引論：我們?yōu)槟砹?3篇人事檔案日常管理工作范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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高中學(xué)校人事檔案是存儲教職員工信息以及學(xué)生個人信息的重要?dú)v史記錄，其內(nèi)容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時對學(xué)校的教學(xué)活動也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。

一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因?yàn)閷W(xué)校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對上一級部門的檢查而進(jìn)行簡單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學(xué)校會存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無實(shí)際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先檔案歸類不細(xì)致，過于簡單；其次對于檔案的實(shí)效期限管理失當(dāng)，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應(yīng)當(dāng)銷毀檔案的處理沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋蛔詈?，檔案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長此以往，就會出現(xiàn)管理者對檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。

二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強(qiáng)對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導(dǎo)等形式，增強(qiáng)工作人員對檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類等相關(guān)工作事項(xiàng)，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，也就是說現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強(qiáng)了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因?yàn)橹挥芯邆淞己脤I(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經(jīng)驗(yàn)來處理檔案，短期內(nèi)問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結(jié)束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實(shí)際意義。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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Keywords: personnel file; Problem; measures

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是企業(yè)長期發(fā)展的重要因素，而人才是企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理作為企業(yè)日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續(xù)發(fā)展，研究人事檔案工作有著重要的意義。

人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，是知人用人的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。

人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)企業(yè)人力資源管理，促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續(xù)的發(fā)展?，F(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：

1.審核把關(guān)不嚴(yán)。社會經(jīng)濟(jì)的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴(yán)，少數(shù)企業(yè)則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態(tài)度。

2.材料不實(shí)或信息不準(zhǔn)。人事部門未按規(guī)定對材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,從而給“造假”行為提供機(jī)會，很多求職者為了謀求工作機(jī)會，而在自己的檔案上填寫不真實(shí)的信息，這對于企業(yè)在今后的人力資源管理上將帶來很大的實(shí)際問題。

3.管理者素質(zhì)不高?，F(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的需要。

4.檔案收集不當(dāng)。管理意識的薄弱使得大多數(shù)企業(yè)招工時對于求職者的檔案資料沒有認(rèn)真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行保管。而在考察職員工作業(yè)績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當(dāng)，“拋檔、棄檔”問題嚴(yán)重。

5.人事檔案管理手段滯后和基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備簡陋，技術(shù)落后，耗費(fèi)大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實(shí)用。

6.人事檔案信息資源的開發(fā)利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現(xiàn)實(shí)中，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。

目前部分企業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發(fā)揮，已不適應(yīng)新形勢下企業(yè)人事檔案管理工作的要求，這就亟需當(dāng)前企業(yè)人事管理部門在檔案管理工作上改進(jìn)和創(chuàng)新。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度

加強(qiáng)對人事檔案管理，要切實(shí)從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結(jié)合實(shí)際情況，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過競爭選拔的方式擇優(yōu)錄用，通過競爭環(huán)節(jié)讓管理者上崗就業(yè)。

2. 狠抓培訓(xùn)，提高素質(zhì)

對于檔案管理工作者而言，提高自身內(nèi)在知識水平，積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新，盡可能使檔案管理人員專業(yè)化。同時，采取“請進(jìn)來，走出去”的辦法加大對管檔人員進(jìn)行政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，并要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)的精神。

3.注重收集，規(guī)范管理

在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應(yīng)主動與單位聯(lián)系，及時補(bǔ)齊。人事檔案內(nèi)容復(fù)雜，案卷內(nèi)常有材料的收入取出，如工資調(diào)整、年度考核、調(diào)配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護(hù)人事檔案的安全，定期總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織干部人事等工作的政策、規(guī)定。

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2.推動檔案管理向現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新需要緊跟時展，不斷向現(xiàn)代化信息管理發(fā)展，共享各種信息及資源，增加醫(yī)院內(nèi)部的溝通和交流，最大程度的展現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的意識。人事檔案在進(jìn)行信息化管理之后，促使各個部門便捷的傳遞資料，并且電子信息化管理具有很大的儲量、很快的速度以及準(zhǔn)確的計(jì)算，大大提高了工作效率。醫(yī)院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統(tǒng)，分區(qū)管理檔案信息，還要分開設(shè)置檔案室、計(jì)算機(jī)室以及辦公室，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，最大程度上減少電磁干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞。此外，檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。

