信息傳輸大多是人工方式進(jìn)行的，工程檔案信息化管理，必須利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。要積極利用公路工程檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案收集、借閱管理和信息的數(shù)字化，為檔案利用管理提供便利。
3、加強(qiáng)檔案信息化安全管理
加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息和系統(tǒng)的絕對安全，是實(shí)現(xiàn)公路工程檔案管理信息化重要內(nèi)容。首先，各參建單位要提高信息安全意識。認(rèn)真貫徹落實(shí)《計算機(jī)信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》、《寧夏回族自治區(qū)計算機(jī)信息保密管理規(guī)定》等保密制度，制定符合實(shí)際的具體規(guī)定，確保橋梁隧道等一些重要技術(shù)參數(shù)不上互聯(lián)網(wǎng)，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。其次，加強(qiáng)電子文件安全管理。加強(qiáng)電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等安全管理，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。所有檔案都應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)秘密等級，不用來歷不明的軟件或移動存儲介質(zhì)，及時備份重要檔案資料，防止重要技術(shù)參數(shù)泄密。再次，設(shè)置有效的安全物理隔離措施。在內(nèi)部局網(wǎng)和外網(wǎng)之間，要設(shè)置物理隔離，安裝有效的路由器和防火墻，防止病毒感染和黑客攻擊，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>
三、結(jié)束語
總之，公路工程事業(yè)的發(fā)展必將伴隨著對檔案管理工作要求的提高，因而公路檔案管理的信息化建設(shè)必須得到重視和發(fā)展。這就需要公路檔案的管理工作人員及時的提高自身素養(yǎng)并且加深重視程度，以規(guī)范的操作進(jìn)行信息化的公路檔案管理建設(shè)和實(shí)踐，促進(jìn)公路檔案管理工作的進(jìn)步與我國公路交通事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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篇10
一、數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的意義
在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到不斷利用的前提下，醫(yī)院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應(yīng)措施，順應(yīng)數(shù)字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現(xiàn)在以下方面：
（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式。在數(shù)字化時代，很多醫(yī)院檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，利用掃描設(shè)備和計算機(jī)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，推動醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)變。一般而言，醫(yī)院的人事檔案、檢驗(yàn)信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，形成大量的以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫。并進(jìn)行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫(yī)院檔案管理方式變革。
（二）節(jié)約存儲空間并保護(hù)檔案。醫(yī)院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財務(wù)等多個方面。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務(wù)緊迫。而在數(shù)字化時代，可以將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，然后進(jìn)行存儲和查閱。這樣不僅節(jié)約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進(jìn)管理效率的提升。
（三）確保檔案安全和利用效率。對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫(yī)院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，還可以設(shè)置相應(yīng)的目錄，使用者中只需要輸入關(guān)鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進(jìn)檔案利用效率的提升。
二、數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略
數(shù)字化趨勢的出現(xiàn)，給醫(yī)院檔案管理帶來機(jī)遇，推動檔案管理方式創(chuàng)新，有利于提升檔案管理工作效率。但在實(shí)踐中，一些醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度不健全，制約管理工作水平提升，需要采取完善措施。結(jié)合管理工作需要，可以從以下幾個方面入手，有效提升醫(yī)院檔案管理的有效性。
（一）建立專門的數(shù)據(jù)庫。重視醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境建設(shè)，管理人員應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案管理需要設(shè)置專門數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況，將醫(yī)院各類文書方案的檔號、分類號、題名、形成時間、主題詞等錄入計算機(jī)，建立醫(yī)院檔案管理基本目錄數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫包括人事、病例、財務(wù)、科研等檔案信息，構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，滿足查詢需要，為檔案管理提供有效的服務(wù)。
