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2.推動檔案管理向現代化信息管理的發展創新

檔案管理創新需要緊跟時展，不斷向現代化信息管理發展，共享各種信息及資源，增加醫院內部的溝通和交流，最大程度的展現醫院人事檔案管理的意識。人事檔案在進行信息化管理之后，促使各個部門便捷的傳遞資料，并且電子信息化管理具有很大的儲量、很快的速度以及準確的計算，大大提高了工作效率。醫院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統，分區管理檔案信息，還要分開設置檔案室、計算機室以及辦公室，通過計算機系統實現聯系。計算機室和檔案室均安裝防輻射的基礎設施，最大程度上減少電磁干擾和降低設備發生損壞。此外，檔案電子信息化進程的不斷推進就必然要求將以往儲藏的紙質檔案資源轉化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計算機內。

3.不斷推行醫院人事檔案管理新模式

隨著醫療事業的飛速發展和醫院人員的流動性增強，使得醫院工作復雜度提升不少，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應當今醫院的日常管理工作需要和不斷發展的要求。近些年來，一些醫院開始實施人事檔案的制度，這也是提升醫院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結構進行合作，并在合作過程中不斷完善有關內容，確保人事檔案管理工作按照醫院的發展需要進行。此外，也要保證雙方管理網絡的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫院更規范高效地實施人力資源管理工作。

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一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

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1 引言

1.1水利樞紐工程檔案管理的內容

水利樞紐工程檔案管理的內容是水利樞紐發電項目的全過程的記錄，包括立項、可研、初設、施工、竣工驗收以及試運行等各階段的資料。水利工程檔案的載體可以是文字文件、圖表和聲像資料等。

1.2水利樞紐工程檔案管理的重要性

水利樞紐工程的檔案管理為水利工程的建設施工提供決策資料，也為水利發電項目的正常運營安全提供保障。水利樞紐工程檔案管理對我國水利工程建設的科學管理具有基礎保障作用。要加強水利檔案資料的收集和整理，做好水利工地竣工驗收，這樣才能有效提高水利工程檔案的“歸檔率”、“完整率”和“準確率”。水利工程檔案對工程施工的質量評定、事故原因分析、竣工驗收以及水利工程項目以后的運行管理提供了必要的依據。

2大藤峽水利樞紐工程概況介紹

大藤峽水利樞紐工程的開發目標為防洪、航運、發電、水資源配置以及灌溉等綜合利用。大藤峽水利樞紐壩址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峽峽谷出口的弩灘處，下距廣西桂平市黔江彩虹橋6.6km，壩址控制流域面積為198612km2。樞紐建筑物主要包括擋水建筑物、泄水建筑物、發電建筑物、通航建筑物、過魚建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峽水利樞紐庫區淹沒土地面積為283579.2畝（含水域122984.77畝），淹沒區搬遷安置人口現狀年（2011年）9757人。

3 大藤峽水利樞紐工程檔案管理的特點分析

3.1水利樞紐工程檔案管理種類繁多

由于大藤峽水利樞紐工程施工建設期較長，這樣使得檔案收集管理周期變長。水利工程檔案覆蓋了水利工程項目的整個過程和各個階段的資料記錄。大藤峽水利工程項目由多個單項工程組成，光可行性研究階段就有二十多個專題項目，這樣就使得水利工程檔案種類繁多。

3.2 水利樞紐工程檔案管理具有時效性和復雜性

大藤峽水利樞紐工程檔案管理要反映項目施工建設的整個過程，并為工程竣工驗收和日后的運營提供依據和參考，這些檔案資料具有指導意義，需要長久妥善保管。另外，水利樞紐工程檔案管理包括了建設項目的各個階段，涉及眾多部門和單位以及技術領域，具有設計內容和工程結構功能的復雜性。

4 水利樞紐工程檔案管理存在的具體問題

4.1 水利工程檔案管理制度不健全，導致檔案管理質量低

水利工程的發展需要相應的檔案管理制度，要創新檔案管理的方式和載體。然而，由于水利工程檔案管理制度不健全，造成了檔案管理業務流程的不規范，如資料的收集整理不及時，歸檔不規范。這些導致檔案管理質量低，表現為檔案分類模糊，案卷形式不規范標準，部分文件內容缺失，檔案檢索功能較弱，限制了檔案的使用。

4.2 缺乏水利工程檔案管理的專業人員

水利工程檔案管理需要專業性的人員，要懂水利施工工程、檔案管理專業、以及信息技術的復合型人才。否則，就造成水利工程檔案管理停留在表面，難以實現標準化和規范化的管理。非專業的檔案管理人員容易造成檔案資料的缺失，審核不清，整理不規范，交接手續不齊全，這樣就降低了檔案管理的質量。

4.3 水利工程檔案管理意識較弱

由于一些水利項目對檔案管理不夠重視，缺乏對檔案管理制度的落實和監督，對于檔案管理部門也沒有投入足夠的軟硬件設備設施和配備專業技術人才隊伍，將檔案管理作為了工程項目的附屬工作，正是這種輕視檔案管理的意識，使得檔案資料的整理不及時，凌亂堆放，在水利建設項目后期收集整理資料中導致原件收集困難和缺失，無法體現檔案管理的利用價值，影響了工程竣工驗收。

5提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施

要提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，確保水利工程項目的順利實施，應從以下幾個方面進行改進。

5.1 健全水利工程檔案管理制度，提高管理質量

要根據水利工程的特點不斷健全水利工程檔案管理制度，確保檔案管理實現系統化和規范化。建立檔案管理的監督機制，明確檔案管理的責任，獎罰分明，將檔案管理納入項目管理的議事日程，為檔案管理的開展創造制度保障，這樣才能提高檔案管理的質量和服務水平。

5.2 提高檔案管理人員的專業素質

為了保障水利工程檔案工作的效率和質量，應配備專業人員。要對檔案管理人員進行業務培訓，提高相關的技能和知識，培養復合型技術管理人才。要提高檔案管理人員的業務能力，如分類、組卷等業務流程,并確保檔案資料的緊密性、延續性和完整性。

