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（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質量的強大動力。檔案工作往往與企業的人事、財產、薪酬、文件等等發生密切的聯系。檔案管理人員的職業操守必須過硬，才能更好的保障工作質量目標。否則，他們在工作中背離目標，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導致工作行為上的違法違紀。可見，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質量，使檔案工作更好的跟緊企業發展目標，形成正確的工作方向。

（三）電子檔案信息管理是提升人員協作意識的綠色通道。企業各個部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業發展過程中，檔案管理部門不可能“關起門來過日子”，反而與其他部門會發生各種工作上的聯系。同時，檔案部門內部工作也需要協作才能更好的完成工作目標，從而提升整體工作的效率。可見，電子檔案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養部門內部的團結協作意識。

二、電子檔案管理的原則

企業電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關系到很多細節問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質量。

（一）真實性原則。企業發展過程中形成的各種有益信息都應當以真實客觀的狀態加以保存，而不應出現虛假信息，否則，會貽誤企業發展的進程。因此，電子檔案信息一定要實現真實性，通過真實性的信息來反映企業的成長、發展及工作效果。可見，信息的真實性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實性，檔案管理便喪失了管理的基礎和意義。

（二）及時性原則。及時性原則主要針對檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價值的檔案信息形成后，就要通過及時的歸檔加以保存，以備企業發展需要加以隨時的調取，為企業提供有益的參考。一旦歸檔不及時，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對檔案管理的及時性加以重視。

三、企業電子檔案管理的有效措施

企業電子檔案管理意義重大，我們在遵循相應的原則基礎之上，還要針對電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發揮的更加充分。

（一）嚴格把握歸檔關，確保檔案信息的真實性。檔案信息的歸檔是非常關鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會被保持起來，以備日后工作中隨時調取利用。因此，在歸檔階段，對于檔案信息的真實性、保存形式、電子文件格式、文件內容等等方面東歐要進行細致入微的檢查，避免因細節問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時，工作人員要對檔案信息的內容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內容定位檔案信息時，可能會有較大的幫助。

（二）建立各種管理系統，保障檔案信息的利用價值1、要建立統一的網絡體系。在現實工作中，可能存在辦公自動化系統與檔案管理系統無法實現兼容的現象，從而無法形成網絡體系，一些軟件的數據無法及時實現互相轉換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統一的體系，強化信息提供者與接收者之間的協作意識，是信息符合傳輸要求，并強化工作人員的計算機網絡知識，使網絡體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機制。這就要求，檔案管理人員要認真負責，堅決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會被外界熟知或利用，企業的檔案信息成果就會變得毫無價值，很多工作的努力結果就會被浪費。因此，管理人員要針對檔案信息的安全防護、密級設定標準及及時維護等方面做足文章。

（三）及時更新硬件設備設施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業電子檔案信息管理工作提供硬件設備設施方面的保障。同時，在需要資金投入時，確保資金投入及時，力度到位。當然，還要對資金運行情況進行全面的跟蹤核查，堅決杜絕職務違法犯罪行為的出現。如此，硬件設備設施更新的資金有所保障，企業電子檔案信息管理工作才能朝向預期目標推進。

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1.2電子檔案管理的安全性問題

現代科技發達,各種病毒橫行于網絡,如果稍微不注意就會使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲設備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網絡上的大量傳輸,如果沾染相關的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會造成材料的改動或丟失,給國家和個人造成很大的影響。

1.3電子檔案掛歷標誰統一問題

由于電子檔案管理進行時間不久,沒有成熟的相關法規章程,而且文件涉及的技術環境較復雜,采用標誰的不統一,這就造成管理方法的混亂,但我國計算機技術的標誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質、軟件和編碼方式的標誰各異,各廠家的產品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實現信息資源共享,檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

1.4電子檔案管理人員管理出現的問題

新時代的電子檔案管理的方式也發生了很大的變化。很多現代電子檔案管理人員仍然以過去的相關管理辦法去操作著新時期的電子檔案管理,對于相關的章程不熟悉,特別是電子設備的操作達不到相關要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復制以及傳輸等計算機技術,綜合能力要求達不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規章制度,工作人員無章可循,缺少責任制度,使得工作達不到要求

