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2.當前我國企業檔案管理的現狀和存在問題

2.1.企業檔案的收集存在的一定難度

由于我國目前的企業并沒有完全進入到科學化管理的階段，一些中小型企業的員工并沒有較強的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產制造型的企業，由于很多員工的學歷水平不高，無法上交個人檔案或檔案經歷不全面都是企業檔案收集過程中存在的問題，同時在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動上交個人檔案導致企業不能及時對員工的檔案進行整理，這種現象對企業的檔案管理水平的提升產生嚴重影響。

2.2 企業檔案的信息缺乏系統管理

目前，企業的檔案管理仍處于傳統的檔案管理方式，一些企業檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，沒有對檔案進行統一化的系統管理。同時由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業的長久發展也使檔案管理的科學化發展出現了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革，企業的經濟發展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現象，許多企業都需要對企業內部的檔案管理工作進行變革，以知識指導思想為導向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業檔案管理的新要求，更使其滿足現代企業的發展步伐。

2.3企業檔案管理的發展滯后于信息化的發展

隨著信息技術的不斷發展，很多企業都認識到了信息技術的應用對企業檔案管理的重要性。在企業不斷壯大的過程中，因企業的各項活動產生的數字信息不斷增多，而企業傳統的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業信息技術的不斷發展，致使企業檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業檔案的信息化管理出現了阻礙。

2.4企業檔案管理工作人員的專業知識不高

檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養和專業能力要求比較高，但是目前很多企業的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業的檔案管理人員都缺少專業的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業，使企業的許多檔案管理做不到科學化發展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業的檔案管理不夠現代化，阻礙了企業的長久發展。

3加強企業檔案管理措施，提高企業檔案管理水平

3.1企業需加大檔案管理新技術的應用

當前，信息化的發展對企業檔案管理提出了新的發展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業生產和管理，可以利用信息技術加強企業的檔案管理工作，工作人員在積極開發檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業服務，提供企業相關知識文獻等。因此，企業若想更好的應用信息技術并得到長久的發展，企業必須積極利用各種信息技術帶來的優勢，開發并使用具有數據分析和決策支持的檔案知識管理系統，促進企業檔案管理水平整體的提高。

3.2強化企業的知識服務能力，實現知識共享

對企業內部的知識服務體系，企業通過構建內部知識網絡來實現知識的傳遞和共享工作。而對于企業外部的知識傳遞工作，企業也可以外部知識網絡實現企業和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統，而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統鏈接，獲得權限后實現知識的查找工作。實現知識共享有利于企業的知識體系發展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業檔案管理人員的專業知識水平

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一、企事業單位財務檔案管理內容

1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七，財務相關數據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業單位相關的財務管理資料和數據。

2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。

二、檔案管理存在的問題

企事業單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業單位的經濟活動等相關信息進行保存的重要依據。但是由于管理人員缺乏管理認知，造成財務檔案管理工作人員不足，工作業務繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業能力較低，財務檔案管理工作的機構設置不完善，財務檔案管理工作的規范性不夠

三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措

1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業單位的領導者們也應當發揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業單位管理工作效率。

2.實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升。企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環節才能真正做到管理效能提升。

4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現代化建設，實現檔案管理的電算化系統建設，只有這樣才能真正做到財務管理數據構件信息化，并實現高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求企事業單位加強對其的技術管理。

綜上所述，要實現高效的財務檔案管理，只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業單位的長足發展。

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（二）檔案工作網絡保持穩定，使檔案工作的發展具有連續性

領導對檔案工作的重視還體現在：建立健全本單位的檔案工作網絡，并保持檔案隊伍的基本穩定，打造―支業務素質良好的檔案工作隊伍，使檔案工作的可持續性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業務培訓、工作會議和研討會議，鼓勵登門拜訪其他企業、事業單位，借鑒先進經驗提高本單位檔案的管理水平，并對兼職檔案干部的業務技能和業務素質的培養。

（三）對檔案經費的大力支持，充分滿足檔案工作的發展需要

領導對檔案工作的重視，還表現在最大限度地給予檔案事業的發展提供必要的物質保障，具體體現在以下三個方面：

第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續發展的需要。檔案工作用房應符合檔案建筑規范，為保障檔案材料的安全，同時還應安裝紅外線報警系統和防盜門窗，配備相適應的消防器材。

第二，保證設施設備的配置以適應檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設備應滿足檔案工作的發展需求。

第三，保證檔案工作必要的日常經費支出。要盡力解決檔案工作的各種實際問題，必要的日常開支應得到充分保證。

二、制度建設，提供檔案事業發展基礎保障

“沒有規矩，不成方圓”。《檔案法》及其實施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規章制度加以落實和保證。業務規章制度的建立有利于保證案卷質量，業務培訓制度的建立有利于保證隊伍建設適應發展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運轉，獎勵制度的建立有利于保證檔案規范化管理水平不斷提高。