5.3 增強檔案管理的意識

領導應重視大藤峽水利樞紐工程檔案管理，建立領導機構小組，落實領導責任制，對檔案管理人員的工作進行考核，增強員工工作的責任意識。加強對檔案管理方面的資源投入，購置先進的辦公設備，提高工作效率。要制定員工的專業培訓計劃，提高員工的操作能力。要實時對檔案管理工作進行檢查和指導，對發現的問題要及時采取措施進行解決，使得全體員工都重視檔案管理工作，各單位和工作人員獻計獻策，共同提高檔案管理水平。

5.4 提高檔案資源的開發利用水平

由于大藤峽水利樞紐工程檔案管理具有復雜性，必須通過先進的技術和管理才能滿足實際服務需要。要購置先進的設備、管理軟件，以及引進專業人才。要提高檔案資源的開發利用水平，通過數字化和網絡化的檔案管理，構建水利工程檔案資源的網絡共享平臺，更好地收集整理和編制檔案文件。創新檔案編制方法，運用信息技術整編檔案，科學地編排檔案數據，建立全面詳細的檔案數據查詢網絡，為大藤峽水利樞紐工程提供數據依據和參考，實現經濟效益和社會效益。

6 結論

通過對提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施進行分析，得出水利樞紐工程檔案管理能夠為水利工程的建設和安全運營提供資料。它是一項基礎性工作，對發展水利工程具有支持作用。要明確水利樞紐工程檔案管理的職責，加強水利樞紐工程檔案管理的標準化、信息化以及規范化，提高檔案質量。因此，提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，能夠提高工程建設的安全性，確保工程施工的質量和進度，要優化檔案結構、整合檔案資源，創新檔案資源的管理方式，促使檔案管理的高效服務。

[參考文獻]

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1醫院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個極為重要的因素便是醫院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當前我國醫院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對醫院的檔案進行嚴格的劃分以及界定，從而提升醫院檔案的管理水平以及能力。醫院的檔案主要是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據相應的要求，醫院的檔案具體的劃分標準各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案、實物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫院醫療水平以及管理水平的具體體現，而且也是醫院避免醫療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫院選撥以及任用人才的記錄，是醫院考核、培養、職務晉級的重要保證。科技檔案則是醫院的醫療成果鑒定以及推廣實施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫院在建設、管理、維修、擴建等方面的真實的記錄形式，它不僅僅服務于醫院的經濟建設，而且有助于醫院的醫療水平以及醫療事業的發展。所以，做好醫院的檔案管理工作對于醫院的發展等尤為重要。醫院的財務檔案包括一些具體的會計憑證、會計賬簿、個人保險的資料、獎金、津貼等，主要是以書面的形式來進行核算的資料，以及上級部門所發出的文件、法規制度的操作流程。其不僅僅反映了會計工作的有效控制，而且也為醫院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實的數據。除了書面的表現形式，聲像資料也是醫院檔案非常重要的部分，其主要是指醫院在醫療活動、社會活動中依靠電子設備攝錄的形式來完成的具有重要價值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫院醫療活動、科研活動、教學活動的真實反映，是醫院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫院檔案管理存在的問題

2.1管理制度難以完善

目前檔案管理逐漸變得越來越復雜，已經并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括電子檔案方面的管理，如何利用網絡平臺進行共享，以及分級審查等內容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，勢必難以符合管理的迫切需求[1]。一些醫院在這方面開展過程中，特別是對于實物檔案等方面，普遍未予以及時有效的歸檔，缺乏相對完善的制度，這樣往往就會容易造成存在大量檔案材料，在實際進行歸檔的時候往往就會不齊全，另外普遍容易出現重復歸檔。檔案一旦被整理之后，同樣無法進行迅速地查找。

2.2硬件設施落后

在檔案管理具體開展的過程中，就硬件設施方面來說，目前難以保障先進性，并和現代化管理有出入[2]。現階段檔案管理的具體開展階段，存在著很多設施過于落后，陳舊和老化現象相對來說就會比較嚴重，一些醫院甚至缺乏比較獨立的辦公室，這無疑不利于檔案的良好保存，使用一段之后可能就會容易出現一定的破損，容易影響壽命等方面，另外對于檔案保密來說，同樣具有較大隱患。

2.3重視度缺乏

通常來說檔案管理對于整個醫院來說都具有十分重要的作用，通過檔案管理能夠實現更好地服務于醫院。但是目前由于重視程度不足，在檔案管理上也缺乏足夠的意識，因而使檔案資源沒有達到預期的利用效果。另外對于檔案管理隊伍來說，普遍難以做到完善，因此，實際工作效率就會大打折扣，一些原本有用的檔案資源沒有被充分調動起來，部分檔案資源甚至出現了閑置和丟棄，導致相當一部分檔案資源的浪費，因此，缺乏檔案重視的問題亟需解決。

2.4業務水平較差

對于檔案的各項管理而言，應不斷完善檔案管理團隊，使其具備一定專業性。然而一些醫院實際開展各項工作的過程中，并沒有較為完備的檔案管理團隊，甚至均屬于部門轉崗而來，因而就本質來說也就非專業了。他們一方面專業知識比較缺乏；另一方面未受到過培訓，因此，容易認識程度不足，并且在一些具體的業務上，同樣容易一知半解。

3怎樣有效加強基層醫院檔案管理

3.1不斷完善檔案管理制度

在檔案管理具體開展階段，應改變分散模式這一方法，大力推崇集中模式。醫院不同相關部門之間，需要進行較為有力的協調，在資源方面也應該進行有效的整合。就檔案管理方面來說，還需要不斷完善職能機構，并且充分肯定檔案室的地位[3]。另外應根據檔案工作具體情況，有機完善崗位責任制度，讓各環節具體的工作，都能夠充分實現有章可循。對各類檔案文獻，也應該力求予以集中式管理，檔案管理的具體開展階段，應力求實現綜合性，當成一個獨立整體，然后通過較為統一規范化標準，予以一定程度的系統整理。

3.2注重增加資金投入

基層醫院應不斷加大資金投入力度，并且應該及時引入現代化技術。就現階段檔案數量與種類方面，已經持續得到增加，因此，檔案開發利用實際階段，如果僅僅依靠人工進行管理，普遍難以實現迅速查找檔案，往往就會具有一定困難。所以，應該通過計算機等較為先進的手段，這樣才能有效開展檔案整理，管理能夠朝著現代化步伐前進。