2相應的解決措施

2.1建立健全法規體系,完善相關的制度

目前我國的電子檔案管理規范陳舊,沒有相應的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統紙質文檔管理的模式,因此,我國要想檔案管理能夠穩定的發展下去,那么就必須建立我們自己的規章制度,建立健全相關的法律法規,通過相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規定。

2.2培養緊缺人才,適應時展需求

由于電子檔案相對傳統檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續學習新的技術知識,如果仍然用管理傳統的相關方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會出現巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統的檔案學知識外,必須掌握電子檔案的相關存儲,傳輸的技術,特別是安全性能方面的知識。并建立現代化管理意識。

2.3加強電子檔案硬件系統的管理

在選擇相關的硬件設備時,要選擇質量可靠,性能穩定,特別是對電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設備隨意應付了事,同時應該安裝相關的殺毒軟件,提升防病毒等級,對檔案管理不能放松相關的保護措施。對于引進的硬件設施要進行維護,不能將買回的設備隨意丟棄不管,要做到經常維護,將硬件設施的保修也作為日常工作的一項,達到滿足電子檔案長期保存的相關需要。

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（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責辦公室文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心，導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

（三）領導片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領導認為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經濟效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致檔案管理工作進行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平。

二、文書檔案的管理特點及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯系

文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的，文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存文書檔案就是利用紙張實質性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發揮檔案的真正作用。

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在人類進化和發展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變為近代的紙張，而這種演變不僅體現了人類文明的發展和進步，同時也顯示出了歷史發展的必然趨勢；因此，在互聯網信息技術高度發達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。

結合現代社會和經濟環境，可以看出發展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發展的根本趨勢，還是實現我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業發展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩定發展有著重要的現實意義。

二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析

在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設發展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業或地區的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業或地區由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養和發展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現人員不足的現象，甚至有些地區檔案管理部門的生存和發展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區或企業形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。

3、信息化建設成本較高

軟硬件設施作為實現人事檔案管理信息化建設的根本，其發展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現階段絕大多數企業或地區檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴峻

檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環節；然而，在現階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數據庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。

三、人事檔案管理發展信息化建設對策

通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：

1、加強信息化建設的投資力度

檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統能夠得到良好的發展，進而為企業和地區的發展帶來長久的利益和支持。

2、加強專業人才培養力度

人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業型和復合型人才的培養和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業培養出一只高品質的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統

一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統操作人員的監管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發生泄漏的情況。

四、總結與展望

總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯網信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發展和成長中的重要信息，在對其進行傳統的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。

參考文獻：

[1] 董潔. 信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[J]. 沙洲職業工學院學報，2007，02：25-26+36.

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檔案管理信息化建設的意義

促進檔案的服務信息化的提高：在目前社會中，各個工作及環節都在逐漸朝著信息化方向發展，特別是一些與醫療活動有關的工作，如社會保險、科學研究等，信息化程度逐漸加大，這就要求與之相匹配的醫療檔案的管理工作應逐漸信息化[1]，只有這樣，才能夠與這些與醫療工作有關的部門及工作相契合，才能夠有效促進醫院管理水平的提高，促進整個衛生事業的健康、可持續發展。有力提高檔案管理工作的效率：在既往傳統的醫療檔案管理工作中，絕大部分的工作環節需要大量的人工操作才能完成，其完成情況受工作人員數量、熟練程度等因素的影響較多，并且在需要進行各部門間的協同工作時，其配合程度較差，這大大降低了工作的效率。信息化建設的發展，不僅使醫療檔案的書寫、保存更加便捷，也大大提高了對這些檔案的管理和利用的效率，有效提高了檢索速度，方便了各部門間的協同工作。對檔案進行信息化管理，可以減少支出：通過對醫院檔案進行信息化管理，能減少需要人為操作的工作量，降低人力成本，并且，對檔案進行信息化管理后，能夠更好地保護醫療檔案，降低其破損和丟失，減少維護成本。

