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檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務?？傊?，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。
（二）數字化檔案
數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。
二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求
（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢
檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：
1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。
（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求
檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。
2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。
三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策
數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規劃
檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。
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一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、“數字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、“數字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。
參考文獻：
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二、檔案數字化管理的特點
過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數字化管理的重要作用
檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題?，F如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規范檔案數字化管理
在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。
（二）規范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。
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一、檔案管理現象
檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經過特定歷史時期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關法規的頒布、實施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業得到全面發展，在國民經濟和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內、 更高程度上實現檔案資源的社會共享。
二、網絡數字化的發展
技術的大變革，帶來了新的產品、新的產業和新的市場，同時也帶來了市場份額的重新分配?！霸朴嬎恪边@個概念也進入人們的生活中。云計算是隨著處理器技術、 虛擬化技。Internet和電子商務的應用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個民族和個人創造了走向新生活的無窮的、平等的機會。在Internet日益大眾化普及化、一批網絡經營型的公司（如亞馬遜網上書店、Dell電腦公司）涌現并成功運作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價格和服務的期望，傳統經營向網絡化經營轉變是必然趨勢。
三、網絡技術的優勢
網絡數字化計劃具備獨到的優勢，服務便利化和快捷化是其顯著特點。面對各個單位或者整個一個單位系統的檔案，數字化網絡管理在人力、服務水平上面都有很大的進步，且能提高辦事效率。數字時代信息資源共享都是以網絡環境為業務平臺進行運作的， 因而在網絡環境中信息資源的整合與共享，往往需要一個能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網絡公共信息服務（共享）平臺信息服務（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務環境， 目前在很多國家和社會領域的信息共享工程建設中，都在致力于建設各色的公共信息服務（共享）平臺。通過調查，我們發現，對于數字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個方面，相關從業人員四分之三以上的被調查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調查人當中有一些屬于年齡相對較大，對于計算機技術掌握相對較少的人群，而數十年的工作經驗使得他們對于自己整理的相關檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認為通過網絡化管理需要有一定的計算機操作能力，而相比較學習計算機，他們認為過去的檔案管理方式更能適應。
四、網咯數字化技術的不足
萬事萬物都具有兩面性，雖然網絡數字化技術具有無可厚非的優勢，同時，它也存在一定的不足，運用不當也會造成一些負面影響。網絡平臺的應用水平相對較低，目前大多數單位所使用的網絡管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數單位而言，其應用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費。若要實現《全國檔案信息化建設實施綱要》中制定的“依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網”的目標，應在檔案信息化建設的系統發展階段推進數據標準化進程，提高數據的標準化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎。尤其令人擔憂的是，這種非標準化的數字檔案還在與日俱增，如若允許這種現象持續發展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴重后果最終或將導致檔案信息化建設舉步艱難。在網絡應用中就存在網絡病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實施網絡數字化管理的重要因素。
五、如何完善數字化檔案管理
前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關于如何更好地利用網絡數字化技術，完善數字化檔案管理則是重點。
1、NAS設備近兩年開始流行，可靠穩定的性能，特別優化的文件管理系統和低廉的價格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個網絡附加存儲設備，采用了信息技術中的流行技術-嵌入式技術。嵌入式技術的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩定，功能專一的特點。
