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水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標準化和規范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。

2.1 水利工程檔案管理質量問題

水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。

2.2 水利工程檔案管理人員配置問題

水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。

2.3 水利工程檔案管理規范性問題

水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的方法

水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制

水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構

檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。

3.3 建立信息化檔案管理體系

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一、工程檔案管理的重要性及特點

一個建設項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設計階段、報建報批階段、建設施工階段、銷售階段與物業管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關聯的，如丟失損壞，補辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導致下一個環節的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費用、管理費用的增加，給企業帶來的經濟損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細的存檔記錄尤為重要。可以說工程檔案是建設單位開發策劃的前提，文明施工的保障，后續管理服務的依據。

單一獨立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

二、工程檔案資料的內容

1、工程準備階段文件

綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設計與策劃文件資料：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告自然條件地震調查、建設用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書、設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見，規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設項目列入年度計劃的申報文件、建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表、規劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程開工審查表、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等資料；還有工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、施工文件

土建工程：主要包括施工組織設計、施工技術交底、施工日志、圖紙會審記錄、設計變更、材料代用單、經濟簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構配件、半成品、成品及零部件的質量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質量證明書、配合比及技術交底；建筑結構安全和功能檢驗抽查、檢測記錄。基礎、主體結構混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術復核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設備的運用、事故處理記錄。基礎、主體工程結構驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質量驗收記錄；給排水、消防、通風、空調等設備安裝工程：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質量明文件、進場驗收記錄；管道、閥門強度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關試驗、質量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質量驗收記錄。

3、竣工驗收文件

竣工總結、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質量保修書；竣工備案表、決算書。

4、竣工圖

總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結構工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風、空調工程竣工圖等。

三、工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理過程中涉及到的環節眾多，建設單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業性管理等突出問題，主要有：

1、意識不到位。工程檔案是建設項目的歷史記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護的重要依據。每一個建設項目都是一個系統工程，涉及的環節較多，因此產生的檔案數量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準確、系統，對整個建設項目來說舉足輕重。

2、能力不到位。受市場經濟的影響，建筑行業競爭異常激烈，有的建設單位將利潤點低的項目進行多重轉包；很多建筑公司為降低人工成本，根據自身業務需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結構單一等問題，檔案管理人員素質不能適應需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設單位根本就不配備檔案管理人員。

3、管理模式不到位。缺乏先進的、嚴謹的管理模式，沒有將工程檔案管理納入整個項目建設管理中，職責分工不明確。雖然很多建設單位配備了檔案管理人員，設立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機設備、檔案管理軟件以及管理模式上遠遠達不到檔案現代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。

四、加強工程檔案管理的建議

基于工程檔案管理的重要性以及當前建設單位檔案管理中存在的突出問題，加強建設單位檔案管理工作尤為重要。

1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責任落實到人，實行專人專責。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補救，做到不漏掉一個細節，發現問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟

蹤建設工程的全過程。

2、提高檔案管理人員業務水平。基于工程檔案管理的復雜性及行業的特殊性，需要建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，實行專人負責制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監督，定期對檔案管理人員進行業務培訓和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優秀的人員適當給予獎勵，穩定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續性。

3、提高現代化管理水平。充分利用現代化辦公設備及檔案管理系統軟件實施工程檔案的現代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進行紙質檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，同時保證紙質檔案與電子檔案編號的對應統一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領域。

4、建立統籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業務環節比較復雜，要求在檔案管理過程中要做到統籌安排，實行網絡化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。

5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結束，要及時對工程各階段的文件材件進行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關后續工作的開展，同時也為工程建設積累必要的資料和經驗。

結語

建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚已有的優勢，部門和企業應重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為企業服務。

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檔案管理規范化、信息化是實現檔案管理現代化的重要環節。從社會進步的速度來看，在搞好硬件建設的同時，加快檔案管理信息化建設是檔案管理工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。信息化時代，各單位為提高自身在市場上的競爭力，都在根據單位自身的特點，加快信息化建設步伐。日益豐富的工作實踐表明，檔案管理采用電子化流轉方式，是檔案管理發展的趨勢，是提高生產效率的一種手段。在建或已投入運行的、承擔單位職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了單位信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將檔案管理工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行檔案管理的業務活動。[1]

一 檔案信息化建設的基本含義

在這里要分清信息化中的信息不單限于檔案本身的記錄信息，還有把原始信息進行處理后和社會其他信息形式綜合形成更廣泛的信息。檔案信息化有狹義上和廣義上兩方面內容:狹義上就是檔案自身內容的信息化；廣義上就是把檔案信息和社會政治、文化、經濟等各方面相關信息進行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設的目標是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案自身信息進入社會交流系統，在社會上得到傳播；另一方面是把檔案內的信息和其他社會信息形式綜合使用，在社會上擴大服務。這兩方面目標互相聯系，共同促進。檔案信息一旦被社會廣泛使用，狹義的檔案信息資源必須和社會發生聯系，被社會利用廣為傳播，形成廣義上的檔案信息化。

二 改善檔案管理方式，提高工程檔案管理效率

檔案信息化建設，要以科學高效的檔案管理為前提，怎樣改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從傳統管理方式向綜合現代化管理方式遞進，是各級檔案管理工作人員要切入思考和實踐解決的問題。社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。[2]

①拓展檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從改變傳統的檔案管理重保管輕利用方式，側重強調維護檔案完整和安全的管理原則和以檔為本的價值取向；轉變那種要提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面，將廣大社會公眾加入檔案室。

近來，檔案管理的方式有了巨大的改變，從過去的手工操作逐漸轉變成現代化管理的方式，要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能。

②提高檔案信息管理水平

必須具備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件裝置。系統軟件的開發應用和完善，可以通過計算機系統軟件的操作進行培訓和推廣，逐步建立起同一平臺為分中心做好初期的準備工作。

檔案中心目錄和全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不僅節約了人力和財力，也在某種程度上加快了檔案信息數字化的進程。

上網信息要進行密級界定。先要制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定;然后對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不一樣的信息查詢權限，做到保障軟件系統的安全。[3]

③加強工程檔案信息管理

工程檔案的建立和形成取決于工程建設的過程也是工程檔案的形成過程。從工程立項直到工程驗收的階段，檔案資料的收集、整理都是由不同單位部門來實施，客觀上加大了工程檔案建立和管理的難度，但信息化管理明顯提高了工程檔案管理效率和效益。

工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。

充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。 [4]

三 結語

計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，有針對性地對信息化技術人才進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，也是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

參考文獻：

[1]趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008，（06）.

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前言

水利工程檔案管理是水利工程建設與管理的重要組成部分，是在水利工程前期準備，工程實施，竣工驗收等各個階段過程中形成的，具有保存價值的文字，圖表、聲像等。不同形式的文件材料，是整個工程建設的縮影。水利工程檔案是衡量水利工程質量的重要依據，水利工程檔案管理工作對水利工程建成后的維護與管理將會起到積極地指導作用，同時有利于提高水利工程的設計，施工及管理水平，促進水利工程建設又好又快的發展。

一、水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的。它直接且真實的反映著水利工程建設的全過程，也是檢測水利質量的重要依據。水利工程檔案在水利工程建設和經濟建設中起著非常重要的作用。主要表現在以下幾個方面：①在實際應用中，在擬定計劃、水行政執法、工作總結、水利工程設計等方面檔案可以作為考察憑證；②檔案在防訊搶險時起著很重要的作用，它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解，使得決策者作出更好的決策；③可以借助檔案進行水利方面的學術研究，通過前人的真實的記載資料，得出更好的研究成果；④水利工程會隨著實際的需要而變化，因此在對水利工程進行維護和擴建時，檔案可以作為合理設計和施工的依據，既節省的時間。有節約了開支，總之有利于創造更多的經濟價值；第五。檔案也可以作為工程質量鑒定、事故原因的查明、事故責任的追究的有效依據。

在水利工程建設中，水利工程檔案管理是重要的工作環節之一，也是保持工程質量長期穩定的重要環節之一，同時也是經濟建設發展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求，必須對水利工程檔案管理工作進行建設和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規定，只有在檔案管理合格的情況下，才能進行竣工驗收，否則，不可進行竣工驗收。水利工程檔案只有在管理的情況下才能發揮其應有的作用，如果沒有建立相應的水利工程檔案管理工作，那么就無人管理水利工程檔案，對水利工程建設和維護以及工程檔案的日常工作的發展起著阻礙作用，同時對水利工程的驗收工作也產生了很大的影響。因此，建立水利工程檔案管理工作是非常重要的。它為后人提供有效的、真實可靠的資料，促進水利工程順利的發展。

二﹑水利工程檔案管理存在的問題

我國重點建設項目的檔案工作起步于20世紀50年代，在20世紀80年代得到發展。國家檔案局1992年頒發了《建設項目(工程)檔案驗收辦法》，1997年又與國家計委聯合了《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》。這些規定和辦法為重點項目檔案工作的健康發展提供了保證。近年來，隨著水利工程質量管理工作的不斷規范、管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但足，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內容不齊全，編寫不規范，質量不高等問題。

（一）檔案管理工作的前期投入和管理不足

一般情況下，在工程項目建設的后期，工作人員才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復印件多、原件少，特種載體檔案嚴重缺失。

（二）缺乏高素質的檔案管理專業人才

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，且身兼數職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。

（三）檔案管理體制和制度不健全

隨著我國市場經濟體制的建立，在工程建設領域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。

三﹑加強水利工程檔案管理的對策和建議

2006年，水利部出臺的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》要求：①加強對工程檔案管理工作的領導；②認真落實崗位責任制；③加強檢查指導與監督；④提高工程檔案現代化管理水平；⑤認真做好水利丁程建設項目檔案登記工作。這些都為我國的水利工程檔案管理工作提出了明確的要求。根據這些要求，針對目前存在的問題，建議采取以下對策。