醫院檔案信息化管理現狀探討

檔案管理制度不規范：在目前的醫療環境中，醫院往往只重視臨床技術及科研能力的發展，將大量的資金及醫療資源放在發展臨床技能及科研上，常忽視醫院的檔案管理工作，甚至一些醫院尚沒有設置檔案科，在一些設置了檔案科的醫院中，由于缺乏重視及有效的監督，也缺乏相應的管理規范，使得對醫療檔案的管理較為混亂，并且醫院對整個檔案管理系統的資源投入嚴重不足[2]，使得在檔案管理中使用的設備陳舊，管理方法落后，具有相應背景知識的人才缺乏，這都嚴重阻礙了檔案管理部門的可持續發展。檔案管理部門工作人員綜合素質較低：由于多數醫院對檔案管理工作缺乏足夠的重視，除了對其資金等的投入欠缺外，也極少針對檔案管理引進專業的技術人才。目前，工作在檔案管理科中的往往是一些年齡較大的人，他們多數來自于護理及其他一些非檔案管理專業的人員，這些人員可能在護理等工作中具有較好的工作經驗，但對于檔案管理工作缺乏足夠的專業知識，其工作能力參差不齊。由于他們年齡普遍偏大，對檔案管理信息化過程的接受能力也較差，導致檔案管理工作不能適應信息化、網絡化的發展[3]。檔案工作人員對綜合檔案管理認識度不夠：由于目前工作在檔案管理一線的人員中，具有專業檔案管理背景知識的人數極少，多數是一些非專業的工作人員，他們對檔案管理工作的重要性認識不夠，在工作中就缺乏足夠的主動性和創造性，使得一些本該保存的文件及文檔不能被妥善保存等。檔案管理設備、手段原始、落后：目前，隨著整個醫療環境信息化程度的不斷加深，檔案管理也逐漸走向信息化發展的道路。但由于醫院對檔案管理方面的資金投入不足，缺乏相應的設備及管理軟件的支持，導致不方便資源共享，也不方便對資料的查找，制約了檔案管理的科學化[4]。

現代化醫院檔案工作的籌備措施

一體化管理模式：醫院要整合檔案信息和其他的管理信息資源，實現一體化管理和資源共享，這樣更節省財力、物力及人力，能夠實現有效的資源利用，提供更有益的信息。重視臨床檔案資源的開發及利用：醫院檔案的主要價值就是服務于患者及為醫療工作人員的培訓、教育及科研提供參考資料，從而不斷提高臨床技術水平和科研能力，而使檔案管理信息化就是要使其價值發揮得更加方便和高效。所以，在整個醫院發展不斷現代化和信息化的今天，對醫院的檔案管理工作的預期安排也應該與這個目標相契合，使其規劃和設計緊緊圍繞臨床工作來進行[5]。為了達到更好地服務于臨床工作人員的目的，在整體醫院的信息化發展及檔案管理的信息化過程中，都需要開發、設計人員多多走入一線的臨床工作人員中，進行詳細的調查及探索，了解他們需要一個怎樣的信息化系統，才能實現更便捷的對醫療文書及檔案的記錄、檢索、查閱及保存等，開發出實用、高效、安全的信息產品。同時，衛生行政部門也要加大工作的力度，加快衛生體制改革的步伐，做好檔案信息的頂層設計，及早完成以電子病歷為基礎的全國衛生信息系統的標準化建設。

參考文獻

[1]高彥波,王曉華,劉晨陽,等.醫院遠程醫學信息網建設應用探討[J].中國醫院管理,2012,28(6):42.

[2]龍萍.醫院檔案管理信息化的幾點思考[J].山東檔案,2008,3(4):33.

[3]沈海霞.加強醫院檔案管理促進醫院持續發展[J].中華現代醫院管理雜志,2004,2(12):11-13.

