引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

為了使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我認(rèn)為應(yīng)該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預(yù)售檔案、轉(zhuǎn)移檔案等，要實(shí)行檔案的規(guī)范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)檔案硬件的建設(shè)，檔案存放的庫房要設(shè)有專柜，做到查找方便、快捷。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案的壽命。其次，應(yīng)指定專人管理檔案，檔案管理人員應(yīng)深入各科室，了解各科室業(yè)務(wù)，以便對(duì)各科業(yè)務(wù)作出統(tǒng)一的立卷要求。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂接亂發(fā)，防止檔案流失。

二、實(shí)施立卷歸檔原則

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地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實(shí)反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項(xiàng)目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求，而一個(gè)完整的地質(zhì)項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級(jí)部門的審批和驗(yàn)收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實(shí)際談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項(xiàng)目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進(jìn)行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場經(jīng)濟(jì)體制中的競爭意識(shí)和對(duì)原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識(shí)。只有調(diào)動(dòng)全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號(hào)與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計(jì)檔、項(xiàng)目管理檔、施工竣工驗(yàn)收及檔等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項(xiàng)目計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項(xiàng)目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔

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一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是在醫(yī)保的征集繳納、基金管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)行的過程中逐步發(fā)展而來的，主要反映醫(yī)療保險(xiǎn)的工作活動(dòng)情況，具有重要的利用和參考價(jià)值。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案內(nèi)容繁雜，主要包括三個(gè)方面：參保人、零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫(yī)保關(guān)系結(jié)轉(zhuǎn)和個(gè)人賬戶金額明細(xì)等內(nèi)容。零售藥店與定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)方面涉及資格認(rèn)證資料、費(fèi)用清單以及服務(wù)協(xié)議、結(jié)算憑證等內(nèi)容。而醫(yī)保的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內(nèi)容。

二、當(dāng)前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著醫(yī)保管理內(nèi)容的逐步增多，醫(yī)保檔案管理逐步出現(xiàn)了一些弊端，這些內(nèi)容的長期不解決，將會(huì)直接制約管理的標(biāo)準(zhǔn)化。文章通過總結(jié)研究，主要將問題概括為以下幾個(gè)方面。1.傳統(tǒng)的管理方式難以滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，只要通過電腦將信息輸入到網(wǎng)上，就可以實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共享，自動(dòng)管理。而在過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，管理人員要想查找某個(gè)人員的信息，就必須大量的進(jìn)行翻閱，兩者相比，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不再適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏社會(huì)發(fā)展的需要。2.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一由于醫(yī)療保險(xiǎn)涉及內(nèi)容廣，并且存在內(nèi)容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導(dǎo)，所以經(jīng)常出現(xiàn)同一檔案分屬于不同部門的現(xiàn)象。另外面對(duì)復(fù)雜多樣的管理類別，醫(yī)保檔案信息在分類編碼上還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，并沒有做到標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質(zhì)有待提高在當(dāng)前的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中，管理人員素質(zhì)低下，缺乏積極性也是制約標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要因素。由于醫(yī)保檔案管理工作本身繁瑣復(fù)雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現(xiàn)厭煩心理，加之很多管理人員認(rèn)為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術(shù)含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認(rèn)識(shí)的不足是素質(zhì)的集中體現(xiàn)，難以勝任本職工作。

三、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

結(jié)合上文論述的當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要加快信息化建設(shè)的步伐。相關(guān)部門要加大資金投入，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享，同時(shí)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保證信息化建設(shè)的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫(yī)保檔案管理制度為保證醫(yī)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，各地區(qū)要加快制定相關(guān)規(guī)章制度，做好醫(yī)保檔案管理的職責(zé)分工，統(tǒng)一科室，逐步規(guī)范人員的管理。同時(shí)逐步完善醫(yī)保檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)能力醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理與優(yōu)秀的人才是分不開的，所以相關(guān)部門要加大管理人員的培訓(xùn)，使其掌握一定的檔案管理學(xué)、文書學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)熱愛工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，提高責(zé)任感。同時(shí)面對(duì)管理的信息化，管理人員還要加快普及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以便更好的進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。綜上所述，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理在醫(yī)保制度中至關(guān)重要，因此相關(guān)部門要加大研究力度，從加快信息化建設(shè)、健全管理制度、提高人員素質(zhì)等多方面著手，保證醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為醫(yī)保制度的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，進(jìn)而推進(jìn)社會(huì)保障的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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1 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

財(cái)務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運(yùn)營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運(yùn)營情況。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動(dòng)的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。

（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)

企事業(yè)單位在開展任何活動(dòng)時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財(cái)務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對(duì)這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理，并對(duì)其進(jìn)行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運(yùn)營提供參考[1]。現(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平。在這個(gè)發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案信息將會(huì)能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供真實(shí)的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時(shí)，需要完全依靠財(cái)務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。

（二）作為事件發(fā)生的事實(shí)依據(jù)

很多財(cái)務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運(yùn)行。財(cái)務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運(yùn)行過程中的很多地方都會(huì)起到至關(guān)重要的目的。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財(cái)務(wù)方面的具體事實(shí)，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實(shí)的憑證[2]。

2 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題

（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于企事業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對(duì)其本身工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財(cái)務(wù)信息視為機(jī)密，將財(cái)務(wù)檔案資料封存起來，不對(duì)其進(jìn)行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對(duì)其進(jìn)行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷進(jìn)行了分類管理，但是其分類較為混亂，達(dá)不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財(cái)務(wù)檔案管理帶來了很多問題。

（二）缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案案卷管理制度

我國在檔案管理上已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法律，但是其具體實(shí)施來看，企事業(yè)單位的工作人員對(duì)這些法律的遵守意識(shí)較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實(shí)際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作只是簡單的記賬、結(jié)算等，沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案案卷對(duì)財(cái)務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國際的規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識(shí)到了財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理難以順利完成。

