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當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

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1.2電子影像管理結合銀行具體的業務處理，將非結構化數據和紙質電子化后同業務管理流程結合，加強對各種資料的管理，實現非結構化數據利用和共享，支持風險控制和會計稽核。

1.3內容驅動的業務處理針對以內容作為業務辦理驅動的各種銀行業務，內容管理提供對關鍵非結構化數據的全生命周期的管理，并與其它應用系統充分集成，實現內容數據需求的實時響應或在內容管理應用體系上完成業務的全部流程。1.4Web內容管理作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應用系統、不同部門的各種應信息的存儲，并支持內容前的格式轉換與預處理以及后的歸檔。

2系統設計

本文通過以電子檔案管理為中心，以內容管理為非結構化數據存儲的平臺，搭建一個統一視圖的電子檔案管理應用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業務系統的電子檔案集成到這個平臺中。電子檔案管理系統提供的功能

2.1掃描錄入影像掃描、質量檢查(含圖像優化)、要素的輸入(索引項的建立)。掃描錄入工作一般在業務辦理/點完成。影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設備，可以兼容平板掃描儀設備、高速掃描儀設備。支持在圖像質量檢查前，對圖像的質量優化處理，如去黑邊，對比度、亮度調整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。索引要素與影像的關聯。采用手工錄入索引要素方式，實現影像與索引、具體業務的關聯。影像掃描后存放在傳輸的緩存器中，需要經過質檢步驟才能上傳。

2.2影像傳輸為掃描后的圖像以及相關的要素從網點傳輸到后端服務器提供高效、穩定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。傳輸服務器的主要功能是未經過質檢的影像數據緩存、經過質檢的影像隊列傳輸。傳輸服務器自身的安全性，防止未經授權的人員訪問和修改傳輸服務中的內容。傳輸過程應該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。傳輸優先級控制，即在影像掃描時加入優先級選項。傳輸服務的監控功能，可以通過終端交易查詢當前傳輸任務狀態，管理員可以根據實際情況調整隊列優先級。緩存功能，即對于已經傳輸到影像服務器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務器自動清除。當網點有查詢需求時，先從傳輸服務取圖像，若圖像已經被批注或本地緩存已經過期，則從服務器獲取。

2.3影像存儲、調閱為影像數據提供存儲及索引管理功能，性能要求高。為影像數據提供存儲組織管理、索引維護、調閱檢索等功能。影像服務器的業務要求如下：實時接受各業務辦理網點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調用業務系統的接口，更新業務系統中圖像已到達的狀態。業務系統通過影像服務提供的影像調閱接口，調閱顯示業務相關的影像。同時該調閱接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服務系統屬于事中系統，為保證其性能需要對歷史數據進行歸檔。當一筆業務完成以后，由業務系統發起歸檔動作。

2.4工作流系統根據不同的業務特征提供業務流轉功能。為構建基于檔案管理系統之上的各類業務系統提供了公用的工作流管理及運行服務，用以實現作業任務在不同業務人員之間的自動調度與流轉，以及通過相應的接口動態控制這一流轉過程。

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一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。

當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險

為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。

(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位

在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。

會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議

(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分

針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度

為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責

為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。

切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。

參考文獻：

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[2]杜鴻,梁萍.新時期檔案管理的特點與思路探析[J].人才資源開發,2010,(03).

[3]惠洪霞.電算化環境下企業會計檔案管理的對策[J].蘭臺內外,2010,(01).

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二、電子檔案管理在銀行檔案管理應用

（一）可降低銀行檔案管理的強度

從銀行檔案管理全局出發可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優勢，尤其在無關檔案銷毀方面優勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據業務類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質量。

（二）符合會計電算化的要求

電算化是時展的一個趨勢，但是從當前的發展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關注紙質檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應，還有部分銀行在發展過程中沒有嚴格按照實際的發展情況進行規定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應用范圍。

（三）在銀行中的應用

在當前科學技術的不斷發展下，傳統檔案在銀行中的保管已經與現實呈現出不均衡現象，如此一來則會對財務資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內外查詢的要求。通過對相關法律環境的探究，現在所保留的紙質憑證只有債權債務關系的相關資料，尤其在銀行高度電子化的發展背景下，其它的資料與內容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規章制度。然而根據分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質檔案，尤其在業務的不斷發展下，紙質檔案的數量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現象，減少庫存壓力。

三、電子檔案管理在銀行檔案管理發展

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（一）對紀檢監察檔案管理的重要性認識不夠，無專職檔案管理人員