2、通過元數據存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區別于圖書、 情報的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數字保存實踐活動的開展， 人們認識到要實現對數字信息的保存， 就要記錄很多關于資源本身、 資源硬件和軟件環境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數據研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數據元素又稱為 “保存元數據” 。通過保存元數據， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數據流方面采取恰當的行動， 并保證被保存對象在技術不斷更新的情況下被重復檢索使用。
3、在網絡化不斷提升的過程中，應該對檔案的分類進行更細劃分，尤其在絕密程度上，應該增加級別，并設置訪問權限，有利于單位安全管理。在網絡化管理方面，筆者認為各個單位應該努力提高管理水平，在人員培訓方面，應該積極的與外界相關技術單位進行交流和學習，盡快提高從業人員的實際操作水平。
參考文獻：
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（2）真實性
對于房地產檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。
（3）便捷性
通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為房地產檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。
（4）可讀性
數字化技術在房地產檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。
二、房地產檔案管理中數字化的應用策略
1.加強創新型數字化技術人才的培養
首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。
2.加強檔案資源的規范以及標準體系的建立
只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對房地產數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。
3.建立健全的數據系統
檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。
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[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
醫學檔案是醫院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫學檔案信息的價值以及其在醫學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫學檔案管理工作，醫院必須要積極應用數字化技術，構建醫學檔案管理網絡，實現檔案的開發、利用與服務的信息化，這對促進醫院發展和醫療事業的發展來說具有重要意義。
1 現代醫學檔案的特點分析
第一，數量和類型逐漸增多?，F代人的生活條件和醫療條件得到了改善，致使醫學檔案不管是數量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產生了很大影響，工作內容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。
第二，醫學檔案的來源和內容越來越廣。隨著時代的發展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫學服務體系的日益完善，使醫學檔案的來源方式也呈現出了更加多元化的局面，其內容也更為豐富。醫學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業學科之間有著較為緊密的聯系。
第三，載體形式日益多元化。醫學檔案管理從過去的紙質管理發展到如今，即便是電子化信息化技術已經得以較多的應用，但因為醫學檔案自身存在的特殊性，紙質檔案依舊在醫學檔案中占據了較多的比重。另外，以縮微醫學檔案、聲像醫學檔案等其他不同類型的醫學檔案也越來越多，醫學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會需求逐漸增多。在現代社會中，互聯網信息技術飛速發展，現代人的信息需求量也越來越大。對醫學檔案信息來說，其與現代人的實際生活聯系緊密，社會需求量也持續增多。另外，生活水平的提升與生活節奏的加快讓社會對醫學檔案的需求也越來越高。醫院醫療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫學檔案管理工作的變革。
2 數字化技術在醫學檔案管理中應用的必要性
2.1 順應時代的需要
過去的醫學檔案管理往往是手工作業的方式，以紙質檔案為主要載體。近年來，隨著數字化信息技術的飛速發展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發展。即便是計算機在醫學檔案管理中已經有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數字化建設。
2.2 提高工作的質量
把醫學檔案從過去紙質的管理模式逐漸轉化為現代的數字化管理模式，可以在很大程度上促進醫學檔案管理工作質量的提升。過去的醫學檔案管理一般是在檔案管理人員根據相應的管理規范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業務水平和素質能力的差異，而造成醫學檔案管理工作的效率和質量存在差異。而借助于數字化技術，應用現代的信息管理模式，其最主要的工作內容可以說是計算機代勞，計算機根據已經編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業時可能出現的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應用數字化技術開展醫學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優勢在于促進醫學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫學檔案信息管理系統，提升醫學檔案的利用率。選擇現代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現醫學檔案信息Y源的共享。
3 數字化技術在醫學檔案管理中的應用
3.1 融傳統檔案管理與數字化于一體
數字化技術應用于醫學檔案管理工作中，可以說是傳統檔案管理工作的一次創新與改革，過去的醫學檔案管理系統是數字化技術應用于醫學檔案管理的前提和基礎。數字化醫學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數字化管理模式和過去人工管理模式既有區別，也有聯系，隨著檔案管理工作的改革，醫院要意識到數字化技術與傳統檔案管理手段的融合是醫學檔案管理工作未來的主要發展趨勢，把互聯網環境和各種高效的數字化技術有機結合起來，讓醫學檔案管理能夠煥發出新的活力，在醫院管理系統甚至于其他相關領域中發揮作用，最終實現醫學檔案管理工作的重組建設。
3.2 加強硬件設施的投入
數字化技術應用于醫學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫院發展的過程中要“一步一個腳印”的構建網絡信息系統，為數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用提供更大的發展空間。同時，還應對醫學檔案信息材料予以有效保存，對網絡系統的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現代醫院中已經建立了局域網，可在某一范圍內實現信息共享，在這種形勢下，數字化技術必然能夠在醫學檔案管理中得以更加全面的應用。
3.3 整合醫學檔案數字化的原始資源
