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高中學校人事檔案是存儲教職員工信息以及學生個人信息的重要歷史記錄，其內容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學生的人生具有憑證、依據和參考的作用，同時對學校的教學活動也具有重大的影響。因此，完善高中學校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學校人事檔案的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權威性、可靠性的檔案信息服務。
一、高中學校人事檔案管理的基本現狀
（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關系，加之學生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學校忽視學生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質性內容，值得一提的表面管理工作也就是為了應對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規整和衛生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準性也令人擔憂。
（2）人事檔案管理者缺乏專業度。在某些高中學校會存在著這樣一種現象，即從事學校檔案管理的工作人員所學專業與檔案管理無關。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學、規范、有效的管理體系，從而使得學生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現學生檔案信息被隨意篡改的現象。
（3）學校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業性不強，直接導致學校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現在以下幾個方面：首先檔案歸類不細致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應當銷毀檔案的處理沒有嚴謹的流程；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責任制度。長此以往，就會出現管理者對檔案疏于管理的情況，從而導致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內容損壞，造成嚴重后果。
二、完善高中學校人事檔案管理的主要舉措
（1）加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識。學校應當把檔案管理工作納入到日常管理工作內容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導等形式，增強工作人員對檔案管理內容的認識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認知去處理檔案收集、整理、歸類等相關工作事項，能夠在一定程度上避免出現檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。
（2）檔案管理數字化、網絡化，增強管理人員的專業素質。信息數字化是當今時展不可逆轉的大趨勢，也就是說現代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應潮流，形成數字化、網絡化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學術要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業素質的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學、規范、細致，面面俱到。
（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導致檔案操作規范不明確、問責制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經驗來處理檔案，短期內問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學性的處理方法，很容易導致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發利用，讓管理者有據可依，有章可循，有責可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。
三、結束語
檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學校應當格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴謹、客觀、科學的態度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養，改善檔案管理水平，從而推動高中學校教育事業的可持續性發展。
參考文獻：
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Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A文章編號：
科學技術是第一生產力，是企業長期發展的重要因素，而人才是企業發展的核心力量。人事檔案管理作為企業日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續發展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發揮工作積極性、主動性和創造性，是知人用人的重要依據，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護企業人力資源管理，促進人力資源可持續發展的重要保障。然而，當前很多企業的人事檔案管理出現了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續的發展。現狀主要表現在：
1.審核把關不嚴。社會經濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴，少數企業則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態度。
2.材料不實或信息不準。人事部門未按規定對材料進行認真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。
