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在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關技巧

2.1 檔案管理的相關技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

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企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：

企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：

①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。

③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。

2 企業合同檔案管理的分類優化措施

企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。

2.1 強化企業合同檔案管理機制

在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。

2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理

在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。

2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理

在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況

在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3 優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

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一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份

作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區的歷史狀況，制定本地區的社會經濟發展規劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉鎮企業家、私營企業主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉經濟發展狀況、社會風貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據

俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據來。譬如，在現實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發生上述糾紛了，即使發生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產和科學技術的飛速發展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借條、合同契約、貴重物品清單和發票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯系電話等。

4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。

8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

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在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。

2 增強學校檔案實體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。

2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理

在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。

2.3 增強檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強學校檔案管理的方法

3.1 應用計算機信息檔案管理技術

計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進行實體檔案管理

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1 電子文件及電子檔案的定義

電子文件指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。

電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明［1］。

2 醫院電子檔案的分類

根據醫院的工作特點，醫院電子檔案主要劃分有以下幾類：

2.1電子文書　主要是指用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫院的內部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。

2.2電子影像/圖像

指由圖紙掃描或其他方式產生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫療活動過程中產生的醫學影像材料、醫學圖像資料及重要的監視、視頻材料等。

2.3電子圖紙

指由計算機輔助設計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產品設計、施工和維修方案等。

2.4配套紙質文件

包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質文件及一些軟件開發任務書、系統分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。

3 醫院電子檔案的整理

3.1電子文件的整理

3.1.1醫院的內部和外部電子文件應由文件形成部門負責收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應建立統一的數據庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。

3.1.2醫院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。

3.1.3科技電子文件可按照醫學科研、學術交流、基建工程、設備購置等分類整理，再按相應的不同年度、組織機構、保管期限進行歸檔。

3.1.4產品研制或工程設計過程形成的電子文件要以產品型號、研究課題或建設項目為單元按類別進行歸檔。

3.1.5會計電子文件整理時應附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱、編號、頁數、啟用日期等、相關人員進行簽名確認，同時附存紙質文件。

3.2電子影像/圖像文件的整理

由于網絡信息技術的發展，醫院每天產生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據衛生部《醫療機構病歷管理規定》，在醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。

期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館

由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產生，日常的保管工作應由信息中心（科）進行管理，但應每年對產生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應按不同年度（時間）、產生部門、保管期限等進行整理，并注明系統環境、工作平臺等內容。

3.3電子圖紙屬于建設項目的按設計、施工、結構、維護管理等順序進行排列，在整理時應注明系統環境、工作平臺、文件格式、等內容。方便跟蹤及使用。

3.4全部歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結構穩定性不及光盤，應盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應附有標簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉貼于

3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復制第三套進行異地保存。

4 電子檔案的保護

電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度。

4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質文件同時存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關系，以便于對應和查找。

4.2光盤的保護

光盤在歸檔時應規范排放，不宜受壓，應直立旋轉。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質檔案的標準溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數據信息的丟失，因此應注意落實嚴格防塵措施。

4.3電子檔案使用條件的保護

由于電子文件是通過將信息與載體結合在一起而形成的，需要通過計算機及相應的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現技術過時或電子文件運行的條件和平臺出現了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應注意做好以下工作：

4.3.1電子檔案運行系統及檔案管理的應用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環境及文件運行的需求。

4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權限進行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。

4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。

4.3.4對于出現破損的電子檔案，及時采取有效的修復技術進行修復。

隨著醫療科學技術及信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質要求。除了需要具備專業的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫學活動的規律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經驗。努力成為掌握現代科學技術知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫院的檔案管理工作做出自己應有的貢獻。

參 考 文 獻

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八十年代末以來，我們為了跟上檔案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數據庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關于人才開發問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統。

2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業區的供暖鍋爐房只能標R41421作商業建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉建設、建筑業”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業系統的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業各大類下都設有居住建筑類目，這些系統用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現了不一致問題。

