引論：我們為您整理了13篇檔案整理服務要求范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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一、目前內河船檢面臨的主要形勢

1、工作量不斷增加

1）船檢延生業務較多。《船舶噸位證書》發證新方案，使《噸位證書》新發、換發工作量和流程增加。船舶更新補貼實船驗查和拆解監督，船檢參與具體實施。船舶安檢、事故調查的技術支持，也常需船檢參與。

2）船廠減少導致路程耗時大增。環保進步使內河大量船廠被拆除，本地船舶只能到外地船廠修理，驗船師赴外地檢驗路上耗時多，大大影響單次檢驗效率。

3）單位船艇管理由船檢具體實施。對海事船艇的加油、維修、日常管理等的工作，多由船檢來管理，也成為船檢的工作量之一。

4）上級船檢指派工作增多。船檢人員缺少現象從上至下，為完成好工作，上級船檢的工作指派到下屬基層船檢落實數量不斷增多，增加基層驗船師工作量。

2、船檢質量和服務要求不斷增加

1）安全要求提高。船檢是船舶安全的第一關，涉及到船舶性能安全，從建造檢驗到營運檢驗，一旦因細節沒有落實到位導致船舶事故發生，相關船檢人員被追究責任風險加大。

2）質量要求變廣。一方面是防油污、防生活污水、防船舶垃圾、防空氣污染等新項目的不斷出現；另一方面對現有項目的具體細化點，在深度上不斷增加。

3）對船檢服務要求在提高。船民希望檢驗時船舶停航的時間盡量少，既希望檢驗地點能離船舶航線越近，又希望在檢驗后能盡量快的拿到辦理好證書，要求提高。

3、船檢人員配備不足的矛盾突出

1）業務量不斷增加與人員緊缺的矛盾。船檢業務量在不斷增加，但是驗船師隊伍卻在縮小，不平衡性得到進一步擴大。

2）要求不斷提高與人員缺少的矛盾。在船檢安全責任和社會服務要求不斷增加的形勢下，對船檢崗位人員配置需求是不斷提高的，但在崗人員與現實需求相差很大。

二、一線站所增設船檢點的好處

以上船檢的問題，歸納為三點：一是船檢人員缺少；二是業務量增大；三是對船檢工作要求提高。應對辦法是，在一線站所增設檢驗點，站所人員參加船檢，實現一崗多能，從而擴充船檢隊伍，保障質量和服務的提升。

站所增設船檢點有以下好處。

1、解決船檢困境

在內河各一線站所設立船檢點，每個站所培養兩到三名注冊驗船師，形成處船檢到點機動檢驗，站所定點靜態檢驗、證書當場辦理的模式，對解決船檢困難、提高船檢質量、提升船檢服務水平、促進船檢發展相當有效。

2、提高站所業務

站所增設船舶檢驗業務，配置驗船師，對提高其它業務能起到促進作用。船檢人員熟悉船舶的安全指標、機電性能、設備配置、結構布局等項，可很好的促進站所安全檢查、專項巡查、事故處理、防污治理、船艇管理等。

3、船民得到便捷

通過在站所設立船檢點，船民可以到最近的點申請船舶檢驗，檢驗中問題整改后確認也方便；可以及時辦理證書，省下船民辦證來回跑的時間和交通費。船民可以享受到更加快速、便捷的船檢服務。

三、站所設點的配置要求

1、制度設置

內河站所船檢業務設立，以年度檢驗、展期類附加檢驗兩類為主，其它類檢驗以適當配合輔助。兩類主業務，項目相對較少，操作相對簡單，規定相對明確，現場性和及時性要求較高，很合適在現場站所設置。

2、人員配置

各站所驗船人員配置，主要是有取得C級注冊驗船師證書的人員。目前，上級鼓勵符合條件的職工參加注冊驗船師考試，為參考人員提供良好條件。符合條件人員只要報考，花精力備考，可以順利取得證書，并具備檢驗內河船舶的能力。

3、硬件設施

船舶檢驗的硬件設施，主要為現場檢驗的工具、打證發證設備，各站所都可配備。

4、軟件系統

配套軟件系統主要是“船舶檢驗管理信息系統”，使用簡單，站所相應電腦上安裝好系統，做適當培訓，即能上手使用。

四、具體實施方案

1、職能設置

站所設立船檢業務，既發揮站所在現場的優勢，提高當場辦理能力；又現場特點，要具有可行性。

1）相關職能

站所配備的船檢人員嚴格按國家、省局、市局和處對船檢流程監控和紀律的要求開展工作，在規定范圍內進行各項目檢驗。

2）業務內容

年度檢驗，對符合條件的船舶進行年度檢驗各項目檢查確認，做好記錄；對發現的問題，督促整改；檢驗合格后證書辦理，檢驗費收繳。

展期附加檢驗，對申請船舶進行條件審核，給符合條件的船舶進行檢驗辦理。

船檢其它確認，參加驗船人員業務培訓和考核，抽取一定人員次數參加其它類檢驗業務的實踐；對部分換證檢驗、中間檢驗問題整改后船舶進行確認。

檔案整理，對發證后的船檢檔案進行整理，并定期移交檔案管理員入檔。

船艇管理，配合分管所長做好所屬海事艇維修、加油、應急處理和船員管理等工作，落實問題的解決。

2、業務流程

1）年度檢驗

流程表示：船戶領取并填寫遞交檢驗申請表申請檢驗現場驗船師確認待檢船舶符合性驗船師對符合檢驗的船舶進行現場檢驗驗船師對檢驗中發現的問題提出整改要求驗船師填寫好檢驗項目單簽字確認需整改的船舶進行問題整改整改好的船舶申請復檢驗船師對整改好船舶進行項目復檢驗船師進船檢系統對合格船舶進行證書辦理打印證書簽署收費發證驗船師對發證后船檢檔案整理移交檔案到檔案室。

