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從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
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[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。
1 規范城建檔案信息化建設指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業規范和國家要求，制定有關指標規范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業務的要求，換言之，即涉及檔案業務的要求；③管理性的指標和要求，規范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規范檔案管理工作者的行為等。
2 建設城建檔案信息管理系統
目前，一般由專業開發軟件的企業來建設城建檔案管理系統，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩定性與可靠性，規避檔案信息化風險。
3 設計城建檔案管理系統的數據庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創建高效檢索系統。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統的工作效率受系統檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應用及管理城建檔案信息資源
在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規，創建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統不同工作者的責任與權限，提升系統信息的安全性。其次，注重培養信息化的專業性人才，持續提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。
5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發的技術性人才，以優化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。
6 結 語
城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發展趨勢與發展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發展與社會文明的進步。
主要參考文獻
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病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發展階段的不同上的區別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統病歷檔案室發展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：
1.病歷檔案數字化影像處理系統:主要是將傳統的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫院都采用PDF格式存儲。
2．電子病歷系統：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫務人員在醫療活動過程中，使用醫療機構信息系統生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。
3.病歷檔案數字化影像處理系統與電子病歷系統相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛生部電子病歷基本規范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統包括了數字化影像處理系統與電子病歷這兩種存儲方式。
（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統病歷檔案管理及三級醫院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統：
1.病歷檔案管理系統：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。
2．病歷檔案資料提供與服務系統：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。
3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統、電子醫學圖書館、電子醫學期刊及相關醫療信息及醫療法律法規等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發，包括針對科學研究及統計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統等。當然，在醫院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區域數字化病歷檔案室。
（三）數據化病歷檔案室的實踐
我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統有：
1.電子病歷檔案管理系統集成了如下幾子系統：電子病歷系統、醫囑子系統、手術麻醉子系統、檢驗系統、影像系統、護理系統、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統，以保證病歷檔案的完整性。
2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；
3.數據化病歷檔案應用系統目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。
（四）體會
數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。
