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在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關技巧

2.1 檔案管理的相關技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

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醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。

參考文獻：

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一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進行轉變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現問題時，人們就對其問題產生的原因進行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發的過程中，經常會出現一些問題，這對檔案工作有著嚴重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發人員的思維模式進行培養，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發中存在的問題進行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現時，工作人員不對其問題發生的原因進行分析，而是尋找解決問題的方法，進而及時的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性

在檔案工作中，由于相關工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發人員科學思維的構件。而且檔案工作人員在工程的時候必須要求根據我國相關法律法規，對其工作內容以及程序進行嚴格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當前信息進行接收的過程中，不是根據客觀的內容進行研究，而是自身的經驗、知識背景以及判斷能力對其信息內容進行推動而得出結論，這就將原有信息的內容進行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現以及內容進行反映，沒有在其中加入檔案信息開發人員的主觀判斷。

3、強調客觀性思維培養的必要性

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的，檔案信息開發人員必須從實際出發，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學。所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應用

全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案，按著某種異同將全宗內的全部文件，統一分成若干部分或層次， 而且一分到底。

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖

3.1 思維導圖簡介。

思維導圖，又叫心智圖，是表達發射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來，把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。

3.2 思維導圖在檔案信息開發中的應用。

（1）如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。

（2）檔案信息思維導圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶，同時也突出關鍵詞要表達的意思，而且還可以節省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主體之間會有信息相關聯的地方，這時，可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。3）只寫關鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞，這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結束語

總而言之，在對檔案信息開發人員科學思維進行構建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進我國的檔案行業的發展。但是對檔案信息開發人員的科學思維進行培養是一個漫長的過程，這不僅需要科學的指導思想，還要對檔案信息開發人員的綜合素質進行嚴格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達到最大化的利用。

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圖書館本身具有多種社會文化機構功能或圖書館是社會文化機構集團成員的公共文化服務觀點

從歷史發展的觀點來看，圖書館的功能應該從簡單到綜合，從初級到高級。美國教育顧問JulieCarpenter在其撰寫的《圖書館管理項目中的博物館和檔案館與政府和社會團體互助》一書中指出,美國圖書館在公共文化服務環境中為讀者服務的思路是廣闊和靈活的。比如10年前筆者就曾撰文介紹過美國“紐約皇后區公共圖書館豐富多彩讀者服務項目”[3]，時至今日，美國圖書館的公共文化服務的思路已經從10年前的僅限于一個圖書館內部機構或者僅僅在圖書館界內發展到今天的與社會上的其他文化機構相互聯系共同為公共文化服務的集團機構的局面。JulieCarpenter撰寫的此書正符合這種思路潮流，她在該書中提到，圖書館作為一種學術機構和文化服務的機構，特別需要與社會上的其他文化機構建立長期互助合作的緊密關系。特別是在公共文化服務的領域中，不管這種互助合作的水平如何低下和初級，形式如何簡陋和單調，都值得一試。該書采用了一些多方面的圖書館學研究方法來對她的圖書館在公共文化服務上需要與社會上的其他文化機構建立長期互助合作的緊密關系的觀點的成立進行了研究，比如評估風險管理機制法、預測后果法和PRINCE2（ProjectsinControlledEnvironments）環境控制項目法來對圖書館和社會上其他社會文化機構相互合作關系、管理方式、實施可持續發展項目、合作管理的集成項目的責任、圖書館與社會其他文化機構合作互助過程的引導、效率和效力的現象、課題和問題進行實用的研究。她認為，在以公共文化服務為導向的圖書館界，傳統的思維觀念是傾向于圖書館、博物館和檔案館有重要的明顯的區別。但是，她認為這三者可以綜合和平衡地加以管理。她舉例說，在英國的公共文化服務中，使用PRINCE2（環境控制項目法）來綜合管理圖書館、博物館和檔案館的活動由于政府和社會機構的通力合作已經產生了一些效力。但是，她又在書中指出，當圖書館、博物館和檔案館這三種機構合并之時的興奮心情減退之時，隱藏的問題就開始明顯的暴露出來。比如說，由于圖書館、博物館和檔案館都是人群集中和擁擠的公共文化服務機構，所以可能產生管理混亂的局面。所以，堅持和努力是管理者使圖書館、博物館和檔案館三者合并管理成功的關鍵。她的具體建議是：首先要明確參與管理圖書館、博物館和檔案館合并的政府和社會機構的各自的分工職責和義務是什么。該書的作者由于有著在國際發展基金組織、聯合國教育、科學和文化組織、聯合國工業發展組織、世界銀行以及其他國際組織任職的豐富經驗，所以她的觀點具有一定的可用性和實踐性。無獨有偶，圖書館、博物館和檔案館三者合一的公共文化服務的觀點和實踐在中國的民眾和圖書館界中也有一定的展示。例如，公司職員秦偉認為，“最好把圖書館、博物館和科技館合在一起，那么我周末就可以帶上老婆孩子泡一天!”[4]軟件設計師鄭筱宇認為，當我“在浙江金華看到集群藝館、少兒圖書館和艾青紀念館三館合一的金華市藝術中心時，感到眼前一亮。”[5]教師柳秦認為，圖書館、文化館、檔案館、博物館和美術館納入一個中心，“既有利于讀者吸納知識，又有利于各館加強服務動力，相互溝通借鑒。”[6]退休者唐凱認為，“多館合一的建設模式有利于資源的整合，是一種創新。”[7]筆者認為，多館合一應該是一種有利于社會文化發展和社會公共文化服務發展的趨勢和措施。首先，從社會公共文化服務的功能上來看，圖書館、文化館、檔案館、博物館、美術館、科技館和紀念館都是社會公共文化服務的機構，有著相同的社會活動功能和文化服務性質，同時，這些機構的其它的不同功能和性質也能夠因此相互兼容、互通有無，充分產生和發揮出集團式的優勢效果。其次，從公共文化服務的經濟角度上來看，多館規劃，統一調配，有利于資金的充分和合理的利用，也方便綜合資源效益的挖掘和產出。第三，從公共文化服務的競爭角度上來看，多館合一，有利于打破門戶獨立、信息單調、自給自足的傳統狹窄的公共文化服務模式，形成競爭互進的現代社會的公共文化服務模式。由此看來，中美兩國對圖書館的公共文化服務的機構合一都有濃厚的興趣。美國的公共文化服務側重于圖書館學界的理論研究，為進一步實踐打下理論基礎。他們的理論觀點是側重于在圖書館、文化館、檔案館、博物館、展覽館、美術館、科技館和紀念館的集中管理方面，他們認為多館合并和統一管理的重要條件是政府支持和社會機構的參與，是一種從全國范圍的統一局勢下的理論思考。中國圖書館的公共文化服務取向是讀者們中的許多身份不同、職業各異的人已經對圖書館、文化館、檔案館、博物館、展覽館、美術館、科技館和紀念館合并的現實基本上采取了認可的態度，已經從實用的角度上在讀者群眾的基礎上得到了支持。

