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2公共管理范式下的醫院檔案管理理念

2.1公共責任理念

醫院這類的公共組織是指被賦予了公共責任的組織。而公共責任被許多學者認為是政府善治的關鍵所在。例如，有學者認為，“公共責任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，從某種角度上來說對公共責任的承擔是一種對公共管理者的保護，如果公共管理者對公共責任置若罔聞，就會陷入自我逐利的危險。作為一種典型的公共組織，履行公共責任是醫院檔案管理工作的基礎和前提，是促進醫院檔案管理水平提高的內生力量，是醫院檔案管理具有合法性的前提。現代醫院檔案管理中的公共責任，與醫院傳統上的檔案管理相比存在著明顯的不同。“這主要體現在履行責任的范圍上，現代醫院檔案管理履行的是包括社會和人民發展在內的全面的公共責任，主要是為社會和人民服務，而傳統檔案管理主要履行的是政治責任，主要為政治和行政管理服務[2]。”

2.2全面發展理念

全面發展的理念是指醫院的檔案管理事業涵蓋的方面應該盡可能廣泛，應以社會各項事業的全面發展作為出發點，摒棄傳統上服務于編撰史料、存檔研究和行政管理的檔案信息建設和檔案服務工作，而是從社會全面發展的角度出發進行檔案資源建設。在檔案管理服務的對象上，除了傳統檔案管理意義上的行政管理人員或其他檔案信息研究者之外，還應面向最大的人民群眾。因此，現代醫院公共管理范式下的檔案管理工作應將服務范圍延伸至社會全面發展的各項事業和最廣大的人民群眾，這也反映了社會主義社會的本質訴求，即以最廣大人民群眾的根本利益為根本出發點和最終目標。

2.3公平服務理念

公平服務理念對應著社會主義核心價值觀中的公正與正義。這兩個詞語，是政治學和社會學等學科研究所追求的核心價值觀點之一，被認為是衡量文明發展進步的重要標志，是人類社會的共同目標。這一理念所代表的價值是公平正義，這一價值的本質是公共服務均等化。當醫院在進行檔案信息資源開放過程中，應遵循嚴格的時間規定按時開放，并在最大程度上允許各類社會組織和公眾按規定利用醫療檔案資源。相同的政策、原則和標準是醫院在提供檔案管理資源時應遵循的規則，切不可差異化對待服務對象，“不允許出現可以優先利用醫療檔案信息的特權群體，即便是政府部門也應與普通大眾按相同的規則共享資源。檔案管理者對各類服務對象的服務標準和限制規定等方面也必須是相同的，這樣才能真正體現服務均等化的理念[3]。”對于特殊的檔案資源且因國家規定暫時不能開放的檔案資源，除國家和政府管理等特殊需求外，對其他各類組織包括中外的組織或個人應當同樣采取拒絕提供服務的規定，絕不可以差異化對待中外對醫療檔案資源有需求的任何組織或個人。

3醫院檔案管理的機制選擇

3.1開放機制

所謂開放，是指醫院出于某種公共性的目的對檔案管理工作和檔案資源的開放，“即檔案管理認識與實踐的開放[4]。”總之，也就是檔案管理思維的開放，實踐的開放即檔案管理活動的開放。這種機制對于醫院檔案管理工作具有重要的實踐意義，是促使醫院檔案管理理念和實踐活動社會化的重要途徑，可以在整個社會發展的框架之中審視醫院的檔案管理工作，將醫院檔案管理納入到社會發展和人的發展過程之中。這樣一來，醫院檔案管理工作就可以貼近社會變遷的線索，向更遠的方向和更深的層次開拓醫院檔案管理的視域和落腳點，摒棄傳統醫院檔案管理的僵化體制和思維理念，為醫院檔案管理工作實踐開拓更廣闊的天地，促進調整檔案管理活動的方法和方式，確立醫院檔案管理合法化基點。醫院的檔案管理實踐長期以來得不到突破發展的限制因素是它的封閉性，因為封閉性的特征，“在檔案信息資源集成建設、檔案資源信息輸送與傳播和檔案服務方式和方法等方面取得的進步甚微，這主要源于醫院對檔案管理工作的自我封鎖，直接導致了醫院檔案管理與社會環境變遷脫節，也無法充分利用社會資源和社會發展的成果來解決檔案管理實踐中的問題[5]。”

3.2互動機制

所謂醫院檔案管理的互動機制，是指醫院檔案管理社會化過程中通過與其他協作部門和檔案資源使用者進行經常性的互動交流，以促進醫院形成社會化的檔案管理方式。從醫院檔案管理部門與外部相關者的關系來看，“始終處于傳統的檔案形成、發送和接收的原始階段，這不符合醫院檔案管理現代化的發展需要。與其他社會實踐部門保持良好互動和共同進步的關系才是真正符合社會事業全面發展的要求[6]。”在對互動機制的研究方面，有學者認為，在人類文明發展進步的進程中，具有“共同愿景”的社會共同價值促使人類互動協作去實現他們共同的價值目標。當前我國，社會主義核心價值觀所代表的“共同愿景”為我們互動協作提供了共同的價值目標。作為公共組織中的檔案管理人員，我們應該根據我國社會發展的共同價值觀和共同愿景，科學地將醫院檔案管理工作與社會愿景相結合，確定醫院檔案管理的戰略目標、價值追求和應當履行的社會義務。同時，建立與其他社會實踐主體良性的互動關系，梳理醫院檔案管理在這些關系中的責任與價值定位，摒棄傳統檔案管理封閉性的運作模式和封閉思維，立足社會全面發展的共同目標和需要，重新審視醫院檔案管理在社會上存在的價值和意義，促進醫院依據現實需要履行社會責任。這一機制，可以使醫院這一類型的公共服務組織掙脫傳統管理機制所帶來的負面影響，調整醫院檔案資源建設的目標和各個環節，補足在檔案資源服務過程中的缺陷和不足，對檔案資源管理和服務的重點進行調整，整合各類服務資源和提供服務的方式，促進醫院檔案管理為社會全面發展服務。

