引論：我們?yōu)槟砹?3篇項(xiàng)目檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機(jī)制
為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴(yán)重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項(xiàng)目管理部時(shí)，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項(xiàng)目管理職責(zé)范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長(zhǎng)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作，配備數(shù)名專(zhuān)職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對(duì)所有參建單位的檔案形成資源管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程
編制信息與文檔管理程序文件。項(xiàng)目啟動(dòng)后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計(jì)劃，具體明確了責(zé)任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。編制項(xiàng)目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項(xiàng)目工程檔案的構(gòu)成，從總體上把握檔案架構(gòu)，以項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程為總體脈絡(luò)，將項(xiàng)目檔案分為前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等階段檔案，并對(duì)每一階段將要產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類(lèi)，開(kāi)列文件“菜單”，進(jìn)而編制了《項(xiàng)目歸檔文件資源體系》，通過(guò)貫徹學(xué)習(xí)該體系，改變了檔案管理人員和工程技術(shù)人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。編制隨機(jī)資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設(shè)備隨機(jī)文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設(shè)備隨機(jī)資料的管理責(zé)任分工，確定了設(shè)備隨機(jī)文件的歸檔范圍，對(duì)設(shè)備隨機(jī)文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時(shí)提供了整理歸檔方法。制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進(jìn)入倒計(jì)時(shí)，檔案工作組按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定《項(xiàng)目案卷歸檔整理規(guī)范》，側(cè)重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。
三、培訓(xùn)交流，提高員工素質(zhì)能力
培養(yǎng)全員檔案意識(shí)。檔案工作組利用各種會(huì)議，見(jiàn)縫插針，強(qiáng)勢(shì)宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實(shí)際利用價(jià)值體現(xiàn)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說(shuō)法，強(qiáng)調(diào)檔案缺失造成的嚴(yán)重后果，提高工程建設(shè)者的檔案意識(shí)，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習(xí)慣，為檔案管理工作營(yíng)造了廣泛的群眾基礎(chǔ)和來(lái)源基礎(chǔ)。加強(qiáng)技能培訓(xùn)和技術(shù)交流。檔案管理人員的工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的感性認(rèn)識(shí)，工作組聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員授課，從宏觀層面講述項(xiàng)目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識(shí)，還鼓勵(lì)檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地觀察，克服了他們對(duì)工程建設(shè)的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分門(mén)別類(lèi)，抓住管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）項(xiàng)目前期檔案管理。由于立項(xiàng)之前沒(méi)有項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習(xí)慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來(lái)收集整理將存在極大的散失風(fēng)險(xiǎn)。作為建設(shè)單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準(zhǔn)備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。
（二）設(shè)計(jì)文件管理。檔案工作組應(yīng)要求各方設(shè)置文檔單點(diǎn)聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進(jìn)出口關(guān)，做好登記臺(tái)賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯(cuò)亂出現(xiàn)無(wú)謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實(shí)反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際。現(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收不僅是對(duì)檔案形式的驗(yàn)收，還注重對(duì)內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設(shè)計(jì)資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。
（三）交工技術(shù)文件管理。工程建設(shè)期間，施工單位必須按照《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標(biāo)準(zhǔn)正確選用表格，記錄準(zhǔn)確翔實(shí)，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術(shù)文件，要做到卷冊(cè)類(lèi)別清晰，層次分明；對(duì)于電力、交通、港務(wù)等獨(dú)立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并按其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制移交交工技術(shù)文件。
（四）設(shè)備隨機(jī)資料管理。設(shè)備抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，項(xiàng)目部組織供應(yīng)商、施工、監(jiān)理開(kāi)箱共檢，普通設(shè)備由采購(gòu)部門(mén)逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設(shè)備則由檔案工作組直接接收管理。設(shè)備隨機(jī)資料版面大小不一，樣式繁多，內(nèi)容龐雜，檔案工作組要做好分類(lèi)，保證資料一臺(tái)一檔，內(nèi)容完整。
五、思維創(chuàng)新，力行全程主動(dòng)作為
湖北化肥公司屬于煉化生產(chǎn)企業(yè)，對(duì)工程管理不是強(qiáng)項(xiàng)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理更沒(méi)有成熟的經(jīng)驗(yàn)作支撐，但是檔案工作組不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新思維、巧借經(jīng)驗(yàn)、主動(dòng)作為，擔(dān)當(dāng)起乙二醇項(xiàng)目檔案管理重任，并一次通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。歷經(jīng)乙二醇項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)比其它化工項(xiàng)目，我們感到，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該提前謀劃，統(tǒng)一布局，從源頭抓起，強(qiáng)化過(guò)程管控，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)作為，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的“全生命周期”管理。
【參考文獻(xiàn)】
篇2
2.1建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理意識(shí)薄弱
現(xiàn)階段，很多建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項(xiàng)目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要依據(jù)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理缺乏責(zé)任感。尤其是在建設(shè)項(xiàng)目施工中，因?yàn)榻ㄔO(shè)施工的任務(wù)比較重、項(xiàng)目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進(jìn)度等，往往忽視了建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，沒(méi)有將檔案管理工作落實(shí)到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時(shí)候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，從而影響到日后建設(shè)單位對(duì)建設(shè)檔案的使用，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。
2.2項(xiàng)目檔案管理的機(jī)制不健全，運(yùn)行機(jī)制不完善
在重大建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會(huì)比較多，比如說(shuō)建設(shè)項(xiàng)目的法人、施工、設(shè)計(jì)等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不健全，檔案部門(mén)雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒(méi)有形成有效的管理機(jī)制，使得建設(shè)單位對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)職能部門(mén)的職責(zé)劃分不明確，部門(mén)之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項(xiàng)目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項(xiàng)目管理中檔案管理的運(yùn)行機(jī)制不完善，在建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始建設(shè)時(shí)，建設(shè)單位很容易忽視項(xiàng)目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過(guò)程；還可能導(dǎo)致大部分的資料分散在各個(gè)分包單位，在工程竣工時(shí)，如果建設(shè)單位沒(méi)有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒(méi)有按照國(guó)家的檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項(xiàng)目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏保障機(jī)制
由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時(shí)候都是采用比較靈活的用工制度，而項(xiàng)目檔案管理經(jīng)常會(huì)被認(rèn)為是一項(xiàng)沒(méi)有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專(zhuān)職管理項(xiàng)目檔案的人員越來(lái)越少。建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個(gè)檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動(dòng)比較頻繁。現(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒(méi)有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見(jiàn)，我國(guó)的很多建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機(jī)制，建設(shè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作予以重視。
3加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體措施
3.1完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度
檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)本單位建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項(xiàng)目單位帶頭建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項(xiàng)目的施工單位、設(shè)計(jì)單位等配備專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應(yīng)配備一個(gè)專(zhuān)職項(xiàng)目檔案主管人員來(lái)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，做好整個(gè)項(xiàng)目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門(mén)的職責(zé)，將檔案管理工作真正的滲透到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)。通過(guò)建設(shè)單位的對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，整個(gè)項(xiàng)目工程的檔案資料將會(huì)完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)備。
