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【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。
1、檔案管理的依據和竣工驗收
水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號)；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》(水監[2002]370號)；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。
竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。
2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15-50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。
3、檔案資料驗收與移交
水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。
移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
二、水利工程檔案管理的核心內容和管理措施
建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。
1、水利工程檔案的核心內容
1）工程準備階段資料:是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。
2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。
3）監理資料:是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。
4）竣工驗收資料:是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2、工程資料的管理職責
1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。
2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。
3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。
4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管(技術)負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。
5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。
3、水保檔案管理的必要性和對策
1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系, 檔案資料調閱、調集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。
2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。
3）檔案管理人員匱乏 。
4）未實行專業化管理, 檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現象嚴重。
5）法制意識不強, 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無專項經費投入, 制約了檔案管理的規范化建設。
規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準, 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識, 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會公眾提供服務。
三、總結
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。
【參考文獻】：
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一、工作內容的轉變
（一）檔案的收集
收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環節，對檔案管理質量影響也非常大。傳統的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動、議案、個人信息等相關內容后，在進行保存。大多數情況下管理員會在相關記錄人員對其記錄后再進行保管工作。由于檔案信息是一個需要長期保存的文件，在日復一日、年復一年的累積下數量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質量會隨著時間的增長質量下降，從發黃到變脆，最后就會出現破碎情況，這樣就會使文件內容有模糊不清，甚至殘缺的現象。而在記錄過程中也會因為抄錄人員手寫速度的緣故，導致信息內容不詳細，不能達到全程記錄效果。若是將重要部分內容遺漏會導致嚴重的后果發生。
隨著社會、經濟、科技不斷發展，我國目前的檔案管理方式已經由原來的手動記錄方式轉變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠將議案全過程清楚、真實的記錄下來，同時還能夠利用計算機技術、網絡技術、信息技術等各種先進技術的應用，將議案信息進行整理與歸檔，并保存在計算機中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時間限制等特點，這使檔案內容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉變，同時也提高了檔案管理質量。
（二）檔案的保存
有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節約傳統檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺計算機容身的空間即可。傳統的檔案保存中會考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時就可以不需要考慮該類問題。同時，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質操作的時間與人力，節省檔案紙張費用、減少勞動力。
（三）工作新內容
由于電子檔案主要是通過相關工作人員對計算機進行操控，而計算機中所涉及的系統眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴謹，不僅需要一定的規范性管理制度，可同時還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質以及專業技術一定要過硬。電子檔案所保存的數據需要具備真實、準確等特點，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時每次進行檔案管理時，都要做好備份準備，以防止計算機各種問題發生而導致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強重視，做好防火墻保護措施，提高檔案的安全性。同時對所制定的管理制度一定要嚴格遵守與執行，確保按章辦事，按規操作。
二、檔案管理模式的轉變
電子檔案的管理內容和管理手段發生了變化，那么整個管理工作模式也會發生轉變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創新與優化。
（一）優化傳統管理思想
檔案管理中，首先要對信息資源進行全方位掌握，保證檔案資料的真實性與全面性，并能夠將這些有價值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發生。要完全改變傳統的管理觀念，實現科學管理，保證信息安全，而信息化管理作為當前主要應用的管理模式，第一可以轉變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務效能。
（二）檔案資源管理制度升華