1.年輕化、專業化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫院，其病歷檔案室成員的專業化與年輕化是它的主要特點；和其它醫院相比，它少了老醫院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。
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配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數據庫建設。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應盡可能選擇少數幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關的系統要素進行規范設計和控制，例如流轉環節的規范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構的檔案網站正在不斷興建和完善，社會各界從網站上獲得了越來越多的信息資料，實現了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎上，我們還要繼續加快檔案信息網絡化建設。
三、規范數字化建設，制定統一標準
檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。
四、提高人員素質，增強業務水平
提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
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檔案管理數字化
圖書館檔案管理數字化具有館藏檔案信息數字化、信息組織與傳輸網絡化、檔案管理自動化、服務范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數字化建設，在優化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務等方面具有特別重要的意義。
1.檔案信息的數字化，提高了信息的利用率。檔案信息數字化是指利用信息存貯技術把各種檔案信息加工成計算機可識別的數字化信息資源，形成電子文獻，實現知識信息載體的革命性變革。數字化在圖書館檔案管理中的應用給傳統的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數字化與傳統圖書館檔案管理的最大區別，就是利用了現代信息技術，將以往傳統介質的檔案轉化為數字信息，實現信息的數字化、信息存儲的無紙化，節約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。
2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術的發展，過去那種大量的、重復的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現。比如利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。
3.信息傳遞的網絡化，提升了社會化服務的質量。傳遞網絡化是指通過利用網絡技術和通訊技術環境，圖書館檔案數字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內容、方式和效果等方面實現了重大突破。信息傳遞網絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規范化和現代化等特征。
4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術和網絡技術可以打破地域界限，適應了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數字系統相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現了廣泛的信息交流和資源共享。據此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區、本系統、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優質服務。
二、怎樣實現圖書館檔案管理數字化
1.積極推廣應用計算機技術，構建信息化環境下的檔案數字化平臺。堅持推廣應用計算機技術，按照國家和地方信息化建設整體規劃，以檔案核心業務的數據存儲、處理和交換等主要功能，統籌好圖書館檔案數據中心建設。數據中心主要應內設檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數據庫。同時，要加強對網絡系統、服務器、檔案數字化技術支持等基礎設施建設和檔案管理應用軟件及操作系統軟件建設，實行檔案的計算機網絡化管理，建立圖書館檔案數字化平臺。
2.優化完善檔案信息網絡設施建設，創新信息化環境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網（內部局域網）建設。內部局域網是用于與本系統、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設完善本級圖書館檔案網絡系統，優化網絡結構，提高網絡性能，增強網絡安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網（因特網）建設。外部局域網是連接互聯網的公眾網，要及時更新和維護外網設備，確保外網安全穩定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數字化檔案管理運行中的安全性，對內、外網要進行物理隔離，著重提高網絡安全和信息傳輸的穩定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內、外網相關功能，逐步形成檔案管理數字化，不斷創新信息化環境下的檔案管理方式、方法。
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一、檔案管理信息化數字化的內涵和要求