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2 檔案一體化管理基礎

在進行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎，在理論基礎方面，因為當前的檔案管理正處在電子文件的發展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎中，應該為檔案的一體化實現提供一定的物質幫助，信息化與網絡化的發展趨勢是檔案實現一體化管理的首要前提，只有將理論基礎以及實踐基礎有機的結合在一起，才能促進檔案一體化更好的發展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應用系統設計思路

在進行文檔一體化管理的過程中，首先應該對應用系統進行設計，其主要的思路是應用網絡服務器以及數據管理平臺等方式對檔案進行一體化的管理。在信息系統中，操作人員具有不同的操作權限，以處理階段為例，這一階段主要是進行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進行修改、刪除或者增加等操作權限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權限，而在進入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負責的任務是對電子檔案進行整理以及進一步的篩選，選出有價值的檔案資源進行保管。檔案管理者的主要工作任務就是加以必要的指導。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進一步的保管，并且檔案的使用者可以應用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負擔，降低錯誤的發生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎的環節，可以說檔案工作是文書工作的進一步延伸，所以需要進一步加強二者之間的關聯性，使其緊密的結合在一起，以促進檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質量提升。在檔案一體化的實現過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業務系統有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進行保管才能算相應的工作真正結束，同時還要意識到，在開展現行業務系統的過程中，要責任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關節，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現行期、半現行期和非現行期，并通過現行業務工作部門、機構檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現了集成，要求在一個統一的系統內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、移交、保存或銷毀等各個環節，實現各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現流程的優化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復雜性，避免了信息的多次錄入和產生不一致信息的可能性。

3.4 業務處理的自動性

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（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。

（三）領導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領導的重視。一些領導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關注文書檔案管理工作的內容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創新。

二、文書檔案管理工作改進的方法

（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領導要處理的文件。這些文件質量的優劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關系，實現兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。

（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統一歸檔管理。

（三）領導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態度和工作熱情，取決于領導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領導對文書檔案管理部門重視起來。

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1中職學校會計檔案信息化管理的必要性

中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業務事項的、具有保存價值的文字、數據、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據，是對學校業務進行分析、計劃、決策、監督的重要依據。信息化下的會計檔案不僅包括傳統的紙質檔案，而且還包括用計算機磁盤、硬盤、光盤存儲的會計數據和相應的財務軟件系統。做好會計檔案管理工作，對準確掌握學校某時期的經濟及財務活動有著重要的意義，是學校基礎工作的重要組成部分，同時也是學校進行政策制定、財務規劃、預測經費開支、實行有效管理和科學決策的重要信息來源和參考依據，對學校能否與時俱進、提升管理質量起著一定的影響。隨著中職學校會計電算化的發展及會計信息化的逐步推進，信息化會計活動產生了信息化會計檔案。現在中職學校會計檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁這一新的發展趨勢。這對當前的會計檔案管理方法是一種嚴峻的考驗，隨著國家經濟工作的不斷發展，各種評估需要提供的會計資料、指標數據之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運用現代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱，使中職學校的管理處于領先水平，才能加快推進中職學校職業教育現代化的步伐，走在職業教育的前列。

2中職學校會計檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案數量多，查詢不便，管理水平落后

（1）目前很多中職學校的會計檔案管理仍主要停留于紙質檔案管理，會計檔案有的一個月后才裝訂成冊。堆積如山的原始發票憑證，隨時有弄混淆、丟失的風險。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時需要先在財務軟件系統中按年份查找到所需的憑證號，再到檔案室調取相關憑證資料并復印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學校只重視會計業務，輕視會計檔案管理，沒有專職的會計檔案管理人員，未進行過會計檔案知識方面的培訓。學校檔案室里只存放有會計的紙質檔案，信息化形成的電子會計資料檔案未歸檔管理，只由會計人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調閱時沒有嚴格的登記手續。檔案室的硬件設施也未能跟上，相關防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。（2）在中職學校逐漸實現校園信息化建設的情況下，學校的有關學生學籍管理、教育教學資源等信息已基本上實現網絡化管理，學校有關人員都可依據各自的權限在辦公網絡上實時取得資料并實現共享。但會計檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財務科，其他科室人員需要會計資料必須通過財務科查詢了解。財務人員有時要重復提供相關資料，至使騰不出時間和精力去做更多有價值的工作，從而制約了學校信息化建設的發展。（3）電子原始憑證數據采集和轉換無法完成，現有的會計軟件無法對銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進行采集轉換，割斷了會計信息與原始業務數據之間的聯系。