3.3公眾參與機制

與互動機制相比，公眾參與機制是實現醫院檔案管理公共管理范式的具體措施。傳統的檔案管理是沒有公眾參與的，這一機制之所以應當存在，是因為公眾參與是實現醫院檔案管理公共性和社會性的本質需要。這主要包括公眾對檔案管理機制的選擇、對檔案管理水平的評價和參與檔案管理問題的解決等。公眾參與對公共組織的工作過程和結果評價，是推動公共服務事業向前發展所必需的手段。醫院的公共性，使對其工作的評價必須是開放的且面向最廣大人民群眾的。醫院檔案管理在建立評價標準時，不僅要包括檔案資源的豐富性、服務的及時性和充分性以及管理的系統性，還必須包含和體現公眾對醫院檔案管理實踐活動的建設性的意志。另外，醫院檔案管理活動的評價主體，必須包含具有充分代表性和最充分的社會公眾，為醫院檔案管理實踐提供合法性基礎和社會動力。“所以，醫院檔案管理應當從社會全面發展的角度出發，依靠社會力量大力進行全社會醫療檔案信息建設和檔案信息化管理建設，以建立適應社會發展的醫院檔案資源管理體系[7]。”另外，醫院檔案管理部門應與信息建設部門、其他相關機構和組織合作，更廣闊地開發資源，實現醫療檔案資源信息的網絡獲得、利用和傳播，進一步提高檔案資源服務的水平。

參考文獻

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[2]浦曉雯，夏開建，張軍朝.基于大數據驅動的醫院檔案管理數據分析方法與應用決策[J].山西檔案，2016（5）：59-60.

[3]劉國能.檔案管理上的一次革命——從檔案管理到檔案信息管理[J].中國檔案，2016（11）：58-59.

[4]任璐.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].管理觀察，2017（32）：63-64.

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3）組織精通業務的專業技術人員，對國家和省、市重點工程項目建設過程中工程檔案編制、整理歸檔等工作，進行業務指導。

4）在工程開工前，與建設單位簽訂《建筑工程竣工檔案責任書》；在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收，并出具《建筑工程竣工檔案預驗意見》。

5）在工程竣工后的3個月內，對工程檔案進行正式驗收。合格后，接收入館，并發放《工程項目竣工檔案合格證》。

收集工程資料的原則1）及時參與原責。 2）保持同步原責。3）認真把關原責 文件資料的管理工作 1）整理分類。

（1）按資料的來源不同（2）按資料歸檔的對象不同分類（3）按資料的專業性質不同分類。

（4）按資料的內容不同分類。（5）按資料形成先后順序分類。

2）存放保管。3）嚴格履行借閱手續。 4）及時組卷、保管、移交、歸檔

向城建檔案館報送工程檔案的工范圍 1）民用建筑工程2）工業建筑工程 3）改建、擴建或抗震加固的工程

工程資料保管的期限與密級

工程資料保管的期限可分為永久、長期、短期三種期限。所謂永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。 工程資料保管的密級可劃分為絕密、機密、秘密三種. 如果在同一案卷內有不同密級的文件，則應以其中最高的密級作為該卷的密級。

1.工程資料的載體形式 1）紙質載體2）縮微品載體（膠片） 3）磁性載體4）光盤載體

（一）建筑工程資料分類的原則

從整體上把全部的資料劃分為4大類，即分為建設單位的文件資料、監理單位的文件資料、施工單位的文件資料、竣工圖資料

（二）建筑工程資料編號的方法A類、B類、C類、D類等4大類資料。 對于A類資料中所含的8小類資料，B類資料中所含的4小類資料，C類資料中所含的9小類資料，D類資料中所含的3小類資料，

（二）建設單位文件資料的管理1.立項文件2.建設規劃用地文件3．勘察設計文件4.工程招投標及合同文件 5.工程開工文件6.商務文件7.工程竣工驗收及備案文件 8.其他文件

1.立項文件是由發展改革部門批準的2）項目建議書（是由建設單位自行編制3）立項會議紀要4）項目建議書的批復文件5）可行性研究報告及附件{建設單位} 6）項目評估研究資料由組織評估的單位負責提供7）可行性報告的批復文件由發展改革部門對該項目的可行性研究報告，做出的批復文件。 8）初步設計審批文件（A1-8）由發展改革部門組織，對該項目初步設計進行審查之后，所形成的批復文件。 9）專家對項目的有關建議文件由建設單位或有關部門組織專家會議 10）年度計劃審批文件或年度計劃備案材料由建設單位組織自行編制

報送建設工程竣工檔案責任書1.工程基本情況2.建設單位責任人3.城建檔案管理部門責任

4.處理措施

（三）建筑與結構工程施工資料的管理 P53

建筑與結構工程的內業資料包括地基基礎、主體結構、裝飾裝修及屋面工程等四個分部工程資料的管理內容。對于這四個分部工程中單獨組卷的子分部、分項工程，除應執行所在節要求外，還應滿足本書的相關要求。

1.施工物資資料

1）混凝土

2）預制構件

（1）相關規定

預制構件應有出廠合格證。其出廠合格證中的以下各項應填寫齊全，不得有錯填和漏填。如委托單位，工程名稱，構件的名稱、型號、數量及生產日期，合同證編號，合同編號，混凝土設計強度的等級、配合比編號、出廠強度，主筋的種類、規格、機械性能，結構性能，生產許可證等。

對于國家實行產品許可證的大型屋面板，預應力短（長）向圓孔板等，按著相關規定應有產品許可證編號。對于需要采取技術處理措施的，首先必須滿足有關技術方面的要求，并且須經有關技術負責人和設計人批準簽認，否則不得使用。

資料員應及時收集、整理和驗收預制構件的出廠合格證，任何單位和個人不得涂改、偽造、損毀或抽撤預制構件的出廠合格證。如果預制構件的合格證是抄件（如復印件），則應注明原件的編號、存放單位、抄件的時間，并有抄件人、抄件單位的簽字和蓋章。

（2）注意事項

預制混凝土構件出廠合格證應有生產廠家質檢部門的蓋章，并應有試驗編號和生產日期，必須在合格證上明確標注使用的工程項目和具體部位。預制構件的合格證不僅應與實際的預制構件相一致，還應與以上施工資料相一致。

3）鋼筋與型鋼

技術提供單位應提供鋼筋機械連接型式檢驗報告。

1.相關規定 鋼筋型鋼及連接材料應有出廠質量合格證及實驗報告單，并應按有關準的規定抽取試樣做機械性能分析。進場時應按爐罐（批）號及規格分批檢驗，核對標志及外觀檢查。 產品的出廠合格證由其生產廠家質量檢驗部門提供給使用單位，鋼筋和型鋼的必試項目有物理必試項目和化學分析。其中物理必試項目包括拉力試驗，如屈服強度、抗拉強度、伸長率；冷彎試驗，如冷拔低碳鋼絲為反復彎曲試驗。試驗報告單是判定某批材質合格與否的依據，是施工技術資料的重要組成部分，屬保證項目，必須字跡清楚，項目齊全、真實準確無誤。無未了項目，沒檢的項目一律填無或畫上斜杠“/”，不得留有空白項。無論是物理性能的試驗還是化學性能的分析，如果一項不符合技術要求，都應取雙倍試件進行復試或報有關人員處理，并將復試合格單或處理的結論附于此報告單的后面，一起進行存檔。如果復試再有一項，則判定該驗收批鋼筋為不合格。對于不合格的材料，不得使用，并應作出相應的處理報告。