（三）財(cái)務(wù)檔案的安全問題

財(cái)務(wù)檔案中記錄了一個(gè)企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴(yán)格保密財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財(cái)務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴(yán)格堅(jiān)守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財(cái)務(wù)信息，這將會(huì)給企事業(yè)單位帶來很嚴(yán)重的財(cái)務(wù)信息安全問題。

3 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

（一）保證財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量

控制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，應(yīng)該在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息搜集在檔案當(dāng)中，還要剔除沒有任何價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。從另一個(gè)角度而言，既要保障財(cái)務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財(cái)務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財(cái)務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量會(huì)在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量，需要對(duì)所有財(cái)務(wù)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)控，確保所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息能夠完整、正確的放入財(cái)務(wù)檔案當(dāng)中，也為財(cái)務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）財(cái)務(wù)檔案案卷分類管理

財(cái)務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項(xiàng)目數(shù)的增加，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行更為細(xì)致的劃分，使其變得更為標(biāo)準(zhǔn)化。一個(gè)完美的分類方案，需要其在項(xiàng)目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財(cái)務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點(diǎn)原則：首先，應(yīng)該保持分類項(xiàng)目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實(shí)際情況，設(shè)置項(xiàng)目的類別，一旦項(xiàng)目設(shè)定完成，便不能夠輕易對(duì)其進(jìn)行更改；其次，分類項(xiàng)目應(yīng)該十分簡潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點(diǎn)原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級(jí)數(shù)；再次，在財(cái)務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強(qiáng)的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。

（三）財(cái)務(wù)檔案案卷編目明確

檔案管理人員搜集到的財(cái)務(wù)檔案案卷，不管其是否進(jìn)行裝訂，都必須要在其表面標(biāo)上案卷的詳細(xì)信息，如案卷的編號(hào)、名稱、時(shí)間等。對(duì)于裝訂的財(cái)務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財(cái)務(wù)案卷則需要在封面標(biāo)明其總件數(shù)。當(dāng)案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，以便當(dāng)案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實(shí)保障財(cái)務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財(cái)務(wù)檔案案卷管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)。

4 總結(jié)

雖然案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財(cái)務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。總之，只有提高企事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

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篇5

2 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的幾大特點(diǎn)

2.1 新型模式下的檔案管理儲(chǔ)藏量大并且查找方便

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國的信息技術(shù)也在飛速發(fā)展。所以，在多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統(tǒng)檔案管理模式（紙質(zhì)文本方面）顯得更加方便快捷。當(dāng)今社會(huì)下，學(xué)校各層工作人員都會(huì)選擇運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，比如運(yùn)用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行錄入和儲(chǔ)藏。這樣做的根本目的是使學(xué)校檔案資料管理儲(chǔ)藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲(chǔ)藏量是極其大的，平時(shí)教育管理人員在外出參與研討會(huì)時(shí)可以使用U盤對(duì)要使用的檔案資料進(jìn)行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進(jìn)行檔案資料的查詢時(shí)也是特別容易的。這與傳統(tǒng)檔案管理模式使用紙質(zhì)文檔手寫的方式相比而言明顯更加現(xiàn)代化，這樣對(duì)提高學(xué)校整體教學(xué)水平的發(fā)展也有至關(guān)重要的推動(dòng)作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統(tǒng)管理模式下對(duì)檔案管理時(shí)不僅出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)的情況，而且特別耗費(fèi)人力和學(xué)校財(cái)力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校所有?Y料進(jìn)行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準(zhǔn)確并且方便的，傳統(tǒng)檔案管理模式下需要幾個(gè)人進(jìn)行對(duì)檔案資料的整理、核對(duì)以及收藏，新型檔案管理模式下一個(gè)人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學(xué)校成本降低，還可以讓檔案資料數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會(huì)出現(xiàn)部分人員偷懶或者粗心大意的現(xiàn)象，這樣的情況不僅浪費(fèi)了學(xué)校的金錢還讓檔案資料數(shù)據(jù)沒有準(zhǔn)確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費(fèi)了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而也能有效避免這一類問題的出現(xiàn)[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學(xué)

一所學(xué)校的檔案資料不論是從種類上還是保存時(shí)間上都是千變?nèi)f化的，由此可見，運(yùn)用新型管理模式使檔案管理進(jìn)行歸檔時(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化是至關(guān)重要的。眾所周知，一所學(xué)校的檔案資料都是繁瑣無規(guī)律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進(jìn)行查找閱讀，前期相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案資料歸檔時(shí)就應(yīng)該科學(xué)并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點(diǎn)，這明顯是傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的。

3 促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

3.1 夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作

雖然目前我國應(yīng)該實(shí)行運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理工作，可是在檔案管理的最基礎(chǔ)工作時(shí)仍然需要使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類。這就需要相關(guān)工作人員在進(jìn)行基礎(chǔ)工作的時(shí)候仔細(xì)檢查，避免出現(xiàn)此項(xiàng)資料已經(jīng)過期或者檔案文件不符合存儲(chǔ)規(guī)定的情況。眾所周知，任何事物的基礎(chǔ)部分是必須要做好的，基礎(chǔ)沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先就要求相關(guān)工作人員應(yīng)該夯實(shí)檔案資料管理的基礎(chǔ)分類工作[4]。

3.2 對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查

為了更好地促進(jìn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行定期的檢查也是一個(gè)至關(guān)重要的中間環(huán)節(jié)。這主要是因?yàn)橥ㄟ^教育部門調(diào)查人員的總結(jié)報(bào)告來看，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理資料在前期準(zhǔn)備工作做得都還不錯(cuò)，可是中期后期經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)失去價(jià)值意義或者明顯不符合儲(chǔ)藏規(guī)定的文件，這種情況的出現(xiàn)顯然是有問題的。所以在學(xué)校管理人員展開檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該要重視起來對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查的工作，從現(xiàn)有的檔案資料中檢查出來的已經(jīng)過期的或者是失去價(jià)值意義的文件就應(yīng)該單獨(dú)分類出來，最終把這些文件集合起來進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。這樣做的最終目的是對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚蛊涓右?guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

