引論：我們?yōu)槟砹?3篇醫(yī)院檔案管理工作計(jì)劃范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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[中圖分類號] G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0193- 01
醫(yī)院檔案管理工作就是對醫(yī)院的各種數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行管理和整理的工作，其中主要包括了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各種數(shù)據(jù)和醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的各種文件和數(shù)據(jù)等方面的檔案，其中還包括了醫(yī)療糾紛、引進(jìn)資料、先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療學(xué)術(shù)的研究活動(dòng)等方面的內(nèi)容。對于醫(yī)院的這些各方面的資源和數(shù)據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有著非常重要的作用，所以需要對醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。
1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 缺乏對檔案管理工作的重視
在醫(yī)院各方面的管理工作中，檔案管理一直屬于不被重視的類型。對醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理的內(nèi)容主要有管理考核和綜合性的管理活動(dòng)著兩方面的內(nèi)容，但是很多醫(yī)院的相關(guān)的人員始終認(rèn)識不到醫(yī)院檔案管理的重要性，常常把醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)作是可有可無的。因?yàn)獒t(yī)院的管理人員對檔案管理的消極態(tài)度，導(dǎo)致了在對檔案管理進(jìn)行工作人員的安排上十分的消極和不夠全面。醫(yī)院在引進(jìn)人才的時(shí)候很少進(jìn)行專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，同時(shí)也不能夠積極的對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)。醫(yī)院的管理人員對于檔案管理的不夠重視始終是檔案管理不能夠規(guī)范化的一個(gè)重要的原因。
1.2 醫(yī)院檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)
檔案管理不是一個(gè)簡單的資料收集和整理的工作，它也需要工作人員具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)的技能支持。但是，目前我國大部分的醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的工作人員在檔案管理中的業(yè)務(wù)水平比較差，有很多的醫(yī)院檔案管理工作人員并不是出身與檔案管理的專業(yè)，只是在進(jìn)行職業(yè)的選擇的時(shí)候被調(diào)劑到進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的這個(gè)工作中來，他們往往在工作之前乃至在工作之后都沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)，所以他們進(jìn)行檔案管理工作的專業(yè)程度上有所欠缺。很多的醫(yī)院的檔案管理人員除了缺少專業(yè)的檔案管理的技能，不能夠?qū)I(yè)和規(guī)范的對檔案進(jìn)行管理之外，還缺少足夠的檔案管理過程中的法制觀念。在進(jìn)行檔案管理 的工作中需要依據(jù)相關(guān)部門制定的《檔案法》的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，但是目前我國醫(yī)院的很多檔案管理人員缺少依法歸檔的意識，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候常常不能夠科學(xué)和系統(tǒng)的進(jìn)行工作，導(dǎo)致在檔案信息的收集方面存在很嚴(yán)重的問題。
2 新醫(yī)改背景下加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的對策
2.1 對醫(yī)院行政檔案資料的管理工作的規(guī)范化
首先，應(yīng)該建立起一個(gè)專業(yè)的檔案管理的部門，并且要能夠?yàn)闄n案管理分配專業(yè)的設(shè)備、人員和辦公的場所等等。在進(jìn)行檔案管理的過程中，要能夠在統(tǒng)一的管理下進(jìn)行檔案的管理工作。檔案管理部門能夠在醫(yī)院的其他部門的工作提供各種資料和數(shù)據(jù)，同時(shí)還能夠?yàn)橄嚓P(guān)的管理人員在進(jìn)行醫(yī)院的管理活動(dòng)中提供相關(guān)參考資料和依據(jù)，能夠極大的提高醫(yī)院各個(gè)部門的工作效率。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的工作效率和工作水平。在我國的醫(yī)院檔案管理方面最嚴(yán)重的問題就是缺少專業(yè)的檔案管理人員，這個(gè)問題是制約我國檔案管理規(guī)范化的重要的因素。通過提高醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)的技能和職業(yè)素養(yǎng)，能夠不斷的提高他們的業(yè)務(wù)水平，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化程度。
2.2 加強(qiáng)對醫(yī)院科研檔案資料管理的規(guī)范化
作為關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療技術(shù)是否能夠提高的資料，醫(yī)院的科研活動(dòng)的資料是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)。在對醫(yī)院的科研資料進(jìn)行管理的時(shí)候需要注意兩方面的內(nèi)容：①加強(qiáng)對科研資料進(jìn)行全面的收集、歸納和整理，及時(shí)的對整理好的科研資料進(jìn)行編目和分類等工作，并且要對已經(jīng)分類的資料進(jìn)行安全的保存，并且要適時(shí)的對保存的資料進(jìn)行再管理，防止出現(xiàn)遺漏的內(nèi)容。②要能夠?qū)φ砗玫目蒲匈Y料進(jìn)行再開發(fā)的活動(dòng)。對科研的資料進(jìn)行再開發(fā)是一項(xiàng)對醫(yī)院和社會(huì)醫(yī)療水平的提高有著重要作用的工作，所以醫(yī)院的檔案管理人員要能夠利用保存好的科研資料幫助醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行在開發(fā)的工作，把醫(yī)院檔案管理的作用充分的發(fā)揮才出來。
2.3 加強(qiáng)對醫(yī)院病例資料管理的規(guī)范化
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長期以來，許多檔案人員對信息化檔案管理工作認(rèn)識不足，意識中的檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，認(rèn)為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，只要紙質(zhì)材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應(yīng)付日常的查檔工作就行。沒有意識到信息化的重要性。
（二）學(xué)校檔案管理人員的信息化、現(xiàn)代化水平不高。
目前檔案管理主要仍保持實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)，部分檔案管理者自身的電子系統(tǒng)操作水平也十分有限。這些都導(dǎo)致高校檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。
（三）學(xué)校檔案管理系統(tǒng)硬件條件的缺失。
檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統(tǒng)都處于缺失狀態(tài)。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導(dǎo)致很多檔案管理工作只能靠低現(xiàn)代化的手工操作來完成。
二、學(xué)校檔案人員在信息管理新時(shí)期中工作改革的幾點(diǎn)建議
（一）建立完善的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
當(dāng)今社會(huì)，信息、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)對檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來了相應(yīng)的解決方案，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。利用目前的網(wǎng)絡(luò)條件及數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案人員應(yīng)該積極接受并鼓勵(lì)信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，同時(shí)更應(yīng)該意識到不應(yīng)局限于已經(jīng)使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及信息操作平臺。隨著技術(shù)發(fā)展日新月異，會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的系統(tǒng)規(guī)則和操作方式。
（二）健全檔案管理信息化的各項(xiàng)規(guī)章制度。
不斷健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規(guī)范化。在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范現(xiàn)代化信息管理的過程。
（三）提高檔案人員的文化知識和素養(yǎng)。
作為一個(gè)能夠適應(yīng)信息管理轉(zhuǎn)變的新時(shí)期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識，其知識水平和文化素養(yǎng)都需要有相應(yīng)的提高。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識。在新時(shí)期中，科技的發(fā)展決定了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)必將成為今后信息傳播的主要途徑，經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展也勢必將學(xué)校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學(xué)校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識和外語知識。
（四）提升檔案人員的信息處理技能。
首先檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中需要對信息進(jìn)行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對檔案進(jìn)行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學(xué)校檔案管理的過程中，不同群體對檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對不同類型受眾的需求進(jìn)行分析，分類整合、系統(tǒng)梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學(xué)校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并學(xué)校的實(shí)際工作相聯(lián)系，將一手的信息存檔，作為有價(jià)值的資料提供給全校師生參考。
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二、基層醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化和改進(jìn)的對策和措施