圖書館公共文化服務活動的研究方法

圖書館學研究方法是圖書館的公共文化服務活動開展的前提，中美兩國在公共文化服務領域中都重視圖書館學研究方法的運用，但是雙方依據的圖書館學方法論有同有異，所以導致采用的研究方法有相同之處，也有區別之處。兩國圖書館學的公共文化服務研究的圖書館學方法論都采用了哲學中的具有辯證關系的歸納法，由認識個別到認識一般，從具體的案例上升到全面的認識。由于公共文化服務的研究只涉及單線的簡單的和易于推理的因果關系，而不涉及到立體的復雜的和多線推理的因果關系，所以采用這種或然性的不可能完全包括所有歸納對象的圖書館學方法論也就足夠了。從圖書館實證主義哲學方法論縱觀來看，更重要的是，歸納法是一種創新的方法，它尤其適用于公共文化服務的現象和問題的實用研究，從眾多具體的公共文化服務現象和問題的萌芽中發現公共文化服務的新概念和新模式。圖書館的公共文化服務理論和實踐的創新和發展基本上不是從書齋和純理論開始起步，因而它若想從演繹法這種從大前提的理論命題開始演繹推廣到圖書館的公共文化服務的具體概念、項目和研究方法就基本上不能逃脫一種預先設定的理論框架，不利于圖書館的公共文化服務的創新和發展。兩國圖書館學的研究方法普遍采用的都有讀者調查的實證主義的歸納式的研究方法。美國圖書館學家LynnSilipigniConnaway和RonadeR.Powell撰寫的在2011年出版的《圖書館員的基礎研究方法》（BasicResearchMeth-odsforLibrarians）[8]對圖書館員提出的關于公共文化服務的調查問題是：你認為在公共文化服務中需要對讀者進行調查嗎？你是否曾被要求過在眾多的圖書館學的研究公共文化服務的方法中進行綜合評價，然后找出最有效的一種研究方法？你對所在圖書館的公共文化服務的文獻資源收藏歷史的評價認可嗎？該書作者認為，圖書館員們每天都應該思考這些現實的問題，而圖書館學研究方法會以工具和技巧的角色來幫助圖書館員回答這些公共文化服務的現實問題。筆者認為，美國的公共文化服務的理念已經在圖書館員這些公共文化服務的最終執行者中得到了思考和認識，只有這樣，圖書館的公共文化服務的活動才會更好地落實。中國圖書館的公共文化服務研究的調查方法在社會文化媒體如《圖書館報》中得到了較好的運用，運用這種調查方法，我們得到了來自社會的各個方面的對公共文化服務的觀點和認識，比如在公共文化服務的環境下“多種文化機構合一”的問題。通過以上的問題我們可以發現，美國的一線圖書館員對公共文化服務的問題思考和認識已經達到了相當的程度并且持之以恒，中國一線的圖書館員對此應該有所反思。該書的作者對有史以來美國圖書館學的研究方法進行了全面的概括和分析，討論了各種圖書館學的研究方法的利弊，探討和預計了圖書館學研究方法今后的發展方向和新的原則。該書從引導圖書館員公共文化服務的研究方法的計劃起步，比如如何清晰地證明公共文化服務的問題，怎樣確定公共文化服務課題的圖書館學研究方法，怎樣搜集各類有關公共文化服務的圖書館研究方法，怎樣進行公共文化服務的樣本搜集和綜述，提出了包括中國圖書館常用的三種實證主義的研究方法：調查問卷法、社會訪談法和觀察法以及圖書館較少運用的實驗法。中國圖書館界在公共文化服務的研究中，目前雖然只限于公眾觀點調查的研究方法的運用，有關運用系統的理論指導的圖書館學研究方法研究公共文化服務的課題仍有待于改善和提高，但是研究者運用圖書館學研究方法中的歸納法已經從眾多的在中國社會里的文化機構集團的新現象和新事物，例如前例中所談到的幾個不同性質的文化機構合一的現象中歸納出了公共文化服務未來發展的新方向、新思路。