3.2提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)
在這個(gè)信息化時(shí)代，及時(shí)的信息能夠?qū)υ鰪?qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理人員的檔案管理意識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)該充分的利用報(bào)刊、電視等媒體，將與項(xiàng)目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個(gè)檔案管理信息化共享平臺(tái)，通過(guò)法律的手段，對(duì)每一個(gè)建設(shè)單位的職責(zé)要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)。現(xiàn)代建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理也需要與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，建設(shè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工程的關(guān)注，及時(shí)將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應(yīng)該將這些信息化消息加以提煉，應(yīng)用到建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項(xiàng)目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參加建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收
對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案審閱是工程竣工驗(yàn)收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參加工程的竣工驗(yàn)收，能夠讓檔案管理部門(mén)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門(mén)對(duì)今后檔案管理工作的重視。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問(wèn)題，建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該要及時(shí)的解決。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能夠在一定程度上保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
篇3
（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足
許多施工單位不配備專(zhuān)職資料員，整理資料時(shí)不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中的資料不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項(xiàng)目建設(shè)人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn)，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類(lèi)不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。
（三）歸檔時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性
工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗(yàn)收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門(mén)活動(dòng)，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項(xiàng)目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個(gè)單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問(wèn)題多。參與建設(shè)的各個(gè)單位的階段性資料不能及時(shí)收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無(wú)效文件。
二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項(xiàng)目檔案管理的前提
工程項(xiàng)目檔案管理需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專(zhuān)職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項(xiàng)目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以?xún)A斜，形成施工現(xiàn)場(chǎng)工程管理人員自覺(jué)參與工程項(xiàng)目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項(xiàng)目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)兼職檔案人員抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
(二)制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度
加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。建設(shè)項(xiàng)目由于大規(guī)模、長(zhǎng)工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個(gè)工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。
(三)定期開(kāi)展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)
考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場(chǎng)的繁忙，工人都集中精力于施工，而對(duì)技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)施工過(guò)程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開(kāi)工之前打好提前量，及早做好各類(lèi)技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類(lèi)方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正、解決。
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1.工程檔案管理的高度數(shù)字化做好檔案資料的收集、歸檔管理工作，其目的就是為了更好開(kāi)發(fā)利用檔案信息。工程建設(shè)檔案的形成，是檔案工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源只有提供利用，才能產(chǎn)生價(jià)值和效益。提供檔案信息資源利用服務(wù)，是檢驗(yàn)檔案工作有效性的關(guān)鍵指標(biāo)。近年，檔案信息化建設(shè)探索工作在不斷的推進(jìn)，工程項(xiàng)目信息化管理也列入了工作日程。目前國(guó)家重大項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)雖然沒(méi)有明確數(shù)字化的具體要求，但是廣東省檔案局對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收數(shù)字化要求已經(jīng)更趨于嚴(yán)格，而電力工程項(xiàng)目信息化建設(shè)在不斷的發(fā)展中已經(jīng)更上了新臺(tái)階，基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)90%以上的全過(guò)程數(shù)字化，這也給檔案人員增加了很大的工作難度和強(qiáng)度。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全程電子化管理的創(chuàng)新理念，雖然受到多方的阻力，但是項(xiàng)目檔案全程數(shù)字化管理還是逐步實(shí)現(xiàn)了較高的程度。項(xiàng)目檔案信息化管理對(duì)電子文件實(shí)行全程控制，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子文件的全生命周期進(jìn)行全過(guò)程管理，記錄電子文件從“出生”到歸檔，到成為電子檔案的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程檔案人員對(duì)電子文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、保管和處理情況適時(shí)監(jiān)控，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤。在過(guò)程管理中，所有有助于電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都記錄在案，以證實(shí)電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范，充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工程軟硬件資源和信息資源的最大共享。項(xiàng)目建設(shè)前期，重要立項(xiàng)文件及前期文件的管理，檔案信息主要來(lái)源于辦公室自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)（OA）、工程建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)（MIS系統(tǒng)）。通過(guò)統(tǒng)一的管理流程，規(guī)范電子文件過(guò)程管理，包括電子源數(shù)據(jù)的管理，工程資料在信息系統(tǒng)中完成全部審核及發(fā)放流程，以便捷的自動(dòng)歸集方式實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享及歸檔管理。竣工圖紙審核階段，可以同時(shí)發(fā)放至不同專(zhuān)業(yè)專(zhuān)工及參建單位審核簽批，既節(jié)約了審核流程的繁瑣環(huán)節(jié)和等待時(shí)間，更重要是解決了修改圖紙版本可能出現(xiàn)的差異性問(wèn)題、來(lái)源的可靠性等問(wèn)題，大大提高了工程資料的管理效率。工程項(xiàng)目的電子文件應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)，完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸集整理，并生成有效的電子檔案。檔案信息管理平臺(tái)依據(jù)《電子文件歸檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集相關(guān)的電子文件數(shù)據(jù)資料，檔案人員經(jīng)過(guò)鑒定整理開(kāi)發(fā)，檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源可再次通過(guò)OA系統(tǒng)推向各用戶(hù)的信息平臺(tái)，便捷有效的提供電子檔案閱覽，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程電子檔案的有效歸集和利用。檔案信息系統(tǒng)通過(guò)收錄規(guī)范的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效和可持續(xù)性。
2.檔案信息化的高效服務(wù)檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)前期提前介入，讓參建各方有明確的目標(biāo)，建設(shè)單位建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，包括檔案收集范圍及整理規(guī)范，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件規(guī)范，使國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范較好的運(yùn)用到項(xiàng)目檔案管理中，各參建單位在整個(gè)項(xiàng)目的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，可直接實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的資源共享，也可在線查閱和跟進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)度和更改，應(yīng)用效果尤其明顯，得到各方的一致好評(píng)。有一個(gè)深刻的案例，一臺(tái)新建機(jī)組項(xiàng)目開(kāi)展安全性驗(yàn)收評(píng)價(jià)工作，驗(yàn)收專(zhuān)家組到檔案室收資，專(zhuān)家組原定為此項(xiàng)工作預(yù)留了7個(gè)工作日，結(jié)果僅僅用了一天半，已經(jīng)完成了全部的收資工作。這節(jié)省下來(lái)的五天時(shí)間讓專(zhuān)家們大大驚詫之余，對(duì)該電廠項(xiàng)目工程檔案的信息化程度、檔案管理的規(guī)范程度、檔案的齊全、完整和有效性給予了高度評(píng)價(jià)。電力建設(shè)工程檔案信息化，不僅實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，更為實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)與工程建設(shè)同步，推動(dòng)檔案數(shù)字化邁進(jìn)了一大步。
篇5
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點(diǎn)，以一種生動(dòng)活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛(ài)上這種形式。聲像檔案在火電項(xiàng)目中屬于一個(gè)記錄節(jié)目?jī)?nèi)容的重要載體，同時(shí)也是工程專(zhuān)題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達(dá)到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態(tài)