3.3加強開發利用

應充分重視資源的開發，這樣才能充分利于后續較為良好的利用，并能夠充分避免重藏輕用的實際問題。作為檔案管理人員，應力求能夠通過多種渠道，深入到實際工作中去，并力求較為合理的開發利用資源。并且還應該秉承著較為積極樂觀的態度，有效組織編研活動。在服務觀念方面，也應該力求實現創新。另外在檔案具體進行利用過程中，不可避免的就會出現反饋信息，應重視這方面的管控。

3.4不斷提升檔案人員水平

檔案管理具體開展階段，人員培養相對來說尤為重要，因此，應該不斷提升管理人員水平。應注重加強培訓規劃，讓檔案管理方面人員，應該定期深入到實際中去進行參觀，積極有效地進行有關的學習，并且彼此之間加強交流，并且應該利用繼續教育手段，持續更新自我的知識，并且有效提升知識水平。

4結語

該文根據目前基層醫院實際情況，就怎樣落實檔案管理陳述自己觀點，旨在能夠為同行所參考。就現階段情況來看，很多醫院仍然采用人工管理這樣比較傳統落后的手段，無法真正將管理工作落到實處。特別是當前網絡化管理的普及，更要求人們應該及時有效創建有力平臺，并不斷完善管理方式，這樣檔案管理才會達到預期目的。總之，醫院的檔案管理工作并不是一項可有可無的工作，在思想上，醫院應該首先提高重視程度，改變傳統的管理方法，盡可能地采用先進的技術手段來加強檔案管理工作，從而為醫院的發展提供強有力的支撐。

作者:范瑩 單位:吉林省白城中心醫院人事科

參考文獻:

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現代社會發展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進，實現稅收檔案管理的有序發展，關鍵在于現代數字化技術的應用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數字化技術是計算機、網絡技術的整體化發展技術，這些技術可以實現稅收檔案管理工作效率的提升，可以進一步構建現代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務能力。

二、稅收檔案數字化建設的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進一步提升。計算機技術、網絡技術在稅收檔案管理過程中應用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準確性進一步提升。稅收檔案管理具有嚴肅性，必要保證其客觀、準確的記錄，相關資料保存必須萬無一失，數字化技術的應用之后，人員整理檔案過程中的準確性將進一步提升。最后，實現稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質檔案的時候，相關資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進一步構建現代化的管理手段，將實現這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進一步實現更好的保持效率，不斷推進稅收檔案管理的多元化發展。

三、稅收檔案數字化建設的具體措施

1.管理人才數字化技術的培養。稅收檔案數字化管理主要就是解決的紙質檔案管理過程中出現的標準不齊，內容不全，歸檔準確度不高等問題，實現數字化管理之后，稅收檔案的標準化、齊全性、準確性等大大提升，但是需要對相關人才進行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優良的職業準則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業的技能。就管理人才的培養應該是一種系統化的管理，進一步提升他們日常化、指標化、數字化、累積化、導向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關的專業技能。現代化的數字化技術也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業知識，電腦、信息技術可以實現稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優化的信息、計算機等技術，組織稅收檔案管理人員及時學習，不斷更新他們的知識結構。多創造一些學習稅收檔案數字化技術，對應該學習了解的大數據、云存儲等概念進行有效掌握運用。開展數字化技術學習的傳幫帶工作，讓那些具有一定數字技術水平的人員幫助其他管理人員。2.構建稅收檔案管理網絡安全屏障。稅收檔案管理需要對網絡安全問題提高認識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網絡泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進行系統化的網絡安全措施應用，不斷提升服務主機的安全性，全局性統一更新病毒庫，同時嚴格遵守稅收檔案調閱的相關規章制度，更好的實現檔案管理的有效開展。嚴格細化稅收檔案管理數字化在內部網絡傳遞的級別，根據其信息的重要程度、核心程度設置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進一步規范單位內外網的使用制度，不能將內外網進行互通使用。數字化的管理可以實現電子化的數據存儲，雖然紙質的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優質的網絡安全條件，這樣的環境下，稅收檔案管理的網絡化建設推進。3.強化稅收檔案數字化推進力度。稅收檔案的數字化發展需要進一步構建其相關紙質資料的電子化系統，穩步推進原始檔案的整體化發展，組織相關技術人員對原始稅收檔案進行拍照、掃描。數字化的稅收檔案管理需要在企業中將相關事宜辦結之后，及時進行掃描進入電腦，這種隨時變化稅務檔案管理不再需要進行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進行編號。一方面需要對原始資料的完整性進行有效保存，另一方面需要進一步加強這些資料電子化發展的推進，研究一套符合檔案保存規律的措施和手段。具體的推進措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個業務環節所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進行有效分類。根據檔案管理的不同環節，將其進行有效分類，目前的主要種類有：稅務登記、管理認定、納稅申報、稅款征收、發票管理、會統核算、納稅評估、稅務稽查。4.推進稅收檔案數字化發展的軟硬件建設。現代的稅收檔案數字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業法人的簽字、相關部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現問題等，都是可以進行事前檢查。稅收檔案數字化管理的這些優勢需要通過其軟硬件的完善實現。首先需要提高稅收檔案數字化基礎設施建設的重視程度。不斷強化部門領導對稅收檔案管理數字化工作的重視程度，這是現代稅收檔案數字化設施優化的基礎和前提。其次，構建系統化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數字化發展的必要條件，例如調閱稅收檔案管理的具體規定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規范化、系統化。進一步構建稅收檔案數字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護辦法等。最后，進一步強化稅收檔案管理的設備更新，在條件允許的情況下，不斷優化稅收檔案管理的硬件設施，實現檔案設施的數字化，不斷構建符合大數據時代特征的稅收檔案管理設備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設施都已經配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網絡信息化硬件推進的過程中需要進一步強化，不斷提升網絡速度，優化更加廣闊的網絡交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關設備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發展。

四、結語

稅收檔案是政府對企業進行稅務管理的有效依據，具有嚴肅性。同時隨著企業數量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數字化管理工作需要進一步加強人才培養，完善網絡安全、有效推進工作力度、優化軟硬件建設，從而避免出現人為檔案管理誤差，提升工作效率，進一步實現稅收檔案管理的質量。

參考文獻：

[1]趙利民.科技檔案數字化管理[A].煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學術會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇,2011,06:145-146.