1.檔案信息標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中，所必須依賴的業務規范和技術標準。這些規范和標準應該由檔案管理部門統一制定、頒布、施行。檔案信息的標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。
2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。
3.檔案信息網絡化，是指將檔案資源進行數字化處理后，通過互聯網、局域網等計算機網絡技術，建立檔案信息網站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。檔案信息網絡化具有強大的優勢，可使檔案資源成為社會的共享資源和共同財富，實現不同地點的多個用戶同時受益，大大提高信息服務功能和利用效益。
二、檔案信息化數字化建設中存在的問題
1.建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年、近十年或者更長的時間。
2.資金投入規模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。
3.隊伍建設要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計算機、網絡打交道，是一種高層次的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，要有精通的檔案業務知識。那種既懂檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才大受歡迎。但受傳統用人體制的制約，使人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。
三、積極推進檔案管理信息化數字化的對策
1.在工作目標的制訂執行上，要堅持長期目標與近期目標相結合。要按照總體要求，遵循“科學、實用、適用”的原則確定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱挈領，通盤考慮，保持高質量和統一性，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用和可行?；A業務建設要按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。具體工作要做細，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實近期目標，摸索經驗，修訂和完善長期目標，改進工作，循序漸進。
對于館藏檔案和新歸檔檔案的數據處理，要區別輕重緩急予以對待。對于新舊檔案的數據處理，可按照先新、后舊的原則，對新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進行數據處理，舊檔案放到第二步。對于館藏檔案，可按照先重點后一般的原則，在對現有館藏進行分析的基礎上，對有重要價值的檔案先進行數字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經失去保存價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少重復勞動。
2.在方案的實施過程中，要堅持統籌規劃與分步實施相結合。在財力支持有限的情況下，要依據當地經濟發展水平和與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。
3.在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合。要注重引進既具有計算機操作能力又懂檔案管理的復合型人才，改善人才結構。同時注意選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓，鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學，以用促學，提高業務素質和綜合素質。
4.在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。同時，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。
5.推進檔案信息化的法制建設。在檔案信息化建設過程中，越來越表現出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發展的新形勢，推動檔案事業協調、可持續發展的重要保證。要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示，在制定的技術規范中，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設?，F代信息社會中，檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。
6.在工作成果上，堅持長期效益與當前效益相結合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設過程中要做到邊投入，邊建設，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數據庫輸入的需要。在檔案數據處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網站建設上先作為檔案工作的宣傳窗口和現行文件開放服務的窗口，再根據信息化進程擴展到網上檔案查詢利用服務。
參考文獻：
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二、事業單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高?，F有檔案多采取紙質載體，因為紙張在溫度高、濕度大環境中長期保存極易受損，所以往往紙質檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業單位相關部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數據和檔案信息泄密的現象也時有發生。
檔案信息材料分散，管理流程復雜。事業單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導致大量的重復勞動。