（一）建立規章制度，保證文件材料的收集和案卷質量

制度建設使檔案工作有法可依，有章可循。堅持制度上門，責任到崗，落實到人，強化管理人員和科研人員的檔案意識；歸檔通報強化各部門的責任意識，有效促進各部門分管負責人對本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評比活動促進各項制度的落實，充分調動各部門的積極性。

（二）檔案部門立卷制度，充分發揮兼職檔案人員的作用

任何一個單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業務量與日俱增，要保證檔案工作規范化管理的有效正常運轉，僅靠為數不多的專職檔案干部是遠遠不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時間和精力從事檔案信息的開發利用和學術研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個充滿活力的有機體，造就一個良性循環的局面，實現檔案工作可持續發展。專職檔案干部的監督、指導作用不可忽略。立卷工作的事前指導，事中監督，事后總結是專職檔案干部必不可少的功課；對存在的問題要反饋到各立檔部門，并通過舉辦培訓班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。

（三）加強培訓，提高兼職檔案員的業務能力

好的規章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業務技能和業務素質，檔案工作規范化管理才能得以實現。因此，對兼職人員業務能力的培養是十分必要的。檔案業務培訓制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規、規章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業務技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進一步熟悉業務，提高業務水平，同時也是一種特殊的業務培訓方式。

（四）建立健全激勵機制，充分調動各立檔單位的積極性

建立激勵機制是推動檔案工作必不可少的一環。檢查評比制度，堅持從組織領導、業務能力和案卷質量三方面進行量化考核，有效調動各立檔部門的積極性。各量化指標隨檔案工作的發展和要求予以調整。并對為檔案事業發展作出貢獻的部門、分管負責人和兼職檔案員予以表彰和獎勵，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。

三、開發利用，提供檔案事業發展服務保障

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隨著經濟的發展，我國的農業領域也逐步加快了現代化的進程，可以說自從改革開放以來，我國的整體農業經濟飛速增長，到目前為止已經基本實現了機械化，進入新的歷史發展時期。在新的農業形式環境下，需要面對更加復雜的任務和解決一些未知的新的問題。農機監理的職責就是實現農機的可靠性、安全性、耐久性等使用功能目標，力爭實現這些目標的最優化，分析目前農機監理存在的主要問題，提出加強監理檔案管理的思路和具體措施。對于提高監理檔案管理工作質量、充分發揮現場監控作用、推動監理事業的健康發展具有一定借鑒作用。

1 農機監理檔案管理的意義和作用

改革開放以來，社會不斷的發展、科技飛速的進步，使得我國的農機技術也突飛猛進。目前，我國的農機技術已初步實現了農業生產機械化，基本建成了屬于我國的農機技術體系，這也體現出我國農業生產的先進水平。在鄉鎮農業生產中運用農機技術，不僅可以節省人力物力，節省大量時間，還可以提高生產質量，改善農民群眾的生活狀況。不僅如此，農機技術的運用提高了農村的生活水平，為我國逐漸建成小康社會做出重大貢獻。

通過編制有效的農機檔案，登記農機擁有者以及農機使用者的詳細信息，可以幫助相關部門建立系統的農機數據庫，通過電子數據可以直觀系統地了解當地的農機現狀，有利于開展當地的農機安全監理工作。可以把農機檔案管理工作作為對農機局工作人員的一項考核指標，提高工作人員的積極性，使得各地農機監理工作有效地落實開展。對農機監理檔案的管理，使政府在農機監理的工作中能夠依法辦事，為各種農機工作提供事實證明。通過農機檔案的記錄，可以記錄農機監理過程出現的違法行為，便于后期依法行政的正確處理。

推廣農機新技術必須要依靠大量的農民，只有農民使用才可以發揮其效果，才能實現把這些理論的技術轉化成實際的生產力的目標。但是眾所周知，由于大多數的農民科學文化素質不高，這就導致了大力推廣農機新技術有一定的困難。所以說，需要為農民們建立一個學習的平臺，從而能夠更好地推廣農機新技術，這樣有利于提高農民的科學素養，從而進一步提高他們應用新技術的能力，只有這樣的農民才符合現代化農業的基本要求。

2 農機監理檔案工作存在的問題

農機監理檔案制度不完善。從事專門農機監理的機構一般都涉及多個部門，例如記錄、分析、預算、調查等部門。但目前往往存在缺乏協調配合的情況，時常發生職能交叉以及重復工作，這就大大降低了農機監理檔案工作的效率，出現浪費大量資源的情況，導致了各部門之間缺乏相互配合。而由于農機監理檔案管理的不完善，可能阻礙了推廣工作開展的有效性，甚至是降低了相關人員進行工作的積極性，這就使得目前的農機監理檔案機制仍然存在一定的漏洞。

專業人員結構不合理。對于我國目前農機監理人員組成來說，其年齡結構出現一定的不合理性，一些農機監理檔案管理人員的年齡較大，而這些人的知識結構相對比較陳舊，而且科學觀念也比較弱。一些懂現代化農業機械化知識的年輕人卻由于多種原因不喜歡從事這方面的工作，這就導致了從事農機監理檔案管理的技術人員缺乏一定的活力。目前還存在一些機構改革，這些不穩定因素也可能影響到農機檔案管理人員，限制了其工作的積極性，長此以往，農機監理檔案管理工作將很難有所發展。