2.2會計檔案信息數據安全存在問題

在傳統的會計檔案保管中，經濟業務都記錄在紙張上，所有的數據資料都是在會計憑證后附有原始發票及單據。裝訂成冊后并加蓋簽章。紙質原件數據資料如果被修改就會留下痕跡。因此保留下來的會計檔案數據非法修改得到制止。但會計信息化條件下，存儲在計算機中的數據很容易被修改，甚至能不留下任何痕跡，對會計信息檔案復制竊取也更加容易且不易發現。若計算機硬盤突然損壞數據未備份也將很難得以恢復。隨著現代信息技術的發展應用，計算機病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對會計信息化檔案的安全造成威脅，數據的損失也將無法估量。

2.3會計檔案管理人員素質有待提高

會計檔案為會計工作的重要環節，對于具體管理人員的專業性、技術性都有著十分嚴格的要求。長期以來，各中職學校只重視會計業務方面的繼續教育而忽視了與檔案管理、信息化建設相關聯的學習，使得會計人員專業水平素質參差不齊，特別是精通現代信息化技術、又懂得與會計檔案信息化發展需求相結合利用使用的人才更是短缺。

3改進中職學校會計檔案信息化管理的思考

《福建省中等職業教育信息化建設推進計劃（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等職業學校基本建成資源數字化、學習網絡化、辦公自動化、管理智能化和智慧型數字校園，中等職業教育信息化資源共建共享機制和高效的業務管理機制基本形成，現代信息技術與中等職業教育教學和管理深度融合，中等職業教育領域信息化應用整體水平進入全國先進行列。隨著“互聯網+”、云計算、大數據等信息技術的發展，會計檔案也不例外。這也意味著會計檔案信息化管理是社會發展的需要，將成為中職學校發展的必然要求。

3.1改善會計檔案管理設備設施，實現會計檔案信息化

在國家政策的支持下，各中職學校都不同程度開展了信息化建設，如福建省僑興輕工學校就已基本上實現了校園網絡化的管理模式，學校通過OA辦公系統實現了會計的日常管理工作，如年度各科室預算安排、臨時用款計劃編制審批、出差申請、費用支出報銷、借款單、差旅費報銷等流程。流程報銷時都附有上傳的原始發票單據掃描件實行網絡現場辦公。會計人員和各分管領導可實時對流程進行審核及查詢。在此基礎上，會計在錄入記賬憑證時，在摘要中寫明該交易流水號，這樣就初步實現了電腦查詢原始憑證的功能。在“互聯網+”時代，新信息技術出現日漸普及，隨著越來越多電子原始憑證的出現，應嘗試建立起原始憑證交換平臺，通過配備相適應的現代化檔案管理設備設施及對網絡辦公軟件升級開發，促使網絡辦公系統與財務軟件系統相鏈接，通過網管接口進行常規經濟業務的處理，驅動會計記賬自動讀取資料，完成常規經濟業務的輸入。在財務軟件系統中的記賬憑證編制模塊下嵌入原始憑證掃描上傳功能，就可在財務軟件中實現會計檔案信息實時調閱的功能。同時在學校網絡辦公系統下建立起相適應的會計檔案信息查詢功能模塊，對財務軟件中的數據進行鏈接，構建起會計電子檔案明細賬，實現會計檔案信息化管理。在網絡辦公系統中可設置權限方便各科室相關人員直接進行業務需要查詢，做到個性調用，積極為教育教學、評估、審計等方面提供會計數據分析資料、規劃決策，以提高會計檔案的利用率，滿足不同利用者的需求，實現一定權限下的資源共享，提高會計檔案的資源利用率。