在現有檔案管理模式下，事業單位檔案信息收集后要經過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復雜的業務流程。如果出現有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業務流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發不及時，使用率偏低。事業單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準確地實現檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學決策提供重要的依據了。
在現有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應的檔案架，最后在檔案架內查找本檔案。一旦檔案人工存放出現錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。
三、事業單位檔案管理數字化建設的方法和建議
提高事業單位管理人員綜合素質。隨著科學技術不斷發展，提高檔案管理人員綜合素質十分重要。一是要加強檔案管理人員業務技能。檔案管理人員作為檔案數字化建設的執行者，其數字化思想，數字化操作水平，直接影響到檔案管理數字化建設的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數字化處理，系統化管理。檔案信息數字化處理時進行檔案信息數字化建設的一個重要基礎與前提。目前事業單位檔案信息數字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設備將紙質檔案轉換為數字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數字化檔案轉化為系統化的檔案信息庫，完成時間、內容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復雜的紙質檔案信息轉化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統。
建立實時、高效的網絡檔案管理平臺。利用網絡技術與檔案信息系統相結合，以網絡化、數字化為主旋律，打造局域網絡檔案管理平臺。網絡檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網絡及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網絡檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據用戶權限通過登入網絡來進行檢索，調用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。
（作者單位：保定市衛生監督所）
單位：保定市衛生監督所
姓名：劉亞
論文：事業單位檔案管理數字化建設
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1 檔案管理數字化建設的重要意義
（一）確保檔案管理規范進行
檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統的手動式管理模式容易導致檔案信息出現雜亂、失真、缺失等問題，難以實現規范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數字化建設則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯網信息系統軟件對檔案各項內容實現規范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現信息資源為經濟建設和社會發展提供更好地服務的目的。另外，通過加強檔案管理數字化建設還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規范化進行也具有重要意義。
（二）提升檔案管理工作效率
由于儲備部門檔案涉及內容繁多，在檔案管理上很容易出現錯誤，并且許多檔案內容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數字化建設后的檔案管理則可以利用信息技術準確呈現出當前檔案信息。通過加強檔案管理數字化建設還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。
（三）提高檔案內容開發利用
以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現檔案數字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現所需要信息的所有相關聯的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內容開發利用效果。
2 儲備部門檔案管理數字化建設實施路徑
（一）增強數字化檔案管理建設理念
儲備部門領導及檔案管理者應增強數字化檔案管理建設觀念，加強對檔案管理數字化建設的認識，了解數字化建設必要性和緊迫性，并在系統內內展開宣傳，提高職員對數字化建設理解，從而促使系統內所有職工積極投身于檔案管理數字化建設當中。同時，儲備部門還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合系統內管理實際情況樹立正確數字化管理觀念。最另外，儲備部門還應從宏觀上將檔案管理數字化化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數字化建設過程中還可能產生的弊端，盡早制定針對性解決措施。
（二）加大檔案數字化基礎設施建設
加大基礎設施建設是確保檔案管理數字化建設高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應首先提高財政支持，確保數字化建設資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數據、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障儲備部門檔案上傳、下載等環節安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數據庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創設良好設備保管環境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環境，避免磁場或腐蝕性物質對硬件設備造成損壞。