篇6

一、將檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化管理納入到工程標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中

將項(xiàng)目檔案工作納入橋梁建設(shè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)、能夠適應(yīng)項(xiàng)目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性；按規(guī)定做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)體制，與工程建設(shè)同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。明確本單位有關(guān)崗位和人員文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求，把文件材料的規(guī)范化管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中，檔案人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員等都擔(dān)負(fù)著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責(zé)任，在其進(jìn)行定員定崗中，必須明確其職能范圍規(guī)定有文件材料這一項(xiàng)，并進(jìn)行嚴(yán)格的考核。通過組織檢查、評(píng)比、參觀、會(huì)議、現(xiàn)場指導(dǎo)、跟蹤、反饋等工作加強(qiáng)對(duì)橋梁建設(shè)過程中檔案資料的監(jiān)督關(guān)聯(lián)，監(jiān)督文件材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和連續(xù)性。根據(jù)有關(guān)要求，在圖紙規(guī)格、質(zhì)量、字跡材料、圖紙種類、內(nèi)容、圖例說明、圖表的更改等方面都做了規(guī)定。通過這樣的監(jiān)督管理，確保了工程資料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性，提高了檔案資料的管理質(zhì)量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現(xiàn)象。

二、建立符合橋梁建設(shè)要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標(biāo)在于保證橋梁建設(shè)的安全、快速開展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責(zé)任制，把檔案整理工作的責(zé)任逐級(jí)劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的完成。我國橋梁建設(shè)過程中檔案資料的管理按照國家的相關(guān)規(guī)定主要實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，檔案工作接受交通運(yùn)輸部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人（或受委托的建設(shè)單位）單位應(yīng)建立檔案管理部門和專門的管理人員，負(fù)責(zé)做好本單位建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)對(duì)勘察、設(shè)計(jì)單位、科研咨詢單位、施工單位（含監(jiān)控單位、檢測單位）有關(guān)本項(xiàng)目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人（或建設(shè)單位）單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。項(xiàng)目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。其次，建立項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據(jù)職責(zé)分工范圍和實(shí)際情況，做好與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對(duì)檔案資料的管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，查漏補(bǔ)缺，對(duì)檔案不全不完善的地方加以補(bǔ)齊完善。分綜合類、工程及財(cái)務(wù)類做好檔案記錄、歸集工作，保證規(guī)范完整，裝訂成冊(cè)。再次，建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目工程檔案整理工作實(shí)行目標(biāo)管理，各級(jí)逐級(jí)簽定目標(biāo)管理責(zé)任狀，檔案整理工作結(jié)束后兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，對(duì)于沒有完成整理工作或者工作質(zhì)量不高的進(jìn)行明確的處罰，通過這些措施增強(qiáng)了各工程實(shí)施單位和人員的責(zé)任感和積極性。

三、完善相關(guān)的硬件設(shè)施

按照國家規(guī)定，設(shè)立檔案室，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。首先，設(shè)立符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案室。雖然橋梁建設(shè)過程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)設(shè)立不得小于的40 m2檔案室以及數(shù)量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，有條件的單位應(yīng)當(dāng)配備經(jīng)檔案管理部門認(rèn)定的檔案管理軟件，對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，應(yīng)配置專用電腦和專人操作、維護(hù)并配置保護(hù)電源，并與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，為檔案數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。再次，檔案庫房和檔案辦公用地要配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器、火警報(bào)警器和防盜裝置等設(shè)施設(shè)備，建立檔案庫房管理的基本制度，確保檔案資料實(shí)體和信息的安全。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員能力的建設(shè)，組織各參建單位建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)直接參與工程檔案工作日常事務(wù)，并納入崗位職責(zé)，各參建單位根據(jù)所承包項(xiàng)目規(guī)模和檔案量均配備了一定人數(shù)的專（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專家開展檔案工作心得交流活動(dòng)，現(xiàn)場討論檔案業(yè)務(wù)問題。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

保存高校各類檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者的責(zé)任，有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是依法管理電子檔案的需要。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件（包括電子文件）必須進(jìn)行收集歸檔。

3、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是加強(qiáng)高校信息資源建設(shè)的需要。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理可將高校各單位形成的電子文件及時(shí)歸檔、管理，并及時(shí)移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發(fā)展提供服務(wù)。

4、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的日益完善，通過校園網(wǎng)平臺(tái)為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公、學(xué)術(shù)研究、學(xué)科建設(shè)和學(xué)生個(gè)人檔案等，提供網(wǎng)上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對(duì)各單位的信息資源進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

二、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)要大得多，其中很多差錯(cuò)及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價(jià)。這些差錯(cuò)有些來自系統(tǒng)的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產(chǎn)生的失誤差錯(cuò)控制在最小的范圍、最佳的時(shí)期，即文件形成階段。可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領(lǐng)域中的文件體理論與前端控制理論的組合應(yīng)用。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，及時(shí)將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機(jī)構(gòu)，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統(tǒng)的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點(diǎn)：首先，對(duì)電子文件連續(xù)的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個(gè)連續(xù)的過程。其次，保存文件信息內(nèi)容的同時(shí)保存其形成與使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者間的有機(jī)聯(lián)系。再次，事前管理代替事后監(jiān)督，管理的切入點(diǎn)提前至電子文件形成之時(shí)甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強(qiáng)，過程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成、文件流與業(yè)務(wù)流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運(yùn)用到檔案管理中的一種實(shí)踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動(dòng)，立體地、綜合化地運(yùn)用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機(jī)地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進(jìn)行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補(bǔ)、動(dòng)態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案管理系統(tǒng)整體功效倍增，變被動(dòng)為主動(dòng)，最終促進(jìn)整個(gè)檔案管理活動(dòng)效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規(guī)定“學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)文件同步歸檔”。因此，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要嚴(yán)格實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，下列工作不容忽視：

