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1.有關項目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關要求，避免了合同結束時，就合同執行中產生的資料的歸檔問題發生扯皮現象。

2.有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10％左右。這項條款加入了經濟制約手段，把項目檔案的編制和提交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。

通過合同會審流程中加入檔案審核的環節，強化了各部門的檔案管理意識，在全公司范圍內建立了通過合同簽訂環節控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時的扯皮現象，促進了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識的不斷加強，經協商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時，直接將檔案有關要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環節強化檔案管理的目的。

二、強化合同執行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對工程資料進行及時收集、整理和編制對于保證工程檔案的真實性、準確性至關重要，西氣東輸檔案部門注重合同執行中的過程管理，強化過程培訓、指導、檢查工作，及時了解工程資料產生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強項目檔案編制管理培訓工作。根據實際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓。培訓中明確項目檔案編制要求及各方責任，下發項目檔案編制手冊、表格模板等，指導項目檔案表格的填寫方法等。做到項目開工之初，各參建單位就清楚項目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項目檔案編制現場指導、檢查工作。參建單位因為工期忙、人員緊張等多方原因，項目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動參建單位實現項目檔案編制工作與工程建設同步的目標。檔案部門積極主動開展工作，將檔案指導、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導工作，通過現場檢查、指導，不僅能隨時了解各單位檔案收集、編制工作的進展情況，發現存在問題使之得到及時糾正和整改，還可提高項目經理對檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進行項目檔案編制工作，保證項目檔案編制進度。

3.通過竣工資料監理周報制度，強化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個省、市、自治區，工程檔案過程監控難度大，檔案部門充分發揮監理職能，建立“竣工資料監理周報制度”，要求監理對所轄區段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導和監督，每周匯總區段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監理周報，上報到工程和檔案管理部門。通過監理單位對參建單位竣工資料日常管理、時時監督，加強參建單位對檔案、竣工資料的管理力度，從而實現了檔案部門對西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執行過程的跟蹤管理中，檔案部門會及時發現檔案編制工作嚴重滯后或忽視項目檔案管理的情況，通過協商工程管理部門，采取延遲支付合同進度款措施，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作，確保工程資料收集及時、編制整理規范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設同步的良好局面。

三、通過財務付款程序，嚴把合同付款關

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關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節；受內外因素的影響，合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環節即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯存財務部門，作為記賬憑證；第三聯可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯系合同價值進行綜合分析。

例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機關和企業檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發，傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執行情況，加強對風險的控制能力，使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現合同安全統一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定，當事人協商一致的，可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的，依照其規定。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發

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一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用

1.1 建筑企業工程管理的創新觀念

時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創新建筑企業管理體制

為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業的技術創新管理

科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。

2.2、配備專業的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。

2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核

單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎

財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作

加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐

信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。

結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

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Key words: project contract archives

任何一項工程都要有業主委托設計、監理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯系和相互制約的機制，從而實現工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協調有序地運行。

一、對工程合同檔案的理解

工程合同是工程施工單位、承包人、建設單位、發包人完成某項工程項目勘察、設計、建筑、安裝工作、建設單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內容包括投標、中標書、信件以及數據、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數據交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設計、建筑、安裝合同。

二、工程合同檔案管理的任務

在工程建設的市場經濟條件下，我們要培養工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發展。首先，在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加強工程合同檔案管理質量

工程合同管理對材料的收集是管理的基礎工作，對此，工程施工技術人員、監理人員要加強對檔案管理人員的聯系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續性與完整性。收集的材料除了要完整，還應該確保其正確。因而工程監理還應該檢查合同內容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業檔案部門留存的建設工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。

3.2建立健全合同檔案管理機制

21世紀是法制的社會，在工程建設過程中我們應該簽訂合同，明確了發包人和承包人在工程中的權利和義務，因而企業要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關鍵問題是如何依法履行。我們應該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規定合同雙方應認真履行各自的權利和義務，任何一方無權隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規定，都必須承擔相應的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規范檔案法規，更進一步地加強檔案法規建設。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業各層次關系明確，在企業《工程技術資料管理辦法》中應明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產生激勵作用，確保建設工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應學會用現代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態性、實時性的管理，及時全面地總結經驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業自身的合法權益。