如果鋼筋、型鋼存在下列情況之一者，如進口的鋼筋或鋼材、在加工過程中發生脆斷或焊接性能不良或機械性能顯著不正常的，必須做化學成分檢驗。對于集中加工的鋼筋、型鋼及連接材料，應有由其加工單位出具的出廠證明、鋼筋、型鋼及連接材料的出廠合格證和鋼筋、型鋼及連接材料的試驗單。

資料員應及時收集、整理、核驗鋼筋、型鋼及連接材料的出廠質量合格證和試驗報告單。 鋼筋、型鋼進場時，經外觀檢查合格后，由技術員、材料采購員、材料保管員分別在合格證上簽字，注明使用工程部位后交資料員保管。各驗收批合格證和試驗報告單應按批組合，按時間先后順序排列編號，并能對應一致，不得遺漏。P58

（2）注意事項

鋼筋、型鋼及連接材料的材質證明必須要做到“雙控”，即各驗收批合格證和試驗報告單二者單缺一不可

對于不合格的試驗報告單，應附上雙倍試件復試的合格試驗報告單或處理報告，并且不合格的試驗報告單不得抽撤或損壞。合格證、試驗報告單等不僅應與實際所用的工程、部位的

實物相一致，還應與以上施工資料一一對應相符。

4）水泥

水泥進場時應有出廠質量證明文件。出廠后7天內提供28天強度以外的各項指標，32天內補報28天強度報告。水泥進場后應及時按規定見證取樣和送檢，有《水泥試驗報告》（表C3-07）。對水泥質量有疑義或水泥出廠超過三個月（快硬硅酸鹽水泥超過一個月）時，應重新試驗。

（1）相關規定 水泥的出廠質量合格證應由生產廠家的質量部門提供給使用單位，作為證明其產品質量性能的依據，生產廠家應在水泥發出之日起7天內寄發給使用單位并在32天內補報28天強度。對于有下列情況之一者，如進口水泥、出廠超過三個月或快硬硅酸鹽水泥超過一個月、承重結構使用的水泥、使用部位對水泥有強度等級要求的，必須進行復試，并且混凝土應重新試配。水泥復試的主要項目有抗折強度與抗壓強度、凝結時間、安定性等。水泥的強度應以標養28天試件試驗結果為準。

如果水泥的批量較大，廠方提供合格證又較少時，可用抄件（如復印件）備查，介必須注明原件證號、原件存放單位、抄件日期，并有抄件人、抄件單位的簽字和蓋章。

（2）注意事項

水泥出廠質量合格證應有生產廠家質量部門的蓋章，其試驗報告應有試驗編號，以便與試驗室的有關資料查證核實，并應有明確的結論，簽字蓋章齊全；生產廠家的水泥28天強度補報單不能缺少；使用單位必須認真查看水泥的有效期，對于過期的水泥，必須做復試，

5）砂與碎（卵）石

（1）相關規定 資料員應及時收集、整理、核驗砂、碎（卵）石的出廠質量合格證和試驗報告單。。砂、碎（卵）石質量合格證上備注欄內應由施工單位填明使用工程的名稱、使用部位等。

（2）注意事項 砂、碎（卵）石的出廠質量合格證和試驗報告單應與實物之間物證相符。試驗報告單中必須有檢測單位的相關人員簽字、單位蓋章。使用單位一定要認真核對出廠質量合格證和試驗報告單中各項實測數值與規范規定的標準符合與否。試驗報告單中應有試驗編號，以便于與試驗室的有關資料查證核實。試驗報告單中應有明確的結論，并且簽字、蓋章齊全。其合格證、試驗報告單等不僅應與實際所用的工程、部位相一致。

6）外加劑

外加劑主要包括減水劑、早強劑、泵送劑、防水劑、膨脹劑、引氣劑、速凝劑和砌筑砂漿增塑劑等。在其進場時應有出廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，

（1）有關規定

外加劑的產品質量必須合格，并應先試驗后使用。合格證的內容包括廠家名稱、產品名稱、產品特性、主要成分與含量、適用范圍、適宜摻量、使用方法與說明、注意事項、勻質性指標、摻外加劑混凝土性能指標、包裝、質量、儲存條件、出廠日期、有效期等。對于不同的外加劑其對應的試驗項目也不同，一般有減水率、坍落度、含氣量、泌水率、凝結時間、抗壓強度、鋼筋銹蝕、相對耐久性指標等。對于有產品防偽認證標志的外加劑，還應在確認其產品與出廠質量合格證與實物相符合之后，摘取一份防偽認證標志，貼在產品出廠質量合格證上，一并存檔。

7）摻合料 摻合料主要包括粉煤灰、粒化高爐礦渣粉、沸石粉、硅灰和復合摻合料等。摻合料進場時應有由廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，有《摻合料試驗報告》

8）輕骨料 輕骨料進場時應有出廠質量證明文件，并應按規定見證取樣和送檢，有《輕骨料試驗報告》

9）磚與砌塊

10）木結構工程物資

木結構工程物資主要包括方木、原木、膠合木、膠粘劑、鋼連接件、層板、膠合木構件等。

11）建筑節能物資 建筑節能物資包括建筑砌塊、板材、節能門窗、建筑密封膠、粘結苯板專用膠、耐堿玻璃纖維網格布、錨釘、絕熱用模塑聚苯乙烯泡沫塑料（EPS）、絕熱用擠塑聚苯泡沫塑料（XPS）及膠粉EPS顆粒漿料等。