中支機關及九個縣支行均未配備紀檢監察檔案管理人員，形成紀檢監察檔案無專人管理，紀檢監察檔案管理人員全部為兼職，既是紀檢監察人員，又是檔案管理人員，造成在實際工作中普遍存在只注重“黨風廉政建設和懲防體系建設”、“執法監察”、“縣支行監督機制建設”等紀檢監察項目的實施，而相對忽視紀檢監察項目實施資料的收集、整理和歸檔等工作。原因在于不少人認為，只要出具了紀檢監察項目報告，提出了紀檢監察意見，做出了紀檢監察處理決定，紀檢監察項目的實施就算結束了。

（二）紀檢監察檔案管理人員未參加過檔案管理培訓，專業知識不夠

由于中支機關及九個縣支行紀檢監察檔案管理人員多數來自于其他各部門，而專職從事過檔案管理工作的人員很少，也幾乎沒有參加過檔案管理方面的培訓，缺少檔案管理的專業知識，對于檔案管理的基礎理論、基本原則更是知之甚少。如此，不少紀檢監察檔案管理人員在開展紀檢監察檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導，制約了紀檢監察檔案管理水平的提高。

（三）紀檢監察檔案規范化管理的程度不夠

由于基層人民銀行紀檢監察檔案管理人員大多數沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，對檔案的基本操作規程又知之較少，因此，在紀檢監察檔案資料收集、檔案資料整理、檔案資料歸檔、檔案資料保管等方面存在許多不規范的地方，主要表現在：一是無檔案保管專用場所。中支機關及九個縣支行紀檢監察檔案均無檔案保管專用場所。中支三個紀檢監察人員在檔案管理工作中，各自保管著所分管工作中形成的紀檢監察文件資料，九個縣支行紀檢監察檔案則由兼職紀檢監察人員負責保管。二是未按時間年限、分類打碼保管紀檢監察檔案資料，不符合檔案管理規定；三是檔案資料移交手續不規范。紀檢監察人員在工作調動、退休、崗位輪換時，對自己保管的檔案資料，沒有嚴格地按照規定辦理移交手續，有的檔案資料留下，有的隨身帶走。如要調閱完整、齊全的檔案資料很困難。四是檔案資料備份不全。紙質文件資料與磁介質文件資料保存不匹配，導致查找利用不方便。如：在調閱XXX縣支行“黨務公開工作實施意見”資料時，有紙質文件，而沒有磁介質備份文件。又如：查找2012年“關于在系統業務管理中貫徹落實黨風廉政建設和懲防體系建設工作總結”時，只有磁介質備份文件，沒有紙質文件。紀檢監察檔案規范化管理工作還有待改進和提高。

二、改進基層人民銀行紀檢監察檔案管理工作的建議

（一）提高對紀檢監察檔案管理重要性的認識

基層人民銀行紀檢監察檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認識到它在人民銀行監督管理中的作用。要改變過去重紀檢監察項目的實施，輕紀檢監察檔案管理的觀念，樹立“三個意識”，促進基層人民銀行紀檢監察檔案管理。一要樹立基層行領導的紀檢監察檔案管理意識。基層行領導應該將紀檢監察檔案管理當作一項重要工作來抓，強化對紀檢監察檔案管理工作的監督，明確紀檢監察檔案管理人員的任務和職責，加強對紀檢監察檔案工作的組織領導。從硬件、軟件等三個方面加大對紀檢監察檔案管理的投入力度。一是選派責任心強、會管理、掌握了解檔案基礎知識的人充實到紀檢監察部門，從事紀檢監察檔案管理工作；二是設置紀檢監察檔案管理室，專門用來保管紀檢監察檔案，使紀檢監察檔案管理完整、規范；三是配備辦公自動化設施，專門用于紀檢監察檔案管理，使紀檢監察工作形成的紙質文件資料與磁介質文件資料匹配一致。二要樹立紀檢監察人員的參與意識。紀檢監察工作人員在開展紀檢監察項目檢查時，要樹立參與紀檢監察檔案管理工作的意識，把在紀檢監察工作中形成的文件、筆錄、工作的原件及復印件，要按照《檔案法》、《中國人民銀行檔案管理規定》、《中國人民銀行檔案保管辦法》的要求，進行詳細的整理分類，應把此項工作作為紀檢監察檔案管理前期工作來做。三要樹立紀檢監察檔案管理人員的責任意識。紀檢監察檔案管理人員是紀檢監察管理工作的主要力量，必須樹立對紀檢監察檔案管理工作質量負全責的意識。