遇到問題移交處船檢作進一步處理。

2）展期附加檢驗

流程表示：船戶領取并填寫遞交檢驗申請表申請檢驗現場驗船師確認待檢船舶展期條件相符性驗船師進船檢系統對符合展期船舶進行展期操作打印證書簽署收費發證驗船師對發證后船檢檔案整理移交檔案到檔案室。

3）船艇管理及其它

船艇管理，按船艇管理的規定及制度，站所驗船師配合分管所長做好船艇維修、加油、應急處理和船員管理等工作，相關流程按《海事船（艇）管理手冊》操作。

其它事項流程，根據單位統一安排，站所船檢人員協助處船檢做好其它船舶檢驗相關業務。

3、其它保障

1）業務培訓。定期組織各驗船師進行業務培訓及檢驗交流，開展業務實踐操練，對站所驗船師的問題及時解答。

2）人員協調。站所船檢師兼負站所內其它業務工作，當與船檢業務發生沖突時，服從統一指示。

3）業務量統計。檢驗發證后，在業務量登記冊內做好登記；每月24日前將當月檢驗業務量報處船檢匯總。

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二、檔案服務在管理體制上的創新

“創新是事業發達的不竭動力”。首先，檔案服務創新要在管理機制與管理體制上創新，這樣才能促進檔案管理水平與服務效率的提高。在創新思想的指導下，要加強檔案工作人員職業道德教育，每個行業都有每個行業的職業道德，檔案職業也不例外，應根據單位的實際，制定符合行業和單位實際的道德規范和實施細則，并對檔案工作者統一進行培訓，使得大家都能很好地遵守。對于各部門的職能，也要有相應的規則，并適應創新服務內容、服務方式、服務范圍、服務職能的需要，使得各部門合理分工，各部門、各個工作者各負其職，加強聯系，密切配合，共同做好檔案工作。此外，還應制定一套獎懲制度，并嚴格執行，定期檢查與評議執行情況，表彰先進，懲罰落后，做到充分發揮每一名檔案服務人員的積極性和創造性，在單位內部形成人人都想爭創一流工作業績的良好氛圍，用檔案管理體制上的不斷創新促進檔案事業的不斷發展進步。

三、檔案創新服務要有超前意識

在當前新媒體時代背景下，檔案的管理服務也要實現信息化、數字化，雖然電子文件、數字檔案已經用了多年，如何確保電子文件、電子檔案移交進館并進行有效整理、保管與利用，已經不僅僅是計算機專業技術部門獨自考慮的問題了。檔案信息化、數字化、現代化建設正在逐步地滲透到檔案管理的各個環節。因此，檔案整理工作必須大膽創新。檔案整理創新應體現在：既要傳承弘揚仍然適用的傳統的手工整理檔案的方法，又要發展超越傳統的檔案整理思維模式與具體整理方法。切不可因創新而丟掉傳統，應利用現代信息處理技術拓展檔案整理思路與方法。

檔案服務創新對檔案整理工作提出了新的、具體的要求，這就為檔案整理以及檔案基礎性工作全面提升提供了更加廣闊的展才華與實施創新能力的舞臺，為檔案工作者開拓出更加廣闊的外部創新環境與發展空間，并促使檔案整理工作構想與方法做到結合實際的調整。可以說，檔案服務創新在促進檔案基礎工作創新中具有不可替代的重要作用。

營造良好的創新氛圍，使檔案工作者能及時接觸新鮮事物，了解檔案工作的現狀及發展趨勢，增加新的知識，逐步形成一種開拓精神和超前意識，強化服務職能。在檔案的服務創新方面，要站位高，考慮全，并對檔案的來源等方面要深入調查研究，挖掘檔案背后的故事，這樣才能提高檔案資源合理利用率，才能為檔案的利用者提供全方位的服務。

四、網絡環境下的檔案創新服務

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提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業的檔案，如企業有基建、設備、產品、科研、會計等檔案；公安機關有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現實工作、服務社會。一是基礎管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎管理功能、法律憑證作用正是市場經濟不斷深入發展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉變經濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領導有沒有管理意識和能力的表現。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領導有沒有文化的表現。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發展戰略、促進文化名市建設有著重要的意義，也可以說是我市文化建設的一項根本性工作。

現在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關考核領導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現實服務、替未來著想、對歷史負責的態度，要以科學發展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。

二、各級檔案部門和檔案工作者要創新工作，突出重點、做好服務。

檔案工作要創新，首先是我們要樹立創新的意識，其次要明確創新的重點：—是要管理創新，推動檔案事業加快發展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創新工作要圍繞服務大局拓展建檔領域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經濟、社會的新發展，去拓展新的建檔領域。如近幾年我市抓的重點工程建設項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設項目來拉動經濟的發展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設計、勘探、施工、監理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創新工作要善于采用新技術。社會的發展、科技的進步使檔案及其工作發生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質為載體，而現在不但有紙質為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創新工作就要善用新技術，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術、改善工作手段連在一起，如我們現在產生于各級機關事業單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網絡等先進設備、技術來收集、數據保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區和省直單位的文件就可以全文上網，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網絡查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網絡化傳輸技術的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網絡傳輸技術。拓展檔案館服務要加強檔案的開發利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產品甚至文化商品，并結合推介、宣傳*開發圖片檔案辦好展覽等。