（1）對(duì)高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時(shí)還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息）及時(shí)收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產(chǎn)生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統(tǒng)中完成。目前開展電子文件管理，特別是實(shí)行檔案“雙軌制”管理的高校通常實(shí)行辦理完畢實(shí)時(shí)歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網(wǎng)上查閱，調(diào)用。因此，文件形成部門沒有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行的，紙質(zhì)文件隨時(shí)歸檔不僅減輕了高校內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個(gè)別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

篇8

在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項(xiàng)目內(nèi)的所有資料，是為生產(chǎn)建設(shè)提供不斷發(fā)展動(dòng)力的重要基礎(chǔ)，因此對(duì)電力工程基建檔案進(jìn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要仔細(xì)、負(fù)責(zé)，以保證任何一個(gè)細(xì)節(jié)不被遺漏，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的規(guī)范化[1]、標(biāo)準(zhǔn)化電力工程基建檔案管理模式。

1.2 檔案管理的穩(wěn)定性

電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項(xiàng)目的全部施工過程，因此為電力企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展、供電能力提供了穩(wěn)定、可靠的文字資料，企業(yè)管理者可通過這些資料加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的管理力度，同時(shí)也是制定科學(xué)化、規(guī)范化企業(yè)管理制度的重要參考，因此在對(duì)電力工程基建檔案管理模式進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)過程中，要貫徹真實(shí)、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩(wěn)定性。

1.3 檔案管理的珍貴性

電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式才能實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業(yè)的綜合管理水平。

2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用策略

隨著我國電力事業(yè)的飛速發(fā)展，電力基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作逐步完善，因此要對(duì)電力工程基建檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式才能進(jìn)一步提升我國電力企業(yè)的綜合市場競爭力。為了能夠解決當(dāng)下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個(gè)步驟來實(shí)施對(duì)電力基建工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.1 基建工程項(xiàng)目施工前期文件方面的管理辦法

在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報(bào)工程階段等過程所產(chǎn)生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進(jìn)行的重要文字依據(jù)，同時(shí)也是確保后期基建工程項(xiàng)目順利施工的重要因素[2]，因此要加強(qiáng)對(duì)電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經(jīng)手人員較多、用時(shí)較長等問題，因此要求相關(guān)管理人員要具備較高的責(zé)任心、耐心、素質(zhì)。同時(shí)檔案管理人員還要及時(shí)掌握電力基建工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度，依據(jù)施工過程中產(chǎn)生文件的時(shí)間對(duì)資料進(jìn)行有序、妥善的管理手段，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決、上報(bào)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電力基建工程前期文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理措施。

2.2 招投標(biāo)階段檔案方面的管理辦法

在電力基建工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段，由于其參與招標(biāo)、投標(biāo)的企業(yè)過多，因此對(duì)基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個(gè)階段中要進(jìn)行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標(biāo)文件、投?宋募?、中標(biāo)文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對(duì)其進(jìn)行分門別類的妥善管理，便會(huì)出現(xiàn)簽字不規(guī)范、資料收集不完善等問題，從而對(duì)后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標(biāo)階段要想有效提升對(duì)基建工程檔案的妥善保管，便要實(shí)施科學(xué)、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標(biāo)過程中，并對(duì)企業(yè)自身的情況充分了解，對(duì)涉及到基建工程項(xiàng)目的相關(guān)資料要充分掌握，尤其針對(duì)招投標(biāo)過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)例如文件簽字、功能表等要對(duì)其進(jìn)行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細(xì)節(jié)的操作規(guī)范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標(biāo)的過程當(dāng)中，在活動(dòng)結(jié)束之后要積極聯(lián)系相關(guān)部門并進(jìn)行檔案資料移交工作，并對(duì)其進(jìn)行登記、分類、歸檔等操作。

2.3 施工設(shè)備資料方面的管理辦法

在對(duì)電力基建工程施工設(shè)備方面資料進(jìn)行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強(qiáng)與施工設(shè)備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設(shè)備的生產(chǎn)商情況、設(shè)備參數(shù)數(shù)據(jù)，要編制出設(shè)備采購的臺(tái)帳，同時(shí)要將施工設(shè)備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設(shè)備進(jìn)場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關(guān)有關(guān)施工設(shè)備的檢測資料，之后對(duì)資料分類、等級(jí)、歸檔，實(shí)現(xiàn)在施工設(shè)備采購過程中所產(chǎn)生文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理辦法

施工材料是決定電力基建工程施工質(zhì)量的重要因素，因此檔案管理人員在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行管理的時(shí)候，首先要與施工材料采購部門進(jìn)行溝通，并掌握施工材料的采購、運(yùn)輸、進(jìn)場檢驗(yàn)的全部過程，對(duì)于施工材料的采購合同、運(yùn)輸物流單、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件要進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)、分類、收集、歸檔。同時(shí)還要對(duì)施工材料相關(guān)合同中的蓋章進(jìn)行確認(rèn)，要保證蓋章是否符合相關(guān)規(guī)定以及合同內(nèi)容中有無錯(cuò)誤、遺漏現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)修改、糾正。只有加強(qiáng)對(duì)施工材料方面文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理力度才能提升電力基建工程項(xiàng)目的整體施工質(zhì)量，并有效節(jié)約電力企業(yè)的施工成本，為電力企業(yè)全方位綜合發(fā)展提供有效助力。

2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法

篇9

現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢，深刻地影響著新時(shí)期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機(jī)遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。

1醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研管理標(biāo)準(zhǔn)化的有機(jī)組成部分，是整個(gè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)子系統(tǒng)。它應(yīng)包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)兩部分。

管理標(biāo)準(zhǔn)是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案復(fù)制件縮微品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時(shí)期內(nèi)保持了相對(duì)的統(tǒng)一和穩(wěn)定。

工作標(biāo)準(zhǔn)主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還應(yīng)包括各部門工作標(biāo)準(zhǔn)中的檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等[2]。

隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗(yàn)的積累，標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢。實(shí)踐證明，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理才能使檔案工作步入了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的軌道，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理。

2醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這就要求有高效、及時(shí)、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應(yīng)，作為醫(yī)院，應(yīng)更新觀念，加大人力、物力、財(cái)力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題如下。

2.1標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平偏低，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后由于我國醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會(huì)服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，使各館(室)的發(fā)展有一個(gè)統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。

2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)目前，由于受醫(yī)院管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識(shí)到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動(dòng)。國家還沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作達(dá)成合作，進(jìn)而達(dá)到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經(jīng)費(fèi)投入不足由于對(duì)檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足等原因，目前投入經(jīng)費(fèi)不足是制約我國醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一大障礙。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，需要大量的資金，配備所需設(shè)備及設(shè)備維護(hù)，沒有充足的資金投入是無法實(shí)現(xiàn)的。

2.4檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，必須有既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型高水平的專業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3加快醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提，但要實(shí)現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認(rèn)識(shí)到?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有現(xiàn)代化。在當(dāng)前和今后一段時(shí)期，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，這是一項(xiàng)十分艱巨和細(xì)致的工作。

3.2加快檔案信息化建設(shè)隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的形式向社會(huì)提供服務(wù)為中心，目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作應(yīng)抓住歷史機(jī)遇，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

3.3促進(jìn)檔案信息利用的社會(huì)化醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，打破只為醫(yī)院內(nèi)部黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式，還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。

3.4加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施目前，醫(yī)院自身對(duì)檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，加大經(jīng)濟(jì)投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應(yīng)給予財(cái)力上的支持；在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應(yīng)發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺(tái)作用，吸引和運(yùn)用院內(nèi)計(jì)算機(jī)、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量，以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍檔案工作人員整體素質(zhì)如何關(guān)系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。要優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識(shí)。通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員來充實(shí)隊(duì)伍，從而使檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

總之，在我國醫(yī)院規(guī)模日益強(qiáng)大的今天，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調(diào)控和大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)盡快上一個(gè)新臺(tái)階，以適應(yīng)現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 烏慶正.搞好檔案資源建設(shè)之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

篇10

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

篇11

1農(nóng)場實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

當(dāng)前，我國農(nóng)場的發(fā)展方向?yàn)楝F(xiàn)代新農(nóng)場，除去傳統(tǒng)農(nóng)場建設(shè)要滿足的種植與養(yǎng)殖需求以外，現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)中，大部分農(nóng)場都會(huì)將農(nóng)家樂這一休閑會(huì)所納入其中，達(dá)到完善農(nóng)場功能，提高農(nóng)場經(jīng)濟(jì)的目的。農(nóng)產(chǎn)的標(biāo)注化管理對(duì)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有很大的幫助，社會(huì)各行業(yè)不斷的發(fā)展變化，在如此激烈的競爭環(huán)境下，農(nóng)場管理人員要掌握好實(shí)際變化局勢，從基礎(chǔ)工作進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)管理體系的完善。傳統(tǒng)檔案管理方法只是針對(duì)紙質(zhì)檔案來進(jìn)行的，長時(shí)間使用很容易造成檔案內(nèi)部資料損壞，對(duì)查看使用造成了影響。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠形成有效的監(jiān)管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強(qiáng)溝通，解決農(nóng)產(chǎn)發(fā)展所遇到的問題。這一系類優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)管理理念中所不具備的，并且傳統(tǒng)的管理體系中，并沒有應(yīng)用信息技術(shù)，資料共享會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，工作任務(wù)完成情況也不理想。在現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中，如果想要徹底解決農(nóng)場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農(nóng)場檔案管理制度的建立作突破口，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化農(nóng)場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農(nóng)場檔案管理和建設(shè)管理的秩序。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)對(duì)農(nóng)場的經(jīng)營管理要求很高，只有全面提高了農(nóng)場的經(jīng)營管理能力，做好了農(nóng)場各方面工作的管理，才能從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代新農(nóng)場的建設(shè)。而實(shí)施農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化正好是完善農(nóng)場管理工作的一種方式，所以說，在現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中，農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施是極具必要性的。

2農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中遇到的困難與解決對(duì)策

標(biāo)注化管理理念被提出后，落實(shí)階段遇到了一些問題，工作人員已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理體系產(chǎn)生喜歡，并且不具備信息化管理系統(tǒng)的操作能力，系統(tǒng)中出現(xiàn)問題更不能及時(shí)解決，最終造成了嚴(yán)重的質(zhì)量安全隱患。因不規(guī)范操作造成的信心資料丟失也常常會(huì)發(fā)生，不利于農(nóng)場標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建設(shè)與發(fā)展。了解現(xiàn)存問題后需要深入的探討引發(fā)原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會(huì)與標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)出現(xiàn)沖突。

2.1存在的問題。

信息化技術(shù)應(yīng)用缺乏先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，檔案管理并不能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，管理效率自然得不到保障。檔案產(chǎn)生形式比較復(fù)雜，由于標(biāo)注化管理落實(shí)程度不足，導(dǎo)致部分信息丟失的現(xiàn)象，原始資料一旦丟失是無法進(jìn)行彌補(bǔ)的，此類問題在農(nóng)場發(fā)展建設(shè)中真實(shí)存在，應(yīng)當(dāng)?shù)玫焦芾砣藛T的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實(shí)。標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用落實(shí)時(shí)間比較短，在經(jīng)驗(yàn)方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發(fā)現(xiàn)象會(huì)造成檔案管理任務(wù)中斷，解決也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。就國內(nèi)目前的農(nóng)場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經(jīng)提出了要實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，但并沒有全面落實(shí)到具體工作上。也就是說，農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)很少，正式實(shí)施時(shí)因?yàn)闆]有相應(yīng)的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統(tǒng)的農(nóng)場檔案管理制度來作為標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的制度，從而導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農(nóng)場檔案管理制造更多的麻煩與困難。

2.2解決措施。

1）根據(jù)農(nóng)場的實(shí)際建設(shè)情況來建立一套完整的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。