（二）完善紀檢監察檔案管理制度，健全管理機制

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一、對如何實現銀行檔案集約化管理進行相關分析

（一）因地制宜，從實際出發

為了豐富檔案集約化管理的內涵，在不斷深化對集約化管理的認識和實踐下，逐步地將集約化管理發展成一項系統性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業務檔案在內的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應的規避風險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統一的管理模式，只能夠自上而下地進行分類規劃并指導，注重因地制宜，從實際出發[1]。積極倡導各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調解矛盾，統籌規劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業務檔案先后被歸入全行規范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導，而是多個業務部門共同管理的復雜局面。在實現集約化的目標指引下，科學合理對各部門進行分工是十分必要的，還應該健全溝通協調機制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統籌規劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據各行具體情況進行集約化管理。例如，可以建立不同區域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規劃，同城集中；還可以選擇專租賃業化庫房或是外包整個檔案管理服務；還可以根據檔案的種類對庫房和裝具的類型進行合理安排，比如說預先做好數字化處理、調閱次數相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標，為持續提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內容與實施重點

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應該包括銀行各項業務一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經營活動和業務發展所產生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構架

明確集約化管理的職能，健全相關機構，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構架。現階段二級分行以下已經開始不設檔案管理單位，這是檔案管理構架逐漸扁平化的結果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現全部集中管理檔案實體的目標給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業務分檔案室的職能和相關人員進行整合，并設置檔案管理中心，對于所有檔案進行集中、專業、規范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠對風險進行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結束語z6

在推進檔案集約化管理的進程中，要充分發揮其專業、集中、仔細的管理優勢，在優化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現提高管理效能的目的。所以，推進檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學發展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續發展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻。

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一是多科室拍攝,收集上難以控制。拍攝多為業務部門,隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整。在收集上,檔案人員常常叫苦連天,工作往往處于被動。調查中還發現攝錄人員中存放著音像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺和某個領導就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。更有甚者隨著人員變動和機構調整,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,還說這屬于個人知識產權。造成了音像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴重影響了音像檔案的長久保護和開發利用。二是目前由于音像檔案載體材料成本較高,而且,屬于“賬外”檔案,不易控制。許多科技音像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發,對音像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。其次是音像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近80%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的音像檔案,雖管理不規范,但當檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強,對音像檔案管理缺乏重視。

1.2音像檔案管理混亂,問題復雜

1.2.1管理制度不健全音像檔案沒有集中統一管理

調查中有4個單位制定了相應的音像檔案管理制度,占50%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,音像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占15%;二是各科室一年一次移交檔案室,占25%;三是由科室分散保管或個人保存,占40%。四是科室、個人都沒有保存,占20%。由此表明有五分之三的單位音像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

1.2.2管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡

調查單位中設備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規范的有1個單位,占12.5%;有設備無音像檔案管理制度,有音像檔案收集不齊全的有3個單位,占37.5%,而有設備無音像檔案、有音像檔案沒集中統一管理的4個單位,競占50%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有1000余張,其余7個單位1000多張,平均150張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,音像檔案的管理水平就很懸殊。

1.2.3保管條件差,音像檔案難以長久保存

音像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,沒有一個單位設置了音像檔案室,只有4個單位配備了音像檔案專柜,其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于音像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!

1.2.4重大活動檔案失控,音像檔案流失嚴重

眾所周知,每次縣局組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的音像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個單位同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,音像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

2加強音像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強宣傳、提高意識,爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門、各個科室的大力支持,引起全體職工干部的廣泛關注,從而提高全體職工干部,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇服務中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,通過室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變音像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的音像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的音像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保音像檔案歸檔質量。

2.3加強監督,分類指導,注重業務培訓

針對音像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對音像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理的重點內容。同時,針對不同科室現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎。

2.4結合實際,創造條件,力求妥善保管

從長久保護和利用考慮,音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,音像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長音像檔案的壽命。

2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

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自中央出臺“八規六禁”，高星級酒店向商務及大眾消費轉型，其利潤空間大大縮減。同時，酒店業的信息化也正悄然發展，快捷、高效地利用顧客信息滿足顧客需求，留住忠誠顧客，對高星級酒店的轉型發展尤為重要。因此，管理和利用好漁歌舫的客史檔案是臨沂藍海國際大飯店積極轉型的重要途徑。

一、客史檔案管理概述

1.客史檔案的含義

客史檔案是酒店通過所有服務人員在多次對酒店常客進行細致化服務的過程中，有目的有意識的觀察和收集顧客的個性信息，然后反饋給部門管理人員進行整理，分為常規檔案、預訂檔案、消費檔案、反饋意見檔案，然后編輯成顧客檔案卡存入電腦，日積月累，形成一套完善的顧客信息系統。

2.客史檔案管理的意義

客史檔案管理是管理人員通過在對客史檔案信息的收集、整理、利用和共享的過程中指導員工完善的收集顧客信息，分門別類的進行整理歸納，然后對客史信息進行分析，做出相關決策，最后通過酒店內部的信息系統傳達共享，引導服務人員及時的向客人提供個性化服務，對于酒店的發展有著極其重要的意義。