檔案信息作為企業發展過程中提供正確決策與創新生產、經營形式的重要依據，檔案的安全關系著整個企業發展，因此加強檔案安全管理意義重大。傳統的信息存檔方式基本以紙質為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統的檔案管理方式，已經不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術、網絡技術、計算機技術等先進技術的合成而形成一種具有高保密能力、高監控能力的儲存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預防信息丟失，滿足檔案儲存安全要求。
三、提高管理人員的素質
作為檔案管理人員，一定要熟悉業務，并努力提高自身的業務水平，通過對相關專業知識的學習，掌握計算機和多媒體技術。在進行相關電子檔案管理的時候，通過不斷的更新自身的知識，實現對檔案管理水平的提升。對于相關的部門，也要注意多方面人才的引進，逐漸對檔案管理隊伍進行人才充實，最終實現整體管理人員素質的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進行管理的狀況。
四、結語
經濟技術的不斷發展促使檔案管理工作的不斷改革和轉變，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適合現在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創新，通過對檔案管理工作內容和模式的不斷轉變，才能逐漸實現對新時代電子檔案管理的全面掌控。當然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質，根據時代的發展需求，不斷的學習相關的先進知識，最終實現自身管理能力和素質的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴密性，并確保檔案保存的長期性。
參考文獻：
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一、工作內容的轉變
1.檔案的收集
傳統的檔案以紙質檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結果，缺少中間出現的有意義的創意和方法，也難以體現整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統的檔案管理者更具主動性，他們會在專業人員的指導下主動學習專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進行有效收集和管理。
2.檔案的保存
傳統的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢。現代化的檔案觀，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔。以提高整體檢索速度。
計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進行數據備份，保證即使計算機出現問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進行恢復即可。
3.工作新內容
（1）設備故障安全防范。網絡計算機硬件等系統一旦出現故障，一般會導致計算機存儲的數據完全丟失或者無法保持原有數據的存儲狀態。這就要求檔案管理者在設計檔案管理系統之初就充分考慮到這個問題，積極設置系統安全應急措施，進行數據的異地備份。當計算機發生故障時，積極采取應急措施，或采用操作簡單、比較節約但容易造成最新數據丟失的冷備份機制，保護大部分數據，或采用保證系統應用程序和數據相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當一臺服務器出現故障時，另一臺服務器可以及時代替其工作，不至于因為系統維修耽誤工作。
（2）權限控制。權限控制主要是防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進行了一定的限定，并且對能執行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網絡中的黑客。
（3）訪問控制。訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。
（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。
二、檔案管理模式的轉變
傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。
傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。
傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。
總之，檔案管理工作要根據時展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用。
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城建檔案工作是城市建設發展中的全局性工作。城建檔案工作與并貫穿了城市規劃、建設和管理的全過程，在對城市建設發展的每一領域、每一環節進行記錄的同時，也行使著促成每一領域、每一環科學、規范、真實性操作的職責。這是它與建設發展中的其他環節如：規劃、拆遷、勘察、設計、施工、質監、安全、竣工驗收、權屬管理等最大不同之處。城建檔案包括了城市基礎、規劃審批、征地拆遷、建設管理、市政設施、水文地質、建設科研、風景園林、歷史名勝……可以說從宏觀到微觀兩方面來看，城建檔案都涵蓋了城市建設發展的方方面面。它不僅反映了城市建設發展的整體水平，也能洞察到細節方面存在的問題。
三、現階段我國城建檔案管理工作的中的問題所在
3.1當前城建檔案管理隊伍在管理意識上略顯薄弱
3.11建筑施工單位對城建檔案的重視程度不足
要知道，城建檔案在城市規劃和建設中而生，為城市管理而長。這是極其寶貴的歷史資料。城建檔案在形式上各種各樣，有文字、有圖表、有聲像等等，這對于豐富歷史文化是極其重要的。然而，現階段的的一些城市建設單位，認為城建檔案的提交只是一個形式，更有甚者直接忽視了城建檔案問題，錯報或者不報城建檔案。這對于我國現代化城市建設是非常不利的。
3.12現階段我國建城建檔案管理工作人員缺乏必要的專業知識和專業素養
當前，很多建筑單位的資料員都采取兼任制，而兼任資料員的人員往往都沒有經過專業的檔案管理工作培訓，這也是造成城建檔案管理工作難度加大的一大重要原因所在。更有甚者，一些施工單位的資料員由施工人員擔任，他們對檔案的建立和管理根本缺乏必要的了解和運作的經驗。這就造成我國城建檔案會出現，遺漏、丟失、錯誤的現象。
3.13相關領導部門也沒有足夠重視城建檔案的管理工作，缺乏職能督導作用
我們可以這么理解，城建檔案的收集和管理工作是一個龐大的循環工作過程。它需要各個職能部門的通力協作和配合。各個部門之間互相依存，密不可分。沒有這些兄弟部門的協作，單獨的城建檔案管理工作部門是很難做好這項工作的。及時我國現已出臺了各種必要的法律法規來規范這個系統的運作過程，但是由于這些工作過于瑣碎，以至于很多工作受到限制都流于表面。特別值得一提的是一些收到行業花都和法規制約的工程項目，就像是電力、通信、地下管線這樣的工程。由于其的特殊重要地位，往往都不能做到及時收錄。
3.2我國城建檔案管理工作信息化建設還不夠完善
在這里，筆者要著重提出一個問題，那就是“重復建設”問題。這現在已經成為了限制我國城建檔案數字化進程的一大瓶頸所在。“重復建設”其實說白了就是由于管理軟件開發的相互封閉性，這直接導致了相關軟件之間具有很差的通用性。這樣下去的結果只能為城建檔案信息化建設工作帶來不必要的阻礙和困難。同時，也為國家帶來了很大的財力浪費。從專業的角度來看，我國城建檔案的上級業務（主管）部門沒有做好統一的配裝軟件，而目前僅有指導和檢查業務的職能， 無力推動下級業務部門的事業發展。
四、關于城建檔案管理工作的完善性策略分析
4.1完善新時期城建檔案管理人員隊伍建設
這里包含三方面的基本內容。第一是要提升在職城建檔案管理人員的思想素質和政治意識。我們可以這么理解，要樹木先樹人，城建檔案管理人員在新時代下必須要有正確的人生觀和價值觀。這也是城建檔案管理人員的自身素質所在，是關乎一個優秀的工作人員順利成長的命脈所在。就目前來說，我們一定要完善對在職員工進行在思想和意識的指導。使其能夠團結協作，互相包容，緊密配合。這樣才能更好的完成其的本職工作并進一步推動我國城建檔案管理事業的健康發展。第二是要進一步完善城建檔案管理工作人員的專業素養。時代在進步，技術也在不斷的發展。如何利用現階段的科學技術在更高的完善城建檔案管理工作，是我們要面對的一大重要課題。作為時代的先驅者，城建檔案管理人員一定要具備多種必備知識。如：1、檔案管理知識；2、工程技術知識3、信息化技術知識、多媒體知識等等。第三，城建檔案管理工作人員要具備現代意識和創新精神。新世紀是信息快速傳遞和知識爆炸的時代。在這種形勢下，我們廣大在職人員一定要具備現代的信息管理觀念和管理意識。同時還要發揮主觀能動性的作用，努力開創適合城建檔案事業發展的新模式和新方法。