這一措施主要針對(duì)農(nóng)場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的制度缺乏問題。檔案管理機(jī)構(gòu)盡快加大對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場實(shí)際情況的了解、評(píng)估力度，并在了解了農(nóng)場實(shí)際情況之后，依據(jù)評(píng)估所得的數(shù)據(jù)結(jié)果來建立一套行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并以該套體系為基礎(chǔ)，將體系規(guī)定貫徹落實(shí)到具體的工作中，促使并保證農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立應(yīng)該以實(shí)際情況為參考，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容，圍繞適用性和針對(duì)性這兩個(gè)中心，切實(shí)建立一套全面的、能夠滿足現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，促進(jìn)農(nóng)場檔案標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高農(nóng)場檔案管理水平。

人才是農(nóng)場檔案管理中不可缺少的一項(xiàng)資源，是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。針對(duì)現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)中所出現(xiàn)的檔案管理人才素質(zhì)偏低問題，筆者認(rèn)為最好的解決措施是加大人才培養(yǎng)力度，盡量打造一支高素質(zhì)、高能力的農(nóng)場檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)。通過人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)等一系列工作促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，除注重檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理方法以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度的培訓(xùn)外，還應(yīng)針對(duì)檔案管理人員接觸農(nóng)場檔案機(jī)密這一特點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以檔案管理人員職業(yè)道德培養(yǎng)為中心、以專業(yè)知識(shí)為輔助促進(jìn)現(xiàn)代新農(nóng)場建設(shè)中的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。

3）以農(nóng)場財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，實(shí)現(xiàn)農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

在現(xiàn)代農(nóng)場財(cái)務(wù)管理體制改革背景下，財(cái)務(wù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化成為了影響財(cái)務(wù)管理效果、影響農(nóng)場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要內(nèi)容。而且，作為農(nóng)場檔案管理的核心，農(nóng)場財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)農(nóng)機(jī)檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中應(yīng)以農(nóng)場財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行等工作確保現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的帶頭作用，促進(jìn)其他檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。

4）建立數(shù)字化檔案管理體系，促進(jìn)農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化的今天，農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中還應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢加快數(shù)字化進(jìn)程，在原有紙質(zhì)文件檔案的分類整理、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行基礎(chǔ)上，建立數(shù)字化檔案管理體系，并借鑒財(cái)務(wù)數(shù)字化檔案管理方法實(shí)現(xiàn)農(nóng)場數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)農(nóng)場經(jīng)營內(nèi)容種植、養(yǎng)殖、娛樂經(jīng)營等內(nèi)容，以分類方式及條碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等建立數(shù)字化檔案管理體系，并在農(nóng)場經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)中強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的執(zhí)行。以標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現(xiàn)代農(nóng)場建設(shè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且現(xiàn)代農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)農(nóng)場經(jīng)營發(fā)展有著重要的影響。針對(duì)農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀及存在的問題，應(yīng)通過管理體系的完善、人員的培訓(xùn)、現(xiàn)代檔案管理方法的運(yùn)用以及有效的執(zhí)行監(jiān)督實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，促進(jìn)農(nóng)場綜合管理能力及管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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一、實(shí)行高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目的和意義

以實(shí)施《高校學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為主要內(nèi)容的高等學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的主要目的是：

（一）為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作發(fā)展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學(xué)校檔案工作有了很大的發(fā)展，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也越來越為檔案界所認(rèn)識(shí)和重視，檔案門類由單一發(fā)展到多門類，數(shù)量越來越多，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)越來越高，工作范圍越來越大，越來越復(fù)雜。總之，無論在速度規(guī)模方面，還是在檔案工作內(nèi)涵、質(zhì)量、效益、方法、管理的科學(xué)程度等方面都上了新臺(tái)階。但是，由于沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在高等學(xué)校檔案工作的概念、原則、技術(shù)方法、工程、程序、操作模式、檔號(hào)編制標(biāo)識(shí)等方面基本上還是各行其是，各搞一套。

（二）為了適用科學(xué)管理和檔案工作現(xiàn)代化的需要。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有專業(yè)化，就沒有現(xiàn)代化，就沒有高質(zhì)量，搞速度。”

高校檔案工作的發(fā)展，組織由分散到綜合，結(jié)構(gòu)由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉(zhuǎn)變，檢索由收購向計(jì)算機(jī)過渡，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的實(shí)施，就不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化，也難以實(shí)現(xiàn)真正的科學(xué)管理。

(三)為了便于對(duì)檔案部門進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的需要。過去，高校檔案工作在培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查監(jiān)督方面沒有一個(gè)統(tǒng)一的要求，大都按照國家地方或者其他行業(yè)的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)際出發(fā)所擬定，不完全符合高校的實(shí)際情況，而實(shí)行“高等學(xué)校檔案工作規(guī)范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個(gè)客觀的可供使用和操作性較強(qiáng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而不斷提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)。

二、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規(guī)章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學(xué)校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質(zhì)量。

在標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理過程中，檔案管理要有目標(biāo)、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實(shí)，檔案工作現(xiàn)代化就必須建立在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環(huán)節(jié)組成。如果檢索工具各搞一套，符號(hào)、代碼混亂，標(biāo)引著錄方法格式不一，內(nèi)容平行重復(fù)，使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)是無法實(shí)現(xiàn)的，那么計(jì)算機(jī)也好，縮微設(shè)備也好，其優(yōu)越性就難以發(fā)揮出來，所以，現(xiàn)代化必須以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)。現(xiàn)代化程度越高，越要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，反過來又會(huì)促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是提高高校檔案工作科學(xué)管理水平的重要手段。科學(xué)管理包括檔案機(jī)構(gòu)的高效化、管理工作計(jì)劃性、管理方法科學(xué)化、管理技術(shù)現(xiàn)代化，而這些都是以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)的。為使學(xué)校檔案工作在共同語言、衡量準(zhǔn)則、比較的基礎(chǔ)、評(píng)估依據(jù)等方面有一個(gè)統(tǒng)一的要求，避免無規(guī)可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，從而結(jié)束了長期以來高校在檔案實(shí)體分類和業(yè)務(wù)建設(shè)諸環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、各行其是的局面。《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時(shí)間沒有一個(gè)適合高校工作特點(diǎn)的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的問題，促進(jìn)了高校檔案工作特點(diǎn)的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，促進(jìn)了高校檔案工作的科學(xué)管理，加強(qiáng)了整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化。