三、各級黨委、政府和各部門要以科學發展觀為指導，推進檔案事業與經濟等各項工作協調發展。

近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業，一年才二、三萬元的經費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態；信息化建設滯后，直屬機關事業單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區檔案館的信息化建設還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業的發展與我市經濟、社會和各項事業的發展不夠協調，應該引起各級黨委、政府以及各單位領導的高度重視。一要加強領導。各單位都要明確分管的領導，各級分管檔案工作的領導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領導在抓好經濟工作、熱點工作的同時，要以科學發展觀為指導，協調好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協調、持續、快速運轉。所以，希望各級領導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領導的了解和支持。二要增加投入。《檔案法》明確規定檔案事業要納入社會發展的規劃，各地各單位不但要把檔案事業、工作納入規劃，而且檔案事業發展的經費要有—定的保證，使之與其他事業發展相協調。具體來說，除了正常的辦公經費之外，檔案館的事業經費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領導做好這件工作的協調。三要配置好人力資源。各級各部門的領導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業人才的配置，以適應檔案工作快速發展的需要。目前各縣（市）區檔案部門已出現嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領導以高度負責的精神協調好檔案部門人員的配置。

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科研檔案是農業院校檔案的重要構成部分，是學校科研活動的真實記載，是保護學校知識產權的重要依據，因此，搞好科研檔案工作對農業院校來說有著極其重要的意義。

1　農業院校科研檔案工作的現狀

1.1　立卷單位多而分散

根據檔案材料形成單位立卷的原則，一所學校，每年都有上百個課題結題，也就有上百個立卷單位。要對這眾多的課題組進行具體的檔案業務指導，這對于面向全校、統管門類眾多而只有少數人員編制的學校檔案部門來說，其有效指導難免會顧此失彼，從而影響課題的及時歸檔和立卷的質量。

1.2　課題組成員的臨時性與檔案工作的專業技術性產生矛盾

檔案工作是一項專業技術性工作，即使是一個專業檔案員，也需要經過專業基礎的學習，再加上一定的工作實踐經驗積累，才能逐步熟練。由于課題組是隨科研任務的需要而組合的單元組織，其成員的臨時性和流動性使其難以熟練掌握立卷的原則、方法和技能，加上科研人員大多數是雙肩挑的，工作繁忙，確實很難有時間按檔案工作的要求做專門的資料收集。保管，整理、加工等歸檔立卷工作，從而影響了課題立卷的質量和落實。

1.3　科研檔案形成的渠道多

一項科研任務從選題申報，評議審批、組織實施到驗收鑒定，涉及到項目主管部門，學校管理部門以及課題組三個系統，其檔案原始材料產生于這三個系統，歸檔時需要人為地將它們有機組合在一起，否則就有可能造成檔案被分離而欠準確、完整和系統。這也增加了科研檔案工作操作上的困難，例如從立題到實施過程中，課題組處于被管理的位置，項目和成果報批、評審的材料不可能到達他們的手中，因而課題組就無法按基層單位立卷的要求獨立完成科研檔案的全部立卷任務。

1.4　科研檔案材料形成的周期長，集合材料需要跨年度進行

一項科研任務往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范圍廣、參與的人員多，檔案內容復雜，極易產生分割和疏漏現象。由于學校檔案管理部門不直接參與科研管理工作，不掌握全校科研活動的狀況，因此難以做到及時督促歸檔或清楚地知道是否該歸檔的都已全部歸檔了。由于不了解科研的全過程，對各個案卷的內在有機聯系也就不大了解，不易發現遺漏、分割或重復的現象。如課題的研究材料和成果材料，可能會因時間的差別而被分割為兩個檔案。

1.5　科研檔案材料的定級具有滯后性

就單項研究課題而言，其預研期和立項后的前期、后期各階段重要程度可能發生變化，也就是在不同階段，其級別可能發生變化。例如，某個課題在啟動時可能是校級自選，隨著進展，可能升級為省部級項目以至國家級項目，其形成的檔案材料的重要程度和級別也隨著發生了變化。但從檔案材料的系統性，完整性來說，這個課題各階段的檔案材料是不可分割的，這就為確定進館檔案的級別內容和數量造成困難。特別是不掌握科研的動態變化過程，就難以做好立卷工作。

1.6　科研檔案歸檔工作尚未建立統一的約束機制

雖然《高等學校檔案工作規范》中規定凡申報成果獎必須要有檔案部門出具的歸檔證明方可受理。但由于目前檔案工作的領導體制上還存在缺陷，我國有些科研主管部門還未統一制定這一規定，致使有些項目可以不經過歸檔審查便被授予獎勵。此外，申報獎勵的畢竟只是少數，許多已結題而不報獎或暫緩報獎的項目更沒有歸檔的約束，從而有可能造成大量檔案材料長期游離在外，甚至流失。

2　加強學校科研檔案管理的辦法

為解決科研檔案管理中存在的問題，筆者認為應從以下方面進行思考

2.1　堅持依法治檔，強化規范管理，實行集中統一管理

《高等學校檔案工作規范》明確規定：“科研檔案必須集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發和利用。”學校要根據有關法律法規及結合本校的實際，制定相應管理制度和措施，規范科研檔案歸檔的質量、數量，時間要求等細則，明確相應的獎懲措施，做到有法可依、有章可循，確保科研項目檔案的完整性和科技含量。具體措施有在科研項目課題立項之初，項目課題組應指定專人全程負責科研材料和管理，檔案部門應對科研材料的收集，積累。整理進行專業指導：科研項目完成后，由項目負責人將平時積累的科研文件材料整理歸檔，在上報成果、申報獎勵時，由學校檔案部門加蓋檔案驗收專用章，同時審查歸檔材料是否齊全完整，歸檔材料不完整的不予驗收、鑒定、申報獎勵；項目獲獎后，獲獎材料也應歸檔，學校對達到規定級別的獲獎項目進行表彰獎勵時。必須由學校檔案部門出具歸檔材料合格證明，否則，學校不予獎勵。

在日常管理中，要堅持“三納入”、“四同步”。“三納入”即科研檔案工作必須納入科研管理制度，納入科研工作計劃、納入科研人員的工作職責范圍。同時做到“四同步”，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收，鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。此外，檔案部門不能“守株待兔”，消極等待科研檔案的自動歸檔，應主動深入到各科研課題組，協助、指導做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，使科研文件材料從形成之日起便進入有序的控制狀態，并將這種有序控制貫穿于整個科研活動。