3.2加強保障會計檔案信息化系統的安全性

實現會計檔案信息化管理后，重點要解決會計檔案安全保密措施。為防止數據被篡改及泄密，要建立完善的內部控制制度、電子檔案信息安全保障體系，嚴格權限分級、加強操作系統權限授權管理、密碼與口令卡控制、做好數據存儲備份，對傳輸、存檔的會計信息化檔案進行一定的加密措施。作為存放和處理會計信息化數據的計算機及服務器要有專人管理，除維護外，禁止外人操作財務用電腦。建立起網絡安全制度體系，注意數據庫的加密技術、加強網絡入侵防御系統、硬件設施的安全防范，防止非法入侵。會計檔案管理人員及時對檔案進行歸檔整理、儲存備份。建立起會計電子資料備份管理制度，確保會計檔案資料的安全、完整和財務軟件系統的持續、穩定運行。在此基礎上，也要做好紙質檔案的存檔工作。

3.3培養會計檔案信息化管理人才

開展會計檔案信息化管理，人才是關鍵。會計檔案信息化管理對會計檔案管理人員提出了更高的要求，需要一批懂會計、有檔案管理學知識及計算機網絡技術，又精通計算機操作技能的綜合型人才。為了提升中職學校會計檔案管理水平，可以通過各種途徑加強對初、中、高級會計檔案管理人員的培訓，增加檔案現代化、信息化等理論知識與技能，以提高其綜合業務能力。同時要求會計檔案管理人員在工作中要與時俱進，把所學的新知識應用于工作中，有創新精神地參與工作，不斷提高會計檔案信息化管理工作效率和工作質量。中職學校實施會計檔案信息化管理后，可以大大提高會計檔案的利用率，通過數據網絡平臺實現各個科室之間信息資源共享，提高會計檔案管理質量，為學校管理者進行決策提供必要的參考。

參考文獻

[1]吳芝紅.淺析中職學校會計信息化建設[J].中國電子商務,2014,(18).

[2]高娟.淺談高校會計憑證檔案信息化管理[J].電子測試,2013,(16).

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檔案標準化、規范化是實現檔案信息化管理的第一步。信息化檔案管理要符合檔案管理的各項標準，包括檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面都要標準化和規范化。檔案管理的各個環節、步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。

信息化檔案管理的前提是實現檔案系統的辦公自動化，只有建立具有高效管理和開發利用檔案信息資源能力的檔案網絡管理系統，才能夠實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的信息化管理。目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。要實現檔案信息化，必須從文件材料產生開始就運用統一的計算機管理系統，完成撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結合起來，這樣學校各部門就可以通過網絡實現對這些檔案信息資料的共享。

檔案信息化建設依靠的主要是高素質的檔案工作者。從目前學校實際情況來看，大部分檔案工作人員都是一兼多職，對檔案管理信息化十分不利。要改變這種狀況，最簡捷的辦法就是改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，要加大檔案管理人員的業務培訓，使其領會現代化科學管理檔案的內涵和特點，使檔案工作人員具備以下五種能力，即檔案信息真實性的維護能力、檔案信息的獲取能力、檔案信息的鑒定和評估能力、檔案信息的加工與提煉能力、檔案信息的交流與傳播能力，從而提高檔案管理效能。

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注重學生學籍檔案管理組織架構的改革，促進管理目標的實現

針對現代數字化學生學籍檔案管理需求，學生學籍檔案管理應加快管理組織架構的改革。針對數字化檔案管理特點實現管理架構的優化，以此為基礎促進學生學籍檔案數字化管理工作的開展。首先，學校應對學生生源情況、檔案管理情況進行分析。在此基礎上讀學生檔案管理數字化需求進行探討。確定學籍檔案工作內容及目標后，分析數字化學生學籍檔案管理的組織架構需求以及人員配置需求。通過完善的基礎分析與評測，確定學生學籍檔案管理要求，以此為基礎進行組織架構的建設以及人員的配備優化。