而美國圖書館學者的《圖書館員的基礎研究方法》這本書還探討了如何有效地利用圖書館學研究方法的工具性和技術性問題，對公共文化服務背景之下的圖書館學歷史研究方法、文獻搜集和跟蹤的研究方法、經濟分析的研究方法、圖書館技術研究方法和統計分析研究方法加以正確使用。還探討了怎樣在具體的公共文化服務的現象和問題中運用研究方法的過程，如怎樣將數據分析組織成書面結論，如何避免虛假信息的產生和散布，如何確定和判斷研究的標準，如何撰寫研究大綱，以及圖書館員如何在已知的研究方法的基礎上創新出新的圖書館學的公共文化服務的研究方法。由美國圖書館學者BarbaraM.Wildemuth撰寫的2009年出版的《多種研究方法在圖書館和信息科學領域中的運用》（ApplicationofSocialResearchMethodstoQuestionsinLibraryandInformationScience）[9]中指出，在公共文化服務研究的需要下，圖書館學和信息科學的研究方法的教科書面臨著內容的調整和結構的變化。第一，圖書館學研究方法的教科書是否應強調研究報告的評估和閱讀，是否把研究重點放在鑒別問題研究的種類上或是撰寫什么樣的研究提案上。第二，哲學認識論、實證主義的假設原則、后現代主義和解釋主義能否在圖書館和信息科學的公共文化服務研究領域中占有一席之地？第三，如何從公共文化服務的流行的規則和探討中將研究方法分類和歸納。該書作者認為，圖書館和信息科學中的公共文化服務的研究課題不能局限在傳統模式中，應該更廣泛地采納和吸取各種新方法。筆者認為，美國的圖書館學界的公共文化服務研究方法的主要特點是：第一，美國圖書館學界公共文化服務的研究深入到研究方法的探討之中，而且這種研究方法的研究方向正在向著哲學認識論、實證主義的假設原則、后現代主義和解釋主義的圖書館學方法論的領域深入；第二，公共文化服務的研究方法不僅面向理論研究，而且更提倡一線圖書館員的圖書館學研究方法的研究，更確切的說，這不是一種純粹的圖書館學的研究方法的研究，倒像是一種圖書館工作方法的研究方法，這種現象反映了上世紀初期美國圖書館學家杜威提倡的實用主義至今仍為美國圖書館學界公共文化服務研究的主流趨勢。從另一個角度上看，這也反映了為什么至今在美國的圖書館學界很少有人提到公共文化服務的研究方法論的理論研究的問題———他們永遠把功效主義的實用作為第一位，然后再在眾多的事實和現象中歸納出公共文化服務的理論。在中國的圖書館學研究中公共文化服務研究仍屬于起步階段，但可喜的是已經引起了各方面的重視，而且還有其他國家圖書館學界的公共文化服務模式可供借鑒。因此，筆者認為：第一，中國公共文化服務的圖書館學研究可以在圖書館學方法論和圖書館學研究方法的兩條途徑中齊頭并進，而且互相促進和互相提高；第二，充分利用圖書館學研究方法中的歸納法將已經普遍存在的眾多具體事例的普遍規律歸納和總結出來，創造出新的公共文化服務模式，發展出新的圖書館學公共文化服務理論。比如，筆者在一線為讀者服務的過程中遇到的很多中青年把圖書館當作書店來買書的具體案例也從圖書館學研究的歸納法中得出“將來的圖書館和書店合一”的公共文化服務模式的可行性，實際上一些好的圖書館如山東省圖書館已經有了這種有益的嘗試。但如用演繹法的圖書館學研究方法可能永遠得不出這種公共文化服務的機構合一的模式。所以，在公共文化服務的問題上，盡量少用已有的理論做演繹方法研究，因為演繹方法在公共文化服務這個新問題上能夠起到局限思維的作用，使圖書館公共文化服務的研究的萌芽只能受制于演繹方法的已有框架中，產生預期的主觀模式。少用演繹方法不是不用演繹方法。比如說，在公共文化服務中，可以用歸納出的新理論來演繹出一個個具體成型的新模式，也可以用這些新理論演繹出更新的公共文化服務的理論體系，為最終達到“覆蓋全社會的公共文化體系基本建立，努力實現基本公共文化服務均等化”的目標服務。