（一）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識。針對基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，需要結(jié)合基層醫(yī)院工作的實(shí)際，對檔案管理工作意識進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)和提升。首先，要在基層醫(yī)院內(nèi)建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，強(qiáng)化對檔案管理工作重要性的進(jìn)一步認(rèn)知，將檔案管理工作納入到醫(yī)院管理的重要工作體系當(dāng)中，科學(xué)規(guī)劃、認(rèn)真開展。其次，要在醫(yī)院內(nèi)部大力宣傳檔案管理工作的重要意義，加強(qiáng)相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高全院對檔案管理重要性的認(rèn)識。
（二）健全檔案管理工作制度。結(jié)合基層醫(yī)院管理的實(shí)際，對檔案管理工作制度進(jìn)行健全和完善是保障檔案管理工作條理性、科學(xué)性的重要基礎(chǔ)。要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)要求，對檔案管理的歸檔、保管、移交、銷毀等具體的業(yè)務(wù)工作制度進(jìn)行完善。其次，要讓基層醫(yī)院檔案管理中的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，如病案記錄、檢查報(bào)告等都要規(guī)范，建立臺賬管理制度，明確各個(gè)規(guī)范和要求，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的制度要求和管理，確保檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。
（三）加強(qiáng)檔案管理的硬件保障。針對基層醫(yī)院檔案管理中存在硬件設(shè)施簡陋等問題，需要增加資金投入，改善檔案管理的硬件條件和設(shè)施。首先，要根據(jù)基層醫(yī)院的實(shí)際，完善檔案的庫房，并且配備空調(diào)、除濕機(jī)等相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理保存的完善。其次，根據(jù)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的重要趨勢，需要加大投入，購進(jìn)照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)等，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息管理系統(tǒng)體系。通過完善的硬件設(shè)施保障推動(dòng)基層醫(yī)院檔案管理工作的不斷完善。
（四）做好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作。首先，要對檔案管理人員隊(duì)伍的構(gòu)成進(jìn)行完善，要建立專人負(fù)責(zé)和兼職輪崗相結(jié)合的人員管理機(jī)制，由于基層醫(yī)院人員構(gòu)成的實(shí)際，堅(jiān)持兼職輪崗的工作機(jī)制是比較符合基層醫(yī)院實(shí)際的，但是仍然需要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)檔案管理責(zé)任疏漏，影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，將檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃當(dāng)中，并且結(jié)合新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際，在檔案管理業(yè)務(wù)知識、管理工作技術(shù)方法等方面強(qiáng)化培訓(xùn)工作。
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檔案工作是信息資料收集處理與利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教育、預(yù)防、保健以及行政管理，思想政治工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體，不同形式的歷史記錄。完整系統(tǒng)的檔案資料，不僅對研究和借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)有著積極意義，而且對研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)和技術(shù)的進(jìn)步和經(jīng)驗(yàn)，對病人的健康態(tài)勢與轉(zhuǎn)歸，對涉及醫(yī)療問題的結(jié)論與處理有重要的參考價(jià)值，也是醫(yī)院制訂工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)決策的可靠依據(jù)。
筆者對新疆民政系統(tǒng)的七家公立專科精神病醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀作了初步調(diào)查，其基本情況如下表：
1 方法與統(tǒng)計(jì)結(jié)果
1.1 方法：采取調(diào)查與電話采訪的方法，并參照有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料與數(shù)據(jù)，以自制統(tǒng)計(jì)表格匯總列出。
1.2 7家民政專科醫(yī)院的檔案管理情況統(tǒng)計(jì)，見表1.
2 討論：
從以上統(tǒng)計(jì)表及專項(xiàng)調(diào)查中，明顯存在以下問題及不足：
2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，資料收集多頭管理
由于歷史原因，各民政專科醫(yī)院的檔案管理意識普遍不強(qiáng)，對檔案工作重視不夠。尤其是在信息資料的收集保管方面多頭管理。多頭勢必造成管理混亂，信息資料的保管和處理不統(tǒng)一也必然導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范。
2.2 專職人員少，人員素質(zhì)較低
由于長期存在的嚴(yán)重缺編，導(dǎo)致不是主要工作的檔案管理人員奇缺，7家專科醫(yī)院只有專職人員3人，兼職人員12人，且無1人是檔案專業(yè)畢業(yè)的。在上一輪事業(yè)單位崗位設(shè)置中，只有3家專科醫(yī)院設(shè)檔案崗位4人。在此種狀態(tài)下，檔案專職人員的素質(zhì)和檔案管理水平提高的難度是可想而知的。
2.3 投入少，硬件缺，不能滿足檔案保管的基本要求
全疆民政系統(tǒng)7家專科醫(yī)院除專門檔案室及資料室，只有1家有專用病案室及專用保管設(shè)備（密集架等），其余醫(yī)院均為綜合檔案室，且面積均未超過30。由于資金問題，這一困難也不可能在短期內(nèi)得到解決。
2.4 檔案利用率低，信息反饋少。
由于管理水平不夠，管理技術(shù)滯后，極少利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加之在檔案管理上的重藏輕用思想，致使檔案信息資源開發(fā)不足，檔案資源的利用也相應(yīng)很少，檔案本身潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益得不到發(fā)揮，從另一方面無形中制約著醫(yī)院的發(fā)展。
3 對提高民政專科醫(yī)院檔案管理水平的思考與建議
3.1 學(xué)習(xí)、宣傳、落實(shí)《檔案法》，提高對檔案工作的認(rèn)識
認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，各級管理者擴(kuò)大，職工都充分認(rèn)識到檔案管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和工作效率的必要條件，改變檔案工作可有可無的模糊認(rèn)識和受冷遇的境況，切實(shí)把檔案管理工作提到一個(gè)必要的水平。
3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，確立檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展的理念。
在醫(yī)療改革日益深化的今天，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而對于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的一部分，對檔案管理工作必須要有全面的通盤考慮，而不應(yīng)厚此薄彼甚至缺失。已有的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在制訂醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃時(shí)，應(yīng)將檔案管理工作同步納入，確定目標(biāo)要與時(shí)俱進(jìn)，力求做到檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展。
3.3 加大投入，增加軟硬件設(shè)施建設(shè)
根據(jù)民政系統(tǒng)的特點(diǎn)和發(fā)展需求，在現(xiàn)有的大量“欠賬”的狀況下，要采取多種方式，適當(dāng)加大投入力度，尤其是改善檔案保管場地狹小，設(shè)備設(shè)施短缺，特別是人員編制少的狀況，盡快使檔案管理工作這一“短板”健全起來。
3.4 完善檔案管理制度，規(guī)范工作程序
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所謂的醫(yī)院檔案就是指醫(yī)院在日常的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的所有文件資料、圖片資料以及音像資料，另外還包含了病人的病程記錄、會(huì)診資料和病人的X光膠片以及手術(shù)報(bào)告等文書檔案，檔案管理工作直接影響著醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，在新時(shí)期下，分析國內(nèi)醫(yī)院檔案管理中存在的問題，積極探討解決對策，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，也能提高醫(yī)院的管理水平。
一、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理體制與時(shí)代的發(fā)展不相匹配
目前，大部分的醫(yī)院都建立了各自的管理制度，但是關(guān)于這些制度，都把管理工作的重心都放在了人事、醫(yī)療等方面，醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，也沒有起到重視。很多醫(yī)院都只是著眼于眼前的問題，沒有放遠(yuǎn)目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際情況和自身的理解簡單的對檔案進(jìn)行管理，沒有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。還有一些醫(yī)院不重視檔案管理，沒有將檔案管理歸入到目標(biāo)管理考核中，時(shí)間一長，就使得檔案管理工作處于監(jiān)督無效的狀態(tài)。
（二）檔案管理人員專業(yè)水平較低，人員流動(dòng)性較強(qiáng)
由于較多的醫(yī)院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的醫(yī)院中沒有設(shè)立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進(jìn)行簡單的管理。兼職人員流動(dòng)性較強(qiáng)，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。另外，招聘的兼職人員對檔案的存檔要求、資料的收集整理等業(yè)務(wù)了解較少，給檔案管理工作質(zhì)量帶來隱患。一般的兼職人員的專業(yè)水平較低，專業(yè)素質(zhì)也不高，對文件資料的整合能力較差，遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的需要。
（三）檔案利用率較低