12）裝飾裝修物資

（1）裝飾裝修物資主要包括抹灰材料、地面材料、門窗材料、吊頂材料、輕質隔墻材料、飾面板（磚）、石材、涂料、裱糊與軟包材料和細部工程材料等。

（2）主要裝飾裝修物資進場時應有出廠質量證明文件，并應進行見證取樣和送檢，有相應試驗報告。

（3）建筑外窗應有力學、物理和保溫性能試驗報告（表C3-20-1~C3-20-3）。

（4）有隔聲、隔熱、防火阻燃、防水防潮和防腐等特殊要求的物資應有相應的性能試驗報告。

（5）需做污染物檢測的材料，應有污染物含量試驗報告（表C3-27）。室內裝飾裝修用花崗巖石材應有放射性試驗報告，人造木板及飾面人造板應有甲醛含量試驗報告。

（6）當規范和合同有要求，或對材料質量產生疑義，并應有相應試驗報告。

時，應進行見證取樣和送檢

13）防水材料 防水材料主要包括防水涂料、防水卷材、膠粘劑、止水帶、膨脹膠條、密封膏、密封膠、水泥基滲透結晶型防水材料等。

（1）相關規定 在配制瑪珶脂或直接使用普通石油瀝青時，均應按照規范要求進行耐熱度、粘結力、柔韌性等三性試驗。石油瀝青的必試項目有軟化點、針入度、延度。卷材的必試項目有拉力試驗、耐熱度試驗、不透水性試驗、柔度試驗等。

（2）注意事項 防水材料的材質證明必須做到“雙控”，即各驗收批的出廠質量合格證和試驗報告單二者缺一不可。其出廠質量合格證中必須有生產廠家質量檢驗部門的蓋章，試驗報告單中應有試驗單位的相關人員簽字和單位蓋章。

2.施工測量記錄

1）工程定位測量 依據規劃部門提供的紅線樁、放線成果及總平面圖（場地控制網），測定建筑物位置、主控軸線及尺寸、建筑物的±0.000高程，填寫《工程定位測量記錄》（表C4-02），填報《施工測量放線報驗表》（表B2-01，見本書第四章），報監理單位審核簽字后，由建設單位報規劃部門驗線。

2）基槽（孔）驗線 通常把對建筑工程項目的基槽（孔）軸線、放坡邊線等幾何尺寸進行復驗的工作叫做基槽（孔）驗線。它是依據主控軸線和基礎平面圖，主要檢驗建筑物基底外輪廓線、集水坑、電梯井坑、基槽（孔）斷面尺寸、坡度等

3）樓層平面放線 樓層平面放線內容主要有軸線控制線、各層墻柱軸線與邊線、門窗洞口位置線及平面尺寸線等。

4）樓層標高抄測 樓層標高抄測內容包括樓層＋0.5m（或＋1.0m）水平控制線、樓地面、頂棚與門窗口標高等。

5）建筑物垂直度、標高、全高測量

6）建筑物沉降觀測測量 沉降觀測工作結束后應提供沉降觀測成果表、沉降觀測點分布圖及周期沉降展開圖、t-s(沉降速度、時間、沉降量)曲線圖（或p-t-s(荷載、時間、沉降量、曲線圖）和沉降觀測分析報告。

3.施工記錄

1）地基驗槽（孔） 地基驗槽（孔）的目的是檢查地基的土質與勘探報告的土質是否一致，標高和設計圖紙的要求是否一致，以滿足地耐力的要求，保證建筑物的結構安全。

基底是否挖至設計要求的原土層，基底土質顏色是否均勻一致，且堅硬程度一樣，注意含水量是否出現異常現象，

2）地基處理3）預拌混凝土運輸交接

4）混凝土開盤鑒定 （1）預拌混凝土，應對首次使用的混凝土配合比在混凝土出廠前，由混凝土供應單位進行開盤鑒定并保存相應資料。

（2）現場攪拌混凝土首次使用配合比時，由施工單位、監理單位、攪拌機組、混凝土試配單位進行開盤鑒定，

5）混凝土工程施工 6）混凝土拆模申請批準單7）混凝土養護測溫8）大體積混凝土養護測溫9）混凝土結構同條件養護試件測溫 同條件試件養護試件應在達到等效養護齡期時進行強度試驗。10）構件安裝 11）焊接材料烘焙12)木結構施工記錄13）涂料施工

4.隱蔽工程檢查驗收

5.施工檢測資料 1）錨固抗拔承載力檢測2）地基載荷試驗

3）回填土 （1）回填土方應測定土的最大干密度和最優含水率，確定最小干密度控制值，由試驗單位出具《土工擊實試驗報告》（表C7-08）。（2）按要求繪制回填土取樣點平面示意圖，分段、分層取樣做密度檢測，有《回填土密度檢測報告》（表C7-09）。

4）鋼筋焊接接頭、機械連接接頭應按焊（連）接類型和驗收批進行現場取樣檢測，

5）砌筑砂漿 6）混凝土 7）混凝土結構實體檢驗8）建筑裝飾裝修工程

9）木結構工程 （2）木構件防護劑應有保持量和透入度檢測報告。

10）地下工程防水效果檢驗 11）防水工程淋（蓄）水檢驗 12）建筑通風（煙）道檢查

13）墻體內表面潮濕、結露（霜）及霉變檢驗 建筑工程完工時，應檢查外墻體內表面是否有潮濕、結露（霜）及霉變等現象，填寫《施工檢測記錄》（表C7-03）。

14）墻體保溫性能檢測 15）室內環境污染物檢測

6.可能進行單獨組卷的子分部（分項）工程

1）基坑工程 （1）施工方案應有專家論證、審查文件。（2）支護結構、降水與排水等施工記錄由專業施工單位提供。（3）隱蔽工程檢查驗收（4）施工檢測資料

2）樁基工程 (1)樁孔驗收 依據主控軸線和基礎平面圖，檢驗樁孔尺寸與位置

(2) 施工記錄（3）隱蔽工程檢查驗收 B．樁基工程隱蔽工程檢查驗收內容包括樁混凝土、鋼筋籠規格與尺寸及材料試驗報告、預制樁連接與混凝土強度、樁頭處理的位置偏差、樁截面尺寸、樁頂標高及防水處理等 (4)施工檢測

3）預應力工程 (1)施工物資資料 (2)施工記錄 (3)隱蔽工程檢查驗收 (4)預應力工程施工檢測 有粘結預應力筋孔道灌注的水泥漿應參照砂漿要求留置試塊，出具抗壓強度報告，即《砂漿抗壓強度檢測報告》表C7-13.