本文作者：周世江工作單位：山東省煙臺圖書館

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職業教育學校與普通的高等學校不同，每個專業課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關的教學依據，嚴重制約職業教育學校的發展。在職業教育中實行檔案管理，將相關的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業教育的教學能力，有利于職業教育的快速發展。職業教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內容，由于各個檔案內容較多、較復雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業教育的發展。

二、職業教育檔案管理主要內容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學校在日常管理中產生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業教育學校的發展過程，還包括學校在發展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發展的，對學校發展有利的項目，學校應該積極推進，摒棄學校發展中的不足之處，促進學校快速發展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產生愛校的情懷。

（二）教學檔案管理

教學檔案主要包括：教學內容、教學筆記、教學成果等，學校可以通過教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。

（三）學籍檔案管理

學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質等內容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據。

（四）設備、基建檔案管理

設備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設備詳情以及維護的相關信息等，一旦教學儀器設備出現故障，可以通過設備檔案，了解儀器設備的基本性能，并以此為依據，制定科學合理的解決辦法。基建檔案是指學校基礎建設的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設的基本情況，有利于維護校園建設的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據。

三、加強職業教育中檔案管理的實踐性

（一）增強檔案管理的意識

職業教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關鍵性作用，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關的專業知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現階段職業教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業教育學校的發展帶來了巨大困難。加強職業教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領導檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業教育快速發展。在學校建設規劃過程中，應將檔案管理的場地列入規劃建設內，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區分，在檔案室內配備齊全的辦公設備，配備必要的電子產品，以及檔案管理相關的軟硬件設備。在檔案館或檔案室內建立紙質檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應該注意室內通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規章制度

在職業教育檔案管理過程中需要依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關的法律法規，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業教育檔案管理中，管理人員需要依據相關的規章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結等，再根據檔案內容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。

（四）實現信息化檔案管理

隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理也步入了信息化時代，職業教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術進行職業教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯網絡實現檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發利用水平

職業教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業教育快速發展，檔案的開發利用才能體現出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復或者無價值的檔案內容，提高檔案的水準和質量。實現部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。

四、結語

通過職業教育中的檔案管理，可以幫助職業教育學校了解自身的不足，為學校的發展提供重要的依據。在職業教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關的規章制度，實現信息化檔案管理，發揮檔案管理的價值，不斷促進職業教育快速發展。

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關鍵詞 計算機；數據挖掘技術；檔案信息管理；形式分析；應用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀科技日益更新的年代，隨著網絡計算機的迅速普及、網絡技術的發展以及數據庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數據的能力大幅度提高。隨著行業的不同，大量的數據庫被用于商業管理、政府辦公、科學研究和工程開發等各個行業。在促進我國社會發展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數據豐富而知識貧乏。由此人們在分析數據的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數據挖掘技術的研究應用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數據挖掘的概念與技術、數據挖掘的形式分析以及數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用等三個方面出發，針對檔案信息管理系統中，計算機數據挖掘技術的應用，做以下分析。

1. 數據挖掘的概念與技術

隨著社會的迅速發展，傳統的數據收集模式已經無法適應現有的社會發展需求，而數據挖掘技術的應用，在提高數據收集質量的同時，還在一定程度上促進了社會的發展。而在數據挖掘的相關應用中，具體分析如下：

1.1數據挖掘的概念。 隨著計算機的迅速發展，數據挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學習、統計學技術，高度自動化地分析企業原有的數據，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認為數據挖掘是數據庫中知識發現KDD的一個環節，是KDD中采用具體的數據挖掘算法從數據中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產業界、媒體和數據庫研究界，“數據挖掘”比“數據庫中知識發現”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴格區分，而認為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數據集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數據挖掘的技術。 在數據挖掘技術運用的過程中，一般所采用的是數學方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數學的運用方法。除此之外，在整個數據挖掘技術運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數據收集。數據挖掘技術在運用的過程中，通過對相關數據的挖掘、收集以及分析等得出一定的結果，而這一挖掘結果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優化、決策支持、過程控制以及數據維護等多個方面。與此同時，數據挖掘技術在應用的過程中，鑒于數據挖掘技術特性，不僅涉及到多門學科，同時還涉及到數據庫、人工智能、數理統計、機器學習、可視化、并行計算等領域。且在很大程度上，數據挖掘技術在使用的過程中，經常使用的技術主要包括人工神經網絡、決策數、遺傳算法、規則歸納以及可視化等相應的技術。