（二）重視技術(shù)防護(hù)工作。對于醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫，為確保其安全，應(yīng)該重視加密技術(shù)、防火墻技術(shù)的應(yīng)用，做好病毒查殺工作，重視軟件更新和升級。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的日常巡視，及時排除可能存在的安全隱患，確保計算機(jī)數(shù)據(jù)庫安全。重視電子檔案備份，進(jìn)行加密處理，確保檔案資料完整，滿足檔案信息資源使用的需要。
（三）健全完善管理制度。健全醫(yī)院檔案管理制度，確保數(shù)字化檔案資料完整。重視檔案資料分類處理，明確相關(guān)人員職責(zé)。制定醫(yī)院檔案數(shù)字化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確管理目標(biāo)和流程，促進(jìn)檔案管理水平提高。
（四）提高工作人員素質(zhì)。引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)使用水平高、檔案管理理論扎實(shí)、工作責(zé)任心強(qiáng)的管理人員，不斷充實(shí)管理隊伍。建立完善的管理培訓(xùn)制度，加強(qiáng)管理制度，數(shù)據(jù)庫使用，數(shù)字化檔案維護(hù)等各項工作，使之成為復(fù)合型人才。能熟練利用數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)、掃描設(shè)備、多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等開展醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。
（五）注重檔案安全管理。提高安全管理意識，確保醫(yī)院檔案信息安全。檔案數(shù)字化處理之后要做好存儲和備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。并重視密碼技術(shù)的應(yīng)用，對檔案信息設(shè)置密碼，防止非法訪問，保證檔案信息資源的安全與可靠。同時還要加強(qiáng)計算機(jī)、硬盤、磁盤的管理，避免受到黑客攻擊、病毒或自然災(zāi)害等影響。加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案存儲、傳輸、處理、維護(hù)等各個環(huán)節(jié)的管理，有效保障醫(yī)院檔案信息資源的安全。
三、結(jié)語
總之，數(shù)字化時代，醫(yī)院檔案管理面臨全新變革，同時也給檔案管理帶來新的機(jī)遇。例如，數(shù)字化趨勢愈加明顯，信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到更為廣泛的應(yīng)用，給醫(yī)院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)數(shù)字化趨勢，重視信息技術(shù)應(yīng)用，完善各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全管理制度，提高管理人員素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案資料的有效利用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]武蕾.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討[J].城建檔案，2016（4），76-77.
篇11
2.1規(guī)范投訴處理程序，加強(qiáng)檔案資料收集：
投訴處理的程序包括投訴接待記錄及分流、相關(guān)科室調(diào)查核實(shí)、處理反饋、持續(xù)改進(jìn)等階段（詳見圖一），各階段均會產(chǎn)生相應(yīng)的文字材料即檔案資料，參與投訴的各職能科室應(yīng)做好各階段的檔案資料收集工作，投訴辦公室則應(yīng)負(fù)責(zé)整個投訴資料的收集、
2.2提升投訴處理人員素質(zhì)，規(guī)范投訴檔案管理:
投訴處理人員承擔(dān)著統(tǒng)一受理投訴、組織調(diào)查核實(shí)投訴事項、提出處理意見、及時答復(fù)投訴人及組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)全院的投訴處理工作等職責(zé)，投訴處理人員的素質(zhì)直接影響投訴檔案管理水平，要對投訴處理人員進(jìn)行系統(tǒng)的投訴處理及檔案管理知識的培訓(xùn)，提高投訴處理人員素質(zhì)。首先，要通過繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)、專門培訓(xùn)及自學(xué)等多種方式提高投訴處理人員的投訴處理能力及投訴檔案管理能力。其次，要通過深入臨床一線及相關(guān)職能科室調(diào)查研究，提高投訴管理人員對投訴情況進(jìn)行歸納分類和分析研究的能力，為投訴檔案的開發(fā)利用盡可能提供詳實(shí)有效的信息。
2.3加強(qiáng)投訴室的硬件建設(shè)，保障醫(yī)患雙方的合法權(quán)益:
為確保投訴檔案的真實(shí)準(zhǔn)確，保障醫(yī)患雙方的合法權(quán)益，要加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，三級以上醫(yī)院要逐步配置有完善的錄音錄像設(shè)施的投訴接待室，使投訴檔案范圍由傳統(tǒng)的文字材料擴(kuò)大至更為生動詳實(shí)的影像資料，為查證投訴、分析投訴事件、考評接待投訴人員能力乃至終結(jié)投訴案件提供依據(jù)，最終起到保護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益的重要作用。
2.4建立投訴管理責(zé)任制度，健全投訴檔案管理機(jī)制:
一是要建立健全投訴管理部門與醫(yī)療質(zhì)量安全管理相結(jié)合的臨床、護(hù)理、醫(yī)技和后勤等部門的溝通制度，明確并落實(shí)投訴各相關(guān)部門在投訴處理及投訴檔案收集過程當(dāng)中的責(zé)任。二是完善一套較科學(xué)、系統(tǒng)、可行的投訴處理及投訴檔案管理制度，由投訴管理部門對投訴及投訴檔案進(jìn)行統(tǒng)一審核及管理，使投訴及投訴檔案管理與醫(yī)院質(zhì)量安全管理體系同步發(fā)展。