3.不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動性增強(qiáng)，使得醫(yī)院工作復(fù)雜度提升不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來，一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實(shí)施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作，并在合作過程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容，確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。

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隨著我國各行業(yè)改革的不斷深入，隨之進(jìn)行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應(yīng)給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰(zhàn)，人事檔案的實(shí)用意義越來越大，管理機(jī)構(gòu)也不斷的完善和加強(qiáng)，管理手段和管理水平也隨之提高，然而，在人事干部檔案管理的崗位設(shè)置上存在著一些問題。以檔案管理專業(yè)在本系統(tǒng)目前人事檔案管理崗位設(shè)置的現(xiàn)狀來看，仍然看出在崗位設(shè)置中存在同樣的問題。如我們?nèi)到y(tǒng)18單位，具有人事干部檔案管理?xiàng)l件的有16個單位，共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案，除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外，其余全部都在基層單位人事部門自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部檔案管理崗位的設(shè)置有以下幾種情況：

1. 從全系統(tǒng)18單位中，只有3個單位設(shè)有專職人事檔案管理人員，其他15個單位都是兼職，也就是說，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集歸檔的資料太多了或有空，才抽出時間抽出人手突擊處理檔案歸檔，都是延用這種兼管檔案管理工作的被動管理模式；

2. 實(shí)行績效工資制度時，在設(shè)置的崗位說明書中，有館員（人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等）崗位說明書，但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的；

3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性，與醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)相比，醫(yī)療衛(wèi)生的業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)活動相對就比較重視，而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業(yè)培訓(xùn)和外出考察學(xué)習(xí)機(jī)會；

4. 崗位業(yè)務(wù)技術(shù)提高的培訓(xùn)班也相對的少，年內(nèi)或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術(shù)培訓(xùn)也就1-2次，然而，檔案管理知識、技能、設(shè)備等是需要不斷跟班學(xué)習(xí)、更新和提高的；

5. 職稱的晉升也不如醫(yī)療業(yè)務(wù)的重視，有關(guān)部門很少組織辦培訓(xùn)班。比如在長期的人事檔案管理工作實(shí)踐中，怎樣把工作中的經(jīng)驗(yàn)和技能總結(jié)出來，通過撰寫論文來交流；也沒有在晉升時有什么要求和技能等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應(yīng)付日常工作的現(xiàn)有水平上。

二、人事檔案管理崗位設(shè)置的思考

隨著目前信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，以及衛(wèi)生事業(yè)的開展趨勢，人才資源的合理配置和充分發(fā)揮與利用，已經(jīng)成為目前衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)開發(fā)的首選，人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時期如何提高檔案管理人員的綜合水平，充分開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務(wù)，已成為一個嶄新的重要課題。那么，如何提升工作效率？如何采集紙質(zhì)文檔和電子文件？怎樣合理地把各種文檔歸檔？怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設(shè)置得到新的重視和升級，作者認(rèn)為：

1. 各級領(lǐng)導(dǎo)既要重視又要把行動落到實(shí)處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關(guān)干部隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來認(rèn)識，將其崗位設(shè)置與其他專業(yè)崗位相同并論，有必要探索合理科學(xué)的管理體制，把被動管理轉(zhuǎn)化為主動管理，定檔定人，做到檔案管理工作及時有效。

2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性，人才越來越受到國家和用人單位的重視，如何合理配置和充分發(fā)揮利用人才資源，通過十精神的傳遞就會進(jìn)一步明確今后人才發(fā)展的重要性，干部人事檔案就是我們?nèi)瞬刨Y源，所以有關(guān)部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率，為奔小康作出貢獻(xiàn)是很有必要的。

3. 大力推廣干部人事檔案管理系統(tǒng)的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要，手抄的年代已慢慢遠(yuǎn)離，隨著電器化程度的普及，在日常檔案管理工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，完全可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化；建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保證干部檔案信息的“原生態(tài)”，也大大地提高了工作效率。