3.管理者素質不高。現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當。管理意識的薄弱使得大多數企業招工時對于求職者的檔案資料沒有認真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當，“拋檔、棄檔”問題嚴重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。
6.人事檔案信息資源的開發利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現實中，由于人事檔案強調保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業單位人事檔案的現代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發揮，已不適應新形勢下企業人事檔案管理工作的要求，這就亟需當前企業人事管理部門在檔案管理工作上改進和創新。
1.加強領導，健全制度
加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結合實際情況，在檔案管理部門的指導下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業應當通過競爭選拔的方式擇優錄用，通過競爭環節讓管理者上崗就業。
2. 狠抓培訓，提高素質
對于檔案管理工作者而言，提高自身內在知識水平，積累豐富的管理經驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業知識，實現知識創新，盡可能使檔案管理人員專業化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業務培訓，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，并要穩定檔案專業隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、嚴謹認真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。
3.注重收集，規范管理
在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發現缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應主動與單位聯系，及時補齊。人事檔案內容復雜，案卷內常有材料的收入取出，如工資調整、年度考核、調配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結經驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織干部人事等工作的政策、規定。
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2.推動檔案管理向現代化信息管理的發展創新
檔案管理創新需要緊跟時展，不斷向現代化信息管理發展，共享各種信息及資源，增加醫院內部的溝通和交流，最大程度的展現醫院人事檔案管理的意識。人事檔案在進行信息化管理之后，促使各個部門便捷的傳遞資料，并且電子信息化管理具有很大的儲量、很快的速度以及準確的計算，大大提高了工作效率。醫院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統，分區管理檔案信息，還要分開設置檔案室、計算機室以及辦公室，通過計算機系統實現聯系。計算機室和檔案室均安裝防輻射的基礎設施，最大程度上減少電磁干擾和降低設備發生損壞。此外，檔案電子信息化進程的不斷推進就必然要求將以往儲藏的紙質檔案資源轉化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計算機內。
3.不斷推行醫院人事檔案管理新模式
隨著醫療事業的飛速發展和醫院人員的流動性增強，使得醫院工作復雜度提升不少，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應當今醫院的日常管理工作需要和不斷發展的要求。近些年來，一些醫院開始實施人事檔案的制度，這也是提升醫院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結構進行合作，并在合作過程中不斷完善有關內容，確保人事檔案管理工作按照醫院的發展需要進行。此外，也要保證雙方管理網絡的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫院更規范高效地實施人力資源管理工作。
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隨著我國各行業改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰，人事檔案的實用意義越來越大，管理機構也不斷的完善和加強，管理手段和管理水平也隨之提高，然而，在人事干部檔案管理的崗位設置上存在著一些問題。以檔案管理專業在本系統目前人事檔案管理崗位設置的現狀來看，仍然看出在崗位設置中存在同樣的問題。如我們全系統18單位，具有人事干部檔案管理條件的有16個單位，共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案，除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外，其余全部都在基層單位人事部門自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部檔案管理崗位的設置有以下幾種情況：
1. 從全系統18單位中，只有3個單位設有專職人事檔案管理人員，其他15個單位都是兼職，也就是說，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集歸檔的資料太多了或有空，才抽出時間抽出人手突擊處理檔案歸檔，都是延用這種兼管檔案管理工作的被動管理模式；
2. 實行績效工資制度時，在設置的崗位說明書中，有館員（人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等）崗位說明書，但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的；
3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性，與醫療衛生專業相比，醫療衛生的業務學術活動相對就比較重視，而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業培訓和外出考察學習機會；