2主題專業類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標引。這也要出現同一事物用不同類號標引問題。

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2、大專以上或同等學力應屆畢業生并有相關實踐經驗者。

二、檔案管理師申報條件：

1、已通過助理檔案管理師資格認證者；

2、研究生以上或同等學力應屆畢業生；

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目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數量大、內容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態度，更談不上創新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業知識，致使教學檔案管理質量和效率難以突破。二是檔案基礎工作不規范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存個人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術少，與信息發展形勢不匹配，檔案管理效率差。

二、教學檔案管理研究的方法

本課題主要采用三種研究方法：一是調查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關經驗和做法，收集到更多有關教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據以及可以借鑒的優秀經驗；二是比較研究法。將現代化的檔案管理與傳統的檔案管理方法相比較，找出兩者的優缺點，將兩者優點相互結合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業技術學院（以下簡稱“我院”）教務處檔案為實例進行試點。

三、教學檔案管理系統研究的結論與對策

（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環境中發揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規范。可以建立與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規則規范》建立相適應的編號，以教務處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現出文件之間的內在聯系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統的提供利用，而且對排列、編目后續工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結合我院實際工作以及機構設置的特點，參照《歸檔文件整理規則》中關于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設置學院文件數量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據檔案相關法律法規，研制學院的檔案管理工作規范框架。在調查的過程中發現，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規，并結合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業技術學院檔案工作規范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和編研提供利用等業務環節有以下相應的制度《湖南水利水電職業技術學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業技術學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業技術學院各類檔案工作規范》《湖南水利水電職業技術學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業技術學院檔案材料保管期限規定》等制度，組成檔案工作規范體系。通過學習檔案規章和學院檔案工作規范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設的標準化、規范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發揮檔案資源的社會、經濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統開發方案：采集.NET技術與物聯網技術研究檔案管理系統，結合DA/T22——2000規則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，可以有效地提高檔案管理質量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統的功能需求：檔案管理系統是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現檔案的網絡查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統的管理員能夠對錄入的信息要求準確、完全；對錄入的數據隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統管理員和一般用戶設置建立完善的權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規范化和正規化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計與利用有著積極的推動作用。總而言之，隨著高職院校的發展，根據人才培養質量的需要，發現原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發展，給當前的檔案建設工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數據時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案管理系統研究，為教學檔案的規范管理和教學檔案管理系統的分類提供了依據，適應當前人才培養的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現代化管理發展的需要。

參考文獻：

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檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續工作，加快提取有效的信息的速度和質量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規范。

2.提高檔案資料的準確性。

檔案管理基礎工作是后續檔案管理工作的基礎和依據，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現代化進程。

當代社會，檔案管理工作現代化建設已經成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現代化建設是相輔相成的關系，在計算機網絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規范性，也減小了檔案管理現代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。

二、檔案管理基礎工作中常見的問題

檔案資料的數量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經常出現一些問題。

1.檔案管理基礎工作不受重視。

檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內容單一，容易使檔案管理工作人員產生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現的問題。由于檔案資料數量龐大，檔案管理機構管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構沒有規范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內容，給檔案資料的查找帶來很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強度。

3.檔案的編號不準確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質的檔案管理人員。

許多檔案管理機構不重視人才的培養，造成高素質檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發展。

三、加強檔案管理基礎工作的方法

檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節的準確性和規范性，保障檔案管理工作的正常進行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機構的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態散漫，檔案資料管理不規范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規范自己的行為，保證檔案資料的準確和規范。

2.加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化。

檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產生錯誤，影響了檔案管理的后續工作。此外，由于檔案管理機構的管理模式和規章制度各不相同，沒有統一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規化、系統化建設。國家和各級政府要統一檔案管理制度，建立行業標準，各檔案管理機構要加強本單位的正規化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規章制度。

3.強化檔案管理信息系統。

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發現檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發現檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構，要在檔案室安裝監控系統，確保檔案資料的安全。