4. 更新設(shè)備更新知識。從切紙到打孔、從目錄到進(jìn)柜以及“六防”工作所用設(shè)備都有必要不同程度的更新?lián)Q代；加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)更是不可缺少，組織參加各級舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識講座、競賽、經(jīng)驗(yàn)交流會、學(xué)術(shù)研討會等，是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力的必修課。當(dāng)然，象習(xí)見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”，檔案管理人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務(wù)的思想，做到干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)盡的努力。

參考文獻(xiàn)

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1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實(shí)反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進(jìn)人力資源開發(fā)。

2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負(fù)的責(zé)任認(rèn)識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進(jìn)行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強(qiáng)的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進(jìn)行檔案資料的日常維護(hù)及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔(dān)負(fù)多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費(fèi)時間長，耗費(fèi)人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項(xiàng)隱形財(cái)富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進(jìn)修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強(qiáng)定期、不定期的深入管檔工作進(jìn)行督查，同時強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進(jìn)一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實(shí)制定的更新計(jì)劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實(shí)況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

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二、基于人本理念，改革高校人事檔案管理工作

（一）更新落后觀念，制定檔案管理制度。強(qiáng)化高校人事檔案管理，不斷更新落后管理理念。作為檔案管理人員，要以身作則，充分認(rèn)識到高校人事檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展的重要性。因此，在開展工作的過程中，要積極響應(yīng)高校及有關(guān)部門號召，將高校人事檔案管理提升到高校戰(zhàn)略發(fā)展高度中去。完善制度，為高校人事檔案管理工作的順利實(shí)施提供重要保障。隨著高校的不斷壯大，建立科學(xué)合理的管理制度，才能更好地應(yīng)對日趨復(fù)雜的高校人事檔案管理工作。制定高校人事檔案管理制度的過程中，要對每個具體環(huán)節(jié)做出明確、詳細(xì)的規(guī)定，進(jìn)而提高高校人事檔案管理工作效率。

（二）堅(jiān)持以人為本，在實(shí)際工作中突出人本理念。在高校人事檔案管理工作中堅(jiān)持“以人為本”理念，是踐行十精神的良好體現(xiàn)。高校人事檔案不僅是廣大教職工個人經(jīng)歷的集中體現(xiàn)，也是個人德行、才能的客觀反映。傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理，往往過分強(qiáng)調(diào)個人的“光榮歷史”和家庭背景，并重點(diǎn)突出教學(xué)成果和政績表現(xiàn)，并不能將每個高校職工的個性特點(diǎn)突出出來，一定程度上影響到高校人才的任用和干部選拔。因此，要對高校檔案材料收集范圍進(jìn)行正確調(diào)整，補(bǔ)充高校人事檔案材料內(nèi)容。如，職業(yè)資格、職業(yè)能力、職業(yè)信用、專業(yè)技術(shù)特長、教學(xué)創(chuàng)新、科研成果等方面，盡可能通過高校人事檔案反映每個職工的綜合情況，充分體現(xiàn)高校“以人為本”的高校人事檔案管理理念。

三、探索新途徑，不斷優(yōu)化高校人事檔案管理模式

（一）加大宣傳力度，培養(yǎng)檔案管理意識。檔案意識主要是指對檔案管理工作的認(rèn)知、了解程度等，是嚴(yán)格遵守及實(shí)施依法管檔的核心內(nèi)容。可以說，高校人事檔案是高校教職員工晉升的重要依據(jù)，記錄著每個高校人員的成長歷程。近幾年高校檔案管理工作中“遺檔現(xiàn)象”越來越嚴(yán)重，需要通過各種手段強(qiáng)化高校人事檔案宣傳，增加相關(guān)人員的檔案管理意識，使高校教職員工及領(lǐng)導(dǎo)干部能夠正確認(rèn)識到高校人事檔案管理的重要作用，并積極參與到高校人事檔案管理工作中來，做到及時歸檔，自覺整理相關(guān)材料，進(jìn)而促進(jìn)高校人事檔案管理良性發(fā)展。