3 如何提高農機監理檔案管理

積極推廣農機監理工作。積極推廣，提高農機監理檔案管理工作的關注度，做好檔案工作的歸納和整理。了解農民生活習慣以及農村經濟收入水平，開展系統地調研，積極地學習農機新技術以及新機具的性能、特點，結合初步的項目，有針對性地做好調研工作，做好可行性分析論證。培養農機監理檔案管理人才。農機新技術層出不窮，農機監理檔案管理方面的人才培養存在一定的困難。因此大力吸引和培養農機檔案管理人才，實現監理檔案管理的科學制度化顯得十分重要。

4 結語

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房產檔案；管理水平；策略

房地產管理與房產檔案密不可分，房產檔案是房產權屬的證明和依據，對房產領域的各項工作都發揮著不可取代的作用，可以說房產檔案是房地產管理的基礎，也是為公眾提供房產信息的依據和參考，提升房產檔案的管理水平，能夠更好的為人們服務，從目前我國房產檔案管理的情況來看，其中還存在很多問題，比如房產檔案缺乏關注度、檔案管理水平低以及檔案管理信息化建設緩慢等，這些問題嚴重制約了我國房產檔案管理工作的發展，作為檔案管理人員必須要立足于房產行業的實際情況，制定更加符合房地產行業發展的管理模式，才能夠為房產行業的發展更好的服務。

一、房產檔案管理中存在的問題

雖然我國房產檔案管理近些年來取得了不可否認的成績，但是我們也必須要認識到其中存在的一些問題，客觀看待這些問題，才能夠提升房產檔案管理的水平，下面進行具體分析：

1.缺乏對房產檔案的重視。從目前我國房產檔案管理的情況來看，由于長期以來我國檔案管理工作都得不到重視，因此很多管理者對檔案管理的認識也存在誤區，他們認為檔案管理不過是進行簡單的文件管理，實際上這種想法非常片面，尤其是在房地產行業中，房產業務開展被過渡關注，檔案管理也因此被忽視，檔案信息不完整，房產信息也比較匱乏，進而阻礙了房產行業的發展。

2.房產檔案管理水平較低。我國房產檔案管理屬于中下水平，由于房地產檔案管理得不到正確的對待，房產檔案管理者以及工作人員對于自身工作的重要性認識不足，并且一部分管理者根本沒有掌握必要的管理知識，無法與當前房產行業的發展相適應，檔案信息不能被及時搜集、整理和歸檔。

3.檔案信息化建設發展較慢。目前一部分檔案管理工作中，很多管理者依舊使用傳統的保管方法，對于信息技術的應用意識淡薄，信息搜集、查閱和使用的效率非常低，檔案安全性得不到保障。另外一部分企業在檔案管理工作方面雖然已經配備了相關管理軟件，但是卻不能充分發揮出這些關鍵軟件的作用，缺乏信息管理人才，對信息化技術了解不足，對房產檔案信息化建設也不過是走走形式，從而導致檔案信息化發展緩慢。

4.房產檔案管理人員素質不高。還有一部分的房管處（所）在檔案管理方面并沒有專業的管理隊伍，管理人員基本都是兼職，這就導致檔案管理專業性不足，并且容易受時間制約，檔案管理是一項細致的工作，沒有足夠大的時間和專業性的管理人才，管理效果無法得到保障。

二、提升房產檔案管理解決措施

1.強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡。首先，為了提升房產檔案水平，管理者必須要認識到檔案管理的重要性，并且要具有良好的職業道德以及工作責任心，應該抱有全心全意為檔案事業服務的心態。然后，要建立完善的檔案管理網絡，并且要組織管理小組，以小組長為中心，組織管理班子對檔案管理事項進行商議，建立從上至下的總體部署，并且要建立專門的檔案管理科室，并配備專門的管理人員，每個部門、每個科室都要明確工作內容和責任，各科室管理都要具有相關檔案工作的負責人，針對收集、編目以及立卷等方面一同管理，要樹立檔案管理人人有責的管理理念。最后要建立完善的管理制度與措施，要將檔案管理工作納入年度規劃中，要明確檔案管理的目標，嚴格執行管理措施，并積極向著所定的目標努力。

2.抓好檔案信息化建設，提高檔案調閱速度。信息化建設是檔案管理發展的主要方向，是檔案管理工作發展到一定階段的結果。因此檔案管理者必須要明確認識到信息化建設的重要性，并且要以最快的速度進行信息化建設。然后，要對檔案信息的搜集與檢索系統進一步完善，有效提升房產檔案的查詢效率，最后要建立完善的檔案數據分析系統，并且要隨時對房產市場的情況進行觀察，并隨時進行科學的預測，有效降低檔案管理中的風險因素。