1.1管理檔案的意識(shí)不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)于項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程記錄的重要性，導(dǎo)致管理意識(shí)的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時(shí)效性比較強(qiáng)，對(duì)于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時(shí)將聲像檔案進(jìn)行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識(shí)，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤(pán)磁帶以及同一盤(pán)碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒(méi)有存儲(chǔ)起來(lái)。沒(méi)有清晰的檔案管理意識(shí)，也就無(wú)法及時(shí)有效的將聲像檔案進(jìn)行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護(hù)設(shè)備落后
在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開(kāi)始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦校珜?duì)于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，也就是在具有許多其它檔案的文書(shū)柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專(zhuān)柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲(chǔ)要求，使得聲像檔案無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進(jìn)
在管理聲像檔案過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)周?chē)C合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項(xiàng)目重大的事件和活動(dòng)為中心，積極主動(dòng)的履行能反映整個(gè)工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進(jìn)的管理方法，使得檔案存儲(chǔ)受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個(gè)單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒(méi)有建立聲像檔案管理設(shè)備和專(zhuān)職管理團(tuán)隊(duì)，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無(wú)法對(duì)有聲像檔案和無(wú)聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善
大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒(méi)有健全的管理制度，使得檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒(méi)有將有關(guān)制度貫徹落實(shí)好，難以起到應(yīng)有的保護(hù)作用，而該舉措造成了任何時(shí)候都可移交現(xiàn)象，也就是說(shuō)各科室可以實(shí)行分散保管措施和個(gè)人保管措施，每年進(jìn)行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無(wú)歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無(wú)章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。
加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持
加大對(duì)聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下新興的檔案載體。同時(shí)，作為一項(xiàng)社會(huì)性的事業(yè)，非檔案部門(mén)也可以獨(dú)家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強(qiáng)化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各歸檔部門(mén)也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）增強(qiáng)與檔案部門(mén)業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專(zhuān)柜或設(shè)專(zhuān)室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門(mén)參與公司各類(lèi)重大活動(dòng)
針對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門(mén)直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門(mén)派專(zhuān)人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類(lèi)檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項(xiàng)目）重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
結(jié)語(yǔ)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，本文通過(guò)對(duì)聲像檔案的加強(qiáng)管理，說(shuō)明了聲像檔案的管理工作在電視臺(tái)中有著極為重要的作用和意義
參考文獻(xiàn)
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篇6
2.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
無(wú)論是從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)還是從國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國(guó)各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對(duì)于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場(chǎng)稽查制度等正在逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上也沒(méi)有與之配套的專(zhuān)業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒(méi)有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。
2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)及工作不到位
在整個(gè)工程施工過(guò)程中，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識(shí)，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無(wú)法向城建部門(mén)報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過(guò)程必須非常專(zhuān)業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識(shí)的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問(wèn)題，最終導(dǎo)致工程不能通過(guò)審查驗(yàn)收。
2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍
從我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)上來(lái)看，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識(shí)層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。
3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議
3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制
隨著國(guó)家與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國(guó)家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國(guó)家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)看，最大的問(wèn)題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開(kāi)展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門(mén)開(kāi)始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。
3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過(guò)程管理
從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開(kāi)始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。
3.3強(qiáng)化工程檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)
從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來(lái)看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話(huà)，可通過(guò)多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識(shí)與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。
篇7
1 前言
隨著企業(yè)的發(fā)展，投資項(xiàng)目越來(lái)越多，加強(qiáng)對(duì)投資項(xiàng)目的檔案管理就顯得尤為重要。一般地，建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理比較重視，從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)施，都會(huì)制訂計(jì)劃，檢查計(jì)劃的實(shí)施情況。但對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目管理中很重要的一個(gè)方面――項(xiàng)目檔案管理卻沒(méi)有得到相應(yīng)的重視，最終將影響建設(shè)項(xiàng)目的總體驗(yàn)收和建設(shè)成果在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面的運(yùn)用。近年來(lái)，隨著國(guó)家、地方等各級(jí)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)而有了很大的轉(zhuǎn)變。本文從項(xiàng)目檔案管理的角度，談一下做好項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的重要性。
2 充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性
國(guó)家對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案越來(lái)越重視，要求也越來(lái)越嚴(yán)格。根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案的保管期限一般長(zhǎng)于項(xiàng)目實(shí)體的存在期限，項(xiàng)目檔案比項(xiàng)目實(shí)體的生命周期更長(zhǎng)、信息價(jià)值更大。如果項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大的效益。
3 建設(shè)項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案管理不可分割
工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。做好建設(shè)項(xiàng)目管理是項(xiàng)目建設(shè)得以完成的重要環(huán)節(jié)，一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工到建成投產(chǎn)，管理貫穿全過(guò)程，并相應(yīng)產(chǎn)生大量的文件、材料。這些文件、材料記載著項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程和成果，對(duì)將來(lái)的利用起著重要的作用，這就意味著項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案是一體的。因此，項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的重要部分，是與建設(shè)項(xiàng)目管理不可分割的。所以，在項(xiàng)目管理過(guò)程中必須堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。
4 項(xiàng)目管理人員重視項(xiàng)目檔案的必要性