篇12
檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時有發(fā)生；對檔案管理認(rèn)識到不到位，沒有認(rèn)識到檔案的重大歷史和現(xiàn)實(shí)意義，不對有價值材料、照片、影音資料及時保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。
一、檔案安全管理的目的。加強(qiáng)檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準(zhǔn)確、完整，以便核對資料的準(zhǔn)確性和查證，便于建立人事或項目履歷，便于在今后的工作中進(jìn)行借簽；而職能部門的檔案，更是當(dāng)前行依法政行為的過程，更是打造服務(wù)型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。
二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據(jù)相關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章，必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，堅持嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則。具體部門、單位在執(zhí)行好相關(guān)安全管理制度的同時，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規(guī)范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進(jìn)行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個一個過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴(yán)格的依據(jù)，有嚴(yán)格的規(guī)范，確保檔案安全萬無一失。
三、要采用計算機(jī)等現(xiàn)代化的管理手段。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著計算機(jī)的發(fā)展，檔案管理日益現(xiàn)代化，計算機(jī)在檔案管理上大量應(yīng)用，更使復(fù)雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當(dāng)前檔案管理示范級建設(shè)，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現(xiàn)代化的過程，檔案管理規(guī)范化的過程，所以用好、管好計算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，已成為當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。
篇13
事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理
事業(yè)單位檔案的內(nèi)容主要包括:事業(yè)單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)發(fā)展、財務(wù)狀況以及單位內(nèi)部的人員變動情況等這些資料的保管。事業(yè)單位的檔案管理其主要職責(zé)是為單位的發(fā)展規(guī)劃提供第一手的參考資料，檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展是目前最重要的一項內(nèi)容，隨著計算機(jī)數(shù)字化逐漸被應(yīng)用在檔案管理中，檔案管理工作由傳統(tǒng)模式朝著數(shù)字化模式發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使得檔案管理更加高效、便捷。
1事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀?
不只是事業(yè)單位，每個單位都有檔案管理。一般來說從事檔案管理人員都是由有一定管理工作經(jīng)驗(yàn)的人來擔(dān)任的，然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展中還有許多問題，事業(yè)單位不怎么重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，主要是因?yàn)闄n案數(shù)字化管理才剛剛引入事業(yè)單位，單位的領(lǐng)導(dǎo)還沒有體會到數(shù)字化檔案管理帶來的好處，因此常常出現(xiàn)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)場發(fā)生。有些事業(yè)單位還有一個問題，就是沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作沒有人才選拔機(jī)制，很多人沒有意識到這個崗位的重要性。因此，很多事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人員。還有部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能不強(qiáng)，也沒有學(xué)習(xí)的熱情。檔案管理工作人員要想向數(shù)據(jù)化發(fā)展，那么我們的檔案管理人員就要認(rèn)真的學(xué)習(xí)并掌握數(shù)字化的知識。
2事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展
2．1檔案的形式
傳統(tǒng)的檔案一般是紙質(zhì)，單單員工個人資料就會用很大的空間，而且查找起來非常困難，計算機(jī)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，我國檔案管理的形式有了進(jìn)一步的發(fā)展，使用計算機(jī)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案資料就可以通過數(shù)字信息存入到電腦的數(shù)據(jù)庫中，可以隨時查找，非常便捷方便，對于那些比較重要的檔案也可以錄視頻或者音頻來保存。
2．2檔案管理的模式