3.3建立健全合同管理網絡體系

建筑安裝施工企業具有跨地區跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統一領導，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、完整的、穩固的合同管理網絡體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網絡體系就要求合同管理員經常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經營部門，然后由公司交企業檔案部門留存。因為完整的企業建設工程施工合同管理網絡是信息暢通的渠道，輔以計算機的應用則更快捷、容量大。第三，企業檔案部門收到工程合同后應該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發現有缺的要及時進行追回。接著企業檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。

三、結束語

工程建設是社會經濟發展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質量，以更好的為工程各方創造利益，為社會發展服務。

參考文獻：

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1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]

1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。

1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。

2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。

2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：

2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。

2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：

①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。

2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。

3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題

為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：

3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。

3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。

3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。

結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻：

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一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經濟快速發展，以及世界大環境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環境下，企業管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業進行各種合作，取長補短，提高自身發展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產經營的過程中就要簽訂合同和協議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業維護自身權益的有效途徑，因此，企業應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業任何一部分經濟活動都需要簽訂合同進行記載和規范，當運行過程中出現糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內容。形成一個合同檔案，其內容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內容和性質、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序將其列入合同檔案中，確保合同檔案之間的聯系。4.變更、續簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內改變原有的合同內容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內容、發生的金額、責任人、經辦部門等信息，審批單應該一式三聯，在訂立合同以后，第一聯和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯交給財務部門作為記賬憑證；第三聯由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業自身提高檔案管理工作者的素質，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現對合同檔案的規范化管理。

【參考文獻】

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一、引言

合同管理貫穿電力企業生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現良好的經濟效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環節，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續的創利和創譽運行機制。

二、合同管理在電力企業生產經營管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。對于電力企業來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理。總體來看，合同管理對于電力企業而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。

合同管理在電力企業生產經營管理中的作用表現在以下幾個方面：

（一）合同管理是進行成本管理的核心

電力企業的項目實施全都是通過一系列承發包合同來實現。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業的合法權益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。

三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點

責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發生成本和費用歸結到各生產單位和業務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環節。當前，電力企業競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態，提高企業現代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：

（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構

要加強電力企業對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養一批業務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發現業主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。

（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。

（三）加強索賠管理

項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。

參考文獻

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1．負責辦理人事檔案接收手續，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。

2．保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關規定為乙方提供相關人事服務和管理。

4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。

5．甲方不負責其它管理及保險責任。

三、 乙方管理責任

1．應按國家有關規定為存檔人員辦理各項社會保險。

2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。

3．乙方對聘用的應屆大中專畢業生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續。

4．存檔個人到甲方辦理各種手續時，乙方應為其向甲方出具介紹信。

5．乙方應按甲乙雙方協議規定支付人事費。如發生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。

6．乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。

四、 本合同自雙方簽字之日起生效。

五、 本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（簽字蓋章）

乙方：_________________

（簽字蓋章）

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1．重工程建設輕檔案管理。工程項目建設的特點是用有限的投資在規定的時間內建成符合設計要求的工程，使之盡快發揮效益。在工程建設過程中，業主一般把控制工程投資、進度和質量作為工作的中心任務，對工程檔案資料的收集、整編等工作往往重視不夠，甚至擔心工程檔案管理會影響進度，重工程建設輕檔案管理的現象普遍存在。

2．檔案管理質量不高。部分項目施工期長達數年甚至更長時間，受工期長、人員變動大的影響，在工程項目施工期間業主往往只注重工程施工進度，對建設過程中形成的資料沒有妥善保管。檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔，待工程完工時才組織力量突擊收集，增加了工程項目檔案資料收集的難度，難以保證檔案資料的完整性和準確性。

3．檔案收集過程的混亂。部分單位為趕工期和進度，只重視工程驗收是否過關，在工程實施過程中忽視檔案資料的收集，放松了項目文件的日常管理工作。由于不能做到檔案工作與工程進度同步管理，專業檔案人員難以做到全程跟蹤和指導，因此往往造成檔案資料的收集、整理不及時、不合要求，待工程竣工驗收時才發現檔案管理不善的問題，形成被動局面。

