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2.檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。

3.各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事

檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。

4.檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

5.室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。

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（二）事業單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實的，檔案利用也是由人進行查閱調檔的，在這一過程中人為因素對檔案信息安全存在著很大的影響。當前事業單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責任意識不強，管理人員嚴重不足，同時管理人員的專業素質較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計算機應用技能，在管理中缺乏對檔案信息的安全設置，甚至有時由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。

（三）事業單位檔案信息面臨的技術安全問題。在檔案管理中，計算機技術的應用給檔案管理帶來了全新的模式，實現了檔案管理的科學化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風險。存儲電子檔案信息的計算機在日常使用過程中，使用外部設備連接以及網絡運行環境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計算機中的應用軟件在運行以及更新中也可能產生安全隱患，尤其是一些事業單位檔案管理的計算機設備安全等級較低，在使用網絡時也缺乏安全防護設置。此外，技術安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計算機存儲量巨大，一旦計算機出現問題其所存儲的檔案信息損失也將是巨大的。

二、事業單位檔案信息安全管理的建議

事業單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標，結合上文所述存在的安全風險問題，應當有針對性地進行安全管理，具體應當從三個方面著手進行。

（一）加強檔案信息安全管理的物理防護。作為事業單位的檔案信息安全管理，物理防護主要是在選擇檔案室和檔案存放設備時進行安全考慮。檔案室的安全要進行特殊設計，進行安全評估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據需要配備相應的設備，發揮檔案管理的功能，確保安全。對一些事業單位現有檔案室存在的問題依照上述原則及時進行整改，消除安全隱患。物理防護還包括對存放電子檔案的電子設備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設備存儲電子檔案，一般來說，計算機自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經過重裝系統或者使用中改變就有可能發生系統漏洞，進而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對電子設備的軟件運行進行有效的安全防護。

（二）加強檔案信息安全管理的人為防護。在計算機技術應用的促進下，事業單位檔案管理對管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業單位要從以下幾個方面進行防護。首先，將安全責任從上至下落實到每一個檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強安全責任意識。其次，制定檔案安全管理的規章制度，對檔案管理工作進行規范要求，對可能出現安全風險的環節進行安全防護指導。再次，建立專業的檔案信息管理人才隊伍，安排具有專業知識的人員進行檔案管理，例如在事業單位人員招錄中設置檔案學專業的限制來招錄檔案管理人員，當前經過專業學習的檔案管理專業人員大都具有良好的安全管理意識，同時也都有良好的計算機操作和應用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進行安全設置，在操作上也能夠有效地減少錯誤操作。

（三）加強檔案信息安全管理的技術防護。事業單位在進行檔案信息安全管理中要利用現有的技術建立起安全可靠的檔案信息管理系統，對接收入檔的檔案信息從源頭審查就強調安全，存儲過程中要進行安全防護，對一些檔案信息的共享要進行安全審查，形成整個過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲需要借助外部設備，也要進行安全防護，防止病毒寫入系統，接入網絡時更要注重安全防護。此外，有必要利用當前大數據發展建立檔案信息的備份系統，這樣既能夠節約存儲空間，又能夠防止檔案信息出現問題后喪失唯一性。

三、結語

事業單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關系到事業單位以及社會公眾的利益?，F代信息技術不但對事業單位檔案管理起到了科學的、高效的促進作用，同時也使得事業單位的檔案信息受到了來自網絡環境的安全威脅，我們當前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。

作者:謝文娟 單位:新疆廣電局91622臺

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一、定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質和安全管理意識

（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學?？梢钥衫眯０鍒?、校園文化走等大力宣傳相關的檔案知識?；ヂ摼W普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。

（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業務知識、技能和職業道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規范化，使得學校檔案管理工作健康的發展。

（三）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發展。

（四）實現管理現代化，拓寬服務領域。隨著互聯網技術的發展，我國檔案管理的現代化、信息化發展也日益成熟。利用現代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現代科技實現檔案管理工作的現代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。

（五）緊跟時展，將檔案管理工作與校園文化建設相結合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結合自身學校的發展特色，不斷地改革創新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。

二、我國檔案管理工作的安全管理措施

檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結合？

（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監控錄像進行監看，防止出現檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發現問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現的第一時間做到問題的檢查。

（二）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據檔案的原有存放規律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。

（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據《保密法》的規定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期慢的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。

三、總結

綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合學校的工作實際，不斷地總結經驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業素質、業務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發展。

【參考文獻】

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電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問防范措施

防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障,是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看,防火墻位于網絡安全的最底層,負責網絡間的安全認證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統的過濾任務,還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問控制措施。

二、網絡入侵檢測防御

網絡入侵防御設備（intrusion prevention system,ips）在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統（intrusion detetection system,ids），即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網絡侵入防御設備,也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。

在電子檔案管理系統數據中心前布置網絡侵入防御設備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內部網絡和外部網絡，都能夠對信息數據資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統數據資料中心區域，為了確保對關鍵業務的訪問不造成影響，網絡侵入防御設備應使用專業硬件芯片架構，確保具有高度處理能力。此外，網絡侵入防范設備還需要對進出被保護區域的大量數據信息進行檢測，做到雙向防御的目的。

為了簡化布置，節約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設備，同時實現侵入防范和入侵檢測的功能，即對關鍵鏈路實現了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設備的別處端口對其他網絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。

三、網關病毒防御

傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。對出入網絡的數據信息進行查找殺毒，阻截來自internet的文件病毒入侵網絡內部，同時阻截來自internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自internet的病毒對終端操作系統的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內部網絡之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。

第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動存儲設備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少u盤的使用。

第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規范，通過系統的技術防御措施和非技術防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。網絡安全是一個系統的、全局的問題，網絡上的任何一個漏洞，都會導致全網的安全問題。我們應該用系統工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統的網絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結果。這些環節在網絡中的地位和影響作用，也只有從系統綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網絡安全應遵循整體安全性原則，根據規定的安全策略制定出合理的網絡安全體系結構，這樣才能做到整個系統的安全。

參考文獻：

1.雷震甲.網絡工程師教程[m].北京：清華大學出版社，2004.

2.王春森.系統設計師[m].北京：清華大學出版社，2001.