4）鋼結構工程 (1)施工物資資料 (C)板厚等于或大于40mm，且設計有Z項性能要求的厚板 E.重要鋼結構所有的焊接材料需見證取樣試驗（表C3-32）。

重要鋼結構是指：①建筑結構安全等級為一級的一、二級焊縫；②建筑結構安全等級為二級的一級焊縫；③大跨度結構中一級焊縫；④重級工作制作吊車梁結構中的一級焊縫；⑤設計要求。

F.高強度大六角頭螺栓連接副應有扭矩系數檢驗報告，扭剪型高強度螺栓連接副應有緊固軸力檢驗報告，并按規定做進場試驗，并見證取樣和送檢

(2)施工記錄 B.鋼結構防腐（火）涂料施工記錄內容包括基層表面處理方法、環境溫度、相對濕度、涂刷方法、間隔時間、干燥方式等。

(3)隱蔽工程檢查驗收記錄

(4)施工檢測資料

A ．鋼結構工程焊接施工檢測 設計要求全焊透的一、二級焊縫應進行內容缺陷檢測，由

檢測單位出具超聲波、射線探傷檢測報告或磁粉探傷報告。

B ．建筑安全等級為一級、跨度40mm及以上的公共建筑鋼網架結構，且設計有要求時，應對其焊接（螺栓）球節點進行節點承載力檢測，并進行有見證取樣和送檢，出具《網架節點承載力檢測報告》

C ．高強度螺栓連接摩擦面進行見證取樣送檢，由檢測單位出具《抗滑移系數檢測報告》

5）幕墻工程

（1）施工物資資料

A．幕墻工程施工物資資料主要包括鋁塑板、石材、安全玻璃、硅酮結構密封膠、金屬板、鋼材、五金件及配件、連接件和涂料等，應有出廠質量證明文件。其中鋁塑板、石材、安全玻璃、硅酮結構密封膠應按規定見證取樣送檢，有試驗報告（表C3-36~C3-40）。

B．硅酮結構密封膠還應有國家指定檢測機構出具的相容性和剝離粘結性試驗報告，雙組分硅酮結構膠應有混勻性及拉斷試驗報告。

(2)施工記錄（3）隱蔽工程檢查驗收 B．幕墻工程隱蔽工程檢查驗收內容包括構件之間、構件與主體結構連接節點的安裝與防腐處理，幕墻四周、幕墻與主體結構之間間隙節點的處理、封口的安裝，幕墻伸縮縫、沉降縫、防震縫及墻面轉角節點的安裝，幕墻防雷接地節點的安裝，幕墻防火構造等。

（4）施工檢測 B．幕墻工程完工后，應有抗風壓性能、空氣滲透性能、平面變形性能及雨水滲透性能檢測，由檢測單位出具《幕墻氣密性、耐風壓、平面變形性能檢測報告》

（四）建筑給排水及暖工程施工資料的管理

3、施工檢測資料 2）開式水箱、衛生潔具、室內的雨水管道等非承壓管道安裝完畢后，以及暗裝、埋地、有絕熱層的室內排水管道進行隱蔽前，應進行灌水、滿水檢測，填寫《灌水、滿水檢測記錄》（表C7-43）。

3）室內外輸送各種介質的承壓管道、設備在安裝完畢，隱蔽之前，應進行強度、嚴密性檢測，填寫《管道與設備強度、嚴密性檢測記錄》（表C7-44）。

5）室內外給水（冷、熱）、中水及游泳池水系統，采暖、空調、消防及設計有要求的管道應在使用前沖洗試驗；介質為氣體的管道系統應做吹洗試驗；設計有要求時還應做脫脂處理；填寫《管道沖洗、吹掃、脫脂檢測記錄》（表C7-46）。

6）室內排水水平干管、主立管安裝完成后，應進行通球檢測，填寫《室內排水管道通球檢測記錄》（表C7-47）。

7）室內消火栓系統在安裝完成后，應進行消火栓試驗，填寫《室內消火栓試驗記錄》（表C7-48）。

8）給水管道安裝完成后，還應有衛生防疫部門出具生活用水衛生檢測報告。

9）鍋爐的高、低水位報警器和超溫、超壓報警器及聯鎖保護裝置必須按設計要求安裝齊全，并進行啟動、聯動檢測，填寫《安全附件安裝檢測記錄》（表C7-49

12）鍋爐在烘爐、煮爐合格后，應進行48小時的帶負荷連續試運行，同時應進行安全閥的熱狀態定壓檢驗和調整，填寫《鍋爐試運行記錄》（表C7-52）。

4.隱蔽工程檢查驗收記錄

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檔案的整理結果反映了項目開展全過程的實際情況，體現出項目實施過程的全貌。檔案人員的任務就是力求通過對檔案材料的整理反映出項目開展過程中對項目經費、項目質量、計劃進度的全方位的有效控制。國家有關檔案法規對項目文件的整理與歸檔的責任單位有明確規定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當我們作為業主單位，作為任務的承擔單位，我們對項目開展過程中各分包單位提交的項目檔案如果只是單純的接收，而不關注移交文件的整理質量，那么最后整個項目檔案是否能真實反映項目的系統、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產投資項目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產生懷疑。可見，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數量進行核對，更實際更重要的作用在于對項目的質量控制進行最后的把關。高質量的整理結果，呈現的一定是一個脈絡清晰，質量可靠的項目實施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項目質量的一個控制過程，要保證項目檔案的整理質量，檔案人員必須充分了解項目進行的全過程，遵循項目文件的形成規律和成套性，保持文件的有機聯系，才能保證文件的真實有效，而真實有效的項目檔案才是對我們的工作有指導、幫助作用的可利用的檔案。

檔案編目

在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表等進行編寫。按照著錄規則，通常應該著錄的內容包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項數據中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內容，例如我單位的技術服務項目，簽署的合同封面一律為技術服務合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內容的規定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進行編目時不能夠對合同內容進行概括提煉著錄進文件材料題名，那么要找到指定內容的技術服務合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環節中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內容作仔細地研讀，力求將文件主題內容反映出來，以利利用。

檢索

檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準備工作，我們將文件編號、責任者、文件材料題名、日期等錄入數據庫中。利用者根據自己的需求，在相應查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內容。在這個工作環節中，如果我們僅僅按著錄規則錄入文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等數據，要滿足所有利用者的需求是遠遠不夠的。科技檔案的管理一般是根據科研生產項目、課題或專業立卷歸檔，但科研單位人員可能因為所處的角色與位置不同，關注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應根據本單位的機構設置、部門職能分工及科研生產實際情況對檔案材料進行仔細研究，對利用頻率較高的信息進行匯總，增加項目階段、技術狀態、立項說明、關鍵技術指標、項目成果、專利情況等檢索項，提高了檢索效率。