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醫療保險的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫療保險發展的一手材料，是對醫保經辦部門日常工作記錄下來的真實內容。醫保檔案材料作為我國基本醫療保險的一項無形資產，在社會保障管理、人力資源管理等多領域發揮十分重要的作用。因此如何做好醫保的檔案管理成為各地醫保經辦機構的一項重要工作環節。本文主要從我國醫保檔案的共性特點和完善我國醫保檔案管理提出以下幾點思考。

一、我國醫療保險檔案的特點

在我國，由于歷史的原因，醫療保險工作起步較晚，且醫保各環節的管理制度和法規均有待完善，再加上我國醫保參保范圍廣和醫療服務領域的特殊性，決定了我國醫保檔案管理具有以下幾方面特點：

第一，醫保檔案管理的內容豐富、復雜。主要包括“醫、保、患、藥”四大塊內容。“醫”，指醫保定點醫療機構，具體包括醫保經辦機構與醫保定點醫療機構簽訂的服務協議、住院費用結算清單、報銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認定資料、轉外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內容：參保者基本信息、醫保基金賬戶轉移和關系轉接、參保個人賬戶每月劃入金額明細單據等。“保”即醫保經辦部門、醫保管理機構。業務范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫保基金征繳詳細情況以及醫保基金的支付檔案，等等。“藥”指定點零售藥房，包含與醫保經辦機構簽訂的醫保服務協議、醫保定點藥店資格認證資料、結算費用清單和憑據，等等。由此可見，我國醫保事業檔案管理涉及面廣，內容豐富，且專業性強。

第二，我國醫保檔案管理涉及面廣、工作內容豐富、類別多。目前，職工醫保的包括內容主要是城鎮機關、企業和事業單位、民辦非企業、單位里的社會團體，等等。職工醫保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個體、建國前參加工作人員、離休干部、二級以上傷殘軍人、企業下崗工人等特殊人群均包含在內，涵蓋范圍較廣。

第三，醫保檔案管理具有較強的實用性。醫保經辦機構保存的參保者醫保檔案是其享受醫保報銷待遇的唯一依據和憑證，醫保參保患者享受醫保報銷主要經過以下幾個環節：首先要辦理醫保參保手續，按時交納醫保費用，然后到定點醫療機構就診（包括門診和住院），發生治療和藥品等方面的費用，最后醫保結算，享受醫保報銷待遇。操作過程中還包括調整繳費比例、繳費基數以及診療項目的報銷范圍和報銷標準等。以上所述工作環節均需要依據參保患者詳細、完整的個人信息資料，同時依據本地區所執行的醫保政策才能完成。所以醫保檔案管理必須要做好詳盡、準確，關系到廣大參保患者的切身利益。如果醫保檔案資料管理不當，資料殘缺或者不準確，將會引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。

二、完善我國醫保檔案管理的建議

第一，用科學的管理方法和管理工具，豐富醫保檔案管理的內涵，強化監管力度，構建全民醫保檔案管理體系，并充分發揮其價值功能。各地醫保經辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業務人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫保文檔資料的完整性，避免出現丟失、缺頁等情形，要確保醫保業務檔案的完整率。

第二，要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫保事業具有很強的政策性和專業性，當前，醫保經辦機構的各級負責人和業務人員均需加強管理意識，要從根源上解決問題，真正從思想上認識到檔案管理工作重要性，為確保醫保工作的有效推進奠定基礎，對我國醫保事業的發展具有十分重要的意義。醫保檔案管理人員要熟悉和了解各項方針政策、法律法規，結合當前我國醫保管理的現狀和存在問題，把醫保檔案管理納入檔案事業建設中，為全方位發展我國醫保檔案工作奠定政策上的基礎。

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2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經歷了一個與時俱進的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時期，以服務王權為取向，近代時期，以服務社會為目標。但無論如何，基于檔案內容而“提供服務”這一本質似乎從未改變。在20世紀90年代，順應新的時代需求，檔案學提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉變，“檔案工作者由實體保管者向信息和知識的提供者轉變”[5]。檔案后保管范式本質上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實現“知識服務”。這種追求體現了檔案管理更加關注其信息資源價值，重視并強調應用檔案顯性知識提供知識服務的理念。這不也正是知識管理的核心價值觀嗎？值得注意的是，在實踐層面，檔案管理的知識服務理念也正在悄然興起。如數字檔案館（室）的建設、電子文件中心建設。數字檔案館（室）的本質就是利用信息技術搭建起來的一站式檔案知識服務平臺，其以擴大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價值、以多元手段服務用戶為重要特征，經常采用的專題紀錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務形式，實質體現了知識服務的價值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設備、人員一起并列為公司工程建設和安全運營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現技術特色、控制工程質量、實現精細化管理進行全方位管理、開發、利用，注重應用信息技術和網絡技術提高文檔知識資源開發和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術專利庫、科技論文庫、項目案例庫、經驗總結庫等各類型的直接服務于企業的知識庫。通過實施ECM，成功建設了企業級內容中心和知識服務中心，致力于為公司管理創新、經營效益和可持續發展提供全方位的知識服務。可以說，田灣核電檔案管理理念是一種實實在在的、緊密結合實際的、為企業帶來巨大收益的知識服務典型。美國馬里蘭大學教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”[7]

3優越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務處理技術與流程

根據知識管理理論研究及其相關的主要實踐活動，有學者將知識管理分為行為學派、技術學派，經濟學派和戰略學派四個主要流派，并進一步指出，行為學派主要側重對隱含知識的學習、創造和靈活應用。技術學派主要側重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經濟學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、學習并最終完成價值發現。戰略學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉化并最終完成包括價值發現在內的各種戰略目標。[8]顯然，檔案管理與上述技術學派非常相似。從具體處理技術來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發展中積累了豐富的經驗，對知識管理中的顯性知識處理技術有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實體分類和檔案內容分類技術、編碼技術、檢索技術等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發和利用。從具體處理流程來看，對比發現，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質，基于共同的對知識（信息）的整合、創新和利用的管理目標。如上所述，知識管理的實施，必然涉及知識的產生/收集、加工、整理、存儲、評價和利用等環節，這些具體的處理環節在檔案管理領域已經發展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經驗不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當前的，哪些信息是至關重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物質文化遺產保護工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進行顯性化，以實現永久流傳。在此，檔案表現出來的優勢已經相當明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現出來的先天優勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時候想到的都是整個生命周期內的知識處理與創新，而不是局部的單個的知識單元。在大數據時代，面對海量的信息，這種整體相關思想對知識創新和利用更是至關重要的。