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(二)推進杜區衛生服務檔案管理規范化，是加強國家檔案資源建設的必然要求。社區衛生服務檔案是社區衛生服務活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，國家檔案資源建設將會受到十分不利的影響。

(三)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網絡化的發展，社區衛生服務檔案的自動化和網絡化已經提到了重要議事日程，如果不推進社區衛生服務檔案管理的規范化，使其管理內容、管理方式、方法不加以規范，要實現社區衛生服務檔案管理的自動化和網絡化是根本不可能的。

(四)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是充分發揮社區衛生服務職能的必然要求。社區衛生服務具有醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等六位一體職能，是社區建設的重要組成部分。隨著社區建設的發展，社區衛生服務作為政府實行的具有一定福利性質的社會公益事業，正日益成為社區居民離不開的重要事業。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，就很難提高社區衛生服務的水平和效率，影響社區衛生服務作用的充分發揮。

二、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容

明確社區衛生服務檔案管理規范化的任務和內容，是推進社區衛生服務檔案管理規范化的關鍵。從目前情況看，推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容有如下三個方面：

(一)必須規范社區衛生服務檔案的構成

從目前情況看，社區衛生服務檔案主要應包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等。

1．社區衛生服務綜合管理類檔案主要應包括對社區衛生服務機構、人員、資格等方面進行管理的過程中產生的相關文件材料和社區綜合健康狀況材料。社區綜合健康狀況材料，主要應包括四個方面情況：①社區人口學資料；②社區患病資料；③社區死亡資料；④社區危險因素調查及評估等。

2．家庭健康檔案是社區衛生服務檔案的核心，主要應包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應包括兩個方面，一是以問題為導向的健康問題記錄，二是以預防為導向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉診、會診記錄等。預防為導向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預防接種記錄；③兒童生長與發育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。

3．社區衛生服務健康教育類檔案主要應包括健康教育系統、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內容、健康促進記錄等。

4．社區衛生服務藥品管理類檔案主要應包括社區衛生服務機構藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區衛生服務設備類檔案主要應包括社區衛生服務機構購置診斷設備、治療設備、醫療輔助設備、電教設備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區衛生服務基本建設類檔案主要應包括社區衛生服務辦公、活動場所等基本建設項目的文件材料，如基本建設項目的設計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區衛生服務財務檔案主要包括財務決算報表、賬簿、憑證等。

(二)必須規范社區衛生服務檔案的分類方法

可將整個社區衛生服務檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區內的各個家庭分類，然后在每個家庭內按家庭成員的姓氏進行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內按品種進行分類。

5．設備管理類宜采用類別――設備分類法進行分類。先將設備類檔案按設備類別分開，然后在每個類別內按具體設備進行分類。

6．基本建設類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設類檔案按各個具體的基本建設項目進行分類。

7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內按會計檔案材料的類型進行分類。

(三)必須規范社區衛生服務檔案管理的幾個重要環節

1．必須規范社區衛生服務檔案的收集工作。堅持集中統一管理社區衛生服務檔案的原則，進一步明確社區衛生服務文件材料的歸檔范圍，將社區衛生服務文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規范社區衛生服務檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區衛生服務文件材料進行系統化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區衛生服務檔案的保管和檢索利用提供基礎條件。

3．必須規范社區衛生服務檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區衛生服務檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規范社區衛生服務檔案的提供利用工作。加強社區衛生服務檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優質高效地提供檔案查借閱服務，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區衛生服務工作的實際需要。

三、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要措施

推進社區衛生服務檔案管理規范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。

(一)必須加強對社區衛生服務檔案管理規范化的宏觀研究，在管理理論上實現突破。將社區衛生服務檔案規范化管理的研究列入有關計劃，盡快拿出研究成果，以指導實踐。

(二)必須把社區衛生服務檔案管理列為社區衛生服務業務建設的一項重要內容，使其同步發展。將社區衛生服務檔案管理納入社區衛生服務事業的發展規劃和計劃當中，與其同步規劃，同步建設，使社區衛生服務檔案管理工作隨著社區衛生服務事業的發展而同步發展。