2. 數據挖掘的形式分析

數據挖掘在其使用的過程中，基于不同的數據收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數據收集方法。在確保數據收集資質量的同時，還能確保計算機整個系統的順利運行。而在數據挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術中的核心形式，不僅關系著數據收集的質量，同時還關系著數據的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數據挖掘技術中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關程序的數據庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分數據，則尤其根據相關人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統程序對其分析之后，由相關程序對剩余的數據進行最終檢測，在達到檢測要求之后，按照相應的規則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標屬性、形成訓練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結果、抽取測試集、驗證分類規則、分類規則輸出等10個步驟。

2.2相關規則。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，相關規則作為整個技術中既簡單又實用的關聯分析規則，不僅能將程序中產生的相關數據準確的描述出來，同時還能針對相關數據資料進行仔細的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結合在一起，然后通過歸納總結，得出他們共有的屬性與模式。在關聯規則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數據庫中，不同的事物在產生數據的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數據庫通常被概括為龐大的數據。由此就需要關聯規則在其使用的過程中，應恰當的進行數據記錄，在減少數據占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統的數據運行。

2.3粗糙集。 在整個計算機數據挖掘技術使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數學工具，在整個系統使用的過程中有著極大的優勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數據挖掘研究的過程中，所面對的數據庫多為一系列的型號數據庫，而這種數據庫在數據收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內發現所有數據庫的規律，并通過相應的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現實世界，一些規則在使用的過程中也會發出不確定性，更何況虛擬的網絡世界。而在數據庫使用的過程中，也會發現一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3. 數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關系著相關人員的歷史記錄，同時還是相關人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網絡技術的應用，在檔案信息數據處理的過程中，數據挖掘技術的應用，不僅能從根本上提高檔案信息數據的管理效果，同時還能在很大程度上創新檔案管理模式。針對數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用，具體分析如下：

3.1計算機數據挖掘技術在檔案信息管理系統中應用的重要性。

3.1.1增強了檔案實體與內容的安全保護。 檔案信息關系著當事人過去的勞動成果，同時還關系著相關人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關人員的隱私權，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴之外，還應注重檔案的長期保存質量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎上縮短，而針對檔案資料中的相關信息，若缺乏完善的監控設備，將直接造成檔案內容的泄密。將數據挖掘技術應用于檔案信息效據管理，通過對異常借閱行為的分析統計，可以防范非正當的利用行為發生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內容。

3.1.2提高檔案的利用服務水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數據挖掘技術應用于檔案信息數據管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發現潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關檔案的收集、數字化和編研等形式，從而實現真正意義上的主動提供檔案利用服務。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業務的整體工作環節中，檔案鑒定不僅關系著檔案的真實程度，同時還關系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關業務經驗來實現的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數據挖掘技術應用檔案數據處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規律和檔案利用范圍，從中發現檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現有據可依。

3.2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理中的應用。 數據挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數據挖掘技術可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調閱以及操作等各個流程產生的數據進行仔細的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產生的數據進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據。另一方面，數據挖掘技術能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴重的影響。除此之外，計算機數據挖掘技術在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現的大量數據進行相應的管理以及維護，在確保檔案信息數據順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統進行整理，以便能及時的發現檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關措施，避免相關檔案信息的流失。

4. 總結

綜上所述，隨著社會的發展以及科技的進步，計算機數據挖掘技術在使用的過程中，不僅促進了計算機行業的發展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數據挖掘技術的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關人員在檔案信息管理的過程中，能夠準確的使用計算機數據挖掘技術，在確保檔案信息管理質量的同時，還能創新檔案信息的管理模式。

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在當前社會發展中，工作人員素質是決定檔案管理工作高低的關鍵。提高檔案管理人員的素質，是當前社會發展過程中的必然趨勢，其表現在不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更要在注重當前的實際情況和發展的需要，提高其政治素質和實際操作水平，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為一名檔案工作人員，其在工作的過程中首先要樹立良好嚴謹的工作作風，加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，從大局上結合實際情況，服從安排，要對當前工作進行全方位的思考和管理過程，結合當前社會發展中的各種管理手段和管理措施進行控制和改變，提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要從根本上進入其調查和研究的過程中，結合當前信息化技術手段進行分析和提高其管理手段。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，在采用當前檔案管理過程中檔案的潛在價值進行分析和處理的過程，是利用相關的情況進行處理的。檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現，領導在這種思想指導下，才會強化檔案管理工作的指導。領導重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先是加大對殯葬檔案知識的宣傳和檔案業務的培訓。比如不定期地制作有關檔案作用和意義的宣傳頁，發到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到殯葬材料形成檔案的整個過程中，向殯葬人員講解殯葬文件收集整理歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體殯葬人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認識到：殯葬項目結題時，如果沒能按時整理歸檔殯葬科技資料，那該項殯葬活動就不能算完結，只有做好歸檔工作，殯葬工作才算是有始有終。做好殯葬檔案歸檔工作是殯葬職工的良好素質體現。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入我館崗位職責和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建工檔案傳遞、登記制度、實行動態管理，一是遺失及時查找補損，確保材料完整。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發利用檔案信息，為館內決策服務，為喪屬提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率。