4.2加快城建檔案數字化進程的腳步
首先是要改善傳統的城建檔案保管方式。時代賦予了城建檔案管理工作新的使命和方法。眾所周知，城建檔案的載體的特殊性，我們在未來的實際工作工程當中一定要注意保衛城建檔案的設備安全和信息安全。舉個例子來說吧，就像是設備安全問題，在該設備制造和安裝應用的過程當中一定要注意對于自然災害和突發實踐的防護問題。而關于信息安全問題，則需要進一步完善信息傳遞之間和載體轉換上的保密性。特別值得一提的是，為了防止網絡信息被盜取或是更改，應加大力度保障信息共享和保密以及邏輯處理問題。其次是要改變城建檔案利用方式。城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。這是這種良性循環的工作狀態。
結束語
總而言之，新時代，新形勢賦予了城建檔案管理工作新的使命，也為其帶來了新的機遇和挑戰。今后，如何進一步完善城建檔案管理工作，將我國城建檔案管理事業推入新的高峰是我們所要面對的一大重要課題。
參考文獻：
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1 困難學生資助檔案的主要內容
1.1 困難學生的個人情況
在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經濟來源渠道等等。學生們首先應該提交準確的證明材料，校方經過核實之后，最終確立資助檔案。
1.2 申請審批材料
審批材料的內容包含的非常廣，除了家庭經濟狀況之外，還包括相應的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等。可見，審批材料具有預定的權威性。
1.3 困難學生資助情況
學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。
1.4 困難學生個人的成長經歷
在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。
2 困難學生資助檔案的特點
學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經費，建立了“全國學生資助管理中心網”、“全國中等職業學校學生信息管理系統”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統，各省、市、縣也紛紛建立了網站，為學生資助工作的專業化、信息化鋪平了道路。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。
3 困難學生資助檔案建立與完善策略
3.1 明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應用價值
在具體的實踐中，對于困難學生進行適當的補助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態信息，提升檔案管理工作和服務的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。
3.2 及時整理和分析困難學生資助檔案信息
為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應該根據家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為。可見，學生資助管理中心檔案信息的利用和服務體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎，逐漸實現了資助工作高效性和多樣化的工作目標。
3.3 遵循信息化原則，實現文本檔案與電子檔案同步
電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調用簡單快捷，所以經濟困難學生檔案管理應利用現代信息技術建立網絡登記、實時更改、信息等功能集于一體的信息網絡系統實現文本檔案與電子檔案的同步發展。
3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質
目前由于家庭經濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統的檔案理論培訓和業務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業務水平將家庭經濟困難學生檔案做到系統、規范。使家庭經濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據學生的家庭經濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發展具有重要作用。
3.5 加強制度建設，落實法律責任
首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。
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一、NARA績效管理的主要內容
績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。
（一）制定戰略規劃
戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006～2016年戰略規劃》（以下簡稱《戰略規劃》），為適應新形勢，該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含：NARA的工作職責，6大戰略目標，戰略目標的細化及實施方法等。
1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責
NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。
2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標
戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統載體檔案制成數字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。
3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法
《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網站達到或者超過聯邦政府網站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。
每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
（二）制定年度績效計劃
NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標，年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。
年度績效計劃的內容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。
例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統檔案實現在線利用；對公眾公開1940年的統計檔案；為保存和利用檔案改善數字政策。
提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用；與其他組織合作，選擇傳統檔案材料并將其數字化；制作原生數字文件，提供網上利用。
（三）制定年度績效與責任報告
在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。
例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內答復，預期目標是10日內回復率達到85%，實際10日內回復率只有73%。