檔案的查詢、借閱

身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內的檔案數量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協助。那么檔案人員就應不斷充實多方面的學科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業素質和業務水平，為利用者提供盡可能全面的服務，根據利用者的實際情況采取靈活的服務方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關系，以多種形式迅速、準確、系統地開發、傳遞、應用檔案信息資源，充分發揮檔案的利用價值，為企業各項工作提供有效服務。

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1、如實記錄城市發展的歷史沿革情況，可以深刻認識城市發展的歷史淵源，增加城市的文化底蘊。就拿我們秦皇島市來說，它為什么能成為全國唯一一座以皇帝名稱命名的城市?它為什么擁有全國最大的煤炭輸出港口――秦皇島港?它為什么具有百年開埠的歷史?它為什么擁有舉世聞名的北戴河旅游圣地和“夏都”?它為什么成為全國首批15個沿海開放城市之一?等等這些問題，只有在對秦皇島的由來、歷史淵源、歷史沿革情況及其現狀和發展潛力有了全面深刻的了解和把握之后，才能做出全面而正確的回答。而這些答案無疑都進一步增強了秦皇島的文化底蘊和歷史厚重感，從而使人們更加向往、熱愛這個城市，更好地建設這個城市。

2、如實記錄城市發展的歷史沿革情況，可以幫助我們科學地制訂整個城市發展的總體規劃。一個城市的發展規劃，是對整個城市總體發展目標和結構布局的科學預測，是對整個城市發展前景的形象描繪，是促進整個城市和諧發展的科學依據。因此，制訂好科學的城市發展總體規劃至關重要。而做好這一規劃的一個重要前提，就是要全面而準確地了解和把握整個城市發展的歷史淵源，歷史沿革情況及其現狀和發展潛力。只有在這個基礎上才能對城市的未來發展做出科學規劃。這就有賴于城市建設檔案館完整準確地記錄下整個城市發展的歷史沿革情況。

3、如實記錄城市發展的歷史沿革情況，可以促進整個城市更好更快地發展。如前所述，只有完整準確地了解和把握整個城市發展的歷史沿革情況和風貌，才能科學地制訂整個城市發展的總體規劃。只有制訂了科學的城市總體發展規劃，并加以實施，才能促進整個城市沿著現代化方向更好更快地發展。正是由于我們秦皇島市領導及其城市建設檔案部門高度重視并深入細致地做好了如實記錄城市發展的歷史沿革工作，積累了豐富生動的歷史資料，才促進了我市的飛速發展，才使我市主城區由30年前面積不足現在的三分之一，城市人口只有十二、三萬，只有海陽路和文化路兩條馬路、一條公交線的“一個公園一個猴，一個警察管兩頭”、“火車跑市里，汽車跑城外”的舊日景象，一躍而成為現在的“宜居宜業宜游、富庶文明和諧”的新秦皇島。

二、如何完整準確地做好記錄城市發展的歷史沿革工作。

既然完整準確地記錄城市發展的歷史沿革情況具有如此重要的作用，那么，我們城市建設檔案館應當怎樣做好這項工作呢?筆者認為，主要應做到以下幾點：

1、提高認識，切實將這項工作作為城市建設檔案館的重要職責，列入工作日程。重視不重視，關鍵在認識，做好做不好，關鍵在領導。只有城市建設部門領導、特別是城建檔案館領導的認識真正上了位，切實加以重視，并把其列入重要工作議程，常抓不懈，才能保證這項工作落到實處。我們秦皇島市之所以能夠成功舉辦《秦皇島市老街區歷史圖片展》，之所以能夠把這么多的珍貴歷史資料展現在全體市民面前，一個重要原因就是市領導及相關部門以及檔案館領導一貫重視這項工作，真抓實干，及時地、如實地記錄下了這些歷史資料。通過圖片展，使全體市民進一步了解了秦皇島市解放以來、特別是改革開放30年以來發生的翻天覆地的變化，深刻感受到了秦皇島市悠久的歷史和厚重的文化底蘊，激發了他們愛市建市的熱情。

2、安排專職人員隨時記錄城市的發展變化。要做好這項工作，最重要的是培養一批責任心強、具有相關專業技術知識、工作扎實的工作人員。他們要了解、熟悉整個城市發展的歷史和現狀，及時記錄城市的發展變化。特別是在城市擴建、改造、拆遷等工作中，要及時趕到現場，對擴建、改造、拆遷前后的城市面貌記錄下真實的影像、文字資料。

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高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。

1、教學評估

高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革與發展

近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。

3、科研活動

高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。

4、轉變教學思維與模式

中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。

3 當前高校檔案管理中存在的問題

1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足

一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。

2、現代化的檔案管理體系還沒有完善

雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。

3、制度與規范還需要進一步的建設和完善

很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。

4 提高高校檔案管理成效的幾點思考

1、深化思想認識，提高工作成效

想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。

2、細化崗位職責，激發崗位職能

檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。

3、重視對現代化檔案管理的投入

現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。

4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

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1、醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

1.4檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

2、提高醫院電子檔案管理的對策

2.1建立完善醫院的檔案管理網絡

醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.2制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

2.3加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

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引言

隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。

一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用

（一）提高船舶檔案管理的辦公效率

在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享

傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存

傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性

在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施

（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導

要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。

（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制

除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。

（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程

隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。

（四）加大對船舶信息的開發力度

加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。

（五）引進并培養檔案信息化管理的人才

提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。

結語

綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。

參考文獻

[1]王焱. 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,01:115.

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醫院檔案是記錄醫院各個時期發生變化的真實載體。醫院檔案主要包括黨政工群管理、行政業務管理、醫療護理質量管理、科研教學、預防保健、醫療設備、項目工程、會計統計等各項規范工作。它是領導決策制定工作標準，是年終考核的科學依據。科學規范地管理醫院檔案是現代醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院全面科學發展的一項基礎性工作。近年來，醫院檔案的工作發展有了長足進步，但依然存在不足和不盡人意的地方，還待進一步改進和完善，針對醫院存在的問題需要采取以下對策與措施。

一、當前醫院檔案管理存在的問題

（一）領導重視程度不夠，給檔案收集管理工作造成困難

由于領導只重視醫院經濟效益的發展，對檔案管理的認識程度不夠，他們只是簡單地認為檔案管理工作就是對日常工作的文件資料、數據報表的收集保管，片面認為檔案管理工作不能夠為單位帶來明顯的經濟效益，所以不把檔案管理工作放在重要地位，一些重要的文件資料隨手存放，也不會主動將需要歸檔的文件資料交至檔案管理部門管理，等到用時查找很困難，給檔案收集管理工作造成難度，嚴重制約了當前醫院檔案管理工作的發展。