檔案管理工作現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理技術和管理思想的現代化，工作標準化。

新時期現代化的管理離不開現代化的設備，但是工作標準化、規范化是實現現代化管理的前提。檔案工作標準化規范化的內容包括案卷組織的方式、格式、分類規則、著錄和索引規則，文獻編纂規則等。

五、加快數據準備，推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2. 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。

六、加強檔案人員計算機知識和技能的培訓

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第二，我國早已經設立了一個完善的個人信用數據庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數據庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經收集社會上各行各業工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎。[1]

第三，人事檔案管理應當借鑒信用檔案的管理方式

信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內容也是擁有時間性質的，一般來說，信息來源人的負面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內的信用信息不能用作商業行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質疑信息的真實性，或者發現信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質，這些性質都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]

2 人事檔案信息信用化管理的具體策略

2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當前的社會的發展

人事檔案收錄進信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標準，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進，信用記錄中擁有個人記錄與職業記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產生的負面評價有了詳實的記錄，維護了人才市場的公正。[3]

2.2 改變人事檔案的工作職能，有控制轉變為服務與監管

政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權利與工作權利，現如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉變其工作職能，走向服務與監管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務與監管的功能，加大人事檔案信用功能的發揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數人的權利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務。三：人事檔案的記錄人應當擁有知情權，使人人所有翻閱檔案的權利和質疑檔案真實性的權利。四：檔案里的負面記錄，應當在一定的時間里刪除，不能永遠跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業目的使用，任何侵犯記錄人隱私權的行為都應當受到法律的譴責。六：在法律上予以保護，檔案的形成、管理、使用都應當有監察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事檔案管理社會化

檔案的管理應當有權限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權利，人事檔案終究是為社會服務的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標準，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權對記錄人進行工作能力、職業道德方面的評價。當記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業的中立機構管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節約管理的成本，使檔案的管理高效。

2.4 網絡化檔案管理

檔案管理的網絡化是檔案管理的必然發展，當前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數據庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監管與服務。[4]

2.5 完善相關的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化

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[

關鍵詞 ]檔案利用；現象；歸納分析

我國檔案利用現正處于改革時期，這種改革不僅包括設備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉變。早期人們認為，檔案利用的次數越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現在就能夠被應用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現象需要進行歸納以及整理。現如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當下的利用情況，這對檔案管理的后續發展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當前的同時，考慮長遠效益。

2、多用檔案與少用檔案

現階段，檔案管理工作者都認為檔案應用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現代檔案管理工作者心理上產生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進行撥亂反正，必定需要檔案，而現代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數越多，利用率也就越高，所發揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網絡的普及，很多人都習慣通過網絡來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關，檔案用得多，但是應用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當的利用就隨便的利用應用檔案，或者是檔案應用結束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進行優化控制，以保證利用的質量。首先，要對檔案需求狀態實行優化控制。檔案需求是引發檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態的優化控制是檔案利用優化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態的優化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規律；二是對檔案需求認識狀態的優化控制，這種控制的重點在于通過引導使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認識狀態；三是對檔案需求表達的優化控制，這種控制的重點在于規范利用者的需求表達，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優化控制。這是檔案利用優化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務的質量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業界曾有人提出要滿足利用者的需求，現在又倡導“以人為本”，好像人人都應同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現在才可以用；也許現在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區別對待。當然，從長遠來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區別只是在一個相對的時間段上的區別。在一定的時間內，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權的干預，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調節，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權利，同時也有遵守保密法律和規定的義務。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現的是局部利益服從整體利益這樣一種關系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內容。

5、結語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現象并沒有進行深入的分析，也未進行歸納總結，這使得我國這方面的研究文獻比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現象進行了歸納與總結，同時還研究了現如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現象研究經驗的總結，僅供參考借鑒。

參考文獻

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[2]闞秀芬,黃東華.淺談企業檔案綜合管理中的統一分類[J].一重技術,2006(04)

篇10

（二）我國環保工作起步較晚

很多環境保護機構都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認識，導致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。

（三）我國的環保檔案缺乏統一的管理系統

而且對檔案數據的處理缺乏有效性，不能系統地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴格和規范的管理，導致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關附屬材料附上，再加上層層上報，導致信息的大量分散，不能形成配套的系統，也無法建立起有效的分析方法，不能實現信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發揮。

二、研究環保檔案數字化管理

（一）思想上重視檔案的數字化管理

重視環保檔案的數字化管理，要從領導開始，只有領導認識到環保檔案數字化管理的重要性，才能為管理好環保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設備和配置資金的投入，使檔案數字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認識，努力擺脫傳統環保檔案工作的束縛，確定環保檔案數字化信心。

（二）數字化管理歸檔基礎工作

對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關的收集與歸納制度，確定責任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關的技術鑒定，還要處理好和建庫成本間關系，把不合格、不應該歸納的電子信息進行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應的標記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產生到最后結束全程的控制工作，只有實現著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統計與應用。在文件歸檔過程中要做好數據的保護，避免數據的丟失，還要做好數據的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區別開來，實現原始電子檔案的安全。例如：要加強數字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負責人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發生，保證文件不會被橫傳與抽走，的環保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進行管理。