因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案記載了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程和成果，是固定資產(chǎn)投資的重要技術(shù)檔案，并且檔案的主要作用就是利用價(jià)值。因此，項(xiàng)目的檔案工作不同于項(xiàng)目的其他工作，它是一項(xiàng)特殊的全員參與的工作。它要求的是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映，需要參與項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)人在各環(huán)節(jié)上把好關(guān)，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。所以，建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，最關(guān)鍵是具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目工作的人員對(duì)工作過(guò)程所產(chǎn)生文件材料的審查、收集和歸檔。因?yàn)楣芾眄?xiàng)目的人員清楚項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程所產(chǎn)生的文件材料情況，檔案人員只是知道按規(guī)范應(yīng)該會(huì)產(chǎn)生什么文件材料。例如1：負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作的人員，整個(gè)招投標(biāo)過(guò)程所產(chǎn)生的文件材料，只有經(jīng)辦的人員收集完整、準(zhǔn)確并歸檔，這部分的文件材料才能完整和準(zhǔn)確。例如2：施工單位提交的竣工圖，如果是在一張作廢的施工圖上作竣工圖，并且沒(méi)有提供設(shè)計(jì)修改依據(jù)，圖紙目錄也是修改前的目錄。這樣，由于檔案人員沒(méi)有管工程，因此是不知道圖紙是作廢的。一般來(lái)說(shuō)，檔案人員只是對(duì)照?qǐng)D紙目錄和設(shè)計(jì)修改依據(jù)檢查竣工圖是否有漏項(xiàng)，而管理工程的人員，應(yīng)該知道在這項(xiàng)工程中圖紙修改的情況，作竣工圖就應(yīng)該使用有效的圖紙，否則竣工圖是無(wú)效的，將來(lái)利用這張圖紙的時(shí)候就跟實(shí)際不一致。例如3：某個(gè)分項(xiàng)工程，按照招投標(biāo)文件及合同內(nèi)容，都說(shuō)明包括在某項(xiàng)工程里面了。而在實(shí)際施工的時(shí)候，由于施工單位資質(zhì)達(dá)不到要求，放棄了這部分的工程量，檔案人員沒(méi)有參與工程管理，就會(huì)不清楚，這項(xiàng)工程檔案里面就會(huì)缺了這部分資料。只有工程管理人員清楚，這就需要工程管理人員與檔案人員溝通，檔案人員在收集、編制檔案時(shí)才能將這項(xiàng)工程的施工文件完整。因此，項(xiàng)目管理人員充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案的重要性，是有效保證檔案的完整和準(zhǔn)確的一個(gè)重要途徑。
5 項(xiàng)目檔案管理工作必須提前介入
每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，建設(shè)程序復(fù)雜、環(huán)節(jié)多，參建單位多，形成的文件材料多而雜。由于分工的原因，項(xiàng)目檔案的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)和參建單位，而項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)檔案管理不是很清楚，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，提到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收了，才知道項(xiàng)目檔案還有整理、驗(yàn)收要求，安全保管有庫(kù)房“八防”等驗(yàn)收內(nèi)容，這時(shí)往往積壓了很多工作需要處理，搞得很被動(dòng)，對(duì)檔案的收集也往往容易漏項(xiàng)。檔案人員要逐個(gè)部門(mén)、逐個(gè)參建單位地收集文件、檢查歸檔質(zhì)量。檔案工作的復(fù)雜程度高、難度大。并且在建設(shè)工期很長(zhǎng)的情況下，難免會(huì)有相關(guān)人員變動(dòng)、工作交接不暢等現(xiàn)象，給項(xiàng)目檔案的收集增加難度。所以，需要建設(shè)單位檔案部門(mén)提前介入項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，制定相關(guān)的工作制度和流程，及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，從項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施，檔案管理就要同步開(kāi)展工作，對(duì)項(xiàng)目管理人員、參建單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到“事前關(guān)注、事中介入、事后跟蹤”，以保證項(xiàng)目檔案的齊全完整、應(yīng)收必收。為做好項(xiàng)目檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。
6 項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的主要措施
（1）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視項(xiàng)目檔案工作，建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度。建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成文件材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門(mén)或項(xiàng)目管理部門(mén)少數(shù)幾個(gè)人的力量是辦不到的。因此，做好項(xiàng)目檔案工作，必須使項(xiàng)目檔案管理的全過(guò)程有法可依、有章可循。同時(shí)明確項(xiàng)目檔案工作歸口管理部門(mén)，建立項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)。
（2）落實(shí)項(xiàng)目檔案工作“三納入”、“四同步”措施，堅(jiān)持“從源頭抓起、全過(guò)程參與、與工程建設(shè)同步”的指導(dǎo)思想，項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步。建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始項(xiàng)目文件的收集、整理、審查工作；建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，將檔案工作列入項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施計(jì)劃，定期召開(kāi)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門(mén)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。
（3）建立工程合同制、監(jiān)理制等約束機(jī)制。在簽訂項(xiàng)目施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)等合同或協(xié)議時(shí)，明確提出移交的項(xiàng)目檔案的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)、經(jīng)常檢查項(xiàng)目檔案各階段、各環(huán)節(jié)的收集、整理情況。工程和設(shè)備款項(xiàng)支付時(shí)要有檔案管理部門(mén)簽字，不提交齊全完整的工程檔案不予驗(yàn)收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
篇8
醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目是醫(yī)院不斷發(fā)展的基礎(chǔ)工作，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目投入使用后的管理、維修、改擴(kuò)建等有著重要的作用。
（一）為醫(yī)院發(fā)展提供重要依據(jù)
由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、涉及部門(mén)多的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、使用及管理全過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時(shí)又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
（二）反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的現(xiàn)狀
醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案記載了醫(yī)院工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)面貌。在工程建設(shè)中項(xiàng)目檔案收集不齊全、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮其作用。如，醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃的規(guī)劃圖、現(xiàn)狀圖、文字說(shuō)明等有關(guān)檔案的原始材料，門(mén)診樓、住宅樓、康復(fù)保健樓等建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料記錄和文字說(shuō)明材料以及建設(shè)項(xiàng)目公共設(shè)施方面的相關(guān)材料。
（三）是醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)
規(guī)范、準(zhǔn)確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、進(jìn)度。近年來(lái)醫(yī)院新建工程項(xiàng)目連續(xù)不斷，改建、擴(kuò)建、零星維修項(xiàng)目也連續(xù)不斷，建設(shè)項(xiàng)目檔案的重復(fù)使用率不斷上升，尤其是建設(shè)過(guò)程中的各種報(bào)批文件、招投標(biāo)資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會(huì)議紀(jì)要以及工程建設(shè)項(xiàng)目交付使用過(guò)程中存在的有些問(wèn)題記錄及處理意見(jiàn)等。因此，任何基本建設(shè)項(xiàng)目中缺少了建設(shè)項(xiàng)目檔案就等于缺少了工程建設(shè)項(xiàng)目中的參數(shù)，缺少了改、擴(kuò)建的重要依據(jù)。
二、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）不重視檔案管理工作
在醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目管理中，由于大家忙于工程建設(shè)前期手續(xù)，忙于施工建設(shè)過(guò)程，趕工期、趕進(jìn)度，希望盡早完工驗(yàn)收投入使用，只看重工程建設(shè)本身而忽視了大量工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作。一些醫(yī)院在項(xiàng)目建設(shè)期間，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職檔案人員，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案存放設(shè)施。一些檔案管理人員是臨時(shí)聘用的，流動(dòng)性比較大，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，并且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不具備工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設(shè)不能同步開(kāi)展，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案處于放任自流狀態(tài)。另外，在檔案的使用和查看過(guò)程中人們經(jīng)常翻閱、使用原始資料，對(duì)紙質(zhì)檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執(zhí)行部門(mén)存放，不在檔案管理人員手里，導(dǎo)致檔案管理存在很大問(wèn)題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時(shí)，特別是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備文件散失較多，如某些關(guān)鍵資料保存的是復(fù)印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（二）檔案管理制度不健全
醫(yī)院多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目存在工程復(fù)雜、周期長(zhǎng)、涉及面廣、細(xì)節(jié)多等眾多因素，因此涉及基建、招標(biāo)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等多個(gè)部門(mén)，而相關(guān)部門(mén)之間沒(méi)有完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責(zé)任劃分不明確，不能采取規(guī)范的管理方法和操作流程，沒(méi)有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并未有詳細(xì)的管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范。由于各部門(mén)之間檔案材料形成的時(shí)間不同，檔案材料內(nèi)容不同，這就給及時(shí)、全面收集材料增加了相應(yīng)的難度，許多檔案材料散存在經(jīng)辦人員手中，缺乏規(guī)范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)度存在些許差異。
（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規(guī)范，移交不及時(shí)
任何項(xiàng)目的檔案都是在項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，是具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。近年來(lái)，各級(jí)醫(yī)院的改建、擴(kuò)建工程逐漸增多，參與工程建設(shè)的部門(mén)大多數(shù)不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時(shí)間較長(zhǎng)，一些在工程施工中發(fā)生的變更、簽證資料、項(xiàng)目前期的隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等往往被有意無(wú)意地 忽視。有時(shí)檔案管理人員在日常管理工作中不能及時(shí)分類(lèi)、整理，隨意放置，不善保管，導(dǎo)致檔案與檔案之間的連續(xù)性差，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響檔案質(zhì)量。
三、如何加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作
醫(yī)院工程建設(shè)是醫(yī)院快速發(fā)展的重中之重，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是重中之重，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，應(yīng)不斷加大對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時(shí)要進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作發(fā)展環(huán)境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強(qiáng)的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責(zé)任，大力關(guān)心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規(guī)律化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保把醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處。