3.建章立制，有章可循，規范操作。在強化檔案管理的過程中，房管處（所）應該建立更加完善的管理制度，并且檔案管理者必須要嚴格遵循各項管理措施以及管理原則，規章制度對人們的行為和意識都具有約束性，能夠保障檔案管理的效果，針對文書檔案的立卷、分類編號以及責任制度等方面制定相對應的管理制度，提升檔案管理的規范性與科學性。

4.加強檔案隊伍建設，提升人員綜合素質。房管處（所）要建立人才動態培養模式，要樹立學習型組織理念，房產檔案工作受到市場經濟的影響，管理目標與需求也在不斷變化，為了確保管理效力，管理人力資源隊伍必須要不斷學習新的法律、法規以及相關管理知識，要掌握更加豐富的檔案管理知識，并且檔案工作管理是非常具有專業性的工作，要通過學習不斷豐富自己的頭腦，并且不斷提升理論應用于實踐的能力，減少管理失誤的問題。

結束語

作為房產權屬登記管理的重要依據，房產檔案對整個房產管理都具有不可取代的作用。我國房地產市場發展極為快速，因此檔案管理工作也逐漸受到人們的關注，為了能夠減少房產糾紛、為房產交易以及住房制度改革提供更加有利的依據，全面提升檔案管理人員的科學管理意識，強化檔案管理力度，建立完善的管理制度是非常必要的，只有這樣才能夠有效促進我國房產檔案的可持續發展。

作者：宋斌路 單位：齊齊哈爾市房地產產權市場管理處

參考文獻：

[1]孫嘉翊.房產檔案管理人員應提高自身素質[J].現代國企研究,2015(18).

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檔案工作是各單位各項管理工作的基礎，集中統一管理本單位形成的全部檔案，是檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。隨著各項制度的改革，檔案體現了一個單位的歷史足跡，只有在科學、規范地做好檔案管理工作的同時，注重與時俱進，才能真正為單位的發展服好務，使其更加適應社會的發展，滿足社會的發展需求。

一、實現檔案管理工作的標準化建設

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

二、完善人事檔案管理對策

（一）嚴格按程序交接

人事檔案移交是一項仔細嚴肅、手續慎密、職責巨大的作業，要根據流程進行。檔案移交步驟：第一，對所管理的檔案開展一次整體的清點，要帳實一致；第二，針對借出去的檔案要立即進行催促歸還，收拾好借條，同時在借條上標注緣由和催還狀況；第三，對沒有進行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應檔案中；第四，根據檔案交接需求開展轉交，同時在轉交手續上標注轉交時間、位置、轉交雙方、證明人、轉交數量等，還必須在轉交文件上簽署相關人員名字，對轉交作業擔負責任。

（二）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

建立規范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當前，我國社會快速發展，許多企事業單位近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失問題出現。

（三）完善檔案管制機制

創建檔案作業機制一定要按照下面幾點標準：1制定的規則要符合科學以及合理性的標準。建筑起來的規則一定要達到企業特征以及檔案管制本質，符合企業檔案管制的需求。2簡單適用。機制一定要擁有可操縱性，其創建要按照便利適用、簡單可行、操縱性強為宗旨，方便能夠更好的施展機制的指揮以及標準用途。3保持機制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風對機制的順利開展有直接作用，而職員是企業的關鍵組成團體，是機制的關鍵限制目的和實施者。4保持機制實施的嚴厲性。檔案機構不僅是擬定檔案規則的主管機構，還是規則的實施機構。在規則的實施程序中，要做好獎懲的工作，充分表現出機制的威望。

（四）建章立制，有章可循，規范操作

主動熱情的改好檔案搜集作業，機制張貼上墻，操縱作業能夠有規則可依據。建設職員借讀檔案記錄，職員檔案轉入以及轉出和進行交接的記錄表格。針對因為歷史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業供應便利。所以，我們在整理檔案材料的時候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實現其原始根據用途。

（五）積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感

主動搞好宣揚作業，對搜集資料要仔細審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細負責、保證檔案是完善真實的，充分了解到工作人員在管制作業中的關鍵性，持續改善作業形式、作業手段，改革作業形式，提升作業速度，提升工作品質。在辨別程序中，辨別對錯，虛假材料定要拒絕，保護好人事檔案的真實健全原則。

（六）加快檔案信息化進程，提高工作效率

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檔案的記錄編制是一項十分嚴謹的工作，它是企業一路發展成長的印記，也是企業不斷向前發展的基石，企業的檔案可以為企業的管理經營決策提供科學客觀的依據，確保企業決策正確。不僅是外部經營，石油企業對內改革整頓時，也可以根據檔案記錄的原始數據，為每一項決策提供資料支持。

石油企業的檔案包含了大量有用信息，比如企業的創立歷史、過去的經濟交易、經濟信息和財務經營狀況等，是企業對以往經營狀況的總結，也是企業日后發展的參考資料。不僅如此，有了檔案庫，還可以大大提高工作效率，通過電子化檔案，我們可以輕松查詢到企業需要的資料，節省時間人力，實現高效辦公，為企業謀取更多利益。