新時(shí)期下，醫(yī)院檔案管理的主要目的就是對檔案資料進(jìn)行開發(fā)和利用。開發(fā)檔案資料，提高檔案利用率，提升檔案利用價(jià)值，為醫(yī)院的教學(xué)和研究提供依據(jù)。目前，醫(yī)院普遍存在一種現(xiàn)象，就是只注重醫(yī)療建設(shè)和追求經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作，不利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，使得檔案信息資料利用率較低，浪費(fèi)檔案價(jià)值。
（四）檔案管理投入較少，管理水平不高
由于醫(yī)院沒有把管理重心放在檔案管理上，大量的投入都是在醫(yī)療建設(shè)上，使得醫(yī)院的檔案管理不規(guī)范、技術(shù)落后。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化的管理技術(shù)逐漸被人們所重視，滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在醫(yī)院的檔案管理中也沒有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，使得檔案管理工作效率較低。
（五）檔案信息化、開發(fā)利用程度相對落后
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。新時(shí)期下，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理是醫(yī)院檔案管理工作的必要階段。目前的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)技術(shù)較落后，僅僅停留在信息檢索上，對檔案只建立卻沒有利用，浪費(fèi)資源。
二、醫(yī)院檔案管理的對策
（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理的認(rèn)識
檔案管理是醫(yī)院日常管理中的重要組成部分，做好檔案管理工作的前提條件就是要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，要把檔案管理工作納入到日常重要會(huì)議中，作為重要內(nèi)容進(jìn)行管理，在加強(qiáng)醫(yī)療建設(shè)的同行，也要加強(qiáng)檔案管理，實(shí)行同步發(fā)展。做好檔案管理的宣傳工作，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，使醫(yī)院各層領(lǐng)導(dǎo)提高對檔案管理的認(rèn)識，支持檔案管理工作，這樣才能形成良好的檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案管理發(fā)展。
（二）健全醫(yī)院檔案管理制度
檔案的機(jī)密性較高，專業(yè)性較強(qiáng)，內(nèi)容涉及范圍廣，因此，就要建立全面的檔案管理制度，也是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的前提條件。諸如檔案管理制度涉及到的集歸檔制度、保管制度等，全都要求建立完善。醫(yī)院在進(jìn)行制度改革時(shí)，應(yīng)該將這些制度歸納于醫(yī)院崗位責(zé)任制和日常考核中。對于檔案的收集工作格外重要，是檔案管理工作開展的必要條件，在醫(yī)院的各個(gè)部門都會(huì)形成檔案文件，資料比較分散，因此，需要在各部門設(shè)立專項(xiàng)的檔案資料收集人員，在進(jìn)行集中管理和保存，一旦出現(xiàn)資料缺失，能夠及時(shí)的在各部門查找補(bǔ)充，確保完整和全面性。
（三）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
在醫(yī)院的檔案資料實(shí)現(xiàn)共享的前提條件下，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、現(xiàn)代化辦公設(shè)備等，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，發(fā)揮這些高科技的作用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化。
（四）提高檔案編研水平
醫(yī)院檔案的編研工作需要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，作為重點(diǎn)工作來開展，認(rèn)真落實(shí)到位，將檔案的編研工作納入到日常的工作計(jì)劃中，根據(jù)檔案信息研發(fā)專題，還要求對編研成果的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，在實(shí)際工作開展之前，也要求具有全面可行的編研計(jì)劃。
（五）提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員認(rèn)真的落實(shí)，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定了檔案管理工作的落實(shí)情況和質(zhì)量。檔案管理人員要積極主動(dòng)的提高自我認(rèn)識和專業(yè)素質(zhì)，不能長期處于被動(dòng)提升的狀態(tài)，積極服務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)，使醫(yī)院的教學(xué)科研和建設(shè)緊密結(jié)合。另外，對檔案管理，要有全新的認(rèn)識，不斷的創(chuàng)新思維，拓展思想，增強(qiáng)對新事物的接受能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的檔案信息，促進(jìn)檔案編研工作，在最少的時(shí)間內(nèi)，掌握更多的信息資料，不斷的提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
三、結(jié)束語
總而言之，檔案管理工作是醫(yī)院其他管理工作的基礎(chǔ)，檔案的信息也是依賴于日常管理中。在醫(yī)院的各部門中收集檔案資料進(jìn)行管理是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，要求引起領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理意識。加大檔案管理宣傳力度，健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]韓瑩.醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策[J].科技資訊，2012（23）
篇6
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
隨著我國新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺，醫(yī)療改革日益深化，對醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[1]。檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要組成部分之一，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史最真實(shí)面貌的反映，對于提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理水平還不能滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行的全面考核和評價(jià)，對于規(guī)范醫(yī)院檔案管理，提升醫(yī)院檔案管理水平具有十分重要的意義和價(jià)值。
1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和不足
1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠
個(gè)別醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作可有可無，經(jīng)常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫(yī)院長期規(guī)劃和短期計(jì)劃中，一般只對規(guī)模效益、科學(xué)技術(shù)、人才隊(duì)伍和儀器設(shè)備等進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，而對檔案的科學(xué)管理、設(shè)備投入和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等涉及較少或未納入規(guī)劃計(jì)劃中，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏頂層設(shè)計(jì)，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展水平。
1.2 檔案多頭管理，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)
醫(yī)院檔案管理一般是由辦公室下設(shè)的綜合檔案室負(fù)責(zé)，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰(zhàn)”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等[5]，而醫(yī)療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應(yīng)的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫(yī)院檔案管理的總體效能。
1.3 檔案專業(yè)人員整體水平不高，難以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新要求
隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化、信息化以及檔案資源的編研和開發(fā)利用都離不開一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。我國醫(yī)院從事檔案工作的人員大部分是從醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)崗而來，其沒有經(jīng)過系統(tǒng)地檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)知識缺乏，年齡老化，學(xué)歷偏低，人員結(jié)構(gòu)不合理，甚至出現(xiàn)檔案人員不會(huì)整理、立卷、不懂檔案編研的現(xiàn)象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數(shù)職，幾乎沒有更多的時(shí)間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
2 我院檔案管理考核評審工作開展情況
我院是山東省衛(wèi)生廳直屬的集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學(xué)醫(yī)院。目前醫(yī)院現(xiàn)有職工1490名，有臨床科室48個(gè)，醫(yī)技科室13個(gè)，曾獲“全國衛(wèi)生系統(tǒng)先進(jìn)集體”“山東省醫(yī)院管理先進(jìn)集體”“全省衛(wèi)生行業(yè)文明單位、誠信建設(shè)先進(jìn)單位”等榮譽(yù)稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規(guī)范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現(xiàn)有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現(xiàn)存文書檔案469卷，財(cái)務(wù)檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標(biāo)檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學(xué)檔案20卷，科研檔案13卷，設(shè)備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。
2011年，我院按照山東省衛(wèi)生廳下發(fā)的衛(wèi)生檔案工作要點(diǎn)和檔案管理考核書的各項(xiàng)考核內(nèi)容，堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，認(rèn)真研究學(xué)習(xí)考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善規(guī)章制度，強(qiáng)化軟硬件建設(shè)，通過逐項(xiàng)逐條對照檢查、貫徹落實(shí)和補(bǔ)充完善，使我院檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。12月，我院在山東省衛(wèi)生廳組織的檔案管理考核評審中成績優(yōu)秀，綜合檔案室達(dá)到省一級水平。近兩年來，以檔案達(dá)標(biāo)評審為契機(jī)，我院檔案管理水平不斷提高，對醫(yī)教研等主要業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認(rèn)可和肯定。實(shí)踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)行之有效的辦法。