2.2　加強宣傳力度，增強科研人員的檔案意識

采取多渠道與多種形式廣泛學習、宣傳，貫徹《檔案法》和《高等學校科學技術研究類檔案工作規范》，進一步提高學校各級領導，科研管理部門，檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法規，增強科研人員的檔案意識，使他們認識到在科研活動中，材料的形成、積累、整理，歸檔是科研活動必不可少的環節，是科研人員不可推卸的職責。

有的科研人員認為自己的科研成果、材料應歸自己所有，這是錯誤的。《檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，明確科研人員在科研檔案方面的法定權利與義務，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，從而調動其積極性，使其從思想上重視科研檔案工作，并在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動學校科研檔案管理工作的發展。

2.3　加大開發利用力度，提高對科研檔案價值的認識

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面對新的形勢，高校檔案部門應該與時俱進，開拓進取，針對高校特點，圍繞服務創新做文章，敢于突破那些與時展不相適應的工作觀念和模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，努力為高校的發展提供我們的優質有效的服務，中國夢也是我們檔案工作者的夢。為了更深入起見，本人從服務到創新談點看法。

首先是服務要創新的條件。檔案部門作為一個保密單位，長期處在一個比較封閉的狀態，特別是高校檔案部門與社會上的聯系甚少，由此而形成了保守封閉、按部就班、因循守舊、消極被動的傳統觀念。盡管這些年有了不少改變，但仍不能適應時展要求。我們必須進一步解放思想，突破習慣性思維和經驗思維，大力弘揚緊跟時代、開拓創新的精神，逐步樹立改革意識、科技意識、競爭意識、用戶意識、文化意識、效益意識、法律意識和開放意識，為創新服務打下堅實和良好的思想基礎。

為更好的有效服務于高校中心工作，檔案部門要進一步打破憑證評價，決策參考功能的局限，突出教育、交流、咨詢功能，創新信息傳播、中介服務、文化休閑功能，將單純的保管貯存檔案的場所逐步改造建設成集檔案實體管理和信息加工的基地，檔案科技研究和教育培訓基地、檔案開放利用基地為一體的新型機構。

其次，高校檔案館應該成為進行愛國、愛校教育和研究學習的重要陣地。高校檔案館是學校的歷史寶庫，可根據實際需要，利用館藏和實踐挖掘結合的辦法建起校史室、榮譽室、教學及科研成果展覽室等場所，使之成為學校師生和外來人員了解學校的一個窗口。還可以利用出版畫冊，編寫史志，制作錄音帶、光盤、影視片等形式，開展紀念、宣傳、教育活動。高校檔案館作為文獻資料的匯集地，是信息交流的重要機構，要充分發揮其檔案信息中心的作用，利用現代化技術手段，挖掘、整理和傳遞檔案信息資源，把小文章做大，使“死”檔案變“活”，為教學科研和社會服務。

隨著高校的改革發展和社會的轉型進步，要進一步改變檔案資料門類單一、結構不合理的狀況，檔案收（征）集范圍應該繼續擴大，向教學研究第一線，甚至家庭和個人眼神，增加檔案資料信息儲存量，不斷豐富館藏。檔案人員要熟悉學校工作系統，了解學校中心工作，眼見六路，耳聽八方，一方面挖掘充實調整原有檔案門類的內容，另一方面要注意根據實際情況，建立健全名人檔案、特色檔案、專業檔案、信用檔案和家庭檔案等新的檔案種類。檔案服務內容的創新，還要注重在實現檔案利用“物的傳遞”向“信息傳遞”轉變的同時，也實現向“知識傳遞”的轉變，并發揮檔案部門專業管理、專業技術、專業人才、專業設施裝備等方面的特有優勢，提供多層次、多內容的服務。

再次，為了更好地體現服務的主動性、針對性、廣泛性和開放性，應該實行“擴展服務”，切實轉變服務方式。在實際操作中，從查閱式服務轉向咨詢式服務，從閉門等待服務轉向超前推銷服務，從預約聯系服務轉向跟蹤服務，從提供紙質資料服務轉向電子載體和紙質資料并用服務，從平面服務轉向平面與網絡空間相結合的立體服務，從專門提供利用轉向利用、休閑一體化服務，從檢索工具式服務轉向編研成果式服務。

當今社會科學技術發展日新月異，高校檔案系統必須而且也有條件綜合利用現代化信息技術，包括計算機技術、信息貯存技術、安全保護技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體技術，不斷實現技術創新，逐步建立數字化檔案館，實現檔案管理自動化、館藏檔案數字化、信息傳遞網絡化、信息存儲海量化、信息組織標準化和檔案信息共享化。這里著重談一下網絡化問題。高校檔案信息不能“藏在深閨人未知”，要積極進入校園網、局域網和互聯網，建立檔案信息網頁，并不斷對網面內容進行修改、完善、更新充實、從而更加迅速、便捷、大量并且安全地傳播信息。

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進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，檔案管理發生了革命性的改變，這種改變既有橫向的，也有縱向的，這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。

一、檔案管理面臨三大改變

首先就是檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變，這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變：之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡，面對紛繁復雜、數量龐大的電子文件，傳統檔案館已很難按原有的策略進行檔案收集，數字時代的檔案館或許不再必須接收各機關、組織的電子檔案，而主要是對分散的檔案信息集中管理控制并使其便于公眾利用；而檔案的實體很有可能將繼續保存在產生它們的部門的硬件與軟件環境中，檔案實體或許將有集中統一保管向分散式保管模式轉變。