（1）提升酒店的服務品質和創新能力

一方面通過對顧客信息的深入分析，能夠更好的了解顧客的愛好和個性化需要，超前準備，大大提高客人的滿意度，顧客對酒店會產生依賴感，會認為在這里消費比其它地方更可靠，更安全，更有尊嚴感，酒店服務的品質會得到客戶進一步的認同；另一方面通過數據分析，酒店能夠及時掌握顧客消費需求的變化，適時地調整服務重點，推陳出新，滿足顧客求新、求奇、求特色的消費需要。

（2）培育忠誠顧客，塑造酒店品牌

利用客史檔案能夠讓顧客時時刻刻感受到酒店的親切、關懷和尊重，從而建立融洽的顧客關系，贏得顧客信任，顧客的忠誠度就會大大提高。而忠誠客戶往往樂于分享酒店的產品和優點，成為酒店免費的廣告資源，加速酒店宣傳，帶來新的客源。酒店知名度、美譽度迅速提高，酒店品牌也隨之發展壯大。

（3）提高員工的工作效率，增加酒店收益

通過客史檔案管理酒店能夠有針對的做出的相應的經營決策和服務，極大的減少時間、精力、資金的浪費，節約經營成本。員工的服務準備更為輕松，員工的工作熱情度更高，酒店整體的工作效率也將極大地提高。同時大批的忠誠顧客不僅降低了酒店開拓新市場的壓力和投入，消費支出也較新顧客更高，酒店綜合效益大大增加。

二、漁歌舫的客史檔案管理情況

漁歌舫定位于大眾消費，以逢喜會為特色的服務品牌深受顧客的喜愛，但多數顧客表示藍海酒店對自己的情況不熟悉，難以提供及時到位的服務，在消費幾次后便棄之而去，轉投他家，顧客忠誠度較低。

（一）客史信息的收集

O歌舫的客史信息收集集中表現在對逢喜會客人的基本信息和消費情況上，通常讓當餐客人填寫一張逢喜會檔案表，然后交到經理辦公室，表上的職業、工作單位、顧客意見常常是空白的，甚至部分員工因為各種原因不找客人填寫，自己幫客人填上所有信息。為了贏得獎勵，員工為顧客提供的的個性化服務總是在酒店規定的八項個性化服務中，極少在客史檔案表上填寫客人其他需求。

（二）客史信息的整理

經理或領班將客史檔案表上的顧客信息原封不動的輸入到電腦中的客史檔案表，然后根據宴會的性質和消費情況進行編號分類，但是進行檢索時就會出現一人多表，查看十分麻煩。經理和領班對部分熟客信息很了解，但卻從不填入客史檔案中。客史檔案表要在9點之前送到辦公室，但每天都有延遲或遺漏的檔案表未能及時送達。

（三）客史信息的利用

客史信息的利用僅體現在部門會議中，經理匯報近期宴會的營收情況和顧客的意見反饋，大家一起討論解決辦法，缺少全面深入的分析客史信息隱含的顧客需求。在制定下一階段的整改重點以及促銷經營方案時仍根據以往經驗、集團任務、風俗習慣等，沒有參考客史信息所反映的顧客需求。部門培訓多集中在基礎服務技能，卻很少總結對不同類型客人該提供個。

（四）客史信息的共享

每個部門都有自己的信息系統，獨立存儲部門內的信息，部門之間只有在業務溝通時才有信息和工作的交流。但同一部門內部的客史信息由經理和領班掌管，不允許員工私自查看，當有重要顧客需要接待時，領班會通過傳呼機提前通知廚房和服務人員準備相關物品和告知注意事項。

三、漁歌舫客史檔案管理中存在的問題

（一）客史信息收集不全，客史檔案完整性和真實性差

首先，由于部分客人因為擔心自己的信息被泄露，所以不愿提供或只提供小部分個人信息。其次，員工對客史信息的重要性認識不足，消極怠工，對客服務中沒有認真傾聽客人需求，信息記錄不及時。第三，酒店缺少相關培訓，管理人員也不重視，酒店個性化服務規定死板，抑制了員工的主動性。第四，酒店對客史信息造假的審查和懲罰措施不健全，導致客史檔案漏洞多，客史檔案完整性和真實性差。

（二）客史信息分類簡單，更新不及時，缺少整合

首先，酒店缺乏信息建設人才，客史檔案信息系統落后，無法進行科學有效的分類、整合、提取、更新。其次，管理人員對客史檔案管理方式還停步于靠腦記，靠熟悉程度上，不重視客史檔案的補充和完善，甚至個別領導存有私心，將客史信息私有化。同時，優秀員工的跳槽，在交接工作中也易造成客史信息的流失。還有對重要顧客沒有進行定期回訪，客史信息陳舊。