4艱巨性：知識服務要求先進的技術與高素質的人才隊伍

檔案管理與知識管理在管理理念、管理對象本質、管理技術、管理流程、管理目標等方面雖有很強的相似性，并在顯性知識處理技術和流程化知識加工管理方法等方面為知識管理積累了可資借鑒的經驗。但與此同時，由于二者產生的源流和時代背景差異巨大，知識管理仍然具有知識時代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識管理還面臨諸多挑戰，其中最為鮮明最為重要的無疑是技術與人才兩大因素。知識管理產生于信息技術飛速發展的信息時代，知識管理的實現建立于高度發達的計算機技術、數字技術、網絡技術等的應用，并以其為重要特征，如元數據、數據庫、文本挖掘、云計算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價值知識，或主動提供多元化綜合知識服務，常常是知識管理的重要手段。然而這些新技術在目前檔案部門較少得到實際應用。事實上，目前檔案領域的計算機應用水平令人擔憂。僅以電子文件為例，檔案管理領域的計算機應用尚不能保證其完整性、準確性、有效性。現實狀況與理想需求之間差距不小。據2007年中國人民大學信息資源管理學院的調查，目前在文件形成機構的調查中，已經使用電子文件管理系統的機構占79.6%，然而，只有2%的機構電子文件管理系統（或模塊）具有元數據捕獲和對電子文件真實性的認證功能[10]。且不說這些檔案信息化系統五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價值尚難保證，何談知識服務呢？檔案管理人員的素質也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國檔案職業的總體情況堪憂。與西方國家要求檔案職業人員具有扎實的專業背景與豐富的實踐經驗相比，我國檔案從業人員包含了大量的兼職人員，且無任何專業資格認證或準入制度，導致“檔案從業人員的素質整體偏低，非專業化、非職業化現象普遍存在。大多數單位檔案工作兼職人員大量存在，從業者整體素質不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當比例”。[11]這樣的職業群體顯然與提供知識服務的人才隊伍要求相差甚遠。

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1.2知識管理與檔案管理的聯系

1.2.1管理對象重疊

檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。

1.2.2管理目的相同

檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍。

1.2.3管理流程相似

當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。

1.2.4管理手段相近

檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理。

1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。

2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑。

2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端

我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎。

2.2改善當前知識管理工作當中的不足

我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。

2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展

傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。

3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念

知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施。

3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式

知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。

3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系

以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值。

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一、企業檔案信息化管理的含義內容及必要性

1.企業的檔案信息化管理內涵

什么是企業的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說的電子存檔，就是把企業的檔案按照一定的分類，存在計算機中。傳統的檔案管理，就是講紙質的檔案，按照一定的內容，進行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費紙張；第二，不便于人們對資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內容，不是一件容易的事情；第三，儲存效果不好。由于是紙質的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導致檔案消失。因此，在高新科技發達的今天，特別是對于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業來說，企業檔案管理的信息化非常必要，因為供熱公司需要存儲的信息量較其他類型的公司更多更復雜。

2.企業檔案的信息化管理具體如何進行

檔案的信息化管理具體是如何進行管理的呢？具體分三個步驟，第一步，進行資料數據的錄入。要想規范化管理，首先要將收集到的檔案信息數據，利用掃描儀，或者網絡其他軟件，把這些數據錄入到電腦中，為后面的工作做好準備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準確性，這是管理做關鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對錄好的數據進行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規范，不能隨意讓外部人員進行干預和改動。為確保錄入檔案與現實記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動化系統與檔案管理系統是兼容的；最后，為保證管理系統的應用能夠準確無誤的進行，要試用查詢功能。

3.企業檔案信息化管理存在的必要性

一個企業檔案對于企業來說，是一項無形的資產，因此要做到很好管理，就需要運用科學方法，利用高新科技。因為企業檔案的存在形式有很多種，有文字說明，圖表描述，聲像呈現等，他們是企業重要的信息和動力源泉，也是企業領導做各項重要決策時利用的依據，雖然對企業來說，這是一項服務性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對檔案保管的好壞決定了一個企業生存與滅忙的關鍵，他們對于企業的興衰成敗有著不可預計的重要意義，因此。企業檔案的信息化管理工作時非常重要的。

二、供熱企業檔案信息化管理的現狀及現存的問題

某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業，公司有1個調度中心，1個物業公司，4個供熱分公司，3個熱力站及其他4個直屬獨立的基層機構，有員工798人，為10多萬居民，30過萬人口供熱，面對如此紛繁復雜的數據，若用傳統的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對的優勢，其實這種管理辦法也存在許多現實問題.

1.檔案管理設備的陳舊及基礎設施的不完善

隨著時間的流逝，企業內部許多設備老化陳舊，包括地下網管，計算機設備，存放檔案的庫房等，又因為大部分的供熱企業都存在巨額欠費問題，企業流動資金不足，導致新設備更新的配給不及時，許多檔案管理人員還在運用運行速度慢，內存很小的電腦，給檔案管理的數據錄入工作帶來的麻煩，另又因為有些供熱企業的網絡系統的建設還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個問題的影響，需要有待改善。

2.檔案管理人員職業素養較低

在中國，有個不成文的規定，許多企業都愛用老職工或即將退休的員工，進檔案管理部門，覺得檔案管理工作時一項很清閑的工作，許多供熱企業也不例外。這樣的舉動就會使得檔案管理人員普遍業務素質降低。據調查數據顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會計算機操作的的人很少，又由于部門人數少，因此，一部分員工身兼數職，導致檔案的錄入和分類不能及時的完成，還有一個更重要的原因，檔案管理部門人員經常受到調動，總是出現新手，又不能及時的完成培訓，對業務流程不熟，以上種種原因導致企業檔案的信息化管理受到極為嚴重的影響。

3.企業缺乏健全的管理體系和保護政策

檔案信息化管理的前提條件時必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺管理工作的標準化方針，另外還需要有政策的保護，比如相關的法律文件，用來保障電子文件的安全存在，雖然現在企業還缺乏相應的規范制度，也還沒有出現信息安全技術的保障法律法規，但是，這些都是企業保障安全運營的必要工具。