基于上述檔案館及檔案實體的變化，在數字時代，檔案服務工作也將發生變化。這種轉變首先體現在現在檔案管理的服務形態上，傳統的檔案服務工作主要是在檔案館的閱覽室完成的，一般流程是：根據服務對象需要—從庫房提取檔案給服務對象查詢—送回庫房，這個流程主要是在檔案實體這個“物”上進行；而在數字時代，由于互聯網技術的發展和檔案實體的數字化，檔案信息傳遞將不受時空限制，用戶或許可根據自己享有的權限隨時隨地在網上檢索和查詢所需的檔案信息，大部分用戶可以利用網絡服務終端進行自我服務。在這種背景下，檔案館的服務方式也從單一的“物”的服務向多元、多層次的服務模式轉變，檔案館工作人員的工作重點也將轉變成對檔案實體的信息加工，將無序變成有序；豐富館藏；為服務對象提供信息引導服務。

另外，隨著數字時代帶來的檔案形態的改變，數字時代的檔案館工作人員對檔案實體的保護與管理的重點也將發生變化，檔案管理工作從往昔的重點保護檔案轉變為重點保護檔案信息，注重計算機安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失將是檔案館工作人員的重點。

二、新形勢背景下，檔案管理工作面臨的諸多挑戰

數字科技是一把“雙刃劍”，隨著數字時代的來臨，檔案管理工作在面對上述轉變的同時，也不得不看到目前我們存在的諸多機遇帶給我們的挑戰：

1.目前的數字化管理水平不均衡，管理系統軟件不統一。當前，雖然差不多所有的單位都已普遍使用了計算機系統來進行管理檔案工作，但是這種建立在單位和系統內部的管理，基本上都是各自為戰，沒有一個統一的標準。不同的主管部門的單位，使用著不同的數據庫管理系統，功能不同，類型不同，檔案人員需要重復管理、重復錄入，這不僅帶來了大量的時間上的浪費，而且還會因為數據龐大和人的差異，由此帶來的工作量和可靠性，不得不值得懷疑。

2.對數字檔案的認識還比較滯后，制度建設落伍。目前通行的檔案管理的相關制度，都是建立在紙質檔案為主時代的制度之上的，對數字檔案的認識則主要是影像資料等，還沒有對真正意義上的數字檔案形成一個相對統一的認識，數字檔案的收集、整理、管理及應用在法律上、制度上都還沒有形成一定的較為統一的概念，沒有形成合力，無法形成一定的效力。

3.傳統的立卷制度也將面臨改革。由于數字技術的發展，我國原有的立卷制度也從“案卷級管理”變為了“文件級管理”，文件不裁不訂等方法也都是為了適應數字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已經無法完成相關要求，原有的立卷制度已嚴重制約了現代檔案工作的發展。由于沒有一套統一的規定，在目前這個探索時期，各部門、各系統各行其是，給檔案的管理、保存、統計、整理都帶來了一定的影響。而且，如果不及時予以處理，這種影響產生的后遺癥將會在較長時間里影響檔案管理工作。

4.缺乏高級管理專業人員，檔案管理工作投入不足。受傳統觀念的影響，目前檔案管理工作人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡，已成為制約檔案管理工作發展的一個重要因素。

另外，同樣是受到傳統觀念的影響，檔案管理的投入不足也是影響檔案管理發展遇到的重大瓶頸。而投入的不足，又與現代化的檔案管理的意識有直接關聯。由于現代檔案管理意識普遍較低，導致檔案管理投入不足，尤其是基層單位，設備更新換代滯后，基礎設施簡陋，安全措施沒落實，相當部分的檔案室建設不標準、不規范。至于檔案室的自動化、數字化建設，那就只能說是一種奢望。

三、檔案管理人員該如何應對挑戰

面對機遇與挑戰，數字時代的檔案管理工作究竟該如何去尋找突破呢？筆者認為：

1.應該加大對檔案管理工作的投入。加大檔案管理工作的投入，既包括物質投入，也包括人才投入。要不斷改善檔案管理的硬軟件環境，提高檔案管理的硬件配置，提升檔案管理的人才素質，強化人員培訓，使之不斷適應日趨復雜的檔案管理現狀。

2.檔案管理的決策者和執行者都要轉變觀念。觀念轉變是一切物質轉變的前提，決策者和執行者需要不斷提高對數字時代檔案管理的認識，正確認識到檔案管理工作在當前時代背景下的重要作用，實現管理型向服務型的轉變，不斷完善服務理念。

3.檔案管理工作人員要加快業務能力的提升。首先，檔案管理工作人員要加強學習，提高創新能力和對新時代檔案管理方式變化的適應能力。隨著社會的不斷進步，科技的迅猛發展，知識更新換代的速度越來越快，周期越來越短，檔案管理人員如果不加強學習，加快業務能力的提升，不及時了解檔案管理現代化的現狀及趨勢，很有可能不能適應社會發展對檔案管理提出的諸多新要求，就不能勝任日趨多樣化的檔案服務要求。唯有不斷的主動學習、積極學習，及時掌握信息技術和現代管理等相關知識，不斷提升數字技術的能力和水平，才能適應現代檔案管理的要求。與此同時，作為現代化的檔案管理人員，還要富有創新精神，不斷拓展檔案資源的內涵和外延，最大限度地發掘檔案服務的潛質，提升檔案服務的水平，以適應現代化的檔案服務要求。

4.要上升到制度層面，國家及有關管理機構要加強統一的調度和管理，形成統一的、可操作性強的管理體系和工作方法，緊跟數字時展的步伐。

一方面，要加快建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

另外一方面，制定科學合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范。隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范，將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

與此同時，國家檔案管理機構還要研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件，解決管理軟件“程出多門”的現狀，從根本上解決管理檔案的不均衡性和軟件環境的復雜性現狀。

綜上所述，只有多管齊下、多措并舉，通過檔案管理人員、檔案管理決策人員的共同努力，才能促進我國檔案管理事業的高速發展。

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3、負責每日對公共區域進行巡視，并做好日常記錄，發現各種不安全隱患及需要維修的設施設備及時通報相關部門進行處理;

4、負責業主委托代辦服務的咨詢及服務工作，及時反饋相關信息;