篇13

中圖分類號(hào)：G726 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

隨著電力企業(yè)改革，對(duì)人才培養(yǎng)、人才培訓(xùn)的重視程度與日俱增，供電企業(yè)下大力氣加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工培訓(xùn)，伴隨培訓(xùn)種類、培訓(xùn)班次的增多，如何科學(xué)有效地做好培訓(xùn)檔案的管理，為拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用以及為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持，成為了當(dāng)前供電企業(yè)亟需解決的問題。

二、新形勢下供電業(yè)企業(yè)培訓(xùn)檔案管理

1.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理概述

新形勢下供電企業(yè)不斷開拓員工培訓(xùn)，努力提升員工的知識(shí)、技能、業(yè)績、素質(zhì)。如何歸集種類繁多的培訓(xùn)檔案，提升培訓(xùn)成果應(yīng)用，這對(duì)培訓(xùn)檔案的管理提出了新的要求。因此科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的培訓(xùn)檔案模板以及規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是做好培訓(xùn)檔案管理的關(guān)鍵。

2.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理應(yīng)用范圍

供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理主要適用于企業(yè)內(nèi)部員工參加各類崗位培訓(xùn)、合作培訓(xùn)、在職學(xué)歷教育以及各種以推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)的各類競賽、調(diào)考、技能比武。培訓(xùn)檔案主要對(duì)各類培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施過程、培訓(xùn)成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄，使培訓(xùn)的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，培訓(xùn)項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達(dá)到培訓(xùn)質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大培訓(xùn)成果應(yīng)用的目的。

3.培訓(xùn)檔案管理實(shí)施

培訓(xùn)檔案的管理工作是企業(yè)員工隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的重要組成部分，培訓(xùn)檔案對(duì)于員工上崗、任用、評(píng)先、晉級(jí)、晉升是重要的憑證和依據(jù)。科學(xué)規(guī)范地做好培訓(xùn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，員工培訓(xùn)檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓(xùn)檔案的管理工作應(yīng)該從檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理、規(guī)范化管理流程三個(gè)方面加強(qiáng)管理。

（1）科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別。培訓(xùn)檔案的管理應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲(chǔ)及管理，便于保存、統(tǒng)計(jì)及查詢。基于這一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的培訓(xùn)，將其劃分培訓(xùn)類、競賽類、合作培訓(xùn)、學(xué)歷教育四大類別的檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計(jì)和分析。

1）培訓(xùn)類檔案：根據(jù)職工教育培訓(xùn)項(xiàng)目的類別，建立培訓(xùn)項(xiàng)目類檔案。主要指種類培訓(xùn)班，包括持證上崗（復(fù)審）培訓(xùn)班、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)班、非持證培訓(xùn)班。其具體細(xì)分為經(jīng)營管理培訓(xùn)、專業(yè)管理培訓(xùn)、技術(shù)管理培訓(xùn)、生產(chǎn)技能培訓(xùn)、服務(wù)人員培訓(xùn)以及新員工培訓(xùn)等六類培訓(xùn)檔案。

2）競賽類檔案：將職工崗位業(yè)務(wù)競賽、專業(yè)調(diào)考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。

3）合作培訓(xùn)類檔案：是指職工參加國家電網(wǎng)管理學(xué)院合作培訓(xùn)、國家電網(wǎng)技術(shù)學(xué)院合作培訓(xùn)、國內(nèi)相關(guān)院校合作培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)單位培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)外單位培訓(xùn)等五類培訓(xùn)的檔案。

4）在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案：在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案主要指員工經(jīng)審批參加學(xué)歷教育以及組織推薦參加的學(xué)歷教育的培訓(xùn)檔案。

（2）建立標(biāo)準(zhǔn)一致培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案的規(guī)范統(tǒng)一對(duì)于培訓(xùn)檔案歸檔、后繼查詢及成果應(yīng)用有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化培訓(xùn)檔案模板以及培訓(xùn)檔案裝訂順序?qū)τ诹私馀嘤?xùn)進(jìn)度、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)課時(shí)、參加人員、培訓(xùn)效果及培訓(xùn)評(píng)估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對(duì)性。培訓(xùn)檔案根據(jù)培訓(xùn)類別分別制訂各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。

1）培訓(xùn)班標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表、培訓(xùn)班教師授課測評(píng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表及改進(jìn)意見書、其他資料（培訓(xùn)照片、課件、報(bào)道等等）、兼職教師授課臺(tái)賬、津貼申請(qǐng)表等等。

2）競賽和調(diào)考比武類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：正式通知文件、具體實(shí)施方案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結(jié)果通報(bào)等。

3）合作培訓(xùn)類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：培訓(xùn)班正式通知文件、培訓(xùn)參加人員、學(xué)習(xí)情況反饋表（合作單位反饋）、成績及持證情況明細(xì)表。

4）在職學(xué)歷教育類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括：學(xué)歷教育報(bào)名通知、組織推薦人員公示、參加在職學(xué)歷教育人員名單的報(bào)告、培養(yǎng)服務(wù)協(xié)議書（組織推薦）、學(xué)歷證書復(fù)印件留存。

（3）規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的培訓(xùn)管理機(jī)制，也不能適應(yīng)信息化形式下電子檔案查詢的要求，因此供電企業(yè)要根據(jù)企業(yè)文化及企業(yè)特點(diǎn)在傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式，使培訓(xùn)檔案管理更加貼合供電企業(yè)，為供電企業(yè)各類經(jīng)營、管理、技能、技術(shù)人才的培養(yǎng)提供堅(jiān)強(qiáng)的信息基礎(chǔ)。