三、企業面對檔案信息化管理出現問題應采取的相應措施

1.加快硬件軟件等設備的更新換代

企業基本設施的不完善表現在兩個方面，一個硬件設施的不足，二是軟件設施的更新不夠及時。面對設備的陳舊老化，企業應第一時間應更換各種機器設備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對某些企業網絡建設不完善的軟件設施問題，企業應及時修整網絡布置，確保信息的流暢，網絡設備的安全到位。

2.加強檔案管理部門人員的培訓及人才的培養

其實檔案的信息化管理牽涉的技術能力很強，它不僅需要懂得計算機的人員，而且還需要素質高的人員，在精通計算機和網絡知識的同時，還需要懂得科學化的管理檔案。企業既然需要這種復合型人才，就需要對檔案管理部門的員工加強專業知識的培訓，同時還要注意努力培養專業的人才。

3.健全企業的檔案信息化管理體系增強保護措施

企業領導要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺相應的政策來確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應的規章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進行，其次，要加強員工對信息化安全性的意識的培訓，只有法律法規的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業安全生產，長久發展的必要條件。

四、總結

檔案的信息化管理建立在高新科技發展的基礎之上，社會在進步，計算機應用的技藝能力在進步，因此，總的來說，企業檔案的信息化管理是社會發展的必然趨勢，是檔案管理工作的一場改革。對于企業來說，這場改革有利于企業自身的發展，它提高了企業員工工作的效率，保障了企業檔案管理的有效性，面對這種新方法的出現，企業要做好準備，不論是在思想上還是在行動上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優化配置，為企業的發展帶來堅固的保障。因此，企業只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業的安全發展。

參考文獻

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醫院檔案是檔案事業的重要組成部分，加強醫院檔案信息化資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設尤為重要。在當前迅猛發展的信息社會下，醫院檔案信息化和醫院檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然要求。

一、醫院檔案信息管理的特征

醫院檔案信息管理是實現醫院管理目標的重要手段。明確醫院檔案信息的特點，有助于醫院管理者更加自覺、主動地做好醫院信息管理工作。

（一）醫院檔案信息管理具有資源管理的特征。現代社會中，信息已成為無形的財富和重要資源。醫院檔案信息作為醫院的重要資源，日益受到醫院管理者的重視。作為醫院檔案信息管理系統中的管理者和被管理者都是具有一定體質、智力、知識和技能的人力資源。小生產狀態下的醫院管理是完全依靠醫院管理者的反映、認識和記憶能力。但現代醫院管理規模之龐大、內容之復雜、反應速度之快捷都大大超出了醫院管理者自然能力所能駕馭的范圍。建立并依靠醫院檔案信息系統開展醫院檔案信息管理，就成為彌補人力資源不足的重要手段。隨著網絡技術的發展、普及及應用，醫院管理系統中的各部門實現了檔案信息資源共享。所有醫院管理者都努力地去準確獲取信息和及時利用信息，把醫院管理成功寄托在對信息的占有和使用上，正是看到了醫院檔案信息的資源價值所在。信息作為一種戰略資源正經歷著由信息事務性管理向信息資源性管理的轉變。所以，醫院檔案信息管理也必然具有了資源管理的特征。

（二）醫院檔案信息管理具有質量管理的特征。醫院檔案信息普遍地存在于醫院工作活動之中，并隨時都在大量產生著新的信息。醫院檔案信息原本是溝通管理系統間各個環節和層次的橋梁和紐帶，它的價值和意義就是體現在有效的溝通中。但醫院的檔案信息質量并不是自生自滅的自然流淌。所以，醫院檔案信息管理必然依賴于對信息的管理。對眾多的醫院信息給予去粗取精、去偽存真、合并歸類的處理，才能成為醫院管理所需要的高質量的醫院信息，才能保證醫院管理的決策正確。反之，也就不能保證醫院管理的正常運行。所以醫院檔案信息管理具有質量管理的特征。

（三）醫院檔案信息管理具有自成體系的理論和技術的特征。隨著檔案信息管理作用的增強和技術的成熟，其獨立的理論和技術系統性正逐漸形成。醫院檔案信息管理系統組建涉及到臨床醫學、醫院管理學、衛生經濟學、醫學工程等方面的學科知識，形成獨立的管理系統。而從事醫院檔案信息管理的人必須具有醫學、計算機、管理學、統計學等相應的知識和技能，才能勝任此項工作。由此，醫院檔案信息就具有了自己的理論和技術特征。

二、醫院檔案信息的收集與管理方法

在實際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時間詳細了解各業務部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過程中，經常出現業務部門給什么，檔案部門收什么，收來的文件用處不大等問題十分突出。因此，為了提高收集工作的質量，檔案部門應當加強與業務部門的溝通和聯系，并指導有關人員做好文件的歸檔工作。

（一）嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定驚醒接受。檔案部門和業務部門要按照規定對應歸檔文件驚醒認真清點，在核實后無誤后辦理交接手續。

（二）建立相關制度，加強對零散文件的收集。一是將文件材料的形成納入有關部門的崗位職責，確保文件完整地移交檔案部門。二是對外出人員和開會人員，應按規定將帶回的文件向檔案部門移交。

三、醫院檔案信息的應用

檔案部門對收集的檔案需要進一步的基本的分類、排列和編目，它是文件檔案工作的一個重要環節。只有把這一環節做好，才能發揮醫院醫院檔案信息的應有用。

（一）全面完整地運行系統

醫院檔案信息化管理的內容相當豐富。對于系統中的各模塊要有步驟、有計劃地全面啟動并全面理順工作流程。特別要盡快轉變到新的網絡上來，這樣才能優化工作流程，切實做到方便病人、方便臨床的應用要求。

（二）合理利用檔案信息資源

1. 為醫院管理決策提供依據。決策是醫院管理的基本職能，科學的決策必須以全面反映客觀事物的信息資料為依據。因此，了解情況掌握信息是對醫院決策者的起碼要求，是正確決策的基本前提。醫院管理者只有充分掌握各種必要的醫院內部和外部的有關信息，才能使自己的思想符合實際并作出正確決策。對于醫院管理者來說，所有復雜的信息不可能依賴人腦的記憶，而必須是要通過醫院檔案信息管理系統和其他渠道來提供。有了高質量的醫院信息，才有助于醫院管理者的科學決策。因此，醫院檔案信息管理時時刻刻都在為醫院的正確決策提供著依據。