4. 崗位業務技術提高的培訓班也相對的少，年內或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術培訓也就1-2次，然而，檔案管理知識、技能、設備等是需要不斷跟班學習、更新和提高的；
5. 職稱的晉升也不如醫療業務的重視，有關部門很少組織辦培訓班。比如在長期的人事檔案管理工作實踐中，怎樣把工作中的經驗和技能總結出來，通過撰寫論文來交流；也沒有在晉升時有什么要求和技能等內容進行培訓和指導，從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應付日常工作的現有水平上。
二、人事檔案管理崗位設置的思考
隨著目前信息化技術的突飛猛進，以及衛生事業的開展趨勢，人才資源的合理配置和充分發揮與利用，已經成為目前衛生醫療事業開發的首選，人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰。新時期如何提高檔案管理人員的綜合水平，充分開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務，已成為一個嶄新的重要課題。那么，如何提升工作效率？如何采集紙質文檔和電子文件？怎樣合理地把各種文檔歸檔？怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設置得到新的重視和升級，作者認為：
1. 各級領導既要重視又要把行動落到實處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關干部隊伍建設全局的高度來認識，將其崗位設置與其他專業崗位相同并論，有必要探索合理科學的管理體制，把被動管理轉化為主動管理，定檔定人，做到檔案管理工作及時有效。
2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性，人才越來越受到國家和用人單位的重視，如何合理配置和充分發揮利用人才資源，通過十精神的傳遞就會進一步明確今后人才發展的重要性，干部人事檔案就是我們人才資源，所以有關部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率，為奔小康作出貢獻是很有必要的。
3. 大力推廣干部人事檔案管理系統的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應當前的發展需要，手抄的年代已慢慢遠離，隨著電器化程度的普及，在日常檔案管理工作方面盡量實行微機化操作，完全可以利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據資料，使干部檔案信息化；建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保證干部檔案信息的“原生態”，也大大地提高了工作效率。
4. 更新設備更新知識。從切紙到打孔、從目錄到進柜以及“六防”工作所用設備都有必要不同程度的更新換代；加強檔案管理人員的業務培訓更是不可缺少，組織參加各級舉辦的業務培訓班、進修班、檔案知識講座、競賽、經驗交流會、學術研討會等，是提高檔案管理人員的業務水平和工作能力的必修課。當然，象習見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”，檔案管理人員自身也要加強學習，堅持與時俱進，開拓創新，樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務的思想，做到干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業，樂于奉獻，為檔案事業的發展做出自己應盡的努力。
參考文獻
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1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。
2 當前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。
2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。
3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。
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二、基于人本理念，改革高校人事檔案管理工作
（一）更新落后觀念，制定檔案管理制度。強化高校人事檔案管理，不斷更新落后管理理念。作為檔案管理人員，要以身作則，充分認識到高校人事檔案管理工作對學校發展的重要性。因此，在開展工作的過程中，要積極響應高校及有關部門號召，將高校人事檔案管理提升到高校戰略發展高度中去。完善制度，為高校人事檔案管理工作的順利實施提供重要保障。隨著高校的不斷壯大，建立科學合理的管理制度，才能更好地應對日趨復雜的高校人事檔案管理工作。制定高校人事檔案管理制度的過程中，要對每個具體環節做出明確、詳細的規定，進而提高高校人事檔案管理工作效率。
（二）堅持以人為本，在實際工作中突出人本理念。在高校人事檔案管理工作中堅持“以人為本”理念，是踐行十精神的良好體現。高校人事檔案不僅是廣大教職工個人經歷的集中體現，也是個人德行、才能的客觀反映。傳統意義上的高校人事檔案管理，往往過分強調個人的“光榮歷史”和家庭背景，并重點突出教學成果和政績表現，并不能將每個高校職工的個性特點突出出來，一定程度上影響到高校人才的任用和干部選拔。因此，要對高校檔案材料收集范圍進行正確調整，補充高校人事檔案材料內容。如，職業資格、職業能力、職業信用、專業技術特長、教學創新、科研成果等方面，盡可能通過高校人事檔案反映每個職工的綜合情況，充分體現高校“以人為本”的高校人事檔案管理理念。
三、探索新途徑，不斷優化高校人事檔案管理模式
（一）加大宣傳力度，培養檔案管理意識。檔案意識主要是指對檔案管理工作的認知、了解程度等，是嚴格遵守及實施依法管檔的核心內容。可以說，高校人事檔案是高校教職員工晉升的重要依據，記錄著每個高校人員的成長歷程。近幾年高校檔案管理工作中“遺檔現象”越來越嚴重，需要通過各種手段強化高校人事檔案宣傳，增加相關人員的檔案管理意識，使高校教職員工及領導干部能夠正確認識到高校人事檔案管理的重要作用，并積極參與到高校人事檔案管理工作中來，做到及時歸檔，自覺整理相關材料，進而促進高校人事檔案管理良性發展。
（二）重視知識管理，發揮檔案資源社會價值。目前高校人事檔案管理工作已經逐漸從實體管理、信息管理向知識管理方面發展。要重視高校人事檔案的利用，在確保高校人事檔案信息安全的前提下，高校人事檔案管理應逐漸由被動管理轉變為主動服務。
四、利用新手段，實現信息化和現代化管理