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檔案管理應有章可循，規范操作，因此，一套完善且行之有效的檔案管理制度尤為重要。檔案管理制度要體現合理性、科學性，以便更好地發揮其規范引導作用。作為檔案管理人員要強化檔案管理意識，遵守檔案管理制度，嚴格檔案管理程序，及時、準確地收集檔案資料，努力做到檔案信息收集齊全完整、內容真實可靠。對于新信息要及時補充調整。同時要完善檔案管理硬件設備，確保檔案工作有效落實。

2、加強對檔案管理人員培訓，提升專業化管理水平

檔案管理部門應有針對性地培養一支素質較高的檔案管理人員隊伍，加強檔案管理人員的業務培訓，讓管理人員學習相關理論知識和現代化管理方法，摒棄傳統的陳舊管理模式，更新理念，提高業務要求標準。要充分認識到檔案管理工作的重要性，并且不斷改進工作方式和工作方法，創新工作模式，提高工作效率，努力做好檔案服務創新工作，探索檔案服務創新之路，把檔案管理提高到一個新的臺階。

3、建立電子檔案，完善檔案現代化管理

隨著辦公系統信息化與網絡技術的普及，檔案的管理模式也在逐步現代化，無紙化辦公將變為現實，檔案歸檔形式必須更新，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。因此，檔案管理工作必須從傳統模式向信息化管理模式過渡。采用更為科學、先進的辦公軟件進行檔案信息的存儲和利用，將傳統的紙質載體檔案轉化為電子檔案，并通過計算機信息系統管理轉化為可以自動檢索、數據信息分析的技術。縮微攝影技術和數碼影像技術的應用可以使照片、影像等檔案資料更完整、安全的保存。在后期檔案使用時可以直接檢索、統計和查閱，同時可以實現遠程檔案信息傳遞，提高工作效率。電子檔案還具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

4、建立檔案網頁，開展網上在線服務

建立檔案網頁，開展網上在線服務是對傳統工作模式的新的突破，是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給檔案管理工作提出新的挑戰。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。因此，使用互聯網開展的網上檔案服務已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種更加便捷的形式。隨著局域網的普及，檔案部門可制作自己的網頁，組織上網數據和信息，實現檔案信息的現代化管理。通過網上服務，電子文件通過下載和上傳就可以完成。傳統檔案管理存在重保管輕利用的問題，而檔案網頁不僅方便檔案的檢索等常規服務，更有利于電子信息的資源共享和宣傳利用，實現檔案的真正價值。此外，現代生活中，人們更注重信息的時效性，而開展網上在線服務通過信息系統及網絡及時準確的獲得多方信息，更好的滿足了人們的需求。網頁還可提供信息咨詢、文件閱覽等服務，具有覆蓋面廣、信息全、利用率高等優點。檔案網頁適應新形勢的要求，有利于轉變工作職能，提高工作效率。

二、檔案的信息安全管理

不同于其他信息，檔案具有較強的保密性和利用限制性，而在對電子檔案及檔案網頁進行常規操作、信息傳輸、資料存貯的過程中以及在電子檔案的收集整理、歸檔利用過程中，都難免產生錯誤操作、信息丟失、病毒侵入、黑客侵犯等問題，這些都對檔案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加強檔案的保密工作，提高檔案信息的安全性成為檔案管理部門需要面臨的一項重要工作。

1、人員安全

檔案信息在操作過程中最有可能發生的安全問題就是人為的泄密。因此，必須培養一支有較高素質和較強法律意識的專業檔案管理人才隊伍。檔案管理人員必須認識到檔案信息安全的重要性，嚴防保密信息的泄露，使信息安全問題發生的幾率降到最小。檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《保密法》，樹立保密意識。應根據檔案管理人員的職權崗位給予不同的使用及管理權限。檔案管理人員要牢記系統密碼并熟練掌握查殺病毒、資料備份等相關安全措施的操作方法。工作人員還要做好操作記錄，清晰記錄每一次查詢、收錄、整理等檔案管理的時間、參與人員等信息。要分工明確、責任到人、規范操作。遇到檔案管理人員調職、離職等情況時要注意加強管理，防止信息外流。

2、操作安全

操作安全是檔案安全的重要環節。在檔案信息操作過程中要樹立安全意識，如確保收集信息的準確性，按時查殺病毒，避免檔案信息被病毒感染、篡改。要養成信息備份的習慣，避免操作失誤造成的信息資料丟失的情況，帶來不可挽回的損失。在對影像、錄音等資料進行收集時要注意提取原件，并確保內容未遭到過破壞、篡改。絕密檔案的調閱、銷毀應經相關領導審批通過后嚴格按規定手續辦理，完善的安全應急機制也是十分重要的，當意外發生時要及時采取措施，有效應對，將損失降到最低。在管理過程中要主動接受保密部門對工作的監督指導，做好對文件的安全保障工作。

3、信息設備安全環境

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一、高校檔案信息化管理的必要性

信息化時代的來臨給人們的生產生活帶來了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現如今，社會越來越復雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術。檔案的信息化管理不僅能夠準確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。

二、高校檔案管理的現狀

學校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時也造成了一些問題的出現。

（一）安全管理檔案的意識不夠

目前，絕大多數高校都處于求進步的重要發展階段，其側重點大多都放在師資力量、人才培養和基礎設施建設方面，對于收入甚微的檔案管理工作過于疏忽，導致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現松散、混亂的現狀，其安全問題一直都得不到重視。更嚴重的是有些地方高校沒有專門分管檔案工作的領導，檔案的管理直接隸屬于教務處或者校辦等部門。對于檔案的管理沒有一個健全可靠的體系，沒有相應的管理制度，也沒有制定一系列可行的方案。

有些領導仍然在用過去的舊觀念、舊思想去指導管理檔案的工作，對于信息化背景下管理檔案的新形勢沒有絲毫研究，只重視檔案庫房、紙質檔案的實體管理，毫不理睬電子檔案的技術管理。這種現象在一些地方高校是非常普遍的。

檔案管理的工作者存在認識上的誤區，由于分工和責任不夠明確，總是出現相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實體管理作為檔案管理的重點，而應該對整理檔案過程中的信息安全問題有一個清晰的認識。

（二）對檔案的管理投入不夠

社會經濟文化發展的各個方面都應該緊跟時展的步伐。尤其是教育行業更應該做好與時代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責任，在這個飛速發展的信息化時代，學校應該在過去實體管理檔案的基礎上結合信息管理。目前，很多高校都已經認識了這一點?？墒侵挥姓J識，卻沒有行動。在具體的做法上沒有跟進。一些高校沒有意識到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設置在偏僻的地方，投入很少、規模較小，再加上有外來人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。

（三）管理人員的綜合素質不高

檔案管理是一項連續性、政策性、系統性極強的工作，需要管理人員具備較高的業務素質和思想素質。近年來，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專業素養越來越高?？墒悄壳埃诤芏喔咝n案管理者中，有極大一部分人的思想和業務素質還沒有達到管理檔案的標準。很多人都認為管理檔案是一門技術含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專業的技能，也無需培訓。這種錯誤的觀念就導致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態。