（一）健全制度、強化管理。落實崗位責任制

加強對檔案工作的集中統一管理是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。為此，應采取以下措施。

①成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由主管檔案工作的領導全面負責，對檔案室配備專職檔案人員，在各業務部門，指定專人擔任兼職或專職檔案員。

②把學習、宣傳有關檔案法規與增強工程技術人員的法制觀念結合起來，把宣傳正反面典型與提高檔案人員的自覺性結合起來，形成人人理解和支持檔案工作的良好風尚。

③企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制訂相應的措施，使檔案部門可以進行有效的監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程。

④對項目檔案的驗收做到規范、嚴格把關。這是保證項目檔案質量的重要環節。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。

⑤設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化、信息組織與管理的有序化。

⑥建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。

⑦建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面，檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都應從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

（二）提高檔案管理人員的業務素質和工作能力

針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際情況，必須加大檔案人才的培養力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。①工程檔案管理人員應定期參加專業理論學習，并取得相應的管理資質，做到“持證上崗”。②培養檔案管理人員的全員檔案意識，認真抓好檔案的收集、保管、利用3個關鍵環節。

長期以來，由于我們對于各級各類檔案的管理工作缺乏科學的管理意識，未能將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案資料的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規范化、標準化，必須提高認識，轉變觀念，制訂一系列措施，對水利工程檔案進行科學管理，并根據水利工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看，水利工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及的部門和人員多、經歷的時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加上施工人員組成復雜，往往是工程任務一完成，臨時機構就解散，檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集的齊全、完整，應當要求檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序、工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，可采取以下收集方法：①追蹤收集。即檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質量也比較高，但花費的人力、物力較大，適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。②分階段收集。即檔案人員始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失。該方法適用于建設周期長的工程。③強制性收集。即采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，將完整的檔案資料移交給檔案部門后，才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有一定的約束力，適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。

（三）通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了更好地利用和開發利用檔案信息。

（四）加大投入，實現檔案管理手段現代化

檔案管理手段的現代化是實現檔案管理現代化的基本標志，它包括以下幾方面：保管條件的現代化，載體材料的現代化，翻拍、復印、裝訂手段的現代化，檔案工作手段現代化，咨詢業務智能化等。實現檔案資料的數據化管理和網絡化報送、傳遞，可滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務。

（五）加強對建設管理體制改革的研究

應定期對國家制定的適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規進行學習、研究，及時制訂一批既符合工程檔案自身發展規律、又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情、又吸收國外先進管理經驗的檔案法規、規章。鑒于計算機技術給檔案工作帶來的深刻影響，應大力加強對重點水務工程檔案工作信息化、網絡化建設的研究。

（六）資料分類科學化、檔案工作標準化

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檔案工作與社會生產力發展密切相關。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會生產力水平的甲骨。今天，隨著信息技術的躍進式發展，文件產生和傳遞的方法不斷創新，檔案管理由以實體為重心進入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業務水平和信息技術能力。

一、檔案管理信息化的涵義

所謂檔案管理信息化是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。準確把握檔案管理信息化的涵義，應辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關系。檔案是檔案管理的基礎內容，信息化是檔案管理科學有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案信息進入社會交流系統，另一方面促進檔案信息與其他社會信息融合使用，廣泛地服務于社會。

二、檔案管理信息化的挑戰

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰，

1．檔案管理方式的挑戰

傳統檔案管理的載體是紙質、照片、錄音、錄像等實物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等工作。其優勢是操作技術要求低，劣勢是實物保存的環境要求高、檔案資源的利用率低。

隨著計算機、網絡、光盤、縮微、多媒體等現代信息技術的推廣應用，檔案的載體由過去以實物為載體，變為以電子文件為載體。載體的變化，極大的規避了傳統檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰。一是檔案分類的變化。隨著社會的發展，傳統檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置來劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到收集、深化檢索、開發利用、編研等工作上來。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環境中,檔案的載體由紙質介質為主發展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網絡技術的依托下，利用網絡連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動，使檔案在檢索的速度和精準性上有了很大提高。但另一方面，信息化環境中互聯網具有公開性，因此電子檔案容易被非法竊取、復制、篡改，檔案的安全問題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲介質的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。

2．知識結構挑戰

隨著電子傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術、語音識別技術等的迅速發展。在新的信息技術環境下，檔案管理人員的原有的知識結構也受到信息技術的嚴峻的挑戰。新的科學技術已在檔案的收集、存儲、分類、查詢等工作環節運用。檔案管理人員的工作具有了很強的專業性和技術性。這就需要檔案管理人員能夠與時俱進的掌握好信息化的技術知識和手段，要有針對性地加強電子計算機、電子網絡、電子信息加工與存續、紙質文件與電子文件配套管理等方面的知識、技能。

三、提高檔案工作者素質的意義

信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變。檔案信息化是依賴于通訊和網絡的全新工作。檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動的“管理人員”，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。

據資料統計，我國檔案工作者整體文化水平、技術程度距信息時代的要求還存在不小的距離，在檔案專業技術程度上，初級職稱占據了絕大多數比例；在信息工具運用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發展。這種狀況勢必影響檔案信息化建設，所以我們大力開展檔案資源信息化的同時，更要加強提高檔案工作者素質。

四、提高檔案工作者素質的途徑

全面提高檔案工作者的素質,不僅是檔案建設和檔案發展的客觀要求，也是形勢發展和社會發展的根本要求。要提高檔案工作者的素質，應從以下幾個方面著手。

（一）加強思想政治建設

檔案工作是一項政治性很強的工作，要加強思想政治建設,主要從兩方面著手。首先是政治素質，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅定的理想信念，對黨和國家必須具備較高的忠誠度。檔案管理人員應該加強馬恩列斯理論、經典著作、中國特色社會主義理論和重大方針政策的學習和理解，切實提高自身的政治素養。其次是工作態度。西方成人培訓理念認為，態度、能力和知識的改變是提升成人素質的三條必然途徑。態度是前提條件。檔案管理人員要端正心態，樹立吃苦耐勞、默默無聞的奉獻精神。

（二）提升職業道德水平

檔案工作者在社會分工中擔任著特殊職責，發揮著特殊的作用。檔案工作者應保持嚴謹的工作態度，具備維護安全的職業責任感和遵紀守法的職業紀律。

要提高檔案職業道德認識，使檔案工作者正確認識自己職業的意義和地位，增強檔案職業道德情感，深入進行檔案職業道德教育。

（三）樹立現代化的檔案管理理念

在提高認識的基礎上，樹立起與時代相適應的檔案管理觀念，是實現檔案現代化的核心。樹立現代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現代化。這就要求檔案從業人員要有一顆開放的心態，打破固有的思維定勢，去學習、吸收不同的管理思想。其次，針對熱點難點，開展課題調研。進一步解放思想、開拓創新，認真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學習先進的檔案管理理論。

（四）優化知識結構，提高檔案管理者的綜合素質

檔案管理人員知識結構優化是檔案管理現代化發展的客觀要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣科學，涉及的知識面廣。檔案管理人員要處理好專業知識與相關知識的關系。檔案管理人員應該努力擴充三個方面的知識。一是檔案知識，如檔案學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。二是綜合知識，如計算機、文學、數學、生物學、歷史、地理等學科的知識，他們對檔案科學管理具有重要意義。三是信息技術，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。

（五）掌握現代化檔案管理手段

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現。掌握現代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質量，是實現檔案管理現代化的重要途徑。

檔案管理人員要掌握現代化的檔案管理手段。首先，學習檔案現代管理方法和理論。通過學習和借鑒當代管理學中的科學理論和方法，并在實踐中加以運用。其次，掌握先進的檔案技術手段。學習并掌握現代化的檔案技術手段，并引入檔案管理中，以實現檔案管理的專業化、信息化。

（六）強化服務意識，拓寬服務領域

檔案管理工作者要轉變強化服務意識，適應社會需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉到為社會發展提供優質服務的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”；轉變工作理念，從傳統的“保管”提升到“服務”的理念。在工作中，要加強并提高檔案工作的服務主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。

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0 前言

在各行各業“十一五”信息化發展規劃綱要的推動下，各行業、各單位不斷加大信息化建設力度和投入，整體水平得到了一定提升。作為信息化建設重要組成部分的檔案信息化工作，雖有一定發展，但總體水平仍然滯后，越來越不能適應行業與時展的需求。所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行接收采集、處置、妥善保存和提供利用，其最終目的就是要實現對檔案信息資源真實、完整地采集和保管，安全與合理地使用，以滿足用戶對檔案信息的迫切需要[1]。隨著信息技術特別是計算機技術、網絡技術、信息安全技術的發展，工程建設檔案管理將不可逆轉地向電子化和數字化方向發展。喬布斯說過，“并不是我們一定要過河才能到達彼岸，而是彼岸世界正向我們走來。”因此，面對日益緊迫的壓力，工程建設檔案管理工作亟待轉變、創新和發展，以跟上時代的步伐。

1 目前工程檔案管理中存在的問題

藍圖的使用已經有很長的歷史，在實際使用中存在以下問題：一是，不利于環境保護和職業健康。藍圖在生產過程中，需加入氨水進行熏制，熏制的過程會揮發氨氣、三氯乙烯等有害氣體污染環境和影響員工的身體健康，生產出來的藍圖，表面還會不斷揮發有害氣體，造成二次污染，給接觸藍圖的工程技術人員、檔案管理人員等造成影響。二是，效率低下。曬圖、底圖歸檔、底圖入庫后調配加曬等工作全是手工操作，速度慢，容易出錯。同時檔案室需要大量的庫房進行底圖和藍圖的保存。三是，歸檔電子文件的真實有效性得不到保障。傳統的藍曬模式造成最終只有底圖才能保證和提交藍圖是一致的，雖然現在也要求工程技術人員對電子文件歸檔，但電子文件與紙質文件的一致性無法得到保證，造成技術人員只能以檔案庫房中的底圖作為正確的版本使用，收集的電子文件只能作為參考使用，電文文件的優勢沒有充分發揮。