（一）轉變傳統管理方法，加大信息化技術推廣范圍。信息管理使體力、智力勞動在檔案管理過程中發揮最大價值，若檔案管理工作依然沿用傳統管理方法，會導致人事檔案收集、整理、檢索效率低下，且很多人事檔案信息丟失后無法恢復。因此，應加大信息化技術在高校人事檔案管理工作中的應用力度，在廣泛應用計算機網絡技術的同時，加強網絡安全技術實踐。要設置高校人事檔案信息系統，以確保人事檔案信息安全。
（二）健全檔案服務模式，加快信息化建設步伐。現階段，傳統意義上的高校人事檔案服務模式，已經無法滿足高校現代化建設要求。因此，要緊隨信息化建設的加快，完善高校人事檔案管理，使高校人事檔案能夠通過網絡平臺，實現信息共享。目前高校信息化建設服務模式尚處于初級階段，因此需要加快高校人事檔案信息化步伐，以便高校能通過網絡技術和信息技術高效管理人事檔案，更好的為高校服務。
參考文獻
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2.賈博.淺談事業單位人事檔案管理工作中幾點問題的解決[J].民營科技，2014.11
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二、傳統紙質檔案管理模式的優缺點
（一）傳統紙質檔案管理模式的優點。1.原始記錄性、安全性。紙質檔案因其材質特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質檔案作為現今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態度。（二）傳統紙質檔案管理模式的缺點。1.紙質檔案保管成本偏大。紙質檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設成本較之一般建筑偏高。同時紙質檔案在進入檔案庫房前，還需要經過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設備成本較高。2.紙質檔案易損壞，不易傳播。紙質檔案因材質原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現紙張老化變脆、發霉等現象，且紙質檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質檔案整理時，已經對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
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[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01
隨著經濟的發展和社會的進步，新時期學生檔案管理工作面臨著新的挑戰。在新時期學生檔案管理工作中，為了不斷適應時代的變化，要改變過去的管理機制，堅持管理創新，提高學生檔案管理工作的效率。
1 堅持在信息管理上創新
目前，部分單位的學生檔案管理基本上還處于手工操作階段，一些現代化的管理方法和手段沒有很好地得到運用。傳統的手工管理方法使工作人員勞動強度大，工作效率低，沒有足夠的時間和精力開發案卷內在的信息價值，人事檔案動態管理效果甚微。因此，要從信息資源的角度看待學生人事檔案，用信息管理的方法創新學生檔案工作，加強對檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現學生檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務的轉變，進一步提高學生檔案工作的現代化水平。
1.1 加大硬件投入力度
改善檔案工作的環境和基礎設施是提高工作質量的基本保證。《學生檔案工作條例》對學生檔案的保管提出了明確要求，對庫房面積、設施及所需器材作了具體規定，這是保證檔案安全和科學管理的必備條件。要創造條件，實行檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開。要配備必要設施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）要求，特別是要在檔案室配備空調、去濕機使庫房內保持符合要求的溫度和濕度。要配置統一的現代硬件設備，比如計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀、碎紙機等設備，只有硬件到位了，才能運用計算機進行學生檔案日常管理，使硬件建設躍上新的臺階。
1.2 探索建立軟件管理系統
逐步探索建立學生人事檔案數據庫系統，充分發揮信息管理更易保存、查詢、修改的優勢。建立學生人事檔案管理系統，通過現代硬件設備進行相應的技術處理，把考察材料、任職文件、照片等轉化成電子文件，上傳至學生人事檔案數據庫系統，實現人事檔案紙質與數據格式并存，減少紙質案卷因長期使用而損壞所造成的影響；建立學生信息管理系統，將學生人事檔案的一些基本信息通過專門的學生人事信息軟件輸入，制作形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉；建立學生人事檔案檢索庫和學生人事檔案目錄庫，將管理范圍內的學生檔案號和檔案目錄全部錄入庫內，有效地提高查（借）閱學生檔案的工作效率；建立學生人事檔案網絡化管理體系，實施學生人事檔案的分級管理；逐層逐級建立學生人事檔案局域網，實行學生檔案的網絡化管理，進一步提高學生檔案工作效率和服務質量。
1.3 擴大信息采集范圍
目前，學生檔案信息采集大多停留在原有的基礎上，遠落后于時代的要求。可嘗試適當擴大信息收集范圍，對管理權限內的學生的基本情況、學歷、學習簡歷、獎懲情況、年度考核情況、家庭成員、學習中的表現等信息，分為業績檔案、能力檔案、認可檔案、考察檔案、成果檔案等類別，經過嚴格審查，最后全部錄入系統。要認真細致地做好采集、制作、分類、存儲等各個環節的工作，保證數據準確、真實、規范、統一。對變動的學生信息及時進行更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調，確保學生信息的準確性和實時性。
2 堅持在工作制度上創新
學生人事檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。應結合學生檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，在落實中把好關口，不斷提高檔案工作質量和服務水平。
2.1 堅持在健全完善制度上求“全”
要編印下發學生人事檔案管理制度匯編，收集有關制度及文件裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，逐步實現制度化。要根據有關學生人事檔案工作法規與有關工作條例，結合本地實際，不斷完善、修訂、健全學生人事檔案材料的檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規范學生檔案的管理提供政策依據。要針對日常管理工作需要，建立完善《學生檔案查（借）閱登記簿》、《接收學生檔案登記簿》、《移交學生檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為學生人事檔案走上制度化和規范化的軌道奠定堅實基礎。