二、問題存在的原因分析

工程檔案管理是工程管理的重要內容，在工程建設的各環節都是檔案形成的過程，既有按計劃周期形成的資料，也有各建設環節產生的階段性材料，還有根據工程建設的臨時性事項產生的文檔。工程檔案管理不善的主要原因包括以下幾個方面：

1．重視程度不夠。部分建設單位檔案管理意識淡薄，注重工程有形建設，忽視檔案資料的作用，沒有把工程檔案管理納入工程建設和管理之中。重建設輕檔案，使檔案管理不能與工程建設同步進行。

2．責任落實不到住。部分參建單位責任意識不強，不能嚴格執行工程檔案管理的相關制度和規定，對工程檔案管理崗位及其職責落實不到位，使得工程檔案無法得到有效收集和整理。

3．人員素質不高。部分參建單位檔案管理人員多為兼職人員，缺少水利工程檔案管理知識，對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水利工程檔案管理質量較差，無法達到國家規定的檔案驗收標準。

三、解決問題的合同承包制檔案管理模式

采用合同承包制管理水利工程檔案模式，是將已經列項擬建的重點水利工程檔案管理納入設計、施工、監理等合同體系，將檔案管理工作委托給專業檔案部門進行全過程管理。該模式包括以下特點：

1．對工程檔案管理工作實行合同制。在工程建設招標時，將工程檔案管理任務單列一項，業主(甲方)以招標或委托方式與專業檔案館或檔案管理機構(乙方)簽訂合同，由專業承包單位按合同對檔案進行系統、規范管理，以合同形式明確規定雙方的權利、義務和法律責任。合同簽訂后，乙方立即為甲方組建檔案機構(如檔案室)并開展工作。檔案室的職能包括：制定整個工程的檔案管理規章制度、辦法；對工程參建各方的檔案工作進行業務指導和監督；對建設管理單位(甲方)產生的檔案進行有序管理，使整個檔案管理工作從開始階段就走上規范化道路。

2．對工程實行檔案管理目標合同制。在簽訂設計、施工、監理等項目合同的同時，將檔案管理納入設計、施工、監理等參建單位合同管理之中，明確規定各自檔案管理職責及要求，規定工程檔案驗收的標準，采用經濟手段強化工程檔案管理工作，同時加強對合同履行過程的管理。在檢查合同執行情況時，同時檢查檔案管理情況。針對合同執行過程中存在的問題，采取有效措施加以改進。建設單位對各項工程招標時，要有檔案人員參加編制標書及合同條款，并在編制標書時對檔案管理特別是竣工資料的要求做出具體規定。開標后，這些規定以合同方式加以明確。工程開工前，接受委托的檔案部門要為建設管理單位編制符合該工程實際的檔案管理規定并及時下發給各參建單位，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設中，各參建單位必須以檔案管理目標合同為依據開展工作，并服從檔案管理部門的管理、協調和監督。

四、合同承包制管理水利工程檔案模式的優點

采用合同承包制管理水利工程檔案，是水利工程檔案管理的一種新模式，對水利工程參建單位具有十分重要的意義。其優點主要體現在以下幾個方面：

1．節省時間。工程建設項目在立項開工之初，建設管理單位剛成立，工作千頭萬緒，受委托的檔案管理部門可在工程開工之初建立起全方位的檔案管理體系，使檔案管理工作與工程建設齊頭并進。工程項目竣工之時，工程項目檔案收集、整理完成，為工程竣工驗收提供完整系統的檔案資料。工程項目交付使用時，工程檔案就及時移交給工程項目的管理單位，使工程項目運用過程中問題能得到及時有效解決。合同承包制管理檔案能與工程建設同步進行，不會因工程檔案工作滯后，給工程建設帶來不利影響。

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當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

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此階段主要解決系統應該“做什么”的問題。用戶與系統設計人員合作，確定該系統的總目標，給出系統的功能、要求和條件，經過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優方案，并寫出實計劃交上級管理部門進行審查。系統分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發計劃通過審批。系統分析階段是整個系統中關鍵的一環。系統分析階段的組織者即系統分析員是計算機系統中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統分析階段工作應由計算機專業人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短.共同規劃出一個系統。系統分析工作由可行性研究和制定系統的總體規劃兩個部分組成。