（三）完善內部數字化檔案管理體系
制度體系是確保一切項目高效、有序實施的重要條件，因此檔案管理的數字化建設也應制定出相應的管理體系來確保建設的順利進行。數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢，對此儲備部門應制定完善的數字化檔案管理體系，實現信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數字化建設過程得到監督和制約，確保在其建設過程滿足國家相關法律法規及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創新性，加快檔案管理數字化建設進程。儲備物質管理局應充分利用內部管理體系加強數字化建設的監督，及時準確地發現檔案管理數字化建設中可能出現的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數字化系統的建設。
（四）制定檔案管理安全化保障制度
數字化建設雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數字化建設進程的加快，互聯網技術帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數字化檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數字化建設過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數字化建設中應嚴格依照國家及儲備部門相關法律法規及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現。另外還利用電子身份認證系統、防火墻技術、數據加密技術、殺毒軟件等防護技術保障檔案信息安全。
（五）注重數字化檔案管理人才培養
儲備部門內部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數字化信息技術欠缺，也是阻礙檔案管理數字化建設一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業技能和綜合素質的提升，努力培養與之相符的現代信息化、數字化、專業化檔案管理人才。一方面，儲備部門應重視對系統內現有檔案管理人員數字化專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優化檔案工作環境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數字信息專業技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。
3 結語
總而言之，在互聯網信息化發展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數字化檔案管理將成為檔案管理現代化的必由之路。儲備部門也應順應時代形勢，全面認識檔案管理數字化建設對系統內各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數字化建設路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數字化建設腳步，為保障局內各項工作的高效開展奠定基礎。
參考文獻
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長期以來圖書館的檔案其存在的形式都是通過紙質的實物形式存在，這對于檔案的保存、采集、利用都會帶來一定的弊端，但是對圖書館檔案進行數字化的管理，就可以將各種檔案信息加工成計算機可以識別的數字化信息資源，將檔案變成電子文獻，這樣就改變了傳統紙質檔案信息中存在的管理成本高、查詢困難、資源難共享等問題。
2.提高了管理的效率
對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能改變之前只能靠人力來對檔案進行管理的狀況，減少不必要的、繁瑣的工作。對檔案進行數字化管理可以通過各種的高科技對檔案進行管理，例如計算機技術、數據庫技術、掃描技術等等，運用這些技術能更好的對圖書館的檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索、利用，這樣就能實現對圖書館檔案管理的自動化，從而節省了大量的人力、物力、財力，提高了對于檔案管理工作的水平和效率。
3.實現了真正的資源共享
圖書館其主要的目的就是服務群眾，為群眾提供相應的需求。對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能通過網絡對信息進行傳遞，擴大圖書館信息資源共享的范圍，打破了地域的界限，實現了真正的資源共享。圖書館檔案管理數字化建設打破了時間和空間的限定，可以從不同的角度滿足不同用戶的不同需求，使得用戶能夠隨時隨地進行信息的交流和共享，這樣就能促進信息資源的合理流動。所以，在進行圖書館檔案管理數字化建設的過程中，不應該局限于本地區、本校園或者是本系統，應該擴大服務的范圍，為遠程的用戶也提供相應的服務。
二、圖書館檔案管理數字化建設的策略
1.完善圖書館檔案管理數字化建設的配套設施
要想真正的實現圖書館檔案管理的數字化，就必須要軟硬件一起抓，完善數字化建設的配套措施。在硬件方面，必須要建立相關的數字化設備體系，其中包括計算機、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀設備、服務器等，在建立起這些設別以后還需要對這些設備進行相應的跟蹤和檢測，在發現設備出現落后時立馬對其進行升級。而在于軟件方面就是需要對圖書館檔案管理的數字化建設中建立出一套相應的數字化管理系統，第一需要建立的就是就接收和采集系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的真實、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對其進行適當的管理。第二點需要建立的就是管理的儲存系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動態管理、數據安全和維護、辦公自動化管理等。第三點需要建立的就是開發利用系統，這個系統的目的就是為了實現檔案管理的網絡化，其中就包括檔案的登記、調卷、加工、編排、檢索、檔案信息網站等。