由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經常花費幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現預期績效指標。
二、NARA績效管理的特點
在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現如下特點：
第一，長期規劃、短期目標實現有機結合，戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。
戰略規劃具有至高無上地位。《戰略規劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰略規劃為綱。
第二，績效管理以用戶滿意為導向。績效取決于用戶滿意度，《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”，利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據，該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調查，實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。
三、NARA績效管理的啟示
由于法制環境、文化環境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。
（一）實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接
2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作，發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠，有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上，其中，五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%，極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②
為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》，北京市檔案局將區縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。
今后，要進一步提高戰略規劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規劃實施的連續性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述，并說明沒有完成的理由。
（二）加強用戶導向理念
強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館，實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站，把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。
（三）改進績效評估形式
我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容，可縮短評估周期，及時發現問題，保障戰略規劃的完成。
目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。
注釋：
①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http：//.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表（區縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
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二、數字檔案資源建設的內容
進入數字時代，以計算機、網絡為載體的信息資源以幾何級的速度產生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。
數字資源建設，就是運用數字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進行數字化的處理和加工，同時對已經形成的數字信息資源進行科學的規劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數字信息資源體系的全過程。數字資源建設內容一般包括數字資源建設規劃、數據庫建設、網絡信息資源的開發和組織、電子資源的購買、數字資源的整合等內容。
高校數字檔案資源建設，基于互聯網、計算機，以檔案數字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構建反映高校文化和歷史進程的資源庫。
高校檔案館數字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數字化，包括檔案目錄數據庫、檔案全文數字化、數據庫的建設等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數據的收集和接收、專題數據庫的采集、互聯網上其他具有檔案價值的信息下載等。
高校數字檔案資源建設具有非常廣的拓展性，基于內容豐富的數字資源體系，可以進行多種形式的再開發，形成多種多樣的衍生產品，進行學校文化教育、學校形象宣傳等。
高校數字檔案資源建設主要包括以下幾個方面：
（1）館藏檔案的數字化成果
館藏檔案的數字化成果是將接收歸檔資料進行數字化處理形成的數字資源，以及經加工獲得的二次文獻、三次文獻等開發產品的數字資源。檔案館數字資源建設的重點內容就是館藏的內容的數字化。高校檔案館開展數字資源建設，首先必須致力于館藏資源的數字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進行數字化處理。
（2）歸檔部門提交的電子文檔
高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數字化光盤以及各種數據資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內容不能更改。在材料內容進行數據化處理的過程中，材料數據所包含的信息等內容都要與非數據化的原件保持一致。所以說，數據化的過程是根據館藏內容來分批逐步實現數據化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數字檔案資源的不斷補充。
（3）檔案館專門數據庫
檔案館提供各項服務，需要建立專門數據庫，同時需要在工作中維護、更新數據庫。專門數據庫大致包括：文件數據庫、教學學籍管理數據庫、科研項目數據庫、基建項目數據庫等。
（4）檔案館日常工作所形成的數字資源
高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數字資料。
三、數字檔案資源建設的管理
（1）建立和維護數據庫
檔案工作人員根據相關的分類標準整理檔案輸入專門的信息數據庫，最后形成數據庫。數據庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數據。數據庫建立起來以后，依靠網絡技術實現檔案數字資源交換、利用。
（2）數字檔案資源的質量控制
檔案館館藏是當前數字檔案館信息資源建設的基礎。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數字化，通過網絡實現有效共享和利用，就能成為當前數字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數字化的質量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數字化的質量控制，在進行館藏檔案數字化進程時，檔案管理部門應根據實際情況，制定嚴格的數據質量驗收指標。檔案館驗收人員必須對數字化檔案信息進行全面進行驗收，確保數字化檔案信息的完整、準確。2、電子文件接收的質量控制，高校數字檔案館檔案信息資源的重要來源是學校各部門、單位形成的電子文件。為確保進館電子文件的真實性和完整性，必須重視進館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術標準規范的電子文件，要求立檔單位重新發送；對于無須進館的電子文件，堅決拒收。