三、高校檔案安全管理的對策

高校檔案管理工作是一項長期性、系統性和全局性的工作。在不同的社會發展階段，檔案的安全也會受不同因素的影響。具體應該結合不同的實際情況來采取措施。信息化背景下，高?？梢詮囊韵路矫鎭碜龊脵n案的安全管理工作。

（一）更新觀念，提高認識

意識決定行動，更新觀念，提高認識是安全管理檔案的基礎，也是檔案管理工作應對挑戰的關鍵。各大高校應該充分地意識到，檔案信息的價值越高，面臨的風險和威脅就會越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強安全管理檔案的意識，尤其是對電子檔案?，F在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門，各部門都應該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對于風險，應該保持一份預見性，提高對于突發事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發生。

（二）規范管理，健全制度

“沒有規矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規則之下。在檔案的安全管理方面要想規范，就必須要健全制度。為了能夠適應信息化時展的節奏，學校在高校檔案的管理上應該頒布一些能夠幫助管理檔案的規章制度。首先，高校應該結合自身的實際，在以往檔案管理機制的基礎上進行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應該推行統一管理檔案的系統，制定統一管理標準，這樣便于檔案的收集、利用和管理。

（三）提升管理人員的素質和水平

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一、實體檔案的特點及安全管理

（一）實體檔案的特點

實體檔案相對電子檔案而言，實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案。實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等，這是實體檔案最顯著特點。

（二）實體檔案的安全管理

要堅持常規安全管理。根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性地分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實體檔案，需要利用科學手段及時進行搶救，并對檔案數字化信息進行異地、多地、多材質備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質和檔案內容的損毀、丟失、泄密事件的發生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。要加強檔案安全體系等建設。要全面開展檔案安全體系的建設。加強檔案管理體系的理論研究；執行相關國家政策和法律法規；做好人員、技術、經濟保障等。檔案安全工作，實行總監負責制，領導重視全員參與，專人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構做好協調和配合，避免出現銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點及安全管理

（一）電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設施及技術設備都在發生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案的處理環境是計算機和網絡終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災害、電磁干擾、電源故障、設備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構建應急檔案的長效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規定存儲介質的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實性，電子檔案的內容須預先進行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是為社會、企業提供現代化建設史料研究，開展各項工作的根據和條件。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷發生著變化。

電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理地將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構建三維檔案安全管理系統，主動適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區服務事業部

〔參考文獻〕

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知識產權；檔案管理；制度設計

當前創業創新成為時代主流，各種具有自主知識產權的企業組織不斷涌現。2016年國內外專利受理量約為346.48萬件，同比增速達23.81%，較1985年增長約240倍。我國國內外專利受理量高速增長，累積了巨量的知識產權檔案。雖然知識產權檔案管理短期內不能為企業組織帶來經濟效益，但是大量知識產權檔案的累積和無序管理必然會成為知識產權保護的隱患，阻礙創新效率提升。

一、現狀與問題

1.知識產權檔案材料形成不規范

知識產權是指人們對其智力勞動成果享有的財產權利。因為智力勞動成果的性質是多樣的，可以是具體的實物、文字、代碼、圖形和聲音等，而創造過程也是復雜的，所以知識產權檔案作為知識成果產生、使用和保護等活動過程的記錄載體，其形式也是多樣的，甚至超出了檔案部門對檔案類型的規范范圍。一方面，知識產權檔案記錄五花八門，缺乏統一的規范指導不利于檔案資源的統計和管理，更有礙于組織機構以后對知識產權檔案資源的開發利用。另一方面，組織機構的領導對知識產權檔案管理不重視，側重于知識成果的創造和運用，忽視了相關檔案材料是否記錄全面，是否歸檔完整；尚未嚴格執行規范文件與上級檔案部門缺乏有效溝通。

2.知識產權檔案收集不完整，管理分散

知識產權檔案收集不完整的原因，除檔案材料記錄不規范或者因為不被重視而不記錄外，還有知識產權業務分工不合理。知識產權的創造、使用、保護和管理等工作是由一個組織不同部門或者不同組織不同部門分工協作完成的。知識產權活動的相關記錄檔案分散于多個部門，加之一些檔案部門工作缺乏主動性，缺乏對檔案的整理和鑒定，只是機械被動地接收其他部門移交的知識產權檔案，因此對移交的檔案材料是否完整并不了解。加之知識產權檔案管理分散，某些部門存在分解檔案的行為，即只向檔案部門移交一般性的材料，而將核心材料留在本部門，或者篡改檔案材料的核心內容，這不僅影響以后的研究工作，同時容易產生泄密風險。更嚴重的是有些機構沒有設置檔案部門，檔案收集工作由辦公室行政人員兼任。

3.知識產權檔案管理人員的專業水平有待提高

知識產權包括專利、商標和版權等多個類型，權利獲得過程時間長，有效期跨度大。一些檔案管理人員對知識產權類型以及相關法律法規認識不全面，甚至不清楚應該收集何種知識產權檔案材料，如果機構面臨知識產權糾紛，因為相關檔案的收集保管存在問題，不能提供充分的證據材料，可能會讓機構在糾紛中蒙受損失。

4.缺乏行之有效的監督和考核機制

對產生知識產權檔案的業務部門缺乏監督約束機制。對于不交、遲交或者所交檔案材料不完整的業務部門，檔案部門不具有約束權力，無法對其他部門的知識產權檔案進行有效監督，容易導致知識產權檔案在歸檔保管前就已經流散遺失。除此之外，形成檔案材料沒有納入業務部門的考核范圍，難以激勵員工提高檔案工作質量。

二、加強知識產權檔案管理的制度設計

知識產權檔案是開展知識產權相關工作的重要依據，是組織實施知識產權戰略、參與國內外市場競爭過程中重要的歷史和法律憑證。整頓我國知識產權檔案管理亂象，制定切實可行的知識產權檔案管理制度，從收集、整理、鑒定、保管和利用等方面規范知識產權檔案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知識產權規律、適應具體情況的檔案

材料形成制度知識產權檔案形成形式混亂的根本原因在于沒有權威的、統一的和系統的規范指導。制訂知識產權檔案材料形成制度時，必須考慮兩個因素：一是具體的知識產權活動特點和規律，以及知識產權維權時所需要的法律證據；二是檔案材料不同載體的時效性和憑證作用。除加強單個組織內的知識產權檔案形成規范外，還要注意與其他組織的銜接，尤其是遵循上級檔案部門的規范和建議，有利于檔案資源的整合和監督。