篇11

一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

篇12

檔案管理是以檔案信息資源為管理對象、以做好檔案信息資源保存和利用服務為管理目的、以檔案技術為載體的一項重要的管理性工作。檔案管理是國家檔案事業的重要基礎和主要構成，檔案管理工作的質量和效率決定了國家檔案事業的發展與進步。進入信息時代，檔案管理工作的內外部環境發生了巨大的變化，這對檔案管理提出了更高要求，檔案管理工作只有不斷創新，才能適應當前的新形勢：一是，信息內容的豐富化。隨著人類社會的發展與進步，人們對客觀世界的認識也在不斷深入，檔案信息資源的內容得到了極大的豐富，傳統的檔案管理模式已無法跟上時展的腳步，只有追求創新并最終實現創新，才能滿足當前檔案管理工作的新要求；二是，信息載體的信息化。信息技術是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內的人類社會各個領域變革的強勁動力。充分利用信息技術，搭建檔案管理的信息平臺，是實現當前檔案管理工作創新發展的技術優勢；三是，信息服務的高效化。信息是信息時代最寶貴的資源，各個組織機構都迫切希望利用檔案信息提高組織管理績效，這也對檔案管理的服務功能提出了更高要求。只有實現創新管理、提高服務水平，才能更好地滿足不斷提高的信息服務需求。

二、檔案管理創新所面臨的困境

謀求發展就要付出代價，實現改革就要應對阻力。正是因為當前檔案管理工作存在著一些問題和不足，才更加迫切地需要實現創新改革。具體來說，檔案管理創新需要面對以下幾方面阻力：

1.檔案管理創新意識不強

意識是行動的先導，這就要求，一方面，相對于行動，意識應當更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應當先于行動。具體到檔案管理領域，檔案管理部門及有關人員應當具有創新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導檔案管理創新的行動。但現實情況是，部分領導并沒有充分認識到檔案管理創新的重要性和迫切性，在檔案管理創新進程中只能是被“推著走”的；還有相當一部分的檔案管理工作者也只關注自身職責范圍之內的具體工作，從未跳出藩籬從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。

2.檔案管理制度亟待完善

制度是檔案管理具體工作的標準和原則。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當前各個檔案管理部門大多都在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產生積極的指導作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失，如，對檔案管理責任界定不清、檔案管理流程混亂，這樣就有可能導致的檔案管理不規范、缺乏計劃性以及檔案信息遺失等具體問題。

3.檔案管理資金投入不足

當前，我國社會已經步入了發展的快車道，政治、經濟、文化、教育事業均取得了長足進步，但因為我國仍處于并將長期處于社會主義發展初級階段，建設資金仍嚴重不足，投入到檔案管理方面的資金也相對有限，在購置信息技術設備和管理軟件，改善檔案管理的軟硬件條件方面存在較大困難，阻礙了檔案管理創新化發展的步伐。

三、檔案管理創新的有效策略

當前不斷變化的社會形勢，使得檔案管理創新發展已經成為一種必然選擇。針對檔案管理創新發展所面臨的種種阻力，可以嘗試采取以下策略加以改進：

1.創新管理意識

創新是民族進步的永恒動力。一方面，要強化檔案管理部門領導的創新意識。使其清醒地認識到創新發展是檔案管理不可逆轉的必然趨勢，力求在管理上采取有效策略和手段，推動整個檔案管理工作的創新；另一方面，要引導檔案管理部門員工準確認識到檔案管理創新的重要性。促使檔案工作人員要轉變原有的工作方法和作風，為檔案管理創新發展做出貢獻。

2.創新管理技術

信息技術是檔案管理創新的重要技術支持。要切實提高信息技術在檔案管理中的應用，搭建檔案管理信息化平臺，在節省檔案資料存放空間、降低檔案管理成本、確保檔案信息的完整性與時效性的同時，提高檔案信息服務的效率，使檔案信息能夠創造出更大的社會效益和經濟效益。

3.創新資金運用

資金是檔案管理創新發展的血脈。一方面，要盡量爭取發展資金。檔案部門要強化服務意識和服務功能，提高檔案部門的價值，力爭得到上級領導部門更多的重視，為檔案管理創新發展爭取到更多的發展資金；另一方面，要高效利用現有資金。將有限的資金運用到最重要的環節上去，盡量做到“花小錢辦大事”，有計劃性地改善檔案管理的現實條件。

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一、什么是“344”制度

“344”制度是筆者對檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等制度的一種簡單、概括的說法，是改善單位文檔控制系統的突破口，是加強單位檔案工作制度化建設的根本要求，更是文件、檔案工作全程管理機制化建設的總抓手。下面，筆者對“344”制度進行更為詳細的解讀。

（一）對檔案工作“三納入”制度具體內容的解讀。一是納入單位各項工作計劃；二是納入單位領導工作議程；三是納入單位規章制度、工作流程及有關人員崗位責任制。

單位（這里指各級各類單位，以下簡稱單位）檔案工作要納入全年總的工作計劃和中長期規劃之中，開展重大活動時檔案工作要納入工作方案之中，建設項目文件材料形成、積累與歸檔必須納入制度或合同之中，目的是加強對文件、檔案工作的超前控制、全程管理。納入計劃的檔案工作事項通過考核來評介優劣并對檔案部門和檔案人員的工作進行嚴格的獎懲。這是第一個納入。

第二個納入是指納入單位分管檔案工作領導的議事日程。根據檔案工作法律法規的有關要求，每個單位都有分管檔案工作的領導，但分管領導不能是個擺設，要通過認真貫徹《檔案法》《機關檔案工作條例》《企業檔案工作規范》《機關檔案工作業務建設規范》和《科學技術檔案管理條例》以及上級對檔案工作的有關規定，熟悉檔案工作，切實加強對本單位檔案工作的領導。分管領導還要熱心解決實際問題，更要關心檔案人員的工作和生活。毋庸諱言，還有不少單位的領導有“分而不管”的現象，他既不去了解檔案管理具體事務，也不想方設法為檔案工作和檔案人員解決實際問題。我們認為，在檔案事業的發展上，既要靠法治又離不開人治，所以，檔案工作做得好不好，領導重視是關鍵。檔案部門或檔案人員要學會（并善于）爭取領導的重視，與領導有良好的工作溝通和互動，主動地訂閱檔案報刊、及時呈送本地檔案簡報，經常向分管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導；檔案部門的重要會議、工作和活動，要爭取分管領導參與，讓分管領導能更加全面地了解檔案工作的重要性，深刻認識自身的歷史責任，更多地解決檔案部門自身無法解決的問題，切實改善檔案工作各方面環境與條件。