3 以檔案管理考核評審促進(jìn)和改善醫(yī)院檔案管理工作
3.1 醫(yī)院檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程[7]，納入醫(yī)院“十二五”發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，納入職能科室質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，與醫(yī)院重點(diǎn)工作同部署、同檢查、同考核、同落實(shí)，使全院上下進(jìn)一步統(tǒng)一了思想，保證了檔案管理各項(xiàng)工作落實(shí)到位。成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管院領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領(lǐng)導(dǎo)親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫(yī)技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組還定期召開專題會(huì)議，聽取檔案工作匯報(bào)，實(shí)地檢查指導(dǎo)工作，給檔案工作以必要的財(cái)力、物力和人力支持，切實(shí)解決了檔案工作中出現(xiàn)的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)《山東省衛(wèi)生檔案管理實(shí)施細(xì)則》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規(guī)要求，我院進(jìn)一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規(guī)章制度，做到制度上墻、工作上心。
3.2 醫(yī)院檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)一步增強(qiáng)
通過加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，我院綜合檔案室現(xiàn)配有專職檔案員4人，院內(nèi)兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責(zé)任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫(yī)院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學(xué)歷的達(dá)100%，檔案管理人員都是醫(yī)院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務(wù)晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業(yè)技術(shù)人員同等的待遇。為增強(qiáng)全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，我院堅(jiān)持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊(duì)伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)[8]。一是集中組織學(xué)：在堅(jiān)持自學(xué)為主的基礎(chǔ)上，舉辦培訓(xùn)班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學(xué)習(xí)，廣泛宣傳學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，更新觀念，不斷強(qiáng)化檔案管理意識。二是走出去學(xué)：積極選派人員參加山東省衛(wèi)生廳舉辦的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；多次組織人員到山東省立醫(yī)院、千佛山醫(yī)院等檔案管理先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，進(jìn)一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進(jìn)來講：采取邀請山東省衛(wèi)生廳檔案管理專家來院現(xiàn)場指導(dǎo)或舉辦講座等方式，有針對性地改進(jìn)我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質(zhì)。
3.3 醫(yī)院綜合檔案室的軟硬件條件進(jìn)一步改善
我院根據(jù)年度檔案工作計(jì)劃和科室布局調(diào)整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實(shí)現(xiàn)了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲(chǔ)的需要。設(shè)置了獨(dú)立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到省委組織部二級標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院在財(cái)力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫(yī)院檔案管理工作，院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)召開專題會(huì)議，加大了資金投入，引入現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備[9]，更換辦公設(shè)施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個(gè)，消毒滅菌機(jī)2臺，電動(dòng)鉚管打孔機(jī)1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機(jī)1臺，切紙機(jī)2臺，碎紙機(jī)1臺，微機(jī)3臺，激光打印機(jī)1臺，1000 G移動(dòng)硬盤1個(gè)，空調(diào)3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設(shè)施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設(shè)置了專門的榮譽(yù)室，室內(nèi)陳列了建院以來醫(yī)院獲得的各類錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀和證書等70余面（件）。醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化是衡量醫(yī)院管理工作是否現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要指標(biāo)，是檔案管理考核評審的重要內(nèi)容之一[10]。根據(jù)山東省衛(wèi)生廳加快檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強(qiáng)院內(nèi)電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎(chǔ)。下一步將逐步對室存檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)所有科室檔案信息網(wǎng)絡(luò)連接，為科室和個(gè)人提供更加優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。近年來，醫(yī)院為加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，累計(jì)投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環(huán)境和辦公條件。
3.4 醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)一步規(guī)范化
按照檔案管理考核的要求，醫(yī)院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進(jìn)行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到100%。各類文件材料移交檔案室時(shí)，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴(yán)格按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準(zhǔn)確[11]，卷內(nèi)文件、材料目錄、編號規(guī)范、清晰，檔案內(nèi)無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確，案卷排列規(guī)范、有序。建立了檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)臺賬和檔案利用及反饋情況統(tǒng)計(jì)表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發(fā)生。
3.5 醫(yī)院檔案編研和檔案資源開發(fā)利用工作進(jìn)一步強(qiáng)化
檔案管理的根本目的在于開發(fā)利用。近年來，隨著醫(yī)院發(fā)展速度日益加快，建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內(nèi)共向科室和個(gè)人提供各類圖紙、合同、請示、批復(fù)等文件查閱達(dá)數(shù)百次。檔案人員熟悉檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)100%。能夠及時(shí)根據(jù)利用者需要，通過采取分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開架閱覽、網(wǎng)絡(luò)提供利用等多種服務(wù)形式主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅(jiān)持把加強(qiáng)編研工作，提高利用效益作為進(jìn)一步做好檔案管理的重中之重，及時(shí)開展編研和開發(fā)利用工作。近年來，我院將現(xiàn)行的規(guī)章制度、崗位職責(zé)進(jìn)行了整理匯編，促進(jìn)了檔案開發(fā)利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫(yī)院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時(shí)間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務(wù)，方便了患者選擇醫(yī)生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發(fā)利用檔案資源制作完成了精美的醫(yī)院形象宣傳片，續(xù)修了醫(yī)院院志（1985～2005年），這兩項(xiàng)工作分別獲得了山東省檔案局開發(fā)利用檔案信息資源優(yōu)秀成果一等獎(jiǎng)和二等獎(jiǎng)。
總之，檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進(jìn)一步加強(qiáng)，有助于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機(jī)，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，從組織領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)章制度、隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、軟硬件條件建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案編研及開發(fā)利用等5個(gè)方面，進(jìn)一步推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫(yī)院決策者的依據(jù)、利用者的幫手和醫(yī)院管理工作的亮點(diǎn)。