2 工程檔案信息化建設需求分析

2.1 工程檔案的傳統管理方式落后，庫存壓力與紙張資源消耗大

隨著時間的推移，紙質檔案越積越多，一方面消耗了大量紙張，另一方面檔案庫房不堪重負，但庫房面積不可能無限擴大，采用數字檔案是時代的要求，也是解決現實問題的有效途徑，可節省70%以上的庫房面積與紙張資源。

2.2 檔案資源利用方式落后，不能適應現代企業生產、工程管理對檔案資源的快速利用需求

就拿一個大型項目來說，從前期準備，到勘察、設計，再到施工與運營管理，各階段產生的檔案都很多，而且聯系緊密，具有時間、檔案產生地點的不一致性，通過電子文檔可很方便的實現傳遞、查閱與利用，電子文件的高速流動性，實現了檔案快速、遠程的利用價值。

2.3 目前全國工程建設行業設計單位已經熟練掌握了CAD技術，實現了設計過程由手工制圖向數字化技術應用的轉型

面對當前大量產生的電子文件，一些行業、單位沒有有效的收集管理方法，無法保證電子文件的收集準確率與完好性。

2.4 技術檔案凝聚著工程技術人員的智慧和心血，是一筆寶貴的財富，對推動工程技術工作的發展，提高工程技術人員的水平和效率，維護單位和個人的合法權益，服務國家經濟建設有著重要作用

2.5 工程檔案管理是為利用服務的，讓管理出效益、向管理要效益是我們所追求的最終目標

作為檔案管理，無論是實物檔案還是數字化檔案，都是為了更好地發揮其作用，追求最大工作效益和經濟效益。當前網絡化、信息化技術已全面普及，原有的檔案管理方式在一定程度上對檔案管理效益最大化形成了制約。

2.6 環保和職業健康的需要

采用白圖替代藍圖，辦公區可以減少一個直接污染源，有利于改善環境，對業主、施工及廣大工程技術人員、檔案管理人員來說，也將逐步減少二次污染，有利于環境保持和員工身體健康。

3 工程檔案信息化管理工作探討

3.1 改變傳統檔案管理觀念和工作方式

為適應工程檔案信息化的發展要求，檔案管理必須化被動為主動，對傳統的管理理念和工作方式進行轉變和創新。一是，以手工管理為主向計算機管理為主轉變，不僅包括電子文件的管理，還包括檔案的登記、統計等各項工作；二是，從以管理檔案實體為主向管理檔案信息為主轉變；三是，從重管理為主向網絡化利用服務為主轉變，在確保安全的前提下，以滿足生產和管理應用為第一目的，充分發揮檔案信息資源在促進企業發展、生產經營和工程管理過程中的作用，全面提升利用檔案信息資源水平。

3.2 根據各行業、各單位自身特點，研究建立工程檔案信息化管理模式

針對各單位實際管理和利用需求，將傳統的保管、借閱工作重點轉化為根據用戶需求，提供快速電子數據加工處理服務和檔案利用、查詢技術咨詢服務的新型工作模式，采用技術手段有效解決電子文件歸檔準確率與完好性難題。在充分考慮各種需要，滿足現階段有關規定、規范要求的情況下，采用管理瀏覽、保存和利用三種電子文檔類型（快速瀏覽功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的應用系統設計[2]。

3.3 通過技術創新解決檔案快速查詢和利用需求問題

針對工程建設勘察、設計檔案資源單個電子文件（CAD圖紙）容量大，一般在網絡環境下瀏覽、顯示慢的問題，通過技術創新，研發符合自身使用需求的檔案信息管理平臺，以實現網絡數字檔案服務利用的快速傳輸、瀏覽、下載利用。例如，采用高保真、高倍率壓縮和還原技術及全文檢索技術實現快速、準確的檢索和安全瀏覽、下載檔案資源；針對檔案管理人員需要重復錄入大量信息問題，采用圖像解析和OCR識別技術，實現圖紙相關信息自動添加到檔案信息管理系統中。

3.4 將檔案信息化工作貫穿到工程管理全過程的控制中

首先，檔案管理人員應積極參與工程技術管理和設計、生產過程管理控制，使信息形成、管理到歸檔環節能夠平滑、無縫聯接；其次，要求技術人員積極參與檔案信息化建設，引導他們利用新的知識傳播手段，通過網絡終端快速獲取檔案資源，提高管理、利用效率。

3.5 建立相應的規章制度

制定數字檔案管理人員相關職責、工作內容、范圍以及責任和義務；制定數字檔案使用規定，明確使用、查閱數字檔案資料人員權利、責任和義務；制定數字檔案維護管理制度、數字檔案資源安全管理辦法等規章制度，實現數字檔案的有效管理。

結合工程建設檔案工作現狀，為建立高性能網絡數字檔案服務體系，要充分借鑒國內外檔案信息化建設的技術理念和成熟經驗，以檔案數字化為手段，通過一系列創新研究，解決企業在檔案信息化建設方面應面對的各種問題，實現檔案信息的數字化管理，并在局域網和互聯網環境下提供開放式檔案信息快速利用服務。

4 工程檔案信息化建設中值得重視的問題

4.1 檔案信息管理標準化和規范化問題

由于檔案信息化建設起步不久，在信息管理標準方面相對于實體管理而言，比較薄弱，這在一定程度上阻礙了檔案信息化的發展，大力加強檔案信息管理標準化的研究和制定，是當前檔案信息化工作的首要任務[3]。

4.2 電子檔案的原始性和法律效力問題

電子文件具有可塑性、易更改性和信息與載體的可分離性。作為檔案的電子文件，怎樣體現檔案最基本的屬性，怎樣認識并保證電子文件的原始性等問題，值得我們積極地研究與探索。我國的檔案法規已有了一定基礎，但相關法規體系還不夠完善，電子文件的法律地位問題還在解決過程之中。

4.3 電子檔案信息的安全問題

要實現工程檔案的信息化，就必須依賴于計算機技術與網絡技術。與紙質檔案的利用相比，數字檔案的安全保密更加難以控制。一般的解決方法是將計算機系統的多種安全防護技術與管理措施結合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統的安全性[3]。

4.4 電子文件的質量問題

一是，電子文件的準確性問題，由于設計人員習慣于對圖紙的刮改，有時電子文件沒有與紙質文件一起同步修改，造成最終紙質成品與電子文件的不一致；二是，電子文件的完整性問題，由于有時電子文件與紙質文件歸檔不同步、技術人員責任心等原因，造成電子文件歸檔不完整，另外電子文件本身沒有帶簽名而不完整；三是，電子文件的規范化問題，工程技術人員作圖隨意使用字體、線型等，作圖不規范造成電子文件利用的困難。

4.5 檔案信息數據不能共享問題

目前，信息化技術的應用大部分還處于一種單一化狀態，大部分單位還局限于專業軟件的使用，數據不能共享，數據孤島現象比較普遍。因此，在未來若干年內，工程建設行業中的工具軟件將進一步得到廣泛應用。

4.6 信息保存技術的過時問題

由于計算機技術與軟件升級換代很快，一旦軟硬件技術過時，依賴于計算機技術而保存檔案信息，也面臨著嚴重的問題。比如由于技術過時，導致數字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價值。現在，一般是通過數據遷移來保存發展信息。

5 結語

隨著現代科技的迅速發展，知識經濟正在悄然興起。檔案工作也在知識經濟大潮的沖擊下，面臨著新的挑戰。作為一種知識來源，工程檔案在知識經濟時代對科技創新和社會生產力的發展將發揮更大的作用。認識和思考當前工程建設檔案管理及檔案信息化建設過程中的問題，將有利于檔案信息化建設進程的推進，有利于在提高生產力、節約資源、保護環境方面做出貢獻。

【參考文獻】

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著我國建筑業整體實力日新月異的蓬勃發展和壯大，國內和國際建筑市場規模和業務的不斷發展，施工檔案管理和信息化建設的重要性就更加顯得不言而喻，作為電力建設項目管理重要環節，信息文檔管理是整個工程的不可或缺組成部分。

1.電力建設工程項目信息文檔管理的必要性

1.1各級建設部門包括企事業、省建設廳、中電建協對電力建設信息檔案收集、編制、相關法律法規、驗收工作都提出了明確的要求，對于電力建設行業來說，信息檔案管理規范和管理水平在一定程度上反映了企業整體管理水平。

1.2根據合同約定，建設項目工程施工完畢后，經過竣工驗收合格后，移交業主方使用。除了按合同要求將所有建設項目完成，移交方還必須保證所移交竣工檔案內容齊全。

1.3建設工程生產過程完成后，文件、圖紙、往來聯系函等信息檔案完整的保留了生產過程的記錄，作為日后企業生產、設備維護的重要依據，為業主廣泛應用，更體現了它的實際價值。

2.建設項目信息文檔的特性

2.1分散性和復雜性

生產過程中收集的信息文檔可能來自參建各單位，而電力生產建設又因它的專業種類（土建結構、電氣、熱能控制等）繁多，涉及安全、進度計劃、費用控制等等各個方面所以變得復雜而分散。