（一）可行性研究

文書檔案管理人員要根據文書檔案工作的特點和規律對計算機系統提出要求，然后在調查研究的基礎上進行系統可行性分析、對系統提出全面的要求。這是系統分析的第一步，包括以下幾個方面的內容：系統具備什么功能，確定系統的性能和使用范圍；進行初步費用估計及進度估計；提出對安全性、可靠性、擴充性等方面的要求。可行性分析階段重點考慮和解決的問題是：

（1）本單位對文書檔案自動化管理系統的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統建立之后能提高工作效率多少，建立一個系統需花費多少人力、物力、財力，如何用較少的花費建立一個能獲得最大經濟效益的系統。（3）本單位及文書檔案部門現有條件如何，如文書檔案工作的基礎、資金、設備條件、人員技術條件等，能否在現有條件下順利地開發系統。（4）系統運行時將會出現哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統或應用系統的軟件進行分析、評價和比較，提出適于本單位的代選方案。

（二）制定系統的總體規劃

（1）確定系統的目標和功能。系統的目標是系統設計的基礎，在此基礎上確定系統的功能。系統的功能包括服務功能、建立功能和維護功能。其中系統的服務功能是指系統的應用；建立功能包括系統初始化和建立數據文件或數據庫，并把數據裝入相應的數據庫及數據文件中，以便使用和處理；維護功能指對數據進行增加、修改、插入、刪除的功能以及數據的保密和安全方面的功能。

（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯機檢索的要求，因為一般聯機檢索系統要求每一提問的響應時間應在1秒鐘之內，最多不超過5秒鐘；具有較強的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統。此外，還要考慮計算機是否具有適應環境的能力，如維修是否方便，是否有服務支持，是否具有擴充內存、變化組合的能力。

（3）軟件設計。要求軟件具有以數據管理為中心的操作系統或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點；系統的應用軟件應對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。

（4）機房設置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。

（5）配備人員。應配備系統分析員、系統設計員、著錄標引員、操作員、硬件及軟件維護員等工作人員，要求其精通業務，對工作認真負責。

制定系統的總體規劃必須是在文書檔案部門對自動化系統的實際需要的前提下，根據本單位的經費、人員等多方面的情況，考慮國內硬件生產、引進的條件及本單位軟件設計的能力進行開發，不能不顧客觀條件盲目開發，以致造成資金的浪費。在進行系統設計時應采用培訓與調入相結合的辦法培養多層次的系統管理人員，并應進行人才儲備。

系統分析階段結束時，應產生系統說明書和可行性研究報告。系統說明書是通過系統分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達成一致后形成的文件。可行性報告又可稱為實施計劃報告，它應對系統的實施方案進行粗略描述，開發進度、使用的資源、人員投入計劃及組織形式等。

二、系統設計階段

此階段主要解決系統“如何做”的問題。它是系統的應用軟件設計，內容包括數據準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數據存儲技術的自動選擇、操作費用估算等。擔任系統設計的人員稱作系統設計員，主要由經驗豐富的軟件人員來擔任。

三、系統實現階段

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二、系統分析和設計

系統總體設計主要包括應用背景、項目目標、解決方案設計、模塊功能分析四個方面。

1.應用背景

此管理系統使得管理人員可以及時了解和控制庫存圖書檔案的準確情況和數據。包括了對圖書、檔案入庫信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。

2.項目目標

建立這個系統的目標就是實現對新書的入庫、借閱以及還書信息等的計算機化管理，使得繁雜的庫存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。

3.解決方案設計

根據前面分析的應用背景和項目目標進行設計，其系統總體方案設計流程如圖一所示。

4.系統模塊功能分析

該系統根據圖書入庫、借閱、查詢、管理的需要，依據系統總體方案設計流程圖所示，本系統所要設計的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：

4.1圖書入庫信息管理模塊，用于管理圖書相關信息；包括新到圖書的登記入庫。

4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；

4.3環境設置模塊，用于設置用戶的操作界面；

4.4數據管理模塊，用于處理數據庫的備份和恢復。

4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫存、借閱等信息的查詢。

在本系統中由于沒有打印機設備供試驗，所以預先把報表打印改成報表預覽。

在系統主界面的設計中，包括在mdi窗體中允許顯示多個窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設置下拉菜單可以對各功能模塊進行調用，實現對圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。