2.檔案管理要重塑原文資源庫
原文資料包括了紙質資料、影像資料、聲音資料等，其實最主要的資料，具備著一定的權威性，因此，在對圖書館檔案管理進行數字化建設的過程中，不能只滿足于數字化的建設，還應該要加強對于原文資源庫的重塑，圖書館主要的目的還是為了滿足人們閱讀、查閱資料等需求，所以，在進行數字化建設的過程中，需要將原文的資料和開放檔案的用戶目錄數據所結合起來，這樣不僅能保證圖書館檔案資料的權威性，還能保障檔案資料的準確、科學性，實現圖書館資源數據資源最大程度的利用。
3.在進行數字化建設的過程中需要各部門之間的互相融合
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1 國土資源檔案數字化的意義與必要性
檔案數字化意為利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等先進技術直接對原始的國土資源檔案數據進行處理，從而形成數字檔案信息資源的過程。農村的國土資源檔案作為國家檔案極其重要的部分，同時也是國土資源管理工作不能缺少的一部分。盡管如今具體的農村國土資源檔案大多數是紙質材料所記載的檔案，不過隨著科技發展的普遍，各個部門加強了現代化的管理進程，從而越來越多的農村國土資源管理的部門進行了電子文檔整理并將其進行存檔，所以現在不僅有紙質的文件記錄數據，還有磁性的載體、光介質載體以及其他各種類別載體并存的形式。要怎樣將這些內容多元、信息量巨大的國土資源進行存檔，已經成為如今檔案管理工作中一個亟需解決的大問題。現如今較為普遍的想法是把原始的國土的資源進行數字化處理，建立一個電子文件的數據信息庫，同時也可以將電子影像的有關檔案數據集合成庫，通過信息系統進行加工，結合網絡運輸進行傳送，達到國土資源檔案的合理保持與開發利用，從而使國土資源檔案更好的進行社會共享。通過實踐與數據顯示，只有將土地檔案進行信息化，才會更好實現信息與資源共享，才會提高檔案信息的利用效率，進而提高經濟效益與社會效益。
2加速農村國土資源檔案數字化建設的策略
2.1加速原始農村國土資源檔案的數字化建設步伐
原始載體資源檔案的數字化是實現資源檔案信息化管理的基本要求。目前檔案數字化的方式主要有錄入數據、掃描檔案、音頻視頻的轉換、字符識別的轉換等。數字化的步伐亟需加快，因此相關部門要加大經費的投入力度，為數字化建設打下堅實基礎。
通常檔案數字化管理的前提是建設資料目錄的相關數據庫，即對檔案資料進行主題、類別、內容方向等進行整理與錄入，形成了機器能夠識別的分類。計算機讀取目錄相對于原始的紙質形式、卡片式等手動檢索工具是一項進步尤為顯著的工作，通過使用者的需要，按照檔案的主題分類、編輯者，建立時間等特征進行劃分與歸類，以便于使用者通過計算機迅速、準確地找到需要的檔案資料。
由于農村的土地資源信息庫數據量龐大，因此檔案的數字化通常需要分步進行，所以應結合館藏的具體情況，根據農村國土資源檔案的價值與實際的需要，進而再具體對資源檔案的內容數字化進行范圍與內容方面的統籌。需要著重考慮以下三個因素：利用情況。應該選擇社會與工作中利用的頻率高，利用率廣的資源內容進行數字化，盡量滿足社會需求。價值層面。可以優先考慮將價值較高的資源信息進行數字化。通常所謂的較高價值，首先是具有長遠利用價值的資源信息。其次是指具有重要歷史價值與文物價值的珍稀原始資料。再者是具有證據方面的價值和情報價值的信息；挽救層面。有很多的原始介質檔案由于時間久遠或者保存的環境過于惡劣，造成了檔案資源被毀壞甚至缺失的現象，需要盡快實現數字化，使珍貴的歷史資源得到應有的保護；特色層面。要注重于選擇地區、系統中有特色的文獻資源優先進行數字化。尤其是在資源整合需要耗費極大財力、物力和人力的時候更要考慮到這個因素。通常情況下，特色檔案是其他檔案管理部門沒有的資源，其能夠體現出當地的檔案部門所具有的特色價值。
2.2提高農村國土資源檔案數字化的標準化建設
完成標準化是實現檔案管理工作達到現代化的基礎，如果沒有統一的標準為依據，各單位與部門各行其事、各執己見，很難實現檔案信息資源的有效共享，因此規范統一的數據形式是檔案數字化的建設能夠達到成功的宗旨所在。實施農村國土資源檔案管理工作的標準化就是要科學而又合理地制訂相關標準，進而保證農村國土資源檔案管理的工作逐漸走向規范化?，F如今，尤其要規范數字化加工的過程管理，進行掃描圖像、處理數據的錄入、圖文的編輯等工作中，一定要嚴格規范。農村國土資源檔案的管理工作一般具有規范性和快捷性的特點，同時也要強調標準化的重要性。想要實現農村國土資源的廣泛共享與了解，必須按照數據的相關標準要求，嚴格的制作檔案數據。通常檔案的數據制作最低要做到三個統一：統一著錄項目、統一錄格式和統一檢索語言。數據的準確與完整性、可靠與實用性也十分重要。只有達到這些要求，才能夠為農村的國土資源信息資源共享打下堅實的基礎。
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1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
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一、數字化檔案信息管理平臺建設的必要性
隨著社會信息化進程的加快，信息資源逐漸成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源[2]67。數字化檔案信息是國家信息資源和社會信息資源的重要組成內容，而檔案信息化建設正是當前檔案工作者所需要面臨的重要課題。數字化檔案信息管理平臺建設作為檔案信息化建設的核心內容之一，其建設對我國檔案事業和社會實踐的必要性有以下幾點。1.數字化檔案信息管理平臺建設是信息時展的必然趨勢。伴隨著計算機網絡技術和信息化浪潮對人類社會生活方式、工作方式和學習方式的迅猛沖擊，檔案事業也正向著數字化、信息化的方向發展。由此形成的大量數字化檔案給檔案日常管理工作帶來了全新的挑戰。與此同時，隨著自動化辦公、無紙化辦公的觀念普及，檔案管理由實體化管理轉向數字化管理成為必然趨勢。因此，一個優秀的數字化檔案信息管理平臺無疑會使針對數字化檔案管理的工作更符合時代趨勢。2.數字化檔案信息管理平臺建設是數字檔案館建設的重要內容。