2.2時效性

生產過程中根據進度計劃要求傳達的信息和根據合同約定，竣工后整體移交資料都具有時效性要求。因要求不同，時效性也有所不同。

2.3全面性和真實性

電力建設工程信息檔案是項目建設過程中形成的計劃、審批、設計、施工、調試、試運行、竣工移交等活動中形成的信息檔案文件，內容要涵蓋各方面，同時要求真實反映生產過程，又具備真實性。

3.建設工程檔案概念及責任

3.1在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。

按項目進度程度分類，應歸檔的建設工程文件的種類及每個階段的檔案文件內容包括：

（1）基建文件；

（2）監理文件；

（3）施工文件；

（4）竣工圖和竣工驗收文件。

對一個工程而言，歸檔不光意味著竣工向業主單位移交，還要向本單位移交。

3.2責任

3.2.1責任：工程參建各方應該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個環節中和相關人員的職責范圍。

3.2.2信息檔案資料應該實行組織機構分責管理：建設、勘察、設計、監理、施工等單位各盡其責。

3.2.3技術方面負責人組織各自單位的資料管理的過程工作。在工程建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應由熟悉業務的專業技術人員負責審核。

3.2.4信息文檔資料應該隨著工程進度同步收集、整理和立卷、拼按照有關規定進行移交，各參建單位應該確保各自資資料的真實、準確、有效、完整、齊全、字跡清楚，無末了事項。所以表格應按相關規定統一格式。

3.2.5各參建各方所提供的文件和資料必須符合國家或地方的法律法規，《工程施工質量驗收》、《電力建設文件歸檔要求》及等相關法律規定。

4. 施工現場資料形成及管理過程

4.1基建文件：基建文件是建設單位從立項申請并依法進行項目申報、審批、開工、竣工及備案全過程所形成的全部資料。按其性質可分為立項決策、建設用地、勘查設計、招投標及合同、開工、商務、竣工驗收及其他備案文件。一般由業主單位自行管理，并注意保密。

4.2監理文件：監理資料是監理單位在工程建設監理活動過程中所形成的全部資料。由監理工程師收集整理，工程竣工驗收合格后，項目總監理工程師及建設單位代表應共同簽署竣工移交證書，并加蓋監理單位、建設單位公章。工程竣工驗收合格后，項目總監理工程師應組織編寫監理工作總結并提交建設單位。

4.3施工文件：施工資料是施工單位在工程施工過程中所形成的全部資料。按其性質可分為：施工管理、施工技術、施工測量、施工物資、施工記錄、施工試驗、過程驗收及工程竣工質量驗收資料。施工管理資料是在施工過程中形成的反映施工組織及監理審批等情況資料的統稱。主要有施工現場質量管理檢查記錄、施工過程中報監理審批的各種報驗報審表、施工試驗計劃及施工日志等。

4.3.1施工技術資料：施工技術資料是在施工過程中形成的，用以指導正確、規范、科學施工的技術文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內容有施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程變更洽商記錄等。

4.3.2施工物資資料：施工物資資料是指反映工程施工所用物資質量和性能是否滿足設計和使用要求的各種質量證明文件及相關配套文件的統稱。主內容有：各種質量證明文件、材料及構配件進場檢驗記錄、設備開箱檢驗記錄、設備及管道附件試驗記錄、設備安裝使用說明書、各種材料的進場復試報告、預拌混凝土、砂漿、運輸單等。

4.3.3施工記錄是施工單位在施工過程中形成的、為保證工程質量和安全的各種內部檢查記錄的統稱。主要內容有：隱蔽工程驗收記錄、交接檢查記錄、地基驗槽記錄、地基處理記錄、樁施工記錄、混凝土澆灌申請書、混凝土養護測溫記錄、構件吊裝記錄、預應力筋張拉記錄等。

4.3.4施工試驗資料是按照設計及國家規范標準要求， 進行的各種測驗統稱。

4.3.5過程驗收資料：是生產過程對質量控制的過程驗收記錄。

4.4竣工圖和竣工驗收文件：各項新建、改建、擴建的工程均應編制竣工圖。竣工圖包括建筑、結構、鋼結構、幕墻、建筑給排水與采暖、建筑電氣、燃氣、智能建筑、通風空調、工藝布置、規劃紅線以內的室外工程。

5.工程建設項目信息管理問題與解析

技術資料是建筑工程全過程活動中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有依據、憑證、參考的作用。然而目前我國建筑工程技術資料管理中存在著一些問題比如：技術資料采用復寫的不能永久保存、資料不真實竣工圖不能反映建筑實體情況、與監理資料重復內容過多、技術資料利用率太低等，嚴重影響了技術資料的存檔作用，不能為今后工程改建擴建提供準確的技術資料，不能為工程質量安全事故原因分析提供有力的依據不利于國家資源的有效利用。 建筑工程技術資料管理存在問題主要有如下幾方面：

5.1主觀認識存在偏差。認為工程資料是資料員一個人的事造成資料員越俎代庖，資料員的優劣代表了工程質量的優劣，這是錯誤的認識。有的工程甚至不設專職資料員，由其它崗位的人員兼任。

5.2知識結構不盡合理，人才投入明顯不足。工程資料編制和整理歸檔的人員應該具備崗位資格證書，具有相關的法律法規知識、專業技術知識、以及信息管理知識和科技檔案管理知識，還要熟悉地方主管部門的相關政策文件。資料問題更多的是由其它問題引發產生資料問題也是工程質量問題的綜合反映。

5.3硬件設施不完善。工作條件和環境對工程資料的影響也很大。有的施工單位無辦公場地或辦公場地簡陋、無資料存放柜或資料柜不合要求、無電腦設施、文印設備和辦公臺凳等均對工程資料的編制、保管、安全產生不利影響。

5.4監督檢查不嚴格，監督服務跟不上。有的監督人員對工程實體存隱患能認真嚴格處理，但對工程資料往往疏于檢查、不嚴格檢查或檢查發現問題不處理或輕處理。有的監督人員自身素質和能力跟不上對工程資料存在的問題發現不了，對建設、施工、監理單位無法提供權威、有效的指導意見和監督服務。

5.5存在問題解析：

從工程項目立項抓起 現在我國的電力工程建設項目通常采取的是項目法人負責制。項目法人就必須建立與之相配套的工程資料管理人員，主要從事資料的收集、整理成冊并歸檔，針對承建單位的工程資料情況予以指導和建議。現在不少的建設工程規模較大，建設的時間也較長，參與建設的單位不但多而且較為復雜。工程資料既要實現在立項之初就要收集資料，而且還要做到在工程的建設過程中還能夠形成相對應的工程資料，在工程完工的時候進行資料驗收，這樣的“三同步”對工程資料的管理提出了較高的要求，要求與工程施工同步進行貫穿整個建設工程的始終。

建立健全資料管理制度，在建設伊始，項目管理部門需要依照項目的具體要求來打造與該建設工程特點相適應的資料管理規章制度要能夠確定好建設項目各個參與方對工程資料所應負責的內容以及與之相適應的責任追究，不但要實現明確的分工配合也要做到責任落實。工程項目的管理方與監理方也要配合好工程資料的管理工作同樣需要依照工程項目本身的特點來構建出切實可行并能夠符合要求 的表格與樣本。這樣就使得建設參與方在工程資料的收集與整理過程中便于施行同時也有了真實的憑據，同時也可以讓工程資料實現規范化。

加強過程控制，工程項目的參與人員不僅需要承擔起自己的分內工作，也要充分認識到工程資料的重要性，認識到工程資料與工程建設同時進行的重要意義。這樣方可杜絕施工與工程資料脫節的現象發生。承擔工程資料的項目資料管理人員需要及時傳遞、流轉、及時整理、保存。各相關技術人員及時進行過程資料的報驗或編制，杜絕各種弄虛作假的情況。

運用合同法律手段，現在工程建設項目大都是采用招投標與監理制度，這樣的制度實行對于工程資料收集與整理工作提供了較為便利的工作條件。工程資料管理部門需要積極使用招標制度對于資料管理的便利條件，對建設合同的內容起草可以要求加入對工程資料收集整理的規定并使之成為單列的一個條款。在條款中要將工程資料的各個要求明確細化，也可以考慮要求工程承包商通過繳納資料押金來提高其對于工程資料收集整理工作的重視。

重視檔案知識宣傳教育，在建設工程施工工作開展之初，工程項目的管理單位就需要按照事前擬定的計劃對建設項目參與方的工作人員進行工程資料重要性的教育與培訓。對工程資料的收集以及整理工作進行過程指導、檢查、監督，下發項目資料管理的相關細則。這樣不但能夠讓參與方的工作人員重視工程資料的整理而且對于項目管理單位的資料工作人員的資料移交提供的良好的外部工作環境。

嚴格把住竣工驗收關 進行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達到驗收要求。因此，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監理工程師及相關管理人員要嚴把審查驗收關，對各參建單位編制的施工報告、技術資料要進行認真審查。著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。總之，建設工程的資料管理工作是一個需要建設工程參與方共同配合方能有效完成的工作。為了能夠實現工程資料真實可信并能夠完整的實時記錄工程的施工與 驗收情況就需要強化建設工程參與方的管理能力，構建行之有效的制度措施嚴格竣工驗收審查把關。

加強對計算機工程資料管理系統的應用 ，傳統的技術資料管理模式，采用資料入冊入柜，人工搜索整理。由于人工作業模式的難以避免的誤差、疏漏等弊端，很難保障資料的安全性、準確性、實時性和完整性這都為施工現場正常指揮工作埋下了隱患。 隨著施工資料逐步電子化和信息化，加之結構的合并，人員的精簡，使得技術資料人工管理模式與現代化施工生產的高效率矛盾日益突出，已經無法滿足生產保密性、規范性、標準性和實時性的嚴格要求。為此有必要引進和開發施工技術資料管理系統。通過開發檔案資料管理系統，工程師能夠方便快捷的在線查閱圖紙資料。管理者能夠在線審核和審批工程師需要借閱的圖紙，并能查看圖紙資料的使用情況，既提高了工作效率，又保障了圖紙資料的安全性。從而使得檔案資料的管理更加合理、有序、安全達到企業管理精細化的目的。