（三）以數據庫的建設為核心

數據庫的建設包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數據庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數據庫缺少深入的研究。例如：全文數據庫，既包括數字化電子文件，也包括紙質檔案，所以，必須要確定數字化范圍，優先確定重要程度建立數據庫。而全文數據庫的建設也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環保工作中產生了大量數據，都要認真做好數據采集，采用數字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數據導入與原文掃描等方法來實現，所以建庫要利用好已有數據的導入，防止出現重復性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進行嚴格的記錄，并且定期對備份數據進行檢驗，防止系統癱瘓或硬件損壞造成數據庫被損毀。要注意標準化的建設，保持數據格式的兼容性，而且數據庫建設要符合國家與行業的標準及網絡協議標準。

三、以軟件平臺保證數字化管理

環境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環保電子信息的出現，急需一個良好電子軟件平臺來管理環境監測數據、原始調查材料等檔案資料，才能使環境信息真正實現橫向與縱向資源共享。據統計，我國環保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發，也可以選擇國家環保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應用的是國家統一通用軟件和系統，可以防止重復性的開發與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現標準化與自動化的網絡建設，更好地克服兼容性，使系統聯網與信息資源更好地共享。選擇系統時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標準化和安全性，能夠實現網絡環境的支持和技術的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產出間關系，充分考慮到效率的問題，按照自身發展的特點，進行準確的定位，以綠色理念打造環保檔案信息管理平臺，制定環保檔案信息目錄，建立健全制度。

四、數字化管理對人員的要求

環保檔案數字化管理人員要了解環保檔案管理的相關業務，掌握計算機和網絡方面的專業技術，可以解決各種相關的技術問題，還要有良好職業道德、保密意識與責任感。數字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責與任務。可以說，環保檔案數字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現檔案信息的重要導航。由此可見，加強對數字化管理人才的培養是保證環保檔案數字化管理基礎，需要復合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓的方式，提高檔案管理人員業務、政治等方面的素質，確立考試的制度，實現檔案工作的標準化與數字化。

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1 醫院文書檔案工作的現狀

通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。其次，是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是其他工作部門調過來，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用到的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生和過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用

促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示于整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含：等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達出來。

目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續的被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網絡上共享2醫療服務管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結論

醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次更好的做好醫院文書工作。

參考文獻

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[2]王家壽.淺談醫院文書檔案管理的特點及幾點體會 [J]. 東京文學 ，2011（8）： 115-118.

[3]高菲.醫院文書檔案管理納入績效考評的具體實踐與探討 [J]. 北京檔案 ， 2013（4）： 89-92.

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[5]張媛.淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].經濟研究導報，2012（19）：207-208.

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[8]劉彤芳.對醫院檔案管理信息化建設的思考 [J].科技創新導報，2011，4（10）：43.

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(二)檔案統計的涵義及意義 

國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情況的統計；檔案利用的統計及分析。 

 

二、檔案統計的方法及作用 

 

(一)檔案統計的方法 

檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為： 

1檔案統計指標選定 

統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。 

2檔案統計調查 

檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。 

3檔案統計整理 

檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納 

4檔案統計分析 

檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。 

 

(二)檔案統計的作用 

檔案工作內容通常有六個環節，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用，在這六個環節中，統計是其中一個重要的環節，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。 

檔案統計是學校檔案事業建設的重要基礎工作。檔案統計是了解和掌握學校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業發展的重要手段。通過檔案統計資料，可以進一步認識和掌握檔案工作的基礎規律。提高檔案的管理、服務水平。檔案統計是學校檔案工作發展的依據。通過統計數據。可以準確地反映學校館(室)藏檔案的數量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在領導制訂檔案事業發展規劃時作參考和依據。檔案統計是上級部門對學校檔案事業監督的工具。檔案統計工作，可以客觀地反映學校檔案工作的發展水平，便于上級部門檢查督促。

(一)檔案工作的重要性 

檔案工作是揭示檔案工作有關情況及發展規律的一項重要工作。中央、國務院在對國家檔案局關于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。”檔案作為真實記錄歷史內容的重要工作決定了檔案價值的長遠性。 

 

(二)檔案統計的涵義及意義 

國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情況的統計；檔案利用的統計及分析。 

 

二、檔案統計的方法及作用 

 

(一)檔案統計的方法 

檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為： 

1檔案統計指標選定 

統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。 

2檔案統計調查 

檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。 

3檔案統計整理 

檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納 

4檔案統計分析 

檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。 

 

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數據挖掘技術是從許多的、不完全的、相對模糊的、存在噪聲的、任意的實際數據當中，找出其中隱藏的、人們原先不了解的、但又是實際存在的、有用的信息和知識的過程［1］。數據挖掘所得信息具有先前未知、有效和實用三個特征。決策者對挖掘所得信息進行分析，從中提取出隱藏的關系和模式，來對未來發生的行為進行預測。