現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案不再僅僅是用來記錄單位的發(fā)展歷史了，已經(jīng)成為資料庫了，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃提供一手資料。所以，檔案管理的模式也發(fā)生了很大的變化。數(shù)字化的檔案管理模式不單單提高了檔案管理的效率，也提高了檔案管理的功能，使得檔案管理工作更加方便、快捷。
3事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施
3．1建立檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字化檔案管理就是通過使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，就是說要把以前的檔案資料用數(shù)字化的形式儲存到數(shù)據(jù)庫中、新檔案經(jīng)過收集整理也保存到計算機(jī)內(nèi)，所有的檔案分類保存。用計算機(jī)來管理檔案資源在調(diào)取的時候非常方便、快捷。事業(yè)單位在建立數(shù)字化管理系統(tǒng)的時候，一定要結(jié)合本單位自身的實(shí)際情況，來選擇適合的設(shè)備與系統(tǒng)。建立檔案管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，也就是說在事業(yè)單位的內(nèi)部建立一個局域網(wǎng)，一個聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲數(shù)據(jù)庫，把所有的檔案資料都儲存到數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理。
3．2檔案管理工作的責(zé)任劃分
事業(yè)單位的檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理，這個過程是非常復(fù)雜的，并且事業(yè)單位中的每項工作都在不停的進(jìn)行，檔案資料也越來越多，檔案的劃分也越來越明細(xì)。按照傳統(tǒng)的工作形式，由檔案管理人員來收取檔案的數(shù)據(jù)信息并且整理保存，其工作量會非常大。所以，檔案管理工作的責(zé)任一定要合理分配，檔案管理人員在數(shù)字化管理的過程中，所有的環(huán)節(jié)都要由工作人員快速的完成，并且能夠及時的解決工作中出現(xiàn)的問題。例如:檔案資料的收集工作，事業(yè)單位可以由一到二個人來專職干這項工作，該崗位的工作人員能夠?qū)n案資料的類型進(jìn)行編輯、分類，還可以協(xié)助單位中其他部門的工作人員整理檔案資料，使得上交的檔案資料規(guī)范整齊便于管理。
3．3完善檔案管理工作的規(guī)章制度
事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作是非常重要的，要掃描事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資料，并且還要制作出各種表格，會計部門的檔案也要記錄在案，單位員工的檔案資料，單位的會議記錄與發(fā)展規(guī)劃等等，這些都需要輸入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸檔保存。還要根據(jù)事業(yè)單位的情況，對檔案的類型進(jìn)行劃分，檔案格式都要有一定的規(guī)范。所以，檔案管理工作的管理規(guī)范一定要完善，也就是說要按照檔案資料的類型、來源等等，來制定檔案資料的范本，并且把范本分發(fā)到事業(yè)單位的每個部門，所有部門一定要嚴(yán)格按照范本的格式來提交檔案資料。檔案資料的調(diào)取也要有一定的程序，比如:員工的檔案資料設(shè)置賬號與密碼。
3．4事業(yè)單位檔案資料的安全管理
數(shù)字化的檔案管理不僅僅只是在檔案資料存儲形式上與傳統(tǒng)的方式不一樣，在檔案資料的安全管理上也不相同。檔案資料的安全管理是數(shù)字化檔案管理中非常重要的一部分，是我們必須做好的一項工作。事業(yè)單位在建立數(shù)據(jù)庫的時候，一定要選擇適合的生產(chǎn)廠家與供應(yīng)商，對設(shè)備的選擇一定要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)來挑選適合的計算機(jī)設(shè)備，并且還要為以后功能升級做好準(zhǔn)備。還要按照檔案資料的重要程度來選擇級別不同的保護(hù)設(shè)施，使得檔案的使用者的處理效果最佳。
3．5數(shù)字化檔案管理的注意事項
事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理，可以使得檔案管理工作快速的發(fā)展起來，檔案資料的數(shù)字化管理需要一步一步的進(jìn)行，不是一朝一夕就可以完成的，檔案數(shù)字化管理需要注意的事項有:
(1)檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)要不斷的提升，事業(yè)單位要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并且進(jìn)行業(yè)務(wù)競賽，來提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而使得事業(yè)單位檔案管理工作健康的發(fā)展下去。
(2)及時更新添置數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)施，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的不斷革新，我們要更新添置檔案管理部門的硬件設(shè)施，為檔案管理工作順利的發(fā)展下去。
4結(jié)語
總而言之，事業(yè)單位的檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)是科技發(fā)展與時代進(jìn)步的必然結(jié)果，提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，是事業(yè)單位中一項重要的工作。事業(yè)單位重視這項工作，一定要意識到這項工作的重要性。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理部門人才培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)。數(shù)字化的檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位不斷進(jìn)步，使得事業(yè)單位更好的服務(wù)社會。
參考文獻(xiàn):
［1］孫文興．淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］檔案管理，2014，23(02):216～218．