（二）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案人員管理水平
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作本身就是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)力求達(dá)到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的要求。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理規(guī)范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識(shí)，了解工程建設(shè)程序和工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓展知識(shí)面、更新理念、提高履行崗位職責(zé)的能力，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結(jié)不足，虛心向其他單位的同行學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，努力探索檔案管理工作的規(guī)律，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保障檔案管理工作有序、高效地開(kāi)展。
（三）堅(jiān)持事前控制原則，強(qiáng)化全過(guò)程管理
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅涉及建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作，還涉及工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施前期的準(zhǔn)備工作，即建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)開(kāi)始工程建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、整理、審查工作，包括項(xiàng)目建議書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目用地問(wèn)題的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、建設(shè)用地的通知、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國(guó)有土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等，必須堅(jiān)持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時(shí)，要重點(diǎn)強(qiáng)化全過(guò)程管理，將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，細(xì)化到工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制。在與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位分別簽訂合同時(shí)，應(yīng)將建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實(shí)責(zé)任，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。
（四）實(shí)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督體制，定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督
醫(yī)院作為工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位，要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每人的工作職責(zé)，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴(yán)格的審查監(jiān)督制度。對(duì)參與建設(shè)的各施工單位、監(jiān)理單位和部門(mén)的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問(wèn)題，杜絕“事后補(bǔ)資料”現(xiàn)象發(fā)生，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程檔案管理的實(shí)效。
（五）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化
隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)、計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段。因此，電子檔案成了醫(yī)院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在領(lǐng)導(dǎo)重視電子化辦公的同時(shí)，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和單位信息化管理實(shí)際情況，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備與紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)相對(duì)應(yīng)地建立統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一的文件類(lèi)型，規(guī)范有序地收集、查閱、篩選、存儲(chǔ)和保管工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的原始性、真實(shí)性、完整性以及長(zhǎng)期可讀性。同時(shí)要加強(qiáng)安全管理，可以通過(guò)閱讀權(quán)限，設(shè)置密碼等專(zhuān)人專(zhuān)管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結(jié)構(gòu)和文件內(nèi)容。
四、結(jié)束語(yǔ)
近年來(lái)各大醫(yī)院包括甘肅省中醫(yī)院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且大多數(shù)都是在交叉進(jìn)行，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工程的自身價(jià)值是領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫(yī)院基建檔案反映建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是醫(yī)院信息資源之一，是一項(xiàng)對(duì)工程負(fù)責(zé)、對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的重要依據(jù)和保障。因此，檔案管理人員應(yīng)收集、管理和保護(hù)好這種資源，為發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。
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篇9
3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門(mén)把歸檔工作單純地看成是檔案部門(mén)的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門(mén)來(lái)完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專(zhuān)職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級(jí)狀態(tài)，各單位對(duì)電子文件歸檔沒(méi)有明確規(guī)定。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對(duì)其他工作的管理要求。
二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作已成為檔案部門(mén)的重要工作。筆者認(rèn)為，要解決當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題，應(yīng)從以下幾方面入手。
1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案過(guò)程管理，不斷提高檔案意識(shí)。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項(xiàng)目開(kāi)工、過(guò)程控制到竣工全過(guò)程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項(xiàng)目計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理考評(píng)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并對(duì)責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時(shí)項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)的職能。首先，要將檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人列入各建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅(jiān)持固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，明確管理職責(zé)，并對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理目標(biāo)并與個(gè)人崗位掛鉤。
篇10
一、電力工程總承包檔案管理的特點(diǎn)
電力工程總承包的檔案形成的渠道多，牽涉面廣、專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，參建單位比較多，不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同性質(zhì)的單位都有可能，同時(shí)，在實(shí)際工作中，電力行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)與其他行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)有些規(guī)定會(huì)存在差異，來(lái)自不同行業(yè)的參建單位檔案人員對(duì)電力檔案見(jiàn)解不同，眾說(shuō)紛紜，經(jīng)常為執(zhí)行哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)而爭(zhēng)論不休。因此，總承包檔案管理過(guò)程中，除了深入了解本身電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，還要必須了解與之有關(guān)聯(lián)的行業(yè)或?qū)I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要組織，協(xié)調(diào)溝通，指導(dǎo)各參建方的檔案管理工作，保證整個(gè)總承包項(xiàng)目的檔案管理工作有序開(kāi)展。
二、 電力工程總承包檔案管理存在問(wèn)題
對(duì)于在建的總承包項(xiàng)目和已竣工的工程檔案管理，根據(jù)各項(xiàng)目部反映的問(wèn)題，結(jié)合檔案管理實(shí)際工作綜合分析，主要存在以下問(wèn)題：
1.重建設(shè)，輕檔案管理。很多參建單位對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，在工程合同中對(duì)檔案管理的條款很少，甚至是沒(méi)有，往往只是抓工程質(zhì)量和進(jìn)度，忽視檔案管理工作，而是等工程快到竣工時(shí)，才知道工程檔案要驗(yàn)收，導(dǎo)致后期因資料移交問(wèn)題，與建設(shè)單位出現(xiàn)了很多扯皮問(wèn)題，從而影響了工程收款的工作。
2.工程總承包項(xiàng)目檔案管理基本是個(gè)空白，檔案意識(shí)薄弱。往往認(rèn)為檔案人員工作只不過(guò)是一些收發(fā)文的文職工作而已，項(xiàng)目部臨時(shí)聘用沒(méi)有工程檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)工程項(xiàng)目管理管理一竅不通的資料員。然而，總承包項(xiàng)目工程周期長(zhǎng)，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，文件種類(lèi)繁多，內(nèi)容繁雜，數(shù)量較多，如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，很難將檔案收集，管理好。或者有些總承包項(xiàng)目，沒(méi)有設(shè)專(zhuān)責(zé)檔案管理人員，往往一人兼任多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有過(guò)多的精力和時(shí)間投入檔案工作，忽略了項(xiàng)目前期階段的資料收集，導(dǎo)致文件資料嚴(yán)重丟失，等到項(xiàng)目快到完工時(shí)，才投入人力、物力搞突擊，造成移交檔案質(zhì)量差，準(zhǔn)確性，真實(shí)性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求。
3.在現(xiàn)場(chǎng)施工高峰期，技術(shù)人員忙于現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度質(zhì)量管理，同時(shí)要兼顧堆積如山的項(xiàng)目文件的審查簽字，面對(duì)如此繁重的工作負(fù)荷，再加上對(duì)檔案工作不重視，技術(shù)人員往往就把檔案質(zhì)量把關(guān)忽略，而檔案部門(mén)人員只能被動(dòng)接收項(xiàng)目資料，即交什么就收什么。直到項(xiàng)目竣工文件移交驗(yàn)收時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)專(zhuān)業(yè)質(zhì)量問(wèn)題，但此時(shí)，大部分技術(shù)人員已經(jīng)調(diào)離項(xiàng)目，而檔案人員卻無(wú)從下手，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案最后無(wú)法移交驗(yàn)收。
三、總承包項(xiàng)目檔案管理的基本要點(diǎn)
（一） 項(xiàng)目前期準(zhǔn)備及策劃
1.把檔案工作納入合同管理制。在項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，檔案人員要提前介入，參與項(xiàng)目各階段合同談判。在合同中要對(duì)項(xiàng)目文件的收集內(nèi)容、整理、移交責(zé)任和竣工檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，套數(shù)、時(shí)間和違約責(zé)任，是否向城建館移交等提出明確要求，從合同條款約束參建各方，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。