(三)必須加強對社區衛生服務檔案管理的業務培訓、檢查和指導。社區衛生服務機構建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業務培訓、檢查和指導，就跟不上檔案管理科學化、規范化、標準化的發展進程。只有及時培訓、常指導、勤檢查，及時發現并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區衛生服務檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應高度重視社區衛生服務檔案管理工作，切實加強對社區衛生服務檔案管理工作的業務指導。

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環保檔案是指各級環境保護行政主管部門及其直屬單位，在環境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2 環保檔案管理的重要性

環保檔案管理是指在環境保護工作開展時，對環境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環保檔案管理的對象是環境保護文件資料，是環境保護工作的信息載體。配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。具體體現在下列方面：一方面，對環保檔案進行科學管理，可以為環保工作的順利開展創造良好的條件。在環境保護工作過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以環保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環保信息資源，是環境保護工作者進行環境保護目標控制的客?^依據。另一方面，對環保檔案進行科學管理，可以提高環境保護工作效率。環保檔案進行科學、系統的整理歸類，形成環保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。

2 環保檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作不充分

目前，環保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環保單位檔案工作的發展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2 檔案管理人員的素質偏低

配備專業的人員對環保檔案進行科學的管理，對于環境保護工作具有重要的意義。但是，在環保部門檔案管理人員中，尤其在基層環保部門，卻缺乏專業的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數職。當前信息化時代，專業的檔案人員不僅要精通傳統的檔案管理業務，還必須掌握自動化網絡技術，使用計算機管理環保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰[2]。

2.3 環保檔案管理系統有待完善

環保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規范化十分重要，然而，目前并沒有統一健全的環保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉化為決策依據，大大降低了檔案的利用效率。

3 完善環保檔案管理工作的主要對策

3.1 提高環保檔案現代化管理的認識

首先，分管檔案工作的主要領導要有足夠的認識，要為實現環保檔案現代化管理創造條件，投入一定經費，配備檔案現代化管理所需設備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統保守的習慣，破除應用現代化管理的畏難情緒，要有實現環保檔案工作現代化的思路，加強相應的業務學習，對傳統檔案管理進行革新和完善。

3.2 建立現代化的環保檔案管理制度

檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規范的制定，積極組織貫徹實施。國家環境保護總局制定頒發的《中國環境保護檔案分類規范》、《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》為加強我國環境保護檔案工作、科學地管理環境保護檔案、統一環境保護檔案分類檢索、實現環境保護檔案的分類檢索系統的標準化、規范化、現代化管理打下了堅實的基礎。《中國檔案分類法、環境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統一的微機信息管理分類標識，符合環境管理職能和環保檔案的特點[2]。運用《環保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環保檔案分類表分類類目標識所規定的內容和適用范圍，做到信息分類符合環境管理職能，保持各種信息的有機聯系，便于微機信息管理。

3.3 加強環保檔案現代化管理人才隊伍建設

現在社會上普遍缺乏復合型的現代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術又有檔案專業知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現代化設備，由于缺少專業人員，結果微機僅起到條目輸入、統計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發揮其在檔案工作標準化、現代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現代化的開展，所以環保檔案要實現現代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現代化管理技能，否則環保檔案的現代化管理就能難以實現，這是前提條件。實現環保檔案管理現代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，提高自身素質，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業基礎知識，要求對環保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業知識，環保科技文獻編撰難以開展；二是掌握相近和相關學科的知識，這是由當代科學技術高度綜合趨向統一和現代學科的相互滲透、交叉、分化的現實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網絡等先進技術和設備的工作原理并能進行熟練的操作。

3.4 加強環保檔案現代化管理物質基礎建設

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一、前言

對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

二、企業檔案管理應加強與政府職能部門的溝通

企業在檔案管理中，除了涉及企業核心機密的檔案，其他的檔案資料管理都應納入到政府檔案管理體系中。基于企業檔案管理的實際需要，加強與政府職能部門的溝通，是做好企業檔案管理質量的關鍵。為此，企業在檔案管理中要想獲得政府的支持，就要加強與政府職能部門的溝通，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應與政府檔案管理部門建立聯系