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[3] 黃培. 檔案 [J]. 中國管理信息化(企業版) , 2008,(01)

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由于地鐵工程復雜， 投資大，涉及面廣， 而檔案工作不被重視，從而造成地鐵工程檔案資料收集不全， 管理不善， 不能很好的為工程建設提供高效服務。

存在的問題主要包括：

1.工程檔案內容不完善：（ 1） 很多單位只注重施工所需的圖紙備案， 而忽略了很多可研階段的調查資料的存儲， 例如報批依據 文 件 的 缺 乏 ， 項 目 的 附 屬 設 施（ 如停車場、綠化用地等） 資料的不重視， 引進設備文件資料的忽略；其次， 人們往往注重階段性檔案資料的收集， 而忽視了全過程的資料歸檔， 特別是工程后期的驗收， 財務的決算等等， 使得最后造成檔案的不完善； 再次， 受傳統觀念的影響而忽略了很多非紙質載體資料的收集和歸檔如照片、電子資料等等。

（ 2） 工程檔案真實性、完整性不好， 資料質量不高

由于建設單位不注重平時資料的積累， 使得很多資料的可信度降低， 例如一些隱含工程的檢查、材料質量的檢驗， 這些資料往往需要時才補辦， 使得資料與實際的情況存在出入， 為工程施工質量埋下了隱患， 同時也為將來地鐵運營過程的檢修和日常維護帶來了困難， 造成不必要的浪費和損失。

（ 3） 工程檔案管理人員素質差別大， 流動性強

地鐵工程系統大， 涉及范圍廣，經常是多家施工單位同時進行， 各單位素質參次不齊， 而且施工單位通 常 對 工 程 檔 案 管 理 不 夠 重 視 ，“重生產、輕檔案”的現象很普遍，缺乏受過專業訓練的專職檔案員，因此一旦項目完工， 人員撤離， 工程資料的整理和歸檔工作就草草了事， 嚴重失真。

2.地鐵工程檔案管理質量問題原因分析

隨著國家經濟建設的發展， 經濟利益成為市場經濟條件下企業的主要追求目標， 而工程檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力，因此不能給企業帶來明顯的利益，因此， 市場經濟的求利性和檔案管理效益的滯后性的矛盾使工程檔案管理建設落后、管理機制差。其次，由于地鐵建設工程龐大， 涉及施工單位多， 企業之間檔案共享程度低，使工程資料銜接脫節； 同時各企業內部檔案管理人員專業技能差， 流動性大， 從而給工程檔案管理帶來諸多不便。

二、地鐵工程檔案管理研究

1、完善各項管理標準和管理辦法

為了真正實現從量變到質變的飛躍， 使地鐵工程檔案更加符合標準和規范要求， 因該明確建設單位、勘察、設計單位、監理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級單位等各單位在工程檔案資料的記錄、整理、歸類過程所需要完成的工作，使最后形成的工程檔案完整， 科學，規范。

（1） 制定各單位歸檔內容

在工程資料管理上， 除執行國家標準和西安市建筑工程、市政工程資料管理規程外， 還應結合地鐵專業的特點細化管理模式， 尤其是制定各子項單位的歸檔范圍。只有明確各自職責， 專業技術人員和資料管理人員才能有章可， 才能從工程建設初期就開始收集相應的檔案資料， 確保檔案資料的完整性。通過組織各專業的檔案管理人員進行討論、協商，進行修改補充， 從而制定覆蓋所有專業的歸檔范圍， 最大限度地滿足實際需求， 使專業人員能夠有一個清晰的思路和模式， 以提高工作效率和歸檔質量。

（2） 細化分類編號

科技檔案的分類編號既要體現檔案專業的特色， 還要體現各個專業的專業特點。在分類科學合理的前提下， 編寫的檔案號不能是案卷題名的簡單的羅列。檔案的分類編號方法應該充分體現地鐵線別和專業的特點， 應滿足信息時代的快速檢索和數字化的需要。特別是地鐵在建設和維護過程中新增的許多資料，必須及時進行收集、歸檔， 這樣各級檔案管理人員才能在編號工作中對號入座。科技檔案的編號應由種類號、項目號、屬類號及案卷順序號組成，為使編號合理科學有效， 應避免過多出現案卷流水號。這樣可以保證資料歸類合理， 檢索快捷， 減少重復勞動。以工程檔案為例， 在項目號中用地鐵的標段代號加以區分，這樣地鐵工程在各個施工標段的竣工檔案就能完整地體現出來。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業劃分， 更要了解每個專業特點及其相關信息，及時更新補充專業代號， 比如在工程檔案的項目專業中， 我們及時添加了市政、地面綠化等項目代號。（3） 提高竣工檔案的質量竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設完成后的真實寫照， 是工程維修管理改建擴建的憑證及依據。因此， 竣工圖必須真實反映工程實際， 然而真正做到竣工圖真實準確并非易事， 它需要施工單位、監理單位和建設以及設計單位的共同努力。

（4） 工程檔案管理的信息化

地鐵工程檔案是城市現代化建設和發展的見證， 它反映了社會活動的原始信息資源， 在社會經濟發展中的重要地位已經越來越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實現檔案整理、歸類、編目和檢索等工作的自動化， 推動傳統的檔案管理技術和方法的變革，使之能更好的服務與工程建設：一方面， 利用計算機將工程檔案的信息電子化。把工程項目檔案的整理內容及卷內目錄輸入電腦， 使紙質檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實用性， 易于利用者準確查詢相關材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過計算機的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲方式 如年代、內容、項目名稱、項目類別等等。加強工程檔案的搜索功能， 為用戶提供更快、更方便、更完整的服務。

2、建立約束體制， 促進工程檔案的完善

要確保地鐵工程檔案的完整、準確，必須從管理機制、企業行為上予以約束。運用經濟手段進行制約，例如： 在合同中明確約束內容， 當施工單位移交完整、準確、系統的工程檔案， 建設單位接收檔案的主管部門在驗收竣工結算時簽署結論及意見后， 才對此工程進行決算， 以確保施工單位重視檔案工作， 保證地鐵工程檔案整理、歸檔的質量。

3、建立完善的管理制度和監管體系

建立完善的地鐵工程檔案管理制度， 對各個環節、各道工序檔案資料的形成作出明確規定。將檔案管理工作形成要約， 列入相關合同， 使檔案收集工作提前介入， 對檔案材料實行超前控制。檔案職能部門應加強對地鐵工程檔案工作過程的監督和指導。明確各參建單位工程檔案管理部門的職責， 抓好地鐵參見單位檔案人員的培訓， 培養專業檔案管理人才， 對檔案的形成過程進行全程監控、指導，嚴格落實竣工驗收制度。

結論

地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設過程中的重要環節， 其工作內容涉及到各個專業技術部門， 只有不斷加強建設、施工和監理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準確性， 為地鐵建設和今后的維護提供有力保證。地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設過程中的重要環節， 其工作內容涉及到各個專業技術部門， 只有不斷加強建設、施工和監理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準確性， 為地鐵建設和今后的維護提供有力保證。

參考文獻

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伴隨著社會的快速發展，城市化進程的不斷加快，城市建設腳步的加快也給我們從事城建檔案管理的工作人員帶來了一些思考。如今，城建檔案管理工作中的問題日漸凸顯，我們在關注城建工作發展的同時也關注一下城建檔案管理工作，因為城建檔案管理工作是一個城市規劃和建設的歷史記錄，是以后進行城市建設和規劃的重要依據。

本文主要從以下幾個方面總結了城建檔案管理的主要問題，分別為城建檔案管理工作的重要性有待提高；專業人員的缺失；人們的城建檔案法律意識還比較薄弱；檔案安全保障還需提高。

一、對城建檔案管理工作的重視程度有待提高

城建檔案管理是一種全局性工作，其檔案形成于城市的規劃、建設過程以及管理當中。這些檔案不僅局限在文字方面，還包括了圖表的使用和聲像的展示。城建檔案是一座座城市曾經的歷史寫照，是一本沒有結局、精彩絕倫的書。而這本書無時無刻不在訴說著城建檔案管理工作的重要性與神圣性。但即使城建檔案管理十分重要，一些建筑單位對其認識還是停留在淺顯層次。其實城建檔案管理的過程是非常復雜的，首先是檔案的收集與整理，其次則是鑒定統計，最后再進行保管利用。這些步驟中有著許許多多的細節。大多數的單位往往更加重視建筑工作而輕視了城建檔案管理，這些無形的輕視直接造成了城建檔案管理過程中的多重屏障，導致檔案缺漏或失去了真實性。因此對城建檔案管理工作的重視程度有待提高。

二、專業人員的缺失

城建檔案管理工作的開展離不開專業人員。一些單位總是由于資金或態度上的輕視而聘請非專業人員。很多負責施工的人員往往還身兼檔案管理的資料員一職，這都是因為這些單位為了節省資金，并且認為檔案管理工作輕松簡單。而這種狀況也引起了一系列的惡性循環。由于不專業導致了態度以及工作水平的不專業，最終造成整理出來的檔案也不專業，難免缺胳膊少腿或者直接丟失。長此以往這些檔案多數都會成為殘次品，無法查閱。