數字化技術在醫學檔案管理中的有效應用的基本前提是數字化資源，缺乏資源的醫學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發揮出有效的作用。醫學檔案數字化管理工作必須要從兩個方面出發：一是對醫院醫學檔案資源的數字化管理，二是對社會化資源的開發管理。醫院內部醫學檔案資源的信息化建設，是按照醫療機構的實際情況和發展方向所構建的全面數據資料庫，并提供醫學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發管理，是對部分擁有較高學術價值的醫學檔案進行收集整理，盡可能地對醫療信息予以過濾、整合，確保醫學檔案資源更加高效的應用。
3.4 創新數字化檔案管理的組織模式
現代社會的飛速發展和社會主義建設的逐漸推進，醫療機構、醫學檔案作為與現代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數字化檔案管理的組織模式，建立一個和現代社會發展相符合的醫學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數字資源、網絡化存取和分布的角度進行創新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統等基礎系統實施創新；三是站在社會組織機構的角度實施創新。唯有循序漸進的開拓發展，才能確保數字化技術更為有效地應用于醫學檔案管理工作中。
3.5 加強檔案數字化的安全保障措施
近年來，數字化技術在醫學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫院也必須要注重其安全防范。醫院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數字化醫學檔案在開發利用過程中的安全性，對醫院內部網絡系統給予充分的保護，如設置防火墻、數據加密或者設置登陸動態口令等方法有效避免醫學檔案信息資源的泄露。醫學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫學檔案的高效利用。
4 結 語
隨著現代科學技術的飛速發展，數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用已成為醫院檔案管理工作的發展趨勢。但數字化技術的應用，并非是短期內能夠得以全面推廣的，它還需要一個發展與延伸的過程，醫院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數字化的管理理念，把數字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫學檔案管理工作的數字化建設，才能真正提升醫學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數字化醫學檔案管理之路。
主要參考文獻
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社保檔案涉及的信息量非常多，內容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預測征管系統可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。
（二）機構內控管理
實現數字化社保檔案管理系統體系，可以將經辦機構的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業務的來源與去向，在對機構賬務進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業務的實際信息，數字化技術為實現健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術性的保障，能夠最大化的實現內控管理的效率和質量。
（三）經辦業務事后監督
無論我們提出何種的社保檔案管理技術，都需要對其進行事后監督，并且有必要為其設立經辦業務事后監督部門，數字化技術的研發沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術中存在的問題需要切實的發現。通過設立經辦業務事后監督部門，可以有效的預防數字化技術在社保管理工作中的問題，提前發現問題，進而由經辦業務事后監督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。
二、數字化技術在社保檔案管理中的應用策略
（一）建立健全的社保檔案管理制度
我國的社保檔案管理制度是根據各省級以及各市級規范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統一的制度。這在很大程度上限制了地區之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據我國社保實際狀況出發，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統一的整體，能夠依照一個標準予以執行，使仁和地區的工作機構在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。
（二）引用信息技術管理方式
信息技術工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數量在隨著社會的發展不斷加大，只有引用信息技術管理方式進行工作，未來才可以實現全國社保檔案管理的統一化。其能夠改變傳統手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構的工作效率。同時，運用信息技術管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術為每位人民服務，促使社保檔案管理現代化。
（三）實現社保文檔的資源共享
將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數據管理中心，集中的為其設置一個電子文件，并且在該網站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現社保文檔的資源共享，規范社保檔案信息系統中每個數據接口的管理制度，實現現有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節約人力物力，并且為社保檔案管理機構帶來更多的便利。
（四）加強專職隊伍建設
篇8
所謂房產檔案數字化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
為了更好地分析房屋權屬檔案的數字化工作，本文擬從數字化管理的原則、具體實施以及對數字化管理的思考三個方面加以闡釋。
1.數字化管理的原則
1.1實用性原則
所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩定、與現有房產運行系統相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產檔案館（室）現有業務和未來發展的需求。實用性原則的本質要求乃在于新建系統能夠長久穩定地運行、使用。
1.2安全性原則
安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產檔案信息外漏或必要的房產檔案信息毀損，使房產權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統的更新換代可能產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密。
1.3真實性原則
真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產生失真檔案。
2.數字化管理的具體實施
2.1數據庫選擇