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篇7
一、醫(yī)院檔案所包括的幾點(diǎn)內(nèi)容
醫(yī)院的檔案從內(nèi)容上來看主要可以分為六大類，其中詳細(xì)內(nèi)容如下：
文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫(yī)院工作計(jì)劃和決策提供可靠依據(jù)，為協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行作參考資料。有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更好的領(lǐng)會(huì)國家的方針政策來管理醫(yī)院，推動(dòng)醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
業(yè)務(wù)檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價(jià)值。
科技檔案包括：醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、藥品目錄檔案。其中財(cái)務(wù)檔案的管理是重要的一項(xiàng)。
醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實(shí)物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動(dòng)的聲像資料、醫(yī)療教學(xué)教材聲像資料、實(shí)物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時(shí)期將會(huì)產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價(jià)值。其中有計(jì)劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項(xiàng)治理檔案等。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題以及影響因素
首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時(shí)，在進(jìn)行管理工作中，檔案不能夠進(jìn)行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫(yī)院來說，不是主要的經(jīng)營業(yè)務(wù)，在工作中缺少專業(yè)的高級管理人員，不能進(jìn)行科學(xué)的有效的管理，而由于檔案管理的設(shè)施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行和發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理相關(guān)的制度也相對較少，相對于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對較差的原因，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的問題存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要原因。其次，檔案管理的具體內(nèi)容和目的不夠明確，在實(shí)施管理的過程中針對性不強(qiáng)，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應(yīng)用意識較差，對檔案的認(rèn)可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院對檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。
三、改進(jìn)檔案管理工作的具體方案
首先，加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時(shí)還要培養(yǎng)出有效的專業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊(duì)伍當(dāng)中，讓其充分的得到足夠的重視和學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，獲得更好的檔案管理知識的培訓(xùn)，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，結(jié)合醫(yī)院的自身情況，更好的推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務(wù)發(fā)展到一個(gè)有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術(shù)上有所提高，醫(yī)院對檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設(shè)要更加完善，同時(shí)對檔案工作進(jìn)行科學(xué)的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對管理設(shè)備的更新與使用的投入，從而保證實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。
四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和控制工作
1、建立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的重要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要憑證，對于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展也有著重要的作用，在新時(shí)期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據(jù)，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)的存在對于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)有著重要的影響。因此，要建立起有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施，通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的問題，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)
檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量、數(shù)字化設(shè)備數(shù)量和備份設(shè)備數(shù)量，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，備份設(shè)備數(shù)量有移動(dòng)硬盤、光盤等。風(fēng)險(xiǎn)方面主要有：自然災(zāi)害（地震、海嘯、洪水、強(qiáng)磁場、強(qiáng)電子脈沖等）；人為因素有責(zé)任心不強(qiáng)、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網(wǎng)等；環(huán)境因素有電源質(zhì)量差、溫濕度不適應(yīng)、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件問題有網(wǎng)絡(luò)安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等；社會(huì)安全事件有戰(zhàn)爭、國內(nèi)動(dòng)亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對醫(yī)院檔案依據(jù)分類做出風(fēng)險(xiǎn)評估
醫(yī)院檔案管理要根據(jù)前文敘述的六種檔案分類分別做出風(fēng)險(xiǎn)評估，把各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)按照其性質(zhì)、嚴(yán)重程度、可控性和影響范圍等因素進(jìn)行預(yù)警，把預(yù)警分為5級，分特別嚴(yán)重、嚴(yán)重、較重、一般、無危害。
4、 風(fēng)險(xiǎn)管理的控制實(shí)施
第一，要建立風(fēng)險(xiǎn)管理控制系統(tǒng)。第二，要定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析與評估。對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與評估。一是確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)，確認(rèn)威脅、危險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)的問題，二是確認(rèn)如何才能最好地管理這些風(fēng)險(xiǎn)，再開始行動(dòng)。第三，要建立危機(jī)警報(bào)體系，確定危機(jī)級別，對檔案管理進(jìn)行危機(jī)定級，根據(jù)不同的危機(jī)級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進(jìn)行模擬危機(jī)管理訓(xùn)練。
五、結(jié)語
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立起良好的服務(wù)意識。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。■
篇8
1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低 隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，無論是企業(yè)、單位還是各類社會(huì)組織，其競爭力的高低歸根結(jié)底取決于其人才綜合素質(zhì)水平如何。尤其是對于醫(yī)院文書檔案管理工作來說，專業(yè)化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，又要熟練基本的計(jì)算機(jī)操作等。然而，從目前醫(yī)院文書檔案管理工作隊(duì)伍來看，這種高素質(zhì)、高水平、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏，綜合素質(zhì)普遍偏低，這很不利于醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。
1.2 部分單位不能有效地利用醫(yī)院文書檔案 目前，還有部分醫(yī)院管理人員和相關(guān)工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認(rèn)識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費(fèi)。另外，有些醫(yī)院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責(zé)上分配較為混亂，檔案存放和管理職責(zé)不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規(guī)范性，甚至有些醫(yī)療檔案不統(tǒng)一存放于綜合檔案室進(jìn)行管理，而是存放于各個(gè)科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫(yī)院各類工作的正常開展。
1.3 缺乏硬件設(shè)施，信息化程度低 很多醫(yī)院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，比如缺少檔案存放位置或檔案管理?xiàng)l件差等，大大降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫(yī)院的文書檔案工作仍然為傳統(tǒng)手工操作，使文書檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實(shí)性和完整性。如今，我國大部分醫(yī)院還沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，缺乏對于信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力等各方面的投入，導(dǎo)致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時(shí)等問題，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。
2 做好醫(yī)院文書檔案管理工作的對策