2.建立有序分散、集中管理的檔案管理制度

知識產權活動涉及領域廣，檔案材料具有較大的分散性。對知識產權檔案的收集保管要求不單是針對檔案管理部門，還要囊括檔案的產生部門。由于知識產權活動的時間特點，如某些科研項目會持續數年以上，知識產權檔案材料會在業務部門留存的時間較久，容易造成遺失，所以建議將檔案的收集保管責任落實到具體的部門責任人身上，促使其加強與檔案部門的協作溝通，保證檔案在業務部門的有序管理。檔案部門也要積極主動與各個業務部門進行交流溝通，認真查驗核實各類知識產權檔案資料，依照知識產權規律對收集的檔案資料進行歸類整理，實現檔案信息可溯源管理；在檔案保存利用中，要確保檔案材料的安全性和完整性，以及查閱檔案的便利性。

3.建立知識產權檔案管理培訓制度

知識產權檔案管理制度的切實執行需要檔案管理人員發揮關鍵性作用，這就必須對檔案管理人員進行專業培訓，建立長效培訓機制，促使知識產權檔案管理與知識產權活動相輔相成、互相促進。知識產權檔案管理培訓不僅針對檔案管理人員，還要培訓檔案記錄人員，使其對業務部門的檔案記錄人員逐漸養成知識產權檔案管理意識。

4.建立部門間的協作監督制度

賦予檔案管理部門對其他業務部門具有知識產權檔案監督權力。通過構建檔案部門與其他業務部門的協作機制，檔案管理人員可以與業務部門的知識產權檔案負責人合作監督部門內知識產權檔案的記錄、使用、保存和管理情況，嚴防檔案散失、資料泄露。

5.建立獎罰分明的知識產權檔案管理考核制度

將知識產權檔案管理工作納入績效考核當中。對知識產權檔案記錄的規范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面進行量化考核。

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1.2檔案管制安全機制不完善，安全管制手段實施情況差

很多公司在檔案管制作業中在檢驗審核手段上不嚴厲，并且許多公司在檔案的安全建筑上沒有長久計劃，相關安全管制制度建筑的實質很少會在公司近期目標以及長期目標中存在，還有的根本就沒有把檔案安全放在計劃的工作中，致使檔案安全管制由于缺少詳細前進宗旨無法前進。另外，在檔案管制的安全機制上許多公司都具有不完善的情況，思考最多的全是平時管制機制，實質和構造差不多一樣，沒有什么實際意義。還有許多公司的檔案應急措施根本沒有，只是在紙上談兵，沒有進行模擬實訓過所以在實施的程序中很容易存在漏洞，致使檔案管制的耗損。

2解決云計算時代檔案安全管理機制模式存在問題的建議

2.1增強對方案防范災難應計關鍵性的了解

伴隨著時代的前進，很多問題慢慢的呈現出來，對于檔案安全管制中存在很多突發狀況，各個級別的檔案管制工作者一定要增強重視程序，提升對檔案安全管制作業的了解。只要重視以及建立了危險意識，才可以隨時進入戒備狀態。增強對檔案安全管制制度中的預防災難應計的關鍵性理解，先要拋棄以往的老舊思想，轉變自己的思想，創建以及完善工作職責的劃分，執行分級負擔的管制準則，端正態度面對安全管制作業中碰到的問題同時立即進行處理。還有，還要在重要會議的議程中加入檔案管制預防以及應急的管制，把對檔案安全管制放到公司的整體策劃中，關注其在機制系統和作業程序中的趨勢，對機制限制保障制度開展貫徹實施。

2.2創建完善檔案安全預防機制與經濟管制保證系統

搞好檔案作業的關鍵基礎主要有兩方面：第一，擬定檔案安全預防機制，創建救急管制保護管制系統。檔案管制機構要按照本身檔案作業的特征，對檔案安全管制機制持續的改善以及健全，制定更科學適宜的檔案安全救急措施，對檔案安全管制作業中廣泛具有的任意性和走走過場的事情做出制止與攻克，增強檔案安全管制作業上的機制化、程序化和標準化。第二，檔案管制機構要對異地檔案預防災害備份機制健全。檔案安全管制上要盡可能快的引入電子設備，對電子設備中可能會存在的災害開展重點預防，對檔案資料數據遠程操縱異地檔案預防災害備份機制盡可能的建立。針對一些關鍵的檔案能夠建設專門的項目，也能夠對一些關鍵的檔案擬定相關的保障策劃并且貫徹執行。

2.3對監督保障機制進行強化，對檔案安全管理工作加以落實

檔案安全管理工作是檔案工作的中心環節，所以檔案機構必須要提高對其重視度。相關部門應該在對檔案工作特點以及科學發展觀的了解和指導下，對檔案安全保障工作的檢查、考核、評估等進行完善。針對不同時期的不同特點，在對檔案安全工作檢查制度建立的同時可以對檢查內容和形式不斷加以豐富和調整，在這些基礎上對檔案安全監督制度進行積極的展開工作，以保證檔案安全工作可以在有部署、有考核、有獎懲的情況下不斷推進。檔案部門還可以在其綜合目標質量管理考核細則中列入與檔案安全工作有關的內容，并定期進行考核，達到檔案安全管理與單位績效管理考核評價的同步。各檔案管理部門對應急演練工作也應該提高重視程度，對日常應對各種突發事件的應急工作組織進行建立，最大程度地保證應急預案演練能夠落到實際工作中，保證檔案安全管理應急工作擁有一定的組織保障。應急預案演練不僅能很好地衡量檔案安全應急管理水平，而且能夠檢查應急預案的科學合理眭。與此同時，檔案管理部門還應該對檔案管理人員的綜合素質和應急處置能力加以重視。可以對相關人員進行定期培訓，也可以通過外出學習和專門人員的指導完成檔案安全應急演練，在豐富檔案安全管理人員工作經驗的同時，使其應對各種突發事件的實戰技能得以提升，促進檔案工作安全發展，他們將數字圖書館定位于服務性、多端口、無限使用的資源服務系統。也就是說，數字圖書館要將很多其他地方的資源聯系在一起，并形成一個多樣化、而非單一的主體，這個主體可以讓廣大用戶在最大限度上獲得服務信息，并且這些信息可以不需要信息原件，而是可以通過數字化的方式傳遞給廣大用戶。

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2.健全檔案法律法規，將突發公共安全事件檔案管理納入法制化軌道。我國檔案工作的法律、法規在突發公共安全事件檔案方面還缺少具體的規定，但這種情況不會長期存在下去，將會在今后的檔案工作實踐中逐步得到解決。當前，檔案部門的工作重點是：利用各種機會向社會各方面施展檔案工作的影響，力爭把檔案工作的相關業務管理規范要求納入突發公共安全事件應急預案和應急管理體系之中，同時，在檔案部門加強相關規范制度的建立與完善，力爭早日形成突發公共安全事件的檔案管理機制與網絡，加大監督、檢查的力度，把突發公共安全事件檔案管理納入制度化、法制化發展的軌道。