（二）重視知識管理，發(fā)揮檔案資源社會價值。目前高校人事檔案管理工作已經(jīng)逐漸從實(shí)體管理、信息管理向知識管理方面發(fā)展。要重視高校人事檔案的利用，在確保高校人事檔案信息安全的前提下，高校人事檔案管理應(yīng)逐漸由被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。

四、利用新手段，實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法，加大信息化技術(shù)推廣范圍。信息管理使體力、智力勞動在檔案管理過程中發(fā)揮最大價值，若檔案管理工作依然沿用傳統(tǒng)管理方法，會導(dǎo)致人事檔案收集、整理、檢索效率低下，且很多人事檔案信息丟失后無法恢復(fù)。因此，應(yīng)加大信息化技術(shù)在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用力度，在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)實(shí)踐。要設(shè)置高校人事檔案信息系統(tǒng)，以確保人事檔案信息安全。

（二）健全檔案服務(wù)模式，加快信息化建設(shè)步伐?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案服務(wù)模式，已經(jīng)無法滿足高?，F(xiàn)代化建設(shè)要求。因此，要緊隨信息化建設(shè)的加快，完善高校人事檔案管理，使高校人事檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享。目前高校信息化建設(shè)服務(wù)模式尚處于初級階段，因此需要加快高校人事檔案信息化步伐，以便高校能通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)高效管理人事檔案，更好的為高校服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與原始性，對于檔案信息的保護(hù)更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認(rèn)可，但電子檔案是以計(jì)算機(jī)為載體保存的，而計(jì)算機(jī)容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹(jǐn)慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進(jìn)入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進(jìn)行防蟲、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進(jìn)行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費(fèi)時費(fèi)力，如果要多次查閱則更為不方便。

三、鐵路人事檔案管理的改革方向

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[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，新時期學(xué)生檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在新時期學(xué)生檔案管理工作中，為了不斷適應(yīng)時代的變化，要改變過去的管理機(jī)制，堅(jiān)持管理創(chuàng)新，提高學(xué)生檔案管理工作的效率。

1 堅(jiān)持在信息管理上創(chuàng)新

目前，部分單位的學(xué)生檔案管理基本上還處于手工操作階段，一些現(xiàn)代化的管理方法和手段沒有很好地得到運(yùn)用。傳統(tǒng)的手工管理方法使工作人員勞動強(qiáng)度大，工作效率低，沒有足夠的時間和精力開發(fā)案卷內(nèi)在的信息價值，人事檔案動態(tài)管理效果甚微。因此，要從信息資源的角度看待學(xué)生人事檔案，用信息管理的方法創(chuàng)新學(xué)生檔案工作，加強(qiáng)對檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案工作的現(xiàn)代化水平。

1.1 加大硬件投入力度

改善檔案工作的環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施是提高工作質(zhì)量的基本保證。《學(xué)生檔案工作條例》對學(xué)生檔案的保管提出了明確要求，對庫房面積、設(shè)施及所需器材作了具體規(guī)定，這是保證檔案安全和科學(xué)管理的必備條件。要創(chuàng)造條件，實(shí)行檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開。要配備必要設(shè)施，達(dá)到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）要求，特別是要在檔案室配備空調(diào)、去濕機(jī)使庫房內(nèi)保持符合要求的溫度和濕度。要配置統(tǒng)一的現(xiàn)代硬件設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等設(shè)備，只有硬件到位了，才能運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)生檔案日常管理，使硬件建設(shè)躍上新的臺階。

1.2 探索建立軟件管理系統(tǒng)

逐步探索建立學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息管理更易保存、查詢、修改的優(yōu)勢。建立學(xué)生人事檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)代硬件設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)處理，把考察材料、任職文件、照片等轉(zhuǎn)化成電子文件，上傳至學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，減少紙質(zhì)案卷因長期使用而損壞所造成的影響；建立學(xué)生信息管理系統(tǒng)，將學(xué)生人事檔案的一些基本信息通過專門的學(xué)生人事信息軟件輸入，制作形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)；建立學(xué)生人事檔案檢索庫和學(xué)生人事檔案目錄庫，將管理范圍內(nèi)的學(xué)生檔案號和檔案目錄全部錄入庫內(nèi)，有效地提高查（借）閱學(xué)生檔案的工作效率；建立學(xué)生人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施學(xué)生人事檔案的分級管理；逐層逐級建立學(xué)生人事檔案局域網(wǎng)，實(shí)行學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1.3 擴(kuò)大信息采集范圍