三、人們的城建檔案法律意識還比較薄弱

有一部分人不懂得城建檔案管理的法律原則，甚至認為檔案管理是一件很輕松的事情。其實不然，常見的城建檔案違法行為主要有以下幾個方面，第一種也是最常見的一種違法行為，就是不建檔，這種違法行為比較常見，并且有的人認為這不屬于違法行為。第二種就是應付建檔，建檔行為不規范，甚至是不真實的，這都是違法的。三是不歸檔。總之這些都屬于城建檔案管理過程中應該杜絕的問題，希望可以引起廣大城建檔案管理工作者的注意，以下進行詳細介紹。

一是不建檔。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設單位、施工單位、監理單位在工程建設過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進行檔案預驗收和檔案竣工驗收。不建檔違法行為一般出在那些嚴重缺乏檔案意識、片面追求工程效益的單位。二是應付建檔。有的單位在工程檔案資料編制過程中，不按規定加蓋竣工圖章，不按規定標注各種數據和設計變更，以復印件代替原件；有的甚至突擊編寫“檔案”；有的為了節省費用，不按規定做各種器材試驗，不報、虛報試驗資料，導致工程檔案中有效的少，無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。三是不歸檔。在工作實踐中有些建設單位雖然建了檔，但不向城建檔案館報送工程竣工檔案的現象在各城市都大量存在。這種違法行為產生的原因一是建設單位檔案意識不強，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣，而且放在本單位查閱起來還比較方便；二是因工程檔案編制嚴重不合要求，于是干脆不交；三是城建檔案執法體制還不完善，城建檔案的執法工作不能落到實處。

四、檔案安全保障還需提高

城建檔案管理非常重要，而檔案本身的完好存在則為管理工作開展的前提。如果檔案出現種種意外，歸根究底無非就是四個字“天災人禍”。開展檔案管理工作一般都有檔案館的存在，各地檔案館選址不同，有的單位建館前事先不注意，一場雨過后，很多檔案都會發生潮濕現象，造成字跡的模糊。強光和雨水這些自然因素都會對檔案產生一些影響。另外檔案的安全得不到保障在很大程度上都是人為的因素。一方面可能因為檔案館設施比較陳舊，容易造成漏電現象引起火災。另一方面則是因為檔案不僅僅存在于檔案館，隨著時代的發展，互聯網技術也應用在檔案管理中。因此互聯網技術所面臨的一些問題也會作用在檔案管理工作中，如黑客入侵造成檔案的丟失、銷毀。所以檔案安全保障問題非常關鍵，不可小視。

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工程項目檔案記錄了工程項目建設相關成果，有利于項目的傳承、創新和發展，是聯系過去、現在以及未來的信息媒介。促進企業工程項目檔案的有效管理是非常值得探討的議題。

一、充分認識加強工程項目檔案管理的重要意義

根據國家檔案局、國家發展改革委員會聯合《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，工程檔案驗收是項目竣工驗的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。

工程項目相當于一個類型的信息資源庫，不僅僅是項目建設的真實反映和描述，還是項目建設發展的重要基礎以及借鑒資料，也可以作為建設單位維權的憑證或者依據。

（一）加強項目檔案管理是工程創優的必備條件。項目建設檔案工作是項目工程建設的重要組成部分，無論是創建優質工程獎，亦或是項目建設驗收，都迫切需要檔案的支撐。工程上，在竣工驗收階段，原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質量的重要子項，項目檔案驗收不合格，全盤否定該項目總體驗收計劃。

（二）要提高項目建設的管理水平，必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的，是工程的建設過程、結果以及竣工后各項建設的重要參考資料，從這些資料中可以總結經驗提高水平，完善從設計到運行的每一個環節。各級領導必須要高度重視建設項目檔案工作；加強對建設項目檔案工作的組織領導；定期召開建設項目檔案工作會議；加強建設項目檔案管理制度建設。

（三）企業要想持續發展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由當進法國一家橋梁公司承建，至今已有八十多年歷史，橋體出現故障，需要維修，找遍了市檔案館的檔案，無法找到橋相關的檔案，卻在法國的這家橋梁公司找到了設計圖紙等大量資料，省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責任的重大。

（四）加強項目建設檔案管理作為戰略選擇。現代企業產權權責明確，政企分開，管理科學。企業檔案不僅是產權劃分的依據，科學管理的基礎，而且還可以作為企業維權的一項依據。在生產建設中，檔案應用在各方面，系統的檔案是科學決策的重要依據，能夠使決策者制定出的工作方案切實可行，減少人力物力的浪費。

二、項目檔案管理的問題

（一）對檔案管理沒有正確認識。在工程建設期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時。

（二）檔案人員素質需要進一步提高。當前，很多項目管理人員沒有達到規范要求，主動完成工作，思路不開闊以至于歸檔資料不全；施工隊伍流動性大，使檔案管理工作脫節，部門間缺乏必要的溝通，具體工作沒有落實到具體人員。

（三）加強探索實踐以實現“文化上同心跨越”的目標。工程參建單位文化管理理念存在差異，工作標準不統一，給檔案的規范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關鍵。

三、加強檔案管理的一些措施

項目建設檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。

（一）領導重視是關鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此，從監與管兩方面入手，企業要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，保證工作人員積極工作、深入現場收集所需資料的積極性。

（二）制度建設是保證。建立一整套嚴格科學可行的檔案管理制度，從領導、分工、獎懲等方面作出明確規定，對檔案文件在各階段的任務提出具體要求。在建設初期就要向各單位發放文件管理規則規范以及制度說明。為保證檔案的及時移交與財務結算，嚴格按照制度執行簽字手續。

（三）業務素質是基礎。面對新要求，檔案人員要有先進工作作風，自覺學習相關知識和政策，保持完善細節，履行職責，保證效率的思想。既要善于溝通，積極主動地參加到工程建設各項工作中來，又要按照要求把好質量關，做好應對各種問題的工作，對于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴、細。

同時還要完善檔案人員與企業員工的檔案網絡體系，把檔案作為一種資產，通過健全的網絡體系保證能夠收集到完整全面的資料。

四、提升檔案管理水平的方法

項目建設工程參建單位多，工期長，檔案數量多，時間不均衡，加強檔案管理需要做好以下方面。

（一）保證檔案管理工作與工程建設相一致。按照要求狠抓管理，做到項目的立項與相應的檔案、建設的進度以及檢查和竣工驗收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務，加強對檔案的收集整理，保證工程檔案完整準確。把檔案工作作為特殊的項目工程，做到先期入檔，與工程建設同步進行直至結束，達到很好的控制。

（二）提高要求，加強檔案過程控制。

1.審批工程建設嚴格化。工程建設中的審批文件作為項目建設的重要合法依據，所以，各部門要分健全制度，規范要求完善計劃，落實材料收集的各項條款。

2.工程施工嚴格化。管理人員要嚴格按照制度的標準加強對各單位在各階段的材料工作的監督審查，從初期到工程結束都要按標準仔細落實。做好在業主單位的設計施工與協調監理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗收階段遵循規律統籌安排規劃。嚴把材料質量關，及時發現文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標準進行。用規范的管理確保竣工檔案的高質量高水平和檔案的真實準確性。管理人員要主動學習，跟蹤管理每一個階段的資料，提高效率，優化每一步工作，做到精細。

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一、我國工程檔案管理存在的問題

⒈檔案意識淡薄

由于我國尚處于現代化建設的初期階段，很多的方面都需要繼續進行完善，很多施工企業對工程檔案管理的重要性認識不到位，重“施工生產、輕檔案管理”的現象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工。可是不是所有的施工企業都能夠遵循這一原則，有的即使將其列入工程日程，也未能與工程施工同步；有的技術人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應付和湊合的態度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集和整理，一旦得知建設單位或城建檔案管理單位要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的施工單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案的收集、整理和日常管理工作處于被動局面。

⒉人員設備不足

這是一個普遍存在的問題。現在施工企業工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，運行速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在技術人員手中。由于工作繁忙，人員調動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非常可惜。

3.歸檔時間滯后

對一個工程項目而言，工程竣工以及工程檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內容按事先規定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設單位（發包單位、業主）移交，再由建設單位移交城建檔案管理部門，移交內容按國家有關歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。《城鄉規劃法》規定：建設單位應當在竣工驗收后六個月內向城鄉規劃主管部門報送有關竣工驗收資料。現在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設單位（發包單位、業主）的工程檔案移交相對較好，而向城建檔案管理部門的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經數年，工程檔案仍未能移交。城建檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術進步和提高競爭能力，不利于維護企業的合法權益。

4.檔案質量欠佳

按規定，檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統符合歸檔要求。可目前工程檔案管理的實際情況相對于有關規定的要求尚有相當大的差距，主要表現在：原始資料填寫得不完整、不及時；對竣工資料不按規定進行整理；部份歸檔資料不具有完備的法律手續，應該提供原件，但只有復印件；個別項目還有弄虛作假現象，等等。

二、強化工程檔案管理的工作對策

1.提高認識，加強對檔案工作的管理

要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業領導和廣大技術人員的檔案意識，使他們認識到，工程檔案是國家基本建設項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是國家和地方進行建設規劃的基礎和實施有效管理的重要依據，也是一切建(構)筑物進行維修、改建、擴建和進行防災、抗災、減災以及戰爭破壞后恢復重建的重要依據。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業的技術進步和經濟效益，維護企業的合法權益。

2.增加投入，配備必要的人員和設備

為了保證工程檔案工作的正常開展，應按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規的規定，配備能夠保證檔案資料安全的庫房和設備；庫房內應當保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。

要設置與工程檔案資料工作任務相適應的機構，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網絡。對檔案人員不能臨時指派、隨意調動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。

針對大中型項目工程量大，資料數量多，施工時間相對較長的特點，要配備經培訓合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應參加生產調度會或工程例會，參加工程安全質量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態，及時收集、整理原始資料，保證檔案資料的收集整理與工程施工同步進行。