（二）硬件設施比較落后

目前各級各類醫院發展迅猛，大型醫療設備的增添、更新，患者就醫環境的不斷改善，使人們的就醫條件越來越舒適，理俱人性化。但是對檔案管理硬件設施的資金投入相對較少，甚至是不投，檔案室的設置形同虛設，使歸檔案卷長期處于狹小、雜亂、霉變、蟲蛀的惡劣環境中，極大程度上影響到檔案質量的管理，使檔案信息的不完整，導致檔案管理及檔案利用受到極大影響。

（三）檔案管理人員素質相對較低

由于單位領導對檔案管理的不夠重視，直接影響到檔案管理人員對此項工作的工作態度就是管理意識淡薄，有些長期從事此項檔案管理工作的人員年齡偏大或者多有選舉權為檔案兼職人員，未參加過檔案專業的業務技能培訓，使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息量少，學術素養不夠的缺陷，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸、懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

（四）檔案管理不夠規范

目前各醫院在上述各原因的影響下，在進行檔案管理過程中普遍存在著不規范的問題。主要是：案卷標題不規范，雖然注有標題但不能正確反映主題內容，或者是標題缺少基本要素，組卷混亂現象廣泛存在，有的按時間年限組卷，既有按部門職能業務范圍組卷的，也有按文種組卷的。有的仍采用傳統的合理模式，沒有先進的管理技術和管理手段。數字化檔案盒電子文件更是少見，嚴重制約了檔案管理的發展。使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息少量，學術素養不夠的缺陷。學歷低，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸，懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

二、加強醫院檔案管理工作的對策

（一）明確職責，充分發揮檔案室管理的作用

加強檔案管理要必須首先明確檔案室的管理職責。醫院領導要把檔案管理工作納入醫院院長辦公會議的議事日程。高度重視檔案管理工作的重要性，明確檔案室的工作職責與流程。對檔案管理工作中存在的問題，要及時研究，及時解決。院領導以身作則，成為檔案管理工作的典范。領導的形象無形中影響著中層及員工對檔案管理工作的認識和態度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系，確保各項檔案管理工作順利開展。

（二）加大投入，大力推進醫院檔案管理的信息化建設

完善檔案管理的設施是加強檔案管理的發黑條件。要想實現醫院檔案管理的現代化，單位應結合自身的需要，配備有復印機、電腦、防火、防盜、防潮等檔案保管所需的基礎設施及充足的檔案庫房外，還應對保管檔案進行定期的清點和檢查，確保檔案信息的完整、檔案的安全性。先進的檔案管理軟件是實現檔案現代化管理必不可少的工具之一，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，這樣不但使檔案管理工作進一步規范化，也為檔案利用者提供了方便服務。

（三）加強檔案管理人員的素質培養

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1.樹立高校全員參與的工作理念

在高校檔案管理中，應該積極地樹立全員參與的工作的理念，以達到對管理體制和工作機制進一步完善和深化的目的。高校的創辦和發展與高校檔案業務有著緊密的聯系。高校檔案是對高校建設的成就和經驗的真實記錄，它涉及的范圍很廣，包括高校的科研、教學、管理、服務等各個層面。它是高校文化的積淀。同時高校檔案與校園文化建設有著緊密的聯系，都是為學校服務，為廣大的師生服務。所以，在本質上，高校檔案管理是服務性質的，這也就必然要讓檔案人員克服“坐、靠、等”的思想，轉變“被動服務”，逐步樹立“主動服務”的思想。這實際上要求檔案管理逐步增強服務的主動性和有效性，將檔案管理的工作方式從封閉向開放過渡。故而，轉變管理員管理到人人管理，是對高校檔案管理的一種創新。改變以往那種等待各部門或者個人移交材料的局面，形成一種全員參與的主動收集材料的良好的局面。這就要求全員樹立高校檔案管理的意識。畢竟，高校檔案文化作為校園文化建設的一項重要的載體，其內涵極其豐富，在校園文化建設中是重要的一條資源渠道，在人文教育上是絕好的教材。積極地將檔案文化滲透到校園文化建設中去，讓高校的一些杰出的名人資源、悠久的校園文化資源，以及文物文化資源充分發揮育人功能，以達到對學生學習興趣的激發，提高學生的人文素質，彌補課堂教學上教育的不足。在理想道德教育上，通過檔案文化，培養學生愛校勤學，積極地發揮出重要的作用。檔案文化具有無形的精神力量，有利于學生的全面發展。另一方面，高校檔案工作，在高校管理中涉及的面非常寬泛，有文書檔案、財務審計檔案、干部人事檔案、校園治安檔案、人才培養工作評估檔案等等。故而，高校中各個職能部門以及工作人員和領導，應該對檔案管理工作給予高度的重視，積極樹立全員參與檔案管理的工作理念，逐步形成高校檔案管理工作的一種良好氛圍。

2.完善檔案體制和運行機制

在高校檔案工作的管理中，檔案的管理體制和運行機制，它們是緊密聯系、相輔相成的，在體制創新中，首先要求機制創新，將體制和機制進行有效的優化，有利于提高檔案管理工作的質量。在高校檔案管理中，積極地加快高校檔案的信息化管理以及自動化建設，是提高高校信息化檔案管理的重要舉措。為了完善高校檔案管理的體制和運行機制，應該積極地完善高校檔案管理工作的體系，對校領導在檔案分管工作中的職責給予明確，不得含糊，不得有漏洞。對于其他分管業務工作的領導，促使他們在分管檔案工作的領導下開展一些相應的管理工作。高校檔案管理涉及的面很寬，在材料收集中，其流程一般是由后勤處、計財處、保衛處、教務處等職能部門將自己的材料匯集后移交給學校檔案室，再通過檔案室進行進一步的統籌整理形成檔案。在檔案管理中，完善好高校的檔案管理運行機制是提高學校檔案管理的關鍵所在。傳統的觀念，認為檔案的收集以及整理工作都是檔案室工作人員的職責所在，與其他人無關，從而導致相關的檔案職能部門工作人員在工作中不思進取，缺乏創新。所以，在高校檔案管理的機制建設上，積極考慮相關人員的積極性來增強這些人員的責任感和積極性。