二、檔案管理中存在的問題

上面我們簡單闡述了檔案對于企業的重要性，但是在目前的企業經營中，我們發現對于檔案的記錄管理工作，還是存在著許多問題，對石油企業來說也不例外。

（一）檔案管理對于企業的重要性認識不夠。對于大型企業來說，檔案的數量是十分巨大的，在管理上也就必然存在著一些漏洞。比如我們缺乏科學的檔案管理規劃，部分企業在日常的檔案管理工作中，沒有認識到檔案對于企業的重要性，只是注重檔案的交接工作和合格達標，僅僅把檔案管理當作是對資料的整理保存，也因此常常出現檔案斷層的情況，想要的資料查不到，細節的資料未保存，缺乏科學的長遠規劃，給企業的運營造成一定困擾，延誤企業工作進度。

（二）缺乏完善的檔案管理體系。在對一些企業的調查中，我們還發現企業往往缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度不健全就會導致檔案管理的不規范不嚴謹。在日常檔案管理中，經常會出現檔案收集不規范的現象，比如在檔案編制時，企業缺乏或者沒有健全完善細致的檔案收集制度，發散出去的檔案有時很難完整回收，也沒有健全的追責制度，無法追討員工責任。還有檔案的管理手段落后，管理力度不夠，主要體現在領導或工作人員沒有對檔案保管投入足夠重視，對平日的檔案工作也過于松散，沒有形成一套完整嚴格的檔案管理體系。

三、對于檔案管理問題的對策

（一）加強對檔案管理工作的重視。對于上述問題，我們可以從源頭上一步步著手解決。首先，我們應該對檔案管理工作加強重視，不管是企業領導還是相關工作人員，要明白檔案對于企業發展的重要性，我們可以組織檔案管理的宣傳探討會，讓檔案管理人員清楚認識到自己的責任，同時我們還可以建立一套檔案管理考評制度，以此提醒職員的職責和鼓勵工作人員對檔案加強管理。對工作失誤少、檔案保管好的員工進行嘉獎，提高檔案管理人員的工作積極性，改進工作中的不足。其次，我們可以建立健全檔案交接保管體系，增強檔案管理的準確性。

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城建檔案管理的重要性

見證城市發展

每個城市在其發展過程中，都會在政治、經濟、文化方面留下深刻的印跡，而這些發展和變化，最重要的“見證人”便是城建檔案，城建檔案用最真實、最樸素的方式記錄下城市在每一個時刻所發生事件，為后人提供可借鑒的素材。人們可以通過城建檔案，回顧歷史，總結某些時段城市建設過程中的成功之處以及走過的誤區，為后期城市建設提供依據，可謂是新時期的“資治通鑒”。

合理的城建檔案管理，可以讓城市的發展歷程更加清晰，信息保留更加豐富，更加便于搜索、查詢、總結等。因此城建檔案管理在見證城市的發展中起著至關重要的作用。

推動城市發展

作為城市發展的見證者，城建檔案為城市工程建設提供了重要的信息資源，工程后期檢查、排修等都需要依賴城建檔案。

一些優秀的案例，被記錄后可以用于其它城市的城市建設中，也可以用于本城市多年后的工程建設（例如城市的改造、拆遷等），減少作業過程中走的彎路。而一些失敗的工程案例，更加可以作為后期的借鑒，避免曾經的誤區。如此，便大大減少了城市建設的時間、人力、物力的成本。

城建檔案管理若能很好的總結出過去檔案中案例，進行合理的區域塊劃分，對后人借鑒，以及推動整個城市快速發展都有良好的促進作用。

應對突發事件

現如今，城市建設有大量的工程在地下，因此對于地下管線的記錄和管理，成了城市運作的重要內容。而當突如其來的自然或認為災害來臨時，城建檔案為突發事件的的處理提供了重要依據。

以2012年北京的那場暴雨為例，正是因為在過往的城建檔案中，地下水道的處理的相關檔案并不豐富，因此造成了暴雨中的悲劇。另一方面，這次的暴雨事件，使得相關部門提高了警惕，必會努力完善地下水道機構，并將相關經驗記錄到檔案中，當下次此類的自然災害發生時，相關部門便可以根據檔案資料實施解決方案。

城建檔案管理中的問題和困難

檔案收錄問題

檔案收錄是城建檔案工作的基礎且核心的內容，因為檔案本身，是萬物之本，后期的管理工作都根據它而展開。

而在目前檔案收錄的過程中，最常出現的問題便是內容收錄不全。由于城建檔案內容繁多且復雜，涵蓋了黨政機關、工程建設以及民事管理等或大或小的問題，如此龐大的信息量，在有限的工作量下，收錄經常出現遺失、漏失的現象。