2.明確檔案管理職責(zé)分工，采取經(jīng)濟(jì)考核制度約束。根據(jù)總承包項(xiàng)目管理實(shí)際情況，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項(xiàng)目部、各分包商等的職責(zé)。分包商單位應(yīng)按照職責(zé)要求，把檔案管理納入工程負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門(mén)責(zé)任制，把項(xiàng)目文件管理作為工程建設(shè)工作中重要一項(xiàng)，以保證檔案管理工作與工程建設(shè)同步。另外，由于項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，人員流動(dòng)性大，很多項(xiàng)目技術(shù)人員在過(guò)程中就沒(méi)有重視檔案，等到項(xiàng)目文件移交時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)質(zhì)量問(wèn)題，造成了項(xiàng)目文件無(wú)法移交。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)把檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤，進(jìn)行考核約束項(xiàng)目部每位成員及分包商。
3.設(shè)立文檔專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)，唯一接口。保證文件的歸口統(tǒng)一性。總承包項(xiàng)目?jī)?nèi)部各部門(mén)、以及與項(xiàng)目參建單位各方的文件流轉(zhuǎn)接口，要建立唯一接口檔案網(wǎng)絡(luò)體系。總承包項(xiàng)目部設(shè)立文控中心，作為本項(xiàng)目資料歸口負(fù)責(zé)管理部門(mén)，配專(zhuān)職文檔管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的分類(lèi)、登記、編號(hào)與發(fā)放，整理及歸檔等，確保文件流轉(zhuǎn)高效、版本可控，歸口統(tǒng)一。
4.制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。在項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)，總承包單位應(yīng)及時(shí)與業(yè)主單位，監(jiān)理單位，分包單位，共同溝通協(xié)調(diào)，把項(xiàng)目文件的編制標(biāo)準(zhǔn)（使用表式，文件編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)，各參建單位名稱(chēng)等）、質(zhì)量要求，原件份數(shù)，竣工文件整理組卷標(biāo)準(zhǔn)、以及各參建方檔案責(zé)任等相關(guān)事宜，以書(shū)面形式明確下來(lái)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，增強(qiáng)項(xiàng)目成員檔案意識(shí)。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)由檔案人員與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員共同結(jié)合完成，檔案部分由檔案人員負(fù)責(zé)，專(zhuān)業(yè)部分由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提供，通過(guò)檔案管理與專(zhuān)業(yè)技術(shù)相融合，確保標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容全面、系統(tǒng)性和可操作性。
（二） 加強(qiáng)項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程管控
1.加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程中文件的收集和積累。項(xiàng)目文件的收集工作的好壞將直接影響項(xiàng)目檔案的齊全完整性。項(xiàng)目文件收集的工作要從文件形成的源頭抓起，要采用“日記式”，不要“回憶式”，做到每事必有記錄、每事必能跟蹤，從工程項(xiàng)目的前期規(guī)劃、立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)，審查，開(kāi)工到竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全程檔案的收集，形成首尾鏈接，互為因果，全程控制的完整體系，確保項(xiàng)目文件系統(tǒng)性，完整性。
2.加強(qiáng)過(guò)程管控，確保項(xiàng)目檔案與工程建同步。在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，總承包項(xiàng)目部以“檔案與合同相結(jié)合、過(guò)程指導(dǎo)與控制相結(jié)合、檢查與整改結(jié)合”的工作思路，保證項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步。總承包項(xiàng)目要求分包單位按照工程實(shí)際進(jìn)度節(jié)點(diǎn)制定項(xiàng)目文件編制報(bào)審的計(jì)劃、歸檔的計(jì)劃；并定期組織業(yè)主，監(jiān)理，總包單位的技術(shù)人員及檔案人員進(jìn)行對(duì)分包單位的資料進(jìn)行過(guò)程檢查，就存在的問(wèn)題，提出整改措施，限期整改，否則不給予支付工程進(jìn)度款。
（三） 加強(qiáng)項(xiàng)目竣工檔案審查工作
項(xiàng)目竣工檔案質(zhì)量審查是項(xiàng)目檔案移交的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量必不可缺少的程序。而項(xiàng)目竣工檔案審查分為技術(shù)審查和檔案審查。在項(xiàng)目建設(shè)中，技術(shù)人員是項(xiàng)目文件形成的主體，他們對(duì)項(xiàng)目文件形成過(guò)程，文件所記錄的內(nèi)容，施工工序、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況最有了解，因此，技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查與工程技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，進(jìn)行技術(shù)方面把關(guān)，而檔案審查，由檔案人員從檔案保管與利用的角度，系統(tǒng)整理的要求，對(duì)檔案的完整性，成套性、系統(tǒng)性整理的規(guī)范性、歸檔文件的質(zhì)量等進(jìn)行審查把關(guān)。采用技術(shù)與檔案相結(jié)合審查，既確保了項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量，也保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、有效性。
（四）工程總承包項(xiàng)目檔案管理應(yīng)注意問(wèn)題。
1.竣工圖的竣工圖章標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。
由于電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）中對(duì)竣工圖章的樣式和使用的規(guī)定與《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）存在差異，給檔案人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行和實(shí)施帶來(lái)了很大的困惑，因此，在項(xiàng)目竣工圖編制前，總承包項(xiàng)目應(yīng)與業(yè)主單位進(jìn)行溝通，尤其是竣工圖需要向城建館移交總承包項(xiàng)目，更應(yīng)該主動(dòng)與城建溝通協(xié)調(diào)，取得一致意見(jiàn)，避免引起不必要的矛盾與返工。
2.加強(qiáng)特殊載體檔案收集歸檔。
所謂特殊載體檔案就是非紙質(zhì)檔案的統(tǒng)稱(chēng)，包括照片檔案、影像檔案、電子文件、實(shí)物檔案等，它們是從另一個(gè)角度反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是證明工程質(zhì)量的合格，優(yōu)良性的關(guān)鍵材料之一。在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)檢查當(dāng)中，特殊載體檔案是檢查中必查的其中一項(xiàng)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)收集歸檔的力度 。
3.項(xiàng)目檔案原件份數(shù)和歸屬于何處。
根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定，“工程檔案的編制不得少于兩套，一套應(yīng)由建設(shè)單位保管，一套（原件）應(yīng)移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)保存。”，然而，檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)，創(chuàng)優(yōu)工程檢查，往往檔案的核查必須提供原件，特別是涉及到項(xiàng)目前期依據(jù)文件，隱蔽工程，關(guān)鍵部位的施工文件，所以，對(duì)于需要向城建館移交檔案的總承包項(xiàng)目，開(kāi)工之時(shí)，要加強(qiáng)與業(yè)主、城建檔案館溝通，確認(rèn)項(xiàng)目文件原件的份數(shù)以及原件歸屬等問(wèn)題。否則，將影響項(xiàng)目檔案移交、機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)，工程創(chuàng)優(yōu)。
（五） 提高檔案人員素質(zhì)
項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的窗口，反映項(xiàng)目的基礎(chǔ)管理水平，而檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的水平。
電力行工程建設(shè)既有通用性，又有極具專(zhuān)業(yè)性，因而對(duì)電力行業(yè)的總承包項(xiàng)檔案員是有獨(dú)特的要求。既要懂得自己本身檔案行業(yè)的國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，電力行業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)，又要了解電力行業(yè)的特點(diǎn)，了解行業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行流程，了解行業(yè)工程建設(shè)各階段的啟動(dòng)和驗(yàn)收流程，只有這樣才知道項(xiàng)目檔案要收集什么，歸檔什么，控制什么，才能對(duì)整個(gè)工程檔案進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)、把控。同時(shí)，要做到腿勤、口勤、手勤；熱心、細(xì)心、耐心，多關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度情況，真正融入項(xiàng)目檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，讓檔案工作與項(xiàng)目同步發(fā)展，充分全面提高了自己素質(zhì)。
（六） 建立檔案信息化管理平臺(tái)。
目前，有些總承包項(xiàng)目檔案保存形態(tài)主要以紙質(zhì)形式存在，現(xiàn)場(chǎng)的管理人員不能隨時(shí)調(diào)閱施工圖紙，技術(shù)人員各行其是編制項(xiàng)目文件，項(xiàng)目文件出現(xiàn)不規(guī)范，不統(tǒng)一，甚至?xí)蛉藛T變動(dòng)，項(xiàng)目文件會(huì)出現(xiàn)遺失；項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)審查只靠工程秘書(shū)“跑腿”傳遞等原因，影響了項(xiàng)目齊全完整性，規(guī)范性，項(xiàng)目管理信息無(wú)法及時(shí)傳遞。然而，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)迅速發(fā)展，我國(guó)電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)，所以，總承包項(xiàng)目應(yīng)建立現(xiàn)代化的檔案管理信息技術(shù)和先時(shí)的管理理念，來(lái)改善檔案管理中不合適的方法和手法，通過(guò)項(xiàng)目檔案信息化管理，建立項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理無(wú)縫連接，提高檔案管理工和效率，使檔案管理工作俗薊，規(guī)范化。
三、結(jié)束語(yǔ)
工程總承包檔案是建設(shè)工程的歷史記錄見(jiàn)證，是工程竣工驗(yàn)收，交付使用、維護(hù)、改造等的重要依據(jù)。因此，總承包項(xiàng)目應(yīng)以人為本，以顧客為至上的管理理念，重視項(xiàng)目檔案管理工作，提供高檔案管理水平，促進(jìn)電力企業(yè)管理水平發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）.
[2]《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）.
篇11
Key words： heating project；archives management；compilation
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供熱項(xiàng)目檔案資料是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與工程進(jìn)度同步形成的，是從供熱項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始直到實(shí)施結(jié)束、竣工驗(yàn)收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙、圖表、計(jì)算資料、試驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤(pán)等。供熱項(xiàng)目檔案資料作為一種從科技和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域衍生出來(lái)的重要的科技信息資源，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在日常工作隨時(shí)注意對(duì)檔案資料的收集、整理或者檢索、應(yīng)用，促進(jìn)檔案系統(tǒng)日趨完善、規(guī)整，同時(shí)達(dá)到通用的要求，對(duì)于供熱項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及供熱設(shè)備的維護(hù)和管理，都有非常重要的意義。本文結(jié)合供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)及分類(lèi)管理原則，針對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題通過(guò)建立信息化操作平臺(tái)、加強(qiáng)部門(mén)人員培訓(xùn)等措施來(lái)改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。