3.采取措施，提升檔案人員素質

工程檔案人員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，除必須具備良好的政治思想素質外，還應具備一定的土木工程專業和檔案專業知識，如應熟悉檔案工作法律、法規，城建檔案規定、標準；能看懂土木工程施工圖；了解各種建筑結構施工技術和方法；熟悉工程建設檔案的內容、范圍，掌握工程檔案收集、編制和整理的方法；了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓，經考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。

同時，還要加強對檔案人員進行責任心、事業心和檔案技能教育，為他們創造業務學習、培訓交流、觀摩討論的機會，提高業務水平，提升檔案人員素質。

4.規范管理，進一步建立和健全相關制度

隨著建筑市場的發展，工程建設活動的增加，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關的法律、法規，初步形成了建設檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，使檔案工作有法可依，有章可循。

但就施工企業內部來講，雖對工程檔案工作有了一些具體的規定，但不系統、不完善、不精細，例如，有的企業對內部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰；歸檔內容、時間和流程不甚明確；考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業應進一步建立健全工程檔案及內部資料的形成、積累、整理歸檔制度，明確“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”的具體操作程序，出臺工程檔案的考核與獎懲辦法，使施工企業的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。

5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導與監督

工程檔案管理是一項非常具有專業性的工作，必須具有較強的專業技能才能勝任，而且在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，城建檔案管理部門應定期或不定期地對施工企業檔案工作進行檢查與指導。在工程開始時，要提出形成檔案文件的技術標準與要求；在工程施工階段要進行檢查，對出現的技術性問題，要及時進行回答和示范，并提出整改意見；在竣工驗收階段，要指導企業按照工程檔案分類、質量和整理規范，進行歸檔立卷，并督促企業按時移交工程檔案。對于企業內部存在的檔案整理時間相對滯后及檔案質量不合格等的問題，要通過建立檔案管理責任制，做到“三納入”，即將檔案及內業資料的形成、積累、整理、歸檔工作，納入到工程計劃安排中；納入到有關部門、工程項目部的職責范圍和相關人員的崗位責任制中；納入到有關人員的績效考核和職務評聘辦法中，形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制，把施工企業的工程檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻：

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施工安全關系到人民的生命財產，也關系到工程建設是否能夠順利進行，我國每年死于建設行業的人數僅次于交通、煤炭等行業，其中因管理松懈、違章作業引發的傷亡事故超過60％。

據悉，我省交通建設工程施工實施過程中近三年安全事故共造成8人死亡：2007年共發生兩起安全死亡事故，共造成2人死亡。2008年共發生兩起安全死亡事故，2人死亡。而2009年死亡人數為4人。因此，進一步加強安全管理，完善安全管理體制對交通建設工程行業顯得尤為重要。

2.當前我省交通建設工程安全管理中存在的問題

安全生產不是一個單位、一個部門或者一個工序、一個環節的安全管理可以實現的，交通建設工程安全生產管理是一個從項目的可行性研究到缺陷責任期的全過程、有全體相關人員共同參與的管理系統。對目前我省交通建設工程實施過程中的安全管理現狀進行分析，尚存在以下主要問題：

2.1　監督部門對交通建設市場的監管不嚴、查處不力，監管體系有疏漏：我省交通建設工程施工安全正式列入政府監督僅兩年多，安全監督部門的設置尚不健全，職責分工還不是很清晰，專業安全執法人員配置不足甚至自身安全意識淡薄。安全監督人員自身對于中央有關加強安全管理的文件精神領略不足，或受自身水平限制對于工程性質不清楚，無法正確履行相應職責。監督過程中，執法人員過于強調質量與安全的獨立監督以及對工程項目事故隱患的查處不夠有力，措施不夠堅決，督促整改力度不夠到位，致使各種安全事故隱患大量存在。這些都使得安全監督部門的作用未得到充分發揮。

2.2　現行的承發包制度的不完善導致安全隱患增加：我國現行的承發包制度尚不夠完善，市場競爭的不規范、不平等、低價中標等項目管理方式均給安全管理帶來了重大障礙。施工單位為了能在激烈的競爭中拿到工程不得不壓低報價，使得用于安全生產的經費不足，一旦中標，安全生產的必要設備、器材、工具等無力購置，給安全管理的實施帶來阻礙和困難。同時，面對著企業利潤越來越少的市場環境，施工企業往往會考慮減少安全生產的投入。即使在2007年3月1日以后實行了安全生產費用單列的措施，部分施工單位由于對政策的不了解，對安全生產的投入仍是能省則省或者對安全生產費用根本沒有做到專款專用。

另一方面，我國多數的資質等級高的施工企業目前都已經轉變成純管理型的企業，企業內部并不組織相應的勞務施工隊伍，一旦中標，就會把作業分包給相關的專業隊伍，公司僅派幾名技術人員到現場配合管理，以包代管，對工程安全問題的日常防范性管理缺乏有效的監督，甚至不聞不問。有些甚至于對監督部門提出的安全整改問題置之不理。

2.3　建設單位違法違規現象嚴重：建設單位違反相應的法規法紀是造成許多重特大事故發生的主要原因。一些建設單位不執行有關法律法規，不按規定的建設程序辦事，不依法招標，圖紙不經過審查便進行施工；有的建設單位還違法將工程發包給不具備相應資質的企業或個人；有的還強行壓縮合同工期，導致交叉施工和疲勞作業；還有一些建設單位無視關于安全生產費用單列的規定，使得施工單位安全生產經費不足，無力購置必要的安全防護用品，大大增加了安全事故發生的可能性，這些都從源頭上給建設工程帶來了安全事故隱患。

2.4　安全監理無作為，形同虛設：工程監理制在我國建設領域已推行了近20年，在交通建設工程中發揮了重要作用，也取得了顯著成效。而交通建設工程安全監理在我國剛剛開始，一些監理單位還停留在過去“三控兩管一協調”的老的工作模式上，只重視質量，不重視安全，對有關安全法律法規、技術規范、標準還不清楚。對施工單位的施工組織設計以及安全施工專項方案審核把關不嚴，流于形式。即使有些業主單位在合同中已經明確了安全生產費用，某些監理單位也仍未對安全生產費用的專款專用執行監督審查，使得監理單位的職責和安全監理的作用未得到有效的發揮。

2.5　項目施工安全管理意識淡薄：一些施工項目部安全生產基礎工作薄弱，安全生產意識不強，施工現場的安全生產保證體系不健全甚至無視項目實際情況訂立，安全生產規章制度和責任制度形同虛設：安全管理人員少，甚至不設置專職的安全員，素質差，安全投入不足；有的施工企業甚至把施工任務違法分包給一些缺乏相應資質的隊伍和作業人員，私招亂雇，不執行強制性標準，違章操作，違章指揮，冒險蠻干；一線操作人員缺乏安全知識，自我防護安全意識很差，企業內部安全培訓、安全教育不到位、流于形式；有的施工企業對安全生產重視程度不高，甚至認為搞好安全生產只有投入只會增加成本、加大負擔，不愿意增加必要的投入。他們一味強調進度、成本、效益，而輕視了安全生產，在僥幸中求安全，沒有將安全生產擺在應有的位置。甚至有些項目部天真的認為安全就是一些寫在紙上的東西，安全內業資料整理清楚就可以了，完全無視于安全生產的復雜性、可變性、多發性。

3.對策和措施

3.1　安全監督部門應進一步加強安全監督力度，規范施工項目參建各方的行為：安全監督部門應加強自身建設，安全監督執法人員首先應具備一定的工程質量知識水平，對于國家安全規章制度文件精神要領會通透。要嚴格按照《安全生產法》、《建設工程安全生產管理條例》、《公路水運工程安全生產監督管理辦法》等有關規定規范監督工程建設各方主體安全行為，逐步建立健全安全巡查制度，不僅要重點監督檢查施工主體安全，也要把檢查企業安全責任制的建立和實施情況以及安全生產法律法規和標準規范的落實執行情況作為重點監督內容。盡快建立我省交通建設工程施工企業和相關從業人員安全信用體系和失信懲戒制度，為依法經營、誠實守信者提供便利，逐步在我省交通建設工程領域形成誠信為本、操守為重的良好風尚。

3.2　建設單位應切實依據《建設工程安全生產管理條例》進行項目管理：建設單位作為建設市場的重要責任主體，應建立健全安全生產的各項規章制度，建立安全生產管理機構，配備專職安全生產管理人員，嚴格遵守和執行法律法規、強制性標準，確保安全生產費用的使用落到實處。

3.3　建立落實交通建設工程安全監理制度，切實發揮監理作用：應該指出，目前在我省在建交通工程項目中，相當一些監理單位并沒有把安全監理作為一項重要內容納入建設監理規定的工作，而只是把安全監理作為質量控制的一部分，也沒有配備相應的安全工程技術人員，使得監理單位監控效果未得到充分發揮。筆者認為，要扭轉工程建設項目事故多發的被動局面，就必須

進一步加強安全監理工作，使安全監理作為工程建設監理的一項相對獨立監控項目，增設安全監理工程師，或者按照《安全生產法》的規定設立一個專門的為安全生產提供技術服務的中介機構，將安全監理市場化、專業化，并定期對他們進行考評，加強對監理單位行為的管理，從而達到強化安全管理的目的。

3.4　建立健全切實可行的項目施工安全保證體系

3.4.1　落實各項安全生產管理制度，完善各項規章制度：安全生產各項制度能否落實到位將直接影響安全生產的全過程。項目經理作為安全第一責任人，必須牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，親自抓安全生產，抓相關責任人，明確各級管理人員的安全職責，并制定、完善各項切實可行的規章制度和保障措施，使安全生產工作能夠正規化、規范化和有效的進行。