目前，學(xué)生檔案信息采集大多停留在原有的基礎(chǔ)上，遠(yuǎn)落后于時代的要求?？蓢L試適當(dāng)擴(kuò)大信息收集范圍，對管理權(quán)限內(nèi)的學(xué)生的基本情況、學(xué)歷、學(xué)習(xí)簡歷、獎懲情況、年度考核情況、家庭成員、學(xué)習(xí)中的表現(xiàn)等信息，分為業(yè)績檔案、能力檔案、認(rèn)可檔案、考察檔案、成果檔案等類別，經(jīng)過嚴(yán)格審查，最后全部錄入系統(tǒng)。要認(rèn)真細(xì)致地做好采集、制作、分類、存儲等各個環(huán)節(jié)的工作，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。對變動的學(xué)生信息及時進(jìn)行更新維護(hù)，做到隨變隨改、隨動隨調(diào)，確保學(xué)生信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時性。

2 堅(jiān)持在工作制度上創(chuàng)新

學(xué)生人事檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際和社會現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，在落實(shí)中把好關(guān)口，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

2.1 堅(jiān)持在健全完善制度上求“全”

要編印下發(fā)學(xué)生人事檔案管理制度匯編，收集有關(guān)制度及文件裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，逐步實(shí)現(xiàn)制度化。要根據(jù)有關(guān)學(xué)生人事檔案工作法規(guī)與有關(guān)工作條例，結(jié)合本地實(shí)際，不斷完善、修訂、健全學(xué)生人事檔案材料的檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規(guī)范學(xué)生檔案的管理提供政策依據(jù)。要針對日常管理工作需要，建立完善《學(xué)生檔案查（借）閱登記簿》、《接收學(xué)生檔案登記簿》、《移交學(xué)生檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為學(xué)生人事檔案走上制度化和規(guī)范化的軌道奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 堅(jiān)持在執(zhí)行制度上求“嚴(yán)”

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信息技術(shù)在人才檔案管理中的優(yōu)勢

在醫(yī)院的日常管理工作中，人事檔案是重要的信息平臺，最全面的反映每位醫(yī)護(hù)工作者的詳細(xì)情況。當(dāng)前的人事檔案管理依然采用紙質(zhì)的方式，這種模式使得大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院人才檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用可以使得人才資源得到有效配置，有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)，進(jìn)一步提升效率。具體來說，檔案管理的信息化的實(shí)施主要有以下幾個方面的優(yōu)勢。信息技術(shù)為基礎(chǔ)搭建平臺以信息技術(shù)為載體，建立處理迅速、查閱方便、存儲量大等優(yōu)勢的先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。同時所需要配置的管理人員數(shù)量較少、紙張的消耗，大大地降低了管理的成本。構(gòu)建信息化的人事管理檔案平臺，合理的醫(yī)護(hù)人員配置，有效利用人才的優(yōu)勢，利于醫(yī)院規(guī)模的的不斷發(fā)展擴(kuò)大。轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)充分意識到人員檔案管理信息化工作的重要性，把檔案管理信息化工作當(dāng)成大事來抓，及時分配更多的資金投入到檔案信息化工作中來，并將管理工作落實(shí)到人，及時快速的保證此工作的順利開展。檔案管理者自身具有良好的專業(yè)知識及較高的專業(yè)素養(yǎng)。同時切實(shí)提高自身的管理素質(zhì)，以高素質(zhì)的檔案管理工作為依托，具有以下的能力：維護(hù)檔案真實(shí)性、高效獲取檔案信息、評估檔案信息及加工提煉檔案信息、有效地根據(jù)檔案信息進(jìn)行溝通與交流。

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2增強(qiáng)人事檔案保密意識

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負(fù)責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。

2.1提高保密意識，學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)

檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識。一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識。三是定期開展保密自查活動，對各個易的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行定期自查，一方面差缺補(bǔ)漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機(jī)宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。