2.2 堅持在執行制度上求“嚴”
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信息技術在人才檔案管理中的優勢
在醫院的日常管理工作中，人事檔案是重要的信息平臺，最全面的反映每位醫護工作者的詳細情況。當前的人事檔案管理依然采用紙質的方式，這種模式使得大量的人力、物力、財力的浪費。隨著信息技術的不斷發展，醫院人才檔案管理的信息化技術應用可以使得人才資源得到有效配置，有效的彌補了傳統檔案管理模式的缺點，進一步提升效率。具體來說，檔案管理的信息化的實施主要有以下幾個方面的優勢。信息技術為基礎搭建平臺以信息技術為載體，建立處理迅速、查閱方便、存儲量大等優勢的先進檔案管理系統，確保了檔案信息的準確性、完整性。同時所需要配置的管理人員數量較少、紙張的消耗，大大地降低了管理的成本。構建信息化的人事管理檔案平臺，合理的醫護人員配置，有效利用人才的優勢，利于醫院規模的的不斷發展擴大。轉變管理理念，提高管理人員素質應當充分意識到人員檔案管理信息化工作的重要性，把檔案管理信息化工作當成大事來抓，及時分配更多的資金投入到檔案信息化工作中來，并將管理工作落實到人，及時快速的保證此工作的順利開展。檔案管理者自身具有良好的專業知識及較高的專業素養。同時切實提高自身的管理素質，以高素質的檔案管理工作為依托，具有以下的能力：維護檔案真實性、高效獲取檔案信息、評估檔案信息及加工提煉檔案信息、有效地根據檔案信息進行溝通與交流。
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2增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環。因此，檔案人員應繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。
2.1提高保密意識，學習人事檔案法律法規
檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關的法律法規，在統一思想、提高認識的基礎上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。一是充分了解人事檔案的定密依據、解密時間及保密相關要求，為日常檔案管理工作提供法律法規依據。二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動，提高業務素質，明確國家最新的規范規定，鞏固保密知識。三是定期開展保密自查活動，對各個易的風險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學習人事檔案保密知識。
2.2增強檔案管理人員的保密責任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責任感，在工作中細致嚴謹，確保不發生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責，分兵把守，將責任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
3做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應注意以下幾點。
3.1要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關規定進行建設。從保密角度考慮，一般不應將人事檔案存放庫房設在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應牢固可靠，檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內，設有專門的人事檔案保險柜，由專人負責管理，無關人等一律禁止入內。
3.2嚴格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔起維護人事檔案完整與安全的職責:一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經過層層嚴格的審批手續，有效避免人事檔案的損壞，同時，發現人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救，以免以后遺忘或增加破損；二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；三是保證人事檔案存放的統一性與有序性，按照國家相關規定，規范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
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二、做好醫院人事檔案信息化管理的對策
（一）重視醫院人事檔案信息化管理工作。醫院領導及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關醫院人才隊伍建設全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎設施建設，切實將其納入重要議事日程。應著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫院的人事檔案工作考核制度，體現多勞多得、優勞優酬，充分調動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫院人事檔案信息化建設投入。醫院提供一定的資金支持，更新硬件設備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術支持，通過公開招標采構引入專業檔案管理軟件，來提高醫院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫院人事檔案管理安全措施，在軟件應用的基礎上加設防盜系統。（三）做好醫院人事檔案系統維護。主要包括以下方面：1.規范的錄入規則和內容。在原始數據錄入時應該建立統一規范的錄入規則，所采集數據應針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關少錄入，讓人事檔案管理系統便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統數據進行管理維護與更新。只有經常對系統進行維護才能確保醫院人力資源系統的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫院人事檔案信息化管理是將數據保存在服務器中，同時將數據備份放置硬盤中，以防服務器出現問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統，還要對于原始紙質檔案進行妥善保存。