由于企業檔案中的絕大部分檔案資料在管理過程中需要納入到政府檔案管理體系中，所以企業在檔案管理中，應與政府檔案管理部門建立聯系，并建立良好的溝通，使政府檔案管理部門能夠掌握企業檔案資料信息，進而為后續管理提供有力幫助。

（二）企業檔案管理應掌握政府檔案管理流程

考慮到企業外部檔案需要納入到政府檔案管理的特點，企業在檔案管理中應掌握政府檔案管理流程，便于在實際檔案管理中積極配合政府主管部門做好企業檔案信息的整理和管理，達到進一步完善企業檔案管理工作和提高檔案管理質量的目的。因此，掌握政府檔案管理流程是爭取政府支持的關鍵。

（三）企業檔案管理行為應受政府的主管部門監管

基于企業檔案的特殊性，以及企業檔案管理的重要性，企業檔案管理行為必須受到政府主管部門的監管，只有保證這一點，才能提高企業檔案管理的有效性。因此，企業在檔案管理中應加強與政府的主管部門的溝通，積極將檔案管理行為納入到主管部門監管之下。

三、企業檔案管理應做好檔案資料的分類

在企業檔案管理中，要想獲得政府的支持，就要根據政府檔案管理規定，對企業的檔案資料進行合理分類，使企業中合格的檔案資料都能夠納入到政府檔案管理體系中，提高企業檔案管理的實效性。為此，做好檔案資料的分類，是企業檔案管理獲得政府支持的重要措施，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對檔案資料進行準確分類

企業在檔案管理中，外部檔案納入到政府檔案管理體系中是十分必要的。為了實現這一功能，企業在檔案管理中應對檔案資料進行準確分類，并根據政府檔案管理規定進行分類，使企業歸檔資料能夠滿足政府檔案管理要求，進而獲得政府在檔案管理工作中的一系列支持。

（二）企業檔案管理應把握檔案資料分類原則

為了更好的滿足企業檔案管理需要，在企業檔案管理中，應根據政府檔案管理要求，把握檔案資料分類原則，將符合政府檔案管理要求的所有檔案都納入到政府檔案管理體系中，其中檔案資料的分類應把握針對性、全面性和合理性原則，保證檔案資料的分類達到預期目標。

（三）企業檔案管理應合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案

考慮到企業經營管理的特殊性，在檔案管理過程中，企業內部檔案由于涉及企業機密，通常都是由企業自己的檔案管理部門保管。外部檔案由于不涉及機密信息，可以交由政府檔案管理部門進行統一管理。在這一過程中，合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案是十分重要的。

四、企業檔案管理應引入政府管理機制

考慮到企業檔案管理的特殊性以及檔案管理的現實需求，政府的支持對提高企業檔案管理質量具有重要的促進作用。基于這一現實需求，企業在檔案管理過程中要想獲得政府支持，就要積極引入政府管理機制，保證企業檔案管理取得實效，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對政府管理職能有正確認識

企業在檔案管理中能否獲得政府支持，關鍵在于企業檔案管理能否對政府管理職能有正確認識。通過對政府檔案管理職能的了解，企業的檔案管理將會獲得有力支持，無論是在檔案管理有效性還是檔案管理的全面性上都能滿足實際需要。因此，加強對政府管理職能的認識很重要。

（二）企業檔案管理應根據實際需要引入政府管理機制

基于政府檔案管理的專業性，企業要想獲得政府在檔案管理上的支持，就要根據實際需要引起政府管理機制，保證企業檔案管理能夠在管理機制上更加完善，并達到預期要求，提高企業檔案管理的實效性，滿足企業檔案管理的實際需要，促進企業檔案管理的發展。