1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎擲嗉暗蛋副嘀圃則
1.1 供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)
1.1.1 成套性
對(duì)于供熱管網(wǎng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)（核準(zhǔn)、可研、評(píng)估）、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目施工到項(xiàng)目竣工，形成的檔案相互聯(lián)系、不可根據(jù)供熱區(qū)域的延伸和熱負(fù)荷的需要，可能還會(huì)有新建鍋爐工程，還會(huì)涉及設(shè)備維修、改造等，生成相應(yīng)的檔案。因此，供熱管兩項(xiàng)目從建設(shè)到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所形成的檔案有較強(qiáng)的獨(dú)立性、成套性特點(diǎn)。
1.1.2 復(fù)雜性和多樣性
對(duì)于熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目，為了最大限度發(fā)揮供熱潛力，使供熱管網(wǎng)在安全、穩(wěn)定的狀態(tài)下充分滿(mǎn)足采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，同時(shí)有效平衡熱網(wǎng)投資。需要建設(shè)與供熱管網(wǎng)配套的調(diào)峰熱源廠，在電廠突發(fā)故障后，以確保供熱管網(wǎng)持續(xù)供熱維持熱力系統(tǒng)正常運(yùn)行。調(diào)峰熱源廠主要選用燃煤高溫?zé)崴仩t為階段性調(diào)峰鍋爐，經(jīng)換熱站進(jìn)行熱力交換后為終端用戶(hù)送出采暖低溫水。熱力管網(wǎng)工程主要包括一次管網(wǎng)和二次管網(wǎng)。一次管網(wǎng)指的是蒸汽網(wǎng)、高溫水網(wǎng)，二次管網(wǎng)主要指的是居民小區(qū)的供暖網(wǎng)，兩套管網(wǎng)系統(tǒng)通過(guò)設(shè)在廠外的熱力站實(shí)現(xiàn)連接，采暖熱水網(wǎng)由熱網(wǎng)站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級(jí)熱水網(wǎng)直接連接終端用戶(hù)。熱水網(wǎng)和蒸汽網(wǎng)均以預(yù)制保溫管直埋敷設(shè)到位，過(guò)路段采用鋼套鋼管直埋敷設(shè)，架空管道采用無(wú)推力旋轉(zhuǎn)補(bǔ)償器對(duì)管道熱膨脹進(jìn)行補(bǔ)償，直埋管道采用外壓式波紋補(bǔ)償器。
因此，對(duì)于像熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目一類(lèi)的專(zhuān)業(yè)多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項(xiàng)目，就需要加強(qiáng)熱網(wǎng)技術(shù)的研究，相應(yīng)的檔案系統(tǒng)也應(yīng)該建立起來(lái)。檔案管理人員應(yīng)該熟悉供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。
1.2 供熱項(xiàng)目檔案編制原則
1.2.1 熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目
熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目即以發(fā)電為主、供熱為輔的供熱項(xiàng)目。借助兩臺(tái)機(jī)組抽汽管道抽汽，再通過(guò)換熱站和配套的熱力管網(wǎng)輸送終端用戶(hù)，相應(yīng)的銷(xiāo)售檔案和技術(shù)資料一律參考DIVT241―2012《火電建設(shè)項(xiàng)自文件收集及植案整理規(guī)范》，按照規(guī)范的目錄號(hào)和分類(lèi)號(hào)進(jìn)行編制。
1.2.2 過(guò)渡熱源項(xiàng)目及配套熱源項(xiàng)目
在供熱項(xiàng)目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿(mǎn)足項(xiàng)目在建期間的用汽需要。為了充分發(fā)揮供熱系統(tǒng)的供熱能力，特別是在系統(tǒng)出現(xiàn)事故的條件下保證持續(xù)供熱，滿(mǎn)足熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)在采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設(shè)調(diào)峰熱源項(xiàng)目。
對(duì)于過(guò)渡熱源和配套的調(diào)峰熱源項(xiàng)目的檔案資料，從項(xiàng)目通過(guò)審批，到設(shè)計(jì)、施工，再到交付后投入運(yùn)營(yíng)，每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料都是相對(duì)獨(dú)立的，但從整體來(lái)看所有的檔案資料基于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程又構(gòu)成了一個(gè)檔案系統(tǒng)。為確保對(duì)過(guò)渡及配套熱源項(xiàng)目檔案資料規(guī)范化，應(yīng)該將該部分的文件、資料從整個(gè)項(xiàng)目中區(qū)分出來(lái)，做成獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行妥善管理。
2 供熱項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位
當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱項(xiàng)目建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
2.2 檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高
建立一支專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。但是在現(xiàn)實(shí)條件下，部分供熱企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)注程度高于一切，對(duì)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人T少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來(lái)很多不必要的麻煩。
2.3 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
有的供熱項(xiàng)目建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長(zhǎng)，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中生成的文件、資料沒(méi)有在第一時(shí)間進(jìn)行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完整移交，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度；部分鍋爐、管網(wǎng)的竣工圖和相關(guān)技術(shù)資料缺失，現(xiàn)有資料修改質(zhì)量達(dá)不到歸檔要求，導(dǎo)致最終形成的竣工圖與現(xiàn)實(shí)狀況存在差距；歸檔中有些數(shù)據(jù)存在明顯的誤差，審核人簽署時(shí)存在部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)漏缺的問(wèn)題，有的工程圖紙違背了編制規(guī)則，部分標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，造成最終收集的竣工圖出現(xiàn)很大的誤差，甚至部分?jǐn)?shù)據(jù)失真。按照相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目竣工后必須進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收并辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)重新組織工作人員話(huà)費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過(guò)長(zhǎng)，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。
3 供熱項(xiàng)目檔案管理思路
3.1 基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加快建設(shè)檔案資料信息化管理平臺(tái)
當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)科技在檔案領(lǐng)域的逐漸普及，項(xiàng)目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過(guò)一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)（見(jiàn)圖1），這給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時(shí)組建檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件同步管理，促進(jìn)信息資源共享，為供熱項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。
3.2 建立健全供熱項(xiàng)目檔案管理制度
要保證供熱項(xiàng)目檔案資料完整，就必須建立一套統(tǒng)一的檔案管理模式，結(jié)合國(guó)家政策以及行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定，在供熱項(xiàng)目實(shí)施的現(xiàn)實(shí)條件的基礎(chǔ)上秉承“規(guī)范、合理、實(shí)用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類(lèi)匯總、移交的工作順序重新樹(shù)立檔案工作流程，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的工作要求，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的集中管理。另外，要根據(jù)文件資料的形成過(guò)程組建專(zhuān)業(yè)化的檔案工作組，由負(fù)責(zé)人集中協(xié)調(diào)各個(gè)組員的工作任務(wù)，明確個(gè)成員以及各相關(guān)部門(mén)的職責(zé)和義務(wù)，使檔案管理工作真正成為供熱項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)之一，基于工作目標(biāo)建立業(yè)務(wù)考核體系，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。
3.3 梳理檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)
為了實(shí)現(xiàn)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案的有序管理，提高企業(yè)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，全面推進(jìn)檔案宣傳培訓(xùn)工作，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過(guò)程中形成的資料歸檔并送交專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。
3.4 根據(jù)供熱項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及時(shí)搜集并完善相應(yīng)的檔案資料
在供熱項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了在保證相關(guān)文件、資料真實(shí)可靠的前提下將其及時(shí)歸檔保管，檔案管理部門(mén)必須在項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)始前提前介入，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中和實(shí)施后實(shí)時(shí)關(guān)注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。負(fù)責(zé)收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)跟蹤調(diào)研并提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保隨時(shí)掌握第一手資料，特別是要對(duì)關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料加強(qiáng)跟蹤收集工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
4 結(jié)束語(yǔ)
供熱項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的數(shù)據(jù)信息，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項(xiàng)目檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項(xiàng)目項(xiàng)目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結(jié)合供熱工程檔案資料的特點(diǎn)、分類(lèi)管理原則及檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和探討，從明確各參與方責(zé)任、規(guī)范化收集整理和實(shí)行科學(xué)化管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員的指導(dǎo)等方面提出了加強(qiáng)檔案資料的管理措施，從而為整個(gè)項(xiàng)目的管理提供了必要的保障。在實(shí)際管理工作中，不同的供熱項(xiàng)目在檔案資料的搜集和整理方面會(huì)有不同的要求，檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合具體項(xiàng)目的特點(diǎn)及檔案管理要求有針對(duì)性的開(kāi)展檔案工作，使檔案管理真正成為整個(gè)供熱項(xiàng)目的有效保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]王輝.關(guān)于供熱企業(yè)檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014-10-08.