（三）數字檔案資源的安全機制
為保證數字檔案的信息安全，我國已經制定并公布了一些相關法律，如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》等。
檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環節解決信息失真的隱患。數字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環節。必須建立一整套科學、合理、嚴格的制度規范，在完善監督機制的同時，保證制度規范的嚴格執行。
（四）數字檔案資源的長期保存
數字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數字檔案資源的易消亡性。因此，數字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數字資源逐漸成為信息時代生產和利用的重要對象，數字資源長期保存已成為數字檔案館以及其他數字信息系統的戰略問題。運用各種手段使得數字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數字資源長期保存的核心與關鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務才能持續而穩定的進行。
（五）數字檔案資源的備份機制
為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機制以防問題的出現和帶來的不良后果。一般來說，數字檔案資源存儲的形態可分為傳統方式、數字方式、縮微方式。當前，為了解決數字檔案資源因保存不當帶來的信息損害，一般采用異質備份和云備份。
（六）數字檔案資源的服務機制
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信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。
二、檔案管理與服務模式現狀
第一，檔案管理工作守舊，缺乏創新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現代檔案管理進程相脫節。檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創新管理思路和改善服務模式是現代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。
三、檔案管理創新思路
（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據，對檔案學的理論研究，突破傳統的理論框架，尋求現代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統的檔案管理模式，建立一套與現代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環節都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創新管理思路，把檔案管理工作融入企業部門的運營背景中。（三）創新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環節有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現一人多崗的現象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養人員的檔案管理的責任意識。（四）規范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規范的工作流程。規范檔案的管理工作需要規范管理工作各個環節，確保檔案管理工作的階段性和系統性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數字存儲、自動獲取功能，數字化和自動化是檔案管理的必然發展趨勢，為了實現檔案管理的智能化，只有通過運用現代技術，利用計算技術推動檔案管理現代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統平臺實現，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現信息資源有效傳輸和資源共享，既能發揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統的引入，硬件設備也要與軟件相配套。（六）創新檔案管理模式。首先，建立起數字化檔案管理模式。就現階段看來，身份認證技術、數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數字化技術。在檔案管理中應用數字化技術則能夠將文章信息資料轉變為數字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數據融合技術、數據庫技術以及數據集成技術來提高檔案信息數據的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優化檔案管理的系統工作并且有利于服務質量的提高。（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執行者，檔案管理人員的專業素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創新，勇于打破傳統的管理模式，轉變思想觀念，培養他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。
四、服務模式研究
（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。（二）創新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。（三）科學技術為依托。服務手段的創新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現數字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優化整合，通過開發新的功能板塊，增加服務項目業務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優化檔案管理流程與業務標準。首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創新。首先，應當全面優化檔案的原始信息，并對該類信息數據進行全面、系統的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數量龐大，所以在進行編研時可以采用優先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經驗的專業人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。
五、結束語
總而言之，在市場經濟競爭日漸激烈的今天，時展需要創新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創新、方法創新、服務模式的創新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。
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在醫院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內容，通過醫院的檔案管理工作，能夠更好的實現醫院管理的科學化水平，對于提升醫院的社會服務水平有著重要的意義。同時醫院的檔案管理工作有利于更好的處理醫生與患者之間的各種關系。因此，提升醫院的檔案管理水平，對于醫院日常工作的開展、提升患者與醫生的關系，發揮著重要的作用。