3.提高檔案干部素質，為完善突發公共安全事件檔案管理奠定基礎。完善突發公共安全事件檔案管理，離不開檔案工作者的勞動與付出。要從整體上提高檔案干部隊伍素質，提高突發公共安全事件檔案的科學管理水平，建立突發公共安全事件實休管理、信息開發、信息反饋機制及相應的管理工作隊伍，做到“集中、有序、質量、安全”，保證合理利用，為充分發揮突發公共安全事件檔案的重要作用創造條件。

4.加強檔案科學研究，保障突發公共安全事件檔案管理工作的有序開展。突發公共安全事件檔案存放著收集范圍有限、內容不夠齊全、整理有待規范等諸問題，均需做深入的研究探討。必須結合公共安全領域與檔案工作的具體特點、形成規律等，加大檔案科研的力度，形成適合突發公共安全事件檔案科學管理的理論體系，指導突發公共安全事件檔案的整理、收藏、檢索和開發利用等業務工作，充分發揮理論的指導作用，使突發公共安全事件檔案管理日漸科學合理，不斷得到完善與提高。

三、規范管理：實現突發公共安全事件檔案的功能

綜觀業已發生的突發公共安全事件，可以得出這樣的結論：所有的突發公共安全事件都具有“類型復雜、不易控制；猝不及防、難以預測；長期潛伏、危害嚴重；連鎖共振、波及廣泛”的共性特征。這從客觀上使突發公共安全事件檔案在管理的諸多環節上與傳統的文書、科技、專業檔案存在著不同之處，給規范突發公共安全事件檔案的科學管理帶來一定難度，應當引起注意：

1、突發公共安全事件產生領域、類型、規模各不相同，所形成的檔案在內容、形式、載體、數量及材料來源等方面均會有較大差異，尤其是突發公共安全事件檔案往往涉及到一些不宜公開的內容。因此，在突發公共安全事件檔案管理中必須注意保密，將公開的與不宜公開的檔案材料進行分別整理；必須注意處理好材料來源問題，始終堅持將記錄突發公共安全事件的檔案材料與為分析事故原因等而收集的相關資料分別進行整理；必須注意處理好檔案保管條件的要求問題，將不同載體形式的檔案材料分別整理的原則。

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計算機檔案管理是以對數據庫的管理為基礎的，通過數據庫能夠實現對檔案信息進行實時存儲和調用查詢等操作。數據庫的安全性對檔案信息的安全保護具有決定性的作用。因此在計算機檔案管理安全維護工作中重點是對數據庫系統的安全保護，防止檔案數據信息的損壞、丟失和泄露等問題的發生。

1 數據庫的安全保護

檔案中所包含的各種信息之間都會具有一定的相互對應的關系，它們在內容上會具有一致性的特點，這主要是通過檔案的編碼順序與其所代表的含義以及檔案卷宗與存放分類等體現出來的。檔案的這些具體信息在被編輯到數據庫信息系統后同樣需要相互間建立起相應的邏輯關系，計算機的數據序列就是依靠數據信息和它們之間的邏輯關系構建起來的。在基礎數據信息準確的情況下，邏輯關系的正確性決定了數據庫的安全穩定性，而這些邏輯關系包含了數據庫內部設定的索引以及計算機檔案管理信息系統中存在于各個數據之間的相互約束，對它們進行合理的設計是建立數據庫的核心工作，但很多邏輯關系并不是計算機檔案管理人員所熟知的，它是由軟件的開發設計者進行設定的，在正常運行環境下能夠很好的工作，但是一些時候計算機會突然出現故障，導致正在進行的數據庫處理進程中斷引起數據邏輯關系的紊亂，這時可能造成數據結構被破壞，而操作人員根本不了解數據庫的結構設計形式，也不知道如何進行數據調試，造成錯誤后極易被忽視。因此需要在專業人員進行軟件設計時進行一些改進，在異常情況發生時要能自動對數據庫進行保護，保證信息數據的可靠完整性，從而有效地保護好檔案信息數據。

2 優化數據備份提高安全性

很多情況下電子數據信息都處在危險的狀況下，像外部侵入攻擊、操作人員的誤刪、文件的替換覆蓋、數據操作權限的漏洞以及一些人為因素的硬件損壞等都可能對電子檔案數據造成毀滅性的破壞。對檔案信息數據進行備份存儲，能夠有效應對意外情況的發生。

計算機數據的備份是間隔一定的時間對數據庫的全部信息拷貝保存，它可以有效地防范數據的損壞和丟失。對檔案數據的備份有多種實現形式，但采取不同的形式其成本的差異也較大，這對不同類型的檔案管理工作可以結合實際的情況選擇適合自身需求的數據備份設備。成本相對低廉的數據備份包括硬盤數據備份和光盤數據拷貝等，將檔案數據存儲在這些媒介中定期的對其進行更新，這種方式操作簡單、成本低廉，但是信息儲存的容量有限，需要人工手動進行操作，不能做到實時動態的數據備份，比較適合一些小型的檔案管理部門采用。對于檔案信息量大且更新速度快的檔案管理部門而言則需要存儲量大能夠實時備份數據信息的存儲設備，這樣的檔案部門采用磁盤陣列技術較為合適，它對備份數據的備份是自動進行的，并且可以實現對重要數據的雙備份，能夠極大的保證數據的安全性。在針對一些特別重要的檔案管理部門對數據的備份可以采用雙機熱備份的形式，它既可以可靠地保證數據的備份，同時還可以將備份的數據與服務器直接相連保證數據的實時穩定傳輸。這種技術的實現是通過兩臺計算機同時進行服務并彼此進行實時監控，其中一臺出現異常時另一臺會迅速投入服務保證檔案信息數據的不間斷傳送，這種方式在服務性能方面是比較好的但是其成本則相對較高。