在供電企業(yè)內(nèi)部，建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時(shí)限來實(shí)現(xiàn)整個(gè)培訓(xùn)資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式真實(shí)有效地記載員工在企業(yè)內(nèi)培訓(xùn)的歷史，通過信息手段推動(dòng)培訓(xùn)成果的擴(kuò)大應(yīng)用，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供有效信息。以下從五個(gè)步驟來介紹培訓(xùn)檔案管理流程。

培訓(xùn)檔案流程是在培訓(xùn)流程結(jié)束時(shí)啟動(dòng)。培訓(xùn)流程從培訓(xùn)計(jì)劃—開班—培訓(xùn)實(shí)施—結(jié)班后，轉(zhuǎn)入培訓(xùn)檔案的管理流程。具體見培訓(xùn)及培訓(xùn)檔案流程圖（圖1）。以下按培訓(xùn)班類檔案流程進(jìn)行講解。

1）紙質(zhì)檔案制作。由培訓(xùn)項(xiàng)目部歸集培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表；組織學(xué)員進(jìn)行培訓(xùn)班教師授課測評(píng)形成任課教師測評(píng)表，由培訓(xùn)項(xiàng)目人填寫兼職教師授課臺(tái)帳、津貼申請(qǐng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表及改進(jìn)意見書，并收集與本次培訓(xùn)相關(guān)的培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)照片、課件、報(bào)道等等。收集完成后按培訓(xùn)統(tǒng)一模板進(jìn)行培訓(xùn)檔案目錄的制作。制作結(jié)束后按目錄順序裝訂成冊(cè)。

2）紙質(zhì)檔案審核。培訓(xùn)項(xiàng)目部門在培訓(xùn)結(jié)束四天內(nèi)向培訓(xùn)中心提交完整紙質(zhì)檔案，培訓(xùn)中心對(duì)紙質(zhì)培訓(xùn)檔案的完整性、規(guī)范性及真實(shí)性進(jìn)行審核，如有錯(cuò)漏或不符合規(guī)范則將檔案退回項(xiàng)目部門重新補(bǔ)充完善。

3）電子檔案制作。在紙質(zhì)檔案完整規(guī)范的基礎(chǔ)上，由培訓(xùn)中心在紙質(zhì)檔案提交后三天內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案制作。培訓(xùn)電子檔案的制作主要基于供電企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的職工教育培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)，將培訓(xùn)班的名稱、培訓(xùn)班項(xiàng)目編號(hào)、培訓(xùn)班類型、培訓(xùn)時(shí)間、授課教師名單、課程、各課程學(xué)時(shí)、參加學(xué)員、學(xué)員出勤情況、學(xué)員考試考核結(jié)果進(jìn)行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統(tǒng)計(jì)各類型培訓(xùn)班開班情況、學(xué)員年度總學(xué)時(shí)、各學(xué)員參加培訓(xùn)情況、各兼職教師年度授課課時(shí)數(shù)等等，極大方便了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與查詢。

4）培訓(xùn)檔案歸檔。電子檔案制作完成后，將紙質(zhì)檔案按年度培訓(xùn)計(jì)劃的項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行排序，按照培訓(xùn)類別分別裝入檔案盒，并對(duì)檔案盒進(jìn)行編號(hào)后放入檔案室進(jìn)行存檔。

5）培訓(xùn)檔案查閱。培訓(xùn)項(xiàng)目部門在需要時(shí)可通過辦理培訓(xùn)檔案查閱手續(xù)向培訓(xùn)中心查閱培訓(xùn)檔案。

培訓(xùn)檔案在培訓(xùn)班結(jié)束后的七日內(nèi)完成所有培訓(xùn)檔案紙質(zhì)資料及電子檔案的歸檔，確保培訓(xùn)檔案的及時(shí)真實(shí)有效，確保培訓(xùn)檔案的信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。

4.培訓(xùn)檔案管理的激勵(lì)與約束機(jī)制

在企業(yè)內(nèi)部通過職工培訓(xùn)檔案的管理辦法實(shí)現(xiàn)了“鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后”，進(jìn)而促進(jìn)培訓(xùn)檔案的管理。開展培訓(xùn)檔案的評(píng)先評(píng)優(yōu)，通過“五個(gè)方面”進(jìn)行評(píng)比，如培訓(xùn)檔案的送達(dá)培訓(xùn)中心的時(shí)限、培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性，進(jìn)行年度綜合評(píng)選。對(duì)于優(yōu)秀培訓(xùn)進(jìn)行表彰，同時(shí)作為培訓(xùn)檔案范例進(jìn)行公開展覽，并組織學(xué)習(xí)，促使各培訓(xùn)負(fù)責(zé)部門按照培訓(xùn)檔案管理規(guī)范的要求按時(shí)保量完成培訓(xùn)檔案工作。同時(shí)對(duì)于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時(shí)限辦結(jié)培訓(xùn)檔案的將列入全局績效考核指標(biāo)，對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。

三、培訓(xùn)檔案管理對(duì)供電企業(yè)的意義

培訓(xùn)檔案的精細(xì)化管理是供電企業(yè)不斷加強(qiáng)培訓(xùn)過程精益化管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過培訓(xùn)檔案及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用，促進(jìn)各培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)有序，注重實(shí)效，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在各項(xiàng)培訓(xùn)工作中真實(shí)的歷史記錄，培訓(xùn)檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個(gè)個(gè)培訓(xùn)案例及一份份培訓(xùn)評(píng)估表及改進(jìn)意見書則可以為今后的培訓(xùn)提供借鑒，從而提升培訓(xùn)的效率和效果。

培訓(xùn)檔案記載著供電企業(yè)發(fā)展過程中各類人員的培訓(xùn)情況，對(duì)管理人員研究、了解企業(yè)整體員工隊(duì)伍素質(zhì)及培訓(xùn)情況，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)數(shù)據(jù)，同時(shí)有利于確認(rèn)企業(yè)取得的經(jīng)營成果。