（三）客史信息分析不足，利用率低

一方面，酒店缺少客史檔案專題分析會議，與顧客的關系僅僅是銷售與消費，而沒有充分利用客史信息推行會員俱樂部、常客獎勵、積分兌換等營銷方式，對顧客的實際消費情況、特征、興趣愛好等不加以數據分析，而是憑借以往經驗進行促銷。另一方面酒店將客史信息束之高閣，忽視了顧客的實際需求，導致對市場變化敏感度低，盲目為完成集團任務指標而做決策，顧客需求變化在對客服務過程中難以得到體現，建立客史檔案的目的難以實現。

（四）客史信息共享性差，員工不了解客人需求

酒店各部門之間存在時間差和管理上的差距，信息不同，快速對接困難，往往讓客人在等待中失去耐心。而且員工每天記錄不同的客史信息，卻無法在后期查看，根本記不住每一位客人的特殊要求和偏好，也沒有及時向管理層查詢客史記錄，導致個性化的實施也停留在酒店規定的八項之內，員工常常是心有余而力不足，漸漸喪失了積極性，客人也未能感受靈活、貼心的服務而逐漸流失。

四、漁歌舫客史檔案管理對策

（一）統一認識，制定相關制度，保證客史信息完整真實

首先，通過專項培訓，在全酒店推行以“顧客為中心”的客史檔案管理理念，獲取管理層的支持，不斷加深員工對客史信息價值的理解，使之形成良好的工作風氣和習慣。然后建立收集、整理、分析、共享的相關制度，調整個性化獎勵機制，將客史信息收集納入日常考核，對于積極發現和記錄客人新需求，客史信息填寫完整度達到95%以上的給予額外獎勵，鼓勵員工與客溝通，培養與客感情，建立信任關系。最后通過定期回訪和實踐中檢驗客史檔案真實性，一經發現造假嚴肅處理，通報批評并加倍扣除獎勵。

（二）引進人才和技術，細化分類，及時補充、更新

第一，引進信息技術人才，建立完善的客史檔案管理人員培訓制度，搭建酒店內部信息平臺，設立以一線員工、部門負責人、客史檔案管理為中心的三級管理流程。第二，利用管理軟件對客史信息進行認真篩選，按照不同的類型進行分類，并做好詳細備注，對顧客反饋的問題作出重點標記，確保錄取信息有價值。第三，建立內部協調機制，化解員工之間，員工與顧客之間，員工與管理者之間的矛盾，關注員工需求，得到員工的理解與支持，培養員工自豪感和責任感。

（三）提高客史檔案分析能力，完善檔案管理有效運營機制

首先要培養一批素質高、會管理、懂業務的復合型人才，不斷提高檔案管理意識和綜合分析能力，通過客源市場和客源結構的有效分析，了解顧客的基本概況、忠誠度、消費利潤以及未來發展趨勢，推出有針對性的營銷方案，增強宴會產品創新能力，滿足顧客的個性化需求，維護好顧客關系，培養忠誠顧客，繼而發展新顧客，形成一個良性的循環體系。同時，對于從事檔案管理工作的專門人員明確任務，專心工作，從而提升客史n案管理技術水平，進一步促進管理價值的回歸。在日常經營中積極利用已有的客史檔案，為新顧客提供適時的個性化服務，提高客人的溫馨感和舒適感。

（四）加強部門之間和部門內部協作，實現高效的信息互動

一方面，建立精準統一的客史信息平臺，此平臺要簡單易用，可維護性強，適合酒店現場的使用環境和條件。充分利用現代化、網絡化的管理手段，完善檔案信息數字化和信息傳輸網絡化管理，實現快捷高效的信息互動。另一方面，各部門相互支撐，減少邊界摩擦，做到部門與部門之間，員工與員工之間互通有無，在宴會開始前，以班前會的形式讓員工盡可能全面的掌握顧客信息，在服務經驗交流會上分享優秀服務案例。

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二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發展，對于全市健康事業發展有著積極作用。

1、應用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據工作建立相應的系統，系統對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網絡接入的狀態下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統，更加規范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統檔案管理有著較大的區別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發現存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規范化發展，應當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業素質

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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01

近年來隨著婚姻當事人購房、出國等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過程中的一些問題也日益凸顯。因此，在新形勢下對婚姻登記檔案進行規范化、科學化的管理，就成為了擺在檔案管理人員面前的重要課題。筆者根據多年檔案管理工作經驗，就如何進行科學化、規范化管理，提出以下幾點建議以供討論。