2.1 提高對醫(yī)院文書檔案工作的重視 首先，醫(yī)院要想切實(shí)提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理工作對于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報(bào)工作，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案工作更好的為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業(yè)對口、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)道德良好的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認(rèn)真務(wù)實(shí)，能夠自覺學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)水平與檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然后，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。比如對檔案室進(jìn)行裝修改造，配備鐵質(zhì)檔案密集柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代檔案管理需要的硬件設(shè)施，進(jìn)而保證醫(yī)院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫(yī)院檔案部門要積極爭取各方面支持與協(xié)助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強(qiáng)他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。
2.2 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì) 新的社會(huì)形勢對醫(yī)院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實(shí)做好檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，即要具有較高的綜合素質(zhì)。因此，首先醫(yī)院必須加強(qiáng)對文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，也可以通過加強(qiáng)職業(yè)教育的方式，豐富其檔案管理專業(yè)知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質(zhì)。其次，醫(yī)院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規(guī)范的、系統(tǒng)的文書檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而方便切實(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。此外，醫(yī)院檔案部門還要積極引進(jìn)高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和操作技能的高校檔案專業(yè)人才的重視，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作儲(chǔ)備人才。
篇9
1．醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和制度的不足。醫(yī)院雖然建立了三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但它的運(yùn)行效果目前不很理想。不少相關(guān)人員檔案意識較淡薄，一些人為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。平時(shí)他們也很少學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)、規(guī)章制度以及檔案業(yè)務(wù)知識。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關(guān)人員乃至醫(yī)院全體員工充分認(rèn)識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會(huì)財(cái)富，管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。
2．醫(yī)院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前醫(yī)院實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級綜合醫(yī)院必備職能科室，負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理；綜合檔案室是二級綜合醫(yī)院直屬的獨(dú)立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。信息科、綜合檔案室在日常工作中基本是各自獨(dú)立地進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計(jì)和提供信息使用服務(wù)，兩個(gè)部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。
3．檔案編研工作跟不上形勢，缺乏時(shí)效性。現(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于醫(yī)院內(nèi)部的信息，多為一些原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基本事實(shí)的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時(shí)缺乏主動(dòng)積累、主動(dòng)服務(wù)和超前意識，編研工作缺乏時(shí)效性，往往到需要用時(shí)才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。主要原因在于：(1)醫(yī)院檔案編研工作缺乏遠(yuǎn)見性和計(jì)劃性。目前醫(yī)院檔案編研工作仍沿襲著傳統(tǒng)的“室內(nèi)資料室內(nèi)編”的各自為政方式，使得編研內(nèi)容局限在很雜窄的范圍之內(nèi)，缺乏制定科學(xué)的行之有效的檔案編研規(guī)劃。平時(shí)不注意收集編研，需要時(shí)匆忙編寫，使信息的編研成果置后，不適應(yīng)醫(yī)院管理工作的需要。(2)有關(guān)檔案人員的認(rèn)識和能力有待提高。對檔案編研的認(rèn)識不夠深，常常認(rèn)為檔案編研工作是滿足一時(shí)之需的工作，沒有長期思想準(zhǔn)備，不刻苦鉆研編研業(yè)務(wù)，在編研能力上也顯得捉襟見肘，只能做一些簡單匯編工作。對需要一定綜合分析和加工能力要求的編研任務(wù)總感無所作為和力不從心。(3)編研工作操作原則不明確、不規(guī)范，沒有制定出適合醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期的操作計(jì)劃，選編材料主要以本室藏的檔案材料，而沒有將社會(huì)的需要有機(jī)地結(jié)合起來，以滿足醫(yī)院改革、建設(shè)、發(fā)展的需要出發(fā)，編研出符合醫(yī)院醫(yī)療特點(diǎn)的編研成果。
4．檔案的存放保管條件有待完善。醫(yī)院的病歷、財(cái)務(wù)、人事、基建等各種檔案，相關(guān)部門已制定過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，也未按檔案管理規(guī)范進(jìn)行必要的防范。隨著時(shí)代的進(jìn)步，很多檔案資料以人工方式實(shí)行的保密制度和措施，已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要。
醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路
21世紀(jì)，隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，對醫(yī)院檔案工作提出了新的要求，要搞好檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路。
1．進(jìn)一步建立健全和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要建立健全檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管等制度，歸檔范圍和檔案保管期限表等，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn)，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會(huì)影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動(dòng)歸檔的同時(shí)，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
2．建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式。社會(huì)信息是一個(gè)集合概念，它包括多種記錄形式，如圖書、情報(bào)資料、文獻(xiàn)、檔案和其他一些形式。雖然名稱各異、形式多樣，但都有一個(gè)共同本質(zhì)――信息。醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)。將這個(gè)子信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。
近年來，醫(yī)院信息科和綜合檔案室成為本單位圖書、資料、信息、檔案的儲(chǔ)存基地和利用中心，充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)決策和日常管理的重要助手，但由于醫(yī)院信息量大，且內(nèi)容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準(zhǔn)確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務(wù)。醫(yī)院實(shí)行信息、檔案管理一體化，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生部門改革和發(fā)展的需要。
3．重視檔案的開發(fā)利用。檔案的價(jià)值只有通過不斷開發(fā)才能發(fā)現(xiàn)，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時(shí)編出較深層次的編研材料。
要把編研工作列入重要工作，常抓不懈。首先要把編研工作列入醫(yī)院工作計(jì)劃，不僅要落實(shí)檔案信息開發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)，還要檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為考核檔案管理水平、開發(fā)利用成效的主要表現(xiàn)。其次是醫(yī)院的分管領(lǐng)導(dǎo)要十分重視和支持本部門檔案編研工作，把編研工作擺在重要位置，作為單位的一項(xiàng)工作抓好，真正落到實(shí)處，確實(shí)克服編研工作只是檔案人員個(gè)人行為的傾向。最后，醫(yī)院檔案室在制定年度工作計(jì)劃時(shí)，必須結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃及當(dāng)前的工作重點(diǎn)，全面衡量、多方論證、認(rèn)真篩選，制定一個(gè)科學(xué)的、行之有效的檔案編研、信息開發(fā)計(jì)劃及各時(shí)期的編研規(guī)劃。
篇10
Key words：hospital; File management; Review; The development ideas
中圖分類號:R276文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1004-4949(2013)05-0150-03 醫(yī)院檔案管理工作是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫(yī)院寶貴的精神物質(zhì)財(cái)富, 也是醫(yī)生進(jìn)行診療工作的可靠依據(jù)和參考資料。
1對于醫(yī)院檔案管理工作的基本要求
1.1醫(yī)院檔案的整體管理
醫(yī)院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關(guān)聯(lián)的檔案也要?dú)w類整理。
1.2醫(yī)院檔案的安全管理