做到實時系統、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發生。4.落實安全保護措施。在服務器與客戶端之間設置“防火墻”，定期修改服務器密碼，針對相應管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權限等。嚴格執行保密規定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設。應建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴格落實，加強監管，明確各個崗位的工作范圍及職責，規范檔案管理人員行為。（五）建設一支高素質的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質、業務素質、工作作風等方面建設，通過業務學習、教育培訓、外出進修等方式實現管檔人員的基本理論、業務技能、工作水平的提升，努力建設一支政治強、業務精、作風好的高素質醫院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結創新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發展。
三、結語
醫院人事檔案管理為醫院人才培養、制定人力資源發展規劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設，才能更好地提高醫院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學化和規范化進程。
作者: 單位:臨沂市精神衛生中心
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人事檔案管理工作是一項基礎性工作，是做好人事工作的基礎和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項工作的重要性，認為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規范管理工人身份人員檔案沒有多大作用；還有些部門認為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續工作是組織人事部門的事情，與己無關；也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當一部分人員對工人身份人員人事檔案工作的意識還是不強的。
2.對工人身份人員檔案管理手段不夠，機制滯后
目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應有的生機與活力，機制滯后，已不能適應人事工作發展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業主管部門，這對檔案管理的規范化、制度化帶來不利。比如全市機關事業單位的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理，由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會出現缺失、隨意更改現象，對以后人事日常管理帶來極為不利的影響。
3.對工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后
目前各部門對工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領導不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統的手工模式層面，不能運用現代化的電子技術手段進行管理，不能建立上下互聯的數據庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費時間長，檔案磨損快，勞動強度大，管理成本高。
4.對工人身份人員檔案人員知識不專，更新滯后
人事檔案工作的業務性和專業性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數都缺乏檔案管理的專業知識，上崗后也從未受過專業培訓，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務等高新技術，無法適應新形勢的要求。
二、主要對策及思考
1.集中保管，實現檔案管理規范化
人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環節，提升檔案管理的效率，而且有利于推進檔案管理的現代化。針對目前工人檔案管理分散、整理不規范等情況，要對工人檔案的管理權限進行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當地人事部門統一保管；對于下屬單位工人檔案數量較多且管理規范的部門，經人事部門授權，可由其自行保管，人事部門定期對管理情況進行監督檢查。
2.建章立制，實現檔案管理制度化
制度建設是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發及保管、保密等方面的臺帳，著重加強檔案的“進、管、出”等環節的管理；其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點核實等基礎工作，確保每份檔案達到“完整、真實、條理、精煉、實用”的要求。
3.強化培訓，實現檔案管理隊伍的專業化
建設一支高素質的檔案管理干部隊伍，是提升檔案管理水平的根本和關鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊伍。為此，一方面要加大對人事檔案工作人員的業務培訓力度，組織檔案工作人員學習《檔案法》、《保密法》等法律法規，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，采取“走出去、請進來”的辦法，就如何開展新時期的檔案工作、如何當好一名檔案工作人員等工作進行培訓指導，通過培訓，培養出一支作風扎實、樂于奉獻、業務精通的復合型檔案管理人員；同時要培訓檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強事業心和責任心。另一方面要培養檔案工作人員的政治素質。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎懲表現，是一項內部性、保密性很強的工作，因此檔案工作人員要有嚴格的組織紀律和良好的職業道德，要強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象發生。