建立產權數字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統工程。為此，對于房產權屬電子檔案數據庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統。針對產權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統采用智能化調度機制，可實現定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態的檔案不同。產權檔案隨時因房產權屬的改變而發生增量變化，應構建一個動態的電子檔案系統。通過在數字化檔案館系統中內置權屬檔案異動的動態更新機制，可為房產測繪應用和房產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房產的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態更新電子檔案的狀態和內容，保證了電子檔案與房產權屬現狀的嚴格同步和一致。
2.2人員培訓
人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內容、責任后果。
2.3錄入、掃描及備份
對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。
第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產權檔案內容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變為電子檔案的最后一道關鍵環節。檢查人員要對房屋權屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經是傳統的紙質檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
2.4開放性管理
所謂開放性管理，是指按照法律法規的規定，以公開方式對房產信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內容：一是權利人對房產信息的公開查閱。根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢?！钡?，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內查閱，未經特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規定。二是權利人對房產信息的變更。變更與查閱的性質不同，其直接涉及了當事人的權利義務內容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產部門要承擔賠償責任。
3.數字化管理的思考
房屋權屬檔案的數字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發現數字化管理的諸多弊端。與傳統紙質檔案的真實性、穩定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數字化管理的同時，對傳統的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產事業服務。
參考文獻：
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篇9
一、數字化檔案管理的內涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。
二、數字化檔案管理的特點
（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。
檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。
參考文獻
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篇10
一、醫院檔案管理數字化趨勢分析
大數據和“互聯網+”時代，醫院檔案管理面臨新機遇，其數字化趨勢也越來越明顯，同時也給檔案管理工作也帶來新機遇，推動傳統檔案管理方式變革和完善，主要表現在以下方面：
（一）重視信息技術的利用。醫院檔案管理數字化趨勢離不開信息技術的利用，實際工作中應該結合檔案管理需要，注重信息技術、互聯網技術、掃描技術等的應用。進而推動檔案管理數字化，滿足管理工作需要，推動管理工作順利進行。
（二）方便資料存儲和管理。利用電子掃描技術可以將醫院檔案資源進行數字化處理，進而減少檔案資料存儲和占用空間，方便檔案信息資料的存儲。同時構建數據庫和查詢系統，管理人員需要調用檔案資源時，只需要輸入編碼就可以搜索并查詢檔案資料。給醫院檔案資料的使用帶來便利，大大方便醫院檔案資料的存儲和管理。
（三）有利于保證資料安全。推動醫院檔案管理數字化趨勢，有利于保障檔案資料的安全。例如，在對醫院檔案進行數字化處理之后，能夠避免紙質檔案受到潮濕、火災、鼠害等影響，保證醫院檔案資料的安全。醫院檔案資料數字化處理之后，可以采用密鑰技術、訪問限制技術和數據加密技術，能夠有效避免非法訪問，防止受到不法攻擊，進而確保檔案數據資料的安全。
（四）促進管理水平的提升。在信息技術和數據庫技術的支持下，有利于檔案管理人員有效開展檔案管理的各項工作。進而推動檔案管理數字化，保證檔案資料安全，方便檔案資料查詢，有效提升檔案管理水平，為醫院各項工作的有效開展創造便利。
二、醫院檔案管理數字化的有效對策
為順應檔案管理數字化趨勢，有效提升醫院檔案管理工作水平，結合實際需要可以采取以下對策。
（一）增加管理數字化的資金投入。加大資金投入，購買計算機、掃描設備，注重對這些設備的維護和更新，使其處理良好性能和工作狀態，并確保滿足各項工作需要。合理進行資金預算，重視資金使用的管理和監督，保證各項資金落實到位。另外還要確保管理人員的薪酬到位，激發他們的熱情，提高計算機技術、掃描技術的應用水平，推動檔案管理數字化。
（二）整合信息資料實現資源共享。要明白醫院檔案數字化工作的優勢，更新觀念，重視現代管理理論的學習，順應醫院檔案管理數字化趨勢。要強化對醫院檔案管理信息化、現代化、科技化的認識，重視信息技術、互聯網、掃描技術的應用，整合醫院檔案信息資源，最終實現數字化管理的目的。進而有利于檔案信息資源共享，為醫院各項工作開展創造條件。
（三）建立醫院檔案管理的數據庫。建立醫院人事檔案、病例檔案管理數據庫，為各項工作有效開展創造便利。重視人事檔案、病例檔案數據庫建設，發揮醫院信息系統、資源規劃系統、辦公自動化系統的作用，構建功能多樣，結構合理的檔案信息數據庫系統。應用掃描技術和信息技術，將紙質檔案變為電子檔案，推動紙質檔案的信息化轉換。采集檔案圖像，確保資料完整，建立數據表。并對數字化后的檔案信息資源進行編號，方便檔案資料查詢。重視檔案信息系統交互界面設計工作，方便檔案信息的檢索與查詢，便利檔案資源添加、刪除、修改等各項工作，進而有效滿足檔案管理數字化的需要。
（四）合理設計檔案資料查詢系統。重視檔案信息的檢索、加工和更新，促進檔案管理效率的提升，確保管理系統內容豐富，實用性強。完善查詢系統設計，向管理人員和使用人員提供字段查詢功能，掌握人事和病例信息，滿足檔案信息資源使用需要。系統要為使用者和管理者設置多種查詢機制，方便各項工作開展。對檔案信息系統的編輯模式進行設置，提高所涉關鍵詞查詢條件的靈活性。并向用戶提供檔案錄入查詢、調離查詢、資料寫入和刪除查詢，促進管理效率的提升。
（五）注重提高管理人員綜合素質。引進檔案管理理論扎實，信息技術操作技能高，責任心強的工作人員，充實醫院檔案管理隊伍。加強檔案管理人員教育、管理和培訓，提高他們的計算機技術、掃描技術水平，嚴格遵循管理規章制度，提高責任意識和奉獻精神，滿足醫院檔案管理數字化需要。
三、結語
總之，隨著信息技術和計算機技術在檔案管理中的應用，醫院檔案管理數字化趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該認識其重要作用，結合檔案管理工作需要采取相應措施，推動管理創新。進而更好地順應檔案管理新趨勢，實現提高醫院檔案管理水平的目的。
【參考文獻】
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篇11
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
篇12
一、城建檔案管理數字化的意義
（一）實現便捷高效的管理