醫院的檔案建設與管理是在逐漸發展的過程中形成的。醫院的檔案作為醫院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫院的業務分析、經驗總結等關系巨大。同時，檔案作為醫院就診患者的文字記錄，關系到患者的健康與醫學的發展。并且醫院的檔案管理工作水平是衡量一個醫院整體管理質量的指標。所以加大對醫院的檔案管理，是醫院更好的發揮其功能的基本要求。以前傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足醫院現代化管理的要求。因此，在醫院檔案管理工作中，適應時展的要求，需要加大對醫院檔案管理工作的認識。在認真收集檔案的基礎上，保證檔案的質量和管理水平，在提升醫院檔案管理的科學化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發的水平，實現檔案管理工作的現代化。
二、醫院檔案管理存在的問題
1.房產權檔案管理的抗風險能力需進一步提升
醫院檔案作為一項非常重要的材料，當前在我國的醫院檔案管理的過程中，其抗風險能力尚不能全面的應對各種風險。這主要是受經濟等因素的影響。當前我國的醫院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護手段的應用，但是在遇到一些不可抗災害的時候，醫院權檔案的保護抗風險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災、地震等引起的檔案破壞問題，嚴重的影響了醫院檔案管理的安全性。
2.醫院檔案具有明顯的時代特征
因為我國醫院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經濟與社會快速的發展背景下，新時期的醫院檔案管理方法等出現了明顯的變化，醫院權檔案的數字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發現問題、解決工作中存在的問題、醫院檔案管理不規范等等，都會影響醫院檔案管理的效果。
3.醫院檔案形式有待于進一步的豐富
在一個完整的醫院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內容外，對于一些特殊的還要具備關于醫院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發展的過程中，這些資料已經不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫院檔案管理工作的特殊性，如果這些內容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負責。而且要不斷完善醫院管理的制度，加大制度管理對醫院檔案管理的促進。
三、新時期醫院管理質量的有效策略
1.提升醫院檔案管理的基礎性工作質量
新時期醫院檔案管理的一個重要特征就是其數字化管理。因為醫院檔案管理作為一項專業性和技術性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫院的清理、鑒定與檢查的質量，才能夠保證醫院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構的醫院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫院檔案中不清晰的內容加以去除。再次，要保證醫院檔案材料中內容的順序與清晰度，保證數字化醫院檔案的質量。
2.做好醫院檔案的保存工作
數字化檔案管理工作過程中，醫院檔案的安全性，是醫院檔案管理的一個底線。在數字化醫院檔案信息歸納的過程中，數字化檔案的執行憑證、安全訪問與管理過程、數字化檔案的規范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫院檔案管理的效果。在進行醫院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫院檔案管理工作的安全性。同時，在醫院檔案管理現代化工作中，一方面要通過逐步的構建醫院檔案信息管理平臺，給業主提供平臺的便捷效果。其次，在醫院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設力度，提升檔案管理的專業化與質量。
3.加強我國醫院檔案管理法律制度的建設
當前在醫院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫院市場信息判斷等管理方法，對當前我國的醫院檔案管理、檔案材料使用、醫院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫院檔案的各項管理制度。通過不斷優化我國醫院的市場供求狀況，來提升對醫院市場的調控與管理，這樣的大環境創造，將能夠利于醫院檔案管理效果的不斷提升。由于醫院檔案管理制度的內容涉及的面非常的廣，例如醫院檔案的構建、歸檔、使用、保護等制度，都是制度制定的基本內容。同時因為醫院檔案工作的復雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業的檔案管理工作方法，來提升醫院檔案管理工作的質量。因此，應該建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格工作人員的隨意性，應該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。
4.提升醫院檔案管理隊伍的整體素質
隨著社會發展對醫院檔案管理質量要求越來越高，在數字化與信息化的背景下，提升醫院檔案管理人員的綜合業務能力，需要通過在職培訓、人才招聘等過程中，實現對醫院檔案管理人員的專業水平與責任意識的雙向提升。以此來構建一支能力突出、業務熟練、責任心強等醫院管理人才隊伍。同時，在醫院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應用新的檔案管理方法與檔案管理基礎，進而不斷提升醫院檔案管理的水平，更好的實現醫院檔案管理為社會服務的目標。從醫院工作的系統角度分析，當前醫院的臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都多多少少的會產生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫院的檔案收集工作產生一定的。在這種情況下，需要構建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統性。為保證醫院檔案管理的有效性，促進醫院檔案管理工作的高效開展，創造良好的基礎條件。
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1.2檔案管理制度不健全
從我國廣電檔案管理的角度來看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的最大問題。在正常的工作中，一個單位不僅要形成各種檔案管理，而且內容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經濟的發展，廣播電視行業受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實際要求相差很遠，而有的部門并沒有任何制度可以遵照執行，檔案管理流程也沒有按照相關的規章制度制訂，各自為政的現象比較普遍。
2.提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心，加強信息化建設
廣播電視檔案管理與文書檔案相比，具有一定的鮮活性，與現實業務的結合比較緊密，常被利用的內容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內容中，堅持貫徹國家的相關規定和標準，統一集中管理。同時，還要加快檔案信息化建設的步伐，收集和整理原生電子文件，加強單位內部業務技術的整合，做好檔案信息化的規劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強資源整合，實現檔案信息資源的共享，加大服務力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養
檔案管理作為廣播電視系統的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強對檔案管理人員的培養。按照國家的相關要求，努力配備相關的專職檔案管理人員，從根本上保證管理人員的穩定性。另外，要結合文件的數量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復雜，廣播電視行業的檔案管理不能按照傳統檔案的管理方式執行，它需要與數字化、信息化、網絡化的內容聯合在一起，加大對人員的培養力度，建立一支高效的檔案管理隊伍，這對廣播電視檔案管理行業的發展有非常重要的作用。