城建檔案種類繁多，各種檔案的分類問題，也是相當棘手，部分跨三四個領域的檔案，在分類時會出現分歧。

而一些過于專業的工程數據，甚至一些設計商業秘密的數據，在檔案收錄時也是較大的障礙，數據的小小偏差，會導致“失之毫厘，差之千里”的結果。

檔案利用率低

理論來講，檔案越豐富，種類越多，內容越全面，對于城市發展和建設，貢獻越大。而工作人員在實踐中發現，龐大的信息量，可以被利用的內容少之又少，有些類別的檔案記錄后便不會被翻閱，因此如何合理解決檔案的利用率問題，使利用率高和利用率低的檔案有所區分，并采用不同的管理方式，是當務之急。

管理水平低

由于大部分城市的城建檔案管理工作并非是專業人士，因此對于檔案管理的原則、方法等并不十分清楚，只是按照傳統的、粗糙的方法進行管理，并沒有進入一個規范化的流程，因此會大大降低城建檔案對城市發展所起的作用。

而在這個信息化的時代，采用信息化操作，會大大提高城建檔案管理的效率，而在國內實際操作時，真正做到信息化管理的并不多。

人才缺失

新世紀，檔案以多種信息化、數字化的方式存在，而檔案管理的專業性要求越來越高，很多地區還將檔案管理作為一種傳統工作方式，并未引進符合新時代要求的專業型人才。

除此之外，專業型人才的培養，也將會是未來越來越重要的內容，檔案管理同其他大學專業課程一樣，具有超強的理論性、實踐性以及技術性。

吸引當代大學生對檔案管理的興趣，培養其創新意識，是培養專業型人才，補充人才缺口的重要手段。

地下管線檔案管理相對薄弱

城市地下設施的規模越來越大，結構越來越復雜，小到排水、燃氣管道，大到地鐵、防控洞等。這些地下管線的管理并沒有得到足夠的重視，因此也缺乏一個統一的、獨立的管理系統。

為了盡快的、安全的開發地下空間，保障地下工程有條不紊的進行，對于越來越龐大的地下設施系統，采用系統化、信息化的獨立管理模式，是大勢所趨。

如何提升城建檔案管理水平

轉變觀念，更新意識，提高重視度

城建檔案管理水平一直居低不上，處在溫熱的水準，最主要的原因是還沒有引起相關部門的足夠重視，部分人認為城建檔案管理是可有可無的內容，低調求導致了低水準。因此，轉變觀念，提高相關部門的重視度才是問題的根源。

在提高重視的前提下，城建檔案管理必須服從并服務于城市建設、社會經濟發展，順應時代的要求，無論是內容、形式還是技術方面，都要采用新的處理方式，為城建檔案管理事業注入活力。

加強人才隊伍建設

我國從上世紀末便開始了人才強國戰略，對一個國家而言，人才是根本，對于城建檔案管理亦是如此。具有過硬的思想政治素質和道德作風素質、一定的文化知識、專業水平及工作能力且一專多能、博大精深的求知意的高素質專業管理人員，是做好城建管理工作不可缺因素。

在引進高素質人才的同時，也要對在職人員進行專業培訓，爭取在實踐的基礎上，加強理論訓練，將他們打造成為高素質人才。這樣即可以減少成本輸出，也便于人才的留用。

加大資金投入力度

資金是城建檔案管理運行的保障，在相關部門對城建檔案提高重視的同時，要加大資金的投入。這體現在，一、對硬件的改善，對檔案室的規模擴張，環境改善等。二、引進先進的信息技術，聘請專業的軟件供應商，設計系統，符合檔案管理需求。三、對人才的資金投入，引進高素質人才，對已有人才的培訓等。

加強信息化建設

在這個互聯網高速發展的時代，幾乎每一項工作都可以利用網絡和數字媒體的便利，城建檔案管理工作也不例外。

對城建檔案而言，最具體的方式就是加強數字化檔案庫建設，一方面要加強網絡建設，使得信息傳輸的時間與金錢成本降低，另一方面，對數據庫進行數據化管理，針對不同行業、專業，系統地分門別類，在搜索引擎的幫助下，會使得對檔案的查閱、引用方便許多。

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1、檔案意識不強，領導重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規劃同步發展，這是普遍存在的問題，有些領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。嚴重影響了檔案事業的發展。

2、檔案室管理機制和設施不健全。基層單位的檔案室沒有專人管理，各項管理制度落實不到位，管理設施不健全，分管領導也不過問。有的單位沒有獨立的檔案室，和行政辦公室在一起；有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉庫”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統一保管檔案，文書財會檔案立卷后各管各的。給檔案保管和利用帶來了諸多不便，存在著嚴重的安全保密問題。

3、檔案管理人員更換頻繁，專業知識差。由于基層單位對檔案工作重視不夠，檔案管理人員一身兼多職，沒有時間系統學習檔案業務知識，加之更換頻繁，多數檔案員剛熟悉點檔案業務就換新人，使許多檔案管理人員沒有長遠的思想觀念，何談鉆研檔案業務知識，所以檔案業務知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理水平的整體提高。