3.加強管理隊伍人員的素質提高

在高校檔案管理中，科學合理地進行檔案管理，有利于高校檔案管理質量和效率的提升。在高校檔案管理中，真正要實現高校檔案管理的信息化、科學化、自動化，也不是一件輕易的事情，需要積極地將高校檔案管理納入高校工作的議事日程上來，以引起高校領導的重視，切實地對高校檔案管理隊伍給予建設，積極提高管理人員的綜合素質。其途徑有：其一，積極地結合高校檔案管理隊伍人員的實際情況，定期地開展《檔案法》學習活動。領導帶頭對《檔案法》進行學習，促使人人對高校檔案的意義有清晰的認識，提高檔案管理的意識。讓每一管理人員積極做好自己的業務工作。其二，積極用檔案制度來約束人。在檔案管理中，比如《檔案利用制度》《綜合檔案室工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案人員工作職責》《檔案收集整理管理制度》等等，都是高校檔案管理工作人員必須遵循的準則，充分利用這些制度，有效地做好對管理人員的管理。其三，積極加強對檔案管理工作人員的業務能力的培訓，以促進高校檔案管理人員的綜合素質能力的提高。

4.結語

綜上所述，在高校檔案信息化管理中，要突破傳統的管理模式，創新全員參與的管理模式，需要樹立高校全員參與的工作理念，積極完善檔案體制和運行機制，加強管理隊伍人員的素質提高。通過以上的努力，高校信息化檔案管理水平必然會有質的提高。

【參考文獻】

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1.3管理人員數量和質量不達標職業院校的人才數量和質量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經過專業的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經費不足，檔案管理人員的數量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環。

2加強職業院校教育檔案管理的措施

2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日常活動中，潛移默化地影響學校的員工；

②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；

③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內容；

④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質。

2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發展的前提，主要方法包括：

①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；

②建立系統的管理規章制度，規范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現突發事件時，可以第一時間進行預后的管理。

2.3提高檔案管理人員的基本素質提高檔案管理人員的基本素質，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規范檔案管理的水平；

②對于出現重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。

2.4使用現代化的管理系統學校應當配有現代化的管理系統，為檔案管理的長期發展提供基礎，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

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（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾

在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。

首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。

其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。

（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位

不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。

首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。

其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。

二、電子檔案的真實性問題反思

在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：

第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。

第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在

在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。

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（二）系統性

檔案管理工作本身與企業的其他管理工作不同，水利工程建設本身就是一項巨大的工程，自然檔案管理就復雜。當前水利工程建設階段性方案研究的檔案保管時間大概為1-2年時間，之后就要交由相關部門的檔案管理室進行管理。為了保證歸檔工作的順利，就需要做好檔案內容、移交時間、參考借閱手續、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，通過這樣一系列的工作，保證檔案管理流程相對更為系統，檔案的參考價值也會提升。

二、水利工程檔案管理工作中存在問題

(一)水利工程檔案管理制度不健全

由于水利工程項目形成周期長、參建單位多和涉及領域廣，需要水利工程建立健全的檔案管理制度。但是，當前有的單位沒有健全或完善檔案管理規章制度，或者是建立了制度卻形同虛設，造成了水利工程檔案管理業務指導缺乏有效監督力度。另一方面，水利工程檔案管理制度的不健全也會引起施工單位施工過程中不注重檔案歸檔，監理單位不及時移交原始資料，阻礙了檔案順利歸檔，甚至造成檔案的流失和遺漏，影響了檔案資料的完整性。

（二）水利工程缺乏檔案管理意識

由于水利工程檔案管理工作的復雜性，對樹立工程建設過程中的方方面面均要及時詳細記錄、完整歸檔，這樣才能保證水利工程檔案內容的完整性。但是，在現代水利工程建設過程中，檔案管理的相關部門缺乏檔案管理意識，存在嚴重的重建設、輕檔案的思想，忽視檔案管理工作的重要性，造成了檔案內容不能及時有效地收集，影響了水利工程檔案管理工作。

三、水利工程檔案管理工作的完善措施

（一）健全水利檔案制度，明確管理職責

為了確保水利工程檔案管理工作的順利進行，各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，并且對于檔案管理制度和法規進行學習，從而不斷完善現有檔案制度。健全水利檔案制度的同時，還要明確水利工程各級建設管理部門、監理單位和項目業主和勘測等的職責，明確管理職責，落實分工，保證水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作的順利進行。進一步保證水利檔案內容的完整、工作的規范。

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（二）標準不統一。檔案管理的標準不統一導致的問題在醫院中較為常見，而這也是導致檔案規格、數據、層次不統一的重要因素。由于這些因素的存在，會導致檔案信息無法得到高效率的交換，并且極大地影響了醫院中檔案信息資源的共享和建立。

（三）對檔案管理工作不重視。“醫院就是為患者提供治療和護理服務的地方”這一觀念在我國根深蒂固，即使是醫院工作人員本身也認為醫院的本職工作就是為患者提供??質的醫療和護理服務。雖然這一觀念有其正確性，但其忽視了對檔案管理工作的重視。在這樣的前提之下，即使醫院中已經建立起了較為完善的信息系統、財務系統和通信系統等，但在實際的檔案管理工作中仍然沒有得到使用，導致檔案管理工作的不佳。

二、對醫院信息化檔案管理工作的改進方法

（一）明確檔案管理的分工。為了讓醫院的信息化檔案管理能夠更好地開展，首先需要注意到對檔案管理工作進行明確分工。在此過程中可以建立起醫院信息化系統管理的數字化檔案室，在數字化檔案室中，可以對各類檔案進行保存、管理和使用，并使用計算機技術和多媒體技術等，對醫院的文字檔案進行信息化的整理和管理，并在信息化基礎上對其進行分析和統計。另外就是要明確檔案管理人員的工作職責，制定出檔案管理工作人員的管理制度，并開展醫院檔案的開放性利用工作，主動為醫院診療和研究等各項工作進行服務。最后，需要在各個科室中制定負責人，并對本科室的檔案管理工作進行管理，保證科室中的檔案管理工作可在信息化條件下的有序開展。

（二）對信息化檔案立卷歸檔。為了保證信息化檔案能夠有規范化特點，需要對信息化檔案進行立卷歸檔。在此過程中，需要遵循文件材料的形成規律對其進行整理，同時保持彼此之間的聯系，不用價值進行區分，保證便于管理以及使用。同時醫院可以建立并且逐漸做好三納入，即納入醫院規劃、納入相關人員職責范圍以及納入管理制度等。在此基礎上可做好四同步工作，即各項管理工作需要和布置、檢查、總結以及驗收相同步，讓醫院的信息化檔案更好地為醫院日常工作進行服務。