（三）企業檔案管理應執行政府檔案管理制度

在企業檔案中有一部分檔案不能轉入政府檔案管理體系，但是為了提高檔案管理的整體效果，并保證檔案管理的專業性，在企業內部檔案管理中也應執行政府檔案管理制度，保證企業內部檔案管理取得積極效果，滿足企業檔案管理的實際需求。因此，執行政府檔案管理制度是一種重要的管理方式。

五、企業檔案管理應根據政府要求進行保管和存放

在企業檔案管理中，有些企業缺乏專業的檔案保管場所，對于一些重要檔案的管理，企業自己租用場地進行保管和存放的成本相對較高。基于這一現狀，企業檔案管理部門應積極與政府相關部門溝通，獲得政府在此方面的支持。具體應做好以下幾個方面工作：

（一）企業檔案管理應與政府主管部門溝通，積極協調檔案保管場所

企業在檔案管理中，要想降低檔案保管成本并提高檔案保管的整體效果，就要在獲取政府支持的過程中，積極與政府主管部門溝通，利用政府的公共檔案管理場所實現企業檔案的保管和存放，滿足企業檔案管理的實際需要，達到提高企業檔案管理效果的目的。

（二）企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放

在政府檔案管理要求下，檔案資料應進行統一保管和存放，這不但是為了提高檔案管理效果和降低檔案管理成本，同時也是推動企業檔案管理方式的轉變和改革。因此，企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放，滿足檔案管理需要。

（三）企業檔案管理應加強與政府溝通，獲得政府的場地支持

在企業檔案管理中，檔案保管和存放場所十分關鍵。基于企業現有資源的薄弱性，企業在檔案管理中應加強與政府溝通，并努力獲得政府在場地上的支持，達到利用政府場地服務企業檔案管理的目的。

六、結論

通過本文的分析可知，對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

參考文獻：

[1]張玉萍，姚燕.關于科技檔案信息在政府行政管理中作用的思考[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2014（5）.

[2]顧青，韓海林.檔案管理軟件的選擇與使用[J].江蘇船舶，2014（03）.

[3]竇麗娟.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].沈陽工程學院學報（社會科學版），2014（01）.

篇13

1 機關檔案管理存在問題

1.1 檔案整理工作不細致

首先，對于機關內部重要的文件應該嚴格按照規定特殊登記和分類，但是，有些時候檔案管理人員由于粗心或者為了節省時間將重要文件與普通文件混雜在一起，沒有進行單獨分類，進而在日后進行編制文件時就可能造成重要文件的丟失，不利于檔案編制工作的順利開展；其次，檔案管理中非常重要的一項工作就是標明檔案類別，目的就是在后期查找時更加準確和方便，但是，在實際工作中，經常出現檔案條目表述模糊不清的情況，根據文字表述與相似檔案很難明確檔案的內容，給檔案查找工作帶來諸多不便；最后，檔案分類也是檔案管理工作的重要組成部分，通常在對檔案進行分類歸檔時有統一的標準，但是，在實際工作中對檔案分類隨意性較強，并且有的機關未制定嚴格的檔案分類方案，導致檔案分類毫無規律。

1.2 檔案保管存在安全隱患

近年來，隨著辦公條件的改變，很多機關單位都由過去分散式辦公場所轉變為集中式辦公場所，這樣一來大大增加了辦公場地的利用率，同時也在一定程度上提高了辦公效率。但是，對于檔案管理工作而言卻出現了新的問題[1]。過去，由于分散式辦公模式，機關檔案一般是由專人進行統一管理，也設置了專門的檔案室，然而，集中式辦公模式的形成，很多機關單位出現了一室多用的現象，專門的檔案室也被逐漸取消，取而代之的是辦公室、資料室、檔案室全部集中在一個房間的辦公環境，這種情況下無疑給檔案管理工作造成很大困擾。檔案管理本身屬于一項保密度較高的工作，而其他工作崗位的人長期間接接觸到檔案管理工作顯然降低了檔案管理的安全系數，給檔案保管帶來極大的安全隱患。