5、負責收集客戶、業主信息，建立前期客戶檔案

崗位職責2：物業客服管家崗位職責1、熟悉項目部各項管理制度、收費標準及用戶情況;

2、定期整理客戶資料;

3、協助客戶服務部主管制定項目部清潔設備使用方法及操作規程;

4、負責辦理業主入住手續，裝修審查;

5、負責裝修檔案、業主檔案、項目部文書檔案的管理;

6、負責項目部公共鑰匙的管理工作;

7、負責準時向客戶派發各種費用的交費通知單;

8、追收管理費及其它費用的工作;

9、接待處理業主投訴、記錄，向執行部門反應，并進行反饋、上報;

10、負責對投訴的處理結果進行回訪，并做好回訪記錄統計總結;

11、協助處理突發事件，并負責處理善后工作;

12、制訂一般之文書通告表格等工作;

13、負責項目部的文件收發及傳達等日常工作，妥善保管物業項目部的文件;

14、按上級領導的要求及時與業主溝通，反饋有關信息;

15、負責項目部文件的擬定和整理歸檔工作;

16、負責辦理各類對客代辦業務;

17、完成上級領導交辦的其它工作;

崗位職責3：物業客服管家崗位職責1、熟悉物業公司各項管理制度、收費標準及其它部門的工作職能、工作范圍。

2、熟悉園區環境及各種配套設施的公共設施的位置，各樓宇的外觀結構、單元戶數、入住率等樓宇的綜合情況。

3、與住戶保持良好的關系，定期開展回訪工作，向住戶解釋說明物業公司的有關管理工作細則、管理公約、住戶手冊等，能靈活正確運用國家有關的法令法規和公司的有關規定，巧妙的處理好每件事情，維護公司的利益和聲譽。

4、負責區域內物業管理各項工作的巡查，督查園區內各崗位工作質量，善于發現工作中存在的問題或安全隱患，跟進、處理有關違章整改事宜，認真做好巡查記錄，及時將巡查發現的問題以《工作聯系單》報相關部門處理。

5、全面負責收樓及收樓后的遺留工程以及日常維修工程的跟進完成，受理業主在保修期內的房屋維保修事項，及時聯系或發函施工單位處理。

6、定期檢查空置單元，發現需整改事項及時聯系施工單位處理。

7、受理前臺傳達的工作信息，接受住戶提出的投訴或服務要求，及時到現場實地了解，經有效分析后轉交相關職能部門跟進處理。

8、負責起草對住戶發出的溫馨提示、通知、通告等文件，督促各部門通告按序張告及歸檔，包括文本格式、定期拆撕等。

9、負責跟進《保安日報表》中反映的事項，制定當天工作維修單，及時監督相關部門的維修和驗收情況。每月整理《保安日報表》和公共維修單并存檔。

10、全面負責各區車位管理工作。更新各區車位表及變更資料、催繳車位費，分析車位租賃管理問題，制定管理方案。現場了解各區車位租賃情況，跟蹤噴牌、擦牌等工作情況，處理有關漏費、欠費、逃費等問題;定期更新各區車位表，如半年度或一年度更換一次車位表，視車位表的使用情況而定。

11、負責協助保安部、工程部處理突發事件，并及時上報管理中心主任。

12、協助組織、開展社區文化活動和宣傳工作

13、執行上級所指派的其他工作。

崗位職責4：物業客服管家崗位職責1)負責業主辦理入住的各項準備工作，及入住流程辦理和后續的服務工作;

2)負責物業管理區域內環境衛生，園林綠化及返修施工的監管工作，發現問題及時跟進相關人員處理;

3)負責每日對公共區域進行巡視，并做好日常記錄，發現各種不安全隱患及需要維修的設施設備及時通報相關部門進行處理;

4)負責業主委托代辦服務的咨詢及服務工作，及時反饋相關信息;

5)負責收集客戶、業主信息，建立前期客戶檔案。

6)根進所服務區域的樓宇維保修工作，對每日工作進行跟進、記錄、拍照，并反饋相關部門及業主。

7)對區域內的保潔服務進行業務的組織、指導和管理工作;

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隨著社會經濟和信息技術的不斷發展，為跟上時代的步伐，科學地管理檔案，檔案室響應號召，積極地開發檔案管理軟件，以將紙質的庫存檔案輸入計算機。將上萬份的檔案手動輸入計算機，需要檔案工作者有極強的責任心。此外，細心、耐心也是必不可少的，因為檔案問題關系重大，容不得一點馬虎。沒有吃苦耐勞，樂于奉獻的精神，怎么能做好檔案管理工作呢？

二、檔案工作者要了解檔案與相關事物的關系

（一）檔案與信息

信息既不是物質，又不是能量，而檔案由檔案載體和檔案信息構成，因此，檔案是物質。檔案中包含著信息，是重要的信息資源。還有一點應該注意，就是檔案信息絕不僅僅指檔案文字或圖紙、數據等形成者主觀所要表達的信息，還包括檔案載體信息和信息元素排列的結構信息。通過某一個朝代紙質檔案可以獲得該朝代的造紙技術信息，如清代文書書寫的抬頭制度和避諱制度所反映出來的封建文化等信息，同樣題材的畫稿給人們的美感不同等，這些信息也都包含于檔案之中。

（二）對于檔案與文件（文書）

我國傳統的觀點認為，文件沒有歸檔以前稱之為文件，歸檔以后稱之為檔案，并且認為，從文件轉化為檔案要具備三個基本條件：（1）文件必須完成文書處理程序；（2）文件必須具有檔案價值；（3）文件必須經過整理，使文件之間的有機聯系得以構建。

西方的文件生命周期理論認為，文件和檔案同為一個本體，不具有本質的區別。文件從形成保存于本機關到文件中心，再到檔案館是文件整體生命的不同階段，盡管在不同的階段，其價值、結構、保管地點以及管理行為都有所差別，但是更應著眼于文件本體沒有改變。所以從這個角度來說，文件和檔案的關系只是“蘿卜和一筐蘿卜”的關系。