(二)數據挖掘技術的運用

在使用數據挖掘技術的過程中，數學方法經常被用到，但在一些特殊的時候，也會用到非數學的方法。另外，使用數據挖掘技術過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數據。在使用數據挖掘技術過程中，利用對相關數據進行挖掘、收集和分析得出相應的結果，并且這個結果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優化查詢、過程控制、決策支持及數據維護等方面［2］。然而，由于數據挖掘技術特性，其在使用的過程中，涉及學科比較廣，并且還涉及數據庫、數理統計、人工智能、并行計算、機器學習、可視化等許多領域。數據挖掘技術中，常用到的有規則歸納、決策數、人工神經網絡、遺傳算法，以及可視化等技術。

二、數據挖掘技術的形式

數據挖掘分為描述型與預測型兩種形式。描述型是對數據中存在的規則進行描述，并且依據數據具有微觀性的特點找出其表征的、普遍性強的、概念層次較高的、比較宏觀的知識，并對數據進行概括總結和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預測型是分析和處理現有的數據，來獲得某類事物中某些屬性的內容，或者是預測出某類事物將來形成的規律等。在使用這兩種挖掘技術時，經常用到的方法有分類方法、關聯方法和粗糙集方法。

(一)分類

在運用計算機數據挖掘技術的過程中，分類是挖掘技術里的重點部分。數據收集的好壞，以及收集的數據的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運用挖掘技術的過程中具有非常重要的作用。分類是對數據庫屬性進行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據數據形成的訓練集，來集中對部分數據進行處理劃分。然后，再對余下的部分數據做測試，在測試滿足要求以后，遵守對應的規則對其分類。在實際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標屬性、組成訓練集、研究屬性、算法選取、分類計算、結果顯示、選出測試集、分類規則驗證、輸出分類規則等［2］。

(二)相關規則

相關規則是數據挖掘技術中，比較簡單實用的關聯分析規則。它可以準確地將相關數據進行描述，并且能夠對數據進行嚴格分析。在相關規則使用過程中，主要是對具體事物進行描寫，并按照相同屬性進行結合，然后對其進行總結概括，找出其共同屬性和模式。一般會將關聯規則直接應用到數據庫中，統一地記錄下每個事物得出的數據，不但可以正確地記錄數據，同時消減了數據的搜索空間，使得整個運行系統得到改善和提高。

(三)粗糙集

數據挖掘技術中的粗糙集是被用作對不精確和不確定性知識進行研究的一種數學工具，在系統整個使用中占的優勢比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時，相應的信息不需要了解，并且在運算的時候，算法比較簡單且容易控制，得到大量的計算機用戶的喜愛。其次，在運行粗糙集的過程中，能從數據中發現異常，排除知識發現過程中的噪聲干擾，同時還能將這類數據的規律在最短時間內找出，并利用表格對其進行歸納總結，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應用有些規則的過程中也會出現不確定性。應用數據庫的時候會產生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對其進行處理，這樣就使得數據挖掘的效率得到大大提高。

三、挖掘技術在檔案管理中應用的意義

記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計算機網絡的迅速發展，在管理檔案信息的實際應用中，引入挖掘技術可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數據挖掘技術應用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。

(一)提高檔案信息管理的安全性

檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價值的表現就是檔案信息的實體。對檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時間應越長越好。保存得越長遠，越體現了檔案信息的價值。其使用價值相對應地增大了，被使用的頻率也相應地增加，使保管工作非常困難，使用次數越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時，保密性是檔案信息管理的另一項重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關人員的隱私權受到侵犯，還有可能對其以后生活造成消極負面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數據挖掘技術運用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發生，從而保護檔案信息實體和內容的安全。

(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本

檔案管理工作中引用數據挖掘技術，能夠有效改變以往傳統的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數據挖掘技術，工作人員的管理時間被大量節省，處理檔案信息的速度得到提高。同時，還可以加快檔案鑒定工作的發展。檔案管理工作中的一個重要環節就是檔案的鑒定，傳統的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經驗來實現的，具有主觀性。數據挖掘技術的運用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據可依。

四、數據挖掘技術在檔案信息管理系統中的運用

隨著計算機信息化的迅猛發展，檔案管理工作也需要進一步的完善。過去的檔案管理方式已經不能適應當代社會的需要，很多數據信息無法有效地使用。要想有效地利用現有的檔案數據，使其價值得到充分發揮，使用數據挖掘技術把那些隱含的信息挖掘出來，對其總結和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數據挖掘技術，能讓挖掘出的知識信息得到發揮，并且能使檔案數據信息價值被充分地利用。檔案管理中應用數據挖掘技術的方法有以下幾種:

(一)檔案分類法

檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當中。在檔案進行分類的過程中，數據挖掘技術能夠詳細地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。

(二)檔案收集法

檔案收集法是先分析數據庫中的數據，并通過對這些數據做詳細的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測試樣本進行對比，一旦經測試后有一個模型與樣本相符合，就可以依據這個模型對管理對象進行分類。