傳統的城建檔案管理主要是紙質資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質資料的管理中，資料必須依照相應的順序規定進行歸類整理，而且紙質資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發展下，互聯網的發展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統的紙質資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現城建檔案管理數字化是時展的要求。
（二）實現規范化的管理
在傳統的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規范化的實現，并且在缺乏統一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。
（三）便于城建檔案的開發利用
城建檔案管理數字化建設不僅能實現高效規范的管理，還有利于城建檔案的開發利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據，還能為城市管理等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用會有新的突破。城建檔案管理數字化建設中，用戶可以通過網絡對城建檔案網站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內容。
二、城建檔案數字化建設中存在的問題
（一）管理信息的缺失
在城建檔案管理中會因為信息網絡的不穩定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。
（二）管理信息的泄露
城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。
（三）初期建設難的問題
在城建檔案管理數字化建設的初期需要將紙質資料轉化為數字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統建設的初期，對于信息網站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現數字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統一，以致于影響后期資料的利用。
三、城建檔案管理數字化建設的措施
（一）合理的規劃
對于城建檔案管理數字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規劃，在紙質檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調查工作，對具體的檔案數量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據條目呈現具體的檔案資料。
（二）制定科學、統一的標準
由于缺乏統一、科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數字化建設中應制定科學、統一的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，從而進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現資料的有效共享。
（三）優秀的管理人才
在城建檔案管理數字化建設中，優秀的管理人才是尤為必要的。因為實現數字化的管理模式意味著與信息技術的發展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數據進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。
（四）數字化管理模式的應用與推廣
隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣；應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定造成資料的丟失。
總而言之，應對數字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發展，傳統的紙質資料管理模式已無法適應現代社會的發展需求，因而有必要應用數字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。
參考文獻：
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篇13
所謂數字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數字檔案館是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新一代的檔案管理將是數字化全息檔案管理的方式。
二、數字化檔案管理的重要性
檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。計算機的廣泛使用，使大量的數字檔案信息形成，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
檔案資料經過數字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現資源共享，提高工作效率
檔案因經常外借翻閱易產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。
三、實現數字化檔案管理的新思路
（一）管理人員的素質需提高
隊伍素質的提高是有重點地抓好數據庫建設的必要準備。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
項非常重要的工作。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才，就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內走出加快檔案數字化建設的新路子，不斷推進網絡信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業務基礎知識的更新，樹立檔案數字化工作是第一要務的思想。從基本知識入手，全面細致掌握檔案工作中的每個環節和知識點，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，早日實現數字化檔案室。
（二）數字化管理中需要個性化服務
數字化管理不能局限于單個檔案館管理系統，而是要集成全社會的資源構成
強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。檔案管理要求根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，檔案管理強調利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值；通過直接介入用戶課題的最關鍵部分來提高服務價值。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神為用戶提供創新性的服務，做好個性化服。
（三）實現檔案信息與社會信息相聯結
要建立檔案信息系統，實現檔案信息與社會信息的聯結，這既是提高數字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數字化管理軟件發展自身的要求。在檔案信息網上設立站點或網頁，實現檔案信息網絡的互聯。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
同一種檔案在數字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內容較多的文件。
采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數字化后的文件進行安全存儲，依據檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。
參考文獻
[1]國家檔案局檔案館室司綜合調查組.跟上時展的大潮提高檔案服務質量——深圳市數字檔案館調查報告[J].中國檔案，2001，（12）.