（三）檔案與圖書

檔案與圖書都是文獻的下位類概念，其區別在于：

1.社會功能。檔案與圖書的社會功能不同。圖書主要的社會功能是人類知識的交流，記錄歷史和再現歷史是第二位的；而檔案主要是為了記錄歷史和再現歷史，知識的傳遞和交流是第二位的。

2.檔案直接形成于檔案（文件）內容記述的社會活動之中，具有原始記錄性，而圖書不是。

3.憑證價值是檔案的本質價值，而圖書主要是參考價值。

（四）檔案與情報

按照嚴怡民先生的觀點，被人類破解的信息就是知識，能夠使利用者的知識結構發生變化的那一部分知識才是情報。所以，信息、知識和情報屬于一個家族，都不是物質，這是與檔案的主要區別。但是根據我們前面對檔案的討論，檔案中不但包含著信息，也包含著知識和情報。

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我們為了提高專業性，注重業務知識的學習和培訓，要求管理人員定期開會集體學習，學完后要求發言闡述學習心得與體會；每季度要撰寫相當數量的業務學習筆記，并且要相互評比；鼓勵撰寫業務論文，如果發表則有獎勵；還派出人員到業務優秀的兄弟單位去學習先進經驗。由于重視社保工作的專業性，在上級領導的視察工作中，我們的社保檔案管理工作屢獲肯定，也激發了我們繼續提高專業性的信心與決心。

二、嚴肅性

社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益，不允許有差錯和問題，因此要保證檔案管理的嚴肅性，要抓好從采集信息到建檔入庫的各環節，保證檔案信息的正確與規范，每項步驟只有驗收合格，才能轉到下面的環節。同時要抓好平時的檔案維護工作，預防自然災害，盡量減少人為因素造成的損失。

盡管單位資金并不寬裕，在領導的重視和支持下，我們購買了采集、管理信息的專業設備，建立了高性能的硬件平臺，選購了先進的檔案管理信息系統，并且擴建了儲藏檔案的庫房面積，防護要求也嚴格按照制度規定，加強了防范意外的預防措施。總之，我們認為不僅要強調嚴肅的制度化管理，更要抓好落實。

三、動態性

社保工作是運動變化的，從而社保檔案也具有自己的生命周期，它的內容、保存等方面不是靜止不動的，需要管理人員根據實際情況，不斷調整，才能使社保檔案能夠以最科學合理的方式發揮作用，為社保事業提供基礎支持。

在檢查醫保檔案過程中，我們發現不少檔案內容不規范、格式不嚴謹、存放不科學，我們從嚴出發，立刻決定組織員工，對于醫保檔案全部重新整理，該完善的完善，該調整的調整，該清理的清理，該補充的補充，雖然費了不少力氣，但是保證了檔案的科學保存，提高了職工的敬業愛崗意識。流水不腐，戶樞不蠹，堅持做好動態監管，是社保事業對我們的客觀要求，維護好社保檔案是我們管理工作的重要方面，不能掉以輕心。

四、服務性

社保工作是為人民服務的事業，社保檔案不僅要為社保工作提供數據和信息，還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答，因此，社保檔案的管理就要提高服務意識和水平，要根據工作要求和群眾的需要，想方設法，提供及時、高效的便利服務；要做好社保政策的宣傳，要把業務術語轉換成通俗易懂的群眾語言，善于舉例說明，借助喜聞樂見的活動，闡明政策，解答疑惑，使群眾能夠了解和支持社保工作，自覺和我們建立聯系的橋梁。

我們主要通過建設信息查詢系統、熱線電話等方式，提供社保問題的解答；還建設了檔案閱覽室，方便群眾咨詢；在節假期間，組織管理人員，到街頭、廣場等繁華場所，發放宣傳資料，展覽工作圖片，現場答疑解惑，增加社保工作的社會影響。

五、信息性

社保工作需要搜集整理大量的數據，才能開展工作，但是我們要認識到，社保檔案儲存的龐大數據資料，不僅對于開展社會保障具體業務有直接的作用，還蘊含著更多的社會歷史與發展信息，如果我們充分的利用這些信息資源，就可能發現許多社會問題存在的深層原因，就可能從中找到解決社會問題的線索與思路，甚至提出與常識迥異的解決方案。因為數據反映了客觀事物之間的聯系，只要發現了聯系，就找到了規律，許多棘手的社保問題可能迎刃而解，就可能極大地促進社保事業的發展，較為徹底的解決社會民生問題，惠及民生和社會。特別是大數據時代，我們的信息意識要增強，社保檔案天然的信息性提醒我們要把檔案數據的整理分析作為重要的業務內容，要向以研究信息為業務的科研單位、專業的數據研究機構等學習，掌握基本的分析本領，學會建立模型。善于挖掘數據背后的信息，將會更好的促進業務水平的提高，也為政府的工作大局提供重要參考。

客觀的說，我們在這方面還做到很少，缺乏研究數據蘊含著的信息的本領，更嚴重的是缺乏研究的意識，工作目標還停留在基本的管理環節。時代形勢對于我們的工作已經提出了要求，要看清業務發展的方向，提高工作水準，無愧于我們的職業責任。

六、系統性

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先介紹檔案服務成功的實例。由于注重提升檔案服務能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》。縣級轉發，并對年齡認定、勞動關系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務水準不容置疑，檔案服務能力倍受尊重。求助檔案服務、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關部門操作經驗不足，似乎與檔案服務能力沒有關系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關人事政策文件精神，提升檔案服務主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務能力的提高，相關知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務不盡如人意的實例。是有關“清退的公辦、民辦、代課教師”的統計、待遇問題，由于各種原因導致檔案服務能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發了關于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發了補充通知，不可謂不重視。統計時間跨度大，節點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應人員的統計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統計。檔案服務能力的弱化引發了相關人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質的材料都呈稀缺狀態。檔案如此缺失，怎么能指望相關人事政策順利實施、有關人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規規范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務能力；要提升檔案服務能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務能力”的問題。