二、針對以上問題，要調整思路，改進方法做好縣區基層單位檔案室的管理工作。

1、加強基層檔案室工作的領導，增強全員檔案意識。領導重視是做好檔案室管理工作的前提，領導把檔案工作納入全年工作的議事日程，充分認識檔案的重要性，把檔案與自己日常工作、生活聯系在一起，加大檔案工作的宣傳力度，就能增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進和提高基層檔案室的建設工作。

2、提高檔案管理人員的素質。一是加強培訓，檔案管理是一項專業性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業理論知識，是做好檔案管理工作的前提。只有通過專業培訓，繼續教育，才能提高檔案業務水平。二是深入實際，親自實踐，制定適用于本部門的檔案保管期限表，以便掌握本部門檔案信息的需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是愛崗敬業，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。從事檔案工作的管理人員，要嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想，甘當默默無聞的奉獻者，這才真正體現出你的世界觀、人生觀、價值觀，也是檔案人所具備的素質。

3、完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證。基層檔案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等規定。把分散在個科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一設專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續。避免檔案移交給綜合檔案館時出現多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進檔案室管理工作的規范化、科學化、標準化，有力地推動縣區檔案工作的發展。

4、加強檔案室基礎設施建設和現代化管理。基層單位檔案室建設工作應有一定物質條件作保證。檔案室建設應列入各個單位基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設立單獨檔案室，專人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購置一些必要的現代化設備，象電子計算機軟件等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案工作中的檔案、資料統計、管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調。檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技。這樣基層檔案室管理工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動縣區檔案事業的全面發展。

三、提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，為了使檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，因此，檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個方面：

1、觀察能力和分析綜合能力

現代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發展變化中，檔案的信息資源管理鞏固中要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發掘信息、開發高層次檔案信息的重要方法。通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現象看本質，從檔案信息資源中發掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

2、調查研究能力

檔案工作者必須具備一定的調查研究能力，掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。

3、組織能力和協調能力

在實際工作中，檔案工作者需要面對一個地區或一個系統開展工作，需要組織建立工作網絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養、指導檔案員的工作。要做好這些工作，都要求檔案工作者學習掌握組織和協調的有關原理，具備一定的組織能力和協調能力，通過自己的努力，在工作網絡中建立起互相理解、相互支持、相互協作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。

4、信息技術的應用能力

檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的關鍵。

參考文獻

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檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結教育工作經驗，探索，掌握教育工作規律方面，還是在維護學校教學、科研和管理人員合法權益方面，都具有不可估量的作用。

學校檔案是學校各項日常工作中形成的第一手資料，經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校開展各項工作的見證，是反映學校歷史的真實資料。檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為學校做好詳實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為學校各項工作提供更加便捷的服務。具體來說，要從以下幾個基本方面體現檔案的價值和服務功能：

1 強化服務功能，創新服務機制

1.1 為領導決策服務。科學合理開發教學檔案資源，不僅可以為學校的改革和發展提供理論支持，也可以把握發展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、處理重大問題提供依據。

1.2 為教學科研服務。借助多媒體技術和現代信息技術，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息，實現教學檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。

1.3 為各類咨詢查證服務。在管理要求范圍內，通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業務資料查詢、考核情況查詢，畢業生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

學校檔案工作要積極適應形勢發展的需要，不僅要強化對服務功能的認識，還要在進一步完善和提高服務功能，不斷發揮其應有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環節，圍繞學校中心工作，創新服務機制，積極進行檔案利用工作的探索，不斷提高檔案工作服務的及時性、針 對性和有效性。

2 提高管理素質，拓寬服務渠道

2.1 要轉變思想觀念。長期以來，大家對檔案資料的開發利用不同程度地存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學校檔案服務功能有效發揮，學校有關方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能，努力為學校科學決策服務，為廣大師生員工服務，為社會各界服務。

2.2 要立足服務改革檔案管理方式。一是要著眼發揮服務功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學管理，使之規范化、制度化。二要利用現代信息技術，提升管理水平。有重點、成體系、分步驟地開發利用術、復制現代化信息技術，提高檔案信息服務水平和效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。學校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政機關工作檔案和教學檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，教學部門量大面寬，都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

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key word: Real estate records management system innovation service

房產檔案部門是房產管理機構的重要組成部分,房產檔案是房地產行政主管部門在房地產管理活動中形成的具有保存價值的歷史記錄,它對城市經濟和房地產事業的發展具有十分重要的作用。近年來,隨著我市房產市場的快速發展,臨沂市房產檔案館以檔案服務百姓、貼近百姓為宗旨,以創新檔案服務為手段,不斷提升房產檔案管理水平,為我市房產事業的健康發展,保障房產權利人的合法權益,防范交易風險,推動住房制度改革和開征房地產稅收,促進房地產市場繁榮,維護社會穩定做出了積極的貢獻。