第三個納入即納入分管領導的崗位責任制、納入辦公室負責人的崗位責任制、納入專兼職檔案人員的崗位責任制之中，并最好與經濟責任制掛鉤。在年終考核時，辦公部門負責人和檔案人員組成考核組對單位各職能部門或下屬單位檔案工作進行考核或開展年檢。當然，這種考核若能與經濟責任制掛鉤、認真實行獎優罰劣，那就會促進單位檔案工作平穩、健康、可持續發展。此外，各級各類單位都制訂了各項工作制度或工作流程，檔案工作的有關細節有必要作為一項重要條款納入工作制度或工作流程之中。

（二）對檔案部門或人員“四參加”制度具體內容的解讀。一是檔案部門或人員參加單位會議或重要活動；二是參加科研課題審定會；三是參加基建項目驗收會；四是參加設備開箱驗收活動。

關于第一個參加，有人會說，檔案員哪有這么大的權力？是的，某個局的局務會議、班子會議或某某公司的董事會、班子會議等好多會議，檔案人員是不能參加的，但我們說檔案工作歸口辦公部門管理，辦公室主任（或行政部經理）參加了會議，同樣能起到對文件、檔案和檔案工作的監督和指導作用。一般說來，單位辦公部門負責人會參與單位重大活動、重要會議等，于是，辦公部門負責人會將掌握的情況與檔案人員溝通，檔案人員在其領導下跟蹤事情發展的全過程，這同樣可以做到了解情況、全程關注、超前控制，履行好檔案工作之職權。

其它三個參加，檔案人員必須到場并行使職權，對文件材料完整、準確、系統進行把關、驗收；科研檔案工作者不僅限于參加課題審定會，他應當把科研工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合。科研檔案也應當實行四同步制度；生產性企業的檔案部門和人員要參加新產品鑒定會。

單位引進或購置設備，開箱時，有關部門應當通知單位檔案室及本部門兼職檔案員參加設備隨機資料驗收，并準確填寫開箱驗收單，將收集到的開箱材料進行登記造冊，及時向檔案部門辦理移交手續。開箱材料完成移交歸檔后，設備部門需要利用時，需向綜合檔案室辦理借用手續。

（三）對檔案工作“四同步”制度具體內容的解讀。一是下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；二是檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；三是驗收與鑒定項目文件材料同步；四是上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況同步。

“四同步”制度總的目的也是為了確保文件材料在每一個環節得到有效控制，防止文件、檔案材料失控、斷檔或散失。因此，各單位在布置、檢查、總結、驗收工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，做到保證檔案工作的及時性、真實性、完整性、準確性、保密性，確保檔案工作的有序開展。

二、如何貫徹執行“344”制度

當前，社會、經濟、科技、文化的迅猛發展為檔案工作提供了更為廣闊的拓展空間，也出現了更為復雜的生存環境。于是，檔案管理法制化成為做好檔案工作的重要保障。

要確保“344”制度的執行，第一件事是要把這些要求納入單位關于檔案工作的總章程，如在《某某單位檔案管理規定（或辦法）》的總則中列入“344”各項條款。第二件事是把文件、檔案管理要求納入合同管理。

（一）納入有關項目檔案要求的條款。在各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任；同時，為便于單位檔案數字化建設，避免重復投入，合同乙方應向甲方在提交紙質文本的同時提交數字信息。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，明確了檔案和檔案管理的有關要求，避免了合同結束時，就合同執行中產生的文件材料的歸檔問題發生扯皮現象。

（二）納入有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10%左右。這項條款加入了經濟制約手段，把項目檔案的編制和移交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。通過合同會審流程中加入檔案審核的環節，強化各部門的檔案管理意識，通過合同簽訂環節控制文件和檔案管理，避免合同文件材料歸檔時的扯皮現象，促進工程檔案歸檔工作。說到這里，筆者認為，為了簡化程序、強化合同管理，制定“項目”合同范本，單位簽訂的每一份合同，都有關于文件材料形成、積累和歸檔要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環節強化文件、檔案管理的目的。

（三）嚴把合同付款關。財務部門在修訂合同付款程序時，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執行完畢支付每一筆款項時，必須經過檔案部門審核。檔案部門經清點、驗收合同文件資料完整歸檔后，簽字確認，再進入下一個付款審批環節。這樣，所有合同每次付款都經過檔案部門，使得檔案部門能夠及時催交應歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進行。

第三件事是要把文件、檔案管理要求納入單位各項規章制度和工作流程。如，會計檔案工作要納入單位財務管理制度中，納入財務工作計劃，納入財會人員的崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財務工作的同時，要同時布置、檢查、總結、驗收財務檔案工作。又如聲像、電子檔案工作必須納入相關部門的管理制度中，與各項管理制度緊密結合，實行文件制作工作和建檔工作同步管理，即文檔制作人員接受任務與認可聲像、電子材料的歸檔要求同步進行。總之，單位工作制度有很多、單位各項工作流程不一樣，但要把文件、檔案管理要求納入單位各項規章制度和工作流程的做法是一樣的，目的就是要確保文件、檔案收集得齊全完整、準確系統、安全可靠。

第四件事是要建好臺賬，加強考核。檔案人員要專門準備一個本子，專門記“344”制度是如何執行的。最好是在工作的每一個步驟之后或在每做完一件事情之后，就立即將已產生或形成的材料收集起來，做到及時取證，形成檔案工作考核臺賬，保證有據可查，免得日久忘記遺漏。檔案工作不到位，檔案員有權行使否決權，可借助年終考核、項目驗收、經濟責任制兌現等手段確保檔案工作擔當起崇高而光榮的使命。

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現在，預見未來。隨著社會的不斷進步、經濟的不斷發展，大多數單位檔案的擁有量和利用率高速增長，因此，機關、企事業單位檔案管理必須堅持高起點、高標準、高要求，突出規范化、科學化、標準化、信息化、現代化，不斷提高單位各類檔案質量和不斷深化各類檔案信息的有效開發和合理利用，切實提高工作效率，更好地服務經濟和社會發展。