2.2增強(qiáng)檔案管理人員的保密責(zé)任感

人事檔案中蘊(yùn)藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責(zé)任感，在工作中細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負(fù)其責(zé)，分兵把守，將責(zé)任落實(shí)到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下，自覺維護(hù)檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。

3做好人事檔案存放過程中的保密管理工作

“保密工作無小事?！痹谌耸聶n案的存放過程中，我們主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

3.1要加強(qiáng)人事檔案存放庫房的管理工作

人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護(hù)檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠，檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的人事檔案保險柜，由專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。

3.2嚴(yán)格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實(shí)承擔(dān)起維護(hù)人事檔案完整與安全的職責(zé):一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補(bǔ)救，以免以后遺忘或增加破損；二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財(cái)力保障，負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。

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二、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理的對策

（一）重視醫(yī)院人事檔案信息化管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來對待，加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實(shí)將其納入重要議事日程。應(yīng)著重加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫(yī)院的人事檔案工作考核制度，體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)酬，充分調(diào)動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)投入。醫(yī)院提供一定的資金支持，更新硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等；提供技術(shù)支持，通過公開招標(biāo)采構(gòu)引入專業(yè)檔案管理軟件，來提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。同時加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理安全措施，在軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上加設(shè)防盜系統(tǒng)。（三）做好醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)維護(hù)。主要包括以下方面：1.規(guī)范的錄入規(guī)則和內(nèi)容。在原始數(shù)據(jù)錄入時應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的錄入規(guī)則，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對實(shí)際工作需求，以免造成浪費(fèi)，做到有用必錄入，無關(guān)少錄入，讓人事檔案管理系統(tǒng)便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護(hù)。建立人事檔案系統(tǒng)不是一件一勞永逸的事情，需要定期進(jìn)行對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理維護(hù)與更新。只有經(jīng)常對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)才能確保醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的長期長效運(yùn)用。3.檔案的保存與管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理是將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，同時將數(shù)據(jù)備份放置硬盤中，以防服務(wù)器出現(xiàn)問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統(tǒng)，還要對于原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。做到實(shí)時系統(tǒng)、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發(fā)生。4.落實(shí)安全保護(hù)措施。在服務(wù)器與客戶端之間設(shè)置“防火墻”，定期修改服務(wù)器密碼，針對相應(yīng)管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協(xié)議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權(quán)限等。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫(yī)院安全保護(hù)管理的范圍。（四）加強(qiáng)信息化管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關(guān)制度和人事檔案計(jì)算機(jī)使用管理制度，嚴(yán)格落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)管，明確各個崗位的工作范圍及職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員行為。（五）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。要不斷加強(qiáng)檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)等方面建設(shè)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教育培訓(xùn)、外出進(jìn)修等方式實(shí)現(xiàn)管檔人員的基本理論、業(yè)務(wù)技能、工作水平的提升，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結(jié)創(chuàng)新工作方法和途徑，促進(jìn)人事檔案工作的不斷發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院人才培養(yǎng)、制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫(yī)院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進(jìn)行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)程。

作者: 單位:臨沂市精神衛(wèi)生中心

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人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應(yīng)清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項(xiàng)工作的重要性，認(rèn)為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規(guī)范管理工人身份人員檔案沒有多大作用；還有些部門認(rèn)為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續(xù)工作是組織人事部門的事情，與己無關(guān)；也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實(shí)際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當(dāng)一部分人員對工人身份人員人事檔案工作的意識還是不強(qiáng)的。

2.對工人身份人員檔案管理手段不夠，機(jī)制滯后

目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚，缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制滯后，已不能適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業(yè)主管部門，這對檔案管理的規(guī)范化、制度化帶來不利。比如全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理，由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會出現(xiàn)缺失、隨意更改現(xiàn)象，對以后人事日常管理帶來極為不利的影響。

3.對工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后

目前各部門對工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現(xiàn)代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領(lǐng)導(dǎo)不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的手工模式層面，不能運(yùn)用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段進(jìn)行管理，不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費(fèi)時間長，檔案磨損快，勞動強(qiáng)度大，管理成本高。