4.抓設備建設，提高檔案管理現代化水平
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一、新時代人事檔案管理工作的重要性
（一）增強人事檔案信息的真實性在傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發展，這不僅為用戶查詢和利用服務提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實性，而且便于人事檔案信息的實時補充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。
（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發生了較大的變化，特別是各種先進技術手段的應用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準確性和便捷性。
（三）提高人事檔案服務水平。在當前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計算機來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務水平的提升奠定了良好的基礎。
二、人事檔案管理工作的現狀
（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數工作人員對人事檔案管理工作認識不足，導致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領導對人事檔案管理工作認識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。
（二）檔案管理信息化程度不高。在當前信息化時代背景下，信息技術發展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質檔案，有效地規避了紙質檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網絡化的發展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進的檔案管理設施，為人事檔案信息化管理的實現打下良好的基礎。但當前部分單位對于人事檔案信息化建設缺乏重視，相應的軟硬件設施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準確性，嚴重制約了人事檔案的信息化和網絡化的發展進程。
（三）人事檔案信息安全面臨挑戰目前大部分單位人事檔案都實現了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務質量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰。特別是在信息化環境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統也易受到網絡病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰。
（四）人事檔案管理人員的綜合素質有待提高。傳統人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質的專業化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質水平不高，部分檔案管理人員沒有經過系統的檔案專業知識學習，這就導致無法滿足當前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實際工作中缺乏責任心，無法保障人事檔案信息的真實性，這必然會對人事檔案管理質量帶來較大的影響。
三、新時代人事檔案管理工作的優化策略
（一）積極創新人事檔案管理工作理念。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發生了較大的變化，這就需要在實際人事檔案管理工作中，積極創新檔案管理工作理念，強化檔案管理人員的服務意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業務中來，做好組織建設和專業人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責任落實到個人，促進人事檔案管理工作水平的提升。
（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數字化的轉化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠實時進行補充，進一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結合自身的實際情況，積極構建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責任機制，將人事管理責任落實到人，使人事檔案管理人員能夠相互監督，進一步促進人事檔案管理工作的規范性和制度性。
（三）推進人事檔案信息化建設。在當前信息技術普及應用的新形勢下，各領域都加快了自身信息化建設的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術手段的應用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運用信息化手段將紙質檔案轉化為信息數據，數字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統，并運用專化的檔案管理軟件，將人事檔案管理信息系統與辦公自動化系統進行有效銜接，可以實現檔案信息的快速收集和歸檔，進一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎。
（四）建立強大的人事檔案信息數據庫。當前大部分單位人事檔案管理設施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發展的需求。這就需要積極配備先進的檔案軟硬件設施，重視先進檔案設備和軟件的應用，為人事檔案信息化建設創造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數據庫建設，將人事檔案信息錄入到數據庫中，利用軟件系統來實現對人事檔案信息的管理。在具體建立數據庫時，需要重視原始檔案信息與數據庫中信息的一致性，設計的軟件系統要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設置相應的權限，保證人事檔案的合理利用，進一步提升人事檔案信息管理的科學化和現代化水平。