保證醫(yī)院檔案不因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而損壞，延長醫(yī)院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機(jī)密。
1.3醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理
醫(yī)院檔案管理應(yīng)遵循科學(xué)的理論和方法進(jìn)行工作指導(dǎo)，建立系統(tǒng)的體系管理來促使醫(yī)院檔案管理工作逐步提高水平。
1.4醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理
醫(yī)院應(yīng)通過制定相關(guān)各項(xiàng)管理技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，來促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，資源共享統(tǒng)一。建立檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)資源共享化的前提和基礎(chǔ)。
1.5醫(yī)院檔案的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)管理
在醫(yī)院的檔案管理工作中，也要考慮到相關(guān)的經(jīng)費(fèi)對工作的影響作用。這就要求我們在工作中盡可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達(dá)到效益最大化。
1.6醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，電算化技術(shù)、復(fù)制粘貼技術(shù)、可視技術(shù)等各種現(xiàn)代化技術(shù)越來越多的應(yīng)用于現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理之中。在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時(shí)，也大大提高了檔案管理的水平。
2對于醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)分析
醫(yī)院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統(tǒng)的信息控制，主要有以下四個(gè)方面的表現(xiàn):
2.1醫(yī)院檔案管理的相對封閉性
醫(yī)院檔案從形成之日起，對于社會(huì)公眾有一段時(shí)間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。
2.2醫(yī)院檔案管理的階段性
醫(yī)院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段的檔案具有不同的服務(wù)對象、服務(wù)價(jià)值和服務(wù)作用、服務(wù)方式。檔案處于檔案室保管階段時(shí)，主要是供檔案的形成單位使用，需要經(jīng)常性的調(diào)閱使用，具有過渡的屬性；在檔案館的階段時(shí)，檔案的屬性轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂醒芯績r(jià)值，不僅僅為檔案的形成單位服務(wù)，還要對整個(gè)系統(tǒng)形成資源共享。
2.3醫(yī)院檔案管理的依附性
醫(yī)院的檔案是由其形成者根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，綜合實(shí)際情況產(chǎn)生的。既包含客觀實(shí)際，也包含了形成者的主觀觀點(diǎn)。因此醫(yī)院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價(jià)值觀。
3醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容
3.1醫(yī)院檔案管理工作的負(fù)責(zé)部門
院級文件檔案的管理工作由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)。并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門科室的檔案管理由各個(gè)科室指派專人負(fù)責(zé)管理科室普通檔案的借閱由本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，院級檔案的借閱由院長審批。由總經(jīng)理（院長）負(fù)責(zé)審批機(jī)密文件的借閱、檔案的復(fù)制及銷毀工作。
3.2檔案收集、歸檔
院辦統(tǒng)一歸檔以醫(yī)院名義收發(fā)的公文，涉及到部門的，由相關(guān)部門歸檔復(fù)印件。各部門的檔案整理歸檔由部門檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行。涉及到幾個(gè)部門科室的檔案，由主要負(fù)責(zé)的部門收集整理，最終由院辦歸檔。本部門負(fù)責(zé)收集歸檔本部門的會(huì)議紀(jì)要等文件。院辦負(fù)責(zé)收集整理院級的會(huì)議紀(jì)要等文件檔案。醫(yī)院工作人員以單位名義的學(xué)習(xí)、考察調(diào)研、上級單位的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，需要?dú)w檔檔案的，由院辦負(fù)責(zé)。
3.3檔案立卷
統(tǒng)一存放于檔案柜的檔案，應(yīng)由管理員分別根據(jù)類型進(jìn)行立卷。檔案立卷應(yīng)明確條目，便于查找。案卷明細(xì)分類名稱用標(biāo)黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
歸檔的檔案按年度立卷，立卷時(shí)核對歸檔檔案的完整性、準(zhǔn)確度。
歸檔檔案應(yīng)符合國家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。
3.4檔案目錄編制
檔案文件的編號應(yīng)遵循國家關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制目錄。管理人員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁位置設(shè)立《檔案目錄》。
歸檔檔案必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號，以便查閱。《檔案目錄》內(nèi)容包括目錄序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項(xiàng)目。
3.5檔案保管權(quán)限、期限與類型
篇11
一、基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題
（一）工作人員檔案意識淡薄。
很多醫(yī)院的工作者甚至是領(lǐng)導(dǎo)，都沒有檔案意識，根本意識不到檔案的重要性，在工作中注重經(jīng)營，輕視檔案工作，更別說是對檔案的管理工作了，導(dǎo)致其缺乏科學(xué)的管理，造成醫(yī)院發(fā)展的歷史性資料不完整，甚至很多流失了；此外，醫(yī)院檔案的利用率非常低。
（二）檔案管理的設(shè)備設(shè)施落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，很多新進(jìn)的機(jī)器設(shè)備被研發(fā)制作出來，大大提高了工作效率。但是醫(yī)院的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的模式，為引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備設(shè)施，依然使用之前落后的甚至是老化的設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。一般來說，基層醫(yī)院檔案管理工作存在的問題有：房屋不夠、資金短缺、設(shè)備陳舊等等，甚至在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的時(shí)代，有些單位仍然采用傳統(tǒng)的手工收集檔案的方式，大大降低了工作效率，同時(shí)也不利于檔案的檢索及使用。
（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，很多基層醫(yī)院中從事檔案管理的人員在上崗之前沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致專業(yè)素質(zhì)低，并且很多管理人員存在學(xué)歷低、知識儲(chǔ)備有限、計(jì)算機(jī)操作能力低等等問題。另外，基層醫(yī)院只注重醫(yī)護(hù)人員專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)的培養(yǎng)提高，對其進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，而不關(guān)心檔案管理人員的素質(zhì)水平，最終致使很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢。
(四)醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。很多基層醫(yī)院沒有建立健全完善的檔案管理制度，造成收集檔案的效率低下，缺乏集中的管理及信息資源不完整。與此同時(shí)，很多醫(yī)院的檔案管理工作缺少一致的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，對納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更別說統(tǒng)一的立卷歸檔制度了。缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)流失，不利于醫(yī)院的研究發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而導(dǎo)致現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。
二、做好基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的措施
由上可知，現(xiàn)階段我國基層醫(yī)院辦公室的檔案管理工作存在著一些問題，影響醫(yī)院檔案工作的健康發(fā)展，不利于醫(yī)院的研究發(fā)展，因此需要針對問題，采取行之有效的措施，從而保證醫(yī)院辦公室檔案工作的順利開展，具體措施如下：
（一）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要樹立檔案意識，充分認(rèn)識到檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性與必要性。檔案是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院由單純經(jīng)營型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，從而有利于提高醫(yī)院的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，提高醫(yī)院的競爭力，并且增加其經(jīng)濟(jì)效益。此外還要做好檔案室的建設(shè)，為其配備必要的設(shè)備設(shè)施，如電腦、文件柜等等。
（二）加強(qiáng)檔案管理人員的教育學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。保管檔案的最終目的是使用，加之檔案的種類很多，而且每種之間差別特別大，這要求檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)，掌握專業(yè)知識，才能保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)到最后提供利用有序開展，最終滿足社會(huì)的發(fā)展需要。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理向自動(dòng)化、電子化轉(zhuǎn)變，這對管理人員提出了更高的要求，需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而滿足新時(shí)期檔案工作發(fā)展的需求。