4.對工人身份人員檔案人員知識不專，更新滯后

人事檔案工作的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性都比較強(qiáng)，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數(shù)都缺乏檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也從未受過專業(yè)培訓(xùn)，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務(wù)等高新技術(shù)，無法適應(yīng)新形勢的要求。

二、主要對策及思考

1.集中保管，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的效率，而且有利于推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。針對目前工人檔案管理分散、整理不規(guī)范等情況，要對工人檔案的管理權(quán)限進(jìn)行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當(dāng)?shù)厝耸虏块T統(tǒng)一保管；對于下屬單位工人檔案數(shù)量較多且管理規(guī)范的部門，經(jīng)人事部門授權(quán)，可由其自行保管，人事部門定期對管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

2.建章立制，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化

制度建設(shè)是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規(guī)范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發(fā)及保管、保密等方面的臺帳，著重加強(qiáng)檔案的“進(jìn)、管、出”等環(huán)節(jié)的管理；其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點(diǎn)核實(shí)等基礎(chǔ)工作，確保每份檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”的要求。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化

建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，是提升檔案管理水平的根本和關(guān)鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊(duì)伍。為此，一方面要加大對人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，有針對性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，采取“走出去、請進(jìn)來”的辦法，就如何開展新時期的檔案工作、如何當(dāng)好一名檔案工作人員等工作進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，通過培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型檔案管理人員；同時要培訓(xùn)檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。另一方面要培養(yǎng)檔案工作人員的政治素質(zhì)。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎懲表現(xiàn)，是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，因此檔案工作人員要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律和良好的職業(yè)道德，要強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象發(fā)生。

4.抓設(shè)備建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

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一、新時代人事檔案管理工作的重要性

（一）增強(qiáng)人事檔案信息的真實(shí)性在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實(shí)性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發(fā)展，這不僅為用戶查詢和利用服務(wù)提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實(shí)性，而且便于人事檔案信息的實(shí)時補(bǔ)充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。

（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，特別是各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準(zhǔn)確性和便捷性。

（三）提高人事檔案服務(wù)水平。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計(jì)算機(jī)來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務(wù)水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數(shù)工作人員對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作認(rèn)識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實(shí)際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

（二）檔案管理信息化程度不高。在當(dāng)前信息化時代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質(zhì)檔案，有效地規(guī)避了紙質(zhì)檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，為人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。但當(dāng)前部分單位對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約了人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）人事檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)目前大部分單位人事檔案都實(shí)現(xiàn)了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰(zhàn)。特別是在信息化環(huán)境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現(xiàn)信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統(tǒng)也易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質(zhì)要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致無法滿足當(dāng)前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心，無法保障人事檔案信息的真實(shí)性，這必然會對人事檔案管理質(zhì)量帶來較大的影響。

三、新時代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）積極創(chuàng)新人事檔案管理工作理念。在當(dāng)前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要在實(shí)際人事檔案管理工作中，積極創(chuàng)新檔案管理工作理念，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認(rèn)識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業(yè)務(wù)中來，做好組織建設(shè)和專業(yè)人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責(zé)任落實(shí)到個人，促進(jìn)人事檔案管理工作水平的提升。

（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠?qū)崟r進(jìn)行補(bǔ)充，進(jìn)一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實(shí)性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責(zé)任機(jī)制，將人事管理責(zé)任落實(shí)到人，使人事檔案管理人員能夠相互監(jiān)督，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范性和制度性。

（三）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢下，各領(lǐng)域都加快了自身信息化建設(shè)的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實(shí)性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運(yùn)用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，數(shù)字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，并運(yùn)用?；臋n案管理軟件，將人事檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集和歸檔，進(jìn)一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）建立強(qiáng)大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前大部分單位人事檔案管理設(shè)施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發(fā)展的需求。這就需要積極配備先進(jìn)的檔案軟硬件設(shè)施，重視先進(jìn)檔案設(shè)備和軟件的應(yīng)用，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，利用軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的管理。在具體建立數(shù)據(jù)庫時，需要重視原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫中信息的一致性，設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證人事檔案的合理利用，進(jìn)一步提升人事檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。