針對數字化學生學籍檔案管理需求進行管理體系的改革與完善

數字化檔案管理方法有別于傳統紙質文件檔案管理，因此，其管理體系以及管理內容也有著很大的區別。針對數字化學生學籍檔案管理需求，在學生學籍檔案數字化進程中還應加快管理體系的改革與完善。以數字化檔案管理方法、需求為基礎，以學生學籍管理特點進行檔案管理體系的構建與完善。改變傳統紙質檔案管理方法以及管理重點，以數字化檔案管理需求開展檔案管理工作，促進學生學籍檔案數字化管理目標的實現。另外，針對數字化學生學籍檔案管理特點，數字化學生學籍檔案管理中還應注重管理體制的改革與完善。以數字化檔案管理需求為基礎，以學生學籍檔案管理特點為重點，針對原有管理制度中的不適用內容進行改革。從學生學籍檔案信息安全管理入手，實現科學的數字化學生學籍檔案管理。

針對現代學生學籍檔案管理需求強化人員素質

針對現代學生學籍檔案管理額需求，學校領導應重視學籍檔案管理工作，并加強教職工檔案意識的強化。將學生學籍檔案建設與管理作為一項基礎性的工作開展持續的管理。落實人員、經費及設備，優化人員架構。針對數字化學生學籍檔案管理需求提高檔案管理人員的專業技能、綜合素質以及計算機運用能力。根據學校所采用的數字化檔案管理軟件開展檔案管理人員的業務培訓工作。同時，建立內部檔案信息網絡、強化數字化學籍檔案的信息備份，以數字化學籍檔案管理水平的提高、人員素質的提高促進學籍檔案管理工作目標的實現。

強化學生畢業后的轉檔管理，保障學生學籍檔案的安全

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一 、醫院專業技術人員檔案管理現狀

醫院專業技術檔案是醫院管理職工的重要工具，是醫院選拔人才、任用人才、培養人才、提升醫療質量的重要載體，是醫院專業技術職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應予以重視。首先，目前大多數醫院對專業技術檔案管理的重視程度不高，許多個人專業檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態，檔案資料不全、丟失等現象時有發生。其次，關于專業技術檔案管理的規范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統一、不規范等狀況，影響了專業技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫院管理部門眾多，職工崗位性質及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業技術人員的醫療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫務處予以手工登記，職工的繼續教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業技術人員專業技術檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫療、科研、教學等需要。

二、 醫院專業技術人員檔案管理的改進策略

（一）提高認識，保證質量。專業技術人員的檔案管理是醫院檔案管理的關鍵部分，應予以重視，檔案管理人員應提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業技術人員知識成果的態度，加強縱向管理，強化責任意識，愛崗敬業，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業務、開展業務的基礎上，嚴把質量觀，充分發揮專業技術檔案的利用價值，使專業技術檔案切實服務于醫院專業技術人員及醫院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業技術檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發揮專業技術檔案管理工作的實際效益。

（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業技術檔案收集的全面性。醫院專業技術人員的專業技術檔案應包括專業技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業技能考核證書等等反映出專業技術人員個人資歷和業務技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業績的各類成果材料；考核材料則包括專業技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等，此外，專業技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中，應充分了解收集的范圍，保證專業技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業技術人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。

（三）加強專業技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代，傳統的檔案管理方式條目分化，內容簡單，效率不高，且難以實現客觀、全面的評價，亟須改進，醫院應與時俱進，逐漸加大信息化建設的步伐，構建統一標準、統一規范、統一口徑的檔案管理系統，從而不斷完善醫院專業技術檔案管理工作。醫院可根據自身實際，構建切實可行的專業技術信息化檔案管理系統，系統的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫德醫風及履歷信息檔案等。根據各個系統模塊及內容，以專業技術人員作為主線，導入醫院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫療質量、醫風醫德等相關數據，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續且動態化的檔案數據，形成專業技術人員全過程的動態電子檔案數據庫，不斷推進醫院專業技術檔案的規范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業技術檔案管理信息化建設是改進醫院專業技術人員檔案管理的必然要求，也是實現醫院職工信息集中管理、信息共享、科室協同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復性，促進專業技術檔案的規范化管理，而且還能為醫院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據。