一是：要加強身心修養，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規定期限內完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應急性的檔案服務，必須多一點義務思想、雷鋒精神，不斤斤計較經濟待遇，以高質量完成檔案服務為唯一追求。這是提升檔案服務能力的主體保證。

二是：要重視協調人際關系，包括與領導的關系，與其他部門的關系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領導臨時安排協助查檔人員。檔案服務過關，緊接著是干部、財務部門的流水作業，這就要與這些部門協調時間安排。良好的協調能力，是提升檔案服務能力的劑。

三是：要引進現代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務的例子，體現了提高檔案服務能力的必要性及部分實現途徑。追本溯源，提高檔案服務能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環節抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環節，每一個環節都關系到檔案服務能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務能力的關系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉正人員材料、年度考核材料等常規材料有關。每年的相應時間即通過寬帶教育網專線發出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務能力的提升打下了物質基礎。

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一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一項系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

三、提高系統的整體水平

根據系統論思想和集體化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是提高系統的整體水平，只有少數先進節點是不可能組成先進系統的。

四、重點抓好數據庫建設，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學地管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。

五、重視人才管理，推進檔案信息自動化

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神；有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務實地改進檔案管理

檔案信息自動化系統的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集體統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，造成信息分割和資源浪費。

七、完善檔案信息化標準體系

完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。為此應集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標準，做到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、基建檔案的設計、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

八、檔案信息服務要網絡化管理

網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂的“信息資源共享”。

九、加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

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二、創新管理方法,豐富館藏內容,推進資源共享

隨著經濟社會的迅速發展和信息技術的廣泛利用,檔案工作的外部環境、服務要求、技術條件都發生了深刻的變化,對原有的工作模式、工作內容、工作手段都提出了新的挑戰。要打開檔案工作的新局面,使檔案工作富于生命力,必須繼承以往好做法的基礎上,以與時俱進的精神大膽創新,強化服務功能,才能找到檔案工作和諧發展的新路子。

1、生存條件的變化。過去30年里,全球《財富》雜志刊登的世界500強企業淘汰率很高。1970-1980年,32%消失;1980-1990年,47%消失;1990-1998年,54%消失,9年之間有一半企業退出世界500強的行列。審視這些數字背后的含義時,就會發現只有那些“創造了在市場競爭中不可取代位置”的企業才能存留下來。而“創造了在市場競爭中不可取代位置”中很重要的一點,就是要比競爭對手能更快地獲取和處理信息。檔案部門是一個信息供應部門,其生存條件就在于占據檔案信息資源,實現資源共享。檔案部門如果不能比其他部門更快地獲取和處理信息,不能占據信息的制高點,其生存條件也會受到嚴峻挑戰。

2、檔案理念及檔案管理手段也要發生變化。在成功學上,有一個著名的命題:人要想改變命運首先要改變性格,要改變性格就要改變習慣,要改變習慣就要改變行為,要改變行為就要改變思想,思想決定思路,思路決定出路。因此,高校檔案管理工作必須引進現代管理思想、管理理念、管理模式和管理方法,才能出更多的管理成果。

(1)信息意識:抓住機遇,及時采集、捕獲和開發檔案信息。檔案資源建設是檔案部門的立館之本,是做好高校檔案服務利用工作的基礎和前提。俗話說“巧婦難為無米之炊”,沒有豐富的館藏,就無法滿足各種檔案利用需求,也很難得到各級領導的重視和支持。猶如“耕者要有其田”一樣,我們檔案人員耕耘的是“檔案實體”,收獲的是“檔案信息”,要在學校眾多部門中有自己“一席之地”,要求生存求發展,首先要盡可能多地占有學校檔案和檔案信息資源。我校檔案室這一意識一向比較強,近幾年,我們檔案室以實際行動備戰教學評估,就喊出了這樣一句振奮人心的口號,“評估需要什么,我們就要能提供什么;評估什么時候需要我們,我們就什么時候為評估服務。”為了教學評估查閱檔案時確保萬無一失,我們將過去沒有移交檔案室的材料全部收集到檔案室集中保管,從去年三月份開始,先后20多次去各部門收集材料,共收集材料6000多份;照片3000多張;各種榮譽證書、獎章、獎牌等實物檔案200多件;增收檔案2000多卷;重新整理有關部門移交的檔案561卷;補沖補洗照片14000多張,這些材料的收集和整理為學校的各種評估提供了大量的依據。(2)參與意識:以主人翁的精神,積極主動參與本單位工作,超前收集、開發檔案資源,為本單位中心工作服務。近幾年,我校的中心工作是2009年的教學水平評估,圍繞這一中心任務,我檔案室開展了一系列活動,其中“迎評建檔”工作年活動、“省一級”檔案室的晉升,緊緊圍繞2009年教學水平合格評估的需要,在全校建立完整、齊全的檔案工作管理體系,并以評估為契機,促進全校各部門檔案整理規范化的進程,從而使全校檔案工作上了一個新臺階。(3)服務意識:熱情周到的服務,提高領導及員工對檔案工作的滿意度。我校檔案室緊緊圍繞學校的中心工作任務,創新服務,提高服務能力,滿足學校領導和員工對檔案的需要,把“死檔案”變成了“活資料”,把各種材料進行匯編,編寫了《領導講話匯編》、《文件匯編》等等,同時也狠抓了檔案信息化建設,完成了全部庫存檔案目錄的輸入和重要資料的全文掃描工作,建立了檔案平臺,大大地方便了利用,提高了工作效率,同時也提高了領導和員工對檔案工作的滿意度。

三、創新用人機制,注重人才培養