1.3 機關檔案信息化管理水平較低

隨著信息時代的到來，對于檔案管理工作也產生了極大的影響，很多檔案管理工作都逐步向著信息化模式轉變，不僅提高了檔案管理水平，而且也大大提高了檔案管理工作效率。但是，一些機關單位內部檔案信息化管理水平仍舊偏低，沒能充分發揮信息技術的優勢，具體表現為：數字化檔案整理不及時、未建立標準統一的信息化管理模式、缺乏健全完善的檔案管理機制、數字化檔案管理程序不夠規范等[2]。此外，面對信息化檔案管理中可能存在的安全隱患，很多機關單位尚未及時采取措施建立健全的安全網絡系統，不利于信息化檔案管理的進一步發展。

1.4 檔案管理人員綜合素質不夠高

很多機關檔案管理人員普遍認為檔案管理工作是一份輕松、簡單的工作，并沒有認識到檔案保管的重要意義，更沒有明確自己肩上的責任，對于檔案管理工作不夠重視，因而，也沒有對自身提出更高的要求，久而久之，一些檔案管理人員并沒有在自己的工作崗位上得到鍛煉和提升，導致大部分檔案管理人員的綜合素質不夠高。主要表現為：首先，檔案管理人員專業水平不高，對檔案管理相關的法律法規了解不夠透徹，對一些機密檔案、特殊檔案的保管規定不夠了解；其次，面對信息化檔案管理模式的應用，很多檔案管理人員不能盡快適應，對于計算機的操作也存在很多問題，阻礙了信息化檔案管理的發展步伐。

2 改進機關檔案管理問題的對策

2.1 加強檔案整理流程建設

為了使檔案整理工作更加規范和有序，機關單位應該加強對檔案整理的流程建設，并且加強對檔案管理人員工作的監督力度，進而約束和規范檔案管理人員的工作行為。首先，在檔案分類整理工作結束后，要安排專門的人員進行二次檢查核對，一旦發現檔案歸檔或分類錯誤要及時與檔案管理人員溝通，并且做好詳細記錄，以督促檔案管理人員今后不再出現類似錯誤，從而保證檔案分類、歸檔的準確無誤；其次，在對檔案進行條目表述時，要加強與專業人士的溝通，盡可能精確的表明檔案內容和類別，杜絕出現模糊概念，給檔案查找造成不便；最后，伴隨檔案種類和數量的增多，過去流水似的歸檔方案顯然已經無法適應當前檔案管理的要求，為了更加準確的對檔案進行分類歸檔，對檔案分類級別進一步細化是非常有必要的。

2.2 加強檔案基礎設施建設

各類檔案基礎設施是檔案管理的基礎，檔案設施優劣直接影響檔案保存的壽命和管理質量。要按照《檔案法》有關標準和要求，建設合格的檔案室，配套完善檔案保存設施，并按照檔案管理“八防”要求持續改善檔案保管條件，改善檔案保存場所臟亂差等問題，打造統一有序、整齊規范的檔案管理場所[3]。

2.3 注重檔案信息化建設

計算機技術的應用為檔案管理工作帶來了極大的方便，不僅減少了檔案丟失、破損現象的出現，而且大大提高了檔案管理人員的工作效率，并且，時代的進步也要求檔案管理工作模式必須適應社會的需求，如今，計算機已經成為人們生活中必不可少的工具，因此，機關建設信息化檔案管理勢在必行。首先，機關單位要根據自身發展實際情況購置信息化檔案管理需要的設備、儀器；其次，要制定信息化檔案管理的相關規定和工作標準；再次，實現電子檔案與紙質檔案的同步管理，利用專門的計算機軟件實現檔案分類、歸檔、查找的自動化，但是也不能忽視了對紙質檔案的保存，目的就是為了防止電子檔案的丟失，電子檔案與紙質檔案的同步保存相當于為檔案上了雙保險，確保檔案保存的安全。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質