3 計算機網絡安全防護

在將紙質的檔案信息轉化為互聯網電子信息后，檔案信息就處在極易受到網絡入侵的環境中，無論是對檔案信息的篡改還是刪除都將會造成嚴重的后果，影響檔案管理工作的正常進行，而且當前網絡上黑客更是無處不在，要做好檔案信息的安全保護工作就要積極排查系統內部計算機網絡的各種可能的安全漏洞，采取切實有效的措施積極防范病毒的入侵，在計算機檔案管理信息系統中要對計算機檔案信息網絡的訪問權限進行嚴格的管理，對不同工作人員的工作內容和操作的權限進行嚴格的界定，實現不同層級的人員能夠獲取的信息量也不相同，使工作人員在操作中無法觸碰自己工作不需要涉及的信息能夠更好地保護檔案信息，通過這種形式的系統設計在保證工作人員正常工作的同時減少了無關信息的發送量可以有效地減小，系統的信息傳輸壓力，工作人員在進行檔案數據信息處理時在網絡系統上建立信息反饋，將工作人員的操作與規范進行對比實現操作規范性的網絡實時監控，在發現各種不規范操作如越權操作時及時進行預警，從而時工作人員及時改正，保證檔案信息的安全，同時也要進一步加強對計算機檔案管理的工作人員的安全管理培訓和監管，提升他們的管理水平在工作中發現異常情況時能夠積極應對和解決，保障檔案信息的安全。

4 加強計算機檔案安全的法律保護

在保護計算機檔案信息安全方面離不開相關的電子信息安全防護法律法規，通過制訂配套的安全保護法規，并在實施中切實執行可以更好的保護計算機檔案的安全性。針對保護計算機檔案信息管理的安全性，需要先進的技術手段與良好的管理方法，同時也應當通過法律法規的形式來對其進行嚴格要求和規范。通過運用法律的約束力來防范和制約對計算機檔案信息破壞行為的發生，保證計算機檔案信息和網絡系統的安全可靠。在進行信息網絡的規劃設計建設中，在開展檔案信息網絡的管理與維護工作時，規范網絡信息安全性方面，用計算機實施違法犯罪行為的監管以及對電子檔案信息文件的合法地位都需要通過法律法規的形式進行規范和明確，并嚴格依照立法進行實施，長期持久的對計算機數字化犯罪行為進行打擊，通過配套的法律法規體系的建立和完善，最終努力實現計算機檔案信息管理的有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究的良好局面。同時在完善法律法規的同時還應當做好相應的法律法規宣傳普及教育活動，讓人們都能積極關注，運用法律武器保護好自身的合法權益不受侵犯。雖然現階段我國在計算機檔案保護方面的法律法規體系還不夠健全，整個社會在計算機檔案信息方面的法律意識較為淡薄，但是通過不斷的發展和完善充分利用好諸如廣播、電視、報紙、講座等多種途徑來加強涉及計算機檔案安全保護相關的宣傳教育活動，在整個社會培養并提高全民的檔案安全法律意識，實現計算機檔案信息的安全保護。

以上對計算機檔案管理中的安全保護措施進行了分析和闡述，在管理實踐中要想真正保護好檔案信息數據的安全必須采取多種多樣可行的措施來保障，積極投入適當的人力和物力資源，不斷引進新的管理技術和先進設備，增強操作人員和管理人員工作的安全保護意識，才能收到更好的效果不斷地提升檔案管理安全水平實現計算機檔案的優質管理。

參考文獻：

[1]楊莉莉.計算機檔案管理的安全保護措施淺析[J].黑龍江科技信息，2007，20：230.

[2]張紅霞.保障數字化檔案信息安全的措施[J].檔案管理，2000，05：88.

[3]余浠婉.淺談電子文件檔案管理現狀及應對措施[J].商業經濟，2005，03.

[4]方金艷.計算機檔案的保護方法淺析[J].中小企業管理與科技，2010，10.

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隨著計算機技術的發展和普及，檔案管理和利用工作都由計算機來完成，而且網絡技術也在檔案管理工作中進行應用，采用局域網和互聯網并用的方式，盡管不同系統之間網絡系統處于相對隔離的狀態，而且也設有必要的防護措施，但這樣也無法保證檔案信息的百分之百安全性，由計算機和網絡設施所給檔案信息帶來的不安全隱患時刻存在。

（二）引用國外技術和產品引發的安全隱患

目前我國大多數檔案信息系統所采用的軟件、硬件、操作系統、應用系統都都為國外產品，我國信息管理和技術改造的水平還處到較低的水平，這些引用國外的產品和技術勢必會存在一定的安全風險和安全隱患。

（三）安全技術不完善造成的安全漏洞

雖然近年來我國計算機安全技術取得了較好的成效，無論是在病毒防治、防火墻、黑客入侵檢測及網絡安全掃描等多個方面都廣泛的在網絡信息安全上進行應用，但這些產品由于技術上還存在著不完善的地方，在安全技術的規范性和實用性方面還存在著一些不足之處，在維護檔案信息安全上還存在著一定的安全漏洞。

二、檔案信息安全管理措施

（一）制定數字化檔案信息安全策略

在當前檔案信息數字化情況下，可以通過制定數字化檔案信息安全策略來對信息安全進行防范，使信息安全能夠得到有效的保障。其通過對數字化檔案信息安全風險進行正確評估和分析，對數字化檔案信息安全需求進行充分了解，從而制定科學有效的信息安全保障規劃，使信息安全的組織和管理能夠得以加強，有效的提升信息安全保障能力。同時作為數字化檔案管理部門，需要通過建立數字化信息安全預期機制和快速應對機制，來對可能發生的信息安全進行預測，做好各種應急準備，在突出事件發生時能夠充分協調和果斷進行處理，盡可能的降低由于安全事件發生而導致的損失。

（二）數字化檔案信息的安全防范

在當前數字化檔案信息服務安全控制措施上，普遍采用訪問控制來確保數字化檔案信息免被非法利用非法訪問，同時可以通過多種途徑來確保訪問控制能夠得以實現。

（1）信息登錄訪問控制。信息登錄訪問控制可分為三個步驟：用戶名的識別與驗證、用戶口令的識別與驗證、用戶帳號的缺省限制檢查。三道關卡中只要任何一關未過，該用戶便不能進入信息服務區域。

（2）用戶權限控制

用戶權限控制是針對非法操作所提出的一種安全保護措施。用戶和用戶組被賦予一定的權限，網絡控制用戶和用戶組可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，可以指定用戶對這些文件、目錄、設備能夠執行哪些操作。

（3）信息分類與安全控制

當用文件、目錄和網絡設備時，網絡系統管理員應給文件、目錄等指定訪問屬性。屬性安全控制可以將給定的屬性與文件、目錄和網絡設備聯系起來。屬性安全在權限安全的基礎上提供更進一步的安全保障，網絡上的資源都應預先標出一組安全屬性，用戶對網絡資源的訪問權限對應一張訪問控制表，用以表明用戶對網絡資源的訪問能力。