國家檔案局的《數字檔案館建設指南》提出，數字檔案館的建設內容包括集成建設滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施；開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統；推進館藏數字檔案基礎數據庫建設，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換；實現檔案信息資源分層共享；配套建設數字檔案館保障體系[3]。數字檔案館如果沒有一個可靠的平臺作為支撐，那么數字檔案館的檔案管理儲存、資源共享、信息安全等功能需求將無從談起。3.數字化檔案信息管理平臺建設是檔案管理的迫切要求。在過去的傳統檔案管理中，大量的紙質檔案給檔案管理工作帶來諸如檔案匯總、檔案存放、檔案檢索、紙質防潮、人員看護等不少方面的麻煩。隨著大數據時代的來臨，這些麻煩也隨著檔案的數量呈指數倍地增長。而數字化檔案信息管理平臺可以使檔案變得存儲方便、不易損壞，甚至通過程序使大數據量的檔案維護、檢索成為十分方便的事情。4.數字化檔案信息管理平臺建設是社會發展的實際需要。當今社會，人們對檔案的重視程度不斷提高，越來越多的人愿意建立起自己的家庭檔案來記錄家族歷史、榮譽成功等，這些檔案甚至可以成為家庭教育的素材。數字化檔案信息管理平臺可以為想要建立家庭檔案的用戶提供便捷的數字化檔案建檔、管理服務。除此之外，擁有龐大數據、圖表、文件等檔案資料的信息化檔案管理平臺也同時具有不可估量的社會經濟價值，可以為政府或機構做重大決策時提供大量具有時效性、便捷性的檔案資料檢索服務。
二、數字化檔案信息管理平臺的建設內容
1.“蘭臺e令”專題網站介紹。蘭臺是我國漢朝中央檔案典籍庫，其主管者稱為蘭臺令史，蘭臺e令即是“互聯網+”時代的檔案管理者和使用者。網站采用“互聯網+檔案”的模式，將互聯網思維融入傳統的檔案管理中，政府檔案管理部門、家庭，甚至個人都可以使用網站平臺將相關檔案上傳到云端數據庫，建立、管理公眾、家庭和個人的檔案。網站用戶角色主要分為四種：游客、注冊用戶、管理員、超級管理員。游客僅具有瀏覽網站公開檔案的權限；注冊用戶除了瀏覽網站內的公開檔案外，還可在自己的空間下建立、上傳公開或是私有的檔案；管理員擁有用戶管理、檔案管理、數據統計等后臺功能；超級管理員僅有一名，除了擁有管理員所有權限外，還可以創建、注銷其他管理員賬號。網站整體web服務架構采用MVC設計模式，以JAVA作為主要編程語言[4]311。開發過程中的技術選型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技術[5]18，MySQL作為后臺數據庫[6]144。2.檔案信息資源集成系統建設。檔案信息資源集成系統指對各類數字化檔案進行收集并上傳至云端的整套系統。檔案集成過程中應遵守國家檔案局頒布的檔案歸檔標準等相關文件。以“蘭臺e令”專題網站為例，其參照了民生檔案的歸檔要求，將檔案分為成員成長、家庭歷史、家庭資產、榮譽成果、醫療保健、社交旅游、聲像電子、家庭藏品、圖書資料、其他等十大一級分類，每一大類下還可以由檔案上傳者在自己的檔案分類下自由設置自定義的二級分類。檔案集成渠道可以由檔案局的工作人員使用平臺管理員賬號將需要上傳的數字檔案上傳至云端，也可以由普通民眾在網站平臺上注冊的賬號建立相關家庭檔案。檔案也可設置其可視權限，公開檔案可被所有訪問該網站的用戶所見，私有檔案只可由自己和管理員權限以上用戶查看。3.檔案綜合管理系統后臺建設。檔案綜合管理系統后臺指系統管理員管理、維護平臺的可視化端口。在“蘭臺e令”專題網站中，后臺功能分為用戶管理、檔案管理、數據統計等，可由管理員以上權限用戶通過系統后臺的可視化界面進行訪問以及監管。用戶建立上傳的檔案有違反法律規定或監管條例的情況，管理員可刪除違規檔案，嚴重情況下可暫時或永久凍結上傳者的賬號。用戶在注冊、填寫賬戶信息、上傳檔案時產生的大量數據可以由管理員在后臺進行相關數據的統計，例如用戶地區分布、年齡分布、檔案類別分布等等。4.檔案信息交流分享模塊建設。用戶通過網站上傳的檔案位于網站所在的文件服務器中，通常意味著檔案的傳播渠道只有在網站內部發生。但在“蘭臺e令”專題網站中，用戶上傳的檔案不僅僅只可在網站內部瀏覽、傳播，還可以利用第三方網絡社交平臺進行傳播。這不僅僅可以方便用戶之間的使用，有利于檔案信息和檔案理念的傳播，還可以增加網站在社會上的曝光率。5.檔案信息安全保障體系建設。用戶上傳的檔案既是信息資源，也是用戶的隱私。對于用戶不愿公開的檔案，網站平臺應當建立一系列的安全保障體系來保障用戶的隱私不被竊取?！疤m臺e令”專題網站對用戶密碼采取了MD5加密，增加了用戶密碼被竊取、破解的難度；另外，針對SQL注入、XSS攻擊、目錄遍歷等常見的Web攻擊手段也做了相應的安全防護措施[7]795，以維護用戶的隱私權益和網站的形象。
三、數字化檔案信息管理平臺的發展方向
1.結合大數據時代背景的服務拓寬。當前檔案實踐領域，包括數字化檔案、歸檔電子文件等檔案數字資源總量達到了PB級別，具有了大數據的特征[8]9。同時，現在的檔案用戶也不再僅滿足于表面數據的利用，而是更加希望可以得到數據背后蘊含的信息。因此，檔案服務也應該與數據挖掘、數據分析等大數據領域相結合，開發一套基于檔案大數據的新型信息服務引擎，使數字檔案信息資源中蘊藏的巨量信息得到真正的開發和利用。2.各級數字檔案信息平臺間建立共享網絡。目前，我國各省市級檔案網站的建站過程相對獨立，技術標準、檢索方式各異，內部檔案信息資源互不相通。長此以往勢必形成“信息孤島”，致使數字檔案事業發展失去活力。若各級數字檔案信息平臺之間相關內容進行超鏈接互連，或由龍頭檔案網站做各級數字檔案館的目錄索引，集成各類數字檔案信息資源，有利于實現數字檔案信息資源的共建共享。檔案數字化建設是檔案事業發展中一項重大而復雜的任務，對傳統的檔案管理工作方式是一次巨大的沖擊。在信息化時代充分開發、建設、利用、管理數字化檔案，有助于檔案信息資源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，實現便民利民等重大意義。此外，在檔案數字化建設過程中要著眼考慮未來時代的發展趨
參考文獻
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高校；學籍檔案；數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。
第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