1 加強組織領導，思想上高度重視

婚姻登記檔案是登記機關在當事人進行結婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內容繁多，是具有非常重要的現實憑證價值和歷史憑證價值的資料。婚姻登記機關的重要任務和職責之一，便是對這類檔案進行收集、整理、保管和提供利用。民政部門、檔案管理部門應當加強對婚姻登記檔案管理工作的協商與溝通，不斷地提高認識，將該項工作納入重要議事日程，加強組織領導，及時解決檔案管理工作中存在的困難與問題，健全檔案室設備，做好防火、防盜、防潮等措施的硬件建設，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，業務科室和登記處齊抓共管的工作格局，形成規范化建設的良好氛圍。

2 完善各項規章制度，確保有章可循

制度的建立與完善是婚姻登記檔案管理工作步入規范化建設的必然要求，是婚姻當事人的登記信息得到有效保護的重要保證。面對信息量龐大的婚姻登記檔案，如果沒有制度約束與辦法的指引，工作人員就會無章可循，工作就會無從開展。同時，婚姻登記檔案也不同于一般檔案，除了具有其他檔案特點外，還具有自身獨特屬性，例如：法定性、更加嚴密的保密性等。因此，婚姻登記機關應當根據《婚姻登記法》等一系列法律法規，結合本單位工作實際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數據等事項的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責》《保密工作制度》《婚姻登記檔案查閱制度》《應急預案》等，使各項工作、流程均能按照統一的規章制度進行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權益得到有效保護。

3 采用現代化手段，加強信息化管理

隨著我國經濟高速發展，各項檔案管理工作正在逐步邁入信息化渠道，實現了高效的信息化管理。《婚姻登記檔案管理辦法》規定，婚姻登記檔案保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。漫長的保管期限，檔案形成過程的動態性等特點，以及群眾對登記檔案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登記檔案管理從傳統的書面檔案轉向電子檔案管理。將現代科學信息技術積極應用到婚姻登記檔案中，加強檔案管理信息化建設，不僅能夠使婚姻登記機構、司法機構、公安機關等相關部門及時獲取相關的檔案信息，防止并且減少一些婚姻方面違法現象的出現，而且能夠做到更加準確、高效地獲取所需的各類信息，極大地提高工作效率。在婚姻檔案管理信息化進程中，同時需要密切注意網絡管理的安全性、隱私性等問題，以確保公民的婚姻自由和個人隱私得到充分保護。

4 加強學習，提高婚姻登記檔案管理人員整體素質

婚姻登記檔案管理的具體參與者與主要實施者，是婚姻登記檔案管理人員，該部分人員素質如何，對于婚姻檔案管理工作成效起著非常重要的作用。讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人職業能力有所提高，提高檔案人員專業素養和水平，能夠加速檔案工作的開展，因此，具體主管部門應當將婚姻登記檔案管理人員的培訓與教育，擺在至關重要的位置。對于其業務能力的提高，可以采取多種方式進行，如采取定期組織全體登記員集中學習和自學相結合，通過業務知識、案例分析、互相探討等形式開展學習，鼓勵登記員參加自考、函授等教育學習，不斷提高自身素質，加強計算機技能培訓，提升計算機操作技能。除了提升工作人員的專業技能，由于婚姻登記檔案信息涉及當事人的各項隱私，因此檔案管理人員職業素養的提升同樣至關重要，民政部門應當注意提高工作人員的職業道德素養，保護好婚姻當事人的各項利益。

5 對檔案管理人員進行有效激勵，加強職責考核

美國哈佛大學心理學家威廉?詹姆士研究發現，一個沒有受到激勵的人，僅能發揮其能力的20%～30%，而當他受到激勱時，其能力可以發揮至80%。職業認同是指個體對所從事職業的肯定性評價，是職業人發展的內在激勵因素，是人們努力做好本職工作達成組織目標的心理基礎。在堅持“公平、公正、差別激勵、適時激勵”原則的基礎上進行適當激勵，能夠刺激檔案管理人員將積極的正面情緒轉化為具體的行動，從而達到激勵的作用。同時，在堅持公平、公正、公開原則的基礎上，建立健全婚姻登記檔案目標管理責任制度，進一步明確婚姻登記檔案工作所要達到的工作目標與標準，著重從德能勤績等方面考核管理人員的工作表現與工作實績，從而調整檔案人員工作行為，使其始終保持飽滿的工作熱情，促使他們更加積極、主動、規范地去完成各項工作。

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以會計電子檔案管理系統為基礎平臺，整合SAP系統、共享報賬服務平臺、銀企直聯系統、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調閱其它業務財務管理系統數據的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統管理全生命周期紙質會計檔案

通過電子檔案管理系統和影像子系統管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統、3個應用層面構成的統一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統與影像子系統統一按門戶、集中存儲、統一管理、統一安全規則，影像子系統數據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統統一管理。