（三）數字化檔案傳輸安全控制

（1）網絡監測和鎖定控制

網絡管理員應對網絡實施監控，服務器應記錄用戶對網絡資源的訪問。對非法的網絡訪問，服務器給以圖形或文字或聲音等形式報警，以引起網絡管理員的注意。網絡服務器應會自動記錄企圖嘗試進入網絡函數次數，非法訪問的次數達到設定數值將被自動鎖定。

（2）網絡端口和節點的安全控制

網絡環境中信息服務器的端口往往使用自動回呼設備，靜默調制解調器加以保護，并以加密的形式來識別節點的身份。自動回呼設備用于防止假冒合法用戶，靜默調制解調器用以防范黑客的自動撥號程序對計算機進行攻擊。網絡可以對服務器端口和用戶端采取控制。

（3）信息加密控制

信息加密方法有很多，加密的強度基本上由加密使用的密鑰長度來決定。信息加密過程是由形形的加密算法來具體實施的，它以很小的代價提供有效的安全保護。

（四）數字化檔案管理人員的信息安全控制

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計算機檔案安全管理是利用數據庫的管理，通過數據庫來實現檔案信息的存儲，調用，查詢等操作。數據庫安全在檔案信息安全中起著舉足輕重的作用。所以計算機檔案管理安全保護過程中對數據庫系統的加強和保護是非常重要的，這樣我們才可能防止檔案信息的毀壞、遺失和泄露等問題的產生。

1 計算機檔案管理的重要地位

依據相關法規，《檔案法》是針對檔案管理的最高法則?！氨痉ㄋQ的檔案，是指過去和現在的國家機構、權利組織以及個人從事政治、軍事、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家社會有保存價值的各種文字，圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”這是檔案法的第一條規定[1]。從這里面，以圖像圖標和其他形式的歷史形態我們可歸納出檔案的三個基本特征：直接形式；有保存價值；歷史記錄。根據《檔案法》，電子文件納入檔案的這種可能性，我們不必懷疑。

隨著計算機應用和辦公自動化的日益發展和普及，計算機技術大大地提高了各單位的辦公效率，與此同時隨著信息系統的日益完善，這更加給傳統的管理模式的帶來了巨大的顛覆，這讓各單位走向了高效、科學的管理道路。單位的管理者，更加體會到計算機帶來的便捷、高效服務。作為企業單位信息系統上程的部分，在檔案管理中，從基本數據的集合，到數據的整理、匯總，以及數據的調用，無不反映了快速、完整、科學、規范的優勢，使人們不得不逐漸放棄舊的管理模式。

2 高校計算機檔案管理中需要解決的問題

2.1 網絡安全將成為影響計算機檔案管理的主要問題

隨著計算機網絡的發展，網絡管理的信息及其安全、可靠性等問題將越來越突出。一般的規則是，當網絡用戶的數量增加了算術級數，網絡的好處和網絡的風險即增加了幾何級數。計算機網絡安全是主要威脅，主要有：黑客攻擊、計算機病毒、內部攻擊、信息泄露和修改密鑰數據等。針對檔案管理有關的網絡及信息安全問題，各高校檔案部門都已著手研究，尤其在相關標準的制定上。據介紹，目前確定的與計算機檔案管理相關的科研項目中，有1/3的網絡和信息安全相關。在未來，將有一系列的技術措施出臺。[2]這些標準和技術措施對檔案管理的網絡安全進行分類和評價的檔案信息，在互聯網分類控制之前，網絡檔案信息的安全管理提供標準化的解決方案或要求。

2.2 多媒體信息管理的實用化問題

信息管理技術使各類檔案信息管理實現網絡化，今后計算機技術發展的主要趨勢是：計算機的設備更為先進，計算機體積更小、速度更快、能力更強，功能更為完善，會有一個視覺計算、新一代圖形處理AGP、高速互聯網和其他新的實用技術。目前，美國、歐洲、日本等發達國家正在開發一種高速、可靠的網絡，比現有的網絡快100到1000倍。它發送一套完整的百科全書的30冊僅僅需要1秒，并能進行實時影像和聲音的傳送。[3]在多媒體信息管理的實際應用方面，一要解決多媒體信息演示系統的問題，一些高校對檔案管理件的工具進行了大量的研究，解決問題的關鍵是文件管理軟件工具，檔案管理軟件工具化可以只改變少量的參數，隨機填充相應的內容，這樣就可以非常輕松地得到一個完全不同的多媒體演示系統。二是解決多媒體文件信息處理的標準化和長期保存的問題。現有多項計算機檔案信息收集或存儲等方面的標準在研究和討論之中。

2.3 電子文件分類歸檔和電子檔案的長時間保存問題

電子文件生成的數量現在正在飛速增長，但是和紙質文件相比，二者的區別又很大。兩者的區別主要是在符號的分類和使用上。目前，大多數檔案工作者也不熟悉，它的特殊性，不能說不是一個巨大的隱患。所以我們更應該更加關注電子文檔的保護問題。應加緊制定相關的國家標準或行業標準。雖然現在相關方面也有了一定的不成文的固定，但它仍然沒能真正地解決這個問題。要解決這一問題，有必要對各種電子文件的特點進行深入的研究，并分析產生機制的機制，以歸檔和保存一系列的鏈接，依次為基礎，在檔案管理方面要提出一些的技術安全措施；二是相關部門制定一些相關的標準，并讓相關人員嚴格執行；三是對電子文件歸檔后形成的電子檔案管理做出相關要求，解決不安全、實物檔案的載體、設備更新、電子檔案長期保存的矛盾問題。

3 常用的安全控制方法

3.1 入網訪問控制

對計算機系統的訪問文件管理系統的安全屏障的第一層是訪問用戶的網絡訪問控制，網絡控制是系統網絡用戶身份研究的識別，準許那些以注冊的系統訪問者進入系統并獲取他們所要查詢的資料等。

我們控制用戶入網進行訪問可以分成三步：既用戶名、用戶日令以及用戶賬號限制的識別驗證。在我們的計算機網絡文件系統的訪問控制中，只要這三個方面在任何一個步驟中都沒有通過驗證，用戶可以進入訪問計算機文件管理系統。

3.2 網絡的權限控制

我們針對那些網絡中非法的操作而提出了一種計算機信息安全保護控制措施，那就是網絡權限的控制。我們可以通過這個安全措施，給子用戶一定的計算機檔案系統操作權限。此權限包含用戶可以訪問計算機文件系統的文件類型。例如：目錄、子目錄以及文件等資源，同時也可以讓用戶對一些指定的文件或目錄進行增、刪、改、查等操作。[4]因此，我們根據不同的訪問權限，劃分為不同等級的用戶，如系統管理員，一般用戶和審計用戶。