三、數據庫設計

根據系統的工作原理與工作流程，數據庫設計主要有以下幾個步驟：

1.選擇數據庫

根據系統的分析和設計需求，我選用access2000數據庫來進行數據庫的邏輯設計。

2.創建數據庫

首先，啟動數據庫管理器，建立一個新的數據庫，在該數據庫下建立數據表，輸入記錄。并建立各個表之間的聯系，其5個數據表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個數據表的邏輯結構分別根據系統的需要而設計。如圖書信息記錄表的結構如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個字段，每個字段的名稱分別是：圖書編號（數值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價格等相關信息。

四、程序設計和調試

在上面的各項工作完成之后，依次逐步實現各個功能模塊的界面，對其主窗體和各個子窗體進行屬性的修改，接著添加菜單項，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨調試每個窗體，最后將主控制調度程序和功能模塊程序聯結起來調試，完成整個系統。 以下簡單例舉主窗體的設計過程：

1.主界面設計

主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設計步驟如下：

步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統1.0”，name屬性值該為mainform。

步驟二、添加菜單項，實現啟動畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對象，雙擊該控件對象，在“操作”菜單項下，分別設置菜單條“新書入庫”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統登錄”、“退出”。在“管理”菜單項下，分別設置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項“操作”中的菜單條“退出”，創建onclick事件，是系統具備退出功能。

主窗體界面的設置如上圖二所示。圖書入庫信息模塊包括3個子菜單、圖書入庫登記、入庫明細管理、圖書入庫查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個子菜單、圖書借閱登記、出庫明細管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。

1.1步驟三設置屬性

1.1.1主窗體的屬性如表一所示

1.1.2主窗體的菜單項如表二所示。

1.2步驟四編寫代碼

主窗體初始代碼如下：

me. caption = me. caption & “－ [“ & strnowuser & ”] ”me.logout.caption = me.logout.caption

&“－ [“ & strnowuser & ” ] ” endsub

2.其它模塊設計與實現，其他，如啟動畫面的實現，用戶登錄密碼認證窗體的實現，圖書管理功能的實現，在本系統中，還有借書模塊、還書模塊、添加讀者模塊、新書入庫模塊、借閱歷史查詢模塊，這些模塊的設計與實現的語言、界面風格與以上設計相似，鑒于篇幅有限，本文在此不再詳述。

在設計本系統過程中使用到的需另外添加的“部件”有microsoft flexgrid control 6.0microsoft windows common controls-2 6.0

本系統還需要添加如下一些“引用”。

microsoft activex data objects2.5 library;

microsoft data formatting objects library 6.0(sp4)

microsoft data report designer v6.0

五、系統安全性問題

為了防止非法用戶對本系統的操作，本系統設計了一個登錄界面， 用來讓合法用戶的進入。在數據庫方面設計了一個表，用來實現用戶和密碼的數據源，來實現多用戶的進入和操作。考慮到本系統的規模和其它方面的因素， 在數據庫方面本系統設置有相應的權限。

篇13

發改委；檔案信息；設計；實現

隨著網絡和信息等現代化科學技術的發展與成熟，當今社會已經逐漸邁進信息化時代，人們日常的工作、生活和學習都在互聯網和計算機技術的影響下變得更加方便、快捷。同時，信息技術也越來越多地被應用到各個行業領域當中，在各企業、機關單位、醫院、學校的信息管理工作中都以計算機網絡技術為依托設計或引入了專門的信息管理系統來提升信息管理水平。本文針對發改委綜合檔案信息系統的設計與實現問題進行了探討。

一、發改委綜合檔案信息的管理需求分析

作為一個肩負宏觀調控職能的重要部門，發改委積累了大量珍貴的檔案資料，并逐年遞增，傳統的管理方式十分不便于檔案信息的管理、存儲和查詢、調用，大大降低了檔案信息的利用率，沒有發揮出綜合檔案信息對發改委及我國社會經濟穩定、健康發展的實際效用。因此，實現和推動發改委綜合檔案信息管理的現代化、數字化和信息化已然成為必然趨勢。發改委綜合檔案信息的管理主要會涉及到收發文、信息錄入、查詢、統計和歸檔整理、借閱等環節，設計信息管理系統的目的是要節省檔案信息的存儲空間、延長檔案信息保存的時間、方便信息查詢和調用等。設計的信息管理系統要能夠實現數據存儲、獲取和展示、轉存儲、備份等功能，同時還要保證檔案信息能夠在此信息管理系統和諸如OA一類的信息系統之間進行雙向的信息傳遞。此外，鑒于計算機技術的更新速度較快，設計的信息管理系統需要在保證系統本身先進性的同時具備一定的開放性與擴充性，以便隨著技術的發展和使用需求不斷更新和完善其功能。