篇12
項(xiàng)目工程檔案是建設(shè)工程不可分割的一部分，對(duì)日后查閱項(xiàng)目資料、維護(hù)檢修、管理等工作具有非常重要的意義。現(xiàn)代工程檔案的管理越發(fā)受到重視，各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)加大了宣傳、管理力度。但由于建設(shè)單位不夠重視，以及檔案的制作的不規(guī)范，工程建設(shè)檔案管理依然存在著諸多問(wèn)題。如何加強(qiáng)其管理，是建設(shè)單位值得深究的問(wèn)題。
1、項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的現(xiàn)狀
1.1 各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)加大了宣傳、管理力度, 逐步進(jìn)入依法管理、規(guī)范發(fā)展的軌道。
為了進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的管理,確保工程建設(shè)檔案的完整、安全和科學(xué)管理,更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù), 近年來(lái), 廣東省各級(jí)建設(shè)主管部門(mén)按照有關(guān)建設(shè)、檔案方面的法律、法規(guī)和規(guī)章, 切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能, 不斷加大對(duì)工程建設(shè)檔案工作的監(jiān)管力度, 使全省工程建設(shè)檔案工作發(fā)生了深刻變化, 出現(xiàn)明顯進(jìn)步, 逐步進(jìn)入依法規(guī)范管理的發(fā)展軌道。
1.2 項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作普遍得到建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)的各類(lèi)單位的高度重視, 參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)。
通過(guò)檔案法律法規(guī)的宣傳, 各建設(shè)項(xiàng)目在加強(qiáng)工程管理的同時(shí), 加強(qiáng)了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié), 自覺(jué)按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制, 切實(shí)解決工程建設(shè)檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題, 建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制, 運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系, 工程建設(shè)材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。
1.3 項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng), 為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用。
建設(shè)單位從項(xiàng)目籌劃開(kāi)始, 就注意貫徹有關(guān)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和城建檔案管理部門(mén)的具體要求, 不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作, 加強(qiáng)工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行, 保證了工程建設(shè)與管理對(duì)檔案的利用需要。
2、項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作存在的主要問(wèn)題
2.1 工程建設(shè)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性不強(qiáng), 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設(shè)檔案的使用價(jià)值很大程度上體現(xiàn)在檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性三個(gè)方面, 而在這三個(gè)方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時(shí), 相關(guān)人員簽章不完備, 檔案材料出現(xiàn)缺損、錯(cuò)誤找不到人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生, 甚至有的工程直到即將竣工驗(yàn)收前, 才組織有關(guān)人員突擊補(bǔ)制檔案。
2.2 單位重視工程建設(shè)檔案管理的程度不強(qiáng)。許多參建單位對(duì)工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業(yè)重施工質(zhì)量、進(jìn)度, 輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。
2.3 檔案制成材料五花八門(mén), 不符合工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。
3、做好項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的對(duì)策
3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí), 嚴(yán)格履行職責(zé)
（1） 建設(shè)行政主管部門(mén)在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí), 與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書(shū), 明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù), 并監(jiān)督執(zhí)行。
（2） 建設(shè)單位在工程開(kāi)工前, 應(yīng)將本單位各部門(mén)和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求, 以正式文件的形式印發(fā), 以便于各單位( 部門(mén)) 檔案人員收集相關(guān)資料, 使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類(lèi)文件材料"顆粒歸倉(cāng)" 。
（3）在工程建設(shè)過(guò)程中, 對(duì)檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環(huán)節(jié), 應(yīng)有明確的工作程序和工作規(guī)范。這個(gè)程序應(yīng)由建設(shè)單位按照當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)的具體要求,由施工單位和監(jiān)理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設(shè)檔案工作計(jì)劃和工作規(guī)程既符合工程進(jìn)度的要求, 又符合檔案管理的要求。
（4）在主體工程結(jié)束后, 各單位( 部門(mén))應(yīng)將全部工程文件、圖紙及相關(guān)資料收集齊全完整, 經(jīng)系統(tǒng)整理后, 及時(shí)向建設(shè)單位檔案部門(mén)歸檔。各單位( 部門(mén)) 檔案人員應(yīng)有高度的責(zé)任感和檔案意識(shí), 主動(dòng)與建設(shè)單位檔案人員和城建檔案管理部門(mén)聯(lián)系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.2 要強(qiáng)化項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的全過(guò)程管理
（1） 在工程檔案的管理中, 也要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí), 充分運(yùn)用合同條款, 按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 實(shí)行全過(guò)程管理, 提高工程建設(shè)檔案的編制質(zhì)量。建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位分別簽訂工程建設(shè)合同的同時(shí), 應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據(jù)合同進(jìn)行工程竣工檔案的驗(yàn)收。
（2） 要將檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量, 這樣就能使工程技術(shù)人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實(shí)責(zé)任, 提高他們認(rèn)真編制檔案的積極性和責(zé)任心。
（3） 項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位要按照建設(shè)單位的合同、協(xié)議規(guī)定, 編制與工程建設(shè)實(shí)際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予一定報(bào)酬。
3.3 強(qiáng)化檔案收集意識(shí), 正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段
城建檔案管理部門(mén)要正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段, 加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督。城建檔案管理部門(mén)要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng), 對(duì)城建檔案法律、法規(guī)和本地城建檔案管理部門(mén)具體要求的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,對(duì)建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)督促和檢查。通過(guò)經(jīng)常性的監(jiān)督檢查, 促進(jìn)工程建設(shè)檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。
4、結(jié)語(yǔ)
對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作, 要加強(qiáng)宏觀監(jiān)控,不斷完善管理法規(guī)體系, 要積極配合, 加強(qiáng)協(xié)作, 努力形成各有關(guān)職能部門(mén)齊抓共管的良好環(huán)境; 要積極探索適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理模式, 工程建設(shè)檔案就一定能達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求, 工程建設(shè)檔案也一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
篇13
2.項(xiàng)目檔案價(jià)值高，保存利用意義大
項(xiàng)目檔案是建設(shè)過(guò)程中形成的真實(shí)的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。項(xiàng)目檔案不僅在資政維權(quán)過(guò)程中能夠發(fā)揮鎖定證據(jù)、驗(yàn)證效果的作用，更是企業(yè)保障研制、投產(chǎn)運(yùn)行、使用維修、管理、評(píng)估等工作的重要依據(jù)，做好項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程管理的措施
1.建章立制，規(guī)范管理
及時(shí)做好項(xiàng)目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關(guān)部門(mén)及人員的協(xié)調(diào)合作，同時(shí)還需要通過(guò)完善各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)范各項(xiàng)工作的運(yùn)行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設(shè)計(jì)委托、工程施工招標(biāo)、設(shè)備制造采購(gòu)等合同時(shí)，在合同條款中應(yīng)將當(dāng)事雙方就文件形成、收集與管理的職責(zé)及要求加以描述，明確各自的責(zé)任，便于監(jiān)督和管理。二是建立項(xiàng)目檔案管理制度。依據(jù)上級(jí)部門(mén)頒發(fā)的關(guān)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)范和有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本單位項(xiàng)目管理實(shí)際情況，制定本單位項(xiàng)目檔案管理制度，將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序中，與項(xiàng)目建設(shè)同步，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案管理體制和工作程序，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證項(xiàng)目檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2.緊抓源頭，控制過(guò)程
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工直到竣工，建設(shè)周期較長(zhǎng)，企業(yè)從項(xiàng)目立項(xiàng)審批、開(kāi)工后就應(yīng)組建項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)主管項(xiàng)目建設(shè)工作的廠(院、所)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案部門(mén)和項(xiàng)目管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，該小組主要職能是負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案工作的管理、組織及協(xié)調(diào)，從源頭抓起，著重做好項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理。
(1)項(xiàng)目前期策劃階段。在項(xiàng)目前期立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)把項(xiàng)目檔案歸檔工作列入企業(yè)年度工作計(jì)劃一同下達(dá)，并實(shí)施考核。檔案管理人員應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)起就開(kāi)始介入，并全過(guò)程參與。要針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)周期、節(jié)點(diǎn)等情況制定檔案工作計(jì)劃，同時(shí)建立項(xiàng)目檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍及工作要求進(jìn)行事先交底，同時(shí)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，從源頭抓起，避免項(xiàng)目檔案管理工作脫節(jié)和滯后。
(2)項(xiàng)目過(guò)程控制階段。項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)度同步，應(yīng)掌握項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度情況，檔案部門(mén)要參加項(xiàng)目建設(shè)工作協(xié)調(diào)會(huì)，參加設(shè)備開(kāi)箱、項(xiàng)目驗(yàn)收等工作。在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，檢查落實(shí)檔案管理工作的情況。在過(guò)程檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)予以糾正和整改，避免項(xiàng)目檔案在竣工驗(yàn)收時(shí)“突擊”收集、整理“補(bǔ)課”的弊端。
(3)項(xiàng)目竣工檢查階段。著重對(duì)竣工檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專(zhuān)業(yè)檔案內(nèi)容是否齊全；第二，檢查項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容是否一致，歸檔文件材料中有關(guān)責(zé)任人的簽章手續(xù)是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質(zhì)量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類(lèi)和目錄編制是否規(guī)范。從項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性三方面進(jìn)行系統(tǒng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，以保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，做好項(xiàng)目檔案的末端控制。