2.3落實有關檔案管理的全部規定
廣播電視相關領導要重視檔案管理方面的工作，設立專門的檔案管理部門負責本單位的檔案管理工作，同時，各個管理部門也要承擔相關文件、材料的歸檔工作，負責本部門的檔案管理。另外，根據國家相關規定，檔案管理部門要加強收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領導，健全組織機構，為檔案管理工作提供更多的保證。
3.廣播電視檔案管理的創新舉措
3.1體制建設的創新
從整體情況出發，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個部門的規章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴格執行檔案管理部門的相關規定，規范檔案管理的要求，嚴肅處理不按規定移交檔案的人員。另外，還要加強檔案管理內部人員對職責和義務的認識，加強檔案管理自身的運行規范，定期開辦研討會，增強單位領導、干部和職工的檔案管理意識。在這個大前提下，要努力落實檔案管理工作，為廣電檔案管理開發工作提供必要的條件。
3.2服務宗旨的創新
對于廣播電視檔案管理工作，要堅持“服務群眾”的宗旨，增強檔案管理的服務意識，不斷發展廣播電視事業，做出優質的節目。如果在工作過程中稍有不慎，就會導致巨大的經濟損失。因此，當廣播電視檔案管理借出時，需要填寫借用資料的編號，確認送回時間，避免出現丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術，實現對素材的全方位管理。另外，要加強對《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對檔案管理的認識，實現檔案管理工作的全面發展。
3.3人員素質提升的創新
在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質，以便其能更好地適應社會主義市場的發展要求。同時，要摒棄過去檔案管理中的不科學觀念，將科學發展觀作為重要的指導思想，努力做好檔案管理工作，切實解決工作中存在的問題。另外，還要樹立嚴格的檔案管理工作意識，增強管理人員的職能意識，使管理過程能夠與時俱進，以創新的思維應對創新的知識面，實現管理過程的全面發展。同時，還需要堅持以人為本的理念，加強新觀念、新意識的應用，采用創新的思維，全面發展檔案管理，建立完善的學習和考核機制，并嚴格落實持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業務技能，不斷提升其業務素質。單位領導應不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強對文化、技能的學習，認清檔案管理的工作內容，不斷提升服務品質。
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0 引言
科技水平發展促進我國社會發展速率進一步提升，加強網絡應用廣泛程度，促進我國網絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網絡化的應用程度。檔案管理網絡化發展能夠促進檔案管理數據分析管理更加科學化、明晰化發展，提高檔案管理的效率，實現檔案管理準確性。
1 現階段檔案管理的發展現狀
檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網絡化發展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發展，但現階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發展中的障礙。
一方面表現為檔案管理的內容科學化水平較低。目前我國大部分企業或單位對檔案管理依舊采用傳統人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統檔案管理層面，檔案的內容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規范性較低[1]，網絡應用程度較低。檔案管理不能為企業發展提供直接經濟收益，企業在發展過程中對企業檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規范性，導致企業檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創新能力低，影響企業檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業檔案管理的現代化程度較低，造成企業人才檔案管理與企業總體發展之間出現嚴重的管理脫節。
2 實施檔案管理網絡化的措施
2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統檔案同步實施
實施檔案管理網絡化管理應當矜持傳統檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面傳統檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數據管理的準確性發展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統檔案管理與網絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應用網絡數據管理手段進行檔案管理
實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發展。例如：我國某企業實施人力資源檔案管理網絡化發展，這種管理措施企業人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業人發展創造財富。此外，網絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統檔案管理儲存空間的問題，節約了檔案管理的應用空間。
2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力
提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統的應用程度進一步提升，實現檔案管理網絡化人員的專業性。
3 檔案管理網絡化的優勢
3.1 檔案信息管理可靠性增強
檔案管理網絡化是當今社會科技發展促進資源管理的重要體現，其優勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網絡化發展主要依托互聯網檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現檔案管理，檔案管理系統的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準確性提高
其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網絡化管理措施使檔案管理人員從傳統的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現網絡化發展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發到不同管理部門，提高了單位檔案收發和應用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學化，規范化發展
其四，檔案管理實施網絡化使檔案管理科學性，規范化發展。傳統的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業會程度較低，影響了檔案管理的質量性；實施檔案管理網絡化采用電子管理措施實現了檔案管理，分配數字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現檔案管理的科學化，規范化發展。
4 結論
檔案管理網絡化發展是現代化科技手段應用于社會資源管理發展中的體現，實現資源應用，管理，分發的專業化發展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規范化發展。
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1 大學檔案管理的三個發展階段
大學檔案管理隨著社會科學技術的發展而不斷的發展，目前我國大學檔案管理主要經歷了三個階段的發展：