二、綜合檔案信息管理系統設計思路

首先，在辦公內網的基礎上利用計算機技術設計符合發改委實際狀況和需求的信息管理系統，把安全、高效和服務、共享作為綜合檔案信息管理系統的設計原則，在此基礎上創建一個系統的檔案信息服務體系。其次，加快發改委紙質檔案信息資料的數字化腳步，為檔案信息管理系統提供原始的電子信息數據和元數據，對于部分重要檔案要盡量實現全文的檢索和利用，進而建立起基礎的電子檔案信息資源數據庫，全面實現發改委綜合檔案信息的無紙化利用和信息網絡化的管理模式，讓日后檔案信息的管理、調用、查詢、傳遞工作變得更加快捷、高效。再次，保證檔案信息管理系統完整性、科學合理性的前提下，既要保證其能夠與其他信息系統進行相互間的信息發送與信息接收。同時鑒于發改委的特殊性質，系統要具備對需要保密的檔案數據信息做壓縮加密處理和異地備份的功能。此外，為保證系統中檔案信息數據的完整性和延續性，要遷移歷史數據條目。最后，創建一個可以實現文字、音頻、影像等多種類型檔案信息數據查詢、利用的綜合性檔案信息管理平臺，兼具專業性、完整性的同時要允許并容易對其進行功能上的擴展、改進和完善。

三、模塊劃分

根據上文對發改委綜合檔案信息管理系統的需求分析，可將此系統程序按功能劃分成連接數據庫服務器和基本數據管理、檔案整理、檔案數據管理及系統維護5個模塊。連接數據庫服務器這部分模塊的主要功能是確定用戶選擇的數據庫服務器，出于安全方面考慮，可設置第一次使用時用戶要提供服務器名、用戶名、密碼等正確信息后方可成功登錄系統，之后此次填寫的信息將會被記錄到注冊表當中，以省卻日后登錄的麻煩。基本數據庫管理模塊主要的功能有保密級別、歸檔類別、部門和保管期限、數據修改、刪除操作等。檔案數據管理模塊的功能是檔案信息的錄入、查詢和統計及銷毀等。檔案整理模塊則專為檔案鑒定與組卷而設計的。系統維護這一模塊的功能是數據的導入、導出、打印，以及數據庫的恢復和備份。

四、體系結構

將整個檔案信息管理系統分成應用服務器、用戶、數據3層。其中應用服務器這層本文選取了MVC結構，利用MVC結構將交互管理系統分解成模型、控制和視圖3個構成組件，裝有問題核心數據與邏輯計算關系和功能計算關系的模型組件需要利用JAVA類與EJB技術來實現；用于保證用戶和系統能夠進行互動操作的控制組件功能需要通過使用JAVA語言編寫的服務器端程序來實現，控制組件的主要目的是協調模型同視圖之間的工作；對于從模型處獲取顯示信息的視圖組件來說，同樣的信息可以通過不同的顯示形式和視圖展現出來，視圖組件功能的實現需要依靠JavaScript和JSP技術、HTML技術。需要說明的是，對于屬于用戶層的工作人員來說，不管是在單位還是其他地方，僅通過網絡就能得到此信息管理系統提供的業務邏輯層服務，雖然不需要再安裝客戶端軟件，但仍需要通過RMI通信協議。

五、結束語

鑒于以信息網絡技術為依托可建立信息管理系統來實現檔案信息管理的信息化和現代化，所以，在發改委綜合檔案信息管理工作中也應主動探索，結合發改委檔案信息管理工作的實際需求進行信息管理系統的設計，包括功能模塊的劃分、體系結構構建等。

作者：羅瓦則 單位：四川省喜德縣發展改革和經濟信息化局

【參考文獻】