3.3 目錄級安全控制

檔案系統的網絡可以允許并控制訪問用戶對系統中的目錄和文件等設備進行使用。文件系統目錄權限的用戶文件由以下三個因素決定：用戶權限取消后的用戶權限繼承屏蔽用戶，其中該組是委托人指定的用戶分配。計算機檔案管理系統的系統管理員要為每個訪問用戶指定與其適合的訪問權限，并利用這些用戶訪問的權限來限制用戶在服務器中的訪問活動。這些由多種訪問的權限所組成的用戶訪問權限集合，不但能夠讓用戶輕松地完成對檔案系統的訪問活動，還能夠有效地對用戶瀏覽的資源進行控制，以此來完善了計算機檔案管理系統中網絡服務器的安全。

3.4 防火墻控制

近年來計算機網絡安全領域發展起來的技術性計算機防護措施就是計算機的網絡防火墻系統。它是阻止網絡黑客對計算機系統進行入侵的屏障，同時也是阻擋和控制網絡數據進出通信的門檻。它為了阻止外部的入侵，在網絡的界限上建立了相應的監控系統，把內部網絡和外部網絡阻隔了起來。

4 計算機數據的防泄密

4.1 加強系統內部泄密問題的管理

大加強內部管理體制的建設?；ヂ摼W和內部檔案信息相連后，人們在網絡中的各種電子入侵攻擊的時刻，黑客的攻擊似乎無處不在。實際上，安全專家電子入侵案例的歷史分析，最容易被攻擊的內部管理較為松散的系統。黑客實施攻擊時，必須在信息系統中找到一個漏洞，而這些漏洞大多來自內部員工的疏忽、管理松懈。例如，系統管理員沒有及時填補一個小系統漏洞補丁，隨機擴散一些看似小的重要賬號密碼，隨機丟棄記錄系統信息文件和媒體，及時清理過期賬戶，對計算機病毒的擴散小視而沒有加以控制等等。對于大部分黑客來說，如果沒有一個合適的切入點，信息系統是很難被入侵的。大部分的檔案管理部門，一提到網絡安全，首先想到的是購買防火墻、安全等安全產品，但如果沒有完善的內部管理系統，怎么先進的設備都不是什么。

4.2 關注計算機病毒的新變化

當檔案信息系統向局域網或互聯網共享時，計算機病毒就成為一種重要的危害，而新的病毒在網絡時代也有一些新的特點。比如，病毒傳播主要通過網絡途徑傳播，病毒與計算機入侵關系相對比較密切密切，Windows操作系統的網絡漏洞都是比較常用的攻擊點。因此檔案管理者應始終關注新的技術變化，制定有針對性的策略，并從管理體制、技術監督、多重保護、應急措施等多方面進行綜合防治。

4.3 服務器審計制度的完善和網絡訪問的管理權限

檔案管理系統必須明確管理和應用的操作界面，能夠對不同級別的訪問者指定不同的訪問權限和權限，同時系統安全的一個基礎就是為用戶提供修改查詢記錄等服務的同時，也能及時地記錄下各種操作的時間，內容，使用者等詳情記錄，這個我們稱之為日志。[5]檔案信息安全管理與服務操作的直接寫照就是日志，各種不合理的行為，甚至包括黑客行為，都會在日志中留下一定的記錄，所以有部分水平比較高的黑客會在入侵成功后刪除掉系統日志，毀滅證據。檔案管理者不一定是特別出名的網絡安全管理，但他應該是一個合格的審核員在權限管理，特別是要注意服務器上的日志。事實證明，一個網絡信息系統完全避免操作不當是有一定的困難，但做好審計工作，及時發現和處理問題，對工作的發展是相當有幫助的。

4.4 其他安全技術

防火墻技術是保護局域網的一種常用措施，通過建立一個防火墻在無線局域網和互聯網之間，來訪問數據包的內容到網絡中去檢查，并判斷是否有訪問無線局域網的權限。；主機加固技術是一種無線局域網服務器操作系統或數據庫漏洞加強或系統保護，從而提高攻擊服務器的能力；日志安全審計技術是管理員對安全日志進行分心，根據日志內容得出網絡攻擊情況和線索來加強防御的一種措施；入侵檢測技術來實時監測無線局域網的狀態，實時檢測網絡的特定事件和異常行為，并適當的監管和控制，入侵檢測技術來實時監測無線局域網的狀態，實時檢測網絡的特定事件和異常行為，并適當的監管和控制，入侵檢測技術來實時監測無線局域網的狀態，實時檢測網絡的特定事件和異常行為，并適當的監管和控制，避免無線局域網問題的發生，如濫用流量或傳播有害信息等。

5 計算機檔案管理安全管理力度加強

5.1 提高上作人員對檔案管理的思想認識

各類人員都是操作人員和應用程序的文件管理，他們的理解和全面的質量文件在及時、準確、完整的過程中涉及的水平，提高寫作和同步采集和歸檔意識具體操作者在操作在文件中的計算機生產和處理回執校對文件申請正式文件，立即協助人員收集歸檔文件論文草稿。組織文件，從而有效地保證了檔案的原始記錄同時提高了檔案人員的檔案意識，加強了崗位培訓，提高了他們的各種軟件和硬件的操作能力，盡量較少辦公自動化對文件歸檔所產生的負面影響。為了防止文件的歸檔在計算機硬盤上是很難找到這種東西的，最好準備一個文件，在準備一個光盤將是一個副本的文件，并詳細設計的磁盤目錄，方便查找。

5.2 加大組織管理、協調力度

計算機信息管理已經成為一個基于信息系統的決策者，但存在著對問題的認識，作為變革的過程，在檔案管理過程中，也有損害局部利益的情況。因此，我們必須認真實施，嚴格監督，只有這樣，才能保證原材料歸檔在具體操作過程中的及時性和準確性，消除所有對文件管理產生負面影響的因素：例如，定期對相關人員進行多個文件管理系統知識的普及，使各個部門的相關人員都能按檔案管理的基本要求工作；要加強對計算機操作人員的計算機相關知識的維護，嚴格按照相關要求操作。

6 Y論

以上對計算機檔案管理的安全措施進行了分析和研究，在管理實踐中，為了真正保護檔案信息的安全必須采取各種措施，從而更安全的保障檔案管理的安全，所以需要我們積極投入適當的人力和物力資源，開發新的技術，引進先進的設備，提高操作人員和管理人員的工作安全，達到更好的效果，不斷提高檔案管理水平，實現計算機檔案的質量管理。

參考文獻：

[1] 中華人民共和國檔案法[Z]. 1987.

[2] 邱曉威， 孫淑揚. 我國檔案計算機管理的發展歷程與前景分析[J]. 檔案學通訊， 1999（5）.