（三）建立健全完善的檔案管理制度。檔案管理工作的有序開展需要完善的管理制度做保障，因此要建立健全完善的檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有制度可循。醫(yī)院檔案會(huì)以不同的形式、種類，如文字、聲像、圖表等記錄下來，并且涉及很多內(nèi)容，不僅包括本醫(yī)院的發(fā)展歷史，而且還有病人的各種健康資料，是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。所以，醫(yī)院應(yīng)制定完善的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)各種檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等工作，并且劃分到具體科室，由專人負(fù)責(zé)，從而確保醫(yī)院檔案資料的完好無損。
三、結(jié)束語
綜上所述，基層醫(yī)院辦公室的檔案管理對醫(yī)院自身的發(fā)展起著非常重要的作用，然而在實(shí)際工作中由于受某些因素的影響，導(dǎo)致其發(fā)展存在著一些問題，影響檔案事業(yè)的健康發(fā)展，因此要針對問題，采取對策，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案工作有序開展。
參考文獻(xiàn)
篇12
1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫(yī)院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)醫(yī)院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之首，是省會(huì)最具影響力的品牌醫(yī)院之一。但由于醫(yī)院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規(guī)劃面積較小，發(fā)展空間受限。
2.醫(yī)院檔案用房不固定。隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，特別是二胎政策的放開，醫(yī)院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫(yī)療業(yè)務(wù)用房，行政用房全部改造為醫(yī)療用房，檔案室隨之遷移，同時(shí)由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務(wù)水平受影響。
3.檔案室信息化設(shè)備不完善。各院區(qū)檔案室分散，檔案室設(shè)施較簡陋，雖然醫(yī)院很重視此項(xiàng)工作，不斷加大資金投入，持續(xù)改進(jìn)檔案室設(shè)備設(shè)施，但終因環(huán)境受限，科技、設(shè)備等檔案不得就近單設(shè)檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務(wù)能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎(chǔ)環(huán)境。
二、對檔案管理存在的問題及分析
1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標(biāo)管理工作中沒有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足，現(xiàn)代化設(shè)備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。
2.檔案管理執(zhí)行權(quán)限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨(dú)立的管理狀態(tài)，沒有形成共同管理的工作架構(gòu)，如設(shè)立綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍界定不清。
3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫(yī)院只制定了院內(nèi)規(guī)章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實(shí)際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責(zé)理解不清晰。其次，沒有規(guī)范綜合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，許多本應(yīng)納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動(dòng)時(shí)，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習(xí)慣對檔案資料進(jìn)行簡單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。
4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個(gè)人年度工作目標(biāo)責(zé)任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關(guān)心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時(shí)掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時(shí)間長等問題。
三、解決辦法及措施
2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區(qū)已完成主體建設(shè)，新院區(qū)總建筑面積128000平方米，規(guī)劃、設(shè)計(jì)及建設(shè)省市一流的科學(xué)化、現(xiàn)代化的綜合檔案室已列為醫(yī)院重點(diǎn)工作計(jì)劃。因此，針對目前醫(yī)院綜合檔案建設(shè)及檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者作了以下幾點(diǎn)思考：
1.完善綜合檔案管理組織架構(gòu)。要建立綜合檔案管理辦公室，根據(jù)醫(yī)院管理架構(gòu)建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權(quán)，明確考核量化標(biāo)準(zhǔn)，逐級逐人落實(shí)，確保檔案各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行順暢。建議成立“綜合檔案室建設(shè)項(xiàng)目攻堅(jiān)小組”，由院長任組長，由院辦室、設(shè)備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點(diǎn)研究綜合檔案室的建設(shè)項(xiàng)目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導(dǎo)、督促各部門按時(shí)、按質(zhì)、按量移交檔案資料。
2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項(xiàng)活動(dòng)提高醫(yī)院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動(dòng)為醫(yī)院決策層提供有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識；最后，建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關(guān)人員對待檔案工作的熱誠度。
3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際，有針對性的制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責(zé)、權(quán)限和移交流程等；其次，醫(yī)院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細(xì)列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限，方便職能部門區(qū)分檔案資料，保證醫(yī)院的歷史能在檔案中得到真實(shí)、全面的記錄和延續(xù)。
4.強(qiáng)化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學(xué)習(xí)國內(nèi)先進(jìn)檔案室建設(shè)與管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合醫(yī)院多院區(qū)一體化管理的實(shí)際情況，研究制定綜合檔案室建設(shè)方案，按照《國家二級檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《石家莊市單位機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理設(shè)計(jì)檔案室。同時(shí)爭取上級相關(guān)部門支持，加大資金投入。按照現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化硬件及軟件設(shè)備設(shè)施的配備，確保綜合檔案室可容納三個(gè)院區(qū)檔案保管、檢索、利用，實(shí)現(xiàn)三個(gè)院區(qū)檔案信息資源共享。同時(shí)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，做好檔案知識培訓(xùn)及崗位練兵工作，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保崗位職責(zé)清晰。
篇13
一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。
隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。
1、檔案管理制度不完善、事倍功半
通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。就我們市級的中醫(yī)院而言 ，1985年職工集資購買的門診房2處，由于原始材料和購法房憑證什么都沒有存檔，在2003年財(cái)產(chǎn)變更時(shí)出現(xiàn)了很多麻煩。2004年根據(jù)市衛(wèi)生局要求寫醫(yī)院“院志”。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費(fèi)了更多的時(shí)間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫(yī)的經(jīng)驗(yàn)方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家有1000之多的醫(yī)院。建院歷史60多年了。擋案管理工作也沒有配備專業(yè)人員。進(jìn)口的大型醫(yī)療設(shè)備說明書和相關(guān)材料都沒有存檔，致使設(shè)備出現(xiàn)問題的時(shí)候束手無策。
2、檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低
大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。對檔案管理方面的認(rèn)識較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。
3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
4、檔案管理分工不明，多頭管理
由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、x 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。
5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。
二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思考
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識。
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。
3、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。
提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時(shí)加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。
檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動(dòng)坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。
5、適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)。
根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。