二、形成基礎會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發起環節直接對報賬類原始憑證影像化，為后續管理和業務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環節發生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業務及相應業務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數據的直接生成。

3.通過現有業務管理流程改造引入影像化

對基于紙質檔案流轉的業務管理模式進行改造，在業務管理流程初期引入影像化操作，使業務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變為基于紙質檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯銀行回單進行電子化對接

取得工行、招行、農行、建行等主要直聯銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，支持后續電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業務稽核機制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數據完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數據完整性。

3.與第三方支付公司合作實現非直聯銀行回單電子化

除主要直聯銀行外，剩余非直聯銀行全部采用直聯方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應用模式

提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統的電子數據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。

五、開展業務協作，簡化會計檔案相關操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協作，將現有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環節，形成合同閉環管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業務管理流程中引入影像化模式，通過業務環節掃描提升業務管理流程審批效率，通過自動獲取業務管理系統數據生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。

六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式

對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。

3.形成各業務管理系統數據交換與校驗機制

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3.實行實物會計檔案集中存管后，統籌規劃和提質增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數字化補錄、集中存管紙質檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優化，以及檔案管理系統提供必要技術支持等問題，都需要予先考慮安排。

4.在實現不同載體的會計檔案以電子檔案為主，紙質檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認，其直接關乎銀行會計檔案存管發展取向和管理成本問題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數量龐大的紙質會計檔案，且增長迅速，而其利用率很低，且越來越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對銀行來說已構成不小的成本負擔。）

5.對銀行后臺檔案作業實行第三方服務外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實現不同資源優化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個不容忽視的問題。

6.會計憑證的鑒定銷毀標準單一，只考慮業務價值，而忽略歷史價值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉型中銀行會計檔案管理優化的對策與思考

1.對數字化前歷史積存會計檔案進行整體優化瘦身。最直接、最有效的方法就是開展檔案的鑒定銷毀工作。這項工作以前也開展過，但不是每家銀行機構都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現象普遍存在。銀行歷史會計檔案不能夠及時鑒定銷毀的主要原因，概括起來說：就是沒有樹立正確的檔案觀，沒有明確的工作目標和建立必要的檔案管理責任制，具體業務指導沒跟上，才使“畏難求穩”、“無事無責”的錯誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時機。因此，在轉型中，必須對癥下藥，加快對沉淀、超期保管的歷史檔案進行去庫存化，達到優化庫存和輕裝上陣的目的。對在去庫存化中，保留下來的、有繼續保存價值的歷史檔案，須經數字化處理后納入檔案系統管理，其實物檔案則采取集中存管，實現新老檔案合并管理。

2.加快銀行內部財務管理系統的建設，推進其電子化進程。要建立統一的銀行內部財務檔案管理系統，實行分級授權管理。對各級銀行機構的內部財務會計核算資料，均須轉換成電子數據納入管理系統處理，并由系統自動生成為電子檔案保管，實現綜合利用。其原始資料則由產生機構按紙質檔案管理模式統一進行處理，從而實現全部會計檔案的電子化管理和有效銜接，充分發揮系統整體綜合效應。

3．科學規劃，提高檔案集約化科學管理水平。實物會計檔案集中存管的核心是降低管理成本，實現規模效應。因此，在檔案庫建設規劃時，須對檔案形成、分布、數量及保管期限進行預測分析和成本核算（目前，銀行集中入庫的檔案主要是15年和永久兩個期限），要考慮庫房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉使用等因素，合理規劃確定庫房位址、建設面積和檔案存放劃區。庫房建設要符合檔案保管要求，并根據檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對永久保管的檔案，可按較高標準建設和管理；會計憑證則采取保基本，滿足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫房檔案管理的各項規章制度，提高檔案科學化管理水平。