3.4.2　重視職工安全生產的教育培訓，使職工切實認識到安全防范工作的重要性。建設工程施工項目要真正做到消除隱患于萌芽狀態，就應該從源頭上從思想上使職工意識到安全的重要性。針對目前施工項目部安全教育流于形式，不切實際的現狀，項目部首先要制定符合項目施工實際，有計劃、針對性強的教育大綱對進場管理人員、現場施工班組、一線操作工人進行安全教育，必要時可以請項目安全監督人員至現場進行安全宣貫。使職工在思想上牢固樹立起“安全第一”的生產意識，明白安全不光是企業的制度，也是關系到自己切身利益的大事，使違反勞動紀律的現象從根源上得到有效遏制。

3.4.3　認真做好安全技術交底，有針對性的對各工種人員落實各類專項防范措施。安全摶術交底是貫穿于整個項目施工過程中必不可少的控制手段。各工種各工序以及各施工部位，都存在著對人身安全產生影響的不利因素，因此必須有針對性的對各工種人員進行安全技術交底，必須交底到人，以最大限度的消除這些不利因素。對于安全生產中的薄弱環節，不僅要下大力氣解決，派專人定期檢查，專職安全員還要制定周密的可執行的應急預案，尤其是對一些在高溫、高濕、臺風等惡劣施工環境下作業的工程。

3.4.4　加強安全生產的檢查和監督，保證安全生產。各項目部應組成安全生產管理小組，加強安全生產的檢查，加大力度，采用定期和不定期相結合的檢查方法，監督督促項目部及班組的安全工作，及時發現事故隱患。通過安全檢查，達到預防為主的目的，把各種隱患和危險消滅在萌芽之中，同時對檢查的情況及時進行總結分析研究，來補充方案和交底的不足，并不斷充實自己的施工經驗。

篇13

企業檔案作為歷史見證，承載著企業各方面工作不斷向前發展。檔案是一個有機的整體隨著企業的發展，時代的發展，現代企業檔案在構成上，在內容和形式上日趨豐富與多樣化，企業檔案管理工作具有企業其它管理工作所不可替代的地位。涵蓋了企業活動的全部內容和全過程。

南京市建鄴市政工程建設有限公司是具有國家二級施工資質的中型企業，主要承擔城市道路、橋梁、排水管道等市政公用工程的施工和市政設施的養護維修。多年來，先后承建了漢中門大街、建鄴路、廣州路跨線橋、虎踞南路拓寬工程、模范馬路、賽虹橋立交樞紐工程、水西門大街道路拓寬改造工程、緯七路道路拓寬改造工程、江東路環境綜合整治工程、江東路道路拓寬改造工程等市重點道路工程建設，公司恪守質量、環境、職業健康安全管理方針，強化質量、環境、職業健康安全和精品意識，內抓管理，外樹形象，創造出了一批具有代表性的優質工程。其中緯七路道路拓寬改造工程、江東路環境綜合整治工程、江東路道路拓寬改造工程在2005―2006年度被評為“省示范工程”和“金陵杯”優質工程稱號。取得了較好的經濟效益和社會效益，被市建委評為“立功單位”。公司又多次榮獲市委、市政府授予“文明單位”的稱號。

2006年初公司建立了GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001質量、環境、職業健康安全管理體系，決定通過建立和完善質量、環境和職業健康安全管理體系，進一步提高工程施工和設施養護維修質量、環境和職業健康安全管理工作水平，使公司的施工生產和市政設施養護維修的過程處于受控狀態，以提高工程質量和服務水平，滿足顧客的需求和期望。同年9月通過了“三標一體”認證。

檔案管理工作是企業管理的重要基礎工作之一，對企業生產經營各項管理工作會產生直接或間接的影響，做為檔案工作人員我們主動把檔案管理工作與認證工作有機結合起來，把檔案管理工作有機地融入企業的整體管理中，和其他管理活動一起協調地開展。檔案管理工作在企業管理體系運行中發揮了多方面的作用。同時，管理體系的有效運行又改善了檔案管理工作的外部環境。

首先談談檔案管理工作在管理體系運行中的作用GB／T19001－2004、GB／T24001－2004、GB／T28001－2001質量、環境、職業健康安全標準要求：為了管理體系的有效運行，以及追溯歷史和提供證據的需要，組織須建立并保存必要的記錄。對記錄的控制要求建立程序。由于記錄具有追溯歷史和提供證據的功能，程序中應規定記錄的標識、存放、保護等要求，并規定和提供檢索方法。另外，對于記錄的留存或是處置應作出規定。

標準規定：組織(企業)應根據記錄控制程序的要求，在實施運行中，建立并保持必要的記錄。用來證實其對管理體系要求的符合性，以及所取得的結果。記錄為管理體系的運行及其結果保存資料、提供證據。針對有關活動建立必要的記錄，并作好對記錄的管理，是成功地實施管理體系不可或缺的支撐工具。

標準還規定：組織(企業)應建立、實施并保持一個或多個程序，用于記錄的標識、存放、保護、檢索、留存和處置。記錄應字跡清楚，標識明確，并具有可追溯性。

在管理工作中，最主要的一項原則就是用實際數據說話。單位科技檔案是生產經營及管理過程中形成的各種憑證、數據、資料、報表等，因此，它所擁有的原始憑證性，數據真實性，信息準確性，不僅可以為認證活動提供重要的原始信息依據，而且也是進行標準認證活動中最主要的依據。企業檔案(記錄)是企業業績主要載體之一。企業檔案是企業提高工程質量、保障安全施工、持續改進管理體系的績效、提高經濟效益、增強適應市場競爭能力的依據；也是及時處理重要文件和突發事件的法律憑證；是維護企業經濟利益和合法權益的可靠保證；同時還是企業內部外部交流信息、互通情報、推廣應用新技術的工具和紐帶。因此，企業檔案形成和提供利用的過程就是企業管理體系有效運行的實現過程。

取得認證時，必須對保證產品質量的全部文件實施管理與控制，將其作為檢查和驗收的主要內容之一，在認定符合國際標準要求后，方可通過認證，而檔案中反映出的體系的各組成要素是產品各方面情況的重要參數。只有把體系的各個要素全部轉化為可提供操作依據的文字，數據，描述并形成文件后提供出來，才能說明某個單位的經濟活動是否符合預定的保證模式，才能進行認證檢查和評估。因此，在認證檢查和評估中，符合上述要求的認證文件和相關文件，不僅記錄要完整齊全，能明確反映認證的各要素，還要做到清晰明了，并注明日期，經授權人審批簽字方為有效。這不僅是認證體系文件的要求，也是科技檔案接受認證時必須具備的條件。

其次，管理體系的有效運行對檔案管理工作具有促進作用

管理體系的有效運行改善了企業檔案管理工作的外部環境。企業檔案管理工作的外部環境，籠統地說是除企業檔案管理工作之外的企業其它管理工作，也就是通常所說的企業全員檔案意識。企業其他管理工作對企業檔案管理工作支持、配合與協調的程度，將直接影響到企業檔案管理規章制度的執行與實施，

關系到企業檔案能否實現集中統一管理，文件材料能否齊全完整地歸檔等。

良好的企業管理體系能給企業管理的方方面面帶來新的活力，進而改善企業檔案管理工作的外部環境，使企業檔案管理工作的各項功能和職責均得以順利實現。主要體現在下面幾方面：

第一、標準對法律法規要求的高度重視

遵守適用的法律法規和其他要求是管理體系的一項核心承諾。標準在管理體系的設計上為單位遵守法律法規要求提供了保障機制。并要求必須在建立、實施、保持和不斷持續改進管理體系的過程中努力實現這一承諾。

在工作中，我們根據認證體系和國內有關法律法規，加強對國家和地方檔案法律法規以及建設工程檔案法律、法規、標準和其他相關文件的學習和培訓。建立建全檔案管理標準化制度。完善檔案工作規章制度和崗位職責，為做好工程項目的施工建設和市政設施養護的檔案工作提供了有力保障。

第二、全程控制

管理體系的有效運行，實現了對工程項目的全程控制。對記錄的控制，貫徹在工程建設的每道工序，每個環節，每項工作；也貫徹在單位各項管理工作的每項個環節

全程管理是通過過程控制實現結果控制，因為過程的可控性強，過程控制的反饋周期短。因此檔案工作主動參與到文件、記錄的整個生成、管理與利用過程之中。檔案資料管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環節和步驟之中。就建設工程檔案的形成來說，一個工程的建設從立項到最后竣工驗收交付使用是有一個周期的，在這個建設周期里，各職能部門依據管理體系程序文件，從建設工程招投標評審、合同評審、各項施工方案的審批和監督實施、各項目標指標的實現、質量的監督和測量、材料的檢驗試驗、產品的監視和測量到竣工驗收備案等實施全程控制，建設工程過程中的所有記錄。也同時全過程控制起來。對建設工程施工記錄的生成、流轉、匯總、利用、保管等每一項具體內容的實施過程進行監控，便于及時發現和預防、糾正失誤，保證了記錄形成及時、齊全，依據真實可靠。

第三，持續改進

GB／T19001-2004、GB／T24001-2004、GB／T28001-2001質量、環境、職業健康安全標準所規定的管理體系具有自我更新和完善的機制，因此它是一個能夠在運行中不斷得到提升的體系。

企業貫徹標準的最終目的是改進企業的績效，標準所提供的改進機制，是通過對體系的不斷強化來實現績效的改進。它強調要對體系進行不斷強化，并在體系的設計上為其提供了自我完善的功能。通過對體系的強化能夠導致對績效的改進，而且只有對體系的不斷強化，才能使企業績效得到持續改進的可靠保證。