1.1 紙質檔案管理階段。紙質檔案管理階段主要是從我國建立大學階段到90年代末計算機技術還沒有應用前，此階段的大學檔案管理主要是通過紙質形式進行各種文件的統計與管理，此階段的管理辦法主要是采取事后控制的方法，也就是只有在各種文件、數據進行歸檔后，檔案管理部門才能對檔案進行管理，并且檔案是通過手工記錄的，檔案的真實性有時會受到懷疑。
1.2 紙質檔案與電子檔案并存階段。紙質檔案與電子檔案并存階段主要起源于計算機技術的普及，隨著計算機技術的普及，電子檔案出現了，電子檔案就是檔案以電子化的形式展現在計算機工具中，電子檔案具有很多紙質檔案所沒有的優點：電子檔案上傳的速度比較快，不會發生丟失的現象。目前我國大學檔案管理主要集中在此階段，我國大學的檔案管理主要是通過紙質檔案與電子檔案并存的管理階段，通過兩種檔案形式保證大學檔案信息的安全，當然此階段它們之間是可以互換的，一是紙質檔案利用掃描儀器進行上傳，形成電子檔案；二是電子檔案通過打印機，形成紙質檔案。
1.3 電子檔案的普及階段。隨著計算機技術的不斷發展，網絡技術的普及，以后的電子檔案必然會出現電子檔案的普及階段，辦公自動化的進一步發展，以及網絡技術安全性的進一步提高，檔案管理必然會朝著電子檔案的方向發展。目前有的大學已經實現了電子檔案的普及。
2 大學檔案管理的發展趨勢
隨著高校規模的不斷擴大，高校的檔案管理工作越來越重要，如何實現檔案管理的制度化、規范化以及精細化是大學檔案管理的重點內容，也是大學檔案管理的發展方向。
2.1 檔案管理的現代化。雖然我國大學的檔案管理處于紙質與電子檔案并存階段，傳統手工模式在大學的檔案管理中仍然發揮著重要的作用，但是檔案管理的現代化是檔案管理的必然發展趨勢，檔案管理的現代化趨勢有其存在的必要條件，一是我國現代技術的發展為大學的現代化管理提供了技術支持；二是大學檔案的工作人員思想前衛，為現代化提供了思想動力。大學檔案管理的現代化主要體現在：一是檔案管理的系統化，大學檔案包含許多方面的內容，既有教學內容、科研活動，也包括大學的行政管理工作等等，對于這些不同的檔案要進行整合，形成系統化檔案管理系統；二是檔案管理技術的現代化，大學檔案管理會應用大量現代先進的管理技術；三是檔案管理的動態管理，通過現代計算機技術對檔案的信息進行動態管理。
2.2 大學間檔案信息的共享和標準統一化。當前每個大學都建有自己的檔案管理數據庫，但是由于各個大學之間沒有相對統一的構建標準以及信息共享制度，使得大學之間缺乏相應的交流與聯系，因此未來的大學檔案管理必然會建立標準統一的信息共享標準，通過實行統一的檔案數據庫構建標準，實現大學之間的信息查閱共享。
2.3 檔案管理的專業化、復合化。未來大學檔案管理不再是對檔案進行統計與保管，而是要采取相應的理論，結合檔案管理規律，將檔案管理看做是復雜的行政事務，因此未來檔案管理對于檔案管理提出更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備較高的理論基礎、實踐技能，還要掌握不同的技能，比如應用計算機的能力、綜合分析能力以及良好的溝通能力等等，因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的專業型復合型管理人員。當然大學檔案管理的專業化不僅僅體現在工作人員身上，還體現在大學檔案管理組織結構、管理手段與技術上。
2.4 檔案管理人本化。隨著大學檔案的社會化功能越來越明顯，大學的社會服務功能日益被大學所看重，因此大學檔案管理也必然會出現人本化的管理趨勢，因為根據現代管理理論：大學檔案管理只有將人本化理論應用其中，才能實現大學檔案服務社會、服務地方的社會功能，大學檔案管理中的人本化，就是大學在檔案管理中要將“人”的因素放在第一位，將服務“人”作為檔案管理的工作重心。檔案管理中的人本化中的“人”既包括檔案管理工作人員，也包括利用檔案的人，檔案管理的人本化發展趨勢是檔案管理的最終發展趨勢。
3 結束語
檔案管理是大學管理工作的重要組成部分，是大學開展各項工作的基礎，因此加強大學的檔案管理工作具有重要的現實意義。隨著社會科學技術的發展，大學檔案管理出現了一些新的特點、新變化，這些新變化對促進大學檔案管理創新具有積極的作用。
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一、目前我國單位檔案管理工作存在的主要問題
目前，電子化技術逐漸應用到生產和生活領域中，給人們的生活帶來了許多便利，一些單位開始嘗試使用電子化技術來管理職工檔案，這是一種適應社會發展的工作思路，能夠明顯提升檔案管理的效率，但是，多數單位還沒有使用這一技術，其檔案管理工作中的問題較為突出，具體表現在以下幾個方面：
1、單位檔案種類匱乏
現階段，我國單位檔案管理工作水平還有待提高，許多單位的管理者認為檔案管理工作并不重要，其主要是記錄職工的在校表現，只要記錄完整就可以，但是，隨著社會的發展，人們對檔案更加重視，檔案不僅要記錄職工的學習成績，還要保存更多的數據和資料，要增加管理社會普通階層的內容，而實現這一目標的主要方法就是使用電子化技術。目前，大多數單位在這一方面做得較少，內容和數據采集效率較低，檔案的使用價值和作用明顯降低。
2、單位檔案管理途徑單一
我國的檔案記載歷史非常久遠，從一定層面上說，歷史書籍就是一種檔案，雖然我國檔案記錄的時間非常悠久，但是記錄的先進性明顯不足，記錄檔案的目的是敘述一件事情，其他作用不是非常明顯，檔案工作管理途徑依然很單一。例如許多單位的檔案只是用來進行電話、傳真查詢，或者復印檔案開具證明。單一的管理模式會削弱檔案的作用，在互聯網技術空前發展的今天，檔案管理工作明顯落后于形勢需要。這說明單位檔案管理工作應當更加注重管理領域拓展，要讓檔案發揮出應有的作用，從而為職工和單位發展做出貢獻。
3、單位檔案管理體制較為陳舊
單位檔案管理工作體制是規范檔案管理工作的重要內容，其領導和指引檔案管理工作前進，但是，在一定層面上，體制也會限制檔案管理工作模式的創新，如果體制不變，即使使用電子化技術進行管理，其也不會發揮出重要作用，體制會成為電子化管理的枷鎖，因此，只有體制層面進行變革，才能接納和吸收先進的技術和模式，才能幫助檔案管理工作向前發展[1]。
二、單位檔案管理工作的策略
1、創新單位檔案管理內容
檔案管理工作發展的首要目的就是增加檔案管理的內容，拓寬檔案的管理領域，充分發揮出現代化技術的優勢，創新檔案管理的管理內容，單位檔案管理的管理內容包括很多，但是其主要的目的就是管理單位和職工，因此，管理內容的確定要以這兩個主體為宗旨，探索更加實用的管理模式，滿足職工和單位的發展需求，當然，在技術快速發展的今天，需要相關部門和人員進行不斷的探索，借助技術的優勢，實現單位檔案管理模式的轉變，以此實現單位的長遠發展。
2、創新單位檔案管理的手段
創新管理手段是提高檔案管理水平的重要舉措，只有手段進行創新和提高，才能增加管理的范圍和內容，讓單位檔案管理水平得到提高。現如今，互聯網、計算機技術等先進技術在社會中發揮著重要的作用，其是檔案管理創新非常重要的環節，單位管理者應當將檔案管理手段創新作為單位發展的重要內容，在工作中要將傳統的管理手段轉變為現代管理手段，促進單位檔案實現快速發展，管理者要推進單位檔案信息化管理建設的進程，通過增加互聯網、計算機技術的應用，來實現檔案管理整體水平的提升，提高檔案的利用效率[2]。
3、創新單位檔案管理的方式
眾所周知，單位檔案管理工作管理的主要對象是單位和職工，而單位不僅要使用檔案，還要參與檔案的制作，因此，在平時工作過程中，要將單位的需求作為工作的主要方向，從而提高檔案管理水平。單位管理者應當建立一支高素質的檔案管理隊伍，該隊伍應當具備以下能力：一是熟練使用電子技術的能力，要懂得計算機硬件、軟件、互聯網等各項技術，當出現問題時能夠自行解決；二是要懂得專業的檔案管理工作內容，能夠熟練完成各項管理工作；三是要具備高度的責任心和使命感，能夠在工作中兢兢業業，保證內容輸入正確、完整；四是要增加檔案內容維度，讓檔案信息更加全面，能夠真實反映職工在單位的表現。另外，單位檔案管理人員的工作心態也要進行相應的轉變，要積極探究新的工作模式，發現實際工作中的不足，不斷地熟悉單位檔案管理各個方面管理流程，讓管理工作模式得到改善，促進檔案管理工作順利實施，單位教職工、職工等主體應當努力為電子化檔案工作提供幫助，合理做好檔案資源的共享以及配置等工作，重抓單位檔案的管理和管理，積極進行反饋調查，獲得最真實的使用體驗，從而有效地提高單位檔案管理水平。總之，目前我國單位的檔案管理工作還有許多不足之處，管理能力較低，管理意識較弱，管理方式較為落后，單位相關管理者應當正確認識檔案管理工作的重要性，在平時管理過程中，要為檔案工作投入更多精力，努力提高檔案管理電子化水平，敢于使用先進技術，增加創新的內容，同時，要注意傳統檔案管理工作向電子化管理模式轉變的過程中，避免出現檔案丟失和損壞的情況，全方位提升檔案管理的能力和水平。
參考文獻