4.改進對新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標管理考核內容。上級行和檔案行政管理部門要加強對檔案業務的具體指導，通過專業培訓等形式提高涉檔管理人員的業務知識水平和工作能力，為開展鑒定銷毀工作奠定基礎。檔案鑒定銷毀工作須嚴格按照檔案管理規程組織實施，落實計劃、審批和監督等措施，確保工作有序規范進行，實現庫管檔案到期正常輪替周轉，提高庫房使用效率。二是構建檔案管理系統技術支撐平臺。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進理念導入系統（前端）管理控制中。在新業務推出時，凡涉及會計核算資料的，都應先與會計部門溝通，對其名稱、用途、性質、歸檔范圍及保管期限等信息進行界定，詳列明細，納入系統控制管理，并提供會計信息的電子閱讀和打印。對涉及債權債務、借貸關系的交易事項，須建立系統邏輯關系模型，實行跟蹤管理和有效對接，提供銀行債權債務管理支持。在檔案到期鑒定時，通過向系統輸入到期檔案鑒定范圍信息，計算機就可依據事先設定條件進行自動搜索篩選，提交未了結債權債務檔案信息（如業務發生時間、機構、網點、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實物會計檔案清分、存毀工作的重要依據，從而破解以往銀行會計檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進銀行會計檔案電子存檔合法化。“以電子檔案為主，紙質檔案為輔”是現代銀行會計檔案管理的主要形式，即充分發揮電子檔案在銀行會計檔案管理利用中的主導作用，同時，為滿足司法需要保留紙檔。現行銀行會計檔案保管期限按《銀行會計檔案管理辦法》規定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執行中，各行都明確規定：“同一會計檔案采用不同介質保存的，應以電子檔案為主，紙質檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會計檔案可不再打印，統一納入會計檔案管理系統或采用其他磁性介質儲存和查詢。”這樣，3年、5年期限的電子會計檔案已不再打印和保留紙質存檔。實現會計檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質檔案的保管已成一種趨勢。《檔案法》第二十一條規定“：各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”這為確認銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據。為適應銀行會計檔案的電子歸檔需要，建議國家有關部門加快推進銀行會計檔案制度的改革，研究制定對電子文件真實性、完整性確認的方法及相應法定確認程序，通過法定途徑，實現銀行會計檔案電子存檔合法化。

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二、檔案管理軟件產品案例分析———以華夏銀行為例

華夏銀行檔案管理系統是由華夏銀行總行聘請專業機構設計研制而成的電子文件歸檔系統。它是以華夏銀行有關工作規則和檔案管理制度為基礎，基于“文檔一體化”管理理念而在華夏銀行內部網集中部署的管理信息系統。隨著海量電子文件的生成，各單位領導開始思考如何能夠更好地管理這些文件，因為電子文件從形成、歸檔到長期保存和利用無不依賴于計算機系統，離開了計算機軟硬件，電子文件就會游離于人的掌控之外，因此檔案管理系統的開發運行成為應勢之舉。華夏銀行檔案管理系統以實現檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用的網絡化運行為目標，統一存儲并立足于長期保管辦公自動化系統產生的電子文件以及其他具有保存價值、屬于歸檔范圍的電子文件。該系統的特點如下。

1.采取“三個部門、七個角色”的組織管理模式。“三個部門”分別是辦公室、信息技術部和其他內設機構。辦公室是檔案歸口管理部門，負責提出檔案管理系統業務需求，制定系統應用管理規范等。技術管理部門是系統研發、監控和維護的管理部門，負責檔案管理系統網絡環境的技術支持和運行保障。其他內設機構是檔案管理系統的歸檔整理部門。“七個角色”即檔案管理系統用戶，對其實行統一認證和單點登錄，分別是普通用戶、歸檔整理人員、整理部門審核人員、部門自存人員、檔案整理員、業務管理員和技術管理員。普通用戶在系統中擁有查詢檔案、提交借閱申請、查看個人借閱日志的權限。歸檔整理人員負責收集整理待歸檔文件材料，擬定保管期限、歸檔頁數等信息并提交歸檔審核，對通過歸檔審核的文件材料進行裝盒，打印、粘貼二維條碼標簽，打印檔案移交目錄和備考表，進行電子和實體檔案移交。審核人員負責對本部門歸檔整理人員提交的文件材料進行線上審核，確保歸檔文件材料的齊全、完整和準確。自存人員負責本部門會計、信貸、信息科技等專業檔案的電子和實體接收、自存保管和借閱管理。檔案管理員主要負責各類檔案的歸檔審核、實體接收、保管、統計和利用。業務管理員主要負責系統中用戶權限及相關參數的配置和管理，并對系統應用情況進行監測。技術管理員主要負責系統軟硬件設備的監測和維護，以及數據庫備份和超出業務管理員權限之外的數據和信息的維護。

2.單軌制功能，雙套制歸檔。2011年華夏銀行取消了紙質文件,僅以電子公文的方式在銀行辦公系統中進行，一旦電子公文辦結,馬上實時歸檔，并打印出紙質文件作為歸檔之用。從功能上看,現在華夏銀行辦公系統完全以電子文件的方式運行，取消了紙質文件的運作,紙質文件的作用只是留作歸檔，以便將來做憑證之用。筆者認為，這與文件的雙軌制管理有明顯不同，因為雙軌制是辦公系統中紙質文件與電子文件共存，業務人員要同時處理兩種形式的文件，所以，目前華夏銀行辦公系統的文件應該屬于單軌制運行。從形式上看，華夏銀行的公文歸檔是電子公文、紙質公文共存，屬雙套制歸檔。