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1.1 重視不夠

在我院相當多人對檔案管理的認識都存在一些誤區，不重視、不注重圖書館人員的素質提高。只是一些快退休人員、無專業人員管理，更無高校圖書管理的高級專業人員，認為檔案管理就是保管的事務性工作，不是醫院的主要工作，不能給創造經濟效益，只要醫療、教學、科研不出問題就行了，所以無適應現在的管理需求，只想以醫療為主即可。

1.2 主題不明確

按主題進行部分設置，我們缺乏對的采集、整合、傳播，突出信息咨詢服務都不夠，沒有按圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類等工作，應提升管理效能。按主題進行圖書館組織創新，實質是充分發揮專家型館員的學科“領頭羊”作用，同時也迎合了教學圖書館各項業務之間相應交叉、滲透的發展趨勢。

1.3 管理人員素質有待提高

現有的圖書管理人員不僅缺乏專業的圖書檔案管理知道和工作經驗，而且層次也普遍較低，到圖書檔案館工作只是暫時的，把之當作工作發展的跳板或是臨時“棲息”地，一旦有更適合自己發展環境和遷升機會則會另尋高枝；有的管理人員享受著管理員的待遇而不參與管理工作，這種嚴重的消級作用，極大地影響了團支書檔案管理專業團隊的純潔和穩定，更不可能為醫院發展提供高質量的服務。

1.4 管理不到位

在醫院，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:

一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。醫院日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

二是對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。

三是少數醫院沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。

1.5 利用不充分

圖書館是醫院配職單位，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多醫院的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。

2 改進醫院圖書館檔案管理工作的措施

2.1 指定專職檔案管理人員并提高其素質

醫院一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作；另一方面也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。

2.2 配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提高醫院檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入醫院基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，按需配置計算機、打印機、掃描儀等現代化辦公設備。在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。

2.3 科學分類

科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。

一是黨群類。包括上級文件、院內文件、規章制度等。

二是業務類。包括各業務部門的報表、科研項目、各類活動等。

三是人事類。包括職稱晉升、科研、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。

2.4 電子歸檔

檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。

2.5 提高服務水平

醫院圖書館是醫院的重要組成部分，也是醫院檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是醫院基礎建設的一部分。在醫院的橫向比較過程中，除了醫療護理科研，現代化的管理方式也是醫院綜合能力的集中體現，因此圖書檔案管理工作對醫院的整體實力是非常重要的做好醫院圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、醫院的醫療、護理、教學和科研都起著十分重要的作用，對于三甲醫院更是不可忽視的重要指標。

參考文獻：

[1]郭國慶主編.市場營銷學通論.北京:中國人民大學出版社;1999.

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一、中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題

（一）重視不夠

長期以來，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應現在的管理需求。

（二）設備太落后

學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作, 不論是圖書檔案管理員、 還是讀者, 要完成一項任務都需要花費很長的時間, 耗費很大的精力。

（三）制度不健全

中職學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。中職學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（四）管理不到位

在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。中職學校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統；二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄；三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（五）結構不合理

中職學校圖書館的文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。

（六）利用不充分

圖書館是中職學校的窗口部門，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。

二、改進中職學校圖書館檔案管理工作的措施

圖書館檔案是中職學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。

（一）領導重視

領導重視是搞好中職學校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。

（二）指定專職檔案管理人員并提高其素質

學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作；另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。

（三）配備先進的軟硬件設施設備

硬件是提高中職學校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備；按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。

在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。

（四）建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應根據國家有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。

建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性；第二，簡明實用；第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工；第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（五）科學分類

科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類。包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。

（六）電子歸檔

檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

（七）提高服務水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度。

中職學校圖書館是學校的重要組成部分，也是學校檔案的重要組成部分。檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是中職學校基礎建設的一部分。在中職學校的橫向比較過程中，除了辦學的師資力量，現代化的校園管理方式也是學校綜合能力的集中體現，因此圖書檔案管理工作對學校的整體實力是非常重要的。做好中職學校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、學校的教學和科研都起著十分重要的作用。

參考文獻：

[1] 張國華.高校圖書館檔案信息資源的事例與開發利用[J].大學圖書情報學刊,2004（4）.