現在的房地產檔案館,明確由市局直接領導和管理的隸屬關系,實行房地產檔案集中統一管理和統一開發利用。自檔案館成立以來,就十分重視房產檔案的建檔工作,將其納入了議事日程,由主管部門市房管局牽頭,市檔案局進行業務指導,對房管產權管理過程中形成的屬于歸檔范圍的文件材料予以明確,并在實際工作中不斷探索和研究,加以補充和完善。同時,結合實際,對檔案的收集、分類、整理、保管、利用等工作環節提出了指導意見。市檔案局結合房產管理的實際,指導市房產檔案館建立健全了檔案管理的各項制度,強化檔案的規范管理。如:“產權交易查檔驗證的初復審核具體操作規程”,很好地協調和理順了檔案館與其它相關部門的工作銜接關系;完善了“檔案立卷歸檔制度、權屬檔案歸檔范圍和保管期限,檔案保管、保密、查檔、利用、借閱、稅務協助、司法協助,工作人員崗位責任”等制度,對于加強房產檔案的外部和內部的規范管理起到了重要作用;制定了檔案業務人員定期學習制度,增強了管理人員的業務能力,提高了整體業務水平和服務質量。該館已初步形成從歸檔、整理、保管、利用到檔案信息的動態管理的較為完善的科學管理系統。

市房產檔案館館庫設置了查檔接待窗口大廳,微機房、閱覽室、檔案室等。庫房配備了密集架、空調、去濕機和防盜防火監控系統,并購置有檔案消毒柜,對進庫檔案進行消毒處理。計算機、掃描等先進設備和技術在檔案管理中得到了廣泛的應用。

一、房地產檔案應創新服務方式

隨著房產交易的日趨頻繁,檔案利用人次的不斷增多,陳舊的管理模式已不能適應現在房產檔案管理的要求,房產檔案館要想獲得更快發展,就必須樹立超前的服務意識,主動服務百姓,讓檔案貼近百姓。因此,使用現代化管理手段,實現房產檔案信息化管理勢在必行,市房管局投入資金,從2003年6月開始,利用近二年半的時間將館藏的權屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉化為產權電子檔案信息,把產權產籍交易合為一體,使產權登記發證、產權交易、房產抵押、驗證等工作逐漸由手工作業過渡到了網絡微機作業,實現了房產檔案的全文數字化。

經過幾年的努力,市房產檔案館建立了房產檔案計算機管理系統,面向社會各界人士,迅速準確的提供房產權屬人、房屋結構、面積、抵押、產權處理等檔案信息查詢服務,平均每年對外接待檔案利用者逾3萬人次,提供檔案及檔案信息利用逾8萬卷次。為構建和諧社會、創造社會效益,促進房產市場理性發展,作出了很大貢獻。

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（3）不穩定性，電子文件都是以計算數字設備進行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個操作環節出現失誤或者是軟硬件出現問題，都會使電子文件受到損壞和丟失的現象發生。電子文檔修改過的電子檔案很難識別被更改的痕跡。

二、提高電子檔案管理水平的有效措施

1、加強對電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環節中的第一項，也是做好電子檔案管理的的基礎環節。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內容自動檢索功能，有時需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應該及時的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標明文檔之間相應的關系，對此類電子文件應該加強管理。在收集和積累文件的過程中應該拷貝，以此來防止和避免當計算機系統發生意外情況時造成電子文檔的丟失。

2、加強對電子文檔的分類管理將電子文件經過認真的確認和整理后，將其從網絡存儲器或計算機存儲器中刻錄或拷貝到其他可脫機載體上，以便長期進行保存。當前，電子文檔的歸納保存應符合以下幾個要求：一是在歸納時間上，應以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲載體上，以便以后查閱方便。當前在網絡環境下，文件業務也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲在同一臺計算機上。二是，從數量上來看，為了保證文件的真實準確和可利用性，一般需要保存兩個版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關科室進行保存，以確保真實、有效的使用。

3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對文檔進行檢查，重點檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關手續是否齊全，是否符合相關規定等。并且由專人負責檔案的審核，保證不同來源的文檔能夠達到統一的格式和結構要求，以便規范管理。文檔數據的使用和交流要有規范統一的原則，盡量采用通用格式。對各個管理環節進行嚴格的規范化，保留對各個文檔的處理信息，不要任意刪除。

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文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-184-01

油田企業檔案是油田開發生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現油田企業可持續發展的重要組成部分，是油田企業管理的重要內容，是油田企業強化基礎管理、提高企業競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發以來，雖然各級、各層領導給予油田開發檔案一定的重視，油田開發檔案也初具規模，現代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發企業檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發企業檔案管理更加規范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。

一、目前油田開發企業檔案管理中的主要問題

1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。

2．檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。

3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發企業的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協調困難較大。另外，勞資、組織等業務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。

4．檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統，而基層或部分人員上交檔案出現子系統劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。

5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業重大生產經營活動不掌握信息，生產業務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。

6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。

7．檔案工作的生態環境問題。檔案存放環境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發會戰初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態環境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。

二、措施和建議

1．規范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發手續；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規范。

2．加強檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續，追究有關人員的責任。

3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業務部門的檔案室，統一規劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。

4．加強檔案工作的生態環境建設。一是對現有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。